MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN FINANCIERA (CGAF-DF-C)
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2015 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de ejecución
Descripción del cambio o eliminación
Fecha de vigencia
Solicitado por Responsable y/o Cargo
1.0 Agosto-2015 Elaboración del Manual de Procesos
Agosto-2015 Ing. Silvia Gómez Directora de Administración por Procesos
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 8
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 8
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 8
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 8
3.- Responsables............................................................................................................................ 8
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 9
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso .................................................................................... 10
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................. 11
6.1 Ficha del Proceso ............................................................................................................... 11
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 13
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 14
8.1 Subproceso control previo. ............................................................................................... 14
8.1.1. Ficha del subproceso control previo ............................................................................. 14
8.1.2 Controles del subproceso control previo ....................................................................... 15
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo .......................................................... 15
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo .......................................................... 16
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo ................................................ 18
8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina) ................................................... 19
8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina ..................................................... 19
8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina .............................................. 19
8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina ................................. 20
8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina ................................. 21
8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina .......................... 22
8.2 Subproceso gestión de devengado ................................................................................... 23
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado ................................................................ 23
8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado .......................................................... 23
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8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado ............................................. 24
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado ............................................. 25
8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado ................................... 26
8.3 Subproceso administración de fondos .............................................................................. 27
8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos ........................................................... 27
8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos ..................................................... 28
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos........................................ 28
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos ....................................... 29
8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos) .............. 30
8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos ............................................................... 30
8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos ........................................................ 30
8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos........................................... 31
8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos .......................................... 32
8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos ................................ 33
8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica) ......... 34
8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica .......................................................... 34
8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica.................................................... 34
8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica ...................................... 35
8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica ...................................... 36
8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica ............................ 37
8.3.3.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de remuneraciones) 38
8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones ................................................. 38
8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones ......................................... 39
8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones ............................ 39
8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones .................................. 40
8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones .................. 41
8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y
fuera del país ........................................................................................................................... 42
8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 42
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8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 43
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 43
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 44
8.4.1.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo) ......................................... 45
8.4.1.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 45
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 46
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 46
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 47
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 48
8.4.2.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo) ........................................ 49
8.4.2.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo .............................................................. 49
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo .............................................................. 50
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 50
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo .............................................................. 51
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 53
8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ................................. 54
8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración .............. 54
8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ........ 55
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración
................................................................................................................................................. 55
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8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración
................................................................................................................................................. 56
8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración .................................................................................................................................. 57
8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal ........... 58
8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal ........................................................................................................................................ 58
8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal ........................................................................................................................................ 59
8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del
ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 59
8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del
ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 60
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y
cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 60
8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera ...................................... 61
8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ......................... 61
8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ................... 61
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62
8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62
8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
................................................................................................................................................. 63
9.- Anexos .................................................................................................................................... 64
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo ................................................ 64
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina............................. 65
9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado .................................. 66
9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos ....................................... 67
9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica ................................... 68
9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones ......................... 69
9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ........................................... 70
9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo .......................................... 71
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9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración .................................................................................................................................. 72
9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y
cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 73
9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera ................................................................................................................................ 74
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PROCESO DE CONTABILIDAD
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Registrar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, mediante la verificación, revisión y análisis de las solicitudes receptadas por la Unidad de Contabilidad.
1.2 Objetivos específicos
Analizar y aprobar las solicitudes recibidas de las diferentes unidades de
gestión.
Realizar el control previo de las cuentas por pagar de las obligaciones
adquiridas por la institución
2.- Alcance
El proceso de contabilidad es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
para todas las unidades de gestión DESDE las diferentes solicitudes de pago, anticipos
de viáticos, anticipo de remuneraciones, creación de caja chica, liquidaciones de
viáticos, conciliaciones de bienes, ajustes y reclasificaciones que se generan en las
unidades requirentes, para verificación, revisión, análisis y ejecución de las solicitudes,
HASTA la aprobación mediante el sistema e-SIGEF y remisión de la documentación a
Tesorería o la unidad requirente solicitante de la información.
3.- Responsables
Coordinador (a) General Administrativo Financiero
Director (a) Financiero
Director (a) de Administración del Talento Humano
Director (a) Administrativo
Contador (a)
Analista de Contabilidad
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Analista de Presupuesto
Analista de Tesorería
Analistas de las unidades requirentes
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGAF Coordinación General Administrativa Financiera
CUR Código único de registro
DA Dirección Administrativa
DATH Dirección de Administración del Talento Humano
DF Dirección Financiera
e-SIGEF Sistema de Gestión Financiera
MF Ministerio de Finanzas
UR Unidad requirente
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Bienes de larga duración Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución
Caja chica Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas
Certificación presupuestaria Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto
Compromiso presupuestario Es el acto administrativo por el que la autoridad competente decide su realización, momento en el cual se genera una reserva parcial o total de la asignación presupuestaria
Control previo Es el conjunto de procedimientos y acciones que permite verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para proceder con el pago y/o transferencia de recursos financieros
CUR contable CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones
CUR devengado En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos.
Hoja de control Documento que permite la verificación de información general de los pagos a realizarse.
Movilización Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto
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Subsistencia Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día.
Viáticos Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los servidores de las instituciones del Estado, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación que se produzcan durante el cumplimiento de servicios institucionales dentro del país y por tal razón deban pernoctar fuera de lugar habitual de trabajo
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
Las funciones y responsabilidades en el proceso de contabilidad y sus
subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los
resultados óptimos.
Los cálculos de las solicitudes de pago de nómina, se lo realizará en la Dirección
de Administración de Talento Humano, para revisión de Contabilidad.
Los registros o mecanismos de control deberán estar actualizados.
Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo
realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso
Proceso:
Contabilidad
Código del Proceso: CGAF-DF-C
Descripción:
PROPÓSITO:
Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de contabilidad
DISPARADOR:
Necesidad de las diferentes unidades requirentes de pagos
ENTRADAS:
Solicitud de pago
Inventarios de existencias y bienes de larga duración
Solicitud de anticipo de viáticos y remuneraciones
Información y directrices del Ministerio de Finanzas
SUBPROCESOS:
1. Control previo
i. Control previo (Nómina)
2. Gestión de devengado
3. Administración de fondos
i. Anticipo de viáticos
ii. Creación de caja chica
iii. Anticipo de remuneraciones
4. Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
i. Liquidación de viáticos sin anticipo
ii. Liquidación de viáticos con anticipo
5. Conciliación de existencia de bienes de larga duración
6. Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal
7. Gestión documental de la Dirección Financiera
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Productos/Servicios del Proceso:
Documentación conforme y habilitante para proceder el pago mediante el proceso de tesorería.
Información solicitada por las unidades requirentes
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso control previo.
