Manual de Gestión de Medicamentos, Insumos y n2/Anexo No... · PDF fileafiliado relacionada con el proceso para la obtención de medicamentos Pos y No POS,

MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO

VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003

MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS FECHA

ACTUALIZACIÓN:

06-2015

GERENCIA TÉCNICA

Manual de Gestión de Medicamentos, Insumos y Dispositivos Médicos Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 2 de 48

FIRMAS DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA EN ORIGINAL IMPRESO



YANIBE BENDECK BENDECK

Director de Gestión de

Medicamentos e Insumos

LUISA SAAVEDRA CAMPO

Gerente Técnico (E)

DANILO VALLEJO

GUERRERO Vicepresidente de Salud

APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

RICARDO ANTONIO VALBUENA


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

GERENCIA TÉCNICA

CAPÍTULO III: SUBPROCESO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 4 de 48



FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

YANIBE BENDECK

BENDECK Director de Gestión de


LUISA SAAVEDRA CAMPO Gerente Técnico (E)

DANILO VALLEJO

GUERRERO

Vicepresidente de Salud




VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 5 de 48

CAPITULO III

1. SUBPROCESO SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

1.1. Objetivo General del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos

Garantizar a los usuarios de Nueva EPS la disponibilidad de una red de farmacias que suministre a los

afiliados que lo requieran los tratamientos prescritos por los médicos tratantes.

1.2. Alcance Del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos

El ámbito del subproceso va desde la recepción de la fórmula médica por parte del Afiliado hasta la custodia de la fórmula médica para la presentación de la cuenta con el recibido del afiliado en original.

1.3. Responsables del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos

Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos

1.4. Políticas del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos

1.4.1. Políticas generales.

1.4.1.1. Se dispensará todos los medicamentos relacionados en la Resolución 5521 2013,

prescritos por los profesionales de la salud de la red de servicios contratada por NUEVA EPS S.A.

1.4.1.2. Se dispensarán los medicamentos que no están cubiertos por la Resolución 5521

previa autorización del Comité Técnico Científico o por fallo de tutela.

1.4.1.3. Cada zonal debe disponer de operadores o farmacias que suplan la demanda de

medicamentos de tratamiento ambulatorio tanto POS como NO POS y medicamentos controlados.

1.4.1.4. Los Directores o Coordinadores Médicos Zonales deben realizar, previo al inicio de la

operación de las farmacias, la socialización del proceso de dispensación de

medicamentos y coordinar capacitaciones periódicas a los Auxiliares de Farmacias o Regentes sobre el modelo de atención, políticas de la Nueva EPS, y seguimiento al

cumplimiento y conocimiento del proceso de dispensación.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 6 de 48

1.4.1.5. Se tendrán dos tipos de farmacias contratadas, una denominada farmacia de alto costo que es la única que puede dispensar medicamentos POS que requieren

autorización de NUEVA EPS S.A. y medicamentos No POS autorizados por CTC, así

como insumos y productos complementarios autorizados expresamente por la EPS; y otra denominada farmacia POS, que podrá dispensar solamente los medicamentos

incluidos en el POS que no requieren autorización de NUEVA EPS S.A. así como los medicamentos incluidos en la cápita (Ver listado de políticas de suministro de

medicamentos).

1.4.1.6. Es responsabilidad de la Gerencia Operativa en Salud determinar los afiliados exentos

de cuota moderadora y garantizar su actualización en el sistema, así como enviar periódicamente a la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos para que sea

transmitido el listado a las farmacias a nivel nacional.

1.4.1.7. Es responsabilidad de los prestadores enviar las tarifas homologadas con los códigos

de NUEVA EPS S.A. para realizar el cargue de las mismas en el sistema, así mismo reportar los cambios de tarifa con el código de NUEVA EPS S.A. para realizar la

correspondiente actualización.

1.4.1.8. Los prestadores deberán facturar la cuenta médica de los productos dispensados por

evento de acuerdo con el Listado Nacional de Medicamentos acordados en el Anexo correspondiente al contrato.

1.4.1.9. En caso que el proveedor del prestador en primera opción incurra en

desabastecimiento de un producto, deberá notificarlo para que el prestador pueda

adquirir el producto con un proveedor de otra opción disponible y notificar a NUEVA EPS S.A el cambio de la tarifa correspondiente a la opción utilizada, con el fin que se

realice el correspondiente ajuste en el sistema previo a la facturación.

1.4.1.10. La vigencia de las fórmulas médicas dependen de la clasificación de los medicamentos prescritos, de la siguiente manera:

Medicamentos POS que “No requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” y POS que “Si requieren autorización de NUEVA EPS S.A.”: la vigencia de las prescripciones es de

treinta (30) días calendario. Medicamentos no POS: La vigencia de las prescripciones es de treinta (30) días

calendario.

1.4.1.11. En los casos, de tratamientos continuados en los cuales el médico prescriptor formule

cantidades superiores a treinta (30) días, la farmacia verificará la fecha de entrega del producto según lo relacionado en las fórmulas y/o autorizaciones posfechadas

verificando que el paciente reciba en las fechas estipuladas la dosis programada,

validando que la fecha de la fórmula médica sea anterior a la fecha de activación de la pre-autorización por la farmacia, es decir que la fecha de la fórmula médica sea

anterior a la fecha en la cual el afiliado está solicitando los medicamentos.

1.4.1.12. Para los casos de afiliados a los cuales se les generen fórmulas médicas mezcladas con medicamentos POS y medicamentos POS alto costo, la fórmula original siempre


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 7 de 48

será el soporte de la entrega del medicamento de mayor nivel, es decir, si el Afiliado se acerca a la farmacia con una única fórmula en la cual cuenta con la prescripción de

un medicamento de alto costo POS y un medicamento POS, la original será el soporte

de la autorización del alto costo POS y para el POS el Afiliado tomará fotocopia de la fórmula y este será el soporte para el respectivo cobro a la EPS.

1.4.1.13. Las fórmulas despachadas completas deberán ser igual o superior al 95%.

1.4.1.14. La atención en los puntos de dispensación deberá ser rápida, efectiva y cumplir con los estándares definidos por NUEVA EPS S.A.

1.4.1.15. El cobro de Cuota moderadora está sujeto a los lineamientos contemplados en la

norma vigente Acuerdo 260 de 2004.

1.4.1.16. Se exceptúan de cobro de cuota moderadora a los pacientes:

Incluidos en programas de PyP y programas especiales (Diabetes, hipertensión y

nefroprotección) y que asistan las actividades desarrolladas por los programas.

Los afiliados con patologías clasificadas como catastróficas (VIH, insuficiencia renal y cáncer)

Los afiliados con prescripciones médicas derivadas de la atención de urgencias. Los afiliados con las siguientes patologías: Paralasis cerebral, síndrome de Down,

fibrosis quística y trasplante.

1.4.1.17. Es responsabilidad de los Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo

operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores realizar mensualmente la supervisión de las farmacias, teniendo en cuenta el instrumento de

“protocolos Farmacéuticos 04-03-F-008”, evaluación técnica de calidad y de servicio, el cual evalúa estándares normativos y de servicio como tiempos de espera y pendientes.

Lo anterior debe realizarse con el fin de garantizar los estándares normativos y de

servicio a los afiliados de NUEVA EPS S.A.

1.4.1.18. Es responsabilidad de Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores

garantizar la construcción de los Planes de Mejoramiento en conjunto con las farmacias y realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los mismos.

1.4.1.19. Es responsabilidad de la Dirección de Medicamentos, suministrar información al afiliado relacionada con el proceso para la obtención de medicamentos Pos y No POS,

así como los cambios en la Normatividad Legal Vigente que guardan relación con los

medicamentos. Lo anterior, siguiendo las pautas establecidas en el anexo “Flujo de Suministro de Información”. Adicionalmente es su responsabilidad adoptar las medidas

preventivas o correctivas con base en los resultados de las mediciones del nivel de comprensión de la información suministrada.

