MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y …pmu.positivaenlinea.gov.co/files/CARTILLA_POSITIVA_ARP_V19.pdf · 34 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA S.A COMPAÑÍA DE SEGUROS 68 35

Aprobó: Claudia Díaz Gamboa

Vicepresidente de Operaciones ( E)

Reviso: Francisco Ortiz Lemos

Gerencia de Afiliaciones y Novedades ( E )

Elaboró: Yoleine Nuñez

Profesional Especializado

Código: VO-MA-

PANARL-1 Fecha:

29/07/2014

Pág. De 1 al 71

MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y NOVEDADES ARL

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 8

OBJETIVO 9

1. DEFINICIONES 10

1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO 10

1.2 ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL 10

1.3 AFILIACIÓN 10

1.4 AFILIADOS 10

1.4 CONTRATANTE 10

1.5 CONTRATISTA 11

1.6 AFP 11

1.7 E.P.S 11

1.8 I.P.S 11

1.9 CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO 11

1.10 CLASE DE RIESGO 11

1.11 CLASIFICACIÓN DE EMPRESA 11

1.12 COBERTURA 12

1.13 EMPLEADOR 12

1.14 EMPRESAS NUEVAS 12

1.15 EMPRESAS TRASLADADAS 12

1.16 EMPRESA RETIRADA O DESAFILIADA 12

1.17 EMPRESA INACTIVA 12

3

1.18 EMPRESA NO EFECTIVA 12

1.19 ENFERMEDAD LABORAL 13

1.20 I.P.S.O 13

1.21 INACTIVIDAD 13

1.22 INCAPACIDAD TEMPORAL 13

1.23 PERSONA NATURAL 13

1.24 REGISTRO MERCANTIL 13

1.25 RECLASIFICACIÓN 13

1.26 SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA 14

1.27 SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA 14

1.28 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES 14

1.29 TRABAJADORES INDEPENDIENTES 14

2. ALCANCE 14

3.RESPONSABLES 14

4.PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS 15

4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES. 15

4.1.1 AFILIACIÓN INICIAL DE EMPRESAS 15 4.1.2 CASOS EN QUE SI ES POSIBLE HABILITAR CENTROS DE TRABAJO EN EL MOMENTO DE LA AFILIACION DE LA EMPRESAS: 16 4.1.3 CASOS QUE NO ES POSIBLE CREAR CENTROS DE TRABAJO EN LA AFILIACION INICIAL.

4.1.4RECLASIFICACION ADMINISTRATIVA 18

4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO: 18

4

4.2.1 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL 19

4.3. DOCUMNETOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 22

4.4AFILIACIONES POR TRASLADOS 31

4.5RECEPCIÓN DE NOVEDADES EMPLEADOR Y TRABAJADOR 32

4.5.1 DETALLES DE LAS NOVEDADES 32

5. RECLASIFICACIÓN DE EMPRESAS 33

5.1 INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE RECLASIFICACIONES Y CORRECCIONES EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN DEL OPERADOR LOGISTICO A NIVEL NACIONAL. 34

OBJETIVO 34

MARCO LEGAL 34

5.2TIPOS DE NOVEDAD CON INFORME TÉCNICO DE RECLASIFICACION DE EMPRESAS 37

5.2.1MODIFICACION DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPALl 37 5.2.2 CONFIRMACION DE LA ACTIVIDAD ECONIMICA PRINCIPALl 39

5.2.3 SEPARACION POR CENTRO DE TRABAJO ¡Error! Marcador no definido. 5.2.4.MODIFICACION DE LA ACTIVIDAD ECONOMICO PRINCIPAL Y SEPARACION DE CENTROS DE TRABAJO. 41

5.3CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO 44

5.3.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO 46

5.4 CORRECCIÓN DE LAS SEDES DE LA EMPRESA 47

5.5 ANEXOS 47

6. RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 49

5

6.1RETRACTACIÓN DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. ¡Error! Marcador no definido.8

7. NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE ALFANÚMERICO. 48

8. NOVEDADES DE INGRESO TRABAJADOR DEPENDIENTE 49

8.1.DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 49

8.1.1. ANULACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR PORTAL DE INTERNET 51

9. POLITICAS DE RETIRO 51

9.1ANULACIONES DE TRABAJADORES 51

9.2.RETIRO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES 52

9.3. RETIRO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES 52

9.3.1.PASO A PASO 52

10. PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA 53

11. TRABAJADOR INDEPENDIENTE 53

11.2DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 55

12. APRENDICES SENA 59

13. EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO: 59

14. CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO 59

14.1CONTRATO DE CONDUCTORES Y AFILIACIÓN AL REGIMEN DE SEGURIDAD. 59

15. BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A 60

6

16. INGRESO BASE DE COTIZACIÓN 60

17 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO 60

18 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN 60

19 DOCUMENTOS CHEQUEADOS 61

20 DOCUMENTOS ANEXOS 61

20.1 CÉDULAS INVÁLIDAS 61

21 SEÑALIZACIÓN DE CAMPOS FALTANTES Y ENMENDADURAS 62

22 COMPLETAR CON X EN LOS FORMULARIOS 62

23 LETRA MONTADA SOBRE LOS CAMPOS 62

24 INFORMACIÓN INVERTIDA 62

25 FIRMA EN SELLO 62

26 NÚMEROS DE RADICADOS 62

27 EMPLEADORES MENORES DE EDAD 63

28 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN VENTANILLA 63

29 SOLICITUDES VÍA WEB 63

29.1 NOVEDADES DE AFILIACIONES VIA WEB. 64

30 ACTUALIZACION DE AFILIACIONES 64

30.1GRABACIÓN DE FORMULARIOS 65

30.1.1 PROCEDIMIENTO ´PARA LA GRABACION DE FORMULARIOS DE ACTUALIZACION DE AFILIACION. 68

7

31 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS 69

32 FALLOS DE TUTELAS 69

33 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS 70

34 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA S.A COMPAÑÍA DE SEGUROS 68

35 RETIRO DE TRABAJADORES 69

36 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS 70

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INTRODUCCIÓN

POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A, como entidad estatal de aseguramiento en el ramo de vida, tiene dentro de su corte de negocios el ramo de Riesgos Laborales, los cuales son objeto de regulación normativa por parte del estado colombiano y en sus lineamientos legales; contempla los requisitos y condiciones para que la población trabajadora, empleadores, contratantes, contratistas y trabajadores independientes como cualquier otra modalidad de actividad laboral definido en las normas, sean incorporados y afiliados al Sistema general de Riesgos laborales. La constante y necesaria ampliación de cobertura que es objeto prioritario del sistema, hace que permanentemente se vinculen nuevos actores y poblaciones de diferentes sectores económicos a los cuales los entes administradores del sistema, luego de su afiliación deben brindar protección bajo el contexto de la promoción de la salud en el trabajo, prevención de los eventos derivados en el ejercicio laboral, tratamiento y rehabilitación de las contingencias derivadas de estos eventos laborales. Con base en lo anterior para la compañía es imprescindible definir técnicamente el manejo del proceso de vinculación a la población legalmente definida. En este documento se establecen los criterios y lineamientos técnicos y legales que deben ser aplicados en el proceso de recepción de afiliaciones y novedades para la Administradora de Riesgos Laborales así como las recepciones de los trámites adicionales definidos por la Compañía de acuerdo con el contrato firmado por las partes, las cuales se reflejarán en las bases de datos y aplicaciones desarrolladas por el Operador Logístico.

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OBJETIVO

Definir los lineamientos técnicos y jurídicos que permitan la gestión del proceso de afiliaciones y novedades en la compañía.

Establecer los procedimientos para aplicar los criterios que permitan regular la recepción de los trámites referentes a la Gerencia de afiliaciones y novedades.

Disponer de los insumos para realizar el seguimiento a los trámites recibidos por el operador logístico correspondientes al proceso de afiliaciones y novedades.

Actualizar la información y lineamientos pertinentes en forma periódica al proceso de afiliaciones y novedades según la normatividad vigente.

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1. DEFINICIONES

1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO

Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.

1.2 ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL

Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

1.3 AFILIACIÓN

Es el proceso mediante el cual las empresas ingresan al Sistema General de Riesgos Laborales a través del diligenciamiento del formulario de afiliación establecido por la Administradora de Riesgos Laborales.

1.4 AFILIADOS

Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales, registrados a través de las empresas afiliadas.

1.5 CONTRATANTE

Persona natural o jurídica que suscribe un contrato de prestación de servicios con otra

persona natural, para que desarrolle a favor del primero una actividad objeto del contrato.

http://www.arpsura.com/glosario/#sistema

http://www.arpsura.com/glosario/#sistema

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1.6 CONTRATISTA1

Personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con una

duración superior a un (1) mes.

1.7 AFP

Administradora de Fondos de Pensiones

1.8 E.P.S

Entidad Promotora de Salud.

1.9 I.P.S

Institución Prestadora de Servicios de Salud

1.10 REGIMEN SUBSIDIADO DE SALUD.-

Es el mecanismo mediante el cual la población más pobre del país, sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.

1.11 SISBEN

Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para los programas sociales. Es una encuesta que sirve para identificar y clasificar a las personas que no pueden cubrir sus necesidades básicas para que el estado pueda darles derechos fundamentales, subsidios que les permitan tener vivienda, salud, educación, bienestar.

1.12 EPS –S

Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado. Son las encargadas de promover la salud y atender a los trabajadores que pertenecen al Régimen Subsidiado de Salud y que el Estado aporta a un subsidio para garantizar la prestación del servicio.

1.13 CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO

También es conocido como Certificado de Existencia y Representación Legal que expide la Cámara de Comercio. Su función esencial es la de demostrar los aspectos relevantes de una sociedad comercial, tales como la antigüedad y fecha de expiración de la sociedad, su objeto social, su domicilio, número y nombre de los socios, monto del capital, nombre del

1 Decreto 723 del 15 de abril de 2013, artículo 2° Parágrafo 2

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representante legal, facultades que este tiene para comprometer y obligar a la sociedad etc. Solo aplica para personas jurídicas.

1.14 REGISTRO MERCANTIL Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, también es lo que permite verificar la existencia de ambos. De acuerdo a la normatividad vigente, toda persona natural o jurídica que ejerza actos de comercio está obligada a matricularse en el registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o negocio. Es indispensable la renovación de la matricula dentro de los tres primeros meses del año. Cuando no se ejerza actividad comercial por parte de la empresa debe proceder a cancelar su matrícula mercantil.

1.15 CLASE DE RIESGO

Codificación definida por el Ministerio de Trabajo para clasificar a las empresas en el Sistema general de Riesgos Laborales de acuerdo con la actividad económica a la que se dedican. Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V.

1.16 CLASIFICACIÓN DE EMPRESA

Es el acto por medio del cual el empleador clasifica a la empresa de acuerdo con la actividad principal dentro de la clase de riesgo que corresponda y aceptada por la entidad administradora de riesgo en el término que determine la normatividad colombiana vigente

1.17 COBERTURA

Periodo durante el cual, una persona o una empresa está activa en el Sistema y tiene derecho a recibir los servicios que presta la Administradora de Riesgos Laborales. Según la norma se inicia cobertura desde el día siguiente a su afiliación.

1.18 EMPLEADOR

Persona natural o jurídica que contrata laboralmente y aporta cotizaciones obligatorias al Sistema General de Riesgos Laborales para la cual laboran sus trabajadores afiliados.

1.19 EMPRESAS NUEVAS

Son aquellos Empleadores y jurídicos y trabajadores independientes que inician por primera vez su actividad económica y son nuevos en el Sistema General de Riesgos Laborales.

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1.20 EMPRESAS TRASLADADAS

Empresas vigentes en el Sistema General de Riesgos Laborales y cambian de Administradora ARL. Estas empresas deben mantener su clasificación de riesgo que tenían en la anterior ARL los primeros tres meses siguientes a su afiliación.

1.21 EMPRESA RETIRADA O DESAFILIADA

Es la situación que se define para la empresa que cumplió los periodos de ley para retractarse y a la que se suspende la cobertura de la ARL. Empresa que presenta intención de retiro y cumplió con los términos de ley para retractarse y la ARL no notificó ninguna objeción.

1.22 EMPRESA CESANTE

Es aquella empresa o empleador que por medio de una novedad retira todos sus trabajadores y actualmente no tiene nomina para cotizar al Sistema de Riesgos Laborales

1.23 EMPRESA INACTIVA:

Empresas o trabajadores vinculados a la ARL a las que no se les genera facturación por que están en mora o se evidencia su inconsistencia y/o irregularidad en la afiliación y son marcadas en la base de datos de la compañía.

1.24 EMPRESA NO EFECTIVA

Es la empresa o empleador al que se le procede hacer verificación de datos y no presenta consistencia ni veracidad en los mismos. Datos erróneos y ubicación geográfica inexistente,

1.25 ENFERMEDAD LABORAL

Se considera enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. .

1.26 I.P.S.O

Institución Prestadora de Servicios de Salud Ocupacional

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1.27 INACTIVIDAD

Periodo en el cual una empresa cesa actividades, debe actualizar datos para continuar afiliando trabajadores.

1.28 INCAPACIDAD TEMPORAL

Es cuando a causa de un accidente, el trabajador debe ausentarse de su trabajo por un período de tiempo superior a un día. Durante el tiempo que dure la incapacidad, el afiliado recibirá un subsidio equivalente al 100% de su ingreso base de cotización..

1.29 PERSONA NATURAL

Es la persona que no ejecuta actividad comercial y que bajo su numero de cedula de ciudadanía afilia a su empleada de servicio doméstico en riesgo I código 1950001, mayordomo de finca en riesgo II 2749201 y conductor de auto particular en riesgo III 3749101.

1.30 RECLASIFICACIÓN

Acto por medio del cual la ARL previa verificación de los soportes de afiliación, visita a los lugares de trabajo y posterior generación del informe técnico comunica formalmente la creación, modificación o confirmación de la actividad económica, separa centros de trabajo y/o la clase de riesgo a la empresa afilada, según solicitud expresa de la empresa, de la ARL o de un ente de control. Las solicitudes hechas por la empresa afiliada por requerimientos de correcciones en la clasificación inicial no son incluidas en el procedimiento de reclasificación.

1.31 SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA

Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija, donde se define la operación principal administrativa del empleador y en ocasiones la operativa.

1.32 SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA

Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija, donde se desarrolla la operación principal del empleador, y por ende en casos preestablecido se deberá asignar como sede principal para efectos de la asesoría en Promoción y Prevención a la empresa por parte de la ARL

1.33 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES

Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los

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accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

1.34 TRABAJADORES INDEPENDIENTES

Son personas naturales que por medio de un contrato de prestación de servicios desarrollan una actividad laboral a un tercero contratante natural o jurídico.

2 ALCANCE

El documento aplica al proceso de recepción, validación, digitalización y cargue en la base de datos, de los trámites definidos por la compañía, el cual rige a partir de su publicación y recoge las políticas aplicadas desde el inicio de operación hasta la fecha.

3 RESPONSABLES

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

Presidencia de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Vicepresidencia de Operaciones

Gerencia de Afiliaciones y novedades

OPERADOR LOGÍSTICO

Gerente Proyectos Especiales.

