MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD · 2015-10-06 · DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0Página .0 3 de 74 3223210101121111110107

MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN FINANCIERA (CGAF-DF-C)

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2015 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 2 de 74

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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador

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LISTA DE CAMBIOS

Versión Fecha de ejecución

Descripción del cambio o eliminación

Fecha de vigencia

Solicitado por Responsable y/o Cargo

1.0 Agosto-2015 Elaboración del Manual de Procesos

Agosto-2015 Ing. Silvia Gómez Directora de Administración por Procesos

DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.



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TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2

1.- Objetivos .................................................................................................................................. 8

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 8

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 8

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 8

3.- Responsables............................................................................................................................ 8

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 9

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso .................................................................................... 10

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................. 11

6.1 Ficha del Proceso ............................................................................................................... 11

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 13

8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 14

8.1 Subproceso control previo. ............................................................................................... 14

8.1.1. Ficha del subproceso control previo ............................................................................. 14

8.1.2 Controles del subproceso control previo ....................................................................... 15

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo .......................................................... 15

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo .......................................................... 16

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo ................................................ 18

8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina) ................................................... 19

8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina ..................................................... 19

8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina .............................................. 19

8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina ................................. 20

8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina ................................. 21

8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina .......................... 22

8.2 Subproceso gestión de devengado ................................................................................... 23

8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado ................................................................ 23

8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado .......................................................... 23



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8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado ............................................. 24

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado ............................................. 25

8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado ................................... 26

8.3 Subproceso administración de fondos .............................................................................. 27

8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos ........................................................... 27

8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos ..................................................... 28

8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos........................................ 28

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos ....................................... 29

8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos) .............. 30

8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos ............................................................... 30

8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos ........................................................ 30

8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos........................................... 31

8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos .......................................... 32

8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos ................................ 33

8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica) ......... 34

8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica .......................................................... 34

8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica.................................................... 34

8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica ...................................... 35

8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica ...................................... 36

8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica ............................ 37

8.3.3.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de remuneraciones) 38

8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones ................................................. 38

8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones ......................................... 39

8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones ............................ 39

8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones .................................. 40

8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones .................. 41

8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y

fuera del país ........................................................................................................................... 42

8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y

alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 42



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8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y


8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y


8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y


8.4.1.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y

alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo) ......................................... 45

8.4.1.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y

alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 45

8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y


8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 46

8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y


8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 48


alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo) ........................................ 49


alimentación dentro y fuera del país con anticipo .............................................................. 49




movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 50

8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y



movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 53

8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ................................. 54

8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración .............. 54

8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ........ 55

8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración

................................................................................................................................................. 55



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8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración

................................................................................................................................................. 56

8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga

duración .................................................................................................................................. 57

8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal ........... 58

8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio

fiscal ........................................................................................................................................ 58

8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio

fiscal ........................................................................................................................................ 59

8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del

ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 59

8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del

ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 60

8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y

cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 60

8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera ...................................... 61

8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ......................... 61

8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ................... 61

8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62

8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62

8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera

................................................................................................................................................. 63

9.- Anexos .................................................................................................................................... 64

9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo ................................................ 64

9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina............................. 65

9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado .................................. 66

9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos ....................................... 67

9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica ................................... 68

9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones ......................... 69

9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ........................................... 70

9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo .......................................... 71



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9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga

duración .................................................................................................................................. 72

9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y

cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 73

9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la Dirección

Financiera ................................................................................................................................ 74



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PROCESO DE CONTABILIDAD

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

Registrar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, mediante la verificación, revisión y análisis de las solicitudes receptadas por la Unidad de Contabilidad.

1.2 Objetivos específicos

Analizar y aprobar las solicitudes recibidas de las diferentes unidades de

gestión.

Realizar el control previo de las cuentas por pagar de las obligaciones

adquiridas por la institución

2.- Alcance

El proceso de contabilidad es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

para todas las unidades de gestión DESDE las diferentes solicitudes de pago, anticipos

de viáticos, anticipo de remuneraciones, creación de caja chica, liquidaciones de

viáticos, conciliaciones de bienes, ajustes y reclasificaciones que se generan en las

unidades requirentes, para verificación, revisión, análisis y ejecución de las solicitudes,

HASTA la aprobación mediante el sistema e-SIGEF y remisión de la documentación a

Tesorería o la unidad requirente solicitante de la información.

3.- Responsables

Coordinador (a) General Administrativo Financiero

Director (a) Financiero

Director (a) de Administración del Talento Humano

Director (a) Administrativo

Contador (a)

Analista de Contabilidad



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Analista de Presupuesto

Analista de Tesorería

Analistas de las unidades requirentes

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGAF Coordinación General Administrativa Financiera

CUR Código único de registro

DA Dirección Administrativa

DATH Dirección de Administración del Talento Humano

DF Dirección Financiera

e-SIGEF Sistema de Gestión Financiera

MF Ministerio de Finanzas

UR Unidad requirente

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Bienes de larga duración Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución

Caja chica Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas

Certificación presupuestaria Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto

Compromiso presupuestario Es el acto administrativo por el que la autoridad competente decide su realización, momento en el cual se genera una reserva parcial o total de la asignación presupuestaria

Control previo Es el conjunto de procedimientos y acciones que permite verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para proceder con el pago y/o transferencia de recursos financieros

CUR contable CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones

CUR devengado En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos.

Hoja de control Documento que permite la verificación de información general de los pagos a realizarse.

Movilización Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto



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Subsistencia Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día.

Viáticos Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los servidores de las instituciones del Estado, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación que se produzcan durante el cumplimiento de servicios institucionales dentro del país y por tal razón deban pernoctar fuera de lugar habitual de trabajo

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

Las funciones y responsabilidades en el proceso de contabilidad y sus

subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los

resultados óptimos.

Los cálculos de las solicitudes de pago de nómina, se lo realizará en la Dirección

de Administración de Talento Humano, para revisión de Contabilidad.

Los registros o mecanismos de control deberán estar actualizados.

Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo

realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.



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6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del Proceso

Proceso:

Contabilidad

Código del Proceso: CGAF-DF-C

Descripción:

PROPÓSITO:

Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de contabilidad

DISPARADOR:

Necesidad de las diferentes unidades requirentes de pagos

ENTRADAS:

Solicitud de pago

Inventarios de existencias y bienes de larga duración

Solicitud de anticipo de viáticos y remuneraciones

Información y directrices del Ministerio de Finanzas

SUBPROCESOS:

1. Control previo

i. Control previo (Nómina)

2. Gestión de devengado

3. Administración de fondos

i. Anticipo de viáticos

ii. Creación de caja chica

iii. Anticipo de remuneraciones

4. Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

i. Liquidación de viáticos sin anticipo

ii. Liquidación de viáticos con anticipo

5. Conciliación de existencia de bienes de larga duración

6. Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal

7. Gestión documental de la Dirección Financiera



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Productos/Servicios del Proceso:

Documentación conforme y habilitante para proceder el pago mediante el proceso de tesorería.

