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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
INSTITUTO TABASQUEÑO DE TRANSPARENCIA
Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Fecha de elaboración: Villahermosa, Tabasco, Diciembre de 2010.
Manual de Procedimientos para la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto
Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 2
COLABORARON
Gilda María Berttolini Díaz.
Arturo Gregorio Peña Oropeza.
Benedicto de la Cruz López.
Karla Cantoral Domínguez.
José Antonio Bojórquez Pereznieto.
Juan Raymundo de los Ángeles Gómez Ramírez.
Rita Ofelia Contreras Martínez de Escobar.
Fernando de los Santos Rodríguez.
María Dolores Luna Posada.
Susana Jiménez Magaña.
Dámaso Sanz Latournerie.
Esperanza Yolanda Salvá Trujillo.
Cristina Magaña Zavala.
Alejandra de los Angeles Méndez Sánchez
Manual de Procedimientos para la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto
Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 3
ÍNDICE GENERAL
PÁG.
I. PRESENTACIÓN 4
II. PRÓLOGO 4
III. OBJETIVO 4
IV. ALCANCE 5
V. MARCO JURÍDICO 5
VI. POLÍTICAS 5
VII. NORMAS 6
VIII. PROCEDIMIENTOS 16
IX. DIAGRAMAS 28
X. FORMATOS 45
XI. BIBLIOGRAFÍA 52
XII. LEGISLACIÓN 52
Manual de Procedimientos para la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto
Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 4
I. PRESENTACIÓN
En el auge de la modernización en materia archivística, se elaboró el presente Manual de
Procedimientos para la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto
Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que sentará las bases para el
desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a cada función y acción diaria de
cada una de las Unidades Administrativas, así como el buen desarrollo de la administración
documental del Instituto, mismo que contiene el conducto de la organización transparente y eficaz.
La organización documental, es el cuerpo de las actividades cotidianas que desarrolla este Órgano
Garante, por lo que el presente manual contiene los procedimientos para la recepción,
seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la
documentación manejada por la Unidad de Archivos, así como la generada por la misma.
II. PRÓLOGO
La administración de documentos es una responsabilidad que va mas allá de una simple
organización, ya que conlleva a la aplicación de colocar los documentos en el Archivo de
Concentración de acuerdo a su utilidad, características y tiempo de uso. Asimismo, se emplearán
mecanismos para controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos en los Archivos de
Trámite, de Concentración e Histórico establecidos en el presente manual. Evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento, inutilización, alteración, ralladuras, indebidas en los documentos,
trabajando así con eficacia y transparencia en la organización de los archivos públicos.
III. OBJETIVO
La organización y conservación de la documentación activa fundamental de la administración del
Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública, integrada por los
documentos originales, oficialmente generados o recibidos para que cumplan su función como
fuente de información dentro de la operación institucional y la toma de decisiones.
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IV. ALCANCE
Todas las áreas de Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
V. MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIÓN
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución del Estado Libre y Soberano de Tabasco.
LEYES
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco.
Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco.
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Tabasco.
Reglamento Interior del Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
Reglamento para la Organización y Conservación de los Archivos de las Unidades
Administrativas del Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
VI. POLÍTICAS
Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración
final en el archivo, garantizando que todas las piezas sean conservadas de manera
institucional hasta su disposición final.
Procurar que el Archivo de Trámite sólo contenga documentos en original e integrados en
expedientes, según los manuales de procedimientos que existan en las áreas o de acuerdo
con la integración natural de la documentación, según los criterios archivísticos.
Conservar sistemáticamente organizados los expedientes gestionados por el Instituto,
integrando lógicamente los antecedentes institucionales, para garantizar su fácil
localización y consulta.
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Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 6
Procurar que los documentos que reciba o genere cada Unidad Administrativa, se
conserven al menos durante un año de calendario en el Archivo de Trámite, salvo que el
asunto, gestión o la naturaleza de los documentos obligue a su consulta frecuente.
Transcurrido el plazo deberán transferirse al Archivo de Concentración.
VII. NORMAS
Se formará un Comité de Archivos, integrado por un Consejero, el Secretario Ejecutivo, el Titular
de la Unidad de Archivos y los Directores de cada una de las áreas del Instituto, quien autorizará
las transferencias del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, la baja de la documentación,
así como las medidas de seguridad y conservación de los archivos del Instituto.
El orden en que serán organizados los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico dentro
de los contenedores deberá ser siempre conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.
VII. I ARCHIVO DE TRÁMITE
Cada Unidad Administrativa tendrá un Archivo de Trámite.
Todas las gestiones administrativas derivadas de las funciones sustantivas de cada Unidad
Administrativa, deberán quedar documentadas.
Cada Archivo de Trámite conservará los documentos originales recibidos o producidos en las
áreas que de ella dependan.
Cada Archivo de Trámite deberá garantizar la captación íntegra y oportuna de los documentos
recibidos o producidos por la Unidad Administrativa en el curso de sus gestiones regulares,
reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites institucionales.
Es responsabilidad del encargado del Archivo de Trámite organizar los expedientes, que deberán
integrarse con documentos que mantengan relación con un mismo asunto, o materia, por tipo de
documento y conforme al curso del trámite.
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Existirán dos tipos de expedientes: los jurisdiccionales y los administrativos.
Expediente Jurisdiccional.- Es la compilación documental de actuaciones ordenada
cronológicamente, en el que se registran los actos procesales realizados con motivo de un recurso
de revisión, procedimiento de queja o el cuadernillo respectivo, foliadas en forma de libro, provistas
de una carátula destinada a su individualización.
Expediente Administrativo.- Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo contable, fiscal, legal o social, ordenados o relacionados por asunto, actividad o trámite del
Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Los documentos serán guardados en fólders y/o carpetas, cuya carátula seguirá el modelo de los
formatos oficiales.
El responsable del Archivo de Trámite de cada área:
Elaborará y actualizará el inventario por expediente en forma mensual, o de acuerdo con
las necesidades de su Unidad Administrativa.
Conservará la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada
como reservada o confidencial.
Con el visto bueno de su jefe inmediato, valorará y seleccionará los documentos y
expedientes de las series documentales, para realizar las transferencias primarias al
Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental.
Elaborará los Inventarios de Transferencia Primaria al Archivo de Concentración.
La documentación que se encuentre activa, así como aquella que sea clasificada como reservada
o confidencial, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, deberá conservarse y
resguardarse conforme a un orden y ubicación específicos, atendiendo al carácter legal que tienen,
según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco.
En el Archivo de Trámite, cada serie documental se ordenará de conformidad con el Cuadro
General de Clasificación Archivística y de acuerdo a su número de inventario.
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En el caso de contar con estantes metálicos, los expedientes se ordenarán de izquierda a derecha
y de arriba hacia abajo.
Cada contenedor o entrepaño de estante deberá ostentar una etiqueta identificadora al frente, con
el número de gaveta o entrepaño, nombre y código de la(s) serie(s) que contenga.
