Manual de Procedimientos Financieros y Administrativos

Manual de Procedimientos

Financieros y Administrativos

Índice

1. PRESENTACIÓN 03

2. ORGANIGRAMA DE PROCESO

FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO 04

3. PERFIL ECONÓMICO 05

3.1. INGRESOS 06

3.2. GASTOS E INVERSIÓN 06

3.2.1. PERSONAL 06

3.2.2. GASTOS DE OPERACIÓN 08

3.3. UTILIZACIÓN DE EXCEDENTES 09

3.4. FORMULARIOS 10

1. Presentación:

El presente manual tiene por objetivo establecer procedimientos de trabajo orientados a facilitar y

optimizar el quehacer de los(as) funcionarios(as) que intervienen en el desarrollo de los distintos procesos

administrativos de la Dirección de Postgrado (DP), bajo un criterio de eficiencia en el uso de todos los

recursos asociados (humanos, financieros, materiales, técnicos, etc.).

Para la elaboración de este documento, se identificaron los principales procesos administrativos,

para mayor precisión en la ejecución y supervisión de dichos trabajos.

La utilización de este manual será de carácter obligatorio para todos los programas de postgrado

que definan su gestión financiera en la modalidad de autogestión, que están vigentes. Esta gestión

se ejecuta bajo la supervisión de la Dirección de Postgrado.

En este contexto, se considera necesario incluir en este documento base todos los programas

Autogestionados, poniendo a su disposición tareas y procedimientos claramente definidos y

autorizados, los que eventualmente y, previo visado de la Dirección de Postgrado, podrán ser

flexibilizados y/o modificados según se requiera.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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2.- Organigrama de Procesos Financieros y Administrativos

En la figura anterior se describe la secuencia del proceso administrativo desde su origen,

correspondiendo a un determinado programa, luego el requerimiento es recepcionado por la Dirección

de Postgrado, en adelante DP, para su revisión y aprobación, validando con ellos la información.

Posteriormente y dependiendo de la solicitud, la DP deriva la nota a la repartición correspondiente,

reparticiones que dependen de la Vicerrectoría Económica (VRAEA), dando término con esto a la

solicitud inicial. Se puede apreciar por lo anterior que la DP, actúa de intermediario entre la solicitud

que emana del programa y la repartición final que ejecutará la instrucción.

Director (a) de

Programa

Secretaria de

Programa

Depto. de

Tesorería

Depto. de

Personal

Jefe(a)

Administrativo

DAFE

Asistente

Administrativa

Dirección de

Postgrado

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3. Perfil Económico

Es el presupuesto anual del programa, corresponde a una planificación que recoge todas las

operaciones y recursos para lograr los objetivos planeados, expresado en términos monetarios. Se

establece lo que se quiere lograr en un futuro, y el dinero que se va a invertir para ello. De esta manera,

se debe especificar cada ingreso, gasto e inversión que el programa planea realizar en el transcurso de

un año académico.

Para que el Perfil Económico sea completo, se debe crear presupuesto inicial (principal), y que

posteriormente será el definitivo, una vez haya sido aprobado por la Dirección de Postgrado. Deben

incluirse en este presupuesto todos los ítems que considera el Perfil, y permitir una visión global de los

ingresos, gastos e inversiones del programa.

El perfil económico tendrá duración de un periodo de un año (abril a marzo), y la supervisión y control,

una vez aprobado, será función directa de la DP.

Los requisitos establecidos para aprobar el presupuesto son:

• El margen proyectado mínimo debe ser al menos de $1.500.000.-

• Considerar gastos para profesores visitantes.

• Incorporar gastos a alumnos por pasantía, seminarios u otros.

• Los alumnos deben estar obligatoriamente en condición académica de regular.

❖ Cualquier modificación de lo anterior, será informada oportunamente.

El Perfil Económico está compuesto, al menos, por los ingresos y gastos, según el siguiente detalle;

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3.1 Ingresos:

Se refiere a la determinación de los ingresos que se pretende obtener. Esta información debe elaborarse de la forma más detallada posible, completando todos los antecedentes solicitados en el Perfil. Se debe registrar al alumno en condición de regular, siendo esta la forma de cumplir financieramente lo planeado inicialmente.

