MANUAL DE FINANZAS 11-06-2014 CORREGIDO - cdn. · En tal sentido, presentamos el Manual de Finanzas para Emprendedores en Turismo Rural Comunitario, como un instrumento práctico

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Manual de Finanzas paraEmprendedores en Turismo

Rural Comunitario

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Manual de Finanzas para Emprendedores en Turismo Rural Comunitario

EDICIÓNMinisterio de Comercio Exterior y Turismo - MINCETURCalle Uno Oeste N°50 Urb. Córpac - San Isidro

COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓNEstrategia de Turismo Rural Comunitario

FOTOGRAFÍAEstrategia de Turismo Rural Comunitario

ILUSTRACIONESRoberto Pari

DISEÑO Norman BachmannCalle López de Sólis 350, Ofi. 216, Magadalena

IMPRESIÓNXigo Publicidad E.I.R.L.Calle Teodoro Cardenas 613 Urb. Santa Betriz - lima 4ta edición actualizada 1era reimpresión abril de 2015

DEPÓSITO LEGALHecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú N° 2015-05112

3

Presentación

¿Qué buscamos?Definiendo objetivos

¿Cuál es la importancia de las finanzas en tu negocio?

En el negocio del turismo todo aporta, pero también todo cuesta

Sacando el máximo provecho a tu platita

Aprendamos a poner precios. Valora tu trabajo

Caso práctico: Calculando los costos de la comida y proponiendo precios

¿Cuánto debo cobrar o vender, para no perder?

¿Cuánta gente puedo recibir yatender bien, sin problemas?

5

6

9

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53

60

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CONTENIDO

25

27

34 73

67

Los Estados Financieros:Analizando la salud de tu negocio

¡Hagamos un presupuesto!

Caso práctico

Formalicemos nuestro negocio para tener más ventajas y ganar más

Evaluando las alternativas de financiamiento

¿Quiénes pueden ayudarte en tu negocio?

Ejemplos

Anexos

Glosario de Términos

69

4


5

PRESENTACIÓNEl Turismo Rural Comunitario es una estrategia del sector turismo para generar inclusión económica y social en las poblaciones rurales, localizadas en los principales destinos turísticos del país. Esta viene implementando procesos de fortalecimiento de capacidades que tienen por objetivo el incremento del activo humano, por ser el elemento primordial para asegurar la competitividad de los productos turísticos y el desarrollo sostenible de los destinos turísticos del Perú.

Contribuir con este propósito dependerá, particularmente, del eficiente manejo empresarial de los servicios prestados por los emprendedores de turismo rural comunitario; quienes además de caracterizarse por su autenticidad y buen servicio, requieren herramientas que les permitan mejorar la gestión financiera de sus negocios, de modo que garanticen la gestión competitiva de los mismos.

En tal sentido, presentamos el Manual de Finanzas para Emprendedores en Turismo Rural Comunitario, como un instrumento práctico y de fácil comprensión, que le permitirá al emprendedor manejar óptimamente sus costos y gastos, determinar el precio de venta de tus productos y servicios, efectuar el registro de contabilidad, finanzas y administrar eficientemente su negocio.

Turismo Rural Comunitario Ministerio de Comercio Exterior y Turismo

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1

¿Qué buscamos? Definiendo objetivos

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Con el uso del Manual de Finanzas para Emprendedores en Turismo Rural Comunitario, aprenderás a aplicar herramientas prácticas y sencillas que te permitirán manejar las actividades propias de tu negocio y asegurar resultados favorables.

8


Este Manual te ayudará a:

Entender los conceptos básicos de las finanzas que podrás usar en el manejo de tu negocio.

Aprender a identificar los recursos, elementos o ingredientes que se utilizan para el funcionamiento de tu negocio y así establecer un precio adecuado.

Comprender los presupuestos del negocio, su elaboración y cómo analizar los balances para orientar tus decisiones de inversión y financiamiento.

Promover la formalización de tu negocio para mejorar tus ingresos y los de tus colaboradores.

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¿Cuál es la importancia de las finanzas en tu negocio?

2

10


¡Las fi nanzas nos ayudan a administrar el dinero!a administrar el dinero!

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Las finanzas, entre todas las actividades que comprenden la gestión de un negocio, tal vez sean difíciles de entender; sin embargo, siempre las usamos.

Las finanzas te ayudan a administrar adecuadamente tu dinero, para usarlo de manera efectiva y ganar más.

Garantizan el crecimiento de tu negocio si las llevas con equilibrio y de manera ordenada.

Podrás analizar si tus costos y gastos son adecuados o si puedes reducirlos.

Te ayudan a determinar cuánto tienes que vender para ser rentable y no perder dinero.

Podrás establecer el precio al cual debes vender tus productos y/o servicios.

Podrás determinar la cantidad de productos y/o servicios que puedes ofrecer.

Además, con tus finanzas en orden, generarás más ingresos y podrás contratar trabajadores cuando tu negocio mejore, para que te ayuden a seguir creciendo.

Podrás evaluar si puedes recibir un préstamo para invertir en tu negocio.

12


¡Las Finanzas son nuestras amigas!

13

=

3

En el negocio delturismo todo aporta, pero

también todo cuesta

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Suma todo lo que usas para brindar tus servicios.

Establece un buen precio, pero que sea justo, así tendrás más clientes.

15

Es importante entender que todo cuesta, entonces todo hay que valorarlo para conseguir los ingresos que justifi quen tu esfuerzo.

Ejemplo:

Si las papas son de tu chacra, si tus animales se alimentan en tus campos, si te da trabajo llevar el agua a tu negocio y todo esto demanda esfuerzo, entonces ese esfuerzo debes de cuantifi carlo en soles, dólares o euros y cobrar por ello.

También es importante saber que los muebles e inmuebles de tu establecimiento (negocio) tienen un papel importante para el funcionamiento del mismo; debes de cuidarlos y mejorarlos para brindar un servicio de calidad.

Ejemplo:

Si tu negocio es de hospedaje, debes adquirir colchones nuevos en caso estén deteriorados y tener sábanas limpias.

