Manual de Políticas y Procedimientos para las … · Gerencia de Riesgo Colombia ... carta circular 022 del 2008 de AMV, ... La sociedad adoptará controles a fin de generar alertas

Código: MA-S-02-01-12

Manual de Políticas y Procedimientos para las Operaciones de Intermediación y Libro de Órdenes

Larraín Vial Colombia S.A. Comisionista de bolsa

Marzo 2013

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

INTERMEDIACIÓN DE VALORES Y LIBRO

ELECTRÓNICO DE ÓRDENES

Información Interna

Gerencia de Riesgo Colombia

Código:MA-S-02-01-12 Versión: 001

Fecha de versión: Marzo 2013 Fecha de revisión: Marzo 2013

Fecha de última modificación: Marzo 2013 Página 2 de 16

CONTROL DE CAMBIOS

Nombre del proceso

Código

Fecha mod.

Versión

Motivo

Descripción cambio

Gestión de Riesgos

MA-S-GRS-01 Marzo/2013 001 Versión Inicial Versión inicial









Contenido 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 4

3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES ............................................................................... 4

3.1. POLITICAS GENERALES ................................................................................................... 4

3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES .................. 5

3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ............................................................................... 5

3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES.................................................. 6

3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes .................................................................. 6

3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes ............................................................. 7

3.2.2.3 Ordenes incompletas .............................................................................................. 8

3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las

oficinas. .................................................................................................................................. 8

3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes ............................................................................ 9

3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO ........... 9

3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES: .................... 10

3.2.5. POLITICAS GENERALES DE EJECUCION ........................................................... 10

4. PROCESO ÓRDENES. ......................................................................................................... 11

4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES ............................................................................................ 12

4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO ........................................................................ 12

4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN ............. 12

4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES ................................................................................................ 12

ANEXO 1 DEFINICIONES ............................................................................................................ 12









1. INTRODUCCIÓN

El Manual de políticas y procedimientos para la intermediación de valores y libro electrónico de órdenes, establece las políticas, parámetros y procesos necesarios para velar por una operación transparente, acorde a las normas y protegiendo los intereses de nuestros clientes. El Libro Electrónico de Órdenes (LEO), es el sistema electrónico en el que se registran las órdenes de compra y venta que imparten los clientes a los operadores de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa, con el objetivo de establecer la trazabilidad, equidad, revelación, integridad y seguridad en el manejo de la información asociadas a las órdenes que respaldan las operaciones ejecutadas en los sistemas transaccionales.

2. ALCANCE

Las políticas procedimientos y directrices relacionadas en este Manual deben ser

aplicadas a todas las ordenes que impartan los clientes de Larraín Víal sociedad

comisionista y las ordenes correspondientes a Posición propia

3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES

3.1. POLITICAS GENERALES MEJOR EJECUCIÓN.

El desarrollo de actividad de intermediación bajo el contrato de comisión, exige el

desarrollo de políticas y procedimientos para la ejecución de operaciones, con el

objetivo de velar por el mejor resultado posible para los clientes, de acuerdo a las

instrucciones impartidas.

Es política de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista, ejecutar las

operaciones a nombre de tercero teniendo en cuenta los siguientes principios:









TRAZABILIDAD: La sociedad verificará y auditará las condiciones en las cuales se

surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

EQUIDAD: La sociedad tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus

clientes.

REVELACION DEL SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES: La

sociedad informará a sus clientes acerca de las características generales del sistema

de registro de órdenes.

INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION: La

sociedad propenderá por la integridad, veracidad, seguridad y disponibilidad de la

documentación institucional en materia de órdenes.

CONTROL INTERNO

Dentro de las funciones Control Interno la sociedad incluye la realización de

revisiones selectivas con periodicidad trimestral sobre las etapas contempladas para

el procesamiento de las órdenes. El resultado de los reportes será informado a

Presidencia.

PUBLICIDAD

La sociedad dispondrá la divulgación del manual de Intermediación de Valores y Libro

electrónico de órdenes, en su página web.

3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES

La sociedad cuenta con libros electrónicos de órdenes automáticos diseñados por el

proveedor del sistema, los cuales contienen los campos requeridos mencionados en la

carta circular 022 del 2008 de AMV, así:

Fecha y hora en que la orden se recibe.

Identificación del cliente, y del ordenante en caso de que aplique.

Identificación de quien recibió la orden.









Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables por

el mercado (VWAP)). En caso de que no se especifique el tipo de orden se

presumirá que la orden es a mercado.

Indicación de si la orden es de compra o venta

Cantidad o monto, según aplique.

Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se

entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores

de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

Identificación idónea del valor sobre la cual se imparte la orden.

