Manual de Procedimiento Transferencias V1 CNCpsociales.sence.cl/docs/ManualProcedimientos... · departamento y/o unidad de quien dependa el sistema del pmg o proceso manual de procedimientos

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS AL SECTOR PÚBLICO DEPARTAMENTO PROGRAMAS SOCIALES DE CAPACITACIÓN Código: DPS-BT-7.1 7.5- MP1 Página: 1 de 20 Versión : 1 Fecha Versión: 14.06.2010

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

ENCARGADO/A DEL SISTEMA DEL PMG Y/O PROCESO COORDINADOR/A DE CALIDAD

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO Y/O

UNIDAD DE QUIEN DEPENDA EL SISTEMA DEL

PMG O PROCESO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS AL SECTOR PÚBLICO

DPS-BT-7.1 7.5-MP1


TABLA DE CONTENIDOS

1. Objetivo .................................................................................................................................. 3 2. Alcance................................................................................................................................... 3 3. Referencias ............................................................................................................................ 3 4. Definiciones............................................................................................................................ 3 6. Modo de Operación................................................................................................................ 6 6.1 Diagrama de flujo “Revisión / Actualización Guía Operativa del Programa TSP”.......... 6 6.2 Diagrama de flujo “Planificación y transferencia de recursos” ........................................ 8 6.3 Diagrama de flujo “Revisión de la rendiciones de los recursos transferidos”................ 11 6.4 Diagrama de flujo “Supervisión de la ejecución de cursos” .......................................... 12 6.5 Diagrama de flujo “Elaboración de informes de gestión” .............................................. 13 6.6 Aplicación de Enfoque de Género. ............................................................................... 14 6.7 Aplicación de Gestión Territorial. .................................................................................. 14 6.8 Otras consideraciones .................................................................................................. 14 7. Instructivos de Trabajo ......................................................................................................... 14 8. Formularios y Registros ....................................................................................................... 15 9. Revisiones del Procedimiento .............................................................................................. 20


1. Objetivo El objetivo de este manual es establecer los procesos del programa de transferencias al Sector Público cuyo fin es mejorar la empleabilidad de los beneficiarios(as) del programa.

2. Alcance Aplica a los procesos de revisión / actualización Guía Operativa del Programa TSP, planificación y transferencia de recursos, revisión de la rendiciones de los recursos transferidos, supervisión de la ejecución de cursos y elaboración de informes de gestión, procesos que se ejecutan tanto en el Departamento Programas Sociales de Capacitación como en las Direcciones Regionales (sólo supervisión).

3. Referencias – Ley SENCE Nº 19518 sus modificaciones. – Resolución Nº 759 de la Contraloría General de la República. – Convenios con las Instituciones Ejecutoras – Planes anuales de capacitación comprometidos por las Instituciones Ejecutoras.

4. Definiciones Instituciones Ejecutoras del Programa

Corresponde a las siguientes instituciones públicas: Ejército, Armada, Fuerza Aérea, Carabineros, Servicio Nacional de Menores y Gendarmería.

DN Dirección Nacional

TSP Transferencia del Sector Público

Beneficiarios(as) del Programa

Corresponden a: - Soldados conscriptos de las tres ramas de las Fuerzas Armadas

(Ejército, Armada y Fuerza Aérea). - Jóvenes de 16 a 25 años de edad, que reúnan los siguiente requisitos:

Incorporado a la Red SENAME y al Programa “Protección 24 horas”, derivados de los diferentes Municipios de la Región Metropolitana.

En situación irregular, bajo protección de la Dirección de Protección Policial de la Familia, asistidos en Unidades Asistenciales (Centros Residenciales), a lo largo del país.

Adolescentes vulnerados en sus derechos e infractores de la ley


penal a nivel nacional de la red SENAME. Personas imputadas, procesadas y condenadas de los

subsistemas penitenciarios cerrado, semiabierto y abierto, dependientes de Gendarmería.