3.2 Gastos e Inversión:

Corresponde a la cantidad planeada por gastar en un período. Cada Programa establecerá los límites

de los gastos e inversiones, pero siempre cumpliendo la normativa universitaria para estos fines. Estos

pueden basarse por ejemplo, en el gasto promedio del año anterior. También, se puede reducir o re-

itemizar un gasto o inversión en particular si los ingresos presentan alguna variación positiva o negativa

a lo estimado inicialmente.

El Perfil Económico presentará detalladamente el gasto o inversión que se pretende realizar. A

continuación se indican los más importantes:

3.2.1 Personal:

En este ítem se registrará a todo el personal, tanto docente como administrativo que por prestar

servicios al programa, percibirá un monto en dinero por dicho concepto, monto acordado al inicio de

la prestación por ambas partes.

Se establecen dos formas de pago:

1.- Funcionarios que mantengan un contrato vigente con la Universidad: La cancelación se ejecuta

en forma de asignación en las correspondientes liquidaciones de sueldo mensuales. Para activar el

proceso, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Utilizando el “Formulario de Asignaciones”, el Director (a) de programa deberá informar a la

DP sus requerimientos de asignaciones, pudiendo ser al inicio de año o mensualmente.

• Será obligación para gestionar pagos, que los docentes informados mantengan vigente la

acreditación como profesores del programa solicitante, suspendiéndose el pago de no cumplir

con lo señalado.

• Para gestionar los pagos en el mismo mes, el “Formulario de Asignaciones” se recepcionará

hasta el día 12 de cada mes. Posterior a esa fecha, el pago se realizará al mes siguiente.

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2.- Funcionarios sin contrato con la UdeC. La cancelación se ejecutará mediante boleta de

honorario.

Para concretar el pago se requiere la confección de un contrato de honorarios. A continuación se

describen los procedimientos establecidos por el Depto. de Personal para su correcto

cumplimiento:

• El programa enviará el requerimiento de confección de contrato de honorario adjuntando para

tales fines el formulario “Solicitud de Contrato de Honorario” y la documentación que se

especifica en dicho documento.

• La documentación requerida será para la primera emisión de contrato. En caso de generar un

segundo contrato, solo será necesario la “Solicitud de Contrato de Honorario”.

• La emisión de la solicitud del Indicador de Proposición de Contrato (IPC) será de responsabilidad

de la DP, la que será devuelta al Director(a) de Programa vía correo electrónico con el V°B° de la

Directora de Postgrado.

• Una vez recibido el IPC por el programa, será este el encargado de gestionar su firma por parte

del Decano(a) de la Facultad, devolviendo cada programa el documento original a la DP.

• La DP será responsable del envío del IPC firmado en original, adjuntando toda la documentación

necesaria, al Depto. de Personal, para comenzar el proceso de emisión del contrato de

honorarios.

El Depto. de Personal es quien realiza las gestiones de firma de contrato, pudiendo ser esta última de

manera presencial o virtual.

Para firmar el contrato de manera virtual, el primer paso será el enrolamiento, que corresponde al

registro de la huella digital y la creación de la clave de acceso al portal laboral. Dicho trámite puede ser

realizado directamente en la Dirección de Personal o en el Campus más cercano.

Una vez realizado lo anterior, se genera un correo electrónico enviado directamente a la persona, con el siguiente mensaje:

De: "D.L.E Dev" <[email protected]>

Asunto: Cuenta para usuario XXXXXXXXXX en D.L.E Dev

Para: XXXXXXXXX

Estimado(a) XXXXXXXX

Se ha creado su usuario con éxito. Para acceder al sistema ingrese a https://dle.udec.cl

Su usuario es su RUT: xxxxxxxx-x y para acceder a una clave debe estar enrolado,

acción que puede realizar en la Dirección de Personal o en su Campus respectivo,

presentando su Cédula de Identidad.

Atte.

D.L.E Dev.

Correo enviado a [email protected].