Jefe Operación Nacional del Proyecto.

Administradores Territoriales

Auxiliar Nacional.

4 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

Los procedimientos y requisitos establecidos en este documento son de obligatorio cumplimiento, hasta tanto se emita una versión superior al documento con las modificaciones o actualizaciones que se requieran. Este documento será entregado y socializado a todas las personas que intervienen en el proceso de afiliación y registro, e indemnizaciones de Positiva Compañía de Seguros S.A.

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4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES.

Las afiliaciones de empresas nuevas en las oficinas donde se tiene atención a través de AVATAR deben ser en su totalidad atendidas por este medio. Se exceptúan las empresas nuevas que llegan a través de la gestión comercial y traslados. Si al cabo de cinco (5) días no se ha presentado el formulario de afiliación firmado, se procede a rechazar el trámite de afiliación de la empresa. Cuando una persona natural desarrolla actividad mercantil es decir de comercio, se le debe requerir el Registro mercantil. Si es obligatorio presentar el RUT.

4.1.1 AFILIACIÓN INICIAL DE EMPRESAS

La afiliación inicial aplica cuando la empresa ingresa por primera vez al Sistema de Riesgos Laborales administrado por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Una vez verificados los datos consignados en el formulario, lo declarado como actividad a desarrollar por parte del Representante Legal que lo firma y cotejados con los documentos soportes de acuerdo con el tipo de empresa, se procede a analizar y aplicar la actividad económica principal como riesgo inicial de la empresa y al cual inicialmente ingresaran los trabajadores que registre la misma. La asignación de la actividad económica es la resultante de analizar lo declarado por el empleador en el formulario de AFILIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES, que esté contenido en la misma forma en el objeto social del certificado de Cámara y Comercio y el código del RUT. Los trabajadores ingresan con el riesgo de la actividad económica principal.

Toda empresa nueva afiliada puede tener apertura de centros de trabajo siempre y cuando sean concordantes con la actividad económica principal declarada y que soporten los documentos adicionales pertinentes a la política de afiliación de la actividad económica principal.

Se listan los casos en que se puede hacer apertura de centros de trabajo en el momento de afiliación de la empresa si el usuario lo requiere. El operador no lo debe sugerir:

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4.1.2 Casos en que SI es posible habilitar centros de trabajo en el momento de la afiliación de la empresa:

1 Las empresas de CONSTRUCCION con actividad económica principal en riesgo V, que

declare requerir apertura de riesgo I, para ubicar a los trabajadores con ocupación ADMINISTRATIVOS; siempre y cuando éstos estén ubicados en área diferente a la obra. Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo; riesgo I. Observación “SE PERMITIRA ABRIR CENTRO DE TRABAJO RIESGO I “ADMINISTRATIVO EL OPERADOR DEBERA PREGUNTAR SI VA HA DECLARAR UNA DIRECCION DIFERENTE”

2 Empresa cuya actividad principal esté determinada en LIMPIEZA DE EDIFICIOS, cuyo riesgo es II; y, declare que tiene también un centro de trabajo para LIMPIEZA DE FACHADA, riesgo V. Quedando: Principal: riesgo II, centro de trabajo: riesgo V.

3 Empresas de SUMINISTRO DE PERSONAL que adjunten, entre otros, el permiso del Ministerio de Salud y Protección Social, antes Ministerio de la Protección Social, que les autoriza actuar como TEMPORAL (EST); se pueden habilitar los centros de trabajo en el momento de la afiliación inicial de la empresa, cuándo ésta lo requiera y manifieste que es el riesgo al que estarán expuestos los trabajadores que envía en misión a empresas usuarias con quienes contrate.

4 Empresas de MINERÍA que declaren actividad principal en riesgo V y requieran centro de trabajo administrativo en riesgo I. Se debe verificar que la dirección de la sede administrativa es diferente a la del sitio de ubicación de la mina. Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo, riesgo I.

5 ALQUILER DE MAQUINARIA O EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN cuya actividad administrativa se desarrolle en un área física distinta donde se tienen los equipos de alquiler. Quedando: Principal, riesgo II, centro de trabajo: riesgo I.

6 ACTIVIDAD DE HIDROCARBUROS que declare actividad administrativa en una ubicación física distinta al pozo petrolero. Es necesario verificar que la dirección. Queda como principal riesgo V y secundaria riesgo I.

7 Empresas cuya actividad principal sea como AGENCIA DE TRANSPORTE en riesgo I y declaren apertura de riesgo V para cargue y descargue de embarcaciones, aéreas, fluviales y marítimas. Quedando: Principal: agencias aduaneras, riesgo I; centro de trabajo: riesgo V.

8 Las empresas cuya actividad principal sea el servicio de VIGILANCIA en riesgo IV y declare riesgo V para escoltas. Se habilita el riesgo siempre y cuando al momento de la afiliación presenten el permiso expedido por la Superintendencia de Vigilancia. Quedando: Vigilancia: riesgo IV; centro de trabajo: riesgo V.

4.1.3 Casos que NO es posible crear centros de trabajo en la afiliación inicial:

1 Ninguna actividad catalogada como NCP puede tener apertura de centros de

trabajo en la afiliación inicial, debido a que por la condición de tal actividad requiere

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informe técnico de reclasificación que determine si procede la apertura del centro requerido por el usuario.

2 Las AGENCIAS DE EMPLEO no pueden tener centros de trabajo adicionales, por la naturaleza de la entidad.

3 COOPERATIVAS MULTIACTIVAS, DE TRABAJO ASOCIADO, FUNDACIONES, ASOCIACIONES, CORPORACIONES, SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S.; EMPRESAS CON MODALIDAD DE CONTRATACIÓN OUTSOURCING, EMPRESAS CON CONTRATOS SINDICALES que no sustenten con los soportes físicos las actividades relacionadas en su objeto social y en el código del RUT.

4 NINGUNA ACTIVIDAD DETERMINADA COMO DE AFILIACIÓN OBLIGATORIA A SEGURIDAD SOCIAL puede tener apertura de centro de trabajo en el momento de la afiliación. Es pertinente indicar que las únicas entidades autorizadas para hacer afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Riesgos Laborales, son las constituidas como AGREMIACIÓN, entendidas como las que agrupan personas que desarrollan una misma actividad; además debe estar reconocida y avalada por el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.

4.1.4 Reclasificación Administrativa

Este trámite será desarrollado por los gestores de reclasificación de las sucursales únicamente para los casos en los que es imposible asistir a la visita técnica por ubicación geográfica, apertura de centros de trabajo por desarrollar actividades en sedes de clientes con clase de riesgo diferente a la empresa afiliada y que en los soportes adjuntos se constata la veracidad de la solicitud de reclasificación. Este proceso debe ser avalado por parte del Líder de Reclasificación Nacional GAR ante la Gerencia de Afiliaciones y Novedades.

Este tipo de reclasificación se realizará con el informe técnico de reclasificación, diligenciado por el gestor de reclasificación de la sucursal, donde se registrarán los ítems 1, 2, 7 y 8 y en las observaciones se registrará el porqué del trámite administrativo sin visita.

Se anexan al informe técnico de reclasificación, la carta de la empresa haciendo la solicitud específica de apertura de centros de trabajo, formato de reclasificación a la empresa y copia del correo electrónico del líder de Reclasificación Nacional, avalando el trámite.

Estas reclasificaciones administrativas no tendrán constancias de intervención y los casos que se avalarán se discriminarán de acuerdo a la pertinencia del trámite.

Se entregaran al operador de acuerdo al procedimiento de reclasificación de empresas.

Toda empresa natural o jurídica que realice actos de comercio, debe inscribirse en el Registro Mercantil y presentar certificado de cámara y comercio. Para la asignación de la actividad económica en la afiliación inicial, prima lo que esté registrado en el objeto social del certificado de cámara de comercio.

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Cuando se presente afiliación inicial de empresas de los grupos: CONSTRUCCIÓN, MANUFACTURA, TRANSPORTE, MINERIA e INMOBILIARIA, se debe presentar el Representante Legal de la empresa, con original del documento de identidad o apoderado con original de la tarjeta profesional; para, previo a la afiliación asista a una inducción sobre generalidades del Sistema de General de Riesgos Laborales. Esta actividad se desarrollara en las sucursales tipo A y B, y programada logísticamente por el gerente respectivo.

Los cinco grupos anteriores, códigos Decreto 1607 de 202: 114001; 1504001; 1515301; 1639001; 1742101; deben ser orientados por el operador logístico para, previa la vinculación hagan el curso correspondiente, de acuerdo con la programación, requisito indispensable, además de los establecidos en este Manual para hacer efectiva la afiliación.

Las empresas sin ánimo de lucro que no estén obligados a presentar certificado de cámara y comercio deben presentar declaración juramentada (no extra juicio), firmada por el representante legal que indique la real actividad que desarrollan, la que debe coincidir con lo declarado en el formulario.

4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO:

Instituciones de Educación Superior (Deben presentar el equivalente: Documento de constitución avalado por la entidad competente: Ministerio de Educación, Secretaria de Educación)

Instituciones de Educación Formal y No Formal (Ley 115 de 1994). (Presentar el aval correspondiente: Ministerio de Educación si es Institución de Educación Formal y Secretaria de Educación si es Institución de Educación no Formal). El documento puede ser expedido por la entidad competente en el lugar de domicilio de la institución. (alcaldías, gobernación, etc.).

Personas Jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de Vigilancia Privada (Decreto 353 de 1994).

Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Federaciones y Confederaciones (Ley 537 de 1999).

Iglesias, Confesiones y Denominaciones Religiosas, sus Federaciones, Confederaciones y Asociaciones de Ministros (Ley 133 de 1994).

Entidades Reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social. (Equivalente: Acto de creación de la Institución): Consultorios médicos, consultorios odontologicos, servicios de terapias; etc.

Todo lo que se defina como actividades liberalaes: Médicos, Arquitectos, Contadores, Ingenieros, Abogados. Nota.- Cuando estas actividades se presentan bajo la figura de una organización societaria, debe inscribirse en el registro mercantil.

Sindicatos y Asociaciones de Trabajadores y Empleadores. (Registro Sindical).

Partidos y Movimientos Políticos

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Cámaras de Comercio reguladas por el Código de Comercio

Entidades Privadas del Sector Salud cuando se dediquen a la atención de Servicios de Salud en los Procesos de Fomento, Prevención, Tratamiento y Rehabilitación a la Comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 la Ley 100 de 1993. (Acto de creación de la institución).

Sociedades de Gestión Colectiva de Derechos de Autor y Derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993.

Personas Jurídicas Extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia a través de sucursales (Artículo 48 del Cpc).

Establecimientos de beneficencia de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, reguladas por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).

Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.) Ley 675 de 2001.

Cajas de Compensación Familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.

Cabildos Indígenas regulados por la Ley 89 de 1990.

Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles, departamental y municipal (ley 181 de 1995).

Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (decreto 1422 de 1996).

Organizaciones Gremiales de Pensionados que trata la Ley 43 de 1984.

Casas - Cárcel de que trata la Ley 65 de 1993

Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 De 1993).

Los cuerpos de bomberos voluntarios y oficiales (Ley 322 De 1996).

Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.

Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el sistema de autoconstrucción de programas de vivienda de interés social (ley 537 de 1999).

4.3 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL (Artículo 20 del Código de Comercio). “Son mercantiles para todos los efectos legales”:

1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y

la enajenación de los mismos; 2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el

arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;

3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;

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4) La adquisición o enajenación a título oneroso de establecimientos de comercio y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7) Las operaciones bancarias de bolsas o de martillos; 8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o

extranjeras; 9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos

de aterrizaje; 10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora; 11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera

que fueren la vía y el medio utilizados; 12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes; 13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos

públicos y expendio de toda clase de bienes; 14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las

demás destinadas a la prestación de servicios; 15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u

ornamentaciones; 16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o

recursos de la naturaleza; 17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración,

custodia o circulación de toda clase de bienes; 18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el

transporte por tierra, agua y aire y sus accesorios, y

19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

Toda persona Jurídica o Natural debe diligenciar en su totalidad el formulario de AFILIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES. El operador deberá garantizar la consistencia de la información consignada en el formulario. Por lo tanto, el operador verificará que la información que se registra en el formulario coincida con la registrada en los anexos según el tipo de afiliación. Cuando la empresa a afiliarse es nueva en el Sistema General de Riesgos Laborales, deberá diligenciar el formulario definido por la Compañía para estos casos.

Los formularios de afiliación deberán diligenciarse en forma clara y legible.

Cuando se presente el formulario de afiliación descargado de Internet deberá estar impreso mínimo en tamaño carta, en forma clara y legible.

El único empleador que se registra como persona natural, tipo de documento C,C., debe ser el que tiene como actividad SERVICIO DOMESTICO, CUIDADORES DE FINCA (CONSERJERIA) Y CONDUCTORES DE VEHICULO PARTICULAR. Estas actividades serán

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centros de trabajo siempre que se desprendan del número de cedula anteriormente relacionada y no serán centros de trabajo de una actividad mercantil.

Existe un caso en los que las personas naturales quieren afiliar como dependientes a auxiliares de enfermería que realizan cuidado en casa de manera permanente este casos es posible considerarlo como inclusión bajo la vinculación de empleador persona natural, tipo de documento C.C.; aplicándoles riesgo V con la actividad 8515 actividades de apoyo terapéutico soportado en el CIIU versión 3.1 el cual determina:

Esta clase incluye: Las actividades de planeación y ejecución de programas de tratamientos terapéuticos, remitidos por el personal médico u odontológico para la rehabilitación física y mental. Comprende las actividades llevadas a cabo o dirigidas por fisioterapeutas, terapeutas ocupacionales, fonoaudiólogos, enfermeros, auxiliares de enfermería u odontología, enfermeros escolares, higienistas dentales, etc., que pueden atender pacientes sin la presencia del médico u odontólogo, pero son supervisados periódicamente por éstos. Se incluyen los servicios de optómetras, nutricionistas, etc... Estas actividades pueden realizarse en instituciones prestadoras de servicios de salud a pacientes externos o ambulatorios, dependencias de empresas, escuelas, hogares de ancianos, organizaciones sindicales, asociaciones profesionales, instituciones de atención de la salud con servicios de alojamiento, distintas de los hospitales, consultorios particulares, hogares de los pacientes, etc... Se habilitará para persona natural con tipo de documento CEDULA:

Apertura de centros de trabajo únicamente para actividades de CONDUCTOR, FINCA DE RECREO, AUXILIAR DE ENFERMERÍA Y SERVICIO DOMESTICO, como novedad de empleador posterior a la afiliación.

Se plantea que para la afiliación inicial se puedan crear los centros de trabajo de las actividades de persona natural si el usuario manifiesta requerirlo.

Las actividades que aplican para esta nueva condición en persona natural con tipo de documento CEDULA son: 1950001 (servicio doméstico); 2749201 (mayordomo de finca); 3749101 (conductor de auto particular) y 5851501 (auxiliar de enfermería).

Si la actividad ejercida por la persona natural que tenga NIT, es mercantil y aplica la expedición de certificado de Cámara y Comercio, debe presentarlo para hacer la identificación de la actividad económica en el punto y asignar tarifa junto con el RUT.