Información solicitada por las unidades requirentes

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:


Tipo de cliente: Interno

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)

Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas

Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia

Ley de Presupuestos del Sector Público

Constitución de la República

Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público

Ley y reglamento de Contraloría

Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública

Normas de Control Interno emitidas por Contraloría



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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos



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8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso control previo.

8.1.1. Ficha del subproceso control previo

Subproceso:

Control previo

Código del Subproceso:

CGAF-DF-C-01

Descripción:

PROPÓSITO:

Verificar y analizar los cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos por las unidades requirentes

DISPARADOR:

Solicitud de pago generadas por las unidades requirentes

ENTRADAS:

Memorando con la solicitud de pago de las unidades requirentes de la institución

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos

Ingresar contrato al sistema e-SIGEF

Ingresar información al sistema SYS CONTROL

Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF

Remitir documentación aprobada a Tesorería

Productos/Servicios del Subproceso:

Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería

Responsable del Subproceso:





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8.1.2 Controles del subproceso control previo

ARTÍCULO NORMATIVA











8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo



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MIDUVI, 2015.

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo

No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Recibir, revisar y

reasignar solicitud

de pago a

contabilidad

Director (a)

Financiero

El Director Financiero recibe, revisa y reasigna

a la unidad de contabilidad el memorando con

la solicitud de pago que es generado en las

diferentes unidades de gestión de la Institución

Memo de

solicitud de

pago y

expediente

2

Reasignar

documentación a

responsable de

control previo

Contador (a)

Una vez que llega a la Unidad de Contabilidad

el/la Contador(a) reasigna la documentación a

responsable del control previo, en base a las

unidades de control del sistema público.

¿Es gasto corriente o procesos de compras

públicas?

Gasto corriente: Va a la actividad 3

Proceso de compras públicas(CONTRATOS): Va

a la actividad 12

Expediente

3

Verificar los

documentos

habilitantes

Analista de

Contabilidad

Si es gasto corriente se verifica la

documentación habilitante que este completa

y conforme a los requerimientos de la unidad

de control previo

¿La documentación está conforme?

Si: Va a la actividad 4

No: Va a la actividad 18

4

Ingresar

información a

sistema SYS

CONTROL

Analista de

Contabilidad

Se ingresa la información al sistema SYS

CONTROL para efectuar cálculos de impuestos

y descuentos, el mismo que es validado por el

encargado del control previo

Hoja de control

5

Firmar y enviar la

hoja de control al

Contador(a)

Analista de

Contabilidad

La hoja de control emitida por el sistema SYS

CONTROL es validada mediante firma por el

encargado de control previo, y enviado a el/la

contador(a) para su aprobación

Hoja de control

6

Aprobar la hoja de

control mediante

firma

Contador (a)

Se aprueba la hoja de control mediante firma

de responsabilidad de el/la Contador(a)

¿Es otro pago del mismo contrato?

No: va a la actividad 7

Si: va a la actividad 9

7

Remitir

documentación a

presupuesto

Contador (a)

Una vez que fue aprobada la hoja de control

por el/la Contador(a) se remitirá la

documentación a presupuesto

8 Realizar y remitir

el compromiso

Analista de

Presupuesto

El analista de presupuesto realiza el

compromiso presupuestario y remite a la

Compromiso

presupuestario



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MIDUVI, 2015.

presupuestario unidad de contabilidad.

¿Es beneficiario nuevo?

SI: Va a la actividad 9

NO: Va a la actividad 10

9 Crear beneficiario Analista de

Tesorería Se creará el beneficiario

10

Registrar CUR de

devengado en el

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad

El analista de contabilidad se registrará el CUR

de devengado en el sistema e-SIGEF

11

Remitir

documentación a

Tesorería

Analista de

Contabilidad

El expediente generado con la documentación

habilitante es remetido a tesorería Expediente

12

Revisar

documentación

mediante check list

Contabilidad

Si es proceso de compras públicas

(CONTRATOS) se revisa la documentación

habilitante mediante check list de verificación

de documentación.


Si la documentación está conforme va a la

actividad 13;

Si la documentación no está conforme va a la

actividad 18

13

Realizar hoja

financiera para

solicitar

certificación

presupuestaria

Analista de

Contabilidad

Una vez que se ha revisado la documentación

mediante check list, se realiza la hoja

financiera para solicitar la certificación

presupuestaria.

¿Es contratista nuevo?



¿Es otro pago del mismo contrato?



Hoja financiera

14

Remitir

información

bancaria y RUC

Analista de

Contabilidad

El analista de contabilidad remitirá la

información bancaria y el RUC para su registro

15 Crear beneficiario Analista de

Tesorería

La unidad de tesorería creará el beneficiario en

el sistema

16

Ingresar el

contrato a sistema

e-SIGEF

Analista de

Contabilidad Se ingresa el contrato al sistema e-SIGEF

17 Gestión del CUR

presupuestario

Analista de

Presupuesto

La unidad de presupuesto realizará el

subproceso de gestión del CUR presupuestario.

Una vez que haya realizado la gestión en la

unidad de presupuesto va a la actividad 9

CUR

presupuestario

y expediente



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MIDUVI, 2015.

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la Medición

Frecuencia de Medición

1 Solicitudes de pago

(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de pago receptadas) X 100

Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

18

Solicitar

documentación

faltante o

rectificación de

documentos

Analista de

Contabilidad

Si requiere que se haga rectificaciones en la

documentación recibida se solicita a las

unidades requirente la documentación faltante

o que la misma esté conforme

19

Enviar

documentación

solicitada

Analista de la

Unidad

Requirente

La unidad requirente remitirá la

documentación solicitada y pasa a la actividad

3 y/o a la actividad 12

Documentación

faltante



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MIDUVI, 2015.

8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina)

8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina

Subproceso:

Control previo de nómina


CGAF-DF-C-01-01

Descripción:

PROPÓSITO:

Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por la Dirección de Administración de Talento Humano

DISPARADOR:

Solicitud de pago de nómina generados por la Dirección de Administración de Talento Humano

ENTRADAS:

Memorando con la solicitud de pago de nómina


Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos

Ingresar información al sistema SYS CONTROL



Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago de nómina en Tesorería




8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina

ARTÍCULO NORMATIVA







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MIDUVI, 2015.







8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina



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MIDUVI, 2015.

8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina


1 Solicitar pagos

de nómina

Director (a) de

Administración

de Talento

Humano

La Dirección de Administración de Talento

Humano mediante su Director solicita el pago

de lo que se refiere a nómina a la Dirección

Financiera

Memorando

solicitando

pago y

Expediente

2

Remitir

documentación a

Contabilidad

Director (a)

Financiero

Una vez recibida la documentación se remite a

contabilidad la solicitud de pago Expediente

3

Revisar cálculos y

documentación

Analista de

Contabilidad

Se revisa los cálculos generados por la DATH y

la documentación que este conforme y

completa.



actividad 4;


actividad 8

4

Ingresar

información al

sistema SYS

CONTROL

Analista de

Contabilidad

De la documentación revisada se ingresará la

información al sistema SYS CONTROL Hoja de control

5

Firmar y enviar

hoja de control a

Contador (a)

Analista de

Contabilidad

El analista de control previo firmará la hoja de

control y enviará hacia el/la Contador (a) Expediente

6

Aprobar la hoja

de control

mediante firma

Contador (a) Se aprobará la hoja de control mediante la

firma de el/la Contador (a) Expediente

7

Remitir

documentación a

tesorería

Analista de

Contabilidad Se remite la documentación a tesorería Expediente

8

Solicitar

documentación

correcta

Analista de

Contabilidad

Se solicitará a la DATH la documentación

faltante o las rectificaciones de ser el caso

9

Remitir

documentación

solicitada

Analista de

administración

de Talento

Humano

La DATH hará las correcciones

correspondientes o remitirá la documentación

que se encuentra como faltante.

