MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS … · 2019-11-11 · DIVISÓN 3 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO ACADÉMICA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS

DSA-MP

Fecha de Elaboración: 02/07/2015

Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISÓN ACADÉMICA

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA


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Índice

1. Introducción: ................................................................................................................ 3

2. Objetivo del Manual: .................................................................................................... 4

3. Procedimientos: ........................................................................................................... 5

4. Desarrollo de los procedimientos: ............................................................................... 6

5. Anexos:...................................................................................................................... 11

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1. Introducción:

Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en los departamentos y áreas que conforman la Dirección de Servicios Académicos. Se describe el objetivo del manual en donde específica para qué y para quienes se ha elaborado; se incluye un listado de procedimientos documentados que abarca las actividades de acuerdo a la naturaleza de esta dirección. La parte substancial comprende el desarrollo de procedimientos, mediante una descripción gráfica y narrativa en forma explícita, secuencial y detallada los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos, las áreas y dependencias que participan y la delimitación de responsabilidades. El apartado de anexos contiene los formatos con su correspondiente instructivo de llenado, para agilizar los trámites administrativos de la Dirección. El presente manual de procedimientos está sujeto a actualización a través de versiones en la medida que se presenten cambios o mejoras la realización de las actividades, en la estructura orgánica de la dirección o algún otro factor derivado de la normatividad institucional. Se publicará en la página principal del micrositio en la sección de “Documentos Administrativos” de ésta dirección, además se contará con una impresión para su consulta.

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Objetivo del Manual:

Orientar al personal que labora en esta Dirección sobre las diferentes actividades y responsabilidades que se realizan en las áreas de planeación, calidad y recepción garantizando la gestión administrativa eficaz y pertinente.

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3. Procedimientos:

1. Gestión

2. Cursos de Inducción

3. Satisfacción de usuarios

4. Informe Rectoral

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4. Desarrollo de los procedimientos:

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PROCEDIMIENTO: Gestión

OBJETIVO: Dar seguimiento a las solicitudes de gestión y tramites

ALCANCE: Direcciones de Servicios Académicos

Fecha de elaboración: 23/02/2015 Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Direcciones de Servicios Académicos 1. El encargado determina e identifica si es un documento el trámite que se está

solicitando; 2. Si se identifica que el tramite si es un documento, este se envía a la DSA; 3. Si se trata de documento, este se registra para archivar información de autorización; 4. Si el tramite no es un documento se determina como audiencia que es solicitada vía

telefónica, mediante oficio o de forma personal, dicha audiencia es para tratar asuntos con la Dirección de Servicios Académicos;

5. DSA agenda la audiencia y avisa a la dirección que la solicito el día y hora en que se llevara a cabo;

6. Realiza la audiencia, entrevista o reunión de vinculación semanal donde da a conocer avisos, disposiciones, encomiendas institucionales. Al finalizar reunión los directores pueden solicitar audiencia personalizada para tratar asuntos específicos. Si se trata de realizarla otro día el director solicita audiencia a la secretaria o directamente al director ;

7. Firman documento que contiene el trámite a gestionar donde se establecen los mismos y fechas compromiso tanto el director como los directores que participan;

8. DSA notifica documento firmado a las Direcciones de Servicios Académicos 9. Envían documento a la dependencia correspondiente para gestionar el tramite; Dependencias de la UAEH 10. Recibe el trámite y realiza la gestión de lo mencionado en el mismo; 11. Envía respuesta del trámite a la dirección de servicios académicos correspondiente; Direcciones de Servicios Académicos 12. Recibe la respuesta y notifica a Dirección el seguimiento y conclusión del trámite. (En

la siguiente reunión se da seguimiento a los acuerdos de la minuta anterior.)

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PROCEDIMIENTO: Cursos de Inducción

OBJETIVO: Dar seguimiento a las solicitudes de cursos de inducción a los alumnos de nuevo ingreso.

ALCANCE: Escuelas e Institutos de la UAEH.



