MANUAL DE PROCESOS Y 1 Al PROCEDIMIENTOS …hospitalgigante.gov.co/userimagesgigante/files/Manual de Procesos y... · Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control

CONTENIDO

<M1 AlX A.

DOCUMENTO DE APOYO

MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS ÁREA

ADMINISTRATIVA

CÓDIGO

VERSIÓN

VIGENCIA

MPP - 01

1

PAGINA

1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.3 MISIÓN

1.4 VISION

1.5 OBJETIVO DEL MANUAL

1.6 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

1.7 METODOLOGÍA

2. MAPA DE PROCESOS GENERAL

3. PROCESOS ESTRATÉGICOS

3.1 PROCESO GERENCIAL

3.2 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD

4. PROCESOS MISIONALES

4.1 PYP

4.2 CONSULTA EXTERNA

4.3 ODONTOLOGÍA

4.4 URGENCIAS

4.5 FISIOTERAPIA

4.6 LABORATORIO CLÍNICO

4.7 IMAGENOLOGIA

4.8 HOSPITALIZACIÓN

•S 1

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MANUAL DE PROCESOS YI Al PROCEDIMIENTOS ÁREAA. A. ADMINISTRATIVA

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4.9 PSICOLOGÍA

4.10 SALUD PUBLICA

4.11 SANEAMIENTO AMBIENTAL

4.12 FARMACIA

5. PROCESOS DE APOYO

5.1 FACTURACIÓN

5.2 ALMACÉN

5.3 GESTIÓN HUMANA

5.4 CONTABILIDAD

5.5 GARANTÍA DE CALIDAD

5.6 ESTADÍSTICA

5.7 SISTEMAS

ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

ANEXO 2 PROCEDIMIENTOS

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A A.

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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

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Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos

principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en

manuales que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los

funcionarios de la E.S.E Hospital San Antonio , permitiendo así un mayor desarrollo

en la búsqueda del Autocontrol.

Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en la que se definen la

gestión que agrupa las actividades y tareas dentro del Hospital. La funcionalidad del

Manual es permitir que ios procedimientos por área, así como los registros

relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos

de control; con el fin de verificar los parámetros de los procedimientos del Hospital,

tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.

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1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA

E.S.E Hospital

San AntonioG I G A N T E - H U I L A

ORGANIGRAMA ESE SAN ANTONIO DEGIGANTEJUNTA DIRECTIVA

GERENTE

ASESORÍA JURÍDICA CONTROL INTERNO

CALIDAD

JEFE OFICINA

ÁREA ATENCIÓN AL USUARIO ÁREA LOGÍSTICA

URGENCIAS

HOSPITALIZACIÓN

CONSULTA EXTERNA

PROMOCIÓN YPREVENCIÓN

AYUDASDIAGNOSTICAS YTERAPÉUTICAS

TALFNTO HUMANO

INFORMACIÓN YATENCIÓN AL

USUARIO

RECURSOS FÍSICOS

RECURSOSFINANCIEROS

MANTENIMIENTO YSERVICIOS

GENERALES

"fa.Calle 5 1-40 Telefax 8325120 Gigante, Hutía, Nrt. 891.180.065-2

www. hosp íta Igiea nte .gov.co

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1.3 MISIÓN

Prestar los servicios de salud a la población Giganteña según nuestro portafoliofomentando estilos de vida saludables y aplicando la política de calidad del sistema,para lograr la satisfacción de nuestros usuarios.

1.4 VISION

En el 2014 la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, será una instituciónacreditada, ofertando algunos servicios de mediana complejidad.

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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL

Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos

cuentan con una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades

estratégicas, de evaluación, administrativa y logística de la E.S.E Hospital San

Antonio, con el fin de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya at

cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y objetivos institucionales.

Además de busca que los funcionarios del Hospital tengan un documento de

consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las

diferentes dependencias.

El Manual de Procesos y Procedimientos esta dirigido a todos los funcionarios y se

constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas y para contribuir conjuntamente con Control Interno, en el logro de las

metas y asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

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1.7 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del Sistema de

Calidad y del mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el

cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios. Este manual es una gran

herramienta que permite al Hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo y

mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas

que mejoren la satisfacción del cliente.

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1.8 METODOLOGÍA

La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documento de

acuerdo con tas siguientes fases:

Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos

Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en el,

levantando la información de sus actividades donde se construyo las

caracterizaciones y procedimientos de cada proceso.

Fase 2: Ajustes y validación

Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se

estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las áreas, los cambios de las

actividades, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos,

para su correspondiente implementación.

Fase 3: Jornadas de socialización

Se socializaron las caracterizaciones de los procesos y respectivos procedimientos,

en donde hubo algunas modificaciones a estos documentos por parte de los

funcionarios.

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NECESIDADES Y ESPECTAT1VAS EN SALUD DE LOS USUARIOS Y SU FAMILIA

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3. PROCESOS ESTRATÉGICOS

Se denominan procesos Estratégicos aquellos relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,

aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y de revisión por la

dirección.

3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CÓDIGO

DE-D-01

DE-E-02

DE-E-03

NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO

Mapa de Procesos

Política para codificación de documentos internos

Listado maestro de documentos

3.2 GESTIÓN JURÍDICA

CÓDIGO

GJ-P-01

GJ-P-02

GJ-P-03

GJ-P-04

GJ-P-05


Asesoría jurídica

Indagación preliminar

Investigación disciplinaria

Procedimiento verbal

Representación judicial

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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a

realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye

procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y

preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los

misionales.