1.4.1.20. A continuación se resumen los posibles medicamentos a dispensar desde las

farmacias.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 8 de 48

TIPO DE MEDICAMENTO

REQUIERE AUTORIZACION

TIPO DE FARMACIA

QUE

DISPENSA

VALIDACIÓN DE DERECHOS TIPO DE

AUTORIZACION REQUISITO PARA LA

ORDEN MEDICA REQUERIDO MECANISMO

POS No requieren

autorización de

Nueva EPS

POS SI Consulta estado del afiliado a través del portal o bases de

datos

No aplica ORIGINAL O COPIA

POS Si requieren

autorización de Nueva EPS

ALTO COSTO SI Mediante la activación de pre-autorización por portal o call

center

Autorización física o telefónica

ORIGINAL O COPIA

NO POS CTC

Si requieren


ALTO COSTO SI

Mediante la activación de pre-

autorización por portal o call center

Autorización física o mensaje de texto

ORIGINAL O COPIA

NO POS TUTELA Si requieren

autorización de

Nueva EPS

ALTO COSTO SI Mediante la activación de pre-autorización por portal o call

center

Autorización física o

mensaje de texto ORIGINAL O COPIA

Para el caso de Elementos y Dispositivos Médicos No Pos con tutela taxativa, los requisitos para la

dispensación serán los relacionados en el siguiente cuadro:

TIPO DE ELEMENTO O

DISPOSITIVO MEDICO

DESCRIPCION

TIPO DE FARMACIA

QUE DISPENSA

VERIFICACION

DE DERECHOS

TIPO DE

AUTORIZACION

REQUISITO

AUTORIZACION

REQUISITO PARA LA

ORDEN MEDICA

NO POS - TUTELA

SIN ORDEN MEDICA

Si requieren


ALTO COSTO NO

Mediante la

activación de Pre-autorización por

portal

Únicamente autorización física, en el campo

observación debe encontrarse el texto:

“T160 T. Taxativa SOM”

No requiere –se debe utilizar

formato de recibido del medicamento

1.4.2. Políticas relacionadas con la formulación de medicamentos

1.4.2.1. Toda formulación de medicamentos deberá realizarse a través del sistema de las IPS

Exclusivas de los afiliados, con base en los parámetros exigidos por la Ley en el Decreto 2200 de 2005. Para los casos en que la formulación se realice a través de IPS NO

exclusivas que no tienen acceso al sistema, las prescripciones médicas podrán ser sistematizadas o manuales, con base en los requisitos del Decreto 2200 de 2005,

Capítulo IV – De la prescripción de los medicamentos, cuyas características son:

Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia.

La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración.

Se hará en idioma español, en forma escrita.

No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por

el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el

medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso

hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el

diagnóstico. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en

casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 9 de 48

Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su

respectiva cantidad.

1.4.2.2. De acuerdo con el Decreto 2200 de 2005 el contenido de la prescripción médica

deberá contar con la siguiente información:

Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.

Lugar y fecha de la prescripción. Nombre del paciente y documento de identificación.

Número de la historia clínica.

Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico).

Concentración y forma farmacéutica. Vía de administración.

Dosis y frecuencia de administración.

Período de duración del tratamiento (Debe describir un periodo de tiempo definido) Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números

y letras. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.

Vigencia de la prescripción. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.

1.4.2.3. Solo se aceptaran fórmulas que se realicen de manera sistematizada para el caso de las IPS Exclusivas, pero también se aceptarán las fórmulas médicas manuales para el

caso de IPS No Exclusivas o red de servicios contratada.

1.4.2.4. No se aceptarán prescripciones de medicamentos que no cuenten con Registro

INVIMA vigente.

1.4.2.5. Solo podrán formularse productos que se encuentren clasificados como medicamentos ante el ente regulador (INVIMA). Los productos que no tengan una indicación

terapéutica no deberán ser formulados. 1.4.2.6. Del periodo de formulación:

Medicamentos formulados en consulta externa cubrirán un periodo máximo de

tratamiento hasta por 30 días. Se deben entregar los medicamentos hasta por 5 días de tratamiento para las

prescripciones médicas derivadas de urgencias o egreso hospitalario, se exceptúan los

analgésicos y antibióticos que deben ser suministrados por la farmacia para el tratamiento completo posterior a su transcripción en la IPS primaria.

Medicamentos formulados en urgencias o egreso hospitalario en horario no hábil (Nocturnos y festivos) la IPS de atención deberá entregar al afiliado hasta 3 días de

tratamiento y la fórmula médica correspondiente a los días restantes del tratamiento

para que el afiliado solicite la transcripción y reclame el medicamento en la farmacia de su IPS primaria. De esta política se exceptúan las prescripciones de antibióticos, los

cuales deberán ser entregados por la IPS de atención de urgencias o egreso hospitalario en su totalidad.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 10 de 48

1.4.2.7. Los profesionales autorizados para la prescripción de medicamentos serán los médicos

y odontólogos titulados y con registro profesional. Se exceptúan los casos de

patologías incluidas en actividades de promoción y mantenimiento de la salud, en las cuales el médico valora y define la conducta médica y podrá la enfermera de PyP

transcribir la fórmula posteriormente, sin efectuar cambios sobre la conducta inicial. Conforme a la Resolución 412 de 2000 y Resoluciones 0769 y 1973 de 2008, los

profesionales de Medicina Enfermería están facultados para realizar consulta de

planificación familiar y definir el método más conveniente, incluyendo implante subdérmico.

1.4.2.8. La formulación de medicamentos no POS solamente podrá realizarse por parte de los

médicos especialistas en la patología relacionada cuando la solicitud es por primera

vez, para la continuidad del tratamiento la prescripción médica puede ser expedida por el médico tratante (Especialista o general que hace parte del grupo de médicos de la

IPS que atiende la patología). Se exceptúa las siguientes especialidades: psiquiatría, reumatología, endocrinología, neurología y oncología, las cuales siempre deben ser

emitidas por el médico especialista.

1.4.2.9. Para los programas integrales de atención a las patologías de alto impacto la emisión

de la orden médica estará sujeta a las condiciones definidas en la contratación con las IPS que atienden integralmente estas patologías, pero en ningún caso la definición de

los programas podrá permitir la formulación diferente a las anteriormente expuestas.

1.4.2.10. Para el caso de los medicamentos no fraccionables, la orden de servicios o

autorización deberá venir autorizada en la unidad mínima de entrega o sus respectivos múltiplos, cuando la unidad mínima de entrega sea inferior a la cantidad autorizada,

se podrá realizar la dispensación, no obstante, para los casos en que la unidad mínima de entrega sea superior a la cantidad autorizada, no se podrá dispensar y se

deberá direccionar al usuario a la correspondiente Oficina de Atención al Afiliado de la EPS para la corrección de la orden.

1.4.2.11. En cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 1478 de 2006, la prescripción de los medicamentos de control deberá tener las siguientes características:

Obligatoriamente deberá contar con las especificaciones establecidas en el Decreto

2200 de 2005 Letra clara y legible.

Sin enmendaduras

La vigencia de las fórmulas médicas será de 15 días. Las fórmulas médicas deberán ser generadas un documento original y dos copias.

Los medicamentos de control especial deberán estar prescritos en un documento independiente de la formulación de otros medicamentos.

Debe especificar la cantidad total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de administración).

Vía de administración y tiempo del tratamiento.

Deberá generarse la fórmula médica en el recetario oficial de la Seccional del Fondo de Estupefacientes en los departamentos en que así se exija.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 11 de 48

Para las prescripciones de medicamentos de control la cantidad máxima de tratamiento a prescribir es de 30 días, con excepción del medicamento Fenobarbital

para el que la cantidad puede ser prescrita hasta por 90 días de tratamiento.

1.4.3. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias POS

(medicamentos que no requieren autorización)

1.4.3.1. La vigencia de la fórmula médica POS es de treinta (30) días.

1.4.3.2. En caso de tratamientos crónicos, la prescripción se podrá realizar hasta por seis (6)

meses, teniendo en cuenta que desde la primera entrega es posible dispensar con

copia de la fórmula médica, siempre y cuando se valide la vigencia, es decir que la fecha de emisión de la prescripción no sea mayor a 30 días. Las entregas posteriores

se realizarán cada mes en fechas cercanas a la de la primera entrega usando como soporte la copia de la prescripción.

1.4.3.3. Para la entrega de los medicamentos POS que no requieren autorización, solamente se debe hacer la validación de derechos administrativos de los afiliados.

1.4.3.4. El suministro de medicamentos POS requiere confirmación que el Afiliado se encuentra

activo en el sistema, si la prescripción viene en papelería de la IPS asignada, se entiende que ya se validaron los derechos previamente, por lo que no habría

necesidad de realizar nuevamente la verificación. Prescripciones en papelería diferente

requieren obligatoriamente la verificación.

1.4.3.5. Solamente se realizará entrega de medicamentos POS en ciudades diferentes al lugar de residencia del afiliado cuando el tratamiento se prescribió por urgencias y/o

hospitalización, esta fórmula médica será entregada por la farmacia POS, no requieren

autorización de NUEVA EPS S.A. ni transcripción. Para el caso de medicamentos capitados, cuya prescripción resulta de una atención de urgencias prestada en una

ciudad diferente a la del usuario, cualquiera de las farmacias de la ciudad debe hacer entrega de los medicamentos sin requerir autorización de Nueva EPS. Si la prescripción

de estos medicamentos se realiza en la ciudad del usuario pero en una IPS diferente a la IPS primaria, la entrega la puede realizar cualquiera de las farmacias sin requerir

autorización y se debe facturar como un evento.

1.4.3.6. Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de

más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de consanguinidad.