Escuelas e Institutos de la UAEH 1. Director de escuela o instituto solicita curso de inducción previo al inicio del ciclo escolar; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 2. DSA recibe la solicitud del Director de la escuela o instituto para el curso de inducción; 3. Verifica si hay disponibilidad en fecha y horario; Escuelas e Institutos de la UAEH 4. Si no hay disponibilidad DSA comunica vía telefónica para reprogramar curso de

inducción; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 5. Agenda curso de inducción; 6. DSA envía el “Programa de cursos de inducción” a sus direcciones; Direcciones de la DSA 7. Recibe programa y se difunden actividades del “Programa de cursos de inducción”; Escuelas e Institutos de la UAEH 8. Personal designado asiste en fecha y hora programada para la impartición del curso.

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PROCEDIMIENTO: Satisfacción de Usuarios

OBJETIVO: Establecer la logística de aplicación de encuestas en las áreas de servicios académicos de la institución

ALCANCE: Áreas de servicios académicos de las escuelas e institutos de la institución.



Dirección de Servicios Académicos (DSA) 1. En los meses de Marzo y Septiembre se reúne el comité de satisfacción de usuarios,

para programar el periodo de aplicación de encuestas; 2. Notifica vía correo electrónico a las escuelas e institutos el periodo de aplicación de

encuestas; Direcciones de Servicios Académicos 3. Comité de Responsables de Satisfacción notifica a los responsables de servicios

académicos el periodo de aplicación de encuestas, vía mail y/o telefónica; Escuelas e Institutos de la DSA 4. Director y responsables de servicios académicos reciben la notificación de período de

encuesta; 5. El Director instruye al personal de servicios académicos sobre la aplicación de

encuestas para medir el nivel de satisfacción por parte de los usuarios; 6. Aplicación de las encuestas en las áreas de servicios académicos de las escuelas e

institutos por parte de los responsables a los usuarios; Direcciones de Servicios Académicos 7. Los miembros del comité de satisfacción monitorean la aplicación de encuestas; 8. Se procesan las encuestas a través de la metodología Likert; y envía reporte impreso y

digital a la DSA, terminando el periodo de encuestas; Dirección de Servicios Académicos (DSA) Responsable de calidad de la DSA revisa reportes; 9. Responsable de calidad de la DSA obtiene resultados es, por medio de tablas y

gráficos; 10. DSA envía resultados comparativos a las escuelas e institutos; 11. Escuelas e Institutos de la DSA 12. Escuelas e institutos analizan resultados e implementan correcciones, acciones

correctivas y de mejora.

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PROCEDIMIENTO: Informe Rectoral

OBJETIVO: Integrar información referente al informe rectoral

ALCANCE: Direcciones dependientes de la DSA



Secretaria 1. La Secretaría convoca a reunión e inicia la preparación del informe rectoral con la

publicación en línea en blackboard, del inicio del proceso con los manuales y requisitos de elaboración;

Dirección de Servicios Académicos (DSA) 2. DSA reúne a directores para observar las políticas de formulación del informe rectoral y

entrega del mismo; Direcciones de la DSA 3. Directores de Área con apoyo de los responsables de Planeación recopilan información

de las actividades realizadas por la dirección, las áreas de servicio y administrativas en el período enero-noviembre del año en curso;

4. Responsables de planeación analizan la información obtenida; y elaboran el documento con las acciones relevantes que se informarán por parte de la administración rectoral;

Dirección de Servicios Académicos (DSA) 5. DSA recibe el informe de cada dirección, se integra en un solo documento (en extenso y

ejecutivo) y se sube a la plataforma; destinatario: Unidad del Informe de la Administración Universitaria;

Secretaria 6. Revisa la información que DSA subió; 7. Mediante la revisión, decide si necesita corrección mediante observaciones; 8. Si se encontraron observaciones, las envía a la DSA; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 9. Atiende las observaciones recibidas por la Secretaria , una vez corregido, actualiza la

información la plataforma y continua con el proceso;

