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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD
NOMBRE: Rafael Bernal NOMBRE: Sara T. Sandoval NOMBRE: Mara del
Pilar Galat
CARGO: Director Seguridad CARGO: Coordinador Gestin Calidad
CARGO: Vicerrectora Administrativa
FECHA: 22/07/2015 FECHA: 22/07/2015 FECHA: 22/07/2015
ELABORO REVISO APROBO
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1. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL
Describir los procesos y procedimientos a seguir en el
Departamento de Seguridad y Vigilancia, para cumplir con el
objeto
del proceso.
1.2 ALCANCE DEL MANUAL:
Este manual aplica para todas las actividades relacionadas con
la proteccin de la vida, de la integridad fsica de las
personas, de los activos fijos, de las locaciones en arriendo, y
en general todas aquellas actividades que garanticen la
seguridad de la Comunidad Universitaria Gran colombiana en la
ciudad de Bogot D.C.
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2. PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
2.1 VIGILANCIA HUMANA
2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
APERTURA DE CONVOCATORIA:
En conjunto con el Director de Seguridad y Vigilancia se definen
los criterios y
frecuencia de la convocatoria para la seleccin objetiva y
contratacin del contratista
de Vigilancia Humana.
2 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA DIVULGACIN DE CONVOCATORIA:
La Universidad establece el medio de divulgacin de la
convocatoria.
3
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
REVISIN TCNICA:
Se realiza la revisin tcnica de las ofertas presentadas por los
participantes, el Director
presenta informe escrito ante la Vicerrectora Administrativa,
instancia en la cual se
selecciona una terna.
4 COMIT DE
COMPRAS
SELECCIN DE PROVEEDOR:
Se realiza la respectiva seleccin de proveedor, de acuerdo a lo
establecido en la
resolucin No. 006 de Agosto del 2002 y el acuerdo 434 de enero
23 del 2013.
5 VICERRECTORA
JURDICA
ELABORACIN DE CONTRATO:
La Vicerrectora Jurdica de la Universidad establece las
condiciones contractuales
(clausulas y restricciones), de acuerdo a las estipulaciones
legales vigentes.
6 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
APROBACIN DE CONTRATO:
Se aprueba la propuesta para el anlisis y aprobacin de la
Honorable Consiliatura y la
firma por parte del seor Rector y/o Presidente de la
Universidad.
7 RECTORIA Y/O
PRESIDENCIA FIRMA DE CONTRATO:
Firma de contrato por parte del Seor Rector y/o Presidente.
8
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
SEGUIMIENTO AL CONTRATO (INTERVERTORIA):
De acuerdo a lo estipulado en el contrato, El Director realiza
el seguimiento al
desarrollo, la gestin y el cumplimiento del contrato como
interventor del mismo.
9
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
EVALUACIN DEL PROVEEDOR:
Mensualmente, el Director realiza evaluacin del proveedor de
acuerdo a lo estipulado
en el contrato de prestacin del servicio. La evaluacin queda
registrada en el acta
mensual de seguimiento.
10
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA /
DISPOSITIVO DE
SEGURIDAD
REUNIN DE CONTROL CON DISPOSITIVO:
Mensualmente, el Director realiza una reunin con el personal que
conforma el
dispositivo de seguridad y vigilancia, se analizan puntos
pertinentes en la operacin,
tales como: informes respectivos, novedades del mes, nuevo
personal, requerimientos,
anlisis de casustica, casos de xito, realizacin de
capacitaciones en operacin,
atencin de emergencias, servicio al cliente, etc.
Nota: la fecha de dichas reuniones se establece segn
disponibilidad del equipo de
trabajo y en algunos casos se cuenta con invitados en
general.