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mailto:[email protected]

https://dle.udec.cl/

mailto:[email protected]

La siguiente figura corresponde al portal laboral de ingreso para la firma de contratos, tanto vigentes

como futuros.

Una vez realizado todo lo anterior, el contrato queda terminado y se autoriza automáticamente la

cancelación de la boleta de honorario que dio origen al contrato.

El procedimiento señalado tendrá obligatoriedad solo para actividades desarrolladas por el programa

y que cumplan la condición de “habitual”, por lo tanto aquellas no habituales (ej. revisión de tesis,

integrantes comisión externa) quedarán excluidas de generar un contrato de honorarios, procediendo

a gestionar el pago de la boleta de honorario de manera inmediata.

❖ Se solicita gestionar el contrato con la debida antelación para no incurrir en atrasos en el pago de las boletas, ya que esta se concretará una vez firmado contrato.

3.2.2 Gastos de Operación:

Esta sección (o ítem) del Perfil Económico describe aquellos gastos más representativos del

programa, los que podrán ser re-itemizados previa solicitud aprobada por la DP.

Existen tres formas de ejecutar este tipo de recursos:

• Contra Factura: Según instrucciones claramente señaladas por Vicerrectoría Económica, las

facturas deben ser electrónicas, y antigüedad no superior a 60 días, de lo contrario deberá ser

el Director(a) de Programa quien justifique dicho atraso en el envío de la solicitud de pago. De

esta manera el Depto. de Finanzas autorizará cancelar el documento.

Cumplir con lo señalado anteriormente es de gran importancia para evitar atrasos en el pago de

proveedores, considerando que la política de pago del Depto. de Tesorería es a 30 días, desde

la recepción del documento. La documentación deberá ser enviada mediante el “Formulario de

Pago de Documentos”

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• Con Anticipo a Rendir: Corresponde a la solicitud de un determinado monto de dinero destinado

a la realización de gastos registrados en el perfil económico. Posterior a esto, la persona

responsable de los fondos deberá entregar adjunto al “Formulario Rendiciones o Reembolsos”,

la documentación que acredite el gasto efectuado. Lo anterior, conforme a la normativa

universitaria que reglamenta el plazo requerido para rendición los anticipos, según Decreto U.

DE C. N°2016-008 señala que:

“El plazo establecido para rendir los Anticipos a Rendir Cuenta otorgados por las

reparticiones Universitarias, es de 30 días contados desde la fecha de emisión del cheque.

En caso de no cumplimiento, la VRAEA puede disponer las medidas administrativas que

estime convenientes, a efecto de descontar de las remuneraciones del solicitante la suma

total o parcial que corresponde a dicha rendición.”

El departamento de Tesorería generará el pago, una vez verifique que no existen anticipos por

rendir en alguna repartición de la universidad, asociados a la persona responsable de esta solicitud.

• Con Reembolso: Corresponde a la devolución del dinero ya utilizado en algún gasto registrado en el Perfil Económico. Para gestionar el reintegro, se deberá entregar adjunto al “Formulario Rendiciones o Reembolsos” toda la documentación original que acredite el gasto.

3.3 Utilización de Excedentes:

De acuerdo a resolución aprobada por el Director de Finanzas el 20 de diciembre del 2010, se dio conformidad a los criterios para el Uso de los Excedentes por parte de los programas de autogestión.

• Contribución a Fondos Centrales: Los programas deben hacer una contribución a Fondos Centrales correspondiente al 10% de sus ingresos brutos, acción que ejecutará la Dirección de Finanzas en conjunto con Tesorería.

• Aportes al Departamento o Facultad: Los programas podrán hacer un aporte al Departamento o Facultad a la cual pertenezcan. Corresponderá a un porcentaje no mayor al 10% de los excedentes del programa del año anterior. Así, al comenzar cada año académico (mes de marzo en la mayoría de los casos) y una vez que se hayan ejecutado todos los gastos y traspasos a fondos centrales correspondientes al período anterior, se generará el documento de "ejecución presupuestaria del año anterior”. Los aportes se cargarán a los excedentes que se reflejen a esa fecha. El valor por este concepto Proyectado en el perfil inicial se considerará sólo como una referencia.

