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Qu es un manual administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como
medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en
forma
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Cules son los objetivos de los manuales?
Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de
los
distintos niveles jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al
personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del
trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras
organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de
bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.
Cmo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
De organizacin: donde se especifican las diversas unidades
orgnicas que
componen la empresa.
De procedimientos: donde se establecen los principales
procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de
contratacin de
personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar
de la
empresa.
De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados,
en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin,
valores,
etc.
Por su mbito:
Generales: que contienen informacin de la totalidad de la
organizacin.
Especficos: que consignan informacin especfica o de una
determinada
rea.
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Qu contiene un manual de descripcin de puestos?
Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a
continuacin
se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
Los manuales administrativos son documentos escritos que
concentran
en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con
el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la
empresa,
unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que
debern
seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas
que se han
ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con
las
funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra
organizada.
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Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que
se
utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y
comunicacin,
que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, polticas y
procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una
eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma
de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje
y
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana
en
cada una de las unidades administrativas que conforman a la
empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una
fuente
de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de
sus
integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se
le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de
cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe
contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos
y
cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la
organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las
exigencias de
la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos
a
revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e
inhibir
la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino
que
deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas
que
ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca
esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede
constituir
una barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.
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Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento
dentro de
las diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la
misin,
visin y objetivos de la direccin de la misma.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de
Manuales
Administrativos destacan:
Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de
la
organizacin
Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras
y
funciones de cada rea integrante de la organizacin
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad
administrativa
Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria
para
realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr
la
uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia
y
calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los
funcionarios,
evitando funciones de control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la
eficiencia en general
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles
los
lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y
el
mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del
personal
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Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus
integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las
modificaciones
y cambios que se realicen dentro de la organizacin en general
o
alguno de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su
relacin con los dems integrantes de la organizacin.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de
trabajo
y evita los conflictos inter-estructurales
Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales
Administrativos
tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los
beneficios
descritos son de menor importancia:
Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de
tiempo
y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido
a
que en algunas ocasiones son excesivamente rgidos y
formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar
confusin por ser muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo
cual
puede causar confusiones dentro del personal al momento de
realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser
poco
atractivos y en la mayora de los casos voluminosos en
contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como
herramienta para proteger sus derechos, es decir que no
hacen
nada adicional sino est establecido debidamente en el
Manual.
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Clasificacin de los manuales administrativos
La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales
y
Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen
informacin de
aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin
y
Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca
un
rea, proceso o funcin particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales
Administrativos que
existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se
hace
nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen
mayor
aporte para la comprensin del tema central objeto de
estudio:
De Organizacin
De Normas y Procedimientos
De Puestos y funciones
Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos
aquellos
aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos
a todos
sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e
identificarse
con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la
empresa,
seala las reas que la integran y la relacin que existe entre
cada una
de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de
la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin
redacten
dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere:
Historia y Descripcin de la Empresa
Misin, visin y objetivos de la empresa
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Legislacin o base legal
Estructura de la organizacin (organigrama General)
Estructura de cada una de las reas componentes de la
organizacin en general (Organigrama por rea)
Normas y polticas generales
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs
de la
descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de
la
organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades,
para
unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin
arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la
normalizacin de
las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los
pasos
innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la
auditora
administrativa, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para
la
ejecucin de las actividades que integran los procesos, se
complementa
con diagramas de flujo, as como las formas y formularios que
se
emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo
para
cada una de las reas que integran la estructura organizacional
de la
empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara
ser un
documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo
y las
normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de
varios de
ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente
informacin:
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Identificacin del procedimiento
Nombre
rea de desempeo
Codificacin
Descripcin Genrica (objetivo)
Normas generales
Responsable de cada una de las actividades que lo integran
Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
Descripcin de cada una de las actividades que lo integran
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones
especficas
de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a
travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo
para cada
uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de
manera
funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se
agrupan
los especialistas que tienen entrenamiento e intereses
similares,
definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo,
delimitando las
reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las
relaciones
entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la
organizacin, as
como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar
que ocupa
el puesto dentro de la estructura organizacional, a que
posiciones est
subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con
otros
puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es
aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran
la
estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno
solo en
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forma general representara ser un documento muy complejo,
por
pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los
perfiles
ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos;
por lo
tanto la integracin de varias de ellos representan al Manual de
Puestos
y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente
informacin:
Identificacin del Puesto de Trabajo
Nombre
rea de desempeo
Codificacin
Descripcin Genrica (objetivo)
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
Diarias o frecuentes
Semanales
Quincenales
Mensuales
Trimestrales
Semestrales
Anuales
Ocasionales o eventuales
Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
Nivel acadmico
Habilidades y destrezas
Conocimientos tcnicos y/o especficos
Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos
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Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen
reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente
existen
lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden
integrarse
de la siguiente forma:
Recopilacin de informacin
Interpretacin y diseo de la informacin
Elaboracin del manual
Aprobacin y actualizacin del manual
Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones
especficas
del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es
necesario
tener presente el objetivo general y los objetivos especficos
del Manual,
definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern
utilizados dentro
de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las
caractersticas particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda
la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de
tipo
general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las
altas
autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales
especficos la informacin debe ser recopilada directamente de
los
responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas
directas con
el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa,
es
recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la
informacin
resultante en cada una de ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin
-
La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms
que
darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos
y el
criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los
datos
recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual,
probablemente mucha de la informacin no ser necesario
incluirla
dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor
para los
usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen
falta
algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda
etapa de
recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la
informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de
las
respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la
primera
etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para
no
elaborar documentos administrativos que se alejen de la
realidad, por lo
que toda la informacin al momento de ser diseada es importante
que
sea revisada por los entrevistados y aprobada por los
funcionarios
superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear
un
borrador que permita visualizar claramente el contenido del
documento y
realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.