Y no te olvides que también hay que considerar que la belleza de nuestros paisajes, nuestra historia y nuestra cultura, son un imán que atrae a los turistas y que ellos están dispuestos a pagar por visitar, por lo que debes presentarlo adecuadamente, en orden, con limpieza, calidad y - sobre todo - con mucha amabilidad.

Recuerda:

Cuantifi car es valorar el

esfuerzo, los insumos o

ingredientes en términos

monetarios para asi

determinar cuánto cuesta.

16


=

4

Sacando el máximo provecho a tu platita

17

Para ofrecer buenos servicios de-bes comprar insumos de calidad y en la cantidad necesaria. No se puede hacer cosas buenas con insumos malos.

Una forma de reducir los costos es comprar en mayor cantidad para que te den un menor precio, para esto podrías hacer compras con otros emprendedores de tu comunidad y asociación para luego negociar con el proveedor.

Los recursos que utilices para elaborar tus productos o brindar tus servicios utilízalos al máxi-mo para sacarles el mejor prove-cho.

Fíjate que hay épocas en que

siempre llegan más turistas y debes planifi car que en esos me-ses hay que comprar en mayores cantidades o contratar a más personas para atender bien a nuestros visitantes.

Recuerda:

Un insumo es un bien

consumible utilizado en el

proceso productivo de otro

bien, es también llamado

materia prima.

Por ejemplo, para elaborar

una silla se necesitan madera,

clavos, pegamento, etc.

18


=

5

Aprendamos a poner precios. Valora tu trabajo

19

a) ¿Cuánto debo cobrar?

Todo emprendedor como tú, necesita calcular de una forma rápida cuánto debe cobrar por sus productos o servicios. Para esto te sugerimos lo siguiente:

Identifica todos los costos y gastos que realices para brindar tu servicio o elaborar tu producto.1

Añade el margen de ganancia que deseas obtener.

Precio = Costo Total Unitario + Ganancia por Unidad

Pero recuerda que hoy en día los turistas viajan muy informados y exigen más, y tus competidores están siempre dispuestos a mejorar sus productos y servicios para captar a más clientes. Éste es un reto que te exige estar preparado para salir siempre triunfante.

Fíjate en los precios de la competencia. Puede ser que estés cobrando un precio inferior de lo que podrías cobrar y si es muy alto, puede ser que estás exigiendo un margen de ganancia muy elevado o tus costos pueden estar muy altos.

¡Conoce a tu cliente!¡Analiza tus costos!

1)

2)

1. Ver Glosario de Términos

20


Determinando el costo unitario

El costo unitario es lo que te cuesta producir cada producto, brindar un servicio es-pecífico o vender un producto determinado.

Para hallarlo es necesario sumar todos los costos y gastos en los que has incurrido y dividirlo entre el total de productos que has elaborado, servicios que has brindado o productos que has vendido.

Ejemplo:

Para elaborar 100 collares, has gastado S/. 50 en insumos (nylon, piedras de colores, etc.) y S/.30 en un ayudante. Entonces:

Costo unitario =Costos totales

Número de productos

S/. 50 + S/. 30

100 collares

S/. 80

100S/. 0.80= = =

Por lo tanto:

El costo unitario es de S/. 0.80, es decir, producir cada collar nos cuesta S/. 0.80.

b) Calcula cuántos turistas pueden visitar tu negocio o localidad

Te has dado cuenta que hay temporadas en las que llegan más visitantes y en las que llegan muy pocos. Por ello debes prepararte para las temporadas altas, registrar de qué países llegan más turistas y qué es lo más les gusta o lo que más te piden,

212. Ver Anexos.

así estarás listo para satisfacer sus requerimientos.

Anota cuántos visitantes atiendes por día, para que puedas saber a cuántos clientes atiendes en una semana, en un mes y en un año.

Esta información te servirá para poder proyectar una demanda aproximada de tus productos o servicios y poder analizar si estás en la capacidad de poder atender bien a tus clientes o si necesitaras de un préstamo para mejorar tu capacidad de atención.

Estos datos importantes sobre nuestros clientes son requeridos para realizar los cálculos de ingresos, costos y gastos que te enseñaremos a registrar.

Para esto te recomendamos utilizar ciertos registros internos, que si bien no son libros contables, son de mucha utilidad si son llenados con cierto orden y cuidado.

Algunos de los tipos de registros que podemos recomendarte son2: Cuaderno de Ventas. Cuaderno de Compras y Gastos (una

carpeta donde guardar las boletas, facturas u otra clase de recibos de tus compras también será bastante útil).

Recuerda:

La demanda representa

la cantidad de productos

o servicios que los

turistas requieren

y pueden adquirir

para satisfacer

sus necesidades o

experiencias.

22


¡Conoce a tu cliente! ¡Analiza tus costos!

c) Ponle precio a todo lo que gastas en atender al turista.

Tienes que tener en cuenta todo, cuánto gastas para producir tus productos o brindar tus servicios. Por eso, debes apuntar en forma diaria la salida de dinero que te generó la compra de materiales, insumos, el pago a los trabajadores, o algún otro gasto que realizaste.

¡Recuerda que un emprendedor exitoso

siempre tiene que estar al tanto de estos detalles!

Un correcto costeo dependerá mucho del tipo de negocios que ofreces.

Si tienes un restaurante tendrás

básicamente costos en compra de verduras, carnes, frutas, gas-tos de personal, entre otros; si vendes artesanías tus costos se-rán: arcilla, pinturas, alambres, etc. Si vendes polos típicos de la

zona sin producirlos, el costo será el precio al cual los adquiriste y los que incurras para su venta.

Entonces debes considerar todas estas salidas de dinero para poder establecer un precio que cubra todos estos costos y gastos; sino, podrías estar recibiendo menos de lo que te cuesta hacerlo.

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d) Analiza tus costos, haz ofertas.

Es recomendable que hagas ofertas a tus clientes, esto genera fi delidad hacia tu negocio, en caso de que se incurran en otros gastos adicionales, también debes considerarlos en los registros de compras y gastos.