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2.1.2 FLUJOGRAMA:
VIGILANCIA HUMANA
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVACOMIT DE COMPRAS
VICERRECTORA
JURDICA
RECTORIA Y/O
PRESIDENCIA
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIO
DIVULGACIN DE
CONVOCATORIA
REVISIN TCNICA SELECCIN DE
PROVEEDOR
ELABORACIN DE
CONTRATO
FIRMA DE CONTRATO
SEGUIMIENTO AL
CONTRATO
(INTERVERTORIA)
APROBACIN DE
CONTRATO
EVALUACIN DEL
PROVEEDOR
REUNIN DE CONTROL
CON DISPOSITIVO
ACTA
FIN
APERTURA DE
CONVOCATORIA
2.2 PROTOCOLO PARA EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA
UNIVERSIDAD:
De acuerdo con el proceso de mejoramiento continuo que viene
realizando la Universidad, el Departamento de Seguridad y
Vigilancia, est comprometido con la estandarizacin de los
procesos que afectan a nuestro cliente interno y externo; por
ende, para garantizar el normal desarrollo de las actividades
acadmicas y administrativas, adjunto encontrar los requisitos
que se deben tener presentes en el control que se realiza en las
porteras:
2.2.1 PROTOCOLO PARA EVENTOS MASIVOS: Todo evento masivo que se
vaya a realizar en las instalaciones de la Universidad y al cual
asistan personas que no tengan
vnculo activo con la misma, debe ser informado con antelacin
mnima de 24 horas al Departamento de Seguridad y
Vigilancia, mediante comunicado fsico o por va correo electrnico
suscrito por el Directivo, Decano, Jefe o Coordinador
y ste, incluir:
A. Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa y/o Acadmica.
B. Nombre del empleado (administrativo o docente de la Universidad)
que estar encargado del Protocolo,
Recepcin y Bienvenida al evento.
C. Lugar a realizar el evento (Auditorio, Plazoleta, etc.) D.
Fecha y Horario del evento.
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E. Portera por la cual se ingresar al evento. F. Listado anexo
de asistentes en orden alfabtico (apellidos y nombres) y nmeros de
documentos de identidad. G. Para efecto de un evento abierto al
pblico en general y en el cual no se cuente con el listado de sus
asistentes, la
Dependencia a cargo, delegar a un empleado para que se ubique en
la portera por la cual se efectuar el acceso
de los invitados y este empleado diligencie de manera escrita el
listado de las personas; al finalizar el evento, el
listado con su nombre y firma lo allegar al Departamento de
Seguridad y Vigilancia.
2.2.2 PROTOCOLO PARA EVENTOS AJENOS A LA UNIVERSIDAD: En los
eventos acadmicos que se realicen en instalaciones ajenas a la
Universidad y que se requiera apoyo adicional de
vigilancia privada y/o presencia de fuerza pblica debe ser
informado con antelacin mnima de 72 horas al Departamento
de Seguridad y Vigilancia, mediante comunicado fsico o por va
correo electrnico suscrito por el Decano o Directivo y
ste, incluir:
A. Visto Bueno de la Vicerrectora Acadmica. B. Autorizacin de la
Vicerrectora Administrativa (los servicios adicionales vigilancia
privada afectan el
presupuesto, por tal razn es necesario el visado de los
ejecutores del gasto).
C. Lugar a realizar el evento (Teatro, Auditorio, Plazoleta,
etc.) D. Horario o duracin del evento. E. Nombre y datos del
contacto para la coordinacin respectiva.
2.2.3 PROTOCOLO PARA EVENTOS CON FINES PEDAGGICOS: El ingreso a
la Universidad que requiera el acceso a las aulas de clase u otros
espacios educativos de personas ajenas a la
comunidad educativa, con fines de apoyo pedaggico (acompaantes
de personas discapacitadas o reemplazo temporal de
docentes), o en los casos de prstamo de aulas de clase u otros
espacios educativos del Alma Mater (padres de los
alumnos, entre otros), debe ser comunicado con antelacin mnima
de 12 horas al Departamento de Seguridad y
Vigilancia, mediante comunicado fsico o por va correo electrnico
suscrito por el Directivo, Decano, Jefe o Coordinador
y ste, incluir:
A. Nombre completo, nmero de documento de identidad (del
acompaante de la persona discapacitada o del docente que har el
reemplazo temporal)
B. Espacio acadmico al que asistir (aula, auditorio, etc.) C.
Periodo comprendido fecha(s), horario(s) o jornada(s) D. Nombre del
docente de la Universidad que estar encargado del Protocolo,
Recepcin, Bienvenida y Uso del
Aula de clase u otros espacios educativos.
E. Aula de clase u otros espacios educativos (Auditorio,
Plazoleta, etc.) a utilizar. F. Fecha y Horario de uso. G. Portera
por la cual se ingresar H. Listado anexo de asistentes en orden
alfabtico (apellidos y nombres) y nmeros de documentos de
identidad.