1.4.3.7. La entrega de medicamentos que son para el tratamiento de enfermedades de interés en salud pública (Malaria, tuberculosis, leishmaniasis, lepra, entre otras disposiciones

de ley) se realizará en los hospitales de la red pública o en la Secretaría de Salud correspondiente, previa notificación a la Secretaria de Salud correspondiente por parte

de la IPS tratante o primaria, a menos que exista un soporte de desabastecimiento en

estos entes de tal manera que la EPS deba responder por el suministro a los pacientes. Estos medicamentos no requieren autorización para su entrega.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 12 de 48

1.4.3.8. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la

farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.

1.4.3.9. Los dispositivos médicos de entrega en farmacias ambulatorias requieren autorización

con excepción de los preservativos que conforme a la Resolución 5521 de 2014 y de

conformidad con las normas que reglamentan la materia, están cubiertos por el POS para la prevención de Infecciones de Transmisión Sexual -ITS-, VIH/SIDA y

planificación familiar.

1.4.4. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias de alto

costo (medicamentos no pos y medicamentos que requieren autorización)

1.4.4.1. La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS que “Requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” y de medicamentos No POS es de treinta (30) días.

1.4.4.2. Las prescripciones de tratamientos No POS y POS “Requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” son hasta por tres (3) meses, sin embargo para algunos medicamentos No

POS NUEVA EPS S.A. podrá aceptar prescripciones hasta por doce (12) meses de tratamiento.

1.4.4.3. Para la entrega de los medicamentos se requiere autorización.

1.4.4.4. En el evento en el que se identifique que en una autorización hayan posibles errores, el prestador deberá abstenerse de dispensar el producto y solicitar al afiliado que se

dirija a la Oficina de Atención de NUEVA EPS más cercano.

1.4.4.5. Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de

más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de consanguinidad.

1.4.4.6. En caso de que en una fórmula médica se prescriban medicamentos post-fechados, se

autoriza reclamar los medicamentos con copia de la fórmula médica desde la primera entrega hasta la última.

1.4.4.7. El afiliado se acercará a la farmacia con número de pre-aprobación el cual siempre deberá ser ACTIVADO en las farmacias.

1.4.4.8. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a

la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la

farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.

1.4.4.9. La dispensación de medicamentos importados por Nueva EPS solo se realiza en farmacias del Operador Logístico autorizado y siempre se debe presentar autorización

física o por mensaje de texto.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 13 de 48

1.4.4.10. De acuerdo con la sentencia T-160 de 2014 emitida por la Corte Constitucional, se dispensarán Elementos e Insumos sin orden médica, si y solo si son ordenados por

una tutela taxativa y la autorización venga con el siguiente contenido en el campo

observación: “T160 T. Taxativa SOM”. Para tal fin, es obligación de la farmacia suministrar el medicamento con la autorización física que cumpla con lo mencionado y

adicionalmente, deberá diligenciar el Formato 04-03-F-009 Constancia de Recibido de Medicamentos establecido para la firma en original como constancia de recibido por

parte del afiliado.

1.4.5. Política relacionada con el suministro de medicamentos que no se encuentren en existencia dentro de la farmacia.

1.4.5.1. El prestador deberá cambiar de proveedor en los casos de desabastecimiento del

laboratorio fabricante de primera opción, de acuerdo con el listado nacional de medicamentos, a la opción siguiente que tenga disponibilidad del medicamento. Así

mismo, el prestador deberá solicitar las certificaciones correspondientes de

desabastecimiento al proveedor, para ser presentada a NUEVA EPS S.A, indicando el nuevo proveedor seleccionado y el cambio en la tarifa y la vigencia de esta tarifa de

acuerdo con el desabastecimiento, previa aprobación de NUEVA EPS S.A.

1.4.5.2. En los casos en que se genere pendiente por la entrega de algún medicamento, se debe realizar el envío del medicamento a domicilio en máximo 48 horas, si el paciente

acepta este servicio, conforme a lo establecido en la Ley 019 de 2012 (Ley

antitrámites) y Resolución 1604 de 2013.

1.4.6. Políticas para el suministro de medicamentos de control especial por el fondo

nacional de estupefacientes.

1.4.6.1. La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS o No POS de Control Especial

es de quince (15) días calendario.

1.4.6.2. Para los medicamentos de control especial, siempre se requiere de la fórmula médica original, en letra clara y legible, sin enmendaduras, donde se especifique la cantidad

total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de administración), vía de

administración y tiempo de tratamiento, no se aceptan copias para prescripciones posfechadas.

1.4.6.3. La cantidad total prescrita de medicamentos de control especial con excepción de

Fenobarbital, debe corresponder a las dosis requeridas para treinta (30) días

calendario.

1.4.6.4. Es responsabilidad de las farmacias informar a los afiliados y a sus acudientes que en caso de cambio de terapia o fallecimiento, si existen sobrantes de los medicamentos

monopolio del Estado, el familiar del paciente deberá hacer la devolución de los

mismos al respectivo lugar donde fue adquirido. Es responsabilidad de la farmacia realizar el trámite ante el Ente de control.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 14 de 48

1.4.7. Políticas de seguimiento a la red

1.4.7.1. Se deberá garantizar que el seguimiento a la red de prestadores de farmacias se haga de manera trimestral.

1.4.7.2. El supervisor del contrato debe realizar seguimiento trimestral al cumplimiento de las

obligaciones contractuales y de la vigencia de los certificados de habilitación y de las

pólizas de la red, de acuerdo a su competencia.

1.4.8. Políticas del subproceso administración de capitaciones de medicamentos

1.4.8.1. La capitación deberá certificarse al prestador antes del día 10 de cada mes.

1.4.8.2. El prestador deberá facturar a NUEVA EPS S.A. antes del día 20 del mes.

1.4.8.3. La liquidación del valor de la capitación deberá generarse con el número de afiliados

activos reportados el 1 de cada mes y al valor pactado con cada prestador. El ajuste del mes anterior se hará con base en el promedio de afiliados activos del día 1, 15 y

30, el cual se descontará o se incrementará según sea el caso, del valor de afiliados activos del 1 del mes que se está liquidando.

1.4.9. Políticas del subproceso Uso Racional de Medicamentos

1.4.9.1. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos realizar estudios farmacoepidemiológicos para caracterizar el uso de medicamentos en la

población afiliada.

1.4.9.2. La priorización de moléculas para los análisis farmacoepidemiológicos se debe hacer teniendo en cuenta los siguientes criterios: impacto en costo médico, nuevas

tecnologías en salud, medicamentos de interés en salud pública

1.4.9.3. Adicionalmente se deben realizar los estudios farmacoepidemiológicos para las

moléculas que defina la organización.

1.4.9.4. A partir del resultado de los estudios realizados, la Dirección de Gestión de

Medicamentos e Insumos debe proponer estrategias costo-efectivas y de gerenciamiento de la enfermedad

1.4.9.5. El resultado de los análisis y las estrategias planteadas deben ser socializados con las

Gerencias Zonales y las áreas que se considere necesario.

1.4.9.6. Es responsabilidad de las Gerencias Zonales recibir y gestionar las estrategias

planteadas por la Dirección de Gestión Medicamentos e Insumos


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 15 de 48

1.5. Flujograma Suministro de medicamentos POS “que no requieren autorización”

1.6. Descripción de actividades para el suministro de medicamentos POS “que no requieren autorización”:

No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD

NIVEL ZONAL

Inicio

1.

Recibir del Afiliado la fórmula

médica.

Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.

Para todas las entregas original o copia prescrita por Médico General o Especialista.

Para prescripciones post-fechadas la fórmula médica debe mencionar claramente el periodo por el cual se está

formulando y las cantidades para el total del tratamiento

prescrito. Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS. S.A.

o documento de identificación de la persona que reclama los medicamentos.

Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los

medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la

farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.

INICIO

1.Recibir del Afiliado la

Formula Médica

2. Verificar el tipo de

medicamento prescrito en

la formula.

3. ¿La fórmula

contiene

medicamentos POS

“que no requieren

autorización”?

No

4. Direccionar al Afiliado a

una Farmacia de alto costo

o a un Punto de Atención.

Si

8.¿La formula se

encuentra en formato

de la IPS asignada al

operador logístico?

9.No validar derechos

administrativos.

Si

No

11 ¿El Afiliado se

encuentra activo?

12. Informar al Afiliado, el

motivo de la negación y

dirigirlo a la oficina de

Atención.

Si14.. ¿El Afiliado está

exento del pago de

cuota moderadora?

16. Recaudar el valor de la

cuota moderadora

15. No cobrar cuota

moderadora

Si

6. ¿La formula Médica

cumple con todos los

parámetros?

7. Direccionar al afiliado a

su IPS primaria.

No

SI

5. Validar los soportes

entregados por el afiliado.

10. .Validar derechos

administrativos.

