MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO …MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO FINANCIERO Proceso Financiero Bucaramanga 2018 . PROCESO FINANCIERO Código: MFI.01 MANUAL

MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO FINANCIERO

Proceso Financiero

Bucaramanga

2018

PROCESO FINANCIERO Código: MFI.01


Versión: 11

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Revisó: Jefe División Financiera Jefes de Sección

Aprobó: Rector

Fecha de Aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1858

CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ........................................................................................................................ 3

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS .......................................................................... 3

4. NORMATIVA ................................................................................................................... 4

5. DIVISIÓN FINANCIERA ................................................................................................. 6

5.1 SECCIÓN DE PRESUPUESTO ............................................................................................................... 7 5.1.1 GENERALIDADES ................................................................................................................. 7 5.1.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) ................................... 9 5.1.3 REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) .................................................................................... 10 5.1.4 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ......................................................................... 10 5.1.5 RESERVAS PRESUPUESTALES ........................................................................................ 13 5.1.6 CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL GASTO .................................................................................................... 14 5.1.7 VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE ...................................... 15 5.1.8 VALOR DE LOS VIÁTICOS AL EXTERIOR .................................................................... 17 5.1.9 OTROS .................................................................................................................................. 18 5.2 SECCIÓN DE TESORERÍA ................................................................................................................... 20 5.2.1 DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA (Aplicable al semestre matriculado) 20 5.2.2 VENTA DE SERVICIOS ...................................................................................................... 24 5.2.3 REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA ........................................ 31 5.2.4 CUENTAS POR PAGAR ..................................................................................................... 32 5.2.5 DEVOLUCIÓN TIRILLAS DE PAGO ................................................................................ 37 5.2.6 LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE, PRÁCTICAS DOCENTES Y SALIDAS DE CAMPO 38 5.2.7 REINTEGROS DE NÓMINA .............................................................................................. 41 5.2.8 ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA.......................................................................................................................... 42 5.2.9 CIERRE DE VIGENCIA ........................................................................................................ 42 5.2.10 PASAJES ............................................................................................................................. 43 5.2.11 OTROS ................................................................................................................................ 45 5.3 SECCIÓN DE INVENTARIOS .............................................................................................................. 48 5.3.1 RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LOS BIENES .......................................... 48 5.3.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS BIENES ............................................................. 50 5.3.3 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES ............................................................... 51 5.3.4 MÓDULO DE INVENTARIOS ........................................................................................... 53 5.3.5 INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO .............................................................. 54



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5.3.6 MARCACIÓN FÍSICA ......................................................................................................... 55 5.3.7 BAJAS .................................................................................................................................... 56 5.3.8 TRASLADOS ........................................................................................................................ 57 5.3.9 PRÉSTAMOS ........................................................................................................................ 58 5.3.10 PÓLIZAS ............................................................................................................................. 59 5.3.11 INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS .................................................................. 60 5.4 SECCIÓN DE CONTABILIDAD .......................................................................................................... 61 5.5 SECCIÓN DE RECAUDOS ................................................................................................................... 62 5.5.1 LIQUIDACIONES ................................................................................................................ 62 5.5.2 CARTERA .............................................................................................................................. 66 5.5.3 PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS .............................................................................. 69



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1. OBJETIVO

Documentar y desarrollar las actividades del Proceso Financiero de mayor impacto con el fin de fortalecer las habilidades administrativas del personal de las Unidades Académicas y/o Administrativas.

2. ALCANCE

Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas y proyectos de la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Apropiación presupuestal: Partida aprobada en el presupuesto de gastos que señala los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia correspondiente.

Certificado de disponibilidad de los recursos: Documento expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto que indica la fuente de financiación del presupuesto y debe estar soportado en el instrumento que dé lugar al ingreso, debidamente perfeccionado.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las UAA y proyectos administran sus recursos; está conformado por cuatro dígitos.

Dación en pago: Es un acto en virtud del cual el deudor transmite bienes de su propiedad a fin de que el acreedor receptor los aplique al pago de su crédito.

Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte.

Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta llamada DONATARIO o BENEFICIARIO.

DSI: División de Servicios de Información.

Ejecución presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario.

Inventario físico: Consiste en la verificación de la existencia de los bienes de propiedad de la Universidad que se encuentran bajo la responsabilidad de los servidores.



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Modificación presupuestal: Cambios realizados al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados.

Módulo de Planta Física: Módulo creado por la División de Planta Física disponible en la intranet de la Universidad, en el cual se debe registrar la salida de los elementos fuera de los predios de la Universidad.

Orden de contratación: Se refiere a las órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría y de suministro que soportan la adquisición de un bien o servicio.

Recurso de reposición: Apelación a una decisión tomada por el Comité de Matrículas.

RP: Registro presupuestal.

SIF: Sistema de Información Financiero.

Smlmv: Salario mínimo legal mensual vigente.

Subasta: Venta de los bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, los cuales se adjudican al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos.

UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. UEF: Unidad económica familiar.

4. NORMATIVA

Consejo Superior:

Acuerdo del Consejo Superior Nº 072 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 072 de 1992, por el cual se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 032 de 1996, por el cual se aprueba el Sistema de Liquidación del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado, de la UIS.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 033 de 1998, por el cual se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los Empleados Públicos no profesionales de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 090 de 1998, por el cual se aprueba la unificación del sistema de liquidación del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado de las seccionales y sedes.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 067 de 2000, por el cual se modifica la conformación del Comité de Matrículas.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.



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Acuerdo del Consejo Superior Nº 009 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 070 de 2006, por el cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 041 de 2012, Por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior Nº 67 del 21 de octubre de 2003.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2015, por el cual se aprueba la reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el Acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2015.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 096 de 2015, por el cual se modifica el artículo 17 de la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado por el Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2015.

Rectoría:

Resolución de Rectoría Nº 809 de 2001 de Rectoría, por la cual se aprueba el Plan de Cuentas Presupuestales de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría Nº 418 de 2003 de Rectoría, por la cual se crea el Fondo Fijo Renovable para adquisición de pasajes terrestres y aéreos nacionales e internacionales de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría Nº 249 de 2004, en la cual se delega la autorización de egresos según los cargos de dirección.

Resolución de Rectoría Nº 1059 de 2007, por la cual se establece el pago por transferencia electrónica a los proveedores de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría Nº 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS.

Resolución de Rectoría Nº 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de bienes” del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.



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Resolución de Rectoría Nº 868 de 2008, en la cual se modifica el artículo 6° de la Resolución No. 249 de 2004.

Resolución de Rectoría Nº 1320 de 2008, por la cual se aprueba el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el procedimiento de cobro coactivo administrativo por concepto de cuotas partes pensiónales.

Resolución de Rectoría Nº 2323 de 2008, en la cual se modifica el artículo único de la Resolución Nº 868 de 2008.

Resolución de Rectoría Nº 1306 de 2009, por la cual se establece la escala de viáticos al exterior aplicable al personal docente y administrativo de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría Nº 2527 de 2014, por la cual se realizan delegaciones en personal de la Dirección de la Universidad Industrial de Santander, y se adoptan otras disposiciones.

Resolución de Rectoría Nº 672 de 2016, por la cual se crea y autoriza el funcionamiento de los fondos fijos administrativo y asistencial de la unidad especializada de salud de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría Nº 1544 de 2017, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

5. DIVISIÓN FINANCIERA

La División Financiera es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa cuyo objetivo es administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad mediante la ejecución de las políticas institucionales y normas fiscal, creando mecanismos de proyección y desarrollo económico general.

La División Financiera está constituida por las Secciones de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Inventarios y Recaudos.

En la Sección de Tesorería se encuentra el área Pasajes y en la Sección de Recaudos el programa de Estampilla Pro-UIS, Cartera y Liquidaciones.



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Acuerdos del Consejo Superior No. 053 de 1982, 057 de 1994 y 064 de 2011.

5.1 SECCIÓN DE PRESUPUESTO

5.1.1 GENERALIDADES

¿Cuál es la normativa que regula el manejo de la ejecución presupuestal?

La normativa que regula el manejo de la ejecución presupuestal es la siguiente:

Constitución Política de 1991

Ley 30 de 1992, artículo 3, Autonomía Universitaria.

Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto

Acuerdo del Consejo Superior Nº 067 de 2003. Estatuto Presupuestal de la UIS

Resolución de Rectoría Nº 809 de 2005, Manual de Normas y Procedimientos de Contratación

Mayor información sobre presupuesto:

[email protected]

Ilustración 1. Estructura Organizacional División Financiera



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Resolución de Rectoría No. 249 de 2004, artículo 6. Delegación en los procesos de contratación y para autorizar egresos.

Resolución 1858 de 2007 y Resoluciones No. 546 y 1019 de 2008. Actualización y creación de Procedimientos Financieros.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 041 de 2012. Por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander; adoptados mediante el Acuerdo del Consejo Superior Nº 067 de 2003.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2014. Por el cual se realiza una delegación al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Resolución de Rectoría Nº 2527 de 2014. Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander y se adoptan otras disposiciones.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2015. Por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2015. Por el cual se aprueba la reglamentación del estatuto de contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2015.

Resolución de Rectoría Nº 672 de 2016, por la cual se crea y autoriza el funcionamiento de los fondos fijos administrativo y asistencial de la unidad especializada de salud de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 095 de 2016. Por el cual se modifica el régimen de los Compromisos de Vigencias Futuras establecido en el Capítulo X del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, adoptado mediante el Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003.

Acuerdo del Consejo Superior No. 026 de 2017. Por el cual se adoptan normas presupuestales para la incorporación, manejo y ejecución de recursos del Sistema General de Regalías en la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2017. Por el cual se modifica el Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014 mediante el cual se realiza una delegación al Rector en materia Presupuestal.

¿Cuál es la vigencia del presupuesto? La vigencia del presupuesto es de un año fiscal, el cual comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de esta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa vigencia y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. ¿Cómo se administra el presupuesto de la Universidad?



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El presupuesto de la Universidad se administra a través de siete (7) fondos, con el fin de hacer más eficiente su manejo y mantener un mayor control sobre la destinación de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente manera: Fondo 1 – Fondo Común: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones

ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias.

Fondo 3 – Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales con destinación específica.

Fondo 5 – Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones orientadas a financiar a estudiantes que presentan una difícil situación económica y desarrollar proyectos de educación, ciencia y tecnología.

Fondo 6 – Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA a través de la venta de servicios a la comunidad en general, tales como: consultorías, asesorías, convenios, programas de extensión, educación a distancia y matrículas de posgrado, entre otros.

Fondo 8 – Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinación es financiar proyectos de inversión.

Fondo 10 Estampilla Pro UNAL: los recursos que se recauden mediante esta estampilla se destinarán prioritariamente a la construcción, adecuación y modernización de la infraestructura universitaria y a los estudios y diseños requeridos para esta finalidad; además, de la dotación, modernización tecnológica, apoyo a la investigación, apoyo a programas de bienestar estudiantil, subsidios estudiantiles y desarrollo de nuevos campus universitarios.

Fondo 12 – Fondo Sistema de Salud UIS: para manejar todos los recursos provenientes de los aportes obligatorios y voluntarios que de acuerdo con la ley y los reglamentos que se expidan, deba efectuar la Universidad en su condición de empleador y los afiliados al sistema de seguridad social en salud de la misma, incluido el fondo de reserva, así como cualquier otro ingreso o egreso derivado y necesario para el cumplimiento de las obligaciones atribuidas a Unidad Especializada de Salud UIS, encargada de la administración del sistema de salud universitario.

5.1.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)

¿Qué es el certificado de disponibilidad presupuestal? Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.



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Recuerde,

“Todos los actos administrativos, contrato y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos” (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 37).

¿Cómo solicitar el CDP? La Unidad Académico y/o Administrativa (UAA) o proyecto debe solicitar a través del SIF el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) por el valor requerido, previa verificación de la apropiación presupuestal suficiente.

5.1.3 REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)

¿Qué es el registro presupuestal? Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el artículo Nº 38 del Estatuto Presupuestal: “Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin…”. ¿Cómo se genera el registro presupuestal?

El registro presupuestal se genera automáticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el SIF los compromisos previamente legalizados de las órdenes de contratación y órdenes de pago manual.

Recuerde, No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los Ordenadores de Gasto responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma (Estatuto presupuestal UIS Art. 38 y 39).

5.1.4 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

¿Cómo puede modificarse el presupuesto?



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El presupuesto puede modificarse a través de adiciones, reducciones, y traslados (Estatuto Presupuestal, Art. 40, Acuerdo del Consejo Superior Nº. 050 de 2014).

5.1.4.1 ADICIÓN PRESUPUESTAL

¿Qué es la adición presupuestal? Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Presupuestal, Art. 41). ¿Quién autoriza las adiciones presupuestales? Según el Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2014, el Rector está facultado para autorizar mediante resolución, las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos Común (1), Ajenos (3), Patrimonial (5), Especial (6) y Estampilla ProUIS (8), en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. Con relación al Fondo Común (1) y el Fondo Estampilla ProUIS (8), se limita hasta por la suma de mil quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.500 SMLMV). La delegación con relación al Fondo Estampilla ProUIS (8) se refiere exclusivamente a todas aquellas partidas asignadas al rubro “Inversión en Fomento y Desarrollo de Programas de Investigación”.

Además, en el Acuerdo del Consejo Superior Nº 041 de 2017 se indica, adicionar los fondos: Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales de Colombia (Fondo 10) y del Fondo Sistema de Salud UIS (Fondo 12) a la delegación otorgada al Rector por parte del Consejo Superior, para realizar operaciones de reducción, adición y traslado presupuestal, que impliquen modificación del valor del total del presupuesto en los casos en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la universidad.

¿Cuándo se presentan los casos de adición presupuestal? Cuando la Nación, el Departamento, el Municipio y/o las entidades públicas o privadas asignan

recursos adicionales a los inicialmente aprobados. Cuando se supera el monto estimado de los ingresos que se han presupuestado inicialmente o

se obtienen nuevas rentas debidamente soportadas.

Cuando se aprueban empréstitos.



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¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar una adición presupuestal? Las adiciones requieren certificado de disponibilidad de los recursos expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto donde se indique la fuente de financiación, el cual deberá estar soportado en el instrumento que dé lugar al ingreso debidamente perfeccionado. (Estatuto Presupuestal, Art. 45).

5.1.4.2 REDUCCIÓN PRESUPUESTAL

¿Qué es la reducción presupuestal? Es la disminución de la apropiación inicial, aprobada por el Consejo Superior (Estatuto Presupuestal, Art. 42), que puede originarse por: No prestación de un servicio o no ejecución de un gasto.

Insuficiencia en el recaudo de los ingresos.

Aplicación de políticas de austeridad en el gasto.

Disminución de los aportes asignados. ¿Quién autoriza las reducciones presupuestales? Según el Acuerdo del Consejo Superior Nº 050 de 2014, el Rector está facultado para autorizar mediante resolución, las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos Común (1), Ajenos (3), Patrimonial (5), Especial (6) y Estampilla ProUIS (8), en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. Con relación al Fondo Común (1) y el Fondo Estampilla ProUIS (8), se limita hasta por la suma de mil quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.500 SMLMV). La delegación con relación al Fondo Estampilla ProUIS (8) se refiere exclusivamente a todas aquellas partidas asignadas al rubro “Inversión en Fomento y Desarrollo de Programas de Investigación”.