No olvides que nunca debemos sacrifi car la calidad de nuestros productos o servicios.

Lleva una buena relación con tus proveedores para negociar mejores precios en tus compras o servicios que necesites, lograr que te vendan a crédito y que cuando haya escasez de algún producto te apoyen.

Puedes apuntar en un libro de clientes y proveedores, sus teléfonos de contacto, direcciones y correos electrónicos3.

3. Ver Anexos.

Recuerda:Las ofertas pueden ser descuentos en los precios, vender dos productos por el precio de uno, entre otros.

Los proveedores son aquellos que te abastecen de insumos necesarios para que puedas elaborar tus productos o servicios.

24


e) Ahora sí, pon tus precios

Para poner tus precios debes considerar todos los costos y gastos en los que has incurrido, agrégale el margen de ganancia y verifica si está acorde con lo que ofreces y lo que cobran tus competidores.

Si ofreces un producto o servicio cuya calidad está por encima de tu competencia, entonces un precio mayor compensa ese valor adicional.

Con estos puntos básicos puedes establecer el precio que debes cobrar, lo único que tienes que hacer es sumar todos los costos y gastos para una cantidad determinada de productos o servicios brindados, y dividirlo entre el numero de productos o servicios; así obtendrás tu costo unitario, al cuál deberás aumentarle la ganancia que quieras obtener.

¡Emprendedor la calidad de tus productos hace que el turista

regrese y te recomiende!

25

=

6

Caso práctico: Calculando los costos de la comida y

proponiendo precios

26


Supongamos que tienes un negocio de comidas en el Valle del Colca y para preparar un plato de cuy chactado tienes los siguientes costos: mano de obra (cocinero) S/.7.00; verduras, condimentos y cuy S/. 10.00; gas o leña y agua S/. 1.00 y el margen de ganancia es del 50%.

¿Cuánto debemos de cobrar por el plato de comida?

Total costos S/. 18 (S/. 7 + S/.10 + S/.1)

50% utilidad S/. 9

Precio de venta S/. 27

No olvidar que se debe comparar este precio con el de la competencia.

27

=

7

¿Cuánto debo cobrar o vender, para no perder?

28


Una ayuda muy práctica para saber cuántos productos o servicios debo vender para cubrir todos los costos y gastos de mi negocio es determinar cuál es mi punto de equilibrio.

Para esto debo de identificar:

Mis costos fijos. Mis costos variables. Mi precio.

Punto de equilibrio =Costos fijos totales

Precio unitario - costo variable unitario

Mis costos fijos son aquellos que sin importar cuántos servicios o productos genere, permanecerán constantes, es decir siempre costaran la misma cantidad. Por ejemplo: El sueldo fijo de mis empleados, alquileres, etc.

Mis costos variables son aquellos que varían en proporción a los productos o servicios que genere. Por ejemplo: El costo del arroz que voy a utilizar para preparar una cantidad de menús específica, es decir, a mayor cantidad de menús, mayor será la cantidad de arroz a utilizar y por ende mayor el costo.

Mi precio es aquel monto de dinero que recibiré por los productos o servicios ofrecidos.

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Recuerda:

El punto de equilibrio es

lo que debemos vender

para cubrir los gastos

sin obtener ganancias;

es decir, lo mínimo que

debemos vender para no

perder.

Determinar mi punto de equilibrio me permitirá establecer quécantidad de ventas debo de conseguir para obtener ganancias.

30


Imaginemos que para preparar 1,000 menús al mes, tus costos variables totales son de S/.3,000, los costos fijos totales son S/. 500 y el precio por menú es de S/. 5.00. ¿Cuál será el punto de equilibrio, la cantidad de menús que debes vender para cubrir tus costos y gastos?

El costo variable unitario será de:

Costo variableunitario

El punto de equilibrio será de:

S/. 3,000Costo variable

totales

Totales de productos

preparados o servicios ofrecidos

S/. 500S/. 5.00 – S/. 3.00

1,000 menús= S/. 3.00 por menú

= 250 menús

En conclusión:

Tengo que vender 250 menús en el mes para cubrir todos mis costos y gastos. Si vendo más de 250 menús obtendré ganancias. Si vendo menos de 250 menús obtendré pérdidas.

Punto deequilibrio

=

==

=

Costos fijos totalesPrecio unitario

costo variable unitario

31

� Observe:

Si vendemos 250 menús:

Ventas (250 menús x S/.5.00) 1,250

- Costos variables (250 menús x S/.3.00) -750

- Costos fijos (S/. 500) -500

Utilidad S/. 0

¡Cubrimos los costos y gastos!¡No gastamos ni

perdemos!

32


Si vendemos 100 menús:

Ventas (100 menús x S/.5.00) 500

- Costos variables (100 menús x S/.3.00) -300


Utilidad -S/. 300

Si vendemos más de 250 menús, por ejemplo 500 menús:

Ventas (500 menús x S/.5.00) 2,500

- Costos variables (500 menús x S/.3.00) -1,500


Utilidad S/. 500

¡No cubrimos los costos y

gastos!¡Perdemos!

¡Ganamos!

El punto de equilibrio es 250 menús o S/. 1,250 de ventas.

33

Con esta herramienta puedes:

Establecer precios adecuados para obtener los beneficios acordes a tus costos y gastos.

Realizar costos y gastos que estén acordes con el nivel de ganancias que quieras obtener.

Conocer los cambios en tus ganancias si varias el precios, los costos y los gastos.

Todo esto te permitirá tomar mejores decisiones en el manejo de tu negocio.

34


=

8

¿Cuánta gente puedo recibir y atender bien,sin problemas?

35

Determina a cuántos clientes puedes atender o cuántos productos puedes vender.

Compáralo con tu punto de equilibrio.

Si tu punto de equilibrio es mayor a tus ventas, algo está mal, deberás analizar tus costos, gastos y precios.

