Manual de Procedimientos e Instructivos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

PRESENTACIN DE APAESAAPAESA es una empresa guatemalteca fundada el 17 de mayo de 1948 cuyo negocio original fue la produccin de citronela y t de limn, con el nombre de La Asociacin de Productores de Aceites Esenciales de Guatemala.

Esta fue fundada porque ya existan productores de aceites esenciales, quienes trabajando independientemente, reunieron sus esfuerzos para centralizar la produccin y exportacin a travs de una oficina de carcter autnomo. Con el tiempo se adicionaron dos estaciones experimentales situadas en la carretera del Pacfico, una en la Finca Cocales y otra en la Finca Chip.

Posteriormente se instal una columna de extraccin en la Planta de Fraccionamiento ubicada en la calzada Aguilar Batres, zona 11. Ms tarde a la par de esta planta se instala un laboratorio para Cromatografa de Gases.

En la actualidad APAESA (Aromas, Perfumes, Aceites Esenciales y Sabores, S.A.) est ubicada en la 3era. Calle 1-21 zona 2, San Jos Villa Nueva y est dedicada al diseo, produccin y comercializacin de fragancias y aceites esenciales, exportando sus productos a pases de Centroamrica, el Caribe, Ecuador y Per.

ALCANCE DEL MANUALEl Manual de procedimientos es aplicable en los departamentos de Gerencia General, Diseo, Operaciones, Comercializacin, Contabilidad, Gestin de Calidad, Compras, Bodega, Produccin y Recurso Humano.

POLTICA DE CALIDAD y AMBIENTE(Vigente a partir de febrero 2010, ltima revisin en diciembre 2012)

Somos una empresa dedicada al diseo, produccin y comercializacin de fragancias de calidad, comprometidos con la preservacin del ambiente y su sostenibilidad, as como el cumplimiento de los requisitos legales que nos aplican. Nuestras fragancias satisfacen las necesidades de nuestros clientes y expectativas de los accionistas y para ello contamos con un equipo de trabajo motivado, capacitado y comprometido con un sistema de gestin que establece controles tanto de Calidad como Ambientales enfocados a la mejora continua. VISIN, MISIN Y VALORESVISINSer una empresa de categora mundial, lder en el diseo, fabricacin de aromas, sabores y distribucin de materia prima para las industrias de cosmtica, perfumera, limpieza y alimenticia en el rea de Amrica Latina, triplicando nuestras ventas netas en los prximos cinco aos.

MISINSer una empresa de categora mundial, lder en el diseo, fabricacin de aromas, sabores y distribucin de materia prima para las industrias de cosmtica, perfumera, limpieza y alimenticia en el rea de Amrica Latina, triplicando nuestras ventas netas en los prximos cinco aos.

VALORES RESPETOPromovemos la valoracin de las personas, sin importar las diferencias culturales, sociales o de gnero. Integramos con equidad a todos nuestros colaboradores, independientemente de sus creencias, ideas o pensamientos.

COMPROMISOTenemos iniciativa y hacemos el esfuerzo necesario para alcanzar la satisfaccin de nuestros clientes internos y externos.

INTEGRIDADBuscamos hacer siempre lo correcto en nuestras actividades del da a da, hacemos y cumplimos promesa y compromisos, practicando los valores de honradez, rectitud y responsabilidad.EXCELENCIAHacemos bien nuestro trabajo desde la primera vez. Buscamos la satisfaccin de nuestros clientes y aprendemos de los errores, practicando la mejora continua.

Nuestra Promesa Diaria Al final de la jornada laboral, vmonos a casa con la satisfaccin de haber concluido todas nuestras tareas. El logro de nuestros objetivos y de los proyectos de nuestros clientes, dependen de la entrega puntual de nuestro trabajo.

CONTROL DEL MANUALEn APAESA se ha determinado que la responsabilidad del control de este Manual recae en el Encargado de RRHH y el Gestor de Calidad, quienes constantemente aseguran que los datos presentados en el mismo sean verdicos y se encuentren actualizados, los jefes de rea poseern una copia controlada y sern responsables tambin de su manejo.

