DIAGRAMA DE PROCESO FINANCIERO Javier Cifuentes Wilches / Diego Guerrero

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TABLA DE CONTENIDO

1-Definicion del proceso de Financiero 2-Sub procesos de Financiero

2.1-Compra de Servicios 2.1.1-Compra de Servicios 2.1.2-Notas Debito 2.1.3-Registros Fijos 2.1.4-Gastos de Viaje 2.1.5-Reembolso Gastos 2.2-Conciliacion Bancaria 2.3-Informes 2.4-Flujo de Efectivo 2.5-Importaciones

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PROCESO DE FINANCIERO

El proceso financiero en la compañía ITALCOL S.A, agrupa una variedad de sub procesos que corresponden a las operaciones propias de la contabilidad y sirven como base del análisis de la información que integran todas las áreas productivas de la compañía. Dentro de los sub procesos que podemos repasar y que encadenan toda la operación contable y financiera de la empresa tenemos: COMPRA DE SERVICIOS El subproceso de compra de servicios envuelve todas las posibilidades que tiene ITALCOL S.A a rasgos generales este procedimiento inicia cuando se identifica desde alguna dependencia la necesidad de un servicio prestado por terceros. Se crea una solicitud a nivel informativo que debe ser aprobada por el departamento de compras para ser remitida, y llevarla al segundo paso que es la creación de la orden de compra luego de aprobar la orden tras validar toda su información. Se procede a la generación de la factura de compra en SIESA ENTERPRISE dentro del módulo financiero generando una cuenta por pagar al proveedor que prestó el servicio.

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NOTA DEBITO SERVICIOS

Un escenario que se desprende de la compra de servicios, sucede cuando el proveedor emite una nota débito ya sea por servicios, importaciones o si se emite un documento interno por gastos de viaje o cajas menores. Esta nota débito puede llegar a ITALCOL S.A desde diferentes canales, por la dirección general, contabilidad o tesorería, en cuales quiera de estos casos el procedimiento a seguir será remitir esta nota debido a contabilidad para su respectiva causación dentro de SIESA ENTERPRISE, lo que sigue es cruzar la nota débito con la factura del proveedor para hallar los saldos pendientes si no se ha pagado la factura y si ya se pagó quedará un salgo pendiente por cruzar, todo esto lo realiza el departamento contable.

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REGISTRAR FACTURAS REGISTROS FIJOS

Los registros fijos para facturas de servicios se crean cuando llegan servicios repetitivos con algún concepto en común, ya sea el tipo de servicio o el valor o el proveedor, o simplemente si son completamente iguales. Inicia cuando llega la factura relacionada al registro fijo, seguido a esto basta con atrapar el registro fijo creado y modificar los campos en caso que lo requiera, procedimiento que realiza el departamento contable.

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SOLICITUD GASTOS DE VIAJE

Desde dirección general o la dependencia que requiere realizar el viaje, se crea una solicitud remitida a gerencia de ventas, que es quien realizará la aprobación de esta solicitud. En caso de aprobarse se notifica a tesorería para ejecutar el desembolso del dinero como anticipo.

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REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE

Este subproceso inicia cuando el empleado que viajo se dispone a realizar la entrega de las facturas recibidas durante su estadía a la dependencia encargada. Lo primero que realiza dirección general es verificar si el proveedor de estas facturas ya se encuentra creado en SIESA ENTERPRISE, en caso que no esté el tercero establecido se realiza la creación solicitando los documentos pertinentes, como RUT, y cédula del representante legal. Seguido a esto se cargarán las facturas a dicho proveedor creado dejándolas en estado EN ELABORACIÓN, y se remitirán al departamento de tesorería quién validará las facturas físicas versus las causaciones que las ejecutará a estado APROBADO y así dar por finalizada la causación. Posteriormente se realiza un documento de cruce frente al anticipo que se desembolsó al empleado y pueden surgir dos posibles escenarios. El primero que al empleado le haya sobrado dinero por que los gatos fueron menores a los presupuestados al momento del desembolso, en este caso se crea un recibo de caja ingresando ese dinero sobrante a la contabilidad nuevamente. El segundo escenario se da cuando el empleado gastó más dinero del presupuestado para su viaje, allí se hará un reembolso de gastos desde que estén soportados con sus documentos pertinentes.

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CONCILIACIÓN BANCARIA Parte de los procesos inherentes a la preparación de estados financieros es la conciliación bancaria, la cual puede definirse como el mecanismo para encontrar el saldo real en las cuentas bancarias. Es por ello que se afirma sin haber realizado la conciliación no son confiables los análisis y decisiones que se tomen con base en las cifras de bancos. Operativamente durante la ejecución de este proceso lo que se hace es confrontar el saldo del libro auxiliar de bancos y el saldo del extracto bancario, para detectar las siguientes situaciones:

No se hayan reflejado la totalidad de las notas débito y crédito que surgen como

parte del servicio de intermediación de la entidad bancaria: sobregiros,

comisiones, etc.

Malas imputaciones en las cuentas de bancos por parte del personal contable de

la empresa.

No registro contable de la totalidad de las consignaciones hechas por clientes

desde otras ciudades o sucursales.

Aparición de cheques cobrados que no hayan sido emitidos por el sistema.

Equivocaciones por parte de la entidad bancaria

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INFORMES El subproceso de generación de informes financieros inicia con una solicitud formal por parte de gerencia, a la dependencia encargada del informa a generar, pueden ser balance general, estado de resultados, flujo de caja, estado situación financiera que se realizará por el módulo financiero de SIESA ENTERPRISE.

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FLUJO DE EFECTIVO El flujo de efectivo es un efecto colateral de toda la parametrización previa sobre los conceptos de flujo de efectivo, se parametrizan con la finalidad de apreciar los movimientos totales de dinero en un periodo o rango de tiempo dado, para llegar al resultado o análisis de cuales han sido los cambios netos en los recursos. Bajo este concepto es claro que se debe partir de un plan o presupuesto, que obedece a la proyección o cálculos financieros realizados por la compañía. El flujo de efectivo debe igualmente ser presupuestado con el ánimo de poder medir el impacto y necesidades de los recursos en cada período, y de igualmente poder comparar al final del mismo cual ha sido el comportamiento real versus lo estimado. Hace parte de los informes financieros, por ende el procedimiento para la solicitud y creación se visualiza en el subproceso de informes.

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IMPORTACIÓN En el proceso financiero se deben mencionar el manejo de los gastos generados en la importación, que da inicio cuando se recibe la orden de compra anexa a la información de la materia prima a informar. Seguido a esto se genera un anticipo al proveedor del exterior, y cuando llegan las facturas se hace una causación normal por el módulo financiero de SIESA ENTERPRISE para ser cruzado con el anticipo generado con una nota interna de contabilidad.