5. Unidades Involucradas

• Director Nacional • Directores Regionales • Jefe(a) Departamento Programas Sociales • Jefe(a) Unidad Programas Regulares • Encargado(a) Gestión del Departamento • Encargada Nacional del Programa Traspasos al Sector Público • Encargados(as) Regionales de Programas Sociales


6. Modo de Operación

6.1 Diagrama de flujo “Revisión / Actualización Guía Operativa del Programa TSP”

ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

Durante el segundo semestre, envía copia de la Guía deOperaciones vigente a los Directores Regionales,Encargados(as) de Programa Regionales, Jefe(a) de laUnidad de Auditoría Interna, Jefe(a) del DeptoFiscalización, Jefe(a) Depto Programas Sociales, Unidadde Programas Regulares, y Unidad de Apoyo del Deptode Programas Sociales solicitando comentarios y/oposibles sugerencias de modificaciones. Esta petición seefectúa mediante providencia.

NOTA: La providencia debe ir firmada por el Jefe(a)Departamento Programas Sociales y establecer plazomáximo de respuesta.

- Jefe(a) DepartamentoProgramas Sociales

INICIO

Solicita efectuarcomentarios a Guía

Operativa.

Encargado/a Nacional PTSP

- Jefe(a) Unidad Programas Regulares

Cita a reunión al (la) Jefe(a) Departamento ProgramasSociales, Unidad de Apoyo, funcionarios(a) de la Unidadde Programas Regulares y Encargado(a) de Gestión delDepto donde se sancionan las modificaciones a la GuíaOperativa, si corresponde.

Actualiza el Guía Operativa según los acuerdosestablecidos en acta de reunión


1

Guía Operativa del Programa Transferencias al Sector Público

- Comentarios y/o sugerencias recibidas

Acta con acuerdos

- Providencia solicitando comentarios y/o posibles sugerencias de modificaciones.

Acta con acuerdos

¿Se requieren ajustes a la Guía

Operativa?


Durante el segundo semestre, determinan la necesidadde efectuar cambios a la Guía Operativa vigente. De norequerirse modificaciones se continúa operando con laGuía vigente.

3

Actualiza Guía Operativa.Propuesta de Guía Operativa del Programa Transferencia al Sector Público

Efectúa reunión paraexponer modificaciones

Actualiza Guía Operativa

2



¿Existen observaciones?

SI

NO

En caso de que existan observaciones, estas sonincorporadas por el Jefe(a) Unidad Programas Regularesy es presentada nuevamente para revisión.

- Depto Jurídico

FIN Criterio de Éxito:Guía operativa del programa revisada, aprobada por

Resolución y comunicado.

2

1

Emite resolución que aprueba Guía Operativa.

- Director(a) Nacional

- Resolución que aprueba

Guía Operativa

Distribuye Guía Operativaactualizada

Distribuye Guía Operativa a las Direcciones Regionales,Jefe(a) Unidad de Fiscalización, Jefe(a) Unidad deAuditoría Interna, funcionarios(as) del Depto ProgramasSociales y a los representates legales de las Institucionesy se publica en la Página WEB del SENCE.

- Jefe(a) Depto Programas Sociales

Envía propuesta pararevisión del Depto Jurídico

Envía propuesta de Guía Operativa del ProgramaTransferencia al Sector Público para revisión delDepartamento Jurídico.

- Jefe(a) Depto Programas Sociales

Providencia a Depto Jurídico solicitando revisión de Guía Operativa.

- Providencia que distribuye Guía Operativa.

Revisa y corrige propuesta

- Encargado(a) de Gestión del Depto PS.Revisa propuesta de Guía Operativa, en caso de

observaciones incorpora modificaciones y envíapropuesta revisada al (la) Jefe(a) Depto ProgramasSociales para su envío a Depto Jurídico.

Propuesta de Guía Operativa Programa Transferencia al Sector Público revisada

Propuesta de Guía Operativa Programa Transferencia al Sector Público

Emite resolución firmada por el (la) Director(a) Nacional.