2.2.4 PROTOCOLO PARA EVENTOS CON INSTALACIN DE CARPAS, STAND O
MDULOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS:
Para la instalacin de carpas, stand o mdulos de propiedad de
terceros, debe ser informado con antelacin mnima de 24
horas al Departamento de Seguridad y Vigilancia, mediante
comunicado fsico o por va correo electrnico suscrito por el
Directivo, Decano, Jefe o Coordinador y ste, incluir:
A. Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa. B. Visado de
Planta Fsica. C. Nombre del empleado (administrativo o docente de
la Universidad) que estar encargado de la Recepcin del
contratista.
2.2.5 PROTOCOLO PARA LA SALIDA DE ACTIVOS DE PROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD: En los casos de salida de activos de propiedad de la
Universidad (Equipos de Cmputo, Cmaras, Instrumentos Musicales,
Muebles, Enseres, etc.) debe ser informado con antelacin mnima
de 24 horas al Departamento de Seguridad y
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Vigilancia, mediante comunicado fsico o por va correo electrnico
suscrito por el Directivo, Decano, Jefe o Coordinador
y ste, incluir:
A. Cantidad exacta de elementos B. Marcas, modelos y seriales C.
Portera por la cual sern retirados D. Fecha y Hora en la cual se
efectuara el movimiento E. Empleado Administrativo, Docente o
Estudiante a cargo de efectuar el traslado o autorizado para el
prstamo del
activo.
2.2.6 PROTOCOLO PARA VISITAS TCNICAS EN LOS DIFERENTES PROCESOS
PRECONTRACTUALES: Para el ingreso a la Universidad con la finalidad
de realizar visitas tcnicas en los diferentes procesos
precontractuales,
debe ser informado con antelacin mnima de 24 horas al
Departamento de Seguridad y Vigilancia, mediante comunicado
fsico o por va correo electrnico suscrito por el Directivo,
Decano, Jefe o Coordinador y ste, incluir:
A. Nombre del empleado (administrativo o docente de la
Universidad) que estar encargado del acompaamiento de la visita
tcnica.
B. Dependencias incluidas en el recorrido. C. Fecha y Horario.
D. Portera por la cual se ingresar a la visita tcnica. E. Razn
Social o nombre de los oferentes asistentes (apellidos y nombres) y
nmero de documentos de identidad. F. Para efecto de convocatorias
abiertas y en las cuales no se cuente con el listado de sus
asistentes, el empleado
encargado del acompaamiento elaborar el listado de las personas
(nombres y nmero de documentos de
identidad) en representacin de los proponentes y al finalizar la
visita, el listado con su nombre y firma lo
allegar al Departamento de Seguridad y Vigilancia.
2.2.7 PROTOCOLO PARA EJECUCIN DE OBRAS DE CIVILES: Con relacin a
la ejecucin de obras de civiles (reparacin, remodelaciones, etc.)
que realice personal contratista en las
instalaciones de la Universidad, debe mediar autorizacin escrita
y suscrita por parte de la Directora de Planta Fsica y
sta, incluir:
A. Fechas y Horarios de Labor B. Lugares a intervenir C. Ingreso
de herramientas (indicando la portera) y lugar de almacenamiento de
las mismas (al ingreso de
herramientas a las instalaciones deben ser registradas en la
minuta de la vigilancia. Al terminar las labores, stas
se retirarn por la portera que ingresaron)
D. Listado anexo del personal del contratista en orden alfabtico
(apellidos y nombres) y nmeros de documentos de identidad (durante
el periodo de la obra al personal del contratista para el ingreso a
la Universidad, se le exigir
la presentacin de la Cdula de Ciudadana, as mismo, deber portar
su identificacin como contratista en el
brazalete diseado para seguridad industrial.
2.2.8 PROTOCOLO PARA ALQUILER DE LAS INSTALACIONES DE LA
UNIVERSIDAD: Alquiler de las Instalaciones de la Universidad,
espacios, auditorios y otros; debe ser informado con antelacin
mnima de
72 horas al Departamento de Seguridad y Vigilancia, mediante
comunicado fsico o por va correo electrnico suscrito por
el Directivo, Decano, Jefe o Coordinador y ste, incluir:
A. Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa. B. Visado de
Planta Fsica y/o Medios Audiovisuales. C. Nombre del empleado
(administrativo o docente de la Universidad) que estar encargado de
la Recepcin del
contratista.