Los expedientes que se encuentren dentro de los Archivos de Trámite, estarán a disposición de las
diferentes áreas o direcciones administrativas del Instituto, mismas que los podrán recibir en
préstamo, previa autorización del titular del área, llenando la ficha de préstamo que corresponda.
El solicitante de un expediente en préstamo será el responsable de la custodia del mismo, quien
deberá devolverlo de manera íntegra en un plazo máximo de 15 días naturales, y de requerirlo por
más tiempo, podrá solicitarlo de nuevo.
El responsable del Archivo de Trámite deberá dar seguimiento de los expedientes prestados, y
requerir aquellos que cumplan con el tiempo límite de préstamo.
El responsable del Archivo de Trámite y el solicitante deberán cotejar la integridad del expediente
al momento de su entrega-recepción.
En caso de que un expediente dado en préstamo resultase con alguna alteración, ruptura,
ralladura o maltrato, el responsable del Archivo de Trámite tendrá la obligación de reportarlo al
Contralor Interno del Instituto, por medio de oficio, para que éste tome las medidas administrativas
que juzgue convenientes.
En el caso de los expedientes jurisdiccionales únicamente se prestarán expedientes completos y
no documentos sueltos.
Cuando el expediente se encuentre clasificado como confidencial o reservado, su acceso será
restringido y únicamente podrá ser consultado por otras áreas en razón de sus funciones, previa
autorización del titular de la Unidad Administrativa responsable de su resguardo, o por los
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servidores públicos designados por éste, siempre y cuando el solicitante firme la responsiva
respectiva.
En caso de que el expediente clasificado como confidencial o reservado sea solicitado oficialmente
por alguna instancia externa en el ejercicio de sus atribuciones, tendrá que contener la leyenda de
clasificación respectiva.
Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales serán debidamente
custodiados y conservados, por lo que deberán ubicarse en espacios cerrados y bajo llave.
Los Archivos de Trámite establecerán los mecanismos de consulta necesarios para garantizar que
los expedientes archivados puedan ser localizados fácilmente, además de que los expedientes
prestados puedan ser identificados y recuperados una vez concluido el plazo de consulta.
Los expedientes se integrarán tomando en cuenta los siguientes criterios generales:
Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto.
Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente o descendente del trámite.
Cada expediente administrativo contendrá un índice de la documentación que lo integra.
Los documentos del expediente jurisdiccional serán foliados al cierre del expediente.
El espacio físico y el mobiliario de los Archivos de Trámite deberán ofrecer las condiciones de
seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los documentos. El espacio deberá
observar lo siguiente:
No deberá ubicarse en zonas húmedas.
No deberá estar expuesto a la intemperie.
Los documentos no serán expuestos directamente a los rayos del sol.
Las instalaciones eléctricas deberán ser seguras.
Se deberá garantizar la limpieza del lugar.
Estará libre de plagas nocivas.
Contará con extintores específicos para apagar fuego por quema de papel.
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VII.II ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
El Archivo de Concentración estará a cargo del titular de la Unidad de Archivos, quien será el
responsable del mismo, el cual deberá contar con un espacio específico adecuado, herramientas y
equipo de trabajo, así como el personal necesario a fin de procurar las condiciones para la
conservación y preservación de toda la documentación en resguardo.
El Archivo de Concentración deberá ubicarse en un lugar de baja contaminación atmosférica, no
en sótanos o niveles superiores para evitar los riesgos provocados por lluvias o fugas de agua o el
peso de la documentación, y favorecer la conservación y el buen uso de los expedientes.
En el área del Archivo de Concentración se seleccionará un área para el acervo, otra para los
procesos técnicos y otra para el servicio de préstamos de expedientes.
Para facilitar el acceso al acervo y localización de expedientes, deberá contar con la señalización
adecuada.
El Archivo de Concentración deberá contar con las condiciones necesarias para la protección
documental, considerando los factores de humedad, temperatura, iluminación, polvo, smog,
inundación, incendios y plagas.
Las funciones del Archivo de Concentración serán:
Recibir la documentación de los Archivos de Trámite siempre que las cajas contengan
efectivamente todos los expedientes y series que se relacionan.
Clasificar la documentación recibida para acomodarla en los estantes metálicos,
ubicándolas conforme a las secciones del Cuadro General de Clasificación Archivística,
conservando su orden cronológico por ejercicio.
Elaborar las etiquetas que servirán de guía en los contenedores de la información.
Conservar la documentación recibida hasta el término de su vigencia documental, y cumplir
su período de reserva.
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Mantener actualizados los inventarios de la documentación en el Archivo de Concentración.
Llevar el control de caducidades.
Elaborar el Inventario de Baja Documental y de Transferencia al Archivo Histórico.
Los expedientes que se encuentren dentro del Archivo de Concentración, estarán a disposición de
las diferentes áreas o direcciones administrativas del Instituto, mismas que los podrán recibir en
préstamo, previa autorización del titular del área, llenando la ficha de préstamo que corresponda.
El solicitante de un expediente en préstamo será el responsable de la custodia del mismo, quien
deberá devolverlo de manera íntegra en un plazo máximo de 15 días naturales, y de requerirlo por
más tiempo, podrá solicitarlo de nuevo.
El responsable del Archivo de Concentración deberá dar seguimiento de los expedientes
prestados, y requerir aquellos que cumplan con el tiempo límite de préstamo.
El responsable del Archivo de Concentración y el solicitante deberán cotejar la integridad del
expediente al momento de su entrega-recepción.
En caso de que un expediente dado en préstamo resultase con alguna alteración, ruptura,
ralladura, maltrato, el responsable del Archivo de Trámite, tendrá la obligación de reportarlo al
Comité de Archivo del Instituto por medio de oficio, para que éste tome las medidas administrativas
que juzgue convenientes.
VII.III ARCHIVO HISTÓRICO
El Archivo Histórico se integrará con documentos e información que tenga por lo menos diez años
o más de haber sido producidos, procesados o girados por última vez, tiempo que se contará a
partir de la fecha de conclusión de las funciones públicas de la última autoridad o servidor público
que realizó algún acto administrativo relacionado con el documento.
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Existirá un área destinada al almacenamiento y resguardo del Archivo Histórico del Instituto, cuyos
fondos estarán constituidos por series documentales transferidas por el Archivo de Concentración
del ITAIP.
Podrá también conservar documentos recibidos en donación, depósito o adquisición siempre y
cuando lo autorice el Comité de Archivos del Instituto.
El Archivo Histórico estará descentralizado y tendrá un responsable que será el titular de la Unidad
de Archivos. Deberá contar con el espacio específico adecuado, las herramientas, equipo de
trabajo y personal así como procurar las condiciones para la conservación y preservación de toda
la documentación en resguardo.
El Comité de Archivos para autorizar o rechazar las transferencias al Archivo Histórico, deberá
considerar los siguientes aspectos:
Valores de la documentación: su uso institucional o social y los espacios destinados para
los Archivos del Instituto.
Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud de su
relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales.
Valor testimonial: es la utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolución del
Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Valor informativo: es la utilidad de los documentos por aportar datos únicos y sustanciales
para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.
Las funciones del Archivo Histórico serán:
Recibir la documentación procedente del Archivo de Concentración del Instituto, verificando
que las cajas contengan todos los expedientes y series que se relacionan.
Recibir la documentación que mediante oficio de autorización del Comité de Archivos del
Instituto sea donada, legada o adquirida.
Identificar, clasificar y ordenar en los anaqueles conforme al cuadro de clasificación toda la
información recibida.
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Elaborar las etiquetas que servirán de guía en los contenedores de la información.
Conservar la documentación recibida.
Mantener actualizados los inventarios de la documentación en el Archivo Histórico.
Realizar programas preventivos y de restauración.
Atender a los usuarios por préstamo de documentos, consulta de documentos,
exposiciones documentales y publicaciones del Instituto.
Realizar el calendario de fumigaciones, mantenimiento de equipo de seguridad y mobiliario
en coordinación con el Director de Administración y Finanzas del Instituto.
En el Archivo Histórico se seleccionará un área para el Acervo, otra para los procesos de
restauración y otra para el servicio de préstamos de expedientes.
Los documentos deberán agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las Unidades
Administrativas que los produjeron de tal manera que estará organizado de acuerdo al fondo,
sección, serie, subserie, expediente y unidades documentales.
El solicitante de un expediente en préstamo será el responsable de la custodia del mismo, quien
deberá devolverlo de manera íntegra en un plazo máximo de 15 días naturales, observando las
medidas necesarias que los lineamientos respectivos establezcan para su conservación; de
requerirlo por más tiempo, podrá solicitarlo de nuevo.
El responsable del Archivo Histórico deberá dar seguimiento de los expedientes prestados, y
requerir aquellos que cumplan con el tiempo límite de préstamo.
El responsable del Archivo Histórico y el solicitante, deberán cotejar la integridad del expediente al
momento de su entrega-recepción.
VII.IV DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La baja documental o depuración es el proceso de eliminación razonada y sistemática de
documentación que haya prescrito en sus valores primarios (administrativos, legales y fiscales), y
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que no posee valores secundarios o históricos (evidénciales, testimoniales o informativos), de
conformidad con la valoración de documentos de archivo.
Se deberá llevar a cabo la depuración preliminar antes de un proceso de baja documental, ésta
consiste en la eliminación de los duplicados de documentos públicos existentes en los archivos de
trámite cuando han cumplido su gestión administrativa y han dejado de ser de utilidad.
El responsable del Archivo de Concentración deberá elaborar el inventario de la documentación
que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores
secundarios, de conformidad con lo dispuesto en el Catálogo de Disposición Documental del
Instituto, para operar la baja o depuración de los expedientes y series sujetos a este proceso.
El Comité de Archivos deberá emitir el Dictamen de Valoración Documental de aquellos
documentos cuyos valores primarios hayan concluido. Para la emisión del dictamen, el titular de la
Unidad de Archivos deberá acompañar a su solicitud la documentación siguiente:
La solicitud de baja de archivos, mismo que indicará el área que la generó, la última área
que la tuvo en su poder, el período que comprenden y el tipo de información que contienen;
Un inventario descriptivo de la documentación objeto de baja y
La justificación del porqué se solicita su baja.
El dictamen que sea a favor de la destrucción de los documentos deberá mencionar el plazo y
procedimiento para solicitar su consulta, así como la mención de que se conservará respaldo
electrónico del mismo, en los casos en que el Comité lo considere pertinente.
VII. V FORMATOS E INSTRUCTIVOS
En todos los casos, para el manejo de los Archivos del Instituto Tabasqueño de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, deberán implementarse los formatos contenidos en este manual,
así como aquellos que sean aprobados por el Comité de Archivos.
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Para la sustanciación de los procedimientos en los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico,
se aplicarán los siguientes formatos:
a) Etiqueta para expediente de clasificación de la información.
b) Etiqueta para expedientes clasificados como reservados o confidenciales.
c) Ficha de Préstamo de Expediente al Archivo de Trámite.
d) Formato de Inventario de Documentos.
e) Inventario de Transferencia Primaria.
f) Inventario de Transferencia del Archivo de Concentración al Archivo Histórico.
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VIII. PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
SECUENCIA RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Producción de
documentación y
correspondencia
2. Archivo y distribución de
la documentación
Unidades Administrativas del ITAP mismas que son Responsables del Archivo de Trámite.
Responsable del Archivo de Trámite.
1.1 Producen documentación en el ejercicio de sus responsabilidades.
1.2 Envían documentación a diferentes áreas. 2.1 Revisa que la información esté dirigida a su área y esté completa, la devuelve en caso contrario.
2.2 Recibe documentación o correspondencia para su archivo o distribución. 2.3 Sella de recibido en el formato de acuse.
2.4 Analiza la documentación para conocer el asunto.
2.5 La entrega a quien va dirigida.
2.6 Revisa si se cuenta con antecedentes.
2.7 Si cuenta con antecedentes integra al expediente en el trámite que le corresponda, por asunto, materia, tipo de documentos, o conforme a las funciones administrativas internas.
2.8 Revisa si la información está clasificada como reservada o confidencial.
2.9 Archiva en la gaveta o entrepaño correspondiente.
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SECUENCIA RESPONSABLE ACTIVIDAD
3. Apertura de nuevo
expediente
Responsable del Archivo de Trámite.
3.1 Si no cuenta con antecedentes, o cuando se trata de un tema nuevo, procede a la apertura del expediente, determinando el asunto de que se trata, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística.
3.2 Genera la carátula y la ceja.
3.3 Ubica el expediente de archivo en el área de Archivo de Trámite.
3.4 Cada área responsable deberá contar con el inventario de sus archivos conforme a la clasificación de los expedientes.
4. Guarda y custodia de los
archivos
Responsable del Archivo de Trámite.
4.1 Guarda y custodia los archivos por el período establecido en el Catálogo de Disposición Documental, revisando que sus números de inventario se encuentren legibles y permanezcan en el lugar que les corresponda.
5. Préstamo de expedientes
Usuario de la Unidad Administrativa solicitante. Responsable del Archivo de Trámite. Usuario de la Unidad Administrativa solicitante.
5.1 Solicita el expediente en préstamo. 5.2 Elabora la ficha de préstamo, debidamente requisitada.
5.3 Verifica si el expediente contiene información reservada o confidencial.
5.4 Si la información es reservada o confidencial, revisa si el solicitante está incluido en el registro de personas autorizadas para la consulta de información clasificada.
5.5 Si no se encuentra en la lista, niega el préstamo del expediente indicando el motivo.
5.6 Si está autorizado entrega el expediente.
5.7 Firma de recibido la ficha y recibe el expediente para consulta.
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SECUENCIA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Responsable del Archivo de Trámite.