4.1 GESTIÓN DE CONTROL

CÓDIGO

CO-P-01

CO-P-02

CO-P-03

CO-P-04

CO-P-05

CO-P-06

CO-P-07

CO-P-08

CO-M-01

CO-C-01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Administración del riesgo

Asesoría y acompañamiento a la gestión institucional

Diseño y mecanismos para el fomento de la cultura del autocontrol

Elaboración de informes para entes externos

Evaluación y seguimiento a la gestión Institucional

Operacionalización del Comité de Coordinación de Control Interno

Realización de Auditoría

Régimen disciplinario de empleados de la ESE

Manual de Riesgos Administrativos

Gestión de Control

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5. PROCESOS DE APOYO

Los procesos de apoyo son aquellos administrativos y logísticos, y que dan ia

provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos,

misionales, de medición, análisis y mejora del Hospital.

5,1 ADMINISTRATIVOS:

• FACTURACIÓN

CÓDIGO

FA-P-01

FA-P-02

FA-P-03

FA-P-04

FA-P-05

FA-P-06

FA-P-07

FA-P-08

FA-P-09

FA-P-10

FA-P-11

FA-P-12

FA-P-13

FA-P-14

FA-C-01


Admisión Urgencias

Facturación Cirugía

Facturación consulta externa y servicios ambulatorios

Facturación Hospitalización

Facturación Urgencias

Anulación de facturas

Gestión de recibo de Caja

Generación de cuentas de cobro

Respuestas a glosas administrativas

Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud

Generación y aprobación de pagarés

Gestión de depósitos

Elaboración y entrega de informes

Facturación de Sala de Partos

Facturación

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PÁGINA

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y ALMACÉN

CÓDIGO

GC-P-01

GC-P-02

GC-P-03

GC-P-04

GC-P-05

GC-P-06

GC-P-07

GC-P-08

GC-P-09

GC-P-10

GC-C-01


Manejo y control de Almacén y Farmacia

Elaboración de ordenes de compra

Recepción de mercancías en Almacén y Farmacia

Despacho de medicamentos en farmacia

Ordenes de despacho por suministros

Elaboración de inventarios de activos fijos

Control y ajustes de inventarios de medicamentos

Elaboración y aprobación de Actas de Baja

Elaboración de informes

Contratación

Gestión de contratación de almacén

GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO

GD-P-01

GD-P-02

GD-P-03

GD-P-04

GD-C-01


Elaboración y notificación de Actos Administrativos

Control y manejo de correspondencia

Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera

Fotocopias

Gestión documental

GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO

GF-D-01


Generalidades de Pagaduría

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t

flDOCUMENTO DE APOYO


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CÓDIGO

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PÁGINA

GF-P-01

GF-P-02

GF-P-03

GF-P-04

GF-P-06

GF-P-07

GF-P-08

GF-P-09

GF-P-10

i GF-P-11

GF-P-12

GF-P-13

! GF-P-14

GF-P-15

GF-P-16

GF-P-17

"GT-P-18

GF-P-19

GF-P-20

GF-P-20

"GF-P-Tl

GF-P-22

GF-P-23

Consolidación de movimientos bancarios y caja

Control de cheques

Recaudo y registro de valores pagados en bancos y corporaciones

Remisión de valores retenidos, deducidos o descontados

Solicitud y legalización de avances de caja

Elaboración y aprobación del presupuesto anual de la ESE

Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Registro y control de la ejecución presupuestal de ingresos de la ESE

Registro y control de la ejecución presupuestal de Egresos

Adición, traslado y modificación al presupuesto de la ESE

Control de Cartera

Registro y control de glosas

Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad

Registro de pagos en cartera

Registro y control de contratos por prestación de servicios de salud

Elaboración y entrega de informes

Conciliaciones bancarias

Manejo y control de caja menor

Gestión de costos

Pago de cuentas

Elaboración y registro de ordenes de pago

Elaboración y presentación de impuestos

Elaboración de informes

Asientos fijos

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CÓDIGO

VERSIÓN

VIGENCIA

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1

PAGINA

GF-P-24

GF-C-01

Consolidación de la información

Gestión financiera

• GESTIÓN INFORMÁTICA

CÓDIGO

GI-P-01

GI-P-02

G-P-03

GI-C-01


Administración de recursos informáticos y soporte a usuarios finales

Parametrización y administración del Sistema de Información -Dinámica Gerencial Hospitalaria.

Administración de bases de datos

Gestión informática

TALENTO HUMANO

t

CÓDIGO

TH-P-01

TH-P-02

TH-P-03

TH-P-04

TH-P-05

TH-P-06

TH-P-07

TH-P-08

TH-P-09

TH-P-10

TH-P-11

TH-P-12


Elaboración y registro de nómina

Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad

Licencia ordinaria no remunerada

Reconocimiento de viáticos

Reconocimiento y liquidación de vacaciones a funcionarios del hospital

Concesión de permisos al persona!

Prestaciones sociales

Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de

Elaboración de los cálculos de servicios personales de la planta de

petición

personal

Plan de cargos

Aportes patronales

Comités de Comisión de personal, paritario y de Bienestar Social.

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•WDOCUMENTO DE APOYO


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TH-C-01 Talento Humano

TH-D-01 Generalidades de Nómina

TH-D-02 Generalidades de talento humano

5.8 LOGISTICOS

t

5.8.1 SERVICIOS GENERALES

CÓDIGO

SG-P-01

SG-P-02

SG-P-03


Cocina

Residuos hospitalarios

Lavandería

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Documents

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