Si existe alguna duda o inconsistencia con respecto a la información suministrada por la persona natural luego de validada, no se radicará dicha afiliación explicándole el motivo de no poder avanzar en la afiliación y que debe adjuntar lo necesario para aclarar la inconsistencia.

En caso de ser persona natural se verificará la actividad con el código registrado en el RUT, en caso que el código no sea válido o no corresponda a la actividad diligenciada en el formulario se informará al usuario para que actualice el documento. Cuando la empresa jurídica o natural de naturaleza mercantil que legalmente no deba presentar

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certificado de Cámara y Comercio, se procederá a recibir el documento que haga sus veces, en donde haga constar la actividad que desarrolla. Las personas naturales se identifican con tipo de documento Nit emitido en el RUT.

El empleador que sólo tenga una dirección principal para la empresa, deberá diligenciar en el campo “dirección de la sucursal”, la misma dirección principal de la empresa.

Toda empresa que realice una vinculación inicial debe reportar la totalidad de sus trabajadores. Toda empresa que solicite vinculación, deberá hacerlo con TIPO DE DOCUMENTO NIT a excepción:

PERSONAS NATURALES NUEVAS QUE NO DESARROLLEN ACTIVIDADES MERCANTILES (Servicio doméstico, fincas de recreo, conductores de familia).

Una vez afiliada la empresa trasladada se podrá realizar el cargue masivo de trabajadores anticipadamente antes de la fecha de vigencia por la Página WEB por parte de la empresa con el apoyo del funcionario del área Comercial.

La fotocopia de la cedula de los representantes legales de las empresas a afiliarse deben ser visualmente identificables y nítidas de lo contrario se rechazarán.

Se debe llenar el campo correo electrónico y número de celular. En caso de que el usuario manifieste no tener ninguno o alguno de los dos continúa la afiliación.

NOTA: SEGÚN LO ESTABLECIDO EN LA LEY ANTITRAMITES No se devolverán formularios con errores o inconsistencias en ortografía o que no afecten la calidad de la información. Cuando las fotocopias de cédulas de ciudadanía sean soporte de afiliación de trabajadores o empleadores estén ilegibles, se deben escribir los datos correctos en la misma hoja de la fotocopia, delante del usuario y proceder a su radicación.

Los formularios que presenten información errada en Números de Cédula, NIT, actividad económica y/o razón social del empleador deberán ser diligenciados nuevamente. Nota.- La actividad económica principal de la empresa nueva, se determina tomando lo declarado por el empleador en el formulario corroborado con lo evidenciado en el objeto social del certificado de cámara de comercio y/o la actividad principal allí indicada con el código del RUT. Para todos los efectos prima lo indicado en el certificado de cámara de comercio.

4.4 Documentos Exigidos “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”

TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS

EMPRESAS JURÍDICAS NUEVAS SECTOR PRIVADO

Fotocopia del RUT.

Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal.

Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada. El Nit. de la empresa debe estar reportado en el

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certificado de cámara y comercio.)

EMPRESAS JURÍDICAS Y PERSONAS NATURALES NUEVAS (MINERAS)

Fotocopia del RUT


Certificado de la Cámara de Comercio (expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).

Título Minero expedido por el Servicio Geológico Colombiano y contrato de operación minera, si el que va a realizar la operación es diferente del titular, éste no se requiere avalado por la Agencia Nacional de Minería. (registrar fecha de caducidad). Si la empresa manifiesta no tener título minero debe continuar el trámite de afiliación. Se le aclara que posterior a la afiliación tendrán visita técnica por parte de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Si presenta el documento que certifica la solicitud de legalización se debe recibir y continuar con el trámite.

Se aclara por parte del Servicio Geológico Colombiano los documentos que acreditan la legalidad de la minería en la zona de reserva especial denominada CARMEN – CATATUMBO, para lo cual expedirá el certificado que contenga el nombre de la mina, nombre de quienes están autorizados para su explotación, con documento de identidad y ubicación de la mina.

Si hay cesión de derechos, el certificado del Servicio Geológico Colombiano deberá aclarar a quien se le otorgó la cesión. El Servicio Geológico Colombiano no se pronuncia sobre posibles subcontrataciones.

Cuando existe subcontratación, debe presentarse el documento que acredite la subcontratación. La responsabilidad es compartida frente al Sistema General de Seguridad Social, en caso de incumplimiento (entre quien tiene el título minero y el contratista o subcontratista). Es decir, quien debe tener el permiso del Servicio Geológico Colombiano es quien tiene el derecho sobre la mina y no la empresa que es subcontratada.

No se acepta ninguna actividad de intermediación laboral. (Artículo 17, Decreto 4588 de 27 de diciembre de 2006, circular 034 de 2013 Min Salud y protección Social, ninguna CTA o asociación puede desarrollar actividades de intermediación laboral).

Zonas de reserva especial de los departamentos de Antioquia, Bolívar y Norte de Santander y proyectos mineros especiales y los desarrollos comunitarios adelantados, según los artículos 248 y 249 de la Ley 685 de 2001, mientras estén pendientes los contratos de concesión objeto de dichos proyectos y desarrollos. SE SOLICITA EL CONTRATO DE CONCESIÓN FIRMADO POR el Servicio Geológico Colombiano. Las Gobernaciones de Antioquia, Bolívar, Caldas, Boyacá pueden expedir certificaciones para efectos de autorizaciones de explotación minera.

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EN TODOS LOS EFECTOS, SI LA EMPRESA MANIFIESTA NO TENER EL TITULO EL TRAMITE DE AFILIACIÓN DEBE CONTINUAR HACIENDO LAS SALVEDADES ANTES MENCIONADAS.

PERSONAS NATURALES NUEVAS QUE NO DESARROLLEN ACTIVIDADES

MERCANTILES (Servicio doméstico, fincas de recreo,

conductores de familia)

SERVICIOS INHERENTES A LAS PROFESIONES LIBERALES

Copia del documento de identidad del empleador.

Deben especificar que tipo de trabajadores, van a afiliar, para determinar si procede la creación del riesgo.

Las profesiones liberales solo aplican sin el certificado de cámara de comercio cuando sea un profesional: Abogado, médico, odontológo, terapueta, ingeniero, etc. Que prestará sus servicios de forma independiente. Si se trata de una organización o unidad de empresa, debe inscribirse en el registro mercantil y presentar el certificado de cámara de comercio.

PERSONAS NATURALES NUEVAS QUE DESARROLLEN ACTIVIDADES

MERCANTILES.

Fotocopia del Documento de identidad del empleador.

Fotocopia del RUT y Registro Mercantil Certificado de Cámara y comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).

EMPLEADORES DE FINCAS

PRODUCTIVAS

Fotocopia RUT.

Fotocopia del documento de identidad del empleador.

EMPRESAS JURÍDICAS CUYA ACTIVIDAD ES TRANSPORTE DE

PASAJEROS Y DE CARGA (PUBLICOS)

Fotocopia del RUT.

Fotocopia del documento del Representante Legal.

Fotocopia de la Cámara de Comercio. NOTA: Las empresas cuya actividad principal sea el transporte público de pasajeros deben tener la habilitación del Ministerio de Transporte. Para las personas naturales con Rut y Registro mercantil que tengan como actividad principal transporte de carga, no se les exige la habilitación. Los conductores de transporte de vehículo público taxi, se podrán afiliar en condición de DEPENDIENTES o INDEPENDIENTES, el código es: 4603101 Actividad para Taxistas Cuando la actividad de la empresa sea alquiler de vehículos no requiere la habilitación. Las empresas cuya actividad sea la de grúa no requiere la habilitación del ministerio de transporte.

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Las empresas que tengan como actividad la de CONDUCTOR ELEGIDO, no requiere HABILITACION por parte del Ministerio de Transporte.

EMPRESAS NATURALES CUYA ACTIVIDAD ES TRANSPORTE DE CARGA

Fotocopia del RUT

Fotocopia del documento de identidad del Representante legal

Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no mayor a noventa (90) días.

Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo

NOTARÍAS

Fotocopia del RUT

Fotocopia del documento de identidad del Notario (a).

Fotocopia del acta de posesión del notario.

AGREMIACIONES

Fotocopia RUT.


Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).

Autorización Ministerio de Trabajo (Decreto. 3615 del 2005 art. 6,7)

Si es una agremiación, debe anexar la relación de trabajadores y el número de estos debe exceder los 500 trabajadores. La cual será validada por el área comercial o quien haga sus veces en el punto de atención. NOTA: Si existe en la tabla de Empresas autorizadas por el Ministerio, no se exige presentar la resolución. Si no existe en la tabla pero presenta la resolución emitida por el Ministerio de Trabajo se recibe el documento. NOTA: Verificar el objeto social de la empresa que no corresponda a un grupo de personas asociadas, de acuerdo a lo normado en el Decreto 3615 de 2005 Se debe verificar que la agremiación desarrolle una sola actividad económica.

COOPERATIVAS/ PRECOOPERATIVAS TRABAJO ASOCIADO

Fotocopia RUT.

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.

NOTA: Las Cooperativas y Precooperativas de trabajo asociado

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les asiste la prohibición de ejercer actividades de intermediación laboral o suministro de personal en misión de acuerdo a lo establecido en el artículo 71 de la ley 50 de 1990 y el decreto 2025 de 2011.

COOPERATIVAS/ PRECOOPERATIVAS TRABAJO ASOCIADO ESPECIALIZADAS

• Fotocopia RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Certificado de Constitución, Existencia y representación legal de la

CTA expedido por la Supersolidaria donde defina su especialidad. Decreto 4588 de 2006

Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado (CTA y Pcta) dedicadas a la prestación de servicios de salud, transporte, vigilancia y seguridad privada y educación no podrán desarrollar actividades diferentes a la de su respectiva especialización; y deben anexar el respectivo permiso de transporte, Súper vigilancia, educación, salud, expedido por el organismo competente.

EMPRESAS ESTATALES

Fotocopia del RUT.


Fotocopia del acta de posesión del Representante Legal. El radicador del operador deberá revisar los soportes para luego marcarla como publica, no solo con la marcación que se haya registrado en el formulario

AFILIACIÓN CONJUNTOS CERRADOS, CENTROS COMERCIALES O PROPIEDAD

HORIZONTAL

Fotocopia de la cédula Representante Legal (Administrador

Copia del acta de nombramiento.

Fotocopia de existencia y representación legal del edificio (Personería Jurídica).

Fotocopia del RUT.

COMUNIDADES RELIGIOSAS CATÓLICAS

Fotocopia del RUT.


Permiso respectivo de la autoridad superior (arquidiócesis).

COMUNIDADES RELIGIOSAS NO CATÓLICAS

Fotocopia del RUT.


Certificado de funcionamiento del Ministerio del Interior y Justicia.

ASOCIACIONES, FUNDACIONES, CORPORACIONES,

INCLUIDO JUNTAS DE ACCION COMUNAL

Fotocopia del RUT.

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal

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Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada. El Nit. de la empresa debe estar reportado en la cámara.) o Personería Jurídica.

De acuerdo a los decretos 3615 de 2005 y 2313 de 2006, las asociaciones no están autorizadas para afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales en forma colectiva a trabajadores independientes. Las fundaciones y corporaciones pueden afiliar trabajadores dependientes o independientes, siempre y cuando desarrollen la ocupación directamente con la fundación o corporación. • Los asociados a estas entidades no tienen ningún vinculo que los

autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nomina. Si la actividad económica no contempla la afiliación de trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Laborales, se deberá analizar de acuerdo con la asignación de actividad económica y afiliarlo como una empresa,.

En este tipo de empresas están incluidas las Juntas de Acción Comunal que son asociaciones cívicas sin ánimo de lucro, las cuales podrán afiliar a sus trabajadores dependientes.

Las Juntas de Acción Comunal contratan con terceros y afilian trabajadores DEPENDIENTES con el riesgo generado por el contrato, previo requerimiento de la apertura del centro de trabajo correspondiente.

COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO.

Fotocopia del RUT.

Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90 días (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).


Autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividades financieras (Decreto 3965 de 2006).

Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vinculo que los autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nómina.

COOPERATIVAS MULTIACTIVAS

Fotocopia del RUT.

Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90 días (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).


Certificado expedido por el ente competente en caso de ser especializadas: Para Educación – Ministerio de Educación; Financiera - Superintendencia Financiera Salud – Superintendencia de Salud. Transporte: Ministerio de Transporte Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vinculo que

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los autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal dependiente de nómina.

CONSORCIO Ó UNIÓN TEMPORAL

En este caso se debe vincular una de las empresas que conforman el consorcio, con el lleno de todos los requisitos del Manual de Políticas y afiliar a los trabajadores que van a ejecutar la labor en el objeto social del consorcio. Si la empresa ya está afiliada y la actividad del consorcio o unión temporal es diferente, debe requerir apertura del centro de trabajo adjuntando el documento consorcial.

COMUNIDADES INDÍGENAS

Fotocopia del RUT


Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas expedido por el Ministerio del Interior.

ONG

Documento que acredite su existencia legal, expedido por una entidad oficial en el que se indique la actividad que desarrollan o Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).

SINDICATOS – CONTRATO SINDICAL

Fotocopia RUT

Fotocopia de Inscripción en el Registro Sindical Expedido por la entidad correspondiente.

Fotocopia de la cédula del representante legal. Para los casos de contrato sindical, el sindicato deberá aportar el certificado o constancia que expide el Ministerio de Trabajo del depósito de dicho contrato y su respectivo reglamento. Por cada contrato sindical se debe aportar un certificado del ministerio de trabajo

EMPRESAS DE VIGILANCIA PRIVADA

Fotocopia RUT

Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90 días (No se acepta Matricula Mercantil no renovada) Si manifiesta no tener certificado de cámara de comercio el trámite de afiliación continua. De acuerdo a la reglamentación este tipo de empresas no están obligadas a registrarse.

Fotocopia de la cédula del Representante Legal. Solo podrá afiliar sus trabajadores dependientes.

Licencia de funcionamiento expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Cualquier actividad que implique vigilancia así sea sin armas debe estar avalada por la Super

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vigilancia (Decreto 356 de 1994).

EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES (EST)

Formulario de vinculación debidamente diligenciado

Fotocopia del RUT

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la empresa

Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a noventa días en donde se verifique un objeto social único “SUMINISTRO DE PERSONAL”

Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social y/o Ministerio de Trabajo en donde autorizan el funcionamiento de la empresa como temporal. La afiliación de la EST debe incluir la apertura de los centro de trabajo de los clientes usuarios con que tienen negociación de suministro de personal. Se pueden abrir los cincos centros de trabajo si la empresa lo requiere en el momento de la afiliación inicial.

La cotización será:

a) Para los trabajadores de planta según la clase de riesgo en que se

encuentre clasificada la Empresa de Servicios Temporales, riesgo 3749101 Riesgo 3

b) Para los trabajadores en misión, según la clase de riesgo en que

se encuentre clasificada la empresa usuaria o centro de trabajo.

Ningún otro tipo de empresa en Colombia esta autorizada para desarrollar la actividad de “Suministro de Personal” según la ley 50 de 1990 y decreto 4369 de 2006.