• Política de Uso de Excedentes: Cada programa debe ser capaz de sustentarse con los ingresos propios del año. El uso de los excedentes de años anteriores, sólo se permitirá en el caso de inversiones debidamente justificadas, previa solicitud a la Dirección de Postgrado mediante carta formal dirigida a su Director(a) señalando el monto total de la inversión, la que no podrá exceder el 50% de los excedentes disponibles.

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3.4 Formularios:

Producto de la gran cantidad de programas de autogestión que envían solicitudes y peticiones para el pago de distintos tipos de documentos, se hace necesario estandarizar dichos procesos, por lo anterior, se adjuntan los formularios diseñados y que serán requeridos para cada procedimiento descrito.

A continuación se indican los distintos formularios que serán utilizados según los requerimientos del

programa.

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3.4.1 Formulario de Asignaciones:

Fecha______)

Director(a)

XXXXXXXXX

Dirección de Postgrado

Presente

REF.: Envío Pago de Asignación

De conformidad a lo acordado, adjunto me permito enviar a usted, para dar curso, e incluir en los

sueldos respectivos del personal docente o administrativo, con cargo al (programa______) URG

(20501.562.__) según el siguiente detalle:

Nombre Paterno Materno Rut Cargo (Docente o

Administrativo)

Meses de

Pago

Valor Bruto $

(según Perfil

Económico)

Motivo

del pago

Le saluda cordialmente.

(Nombre y firma del Director(a))

Director(a)

(Nombre del Postgrado)

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3.4.2 Formulario de pago de documentos:

(Fecha______)

Director(a)

XXXXXXXXX

Dirección de Postgrado

Presente

REF.: Envío documentos de pago

Estimada Directora:

Solicito a usted gestionar pago de la siguiente documentación, con cargo al Programa

XXXXXXXXXXXXXX, UreG 20501.56X.XX

Tipo

Documento

Número

Documento

Fecha

Documento

Monto

Motivo Gasto

Código

según perfil

económico

Reintegro,

Datos Bancarios

1

2

3

Sin otro particular, le saluda cordialmente,

(Nombre y firma del Director(a))

Director(a)

(Nombre del Postgrado)

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3.4.3 Formulario de Rendiciones o Reembolsos:

Fecha

NOMBRE DEL PROGRAMA

DIRECTOR

MOTIVO DEL FONDO

DETALLE RENDICIÓN:

Descripción Fecha Monto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

TOTAL $ -

$ -

Obs:

.- No se harán devoluciones por fondos superiores a los autorizados.

.- Las Boletas y Facturas NO deberán tener una fecha superior a 30 días.

FONDOS A RENDIR O REEMBOLSO

RENDICIÓN DE CUENTA

RESPONSABLE DEL FONDO A

RENDIR O REEMBOLSO

CONSULTAS: ANEXO 3196

Nº Bol /

FactProveedor / Nombre

Responsable Fondo a Rendir Director Programa

REINTEGRO CON DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE 61023594 CORPBANCA (Adjuntar a la

rendicion copia del depósito)

MONTO AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE POSTGRADO

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3.4.4 Formulario Solicitud de Contrato Honorario:

Fecha Programa

Datos Personales según Perfil Economico:

RUT Nombre Completo

Cargo/Funciones:

Valor a cancelar según Perfil Economico (Seleccionar alternativa a) o b)según el caso):

a) Honorario Bruto Mensual Meses de pago

$ Mes Inicio

Mes Termino

b) Honorario Bruto Total

$

El Servicio será prestado durante los meses de:

Inicio Termino

Se debe adjuntar:

Para profesionales:

1.- Curriculum Vitae (Max. 2 hojas)

2.- Fotocopia del Carnet de Identidad

3.- Fotocopia simple del titulo profesional

Otros servicios:

1.- Curriculum Vitae

2.- Fotocopia del Carnet de Identidad

* La cancelación será con boletas mensuales, por lo que se deberá señalar los

periodos de pago.

* La cancelación será con una boleta por el total.

SOLICITUD DE CONFECCIÓN DE CONTRATO HONORARIOS

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