D. Listado anexo del personal que asistir al evento, en orden
alfabtico (apellidos y nombres) y nmeros de documentos de
identidad, se exigir la presentacin de escarapela diseada y
suministrada por los organizadores,
para la identificacin de los asistentes.
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2.3 HALLAZGO Y ENTREGA DE ARTICULOS O ELEMENTOS ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS: 2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
EMPRESA
CONTRATISTA DE
VIGILANCIA
INFORME DE NOVEDAD:
Cuando se presente el caso en el que el Guarda de Vigilancia
encuentra un objeto
abandonado en las instalaciones, lo debe reportar al supervisor
de la Contratista. El
Supervisor y/o Coordinador de la Contratista, elaborar un
informe en el formato de
novedades de la contratista y mediante ste, lo remite al
Supervisor de Vigilancia del
Departamento de Seguridad y Vigilancia.
En el caso que un Empleado de la Universidad, Estudiante,
Visitante encuentra un objeto
abandonado en las instalaciones y se lo entrega a un Guarda de
Vigilancia, ste lo debe
reportar inmediatamente al supervisor de la Contratista. El
Supervisor y/o Coordinador
de la Contratista, elaborar un informe en el formato de
novedades de la contratista y
mediante ste, lo remite al Supervisor de Vigilancia del
Departamento de Seguridad y
Vigilancia.
2
EMPRESA
CONTRATISTA DE
VIGILANCIA
ESTABLECIMIENTO DE CONSIGNA:
Se establece la consigna de entrega al Departamento de Seguridad
y Vigilancia de los
artculos o elementos encontrados y/o recuperados con su
respectiva relacin.
3
EMPRESA
CONTRATISTA DE
VIGILANCIA
ACTA DE NOVEDAD:
Mediante acta, el Supervisor y/o Coordinador de Vigilancia de la
Contratista, hace
entrega del (los) artculo(s) o elemento(s) encontrados y/o
recuperados en abandono, al
Departamento de Seguridad y Vigilancia de la Universidad. Estos
son recibidos bien sea
por la Secretaria, el Supervisor de Vigilancia o el Director del
Departamento.
Nota: Se anexa informe que elabora el Supervisor y/o Coordinador
de Vigilancia de la
Contratista.
4
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
REGISTRO DE LOS ARTICULOS O ELEMENTOS ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS:
Se registra en la base de datos (listado interno), la relacin
del (los) artculo(s) o
elemento(s) encontrados y/o recuperados en abandono.
5
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
DIVULGACIN DE LOS ARTICULOS O ELEMENTOS ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS:
El Departamento de Seguridad y Vigilancia realiza la divulgacin
del (los) artculo(s) o
elemento(s) encontrados y/o recuperados en abandono por medio de
exhibicin en
vitrina ubicada en la portera de la Facultad de Derecho.
Nota: Adicionalmente, se divulgan los requisitos para la entrega
y devolucin del objeto
perdido. Dichos requisitos se indican posteriormente.
6 RECLAMANTE
SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE LOS ARTICULOS O ELEMENTOS
ENCONTRADOS Y/O RECUPERADOS:
El reclamante una vez identifique que el elemento perdido est en
custodia del
Departamento de Seguridad y Vigilancia, procede a realizar la
solicitud de devolucin
adjuntando los documentos de soporte y pruebas adicionales que
lo acrediten como
propietario del objeto.
7
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ENTREGA DE LOS ARTICULOS O ELEMENTOS ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS:
El soporte de la entrega se registra mediante acta, la cual
firma el usuario.
Nota: La entrega del objeto se realiza nicamente a su dueo. Esta
entrega es a cargo del
Director de Seguridad y Vigilancia o del empleado encargado por
l mismo, en su
ausencia temporal.
8
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ARCHIVO DE ACTA:
Se realiza el respectivo archivo de acta bajo los lineamientos
establecidos por la TRD.