13.Verificar si el afiliado

está exento del pago de

cuota moderadora

17. Verificar si el afiliado

ha recibido los mismos

medicamentos en un lapso

menor a 30 días.

18. ¿Se entrego el

mismo medicamento

en un lapso menor a 30

días?

19. No entregar

medicamento,.

20. Alistar medicamentos

prescritos.

21. Informar al afiliado las

condiciones de

almacenamiento y uso

adecuado del

medicamento prescrito,

22. Solicitar al Afiliado

revisar los medicamentos

suministrados (descripción,

presentación y

concentración).

23. Solicitar al afiliado la

firma de recibido en el

original y en la copia de la

fórmula médica y/o si

aplica en la autorización

(Cara frontal) con nombre

claro, documento de

identificación y fecha.

NO

Si

NoNo

FIN

FIN

24. Guardar la fórmula

médica para la

presentación de la cuenta

con el recibido del afiliado

en original.

REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA

SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 16 de 48


NIVEL ZONAL

2.

Verificar el tipo de medicamentos prescritos en la

fórmula.


Verificar si son POS “No requieren Autorización” o POS “Requieren autorización”

3.

¿La fórmula contiene

medicamentos POS “Que no Requieren

autorización”?

4.

NO: Medicamentos POS “Requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la farmacia de alto costo más

cercana e informarle que allí

se le entregarán los medicamentos prescritos.

Medicamentos No POS: Direccionar al afiliado al Punto

de Atención de la NUEVA EPS más cercano, e informar que

requiere una autorización por

parte de NUEVA EPS para la entrega de los medicamentos

en las farmacias de alto costo. Esta actividad va al fin.


5.

SI: Validar los soportes

entregados por el afiliado.


Se valida la vigencia de la fórmula médica hasta por treinta

(30) días, que haya sido emitida por algún médico o institución que se encuentre autorizado por la NUEVA EPS,

validación que se debe realizar consultando la red nacional

de IPS exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y hospitalaria en la página web

http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php o en la línea 018000948811 y que cumpla con los siguientes parámetros:

Nombre y documento de identificación del afiliado. Crees

Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono

y/o dirección electrónica) Nombre y número de registro médico legible o sello médico

del Médico Tratante.

Nombre del medicamento en su denominación común internacional, presentación, concentración, vía de

administración, dosis, frecuencia de administración y tiempo de respuesta esperada.

Sin tachones o repisados.

http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 17 de 48


NIVEL ZONAL

6. ¿La fórmula Médica cumple con todos los parámetros?

7.

NO: Direccionar al afiliado a

su IPS primaria.

Esta actividad va al fin.


Con el fin que el profesional de salud corrija la inconsistencia

en la prescripción médica.

8.

SI: ¿La fórmula se

encuentra en formato de la

IPS asignada al operador logístico?

9.

SI: No validar derechos

administrativos.

Continuar en la actividad 13


10.

NO: Validar derechos

administrativos.


Se validan a través de la base de datos, por internet o por

Call Center. Ver anexo Instructivo web para validación de

derechos.

11. ¿El Afiliado se encuentra

activo?

12.

NO: Informar al Afiliado, el

motivo de la negación y

dirigirlo a la oficina de Atención al Afiliado de la

NUEVA EPS, para que resuelva su situación. Esta Actividad

va al Fin.


13.

Si: Verificar si el afiliado está exento del pago de cuota

moderadora.


Validar los siguientes criterios: Se encuentra en el listado de Afiliados Exentos (Diagnóstico

de Síndrome de Inmunodeficiencia adquirida, Cáncer,

Diálisis, Trasplante, Fibrosis Quística, Síndrome de Down y Parálisis Cerebral).

Afiliados con fórmula médica con marcación de inscrito en los Programas Especiales o de Promoción y Mantenimiento

de la Salud de la Nueva EPS. La fórmula médica menciona la exoneración escrita o con

sello de programas especiales.

14. ¿El Afiliado está exento del pago de cuota

moderadora?

15. Si: No cobrar cuota moderadora. Continuar en la

actividad 17.



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 18 de 48


NIVEL ZONAL

16.

No: Recaudar el valor de la cuota moderadora.


Se recauda con base en el ingreso base de cotización y el Acuerdo expedido por el Consejo Nacional de Seguridad

Social en Salud, y entregar la copia de la fórmula al Afiliado o acudiente con los medicamentos prescritos, si éstos se

encuentran en existencia.

17.

Verificar si el afiliado ha

recibido los mismos

medicamentos en un lapso

menor a 30 días.


Se verifica con el fin de evitar entregas duplicadas de los productos, sin embargo la entrega de medicamentos se

podrá realizar tres (3) días antes de cumplir su periodo de entrega.

18.

¿Se le han entregado al Afiliado los mismos medicamentos en un lapso menor a 30 días?

19. Si: No entregar medicamento,

Esta Actividad va al Fin.


20.

No: Alistar los medicamentos

prescritos.


Debe verificar que los medicamentos alistados correspondan a los prescritos por el médico tratante.

21.

Informar al afiliado las

condiciones de almacenamiento (humedad,

temperatura) y uso adecuado del medicamento prescrito.


Se informa con el fin de garantizar el efecto terapéutico

deseado.

22.

Solicitar al Afiliado que revise

que los medicamentos suministrados corresponda a

los prescritos por el médico

tratante en cuanto a descripción, presentación y

concentración.


23.

Solicitar al afiliado la firma de

recibido en el original y en la

copia de la fórmula médica y/o si aplica en la autorización

(Cara frontal) con nombre claro, documento de

identificación y fecha.


24.

Guardar la fórmula médica para la presentación de la

cuenta con el recibido del

afiliado en original.


Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 19 de 48

1.7. Flujograma suministro de medicamentos POS “que requieren autorización de

NUEVA EPS S.A”


SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS

Inicio

1. Recibir del afiliado la formula médica

2. Verificar el tipo de medicamentos prescritos en la

formula.

3. ¿La fórmula contiene

medicamentos POS “Que requieren autorización?

No

4. POS “Que no requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la farmacia POS más

cercana

4. No POS Continuar con el procedimiento

para la dispensación de medicamentos No POS

Fin

5. Validar soportes vigencia, medico, IPS y

parámetros para la presentación de la

formula.

Si

6. ¿La fórmula médica cumple con

todos los parámetros?

7. Direccionar al afiliado a su IPS

primaria

No

Si

9.¿El medicamento

puede ser autorizado por Call

Center?

10. Comunicarse con el Call Center para

obtener la autorización de

entrega

Si

11. ¿El Call Center emite autorización?

12. Direccionar al afiliado al Punto de

Atención al Afiliado más cercano

No

No

14. Anotar el número claramente en la parte superior derecha de la

fórmula médica.

13. Verificar autorización física o mensaje de texto

8. Verificar si la autorización debe ser

física, mensaje de texto o por Call

Center

Si

15. Verificar si el afiliado está exento del pago de cuota moderadora

16. ¿El Afiliado está exento del cobro de cuota moderadora?

17. Recaudar el valor de la cuota moderadora

de acuerdo con la categoría del afiliado

No

18. Alistar los medicamentos prescritos,

verificando que los medicamentos alistados

correspondan a los prescritos por el médico

tratante.

Si

19. Informar al afiliado las condiciones de

almacenamiento y uso adecuado del

medicamento prescrito.

20. Solicitar al Afiliado revisar los medicamentos

suministrados (descripción, presentación y concentración)

21. Solicitar al afiliado firma de recibido en el original de la fórmula médica (Cara frontal)

22. Guardar la fórmula médica en original o copia, para la presentación de la

cuenta con el recibido original del afiliado en y

número de la autorización.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 20 de 48

1.8. Descripción de actividades suministro de medicamentos POS “que requieren

autorización de NUEVA EPS S.A.”


NIVEL ZONAL

Inicio

1.

Recibir del Afiliado la fórmula

médica.


Para todas las entregas original o copia prescrita por

Médico General o Especialista.

Para prescripciones post-fechadas, la fórmula médica

debe mencionar claramente el periodo por el cual se está formulando y las cantidades para el total del

tratamiento prescrito. Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS.

S.A. o documento de identificación de la persona que

reclama los medicamentos. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de

edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos. El acudiente debe presentar

en la farmacia el documento de identidad original del

mismo y/o del afiliado.

2.

Verificar el tipo de

medicamentos prescritos en la formula.


Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS “Que requieren autorización”.

3. ¿La fórmula contiene medicamentos POS “Que

requieren autorización?

4.

NO: Medicamentos POS “Que no requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la

farmacia POS más cercana e informarle que allí se le

entregarán los medicamentos prescritos.

Medicamentos No POS: Continuar con el procedimiento

para la dispensación de medicamentos No POS.

Esta actividad va al fin.



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 21 de 48


NIVEL ZONAL

5.

