MANUAL DE INDICADORES DE GESTIÓN

GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO – PLANEACIÓN

Código: PL-SS-MA-001

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MANUAL DE INDICADORES DE GESTIÓN Vigencia: 04/08/2019

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MANUAL DE INDICADORES DE GESTIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

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2 ¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!

Cra 16 No.97-46 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia www.jcc.gov.co

CONTENIDO

PÁG

PRESENTACIÓN ....................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4

OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................ 4

REQUERIMIENTOS PARA UNA CORRECTA MEDICIÓN ............................................ 6

GRUPOS DE GESTION DE APLICACIÓN ........................................................................ 6

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES ................................................................. 9

VENTAJAS .............................................................................................................................. 9

CLASIFICACIÓN Y TIPOLOGÍA DE LOS INDICADORES ........................................... 10

FASES DE LA FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES ............ 11

1. Identificación del objetivo: ........................................................................................... 11

2. Selección de indicadores ........................................................................................ 12

ELABORACIÓN HOJA DE VIDA O FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR ....................... 13

ANALISIS DE RESULTADOS ................................................... ¡Error! Marcador no definido.

........................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.




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PRESENTACIÓN

La gestión orientada por resultados exige establecer mecanismos que permitan realizar

una completa medición del desempeño organizacional y al mismo tiempo, arroje

información base para toma de decisiones idóneas, que contribuyan al fortalecimiento

institucional.

Por tal razón, la U.A.E Junta Central de Contadores presenta este manual como fuente

principal para la implementación de indicadores de gestión, procesos y resultados en

cada uno de los procesos integrantes de la Entidad, fortaleciendo el carácter operativo

y al mismo tiempo generando instrumentos de seguimiento correctos para dar a conocer

al Gobierno, usuarios y ciudadanía en general; el nivel de desempeño y efectos

logrados, producto de la planeación y el trabajo en equipo.

Buscando alinear resultados y metas propuestas en los tiempos y recursos previstos,

generando de esta forma los efectos deseados para la sociedad en general, cumpliendo

así con el objetivo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, “Desarrollar

una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación,

para la toma de decisiones y la mejora continua”, y específicamente a su dimensión 4ª

de evaluación de Resultados.




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INTRODUCCIÓN

Una de las herramientas creadas para llevar a cabo una correcta evaluación frente a la

eficacia, efectividad y calidad de la gestión pública en la consecución de los objetivos

priorizados por el Gobierno Nacional; el control, por tal motivo la U.A.E Junta Central de

Contadores elabora e implementa el presente manual de indicadores de gestión de

procesos y resultados, el cual comprende todas las bases normativas que instaura el

uso de herramientas de seguimiento y control para las organizaciones del sector público,

así mismo expone los componentes conceptuales y metodológicos referentes a la

formulación e implementación de los mismos.

OBJETIVO GENERAL

Aportar al desarrollo del ejercicio de control de la gestión y resultados en la UAE – Junta

Central de Contadores, convirtiéndose en un instrumento que suministre a las directivas,

responsables de procesos y/o sub procesos y demás partes interesadas información

oportuna, veraz y objetiva; siendo base en el ejercicio de seguimiento, monitoreo y

retroalimentación institucional, comparando los logros alcanzados frente a lo planeado,

formulando planes de mejoramiento pertinentes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Actualizar los indicadores de gestión diseñados para realizar un control y

seguimiento a cada uno de los procedimientos establecidos para el logro de la

misión institucional.

2. Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos, programas y planes

adoptados por el responsable, bajo parámetros de afinidad con la visión y misión

de la Entidad.




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3. Contribuir a plantear una visión clara del futuro de la Entidad, formulando las

estrategias necesarias y adecuadas para fortalecer las potencialidades

identificadas y mitigar la existencia de debilidades.

4. Evaluar los resultados de los indicadores como base informativa para llevar a

cabo una constante retroalimentación del nivel de gestión de la Entidad.

5. Empoderar a los responsables de los procesos, subprocesos, contratistas y

personal vinculado directamente con la Entidad; la cultura del autocontrol, a

través de la implementación de indicadores como herramienta de medición para

el desarrollo de sus actividades.

6. Evaluar la gestión de riesgo de la Entidad, en el momento que se encuentren

desviaciones en los indicadores, o posibilidad de materialización de un riesgo,

estableciendo acciones de mejora de manera inmediata.




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REQUERIMIENTOS PARA UNA CORRECTA MEDICIÓN

GRUPOS DE GESTION DE APLICACIÓN

PERTINENTE PRECISA

OPORTUNA ECONÓMICA




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INDICADOR

GRUPOS DE GESTION DE APLICACIÓN DE

INDICADORES

CONTROL DE LA GESTIÓN

Forma como se desarrollan los

procesos y procedimientos administrativos

CONTROL FINANCIERO

Eficacia y eficiencia con la que se realiza la

ejecución presupuestal

CONTROL DE RESULTADOS

Logro de objetivos y cumplimiento de

planes y proyectos adoptados.