Vigencia de la orden. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba

cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término

máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la

misma sea ingresada al LEO correspondiente.

En caso que aplique, si la orden se debe ejecutar durante una oferta pública de

adquisición o martillo.

Nota:

El LEO asignará a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de

acuerdo con el momento de ingreso de cada orden.

3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes

Personas autorizadas /ordenantes

Con la documentación de vinculación el cliente registrará las personas que faculta para

impartir órdenes en su nombre.

Así mismo, en la vinculación los comerciales tienen la responsabilidad de explicar a los

clientes las atribuciones de los ordenantes y personas autorizadas, según la información

que se encuentre contenida en los formatos de vinculación que son suscritos por los

clientes.









Un ordenante no podrá serlo de más de cinco (5) clientes, salvo las excepciones previstas

en la ley como partes relacionadas.

La sociedad adoptará controles a fin de generar alertas para informar cuando un

ordenante actúa con más de cinco clientes.

Se entenderá que son partes relacionadas:

a) Las personas jurídicas de las que sea administrador, director y/o miembro de cualquier

órgano de control.

b) Las personas jurídicas en las que tenga una participación material.

c) Las personas jurídicas en las cuales su conyugue, compañero (a) permanente o sus

familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil,

estén en las causales descritas en los numerales a y b.

d) El conyugue, compañero permanente y las personas que se encuentren en relación de

parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil.

e) Aquellas personas naturales y/o jurídicas con las cuales exista una relación contractual

o de cualquier otra naturaleza, que pueda afectar la objetividad que debe caracterizar las

relaciones comerciales.

No se permite que ningún operador de la sociedad actúe en la calidad de ordenante de

los clientes de la misma.

Los ordenantes en ninguna circunstancia representan a Larraín Vila Colombia S.A.

Comisionista de Bolsa ni se entienden como funcionarios de la misma.

3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes

Cada cliente tiene asignado un Comercial debidamente certificado ante el AMV, en caso

de presentarse el retiro del funcionario se prevé informarle al cliente.

Las únicas personas autorizadas por la sociedad para recibir órdenes de los clientes son

los Operadores con Acceso Directo, Operadores sin Acceso Directo y Asesores

Comerciales









3.2.2.3. Medios verificables para recepción de las órdenes

La sociedad recibirá las órdenes de los Clientes o bien de los ordenantes o personas

autorizadas a través de un medio verificable, no existirá la orden sino fue recibida a

través de los siguientes medios verificables:

- Llamada Telefónica Grabada: La sociedad cuenta con un sistema interno de

grabación que permite grabar la conversación en la que el cliente imparte la

instrucción, este medio permite consultar y verificar la orden en cualquier

momento.

- Órdenes recibidas a través del Chat Bloomberg: Las órdenes recibidas a través del

Chat de Bloomberg serán consideradas por la sociedad como medio verificable.

- Ruteo de Ordenes: instrucciones registrada por el cliente a través de la Plataforma

Comercial de la sociedad.

- Ordenes Escritas: Las que sean recibidas por las personas autorizadas para

recepción de órdenes y a través de correo electrónico y/o Messenger con la

cuenta de correo aprobada por el cliente al momento de la apertura de cuenta.

- Orden en Formato escrito: Serán las órdenes escritas que se radiquen en las

oficinas de la sociedad en los formatos físicos pre impresos.

3.2.2.3 Ordenes incompletas

En caso de presentarse órdenes incompletas se informará al cliente a través de medio

verificable sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se

reciba la totalidad de la información requerida.

3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las

oficinas.

La sociedad podrá recibir las órdenes para registrar en el LEO, cuando han sido recibidas

por fuera de la oficina hasta una hora antes del cierre de los Sistemas de Negociación.

Los operadores o asesores comerciales que reciban órdenes por fuera de la oficina

deberán comunicarse a la mayor brevedad posible utilizando uno de los medios

verificables.

Para las órdenes recibidas del cliente por fuera del horario de negociación se tiene

establecido el ingreso al Libro Electrónico de Órdenes antes del inicio de la siguiente









sesión de negociación y es responsabilidad del correspondiente operador velar porque

estás sean incluidas de acuerdo al tiempo establecido.

3.2.2.5. Ordenes en grupos

Los funcionarios responsables de recibir las órdenes por fuera de las oficinas, podrán

organizar las órdenes en grupos, siempre que el contenido mínimo de las órdenes esté

completo y éstas se encuentren organizadas dentro de cada grupo por fecha, hora y

minuto de recepción.