Regresa a la actividad 3

Documentación

solicitada



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina





1 Solicitudes de pago de nómina

(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / # solicitudes de pago de nómina receptadas) X 100




3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.2 Subproceso gestión de devengado

8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado

Subproceso:

Gestión del devengado


CGAF-DF-C-02

Descripción:

PROPÓSITO:

Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación

DISPARADOR:

Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto

ENTRADAS:

Compromiso presupuestario


Verificar cálculos y documentación habilitante

Registrar y solicitar en el sistema e-SIGEF el devengado

Aprobar el devengado



Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF

Documentación aprobada para remitir a Tesorería




8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado

ARTÍCULO NORMATIVA






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.








8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado


1

¿Existe

compromiso

presupuestario?

Al inicio del subproceso gestión de devengado

se debe verificar si existe compromiso

presupuestario.

En caso de que exista el compromiso

presupuestario continúa en la actividad 3;

Si no existe compromiso presupuestario para

iniciar el proceso continúa en la actividad 2

Expediente

2 Gestión del CUR

Presupuestario

Analista de

Presupuesto

Se realiza el subproceso gestión del CUR

presupuestario

Compromiso

presupuestario

3

Verificar los

cálculos realizados

y documentación

habilitante

Analista de

Contabilidad

Una vez que tenemos el compromiso

presupuestario y la documentación habilitante

se verificará los cálculos correspondientes a fin

de que proceda con el CUR de devengado

4

Registrar y solicitar

en sistema e-SIGEF

el devengado

Analista de

Contabilidad

Se procede a registrar y solicitar el devengado

en el sistema e-SIGEF el mismo que nos da un

número de CUR que puede ser para gasto

corriente o inversión

Registro de

devengado y

número de CUR

5

Sellar y firmar el

registro del

devengado

Analista de

Contabilidad

El registro de devengado es sellado y firmado

por el analista que lo realiza

Registro de

devengado

firmado

6 Remitir a contador

para aprobación

Analista de

Contabilidad

La documentación habilitante en conjunto con

el registro de devengado solicitado en el

sistema e-SIGEF se remitirá a el/la contador (a)

para su aprobación

Expediente

7 Aprobar registro

de devengado Contador (a)

Mediante firma de responsabilidad se

aprobará el registro de devengado Expediente

8

Registrar

documentación en

cuaderno de

control

Contador (a)

El/la contador (a) registrará la documentación

en el cuaderno de control para registro interno

y externo de entrega recepción de documentos

Cuaderno de

control

9

Remitir

documentación a

tesorería

Contador (a)

Se remitirá todo el expediente con la

documentación habilitante a la unidad de

tesorería

Expediente



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado





1 Registro de devengados

(# de solicitudes de registro de devengados / # de registros devengados) X 100

Porcentaje Contador (a) Solicitudes Semestral



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3 Subproceso administración de fondos

8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos

Subproceso:

Administración de fondos


CGAF-DF-C-03

Descripción:

PROPÓSITO:

Gestionar y direccionar los fondos según los requerimientos de las unidades de requirentes y/o servidores dela institución

DISPARADOR:

Solicitud de recursos para realizar la gestión de los requirentes

ENTRADAS:

Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales

Solicitud del fondo para creación de caja chica

Solicitud de anticipo de remuneraciones


Realizar cálculos en base a las solicitudes

Solicitar certificación presupuestaria

Registrar la creación del fondo en el sistema e-SIGEF

Aprobación de la solicitudes

Remitir el expediente a la unidad de tesorería


Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF







3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos

ARTÍCULO NORMATIVA











8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos


1 Anticipo de fondos Contabilidad Subproceso vinculado anticipo de fondos Expediente

2 Creación de caja

chica Contabilidad Subproceso vinculado creación de caja chica Expediente

3 Anticipo de

remuneraciones Contabilidad

Subproceso vinculado anticipo de

remuneraciones Expediente



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos)

8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos

Subproceso:

Anticipo de viáticos


CGAF-DF-C-03-01

Descripción:

PROPÓSITO:

Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente

DISPARADOR:


ENTRADAS:

Memorando con la solicitud de anticipo de viáticos


Realizar cálculo en base a la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales

Realizar la certificación presupuestaria

Registrar en el sistema e-SIGEF la creación del fondo

Enviar documentación a tesorería


Documentación de la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería




8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos

ARTÍCULO NORMATIVA

Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

Técnicas de Tesorería)







8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos


1 Solicitar el anticipo

de viáticos

Unidad

requirente

La unidad requirente solicita la autorización

para cumplimiento de servicios institucionales

mediante memorando

Memorando

con solicitud de

autorización

para

cumplimiento

de servicios

institucionales

2 Remitir solicitud a

Contabilidad

Director (a)

Financiero

Una vez recibido la documentación se remite la

solicitud al área de contabilidad Expediente

3

Realizar cálculo en

base a la solicitud

de autorización

para cumplimiento

de servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

La unidad de presupuesto realizará el cálculo

en base a la solicitud de autorización para

cumplimiento de servicios institucionales

4

Remitir la solicitud

de autorización

para cumplimiento

de servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

Se remitirá la solicitud de autorización para

cumplimiento de servicios institucionales a la

unidad de presupuestos

5 Certificación

Presupuestaria

Analista de

Presupuesto

Se realiza el subproceso de certificación

presupuestaria

Certificación

presupuestaria

6 Recibir y revisar

documentación

Analista de

Contabilidad

Se recibe la documentación emitida en el

subproceso de certificación presupuestaria

7

Registrar en el

sistema e-SIGEF la

creación del fondo

Analista de

Contabilidad

La unidad de contabilidad registrará en el

sistema e-SIGEF la creación del fondo

CUR del

anticipo

8

Aprobar la

creación del fondo

mediante firma

Contador (a) El/la contador (a) aprobará la creación del

fondo mediante firma

9

Enviar

documentación a

tesorería

Contador (a)

Se remitirá la documentación (expediente) a

tesorería

Expediente



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos





1 Anticipos de viáticos generados

(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / # solicitudes de anticipo viáticos receptados) X 100




3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica)

8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica

Subproceso:

Creación de caja chica


CGAF-DF-C-03-02

Descripción:

PROPÓSITO:

Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes

DISPARADOR:

Solicitud para la creación de fondo para caja chica

ENTRADAS:

Memorando con la solicitud de fondo para caja chica


Revisar que la documentación esté conforme

Realizar la certificación presupuestaria

Crear fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF

Registrar la creación del fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF

Enviar documentación a tesorería


Documentación de la solicitud del fondo para la creación de caja chica revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería




8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica

ARTÍCULO NORMATIVA






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.