SI (Son POS “Que requieren Autorización”):

Validar los soportes

entregados, medico, IPS y parámetros.


Los soportes entregados por el afiliado. La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30)

días. Que haya sido emitida por algún médico o institución que

se encuentre autorizado por la Nueva EPS, validación que

se debe realizar consultando la red nacional de IPS exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y

hospitalaria en la página web http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php

Qué la fecha de la fórmula medica sea anterior a la fecha

de activación de la pre-autorización, es decir que la fecha de la fórmula medica sea anterior a la fecha en la cual el

afiliado está solicitando los medicamentos. Que cumpla con los siguientes parámetros:

o Nombre y documento de identificación del afiliado. o Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual

corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección,

teléfono y/o dirección electrónica) o Nombre y número de registro médico legible o sello

médico del Médico Tratante. o Nombre del medicamento en su denominación común

internacional, presentación, concentración, vía de

administración, dosis, frecuencia de administración y tiempo de respuesta esperada.

o Sin tachones o repisados.

6. ¿La fórmula médica cumple

con todos los parámetros?

7.

NO: Direccionar al afiliado a

su IPS primaria Esta actividad va al Fin.


Se direcciona con el fin de que el profesional de salud le

corrija la inconsistencia en la prescripción y explicar al afiliado, en lo posible, el motivo de negación de la entrega

del medicamento.

8. Si: Verificar si la autorización debe ser física, mensaje de

texto o por Call Center.


(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)

9. ¿El medicamento puede ser autorizado por Call

Center?

NO: ir a la actividad 13

http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 22 de 48


NIVEL ZONAL

SI:

10. Comunicarse con el Call Center para obtener la autorización de

entrega.


(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)

11. ¿El Call Center emite autorización?

SI: ir a la actividad 14

NO:

12.

Direccionar al afiliado al Punto de Atención al Afiliado más

cercano Esta actividad va al Fin.


Explicar al afiliado en lo posible el motivo de negación de la

entrega del medicamento.

13.

Verificar autorización física o

mensaje de texto Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.

Activar la pre-autorización por el portal web, validar los

datos del afiliado y de la autorización y realizar la

dispensación

14. Anotar el número claramente

en la parte superior derecha de la fórmula médica.


15.

Verificar si el afiliado está

exento del pago de cuota moderadora


La fórmula médica dice “Exento de cuota moderadora”.

Verifica si el afiliado se encuentra en la base de datos de “Afiliados exentos de cobro de cuota moderadora”

entregado por NUEVA EPS.

16. ¿El Afiliado está exento del cobro de cuota

moderadora?

SI: Continuar en la actividad 18.

17.

No: Recaudar el valor de la

cuota moderadora de acuerdo

con la categoría del afiliado


El valor se valida en la fórmula médica, o en el carné presentado por el afiliado o vía internet o por Call Center.

18.

Alistar los medicamentos

prescritos, verificando que los medicamentos alistados

correspondan a los prescritos

por el médico tratante.


19.


condiciones de almacenamiento (humedad,

temperatura) y uso adecuado



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 23 de 48


NIVEL ZONAL

del medicamento prescrito, con el fin de garantizar el

efecto terapéutico deseado.

20.

Solicitar al Afiliado que revise que los medicamentos

suministrados correspondan a los prescritos por el médico

tratante en cuanto a

descripción, presentación y concentración.


21.

Solicitar al afiliado la firma de

recibido en la fórmula médica (Cara frontal) con nombre

claro, documento de identificación y fecha.


22.

Guardar la fórmula médica en

original o copia, para la presentación de la cuenta con

el recibido original del afiliado en y número de la

autorización.


Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 24 de 48

1.9. Flujograma suministro de medicamentos No POS, insumos médicos y/o

productos complementarios.

1.10. Descripción de actividades suministro de medicamentos No POS, insumos

médicos y/o productos complementarios.


NIVEL ZONAL

Inicio

1.

Recibir la fórmula médica

de Afiliado.


Fórmula médica prescrita por el médico especialista en

original o copia.

2. Verificar el tipo de

medicamento

prescrito en la

formula.

3. ¿La fórmula

contiene medica. No

POS, insumos y/o

productos

complementarios?

No

5. Validar soportes

vigencia, medico, IPS

y parámetros para la

presentación de la

formula.

6. ¿La Formula

medica cumple con

todos los requisitos?

Si

Si

1.Recibir la fórmula

médica de Afiliado:

8. Verificar veracidad

y consistencia de la

autorización o

preautorización.

INICIO

7. Direccionar al

afiliado al Punto de

atención mas

cercano de la NUEVA

EPS.

No

10. ¿Se emite

número de

autorización?

11. Direccionar al

afiliado al Punto de

Atención más cercano

de la NUEVA EPS,

NO

12. Anotar el número

claramente en la

parte superior

derecha de la pre-

autorización y de la

fórmula médica.

SI

13. Verificar el valor

de la cuota

moderadora

14. ¿El Afiliado

está exento del

cobro de cuota

moderadora?

15.No cobrar cuota

moderadora.

16. Recaudar el valor

de la cuota

moderadora

NO

SI

17. Alistar

medicamentos,

verificando que los

medicamentos

correspondan a los

prescritos por el

médico tratante.

18. Informar al afiliado

las condiciones de

almacenamiento y

uso adecuado del

medicamento

prescrito,

19. Solicitar al Afiliado

revisar los

medicamentos

suministrados

(descripción,

presentación y

concentración).

20. Solicitar al afiliado

firma de recibido en el

original de la fórmula

(Cara frontal).

21. Guardar formula

médica para la

presentación de la

cuenta.

fin


SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS NO POS

4.POS “Que no

requieren

autorización”:

Direccionar al afiliado

a la farmacia POS

más cercana.

4.POS que requieren

autorización:

Continuar con el

procedimiento POS

que requieren

autorización

9. Activar la pre-

autorización


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 25 de 48


NIVEL ZONAL

Autorización o pre-autorización (para entregas posteriores) impresa

Documento de identificación o carné de la Nueva EPS o

documento de identificación de la persona que reclama los medicamentos.

Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los

medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.

Debe entregar para medicamentos No POS Control Especial:

Fórmula en original prescrita por Médico General o Especialista.

Para tratamientos superiores a un mes fórmulas en original por cada uno de los periodos, por ningún motivo se

aceptan formulas pos-fechadas de un medicamentos No

POS de Control Especial en la misma prescripción. El único caso excepcional en que una farmacia alto costo

puede dispensar medicamentos o insumos NO POS sin fórmula médica, es cuando la solicitud proviene de una tutela taxativa,

lo cual identifica a través de la pre-autorización física cuya

observación debe indicar el siguiente texto: T160-Tutela taxativa son OM. En estos casos, la farmacia deberá diligenciar

el Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos, para la firma original como constancia de recibidos los

medicamentos por parte del afiliado.

2.

Verificar el tipo de

medicamentos prescritos en la formula


Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS

“Que requieren autorización” o no POS.

3.

¿La fórmula contiene medicamentos No pos,

insumos médicos y/o productos

complementarios?

4.

No: Medicamentos POS que no requieren autorización: Direccionar al afiliado a la farmacia POS

más cercana e informarle

que allí se le entregarán los medicamentos prescritos.

Medicamentos POS que requieren autorización: Continuar con el



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 26 de 48


NIVEL ZONAL

procedimiento para la dispensación de

medicamentos POS que

requieren autorización

5.

SI: Validar soportes y

vigencia de la formula médica.


Los soportes entregados por el afiliado, teniendo en cuenta

como documento importante la autorización o pre-autorización, en los casos en que aplique.

La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30) días1

y que la fecha de impresión de la autorización sea posterior a la fecha de la prescripción.

Qué la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha de activación de la pre-autorización por la farmacia, es decir

que la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha en

la cual el afiliado está solicitando los medicamentos. En caso en que el afiliado NO tenga pre-autorización física, se

deberá validar y activar el número de pre-autorización enviado

en el mensaje de texto al afiliado a través de la página web.

En el caso que el afiliado no cuente con el número enviado en

mensaje de texto, se le informa que debe dirigirse al punto de

atención o a llamar al Call Center

En cuanto a las condiciones de la fórmula médica debe revisar

que la fórmula médica cumpla con los siguientes requisitos: Nombre y documento de identificación del afiliado

Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual

corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono y/o dirección electrónica)

Nombre y número de registro médico legible o sello médico del médico tratante.

Nombre del medicamento en su Denominación Común Internacional, presentación y concentración, vía de

administración, dosis, frecuencia de administración y

tiempo respuesta esperada Sin tachones ni enmendaduras.

6. ¿La fórmula médica

cumple con todos los requisitos?