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2.3.2 FLUJOGRAMA:
HALLAZGO Y ENTREGA DE ARTICULOS O ELEMENTOS ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
Y VIGILANCIA
EMPRESA CONTRATISTA DE
VIGILANCIARECLAMANTE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIO
INFORME DE
NOVEDAD
ACTA DE NOVEDAD
ESTABLECIMIENTO DE
CONSIGNA
REGISTRO DE LOS
ARTICULOS O
ELEMENTOS
ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS
DIVULGACIN DE LOS
ARTICULOS O
ELEMENTOS
ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS
SOLICITUD DE
DEVOLUCIN DE LOS
ARTICULOS O
ELEMENTOS
ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS
ENTREGA DE LOS
ARTICULOS O
ELEMENTOS
ENCONTRADOS Y/O
RECUPERADOS
ARCHIVO DE ACTA
FIN
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2.4 PARQUEADERO: 2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 SOLICITANTE PRESENTACIN DE SOLICITUD:
Presenta su solicitud de servicio de parqueadero, diligenciando
el formato con Cdigo:
R-07-22PS
2
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
RECEPCIN DE LA SOLICITUD (Administrativos y Docentes):
Se recibe la solicitud con el formato completamente diligenciado
y anexando los
siguientes documentos:
1) Fotocopia de Carn 2) Fotocopia de Tarjeta de Propiedad 3)
Fotocopia de Certificado de Gases (motocicleta)
3
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
RECEPCIN DE LA SOLICITUD (Estudiantes):
Se recibe la solicitud con el formato completamente
diligenciado, y anexando
documentos tales como:
1) Fotocopia del Recibo de Pago de Matrcula 2) Fotocopia de Carn
Actualizado 3) Fotocopia de Tarjeta de Propiedad 4) Fotocopia de
Certificado de Gases (motocicleta)
4
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ASIGNACIN DE CUPOS (Administrativos y Docentes):
Despus de recibir las solicitudes con los documentos completos,
se realiza la revisin de
los mismos y se procede a asignar los cupos en orden cronolgico
de entrega:
Automotores (Nocturno), Motocicletas (Nocturno) y Bicicletas
(Diurno y Nocturno).
No aplica para los casos de Automotores (Diurno) y Motocicletas
(Diurno), los cupos
relacionados en estos dos casos, se asignan una vez queden
disponibles por motivacin
personal de su actual usuario; los de Automotores (Diurno) los
asigna el seor Rector y
los de Motocicletas (Diurno), los asigna el Director de
Seguridad y Vigilancia.
5
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ASIGNACIN DE CUPOS (Estudiantes): Despus de recibir las
solicitudes con los documentos completos, se realiza la revisin
de
los mismos y se procede a asignar los cupos en orden cronolgico
de entrega
(Automotores Nocturno, Motocicletas Nocturno y Bicicletas Diurno
y Nocturno).
6
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
COMUNICACIN DE LO RESUELTO (Administrativos y Docentes): Los
solicitantes seleccionados para el uso del servicio de parqueadero,
recibirn
notificacin va correo electrnico, en la cual se les informa lo
resuelto y se les solicitar
para que de manera personal en las instalaciones del
Departamento de Seguridad y
Vigilancia, diligencien el formato de Autorizacin de Descuento
por Nmina o en el
caso de eleccin por parte del usuario, se suministran los datos
para el pago por
consignacin en la cuenta bancaria destinada por la Direccin
Financiera para tal fin. Se
les entrega copia del reglamento de parqueadero.
7
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
COMUNICACIN DE LO RESUELTO (Estudiantes): Los solicitantes
seleccionados para el uso del servicio de parqueadero recibirn
notificacin va correo electrnico, en la cual se les informa lo
correspondiente para su
disfrute, en este mismo, se les adjunta el reglamento de
parqueadero.
8
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
GESTIN OPERATIVA DE LO RESUELTO: Al personal de vigilancia en el
parqueadero se entrega el listado mensual de los usuarios
que harn uso del servicio.
9
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
GESTIN ADMINISTRATIVA DE LO RESUELTO:
Mensualmente el Director como administrador del rubro, entrega a
la Direccin
Financiera los soportes contables (copias de consignacin).
10
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
INFORME MENSUAL:
Mensualmente ante la Vicerrectora Administrativa, el Director
como administrador del
rubro, presenta informe escrito sobre la ejecucin y el
cumplimiento del mismo.