8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica


1

Solicitar el fondo

para la creación de

caja chica

Unidad

requirente

La unidad requirente solicitará el fondo para

la creación de fondo para la caja chica

Memorando de

solicitud de

fondo

2

Direccionar

solicitud a Director

Financiero

Coordinador (a)

General

Administrativo

Financiero

Una vez recibida la solicitud se direccionará

al Director Financiero

Memorando de

solicitud de

fondos

3

Reasignar la

solicitud a Unidad

de Contabilidad

Director (a)

Financiero

Se reasignará la solicitud para que le den

gestión en la Unidad de Contabilidad Expediente

4

Revisar que la

documentación

esté conforme

Analista de

Contabilidad

El analista de Contabilidad revisará que la

documentación se encuentre conforme.



actividad 5


actividad 11

5

Enviar

documentación a

la Unidad de

Presupuesto

Analista de

Contabilidad

La documentación que se encuentra correcta

y/o conforme se enviará a la unidad de

presupuesto para que se proceda con la

certificación presupuestaria

Expediente

6 Certificación

Presupuestaria

Analista de

Presupuesto

Se realiza el subproceso de certificación

presupuestaria

Certificación

presupuestaria

7

Crear fondo de

caja chica en el

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad /

Analista de

Tesorería

Una vez recibida la certificación

presupuestaria y el expediente se creará el

fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF

8

Registrar la

creación del fondo

de caja chica en el

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad

Se registrará la creación del fondo de caja

chica en el sistema e-SIGEF el mismo que

será firmado por el analista de contabilidad

que realiza el procedimiento

Expediente

9

Aprobar solicitud

de fondo mediante

firma

Contador(a) El/la Contador (a) aprobará la solicitud del

fondo mediante firma de responsabilidad Expediente

10

Remitir a la

Unidad de

Tesorería

Contador(a) Se remite la documentación a la unidad de

tesorería

Expediente

Guía de control

de

documentación



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica





1 Creación de fondos para caja chica

(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / # solicitudes de creación de caja chica recibidas) X 100


11

Solicitar

documentación

faltante o

correcciones

Analista de

Contabilidad

La unidad de contabilidad solicitará la

documentación que se encuentre faltante o

las correcciones de haberlas

12

Remitir

documentación

conforme

Analista de

Contabilidad

Se remitirá la documentación faltante o las

correcciones solicitadas por la unidad de

contabilidad.


Documentación

faltante y/o

correcciones



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.3.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de

remuneraciones)

8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones

Subproceso:

Anticipo de remuneraciones


CGAF-DF-C-03-03

Descripción:

PROPÓSITO:

Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera

DISPARADOR:


ENTRADAS:

Memorando con la solicitud de anticipo de remuneraciones realizado por el servidor


Revisar solicitud de anticipo y documentación habilitante

Elaborar cuadro de capacidad de endeudamiento

Llenar hoja de solicitud aprobando el anticipo de remuneraciones

Ingresar información al sistema SYS ANTICIPOS

Ingresar información al sistema e-SIGEF

Remitir documentación a Tesorería


Documentación de la solicitud de anticipo de remuneraciones revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones

ARTÍCULO NORMATIVA











8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones


1 Anticipo de

remuneraciones

Unidad

requirente

Una vez recibido la solicitud de anticipo de

remuneraciones la Dirección de

Administración de Talento Humano realiza

las actividades del subproceso, para remitir a

la Dirección Financiera la documentación

conforme mediante memorando

Memorando de

solicitud de

anticipo de

remuneraciones

2 Remitir solicitud

a Contabilidad

Director

Financiero

El expediente generado en la Dirección de

Administración de Talento Humano mediante

la solicitud de anticipo remuneraciones, se

remitirá a la unidad de contabilidad para que

se procesa con el trámite conforme

Expediente

3

Revisar solicitud

de anticipo y

documentación

habilitante

Analista de

Contabilidad

Se procede a revisar la solicitud de anticipo y

que la documentación habilitante se

encuentre conforme y completa.

¿La Documentación está conforme?


actividad 4;

Si la actividad no se encuentra conforme va a

la actividad 12

4

Elaborar cuadro

de capacidad de

endeudamiento

Analista de

Contabilidad

De la revisión conforme realizada

previamente se procede a elaborar el cuadro

de capacidad de endeudamiento del servidor

solicitante del anticipo de remuneración

Hoja de Excel con

cuadro de

capacidad de

endeudamiento y

valor de cuotas

de descuentos

mensuales

5

Llenar hoja de

solicitud

aprobando el

anticipo de

remuneraciones

Analista de

Contabilidad

La hoja de solicitud de anticipo de

remuneraciones que en inicio del proceso es

llenada con los datos del solicitante y valores,

una vez que se encuentra conforme, el

analista de contabilidad procede a llenar los

campos que le corresponde llenar a él, de

esta forma indica la aprobación de anticipo

de remuneraciones

Expediente

6

Ingresar

información al

sistema SYS

CONTROL

Analista de

Contabilidad

Se ingresará la información que se originó en

la solicitud de anticipo de remuneraciones al

sistema SYS CONTROL

Hoja de control



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones

N° Indicador Fórmula de

Cálculo Unidad de


Fuente de la

Medición


1 Anticipo de remuneraciones

(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones recibidas) X 100


7

Firmar y enviar la

documentación

a Contador (a)

para aprobación

Analista de

Contabilidad

Para la aprobación de el/la Contador (a) se

envía la documentación previa firma del

analista de contabilidad en la hoja de control

Expediente

8

Aprobar la

solicitud

mediante firma

Contador (a) /

Director (a)

Financiera

El/la Contador (a) junto con el Director (a)

Financiera aprobarán la solicitud de anticipo

de remuneraciones

Expediente

9

Ingresar

información al

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad

Se ingresará la información generada al

sistema e-SIGEF el mismo que nos generará

el CUR contable

CUR contable

10

Remitir

documentación a

Tesorería

Analista de

Contabilidad

La documentación generada durante el

proceso es remitida a unidad de tesorería

para que se genere los haberes para el

solicitante

Expediente

11

Remitir

información a

DATH

Analista de

Contabilidad

La información generada durante el proceso

es remitida a la Dirección de Administración

de Talento Humano para descuentos

mensuales en rol de pagos del requirente

12

Solicitar

documentación

faltante o

rectificación de

documentos

Analista de

Contabilidad

Se solicitará la documentación faltante o la

rectificación de documentos si en la revisión

de documentación faltare o procedería a la

corrección

13

Remitir

rectificación de

documentos

Analista de la

Dirección de

Talento

Humano

La Dirección de Talento Humano mediante

sus analistas remitirá los documentos o la

rectificación de los documentos solicitados

para proceder con el trámite.