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Expresión cuantitativa que establece relación entre dos o más variables, las que comparadas con períodos de medición anteriores permiten evaluar el desempeño y gestión organizacional.




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CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES

VENTAJAS

1. Apoya el ejercicio de la planeación estratégica institucional, ya que

visualiza los logros de la organización y al mismo tiempo, detecta los procesos de la Entidad en los cuales existan procedimientos con necesidad de fortalecimiento para su efectiva gestión.

2. Posibilita a partir del análisis de la información entre el desempeño efectuado y el programado, realizar ajustes en los procesos internos y crea planes de acción que eliminan inconsistencias entre el que hacer de la Entidad y sus objetivos estratégicos.

3. Es un instrumento que establece un escenario de relación directa entre el ciudadano y/o usuario y demás partes interesadas, ya que expone los resultados obtenidos por la Entidad en la ejecución de las actividades planteadas para el cumplimiento de su misión organizacional.

4. Establece mayores niveles de transparencia respecto del uso de los recursos públicos y sienta las bases para un mayor compromiso con los resultados por parte de los directivos y asesores de la dirección.

CARACTERÍSTICAS

Preciso :

Obtener información en tiempo real que

permitan la reorientación en la toma de decisiones

Medible:

Comparar la situación actual

frente a parámetros de tiempo

previamente establecidos

Excluyente:

Capacidad de evaluar un aspecto

específico

Prácticos:

Facildad de recolección y

procesamiento

Entendibles:

Fácil comprensión e interpretación

Verificable:

Su cálculo debe estar

adecuadamente soportado




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5. Son herramientas de apoyo para la toma de decisiones, porque los

resultados generados de su correcta aplicación, permite realizar un análisis del pasado frente a la situación actual de la Entidad, y al mismo tiempo forma perspectivas futuras.

CLASIFICACIÓN Y TIPOLOGÍA DE LOS INDICADORES

Indicadores de Eficacia

Realizan seguimiento a la capacidad gerencial para lograr el cumplimiento de metas.

Indicadores de Eficiencia

Efectúa medición acerca del manejo y distribución de los recursos (financieros, físicos, tecnológicos) en la gestión administrativa de la

Entidad y obtención de las metas

Indicadores de Efectividad

Mide el impacto de la Gestion tanto en el logro de los resultados planificados, como en el

manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Es importante considerar que el indicador por sí solo no

permite la evaluación; únicamente demuestra el

comportamiento de una variable sujeta de medición contra

ciertos referentes comparativos. De ahí la importancia de

identificar contra qué serán comparados los indicadores.




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FASES DE LA FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES

Presentamos siete pasos fundamentales para formular un indicador de manera exitosa:

1. Identificación del objetivo: Identificar el objetivo es el primer paso para lograr formular e implementar correctamente los indicadores de gestión, cabe precisar que un objetivo es la guía principal que define la ruta deseada a llevar a cabo por una organización, es decir su propósito fundamental.

2. Identificación de metas

Al tener el objetivo planteado se procederá a definir unas metas, éstas son expresiones cuantitativas de los objetivos y de los logros que se esperan alcanzar a través del desarrollo de los mismos, las metas se estructuran determinando cantidad y período de tiempo.

3. Definición de la tipología del indicador

El tipo de indicador a formular depende de los aspectos relevantes (variables) que se busca monitorear y realizar seguimientos de acuerdo a los resultados esperados por parte de la organización; las variables son las características, cualidades, elementos o componentes de una unidad de análisis, las cuales pueden modificarse o variar en el tiempo.

4. Redacción del indicador: objeto a cuantificar + condición deseada del objeto




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En este caso partiremos de un objetivo o meta establecida para definir el indicador; por ejemplo: Corregir las tarjetas profesionales que presenten algún error en los campos de datos establecidos para dicho documento.

Esta meta se divide en dos partes, la primera el verbo (corregir) y la segunda pieza, sujeto de la meta (tarjetas profesionales).

Luego se invierte el orden de la meta y el verbo se conjuga en participio, es decir:

Tarjetas profesionales corregidas

5. Selección de indicadores

Un indicador debe ser de fácil comprensión e interpretación y debe permitir establecer relaciones con otros indicadores utilizados para medir la situación o fenómeno de estudio, es decir, debe ser comparable en el tiempo y en el espacio.

Criterios para la selección de indicadores

Criterio de selección Pregunta para tener en cuenta

Objetivo

Pertinencia ¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma

clara y precisa?

Busca que el indicador permita describir la situación o fenómeno determinado, objeto de la acción.

Funcionalidad ¿El indicador es monitoreable?

El indicador permite evaluar periódicamente su implementación.

Disponibilidad ¿La información del indicador está disponible?

Los indicadores deben ser construidos a partir de variables sobre las cuales exista información estadística de tal manera que puedan ser consultados cuando sea necesario.

Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos?

Los datos deben ser medidos siempre bajo ciertos estándares y la información requerida debe poseer atributos de calidad estadística.

Utilidad ¿El indicador es relevante con lo que se quiere

medir?

Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones.




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6. ELABORACIÓN HOJA DE VIDA O FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

Luego de haber formulado los indicadores y realizar la pertinente selección; se procede a plasmarlos en una hoja de vida o ficha técnica donde incluye todos sus elementos constitutivos.

Se encuentra integrada por los siguientes datos:

DILIGENCIA PLANEACIÓN:

Proceso: Referente al conjunto de actividades, acciones y eventos organizados e interrelacionados, dirigidas a obtener un resultado específico que ha sido planeado previamente.

Subproceso: Número de tareas definidas, detalladas, establecidas, con un principio y un fin; las cuales contribuyen al total desarrollo del proceso al que se encuentra vinculado.




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Nivel: Categorización del proceso según, las actividades que lo integran y los objetivos formulados para el logro del objeto organizacional, comúnmente se encuentran los siguientes niveles: misional, estratégico, apoyo y control evaluación.

Nombre del indicador: Expresión verbal, clara y precisa con el cual se identifica al indicador.

Objetivo: Propósito que justifica la formulación e implementación del indicador; además describe su naturaleza y finalidad.

Metodología de medición: Corresponde a la explicación técnica sobre el proceso para la obtención de los datos utilizados y la medición del resultado del indicador.

Fórmula de cálculo: Expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. La fórmula se debe presentar con siglas claras y que en lo posible den cuenta del nombre de cada variable.

Fuentes de información: Nombre grupo de gestión misional o administrativo encargadas de la producción y /o suministro de la información utilizada para la construcción del indicador y operación estadística que produce la fuente.

Unidad de medida para el indicador: Parámetros estandarizado y cuantificable para realizar la medición del indicador, las unidades de medidas comúnmente usadas son el número, porcentaje y metros. Si la necesidad lo amerita puede utilizarse las unidades de medida del índice y tasa.

Frecuencia de Medición: Periodicidad con la que se medirá el indicador. Seleccione la opción correspondiente según su indicador

Tipo: Correspondiente a la clasificación dada al indicador (eficiencia, eficacia, efectividad)

Metas: Definición del resultado a obtener por parte de la Entidad, especificada en tiempo y cantidad (número o en porcentaje).

Escala de Rango: Identifica el nivel del rango según resultados de la medición

DILIGENCIA EL RESPONSABLE DEL INDICADOR:

Resultado de la Gestión, según escala de rango (Marque con una X de acuerdo al resultado): Se busca que marque con una X, en el momento que se cumple con la meta establecida

Realice un ANALISIS claro y detallado, destacando las razones de los resultados: generaron el resultado de la medición del indicador, según la escala de rangos.

¿Dio cumplimiento?: Se debe señalar con unab”X”, si se dio cumplimiento o no a la meta establecida.




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¿Qué Procedió, según resultados antes mencionados?? Se establece que acción es necesaria llevar a cabo mejoraras al resultado del indicador; dichas acciones pueden ser: acción correctiva, acción de mejora, servicio no conforme o un Compromiso de Revisión por la Dirección

GRAFICA DE MEDICIÓN Y RESULTADOS:

Es un espacio definido en la ficha para que por medio de representación gráfica, se expliquen los resultados obtenidos haciendo a los periodos de medición establecidos en la ficha y así se lograr dar ilustración inmediata y práctica de la información.

A través del análisis del indicador de gestión es posible identificar si las acciones

desarrolladas en el proceso son las adecuadas para cumplir con los objetivos

organizacionales; o si por el contrario es necesario tomar acciones correctivas, que

permitan fortalecer y mejorar el funcionamiento de la Entidad.

El análisis del indicador parte de realizar la comparación entre la meta establecida en la

etapa de formulación y el desempeño del mismo indicador, esta confrontación de valores

se convierte en la base para identificar la efectividad en la ejecución de los procesos,

luego se debe indagar sobre las causas o motivos que generan ese resultado.

El análisis de los resultados se convierte en el principal insumo de autoevaluación

institucional, ya que es el mismo proceso quien evalúa su gestión, lo cual enriquece la

capacidad de toma de decisiones por parte del equipo de trabajo.

Actores interesados en el resultado: Personas o instituciones que deseen conocer los resultados del indicador.

Responsables: Se escribe datos de los responsables de la medición como: Nombre del responsable de la meta, cargo, correo electrónico y número telefónico – extensión del funcionario o contratista responsable de meta.

Calidad – Mejora continua, de acuerdo al periodo de medición, solicita vía correo

electrónico a los responsables de la información, reportar en la ficha técnica la




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información necesaria para alimentar la matriz y así tomar las acciones

pertinentes.

INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESOS: VER MATRIZ DE INDICADORES EN LA INTRANET – MISIG


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