AGENCIAS DE EMPLEO

Fotocopia del RUT


Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a noventa días

Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social y/o Ministerio de Trabajo en donde autorizan el funcionamiento de la empresa como agencia de empleo según el decreto 3115 de 1997

Las agencias de empleo por su naturaleza son solo intermediadores laborales y seleccionan personal a terceros pero no son los verdaderos empleadores.

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA S.A.S

Fotocopia del RUT

Fotocopia del documento de identidad del Representante

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Legal de la empresa


Este tipo de empresa tiene un amplio objeto social por lo tanto deberá registrar en su afiliación inicial su actividad principal. Ninguna S.A.S por su naturaleza puede “Suministrar Personal” ni “afiliar colectivamente independientes.”

EMPRESAS CON TIPO DE CONTRATACION

OUTSOURCING

(EMPRESAS CON UNICO OBJETO SOCIAL ESPECIALIZADO) SOLO PARA SERVICIO DE ASEO, SUMINISTRO DE ALIMENTACION ,

VIGILANCIA Y MANTENIMIENTO

Fotocopia del RUT



La reglamentación sobre Empresas de Servicios Temporales, están excluidas las empresas que prestan servicios diferentes al envío de trabajadores en misión, como las de suministro de alimentación y las que realizan labores de aseo ( ley 50 de 1990 art 94). No podrán ejercer la actividad propia de las Empresas de Servicios Temporales, aquellas que tengan objeto social diverso al previsto en el artículo 71 de la Ley 50 de 1990; las que no estén debidamente autorizadas por el Ministerio de la Protección Social para el desempeño de esa labor, tales como las dedicadas al suministro de alimentación, realización de labores de aseo, servicio de vigilancia y mantenimiento; tampoco la podrán realizar las Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado, las Empresas Asociativas de Trabajo y los Fondos Mutuales o similares. Decreto 4369 de 2006.

ORGANIZACIÓN ADMINISTRADORA DEL PROGRAMA DE HOGARES COMUNITARIOS

DEL ICBF (Madres Comunitarias)

Personería Jurídica de la entidad afiliadora

Fotocopia del RUT

Fotocopia Cédula del Representante Legal

Certificación de existencia del contrato entre la Organización Administradora del Programa de Hogares Comunitarios del ICBF y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o fotocopia del contrato vigente OBSERVACION“ Cuando las empresas tengan una actividad distinta y presenten una certificación del icbf se le abrirá la actividad 1801101 esta solo se podrá realizar en el punto de atención

EMPRESAS DEL SECTOR SALUD CUYA ACTIVIDAD ECONÓMICA INCLUYA

RADIODIAGNOSTICO (IPS CON Y SIN INTERNACION;CONSULTORIOS MEDICOS

Y/O ODONTOLOGICOS

Fotocopia del RUT



Habilitaciones de la secretaria de salud del departamento para

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equipos de radiodiagnóstico y áreas de radiodiagnóstico en entidades que prestan los servicios de salud

Las unidades de radio diagnóstico y de radioterapia de los centros asistenciales o IPS. deben ser clasificadas como centros de trabajo independientes riesgo 5, en caso de que dichas unidades incumplan las normas de radio física sanitaria o bioseguridad, además de las sanciones previstas en el Decreto 1295 de 1994, toda la empresa se

clasificará en la clase correspondiente a dichas unidades, es decir

riesgo 5. Decreto 1530 de 1996.

Sólo la unidad de radio diagnóstico o radioterapia será riesgo V, independientemente que estén el mismo edificio, sólo cuando esté debidamente blindada la unidad de acuerdo con las normas técnicas requeridas el resto del edificio corresponderá a riesgo del sector salud, de lo contrario toda el edificio se asignará riesgo V.

4.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS

La empresa trasladada deberá soportar todos los documentos que sean requeridos según su actividad económica principal que se contempla en este manual.

La cobertura de una empresa trasladada inicia desde el primer día calendario del mes en que opera el traslado.

El proceso de afiliación se debe realizar durante el periodo de traslado (transición) y máximo hasta un día hábil antes del inicio de vigencia de la cobertura o traslado.

A Las empresas trasladadas se les deben mantener la clasificación de la actividad principal y los centros de trabajo que traen de la ARL anterior. Su clasificación se podrá actualizar luego de trascurridos tres meses de la afiliación.

(Traslado de ARL a Positiva Compañía de Seguros S.A.) Requisitos de afiliación dependiendo del tipo de empresa (Ver cuadro No 4.3) Artículo 7 del Decreto 1772 de 03/agosto/1994. Cambio de entidad Administradora de Riesgos Laborales. Los empleadores pueden trasladarse voluntariamente de entidad Administradora de Riesgos Laborales una vez cada año, contado desde la afiliación inicial o el último traslado. Para estos efectos, deberán diligenciar el formulario que para tal fin apruebe la Superintendencia Financiera de Colombia y dar aviso a la entidad administradora de la cual se desafilian por lo menos con 30 días comunes de antelación a la desvinculación. El traslado surtirá efectos a partir del primer día del mes siguiente a aquel en que vence el término del aviso de que trata el inciso anterior.

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La empresa que se traslada conserva la clasificación y el monto de la cotización que tenía, en la entidad administradora a la cual se cambia, cuando menos por los siguientes tres meses. Articulo 21 Ley 776 de 2002 y Concepto del MPS. Los empleadores afiliados al ISS (hoy Positiva Compañía de Seguros) pueden trasladarse voluntariamente después de 2 años, contados desde la afiliación inicial o el último traslado. Requisitos:

Carta de solicitud de retiro del empleador ante la anterior ARL radicada con fecha de recibido. Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la empresa o su delegado adjuntando fotocopia de la cédula del mismo Ej.: Se va a trasladar una empresa de la ARL para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., debemos verificar que la carta que ellos pasaron a la ARL XXX tenga fecha de un mes antes del inicio de vigencia, en ese caso recibimos la empresa con sus trabajadores.

Certificado vigente de la Cámara de Comercio y/o RUT, según naturaleza de la empresa Ver ítem 5.1)

Carta firmada por el Representante Legal de la empresa que indique la actividad económica que desarrollan. (Documento opcional)

Exceptúan las empresas del Sistema General de Participación (ESES) que se trasladan

en las fechas 1 de enero hasta 1 de abril ya que por ser empresas del estado solo gira los pagos hasta después de marzo por tanto no tienen dicho soporte.

4.6 RECEPCIÓN DE NOVEDADES EMPLEADOR Y TRABAJADOR

El empleador puede reportar el cambio y/o actualización de la información que tiene registrada en las bases de datos de Positiva Compañía de Seguros S.A., de acuerdo a la novedad que desee realizar. Para la recepción y radicación de las novedades del empleador, se mencionan a continuación los diferentes trámites y los documentos que se deben anexar.

4.6.1 Detalle de las Novedades

Documentos exigidos “Sistema General de Riesgos Laborales Formulario de Afiliación, Actualización de Empleadores”

TIPO DE NOVEDAD DOCUMENTOS

Cambio de Identificación (Empleador Número de Documento)

Fotocopia del Rut

Fotocopia de documento de identidad del Representante legal

Certificado vigente de Cámara y Comercio

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(con fecha de expedición no mayor a noventa días)

Nota: Si la novedad es de cambio de número de documento y es originado por error operativo se podrá corregir, y si por el contrario, es error de la empresa se creará una afiliación nueva. En este evento se remite a la Gerencia de Afiliaciones y Novedades, no es aplicable en el punto.

Cambio de Tipo de documento

Fotocopia del Rut

Fotocopia de documento de identidad del Representante legal

Certificado vigente de Cámara y Comercio (con fecha de expedición no mayor a noventa días)

No es necesario nueva afiliación y en el procedimiento de reclasificación se podrá actualizara esta novedad en el sistema.

Cambio de Razón Social

Fotocopia del Rut.

Fotocopia de documento de identidad del Representante legal.

Certificado vigente de Cámara de Comercio (con fecha de expedición no mayor a noventa días).

Cambio de Dirección

Fotocopia del Rut.


Certificado vigente de Cámara de Comercio (con fecha de expedición no mayor a noventa días). Cuando en el formulario de afiliación de empleador presente en el campo “dirección de la empresa”, una dirección diferente a la registrada en el sistema se tomará como una actualización de la dirección.

Datos Generales de la Empresa

Fotocopia del Rut.


Certificado vigente de Cámara de Comercio (con fecha de expedición no mayor a noventa días). Nota: Se debe poder actualizar todos los datos generales de la empresa (ej. teléfono, Representante Legal, e-mail, etc.) en el formulario debe marcar la

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opción cambio de dirección.

CREACION, ACTUALIZACION Y RETIRO DE SEDES

Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados.

Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados y adicionalmente se requiere registrar las sedes.

Cuando los datos de la sede principal de la empresa son correctos, pero se requiere registrar las sedes.

Cuando los datos de la sede principal de la empresa y las sedes son correctos pero se requieren adicionar o eliminar sedes.

Esta novedad no necesita la firma del funcionario de Positiva, y su tramite es independiente del procedimiento de reclasificación.

TRASLADO DE SEDE PRINCIPAL

Cuando se requiera trasladar la sede principal a otro departamento por ser sede operacional y para atención de PyP sin trasladar la póliza y será tramitada por el gestor de procedimiento de la sucursal cedente.

5 RECLASIFICACIÓN DE EMPRESAS

La aplicación del procedimiento de reclasificación de empresas parte cuando la empresa ya se encuentra afiliada a la ARL, por ende cualquier solicitud posterior a su afiliación será objeto de estudio de reclasificación. Si en el trámite de afiliación inicial de empresa nueva o registro inconsistente de empresa trasladada, se presentan errores o inconsistencias en su afiliación no aplicará el procedimiento de reclasificación, se deberá realizar actualización o corrección por parte del área de operaciones de lo solicitado por la empresa si es procedente. Para las empresas ya afiliadas que solicitan apertura de centro de trabajo o apertura de una clase de riesgo no se deberán crear en los puntos de atención al cliente, lo deberán solicitar por escrito a la sucursal correspondiente.

Para la afiliación inicial de la empresa nueva se clasificará con la actividad económica principal que declare el empleador en el formulario de afiliación, corroborado con lo evidenciado en el objetos social de la cámara de comercio y el Rut, prima lo indicado en el certificado de cámara de comercio.

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5.1 INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE RECLASIFICACIONES Y CORRECCIONES EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN DEL OPERADOR LOGISTICO A NIVEL NACIONAL.

OBJETIVO

El objetivo es tramitar en los puntos de atención del operador logístico, las reclasificaciones y correcciones realizadas por la Vicepresidencia de Promoción y Prevención a Nivel Nacional.

MARCO LEGAL

Decreto 1295 de 1994 Artículo 25. “Clasificación de empresa. Se entiende por clasificación de empresa el acto por medio del cual el empleador clasifica a la empresa de acuerdo con la actividad principal dentro de la clase de riesgo que corresponda y aceptada por la entidad administradora en el término que determine el reglamento. Cuando una misma empresa tuviese más de un centro de trabajo, podrá tener diferentes clases de riesgo, para cada uno de ellos por separado, bajo una misma identificación, que será el número de identificación tributaria, siempre que exista diferenciación clara en la actividad que desarrollan, en las instalaciones locativas y en la exposición a factores de riesgo ocupacional.”

Decreto 1295 de 1994 Artículo 29. “Modificación de la clasificación. La clasificación que ha servido de base para la afiliación puede modificarse por la entidad Administradora de Riesgos Laborales. Para ello, las entidades administradoras de riesgos laborales podrán verificar las informaciones de los empleadores, en cualquier tiempo, o efectuar visitas a los lugares de trabajo.”

Decreto 1530 de 1996 Artículo 1º. Centro de trabajo. “Para los efectos del artículo 25 del Decreto-ley 1295 de 1994, se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. Cuando una empresa tenga más de un centro de trabajo podrán clasificarse los trabajadores de uno o más de ellos en una clase de riesgo diferente siempre que se configuren las siguientes condiciones: 1. Exista una clara diferenciación de las actividades desarrolladas en cada centro de

trabajo. 2. Que las edificaciones y/o áreas a cielo abierto de los centros de trabajo sean

independientes entre sí, como que los trabajadores de las otras áreas no laboren parcial o totalmente en la misma edificación o área a cielo abierto, ni viceversa.

3. Que los factores de riesgo determinados por la actividad económica del centro de trabajo no impliquen exposición directa o indirecta para los trabajadores del otro u otros centros de trabajo, ni viceversa.

Parágrafo. Las unidades de radio diagnóstico y de radioterapia de los centros asistenciales o IPS., deben ser clasificadas como centros de trabajo

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independientes; en caso de que dichas unidades incumplan las normas de radio física sanitaria o bioseguridad, además de las sanciones previstas en el Decreto 1295 de 1994, la Empresa se clasificará en la clase correspondiente a dichas unidades.”; es decir, riesgo V.

5.2 TIPOS DE NOVEDAD CON INFORME TÉCNICO DE RECLASIFICACION DE EMPRESAS

A continuación se describen las políticas de diligenciamiento y requerimiento de anexos, para los cuatro tipos de novedad de reclasificación de empresas con informe técnico de reclasificación y comunicado de la reclasificación al empleador:

Modificación de la actividad económica principal

Confirmación de la actividad económica principal

Separación de centros de trabajo

Modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo

5.2.1 Modificación de la Actividad Económica Principal

¿CUÁNDO ES MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL?

Cuando cambia el código de la actividad económica (Decreto 1607 de 2002), pero la clase de riesgo continúa igual.

Cuando cambia el código de la actividad económica (Decreto 1607 de 2002) y cambia la clase de riesgo.

Cuando el código de la actividad económica (Decreto 1607 de 2002) es errado con respecto a la actividad real que desempeña la empresa. La clase de riesgo puede o no cambiar.

5.2.1.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico

Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores para su respectiva radicación. (Anexo 01 Comunicado de modificación de la actividad económica principal).

El comunicado de modificación de la actividad económica principal debe estar acompañado de un formulario de Afiliación y/o Actualización de Empleadores, diligenciado en los siguientes campos: En el módulo I, marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar en el módulo II

DETALLE NOVEDAD, “Cambio actividad económica”

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En el módulo III, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los funcionarios del operador logístico rechazan el formulario.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo: Diligenciar los datos de la nueva actividad económica principal como está registrada en el Anexo 01 Comunicado de modificación de la actividad económica principal, firmado por el Gerente Sucursal. Diligenciar los campos de dirección, teléfono y fax, los campos de departamento y municipio son obligatorios.

El Gerente de la sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal ARL.

Este ítem sobra ya que se presume que comunicada la decisión de la reclasificación y pasados los 15 días hábiles sin que el empleador objeto dicha decisión o escrito motivado contrario, se da por aceptada dicha reclasificación.

NOTA: En el procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador logístico, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados.

5.2.1.2 Requisitos

Formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, debidamente diligenciado sin enmendaduras ni exentas.

Comunicado de modificación de la actividad económica principal (Anexo 01), emitido por el Gerente Sucursal.