Documentación

solicitada



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y

alimentación dentro y fuera del país

8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización

y alimentación dentro y fuera del país

Subproceso:

Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país


CGAF-DF-C-04

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar los cálculos y verificación de documentación adquiridos por los servidos por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

DISPARADOR:

Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución

ENTRADAS:

Informe de servicios institucionales


Verificar cálculos y documentación habilitante

Realizar cálculos del informe de servicios institucionales

Generar compromiso presupuestario

Aprobar CUR devengado

Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF








3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera del país

ARTÍCULO NORMATIVA











8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,




3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,



1 - Liquidación con

anticipo Contabilidad

Subproceso vinculado Liquidación con

anticipo Expediente

2 -Liquidación sin

anticipo Contabilidad Subproceso vinculado Liquidación sin anticipo Expediente



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.


alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo)


alimentación dentro y fuera del país sin anticipo

Subproceso:

Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo


CGAF-DF-C-04-01

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

DISPARADOR:


ENTRADAS:



Revisar y analizar la documentación

Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales






Documentación del informe de servicios institucionales aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.


alimentación dentro y fuera del país sin anticipo

ARTÍCULO NORMATIVA












movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,



1

Remitir

documentación

a contador (a)

Director (a)

Financiero

El informe de servicios institucionales

generados; en conjunto con los documentos

que justifican la liquidación de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación

dentro y fuera del país se remite a la unidad

de contabilidad

Informe de

servicios

institucionales;

Documentación

habilitante

2

Reasignar

documentación

a analista de

control previo

Contador (a)

Una vez recibida la documentación se envía

para realizar el análisis y los cálculos

correspondientes.

Expediente

3

Revisar y

analizar la

documentación

Analista de

Contabilidad

Se revisará y analizará la documentación

que avale el informe de servicios

institucionales



actividad 4;

Si la actividad no está conforme va a la

actividad 10

4

Realizar

cálculos del

informe de

servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

La unidad de contabilidad realizará los

cálculos del informe de servicios

institucionales generados por el servidor a

causa de viáticos, subsistencias,

movilización y alimentación dentro y fuera

del país

5

Remitir

expediente para

generar

compromiso

presupuestario

Analista de

contabilidad

Del cálculo realizado el analista de

contabilidad remitirá el expediente a la

unidad de presupuesto para generar el

compromiso presupuestario

correspondiente

Expediente

6

Realizar y remitir

el compromiso

presupuestario

Analista de

Presupuesto Se realizará el compromiso presupuestario

Compromiso

presupuestario

7

Registrar el CUR

devengado en

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad

Una vez obtenido el compromiso

presupuestario se registrará el CUR de

devengado en el sistema e-SIGEF



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.







1 Liquidaciones de viáticos sin anticipo

(# de informes de servicios institucionales atendidas / # de informes de servicios institucionales recibidas) X 100


8 Aprobar CUR de

devengado

Analista de

Contabilidad

En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de

devengado CUR devengado

9

Remitir

documentación

a Tesorería

Analista de

Contabilidad

De la revisión, análisis y los cálculos

realizados se remite la documentación a la

unidad de tesorería

Expediente

10

Solicitar

documentación

faltante o

correcciones

Analista de

Contabilidad

De la revisión de la documentación se

encuentra falencia en la misma, entonces se

solicita la correcciones o la documentación

faltante

11

Remitir

documentación

faltante y/o

correcciones

Servidor

Se remitirá la documentación solicitada o

correcciones solicitadas de ser el caso.


Documentación

conforme



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.


alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo)


alimentación dentro y fuera del país con anticipo

Subproceso:

Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo


CGAF-DF-C-04-02

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

DISPARADOR:


ENTRADAS:



Revisar y analizar la documentación

Verificar y determinar el anticipo entregado

Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales






Documentación del informe de servicios institucionales aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería

Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF

Solicitar el descuento del valor en rol de pagos






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.


alimentación dentro y fuera del país con anticipo

ARTÍCULO NORMATIVA












movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,



1

Remitir

documentación

a contador (a)

Director (a)

Financiero

El informe de servicios institucionales

generados; en conjunto con los documentos

que justifican la liquidación de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación

dentro y fuera del país se remite a la unidad de

contabilidad

Informe de

servicios

institucionales;

Documentación

habilitante

2

Reasignar

documentación

a analista de

control previo

Contador (a)

Una vez recibida la documentación se envía

para realizar el análisis y los cálculos

correspondientes.

Expediente

3

Revisar y

analizar la

documentación

Analista de

Contabilidad

Se revisará y analizará la documentación que

avale el informe de servicios institucionales



actividad 4;

Si la actividad no está conforme va a la

actividad 18

4

Verificar y

determinar el

anticipo

entregado

Analista de

Contabilidad

Una vez obtenida la documentación conforme

se verificará y determinará el anticipo

entregado.

Si el anticipo es igual al gasto va a la actividad

5;

Si el anticipo es mayor al gasto va a la

actividad 7;

Si el anticipo es menor al gasto va a la

actividad 11;

5

Realizar

cálculos del

informe de

servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

Si el anticipo es igual al gasto: se realizará los

cálculos del informe de servicios institucionales

6

Realizar la

liquidación del

registro en

sistema e-

SIGEF

Analista de

Contabilidad

Una vez identificado que el anticipo es igual al

gasto se realizará la liquidación del registro en

el sistema e-SIGEF



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

7

Realizar

cálculos del

informe de

servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

Si el anticipo es mayor al gasto: se realizará los


8

Realizar la

liquidación del

registro en

sistema e-

SIGEF

Analista de

Contabilidad

Una vez identificado que el anticipo es mayor

al gasto se realizará la liquidación del registro

en el sistema e-SIGEF

9

Solicitar el

descuento del

valor en rol de

pagos

Analista de

Contabilidad

Se solicitará el descuento del valor en rol de

pagos

Solicitud de

descuento

10

Remitir

solicitud a

DATH

Director (a)

Financiero

Mediante el/la directora (a) Financiero se

remitirá la solicitud de descuento a la Dirección

de Administración de Talento Humano

Memorando

11

Realizar

cálculos del

informe de

servicios

institucionales

Analista de

Contabilidad

Si el anticipo es menor al gasto: se realizará los


12

Realizar la

liquidación del

registro en

sistema e-

SIGEF

Analista de

Contabilidad

Una vez identificado que el anticipo es menor

al gasto se realizará la liquidación del registro

en el sistema e-SIGEF

13

Remitir

expediente

para generar

compromiso

presupuestario

Analista de

contabilidad

Del cálculo realizado el analista de

contabilidad remitirá el expediente a la unidad

de presupuesto para generar el compromiso

presupuestario correspondiente

Expediente

14

Realizar y

remitir el

compromiso

presupuestario

Analista de

Presupuesto

Se realizará el compromiso presupuestario en

la unidad de contabilidad

Compromiso

presupuestario

15

Registrar CUR

de devengado

en sistema e-

SIGEF

Analista de

Contabilidad

Una vez obtenido el compromiso

presupuestario se registrará el CUR del

devengado del mismo en el sistema e-SIGEF

16 Aprobar CUR

de devengado

Analista de

Contabilidad

En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de

devengado CUR devengado



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.