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2.4.2 FLUJOGRAMA:
PARQUEADERO
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIASOLICITANTE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIO
PRESENTACIN DE
SOLICITUD
ESTUDIANTES
ADMINISTRATIVOSDOCENTES
RECEPCIN DE LA
SOLICITUD
ESTUDIANTESADMINISTRATIVOS
DOCENTES
ASIGNACIN DE
CUPOS
FIN
COMUNICACIN DE LO
RESUELTO CUPO ENTREGADO
ESTUDIANTESADMINISTRATIVOS
DOCENTES
GESTIN OPERATIVA
DE LO RESUELTO
LISTADO
GESTIN
ADMINISTRATIVA DE
LO RESUELTO
INFORME MENSUAL
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2.5 TELEFONA MVIL 2.5.1 CONDICIONES DEL USO DE CELULARES PARA
LOS USUARIOS
- El equipo ha sido entregado bajo la responsabilidad del
empleado de la Universidad. - El empleado es responsable del
correcto uso del Elemento o Equipo. El uso indebido o ilegal del
elemento o
equipo recae de manera exclusiva en el responsable y firmante.
Por lo cual, con esta clusula, se exime a la
Universidad La Gran Colombia de cualquier perjuicio.
2.5.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 EMPLEADO
SOLICITANTE
SOLICITUD DE TELEFONA CELULAR:
El empleado presenta su solicitud de equipo, lnea y/o servicio
telefona celular diligenciando
el formato con Cdigo: R-07-22LC
2
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
RECEPCIN DE LA SOLICITUD:
Se recibe la solicitud con el formato completamente
diligenciado, en los correos electrnicos:
"[email protected] /
[email protected]" y en fsico (sta debe
estar firmada por el Director o Jefe de Dependencia)
En los casos de Servicio Tcnico por Garanta, se recibe el equipo
con Cable de
Alimentacin, Conector y Simcard, y se procede en el transcurso
de las siguientes
veinticuatro (24) horas de su recibo, a enviar el equipo al
respetivo representante del
operador. (Proceso de revisin que dura cinco (05) das hbiles).
Si la garanta cubre la
Reposicin, esta se har efectiva.
4
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
CUADRO RESUMEN DE SOLICITUDES:
Se procede a realizar el trmite ante la Vicerrectora
Administrativa, remitiendo con un
cuadro de resumen, las solicitudes recibidas durante el mes.
En el caso de Reposicin de Equipo por fallas tcnicas o dao, debe
agotarse lo descrito en el
paso anterior, si sta reposicin es por causa de dao y/o mal
cuidado como golpes, agua,
etc., el empleado a quien se le asign, deber asumir la reposicin
con recursos propios.
En el caso de Reposicin de Equipo por fallas tcnicas o dao, que
la garanta no cubra y que
el reporte del operador refleje que no es por mal uso (para el
caso interno de la Universidad,
del empleado a quien se le asign), se continuar con el presente
trmite aqu descrito.
En el caso de Reposicin de Equipo por prdida o hurto, el
empleado a quien se le asign el
mismo, comunicar de manera inmediata la novedad al Departamento
de Seguridad y
Vigilancia, para la correspondiente comunicacin al operador y as
solicitar la desactivacin
de la Simcard, allegar copia de la denuncia formulada ante la
autoridad competente de los
hechos acaecidos. De acuerdo a lo anterior, se contina con el
presente trmite de reposicin
ante la Vicerrectora Administrativa para su firma, adjuntando
copia de la factura que refleje
lo pagado por la Universidad, y con ello, el empleado a quien se
le asign, asuma con
recursos propios la misma.
5
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
APROBACIN DE SOLICITUDES:
Se procede a realizar el trmite ante la Rectora, instancia en la
cual se revisan todas las
solicitudes de equipos, lneas y/o servicios de telefona celular
y junto con la Vicerrectora
Administrativa, se resuelve lo solicitado por las diferentes
dependencias.
6 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
COMUNICACIN APROBACIONES:
Se procede a comunicar al Departamento de Seguridad y
Vigilancia, para adelantar las
actividades concernientes
7
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ENTREGA AL EMPLEADO:
Se entrega el equipo, lnea y/o servicio de telefona celular al
empleado a quien se le asigna,
diligenciando el formato con Cdigo: R-07-22LC, en el cual se
reflejan las condiciones de
uso y responsabilidad de lo entregado y a su vez, lo
recibido.