8.1.1. Ficha del subproceso control previo
Subproceso:
Control previo
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-01
Descripción:
PROPÓSITO:
Verificar y analizar los cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos por las unidades requirentes
DISPARADOR:
Solicitud de pago generadas por las unidades requirentes
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud de pago de las unidades requirentes de la institución
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos
Ingresar contrato al sistema e-SIGEF
Ingresar información al sistema SYS CONTROL
Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
Remitir documentación aprobada a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.1.2 Controles del subproceso control previo
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Recibir, revisar y
reasignar solicitud
de pago a
contabilidad
Director (a)
Financiero
El Director Financiero recibe, revisa y reasigna
a la unidad de contabilidad el memorando con
la solicitud de pago que es generado en las
diferentes unidades de gestión de la Institución
Memo de
solicitud de
pago y
expediente
2
Reasignar
documentación a
responsable de
control previo
Contador (a)
Una vez que llega a la Unidad de Contabilidad
el/la Contador(a) reasigna la documentación a
responsable del control previo, en base a las
unidades de control del sistema público.
¿Es gasto corriente o procesos de compras
públicas?
Gasto corriente: Va a la actividad 3
Proceso de compras públicas(CONTRATOS): Va
a la actividad 12
Expediente
3
Verificar los
documentos
habilitantes
Analista de
Contabilidad
Si es gasto corriente se verifica la
documentación habilitante que este completa
y conforme a los requerimientos de la unidad
de control previo
¿La documentación está conforme?
Si: Va a la actividad 4
No: Va a la actividad 18
4
Ingresar
información a
sistema SYS
CONTROL
Analista de
Contabilidad
Se ingresa la información al sistema SYS
CONTROL para efectuar cálculos de impuestos
y descuentos, el mismo que es validado por el
encargado del control previo
Hoja de control
5
Firmar y enviar la
hoja de control al
Contador(a)
Analista de
Contabilidad
La hoja de control emitida por el sistema SYS
CONTROL es validada mediante firma por el
encargado de control previo, y enviado a el/la
contador(a) para su aprobación
Hoja de control
6
Aprobar la hoja de
control mediante
firma
Contador (a)
Se aprueba la hoja de control mediante firma
de responsabilidad de el/la Contador(a)
¿Es otro pago del mismo contrato?
No: va a la actividad 7
Si: va a la actividad 9
7
Remitir
documentación a
presupuesto
Contador (a)
Una vez que fue aprobada la hoja de control
por el/la Contador(a) se remitirá la
documentación a presupuesto
8 Realizar y remitir
el compromiso
Analista de
Presupuesto
El analista de presupuesto realiza el
compromiso presupuestario y remite a la
Compromiso
presupuestario
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presupuestario unidad de contabilidad.
¿Es beneficiario nuevo?
SI: Va a la actividad 9
NO: Va a la actividad 10
9 Crear beneficiario Analista de
Tesorería Se creará el beneficiario
10
Registrar CUR de
devengado en el
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad
El analista de contabilidad se registrará el CUR
de devengado en el sistema e-SIGEF
11
Remitir
documentación a
Tesorería
Analista de
Contabilidad
El expediente generado con la documentación
habilitante es remetido a tesorería Expediente
12
Revisar
documentación
mediante check list
Contabilidad
Si es proceso de compras públicas
(CONTRATOS) se revisa la documentación
habilitante mediante check list de verificación
de documentación.
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 13;
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 18
13
Realizar hoja
financiera para
solicitar
certificación
presupuestaria
Analista de
Contabilidad
Una vez que se ha revisado la documentación
mediante check list, se realiza la hoja
financiera para solicitar la certificación
presupuestaria.
¿Es contratista nuevo?
Si: Va a la actividad 14
No: Va a la actividad 16
¿Es otro pago del mismo contrato?
No: Va a la actividad 16
Si: Va a la actividad 4
Hoja financiera
14
Remitir
información
bancaria y RUC
Analista de
Contabilidad
El analista de contabilidad remitirá la
información bancaria y el RUC para su registro
15 Crear beneficiario Analista de
Tesorería
La unidad de tesorería creará el beneficiario en
el sistema
16
Ingresar el
contrato a sistema
e-SIGEF
Analista de
Contabilidad Se ingresa el contrato al sistema e-SIGEF
17 Gestión del CUR
presupuestario
Analista de
Presupuesto
La unidad de presupuesto realizará el
subproceso de gestión del CUR presupuestario.
Una vez que haya realizado la gestión en la
unidad de presupuesto va a la actividad 9
CUR
presupuestario
y expediente
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8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Solicitudes de pago
(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de pago receptadas) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral
18
Solicitar
documentación
faltante o
rectificación de
documentos
Analista de
Contabilidad
Si requiere que se haga rectificaciones en la
documentación recibida se solicita a las
unidades requirente la documentación faltante
o que la misma esté conforme
19
Enviar
documentación
solicitada
Analista de la
Unidad
Requirente
La unidad requirente remitirá la
documentación solicitada y pasa a la actividad
3 y/o a la actividad 12
Documentación
faltante
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina)
8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina
Subproceso:
Control previo de nómina
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-01-01
Descripción:
PROPÓSITO:
Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por la Dirección de Administración de Talento Humano
DISPARADOR:
Solicitud de pago de nómina generados por la Dirección de Administración de Talento Humano
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud de pago de nómina
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos
Ingresar información al sistema SYS CONTROL
Remitir documentación aprobada a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago de nómina en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
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Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina
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8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Solicitar pagos
de nómina
Director (a) de
Administración
de Talento
Humano
La Dirección de Administración de Talento
Humano mediante su Director solicita el pago
de lo que se refiere a nómina a la Dirección
Financiera
Memorando
solicitando
pago y
Expediente
2
Remitir
documentación a
Contabilidad
Director (a)
Financiero
Una vez recibida la documentación se remite a
contabilidad la solicitud de pago Expediente
3
Revisar cálculos y
documentación
Analista de
Contabilidad
Se revisa los cálculos generados por la DATH y
la documentación que este conforme y
completa.
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 8
4
Ingresar
información al
sistema SYS
CONTROL
Analista de
Contabilidad
De la documentación revisada se ingresará la
información al sistema SYS CONTROL Hoja de control
5
Firmar y enviar
hoja de control a
Contador (a)
Analista de
Contabilidad
El analista de control previo firmará la hoja de
control y enviará hacia el/la Contador (a) Expediente
6
Aprobar la hoja
de control
mediante firma
Contador (a) Se aprobará la hoja de control mediante la
firma de el/la Contador (a) Expediente
7
Remitir
documentación a
tesorería
Analista de
Contabilidad Se remite la documentación a tesorería Expediente
8
Solicitar
documentación
correcta
Analista de
Contabilidad
Se solicitará a la DATH la documentación
faltante o las rectificaciones de ser el caso
9
Remitir
documentación
solicitada
Analista de
administración
de Talento
Humano
La DATH hará las correcciones
correspondientes o remitirá la documentación
que se encuentra como faltante.