No ofrezcas productos o servicios que no puedas brindar adecuadamente, sino el clien-te no regresará y no habrás ofrecido una buena experiencia, que es lo que buscan los visitantes.

36


Tienes que establecer hasta cuántos turistas pueden entrar en tu negocio o a cuántos puedes atender sin causar incomodidades a los demás, tener la cantidad de personal adecuada que pueda atenderlos y contar con la cantidad de insumos para poder ela-borar el producto o brindar un servicio de manera eficiente.

Para ello son importantes los registros de las temporadas anteriores. ¿Cuánto me cos-tó el año pasado en la misma temporada? Analizar si dispongo de los espacios cómo-dos y necesarios para ofrecer un producto o brindar un servicio.

No olvides que tu local debe ceñirse a lo que determinan las autoridades como son la municipalidad y Defensa Civil, contar con el espacio adecuado para la entrada y sali-da del local, contar con extinguidores y botiquín para primeros auxilios.

El local de atención al turista o lugar de fabricación de los productos debe estar siem-pre limpio, para el bien de los turistas y de tus trabajadores.

Recuerda, un local seguro es vital para un negocio saludable.

37

=

9

Los Estados Financieros: Analizando la

salud de tu negocio

38


Toda actividad que realices en tu negocio, sea cobrar por tus servicios de guía turístico, comprar insumos para preparar la comida al turista, invertir en materiales para ela-borar artesanías, pagar la luz o el agua, debe ser registrado o contabilizado.

Todos estos registros servirán para elaborar los Estados Financieros.

¿Qué son los Estados Financieros?

Los Estados Financieros son instrumentos que te ayudarán a tomar decisiones.

Te brindan información útil para saber cómo vas manejando tu negocio.

Son requeridos por instituciones como los bancos y la Sunat, particularmente los ban-cos para la decisión de préstamos.

Los Estados Financieros básicos son:

El Balance General.

El Estado de Ganancias y Pérdidas.

El Flujo de Caja.

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El Balance General

Muestra a una fecha determinada todo lo que tienes para que tu negocio turístico funcione y cómo se ha financiado.

Está compuesto por los activos, pasivos y patrimonio.

Los activos son todos los bienes y derechos que posees, como el dinero del negocio, las cuen-tas por cobrar a nuestros clientes, la mercadería para vender, los insumos que utilizas para ofrecer tus servicios, las mesas, sillas, utensilios, maquinas, vehículos, entre otros.

Los pasivos son las deudas y obligaciones que tienes ante terceros, que te han servido para financiar tus activos, como son los préstamos, las cuentas por pagar a los proveedores, los tributos por pagar, entre otros.

El patrimonio es el aporte en dinero o bienes que los dueños del negocio ponen para poder operar, incluyendo las ganancias que se generan.

Los activos y pasivos pueden ser de corta o larga duración. Si los activos se pueden transformar en dinero en el plazo máximo de un año serán de corto

plazo, sino serán de largo plazo. Si los pasivos se pagan en menos de un año son de corto plazo, sino serán de largo plazo.

ACTIVO DE CORTA DURACIÓN

ACTIVO DE LARGA DURACIÓN

PASIVO DE CORTA DURACIÓN

PASIVO DE LARGA DURACIÓNPATRIMONIO

ACTIVO TOTAL = PASIVO TOTAL + PATRIMONIO

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Ejemplo: El señor Quispe brinda servicios de hospedaje, y su balance al 31 de diciem-bre es el siguiente:

Balance GeneralDel 01 de Enero al 31 de Diciembre

Año 1 Año 2 Año 1 Año 2

Activos de corta duración + Activos de larga duración = Total activos

Pasivos de corta duración + Pasivos de larga duración = Total pasivos

* Neto de depreciación

Activos de corta duración S/. S/. Pasivos de corta duración S/. S/. Dinero 150 300 Préstamos de bancos menores a un año 400 2,450Cuentas por cobrar por hospedaje 50 50 Créditos de nuestros proveedores 300 515Suministros para brindar los servicios 300 600 Total pasivos de corta duración 700 2,965Total activos de corta duración 500 950 Activos de larga duración* Pasivos de larga duración Préstamos de bancos mayores a un año 300 14,600Inmueble del hospedaje 15,000 27,000 Total pasivos de larga duración 300 14,600Muebles y enseres: Camas, roperosmesas, sillas, sábanas, etc. 5,000 10,000 Total activos de larga duración 20,000 37,000 Total pasivos 1,000 17,565 Patrimonio Aporte propio 19,000 19,000 Ganancias del negocio 500 1,385 Total patrimonio 19,500 20,385 Total activos 20,500 37,950 Total pasivo y patrimonio 20,500 37,950

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¡El pasivo y el patrimonio financian los activos del negocio!

En conclusión:

Todas las decisiones que tomas sobre tu negocio se ven reflejadas en los estados finan-cieros.

Si comparas los dos años consecutivos, podemos observar que el señor Quispe tiene gran parte de sus activos en activos de larga duración. En el año 2 se puede observar que ha invertido en una mejora o ampliación del hospedaje y en equipamiento del mismo, pasando los activos de larga duración de S/.20,000 a S/.37,000, siendo esto bueno ya que ha invertido en infraestructura que le permita ofrecer a más turistas sus servicios de hospedaje.

En el año 1, la mayor parte de sus activos están siendo financiados con aportes pro-pios, significando que el señor Quispe apuesta por su negocio y deja gran margen para posiblemente endeudarse ante los bancos que le puedan prestar dinero para que su negocio crezca aún más.

En el año 2 para poder invertir en infraestructura del hotel, ha solicitado financiamien-to a través de préstamos bancarios, por lo que ha incrementado su nivel de pasivos de S/.1,000 en el año 1 a S/. 17,565 en el año 2.

Esta decisión de inversión y financiamiento en el año 2, seguramente se verá reflejado en el nivel de ventas que se registran en el segundo estado financiero que veremos a continuación: El Estado de Ganancias y Pérdidas.

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El Estado de Ganancias y Pérdidas

Muestra todos los ingresos y egresos del negocio, así como la ganancia final a una fecha determinada.