Además, en el Acuerdo del Consejo Superior Nº 041 de 2017 se indica, adicionar los fondos: Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales de Colombia (Fondo 10) y del Fondo Sistema de Salud UIS (Fondo 12) a la delegación otorgada al Rector por parte del Consejo Superior, para realizar operaciones de reducción, adición y traslado presupuestal, que impliquen modificación del valor del total del presupuesto en los casos en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la universidad.

¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar una reducción presupuestal?



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Las reducciones requieren certificado expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 45).

5.1.4.3 TRASLADO PRESUPUESTAL

¿Qué es el traslado presupuestal? Es la operación simultánea de reducir un rubro presupuestal (contracrédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto. (Estatuto Presupuestal, Art. 43). ¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar un traslado presupuestal? Los traslados presupuestales requerirán de certificado donde haga constar que las apropiaciones que se pretende contracreditar y que servirán de base para abrir un crédito, se encuentran libres de afectación presupuestal. (Estatuto Presupuestal, Art. 45) ¿Cómo solicitar un traslado presupuestal? El Jefe o Director de la UAA o proyecto debe solicitar por escrito a la Sección de Presupuesto, con la debida justificación, el traslado presupuestal, previa verificación de disponibilidad presupuestal en el rubro que se quiere afectar. La solicitud debe ser firmada por el Jefe o Director de la UAA o proyecto. ¿Quién autoriza los traslados presupuestales? De acuerdo con lo establecido en el Estatuto Presupuestal de la Universidad, en su artículo Nº 43 define traslado así: es la operación simultánea, aprobada por el Rector, de reducir un rubro presupuestal (contra crédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto.

5.1.5 RESERVAS PRESUPUESTALES

¿Qué son las reservas presupuestales? Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse mediante resolución motivada expedida por el Rector a solicitud de la División Financiera. (Estatuto Presupuestal, Art. 52).



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Los gastos que se programan y autorizan se deben ejecutar en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera que a 31 de diciembre no existan bienes o servicios pendientes de ser recibidos, es decir que no queden compromisos pendientes por constituir reserva.

La Universidad establecerá las directrices o lineamientos que se deben seguir para las reservas presupuestales de cada vigencia. ¿Qué sucede si la reserva presupuestal no se ejecuta o desaparece el compromiso que la originó? Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare.

5.1.6 CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL GASTO

Las cuantías de gastos y de pagos que pueden autorizar los Ordenadores del Gasto actualizados para el año 2018 aparecen en la siguiente tabla:

Tabla 1. Cargos de Dirección y Cuantías Máximas de Contratación

NIVEL CARGO CUANTÍA

SMLMV (Hasta)

I Vicerrector 2000

II

Decano, Director del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División

1000

III

Director de Investigación y Extensión de Facultad, Coordinador de Programa Especial, Director de Instituto, Subdirectores Académico y Administrativo del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia.

500

IV Jefes de Sección y Coordinador de Programas y Proyectos VIE y Coordinador de Sede

100



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Reglamentación según Resolución N° 249 de 2004, y actualizado de acuerdo con la Resolución N° 037 de 2006, Art 1; y Reforma al Estatuto General según acuerdo N° 073 de 2005 del Consejo Superior, Resolución N° 868 de 2008, actualizada según resolución 2323 de 2008. Resolución No 786 de 2012 y Resolución No 43 de 2014. Resolución No. 2527 de 2014 modificada en su artículo primero por la Resolución No. 807 de 2015. Resolución No. 2627 de 2015.

5.1.7 VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE

¿Cómo se determina el valor de los viáticos diarios que rigen para los empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra?

Para determinar el valor de los viáticos, se han establecido dos categorías de acuerdo con el lugar donde el funcionario deba cumplir la comisión asignada:

Categoría A: Corresponde a las capitales de los departamentos y a las siguientes ciudades: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, Barrancabermeja, Palmira y Rionegro (Antioquia).

Categoría B: Corresponde a las ciudades que no están incluidas en la categoría A.

Tabla 2. Valores de Viáticos para Empleados de Planta (docentes y administrativos) y Profesores de hora cátedra

Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior No. 072 de 1992, No. 033 de 1998 y No. 045 de 2002.

SALARIO MÍNIMO 2018

781.242,00$

Nivel 1 (18 SMMLV)/30 60% (10 SMMLV)/30 60%

Rector, Vicerrector, Decano, Director del Instituto de

Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General,

Director de Unidades Administrativas y Jefes de División.

$ 468.745 $ 281.247 $ 260.414 $ 156.248

Nivel 2 (16 SMMLV)/30 60% (9 SMMLV)/30 60%Los que no están en el Nivel 1 ni

en el 3 $ 416.662 $ 249.997 $ 234.373 $ 140.624

NIVEL 3 (9,5 SMMLV)/30 60% (7 SMMLV)/30 60%

Empleados No profesionales $ 247.393 $ 148.436 $ 182.290 $ 109.374

Capitales de Departamento, Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot,

B/bermeja, Palmira y Rionegro (Ant).Todas las que no estan en la Categoría A

CATEGORIA A CATEGORIA B



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Nota:

El valor de los viáticos se cancela al 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino. Si el comisionado regresa en el mismo día se reconocerá el 60% de los viáticos. Cuando el comisionado pernocta uno o más días, y realiza su regreso después de mediodía

se cancela el 60% de los viáticos. En el caso que el Funcionario permanezca por más de diez (10) días en comisión, la

liquidación de sus viáticos se realizará sobre el 90% del valor total fijado.

¿Cuáles son los valores del componente terrestre de los gastos de viaje?

Mediante la Resolución N° 294 de 2015, el Consejo Superior autorizó el pago del componente terrestre, correspondiente a los traslados de los aeropuertos a las ciudades que incluyan el trayecto de la comisión, cuando los viajes de realicen por vía aérea. Los valores contemplan los trayectos de ida y regreso, se expresan en pesos y su equivalente en salarios mínimos legales vigentes, con el propósito de que dicho valor se mantenga actualizado en el tiempo:

Tabla 3. Valores del Componente Terrestre para la Vigencia 2018

CIUDADES FACTOR EN SMLMV VALOR

Bucaramanga 0,124 $ 96.874

Bogotá 0,124 $ 96.874

Cali 0,155 $ 121.093

Medellín Aeropuerto de Rionegro 0,155 $ 121.093

Aeropuerto Olaya Herrera 0,062 $ 48.437

Barranquilla 0,093 $ 72.656

Cúcuta

0,062 $ 48.437

Cartagena

Santa Marta

Pereira

Otras Ciudades

*Resolución No. 294 de 2015

Nota:



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Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente terrestre de que trata a presente Resolución para esta ciudad.

El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE, de la unidad ordenadora del gasto.

5.1.8 VALOR DE LOS VIÁTICOS AL EXTERIOR

¿Cómo se determina la escala de viáticos diarios, para los empleados públicos de la Universidad Industrial de Santander que deban cumplir comisiones de servicio en el exterior del país?

Tabla 4. Comisiones de Servicio en el Exterior

Nota:

Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado.

Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda.

Descripción del nivel

Centro América, El Caribe y Suramérica Excepto

Brasil, Chile, Argentina y Puerto Rico

Estados Unidos, Canadá, México, Chile, Argentina,

Puerto Rico y BrasilEuropa, Asia, Oceanía

Rector, Vicerrector, Decano, Director del Instituto de

Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General,

Director de Unidades Administrativas y Jefes de División.

Hasta 210 Hasta 275 Hasta 390

Los que no están en el Nivel 1 ni en el 3

Hasta 200 Hasta 265 Hasta 380

Empleados No profesionales Hasta 150 Hasta 210 Hasta 320

Nivel 1

Nivel 2

NIVEL 3



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5.1.9 OTROS

¿Qué contribuciones generan los ingresos por venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA? Como política institucional, toda actividad relacionada con la venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA, deberá generar una contribución para la Universidad equivalente a un porcentaje del valor del contrato, orden, convenio o actividad, la cual se discrimina en la siguiente tabla:

Tabla 5. Contribución por Venta de Servicios de los Fondos Especiales

FONDO PORCENTAJE

Fondo Especial de la Rectoría 1%

Fondo Especial de la Vicerrectoría Académica 1%

Fondo Especial de la Vicerrectoría Administrativa 2%

Fondo Especial de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión 1%

Fondo Especial de la Decanatura 1% 1%

Fondo Común de la Universidad 5%

TOTAL 11%

Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior Nº 065 de 2003; Acuerdo Nº 067 de 2008

Tabla 6. Contribución por Venta de Servicios en las Sedes

FONDO PORCENTAJE

Fondo Especial de la Respectiva Sede 4%

Fondo Especial del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. 1%

Fondo Especial de la Vicerrectoría de Investigación 1%

Fondo Común de la Universidad 5%

TOTAL 11%



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Fuente: Acuerdo del Consejo Superior Nº 067 de 2008

Todas las UAA que están adscritas a un Decanato y a una Sede Regional contribuyen con el 11%. Las demás UAA contribuyen con el 10% sobre los ingresos que generan (menos el 1 % del Fondo Especial de la Decanatura). ¿Cuál es el trámite para la asignación de un nuevo código presupuestal a una UAA o proyecto? El Jefe de la UAA o proyecto debe solicitar a la Sección de Presupuesto por medio de un memorando, debidamente firmado por el ordenador del gasto, la asignación de un código para la UAA o para el proyecto respectivo. Cuando termina la ejecución del proyecto, a excepción del Fondo Ajeno y proyectos de Investigación del Fondo Común (1), el Jefe de la UAA o proyecto debe enviar un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice la cancelación respectiva. Recuerde,

La solicitud de asignación de un código presupuestal debe ser autorizada por el ordenador del gasto debidamente nombrado mediante resolución.



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5.2 SECCIÓN DE TESORERÍA

5.2.1 DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA (Aplicable al semestre matriculado)

Normativa Aplicable

Acuerdo del Consejo Superior Nº 72 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado

Acuerdo del Consejo Superior Nº 063 de 2006, por el cual se reglamenta el otorgamiento de estímulos económicos y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 034 de 2011, Por el cual se fija el porcentaje de descuento sobre las devoluciones o reintegros de dineros ingresados a la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior Nº 035 de 2013, por el cual se otorga un estímulo económico a un grupo de estudiantes exaltados públicamente por el Ministerio de Educación Nacional por haber obtenido el mejor puntaje en los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior SABER-PRO.

Acuerdo del consejo superior Nº 101 de 2016, por el cual se exonera el pago de la tarifa del formulario de inscripción y del valor de la inscripción a los programas de pregrado presencial de la Universidad, a los potenciales beneficiarios del programa “ser pilo paga”.

¿En qué casos se puede solicitar devolución del pago de matrícula? El estudiante puede solicitar devolución del pago de la matrícula en los siguientes casos:

No realizó la matricula académica del semestre que solicita devolución Casos autorizados por el comité de matrícula en los cuales se da lugar a un excedente por

reliquidación de matricula Quedó excluido de la Universidad por bajo rendimiento académico y canceló el valor de la

matrícula del siguiente semestre Tiene asociados dos pagos a la liquidación (ICETEX y estudiante u otra entidad) Canceló un mayor valor al establecido en su liquidación La Universidad recibió pago proveniente de subsidio de una cooperativa y el estudiante

cancela con recursos propios y es autorizado por la cooperativa. Reconocimiento por excelencia en el puntaje SABER-PRO. Autorizado por el Consejo Académico. Cuando el programa no alcanza el punto de equilibrio.

Mayor información sobre Devoluciones

[email protected]



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Cuando el programa/curso, no inicia por cuestiones institucionales o del estudiante (no decide estudiar).

Cuando no utilizó el pin en el proceso de admisión. Pagos dobles de matriculas

Recuerde, Para realizar la solicitud de devolución de dinero de vigencia actual, las Unidades Académico y/o Administrativas deben solicitar el respectivo CDP. ¿Qué documentos se requieren para tramitar la devolución del pago de la matrícula? Para tramitar la devolución del pago de la matrícula (según los casos mencionados), el estudiante debe presentar en la Sección de Tesorería o UAA respectiva, los siguientes documentos:

a. Carta de solicitud de devolución del pago total o parcial de la matrícula únicamente para casos en los cuales se necesite autorización del Consejo Académico, debidamente firmada por el estudiante, en esta carta debe especificarse claramente:

Datos del estudiante: nombre, documento de identidad, dirección, teléfono, correo

electrónico. Motivo de la devolución

b. Fotocopia del carné estudiantil y documento de identidad c. Recibo original de pago d. Formato de autorización para pago por trasferencia electrónica-FFI.05. (El titular de la cuenta

debe ser el mismo beneficiario de la devolución) e. Formato solicitud de devolución f. De acuerdo con la situación presentada debe anexar el documento requerido:

Certificado de la Dirección de Admisiones y Registro Académico, en donde conste

que no realizó matrícula académica del período para el cual solicita la devolución. Copia del Acta del Comité de Matriculas. En este caso se debe anexar el recibo de

la liquidación inicial y el de la reliquidación Certificado de condición de PFU expedida por la Dirección de Admisiones y Registro

Académico, correspondiente al periodo pagado que no ha sido matriculado y del cual solicita devolución.

Carta de la cooperativa donde se autorice entregar el excedente al estudiante, si así lo permiten los estatutos de la misma.

Acta del Consejo Académico en el evento en que el estudiante haya realizado matrícula académica.



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Carta de la UAA autorizando la devolución (IPRED, Posgrados, Maestrías, Especializaciones).

Relación de giro ICETEX ¿Qué cuantía se reintegra por devolución del pago de matrícula?

a. Estudiantes Pregrado Presencial (Sede Central y Regionales) Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando

es autorizado por el Consejo Académico. Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación,

pero no se realiza la matrícula académica. Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y

el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula. Devolución del 85% de los derechos de grado si el estudiante no se gradúa por

razones ajenas a la Universidad. Devolución de un porcentaje de los derechos de grado a los estudiantes que

obtengan puntajes de excelencia en el SABER PRO, según porcentaje autorizado por el Consejo Académico.

Devolución del 100% del valor de adelanto de materias cuando por reasignación de cupos los estudiantes son admitidos a la Universidad.

Devolución del excedente por reliquidación de matrículas (descuentos académicos, descuentos temporales etc.)

b. Estudiantes de Posgrado Devolución de un porcentaje autorizado por el Consejo Académico, del valor de la

matrícula o derechos de grado. Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación,

pero no se realiza la matrícula académica. Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el

estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. Devolución del 100% del valor de la matrícula por becas otorgadas a través del Icetex. Devolución del 100% de la inscripción y valor de la matrícula a un programa, el cual no

se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad. Recuerde, El porcentaje de devolución cuando es sometido a consulta ante el Consejo Académico varía de acuerdo con la situación planteada por el Estudiante.



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c. Instituto de Lenguas y Otras Unidades Académicas Devolución del 100% de la inscripción y valor de un curso, el cual no se realiza o presenta

retrasos para iniciar por parte de la Universidad. Devolución del 100% del valor de un curso por doble pago.

Recuerde,

1. Para el Instituto de Lenguas, la Sección de Tesorería únicamente realiza devoluciones de vigencias anteriores. Para vigencias actuales, estas devoluciones se realizan directamente en el Instituto de Lenguas.