Regresa a la actividad 3
Documentación
solicitada
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8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Solicitudes de pago de nómina
(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / # solicitudes de pago de nómina receptadas) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral
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8.2 Subproceso gestión de devengado
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado
Subproceso:
Gestión del devengado
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-02
Descripción:
PROPÓSITO:
Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación
DISPARADOR:
Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto
ENTRADAS:
Compromiso presupuestario
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Verificar cálculos y documentación habilitante
Registrar y solicitar en el sistema e-SIGEF el devengado
Aprobar el devengado
Remitir documentación aprobada a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF
Documentación aprobada para remitir a Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
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Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado
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8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
¿Existe
compromiso
presupuestario?
Al inicio del subproceso gestión de devengado
se debe verificar si existe compromiso
presupuestario.
En caso de que exista el compromiso
presupuestario continúa en la actividad 3;
Si no existe compromiso presupuestario para
iniciar el proceso continúa en la actividad 2
Expediente
2 Gestión del CUR
Presupuestario
Analista de
Presupuesto
Se realiza el subproceso gestión del CUR
presupuestario
Compromiso
presupuestario
3
Verificar los
cálculos realizados
y documentación
habilitante
Analista de
Contabilidad
Una vez que tenemos el compromiso
presupuestario y la documentación habilitante
se verificará los cálculos correspondientes a fin
de que proceda con el CUR de devengado
4
Registrar y solicitar
en sistema e-SIGEF
el devengado
Analista de
Contabilidad
Se procede a registrar y solicitar el devengado
en el sistema e-SIGEF el mismo que nos da un
número de CUR que puede ser para gasto
corriente o inversión
Registro de
devengado y
número de CUR
5
Sellar y firmar el
registro del
devengado
Analista de
Contabilidad
El registro de devengado es sellado y firmado
por el analista que lo realiza
Registro de
devengado
firmado
6 Remitir a contador
para aprobación
Analista de
Contabilidad
La documentación habilitante en conjunto con
el registro de devengado solicitado en el
sistema e-SIGEF se remitirá a el/la contador (a)
para su aprobación
Expediente
7 Aprobar registro
de devengado Contador (a)
Mediante firma de responsabilidad se
aprobará el registro de devengado Expediente
8
Registrar
documentación en
cuaderno de
control
Contador (a)
El/la contador (a) registrará la documentación
en el cuaderno de control para registro interno
y externo de entrega recepción de documentos
Cuaderno de
control
9
Remitir
documentación a
tesorería
Contador (a)
Se remitirá todo el expediente con la
documentación habilitante a la unidad de
tesorería
Expediente
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8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Registro de devengados
(# de solicitudes de registro de devengados / # de registros devengados) X 100
Porcentaje Contador (a) Solicitudes Semestral
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8.3 Subproceso administración de fondos
8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos
Subproceso:
Administración de fondos
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-03
Descripción:
PROPÓSITO:
Gestionar y direccionar los fondos según los requerimientos de las unidades de requirentes y/o servidores dela institución
DISPARADOR:
Solicitud de recursos para realizar la gestión de los requirentes
ENTRADAS:
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
Solicitud del fondo para creación de caja chica
Solicitud de anticipo de remuneraciones
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar cálculos en base a las solicitudes
Solicitar certificación presupuestaria
Registrar la creación del fondo en el sistema e-SIGEF
Aprobación de la solicitudes
Remitir el expediente a la unidad de tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF
Documentación aprobada para remitir a Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos
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8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Anticipo de fondos Contabilidad Subproceso vinculado anticipo de fondos Expediente
2 Creación de caja
chica Contabilidad Subproceso vinculado creación de caja chica Expediente
3 Anticipo de
remuneraciones Contabilidad
Subproceso vinculado anticipo de
remuneraciones Expediente
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8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos)
8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos
Subproceso:
Anticipo de viáticos
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-03-01
Descripción:
PROPÓSITO:
Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente
DISPARADOR:
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud de anticipo de viáticos
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar cálculo en base a la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
Realizar la certificación presupuestaria
Registrar en el sistema e-SIGEF la creación del fondo
Enviar documentación a tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación de la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
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Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos
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8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Solicitar el anticipo
de viáticos
Unidad
requirente
La unidad requirente solicita la autorización
para cumplimiento de servicios institucionales
mediante memorando
Memorando
con solicitud de
autorización
para
cumplimiento
de servicios
institucionales
2 Remitir solicitud a
Contabilidad
Director (a)
Financiero
Una vez recibido la documentación se remite la
solicitud al área de contabilidad Expediente
3
Realizar cálculo en
base a la solicitud
de autorización
para cumplimiento
de servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
La unidad de presupuesto realizará el cálculo
en base a la solicitud de autorización para
cumplimiento de servicios institucionales
4
Remitir la solicitud
de autorización
para cumplimiento
de servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
Se remitirá la solicitud de autorización para
cumplimiento de servicios institucionales a la
unidad de presupuestos
5 Certificación
Presupuestaria
Analista de
Presupuesto
Se realiza el subproceso de certificación
presupuestaria
Certificación
presupuestaria
6 Recibir y revisar
documentación
Analista de
Contabilidad
Se recibe la documentación emitida en el
subproceso de certificación presupuestaria
7
Registrar en el
sistema e-SIGEF la
creación del fondo
Analista de
Contabilidad
La unidad de contabilidad registrará en el
sistema e-SIGEF la creación del fondo
CUR del
anticipo
8
Aprobar la
creación del fondo
mediante firma
Contador (a) El/la contador (a) aprobará la creación del
fondo mediante firma
9
Enviar
documentación a
tesorería
Contador (a)
Se remitirá la documentación (expediente) a
tesorería
Expediente
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8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Anticipos de viáticos generados
(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / # solicitudes de anticipo viáticos receptados) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral
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8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica)
8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica
Subproceso:
Creación de caja chica
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-03-02
Descripción:
PROPÓSITO:
Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes
DISPARADOR:
Solicitud para la creación de fondo para caja chica
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud de fondo para caja chica
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar que la documentación esté conforme
Realizar la certificación presupuestaria
Crear fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF
Registrar la creación del fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF
Enviar documentación a tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación de la solicitud del fondo para la creación de caja chica revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
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Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar el fondo
para la creación de
caja chica
Unidad
requirente
La unidad requirente solicitará el fondo para
la creación de fondo para la caja chica
Memorando de
solicitud de
fondo
2
Direccionar
solicitud a Director
Financiero
Coordinador (a)
General
Administrativo
Financiero
Una vez recibida la solicitud se direccionará
al Director Financiero
Memorando de
solicitud de
fondos
3
Reasignar la
solicitud a Unidad
de Contabilidad
Director (a)
Financiero
Se reasignará la solicitud para que le den
gestión en la Unidad de Contabilidad Expediente
4
Revisar que la
documentación
esté conforme
Analista de
Contabilidad
El analista de Contabilidad revisará que la
documentación se encuentre conforme.