5.8 Recaba la ficha de préstamo. 5.9 Verifica el control de expedientes en préstamo. 5.10 Separa aquellos cuyo plazo de consulta de 15 días naturales haya concluido. 5.11 Solicita y recupera los expedientes a los usuarios de las áreas solicitantes. 5.12 Asegura y coteja la integridad del expediente, al momento de entrega-recepción, devolviendo el vale de préstamo al usuario del área solicitante. 5.13 Integra el expediente al cuerpo del Archivo de Trámite.
6. Conclusión de expedientes
Responsable del Archivo de Trámite.
6.1 Revisa y verifica cuáles expedientes han llegado a su conclusión. 6.2 Retira copias simples, lo ordena cronológicamente y completa la foliación del mismo cuando el asunto ha llegado a su conclusión. 6.3 Cierra el expediente.
7. Transferencia de expedientes del Archivo de
Trámite al Archivo de
Concentración
Responsable del Archivo de Trámite.
7.1 Identifica los expedientes de poca consulta cuyo plazo máximo de conservación en el Archivo de Trámite, se haya cumplido de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
7.2 Reúne y agrupa los expedientes para la transferencia al Archivo de Concentración, ya sea por conclusión del asunto respectivo o por término de vigencia, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, y los agrupa según sus parámetros de evaluación documental, de la serie documental a la que pertenece cada expediente y el año de
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Responsable del Archivo de Concentración. Responsable del Archivo de Trámite. Continúa con el procedimiento del Archivo de Concentración.
tramitación de cada uno (deberán quedar reunidos los expedientes de una misma serie documental). 7.3 Elabora el Inventario de Transferencia del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (Transferencia Primaria). 7.4 Remite al Responsable del Archivo de Concentración copia del oficio de solicitud de Transferencia Primaria, adjuntando el formato original de Relación de Documentos para Transferencia Primaria. 7.5 Recibe copia del oficio de solicitud de transferencia primaria con original del Inventario de Transferencia Primaria emitidos por el Archivo de Trámite Correspondiente. 7.6 Revisa que el contenido de las cajas con los documentos, coincida plenamente con lo relacionado en el inventario que se está transfiriendo. 7.7 Entrega los expedientes al responsable del Archivo de Concentración en cajas numeradas, y debidamente relacionadas. Recaba la firma del Responsable del Archivo de Concentración.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
NÚM.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1. Recepción de la
Documentación en el Archivo de Concentración.
Responsable del Archivo de Concentración.
1.1 Recibe copia del oficio de solicitud de transferencia del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, junto con el inventario de transferencia, emitido por el Archivo de Trámite correspondiente. 1.2 Revisa que el contenido de las cajas con los documentos, coincida plenamente con lo relacionado en el inventario. 1.3 Recibe la documentación para su guarda y custodia y firma copia del inventario que recibe.
2. Ubicación de la
Documentación.
Responsable del Archivo de Concentración.
2.1 Organiza la Documentación Recibida. 2.2 Ordena las cajas recibidas en la sección que le corresponda, separando en el anaquel por series y en orden progresivo, las cajas que contienen las subseries. 2.3 Ordena en los estantes metálicos, los expedientes de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. 2.4 Coloca a cada contenedor o entrepaño de estante una etiqueta identificadora al frente, con el número de gaveta o entrepaño y nombre y código de la(s) serie(s) que contiene. 2.5 Calendariza las fumigaciones del lugar. 2.6 Lleva en un sistema de cómputo la base de datos de la información que se encuentra en el Archivo de Concentración.
2.7 Lleva el control de caducidades.
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2.8 Elabora el Inventario de Baja Documental y de Transferencia al Archivo Histórico. 2.9 Actualiza su Catálogo de Disposición Documental. 2.10 Emite la autorización para la baja documental y solicita dictamen para envío al Archivo Histórico o para su destrucción.
3. Préstamo de expedientes
Usuario de la Unidad Administrativa solicitante. Responsable del Archivo de Concentración. Usuario de la Unidad Administrativa solicitante. Responsable del Archivo de Concentración.
3.1 Solicita el expediente en préstamo. 3.2 Elabora la ficha de préstamo, debidamente requisitada. 3.3 Verifica si el expediente contiene información reservada o confidencial. 3.4 Si la información es reservada o confidencial, revisa si el solicitante está incluido en el registro de personas autorizadas para la consulta de información reservada o confidencial. 3.5 Si no se encuentra en la lista, niega el préstamo del expediente indicando el motivo. 3.6 Si está autorizado entrega el expediente. 3.7 Firma de recibido la ficha y recibe el expediente para consulta. 3.8 Recaba la ficha de préstamo. 3.9 Verifica el control de expedientes en préstamo. 3.10 Separa aquellos cuyo plazo de consulta de 15 días naturales haya concluido.
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3.11 Solicita y recupera los expedientes a los usuarios de las áreas solicitantes. 3.12 Asegura y coteja la integridad del expediente, en el momento de entrega-recepción, devolviendo el vale de préstamo al usuario del área solicitante. 3.13 Integra el expediente a la caja correspondiente a su serie, y lo deposita en el anaquel o entrepaño destinado para su guarda.
4. Revisión del Catálogo de Disposición Documental
Responsable del Archivo de Concentración. Responsable del Archivo de Concentración. Comité de Archivos.
4.1 Guarda la documentación por el período de vigencia determinado en el Catálogo de Disposición Documental. 4.2 Revisa mensualmente el Catálogo de Disposición Documental y separa las cajas de documentos cuya vigencia en esa área venza al mes siguiente. 4.3 Solicita por escrito a las áreas administrativas que proceda su autorización para la baja de la documentación cuya vigencia habrá de vencer al mes siguiente. 4.4 Emite autorización o rechazo para la baja de la documentación, justificando la decisión y determinando un nuevo período de vigencia en el Archivo de Concentración. 4.5 Con la Autorización de Baja Documental, solicita dictamen al Comité de Archivos para baja de la propia documentación o para su envío al Archivo Histórico. 4.6 Con base en el Catálogo de Disposición Documental analiza la documentación, tomando en cuenta sus valores evidenciales, testimoniales e informativos, para emitir dictamen justificando su baja o su envío al Archivo Histórico.
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Responsable del Archivo de Concentración.
4.7 Entrega la información de la documentación de baja al Director de Informática del ITAIP para su alta en la página del Instituto, señalando el plazo de conservación antes de su destrucción. 4.8 Conserva durante 3 años la documentación autorizada para baja. 4.9 Elabora el Inventario de Transferencia del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (Transferencia Secundaria). 4.10 Remite al Responsable del Archivo Histórico copia del oficio de solicitud de Transferencia Secundaria, adjuntando el formato original de Relación de Documentos para Transferencia Secundaria.
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PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
NÚM.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1. Recepción de la
Documentación en el Archivo
Histórico
Responsable del Archivo de Histórico.