Está compuesta de:

Ventas. Costo de ventas o costo de servicio. Gastos operativos: gastos administrativos y gastos de ventas. Intereses. Otros ingresos y gastos. Impuestos. Utilidad.

Sirve para determinar nuestros márgenes de ganancia, así como para ver la evolución de nuestros ingresos por ventas y el comportamiento de nuestros costos y gastos.

Las ventas son los ingresos que tienes directamente por tu negocio. El costo de ventas o costo de servicio, es lo que te cuesta producir un bien, ofrecer

un servicio o vender un producto. Están directamente relacionadas al producto o servicio. Estos son el costo de la mercadería, los insumos o suministros para prestar los servicios, la mano de obra directa, entre otros.

Los gastos administrativos son gastos que incurres para el funcionamiento de tu negocio como son el sueldo de tus empleados, pago de luz, agua, entre otros.

Los gastos de venta son aquellos que te sirven para vender el producto, como el pago a los vendedores, o los gastos para distribuir el producto.

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Los intereses son gastos financieros que pagas por obtener créditos de los bancos, es decir, es lo que te cuesta por recibir dinero prestado.

Otros ingresos o gastos son aquellos que se obtienen o gastan, que no son originados por el giro principal del negocio. Por ejemplo, como el ingreso de dinero por la venta de una máquina que ya no se utiliza, entre otros.

Los impuestos son las obligaciones que tienes que pagar al Estado para que este pueda funcionar y garantizar las condiciones físicas en tu comunidad.

La utilidad es la ganancia que obtienes una vez que has restado a los ingresos por ventas todos los costos y gastos que realizaste para vender.

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En conclusión:

Las ventas han sido de S/. 2,500 en el año 1 y S/.6,500 en el año 2, habiendo un incremento en los ingresos del 160% [((6,500-2,500) / 2,500) x 100%].

Los costos se han mantenido casi en la misma proporción en los dos años, 51% en el año 1 [(1,286 / 2,500) x 100%] y 49% en el año 2 [(3,215 /6,500) x 100%].

Si los costos o gastos hubieran aumentado sin obtener mayores ventas, habría que analizar los motivos y tomar decisiones correctivas de ser necesario.

El margen de ganancia neta ha aumentado ligeramente del año 1 al año 2, al pasar de un 20% [(500/2,500) x 100%] a un 21% [(1,385/6,500) x 100%].

Estado de Ganancias y PérdidasDel 01 de Enero al 31 de Diciembre

4. Dependiendo del sistema o método de costos, algunos negocios de servicios ponen los costos de servicio directamente en los gastos.

Año 1 Año 2

S/. S/.Ventas 2,500 6,500(-) Costo de venta / servicio4 -1,286 -3,215Utilidad bruta 1,214 3,285(-) Gastos administrativos y de ventas -480 -1,300Utilidad antes de intereses e impuestos 734 1,985(-) Intereses -20 -56(+) Otros ingresos (-) y Otros gastos 0 50Utilidad antes de impuestos 714 1,979(-) Impuestos -214 -594Utilidad neta (Ganancias del negocio) 500 1,385

46


Flujo de Caja

El Flujo de Caja te muestra los ingresos y egresos de dinero que ha obtenido tu negocio en periodos determinados.

A diferencia del Estado de Ganancias y Pérdidas, el Flujo de Caja te muestra lo que realmente sale e ingresa en efectivo o dinero.

Considerar que no necesariamente todo lo que se vende ingresa al negocio en esa fecha, ya que has podido dar crédito a tus clientes; así como todo lo que compras no necesariamente sale en esa fecha, ya que tus proveedores te han podido vender a crédito.

El Flujo de Caja te permite conocer si la empresa tiene liquidez; es decir, conocer con cuánto de dinero en efectivo se cuenta.

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Podemos realizar un Flujo de Caja Proyectado que te permitiría:

Anticiparte a posibles faltantes de dinero. Sustentar un crédito ante un banco.

Debes hacer supuestos sobre los ingresos y egresos de dinero futuros. Por ejemplo, si vas a adquirir un vehículo adicional para transportar a los turistas, este te generará mayores ventas y por ende la proyección de las ventas debe ser mayor a las ventas actuales.

Flujo de Caja = Ingresos de Efectivo – Egresos de Efectivo

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Ejemplo:

Imaginemos que pedimos un crédito en diciembre y queremos saber si el negocio tiene la liquidez suficiente para afrontar el pago de la cuota mensual de S/.50. Se tienen las ventas proyectadas que crecen a razón de un 10% mensual, el 70% de nuestras ventas son al contado y el 30% a 30 días, las compras son el 30% de las ventas totales y son al contado, los gastos son el 10% de las ventas totales y son al contado y los impuestos de S/.20 mensuales. Elaborar el flujo de caja proyectado hasta el mes de julio.

Suponiendo que las ventas del mes 1 son de S/. 2,500.

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Datos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

Ventas del mes 2,500 2,750 3,025 3,328 3,660 4,026 4,429

crédito 30 días

FLUJO DE CAJA PROYECTADO

Ingresos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

Ventas al contado 70% 1,750 1,925 2,118 2,329 2,562 2,818 3,100

Ventas al crédito 30% 750 825 908 998 1,098 1,208

Total de ingresos 1,750 2,675 2,943 3,237 3,560 3,916 4,308

Egresos

Compras 30% 750 825 908 998 1,098 1,208 1,329

Gastos de operación 10% 250 275 303 333 366 403 443

Cuota de préstamo 50 50 50 50 50 50 50

Impuestos 20 20 20 20 20 20 20

Total de egresos 1,070 1,170 1,280 1,401 1,534 1,681 1,842

Flujo de caja 680 1,505 1,663 1,836 2,026 2,236 2,467

�

Conclusión:

Como se observa el saldo del flujo es positivo, lo que significa que el negocio tiene la capacidad de afrontar su cuota mensual sin problemas.

50


=

10

¡Hagamos un presupuesto!