2. Las devoluciones de UISALUD, se realizan directamente en esa unidad.

d. Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia- IPRED Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando se realiza el pago de la liquidación,

pero no se realiza la matrícula académica Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el

estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

Recuerde, Para el IPRED, la Sección de Tesorería únicamente realiza devoluciones de vigencias anteriores. Para vigencias actuales, estas devoluciones se realizan directamente en el Instituto de proyección Regional y Educación a Distancia.

e. Convenios de Alcaldías y Cooperativas

Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el

estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

La Universidad reintegrará el valor correspondiente al estímulo de exoneración de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 6° del Acuerdo del Consejo Superior No. 063 de 2006, al estudiante de pregrado que se haga acreedor del mismo y se gradúe en la primera ceremonia del semestre, programada en el calendario académico.

Recuerde, Las devoluciones realizadas en las sedes regionales son autorizadas por su respectivo coordinador; los documentos escaneados son enviados a la Sección de Tesorería para adelantar trámites



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correspondientes mientras llegan los originales, es importante aclarar que sin los documentos originales no se podrá dar trámite de pago.

f. Otros Casos De Devoluciones

Pago de Nómina (Funcionarios y Docentes Planta, Docentes Cátedra y Auxiliaturas Estudiantiles)

Por rechazo bancario cuando se realiza la transferencia debido a que existe un error en la información.

Por no reclamar las tirillas de efectivo en el tiempo reglamentario. Cabe aclarar que el pago por este medio no se sigue realizando, por lo anterior, este proceso aplica únicamente para tirillas de vigencias anteriores que se encuentran pendientes de reclamar.

Por error en la liquidación de la nómina por un valor menor.

Personas y Entidades que realizan pagos que no corresponden a la Universidad Devolución del 85% del valor recaudado, según Acuerdo No 034 de 2011 Articulo Único, por el cual se fija el porcentaje de descuento sobre las devoluciones o reintegros de dineros ingresados a la Universidad Industrial de Santander.

Recursos Recibidos y no Ejecutados.

Devolución del valor estipulado en la orden de pago, previa autorización del ordenador del gasto.

5.2.2 VENTA DE SERVICIOS

¿Quiénes están autorizados para recibir los ingresos por venta de servicios? Los ingresos por venta de servicios solo podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades bancarias donde la Universidad posea cuentas. Ninguna persona está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la Universidad. A continuación, se presentan los tipos de recaudo a utilizar en la Universidad Industrial de Santander.

5.2.2.1 FACTURA DE VENTA



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¿Qué ruta se debe seguir para elaborar una factura de venta?

Ingresar al módulo MANEJO DE INGRESOS. Seleccionar FACTURACIÓN DE SERVICIOS. Diligenciar la información solicitada por el SIF.

¿Qué se debe tener en cuenta al generar una factura de venta?

a) La UAA debe verificar que los datos registrados sean correctos. b) Tener claramente definido el rubro presupuestal a utilizar de acuerdo con el servicio. c) Es importante definir las fechas de pago de la factura (fecha de vencimiento del pago), para

realizar su debido registro en el SIF.

Recuerde, Es obligatoria la generación de la factura de venta cuando el cliente es una persona jurídica. En la Universidad no operan los abonos en las facturas de venta, por lo tanto, la fecha de

vencimiento es solo una. Se debe incluir la fecha o fechas de vencimiento de los pagos, de lo contrario el SIF asume por

defecto la fecha elaboración de la factura, y entraría en mora a partir del día siguiente a su elaboración.

La factura de venta tiene código de barras, su impresión debe realizarse en impresora y papel especial asignados para tal fin. El sistema genera tres ejemplares los cuales deben ser firmados por el cliente, jefe de la UAA y cartera

Se debe enviar a la Sección de Recaudos - Oficina de Cartera la factura de venta en original debidamente firmada por el Jefe de la UAA y por el cliente.

Si no está seguro de haber adicionado la factura de venta, NO ingrese nuevamente la información. Verifique que ésta haya sido grabada, ingresando a la opción CONSULTAR disponible en este mismo módulo.

5.2.2.2 FORMATO DE RECAUDO GENERAL

¿Cuándo se utiliza el formato de recaudo general? El formato de recaudo general se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio, pero no tiene la certeza de que el interesado finalmente lo utilice, por ejemplo, inscripciones a cursos, diplomados, congresos, exámenes de laboratorio, etc. La principal ventaja del formato de Recaudo General es que permite identificar, el concepto de ingreso, el fondo al que deben ingresar los recursos y los datos del interesado requeridos por la UAA.

Mayor información sobre formatos de recaudo general:[email protected]

Mayor información sobre facturas de venta:

[email protected]



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No genera contablemente una cuenta por cobrar si no es pagado por el cliente cuando este decide no tomar el servicio. ¿Cómo generar el formato de recaudo general? a) Se debe verificar que el cliente se encuentre registrado en el SIF. En caso contrario, la UAA debe

ingresar al mismo a través de la siguiente ruta: INGRESOS - RECAUDO GENERAL UIS - ADICIONAR y registrar la información del cliente (Documento de identidad, nombres, apellidos, departamento, municipio, dirección y teléfono).

b) Ingresar al módulo MANEJO DE INGRESOS – RECAUDO GENERAL UIS y diligencia la información solicitada por SIF.

5.2.2.3 RECAUDOS CON VENTA DE PIN

¿Cuándo se utiliza el recaudo con venta de PIN? Cuando la demanda de un determinado servicio es alta, las UAA pueden optar por el recaudo mediante PIN el cual consiste en un código que el Banco la vende al interesado y que corresponde a un bien o servicio que ofrece la Universidad. ¿Cómo programar recaudos con venta de PIN? Para recaudar con PIN, el Jefe de la UAA debe solicitarlo mediante comunicación escrita a la Sección de Tesorería, informando el concepto de recaudo, el valor a recaudar y la fecha durante la cual se deben vender los pines. La Sección de Tesorería hace la respectiva solicitud al Banco y comunica a la UAA para que proceda a utilizar este sistema de recaudo. Después de adquirir el PIN en la entidad bancaria, es necesario que el cliente entregue el soporte en la UAA la cual está encargada de verificar el concepto por el cual se realizó el pago, el nombre y el documento de identidad de la persona interesada en adquirir el respectivo servicio.

Ver instructivo del Formato de recaudo general y Servicios de Ventas Web en la ruta: www.uis.edu.co/GestionAdminsitrativa/DivisionFinanciera/

Secciones/Tesorería



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5.2.2.4 VENTA WEB DE SERVICIOS

¿Cuándo se utiliza la venta web de servicios? Se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio, pero no tiene la certeza de que el interesado finalmente lo utilice o no, por ejemplo, inscripciones a cursos, diplomados, congresos, exámenes de laboratorio, análisis de ingeniería, entre otros. La principal ventaja de la Venta Web de Servicios es que permite a los interesados realizar el pago de los servicios ofrecidos por las UAA mediante transferencia electrónica (Herramienta PSE) o impresión del formato y pago en las entidades bancarias, y a las UAA identificar el concepto de ingreso y el fondo al que deben ingresar los recursos.

Recuerde, Para realizar el pago mediante trasferencia electrónica, las personas naturales y jurídicas deben contar con una cuenta en una entidad financiera. ¿Cómo generar la Venta Web de Servicios? a. Usted debe ingresar al SIF a través de la siguiente ruta:

1. MANEJO DE INGRESOS

2. RECAUDO GENERAL UIS

3. ADICIONAR, y registrar la siguiente información:

Tipo de Documento de identidad: (Correspondiente a UAA)

Número de documento: Código de la UAA

Conceptos de ingresos por formato de recaudo general

Código del servicio: Código de la UAA

Descripción del servicio: Nombre del servicio

Valor unitario y valor total del servicio

Mayor información sobre venta web de servicios:[email protected]



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Recuerde, Tomar nota del número del formato de recaudo generado. b. Ingrese al módulo: MANEJO DE INGRESOS VENTAS WEB SERVICIOS OFRECIDOS WEB ADICIONAR, y registrar la siguiente información:

Descripción: Nombre del servicio

Fecha hasta: Fecha límite de activación del servicio en la Página Web de la Universidad

Número de recaudo: Número del recaudo generado en el ítem a.

¿Cómo acceden los interesados a la VENTA WEB DE SERVICIOS?



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Los interesados en el pago de los servicios ofrecidos mediante transferencia electrónica deben realizar el siguiente proceso: a. Realizar el registro a través de la siguiente ruta: PAG. WEB UIS TRÁMITES Y SERVICIOS REGISTRO

c. Acceder al servicio: PAG. WEB UIS TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIOS ADQUIRIR

Recuerde, La generación de servicios a través de la Venta Web de Servicios es responsabilidad de cada

UAA. La Venta Web de Servicios no sustituye el Formato de Recaudo General

El reporte del pago del servicio a través de transferencia electrónica, por parte de la Entidad Bancaria a la Universidad se realiza el día hábil siguiente al día del pago.

5.2.2.5 RECAUDO POR AGILIZADORES BANCARIOS

Los agilizadores bancarios son dispositivos electrónicos encargados de realizar el recaudo de los servicios ofrecidos por la Universidad, estos dispositivos se encuentran ubicados en el campus central, y en la Facultad de Salud, en ellos se pueden cancelar todos los documentos que tengan códigos de barras y pagar certificados, combos saludables, multas de biblioteca, exámenes de laboratorio entre otros. Los recaudos máximos recibidos por cada agilizador bancario son 2 SMMLV en efectivo, no se reciben pagos que se encuentren vencidos. El agilizador bancario no recibe monedas de $50 para evitar atascamientos en la máquina.

5.2.2.6 RECAUDOS POR CAJA

¿Qué se debe tener en cuenta para realizar recaudos por caja? Cuando se requiera recaudar un concepto por caja, la UAA debe tener en cuenta que este debe realizarse únicamente para mínimas cuantías, es decir, hasta el tope asignado por la Universidad (un salario mínimo legal mensual vigente). Casos especiales deberán ser autorizados por el jefe de la Sección de Tesorería.

Mayor información sobre recaudos por caja:

[email protected]



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Teniendo en cuenta el alto volumen de servicios que ofrece la Universidad, y para evitar la congestión en las cajas de la misma, se han establecido formatos de recaudo con el objetivo de que los clientes realicen pagos en las entidades bancarias respectivas. ¿Cómo recaudar un concepto por caja? Si se recibe en caja un solo valor, se requiere la siguiente información:

Nombre Código Tipo y número de identificación Concepto de pago Valor

En los casos que se requiera recibir varios pagos de una misma Unidad, el Jefe de la misma puede solicitar por escrito el recaudo por caja a la Sección de Tesorería especificando la siguiente información:

Concepto del recaudo. Justificación. Valor. Fondo al cual deben ingresarse los recaudos. Fechas en que se debe recibir los recaudos.

Recuerde,

El cliente que vaya a realizar el pago por caja debe brindar al cajero la información de concepto del ingreso, valor a cancelar y UAA donde debe ingresar el recaudo.

Se debe tener en cuenta que para casos especiales de cuantias mayores al SMLV la Jefe de la Sección de Tesorería puede autorizar el recaudo por caja, para ello el ordenador del gasto debe justificar la razón por la cual solicita el ingreso.

Los unicos formatos de recaudo que los funcionarios de caja no deben recibir vencidos son los recibos de liquidaciones de matrícula pregrado presencial, IPRED y posgrados, salvo casos especiales debidamente autorizados por el Vicerrector administrativo, Jefe Financiero o a quienes ellos deleguen la responsabilidad.

Ninguna unidad está autorizada para recibir recaudos en efectivo. Este proceso solo se debe hacer a través de las cajas de la Universidad.



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5.2.2.7 INGRESOS POR SERVICIO DE PARQUEO.

El pago de servicio de parqueo para personas particulares y/o visitantes, se puede realizar en las cafeterías autorizadas para el recaudo del mismo o en la caja de la Universidad Industrial de Santander. En este caso el recibo de pago consta de dos partes, una para la cafetería o caja en donde realiza el pago, y la otra para el usuario que posteriormente entrega al vigilante. Resolución No. 1137 de 2017, por la cual se fijan las tarifas internas para el Servicio de Parqueadero a los miembros de la comunidad universitaria de la Universidad Industrial de Santander (Campus Central y Villa Olímpica – Unidad Deportiva Alfonso López). El pago de servicio de parqueo para funcionarios UIS, se puede generar de dos formas:

1) Pago mediante descuento por nómina: Estos descuentos se pueden generar de dos formas: A) una vez al mes B) una vez cada 6 meses; la tarifa varía según la periodicidad del pago. 2) Pago diario: tarifa correspondiente a la de particulares y/o visitantes.

Cuando el servicio de parqueo sea prestado en la Villa Olímpica- Unidad Deportiva Alfonso López por concepto de eventos (partidos de fútbol, conciertos, entre otros), se generará el cobro de una tarifa única por evento, la cual deberá ser cancelada al momento del ingreso al parqueadero.

La consulta de las tarifas correspondientes a servicio de parqueo, se pueden consultar en las

siguientes extensiones de la Universidad Industrial de Santander: a) 2146: caja b) 2397-2151: Secretaría División de Planta Física

5.2.3 REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA

¿Qué ingresos se deben reportar a la Sección de Tesorería? Esto aplica para casos muy especiales cuando se autoricen ingresos realizados por consignación deben ser reportados a la Sección de Tesoreria mediante comunicación escrita firmada por el ordenador del gasto con fotocopia clara y legible del soporte del banco y debe indicarse plenamente el concepto, la unidad académico administrativa y el valor pagado. Cualquier ingreso o recaudo que se haya realizado por recibo de consignación o sin lectura de código de barras, debe informarse a la Sección de Tesorería para que los dineros ingresen a la Unidad perteneciente y pueda realizarse la depuración de la cuenta bancaria.

Mayor información sobre reporte de ingresos a

Tesorería:[email protected]



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La ausencia de reporte de ingresos por parte de las diferentes Unidades Académicas y/o Administrativas, ocasiona que no se pueda asignar los recursos a la Unidad respectiva y que estas a su vez presenten iliquidez y retrasos al momento de girar los pagos a proveedores. ¿Cómo consultar los pagos por Código de Barras en el Sistema de Información Financiero? Ruta:

1. Ingresa al SIF y registra su contraseña 2. Manejo de Ingresos 3. Consulta recaudo barras 4. Consultar 5. Opción detalles movimiento 6. Detalles descuentos pagados.

5.2.4 CUENTAS POR PAGAR

5.2.4.1 TRÁMITE DE CUENTAS POR PAGAR

¿Cuál es el trámite para el pago de una cuenta? 1. La UAA debe enviar los documentos de contratación con sus respectivos soportes a la Sección

de Presupuesto, la cual se encargará de revisar que se cumplan los requisitos en relación con:

El rubro presupuestal. CDP El documento de contratación. Los documentos soporte.

2. Si no se presentan inconsistencias, las cuentas se envían a la Sección de Contabilidad, la cual se encarga de verificar la información del beneficiario del pago:

Nombre. Dirección. Ciudad. Teléfono. Tipo de documento y número de identificación.

Mayor información sobre trámite de cuentas por pagar:

[email protected]

Todas las cuentas que se generen en el SIF deben ser enviadas a la División Financiera para continuar con el trámite de pago



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Que los descuentos se realicen de acuerdo al detalle del servicio y que los valores a descontar sean correctos.