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 5
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 11
5
Enviar
documentación a
la Unidad de
Presupuesto
Analista de
Contabilidad
La documentación que se encuentra correcta
y/o conforme se enviará a la unidad de
presupuesto para que se proceda con la
certificación presupuestaria
Expediente
6 Certificación
Presupuestaria
Analista de
Presupuesto
Se realiza el subproceso de certificación
presupuestaria
Certificación
presupuestaria
7
Crear fondo de
caja chica en el
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad /
Analista de
Tesorería
Una vez recibida la certificación
presupuestaria y el expediente se creará el
fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF
8
Registrar la
creación del fondo
de caja chica en el
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad
Se registrará la creación del fondo de caja
chica en el sistema e-SIGEF el mismo que
será firmado por el analista de contabilidad
que realiza el procedimiento
Expediente
9
Aprobar solicitud
de fondo mediante
firma
Contador(a) El/la Contador (a) aprobará la solicitud del
fondo mediante firma de responsabilidad Expediente
10
Remitir a la
Unidad de
Tesorería
Contador(a) Se remite la documentación a la unidad de
tesorería
Expediente
Guía de control
de
documentación
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Creación de fondos para caja chica
(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / # solicitudes de creación de caja chica recibidas) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral
11
Solicitar
documentación
faltante o
correcciones
Analista de
Contabilidad
La unidad de contabilidad solicitará la
documentación que se encuentre faltante o
las correcciones de haberlas
12
Remitir
documentación
conforme
Analista de
Contabilidad
Se remitirá la documentación faltante o las
correcciones solicitadas por la unidad de
contabilidad.
Regresa a la actividad 4
Documentación
faltante y/o
correcciones
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8.3.3.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de
remuneraciones)
8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones
Subproceso:
Anticipo de remuneraciones
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-03-03
Descripción:
PROPÓSITO:
Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera
DISPARADOR:
Solicitud de anticipo de remuneraciones
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud de anticipo de remuneraciones realizado por el servidor
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar solicitud de anticipo y documentación habilitante
Elaborar cuadro de capacidad de endeudamiento
Llenar hoja de solicitud aprobando el anticipo de remuneraciones
Ingresar información al sistema SYS ANTICIPOS
Ingresar información al sistema e-SIGEF
Remitir documentación a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación de la solicitud de anticipo de remuneraciones revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones
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8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Anticipo de
remuneraciones
Unidad
requirente
Una vez recibido la solicitud de anticipo de
remuneraciones la Dirección de
Administración de Talento Humano realiza
las actividades del subproceso, para remitir a
la Dirección Financiera la documentación
conforme mediante memorando
Memorando de
solicitud de
anticipo de
remuneraciones
2 Remitir solicitud
a Contabilidad
Director
Financiero
El expediente generado en la Dirección de
Administración de Talento Humano mediante
la solicitud de anticipo remuneraciones, se
remitirá a la unidad de contabilidad para que
se procesa con el trámite conforme
Expediente
3
Revisar solicitud
de anticipo y
documentación
habilitante
Analista de
Contabilidad
Se procede a revisar la solicitud de anticipo y
que la documentación habilitante se
encuentre conforme y completa.
¿La Documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la actividad no se encuentra conforme va a
la actividad 12
4
Elaborar cuadro
de capacidad de
endeudamiento
Analista de
Contabilidad
De la revisión conforme realizada
previamente se procede a elaborar el cuadro
de capacidad de endeudamiento del servidor
solicitante del anticipo de remuneración
Hoja de Excel con
cuadro de
capacidad de
endeudamiento y
valor de cuotas
de descuentos
mensuales
5
Llenar hoja de
solicitud
aprobando el
anticipo de
remuneraciones
Analista de
Contabilidad
La hoja de solicitud de anticipo de
remuneraciones que en inicio del proceso es
llenada con los datos del solicitante y valores,
una vez que se encuentra conforme, el
analista de contabilidad procede a llenar los
campos que le corresponde llenar a él, de
esta forma indica la aprobación de anticipo
de remuneraciones
Expediente
6
Ingresar
información al
sistema SYS
CONTROL
Analista de
Contabilidad
Se ingresará la información que se originó en
la solicitud de anticipo de remuneraciones al
sistema SYS CONTROL
Hoja de control
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8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones
N° Indicador Fórmula de
Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Anticipo de remuneraciones
(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones recibidas) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral
7
Firmar y enviar la
documentación
a Contador (a)
para aprobación
Analista de
Contabilidad
Para la aprobación de el/la Contador (a) se
envía la documentación previa firma del
analista de contabilidad en la hoja de control
Expediente
8
Aprobar la
solicitud
mediante firma
Contador (a) /
Director (a)
Financiera
El/la Contador (a) junto con el Director (a)
Financiera aprobarán la solicitud de anticipo
de remuneraciones
Expediente
9
Ingresar
información al
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad
Se ingresará la información generada al
sistema e-SIGEF el mismo que nos generará
el CUR contable
CUR contable
10
Remitir
documentación a
Tesorería
Analista de
Contabilidad
La documentación generada durante el
proceso es remitida a unidad de tesorería
para que se genere los haberes para el
solicitante
Expediente
11
Remitir
información a
DATH
Analista de
Contabilidad
La información generada durante el proceso
es remitida a la Dirección de Administración
de Talento Humano para descuentos
mensuales en rol de pagos del requirente
12
Solicitar
documentación
faltante o
rectificación de
documentos
Analista de
Contabilidad
Se solicitará la documentación faltante o la
rectificación de documentos si en la revisión
de documentación faltare o procedería a la
corrección
13
Remitir
rectificación de
documentos
Analista de la
Dirección de
Talento
Humano
La Dirección de Talento Humano mediante
sus analistas remitirá los documentos o la
rectificación de los documentos solicitados
para proceder con el trámite.