1.1 Recibe copia del oficio de Autorización de Transferencia del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, junto con el inventario de transferencia, emitido por el Archivo de Concentración correspondiente. 1.2 Revisa que el contenido de las cajas con los documentos, coincida plenamente con lo relacionado en el inventario. 1.3 Recibe la documentación para su guarda y custodia y firma copia del inventario que recibe.
2. Ubicación de la
Documentación
Responsable del Archivo de Histórico.
2.1 Organiza la documentación recibida. 2.2 Ordena las cajas recibidas en la sección que le corresponda, separando en el anaquel por series y en orden progresivo las cajas que contienen las subseries. 2.3 Ordena en los estantes metálicos los expedientes, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. 2.4 Coloca a cada contenedor o entrepaño de estante una etiqueta identificadora al frente, con el número de gaveta o entrepaño, nombre y clave de la(s) serie(s) que contiene. 2.5 Calendariza las fumigaciones del lugar. 2.6 Lleva en un sistema de cómputo la base de datos de la información que se encuentra en el Archivo de Histórico. 2.7 Actualiza su Catálogo de Disposición
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Documental. 2.8 Elabora los programas de restauración y calendariza para llevarlos a cabo por períodos iguales durante el año.
3.Préstamo de expedientes
Usuario de la Unidad Administrativa solicitante.
Responsable del Archivo Histórico.
Usuario de la Unidad Administrativa solicitante.
3.1 Solicita el expediente en préstamo. 3.2 Elabora la ficha de préstamo debidamente requisitada. 3.3 Si está autorizado entrega el expediente. 3.4 Firma de recibido la ficha y recibe el expediente para consulta. 3.5 Recaba la ficha de préstamo. 3.6 Verifica el control de expedientes en préstamo. 3.7 Separa aquellos cuyo plazo de consulta de 15 días naturales haya concluido. 3.8 Solicita y recupera los expedientes a los usuarios de las áreas solicitantes. 3.9 Asegura y coteja la integridad del expediente, en el momento de entrega-recepción, devolviendo el vale de préstamo al usuario del área solicitante. 3.10 Integra el expediente a la caja correspondiente a su serie, y lo deposita en el anaquel o entrepaño destinado para su guarda.
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PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
NÚM. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Depuración preliminar
Responsable del Archivo de uso (trámite o concentración).
1.1 Elimina los documentos duplicados o los que por haber cumplido su función administrativa han dejado de ser de utilidad (papeles de trabajo, borradores, proyectos).
2. Inventario de documentos
prescritos
Responsable del Archivo de Concentración.
2.1 Analiza y separa la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y fiscales, que no reflejen la evolución del Instituto y que no aporten datos únicos o substanciales para la investigación o estudio.
2.2 Elabora un inventario de la información que pretende dar de baja. 2.3 Elabora la solicitud de baja documental dirigida al Comité de Archivos del Instituto.
3. Dictamen de valoración
documental
Comité de Archivos. Responsable del Archivo de Concentración.
3.1 El Comité recibe la solicitud de baja documental. 3.2 Revisa que la solicitud contenga toda la información requerida (área que la generó, período que comprende, tipo de información que contiene, inventario descriptivo y la justificación del porqué solicita su baja). 3.3 Con la documentación completa se reúne en sesión para analizar, cuestionar y deliberar acerca de su utilidad. 3.4 Emite el dictamen aceptando o rechazando la baja total o parcial de la documentación en cuestión. 3.5 Recibe el dictamen del Comité. 3.6 Destruye la documentación que fue aprobada para baja y que no proviene del Archivo de Concentración.
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3.7 Conserva la documentación que proviene del Archivo de Concentración por un período más de 1 año. 3.8 Cumplido el término de 1 año para la destrucción de la documentación la envía al Director Administrativo y de Finanzas del Instituto para su destrucción.
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IX. DIAGRAMAS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
USUARIOS DE LOS DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE
REVISA LA INFORMACIÓN
ESTA
COMPLETA Y
DIRIGIDA A
SU ÁREA
DEVUELVE A UNIDAD
PRODUCTORA
RECIBE Y SELLA
CORRIGE
ANALIZA EL ASUNTO
NUEVAMENTE ENVÍA
NO SI
PRODUCEN
DOCUMENTOS EN EL
EJERCICIO DE SUS
RESPONSABILIDADES
INICIA
ENVÍAN
DOCUMENTACIÓN A
LAS DIFERENTES
ÁREAS
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CONTINÚA DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
USUARIOS DE LOS DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE
PROCEDE ALA
APERTURA DEL
EXPEDIENTE
INTEGRA AL
EXPEDIENTE EN EL
TRAMITE QUE
CORRESPONDE
GENERA LA CARATULA Y
LA CEJA
UBICA EL EXPEDIENTE EN
EL ÁREA DE ARCHIVO DE
TRÁMITE
ACTUALIZA SU INVENTARIO
DE ARCHIVO DE TRÁMITE
REVISA SI LA
INFORMACIÓN ESTA
CLASIFICADA COMO
RESERVADA O
CONFIDENCIAL
ARCHIVA
CUSTODIA LOS ARCHIVOS
CONSERVA SUS NÚMEROS DE
INVENTARIOS LEGIBLES Y EN
SU LUGAR
TIENE
ANTECEDENTES
NO SI
ADVIERTE QUE ES
INFORMACIÓN
SUSCEPTIBLE DE SER
CLASIFICADA
PROCEDE COMO LO
MARCA EL ART. 11 DEL
REGLAMENTO DEL ITAIP
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CONTINÚA PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
USUARIOS DE LA UNIDAD DE
ARCHIVO SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE
RECABA LA FICHA DE PRÉSTAMO
RECIBE EL EXPEDIENTE
FIRMA DE RECIBIDO LA
FICHA
SOLICITA EXPEDIENTE EN
PRÉSTAMO
ELABORA LA FICHA DE PRÉSTAMO
VERIFICA SI EL EXPEDIENTE CONTIENE
INFORMACIÓN RESERVADA O
CONFIDENCIAL
ENTREGA EL EXPEDIENTE REVISA QUE EL SOLICITANTE
ESTA INCLUIDO EN EL REGISTRO