Documentos relacionados en el anexo 08 “Documentos exigidos para corrección y reclasificación de empresas” por tipo de empresa según sea el caso.

Informe técnico de reclasificación de empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del documento.

Listado de sedes de la empresa (Si aplica). Si la empresa tiene más de una sede, el funcionario de Positiva entrega el listado de sedes de la empresa (Anexo 06).

Constancia de intervención de empresa. (Opcional)

NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en los requisitos antes mencionados y el Operador logístico los debe digitalizar en el mismo orden.

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5.2.1.3 Aplicación en el Sistema Se deben inactivar las demás actividades económicas que se encuentren cargadas en SIARP y quedará únicamente la nueva actividad económica relacionada en el comunicado de modificación de la actividad económica principal (Anexo 01) y todos los trabajadores quedarán asignados a esta actividad económica. Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y Cámara de Comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal, documento del Representante Legal y CIIU vigente. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado.

5.2.2 Confirmación de la Actividad Económica Principal

¿CUÁNDO ES CONFIRMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL?

Cuando la empresa solicita cambio de la actividad económica (Decreto 1607 de 2002), pero en la visita e informe técnico de reclasificación se confirma que está bien clasificada por la ARL.

Cuando al verificar la actividad económica en SIARP es correcta, pero se requiere desactivar la opción para que la empresa no afilie los trabajadores por oficio.

5.2.2.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico.

Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores para su respectiva radicación. (Anexo 02 Comunicado de confirmación de la actividad económica principal).

El comunicado de confirmación de la actividad económica principal, debe estar acompañada de un formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes campos:

En el módulo I, marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar en el módulo II DETALLE DE

NOVEDAD, “Cambio actividad económica” En el módulo III, diligenciara los datos de la actividad económica principal actual,

registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores rechazan el formulario.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad económica tal como está registrada en el Anexo 02 Comunicado de confirmación de actividad económica principal, firmada por el Gerente Sucursal.

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No diligenciar los campos de dirección, teléfono y fax, los campos de departamento y municipio son obligatorios

El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal ARL.

La firma del empleador es opcional.

NOTA: El diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados.

5.2.2.2 Requisitos

Formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, debidamente diligenciado sin enmendaduras ni tachones.

Comunicado de confirmación de actividad económica principal, (Anexo 02), emitido por el Gerente Sucursal.


Informe técnico de reclasificación de empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del documento.

Listado de sedes de la empresa (Si aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el funcionario de Positiva entregará el listado de sedes de la empresa (Anexo 06).


NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en los requisitos antes mencionados y el Operador los debe digitalizar en el mismo orden.

5.2.2.3 Aplicación en el Sistema La actividad económica relacionada en el comunicado de confirmación de actividad económica principal, (Anexo 02) y todos los trabajadores quedarán asignados a esta actividad Aclaración: Es importante precisar que la información consignada en la base de datos será remplazada por la diligenciada en este formulario. Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y Cámara de Comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal, documento del representante legal y CIIU. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado.

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5.2.3 Separación por Centro de Trabajo

¿CUÁNDO ES SEPARACIÓN POR CENTROS DE TRABAJO?

Cuando la empresa tiene únicamente la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y cumple los requisitos legales para la separación de uno o más centros de trabajo.

Cuando la Empresa tiene la separación de uno o varios centros de trabajo, pero requiere la apertura de un nuevo centro.

Cuando la Empresa ya tiene la separación de centros de trabajo, pero está clasificada de manera inadecuada.

5.2.3.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico

Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores para su respectiva radicación. (Anexo 03 Comunicado de separación de centros de trabajo).

El comunicado de separación de centros de trabajo debe estar acompañado de un formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes campos:

En el módulo I deberá marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar en el módulo II DETALLE

DE NOVEDAD, “Centro de Trabajo”. En el módulo III, diligenciar los datos de la actividad económica principal

actual, registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores rechazan el formulario.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad económica principal de primera seguida de los centros de trabajo ordenados por clase de riesgo de manera ascendente tal como está registrada en el Anexo 03 Comunicado de separación por centros de trabajo, firmado por el Gerente Sucursal. No es causal de rechazo el hecho de venir en orden diferente al mencionado anteriormente, solo se debe verificar que la actividad económica principal sea registrada de primera.

Cuando el número de actividades económicas relacionadas en el Anexo 03 Comunicado de separación de centros de trabajo es superior a siete se debe diligenciar las restantes en el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.

El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del

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representante legal de ARP y el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación. Positiva (gestor de procedimiento reclasificación de la sucursal) entrega en medio electrónico por vía correo electrónico a la empresa, el archivo en excel donde esta registrará la relación de sus trabajadores activos afiliados a los nuevos centros de trabajo según ultima reclasificación y sean remitidas por la empresa vía correo electrónico a la Gerencia de Afiliaciones. NOTA: El diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados.

5.2.3.2. Requisitos


Comunicado de separación de centros de trabajo (Anexo 03), emitido y firmado por el Gerente Sucursal.


Informe técnico de reclasificación de Empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del documento.

Listado de sedes de la empresa (si aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el funcionario de Positiva entregará el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).

Constancia de intervención de empresa. (Opcional) NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en los requisitos antes mencionados y el Operador los debe digitalizar en el mismo orden.

5.2.3.3. Aplicación en el Sistema

Se deben inactivar las demás actividades económicas que se encuentren cargadas en SIARP y quedarán únicamente las nuevas actividades económicas relacionada en el comunicado de separación por centros de trabajo (Anexo 03). Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y cámara de comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal, documento del representante legal y CIIU. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado.

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IMPORTANTE: Una vez aplicada esta novedad en SIARP, se debe desactivar la opción que actualmente le permite a las empresas afiliar a los trabajadores dependientes por oficio, solo tendrá la opción de seleccionar la actividad relacionada en el comunicado de reclasificación.

5.2.4. Modificación de la Actividad Económica Principal y Separación de Centros de Trabajos.

¿CUÁNDO ES MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y SEPARACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO? Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002)

y adicionalmente cumple los requisitos legales para la separación de uno o más centros de trabajo.

Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y adicionalmente la empresa tiene la separación de uno o varios centros de trabajo, pero requiere la apertura de un nuevo centro.

Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y la empresa ya tiene la separación de centros de trabajo, pero está clasificada de manera inadecuada.

5.2.4.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico.

Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores del operador logístico para su respectiva radicación. (Anexo 04 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo).

El comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo, debe estar acompañado de un formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes campos:

En el módulo I deberá marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar en el módulo II DETALLE DE

NOVEDAD, las casillas de “Centro de Trabajo y Cambio de actividad económica principal”.

En el módulo III, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual, registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores rechazan el formulario.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad económica principal de primera seguida de los centros de trabajo ordenados por clase de riesgo de manera ascendente tal como está registrada en

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el Anexo 04 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo, firmada por el Gerente Sucursal. No es causal de rechazo el hecho de venir en orden diferente al mencionado anteriormente, solo se debe verificar que la actividad económica principal sea registrada de primera.

Cuando el número de actividades económicas relacionadas en el Anexo 04 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo, es superior a siete se debe diligenciar las restantes en el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.

El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal de ARL y el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.


Para el cargue de los trabajadores a los centros de trabajo se procederá: Los trabajadores que tengan asignación en un centro de trabajo que esté dentro

del comunicado de separación de centros de trabajo, deben quedar cargadas con esa actividad económica

Los trabajadores cuya actividad económica no esté en el comunicado de separación de centros de trabajo, serán cargados a la actividad principal de la empresa.

Cuando solo se entrega listado de los trabajadores de los centros de trabajo, los restantes serán cargados a la actividad económica principal de la empresa.

NOTA: Dentro del procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador logístico, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados.

5.2.4.2. Requisitos


Comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo (Anexo 04), emitido y firmado por el Gerente Sucursal.


Informe técnico de reclasificación de Empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del documento.

Listado de sedes de la empresa (Si Aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el funcionario de Positiva entregara el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).

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Constancia de intervención de empresa. (Opcional) NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en los requisitos antes mencionados y el Operador logístico los debe digitalizar en el mismo orden.

5.2.4.3 Aplicación en el Sistema

Se deben inactivar las demás actividades económicas que se encuentren cargadas en SIARP y quedarán únicamente las nuevas actividades económicas relacionadas en el comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo (Anexo 04). Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y cámara de comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal, documento del representante legal y CIIU. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado. IMPORTANTE: Una vez aplicada esta novedad en SIARP, se debe desactivar la opción que actualmente le permite a las empresas afiliar a los trabajadores dependientes por oficio, solo tendrá la opción de seleccionar la actividad relacionada en el comunicado de reclasificación.

5.3 CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO

¿CUANDO ES CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO?.

Cuando en SIARP existe error de la actividad económica principal de la

empresa (Decreto 1607 de 2002) y la empresa está pagando bien.

Cuando en SIARP existe error de la actividad económica principal y de los centros de trabajo (Decreto 1607 de 2002) y la empresa está pagando bien.

Cuando la información en SIARP es correcta pero se requiere que en el sistema se desactive la opción que actualmente le permite a las empresas afiliar a los trabajadores por oficio.

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5.3.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO

Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales entregan la verificación de la clasificación de empresas (Anexo 05) debidamente firmado.

La verificación de la clasificación de empresas (Anexo 05) debe estar acompañada de un formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes campos:

En el módulo I, marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar Los datos básicos de la empresa y marcar en el módulo II

DETALLE DE NOVEDAD, “Cambio de actividad económica” o “Centro de trabajo” Según corresponda.

En el módulo III, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual, registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores rechazaran el formulario.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad económica principal y los centros de trabajo si los tiene. Tener en cuenta que la actividad económica principal siempre debe ser la primera.

El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal de ARL.


la asignación de los trabajadores a los centros de trabajo se debe hacer así: Los trabajadores que tengan asignación en un centro de trabajo que esté

dentro de la corrección de separación por centros de trabajo, deben quedar cargadas con esa actividad económica

Los trabajadores cuya actividad económica no esté en la corrección de separación por centros de trabajo, serán cargados a la actividad principal de la empresa.

Cuando solo se entrega listado de los trabajadores de los centros de trabajo, los restantes serán cargados a la actividad económica principal de la empresa

NOTA: Dentro del procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador logístico, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados.

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5.3.1.1 Requisitos

Formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, debidamente

diligenciado sin enmendaduras ni tachones.


Formato verificación de la clasificación de empresa (Anexo 05). Se debe validar la firma del documento.

Listado de sedes de la empresa (Si Aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el funcionario de Positiva entregara el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).


NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en los requisitos antes mencionados y el Operador los debe digitalizar en el mismo orden.


Se deben inactivar las demás actividades económicas que se encuentren cargadas en SIARP y quedarán únicamente las nuevas actividades económicas relacionadas en el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores.

Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y cámara de comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal, documento del representante legal y CIIU. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado.

IMPORTANTE: Una vez aplicada esta novedad en SIARP, se debe desactivar la opción que actualmente le permite a las empresas afiliar a los trabajadores dependientes por oficio, solo tendrá la opción de seleccionar la actividad relacionada en la presente corrección.

5.4 CORRECCIÓN O CREACION DE LAS SEDES DE LA EMPRESA EN EL PROCEDIMIENTO DE RECLASIFICACION

5.4.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico

El formulario de afiliación y/o actualización de empleadores se debe diligenciar en los siguientes campos: En el módulo I, marcar la opción 5 NOVEDAD. Diligenciar Los datos básicos de la empresa (documento y nombre de la

razón social) y marcar en el módulo II DETALLE DE NOVEDAD, “cambio de dirección”.

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En el módulo III, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual, registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores rechazaran el formulario. Diligenciar los datos de la sede principal de la empresa; los datos del representante legal son opcionales.

En el módulo IV Información Centro de Trabajo, dejar este espacio en blanco.

El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal de ARL.

La firma del empleador es opcional

NOTA: Dentro del procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador logístico, se encarga de verificar que los campos estén correctamente diligenciados. Si la empresa reporta directamente la novedad de creación o corrección de sedes al punto de atención, no será necesario que ese listado sea firmado o avalado por el funcionario de Positiva en la Sucursal, será suficiente con el reporte en el formulario y la firma del representante legal de la empresa.

5.4.1.1. Requisitos


Listado de sedes de la empresa anexo 06 (Si Aplica)


Se deben actualizar los datos de la empresa: dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico, representante legal si lo diligencian. Digitar adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado

5.5 ANEXOS

Anexo 01 Comunicado de modificación de la actividad económica principal Anexo 02 Comunicado de confirmación de actividad económica principal Anexo 03 Comunicado de separación de centros de trabajo Anexo 04 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y

separación de centros de trabajo

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Anexo 05 Verificación de la clasificación de empresa Anexo 06 Listado de sedes de la empresa Anexo 07 Informe técnico de reclasificación de empresa Anexo 08 Documentos exigidos cuando la empresa no presenta la cámara de

comercio en la reclasificación y corrección de empresas Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación. NOTA: En cualquiera de los casos anteriores, la clase de riesgo podrá ser diligenciada en números romanos siempre y cuando estos sean totalmente legibles.

6 RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

La carta de intención de retiro se recibirá únicamente en los puntos de atención de las ciudades capitales de departamento.

Para las siguientes sucursales se recibirán en: - Sucursales Bogotá y Cundinamarca: Bogotá: Calle 143 - Sucursal Santander: Bucaramanga: Cabecera - Sucursal Valle: Cali: Bellavista - Sucursal Boyacá: Sogamoso

La carta de intención de retiro de empresas, se recibirá solo de manos de funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A. El funcionario de Positiva Compañía de Seguros S.A. valida los siguientes documentos para el retiro de empresas:

Certificado vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada) y/o Rut.

Tres últimos recibos de pago a la ARL Positiva

Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.

Carta de intención de traslado firmada por el Representante Legal.

Además:

1. La carta de intención de retiro de empresas debe presentarse únicamente en las sedes establecidas anteriormente.

2. El funcionario de Positiva debe verificar la documentación anexa la cual debe estar completa si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para estudio; la parte comercial o quien haga sus veces recibe el trámite.

3. Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal.

4. El Gerente revisa y da la instrucción para el proceso de retractación.

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5. La Gerencia las entrega al operador logístico para el cargue inmediato en el aplicativo de expediente digital. El operador logístico, radicará las intenciones de retiro con los documentos que le entregue el funcionario de Positiva.

6. El Gerente de la Sucursal o la persona que este designe para el proceso, debe entrar por lo menos una vez a la semana al expediente digital y marcar las empresas que efectivamente se retiraron e informar a las Vicepresidencias Comercial y Operaciones.

7 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE ALFANÚMERICO.

Para la vinculación de un trabajador se recibirán las afiliaciones con tipo de documento cédula de extranjería; los pasaportes se reciben y si son alfanuméricos se tomará como identificación la parte numérica y se omite la parte alfabética. (Para efectos de pago se realiza con el mismo número de documento). En caso de afiliarse como independiente está obligado a presentar pago, certificado y afiliación a Salud y Pensión. Si el trabajador extranjero manifiesta en el formulario que está protegido en su país de origen no es requisito la afiliación a pensiones. Para la afiliación de un empleador con actividad mercantil se diligenciara el formulario con el tipo y número de identificación que se relaciona en el documento anexo, en este caso el Rut o la cámara de comercio. (Para efectos de pago se realiza con el mismo número de documento). Los carnés diplomáticos se pueden recibir y se asigna tipo de documento E: Cédula de Extranjería.