Cada encargado de rea tiene la responsabilidad de informar al Encargado de RRHH y al Gestor de Calidad, de las actualizaciones y modificaciones que surjan en la documentacin de sus respectivas reas con el fin de que estas correcciones sean incluidas en el presente manual. Con la debida autorizacin de la Gerencia General,

DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACINAPAESA cuenta bsicamente con 10 reas quienes cuentan con procesos interrelacionados para la produccin de fragancias de calidad, para satisfacer las expectativas de los clientes. Estas reas basan sus actividades en procedimientos e instructivos de trabajo relacionados con aspectos establecidos en la Norma ISO 9001:2008. Las reas que integran a APAESA como organizacin se distribuyen as:

1. Gerencia General (Procesos de Alta Direccin)

2. Comercializacin a. Comercializacin (Ventas) b. Servicio al Clientec. Investigacin y Desarrollo/Supervisin de Calidad y Repertorio (Proceso de Gestin de la Calidad y Repertorio, procesos que reportan a Comercializacin, pero que cuentan con criterio y decisin propia, respecto a la calidad de las materias primas y productos).d. Mercadeo

3. Operaciones a. Cadena de Suministros Proceso de Adquisicin de Materia Prima y material de empaque

b. Produccin

c. Bodega

d. Actividades de seguimiento a manutencin de la planta (mantenimiento)

e. Seguridad Fisica y Ocupacional

f. Logistica Local

4. Contabilidad (Procesos Contables y Financieros Creditos y Cobros)

5. Recursos Humanos

La Organizacin est sujeta al Reglamento de Buenas Prcticas de Manufactura, cuya versin es variable, y es instituida por el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, bajo Licencia Sanitaria No. LS-1272-09, Acuerdo Gubernativo 712-99 del 09 de septiembre de 2009.

Como representante ante el Ministerio APAESA cuenta con Regente Farmacutico (Lic. en Qumica Farmacutica), quien brinda asesora sobre las adecuaciones de la empresa respecto a las exigencias legales que establece el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social. Su relacin con APAESA se dirige hacia 3 reas, Direccin Ejecutiva, Gestin de Calidad y Compras, con el Director Ejecutivo establece o manifiesta los cambios que el Ministerio sugiera, con Gestin de Calidad hace las revisiones y autoevaluaciones de Buenas Prcticas de Manufactura y controla los aspectos de la Licencia Sanitaria, con Compras controla los aspectos de importacin de materia prima restricta.

Respecto a la Materia prima restricta, APAESA debe cumplir con la Normativa de los Certificados de Importacin y Exportacin de estupefacientes, psicotrpicos y precursores qumicos, Nmero 2-2001, establecida por el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social. Actualmente el Control sobre restrictos recae en la importacin de las siguientes materias primas utilizadas en APAESA:

1. Antranilato de metilo2. Antranilato de dimetilo3. Antranilato de etilo4. Aldehdo Fenilactico 5. Alcohol Etlico 95%6. Aldehdo Benzoico7. Fenilacetato feniletilo8. Alcohol feniletlico9. Acetato Estiralilo10. Isobutirato Feniletilo11. cido Actico Glacial12. Viridine13. Acetato Fenilamilo14. Acetato feniletilo15. Acetato Fenilisobutilo16. Alcohol Isoproplico

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADREQUISITOS GENERALES

En APAESA se establece, documenta, implementa y mantiene un sistema eficaz de gestin de calidad y mejora continua. Para ello APAESA:

PLANEAR a) Identifica los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin a travs de la organizacinb) Determina la secuencia e interaccin de estos procesos

HACERc) Determina criterios y mtodos necesarios para asegurar operacin y control eficaz mediante el manejo de procedimientos e instructivos de trabajo.

d) Asegura disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y seguimiento de estos procesos.

VERIFICAR

e) Realiza el seguimiento, medicin y anlisis de estos procesos, contando con un procedimiento de Revisin interna.