Además, se verifica que únicamente se registre en el SIF los pagos que se vayan a realizar de acuerdo con el documento de contratación físico recibido, esto debido a que el SIF muestra todos los pagos relacionados a un mismo contrato u orden de contratación, ya sea porque están pendientes o se han efectuado. Una vez verificada la información anterior, la Sección de Contabilidad envía la cuenta a la Sección de Tesorería para registro y activación. Recuerde, La oportunidad en la realización de este procedimiento depende de:

Que la información registrada al momento de crear el documento de contratación sea verídica, para ello, tenga en cuenta siempre verificar en los documentos soportes: Número de NIT, tipo de proveedor, ciudad donde se presta el servicio y al dar cumplimiento a la orden, verificar que la digitación del número, fecha de facturas y valores sean los correctos.

Adjuntar los documentos que se requieran para cada tipo de contrato, de acuerdo con lo definido en el procedimiento de egresos, documento que se puede consultar en la intranet en la siguiente ruta: http://www.uis.edu.co Sistemas de información intranet sistema de gestión integrado mapa de procesos documentación financiero tesorería procedimiento de egresos –PFI.08.

Antes de remitir los documentos a la División Financiera verifique que todos se encuentren debidamente firmados, recuerde que la póliza (en caso de que se requiera) debe ser expedida a favor de entidades estatales Decreto No. 1082 de 2015 y debe ser firmada por el tomador, revise que los valores y fechas de las garantías solicitadas sean las correctas.

Todas las facturas o sus equivalentes deben expedirse a nombre de la Universidad Industrial de Santander, verifique que el NIT 890-201-213-4 este correctamente digitado, de igual manera si el contratista es régimen común está obligado a facturar y en tal caso la factura debe traer impreso el número de resolución de la DIAN con fecha de expedición y rango de facturación autorizada por la misma.

La factura o su equivalente debe ser original o copia al carbón, asimismo, el formato de retención en la renta para personas naturales debe ser original.



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Recuerde que dar trámite oportuno a las cuentas evita el represamiento de los pagos y permite el cumplimiento de la obligación establecida con el proveedor.

Tenga en cuenta,

1. Todos los años, se expide Resolución de Cuentas por pagar, vigencia actual y vigencias anteriores con los valores y fondos respectivos, a partir de esto se inicia la revisión y gestión de la depuración de las cuentas pendientes. El proceso se lleva a cabo a través de comunicación telefónica- memorando y/o correo dirigido al ordenador del gasto.

2. Los ordenadores de gasto deberán realizar seguimiento a los documentos de contratación para asegurar su pago en la vigencia actual.

3. Para realizar el pago se debe contar con la autorización del Ordenador del Gasto en el SIF. Para el caso de anulación se requiere la Autorización del Ordenador del gasto y el beneficiario del pago (por escrito y firmado por las dos partes).

4. Para el caso de las cuentas que se pasan por saneamiento contable, es necesario que cumplan con todos los requisitos establecidos y que se hayan realizado las gestiones para el pago de las mismas antes de iniciar este proceso.

¿Qué condiciones se deben cumplir para activar una cuenta? Las cuentas se activan para que se autorice el pago correspondiente cuando se cumplen las siguientes condiciones EN SU TOTALIDAD:

Que el servicio corresponda al rubro presupuestal correspondiente. Se ha utilizado el formato de orden de contratación apropiado. Las órdenes deben estar firmadas por el ordenador del gasto. Se verifica que se haya realizado correctamente los descuentos (Rete fuente, ICA y demás a

que haya lugar) y que correspondan realmente al servicio. Se verifique que toda la información este registrada correctamente en el SIF En caso de pagos parciales debe estar firmada la orden general por el proveedor y su

respectivo pago parcial.

Recuerde,

La falta de algún documento soporte, error en el diligenciamiento de la información, inconsistencias entre el documento de contratación y el soporte, y falta de firmas en las ordenes, ocasiona demora en el proceso de registro y activación por lo tanto serán devueltas a la unidad correspondiente.

El contrato debe estar firmado por el beneficiario del pago y el ordenador de gasto. No se aceptan documentos escaneados ni fotocopiados.



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La elaboración del documento de contratación se debe realizar de acuerdo a un concepto específico según el servicio prestado y no realizar la combinación de cuentas como es el caso de: Honorarios con gastos de viaje, servicio de arrendamientos y alquileres, transporte de carga, prácticas docentes y gastos de viaje.

Las unidades deben prever planificar sus compromisos con el fin de que todos los documentos de contratación sean generados de forma oportuna, de tal manera que a la sección de tesorería lleguen con la debida anticipación para su debido proceso de registro, activación y pago, especialmente en lo correspondiente a viáticos, gastos de viaje y honorarios extranjeros.

Los descuentos que se realizan se observan en la tabla de descuentos del año 2018:

Tabla 7. RETENCIONES 2018 (Decreto n° 2418 de 2013)

Cód. CONCEPTO % DSCTOBASEDIAN

BASEPROUIS

BASEICA

8 HONORARIOS COMISIONES PERSONAS JURIDICAS 11 100% 1,00 2.343.726 1,00

8SERVICIOS SALUD PRESTADOS POR IPS(hospitalización, radiología, medicamentos, exámenes, laboratorios clínicos)

2 100% 133.000 2.343.726 1,00

9 HONORARIOS COMISIONES PERSONAS NATURALES (No declarantes) 10 Art. 383 E.T. 1,00 2.343.726 1,00

9 HONORARIOS COMISIONES PERSONAS NATURALES (>3.300 UVT $109.414.800) 11 Art. 383 E.T. 1,00 2.343.726 1,00

CONTRATOS DE CONSULTORIA E INTERVENTORIA Persona Jurídica (Decreto 1141 abr12/2010) 6 100% 1,00 2.343.726 1,00

CONSULTORIA E INTERVENTORIA INFRAESTRUCTURA Persona Natural DECLARANTES 6 100% 1,00 2.343.726 1,00

CONSULTORIA E INTERVENTORIA INFRAESTRUCTURA Persona Natural NO DECLARANTES 10 100% 1,00 2.343.726 1,00

DISEÑO DE PÁGINAS WEB/CONSULTORÍA EN PROGRAMAS INFORMÁTICA Persona Jurídica 3,5 100% 1,00 2.343.726 1,00

11 SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS JURIDICAS 4 >=133.000 133.000 2.343.726 1,00

11 SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS NATURALES DECLARANTES (certifique >=2 trabajadores) 4 >=133.000 133.000 2.343.726 1,00

11 SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS NATURALES NO DECLARANTES (certifique >=2 trabajadores) 6 >=133.000 133.000 2.343.726 1,00

11 SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS NATURALES (sin trabajadores) Art. 383 E.T. 1,00 2.343.726 1,00

SERVICIOS TEMPORALES DE EMPLEO (Sobre el AIU) 1 100% del A.I.U 133.000 2.343.726 1,00

SERVICIOS DE SÍSMICA (Hidrocarburos) DECLARANTES 6 100% 1,00 2.343.726 1,00

12 ARRENDAMIENTOS DE BIENES INMUEBLES 3,5 >=$895.000 895.000 2.343.726 1,00

13 HOTELES, RESTAURANTES Y HOSPEDAJE DECLARANTES y NO DECLARANTES 3,5 >=133.000 133.000 2.343.726 1,00

14 SERVICIO DE TRANSPORTE TERRESTRE DE PASAJEROS DECLARANTES y NO DECLARANTES 3,5 >=$895.000 895.000 2.343.726 1,00

15 SERVICIOS PRESTADOS POR EMPRESAS DE ASEO Y VIGILANCIA(sobre el AIU) 2 100% del A.I.U 133.000 2.343.726 1,00

18 COMPRA DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS SIN PROCESAR 1,5 > $ 3.050.000 1,00 1,00 1,00

20 SERVICIO DE TRANSPORTE DE CARGA 1 >=133.000 133.000 2.343.726 1,00

21 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN Y URBANIZACIÓN 2 100% 1,00 2.343.726 1,00

25 COMPRA DE COMBUSTIBLES 0,1 100% 1,00 1,00 1,00



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5.2.4.2 PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

¿Qué se requiere para realizar el pago por transferencia electrónica?

Cuando las UAA contraten la prestación de un bien o un servicio, deben solicitar al proveedor que diligencie el formulario “AUTORIZACIÓN PARA PAGO A TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA. - Si es proveedor externo por primera vez para la Universidad, este trámite debe

realizarlo durante el proceso de inscripción a proveedores ingresando:

Página principal - www.uis.edu.co En la parte izquierda se encuentra el ítem “proveedores” Inscribir proveedor Toda modificación o actualización de datos se hace a través de la Página web

- Si es proveedor ya registrado en la Universidad y requiere incluir o modificar la cuenta

bancaria, debe ingresar:

Página principal - www.uis.edu.co Gestión Administrativa División Financiera Documentos de Interés En la parte inferior del recuadro “Documentos” Autorización para Pago por Transferencia Electrónica. Descargar formulario Toda modificación o actualización de datos se hace a través de la Página web

Mayor información transferencia electrónica:

[email protected]

Cód. CONCEPTO % DSCTOBASEDIAN

BASEPROUIS

BASEICA

26 COMPRAS O SUMINISTROS EN GENERAL DECLARANTES 2,5 >=$895.000 1,00 1,00 1,00

26 COMPRAS O SUMINISTROS EN GENERAL NO DECLARANTES 3,5 >=$895.000 1,00 1,00 1,00

COMPRA DE VEHÍCULOS 1 100% 1,00 1,00 1,00

27 ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES 4 100% 1,00 2.343.726 1,00

37 OTROS INGRESOS TRIBUTARIOS DECLARANTES 2,5 >=$895.000 895.000 2.343.726 1.657.800

37 OTROS INGRESOS TRIBUTARIOS NO DECLARANTES 3,5 >=$895.000 895.000 2.343.726 1.657.800

95 UVT 3.149.820,00

Tabla del Art. 383 E.T.

Pagos o abonos en cuenta por concepto de ingresos por honorarios y por compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informen que no han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.



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Nota: Una vez se diligencie el formulario, enviar al correo [email protected] o acercarse a la Sección de Tesorería con el documento físico. Recuerde, La cuenta bancaria relacionada debe estar a nombre del beneficiario del pago, es decir quien

presta el servicio debe ser el mismo titular de cuenta bancaria. Todos los pagos se realizarán a la cuenta reportada, por tanto, ante cualquier actualización o

modificación de datos el beneficiario debe realizarla a través de la Página web.

5.2.5 DEVOLUCIÓN TIRILLAS DE PAGO

Si el Estudiante y/o beneficiario tiene alguna tirilla sin reclamar, debe presentarse personalmente a la recepción de la Sección de Tesorería, en donde se le entregará el formato de solicitud de devolución para su respectivo diligenciamiento; el estudiante o beneficiario debe adjuntar la copia de la cédula de ciudadanía e indicar cuál es el número de cuenta bancaria y entidad financiera. Una vez, realizado el proceso anterior, se crea una orden de pago manual y se autoriza por el Jefe de la División Financiera para el respectivo pago.

Actualmente la Universidad no genera ningún pago por medio de tirillas de efectivo, salvo en casos donde se trate de tirillas de vigencias anteriores a las cuales no se le ha dado un trámite de pago o devolución.

¿Qué se debe hacer si se presenta un rechazo bancario por Nómina? En el caso de que la cuenta bancaria que se reportó tenga algún inconveniente, el banco reporta un rechazo, indicando cual fue la causa por la que no se logró aplicar el pago. Se ubica a la persona mediante correo electrónico, teléfono o cualquier otro medio y se corrige la información y se para proceder a realizar nuevamente el proceso de pago. Recuerde,

Cuando se presentan rechazos de nómina la persona debe dirigirse a la División de Recursos Humanos- Nóminas y allí solicitar la revisión de la información reportada para que no se presente de nuevo este inconveniente.



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5.2.6 LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE, PRÁCTICAS DOCENTES Y SALIDAS DE CAMPO

¿En qué consiste la legalización de gastos de viaje? Consiste en entregar en la Sección de Tesorería los documentos soporte que respalden el dinero otorgado al beneficiario del pago para legalizarla en el SIF según el rubro de gastos de viaje, prácticas docentes y salidas de campo. ¿Cuáles rubros se deben legalizar? Se deben legalizar los siguientes rubros:

1. Gastos de viaje 2. Prácticas docente y salidas de campo

¿Qué proceso se debe seguir para la legalización de gastos por el rubro gastos de viaje (personal no de planta)? Para legalizar los gastos por concepto de Gastos de viaje, el beneficiario deberá presentar en la Sección de Tesorería en un período no mayor a cinco días hábiles después del regreso o de finalizada la actividad los siguientes documentos:

a. Formato FFI.03 debidamente diligenciado, sin tachones ni enmendaduras, con firma original del comisionado, jefe de la UAA o director del proyecto y firma del ordenador del Gasto.

Nota: la legalización deberá realizarse antes de la fecha límite establecida para esta actividad, de acuerdo con la programación de cierre de vigencia fijada por la División Financiera de la Universidad. ¿Qué proceso se debe seguir para la legalización de los gastos por los rubros, práctica docente y salidas de campo? Para legalizar los gastos, por concepto de prácticas docentes y salidas de campo, el beneficiario debe realizar los siguientes pasos: a. Relación de los gastos en el cual se debe indicar:

Número de la orden de pago con la que se reconocieron los recursos. Concepto. Nombre.



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Número de identificación de la persona que realizo la práctica docente o salida de campo.

Fecha en que se realizó la actividad. Código de la UAA.

NOTA: Esta relación debe estar debidamente firmada por el ordenador de gasto y las personas que realizaron la salida de campo o práctica docente.

b. Documentos soportes que respalden todos los pagos (Facturas, tiquetes de viaje y recibos, estos últimos bajo autorización y previa verificación del ordenador del gasto, sin enmendaduras o tachones).

NOTA: Los documentos soporte deben ser originales y venir dirigidos a nombre de la Universidad Industrial de Santander NIT: 890.201.213-4. No se aceptan documentos escaneados o fotocopiados. Cuando se trate de transporte terrestre de pasajeros, se deben anexar copias de los papeles del vehículo y del conductor. c. Una vez entregados los soportes de legalización, el funcionario encargado informará al

beneficiario, a través de un memorando, los valores que este debe cancelar en la caja de la Universidad por conceptos de retención en la fuente, estampilla PROUIS.

d. Pago de los reintegros mencionados anteriormente que se indican en el memorando entregado por la Sección de Tesorería en la caja de la Universidad. NOTA: El beneficiario debe reclamar el memorando una vez haya recibido el correo electrónico por parte de la Sección de Tesorería.

e. El recibo original del pago realizado en caja se debe presentar en la Sección de Tesorería para culminar el proceso de legalización.

Recuerde,

Sin el cumplimiento de estos requisitos no se puede realizar la legalización de los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo.

La no legalización de los gastos le impedirá darle cumplimiento a cualquier otro documento de contratación en el SIF.

En el caso que a un solo estudiante se le entregue el beneficio de él y varios compañeros, este estudiante al momento de la legalización deberá presentar la relación de los gastos de todos sus compañeros, y especificar en la carta los nombres e identificaciones de cada uno de ellos.



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¿Qué requisitos deben cumplir los documentos soporte para la legalización de estos gastos?

a) Estar expedidos a nombre de la Universidad Industrial de Santander, NIT 890.201.213-4. b) Estar debidamente firmados por la persona natural o jurídica que prestó el servicio. c) Deben especificar:

Información de la persona o entidad que prestó el servicio: nombre, identificación (cedula o NIT), dirección teléfono.