8 NOVEDADES DE INGRESO TRABAJADOR DEPENDIENTE

La información de “EPS actual” diligenciada en el formulario NO se confronta contra

el FOSYGA. Si el trabajador relaciona en el formulario una EPS del Régimen Subsidiado de Salud, no se rechaza la afiliación. No puede estar en condición de beneficiario en ninguno de los dos Regímenes.

La información de AFP actual debe ser del régimen Contributivo.

Si la actividad a ejecutar por parte del trabajador no es concordante con la clase de riesgo de algún centro de trabajo existente para la empresa se asignara la tarifa más alta. Si la empresa solo tiene un centro de trabajo y la actividad a ejecutar por parte del trabajador no corresponde se le asignará la tarifa con el centro de trabajo existente y se re direccionará a la parte comercial de Positiva Compañía de Seguros S.A. para que solicite una reclasificación o la creación de un nuevo centro de trabajo con visto bueno del gerente de sucursal.

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8.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES”

TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS

SERVICIO DOMÉSTICO (incluye trabajadores de fincas, conductores de

familia, auxiliares de enfermería con cuidado en hogar )

Fotocopia del Documento de identidad del Empleador.

Fotocopia del documento de identidad del trabajador Afiliación al régimen contributivo de Salud y Pensiones. Si la

EPS es del Régimen Subsidiado se recibe sin requerir el soporte correspondiente. Para soportar la afiliación en salud, es válida la presentación del formulario de afiliación a la EPS y AFP si ingresa a ese sistema por primera vez o certificación expedida por la EPS y AFP o últimos recibos de pago.

Nota: No debe estar como beneficiarios del Régimen Contributivo verificar que se encuentre como cotizante en el régimen contributivo. Si el empleador requiere apertura de centro de trabajo para vincular CUIDADORES DE FINCA, CONDUCTOR DE FAMILIA, AUXILIAR DE ENFMERÍA, se debe proceder a la creación.

TRABAJADORES MENORES DE EDAD (SOLAMENTE POR VENTANILLA)

Fotocopia de la Tarjeta de Identidad Documento de autorización expedido por el Ministerio de

Trabajo o entidad que haga sus veces en el domicilio del menor (lo solicitan ante el Ministerio los representantes del menor).

En caso de ser Aprendiz del SENA, se omite el permiso del Ministerio.

Carta de intención de afiliación a EPS en caso de ser Aprendices Sena.

El contrato de trabajo debe ser con una persona no menor de 15 años.

Cuando el niño sea menor de 15 años y la ocupación sea: ACTOR, MODELO, PINTOR, se puede afiliar en condición de DEPENDIENTE.

NOTA: No se aceptaran afiliaciones de menores de edad que se presenten

como independientes.

AFILIACIÓN ASOCIADOS

COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

(SOLAMENTE POR VENTANILLA*)

Copia del Contrato de Asociación en la que conste los parámetros de tiempo, días, horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo Laboral.

Fotocopia del documento de identidad del asociado.

Copia del contrato de prestación de servicios entre la cooperativa y la empresa usuaria. NOTA: Pueden afiliar a sus trabajadores dependientes marcandolos como tales.

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AFILIACIÓN DE TRABAJADORES AGREMIADOS (SOLAMENTE POR

VENTANILLA*)

Certificación de afiliación a la Agremiación y constancia de los parámetros de tiempo, días, horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo Laborales.

Fotocopia del documento de identidad del agremiado.

AFILIACIÓN TRABAJADORES DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA

Fotocopia de documento de identidad del trabajado Copia del contrato de trabajo Esta entidad no puede afiliar a sus asociados ya que no existe ningún vínculo contractual laboral ni civil.

APRENDIZ Ó PRACTICANTE

Fotocopia del documento de identidad del trabajador. Copia del contrato de aprendizaje Certificación de afiliación a la EPS o carta de intención de

afiliación a EPS. Están exentos de afiliarse al Sistema de Pensión

PRACTICANTES DE POST-GRADOS EN SALUD

Fotocopia del documento de identidad del trabajador Certificación de afiliación a la EPS Se debe pedir el convenio de la universidad con la empresa

receptora para determinar quién debe hacer la afiliación y pagar el aporte.

CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO (SOLAMENTE POR VENTANILLA)

Fotocopia del documento de identidad. Certificado de la Empresa Operadora con la cual esta afiliado.

Los conductores de buses, busetas y colectivos deben afiliarse como trabajadores dependientes a través de una empresa privada legalmente constituida y habilitada en la cual tenga afiliado el vehículo. (Dec. 173 del 2001 art. 3, 10,11).

CONDUCTORES DE TRANSPORTE PUBLICO EN VEHICULO TAXI

(TAXISTAS)

Formulario diligenciado (DEPENDIENTE o INDEPENDIENTE)

Copia de la afiliación al Sistema de Salud o certificado expedido por la EPS.

Copia de la afiliación al Sistema de Pensiones o certificado expedido por la AFP

Copia de la parte superior de la tarjeta de operaciones, en la que se evidencie el nombre de la Empresa Operadora de Transporte a donde está matriculado el vehículo y la vigencia de la misma (Ver imagen).

Fotocopia del documento de identidad del trabajador. Nota.- Los pagos son anticipados, lo que condiciona la vigencia de la afiliación. Las copias deben ser nítidas.

CONDUCTORES DE CARGA (SOLAMENTE POR VENTANILLA)

Fotocopia del documento de identidad.

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Los conductores de carga, deben afiliarse como trabajadores dependientes a través de una empresa privada legalmente constituida en la cual tenga afiliado el vehículo. (LEY 336 DEL 1996 ART 36). Sólo cuando es un conductor de carga de una empresa de servicio público.

EXCENTOS DE AFILIARSE EN PENSIÓN

Los aprendices, Las mujeres mayores de 50 años y hombres mayores de 55 que nunca han cotizado. (Circular 032 23/05/2007). Los jubilados (Ley 797).. Los extranjeros que manifiesten estar cubiertos en seguridad social en su país de origen.

AFILIACION TRABAJADORES DEPENDIENTES

Fotocopia del documento de Identidad del trabajador.

SOLAMENTE POR VENTANILLA*:

8.1.1. ANULACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR PORTAL DE INTERNET

El empleador podrá anular los trabajadores afiliados por el portal de Internet con el usuario y la contraseña proporcionados por Positiva Compañía de Seguros S.A., este proceso lo realiza por el módulo de novedades y en el Link anulación, solo podrá retirar trabajadores que sean afiliados por este medio y que no superen las 24 horas de fijados, pasadas las 24 horas tendrá que reportar el retiro por carta o por el medio de pago que esté utilizando la empresa.

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9 POLITICAS DE RETIRO

9.1 ANULACIONES DE TRABAJADORES

Página web

Es valida la anulación hasta el día siguientes de realizada la afiliación. Sólo se anulan las afiliaciones de trabajadores ingresados por el recurso WEB.

Los retiros de trabajadores requeridos con cartas suscritas por los empleadores

sólo se tramitan a través de la Gerencia de afiliaciones o del funcionario de la sucursal con nivel de autoridad asignado previamente.

NOTA Si el empleador no informa las anulaciones en los tiempos ya establecidos, debe cancelar los días transcurridos entre la afiliación y el día del pago marcando la novedad de retiro correspondiente.

9.2. RETIRO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES

Si el retiro es menor a 30 días, se debe realizar por el pago pila

Si en el pago ya realizaron la novedad de retiro no es necesario carta de retiro

Si el retiro es mayor a 30 días, se solicita carta emitida por la empresa solicitando el

retiro de sus trabajadores, firmada por el representante legal o en su defecto por la

persona responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.). Deben

reflejarse los siguientes datos: razón social, NIT, nombre de trabajador, numero de

documento del trabajador y fecha de retiro.

Si en el pago pila se olvidó u omitió la novedad de retiro debe enviar carta con los

requisitos ya mencionados más liquidación de contrato de trabajo donde se vea

reflejada fecha de terminación del mismo.

La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de

no ser así el empleador debe cancelar los periodos pendientes, los cuales deben

coincidir con la liquidación del contrato.

9.3. RETIRO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

Si ya se terminó el contrato no hay necesidad de carta de retiro, debido a que los

trabajadores independientes se inactivan automáticamente cuando se le termina el

contrato.

55

Si el retiro del contratista es anterior a lo establecido en el contrato, debe emitir una

carta de retiro y firmada por el contratista, donde se deben reflejar los siguientes

datos: razón social (contratante), NIT, nombre de trabajador, numero de documento

del trabajador y fecha de retiro.

La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de

no ser así el contratista debe cancelar los periodos pendientes.

9.3.1. Paso a Paso

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Recibir cartas de solicitud de retiro o anulación de trabajadores independientes.

COMERCIAL PUNTO DE ATENCION O PROFESIONAL DE OPERACIONES SUCURSAL

Verificar información y observaciones recibidas por el solicitante como los son cedula del trabajador, NIT del empleador y fecha de retiro.

COMERCIAL PUNTO DE ATENCION O PROFESIONAL DE OPERACIONES SUCURSAL

Ingresar a la BD COMERCIAL PUNTO DE ATENCION O PROFESIONAL DE OPERACIONES SUCURSAL

Verificación y analizar los datos suministrados en la carta con lo registrado en la base de datos. COMERCIAL PUNTO DE

ATENCION O PROFESIONAL DE OPERACIONES SUCURSAL

Validar los parámetros establecidos en el manual de políticas COMERCIAL PUNTO DE ATENCION O PROFESIONAL DE OPERACIONES SUCURSAL

Pasar la carta a el operador logístico para que sea aplicado de retiro Operador logístico.

Cargar la carta a PMU AFILIACIONES Operador logístico.

Entregar copia de la carta con sello radicador. Operador logístico.

10 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA

No podrá presentar novedad de afiliación a la ARL de Positiva Compañía de Seguros S.A., como trabajador dependiente o independiente, la persona cuyo número de documento sea el mismo de la empresa y/o contratante. Ley 222 de 1955 art 75. El titular de la empresa unipersonal no puede contratar con esta ni tampoco lo podrán hacer entre si

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empresas unipersonales constituidas por el mismo titular. Esto no aplica para los conductores de taxi.

11 TRABAJADOR INDEPENDIENTE

(Ley 1562 de 2012) (Sentencia 0412-08 del Consejo de Estado). Decreto 723 del 15 de abril de 2013.

Sólo se reciben como novedades de trabajadores independientes, las personas con contrato de prestación de servicios (cuya duración sea superior a 30 días, exclusivamente en punto de atención, previa presentación de todos los documentos requeridos para tal fin, como: Formulario de vinculación del Trabajador Independiente, diligenciado y firmado por el contratante y el contratista; fotocopia del documento de identidad del contratista o trabajador independiente, afiliación del contratista o trabajador independiente a los sistemas de Salud (régimen contributivo), si en el formulario, el trabajador independiente relaciona una EPS del Régimen Subsidiado, se debe recibir y pensiones. Cuando sean trabajadores independientes con contratos suscritos con empresas del Estado y que ya venían afiliados, se pueden hacer actualizaciones de afiliaciones con períodos de 15 días.

Se debe verificar si el contratante es vinculado previamente a la ARL POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS en condición de empleador y hacer el registro como se venía realizando.

Si el contratante no pertenece a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, se debe recepcionar el formulario de afiliación del trabajador independiente con los documentos soportes y registrarlo en la base de datos.

Si el contrato tiene una duración de tiempo que incluye fracciones (2 meses y 15 días), se tomará para efectos de diligenciamiento del formulario y cálculo de valores, como cantidad de meses el mes inmediatamente superior, es decir, tres meses.

En los campos valor contrato y valor mensual si al calcular los valores automáticamente por el sistema, estos no coinciden con la información diligenciada en el formulario, este se devuelve. Estos campos se calculan así:

El valor total del contrato: Corresponde al valor escrito en el contrato. El valor mensual: Es el valor total del contrato dividido en el número de meses. Para el caso del Ingreso base de cotización, este corresponde hasta el 40% del

valor mensual y no puede ser inferior a un (1) salario mínimo legales vigentes, ni superior a veinticinco (25) SMMLV. (40% por valor mensual= Ingreso base de cotización). Cuando se presenten valores superiores, se debe tomar por el máximo y recepcionar el formulario.

Si el valor de ingreso base calculado es inferior a un salario mínimo legal vigente, en el formulario se escribirá el valor de un salario mínimo legal vigente.

Si el valor escrito en el formulario es un número mayor al calculado, es decir, al resultado de la operación, se recibe el formulario

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Si el usuario manifiesta que el valor total del contrato incluye rubros de administración, impuestos y utilidades (AIU); se debe tomar el valor que éste indique en el formulario, así no coincida con el valor que se tiene en el contrato. Para el cálculo del IBC, se debe tener en cuenta:

No puede ser inferior a 1SMLMV

No debe ser menor al 40% del valor mensual del contrato

Puede ser superior del 40% del valor mensual del contrato.

Cuando en el contrato de prestación de servicios no se evidencien las condiciones de tiempo, modo y lugar se pueden declarar en el formulario que debe ser firmado por el contratante y el contratista.

No se requiere que el contrato lleve el membrete del contratante.

Si el formulario está firmado por un contratante diferente del que está en el contrato, debe existir una autorización de la persona que firmó el contrato.

Los campos CORREO ELECTRÓNICO Y NÚMERO DE CELULAR SON OBLIGATORIOS

Afiliación de Independientes con varios contratos en una misma empresa

Un trabajador independiente puede tener una afiliación por cada contrato que tenga, con una misma empresa. Por ejemplo, un profesor de la Universidad Nacional tiene un contrato con varias facultades. Se requieren certificados por cada contrato. Afiliación d Extranjeros:

Si un usuario manifiesta cotizar en pensión en su país de origen, se debe permitir la

afiliación manifestando que no tiene AFP: SIN AFP EXTRANJEROS.

La información de “EPS actual” diligenciada en formulario, NO se confrontará contra el FOSYGA.

El horario se debe registrar por defecto, en el formulario; de 6 a.m. a 6 p.m., en el caso que el usuario manifieste que no tiene horario.

En el caso que el contrato sea un valor fijo por actividad, deberá diligenciar en la casilla valor mensual e IBC, como mínimo en el valor mensual de un (1) SMMLV.

La clase de riesgo asignada al trabajador independiente, con la cual debe pagar su aporte es la que resulte mayor de comparar las tarifas asignadas en el formularios que son: 1. Clase de riesgo de actividad del contratista. 2. Clase de riesgo del centro de trabajo.

Esta tarifa es la que se carga en la base de datos SIARP.