3.2.2.6. Canales de recepción de órdenes

La sociedad podrá recibir las órdenes de los clientes a través de los siguientes canales de

recepción:

- Recepción a través de Asesores Comerciales

- Recepción a través de un Operador Con Acceso Directo

- Recepción a través de un Operador sin Acceso Directo

- Recepción a través de un Sistema Electrónico de Ruteo de órdenes

3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes

La sociedad podrá contar con los siguientes Libros Electrónicos de Órdenes. Cada libro

realizará una priorización de órdenes de la más antigua a la más reciente.

LEO- Operador con Acceso Directo

LEO- Operador sin Acceso Directo

LEO- Ruteo de Ordenes

3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO

Cada orden tendrá un número consecutivo, según su momento de registro.

En el evento que se presente una interrupción en el funcionamiento del Leo se

organizarán las órdenes en forma consecutiva utilizando un reloj electrónico.









En el caso en que se haya registrado información errónea en el LEO, se dejará registro de

la corrección, las razones para la corrección, el usuario que la realizó, la fecha y hora de

la corrección.

3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES:

La información registrada en el LEO solo podrá modificarse en los siguientes casos:

Mal Ingreso al LEO

Cambio en las condiciones de la orden por instrucción del cliente, en este caso se dará

lugar a una orden nueva y a la cancelación de la orden inicial.

Los clientes podrán modificar o cancelar órdenes recibidas y/o registradas en el LEO,

siempre y cuando estas no hayan sido ejecutadas en el sistema transaccional.

Las cancelaciones y/o modificaciones de las órdenes deberán ser recibidas por el

Comercial que recibió la orden inicial y a través de un medio verificable. Se entiende que

no existe tal cancelación o modificación si no ha sido impartida a través de estos medios.

3.2.5. POLÍTICAS GENERALES DE EJECUCIÓN

Todas las personas autorizadas por la sociedad para ingresar y ejecutar órdenes en los

sistemas transaccionales deberán estar inscritas en el Registro Nacional de Profesional

del Mercado de Valores RNPMV.

Todas las órdenes ingresadas al LEO deberán ser transmitidas a la mayor brevedad

posible en los sistemas transaccionales cumpliendo la prioridad dada en el sistema.

Los Operadores con acceso directo podrán ejecutar la instrucción en los sistemas

transaccionales antes de realizar el ingreso en el LEO siempre y cuando se haga

respetando la prelación de las órdenes recibidas y que la transmisión de la orden se

realice inmediatamente después de su recepción.

Los Operadores con o sin Acceso Directo y/o Asesores Comerciales deberán confirmar a

través de medio verificable la ejecución de las órdenes de la siguiente manera:









Si la orden queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió, el

comercial autorizado deberá informar al cliente que la orden fue ejecutada.

Si la orden es condicionada y no queda en firme en el sistema de negociación el mismo

día en que se recibió la orden, el comercial autorizado tiene como plazo máximo la

vigencia de la orden para informar si fue ejecutada o no.

Si la orden no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió

la orden y no es condicionada, el comercial a cargo informará al cliente que la orden no

fue ejecutada.

Los clientes que hayan impartido órdenes a través de la Plataforma de la sociedad

recibirán confirmación de la operación realizada.

ÓRDENES DE GRANDES MONTOS: son aquellas operaciones que no pueden ser

ejecutadas en una sola liquidación debido a las condiciones del mercado, el

fraccionamiento de las órdenes de grandes montos será informado a la presidencia.

La sociedad propenderá para que el fraccionamiento o el ingreso parcial de órdenes de

grandes montos al sistema de negociación propendan por el mejor interés para el cliente.

La sociedad podrá consolidar órdenes previamente ingresadas al LEO para después ser

fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente.

La distribución de las órdenes consolidadas una vez ejecutadas se realizarán en

proporción directa a la cantidad negociada por el cliente y evitando conflictos de interés.

Las políticas de fraccionamientos no son permitidas en los casos de partes vinculadas.

4. PROCESO ÓRDENES

Para todos los efectos se deberá implementar el siguiente proceso para las órdenes

dadas por los clientes:









4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES

El cliente imparte la orden y operador la recepciona a través de cualquiera de los medios

verificables establecidos por la sociedad.

4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO

Una vez recepcionada y verificada la orden por parte del operador directo la orden

deberá ser registrada en el LEO correspondiente. Es de aclarar, si el operador tiene

acceso directo, la orden podrá ser ejecutada y luego registrada en el LEO, sin que

transcurra un tiempo prolongado entre uno y el otro.

4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN

Una vez el operador verifique que la orden reúne las condiciones para ser ejecutada, se

registrará en el sistema transaccional.

4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES

Si la orden ingresada al sistema de negociación se cierra o calza con la punta contraria.