1 La vigencia de la fórmula es por política de NUEVA EPS de 30 días calendario, sin embargo en la actualidad solamente se debe verificar que la fecha de impresión de la autorización no supere los 30 días. Esto último se aplicará hasta que haya una notificación de NUEVA EPS para empezar a aplicar el control de la vigencia de la fórmula médica.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 27 de 48


NIVEL ZONAL

7.

NO: Direccionar al afiliado a su IPS primaria a fin de

que el profesional de salud

le entregue la prescripción. Esta

actividad va al Fin.


8.

SI: Verificar la veracidad y

la consistencia del

documento de la

autorización o pre-

autorización.


La verificación está basado en los siguientes parámetros:

Verificar que el nombre del afiliado corresponde al de la

fórmula médica, así como el documento de identidad. Verificar la vigencia de las autorizaciones, la cual se

encuentra descrita en el campo de observaciones, donde se indica: “Vigente desde dd/mm/aaaa hasta dd/mm/aaaa”

Deberá contener sin excepción firma del personal de

autorizaciones y sello seco de la EPS sobre dicha firma. Deberá venir dirigida a nombre del prestador autorizado.

Se aceptaran por parte de la Nueva EPS formatos de autorizaciones en las cuales se hayan repisados suaves de

algún tipo por parte del Afiliado en el momento de registrar la constancia de recibido, sin embargo es importante

aclarar que no se podrán aceptar inclusión de información

o aclaraciones de manera manual sobre la autorización así vengan avaladas con firmas y sellos de la autorización.

9.

Activar la pre-autorización Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.

Deberá ingresar a la página web (Ver anexo Instructivo proceso Legalización Pre–Aprobadas) Se realiza con el fin de activar la pre-autorización. En caso de

no tener acceso a internet, comunicarse con el Call Center

10. ¿Se emite número de

autorización?

11.

NO: Direccionar al afiliado al Punto de Atención más

cercano, explicando al

afiliado en lo posible el motivo de negación de la

entrega del medicamento. Esta actividad va al Fin.


12.

SI: Anotar el número

claramente en la parte superior derecha de la pre-

autorización (si aplica) y obligatoriamente en la

fórmula médica.



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 28 de 48


NIVEL ZONAL

13.

Verificar el valor de la cuota moderadora.


El Auxiliar de Farmacia verifica si la fórmula médica, la autorización o pre-autorización dice “Exento de cuota

moderadora” por lo cual no debe cobrar el valor de la misma

El auxiliar de farmacia verifica si el afiliado se encuentra en la base de datos de “Afiliados exentos de cobro de cuota

moderadora” entregado por la NUEVA EPS, en caso de que aparezca NO se debe cobrar el valor de la misma.

14. ¿El Afiliado está exento

del cobro de cuota moderadora?

15. SI: No cobrar cuota

moderadora. Continuar en la actividad 17.


16.

NO: Recaudar el valor de la cuota moderadora.


Se recauda de acuerdo con la categoría del afiliado, la cual se valida en la fórmula médica, o en el carné presentado por el

afiliado o vía internet o por Call Center.

17.

Alistar los medicamentos prescritos, verificando que

los medicamentos alistados

correspondan a los prescritos por el médico

tratante.


18.


condiciones de

almacenamiento (humedad, temperatura) y uso

adecuado del medicamento prescrito, con el fin de

garantizar el efecto

terapéutico deseado.


19.

Solicitar al Afiliado que

revise que los

medicamentos suministrados corresponda

a los prescritos por el médico tratante en cuanto

a descripción, presentación y concentración.


20. Solicitar al afiliado la firma

de recibido en original sobre la fórmula médica



VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 29 de 48


NIVEL ZONAL

(Cara frontal) y en la autorización (si aplica) con

nombre claro, documento

de identificación y fecha.

21.

Guardar la formula médica

para la presentación de la cuenta con recibido,

numero de la autorización y

en original.


Fin

1.11. Descripción de actividades para la dispensación de medicamentos que no se

encuentren en existencia dentro de la farmacia.


NIVEL ZONAL

Inicio

1.

Registrar en el sistema integral, el

nombre del afiliado, el documento de identificación, medicamento prescrito

pendiente, cantidad y fecha en la cual se

generó el pendiente.


2.

Señalar mediante un sello de

“PENDIENTE” en la fórmula original los

medicamentos que no fueron entregados por falta de existencias en la

farmacia, y/o generar un formato con los datos básicos donde se registre el

medicamento que ha quedado pendiente.


3.

Informar al afiliado que en máximo

24horas podrá reclamar el medicamento pendiente, o si prefiere el envío a

domicilio. Esta entrega NO tendrá cobro

de cuota moderadora adicional.


Si el afiliado se encuentra de acuerdo con el envío

a domicilio deberá firmar un consentimiento informado de envío.

Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 30 de 48

1.12. Flujograma Uso racional de medicamentos.

1.13. Descripción de actividades Uso racional de medicamentos


NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL

Inicio

1.

Identificar medicamentos

que requieren

estudio de utilización.

Responsable: Profesional IV

Se revisa el Informe mensual de Costo

contra Presupuesto generado por la

Coordinación de Medicamentos y se

seleccionan los

medicamentos de mayor impacto en el

costo.

PROFESIONAL IVProfesional IV/Coordinación de la oferta/

Coordinación de la Demanda

FLUJOGRAMA USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS

Director Médico Zonal/Coordinador Médico Zonal/Gerente Zonal

Inicio

1. Identificar medicamentos que

requieren estudio de utilización.

2. Descargar base de autorizaciones de los medicamentos para un periodo definido.

3. Analizar la información obtenida.

4. Identificar causales de

desviación del costo.

6. Plantear estrategias de intervención.

7. Socializar resultados y

estrategias de intervención

5. Determinar los puntos de

intervención.

8. Ejecutar estrategias planteadas

9. Retroalimentar resultados de intervención

10. Evaluar impacto en costo médico

Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 31 de 48



2.

Descargar

base de

autorizaciones de los

medicamentos para un

periodo

definido.

Responsable:

Profesional IV

Se determina el

periodo a analizar y se descarga de la

plantilla de

autorizaciones, la base de

autorizaciones de los medicamentos

seleccionados.

3.

Analizar la información

obtenida.


Realizar análisis

demográfico y de

tendencias de uso

4.

Identificar causales de

desviación del

costo.


Se identifican las posibles causas de

desviación como incremento en

frecuencias,

incremento en costo, errores de

autorización, errores de prescripción,

duplicidades, entre otras.

5.

Determinar

los puntos de intervención.

Responsable:

Profesional IV

De acuerdo con las

causales identificadas, se determina cuál es

el punto de intervención.

6.

Plantear

estrategias de intervención.

Responsable:

Profesional IV

De acuerdo con las


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 32 de 48



los punto de

intervención se

plantean estrategias orientadas a mitigar la

desviación encontrada y/o a propender por el

uso racional de

medicamentos.

7.

Socializar

resultados y estrategias de

intervención

Responsable:

Profesional IV

Los resultados se

socializan a las Gerencias Zonales y a

las áreas que se considere necesario

según los hallazgos,

junto con las estrategias

planteadas para intervenir.

8.

Ejecutar

estrategias planteadas

Responsable:

Director Médico Zonal/Coordinador

Médico Zonal/Gerente Zonal

Recibir y hacer seguimiento a los

casos reportados desde Nivel Nacional

e implementar los lineamientos que a

nivel nacional se

establezcan.

9.

Retroalimenta

r resultados de

intervención

Responsable:

Director Médico Zonal/Coordinador

Médico Zonal/Gerente Zonal

Retroalimentar a Nivel Nacional sobre los

resultados obtenidos.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 33 de 48



10.

Evaluar

impacto en

costo médico.

Responsable:

Profesional

IV/Coordinación de la oferta/Coordinación

de la Demanda

Evaluar si las

intervenciones propuestas muestran

algún impacto en el costo médico.

Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 34 de 48

GERENCIA TÉCNICA

CAPÍTULO IV: SUBPROCESO DE FARMACOVIGILANCIA

Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 35 de 48



FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

FIRMA EN ORIGINAL

IMPRESO

YANIBE BENDECK

BENDECK Director de Gestión de


LUISA SAAVEDRA CAMPO Gerente Técnico (E)

DANILO VALLEJO

GUERRERO

Vicepresidente de Salud




VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 36 de 48

CAPITULO IV

1. SUBPROCESO FARMACOVIGILANCIA

1.1. Objetivo General del Subproceso

Identificar, cuantificar y gestionar el riesgo de efectos no deseados asociados al uso de medicamentos.

1.2. Alcance Del Subproceso

El ámbito del subproceso va desde la identificación de una sospecha de Reacción Adversa a un medicamento y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, hasta la realización del

seguimiento a los planes de acción planteados por las IPS, Operadores o Laboratorios Farmacéuticos

en los casos que aplica.

1.3. Responsables del Subproceso

Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos.

Áreas que intervienen en el proceso: Gerencias Zonales, Coordinación de Servicios Farmacéuticos, Dirección de Calidad.