6.2 Diagrama de flujo “Planificación y Transferencia de Recursos”


Durante el mes de octubre, solicita a la Instituciones ejecutoras del Programa, mediante oficio dirigido aRepresentantes Legales de las Instituciones, la presentación de una propuesta de plan anual decapacitación utilizando formulario definido por SENCE. NOTA: el oficio establece plazo máximo de respuesta yes firmado por el (la) Jefe(a) Depto Programas Socialesde Capacitación.

- Jefe(a) Depto. Programas Sociales

INICIO

Solicita presentación de planes anuales de

capacitación aInstituciones

Realiza reunión conInstituciones Ejecutoras

Recepción y revisión de propuestas de planes de

capacitación


Efectúa reuniones con cada Institución ejecutora para consensuar el plan anual de capacitación versuspropuesta SENCE, generándo un acta que incluye losacuerdos y/o compromisos.

Analiza las propuestassegún criterios definidos en pautade evaluación generando un documento con Resultadode la evaluación de planes.

Formulario propuesta Plan Anual de Capacitación

- Oficios con respuestas de Instituciones ejecutoras - Pauta de evaluación

- Oficio solicitando propuesta de plan anual de capacitación.

- Resultado de la evaluación de planes de capacitación

Cita a reunión a Instituciones ejecutoras


Cita a reunión para consensuar el plan anual decapacitación mediante oficio dirigido al RepresentanteLegal de cada Institución Ejecutora.NOTA: el oficio es firmado por el (la) Jefe(a) DeptoProgramas Sociales de Capacitación.

- Oficios citando a reunión a Instituciones ejecutoras

Encargado/a Nacional TSP

- Actas de reunión con Instituciones Ejecutoras

- Resultado de la evaluación de planes de capacitación

1



Nota: Todas las Providencias del Departamento de Programas Sociales, que son dirigidas a otras unidades del Servicio, son firmadas por el Jefe del Departamento.

Elabora convenio con cada Institución

- Actas de reunión Elabora propuestas de convenios con cada Institución. - Jefe(a) Unidad Programas Regulares

¿Existen observaciones?

En caso de que existan observaciones, estas son incorporadas por el Jefe(a) Unidad Programas Regulares y es presentado nuevamente para revisión.

- Depto Jurídico

Envía propuesta pararevisión del Depto Jurídico

Envía propuestas de los convenios para revisión del Departamento Jurídico.

Providencia a Depto Jurídico solicitando revisión convenio con cada Institución

- Propuestas de convenio con cada Institución

Envía convenios a Instituciones para firma del

Representante Legal

Envía los convenios revisados por Depto Jurídico a losrepresentantes legales de las Instituciones ejecutoras mediante oficio.

Jefe(a) Depto.

Programas Sociales

Recepciona convenios firmados por Instituciones y los envía a Depto Jurídico

- Convenios firmados por Representantes Legales de Instituciones Ejecutoras

- Oficios solicitando firma de convenios a Instituciones Ejecutoras


Recepciona los convenios y los envía para visación del Depto Jurídico y firma del (la) Director(a) Nacional mediante providencia.

Providencia a Depto Jurídico solicitando visación y firma de convenio con cada Institución

SI

NO

1

2

- Jefe(a) Depto. Programas

s Sociales



Nota: Todas las Providencias del Departamento deProgramas Sociales, que son dirigidas a otras unidades delServicio, son firmadas por el Jefe del Departamento.

FIN Criterio de Éxito:

Convenio firmado y transferencia de recursos realizada a las Instituciones Ejecutoras

Recepción de convenios firmados por el (la)

Director(a) Nacional

- Jefe(a) de Unidad de Programas Regulares.

Solicita al DAF transferencia de recursos a

cada Institución

Solicita al Departamento Administración y Finanzas (DAF) efectuar transferencia de recursos a cada Institución,enviando providencia adjuntando copia de los convenios.

Providencia a DAF solicitando transferencia de recursos a cada Institución

- -Jefe(a) Depto. Programas Sociales

Recepciona convenios firmados por el (la) Director(a)Nacional.NOTA: En caso de convenios que impliquen latransferencia de montos igual o mayores a 5000 UTM debe ser autorizado por CGR.