DE PERSONAS AUTORIZADAS
PARA LA CONSULTA
ENCUENTRA
AUTORIZA
NIEGA EL PRÉSTAMO
INDICANDO EL MOTIVO
ENTREGA EL EXPEDIENTE
NO SI
NO SI
CONTIENE
INFORMACIÓN
RESERVADA O
CONFIDENCIAL
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CONTINÚA PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
USUARIOS DE LA UNIDAD DE
ARCHIVO SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE
VERIFICA EL CONTROL DE
EXPEDIENTES EN PRÉSTAMO
SEPARA AQUELLOS CUYO
PLAZO HAYA CONCLUIDO
SOLICITA AL USUARIO EL
EXPEDIENTE
ENTREGA EL EXPEDIENTE
AL RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE
ASEGURA Y COTEJA LA
INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE
DEVUELVE EL VALE DE
PRÉSTAMO AL USUARIO
DEL ÁREA SOLICITANTE
RECIBE VALE DE
PRÉSTAMO Y DESTRUYE
INTEGRA EL EXPEDIENTE
AL CUERPO DEL ARCHIVO
DE TRÁMITE
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TRASPASO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
REÚNE Y AGRUPA ESTOS POR:
CONCLUSIÓN DEL ASUNTO O POR
TERMINO DE VIGENCIAS
SOLICITA CAJAS DE GUARDA EN
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
GUARDA LA INFORMACIÓN EN LAS
CAJAS REUNIENDO LOS
EXPEDIENTES DE UNA MISMA SERIE
DOCUMENTAL
ELABORA EL INVENTARIO DE
TRASFERENCIA DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE AL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
REMITE AL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN ORIGINAL DEL OFICIO DE SOLICITUD,
ADJUNTANDO EL FORMATO ORIGINAL DE LA RELACIÓN
DE DOCUMENTOS PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA
RECIBE ORIGINAL DE LA SOLICITUD
Y DE LA RELACIÓN DE DATOS
REMITIDOS
REVISA QUE EL CONTENIDO DE LAS CAJAS CON
LOS DOCUMENTOS COINCIDA PLENAMENTE CON
EL INVENTARIO QUE SE ESTA TRANSFIRIENDO
RECIBE TODOS LOS EXPEDIENTES
TRANSFERIDOS
ENTREGA LOS EXPEDIENTES AL
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
IDENTIFICA LOS EXPEDIENTES
CUYO PLAZO DE CONSERVACIÓN
SE HAYA CUMPLIDO
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PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
COMITÉ DE ARCHIVO
ORGANIZA LA DOCUMENTACIÓN
RECIBIDA
ORDENA LAS CAJAS RECIBIDAS EN
LA SECCIÓN QUE LES
CORRESPONDA
ORDENA EN LOS ESTANTES
METÁLICOS LOS EXPEDIENTES DE
IZQUIERDA A DERECHA Y DE ARRIBA
HACIA A BAJO
COLOCA A CADA CONTENEDOR O ENTREPAÑO
DE ESTANTE UNA ETIQUETA IDENTIFICADORA
AL FRENTE CON NUMERO DE ENTREPAÑO
NOMBRE Y CLAVE DE LAS SERIES QUE
CONTIENEN
CALENDARIZA LAS FUMIGACIONES
DEL LUGAR
ACTUALIZA LA BASES DE DATOS
CONTROLA LAS CADUCIDADES
ELABORA EL INVENTARIO DE BAJA
DOCUMENTAL Y EL DE TRANSFERENCIA
AL ARCHIVO HISTÓRICO
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CONTINÚA PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
COMITÉ DE ARCHIVO
ACTUALIZA SU CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
SOLICITA LA AUTORIZACIÓN PARA LA
BAJA DOCUMENTAL AL COMITÉ DE
ARCHIVOS
RECIBE SOLICITUD DE BAJA
DOCUMENTAL SESIONA Y DELIBERA
APRUEBA
REGRESA
ARGUMENTÁNDOLA
NEGATIVA
EMITE OFICIO DE
APROBACIÓN
ENVÍA OFICIO RECIBE OFICIO DE
APROBACIÓN
NO SI
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PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
RECABA LA FICHA DE
PRÉSTAMO
RECIBE EL EXPEDIENTE
FIRMA DE RECIBIDO LA
FICHA
SOLICITA EXPEDIENTE EN PRÉSTAMO ELABORA LA FICHA DE PRÉSTAMO
VERIFICA SI EL EXPEDIENTE CONTIENE
INFORMACIÓN RESERVADA O CONFIDENCIAL
ENTREGA EL EXPEDIENTE
REVISA QUE EL SOLICITANTE
ESTE INCLUIDO EN EL REGISTRO
DE PERSONAS AUTORIZADAS
PARA LA CONSULTA
ENCUENTRA
AUTORIZA
NIEGA EL PRÉSTAMO
INDICANDO EL MOTIVO
ENTREGA EL EXPEDIENTE
NO SI
NO SI
CONTIENE INFORMACIÓN
RESERVADA O
CONFIDENCIAL
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CONTINUACIÓN PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
VERIFICA EL CONTROL DE
EXPEDIENTES EN PRÉSTAMO
SEPARA AQUELLOS CUYO
PLAZO HAYA CONCLUIDO
SOLICITA AL USUARIO EL
EXPEDIENTE
ENTREGA EL EXPEDIENTE AL
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN
ASEGURA Y COTEJA LA
INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE
DEVUELVE EL VALE DE
PRÉSTAMO AL USUARIO
DEL ÁREA SOLICITANTE
RECIBE VALE DE
PRÉSTAMO Y DESTRUYE
INTEGRA EL EXPEDIENTE
AL CUERPO DEL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN
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REVISIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN ÁREA ADMINISTRATIVA
EMITE EL OFICIO
APROBATORIO AL
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
REVISIÓN DEL CATÁLOGO
SEPARA CAJAS CON
VIGENCIAS POR VENCER
EN 30 DÍAS
SOLICITA POR ESCRITO A LAS
AREAS ADMINISTRATIVAS. LA
AUTORIZACIÓN PARA LA BAJA DE LA
DOCUMENTACIÓN
RECIBE SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN DE BAJA DE
DOCUMENTACIÓN
ANALIZA LA SOLICITUD Y EMITE
RESOLUCIÓN
SOLICITA POR OFICIO
EXTENDER EL PLAZO DE
CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
APRUEBA
RECIBE OFICIO CON LA
APROBACIÓN
CON LA AUTORIZACIÓN DE LA BAJA
DOCUMENTAL SOLICITA AL COMITÉ
DE ARCHIVOS EL DICTAMEN PARA
BAJA DE LA DOCUMENTACIÓN
NO SI
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REVISIÓN DEL CATÁLOGOS DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA COMITÉ DE ARCHIVOS
RECIBE SOLICITUD DE BAJA DE LA
DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN O PARA SU ENVÍO
AL ARCHIVO
ANALIZA LA DOCUMENTACIÓN
TOMANDO EN CUENTA SUS VALORES:
EVIDÉNCIALES, TESTIMONIALES,
INFORMATIVOS
EMITE DICTAMEN
APRUEBA
REMITE DICTAMEN AL
RESPONSABLE DE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
EMITE DICTAMEN
ARGUMENTADO LA
NEGACIÓN
ENVÍA EL DICTAMEN AL
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ENVÍA OFICIO AL
DIRECTOR DE
INFORMÁTICA
RECIBE DICTAMEN
CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN
PARA BAJA DURANTE 3 AÑOS
NO SI
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PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
HISTÓRICO