8
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
INFORME MENSUAL:
Mensualmente ante la Vicerrectora Administrativa, el Director
como administrador del
rubro, presenta informe escrito sobre la ejecucin y el
cumplimiento del mismo, de igual
manera, controla el inventario de los equipos devueltos.
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2.5.3 FLUJOGRAMA
TELEFONA MVIL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
Y VIGILANCIAEMPLEADO SOLICITANTE
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIO
SOLICITUD DE
TELEFONA CELULAR
APROBACIN DE
SOLICITUDES
RECEPCIN DE LA
SOLICITUD
FIN
CUADRO RESUMEN DE
SOLICITUDES
COMUNICACIN
APROBACIONES
ENTREGA AL
RECEPCIN DE EQUIPOEMPLEADO
INFORME MENSUAL
2.6 VIGILANCIA ELECTRNICA: MONITOREO, SISTEMA DE ALARMAS,
CONTROL DE ACCESO Y CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIN:
2.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
APERTURA DE CONVOCATORIA:
En conjunto con el Director de Seguridad y Vigilancia se definen
los criterios de la
convocatoria para la seleccin objetiva y contratacin del
contratista para la instalacin y
puesta en marcha del Circuito Cerrado de Televisin
(C.C.T.V.)
2 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA DIVULGACIN DE CONVOCATORIA:
La Universidad establece el medio de la divulgacin de la
convocatoria.
4
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
REVISIN TCNICA:
Se realiza la revisin tcnica de los participantes y de la misma,
el Director de Seguridad
y Vigilancia presenta informe escrito ante la Vicerrectora
Administrativa, instancia en la
cual, en compaa del Director de Planta Fsica, Director de
Infraestructura Tecnolgica
y del Director de Sistemas de Informacin, se selecciona una
terna.
5 COMIT DE
COMPRAS
SELECCIN DE PROVEEDOR:
Se realiza la respectiva seleccin de proveedor, de acuerdo a lo
establecido en la
resolucin No. 006 de Agosto del 2002 y el acuerdo 434 de enero
23 del 2013.
6 ASESORA
JURDICA
REALIZACIN DE CONTRATO:
La oficina Jurdica de la Universidad establece las condiciones,
clausulas y restricciones
al contrato, de acuerdo a las estipulaciones legales
vigentes.
7 VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA APROBACIN DE CONTRATO:
Se aprueba la propuesta para el anlisis y aprobacin del seor
Rector de la Universidad.
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8 RECTOR FIRMA DE CONTRATO:
Firma de contrato por parte del seor Rector.
9
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
SEGUIMIENTO AL CONTRATO (INTERVERTORIA):
De acuerdo a lo estipulado en el contrato, El Director realiza
el seguimiento al
desarrollo, la gestin y el cumplimiento del contrato de
instalacin y puesta en marcha
del CCTV, como interventor del mismo.
10
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
EVALUACIN DEL PROVEEDOR:
El director de Seguridad realiza evaluacin del proveedor de
acuerdo a lo estipulado en
el contrato de prestacin del servicio. La evaluacin queda
registrada en el acta de
ejecucin y finalizacin de contrato.
2.6.2 FLUJOGRAMA
VIGILANCIA ELECTRNICA
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVACOMIT DE COMPRAS
VICERRECTORA
JURDICA
RECTORIA Y/O
PRESIDENCIA
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIO
DIVULGACIN DE
CONVOCATORIA
REVISIN TCNICA SELECCIN DE
PROVEEDOR
ELABORACIN DE
CONTRATO
FIRMA DE CONTRATO
SEGUIMIENTO AL
CONTRATO
(INTERVERTORIA)
APROBACIN DE
CONTRATO
EVALUACIN DEL
PROVEEDOR
ACTA
FIN
APERTURA DE
CONVOCATORIA
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2.7 CARNETIZACIN: 2.7.1 CONDICIONES PARA ENTREGA DE CARN:
ENTREGA Y VERIFICACION DE DATOS:
El usuario debe suministrar sus datos correctamente y verificar
que estn correctos siempre que se le solicite.
EXPEDICIN DE ORDEN:
La dependencia autorizada que requiera carnetizar a un usuario,
diligencia el formato de expedicin de carn.