Convenios firmados por el (la) Director(a) Nacional.

Recepciona documento que respalda ingreso de

recursos en la Institución ejecutora

Recepciona documento que respalda el depósito de losrecursos en las cuentas de cada una de las Instituciones.

Remite copia de conveniofirmado a cada Institución

ejecutora

Remite copia del convenio firmado por el (la) Director(a) Nacional mediante oficio dirigido al Representante Legalde cada Institución Ejecutora.

- Jefe(a) Depto. de Programas Sociales

- Oficios remitiendo copia de convenios a cada Institución ejecutora

Documento que respalda ingreso de recursos en la Institución ejecutora

2

Jefe/a Unidad Program,as Regulares

Jefe/a Unidad Program,as Regulares


6.3 Diagrama de flujo “Revisión de la Rendiciones de los Recursos Transferidos”


Durante la primera semana de cada mes, revisa que losrespaldos de los gastos enviados por las Instituciones Ejecutoras correspondan a gastos autorizados en el convenio y correspondan a cursos ingresados en el Sistema Apoyo a Programas Sociales (SAP).


INICIO

Revisa pertinencia yconsistencia de la

rendición

Remite rendición al DAF

- Jefe(a) Depto. Programas Socialess.

FIN

Criterio de Éxito:Respaldos de los gastos enviados por las Instituciones

Ejecutoras revisados y remitidos al DAF

Remite rendiciones revisadas y aprobadas por medio deuna providencia dirigida al Jefe Departamento DAF. La providencia debe ser firmada por el(la) Jefe(a) DeptoProgramas Sociales.

- Providencia que remite rendiciones al DAF

- Guía Operativa - Convenios firmados- Listado de cursos realizados- Rendición de recursos

Solicita rectificación de larendición

Devuelve la rendición completa y solicita la rectificaciónde la rendición.El Oficio debe ser firmado por el(la) Jefe(a) Depto Programas Sociales.


- Rendiciones de recursos revisadas- Informe de revisión de rendiciones

¿Existen observaciones

?

- Oficio solicitando rectificación de la rendición

SI

NO


6.4 Diagrama de flujo “Supervisión de la Ejecución de Cursos”


Recibe de parte de la Instituciones Ejecutoras oficio queinforma inicio de curso e ingresa información del curso enuna planilla de cursos a realizar en cada región. - Encargado/a Nacional

Programas TSP

INICIO

Recepción de oficios que informan inicio de curso

Comunica irregularidad aUnidad Fiscalización- Jefe /a Depto.Programas Sociales

Jefe/a Depto.Programas Sociales

FIN

Criterio de Éxito:Cursos supervisados con el objeto de verificar

cumplimiento de objetivos y requisitos establecidos en convenio

Remite por providencia el Informe de supervisión fase lectiva que incluye la descripción de la irregularidad al (la) Jefe(a) Unidad de Fiscalización.

- Providencia que remite informe con irregularidad a Unidad de Fiscalización

- Oficios informando inicio de ejecución de curso

Supervisa curso(s)

Selecciona los cursos a supervisar velando por el cumplimiento de supervisar al menos un 10% de loscursos por cada Institución Ejecutora.Elabora informe de supervisión de fase lectiva.

- Informe de supervisión fase lectiva

- Planilla con cursos a realizar por región

Informa inicio de curso aDirección Regional (DR)

Mediante correo electrónico dirigido al (la) Director(a) Regional con copia al (la) Encargado(a) de ProgramasSociales Regional y Encargado(a) Regional deFiscalización informa la realización del (los) curso(s) por la(s) Institución(es) ejecutora(s).

- Correo electrónico que informa inicio de curso(s) a DR

- Eccargado/a Nacional Programas TSP

-- Encargado(a) de Programas Sociales Regional

¿Se detectanirregularidades?