Regresa a la actividad 3
Documentación
solicitada
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8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país
8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y alimentación dentro y fuera del país
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-04
Descripción:
PROPÓSITO:
Realizar los cálculos y verificación de documentación adquiridos por los servidos por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
DISPARADOR:
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Verificar cálculos y documentación habilitante
Realizar cálculos del informe de servicios institucionales
Generar compromiso presupuestario
Aprobar CUR devengado
Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación aprobada para remitir a Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 - Liquidación con
anticipo Contabilidad
Subproceso vinculado Liquidación con
anticipo Expediente
2 -Liquidación sin
anticipo Contabilidad Subproceso vinculado Liquidación sin anticipo Expediente
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8.4.1.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo)
8.4.1.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-04-01
Descripción:
PROPÓSITO:
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
DISPARADOR:
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar y analizar la documentación
Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales
Generar compromiso presupuestario
Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
Aprobar CUR devengado
Remitir documentación a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación del informe de servicios institucionales aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
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8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Remitir
documentación
a contador (a)
Director (a)
Financiero
El informe de servicios institucionales
generados; en conjunto con los documentos
que justifican la liquidación de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación
dentro y fuera del país se remite a la unidad
de contabilidad
Informe de
servicios
institucionales;
Documentación
habilitante
2
Reasignar
documentación
a analista de
control previo
Contador (a)
Una vez recibida la documentación se envía
para realizar el análisis y los cálculos
correspondientes.
Expediente
3
Revisar y
analizar la
documentación
Analista de
Contabilidad
Se revisará y analizará la documentación
que avale el informe de servicios
institucionales
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la actividad no está conforme va a la
actividad 10
4
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
La unidad de contabilidad realizará los
cálculos del informe de servicios
institucionales generados por el servidor a
causa de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera
del país
5
Remitir
expediente para
generar
compromiso
presupuestario
Analista de
contabilidad
Del cálculo realizado el analista de
contabilidad remitirá el expediente a la
unidad de presupuesto para generar el
compromiso presupuestario
correspondiente
Expediente
6
Realizar y remitir
el compromiso
presupuestario
Analista de
Presupuesto Se realizará el compromiso presupuestario
Compromiso
presupuestario
7
Registrar el CUR
devengado en
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad
Una vez obtenido el compromiso
presupuestario se registrará el CUR de
devengado en el sistema e-SIGEF
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Liquidaciones de viáticos sin anticipo
(# de informes de servicios institucionales atendidas / # de informes de servicios institucionales recibidas) X 100
Porcentaje Contador (a) Solicitudes Semestral
8 Aprobar CUR de
devengado
Analista de
Contabilidad
En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de
devengado CUR devengado
9
Remitir
documentación
a Tesorería
Analista de
Contabilidad
De la revisión, análisis y los cálculos
realizados se remite la documentación a la
unidad de tesorería
Expediente
10
Solicitar
documentación
faltante o
correcciones
Analista de
Contabilidad
De la revisión de la documentación se
encuentra falencia en la misma, entonces se
solicita la correcciones o la documentación
faltante
11
Remitir
documentación
faltante y/o
correcciones
Servidor
Se remitirá la documentación solicitada o
correcciones solicitadas de ser el caso.
Regresa a la actividad 3
Documentación
conforme
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
8.4.2.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo)
8.4.2.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-04-02
Descripción:
PROPÓSITO:
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
DISPARADOR:
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar y analizar la documentación
Verificar y determinar el anticipo entregado
Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales
Generar compromiso presupuestario
Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
Aprobar CUR devengado
Remitir documentación a Tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación del informe de servicios institucionales aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF
Solicitar el descuento del valor en rol de pagos
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Remitir
documentación
a contador (a)
Director (a)
Financiero
El informe de servicios institucionales
generados; en conjunto con los documentos
que justifican la liquidación de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación
dentro y fuera del país se remite a la unidad de
contabilidad
Informe de
servicios
institucionales;
Documentación
habilitante
2
Reasignar
documentación
a analista de
control previo
Contador (a)
Una vez recibida la documentación se envía
para realizar el análisis y los cálculos
correspondientes.
Expediente
3
Revisar y
analizar la
documentación
Analista de
Contabilidad
Se revisará y analizará la documentación que
avale el informe de servicios institucionales
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la actividad no está conforme va a la
actividad 18
4
Verificar y
determinar el
anticipo
entregado
Analista de
Contabilidad
Una vez obtenida la documentación conforme
se verificará y determinará el anticipo
entregado.
Si el anticipo es igual al gasto va a la actividad
5;
Si el anticipo es mayor al gasto va a la
actividad 7;
Si el anticipo es menor al gasto va a la
actividad 11;
5
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
Si el anticipo es igual al gasto: se realizará los
cálculos del informe de servicios institucionales
6
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema e-
SIGEF
Analista de
Contabilidad
Una vez identificado que el anticipo es igual al
gasto se realizará la liquidación del registro en
el sistema e-SIGEF
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
7
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
Si el anticipo es mayor al gasto: se realizará los
cálculos del informe de servicios institucionales
8
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema e-
SIGEF
Analista de
Contabilidad
Una vez identificado que el anticipo es mayor
al gasto se realizará la liquidación del registro
en el sistema e-SIGEF
9
Solicitar el
descuento del
valor en rol de
pagos
Analista de
Contabilidad
Se solicitará el descuento del valor en rol de
pagos
Solicitud de
descuento
10
Remitir
solicitud a
DATH
Director (a)
Financiero
Mediante el/la directora (a) Financiero se
remitirá la solicitud de descuento a la Dirección
de Administración de Talento Humano
Memorando
11
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de
Contabilidad
Si el anticipo es menor al gasto: se realizará los
cálculos del informe de servicios institucionales
12
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema e-
SIGEF
Analista de
Contabilidad
Una vez identificado que el anticipo es menor
al gasto se realizará la liquidación del registro
en el sistema e-SIGEF
13
Remitir
expediente
para generar
compromiso
presupuestario
Analista de
contabilidad
Del cálculo realizado el analista de
contabilidad remitirá el expediente a la unidad
de presupuesto para generar el compromiso
presupuestario correspondiente
Expediente
14
Realizar y
remitir el
compromiso
presupuestario
Analista de
Presupuesto
Se realizará el compromiso presupuestario en
la unidad de contabilidad
Compromiso
presupuestario
15
Registrar CUR
de devengado
en sistema e-
SIGEF
Analista de
Contabilidad
Una vez obtenido el compromiso
presupuestario se registrará el CUR del
devengado del mismo en el sistema e-SIGEF
16 Aprobar CUR
de devengado
Analista de
Contabilidad
En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de
devengado CUR devengado
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Liquidaciones de viáticos con anticipo
(# de informes de servicios institucionales atendidas / # de informes de servicios institucionales recibidas) X 100
Porcentaje Contador (a) Solicitudes Semestral
17
Remitir
documentación
a Tesorería
Analista de
Contabilidad
De la revisión, análisis y los cálculos realizados
se remite la documentación a la unidad de
tesorería
Expediente
18
Solicitar
documentación
faltante o
correcciones
Analista de
Contabilidad
De la revisión de la documentación se
encuentra falencia en la misma, entonces se
solicita la correcciones o la documentación
faltante
19
Remitir
documentación
faltante y/o
correcciones
Servidor
Se remitirá la documentación solicitada o
correcciones solicitadas de ser el caso.