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Se debe validar que la firma del contratante sea la misma que aparece en el contrato y en el formulario, de lo contrario debe presentar carta del contratante autorizando la firma de un tercero. Igualmente se debe verificar que el contrato presentado cumpla con las siguientes características:

1. Que se encuentre impreso en hoja membreteada o en su defecto que tenga el sello de la empresa cuando el contratante sea una persona natural el contrato puede venir en hoja sin membrete.

2. Que se identifique plenamente el Nit de la empresa. No es obligatorio. 3. El nombre o razón social que figure en el contrato debe coincidir con el formulario

de afiliación.

Se debe informar al Trabajador Independiente que deberá pagar la totalidad de los aportes del mes, así este se afilie cualquier día del periodo.

NOTA: Cuando es el mismo contratante y ya ha presentado carta de Representante Legal, esta debe digitalizarse y dejarse cargada para no pedirla las veces que viene a actualizar la afiliación de los trabajadores ya existentes o a afiliar nuevos. Los trabajadores cuyo oficio es minería no se pueden afiliar como independientes. Tampoco los trabajadores que desarrollen oficios relacionados con el transporte de servicio público, de carga, aviadores, menores de edad y los trabajadores del servicio doméstico. Los trabajadores independientes no pueden afiliarse como contratistas de sí mismos, es decir contratante, el operador logístico deberá verificar con la fotocopia de la cédula del empleador cargada y validar tipo y número de documento. Para afiliar trabajadores independientes el operador logístico verificará que el contratante este afiliado al Sistema de Riesgos Laborales con Positiva en calidad de empleador y que tenga registrado como mínimo un trabajador dependiente que se encuentre activo. Verificar (Ley 1562 de 2012) en caso contrario utilizará el procedimiento establecido para independientes de otras administradoras. Nota: Cuando la empresa es Estatal se puede aceptar el contrato firmado por el interventor o quien haga sus veces. No será causal de devolución que en el contrato no se especifique la frase “Contrato de Prestación de Servicios” Los concejales y ediles se afilian como INDEPENDIENTES, con el lleno completo de los campos del formulario; adjuntan la copia del acta de posesión.

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11.2 Documentos exigidos “SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”


NOVEDAD DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

Fotocopia documento de identificación.

Fotocopia contrato prestación de servicios. (orden de servicio, contrato arrendamiento de servicio, contrato fijo de servicio). Este documento debe acredite los elementos constitutivos de un contrato civil o comercial (Honorarios, objeto, duración, lugar, horario) de prestación de servicios, civil, comercial o administrativo.

Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS o FOSYGA y AFP o copia del último pago hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o actual. En caso de presentar código de la EPS O AFP el usuario diligencia el nombre de la entidad a la cual corresponde en la parte superior del formulario. La EPS puede ser del Régimen Subsidiado, en tal caso no se requiere soporte.

Contrato de prestación de servicios superior a un mes de duración. Si el contratante es una entidad del estado y el trabajador ya venía afiliado, se puede recibir la prórroga por un tiempo mínimo de 15 días.

Trabajadores independientes que vayan a laborar en oficios o cargos de actividades definidas como de alto riesgo con clase 4 y 5 deberán ser afiliados con el pago de la respectiva cotización por el contratante

La cotización del trabajador independiente se realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo de su centro de trabajo en la empresa y el propio de la labor ejecutada por el contratista, debiéndose seleccionar entre los dos anteriores el de mayor riesgo al cual se encuentra expuesto el contratista.

Todos los contratistas sean nacionales o extranjeros deben afiliarse

a Salud, Pensión y Riesgos Profesionales. Cuando el extranjero manifieste estar protegido en su país de origen por el Sistema de Pensiones no se le exige la afiliación al Sistema General de Pensiones en Colombia.

NOVEDAD DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES POR

COMUNIDADES RELIGIOSAS

Fotocopia contrato prestación de servicios.

Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS y AFP o copia del último pago hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o actual).

Fotocopia de la cédula del trabajador independiente. La comunidad religiosa debe estar previamente autorizada por el

Ministerio del Interior.

EXCENTOS DE AFILIARSE EN PENSIÓN Las mujeres mayores de 50 años y hombres mayores de 55 que

nunca hayan cotizado (circular 032. Los pensionados (Ley 797), verificar.

MADRES/PADRES COMUNITARIOS – SOLO COMO DEPENDIENTES CON

CONTRATO LABORAL A TRAVÉS DE LA

Fotocopia del documento de identidad de la madre o padre

comunitario

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ASOCIACIÓN O ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL PROGRAMA DE

HOGARES COMUNITARIOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

BIENESTAR FAMILIAR.

Certificación actualizada expedida por la EPS en donde conste

que la madre comunitaria o padre comunitario se encuentra

afiliada(o) y activa(o). Es valido el recibo de pago del mes

actual o inmediatamente anterior. Si en el formulario de

afiliación relacionan EPS del Régimen Subsidiado se debe

recibir, sin requerir soporte.

Certificación actualizada expedida por el Fondo de Pensiones

en donde conste que la madre o padre comunitario se

encuentra afiliada (o). No requiere constancia de que se

encuentra ACTIVA. Es válido el recibo de pago del mes actual

o el inmediatamente anterior.

NOTA: El formulario debe radicarse en el punto de afiliación dispuesto en

cada ciudad y/o sucursal para la vinculación de la madre o padre

comunitaria (o).

La afiliación es como trabajador Dependiente

La madre comunitaria diligencia el FORMULARIO DE VINCULACIÓN

DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA DE RIESGOS

LABORALES.

El código de actividad económica es: 1801101: “ESTABLECIMIENTO DE

EDUCACIÓN PREESCOLAR QUE SUELE IMPARTIRSE EN ESCUELA DE PÁRVULOS O EN

JARDINES INFANTILES INCLUYE GUARDERÍAS”

Una vez verificada la información debe escribir en la parte superior

derecha del formulario la frase: “MADRE COMUNITARIA”

El coordinador del punto de atención debe llevar un control de las

afiliaciones de MADRES O PADRES COMUNITARIOS (ver planillas en

instructivo de afiliaciones ARP VO-IN-IAEARP-04) y reportarlo el

primer día hábil de cada semana al Gerente Sucursal.

El Gerente Sucursal previa verificación de la información reportará en

forma mensual los datos de afiliación de madres comunitarias a la

Coordinación de Afiliación y Novedades2

Los Párrocos, sacerdotes y demás personas pertenecientes a cualquier comunidad religiosa y sean independientes, pueden presentar el formulario de independiente debidamente diligenciado, sin contrato escrito, y marcado en el formulario la opción de contrato verbal, todos los demás campos deben estar completamente diligenciados. Las condiciones de tiempo, modo y lugar deben quedar registradas en el formulario. Debe ser firmado por el contratante y el contratista o trabajador independiente.

Las cooperativas o Precooperativas no tienen la facultad para afiliar trabajadores como independientes, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 4588 del 16 de Septiembre del año 2004, el cual establece:

2 Se hará de esta manera hasta que se defina procedimiento y se diseñe desarrollo con el operador logístico para incluir con la

opción MADRE COMUNITARIA y permita un control estadístico a través del aplicativo SCG AFILIACIONES.

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ARTICULO 19°. PROHIBICIÓN DE ACTUAR COMO ENTIDADES DE AFILIACIÓN COLECTIVA. Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado sólo podrán afiliar al Sistema de Seguridad Social Integral a sus trabajadores asociados y no podrán actuar como asociaciones o como agremiaciones para la afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social, ni como asociaciones mutuales para los mismos efectos. La Cooperativa y Precooperativa que viole esta prohibición se hará acreedora a las sanciones establecidas en el presente decreto y demás normas sobre la materia. LA LEY 1429 ARTICULO 63.CONTRATACIÒNN DE PERSONAL A TRAVÉS DE COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO El personal requerido en toda institución y/o empresa pública y/o privada para el desarrollo de las actividades misionales permanentes no podrá estar vinculado a través de Cooperativas de Servicio de Trabajo Asociado que hagan intermediación laboral, o bajo ninguna otra modalidad de vinculación qué afecte los .derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes.

12 APRENDICES SENA

Los aprendices SENA presentarán novedad de afiliación en Riesgos Laborales, como trabajadores dependientes diligenciando el formulario de “Solicitud de vinculación del trabajador al Sistema General de Riesgos Laborales”. Siempre que se encuentren en etapa productiva, es decir realizando la práctica en el empleador que lo patrocina y ya deberá tener afiliación a EPS.

13 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO: Las empleadas de servicio doméstico NO se podrán presentar novedad como trabajadores Independientes en el Sistema General de Riesgos Laborales; solo podrán hacerlo como trabajadores dependientes toda vez que el empleador esté afiliado a la ARL de Positiva Compañía de Seguros S.A.

14 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO

Los Conductores de servicio público (taxis, buses, busetas, colectivos, etc.) deben presentar novedad de afiliación a la ARL, a través de la empresa donde tienen afiliado el vehículo. Sin embargo, las personas que están ya afiliadas con una persona natural, y se presenten a actualizar datos (incluir o retirar beneficiarios, actualizar direcciones, actualizar IBC, etc.) lo pueden hacer con el empleador que tienen actualmente.

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14.1 CONTRATO DE CONDUCTORES Y AFILIACIÓN AL REGIMEN DE SEGURIDAD.

Todas las afiliaciones de trabajadores con ocupación conductores, deben ser como trabajadores dependientes. Si son conductores de empresas del Estado se puede recibir la afiliación como Independiente con el lleno de los requisitos para los mismos, si autorización previa de la Gerencia de Afiliaciones y Novedades.

“Se tiene que por expresa disposición de la Ley 15 de 1979 y Ley 336 de 1996, entre la empresa operadora de transporte y el conductor debe existir un contrato verbal o escrito y por ende, se concluye que la empresa debe afiliar al conductor al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud como trabajador dependiente, al Sistema general de Pensiones y al de Riesgos Laborales y pagar las respectivas cotizaciones, en los términos establecidos en las normas que regulan cada uno de los sistemas”. Si en el formulario registran una EPS del Régimen Subsidiado, no se rechaza la afiliación. Así las cosas, las normas obligan para que entre la empresa operadora de transporte y el conductor exista un contrato de trabajo, donde la empresa debe afiliarlo al régimen de salud, al de pensiones, Riesgos Laborales y pagar sus respectivas cotizaciones, así como vigilar y constar que estos cuentan con licencia de conducción vigente y apropiada para el servicio, con el fin de verificar que el conductor sea una persona idónea para la operación de los equipos”. Los conductores de las empresas del estado, así como los de AMBULANCIAS, se pueden vincular con contratado de prestación de servicios en condición de INDEPENDIENTES.

15 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El diligenciamiento de beneficiarios en los formularios de ARP, NO es obligatorio. Sin embargo, se podrán inscribir hijos, cónyuge, compañero permanente, y padres a falta de hijos y cónyuge con derecho, hermanos inválidos e hijos inválidos. En caso de que el trabajador manifiesta no tener beneficiarios no se debe solicitar que se diligencie “Manifiesto no tener beneficiarios, no tiene, no presenta, no posee, declaro no tener beneficiarios” Se recibirán los números de documentos alfanuméricos

16 INGRESO BASE DE COTIZACION Las novedades de afiliación de personas dependientes, serán devueltos cuando el salario o ingreso base diligenciado, sea inferior al salario mínimo mensual legal vigente o superior a veinticinco (25) salarios mínimos legales vigentes.

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Para novedades de afiliación de personas independientes, el formulario se devuelve cuando sea inferior a un salario mínimo legal vigente. (Decreto 723 de 2013) (Sentencia 0412-08 del Consejo de Estado).

17 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO

Las novedades de afiliación de empresas que se encuentren en la base de datos con un tipo de documento diferente al NIT, serán actualizadas con el tipo y número de documento correcto. Estos casos se recibirán en los puntos atención al cliente del operador logístico, cuando los procesos sean informados y documentados por los gestores de procedimiento de las sucursales y serán aplicados conforme a lo tramitado en el formulario de novedades.

Estos casos no se radicaran por Ventanilla, se informaran a la Gerencia de Afiliaciones para su respectivo análisis.

18 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN La actualización de direcciones deberá realizarse a través del portal Web, o con formularios de afiliación de empleador marcando la opción novedad y cambio de dirección. Las direcciones escritas en los formularios, deben ser direcciones del territorio colombiano. En el caso de los corregimientos, veredas o fincas donde no existe nomenclatura, deberá especificarse una dirección de correspondencia que esté definida y a la cual puedan enviarse las comunicaciones.

Se realizará actualización del 100% de los datos básicos del empleador que permitan su ubicación, reportados en los formularios.

19 DOCUMENTOS ANEXOS Los documentos anexos a las novedades de afiliación deben ser legibles para verificar la información registrada en el formulario o en caso que el documento sea ilegible solicitar el original del documento para su comprobación, no se recibirá la copia de la cédula si esta es ilegible, NO se debe solicitar al usuario la trascripción de los datos. NOTA: Se verificará que los datos de nombre y número de cédula sean legibles. Cuando los datos no sean claros, el funcionario escribirá los correctos en la misma fotocopia, frente al usuario y procederá a su radicación.

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19.1 CÉDULAS INVÁLIDAS

Las Leyes 757 de 2002, 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior señalan que todos los colombianos deben renovar su cédula de ciudadanía porque a partir del 31 de julio de 2010, el único documento de identificación válido en el país para los mayores de edad será la cédula amarilla con hologramas, así que quienes tienen cédula blanca laminada o café plastificada deben solicitar y reclamar la cédula amarilla con hologramas. Es pertinente aclarar, que a partir del 01 de agosto de 2011 la persona que no tenga la cédula amarilla con hologramas se considera indocumentada y no podrá recibirse trámite alguno con la cedulas blancas o amarillas plastificadas.

Se reciben documentos en trámite como contraseñas con una expedición no mayor a un año. NOTA: De acuerdo a la circular 158 de la superintendencia de notariado y registro, se da la posibilidad de admitir como documentos de identificación excepcionales o supletivo, otros documentos oficiales, es decir expedidos por entidades o autoridades públicas nacionales, como la tarjeta militar o el pasaporte vigente acompañados de la cédula antigua.

20 SEÑALIZACIÓN DE CAMPOS FALTANTES Y ENMENDADURAS

Los formularios NO deben estar tachados, enmendados con corrector y no debe contener información fotocopiada. Los formularios no se deben alterar de ninguna manera. No se debe resaltar, ni marcar, ni encerrar los campos faltantes.

21 COMPLETAR CON X EN LOS FORMULARIOS

Los Operadores podrán completar los campos de selección, marcando las X en los formularios, en presencia y aprobación del usuario y confirmando la información. Los operadores no están autorizados a completar o alterar campos del formulario, solo se autoriza marcar los campos que requieran “X”, los demás deben ser diligenciados por los usuarios. De acuerdo con la Ley anti trámites, cuando los formularios presentan datos ilegibles que no alteren la información de fondo, se pueden corregir en presencia del usuario.

22 LETRA MONTADA SOBRE LOS CAMPOS

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Si la información diligenciada en los formularios es ilegible o no permite diferenciar claramente los campos, NO se recibe el formulario.

23 INFORMACIÓN INVERTIDA

Si en los campos departamento y municipio, viene la información invertida, es decir, donde dice departamento está el nombre del municipio y viceversa, SE DEBE RECIBIR. Se graban en el orden que corresponde.