1 Liquidaciones de viáticos con anticipo

(# de informes de servicios institucionales atendidas / # de informes de servicios institucionales recibidas) X 100


17

Remitir

documentación

a Tesorería

Analista de

Contabilidad

De la revisión, análisis y los cálculos realizados

se remite la documentación a la unidad de

tesorería

Expediente

18

Solicitar

documentación

faltante o

correcciones

Analista de

Contabilidad

De la revisión de la documentación se

encuentra falencia en la misma, entonces se

solicita la correcciones o la documentación

faltante

19

Remitir

documentación

faltante y/o

correcciones

Servidor

Se remitirá la documentación solicitada o

correcciones solicitadas de ser el caso.

Regresará a la actividad 3

Documentación

conforme



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración

8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga

duración

Subproceso:

Conciliación de existencias y bienes de larga duración


CGAF-DF-C-05

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo contable

DISPARADOR:

Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes de larga duración

ENTRADAS:

Informe de revisión de las existencias y bienes de larga duración

Inventario de existencias y bienes de larga duración


Cruzar el reporte físico con el reporte contable del sistema e-SIGEF

Realizar cuadro analítico de los saldos contables de los bienes

Realizar cuadro analítico de ajustes, regularizaciones y reclasificaciones

Registrar en sistema e-SIGEF los ajustes

Realizar depreciación acumulada en el sistema e-BYE


Registrar ajustes en el sistema e-SIGEF

Aprobar depreciación en sistema e-SIGEF






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga

duración

ARTÍCULO NORMATIVA











8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de

larga duración



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de

larga duración

N

o. Actividad Rol Descripción Documento

1

Remitir inventario

de existencias y

bienes de larga

duración

Director (a)

Administrativo

Una vez realizado el inventario de existencias

de bienes y larga duración por parte de los

analistas administrativos se remitirá el informe

mediante el Director Administrativo

Memorando;

Inventario de

existencia de

bienes y larga

duración

2

Cruzar el reporte

físico con el

reporte contable

del sistema e-

SIGEF

Analista de

Contabilidad

El reporte contable del sistema e-SIGEF se

cruzará con el reporte físico que fue remitido

por la Dirección Administrativa para verificar

diferencias

3

Realizar cuadro

analítico de saldos

contables de los

bienes

Analista de

Contabilidad

Se realizará el cuadro analítico de saldos

contables donde se determinará las

diferencias.

¿Existe diferencias?

Si existe diferencias va a la actividad 4;

Si no existe diferencias se informará y termina

el proceso

Informe de

reporte de

diferencias

4

Solicitar

justificaciones o

respaldos de las

diferencias

Analista de

Contabilidad

En el caso de que exista diferencias físico

versus sistema se solicita las justificaciones o

respaldos de las diferencias encontradas en la

comparación

Memorando

solicitando

justificaciones

5

Emitir

justificaciones y

respaldos de las

diferencias

Director (a)

Administrativo

De las diferencias encontradas en el cruce

físico versus sistema se emitirá justificaciones y

respaldos de las diferencias mediante el/la


Memorando

emitiendo

justificaciones

6

Realizar cuadro

analítico de

ajustes,

regularizaciones y

reclasificaciones

Analista de

Contabilidad

Con las justificaciones de las diferencias se

realizará el cuadro analítico de ajustes,

regularizaciones y reclasificaciones

7

Registrar en

sistema e-SIGEF los

ajustes

Analista de

Contabilidad

Se registrará en el sistema e-SIGEF los ajustes

de las diferencias encontradas.

¿Son bienes de larga duración?

Si son bienes de larga duración va a la

actividad 8;

Si no son bienes de larga duración termina el

proceso

Registro del

sistema e-

SIGEF



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y

bienes de larga duración

N° Indicador Fórmula de

Cálculo Unidad de




1 Conciliaciones de existencias de bienes de larga duración

(# de informes de inventarios atendidas / # de informes de inventarios recibidos) X 100

Porcentaje Contador (a) Informe de inventarios

Anual

8

Realizar

depreciación

acumulada en el

sistema e-BYE

Analista de

Contabilidad

De los bienes de larga duración se realizará la

depreciación acumulada en el sistema e-BYE

9

Aprobar

depreciación

mediante el

sistema e-SIGEF

Analista de

Contabilidad

El analista de contabilidad aprobará la

depreciación mediante el sistema e-SIGEF



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio

fiscal

8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre

del ejercicio fiscal

Subproceso:

Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal


CGAF-DF-C-06

Descripción:

PROPÓSITO:

Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la apertura y cierre del ejercicio fiscal

DISPARADOR:

Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y cierre del ejercicio fiscal

ENTRADAS:

Directrices del Ministerio de Finanzas


Realizar el cierre del ejercicio fiscal

Registrar los pagos hasta la fecha establecida

Analizar el asiento de apertura emitida por el Ministerio de Finanzas

Clasificar de cuentas contables


Cierre del ejercicio fiscal

Documentación aprobada para Tesorería






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y

cierre del ejercicio fiscal

ARTÍCULO NORMATIVA











8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la

apertura y cierre del ejercicio fiscal



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la


8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la


N° Indicador Fórmula de Cálculo

Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición


1 Ajustes y reclasificaciones

(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de registros atendidos) X 100

Porcentaje Contador (a) Quipux Anual

N

o. Actividad Rol Descripción Documento

1 Realizar el cierre

del ejercicio fiscal

Analista de

Contabilidad

Una vez que tenemos las directrices del

Ministerio de Finanzas se realizará el cierre del

ejercicio fiscal del año en curso

Directrices del

Ministerio de

Finanzas

2

Registrar los pagos

hasta la fecha

establecida

Analista de

Contabilidad

Se registrará los pagos realizados hasta la

fecha establecida en las Directrices remitidas

por el Ministerio de Finanzas

3 Realizar ajustes

para el cierre

Analista de

Contabilidad

Se realizará los ajustes para el cierre de ser

necesario justificar

4

Analizar el asiento

de apertura

emitida por el

Ministerio de

Finanzas

Analista de

Contabilidad

El inicio del nuevo ejercicio fiscal requiere que

se analice el asiento de apertura la misma que

es emitida por el Ministerio de Finanzas

5 Clasificar las

cuentas contables

Analista de

Contabilidad

Se clasificará las cuentas contables en

liquidación y pagos

¿Es liquidación o pago?

Si es liquidación va a la actividad 6;

Si es pago va a la actividad 7

6 Archivar

documentación

Analista de

Contabilidad

Cuando la cuenta contable se encuentra en

liquidación se procede a archivar la

documentación

7

Remitir

documentación a

Tesorería

Analista de

Contabilidad

Si la cuenta contable es pagos se remitirá la

documentación a la unidad de Tesorería para

que proceda con el inicio de proceso de pagos



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera

8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera

Subproceso:

Gestión documental de la Dirección Financiera


CGAF-DF-C-07

Descripción:

PROPÓSITO:

Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección Financiera

DISPARADOR:

Necesidad de llevar un control de la documentación generada en la Dirección Financiera

ENTRADAS:

Acta entrega – recepción de la documentación de soporte que va a ser archivada


Verificar que la documentación este conforme

Ingresar la documentación al sistema ON-BASE


Archivo físico de la documentación de soporte

Archivo digital de la documentación de soporte




8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera

ARTÍCULO NORMATIVA






3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.