Elaboracin del manual
La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa
de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final
bajo
lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un
lenguaje
sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de
los
-
usuarios directos del documento y de todos los niveles
jerrquicos de la
organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a
menos
de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo
tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la
interpretacin
del contenido del mismo.
Aprobacin y actualizacin del manual
La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a
su
objetivo particular es de suma importancia para la adecuada
utilizacin
de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de
la
organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser
el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o
comit
especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo
aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya
que
solamente de esa forma los Manuales sern consultados y
respetados
por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia
formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y
esfuerzos
bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo
de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para
que
tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin
que se
realice por separado y que no se comunique formalmente puede
considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las
actividades
dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las
mismas.
-
A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor
empresarial
experto en Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el
manual
de procedimientos y el manual de cargos y funciones. Un
complemento
muy didctico para continuar aprendiendo sobre los manuales
administrativos.
Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades
que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen
ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan
importancia. Entre las Ventajas ms importantes segn Gmez (1994), se
encuentran las siguientes:
Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin
del plan general y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los
dems de la organizacin.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de
funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad
de los diversos niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base
para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del
progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios ms antiguos.
Otras ventajas que pudieran resultar de la implantacin del
manual de organizacin son las siguientes:
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a
ejecutar.
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Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las
polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas
a travs del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Entre las desventajas ms comunes podemos resaltar las
siguientes:
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
Otros inconvenientes resultantes podran ser los siguientes:
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la
misma.
Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados
Elaboracin de Manuales Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se
deben desarrollar una serie de fases.
Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin:
1.- Planificacin del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la
elaboracin de los manuales, este
puede ser conformado por un representante de cada una de las
unidades administrativas de la
institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el
jerarca. Se deber nombrar un
coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con
el fin de mantener homogeneidad
en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas
metodolgicas que se utilizarn para
obtener la informacin para elaborar los manuales, as como el
tipo de informacin que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para
la elaboracin de los manuales.
2.- Bsqueda de la Informacin.
Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a
recabar la informacin necesaria para
la elaboracin de los manuales, segn las herramientas
metodolgicas establecidas previamente y las
tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta
informacin se puede realizar mediante:
Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos
documentos impresos o
electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para
la elaboracin del manual
respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un
proceso de reorganizacin
-
administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes
de labores, manuales de
servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no
se encuentra escrita en
algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas,
encuestas, observaciones, test,
entre otros, para obtener dicha informacin por parte de los
funcionarios que la conocen.
3.- Anlisis de la Informacin.
Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la
elaboracin del manual, esta deber
ser organizada y analizada de manera que presente un orden lgico
para el desarrollo del manual.
Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser
utilizadas las siguientes preguntas:
Qu trabajo o actividad se hace?
Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no
se posee el dato del
responsable Quin lo hace?
Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?
Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?
Por qu se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin
y permiten conocer las actividades de
la institucin, explicar su comportamiento, identificar las
relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener
la secuencia y lgica de la
informacin.
4.- Elaboracin del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se
utilizar para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:
La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el
manual, para manejar un
vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los
usuarios del mismo
La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de
distribucin de espacio fsico,
estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde
una secuencia lgica, que
haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible,
entre otros aspectos de forma.
5.- Validacin del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el
mismo se debe presentar al jerarca y a
los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda
el manual, para que procedan a
validar si la informacin presentada corresponde con las
responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin;
como a la o las unidades administrativas
a las que va dirigido el manual.
6.- Autorizacin del Manual.
Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar
el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deber autorizar el manual,
de manera que se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y
distribucin del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.
7.- Difusin y distribucin del Manual.
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Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que
se distribuya el mismo entre las
unidades administrativas correspondientes, con el propsito que
los funcionarios lo tengan a su
disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica.
As tambin, la versin electrnica del
documento podr ser incorporado al portal electrnico de la
Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la
institucin.
8.- Revisin y Actualizacin del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto,
deben ser flexibles a los cambios que
se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un
registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan
apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo
establecido para realizar un Manual
Administrativo.