24 FIRMA EN SELLO Los formularios cuyas firmas de empleador o trabajador es un sello de la firma, no se reciben. Si en la cédula del trabajador, en el campo de la firma manifiesta no saber firmar, podrá firmar el formulario el representante legal de la empresa o con la huella del trabajador.

25 NÚMEROS DE RADICADOS

En los casos cuando el número de radicado impreso en el formulario no sea legible, el operador escribirá el número con lapicero negro a un lado del timbre.

26 EMPLEADORES MENORES DE EDAD

Los menores de edad que sean socios o propietarios de empresas se afiliarán al Sistema de Riesgos Laborales a través del representante legal (padres, tutores, curadores administradores) quienes anexarán los respectivos documentos (Registro civil de nacimiento que señale el nombre de los padres y CC, en caso de tutor, guardador la sentencia judicial o acto administrativo del ICBF que lo acredite).

27 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN VENTANILLA

Las anulaciones que solicite el usuario pueden ser:

El empleado NO se presentó a trabajar después de la afiliación: Informarle al usuario que la empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación como mínimo los días transcurridos entre la afiliación y el pago, especificando en la casilla novedades del formulario la R de retiro.

El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: Debe adjuntar fotocopia del documento de identidad, comunicación solicitando la corrección por

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parte de la empresa e informando el documento y nombre correcto y entregarla al área comercial para su trámite o aplicar novedad de trabajador con formulario y copia de la cédula.

El formulario de afiliación sobre el cual se solicita la anulación se mantendrá digitalizado y procesado normalmente.

28 SOLICITUDES VÍA WEB Las consultas presentadas en la página Web que no corresponden al proceso de afiliación vía Web, serán remitidas al Call Center de la Vicepresidencia de Operaciones de ARL – para que se dé solución al usuario. Las consultas de operación vía Web, o problemas con la contraseña, se les resolverá a los usuarios a través del mail: [email protected] En caso de anulación se procederá así:

El empleado no se presentó a trabajar después de la afiliación: Se le informará que el procedimiento a seguir es que la empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación como mínimo los días transcurridos entre la afiliación y el pago y especificando en la casilla novedades del formulario la opción de retiro. El usuario tiene la opción de presentar la novedad por la web en un término de 24 horas.

El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: Debe Presentar la novedad de cambio en ventanilla.

28.1 NOVEDADES DE AFILIACIONES VIA WEB.

Las empresas que avaladas para afiliar vía WEB podrá realizar la solicitud de anulación de la afiliación, solamente 24 horas después de radicada la afiliación. Una vez pasado este tiempo, la empresa debe pagar los días y solicitar el retiro respectivo de acuerdo al medio de pago. Se bloquearan las afiliaciones de Conductores vía Web, excepto los conductores contratistas de empresas del estado

Cuando la empresa afiliada esté inscrita en la Web y solicite cambios de contraseña, esta lo debe hacer por comunicación escrita en la que especifique: correo electrónico, nombre del funcionario autorizado con el número de cédula, con la firma del Representante Legal la cual deberá ser digitalizada y enviada al mail de [email protected].

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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29 NORMALIZACIÓN DE AFILIACIONES DE TRABAJADORES

En aquellos eventos en donde se han recibido pagos y no hay registro de afiliación para trabajadores DEPENDIENTES, la Gerencia Sucursal o la persona autorizada formalmente por parte del Gerente, debe verificar la idoneidad de los pagos, la relación laboral con el empleador, que esté debidamente vinculado y previo al primer pago aplicado al trabajador, la no ocurrencia de siniestros ocurridos al mismo. Una vez se determine que procede la afiliación, es necesario se diligencie el formulario de vinculación, con todas las formalidades establecidas en el manual de políticas y se entregue al funcionario del Operador Logístico con visto bueno del Gerente Sucursal. Los requisitos definidos por Positiva Compañía de Seguros S.A. para la recepción de los formularios de novedades para la actualización son:

Se recibirán los documentos únicamente de manos del delegado por el Gerente Sucursal.

Los formularios deben ser claros y legibles.

Formularios de actualización sin la fecha a partir de la cual se grabarán en el sistema NO se reciben.

La corrección de fecha debe ser diligenciada por el Gerente Sucursal o quien el formalmente delegue . Los formularios deben traer nombre y firma del gerente de sucursal o regional. Si no cumple este requisito NO se recibe la afiliación.

Para el caso de las afiliaciones de Riesgos Laborales, que no aparecen en el sistema, se recibirá el formulario de actualización después de la previa validación del Gerente de la Sucursal. Radicados los soportes del procedimiento de reclasificación en los puntos de atención al cliente del operador logístico y demás novedades de afiliación deberán verse reflejados en el PMU afiliaciones dentro de los dos días hábiles a su radicación.

Nota.- Cuando los pagos no sean continuos y se evidencien siniestros para el trabajador, el

análisis y la decisión de realizar la afiliación compete a la Vicepresidencia de Operaciones.

29.1 GRABACIÓN DE FORMULARIOS

Todo formulario de actualización, será grabado por el operador logístico siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en el siguiente procedimiento:

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29.1.1 Procedimiento para la Grabación de Formularios de Actualización de Afiliación

A continuación se definen los criterios a tener en cuenta para la validación por parte del

área comercial o quien haga sus veces para solicitar la grabación retroactiva de afiliaciones en ARL para afiliados que no figuran registrados en SIARP:

29.1.1.1. Cuando el afiliado demuestra a través de un formulario físico su afiliación a la ARL Positiva Compañía de Seguros S.A. con anterioridad a la fecha actual: Sí la radicación del formulario corresponde a una fecha antes del 30 de Septiembre de 2008 se debe solicitar autorización a Vicepresidencia de Operaciones, con sello de radicación o sin sello de radicación para los dos casos especiales donde la seccional no contaba con reloj de radicado, para los cuales es obligatorio contener la fecha y firma del funcionario quien recibió el formulario, se procederá a verificar lo definido en esta cartilla para el ingreso del trabajador. Un técnico de afiliación o quien haga sus veces orienta el diligenciamiento de un nuevo formulario de afiliación. Un técnico de afiliación o quien haga sus veces validará la información contenida en el formulario suministrado por el afiliado con lo registrado en la base de datos de SIARP y/o Recaudo, para identificar los datos que deben ser consignados en el nuevo formulario. La grabación del formulario de actualización se efectuará por parte del operador logístico con el nuevo formulario suministrado por la Gerencia de la Sucursal, el cual debe ir acompañado del formulario suministrado por el usuario como anexo y los anexos correspondientes para el tipo de empresa o para el empleado según el caso, y debe contener la firma del gerente de Sucursal por parte de Positiva Compañía de Seguros S.A. y la fecha con la cual debe aparecer el afiliado en la base de datos

29.1.1.2. Cuando no existe formulario físico de afiliación y existe registro SISE, SABASS (base de datos Seguro Social)

Afiliados cotizantes NO registrados en SIARP y se encuentran registrados en las antiguas bases de datos de Positiva Compañía de Seguros S.A. y Seguro Social se debe diligenciar formulario de afiliación con los datos del Empleador y/o cotizante para solicitar la grabación del formulario de actualización. El Gerente de la Sucursal o quien haga sus veces, valida el formulario de afiliación y diligencia la fecha de afiliación en el módulo superior del formulario con base en la fecha de afiliación registrada en la base de datos de SISE Y/O SABASS.

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La grabación se efectuará por parte del operador logístico del formulario suministrado por la Gerencia de la Sucursal y/o quien haga sus veces. Los formularios deben traer nombre y firma del gerente de sucursal o Regional. Si no cumple este requisito NO se recibe la afiliación.

29.1.1.3. Cuando no existe formulario físico de afiliación, no existe registro en las bases de datos de positiva compañía de seguros s.a. y/o SABASS y existen pagos en SISE recaudo y/o SABASS recaudo:

Se debe verificar en la base de datos SISE recaudo y/o SABASS recaudo con el aplicativo consulta pagos el primer ciclo de cotización oportuna, buscar el ciclo de cotización pagado oportunamente desde la fecha actual hacia atrás, sin que exista lapso de no pago.

30 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS En los puntos de atención se recibirán y procesaran todas las solicitudes de afiliación. Cuando un usuario presente más de seis (6) afiliaciones en el punto de atención, estas se recibirán y entregarán a más tardar al día hábil siguiente. Las solicitudes de afiliación serán radicadas con la fecha de recepción del formulario, previa validación en el sistema. La expedición de carnés de ARL se realiza en los puntos por demanda solo hasta 10, si el usuario presenta una solicitud mayor a 10 debe solicitarlo ante un funcionario de Positiva quienes se encargaran de enviar a Casa Matriz para la respectiva impresión masiva. Los carnés para las empresas de traslado deben ser expedidos 15 días antes del inicio de vigencia de cobertura. Para esto, la totalidad de la información de la afiliación deberá estar radicada y registrada en el sistema dentro de las dos primeras semanas del periodo de transición.

31 FALLOS DE TUTELAS

Todas las tutelas que presenten los usuarios se deberán redirigir al Gerente Regional, Gerente de Sucursal o líder comercial del punto de atención quienes posteriormente, entregarán líder del operador logístico para su correspondiente radicación.

En ventanilla se procederá a la radicación, digitalización y transmisión de imágenes de manera inmediata. Las tutelas tienen carácter prioritario.

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32 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS

Las solicitudes de asesoría de los usuarios que no estén al alcance del operador logístico se deberán redireccionar al funcionario de Positiva Compañía de Seguros S.A. encargado de atenderlas, estas son:

Distribuir a los usuarios los formularios de afiliación a ARL. (Solo entregamos en los Municipios donde hay un solo operador).

Asesorar a los usuarios en las diferentes consultas sobre servicio de las áreas.

Entregar certificaciones.

Modificar estados en la base de datos, que soliciten los usuarios,

Recepcionar las solicitudes de retractos y anulaciones.

Solicitar la papelería de ARL.

Asesorar en el diligenciamiento de los formularios. (Solo en casos de existir gestor de filas y/o municipios donde solo hay un funcionario del operador logístico).

Realizar la preventa de la afiliación.

Reclasificación de empresas en ARL.

Asesorías en el diligenciamiento de formularios de autoliquidación.

Solicitud de Novedades Retroactiva

Recepcionar solicitudes de PYP.

Recepción de trámites de Autorizaciones médicas, tutelas, desacatos, Solicitud de Pensión, Auxilio funerario, Notas auto descuento, creación de sedes.

No se atienden por parte del personal del operador logístico las consultas telefónicas.

33 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA S.A COMPAÑÍA DE SEGUROS

La desafiliación de empresas se recibirá solo de manos de funcionarios de Positiva Compañía de seguros S.A, con la documentación que ellos consideren necesaria de acuerdo al documento emitido por la Vicepresidencia de Operaciones Positiva VOP0735. El funcionario de Positiva valida los siguientes documentos para el retiro de empresas:

Certificado Vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).

Tres últimos recibos de pago a la ARL.

Cédula de ciudadanía del Representante Legal.

Carta de intención de traslado firmada por el representante legal. Es necesario reiterar que se esté cumpliendo con el debido proceso para la retractación de empresas, es por ello que damos alcance a la circular No. 3984 del 24 de febrero del año en curso y al oficio No. 13000- VOP 0614 del 12 de mayo del mismo año, en los cuales se

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les invita al cumplimiento de las directrices que reposan en ellos, adicional a lo anterior es pertinente que se cumplan los siguientes puntos: 1. La carta de retiro de empresas debe llegar a cada sucursal al área de correspondencia. 2. Se debe verificar la documentación anexa la cual debe estar completa (Consultar

políticas de Afiliación). Si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para estudio.

3. Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal.

4. El Gerente revisa y da la instrucción para el proceso de retractación. 5. La Gerencia las entrega al operador logístico para el cargue inmediato en el aplicativo

de expediente digital. 6. Finalmente a primera semana de cada mes el Gerente de la Sucursal o la persona que

este designe para el proceso, debe entrar al expediente digital y marcar las empresas que efectivamente se retiraron e informar a la Vicepresidencia Comercial y Operaciones.

34 RETIRO DE TRABAJADORES

Se recibirán solicitudes de retiros de trabajadores teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: Se solicita carta emitida por la empresa solicitando el retiro de sus trabajadores, debe estar debidamente firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por la persona responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.), Debe reflejarse los siguientes datos:

1. Tipo y número de documento de la empresa 2. Tipo y número de documento del trabajador. 3. Fecha de retiro del trabajador.

La fecha de retiro es decir de la novedad no debe ser inferior a la fecha de la afiliación, La novedad de retiro no debe ser de más de 30 días atrás de la solicitud si es así, se debe presentar en el pago por Pila, de igual forma cuando la novedad presenta una fecha futura, no debe ser mayor a 30 días. El sistema validará que la empresa pagó por esta persona; es decir, si se van a retirar se confronta contra la base de datos de recaudo para verificar el pago de las respectivas cotizaciones. Cuando el empleador reporte retiros retroactivos debe anexar a la carta de retiro la copia de la liquidación de prestaciones sociales avalada por el Revisor Fiscal o Contador de la empresa.

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35 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS

Los funcionarios de positiva entregaran documentos anexos al operador del punto para que se digitalicen y se agreguen a los trámites que ya se han radicado, como lo son: Incapacidades, Tutelas, Desacatos, etc. Se debe solicitar lo siguiente:

El usuario debe presentar los documentos anexos con una carta con los siguientes datos: Código de sucursal, punto de atención, número de radicado, fecha de radicado y trámite. Si el usuario no presenta carta debe presentar los datos anteriormente mencionados.

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Control de Cambios N° Descripción del Cambio Fecha del Cambio Quien Aprueba el Cambio Versión

Anterior

1 Requisitos afiliación empresas 28/02/2014 Ramiro Alonso Vergara Tamara

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2 Requisitos Trabajador Independiente

28/02/2014 Ramiro Alonso Vergara Tamara

16

3 Tipos de empresas – MADRES COMUNITARIAS

28/02/2014 Ramiro Alonso Vergara Tamara.

16

4 Se cambió ARP por ARL 28/02/2014 Ramiro Alonso Vergara Tamara

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5 Se inicia una nueva codificación por cambio en el nombre del documento el cual reemplaza al anterior Manual de Recepción y validación de documentos ARP código VO-MA-RVDARP-17, en su contenido se modifica: .2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO. EMPRESAS JURÍDICAS Y PERSONAS NATURALES NUEVAS (MINERAS) EMPRESAS NATURALES CUYA ACTIVIDAD ES TRANSPORTE DE CARGA:• Contrato de vinculación siempre que el vehículo preste servicios en una empresa de transporte (Art. 23 Decreto 173 de 2001). 29 NORMALIZACIÓN DE AFILIACIONES DE TRABAJADORES Requisitos

29/07/2014 Claudia Díaz Gamboa VO-MA-RVDARP-17

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MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y …pmu.positivaenlinea.gov.co/files/CARTILLA_POSITIVA_ARP_V19.pdf · 34 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA S.A COMPAÑÍA DE SEGUROS 68 35