1.4. Políticas del Subproceso de Farmacovigilancia

1.4.1. Políticas generales.

1.4.1.1. El programa de Farmacovigilancia aplica para todo el personal de salud que interviene

en la prestación de servicios de salud, desde la formulación hasta el reporte oportuno

de eventos adversos asociados al uso de medicamentos y el seguimiento de las acciones de mejoramiento planteadas para subsanar los eventos producidos.

1.4.1.2. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos contar con

un programa de capacitación a los colaboradores de la Nueva EPS.

1.4.2. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Pasiva

1.4.2.1. Es responsabilidad de los profesionales de salud, notificar toda sospecha de Reacción Adversa y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, de acuerdo con el

flujograma establecido.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 37 de 48

1.4.2.2. La Nueva EPS adopta el formato Reporte de Sospecha de Eventos Adversos a Medicamentos (FOREAM), establecido por el Instituto Nacional de Vigilancia de

Medicamentos y Alimentos INVIMA.

1.4.2.3. En caso de sospecha de reacciones adversas serias, el reporte debe ser enviado

directamente al INVIMA y a la entidad territorial de salud correspondiente. El reporte se hará dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se informa.

Las sospechas de eventos adversos serios, serán reportadas dentro de las setenta y

dos (72) horas siguientes a su aparición.

1.4.2.4. Adicional a los eventos descritos en el párrafo anterior, la Nueva EPS define como prioritarios los siguientes: madres gestantes, pacientes con trasplante y medicamentos

de margen terapéutico estrecho.

1.4.2.5. Es responsabilidad de los Operadores Logísticos reportar a Nueva EPS los casos

mensuales presentados correspondientes a entregas erradas de medicamentos o problemas en la formulación y autorización de los mismos.

1.4.2.6. Los operadores logísticos apoyan la realización de los análisis de causalidad de los reportes entregados por las IPS, pacientes, o profesionales de salud, tal como se

establece dentro de la relación contractual.

1.4.2.7. Es responsabilidad de los operadores logísticos reportar a NEPS el resultado de todos

los casos analizados independiente de la fuente de información.

1.4.2.8. Es responsabilidad del nivel zonal retroalimentar a los médicos tratantes, IPS y a las farmacias acerca del resultado del análisis de los casos reportados.

1.4.3. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Activa

1.4.3.1. Dentro de la Farmacovigilancia activa, la Dirección Nacional de Medicamentos hace el seguimiento a un grupo de medicamentos seleccionados por los factores de riesgo

asociados al uso y los medicamentos involucrados en las alertas sanitarias publicadas por el Invima y las agencias reguladoras internacionales, con el objeto de

retroalimentar a los Directores, Coordinadores Médicos Regionales y Zonales,

enfermeras de calidad, coordinación de seguimiento y control de calidad así como al cuerpo médico de las diferentes áreas que intervienen en la vicepresidencia de salud

para su conocimiento y gestión dentro de la formulación.

1.4.3.2. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos identificar

los pacientes con polifarmacia y reportar a las correspondientes zonales para la intervención con los prescriptores.

1.4.3.3. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos asignar las

dosis máximas terapéuticas de los medicamentos, teniendo en cuenta parámetros


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 38 de 48

como edad, sexo, tiempo de tratamiento, entre otros, buscando con ello favorecer el uso seguro de los medicamentos.

1.4.4. Flujograma del Subproceso de Farmacovigilancia.

IPS/OPERADOR LOGÍSTICO IPS HOSPITALARIA/ IPS

AMBULATORIA/ FARMACIA/NEPS/

PACIENTE.

Inicio

FLUJOGRAMA FARMACOVIGILANCIA

1. Identificar un evento Adverso a Medicamentos.

OPERADOR LOGÍSTICO

2. Registrar en el Reporte de Sospecha de

Eventos Adversos a Medicamentos

(FOREAM) la información relacionada con el evento.

5. Reportar dentro de los cinco (5) días

siguientes al vencimiento del mes

que se informa

COORDINADOR DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

ENFERMERA DE CALIDAD

6. Enviar copia del reporte (FOREAM) al Operador Logístico principal de la

Zona, y a la Enfermera de Calidad junto con el formato de eventos

adversos diligenciado.

7. Realizar análisis del evento adverso y enviar el resultado una vez al

mes.

8. Consolidar el resultado de los análisis recibidos y remitir a las Enfermeras de Calidad

Zonales.

11. Recibir consolidado mensual de los análisis y efectuar análisis de

causalidad.

13. Dirigir comunicación a Farmacia o IPS

solicitando plan de acción.

SI

14. Recolectar la información necesaria para celebrar Comité Celular de Calidad y realizar citación al

mismo.

17. Emitir respuesta con acción de mejora o

plan de acción.

18 Evaluar la pertinencia de la

respuesta.

19. Consolidar y entregar los planes de

acción.

20. Realizar reporte estadístico de Seguimiento.

21. Efectuar seguimiento a planes

de acción.

NO

12. ¿El Caso es priorizado?

COMITÉ CELULAR DE CALIDAD/ENFERMERAS DE CALIDAD

15. Definir si el evento era prevenible o no en

el comité celular de calidad.

16. ¿El evento era prevenible?

SI

Fin

NO

18.

3. El evento es serio o

priorizado por Nueva EPS?

4. Enviar reporte antes de 72 horas al INVIMA

SI

NO

9. ¿Se requiere notificar al

fabricante sobre el evento adverso?

10. Comunicar al fabricante

SI

NO

11.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

1.4.5. Descripción de actividades del Subproceso de Farmacovigilancia



Inicio

1.

Identificar un evento Adverso a

Medicamentos.

Responsable: IPS Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/

Farmacia/NEPS/Paciente.

Existen diferentes focos de

identificación de la sospecha de una Reacción a

medicamentos: La IPS

Hospitalaria, la IPS ambulatoria, la Farmacia, el

paciente o la EPS.

Responsable: IPS Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/

Farmacia/NEPS/Paciente.

Existen diferentes focos de

identificación de la sospecha de una Reacción a

medicamentos: La IPS

Hospitalaria, la IPS ambulatoria, la Farmacia, el

paciente o la EPS.

2.

Registrar en el formato

de Reporte de Sospecha de Eventos

Adversos a Medicamentos

(FOREAM), la

información relacionada con el

Responsable: IPS/Operador

Logístico

Consultar documento INVIMA

Responsable: IPS/Operador Logístico

Consultar documento INVIMA


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 40 de 48



evento.

3.

El evento es serio o priorizado por

Nueva EPS?

4.

SI: Enviar reporte antes de 72 horas al

INVIMA y al ente territorial

correspondiente.


Se reporta a la Dirección de

Medicamentos y Productos

Biológicos del Invima, durante las 72 horas a partir de

conocido el evento adverso que sea serio o inesperado.


Se reporta a la Dirección de

Medicamentos y Productos

Biológicos del Invima, durante las 72 horas a partir de

conocido el evento adverso que sea serio o inesperado.

5.

NO: Reportar dentro

de los cinco (5) días siguientes al

vencimiento del mes

que se informa


Logístico

El reporte se hará al INVIMA y

al ente territorial correspondiente, dentro de los

cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se

informa.


Logístico

El reporte se hará al INVIMA y

al ente territorial correspondiente, dentro de los

cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se

informa.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 41 de 48



6.

Enviar copia del

reporte (FOREAM) al

Operador Logístico principal de la Zona, y

a la Enfermera de Calidad junto con el

formato de eventos

adversos diligenciado.


Logístico

El tiempo estipulado en el

punto anterior aplica también para el reporte a la EPS.


Logístico

El tiempo estipulado en el

punto anterior aplica también para el reporte a la EPS.

7.

Realizar análisis del

evento adverso y enviar el resultado una

vez al mes.

Responsable: Operador

Logístico

Los primeros cinco días de

cada mes, los operadores deben entregar a la Dirección

de Medicamentos, los análisis de los reportes recibidos

durante el mes anterior.

Responsable: Operador

Logístico

Los primeros cinco días de

cada mes, los operadores deben entregar a la Dirección

de Medicamentos, los análisis de los reportes recibidos

durante el mes anterior.

8.

Consolidar el resultado de los análisis

recibidos y remitir a las Enfermeras de Calidad

Zonales.

Responsable: Coordinador de Servicios Farmacéuticos

Cada mes se consolidan los reportes recibidos junto con los

análisis realizados por los

operadores.

9.

Se requiere notificar

al fabricante sobre

el evento adverso?


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 42 de 48



10

SI: Comunicar al

fabricante

Responsable: Coordinador de

Servicios Farmacéuticos

Se debe establecer

comunicación con el laboratorio notificando el evento adverso

presentado.

NO: Continuar con actividad 11

11.

Recibir consolidado mensual de los análisis

y efectuar análisis de

causalidad.