ACTUARf) Implementa acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, mediante Reuniones Peridicas de Revisin Gerencial, adicionalmente cada rea tiene establecidas reuniones con su personal en donde establecen acciones para cada una de esas reas.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

Generalidades

La documentacin del sistema de gestin de calidad de APAESA incluye:

a) Objetivos y poltica de calidad documentadosb) El presente Manual de Procedimientosc) Procedimientos d) Documentos para la eficaz planificacin, operacin y control de procesos (Lista Maestra de Documentos RSQ-01)e) Registros (Lista Maestra de Documentos RSQ-01)

NotaEn el caso de los registros pueden manejarse tanto en forma electrnica como impresa.

Control de documentos

Los documentos son controlados por el Procedimiento para Control de Documentos PSQ-01, En este procedimiento se definen las siguientes actividades:

a) Aprobacin de documentos b) Revisin y actualizacin de documentos y su nueva aprobacin.c) Identificacin de cambios y estado de revisin d) Disponibilidad de documentos en los sitios de trabajo.e) Aseguramiento que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificablesf) Identificacin de documentos de origen externo al sistema de calidad de APAESAg) Control de documentos obsoletos y aplicacin de identificacin adecuada de documentos obsoletos en el caso que se mantengan por cualquier razn

Todos estos documentos estn reflejados en la pirmide documental de APAESA:

Control de los Registros

Los registros de APAESA estn controlados por el Procedimiento de Control de Registros PSQ-02 donde se establece la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros.

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME:

En APAESA el producto no conforme est controlado por el procedimiento de producto no conforme PMQ-01, donde se describen las acciones a seguir y los responsables involucrados directamente en el proceso. Tienen responsabilidad final del producto no conforme Direccin Ejecutiva y/o el departamento de Comercializacin, mediante decisiones analizadas por ellos.

MANUAL DE CALIDAD APAESAMSC-01Versin 11

Manual de Procedimientos e Instructivos9

Regente Farmacutico

MACROPROCESO DE APAESA Contabilidad(Soporta a Cadena de Suministros, Bodega, Produccion)

Procesos de Alta Direccin(Gerente General)

Supervisin de Investigacin y DesarrolloSupervisin de Calidad y Repertorio

Cadena de Suministros

C

L

I

E

N

T

E C

L

I

E

N

T

E

Asesores de Ventas

Supervisor de Bodega

Supervisor de Produccin

Responsable de Servicio al Cliente

\\

Recepcin y Recursos Humanos

PROCESOS DE ALTA DIRECCIN (GERENTE GENERAL)

Va a:

Procesos en GeneralElementos de Salida:

Reporte de Resultados del mes por rea

Elementos de Entrada:

Objetivos

Viene de:

Procesos en General

Revisin Gerencial

OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:

REGISTROS

REQUISITOS DE LA NORMA

RECURSOSHumanos:Gerente GeneralJefes de Area

Materiales: PROCESOS DE APOYO: Recursos Humanos

Recepcin

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESOS DE CONTROL OPERATIVO (GCIA OPERACIONES)

PROCESOS CONTABILIDAD Y FINANZAS

Emisin de Facturas

Elementos de Salida:

Factura cambiaria

Anlisis Flujo de Caja

Reporte Estados FinancierosPago Efectuado

Recibo de Caja

Aprobacin de Crdito

MP para uso en Produccin

Reporte de Inventario FsicoElementos de Entrada:

Envo

Reportes de cobrar y pagar + comisiones

Facturas y provisiones del giro habitual de la empresa

Facturas cambiarias y depsitos al banco

Informacin de ventas al contado o crdito

Datos del cliente

Compra MP, registro y aprobacin

Existencia real

Viene de:

SERVICIO AL CLIENTE

DIRECCIN GENERAL

CONTABILIDAD

VENTAS

PRODUCCIN

COMPRAS, BODEGA

Flujo de caja

Viene de:

BODEGA

CONTABILIDAD

VENTAS

COMPRAS,BODEGA Y CALIDAD

Estados Financieros

Cobranza

Elaboracin Recibo de Caja

Apertura de nuevos clientes

Ingreso de MP al sistema Software SAE

Verificacin de existencia de MP contra registro contable por medio del inventario