51

Los presupuestos son una guía para tu negocio ya que te permiten:

Planificar y coordinar las actividades de tu negocio. Establecer prioridades y tomar decisiones. Comparar si los resultados de tu negocio corresponden a lo planificado. Tomar medidas preventivas o correctivas para asegurar resultados favorables. Reducir los riesgos en el negocio.

Los tipos de presupuestos son:

Presupuesto de ventas. Presupuesto de cobros. Presupuesto de compras5. Presupuesto de pagos. Presupuesto de gastos administrativos. Presupuestos de gastos de venta. Depreciación. Presupuesto de efectivo (flujo de caja Proyectado). Presupuesto operativo.

Todos estos se encuentran relacionados entre si y el uso de todos estos se denomina Presu-puesto Maestro.

Dependiendo la naturaleza del negocio y de existir financiamiento pueden haber más pre-supuestos.

5. En caso de una empresa de producción se llamará Presupuesto de Producción.

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Pasos para hacer un presupuesto

Presupuesto de ventas. Debes pronosticar los ingresos que se recibirán en los periodos futuros, te debes basar en las ventas anteriores y en los factores positivos o negativos que puedan afectar tus ingresos.

Presupuesto de cobros. Debes establecer cuánto cobrar en efectivo y cuánto a crédito.

Presupuesto de compras. Está basado en las necesidades de materiales que utilizarás para alcanzar las ventas deseadas.

Presupuesto de pagos. Debes establecer cuánto pagar en efectivo y cuánto a crédito, dependiendo de las facilidades que te brinden tus proveedores.

Presupuesto de gastos administrativos. Debes considerar todos los gastos que tengas para que tu negocio funcione.

Presupuestos de gastos de venta. Debes considerar todos los gastos que tengas para vender tus servicios o productos.

Depreciación. Los activos fijos de larga duración se deprecian, es decir se van desgastando y debes considerar la depreciación como si fuera un gasto. Esto sirve ya que al depreciarse un vehículo por ejemplo, puedas presupuestar la compra de otro y reemplazarlo.

Presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado). Es la proyección de los ingresos y egresos que efectuarás sólo en efectivo (Al contado).

Presupuesto operativo. Es el Estado de Ganancias y Pérdidas Proyectado.

53

=

11

Caso práctico

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Presupuestos

Supongamos que quieres presupuestar las actividades de tu negocio de guías turísticos, para el periodo de enero a abril, para lo cual consideramos los siguientes datos pronosticados:

Se piensa ofrecer 100 servicios mensuales, que se incrementarán 10% cada mes, el precio de cada servicio es de S/. 20, de los cuales el 60% de las ventas es al contado y el saldo a crédito a 30 días, ya que un operador turístico requerirá de tus servicios por estos periodos.

Otorgas polos con imágenes de la zona a los turistas como parte del servicio y las compras son 50% al contado y el 50% restante al crédito a 30 días. El precio de compra de los polos es de S/. 10 cada uno.

Se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales: Remuneraciones del personal del área administrativa S/. 50, alquiler del local S/. 20, limpieza y mantenimiento S/. 10, servicios básicos S/.10 y útiles de oficina S/. 5.

Se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales: Remuneraciones del personal de ventas S/.40, volantes publicitarios S/. 20.

Se cuenta con mobiliario y equipo de cómputo los cuales tienen una depreciación mensual de S/. 10 y S/. 5, respectivamente.

El pago de impuestos corresponde al 30% de la utilidad antes de impuestos, que se pagará el mismo mes.

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1. Presupuesto de Ventas

Se están planificando vender 100 servicios mensuales en enero y luego este crece un 10% cada mes, entonces para obtener los ingresos mensuales, simplemente multiplicamos el número de servicios a vender por su precio.

Enero Febrero Marzo AbrilNúmero de productos / servicios 100 110 121 133Precio de venta 20 20 20 20TOTAL 2,000 2,200 2,420 2,660

2. Presupuesto de Cobros

Del total de las ventas, se están cobrando el 60% en efectivo y el 40% a crédito cobrados al mes siguiente. Entonces en enero sólo ingresa S/. 1,200 (60% de S/. 2,000) y en febrero ingresa lo restante S/. 800 (40% de S/. 2,000) más S/. 1,320 (60% de S/. 2,200) de ese mes.

Enero Febrero Marzo AbrilContado - 60% 1,200 1,320 1,452 1,596A Crédito - 40% 800 880 968TOTAL 1,200 2,120 2,332 2,564

* crecimiento al 10%

*

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3. Presupuesto de Compras

Se están planificando otorgar 100 polos mensuales en enero y luego este crece un 10% cada mes, entonces para obtener las compras mensuales, simplemente multiplicamos el número de polos a ofrecer por su costo.

Enero Febrero Marzo AbrilNúmero de productos / servicios 100 110 121 133Precio de compra 10 10 10 10TOTAL 1,000 1,100 1,210 1,330

4. Presupuesto de Pagos

Del total de las compras, se está pagando el 50% en efectivo y el 50% a crédito pagados al mes siguiente. En enero sólo sale S/. 500 (50% de S/. 1,000) y en febrero sale lo restante S/. 500 (50% de S/. 1,000) más S/. 550 (50% de S/. 1,100).

Enero Febrero Marzo AbrilContado - 50% 500 550 605 665A Crédito - 50% 500 550 605TOTAL 500 1,050 1,155 1,270

* crecimiento al 10%

*

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5. Presupuestos de Gastos Administrativos

Esto es lo que se pronostica gastar en los próximos 4 meses. Enero Febrero Marzo AbrilRemuneraciones 50 50 50 50Alquiler del local 20 20 20 20Limpieza y mantenimiento 10 10 10 10Servicios básicos 10 10 10 10Útiles de oficina 5 5 5 5TOTAL 95 95 95 95

6. Presupuestos de Gastos de Ventas

Gastos que se realizan para poder vender el servicio. Enero Febrero Marzo AbrilRemuneraciones 40 40 40 40Volantes publicitarios 20 20 20 20TOTAL 60 60 60 60

7. Presupuesto de Depreciación

Cada mes se va depreciando los activos fijos en la misma proporción. La depreciación no implica salida de dinero de la empresa, sólo se realiza para efectos tributarios.