USUARIO DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
RECIBE COPIAS DEL OFICIO DE
SOLICITUD DE TRASFERENCIA
JUNTO CON EL INVENTARIO EMITIDO
POR EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
REVISA QUE EL CONTENIDO DE
LAS CAJAS COINCIDA CON LO
RELACIONADO EN EL INVENTARIO
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN
PARA SU GUARDA Y CUSTODIA
FIRMA COPIA DEL INVENTARIO
QUE RECIBE
ORGANIZA LOS DOCUMENTOS
RECIBIDOS
ORDENA LAS CAJAS POR
NÚMERO DE INVENTARIO EN
ORDEN PROGRESIVO
ORDENA LOS EXPEDIENTES DE
IZQUIERDA A DERECHA Y DE
ARRIBA A BAJO
ETIQUETA LOS CONTENEDORES
DE LOS ESTANTES POR
SUBSECCIÓN O SERIES
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CONTINUACIÓN PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO
USUARIO DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
HISTÓRICO
CALENDARIZA LAS
FUMIGACIONES
LLEVA EN UN SISTEMA DE
COMPUTO LA BASE DE
DATOS DE LA INFORMACIÓN
DEL ARCHIVO HISTÓRICO
ELABORA PROGRAMAS DE
RESTAURACIÓN
ACTUALIZA EL CATALOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
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PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE HISTÓRICO: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
RECABA LA FICHA DE
PRÉSTAMO
RECIBE EL EXPEDIENTE
FIRMA DE RECIBIDO LA
FICHA
SOLICITA EXPEDIENTE
EN PRÉSTAMO
ELABORA LA FICHA DE PRÉSTAMO
VERIFICA SI EL EXPEDIENTE
CONTIENE INFORMACIÓN
RESERVADA O CONFIDENCIAL
CONTIENE
INFORMACIÓN
RESERVADA O
CONFIDENCIAL
ENTREGA EL EXPEDIENTE
REVISA QUE EL
SOLICITANTE ESTE
INCLUIDO EN EL REGISTRO
DE PERSONAS
AUTORIZADAS PARA LA
CONSULTA
ENCUENTRA
AUTORIZA
NIEGA EL PRÉSTAMO
INDICANDO EL MOTIVO
ENTREGA EL EXPEDIENTE
NO SI
NO SI
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CONTINUACIÓN PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE HISTÓRICO: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
VERIFICA EL CONTROL DE
EXPEDIENTES EN PRÉSTAMO
SEPARA AQUELLOS CUYO
PLAZO HAYA CONCLUIDO
SOLICITA AL USUARIO EL
EXPEDIENTE
ENTREGA EL EXPEDIENTE
AL RESPECTO DEL ARCHIVO
DE TRÁMITE
ASEGURA Y COTEJA LA
INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE
DEVUELVE EL VALE DE
PRÉSTAMO AL USUARIO
DEL ÁREA SOLICITANTE
RECIBE VALE DE
PRÉSTAMO Y DESTRUYE
INTEGRA EL EXPEDIENTE
AL CUERPO DEL ARCHIVO
HISTÓRICO
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PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
USO
RESPONSABLE DEL ÁREA DE
CONCENTRACIÓN
COMITÉ DE ARCHIVOS
INICIA
DEPURA LOS
DOCUMENTOS
ANALIZA Y SEPARA LA
DOCUMENTACIÓN QUE
PRESCRIBIÓ EN VALORES
ELABORA EL INVENTARIO
DE DOCUMENTACIÓN DE
BAJA
ELABORA SOLICITUD DE
BAJA DOCUMENTAL Y
ENVÍA AL COMITÉ DE
ARCHIVOS
ESTÁ
COMPLETA SI
SE REÚNE EN
SESIÓN ANALIZA
Y DELIBERA
REGRESA LA
SOLICITUD AL
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
REVISA QUE CONTENGA
COMPLETA LA INFORMACIÓN
REQUERIDA
NO
RECIBE LA SOLICITUD DE
BAJA DOCUMENTAL
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CONTINUACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
EMITE DICTAMEN
REGRESA LA
SOLICITUD AL
RESPONSABLE
DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓ
N
RECIBE DICTAMEN DEL
COMITÉ
LA DOCUMENTACIÓN APROBADA
PARA LA BAJA
PROVIENE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN NO SI
CONSERVA LA
DOCUMENTACIÓN
POR UN PERIODO
MAS DE 1 AÑO
DESTRUYE LA
DOCUMENTACIÓN
CUMPLIENDO 3 AÑOS
ENVÍA A LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA PARA SU
DESTRUCCIÓN
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X. FORMATOS
A continuación se muestran los formatos e instructivos de llenado que se utilizarán para asegurar la homogeneidad en la identificación y control de los expedientes de Archivo de Trámite y préstamo de expedientes.
FORMATO “A” CARÁTULA PARA EXPEDIENTE CON INFORMACIÓN CLASIFICADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA (3)
RESERVADO
Periodo de Reserva: (4)
Fundamento legal: (5)
Fundamento legal: (7)
Partes o secciones reservadas o confidenciales: (8)
Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa: (9)
Rúbrica o cargo del servidor público: (10)
Fecha de Clasificación: (1) Fecha de Desclasificación: (2)
Subsección:
Serie:
Subserie:
CONFIDENCIAL:
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Ampliación del periodo de reserva: (6)
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FORMATO “A” INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA CARÁTULA DEL EXPEDIENTE PARA LA
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
NÚM.
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
1 FECHA DE CLASIFICACIÓN Indicar la fecha en que se determina la clasificación de la información.
2 FECHA DE DESCLASIFICACIÓN
Anotar la fecha en que la información deja de estar como reservada.
3 UNIDAD ADMINISTRATIVA Anotar el nombre del área que clasificará el expediente como reservado o confidencial, de acuerdo con el listado desplegado a nivel de subsección, serie y subserie.
4 PERIODO DE RESERVA Indicar el número de años de la reserva del expediente.
5 FUNDAMENTO LEGAL Señalar el nombre del o los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) que sustentan la reserva.
6 AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA
Indicar el número de años que se requieren como prórroga de la clasificación de la información. (Se tendrá abierto el campo para los casos que así lo requieran).
7 FUNDAMENTO LEGAL Señalar el nombre del o los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la confidencialidad.
8 PARTES O SECCIONES RESERVADAS O
CONFIDENCIALES
Indicar las páginas o folios que son reservados y/o confidenciales.
9 RÚBRICA DEL TITULAR DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Asentar la firma del titular de la Unidad Administrativa que clasificó la información.
10 RÚBRICA O CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO
Firma autógrafa de quien desclasifica.