8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección

Financiera

8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección

Financiera


1

Remitir

documentación

de soporte

Analista de

Tesorería

La documentación resultante de los procesos

de tesorería se remite a la unidad de

contabilidad el mismo que será custodio de la

información

Acta entrega –

recepción;

Documentación

de soporte

2 Receptar la

documentación Contador (a)

Mediante acta de entrega – recepción el/la

Contador (a) recepta la documentación de Expediente



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la

Dirección Financiera

N° Indicador Fórmula de Cálculo

Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición


1 Documentación Archivada

(# de documentos archivados / # de documentos recibidos para archivo) X 100

Porcentaje Contador (a) Sistema digital ON-BASE

Semestral

de soporte de

pagos realizados

soporte generado en la unidad de tesorería

3

Remitir

documentación a

analista

responsable

Contador (a) Se remitirá la documentación a analista

responsable de la revisión de la misma Expediente

4

Verificar que la

documentación

esté conforme

Analista de

Contabilidad

El expediente será revisado y/o verificado por

el analista de contabilidad de esta forma saber

si se encuentra conforme y procede al paso

siguiente


Si está conforme va a la actividad 5;

No está conforme va a la actividad 8

5 Escanear la

documentación

Analista de

Contabilidad

Una vez que la documentación se encuentra

conforme se procederá a escanear la

documentación para generar un archivo digital

6 Ingresar al

sistema ON-BASE

Analista de

Contabilidad

La documentación que fue escaneada se

ingresará al sistema digital ON-BASE el mismo

que será nuestro repositorio digital

Archivo digital

7 Archivar

documentación

Analista de

Contabilidad

Con la documentación física se creará un

archivo el mismo que se la clasificará en forma

numérica generando un archivo físico que será

responsable y custodio del mismo la unidad de

contabilidad

Archivo físico

8

Solicitar la

documentación

correcta

Analista de

Contabilidad

Mediante el encargado de revisar la

documentación, en el caso de que no esté

correcta, se solicitará la documentación

correcta o las correcciones necesarias

9

Realizar las

correcciones

solicitadas

Analista de

Tesorería

De la derivación de que la documentación no

está conforme o necesita correcciones en la

unidad de tesorería se realizarán las

correcciones de la documentación solicitada.


Documentación

conforme



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.- Anexos

9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 15/08/2015

CÓDIGO: CGAF-DF-C-01

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

Computadoras

Teléfono

Escritorio

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CICLO

(DIAS)1

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 15/08/2015

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

Contador Software de la Institución

Revisado por: Ing. Silvia Gomez

Expediente para proceder con el pago

DENOMINACIÓNMemorando de solicitud de pago

CUR presupuestario

Unidad de Tesorería

Director financiero

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

NO

Expediente

Hardware de la institución

(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de

pago receptadas) * 100

Hoja de control

Hoja financiera

Memorando solicitando documentación faltante

El proceso inicia con la solicitud de pago de la unidad requirente, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Solicitud de pago generada por la unidad requirente

Código

ENTRADAS

Unidad requirente Memorando solicitando pago

FICHA DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN FINANCIERACONTABILIDAD

Control Previo

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las unidades requirentes en base a la normativa

legal vigente

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

Analista de control previo

PROVEEDORES

CLIENTES

Analistas de presupuesto

Analista de contabilidad

Procesos Adjetivos

INDICADORES

Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos

REGISTROS


Normativa legal vigente

Patricia Castellanos

Fecha: 15/08/2015

Quipux / e-SIGEFSemestral

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de

pago receptadas) * 100

80%

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 15/08/2015

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Solicitudes de pago



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina


FECHA: 15/08/2015

CÓDIGO: CGAF-DF-C-01-01

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfono

Escritorio




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 15/08/2015

LINEA BASE

META



Solicitudes de pago de nómina

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #

solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100

80%

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 15/08/2015


Fecha: 15/08/2015


Analistas de presupuesto

Contador (a)

Procesos Adjetivos

INDICADORES


REGISTROS



Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las Dirección de Administración de Talento

Humano en base a la normativa legal vigente



Analista de control previo

PROVEEDORES

CLIENTES

Memorando solicitando pago

FICHA DE SUBPROCESO


Control Previo (Nómina)

RECURSOS

El proceso inicia con la solicitud de pago de la Dirección de Administración de Talento Humano, y termina con la emisión de la documentación a tesorería

para realizar el pago


DISPARADOR

Solicitud de pago generada por la Dirección de Admnistración de Talento Humano

Código

ENTRADAS

Dirección de Administración de Talento Humano

(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #

solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100

Memorando de solicitud de pagos


Director (a) de Administración de Talento Humano


NO

Hoja de control


Director (a) Financiero Software de la Institución



DENOMINACIÓNExpediente




3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado


FECHA: 20/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios



LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 20/08/2015

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de registro de devengados / # de

registros devengados) * 100

80%

REGISTROS

Hoja de controlExpediente

Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación

CLIENTES

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 20/08/2015

Contador (a)

Software de la Institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad

Gestión del devengado

RECURSOS




El proceso inicia verificando la existencia del compromiso presupuestario o solicitando el compromiso presupuestario, hasta remitir el expediente a la

unidad de Tesorería con la documentación conforme


DISPARADOR

Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto

Código

ENTRADAS

Fecha: 20/08/2015


Registro de devengados(# de solicitudes de registro de devengados / # de

registros devengados) * 100


Genera número de CUR

Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez

Expediente de pago

DENOMINACIÓN


Analista de Presupuesto



Registro de devengadoExpediente

Unidad de presupuesto Compromiso presupuestario

Normativa Legal Vigente

Hardware de la Institución




3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos


FECHA: 15/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorio




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 15/08/2015

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #

solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100

80%

Analistas de Presupuesto

REGISTROS

Certificación PresupuestariaSolicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 15/08/2015

FICHA SUBPROCESO


Administración de fondos (anticipo de viáticos)

RECURSOS


Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente

CLIENTES





Contador (a) Software de la Institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES

Analistas de Contabilidad



El proceso inicia con la solicitud de anticipo de viáticos realizado hacia la Dirección de Admnistración de Talento Humano y termina con la remisión de la

documentación habilitante hacia la unidad de presupuesto para finalizar con el proceso


DISPARADOR


Código

ENTRADAS

Unidad requirenteSolicitud de autorización para cumplimiento de servicios

institucionales


Fecha: 15/08/2015


Anticipos de viáticos generados(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #

solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100

Aprobado por: Lcda Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez

Expediente

DENOMINACIÓN

CUR del anticipo

Expediente

Tesorería



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica


FECHA: 27/07/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 27/07/2015

LINEA BASE

META



Unidad requirente Memorando de solicitud de caja chica


Guía de control de documentación


Expediente

DENOMINACIÓN

Fecha: 27/07/2015


Creación de fondos para caja chica(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas /

# solicitudes de creación de caja chica recibidas) *

Certificación Presupuestaria

Expediente



El proceso inicia con la solicitud del fondo por parte de las unidades requirentes hasta la aprobación de la creación del fondo y remitir la documentación a la

unidad de tesorería


DISPARADOR

Solicitud para la creación de fondo para caja chica

Código

ENTRADAS

Tesorería

Coordinador (a) General Admnistrativo Financiero




Director (a) Financiero Software de la institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


Administración de fondos (creación de caja chica)

RECURSOS


Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes

CLIENTES

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 27/07/2015


Analista de Tesorería

Analistas de Presupuestos

REGISTROS

ExpedienteMemorando de solicitud de creación de fondo para caja chica

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / #

solicitudes de creación de caja chica recibidas) * 100

80%



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones


FECHA: 15/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorio




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 15/08/2015

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones

atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones

recibidas) * 100

80%


Director (a) de Administración de Talento Humano

REGISTROS

ExpedienteSolicitud de anticipo de remuneraciones

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 15/08/2015

FICHA DE SUBPROCESO


Administración de fondos ( anticipo de rmuneraciones)

RECURSOS


Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera

CLIENTES

Tesorería





Contador (a) Software de la institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES



El proceso inicia con la solicitud de anticipo de remuneraciones de la unidad requirente por medio de la Dirección de Admnistración de Talento Humano

hasta obtener la documentación necesaria que se genera para enviar a tesorería


DISPARADOR


Código

ENTRADAS

Fecha: 15/08/2015


Anticipo de remuneraciones

(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones

atendidas / # solicitudes de anticipo de

remuneraciones recibidas) * 100

Hoja de control

CUR contable

Unidad requirente Memorando solicitud de anticipo de remuneraciones


Documentación solicitada


Expediente

DENOMINACIÓN



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo


FECHA: 10/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 10/08/2015

LINEA BASE

META



Documentación faltante y/o correccionesCUR devengado

Contador (a)

Servidor Informe de servicios institucionales



Expediente para pago

DENOMINACIÓN

Fecha: 10/08/2015


Liquidaciones de viáticos sin anticipo(# de informes de servicios institucionales atendidas /

# de informes de servicios institucionales recibidas) *

ExpedienteCompromiso presupuestario



El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del

expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos


DISPARADOR


Código

ENTRADAS

Tesorería

Servidor





Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo

RECURSOS


Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

CLIENTES

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 10/08/2015


REGISTROS

Documentación habilitanteInforme de servicios institucionales

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de informes de servicios institucionales atendidas / #

de informes de servicios institucionales recibidas) * 100

80%



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo


FECHA: 10/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 10/08/2015

LINEA BASE

META



Documentación faltante y/o correcciones

DATH

CUR devengado

Contador (a)

Servidor Informe de servicios institucionales

Documentación para solicitud de descuento


Solicitud de descuento


Expediente para pago

DENOMINACIÓN

Fecha: 10/08/2015


Liquidaciones de viáticos con anticipo(# de informes de servicios institucionales atendidas /

# de informes de servicios institucionales recibidas) *

ExpedienteCompromiso presupuestario



El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del

expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos o la remisión de la documentación a la DATH


DISPARADOR


Código

ENTRADAS

Tesorería

Servidor





Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo

RECURSOS


Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,

subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país

CLIENTES

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 10/08/2015


REGISTROS

Documentación habilitanteInforme de servicios institucionales

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de informes de servicios institucionales atendidas / #

de informes de servicios institucionales recibidas) * 100

80%



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y

bienes de larga duración


FECHA: 20/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorio




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 20/08/2015

LINEA BASE

META



Memorando emitiendo justificacionesRegistro

Dirección AdministrativaInforme de revisión de las existencias y bienes de larga

duración



Depreciación en sistema e-SIGEF

Inventario de existencias y bienes de larga duración

DENOMINACIÓN

Fecha: 20/08/2015


Conciliaciones de existencias de bienes de larga duración(# de informes de inventarios atendidas / # de informes

de inventarios recibidos) * 100

Memorando solicitando justificaciones



El proceso inicia con emisión del inventario de existencias y bienes de larga duración que se lo realiza por parte de la Dirección Administrativa, hasta

aprobar la depreciación en el sistema e-SIGEF


DISPARADOR

Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes de larga duración

Código

ENTRADAS


Director (a) Administrativo





Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


Conciliación de existencias y bienes de larga duración

RECURSOS


Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo contable

Dirección Administrativa

CLIENTES

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 20/08/2015


REGISTROS

Informe de reporte de diferenciasMemorando con inventario de existencias y bienes de larga duración

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

(# de informes de inventarios atendidas / # de informes

de inventarios recibidos) * 100

80%



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la


Tipo de Proceso Adjetivo

FECHA: 15/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfono

Escritorio




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 15/08/2015

LINEA BASE

META






DENOMINACIÓNDirectrices del Ministerio de Finanzas


Analistas de contabilidad


Unidad de Contabilidad


El proceso inicia realizando el cierre del ejercicio fiscal, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago y/o


DISPARADOR

Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y cierre del ejercicio fiscal

Código

ENTRADAS

Ministerio de Finanzas Directrices del Ministerio de Finanzas

FICHA DE SUBPROCESO


Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal

RECURSOS



Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la apertura y cierre del ejercicio fiscal



PROVEEDORES

CLIENTES

Archivo de documentación

Procesos Adjetivos

INDICADORES


REGISTROS



Fecha: 15/08/2015


Ajustes y reclasificaciones

INDICADOR No. 2

(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de registros

atendidos) * 100

80%

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 15/08/2015

(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de

registros atendidos) * 100

NO



3223210101121111110107

5


MIDUVI, 2015.

9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la



FECHA: 25/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN


Fecha: 25/08/2015

LINEA BASE

META



Archivo Físico




Archivo físico

DENOMINACIÓN

Fecha: 25/08/2015

Contabilidad

Analistas de Tesorería



Documentación Archivada(# de documentos archivados / # de documentos

recibidos para archivo)*100

ExpedienteDocumentación conforme


El proceso inicia con la documentación generada en la unidad de Tesorería entregada a contabilidad mediante acta entrega - recepción, hasta obtener el

archivo físico de la Dirección


DISPARADOR

Necesidad de llevar un control de la documentación generada en la Dirección Financiera

Código

ENTRADAS

TesoreríaActa entrega – recepción de la documentación de soporte

que va a ser archivada

FICHA DE SUBPROCESO


Gestión Documental de la Dirección Financiera

RECURSOS


Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección Financiera



NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 25/08/2015


Procesos Adjetivos

INDICADORES


REGISTROS

Documentación de soporteActa entrega - recepción

PROVEEDORES

CLIENTES


Quipux

INDICADOR No. 2

(# de documentos archivados / # de documentos

recibidos para archivo)*100

80%

Semestral

Documents

MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD · 2015-10-06 · DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0Página .0 3 de 74 3223210101121111110107