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8. Presupuesto de Efectivo

En este observamos el saldo de restar los ingresos y los egresos sólo de efectivo (Dinero), mostrándonos que si el negocio tendrá liquidez.

Enero Febrero Marzo AbrilINGRESOS Cuentas por cobrar 1,200 2,120 2,332 2,564TOTAL INGRESOS 1,200 2,120 2,332 2,564

Este se resta como gasto y hace que tu utilidad antes de impuestos sea menor y por consiguiente pagues menos impuestos, como compensación a que cuando se deprecie los activos fijos, puedas reemplazarlos por unos nuevos.

Enero Febrero Marzo AbrilMobiliario 10 10 10 10Cómputo 5 5 5 5TOTAL 15 15 15 15

Para tener en cuenta:Si se compra un vehículo a S/.10,000, este se depreciará 20% anual (5 años), entonces la depreciación de cada año se calculará por el método de la línea recta:

Depreciación del ejercicio =S/. 10,000

5 años= S/. 2,000 por año

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* El impuesto a la renta se obtiene del Presupuesto Operativo.

Enero Febrero Marzo AbrilEGRESOS Cuentas por pagar 500 1,050 1,155 1,270Gastos administrativos 95 95 95 95Gastos de ventas 60 60 60 60Pago de impuestos* 249 279 312 348TOTAL EGRESOS 904 1,484 1,622 1,773 FLUJO DE CAJA 296 636 710 791

Flujo de Caja = Ingresos de Efectivo - Egresos de Efectivo

9. Presupuesto Operativo

Este es el Estado de Ganancias y Pérdidas proyectado. Como vemos, todos los meses se obtienen utilidades.

Enero Febrero Marzo AbrilVentas 2,000 2,200 2,420 2,660- Costo de ventas 1,000 1,100 1,210 1,330UTILIDAD BRUTA 1,000 1,100 1,210 1,330- Gastos administrativos 95 95 95 95- Gastos de ventas 60 60 60 60- Depreciación 15 15 15 15UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 830 930 1,040 1,160- Impuestos (30%) 249 279 312 348UTILIDAD NETA 581 651 728 812

60


=

12

Formalicemos nuestronegocio para tener másventajas y ganar más

61

Si nos formalizamos tenemos ventajas y ganamos más

¿Qué es ser formal?

Trabajar en conformidad con lo que establece la ley.

Trabajar siguiendo y respetando las normas y reglas que nos permiten tener a todos los emprendedores las mismas posibilidades en el mercado.

¿Y esto para qué me sirve?

Siendo una empresa formal TIENES DERECHO de participar en los programas de fomento a las pequeñas y medianas empresas, es decir a poder acceder a créditos de fomento a las MYPES que son más baratos, entre otros beneficios y alcances. que establece la ley.

Tú, tus trabajadores y sus familias, tendrán acceso a la atención de su salud (Seguro Integral de Salud y ESSALUD), y pensión por jubilación.

Siendo una empresa formal, las agencias, operadores de turismo y los turistas tendrán más confianza en ti, y tendrás más oportunidades de vender.

¡Siendo formal ganas más plata

respetando a los demás emprendedores como tu!

62


Otras ventajas:

Muchos turistas y ope-radores turísticos nece-sitan comprobantes de pago (facturas y bole-tas) y siendo formal po-drás entregarlas.

La SUNAT tiene regíme-nes especiales para los pequeños empresarios (sea que trabajen como personas naturales o personas jurídicas).

Las empresas financie-ras no sólo te prestan dinero sino que te capa-citan para que trabajes mejor.

Y ganas más porque NADIE te tendrá que pe-dir dinero “por lo bajo” porque tú trabajarás LEGALMENTE.

¡Siendo formal aportas a que nuestro Perú sea

un país mejor!

63

=

13

Evaluando las alternativas de financiamiento

64


Decidiendo de quién me presto

Hemos visto que siendo formal te podrán prestar dinero para mejorar tu negocio, pero tendrás que decidir de quién prestarte y para ello tienes que tener en cuenta:

La tasa de interés, es decir, cuánto te costará el préstamo (pero no siempre el crédito más barato puede ser el más accesible).

La rapidez, es decir, el tiempo que demoran en aprobarte el préstamo. El ciclo de pago, es decir, cada qué tiempo te van a cobrar: diariamente, mensualmen-

te, semanalmente o en la forma que acuerdes con la entidad que te presta, adecuándote al ciclo de ingresos de tu negocio.

El destino del préstamo, es decir, que la plata que te prestan tienes que usarla para que tu negocio fun-cione mejor, comprando máquinas o muebles, pero no para gastos que NO PRODUCEN INGRESOS.

¡El préstamo tienes que destinarlo para

producir mejor!

65

=

14

¿Quiénes pueden ayudarte en tu negocio?

66


Amigo emprendedor, tanto en el sector público como en el privado hay interés en que tu negocio mejore, para que tú, tu familia y tus trabajadores vivan mejor y colaboren con sus impuestos a que otros peruanos también progresen.

Entre los entes del Estado podrás recibir orientación del MINCETUR, a través de sus programas de capacitación; Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo en lo labo-ral y Ministerio de la Producción a travez del apoyo del las MYPES.

Las entidades del sector privado también apoyan a través de créditos que son acompañados de capacita-ción, asegurando así que te vaya bien y que puedas cumplir con los pagos de tus préstamos.

¡Puedes conseguir apoyo para crecer, sólo tienes que ser

formal y llevar adecuadamente tus

requisitos del negocio!

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EJEMPLOS1) Un restaurante de Puerto Maldonado vende a S/.12.00 el menú y tiene los siguientes

costos fijos mensuales:

Pago de 4 mozos S/. 1,500 Alquiler de local S/. 1,000 Pago de vigilancia S/. 76 Pago al cocinero S/. 500 Mantenimiento de local S/. 200

El costo variable unitario por menú es de S/.5.00. Hallar el Punto de Equilibrio.