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Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 47
FORMATO “B” CARÁTULA DEL EXPEDIENTE PARA LA CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
Sección: (1)
Subsección: (2)
Serie: (3)
Subserie: (4)
Asunto: (6)
Administrativo (9) Legal (10) Contable (11) Técnico (12)
Plazo de Conservación:
Archivo de Trámite: (13) Archivo de Concentración: (14)
Periodo adicional:
Por solicitud de acceso: (15) Por desclasificación: (16)
Número de expediente (19) Núm. de Localización (20) Tomos (21) Núm. de páginas (22)
Área: (5)
Fecha de Inicio: (7) Fecha de Terminación: (8)
Valor Documental:
Clasificación de la Información: Confidencial: (17) Reservado: (18)
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FORMATO “B” INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA CARÁTULA DEL EXPEDIENTE PARA LA
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
NÚM.
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
1 SECCIÓN Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que genera el expediente, con base en la estructura orgánica.
2 SUBSECCIÓN Se indicará el nombre de la Unidad Administrativa operativa en las que se subdivide la sección.
3 SERIE Indicar al nombre del grupo documental al que pertenece el expediente generado.
4 SUBSERIE Anotar la subdivisión de la serie documental a la que corresponde el expediente.
5 ÁREA Poner nombre del área.
6 ASUNTO Se hará una breve descripción del contenido del expediente.
7 FECHA DE INICIO Se hará la indicación de la fecha de inicio.
8 FECHA DE TERMINACIÓN Se indicará la fecha de la conclusión o último trámite del expediente.
9 VALOR ADMINISTRATIVO Aparecerá de acuerdo con los atributos del Catálogo de Disposición Documental.
10 VALOR LEGAL Aparecerá de acuerdo con los atributos del Catálogo de Disposición Documental.
11 VALOR CONTABLE Aparecerá de acuerdo con los atributos del Catálogo de Disposición Documental.
12 VALOR TÉCNICO Aparecerá de acuerdo con los atributos del Catálogo de Disposición Documental.
13 PLAZO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE
Aparecerán los años de acuerdo con la serie seleccionada, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
14 PLAZO DE CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aparecerán los años de conservación en el Archivo de Concentración, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
15 PERIODO ADICIONAL POR SOLICITUD DE ACCESO
Estará controlado por el sistema, según sea el caso de la combinación del Catálogo de Disposición Documental con el Índice de la Información Reservada.
16 PERIODO ADICIONAL POR DESCLASIFICACIÓN
Estará controlado por el sistema, según sea el caso de la combinación del Catálogo de Disposición Documental con el Índice de la Información Reservada.
17 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
De acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, las series que contengan expedientes reservados o confidenciales quedarán marcadas.
18 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RESERVADA
De acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, las series que contengan expedientes reservados o confidenciales quedarán marcadas.
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Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 49
19 NÚMERO DE EXPEDIENTE Se deberá llenar siguiendo el orden numérico asignado a cada expediente.
20 NÚMERO DE LOCALIZACIÓN
Indicar la ubicación física del expediente: estante, gaveta de archivero, caja u otro contenedor.
21 TOMOS Es para los casos en que el expediente esté dividido en legajos o tomos; en tal caso llenar una ficha por cada legajo.
22 NÚMERO DE HOJA Indicar el número de hojas que contiene el expediente. Se puede llenar conforme se van agregando los documentos, o al final, cuando concluya el expediente.
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VALE DE PRÉSTAMO DE ARCHIVO
SOLICITANTE:
PUESTO:
ÁREA:
TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO:
NÚMERO DE EXPEDIENTE: SERIE DOCUMENTAL:
NÚMERO DE HOJAS: ASUNTO:
ÁREA ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE:
FECHA DE PRÉSTAMO
RECIBE: ENTREGA:
NOMBRE DEL SOLICITANTE: NOMBRE DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO:
FIRMA FIRMA
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
FECHA DE DEVOLUCIÓN
NOMBRE NOMBRE DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO:
FIRMA FIRMA
OBSERVACIONES:
FOLIO
FORMATO “C” VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE AL ARCHIVO DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E
HISTÓRICO
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FORMATO “C” INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE AL ARCHIVO DE
TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO.
NÚM.
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
1 SOLICITANTE Anotar el nombre completo de la persona adscrita al área administrativa solicitante, así como el número telefónico y de extensión.
2 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN Señalar el nombre de la Unidad Administrativa que solicita el expediente en préstamo.
3 NÚMERO DE EXPEDIENTE Señalar el número de identificación del expediente que se solicita.
4 NÚMERO DE HOJAS Anotar el número total de hojas del que se integra el expediente.
5 SERIE DOCUMENTAL Indicar el nombre del grupo documental al que pertenece dicho expediente y con el cual fue remitido.
6 ASUNTO Hacer una breve descripción de lo que trata el expediente.
7 CONFIDENCIAL Indicar con una “X” si es confidencial.
8 RESERVADO Marcar con una “X” si es reservada.
9 OBSERVACIONES Anotar la leyenda de “que se compromete a no hacer mal uso de la información y a cuidar la integridad de la misma” en el caso de que el expediente contenga información reservada o confidencial, así como cualquier otra información en particular o adicional.
10 FECHA DE PRÉSTAMO Anotar el día, mes y año en el que se prestó el expediente al solicitante.
11 FECHA DE DEVOLUCIÓN Indicar el día, mes y año en que deberá ser devuelto el expediente, lapso que no deberá ser mayor a 15 días naturales.
12 FIRMA DEL SOLICITANTE Signar de que se recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado.
13 AUTORIZACIÓN Nombre y firma del responsable del Archivo de Trámite, Concentración e Histórico.
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Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 52
XI. BIBLIOGRAFÍA
1. AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA, Jorge, La Organización de los Expedientes Públicos, Editorial Porrúa, México 2008.
2. AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA Jorge, Los Archivos Públicos: Su Organización y Conservación, Editorial Porrúa, México 2007.
3. ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal, Secretaría De Gobernación, México 2008.
4. Guía para la Elaboración de Manuales de Organización Estado de Sonora, Secretaría de la Contraloría General del Estado de Sonora, 2003.
5. RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín Cómo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, Ediciones contables y administrativas, México 1991.
XII. LEGISLACIÓN
1. Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco, 2008. 2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco, 2007. 3. Reglamento Interior del Instituto Tabasqueño de Trasparencia y Acceso a la Información
Pública, 2008. 4. Reglamento para la Organización y Conservación de los Archivos de las Unidades
Administrativas del Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública, 2010.
Manual de Procedimientos para la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto
Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 53
Con fundamento en el artículo 23 fracción XVIII de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de Tabasco, se expide el presente Manual de Procedimientos para
la Organización de los Archivos de las Unidades Administrativas del Instituto Tabasqueño de
Transparencia y Acceso a la Información Pública. Dado en la ciudad de Villahermosa, Tabasco,
aprobado en forma unánime por el Pleno del Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, en sesión extraordinaria número 17, celebrada el día 14 de diciembre de
2010.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
Pleno del Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gilda María Berttolini Díaz Consejera Presidenta.
Arturo Gregorio Peña Oropeza
Consejero Propietario.
Benedicto de la Cruz López Consejero Propietario.
M.A.J. Karla Cantoral Domínguez. Secretaria Ejecutiva.