Descripción del servicio. Valor del servicio Origen y destino de desplazamiento, en caso de servicios prestados por taxis. Fecha en que se prestó el servicio. El valor del IVA discriminado, si a ello hubiere lugar. Número consecutivo del documento soporte, si a ello hubiere lugar Si el servicio es prestado por una persona natural que no expide factura, se debe elaborar

un documento equivalente que describa los datos ya mencionados. En caso de ser Persona Jurídica, la factura debe cumplir con todos los requisitos de la

ley.

En el evento que no se presenten documentos soporte para la respectiva legalización, el beneficiario deberá reintegrar el dinero en la caja de la Universidad y presentar el recibo de caja en la Sección de Tesorería junto con los demás soportes. ¿Cuáles son los valores a descontar por Retención en la fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS al pagar los servicios obtenidos en una práctica docente o salida de campo? Dada la naturaleza de la Universidad se debe descontar retención en la fuente, retención de ICA, y Estampilla Pro-UIS de acuerdo con la TABLA DE DESCUENTOS AÑO 2018. ¿Cuándo se debe realizar la legalización de los gastos por los rubros, prácticas docentes y salidas de campo? Una vez finalice actividad deberán legalizarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación del viaje y, en todo caso, deberán realizarse antes de la fecha fijada por los procedimientos establecidos en la División Financiera. Los gastos de viaje, prácticas docentes y salidas de campo que se realicen en el último mes del año deben legalizarse antes del último día hábil del año. De esta manera se garantiza que la Universidad pueda presentar ante la DIAN la declaración de las retenciones en la fuente que de conformidad con las normas vigentes se debieron efectuar durante el respectivo mes o vigencia.



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Recuerde, No cancelar oportunamente las retenciones a cargo le acarrea a la Universidad el pago de intereses moratorios a la DIAN. En este caso, dicho monto deberá ser reembolsado por el responsable de la legalización. Recuerde,

El beneficio entregado por la Universidad, únicamente será usado para gastos de transporte, comida o alojamiento. En ningún caso incluye alcohol, llamadas a larga distancia, room service, propinas, entre otros. La Universidad no asumirá ningún gasto adicional al establecido anteriormente.

Todo reconocimiento de gastos de viaje, deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Universidad en relación con las normas de austeridad en el gasto público.

La UAA (Ordenador de gasto) es la responsable de garantizar que las legalizaciones queden al día.

Se debe reembolsar el dinero sobrante después de realizada la actividad. Llegado el caso que la actividad sea cancelada, el beneficiario deberá rembolsar el dinero

inmediatamente.

5.2.7 REINTEGROS DE NÓMINA

¿En qué consiste el trámite para los reintegros de nómina? La División de Recursos Humanos remite una carta al servidor público notificándole acerca del concepto de reintegro que debe realizar a la Universidad. El funcionario puede optar por una de las siguientes opciones de pago:

a) Enviar una carta a la División de Recursos Humanos autorizando el descuento por nómina. b) Consignar el valor correspondiente en las Entidades autorizadas para efectuar reintegro, o

pagar en la caja de la Universidad si el valor no excede la cuantía máxima establecida para recibir por caja (1 SMLMV). Los pagos por concepto de matrícula mayores a 1 SMMLV se recibirán en caja únicamente en casos especiales debidamente autorizados por el Jefe de la Sección de Tesorería.

Recuerde,



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A. Cuando el pago se realice en caja, el original del recibo será entregado al usuario, quien será el encargado de reportar el pago a la División de Recursos Humanos

B. Cuando el pago se realice en una entidad bancaria, debe entregar una copia del de la consignación en la Sección de Tesorería con la información correspondiente.

5.2.8 ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA

¿Cómo se tramitan los certificados de ingresos y retenciones, retención en la fuente e ICA?

Certificados de descuentos de retención en la fuente e ICA Una vez realizada la transferencia y aplicación de la misma, en la Sección de Tesorería se expide el certificado de descuentos de retención en la fuente e ICA y se envía al proveedor por cada documento que se pagó.

Certificados de descuentos de ingresos y retenciones

Anualmente, la Sección de Tesorería expide los certificados de ingresos y retenciones a los proveedores de la Universidad.

Para el caso de vigencias anteriores, los proveedores pueden solicitar el envío por correo, o pueden reclamar directamente en la oficina, los certificados de ingresos y retenciones de los gastos de los pagos que hayan sido generados en la Universidad.

Actualmente, los solicitantes podrán descargar el certificado de descuentos de ingresos y retenciones directamente desde la intranet, en la siguiente ruta:

www.uis.edu.co Sistema de Información Intranet registra el usuario y contraseña personal Recursos Humanos Administración de pagos Certificado de Ingresos y retenciones Certificado retención en la fuente por renta.

5.2.9 CIERRE DE VIGENCIA

¿Qué aspectos deben tener en cuenta las UAA para el cierre de la vigencia? Para que el cierre de vigencia se realice correcta y oportunamente es necesario:

1. Para los casos especiales autorizados por la Sección de Tesorería la UAA debe enviar todos los soportes de consignaciones que posean de sus clientes que no hayan ingresado a su

Mayor información sobre entrega de certificados:[email protected]



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unidad, indicando el concepto, el código de UAA o proyecto, la fecha y el valor de la consignación, con el fin de identificar y aplicar dichos recursos a la Unidad respectiva. NOTA: El recibo de consignación debe tener sello o timbre del banco legible.

2. Revisar las facturas pendientes de pago de las UAA y en el caso en que se encuentren con deuda remitir a Sección de Tesorería el respectivo soporte de pago.

3. Dar cumplimiento a las órdenes en el SIF, una vez se hayan recibido los bienes y servicios se debe enviar a la División Financiera para trámite de pago todos los documentos de contratación teniendo en cuenta las fechas establecidas en la circular emitida para tal fin. Para efectos de pago de retenciones en la fuente y para pagos de proveedores

Las cuentas que al último día hábil del año no tengan reserva presupuestal o no se encuentren en la Sección de Tesorería como cuentas por pagar no podrán darse trámite de pago en la siguiente vigencia.

Recuerde, Es responsabilidad de cada una de las Unidades Académicas y/o Administrativas velar por el pago oportuno a sus respectivos proveedores, por el recaudo efectivo de sus cuentas por cobrar y por la legalización de los recursos entregados por la Universidad ya sea a terceros o a través de las diferentes cajas menores o fondos fijos.

5.2.10 PASAJES

¿Cuáles son los pasos para la compra de tiquetes aéreos?

Para hacer la compra de los pasajes aéreos la UAA debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Verificar que el viajero esté inscrito como proveedor de la universidad. 2. Verificar que disponga de CDP y efectivo para la adquisición del mismo. Si la UAA no dispone

de efectivo el SIF no permite realizar la solicitud. 3. Solicitar la cotización, mínimo a Dos (2) agencias de viajes autorizadas por la universidad. 4. El ordenador del gasto debe seleccionar la cotización más adecuada, teniendo en cuenta

precios, rutas, horarios y clase tarifaria 5. Realizar la reserva de los pasajes en el SIF (Importante: Antes despachar los pasajes se debe

realizar la solicitud en el sistema) 6. En el caso de los pasajes aéreos internacionales es necesario enviar una copia del pasaporte

y/o visa del viajero, para realizar la reserva.

Mayor información sobre pasajes:

[email protected]



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7. Autorizar compra del pasaje en el SIF en el mismo día de la realización de la solicitud. Esta actividad debe ser realizada por el ordenador del gasto.

8. La UAA debe confirmar la compra del pasaje con el respectivo número de solicitud con la aerolínea o agencia mediante correo electrónico.

¿A quién se debe solicitar la reserva? Las UAA deben solicitar las cotizaciones a las agencias con las cuales la Universidad tiene convenio, teniendo en cuenta los mejores precios, rutas, conexiones y clase tarifaria. ¿Qué información se debe verificar al realizar la reserva? Al realizar la reserva, la UAA debe verificar los siguientes datos para la posterior elaboración de la solicitud del tiquete en el módulo de pasajes del SIF.

Nombre completo, cédula, dirección y teléfono de la persona que va a viajar. Fecha y hora de salida y regreso. Número de vuelo de salida y regreso. Hora de conexión, en caso de haber lugar a ello. Record de la reserva. Clase de tarifa de ida y regreso, en caso de ser flexi, debe venir con la respectiva autorización

del Rector de la Universidad. Valor de cada clase discriminada en tarifa, IVA, tasas y otros conceptos si los hubiere

(combustible, tarifa administrativa, entre otros) Plazo de compra del pasaje. Motivo del viaje

¿Qué trámite se debe realizar cuando se ha comprado el tiquete y la persona no puede realizar el viaje? Cuando se ha comprado el tiquete y la persona no puede realizar el viaje, la UAA debe enviar oportunamente un correo electrónico a la agencia informando que no se va a realizar el viaje, especificando el nombre del viajero, el número de la solicitud, la ruta y fecha de viaje. Se debe tener en cuenta este pasaje para un pronto uso. Una vez se defina el nuevo usuario del tiquete, se debe realizar una nueva solicitud en el SIF por el excedente que genere el cambio. En el espacio de observaciones se debe mencionar, antes de la justificación del viaje, que el tiquete corresponde al que estaba pendiente, indicando el número de la solicitud del tiquete anterior.



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La Universidad solo pagará los excedentes por cambios de los pasajes no utilizados por motivos institucionales, los demás deberán ser cancelados por el viajero realizando el reintegro a la UAA en la caja de la Universidad o realizar el pago directo con la aerolínea o agencia. Asimismo, se debe informar por correo electrónico al supervisor del contrato, este pago adicional y el motivo por el cual se canceló el anterior. Si la UAA considera que el pasaje no va a ser utilizado por nadie de su unidad, esta será encargada de trasladarlo a una UAA que si lo requiera.

Recuerde,

La UAA no debe anular la solicitud de compra de pasajes, sin haber consultado con la Sección de Tesorería – Pasajes si puede o no realizar dicho proceso.

Cuando se apruebe la anulación de una solicitud de compra de pasajes, la UAA debe hacerlo inmediatamente para descomprometer el CDP y el efectivo.

5.2.11 OTROS

5.2.11.1 CAJAS MENORES Y FONDOS FIJOS RENOVABLES

¿Qué es un fondo fijo renovable? Es un cupo de dinero expresado en efectivo y en bancos entregados a un servidor público de la Universidad para atender gastos identificados y definidos, los cuales por su especificidad y carácter regular se deben atender de forma inmediata y no se pueden adquirir a través del trámite normal de contratación. Dicho fondo se maneja a través de una cuenta corriente bancaria, cuyo titular es la Universidad y la firma autorizada corresponde al ordenador del gasto autorizado en la resolución de creación del respectivo fondo fijo.

¿Qué es una caja menor?

Es un cupo de dinero en efectivo entregado a un servidor público de la Universidad para atender gastos identificados y definidos que por su especificidad y carácter regular se deben atender de forma inmediata y no se pueden adquirir a través del trámite normal de contratación. ¿Qué se entiende por Unidad Responsable y Unidad Solicitante en relación con los fondos fijos y cajas menores?



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La Unidad Responsable es la UAA que solicita y tiene bajo su responsabilidad el manejo del fondo fijo renovable. Esta unidad puede hacer uso del fondo.

La Unidad Solicitante es la UAA que solicita la adquisición de un bien o servicio a través del fondo fijo renovable. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en relación con los fondos fijos y las cajas menores? Los conceptos de gastos autorizados para cada fondo fijo están establecidos en la resolución

de aprobación del mismo.

No se podrán realizar con recursos de caja menor ni fondo fijo las siguientes operaciones: fraccionar compras de un mismo elemento, reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales, contribuciones que establezca la ley sobre la nómina, cesantías ni pensiones, cambiar cheques o efectuar préstamos.

El límite máximo para cada desembolso es el diez por ciento (10%) del efectivo del fondo fijo o de la caja menor.

El responsable del fondo fijo o de la caja menor no entregará recursos a una UAA solicitante que tenga pendiente la legalización de algún gasto.

La Universidad incluirá al responsable de la caja o del fondo fijo en la póliza global de manejo para proteger los recursos de la institución.

Sin excepción, para el cierre de la vigencia todos los fondos fijos y cajas menores deben quedar totalmente legalizados a más tardar el día establecido por la Universidad para dicha actividad so pena de incurrir en falta disciplinaria.

¿Cómo se solicita el reembolso de fondos fijos y cajas menores? Requisitos, Todos los gastos deben ser soportados debidamente con factura o documento equivalente, estos deben cumplir con los requisitos de ley.

1. La UAA responsable debe registrar diariamente en el SIF los documentos soporte de los pagos realizados con recursos del fondo fijo o caja menor respectiva. Cuando estime conveniente, debe solicitar la legalización a la Sección de Presupuesto presentando los originales de los documentos soporte.

2. El responsable de la Caja Menor remite a la Sección de Presupuesto el listado que se genera por el SIF denominado Arqueo de Efectivo, junto con los documentos originales debidamente organizados y con el lleno de los requisitos exigidos.



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3. La Sección de Presupuesto revisa la documentación soporte, verifica que los recibos se encuentren a nombre de la UIS y que el CDP corresponda al rubro afectado y procede a realizar el proceso de legalización, del cual se genera la orden de pago automática, ésta es enviada a cada ordenador de gasto con el fin de que sea firmada y devuelta para continuar con el trámite de envío a la Sección de Tesorería para la generación del cheque de reembolso.

4. La Sección de Tesorería realiza el registro en el SIF para activar la orden y realiza el respectivo giro y/o cheque. Es necesario tener en cuenta que la caja menor se gira con cheque, y el Fondo Fijo con transferencia.

5. Para caja menor, el ordenador de gasto deberá solicitar el cheque de la legalización en la caja principal de la Universidad

Recuerde,

Para evitar que se generen hechos cumplidos, el CDP debe cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto Presupuestal.

¿Cómo se solicita la legalización definitiva?

1. La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante el período, se hará en las

fechas establecidas. Para la legalización definitiva de la Caja Menor el responsable de la Caja debe consignar el saldo sobrante en la cuenta asignada y relacionar los últimos gastos efectuados, contabilizar y hacer el cierre definitivo en el Sistema de Información; el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

2. Se debe enviar a la Sección de Presupuesto el listado del SIF denominado Arqueo de Efectivo,

junto con la respectiva consignación original del sobrante y los documentos originales que soporten las transacciones realizadas durante ese periodo.

3. La Sección de Presupuesto procede a revisar la documentación cumpliendo con los

parámetros establecidos en los enunciados anteriores, realiza el proceso de legalización en el SIF, genera la orden de pago automática y la envía al ordenador del gasto para su respectiva firma, cuando se recibe nuevamente es enviada a la Sección de Tesorería para que continúe con su trámite.



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4. La Sección de Tesorería, registra en el SIF, activa la orden y realiza el respectivo giro y/o cheque. Es necesario tener en cuenta que la caja menor se gira con cheque, y el Fondo Fijo con transferencia.

Para el cierre de vigencia es necesario tener en cuenta:

Se legalizan: caja menor y los fondos fijos Ni en la caja menor ni en los Fondos fijos, debe existir sobrante ni faltante. La caja menor no se gira, el ordenador del gasto deberá reintegrar el sobrante para realizar

el arqueo. En los Fondos Fijos: deberá quedar abonado en cuenta bancaria el valor total

correspondiente al fondo El reintegro de la caja menor se realiza en caja (adjuntar original del recibo a la legalización) El reintegro del Fondo se realiza por cuenta bancaria (adjuntar original de la consignación a

la legalización) Se realiza el cierre definitivo de vigencia, una vez se realicen los pasos anteriores.