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISIÓN ACADÉMICA


5. Anexos:

1. Gestión 1.1 Minuta de Acuerdos 1.2 Bitácora de Correspondencia

2. Cursos de Inducción 2.1 Programa de Cursos de Inducción

3. Satisfacción de Usuarios 3.1 Informe Caritas Comparativo Encuestas

4. Informe Rectoral 4.1 Plataforma Blackboard

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1. Gestión de Tramites 1.1 Minuta de Acuerdos 1.2 UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

DIVISIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS

MINUTA DE ACUERDOS

1. Puntos a tratar: 2. Ref:

3. Fecha:

4. Horario:

5. Lugar:

6. Grupo:

Asistentes:

7. NOMBRE 8. DEPENDENCIA/AREA 9. FIRMA

Acuerdos y comunicados derivados de la reunión

10. ACTIVIDAD 11. FECHA COMPROMISO 12. RESPONSABLE

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1.1.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. PUNTOS A TRATAR: Orden del día que se tratará durante la reunión.

2. REF: Nombre de la dirección en siglas y número consecutivo de minuta.

Ejemplo: DSA018

3. FECHA: Día en que se llevará a cabo la reunión iniciando por día, mes y año.

Ejemplo: 11/05/2015

4. HORARIO: Duración de la reunión desde que inicia hasta que finaliza con formato

de 24 horas.

Ejemplo: 11:00 – 13:00

5. LUGAR: Edificio o sala donde se llevará a cabo la reunión.

6. GRUPO: Denominación del equipo de personas que asistirán a la reunión.

Ejemplo: DIRECTIVO

7. NOMBRE: Nombre completo de cada uno de los participantes que asistirán a la

reunión.

8. DEPENDENCIA: Dirección, Instituto, Escuela que representa el participante.

9. FIRMA: Se efectúa únicamente por el participante en su espacio correspondiente

de forma obligatoria.

10. ACTIVIDAD: Descripción breve del acuerdo a realizar.

11. FECHA COMPROMISO: Fecha límite de la terminación de la actividad.

12. RESPONSABLE: Cargo del responsable que realizará o coordinará la actividad.

NOTA: Se deberá enviar copia electrónica a los correos de los asistentes inmediatamente al finalizar la reunión.

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1. Gestión de Tramites

1.3 Bitácora de Correspondencia

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

DIVISIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS

BITÁCORA DE CORRESPONDENCIA

1. FECHA RECIBIDO

2. NO. OFICIO 3. ORIGEN 4. DESTINO 5. ASUNTO 6. FECHA

OFICIO 7. ENVIADO 8. RECIBIDO

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1. FECHA RECIBIDO: Fecha en la que se recibió el documento iniciando por día,

mes y año.

Ejemplo: 03/12/2014 2. NO. OFICIO: Número de oficio que se encuentra en la parte superior del

documento.

Ejemplo: DAF-DRM-615/2015 3. ORIGEN: Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto de dónde proviene el

documento.

4. DESTINO: Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto al que va dirigido el

documento.

5. ASUNTO: Descripción breve del documento y la razón del mismo, se indica la

fecha del motivo.

6. FECHA OFICIO: Fecha en la que se remitió el documento.

7. ENVIADO: Se marca con una “x” si el documento proviene de la misma

Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto.

8. RECIBIDO: Se marca con una “x” si el documento se ha enviado desde otra

Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto.

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2. Cursos de Inducción 2.1 Programa de Cursos de Inducción


DIVISIÓN ACADÉMICA


PROGRAMA CURSOS DE INDUCCIÓN DE LOS SERVICIOS ACADÉMICOS A LOS ALUMNOS DE NUEVO

INGRESO DE LAS ESCUELAS E INSTITUTOS

1.

2. FECHA 3. DIA 4. HORA 5. ESCUELA O

INSTITUTO 6. ÁREA ACADÉMICA

7. LUGAR 8. CONTACTO 9. EXT. 10. PERSONAL

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1. PERIODO: Semestre que inician los alumnos quienes recibirán el curso de inducción. Ejemplo: Julio-Diciembre 2015.