SI

NO

- Correo electrónico que informa inicio de curso(s) a DR - Formulario de supervisión de fase lectiva- Convenios


6.5 Diagrama de flujo “Elaboración de Informes de Gestión”


Durante el mes de noviembre, solicita por oficio dirigido alos(as) Directores(as) Regional que completen elformulario informe de gestión regional Programa TSP.

- Jefe Depto Programas Sociales

INICIO

Solicita reportes a las Direcciones Regionales

Elabora propuesta deinforme final de

gestión del programa

- Jefe(a) Unidad de Programas Regulares

Criterio de Éxito:Informe de gestión final del Programa TSP elaborado y

comunicado a Director(a) Nacional y Directores(as) Regionales

Consolida los informes recibidos generando un informefinal de la gestión anual del programa TSP.

Oficio solicitando informe de gestión regional Programa TSP.

FIN

Propuesta Informe final de la gestión anual del programa TSP

Envía el informe final del programa al(la) Director(a)Nacional y Directores(as) Regionales.

Distribuye informe final

- Correo electrónico con informe final de la gestión anual del programa TSP a Director(a) Nacional y Directores(as) Regionales


Formulario informe de gestión regional Programa TSP.

Informes de gestión regionales Programa TSP.

¿Aprueba informe?


SI

NOEn caso de observaciones estas son corregidas por el (la)Jefe(a) Unidad de Programas Regulares hasta laaprobación del informe por el (la) Jefe(a) Depto.


6.6 Aplicación de Enfoque de Género. La aplicación de enfoque de género, se integra en el procedimiento 6.2 Planificación y Transferencia de Recursos y en los Convenios suscritos con La Armada, Ejército y la FACH, que comprometen la realización de un módulo de 8 horas llamado “ Introducción en Equidad de Género para la Construcción de Relaciones más Igualitarias” el cual se aplicará en el 60% de los cursos que estas instituciones realizaran durante 2010, además en el Convenio con Gendarmería se contempla la aplicación de una Experiencia Piloto de capacitación, de carácter intersectorial, para mujeres infractoras de la ley, incorporando diagnósticos laborales personalizados que permitan identificar opciones de acceso al mundo laboral. 6.7 Aplicación de Gestión Territorial. No Aplica. 6.8 Otras consideraciones Con la finalidad de asegurar la pertinencia de los cursos, el Plan anual de Capacitación, debe identificar las necesidades de la población objetivo y su relación con el mercado laboral, considerando para ello las respectivas Estrategias de Desarrollo Regional en el ámbito del Fomento Productivo. 6.9 Modalidades de Ejecución de Cursos: a) Ejecución Directa: Es la propia institución la que imparte de manera directa los cursos de

capacitación con instructores pertenecientes a la Institución y con infraestructura propia, con el fin de optimizar la utilización de los recursos presupuestarios. (Fuerza Aérea de Chile, Armada de Chile).

b) Ejecución a través de OTEC: Las Instituciones llaman a licitación pública para la ejecución

de cursos (Ejército de Chile, Gendarmería de Chile, SENAME). c) Ejecución Mixta: Las Instituciones podrán preparar, programar y ejecutar programas

especiales de capacitación ocupacional, a través de sus propias Unidades o de los Organismos Técnicos de Capacitación que determinen. El jefe/a de la Unidad de Programas Regulares, enviará mediante correo electrónico a los Directores (as) Regionales y Encargados (as) de Programas Sociales, copia del “Formato Inicio de Cursos.”, copia del Convenio, Resolución de la Institución Ejecutora y copia de la Guía Operativa del TSP.

7. Instructivos de Trabajo


Este procedimiento no cuenta con Instructivos de Trabajo.

8. Formularios y Registros

Almacenamiento Identificación del Registro Código Responsable

Tiempo de Retención y disposición

final Soporte Lugar

Providencia solicitando

comentarios y/o posibles sugerencias de modificaciones.

No Aplica Jefe(a) Dpto. Programas Sociales

2 años / Bodega Papel

Archivador Secretaria

Departamento Programas Sociales

Propuesta de Guía Operativa No Aplica

Jefe(a) Unidad Programas Regulares

2 años / eliminación Papel



Acta con acuerdos No Aplica

Encargado/a Nacional

Programas TSP




Providencia(s) a Dpto. Jurídico solicitando

revisión Guía Operativa.