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.

5.3 SECCIÓN DE INVENTARIOS

5.3.1 RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LOS BIENES

¿Cuáles son las responsabilidades en el manejo, uso y custodia de los bienes muebles de la Universidad?

En general, son responsabilidades de quienes manejan, usan y custodian los bienes de la Universidad (personal de planta, planta temporal, provisional y externo), las siguientes:

Verificar personalmente la existencia y el estado de cada elemento, al recibir inventario. Adquirir bienes que realmente se necesiten para las actividades misionales. Hacer un adecuado uso del inventario de acuerdo con los fines misionales para lo que fue

encomendado. Verificar que los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad estén legalizados y con la

marcación física correspondiente si a ella hubiere lugar. Recibir el inventario que corresponda al asumir un nuevo cargo y entregar el inventario del

cargo anterior.

Mayor información sobre inventarios:

[email protected]



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En caso de hurto o perdida de algún elemento, se debe informar oportunamente el Jefe inmediato, a la Sección de Inventarios y si fue dentro de las instalaciones de la Universidad a la empresa de vigilancia.

Reportar oportunamente el Jefe inmediato y a la Sección de Inventarios, de acuerdo con los procedimientos establecidos, las novedades que se presenten en relación con los bienes.

Además de cumplir con las anteriores responsabilidades, los funcionarios públicos de la Universidad deben:

Gestionar oportunamente el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes. Tramitar la solicitud de baja de los muebles y de los equipos electrónicos, eléctricos y/o

electrodomésticos cuando lo requieran. Supervisar el correcto uso de los bienes y que este corresponda a fines misionales. En caso de préstamos, solicitudes de baja, o solicitud de traslado, utilizar los formatos

disponibles en el Mapa de Procesos del Sistema de Gestión Integrado en la intranet. En caso de pérdida de los elementos, sin justa causa, el funcionario responsable deberá

realizar la respectiva reposición del elemento extraviado.

¿Cuál es el documento normativo que soporta el manejo de los Bienes Muebles de la Universidad?

El documento que soporta el manejo de los bienes muebles es el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS, al cual puede acceder en la Intranet a través de la siguiente ruta: Sistema de Gestión de Calidad / Mapa de Procesos / Financiero / Inventarios / Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS. ¿Tengo a cargo numerosos elementos sobre los cuales no tengo el control? El manejo de los mismos está a cargo de otros funcionarios. ¿Qué debo hacer? Según el artículo 20 del Manual Normativo de Inventarios MFI.02. “Los servidores públicos de la Universidad Industrial de Santander, son responsables administrativa, disciplinaria y fiscalmente por la custodia y preservación de los elementos y recursos de propiedad de la Universidad o de terceros (préstamos, arrendamientos y comodatos), que reciban, manejen, administren o usen para el ejercicio de sus funciones. En ese sentido, se recomienda que los elementos sean trasladados al personal que los use, si es una persona contratada bajo la modalidad de OPS se deberá diligenciar el formato de Ficha de Préstamo que se encuentra en el módulo de inventarios.



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¿Qué debo hacer si encuentro un elemento de la Universidad que no pertenezca a mi inventario? Puede contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o extensiones 2240 –1490 - 2176 – 1471 – 2257 – 2449 quien le indicará el procedimiento a seguir. ¿Qué debo hacer si voy a recibir o entregar un cargo? En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor público responsable de la custodia de los bienes deberá realizar el respectivo traslado de los elementos, asumiendo de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su descripción, identificación, localización y la UAA a la cual está adscrito el elemento. Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que recibe el inventario, en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de la novedad.

5.3.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS BIENES

La Sección de Inventarios realiza seguimiento y control de los Bienes Muebles de la Universidad a través de dos mecanismos, Pruebas Selectivas y la Rendición Anual de Inventarios.

¿En qué consisten las pruebas selectivas?

Es un mecanismo de control que consiste en la verificación física de los elementos. Puede ser realizada por la Sección de Inventarios y/o la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, quienes seleccionan de manera aleatoria el funcionario y/o los bienes a verificar. Esto le permite a la Universidad verificar el uso y custodia de los bienes asignados a cada funcionario.

¿Para qué son útiles las pruebas selectivas?

Para realizar seguimiento a los bienes que tienen a cargo cada funcionario. Para identificar elementos que por su condición de obsolescencia deben ser dados de baja. Para facilitar el traslado de elementos a los funcionarios que los estén utilizando. Para prepararse frente a la rendición de inventarios anual. Para actualizar información o reporte de novedades de los bienes.

¿En qué consiste la Rendición Anual de Inventarios y a quien aplica?



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Es un mecanismo de control para la revisión del inventario, el servidor público se apoyará en el Sistema de Información de Inventarios disponible en la Página Web de la Universidad, en donde podrá verificar los elementos devolutivos mayores, menores e intangibles a su cargo y registrar las observaciones y novedades correspondientes a cada elemento. Una vez la Sección de Inventarios envíe un mensaje de Rendición de Inventarios a cada servidor público, este contará con 30 días calendario para realizar esta revisión, pasado este tiempo el sistema se cerrará. Todo servidor público deberá ingresar al sistema y revisar sus elementos, así no se encuentren novedades en los inventarios.

5.3.3 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES

¿Cómo están clasificados los bienes muebles de la Universidad?

Los bienes muebles de propiedad de la Universidad se clasifican en Elementos Devolutivos, de Consumo e Intangibles. Los elementos devolutivos a su vez clasifican en: Mayores, Menores y Libros.

Ilustración 2. Clasificación de los Bienes Muebles

Para efectos de registro y control, los bienes existentes en la Universidad se agrupan en los siguientes tipos:

Tipo 0. Bienes de Arte y Cultura

Tipo 1. Equipos y Elementos de Laboratorio

Tipo 2. Muebles y Enseres



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Tipo 3. Equipos y Elementos de Oficina

Tipo 4. Maquinarias y Equipos

Tipo 5. Equipos y Elementos Audiovisuales

Tipo 6. Equipos Automotores

Tipo 7. Equipos y Elementos de Cómputo

Tipo 8. Elementos Intangibles

Tipo 9. Elementos de Consumo

¿Qué son elementos devolutivos?

Son bienes tangibles, disponibles para el uso de la Universidad que tienen carácter duradero o permanente, aunque por el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo; pueden estar sujetos a depreciación o amortización y su devolución es exigible. Estos elementos a su vez se clasifican en mayores, menores y libros. ¿Qué son elementos devolutivos mayores? Son aquellos bienes que cumplen con las características de elementos devolutivos y cuyo costo de adquisición sea mayor o igual a medio salario mínimo mensual legal vigente (0.5 SMMLV), tales como en equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, equipos audiovisuales, muebles y enseres, parque automotor, equipos de cómputo, herramientas, entre otros. ¿Qué son elementos devolutivos menores? Son aquellos muebles, enseres y demás elementos que cumplen las características de elementos devolutivos y su costo de adquisición es menor o igual a medio salario mínimo mensual legal vigente (0.5 SMMLV), tales como herramientas, elementos de oficina, laboratorio, entre otros. ¿Qué son elementos intangibles? Son los bienes de propiedad de la Universidad que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos determinables. Para efectos de esta normatividad, hacen parte de este grupo las licencias de software, bienes de propiedad industrial, derechos fiduciarios, así como los derechos patrimoniales que posea la Universidad conforme el reglamento de propiedad intelectual de la Universidad Industrial de Santander vigente.



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5.3.4 MÓDULO DE INVENTARIOS

¿Qué es el módulo de Inventarios?

Es un módulo diseñado para el manejo de los bienes mayores, menores e intangibles, en el cual todo funcionario público puede ejercer un mayor control y seguimiento eficiente de sus elementos. ¿Qué actividades se pueden realizar a través del módulo de Inventarios?

A través de esta herramienta se pueden realizar las siguientes actividades:

Traslados de elementos en línea, los cuales se hacen efectivos en el SIF cuando el servidor público a quien se le realice el traslado acepte la solicitud.

Actualización de la información con respecto a cada elemento como: ubicación, estado, fotografía y ficha de préstamo.

Consultas de los inventarios de elementos mayores, menores, intangibles y de consumo; además de impresión de los respectivos listados.

Registro de los préstamos de elementos a otros funcionarios, empleados y contratistas, e impresión de los formatos respectivos.

Aceptación de las Pruebas Selectivas. Rendición de inventarios a cargo del servidor público.

¿Cómo ingresar al módulo de Inventarios?

Usted puede ingresar al Módulo de Inventarios en Nuevas Versiones a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/ Sistemas de Información/ Nuevas Versiones/ Acceder/ Usuario y Password/ Financiero/ Empleado UIS/ Inventarios En caso de no contar con una clave para el ingreso a nuevas versiones o haberla olvidado, la puede renovar a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/intranet/Pestaña Recursos Humanos/ Claves nuevas versiones (Esquina superior derecha) Puede acceder al video ilustrativo de las diferentes funcionalidades del módulo de inventarios a través del siguiente link: https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/inventarios/demoInventarios.html

Recuerde,

El módulo de Inventarios es una oportunidad para hacer un mejor seguimiento sobre los bienes devolutivos mayores, menores e intangibles. Es responsabilidad del servidor público ingresar al módulo y actualizar la información correspondiente a cada elemento.

Mayor información sobre inventarios:

[email protected]



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5.3.5 INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO

¿Qué debe tener en cuenta la UAA al recibir los elementos que ha adquirido?

El ordenador del gasto o quien el delegue, preferiblemente quien va a asumir la custodia de los bienes, debe corroborar que los elementos se reciban en las correspondientes cantidades, valores contratados, marcas, referencias y características, de conformidad con la factura y la orden de compra respectiva. La Sección de Inventarios no se encarga de asignar los elementos a los funcionarios, esta actividad depende de cada ordenador de gasto. ¿Qué condiciones se deben cumplir para realizar el proceso de legalización de los bienes?

Para que el proceso de legalización de los bienes se pueda llevar a cabo se requiere: Que se hayan cumplido satisfactoriamente los procedimientos de contratación, importación,

fabricación, dación en pago y donación según el caso. Que cuente con la orden de compra, la factura de venta y demás documentos soportes a que

haya lugar. Que el bien se haya recibido a satisfacción y se encuentre en las instalaciones de la Universidad.

¿En qué consiste el proceso de legalización de los bienes?

La legalización de los bienes depende de cada UAA y consiste en realizar en el Sistema de Información Financiero - SIF la entrada y salida de almacén, para esto se requiere registrar el nombre de la persona que va asumir la responsabilidad en el inventario. Una vez realizada la salida de almacén, el SIF automáticamente asigna un número de inventario a los elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a elementos devolutivos menores e intangibles. El SIF genera el comprobante de salida de almacén, el cual debe ser firmado por el ordenador del gasto y el servidor público que va a asumir la responsabilidad del elemento en el inventario. ¿Cómo se legalizan los elementos provenientes de donación, dación en pago o fabricación interna?

El Rector de la Universidad es la única persona que puede autorizar la legalización de los elementos provenientes de donaciones, dación en pago o que hayan sido fabricados por la Universidad, la UAA debe comunicar oportunamente por escrito al Rector de la Universidad, anexando los documentos soportes a que hubiere lugar. En la comunicación se debe especificar claramente la descripción, la marca si es el caso y la cantidad.



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De acuerdo con el procedimiento establecido, la Sección de Inventarios realiza el acta correspondiente para ingresar el elemento al inventario y al programa general de pólizas que tiene la Universidad. Cuando se requiera, se deberá solicitar avalúo de los bienes a recibir en colaboración de la Unidades Asesoras correspondientes. ¿Se puede realizar la reposición de un elemento faltante con otros bienes?

El servidor público de la Universidad puede proponer la reposición de un faltante con otros bienes cuando el bien a reponer haya desaparecido del mercado o que por su obsolescencia no se requiera uno idéntico. Los bienes a recibir deben responder a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el servidor público y guardar coherencia con actividades misionales.

Estos elementos deberán contar con previa verificación objetiva de las circunstancias que validen la mayor conveniencia institucional de la sustitución ofrecida; esta verificación deberá hacerla el Director o Jefe de la Unidad Académico Administrativa y el Jefe de la Sección de Inventarios y en caso de requerirse concepto técnico, éste se solicitará a la unidad asesora correspondiente.

A partir del resultado favorable de la verificación realizada, y mediante acto administrativo, el Jefe de la División Financiera autorizará, la baja del elemento perdido y la incorporación al inventario del bien o bienes recibidos en reposición. Si realizo la compra de un elemento que va a ser parte de un equipo para repararlo o repotenciarlo, ¿Qué debo hacer? Se debe diligenciar el formato de adición a un elemento mayor, el cual se encuentra en la Intranet entre los documentos del proceso Financiero - Inventarios, en caso de requerir asesoría se pueden comunicarse con la Sección de Inventarios en las extensiones 2240 -1490 – 2176 – 1471 – 2257 – 2449.

Si realizo una compra de un elemento con componentes externos ¿Qué debo hacer? Se debe solicitar a la Sección de Inventarios la desagregación de los elementos para realizar la marcación de cada uno.

5.3.6 MARCACIÓN FÍSICA

¿Cómo se realiza la marcación física de los elementos devolutivos mayores?

Una vez la UAA haya dado cumplimiento al respectivo documento de contratación, el sistema genera automáticamente un número de inventario con el cual hace parte de los bienes de la Universidad; la Sección de Inventarios revisa diariamente el sistema para generar el listado de los bienes pendientes de marcación, luego procede a la impresión de los sticker y marcación física de los elementos previa



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verificación de las características registradas en el sistema. En el momento de la marcación del equipo se realiza la toma adicional de información como ubicación, marca, serie y registro fotográfico, esta información se registrará en el sistema de Nuevas Versiones. ¿Qué debo hacer si un equipo no está marcado o el Sticker está dañado? El responsable del elemento debe contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o extensiones 2240 – 1490 – 2176 – 1471 – 2257 – 2449 para solicitar la remarcación del elemento.

5.3.7 BAJAS

¿Cómo se tramita la solicitud de baja de los elementos?

Para solicitar la baja de elementos mayores, menores e intangibles el servidor público debe: 1. Solicitar el respectivo concepto técnico para el caso de los elementos eléctricos, electrónicos y/o

electromecánicos a la División de Mantenimiento Tecnológico. 2. En el caso de muebles y enseres se debe enviar la solicitud de baja a la Sección de Inventarios,

para realizar visita de inspección. 3. Para el caso de muerte o venta de semovientes se debe enviar carta a la Sección de Inventarios

reportando la novedad para indicar el trámite correspondiente. 4. Una vez se obtenga el concepto técnico, la solicitud de baja y la visita de inspección por parte de

Inventarios, se programará la respectiva recolección de los elementos.

¿Qué tipos de bajas existen y que procedimiento debo seguir?

A continuación, encuentra los documentos soporte que debe anexar de acuerdo con el motivo de la solicitud de baja:

Hurto: Original del denuncio instaurado ante la Fiscalía General de Nación; informes del Servidor Público responsable del bien, Reporte de Siniestro ante la Sección de Inventarios, dos cotizaciones del elemento hurtado y el informe del servicio de vigilancia cuando los hechos ocurran dentro de los predios de la Universidad. Cabe anotar, que para este caso se abrirá una Responsabilidad Administrativa al funcionario responsable del elemento.

Dación en pago: Cotización del nuevo bien a adquirir donde debe quedar claramente estipulado el elemento que se recibe como dación en pago y el valor por el cual se recibe el mismo.