Comprobando:

Ventas (468 menús x S/. 12.00) 5,616 - Costos variables (468 menús x S/. 5.00) -2,340- Costos fijos (S/. 3,276) -3,276

Utilidad S/. 0

Punto de equilibrio =

Punto de equilibrio = = 468 menús

Costos fijos totales

S/. 3,276

Precio unitario - Costo variable unitario

S/. 12.00 - S/. 5.00

Se tienen que vender 468 menús al mes para cubrir todos mis costos y gastos.Si vendo más de 468 menús al mes obtendré ganancias.Si vendo menos de 468 menús al mes obtendré pérdidas.

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2) Una posada en Trujillo cuenta con 13 camas que se alquilan a S/. 90 por noche. Los costos fijos mensuales son:

Pago de 5 trabajadores S/. 3,000 Alquiler del local S/. 2,000 Mantenimiento de local S/. 1,500 Pago de teléfono e internet (Tarifa Plana) S/. 290

El costo variable unitario por cama/noche es de S/. 20. Hallar el Punto de Equilibrio.

Comprobando:

Ventas (97 camas x S/. 90.00) 8,730 - Costos variables (97 camas x S/. 20.00) -1,940- Costos fijos (S/. 6,790) -6,790

Utilidad S/. 0

Punto de equilibrio = (En unidades)

Punto de equilibrio = = 97 camas

Costos fijos totales

S/. 6,790

Precio unitario - Costo variable unitario

S/. 90.00 - S/. 20.00

Se tienen que alquilar 97 camas al mes para cubrir todos mis costos y gastos.Si alquilo más de 97 camas al mes obtendré ganancias.Si alquilo menos de 97 camas al mes obtendré pérdidas.

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ANEXOSCuaderno de Ventas

Fecha Concepto Cantidad Monto S/.

Total

70


Cuaderno de Compras y Gastos

Fecha Concepto Cantidad Monto S/.

Total

71

Directorios:

Directorio de Clientes 1 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: 2 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: 3 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: 4 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico:

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Directorio de Proveedores 1 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: Actividad que Realiza: 2 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: Actividad que Realiza: 3 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: Actividad que Realiza: 4 Razón Social / Nombres y Apellidos: Teléfonos Fijos: Celulares: Dirección: Correo Electrónico: Actividad que Realiza:

73

Activo: Son todos los bienes y derechos que posee tu negocio. Estos pueden ser Corrientes (corta duración) y No Corrientes (larga duración).

Balance General: Es el estado financiero que te muestra la situación financiera de tu negocio, es decir, qué activos posees y en qué porcentaje se han financiado con recursos propios y préstamos de terceros.

Competencia: Es la rivalidad que existe entre los que ofertan los mismos productos o servicios en un mercado específico.

Costos: Son los egresos de dinero que realizas para elaborar un producto o para adquirirlo, están relacionados directamente con el producto o servicio. Ejemplo: Insumos, mano de obra directa, etc.

Costo fijos: Son los egresos de dinero que permanecen constantes a pesar que cambie el nivel de producción.

Costo variable: Son los egresos de dinero que aumentan o disminuyen a medida que aumente o disminuya el nivel de producción.

Costo de venta: Es lo que te cuesta producir un producto o adquirirlo, en el caso de empresas de servicio se le conoce como costo de servicio.

Estado de ganancias y pérdidas: Es el estado financiero que muestra la situación económica de tu negocio, es decir, qué nivel de ventas alcanzaste y cuáles son los costos y gastos que has tenido, durante un periodo específico.

Finanzas: Estudia cómo obtienes y administras tu dinero para que puedas cumplir con los objetivos de tu negocio.

Flujo de caja: Te muestra la liquidez de tu negocio, si tienes la capacidad de pagar tus deudas y obligaciones, es igual a la diferencia de los ingresos en efectivo y los egresos en efectivo.

Ganancia: Es el beneficio económico que resulta de restarle a los ingresos obtenidos por tus ventas del negocio, los costos que has realizado.

Gastos: Son los egresos de dinero que necesitas para que el negocio pueda funcionar, están relacionados indirectamente con el producto o servicio. Ejemplo: Pago del personal, gastos de oficina, etc.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Gastos administrativos: Son los egresos de dinero que utilizas para que la parte administrativa pueda brindar soporte al negocio. Ejemplo: Pago de luz, agua, alquiler de oficinas, pago de personal de oficina, útiles de oficina, etc.

Gastos financieros: Son los intereses que pagas por dinero que te has prestado. Gastos de venta: Son los egresos de dinero que realizas para poder vender los productos o

servicios. Ejemplo: Pago de comisiones a los vendedores, gastos de publicidad, gastos de distribución del producto, etc.

Impuestos: Son las obligaciones que tenemos con el Estado. Pasivo: Son todas las deudas y obligaciones que tu negocio tiene que pagar. Estos pueden ser

Corrientes (corta duración) o No Corrientes (larga duración). Punto de equilibrio: Es el nivel de ventas que debes alcanzar para cubrir todos tu costos y

gastos, sin obtener ganancias. Tributos: Son aportaciones al Estado para que este pueda realizar sus funciones. Utilidad bruta: Es el resultado de restar las ventas con el costo de ventas. Utilidad disponible: Es la utilidad resultante después de pagar los intereses. De esta se

calculan los impuestos. Utilidad operativa: Es el resultado de restar la utilidad bruta con los gastos operativos

(administrativos y de ventas).


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MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMOCalle Uno Oeste N°50, Urb. Córpac - San Isidro - Lima, Perú

Central Telefónica: 513 - 6100

TURISMO RURAL [email protected]

www.turismoruralcomunitario.com.pe

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MANUAL DE FINANZAS 11-06-2014 CORREGIDO - cdn. · En tal sentido, presentamos el Manual de Finanzas para Emprendedores en Turismo Rural Comunitario, como un instrumento práctico