Resolución que aprueba Guía

Operativa. No Aplica Director(a)

Nacional 2 años / Bodega Papel



Providencia que distribuye Guía

Operativa. No Aplica

Jefe(a) Dpto. Programas Sociales







final Soporte Lugar

Oficio solicitando propuesta de plan

anual de capacitación. No Aplica





Plan Anual de Capacitación

DPS-BT-7.1-7.5-MP1-R1





Resultado de la evaluación de planes

de capacitación No Aplica





Oficios citando a reunión a

Instituciones ejecutoras

No Aplica Jefe(a) Unidad

Programas Regulares




Actas de reunión con Instituciones Ejecutoras

DPS-BT-7.1 7.5-MP1-R2


Programas TSP




Providencia a Dpto. Jurídico solicitando

revisión convenio con cada Institución





Oficios solicitando firma de convenios a

Instituciones Ejecutoras








final Soporte Lugar

Providencia a Dpto. Jurídico solicitando visación y firma de convenio con cada

Institución





Convenios con Instituciones ejecutoras

DPS-BT-7.1 7.5-MP1-R3





Oficios remitiendo copia de convenios a

cada Institución ejecutora





Providencia a DAF solicitando

transferencia de recursos a cada

Institución





Documento que respalda ingreso de

recursos en la Institución ejecutora

No Aplica Jefe(a) Unidad

Programas Regulares




Copia de Rendiciones de recursos No Aplica



Archivador Rendiciones Unidad de Programas Regulares

Informe de revisión de rendiciones No Aplica







final Soporte Lugar

Oficio solicitando rectificación de la

rendición No Aplica




Providencia que remite rendiciones al

DAF No Aplica




Planilla con cursos a realizar por región

DPS-BT-7.1 7.5-MP1-R4


Programas TSP



Correo electrónico que informa inicio de

curso(s) a DR No Aplica


Programas TSP



Informe de supervisión fase

lectiva

DPS-BT-7.1 7.5-MP1-R5

Encargados/as Programas Sociales Regional



Providencia que remite informe con

irregularidad a Unidad de Fiscalización (si

corresponde)



Archivador Rendiciones

Unida de Programas Regulares

Oficio solicitando informe de gestión regional Programa

TSP.



Archivador Programa Unidad de Programas Regulares




final Soporte Lugar

Informe final de la gestión anual del programa TSP

DPS-BT-7.1 7.5-MP1-R6




Correo electrónico con informe final de la

gestión anual del programa TSP a

Director(a) Nacional y Directores(as)

Regionales





8. Revisiones del Procedimiento

REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

Nº Versión Fecha Motivo de la revisión Paginas elaboradas o modificadas

0(CERO) 07.04.2010

ELABORACION INICIAL DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ÚNICO PARA EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS AL SECTOR PÚBLICO, SE MODIFICA OBJETIVO, ALCANCE, REFERENCIA, DIAGRAMA DE FLUJO “REVISIÓN/ACTUALIZACIÓN GUIA OPERATIVA DEL PROGRAMA TSP SE INCLUYE EL PUNTO 6.6 Y SE IDENTIFICA EL ENFOQUE DE GENERO AL PROCEDIMIENTO.

TODAS

EN EL ÍTEM N°5 UNIDADES INVOLUCRADOS SE INCLUYE UN NUEVO CARGO. SE INCLUYE TEXTO ACLARATORIO EN EL ÍTEM N°6.6 APLICACIÓN DE ENFOQUE DE GÉNERO. SE MODIFICA EL PUNTO 6.8 OTRAS CONSIDERACIONES SE AGREGA TEXTO EN RELACIÓN AL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

1(UNO) 14.06.2010

EN EL ÍTEM N°8 SE INCLUYE EL REGISTRO PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN.

PAGINAS 5,14 Y 15

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