Regresará a la actividad 3
Documentación
conforme
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8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración
8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración
Subproceso:
Conciliación de existencias y bienes de larga duración
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-05
Descripción:
PROPÓSITO:
Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo contable
DISPARADOR:
Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes de larga duración
ENTRADAS:
Informe de revisión de las existencias y bienes de larga duración
Inventario de existencias y bienes de larga duración
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Cruzar el reporte físico con el reporte contable del sistema e-SIGEF
Realizar cuadro analítico de los saldos contables de los bienes
Realizar cuadro analítico de ajustes, regularizaciones y reclasificaciones
Registrar en sistema e-SIGEF los ajustes
Realizar depreciación acumulada en el sistema e-BYE
Productos/Servicios del Subproceso:
Registrar ajustes en el sistema e-SIGEF
Aprobar depreciación en sistema e-SIGEF
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de
larga duración
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8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de
larga duración
N
o. Actividad Rol Descripción Documento
1
Remitir inventario
de existencias y
bienes de larga
duración
Director (a)
Administrativo
Una vez realizado el inventario de existencias
de bienes y larga duración por parte de los
analistas administrativos se remitirá el informe
mediante el Director Administrativo
Memorando;
Inventario de
existencia de
bienes y larga
duración
2
Cruzar el reporte
físico con el
reporte contable
del sistema e-
SIGEF
Analista de
Contabilidad
El reporte contable del sistema e-SIGEF se
cruzará con el reporte físico que fue remitido
por la Dirección Administrativa para verificar
diferencias
3
Realizar cuadro
analítico de saldos
contables de los
bienes
Analista de
Contabilidad
Se realizará el cuadro analítico de saldos
contables donde se determinará las
diferencias.
¿Existe diferencias?
Si existe diferencias va a la actividad 4;
Si no existe diferencias se informará y termina
el proceso
Informe de
reporte de
diferencias
4
Solicitar
justificaciones o
respaldos de las
diferencias
Analista de
Contabilidad
En el caso de que exista diferencias físico
versus sistema se solicita las justificaciones o
respaldos de las diferencias encontradas en la
comparación
Memorando
solicitando
justificaciones
5
Emitir
justificaciones y
respaldos de las
diferencias
Director (a)
Administrativo
De las diferencias encontradas en el cruce
físico versus sistema se emitirá justificaciones y
respaldos de las diferencias mediante el/la
Director (a) Financiero
Memorando
emitiendo
justificaciones
6
Realizar cuadro
analítico de
ajustes,
regularizaciones y
reclasificaciones
Analista de
Contabilidad
Con las justificaciones de las diferencias se
realizará el cuadro analítico de ajustes,
regularizaciones y reclasificaciones
7
Registrar en
sistema e-SIGEF los
ajustes
Analista de
Contabilidad
Se registrará en el sistema e-SIGEF los ajustes
de las diferencias encontradas.
¿Son bienes de larga duración?
Si son bienes de larga duración va a la
actividad 8;
Si no son bienes de larga duración termina el
proceso
Registro del
sistema e-
SIGEF
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8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y
bienes de larga duración
N° Indicador Fórmula de
Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Conciliaciones de existencias de bienes de larga duración
(# de informes de inventarios atendidas / # de informes de inventarios recibidos) X 100
Porcentaje Contador (a) Informe de inventarios
Anual
8
Realizar
depreciación
acumulada en el
sistema e-BYE
Analista de
Contabilidad
De los bienes de larga duración se realizará la
depreciación acumulada en el sistema e-BYE
9
Aprobar
depreciación
mediante el
sistema e-SIGEF
Analista de
Contabilidad
El analista de contabilidad aprobará la
depreciación mediante el sistema e-SIGEF
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8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal
8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre
del ejercicio fiscal
Subproceso:
Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-06
Descripción:
PROPÓSITO:
Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la apertura y cierre del ejercicio fiscal
DISPARADOR:
Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y cierre del ejercicio fiscal
ENTRADAS:
Directrices del Ministerio de Finanzas
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar el cierre del ejercicio fiscal
Registrar los pagos hasta la fecha establecida
Analizar el asiento de apertura emitida por el Ministerio de Finanzas
Clasificar de cuentas contables
Productos/Servicios del Subproceso:
Cierre del ejercicio fiscal
Documentación aprobada para Tesorería
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
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8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y
cierre del ejercicio fiscal
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
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8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
N° Indicador Fórmula de Cálculo
Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Ajustes y reclasificaciones
(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de registros atendidos) X 100
Porcentaje Contador (a) Quipux Anual
N
o. Actividad Rol Descripción Documento
1 Realizar el cierre
del ejercicio fiscal
Analista de
Contabilidad
Una vez que tenemos las directrices del
Ministerio de Finanzas se realizará el cierre del
ejercicio fiscal del año en curso
Directrices del
Ministerio de
Finanzas
2
Registrar los pagos
hasta la fecha
establecida
Analista de
Contabilidad
Se registrará los pagos realizados hasta la
fecha establecida en las Directrices remitidas
por el Ministerio de Finanzas
3 Realizar ajustes
para el cierre
Analista de
Contabilidad
Se realizará los ajustes para el cierre de ser
necesario justificar
4
Analizar el asiento
de apertura
emitida por el
Ministerio de
Finanzas
Analista de
Contabilidad
El inicio del nuevo ejercicio fiscal requiere que
se analice el asiento de apertura la misma que
es emitida por el Ministerio de Finanzas
5 Clasificar las
cuentas contables
Analista de
Contabilidad
Se clasificará las cuentas contables en
liquidación y pagos
¿Es liquidación o pago?