2. FECHA: Se indica cuándo se llevará a cabo el curso iniciando por día, mes y año.

Ejemplo: 11/05/2015

3. DIA: Especifica el día de la semana que corresponde a la fecha en que se impartirá

el curso.

4. HORA: Indica la duración del curso desde que inicia hasta que finaliza con formato

de 24 horas.

Ejemplo: 11:00 – 13:00

5. DEPENDENCIA: Dirección, Instituto, Escuela dónde se impartirá el curso de inducción.

6. ÁREA ACADÉMICA: Indica a qué Programas Educativos corresponden los

alumnos a los que se le impartirá el curso.

Ejemplo: Licenciatura en Gestión Tecnológica En el caso que vaya dirigido a todos los pertenecientes que ofrece la escuela o instituto: Ejemplo: Todas las Licenciaturas En caso de ser Escuela Preparatoria: Ejemplo: Todos los grupos

7. LUGAR: Espacio físico dónde se impartirá el curso como puede ser: Edificio,

auditorio, sala o aula donde se impartirá el curso.

8. CONTACTO: Persona encargada de coordinar la logística del curso de inducción

para la escuela o el instituto.

9. EXT.: Extensión telefónica universitaria del contacto.

10. PERSONAL: Personas de la DSA o Direcciones dependientes comisionadas a

impartir el curso de inducción.

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5. Aplicación de Encuestas de Satisfacción de Usuarios 5.1 Informe Caritas Comparativo Encuestas


DIVISIÓN ACADÉMICA

DIRECCIÒN DE SERVICIOS ACADÉMICOS

1.DIRECCIÓN O CENTRO

2.AREA DE SERVICIO ACADÉMICO

INFORME CARITAS COMPARATIVO

3.RESULTADOS DE ENCUESTAS DEL PERIODO:

4.TOTAL DE ENCUESTAS APLICADAS:

No. 5. PREGUNTA

6. RESULTADO ANTERIOR

7. RESULTADO ACTUAL

1 6.1 6.2 7.1 7.1

2

3

4

5

6

7

n

6. MEDIA DE SATISFACCIÓN

7. VARIACIÓN

Excelente

100%

Bueno

80%-99% Regular

55%-79%

Pésimo

1%-54%

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1. DIRECCIÓN O CENTRO: Se refiere a la dirección del Servicio Académico.

2. ÁREA DE SERVICIO ACADÉMICO: Servicio Académico de la Escuela o Instituto Ejemplo: CENTRO DE AUTOAPRENDIZAJE DE IDIOMAS DE LA ESCUELA SUPERIOR DE TIZAYUCA

3. RESULTADOS DE ENCUESTAS DEL PERIODO: Indica el semestre que se está midiendo.

Ejemplo: Julio-Diciembre 2015.

4. TOTAL DE ENCUESTAS APLICADAS: Número de encuestas aplicadas del servicio académico de la Escuela o Instituto.

5. PREGUNTA: Las preguntas del cuestionario en línea.

4. RESULTADO ANTERIOR: 4.1 Se escriben los valores del semestre inmediato anterior con

un decimal. 4.2 Se coloca la carita correspondiente a los parámetros

indicados en la parte inferior del formato.

5. RESULTADO ACTUAL: 5.1 Se escriben resultados actuales con un decimal de acuerdo a

la metodología Likert. 5.2 Se colocan la carita correspondiente a los parámetros

indicados en la parte inferior del formato.

Ejemplo:

6. MEDIA DE SATISFACCIÓN: Valor promedio de cada una de las columnas de RESULTADO ANTERIOR y

RESULTADO ACTUAL.

7. VARIACIÓN: Es la diferencia del resultado actual menos el anterior en puntos porcentuales.

Ejemplo: 82.1 - 79.0 = 11.1%

Ejemplo:

No. 1. PREGUNTA

2. RESULTADO ANTERIOR

5.RESULTADO ACTUAL

1 ¿….? 79.8%

90%

6. MEDIA DE SATISFACCIÓN 79.0% 82.1%

7. VARIACIÓN 3.1%

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