Deterioro, avería u obsolescencia: Concepto técnico de la División de Mantenimiento Tecnológico en caso de equipos electrónicos, eléctricos o electrodomésticos. En caso de bienes muebles no se requiere concepto técnico sino visita de la Sección de Inventarios.

Muerte o venta de semovientes: Carta del Jefe de la UAA justificando la solicitud de baja.



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Licencia de Software: Cuando las licencias de software expiran, enviar por escrito a la Sección de Inventarios un documento que certifique que el software no está en uso y que ha sido eliminado de los equipos de cómputo en los cuales se habían instalado, junto con el medio de almacenamiento original, si existe.

5.3.8 TRASLADOS

¿En qué situaciones se debe realizar el traslado de bienes?

Se debe realizar el traslado de los bienes en las siguientes situaciones: Comisión administrativa o encargo. Ausencia temporal por un tiempo mayor a un periodo ordinario de vacaciones, por ejemplo,

comisión de estudios, licencias, comisión administrativa. Al finalizar la relación laboral con la Universidad (Entrega definitiva del cargo). Cuando no necesita el bien para el desempeño de sus funciones y otra persona lo requiere. En caso de fallecimiento del servidor público

¿Cómo se tramita el traslado de bienes?

El Servidor Público que se encuentre interesado en trasladar algún elemento mayor, menor e intangible, debe ingresar al sistema de inventarios a través de la siguiente ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y Password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios, y solicitar el respectivo traslado del bien, se debe tener en cuenta que:

Una vez realizada la solicitud de traslado, el sistema de información enviará un correo electrónico informando a la persona que recibirá los elementos.

La solicitud de traslado permanecerá activa en el sistema de información para su aceptación, por un período no mayor a 15 días calendario.

Para aceptar el traslado se sigue la misma ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios -> Elementos mayores -> traslado de inventarios -> consultar ->recibidas para aceptar.

En caso de requerir transporte, el Servidor Público se encargará directamente de realizar ante la División de Planta Física de la Universidad, el trámite de transporte del elemento mayor, a su sitio de destino.

Recuerde, que pasados 15 días calendario el sistema anulará los traslados pendientes de aceptación.



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5.3.9 PRÉSTAMOS

¿A quiénes se puede conceder préstamo de los bienes de la Universidad?

El préstamo de bienes se realiza a los servidores, estudiantes y contratistas de la Universidad exclusivamente para realizar labores misionales. El préstamo a personas particulares, entidades o instituciones se puede realizar siempre y cuando el trabajo objeto del préstamo corresponda a actividades misionales y este contemplando en un convenio o contrato celebrando con la Universidad. ¿Qué debe tener en cuenta cuando realice un préstamo?

Para solicitar un préstamo de elementos se debe tener en cuenta:

El préstamo de bienes a usuarios internos y externos para el caso de elementos devolutivos mayores, menores e intangibles, debe ser registrado en el Sistema de Información de Inventarios a través de la siguiente ruta:

Pág. web UIS (www.uis.edu.co) -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y Password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios.

La ficha de préstamo debe imprimirse y ser firmada por el servidor público responsable de los elementos y el solicitante.

El préstamo de los elementos también se puede realizar mediante comunicación escrita dirigida a la Sección de Inventarios y firmada por ambas partes, en la cual se relacionan los elementos y su número de inventario.

Verificar que el elemento se encuentre en buen estado al momento de recibirlo. Cumplir el plazo del préstamo. Verificar que el elemento a prestar se requiera para fines misionales.

En casos especiales en que se requiera el elemento por un tiempo mayor a un semestre académico, realizar la renovación respectiva.

En caso de hurto reportar inmediatamente al Jefe inmediato y al responsable del elemento en el inventario, para que se proceda con el respectivo proceso administrativo de acuerdo con los procedimientos establecidos.

En caso de avería del elemento debe reportar al Jefe inmediato y al responsable del elemento en el inventario y realizar la reposición del elemento, el cual debe cumplir con iguales o superiores características.

¿Qué trámite se debe realizar cuando se requiere la salida de un elemento de la Universidad?

Toda solicitud de préstamo con salida de bienes fuera de los predios de la Universidad debe estar autorizada por el servidor responsable del bien, quien certifica que el elemento se requiere para



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realizar labores misionales. Esta solicitud de autorización de salida se debe enviar a la División de Planta Física con el Visto Bueno de la Sección de Inventarios. NOTA: Es importante que la comunicación de salida contenga la fecha de retiro y devolución del elemento y la justificación de la salida.

5.3.10 PÓLIZAS

¿Cómo se protegen los activos e intereses patrimoniales de la Universidad?

Los activos e intereses patrimoniales de la Universidad están protegidos mediante pólizas establecidas en un programa de seguros el cual está conformado de la siguiente manera:

Seguro de Todo Riesgo Daños Materiales Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual Seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos Seguro de Manejo Global Entidades Oficiales Seguro de Todo Riesgo Maquinaria y Equipo Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros Póliza Transporte de Valores Póliza Responsabilidad Contractual Accidentes a Pasajeros Póliza Transporte de Mercancías Póliza RCE Clínicas y Hospitales Póliza Responsabilidad Civil Profesional Médicos Seguro de Automóviles Seguro de Daños Corporales causados a las personas en Accidentes de Tránsito (SOAT) Seguro de Accidentes Personales (Póliza que ampara los es

La Sección de Inventarios es la Unidad encargada de la supervisión del programa de seguros de la Universidad, razón por lo cual todo siniestro producido a un bien de la Universidad, deberá ser informado a la Sección de inventarios para el trámite respectivo.

¿Qué debo hacer en caso de Actos Malintencionados de Terceros (AMIT) –Asonadas?

Se debe informar de forma inmediata a la Sección de Inventarios, con el fin de realizar visita de inspección y continuar con el respectivo procedimiento.



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5.3.11 INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

¿Qué es una Investigación Administrativa?

La investigación administrativa tendrá como finalidad recuperar los elementos faltantes del inventario y deberá iniciarse de oficio o a petición del Jefe de la Sección de Inventarios, cuando en la inspección administrativa, se encuentren motivos suficientes y documentados sobre el incumplimiento por parte del funcionario de los deberes y obligaciones contenidas en el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y el Control de los Bienes Muebles de la UIS.

Cuando se inicie una investigación administrativa, el Jefe de la Sección de Inventarios registrará en el Sistema de Información de Inventarios, la baja del elemento en el inventario y le asignará el estado "hurto". Dicho registro se mantendrá hasta tanto se produzca decisión definitiva sobre la responsabilidad del servidor público.

La investigación administrativa se surtirá en forma breve y sumaria, de conformidad con las reglas previstas para actuaciones administrativas iniciadas de oficio según lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Así mismo, se regirán por el mismo código, los recursos procedentes contra los actos administrativos expedidos en el curso de la investigación administrativa.

¿Cómo se logra el cierre de la Investigación Administrativa?

La investigación administrativa cesa en los siguientes casos:

a. Cuando se haga entrega formal de los bienes reportados en el siniestro.

b. Cuando el responsable efectúe la reposición de los bienes en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por el Jefe de la Sección de Inventarios.

c. Cuando el responsable voluntariamente decide pagar el valor del bien, previo visto bueno

del Jefe de la Sección de Inventarios.

d. Cuando se pague el valor del bien por la aseguradora contratada por la Universidad, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que correspondan.

Cuando se produzca decisión definitiva sobre la responsabilidad, por parte de la autoridad competente y/o el elemento haya sido recibido a satisfacción.



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5.4 SECCIÓN DE CONTABILIDAD

¿Qué informes presenta la Sección de Contabilidad?

La Sección de Contabilidad en cumplimiento de su función presenta los siguientes informes:

Declaración Anual de Ingresos y Patrimonio, a la DIAN. Información Tributaria Anual en Medios Magnéticos, DIAN. Informe Bimestral de Solicitud de Devolución de IVA, a la DIAN. Estados Financieros clasificados con corte a diciembre 31 y sus respectivas notas con destino

al Consejo Superior. Presentación del informe de Deudores Morosos con corte a mayo 31 y noviembre 30 a la

Contaduría General de la Nación. Este informe se presenta en los diez (10) primeros días de junio y diciembre de cada año.

Informe de Rendición de Cuenta Anual con destino a la Contraloría General del Departamento de Santander.

Informe de la Deuda Pública SEUD con destino a la Contraloría General del Departamento de Santander.

Información Financiera Trimestral y Anual en el SNIES con destino al Ministerio de Educación Nacional.

Información Financiera Económica y Social con destino a la Contaduría General de la Nación en forma trimestral y anual.

Información Financiera Económica y Social con destino al Banco de la República en forma trimestral y anual.

Balance de Prueba Mensual con destino a la Rectoría. Informe Financiero con destino a Supersalud en forma trimestral, semestral y anual.

Mayor información sobre contabilidad:

[email protected]



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5.5 SECCIÓN DE RECAUDOS

5.5.1 LIQUIDACIONES

5.5.1.1 CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE PREGRADO

¿Con qué entidades existen convenios para la financiación de las matrículas? La Universidad ha establecido con entidades externas con el fin de brindar a los estudiantes los instrumentos que faciliten el pago de sus matrículas. Las siguientes son las instituciones con la cuales la Universidad tiene actualmente convenios: ICETEX COOPFUTURO COOMULTRASAN

Estas entidades también brindan crédito para estudios de posgrado. Coopfuturo ofrece crédito para Maestrías mediante el convenio “Sin representación”. ¿Qué modalidades de crédito para pregrado ofrece el ICETEX? El ICETEX ofrece el crédito llamado “Tú Eliges” en donde cuenta con 6 líneas de crédito: Línea Corto Plazo

1. Línea Tú Pagas 100%: el ICETEX le realiza el desembolso por el 100% del valor de la matrícula a la Universidad y los pagos se realizarán en cuotas durante el semestre o año académico.

Líneas a Mediano Plazo

1. Línea Tú Pagas 60%, el ICETEX realiza el desembolso del 100% del valor de la matrícula a la Universidad y durante el tiempo de estudios cancela el 60% del valor girado dividido en cuotas y el 40% al finalizar los estudios en cuotas hasta un periodo igual al financiado

2. Línea Tú Pagas 40%, el ICETEX realiza el desembolso del 100% del valor de la matrícula a la Universidad y durante el tiempo de estudios cancela el 40% del valor girado dividido en cuotas y el 60% al finalizar los estudios en cuotas hasta un periodo igual al financiado

Mayor información sobre recaudos:

[email protected]



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3. Línea Tú Pagas 30%, el ICETEX realiza el desembolso del 100% del valor de la matrícula a la Universidad y durante el tiempo de estudios cancela el 30% del valor girado dividido en cuotas y el 70%, al finalizar los estudios en cuotas hasta un periodo igual al financiado

Líneas a Largo Plazo

1. Líneas Tú Pagas 25%, el ICETEX realiza el desembolso del 100% del valor de la matrícula a la Universidad y durante el tiempo de estudios cancela el 25% del valor girado dividido en cuotas y el 75% al finalizar los estudios en cuotas hasta en el doble de tiempo financiado.

2. Líneas Tú Pagas 0%, el ICETEX realiza el desembolso del 100% del valor de la matrícula a la Universidad y al finalizar los estudios cancela el 100% en cuotas hasta en el doble de tiempo financiado.

¿Cómo acceder al crédito educativo ICETEX? El estudiante puede diligenciar la solicitud de crédito y encontrar mayor información acerca de los créditos que ofrece el ICETEX, ingresando a la página WEB del ICETEX, www.icetex.gov.co , en el link correspondiente a crédito educativo. ¿En qué consiste el crédito COOPFUTURO? Es un crédito a corto plazo. Existen dos convenios con COOPFUTURO: Sin representación y Con representación. Sin representación

Cuando el valor del crédito es superior a tres SMLMV En este caso, COOPFUTURO financia el 100% del valor de la matricula el cual debe cancelar en cinco cuotas mensuales durante el semestre. El estudiante debe afiliarse a la cooperativa.

Con representación Cuando el valor del crédito es menor o igual a tres SMLMV. En este caso, el estudiante debe cancelar el 30% del valor de la matricula al solicitar el crédito y Coopfuturo financia el 70% el cual debe pagar en tres cuotas mensuales.

¿En qué consiste el crédito con COOMULTRASAN? El crédito que ofrece COOMULTRASAN financia hasta el 100% del valor de la matrícula, la forma de pago hasta en 36 cuotas y se requiere un fiador. Este crédito se tramita directamente en la Entidad.



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5.5.1.2 RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA

¿En qué casos se puede solicitar reliquidación de matrícula? El estudiante puede solicitar reliquidación de matrícula cuando: (Consultar Resolución No. 606 de 2005)

1. Se presenta disminución de los ingresos de la UEF (Unidad Económica Familiar) 2. Se presentan cambios en el estrato de la UEF. 3. La institución en la que curso el grado once del bachillerato le otorgó beca para el estudio

del mismo. 4. Conformación de nueva UEF por matrimonio o unión marital de hecho.

¿Cuál es la instancia encargada de estudiar los casos de solicitud de reliquidación de matrícula? La instancia encargada de analizar, documentar, resolver y responder las solicitudes de reliquidación de matrícula de estudiantes de pregrado es el Comité de Matrículas. ¿Cuál es el trámite para solicitar reliquidación de matrícula? El interesado debe ingresar a la página WEB de la Universidad y diligenciar en el módulo Estudiantes, el “Formulario Único de Reliquidaciones de Matrículas”, en el caso de becas adicionalmente debe diligenciar el “Formulario Único de Beca”. Estos formularios deben entregarlos debidamente firmados, dentro de las fechas fijadas en el calendario académico; en la Oficina de Liquidaciones junto con los documentos soporte exigidos según el caso, para su radicación. Fuera de las fechas establecidas, solo se aceptan solicitudes de reliquidación que se consideren tipificadas como de fuerza mayor, las cuales deberán ser avaladas según concepto de Asesor Jurídico de la Universidad. ¿Qué responsabilidad asume el estudiante al presentar la solicitud? Al presentar la solicitud, el peticionario dejara constancia expresa declarada bajo gravedad de juramento, que la información que allega es completa y verídica y que, si se llegase a comprobar inexactitud por cualquier medio, asumirá las consecuencias disciplinarias de las fallas gravísimas previstas en las normas universitarias y en la ley.

Mayor información sobre reliquidación de matrículas:[email protected]



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Para todos los casos, la Universidad se reserva el derecho de verificación de la información suministrada por el estudiante en cualquier momento. El estudiante está en la obligación de presentar la información pertinente a la Universidad, tan pronto su situación vuelva a ser favorable (Art, 10 resolución No. 606 de 2005). ¿Cómo se comunican las decisiones tomadas por el Comité de Matrículas? Para consultar la publicación de la respuesta definitiva, el interesado debe ingresar a la página WEB de la Universidad al módulo de reliquidación y verificar el estado de solicitud: “en ejecución por Oficina de Liquidaciones” ¿Cuál es la vigencia de la reliquidación? Las reliquidaciones podrán ser temporales o definitivas según lo determine el Comité de Matrículas de acuerdo con la normativa que rija en la Universidad. Cuando la situación que medie para la solicitud de reliquidación sea la disminución de ingresos, la reliquidación tendrá una vigencia hasta de dos semestres; transcurrido ese tiempo, el estudiante deberá actualizar la información de ingresos de la UEF, de no hacerlo la liquidación se hará considerando los parámetros iniciales. ¿El estudiante puede apelar la decisión del Comité de Matrículas? El peticionario puede interponer recurso de reposición contra la decisión del Comité de Matrículas, el cual debe presentarse por escrito ante la oficina de Liquidaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación de la respuesta definitiva del Comité; de lo contrario se entiende notificada la decisión para todos los efectos. (Art. 12, Resolución 606 de 2005).