PROCESOS CONTABILIDAD Y FINANZAS

REGISTROS CLAVE:

OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS: (Ver objetivos de Calidad para Contabilidad en Listado LMQ-04


PROCESOS DE APOYO: Todas las reas, Direccin General y Junta DirectivaRECURSOSHumanos: Jefe de Contabilidad y Finanzas, Auxiliares de Contabilidad (Supervisor de Creiditos y Cobros) Materiales: Principios Contabilidad, Bases Legales de Guatemala, Actualizacin leyes fiscales y laborales, Equipos de Cmputo y accesorios de oficina

DOCUMENTOS DE APOYO: IPV-05, PPF-03, PPF-04, PPF-05, PPF-07, PPF-XX, PPF-XYZA

PROCESO DE CONTROL OPERATIVO (COMPRAS)Va a:

Produccin

Compras Elementos de Salida:

Materia Prima en General

Proveedor ValidadoElementos de Entrada:

Estimados de Ventas

Mximos y Mnimos

Esp. Tcnicas

Reporte de Inventarios de MP local

Explosin de MP

Informacin sobre proveedores aptos para MP

Viene de:

ComercializacinBodega / ComprasCalidad

Compras

Investigacin y Desarrollo

Importacin de MP y Compra de Materia Prima local

Validacin de Proveedores

PROCESO DE CONTROL OPERATIVO (COMPRAS)

REGISTROS


(Ver objetivos de calidad para Compras en el listado LMQ-04)


DOCUMENTOS DE APOYO

PPL-03, PPL-04 PROCESOS DE APOYOCalidad, Bodega, Gerente General, Produccin, Comercializacin, Investigacin y DesarrolloRECURSOSHumanos: Supervisor de Cadena de Suministros Materiales:

PROCESO DE COMERCIALIZACIN (Asesores de Ventas)


Captacin de Clientes


Plan Semanal de Visitas

Plan de Ventas

Viene de:

Gerente Comercializacin

Va a:

SERVICIO AL CLIENTE

Visita a Clientes

Nuevos Prospectos

OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS: REGISTROS


RECURSOSHumanos: Gerente ComercialAsesores Com. Materiales:

PROCESOS DE APOYO:

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTEElementos de Salida:

Plan de Prioridades de Produccin

Registro RMQ-04

Carta con respuesta al cliente

Factura Revisada

Viene de:

CLIENTE

CALIDAD

CONTABILIDADVa a:

PRODUCCION

CALIDAD

CLIENTE


Orden de Compra

Queja o Reclamo

Reporte o Informe de Resolucin de Queja

Factura

Ingreso de O/C y elaboracin de Plan de Prioridades de Produccin

Emisin de Registro RMQ-04 de la Queja

Elaboracin de Carta sobre las conclusiones de la queja

Revisin de Factura

REGISTROS


RECURSOSHumanos: Responsable de Servicio al Cliente Materiales:PROCESOS DE APOYO:


DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE PRODUCCIN (a cargo de Operaciones)Elementos de Salida:

Entrega de Producto Terminado


rdenes de Compra segn Prioridades

Programacin y Fabricacin de FraganciasViene de:

COMERCIALIZACIN

Va a:

BODEGA

Envasado de producto terminado y materia prima


REGISTROS

PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA

RECURSOSHumanos: Supervisor de Produccin Auxiliar de Produccin

Materiales:

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE ALMACEN (BODEGA y Exportaciones) Recepcin de Materia Prima en Bodega


Materia Prima en Cuarentena

Materia Prima aprobada

Producto Terminado

Envo

Licencia de ExportacinElementos de Entrada:

DUA(Documento Unico Aduanero)

Copia de Factura de Compra Hoja de Formulacin

Entrega de Producto Terminado

Boleta de pedido a Bodega

Solicitud cotizacin flete y/o seguro

Va a:

GESTION DE CALIDAD

PRODUCCION

BODEGA

CLIENTE

Viene de:

PROVEEDOR

PRODUCCION

COMERCIALIZACIONDespacho de Materia Prima aprobada a Produccin

Recepcin de Producto Terminado de Produccin

Entrega

Despacho de Producto Terminado

Exportacin de Producto Terminado

PROCESO DE ALMACEN (BODEGA y Exportaciones)


REGISTROS

RECURSOSHumanos: Supervisor de Bodega Auxiliar de Bodega Piloto

Materiales:

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS DE APOYO


PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD Elementos de Entrada: Objetivos de Calidad

Lista de chequeo del sistema gestin de calidad

Manual de Calidad

Procedimientos e Instructivos propuestos por jefe o encargado de rea

Solicitudes de Accin Correctiva o Preventiva


Informe de Auditora

Copias Controladas de Procedimientos e Instructivos

Control de Avance de SAC y SAP

Procedimiento de Auditoras

Viene de :

PROCESOS EN GENERALVa a :

PROCESOS EN GENERAL

Procedimiento de Control de Documentos

Procedimiento de solicitud de accin correctiva o preventiva

PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD


REGISTROS

RECURSOSHumanos:

Materiales: PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE GESTION DE CALIDAD (CONTROL DE CALIDAD)

PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD (Control de Calidad)Elementos de Entrada:

Certificado de Calidad del Proveedor

Materia Prima

Producto Terminado


Materia Prima Aprobada o Rechazada

Producto Terminado Aprobado o Rechazado

Va a:

BODEGA

PRODUCCIONViene de:

BODEGA

PRODUCCION

Muestreo de Materia Prima Anlisis de Materia Prima

Reporte de Ensayos o Pruebas y/o Resolucin de Queja Va Electrnica

Cierre de Quejas

REP DE VENTAS o ASISTENTE DE GERENCIA GENERAL

SERV. AL CLIENTE o

COMERCIALIZACION

Formato de Quejas

Resolucin de Quejas

PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD (Control de Calidad)


REGISTROS

PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA

RECURSOS

Humanos: Materiales:

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

PROCESO I&D (Perfumera)Elementos de Salida:

Muestras de Fragancias

Hoja de Desviaciones RPP-05 con cambios propuestos

Registro de Desviaciones o Mejoras a Fragancias RPI-20Elementos de Entrada:

Solicitud de Proyecto Muestras del Cliente

Solicitud de Informacin

Hoja de Desviaciones

Proceso Desarrollo de Fragancias

Va a:

COMERCIALIZACION

PRODUCCIONViene de:

COMERCIALIZACION

PRODUCCION

Proceso Seleccin y Envo de muestras

Proceso Ensayos con cambio a proponer

PROCESO Investigacin y Desarrollo (Perfumera)


REGISTROS

PROCESOS DE APOYO:RECURSOSHumanos: Materiales:


DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO (Repertorio)


Solicitud de Proyecto

Solicitudes de Informacin

Muestras del Cliente

Elementos de Salida :

Muestras de Fragancias

Asignacin de Proyecto a Perfumera

Viene de:

COMERCIALIZACION Va a:

COMERCIALIZACION

INVESTIGACION Y DESARROLLO

Evaluacin de fragancias del repertorio

Evaluacin de informacin y realizacin de proyectos de repertorio


REGISTROS

RECURSOSHumanos: Materiales: PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y ENTE CONTRATADOR


Personal capacitado

Personal Contratado


Deteccin de necesidades de capacitacin

Evaluacin de Desempeo

Solicitud de Personal a Asistente de Direccin

GeneralPerfil laboral de empleado requerido

Viene de :

TODAS LAS AREASVa a:

TODAS LAS AREAS

Capacitaciones

Ente Contratador recluta y selecciona personal

APAESA selecciona personal enviado por Ente Contratador

PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y ENTE CONTRATADOR

REGISTROS


RECURSOSHumanos:

PROCESOS DE APOYO:


DOCUMENTOS DE APOYO

Documents

Manual de Procedimientos e Instructivos