Si es liquidación va a la actividad 6;
Si es pago va a la actividad 7
6 Archivar
documentación
Analista de
Contabilidad
Cuando la cuenta contable se encuentra en
liquidación se procede a archivar la
documentación
7
Remitir
documentación a
Tesorería
Analista de
Contabilidad
Si la cuenta contable es pagos se remitirá la
documentación a la unidad de Tesorería para
que proceda con el inicio de proceso de pagos
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8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera
8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
Subproceso:
Gestión documental de la Dirección Financiera
Código del Subproceso:
CGAF-DF-C-07
Descripción:
PROPÓSITO:
Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección Financiera
DISPARADOR:
Necesidad de llevar un control de la documentación generada en la Dirección Financiera
ENTRADAS:
Acta entrega – recepción de la documentación de soporte que va a ser archivada
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Verificar que la documentación este conforme
Ingresar la documentación al sistema ON-BASE
Productos/Servicios del Subproceso:
Archivo físico de la documentación de soporte
Archivo digital de la documentación de soporte
Responsable del Subproceso:
Director (a) Financiero
Tipo de cliente: Interno
8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera
8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Remitir
documentación
de soporte
Analista de
Tesorería
La documentación resultante de los procesos
de tesorería se remite a la unidad de
contabilidad el mismo que será custodio de la
información
Acta entrega –
recepción;
Documentación
de soporte
2 Receptar la
documentación Contador (a)
Mediante acta de entrega – recepción el/la
Contador (a) recepta la documentación de Expediente
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8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la
Dirección Financiera
N° Indicador Fórmula de Cálculo
Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Documentación Archivada
(# de documentos archivados / # de documentos recibidos para archivo) X 100
Porcentaje Contador (a) Sistema digital ON-BASE
Semestral
de soporte de
pagos realizados
soporte generado en la unidad de tesorería
3
Remitir
documentación a
analista
responsable
Contador (a) Se remitirá la documentación a analista
responsable de la revisión de la misma Expediente
4
Verificar que la
documentación
esté conforme
Analista de
Contabilidad
El expediente será revisado y/o verificado por
el analista de contabilidad de esta forma saber
si se encuentra conforme y procede al paso
siguiente
¿La documentación está conforme?
Si está conforme va a la actividad 5;
No está conforme va a la actividad 8
5 Escanear la
documentación
Analista de
Contabilidad
Una vez que la documentación se encuentra
conforme se procederá a escanear la
documentación para generar un archivo digital
6 Ingresar al
sistema ON-BASE
Analista de
Contabilidad
La documentación que fue escaneada se
ingresará al sistema digital ON-BASE el mismo
que será nuestro repositorio digital
Archivo digital
7 Archivar
documentación
Analista de
Contabilidad
Con la documentación física se creará un
archivo el mismo que se la clasificará en forma
numérica generando un archivo físico que será
responsable y custodio del mismo la unidad de
contabilidad
Archivo físico
8
Solicitar la
documentación
correcta
Analista de
Contabilidad
Mediante el encargado de revisar la
documentación, en el caso de que no esté
correcta, se solicitará la documentación
correcta o las correcciones necesarias
9
Realizar las
correcciones
solicitadas
Analista de
Tesorería
De la derivación de que la documentación no
está conforme o necesita correcciones en la
unidad de tesorería se realizarán las
correcciones de la documentación solicitada.
Regresa a la actividad 4
Documentación
conforme
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9.- Anexos
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 15/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Contador Software de la Institución
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente para proceder con el pago
DENOMINACIÓNMemorando de solicitud de pago
CUR presupuestario
Unidad de Tesorería
Director financiero
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
NO
Expediente
Hardware de la institución
(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de
pago receptadas) * 100
Hoja de control
Hoja financiera
Memorando solicitando documentación faltante
El proceso inicia con la solicitud de pago de la unidad requirente, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de pago generada por la unidad requirente
Código
ENTRADAS
Unidad requirente Memorando solicitando pago
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERACONTABILIDAD
Control Previo
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las unidades requirentes en base a la normativa
legal vigente
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Analista de control previo
PROVEEDORES
CLIENTES
Analistas de presupuesto
Analista de contabilidad
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
REGISTROS
Compromiso presupuestario
Normativa legal vigente
Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
Quipux / e-SIGEFSemestral
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de
pago receptadas) * 100
80%
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 15/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Solicitudes de pago
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 15/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-01-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Solicitudes de pago de nómina
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #
solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100
80%
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 15/08/2015
Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
Quipux / e-SIGEFSemestral
Analistas de presupuesto
Contador (a)
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
REGISTROS
Normativa legal vigente
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las Dirección de Administración de Talento
Humano en base a la normativa legal vigente
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Analista de control previo
PROVEEDORES
CLIENTES
Memorando solicitando pago
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERACONTABILIDAD
Control Previo (Nómina)
RECURSOS
El proceso inicia con la solicitud de pago de la Dirección de Administración de Talento Humano, y termina con la emisión de la documentación a tesorería
para realizar el pago
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de pago generada por la Dirección de Admnistración de Talento Humano
Código
ENTRADAS
Dirección de Administración de Talento Humano
(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #
solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100
Memorando de solicitud de pagos
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Director (a) de Administración de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
NO
Hoja de control
Hardware de la institución
Director (a) Financiero Software de la Institución
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente para proceder con el pago
DENOMINACIÓNExpediente
Unidad de Tesorería
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 66 de 74
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 20/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-02
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 20/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de registro de devengados / # de
registros devengados) * 100
80%
REGISTROS
Hoja de controlExpediente
Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación
CLIENTES
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 20/08/2015
Contador (a)
Software de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Gestión del devengado
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia verificando la existencia del compromiso presupuestario o solicitando el compromiso presupuestario, hasta remitir el expediente a la
unidad de Tesorería con la documentación conforme
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto
Código
ENTRADAS
Fecha: 20/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Registro de devengados(# de solicitudes de registro de devengados / # de
registros devengados) * 100
Compromiso presupuestario
Genera número de CUR
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente de pago
DENOMINACIÓN
Unidad de Tesorería
Analista de Presupuesto
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Registro de devengadoExpediente
Unidad de presupuesto Compromiso presupuestario
Normativa Legal Vigente
Hardware de la Institución
Analista de Contabilidad
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 15/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-03-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #
solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100
80%
Analistas de Presupuesto
REGISTROS
Certificación PresupuestariaSolicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 15/08/2015
FICHA SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Administración de fondos (anticipo de viáticos)
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente
CLIENTES
Director (a) Financiero
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la institución
Contador (a) Software de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Analistas de Contabilidad
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de anticipo de viáticos realizado hacia la Dirección de Admnistración de Talento Humano y termina con la remisión de la
documentación habilitante hacia la unidad de presupuesto para finalizar con el proceso
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
Código
ENTRADAS
Unidad requirenteSolicitud de autorización para cumplimiento de servicios
institucionales
Normativa Legal Vigente
Fecha: 15/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Anticipos de viáticos generados(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #
solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100
Aprobado por: Lcda Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente
DENOMINACIÓN
CUR del anticipo
Expediente
Tesorería
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 68 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 27/07/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-03-02
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 27/07/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Unidad requirente Memorando de solicitud de caja chica
Normativa Legal Vigente
Guía de control de documentación
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente
DENOMINACIÓN
Fecha: 27/07/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Creación de fondos para caja chica(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas /
# solicitudes de creación de caja chica recibidas) *
Certificación Presupuestaria