Responsable: Enfermera de Calidad

Recolectar la información necesaria para discutir en

comité celular

12.

¿El caso es

priorizado?

13.

Si: Dirigir

comunicación a

Farmacia o IPS solicitando plan de

acción.

Responsable: Enfermera de

Calidad

Esta comunicación debe

hacerse de forma inmediata.

14

NO: Recolectar la

información necesaria

para celebrar Comité


Calidad


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 43 de 48



Celular de Calidad y

realizar citación al

mismo.

15.

Definir si el evento era

prevenible o no en el Comité Celular de

Calidad.

Responsable: Comité Celular

de Calidad/ Enfermera de Calidad

Se define si el evento era prevenible y se solicita plan de

acción a la IPS o Farmacia según corresponda.

16.

¿El evento era prevenible?

NO: Ir a Fin

17.

SI: Emitir respuesta

con acción de mejora o

plan de acción.


Logístico

Se debe emitir un plan de acción que impacte en mitigar


Logístico

Se debe emitir un plan de acción que impacte en mitigar


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 44 de 48



el riesgo de incurrir en el

evento presentado.

el riesgo de incurrir en el

evento presentado.

18.

Evaluar la pertinencia de la respuesta.

Responsable: Enfermera de Calidad

Análisis de la respuesta del

Operador o la IPS, aprobación

o devolución del plan de acción

19.

Consolidar y entregar

los planes de acción.


Calidad

Consolida y guarda

Información en Matriz de Planes y Acciones de

Mejoramiento, Guarda Actas de reuniones derivadas del

proceso. Guarda Copia de

FORAM

20.

Realizar reporte

estadístico de

Seguimiento.



Genera Reporte Estadístico de

Seguimiento y Gestión de Incidentes, Reacciones


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 45 de 48



Adversas, Fallos Terapéuticos.

Así como de Planes y Acciones

de Mejora en las IPS.

21.

Efectuar seguimiento a

planes de acción.

Se debe evaluar el impacto de

los planes de acción planteados por las IPS y los

Operadores.



Se debe evaluar el impacto de

los planes de acción planteados por las IPS y los Operadores.

Fin


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

1. FORMATOS

04-03-F-001 Solicitud de importación de medicamentos

04-03-F-002 Recepción técnica de medicamentos 04-03-F-003 Planilla administrativa de recepción de medicamentos

04-03-F-004 Entrega de análisis técnico

04-03-F-005 Entrega de análisis económico 04-03-F-006 Formato de constancia de recibido de medicamentos y/o dispositivos médicos

04-03-F-008 Protocolos Farmacéuticos 04-03-F-009 Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos

04-03-F-010

Formato Cuadro de distribución

2. ANEXOS

04-03-A-001 Anexo Instructivo web para validación de derechos.

04-03-A-002 Anexo Instructivo proceso Legalización Pre – Aprobadas.

04-03-A-003 Anexo requerimiento de Información de Operadores logísticos 04-03-A-004 Anexo listado de medicamentos POS “Que no requieren autorización” y listado de

medicamentos POS “Que requieren autorización” 04-03-A-005 Anexo de análisis técnico de ofertas.

04-03-A-006 Anexo Instructivo de análisis técnico de ofertas.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Auxiliar de Farmacia: Es aquella persona con formación académica para realizar la dispensación de

productos en la farmacia para los afiliados, debe ser responsable por generar oportunidad en la adquisición, recepción, almacenamiento y reposición de los productos expedidos en los

establecimientos de farmacia.

Comité de farmacia y terapéutica: Es un grupo de carácter permanente al servicio de la Institución

Prestadora de Servicios de Salud que brinda asesoría en el ámbito de sus funciones, compuesto por un delegado y el director científico de la IPS, así como por un delegado del servicio farmacéutico.

Concentración: Es la cantidad de principio activo contenido en una forma farmacéutica, por

ejemplo, una tableta de acetaminofén de 500 mg debe garantizar 500 mg de principio activo. El

principio activo es el acetaminofén y la concentración es 500 mg.

Denominación Común Internacional: Es el nombre oficial no comercial o genérico de una sustancia farmacológica establecido por la Organización Mundial de Salud.

Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y/o dispositivos médicos a un paciente

previamente prescritos por el médico tratante.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 47 de 48

Dosis: Es la cantidad de medicamento que se administra a una persona, refiriéndose a la cantidad de principio activo que se expone una persona durante un período de tiempo. Estas pueden ser en

miligramos, gotas, tabletas, inhalaciones, cucharadas, entre otras.

Estudios de Utilización de Medicamentos (EUM): aquellos estudios epidemiológicos descriptivos con

los que se pretende determinar cuáles son los patrones, perfiles y otras características de la oferta,

la prescripción, la dispensación, el consumo, el cumplimiento terapéutico y cualquier otra faceta relacionada con los medicamentos en una población determinada, con el objetivo de conseguir,

mediante el análisis de los mismos, su uso racional.

Evento Adverso: Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación causal con el mismo.

Evento Adverso Serio: Se considera serio un evento adverso cuando su desenlace es la muerte o

una amenaza a la vida, o cuando genera o prolonga una hospitalización, causa discapacidad,

interrupción del embarazo o malformaciones.

Farmacovigilancia: Es la actividad relacionada con la detección, evaluación, entendimiento y prevención de los eventos adversos con medicamentos cuyo objetivo es establecer el perfil de

seguridad y promocionar el uso adecuado de los mismos.

Margen terapéutico: Intervalo de concentraciones de un fármaco dentro del cual existe alta

probabilidad de conseguir la eficacia terapéutica, con mínima toxicidad.

Medicamentos de Control: Son sustancias y medicamentos que tienen alta probabilidad de generar

dependencia al afiliado al momento de ser administrados, por lo que su comercialización se encuentra restringida y están bajo fiscalización de entes de control del estado tales como, el Fondo

Nacional de Estupefacientes.

Nombre comercial del medicamento: Es el nombre asignado al medicamento por el laboratorio que

lo produce o comercializa, sirve para diferenciar el producto de un laboratorio de los demás.

Operador Logístico: Nombre dado al proveedor o farmacias contratadas para la adquisición, administración, distribución y dispensación de medicamentos a los afiliados.

Posología: Dosificación de los fármacos (dosis terapéutica) para el tratamiento médico de los afiliados, el cual depende de diferentes factores como la edad, sexo, entre otros.

Presentación: Forma farmacéutica en la que se contiene el principio activo de los medicamentos,

puede ser tarro, inhalador, ampollas, tabletas, frasco, cápsulas, polvo para reconstituir, comprimidos, entre otros.

Preautorización: Solicitud pre-aprobada por la Nueva EPS S.A para la entrega de un medicamento en un futuro, se realiza hasta por dos meses de tratamiento adicionales, de acuerdo con los

documentos radicados por el afiliado.


VERSIÓN:

V 4.0

CÓDIGO: 04-M-003


ACTUALIZACIÓN:

06-2015

Página 48 de 48

Regente de Farmacia: Tecnólogo en química farmacéutica o Tecnólogo en regencia de farmacia que coordina las actividades propias del Servicio Farmacéutico de los Operadores Logísticos,

teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio.

Tecnovigilancia: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto la identificación y la

calificación de efectos adversos serios e indeseados asociados al uso de los dispositivos médicos,

así como la identificación de los factores de riesgo asociados a estos efectos o características, con base en la notificación, registro y evaluación sistemática de los efectos adversos de los dispositivos

médicos, con el fin de determinar la frecuencia, gravedad e incidencia de los mismos para prevenir daños en los pacientes.

Vademécum: Catalogo Nacional de medicamentos disponibles en el mercado.

4. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1.0 Diciembre de

2011 Versión inicial de documento.

2.0 Marzo de

2013

Versión ajustada con Acuerdo 029 de Diciembre de 2011. Se incluyen los subproceso de importación de medicamentos y selección de

laboratorios farmacéuticos. Se incluye el procedimiento de farmacovigilancia.

3.0 Julio de 2014

Versión ajustada con Resolución 5221 de 2013

Se actualiza Subproceso de importación de medicamentos Se actualiza Subproceso de farmacovigilancia

Se realizan otras precisiones propias del Subproceso de Suministro de medicamentos e Insumos.

4.0 Junio de

2015

Versión ajustada con Sentencia T-160 DE 2014 de la Corte Constitucional.

Actualización de las actividades del subproceso Importación de Medicamentos.

Se actualiza Subproceso Suministro De Medicamentos E Insumos (políticas

y actividades, se incluye el procedimiento de uso racional de medicamentos).

Actualización Subproceso de Farmacovigilancia (Políticas y actividades).

Documents

Manual de Gestión de Medicamentos, Insumos y n2/Anexo No... · PDF fileafiliado relacionada con el proceso para la obtención de medicamentos Pos y No POS,