5.5.1.3 SOLICITUD DE DESCUENTO NUEVO

¿Qué documentos se requieren para solicitar el descuento por haber ejercido el sufragio?

Para tener derecho al descuento por sufragar (Ley 403 de 1997, Art. 2 numeral 5), el estudiante debe presentar en la Oficina de Liquidaciones, preferiblemente dentro de los siguientes 30 días calendario a las elecciones o a más tardar 15 días antes de realizar el proceso de liquidación de matrícula, los siguientes documentos: Original de certificado electoral con el nombre del estudiante. Original de la cédula de ciudadanía. Fotocopia del certificado electoral y de la cédula de ciudadanía con el código del estudiante.

Mayor información sobre descuentos por sufragio:[email protected]



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Quienes no entreguen el certificado en el periodo correspondiente, deben entregarlo en la Oficina de Liquidaciones dentro de los ocho (8) días siguientes a los comicios electorales o en las fechas fijadas para reliquidación de matrícula. El descuento será válido hasta que se lleve a cabo la siguiente jornada electoral, según lo previsto el Art, 1 “de la Ley 815 de 2003.

5.5.2 CARTERA

¿Qué aspectos debe tener en cuenta la UAA al expedir una factura de venta? La persona responsable del diligenciamiento de la factura en la respectiva UAA debe tener en cuenta lo siguiente: La fecha de vencimiento debe ser posterior a la fecha de elaboración de la factura, de acuerdo

con lo pactado con el cliente.

La factura debe estar firmada por el Jefe de la Unidad y el Cliente, como constancia de aceptación y compromiso de pago.

La factura debidamente firmada por las partes en original y debe ser enviada a la Sección de Recaudos-Cartera para que se realice su contabilización.

Por ningún motivo deben anularse facturas por vencimiento en la fecha de pago.

No deben elaborarse facturas posteriores a la fecha de pago del servicio.

Cuando se trata de personas jurídicas siempre se debe generar una factura de venta.

La UAA debe utilizar el papel esencial de factura, suministrado por el Área Editorial de la División de Publicaciones

¿Qué aspectos debe recalcar la UAA al cliente? Es importante recalcar al cliente que la factura debe cancelarse hasta la fecha de vencimiento

utilizando para ello el documento impreso con el código de barras, en cualquiera de las entidades bancarias autorizadas.

El cliente debe informar la fecha máxima en que su Empresa recibe facturas para pago, con el fin de evitar anulaciones por cambio de fecha.

Mayor información sobre Cartera:

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¿La UAA puede solicitar la anulación de una factura cuando la fecha de pago de la misma se coloca posterior a la fecha límite de recepción de facturas en la empresa que recibe el bien o servicio? “No es aceptable fiscalmente que, por efecto del pago del adquiriente, se anulen facturas y se expidan otras con fecha posterior… Expedida la factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo, la nueva factura, no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición y el número no correspondería a la realización de la operación.”1

Lo anterior ratifica la importancia de consultar al cliente la fecha límite de recepción de facturas en su respectiva empresa y tenerlo en cuenta para definir al momento de la generación de la factura de venta puesto que la Universidad no debe proceder a anulación de facturas por este motivo.

Para casos excepcionales, en los que se requiera solicitar la anulación de una factura de venta por otros conceptos, la UAA debe elaborar un memorando sustentando con claridad el motivo de la anulación y enviarlo a la Sección de Tesorería junto con el original y las dos copias de la factura de venta. El memorando debe ser firmado por el Jefe de la UAA.

Recuerde, Para evitar inconvenientes, es importante verificar la información consignada en la factura de venta antes de aceptar la generación del documento y ordenar su impresión. ¿Cómo debe realizar la UAA el control de las cuentas por cobrar? Para realizar el cobro persuasivo y jurídico, se debe cumplir con lo estipulado en el Manual de Normas y Procedimientos para el recaudo de cartera de la UIS aprobado según Resolución de Rectoría No. 1320 de 2008 y el Procedimiento de Gestión de Cartera por Venta de Bienes y Servicios aprobado mediante Resolución No. 1858 de 2007.

Para efectuar el control de las cuentas por cobrar la UAA debe:

1 Régimen Colombiano de Impuesto a las ventas. Marzo de 2006. Envío N° 95. Anulación de facturas. Pág. 671.



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f. Ingresar a “Facturación de Servicios” del módulo de Presupuesto del SIF. La opción Consultar le permite:

Consultar las cuentas pendientes de cobro.

Verificar los pagos efectuados.

g. Realizar oportunamente el cobro persuasivo de aquellas facturas que se encuentren en mora, mediante comunicación escrita y demás medios que considere pertinentes, de tal manera que quede constancia del cobro.

h. Enviar para cobro jurídico, las facturas de venta que correspondan.

Para realizar el cobro persuasivo y jurídico se debe cumplir con lo estipulado en el Manual de Normas y Procedimientos para el recaudo de cartera de la UIS aprobado según Resolución de Rectoría No. 1320 de 2008 y el Procedimiento de Gestión de Cartera por Venta de Bienes y Servicios.

¿Cuándo se inicia el cobro jurídico? El cobro jurídico se debe iniciar a más tardar cuando las facturas de venta tengan 180 días de vencimiento. Para dar inicio a este proceso, la UAA debe enviar los respectivos soportes a la División Financiera – Sección de Recaudos – Cartera. ¿Los clientes pueden pagar las facturas en pagos parciales? Si. Siempre que así lo hayan acordado desde un comienzo la UAA y el cliente. El SIF permite registrar, cuando se han acordado pagos parciales con los clientes, las fechas de vencimiento de los mismos.

Estos pagos no se registran con código de barras, por lo tanto, la UAA debe solicitarle al cliente que a medida que realice los pagos entregue a la Universidad una copia legible de la consignación con el respectivo sello del banco. Estas copias deben ser enviadas oportunamente por la UAA a la Sección de Tesorería.

¿Qué hacer cuando una Entidad realiza descuento a las facturas? La Entidad debe enviar el comprobante de pago donde nos indique el concepto y valor de los descuentos efectuados. La UAA envía el comprobante a la Sección de Tesorería con una comunicación solicitando el registro y descargue del saldo, indicando el número de la factura que pertenece dicho descuento.

¿Las escuelas están autorizadas para otorgar crédito a los estudiantes de posgrado?



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No. Las UAA no están autorizadas para otorgar crédito a los estudiantes de posgrado. Si los estudiantes requieren crédito deben tramitarlo con las entidades autorizadas como Coopfuturo, Icetex, Coomultrasan.

5.5.3 PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS

¿En qué consiste el Programa Estampilla Pro-UIS? La Estampilla Pro-UIS, es un programa institucional gestado por la Universidad Industrial de Santander cuyo objetivo es la consecución de recursos destinados a la inversión, de tal forma que le permitan un mayor fortalecimiento en su infraestructura física, tecnológica e investigativa, desarrollar actividades misionales de pregrado o posgrado en las sedes regionales de la Universidad y en la sede de Guatiguará en Piedecuesta, así como la renovación bibliográfica, con lo cual contribuye al cumplimiento de los fines misionales. ¿Cuál es el monto a recaudar? Según el Artículo 2°, de la Ley 1790 del 7 de julio de 2016; “La emisión de la estampilla Pro – Universidad Industrial de Santander, cuya renovación y vigencia se autoriza y se extiende de acuerdo con el artículo anterior, será hasta por la suma adicional de SEISCIENTOS MIL MILLONES DE PESOS M.L. ($600.000.000.000). El monto total recaudado se establece a precios constantes al momento de la aprobación de la presente ley.”

¿Qué funciones se realizan a través del Programa Estampilla Pro – UIS? La Universidad Industrial de Santander realiza las siguientes tareas: Gestión con la Gobernación del Departamento para el recaudo de Estampilla Pro-UIS.

Seguimiento y control de la inversión por programas del Fondo 8 de Estampilla Pro-UIS.

Control sobre los ingresos provenientes de Estampilla Pro-UIS

Mantiene contacto con la Gobernación de Santander tendiente a la verificación y oportuna

distribución de los recursos.

¿Cuál es la normativa que regula el Programa Estampilla Pro-UIS? Congreso de la República

Mayor información sobre Estampilla:

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Ley 85 de noviembre 16 de 1993, por la cual se crea la emisión de Estampilla Pro-UIS

Ley 1216 de julio 16 de 2008, por la cual se modifica parcialmente la Ley 85 de 1993

Ley 1790 de julio 7 de 2016, por medio de la cual se renueva la emisión de la Estampilla Pro-Universidad Industrial de Santander creada mediante la Ley 85 de 1993, modificada parcialmente por la Ley 1216 de 2008, y se dictan otras disposiciones.

Gobernación de Santander

Ordenanza 022 de 2016, por medio de la cual se ordena la emisión de la Estampilla Pro-Universidad Industrial de Santander creada mediante Ley 85 de 1993, y se dictan otras disposiciones.

¿Qué entidades se benefician de este programa? Según el Artículo 1º. de la Ley 1216 del 16 de julio de 2008, el recaudo de la Estampilla Pro-UIS se distribuirá de la siguiente manera: el setenta y cinco por ciento (75%) será para la Universidad Industrial de Santander, el diez por ciento (10%) para la Universidad de la Paz y el quince por ciento (15%) restante será para las Unidades Tecnológicas de Santander.

¿En qué se utilizan los recursos provenientes de la Estampilla Pro-UIS? En la UIS, según el Artículo 7°. de la Ley 1790 del 7 de julio de 2016, la distribución de los dineros debe ser de la siguiente manera: 35% para construcción, ampliación, adecuación, mantenimiento, adquisición o dotación de

infraestructura física, tecnológica, informática o de telecomunicaciones. 20% para actividades misionales de pregrado o posgrado que han de desarrollarse en la Sede

UIS Guatiguará, Piedecuesta 25% para financiar actividades misionales de pregrado o posgrado en las sedes regionales de la

Universidad Industrial de Santander. 10% para la adquisición de textos o publicaciones periódicas, en formato digital o papel. 10% para financiar programas o proyectos de investigación, dentro de los cuales deberán ser

incluidos proyectos de impacto regional.



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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Octubre de 2006 Creación del documento

02 Diciembre 04 de

2007

Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos.

Modificación del nombre del documento.

Actualización de las actividades básicas del Proceso Financiero.

03 Septiembre 11 de

2008 Actualización de las actividades del Proceso Financiero e

inclusión del programa de Estampilla PRO-UIS.

04

Febrero 12 de 2009

Inclusión de algunas resoluciones en la Normatividad.

Actualización de la tabla de los cargos de dirección y cuantías máximas de contratación para ordenadores del gasto según Resolución No. 2323 de diciembre 31 de 2008.

Actualización de la tabla de valores de viáticos para empleados de planta en cuanto a la Descripción del nivel como resultado de los cambios en la Estructura organizacional de la UIS según Acuerdo No.061 de 2008.

Actualización de la tabla de retenciones y descuentos para el año 2009.

Actualización de la tabla de los valores del componente terrestre para el año 2009 de acuerdo al IPC del año 2008.

05 Septiembre 28 de

2009

Inclusión de la escala de viáticos al exterior en el numeral 6.8 aplicable al personal docente y administrativo de la Universidad Industrial de Santander.

06 Abril 23 de 2010





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07

Febrero 04 de 2011



08 Agosto 02 de 2012

Inclusión en la normatividad “Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012”.

Modificación en los ítems 5, 5.4 y 5.5 sobre la descripción de la División Financiera, la Sección de Inventarios, e inclusión de la Sección de Recaudos.

Modificación de la definición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal ítem 6.2.

Se incluye en la tabla 1 de Autorización de los traslados presupuestales, la aclaración “traslados entre diferentes Proyectos de Investigación incluidos en el Banco de Proyectos, debe ser autorizado por el Consejo Superior.”

Se incluye las fuentes de la tabla 2 y actualización de la tabla de los valores del componente terrestre para el año 2011 de acuerdo al IPC del año 2010.

Inclusión en el ítem 7.1 de conceptos en la devolución del pago de matrícula.

Inclusión del ítem 7.2.4. de venta web de servicios.

Modificación de los requisitos para recaudos por caja.

Cambio en el ítem 8 de “GRUPO DE INVENTARIOS” a “SECCIÓN DE INVENTARIOS”.

Cambio en los nombres en el ítem 8.10 de pólizas de “Responsabilidad Practicantes de Medicina” por “Responsabilidad Civil Profesional Médicos y/o Odontólogos”, de “Responsabilidad Directores Administradores” por “Responsabilidad Civil Servidores Públicos”, y de Global de Manejo para Entidades Oficiales por “Manejo Global Entidades Estatales”, e inclusión de “Póliza de Maquinaria. Contratistas y/o Agrícola”.

Inclusión del numeral 10 de la Sección de Recaudos, con información referente a liquidaciones, cartera y programa estampilla Pro-UIS.



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09 Marzo 18 de 2013 Actualización de la tabla de los valores del componente

terrestre para el año 2013 de acuerdo al IPC del año 2012.

10 Enero 23 de 2015

Inclusión de normatividad: Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015, Resolución de Rectoría No. 2527 de 2014, Resolución de Rectoría No. 22 de 2015, Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013.

Actualización Tabla Cargos de dirección y cuantías máximas de contratación


Actualización del documento según las necesidades del Proceso Financiero.

11 Septiembre 19 de

2018

Inclusión en la normativa del documento los Acuerdos del Consejo Superior No. 095 de 2016 y 026 de 2017 y la Resolución No. 1544 de 2017.

Inclusión en la Sección de Presupuesto la descripción de los Fondos 10 (Estampilla ProUNAL) y 12 (UISALUD).

Actualización de los valores del componente terrestre para la vigencia 2018.

Actualización de los casos en los cuales se da lugar a una devolución de pago de matrícula, así como los documentos que se requieren para realizar la solicitud de devolución.

Inclusión de la información acerca de cuándo y cómo se programan los recaudos mediante venta de pin en la Sección de Tesorería.

Actualización de la información correspondiente a venta web de servicios en aspectos tales como: cuándo se utiliza, como se genera y cómo acceder al servicio.

Se incluyó la información correspondiente al recaudo de dinero a través del agilizador bancario.

Se incluyó la información correspondiente a la gestión y trámite de cuentas por pagar.



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Se realizó la actualización de la tabla de descuentos para el año 2018 de acuerdo al Decreto 2418 de 2013.

Se actualizó la información correspondiente a fondos fijos y cajas menores, y se incluyó que pasos se deben seguir para la legalización definitiva de los mismos.

Se actualizó la información de la Sección de Inventarios de acuerdo a la modificación realizada al Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander de acuerdo a la Resolución No. 1544 de 2017.

Se realizó la actualización de la información correspondiente a las instituciones con las cuales la Universidad tiene convenios para la financiación de matrículas.

Se actualizó la información correspondiente a aspectos a tener en cuenta por parte de las UAA en el trámite de cuentas por cobrar.

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MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO …MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO FINANCIERO Proceso Financiero Bucaramanga 2018 . PROCESO FINANCIERO Código: MFI.01 MANUAL