Expediente
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud del fondo por parte de las unidades requirentes hasta la aprobación de la creación del fondo y remitir la documentación a la
unidad de tesorería
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud para la creación de fondo para caja chica
Código
ENTRADAS
Tesorería
Coordinador (a) General Admnistrativo Financiero
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la Institución
Director (a) Financiero Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Administración de fondos (creación de caja chica)
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes
CLIENTES
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 27/07/2015
Analistas de Contabilidad
Analista de Tesorería
Analistas de Presupuestos
REGISTROS
ExpedienteMemorando de solicitud de creación de fondo para caja chica
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / #
solicitudes de creación de caja chica recibidas) * 100
80%
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 69 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 15/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-03-03
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones
atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones
recibidas) * 100
80%
Analistas de Contabilidad
Director (a) de Administración de Talento Humano
REGISTROS
ExpedienteSolicitud de anticipo de remuneraciones
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 15/08/2015
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Administración de fondos ( anticipo de rmuneraciones)
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera
CLIENTES
Tesorería
Director (a) Financiero
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la Institución
Contador (a) Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de anticipo de remuneraciones de la unidad requirente por medio de la Dirección de Admnistración de Talento Humano
hasta obtener la documentación necesaria que se genera para enviar a tesorería
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de anticipo de remuneraciones
Código
ENTRADAS
Fecha: 15/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Anticipo de remuneraciones
(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones
atendidas / # solicitudes de anticipo de
remuneraciones recibidas) * 100
Hoja de control
CUR contable
Unidad requirente Memorando solicitud de anticipo de remuneraciones
Normativa legal vigente
Documentación solicitada
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 70 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 10/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-04-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 10/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Documentación faltante y/o correccionesCUR devengado
Contador (a)
Servidor Informe de servicios institucionales
Normativa Legal Vigente
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente para pago
DENOMINACIÓN
Fecha: 10/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Liquidaciones de viáticos sin anticipo(# de informes de servicios institucionales atendidas /
# de informes de servicios institucionales recibidas) *
ExpedienteCompromiso presupuestario
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del
expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
Código
ENTRADAS
Tesorería
Servidor
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la Institución
Director (a) Financiero Software de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
CLIENTES
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 10/08/2015
Analistas de Contabilidad
REGISTROS
Documentación habilitanteInforme de servicios institucionales
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de informes de servicios institucionales atendidas / #
de informes de servicios institucionales recibidas) * 100
80%
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 71 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 10/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-04-02
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 10/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Documentación faltante y/o correcciones
DATH
CUR devengado
Contador (a)
Servidor Informe de servicios institucionales
Documentación para solicitud de descuento
Normativa Legal Vigente
Solicitud de descuento
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente para pago
DENOMINACIÓN
Fecha: 10/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Liquidaciones de viáticos con anticipo(# de informes de servicios institucionales atendidas /
# de informes de servicios institucionales recibidas) *
ExpedienteCompromiso presupuestario
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del
expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos o la remisión de la documentación a la DATH
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
Código
ENTRADAS
Tesorería
Servidor
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la Institución
Director (a) Financiero Software de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
CLIENTES
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 10/08/2015
Analistas de Contabilidad
REGISTROS
Documentación habilitanteInforme de servicios institucionales
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de informes de servicios institucionales atendidas / #
de informes de servicios institucionales recibidas) * 100
80%
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 72 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y
bienes de larga duración
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 20/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-05
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 20/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Memorando emitiendo justificacionesRegistro
Dirección AdministrativaInforme de revisión de las existencias y bienes de larga
duración
Normativa Legal Vigente
Aprobado por: Lcda. Patricia CastellanosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Depreciación en sistema e-SIGEF
Inventario de existencias y bienes de larga duración
DENOMINACIÓN
Fecha: 20/08/2015
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Conciliaciones de existencias de bienes de larga duración(# de informes de inventarios atendidas / # de informes
de inventarios recibidos) * 100
Memorando solicitando justificaciones
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con emisión del inventario de existencias y bienes de larga duración que se lo realiza por parte de la Dirección Administrativa, hasta
aprobar la depreciación en el sistema e-SIGEF
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes de larga duración
Código
ENTRADAS
Dirección Financiera
Director (a) Administrativo
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricia Castellanos
Hardware de la Institución
Contador (a) Software de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Conciliación de existencias y bienes de larga duración
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo contable
Dirección Administrativa
CLIENTES
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 20/08/2015
Analista de Contabilidad
REGISTROS
Informe de reporte de diferenciasMemorando con inventario de existencias y bienes de larga duración
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de informes de inventarios atendidas / # de informes
de inventarios recibidos) * 100
80%
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 73 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
Tipo de Proceso Adjetivo
FECHA: 15/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-06
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Contador (a) Software de la Institución
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Expediente para proceder con el pago
DENOMINACIÓNDirectrices del Ministerio de Finanzas
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Analistas de contabilidad
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Unidad de Contabilidad
Hardware de la institución
El proceso inicia realizando el cierre del ejercicio fiscal, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago y/o
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y cierre del ejercicio fiscal
Código
ENTRADAS
Ministerio de Finanzas Directrices del Ministerio de Finanzas
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERACONTABILIDAD
Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal
RECURSOS
Unidad de Tesorería
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la apertura y cierre del ejercicio fiscal
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
PROVEEDORES
CLIENTES
Archivo de documentación
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
REGISTROS
Normativa legal vigente
Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
Quipux / e-SIGEFSemestral
Ajustes y reclasificaciones
INDICADOR No. 2
(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de registros
atendidos) * 100
80%
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 15/08/2015
(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de
registros atendidos) * 100
NO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD Versión: 1 .0.0 Página 74 de 74
3223210101121111110107
5
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la
Dirección Financiera
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 25/08/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-07
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 25/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Archivo Físico
Hardware de la Institución
Contador (a) Software de la Institución
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Archivo físico
DENOMINACIÓN
Fecha: 25/08/2015
Contabilidad
Analistas de Tesorería
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Documentación Archivada(# de documentos archivados / # de documentos
recibidos para archivo)*100
ExpedienteDocumentación conforme
Patricia Castellanos
El proceso inicia con la documentación generada en la unidad de Tesorería entregada a contabilidad mediante acta entrega - recepción, hasta obtener el
archivo físico de la Dirección
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Necesidad de llevar un control de la documentación generada en la Dirección Financiera
Código
ENTRADAS
TesoreríaActa entrega – recepción de la documentación de soporte
que va a ser archivada
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERAContabilidad
Gestión Documental de la Dirección Financiera
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección Financiera
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 25/08/2015
Analistas de Contabilidad
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
REGISTROS
Documentación de soporteActa entrega - recepción
PROVEEDORES
CLIENTES
Normativa Legal Vigente
Quipux
INDICADOR No. 2
(# de documentos archivados / # de documentos
recibidos para archivo)*100
80%
Semestral