4.5. PROCESOS OPERATIVOS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN.

Se desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Las

órdenes ejecutadas en los sistemas transaccionales.

4.6. INFORME SOBRE EL PROCESAMIENTO DE LA ÓRDEN

Se informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la orden y si esta pudo ser

ejecutada o no.

ANEXO 1 DEFINICIONES

CLIENTE: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación

de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores.









Sólo se considerará que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste

último actúe en desarrollo del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de

valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE o de valores

extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros o en

desarrollo del contrato de corretaje sobre valores inscritos en el Registro Nacional de

Valores y Emisores – RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de

cotizaciones de valores extranjeros.

Igualmente, se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos

de administración de recursos de terceros.

OPERADOR CON ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de

acuerdo con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita

ingresar las órdenes de manera directa a un Sistema de negociación.

OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de

acuerdo con el Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita

ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación.

OPERADOR POR CUENTA PROPIA: Es aquella persona que discrecionalmente toma

decisiones de inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta,

teniendo la posibilidad de asumir posiciones abiertas.

OPERADOR POR CUENTA DE TERCEROS: Es aquella persona que ejecuta las

órdenes o toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen

los vehículos de administración de recursos de terceros.

OPERADOR DE DISTRIBUCION: Es aquella persona que representa a una entidad que

actúa como contraparte de clientes, y no tiene discrecionalidad para tomar decisiones de

inversión o asumir posiciones abiertas a nombre de la entidad ni con los recursos propios

de ésta.

ASESOR COMERCIAL: Quien cumpla las funciones de asesor comercial de acuerdo con

el Reglamento de AMV y no teniendo acceso a los sistemas transaccionales puede dar

asesoría y recibir órdenes de clientes.

DIGITADOR: Quien cumpla las funciones de digitador de acuerdo con el Reglamento de

AMV y tenga acceso a una pantalla de negociación. El digitador podrá realizar ingreso de









órdenes a Libro electrónico de órdenes de los Operadores con y sin acceso directo y

asesores comerciales.

CANALES DE RECEPCION DE ORDENES: Personas o sistemas con los cuales el

cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características

comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro.

LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO): Sistema electrónico en el que todas las

órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro

actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas

cronológicamente.

CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan

las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o

a la contraparte en el mercado mostrador.

ORDENANTE: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre

de este último.

ORDEN: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.

ORDEN DE MERCADO: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al

mejor precio que se obtenga en el mercado.

ORDEN CON LÍMITE: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio

mínimo o máximo, Según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser

ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto,

siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente.

ORDEN CONDICIONADA: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio

específico que es condición para la ejecución de la orden.

ORDEN CON CONDICIONES DETERMINABLES POR EL MERCADO: Orden impartida

por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por

funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son

identificadas expresamente por un cliente.









CONSOLIDACION DE ORDENES: Mecanismo por medio del cual se agrupan órdenes de

diferentes clientes y se ingresan de manera unificada al sistema de negociación o se le

transmiten a una contraparte como una sola orden.

FRACCIONAMIENTO DE ORDENES: Trámite posterior a la ejecución de las órdenes

consolidadas por medio del cual se Prorratea o distribuye el resultado de la operación

entre los clientes.

SISTEMA ELECTRÓNICO DE RUTEO DE ÓRDENES: Sistema electrónico a través del

cual los clientes imparten órdenes, directamente o a través de un funcionario de la

entidad, para CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual

se centralizan las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de

negociación o a la contraparte en el mercado mostrador.

MERCADO MOSTRADOR: Aquel que se desarrolla fuera de los sistemas de negociación

MEDIO VERIFICABLE: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el

registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes

recibidas las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho

relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios

escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).

RED DE OFICINAS: Conjunto de locaciones abiertas al público mediante las cuales un

miembro ofrece sus productos, ya sea directamente o a través de un tercero en desarrollo

de un contrato de utilización de red de oficinas, o un contrato de corresponsalía.









FECHA DE PUBLICACIÓN Y ACEPTACIÓN DOCUMENTAL

FECHA PUBLICACIÓN

13-01-2014

CARGO FECHA Y DOCUMENTO

ELABORA

RUTH ZAMBRANO GERENTE DE RIESGOS COLOMBIA

JOSE DAVID CARO

SECRETARIO GENERAL/OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

06-03-2013

REVISA

FRANCIS SKINER GERENTE RIESGOS REGIONAL CHILE

MARIA JOSÉ RAMÍREZ

PRESIDENTE

Marzo-2013

APRUEBA JUNTA DIRECTIVA

LARRAÍN VIAL COLOMBIA

Versión 001 Noviembre/2013

Acta N° 14

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