Nota 1: Las tarifas respectivas del carn estn establecidas en la
Resolucin No. 027 del 29 de Abril de 2014.
Nota 2: Actualmente las dependencias autorizadas son:
A. Acadmica: Admisiones, Centro de Idiomas, Egresados, Liceo
Julio Cesar Garca, B. Administrativa: Desarrollo Humano (Empleados,
Pasantes
2.7.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
RECEPCIN DE LA SOLICITUD:
El auxiliar administrativo de carnetizacin recibe la solicitud
de la Dependencia y
verifica que los datos sean correctos con el usuario. Se
establece el tipo de carn a
elaborar.
2
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ELABORACIN DEL DOCUMENTO:
Se procede a tomar la fotografa, incluir los datos y elaborar
propiamente el documento.
Nota: Si el carn queda mal elaborado por consignacin errnea de
los datos del titular,
se establece la instancia responsable y se procede a expedir el
carn con la correccin
correspondiente.
3
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
INFORME MENSUAL:
Archivo de los soportes y elaboracin mensual de un informe para
Vicerrectora
Administrativa con la relacin de los carn expedidos durante el
mes.
2.7.3 FLUJOGRAMA
CARNETIZACIN
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
Y V
IGIL
AN
CIA
INICIORECEPCIN DE LA
SOLICITUD
ELABORACIN DEL
DOCUMENTO
INFORME MENSUALFIN
2.8 ARMAMENTO 2.8.1 DIRECTRICES SOBRE EL ARMAMENTO:
RESPONSABILIDAD DE LAS ARMAS DE FUEGO: El manejo y posesin de
toda arma de fuego en custodia de la Universidad la Gran Colombia
Sede Bogot, es
responsabilidad directa del departamento de Seguridad y
Vigilancia.
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ALMACENAMIENTO, ASEO Y MANTENIMIENTO:
Toda arma de fuego en custodia de la Universidad la Gran
Colombia Sede Bogot, es responsabilidad directa del
departamento de Seguridad y Vigilancia. Ser almacenada en la
oficina del departamento de Seguridad y Vigilancia y se
le realizar limpieza y/o mantenimiento cuando el Director lo
determine, y con su respectiva evidencia.
USO:
nicamente el director de seguridad est autorizado para hacer uso
de las armas en posesin de la Universidad; o en caso
extremo y virtud de las circunstancias, el personal del
departamento.
2.8.2 PROTOCOLO DE SEGURIDAD DE ARMAMENTO Se debe tener en
cuenta las siguientes recomendaciones de seguridad en la
manipulacin de armamento.
- Antes de manejar y cargar un arma, asegrese de saber cmo
funciona - Siempre trate cada arma como si estuviera cargada
mientras no se haya cerciorado personalmente de lo contrario
por haber efectuado el procedimiento de descargar.
- Siempre mantenga el arma apuntando en direccin segura o en una
direccin donde un disparo accidental no haga dao.
- Nunca apunte con un arma a nada que no quiera destruir. -
Siempre mantenga descargada el arma hasta que est listo para
dispararla, con cargador fuera y martillo abatido. - Siempre
conozca su blanco, qu hay detrs de l y ms all. - Siempre use
proteccin para ojos y odos cuando dispare. - Nunca consuma alcohol,
medicamentos o drogas antes o durante el manejo de un arma. -
Asegrese de que su arma est limpia; antes de cargar inspeccione el
can para estar seguro que est
perfectamente limpio y libre de partculas extraas. Disparar con
una obstruccin en el can tal como sucio,
lodo, grasa, proyectil trabado, etc. puede causar ruptura o
ensanchamiento del can.
- Nunca dispare a superficies planas o al agua. - Evite golpes
fuertes o cadas del arma. - Durante y despus de disparar controle
sus emociones. - Durante las sesiones de entrenamiento, si observa
un problema de seguridad, debe reportarlo inmediatamente al
instructor.
- Las Armas de fuego se deben almacenar en un lugar diferente al
de las municiones. Debe ser un lugar custodiado de acceso no
autorizado.
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D 356 11/02/94Decreto Ley N 356 de 1994 Por el cual se expide el
estatuto de
Vigilancia y Seguridad PrivadaTodo el Articulado 30/10/2014
X
El Congreso de Colombia - Presidencia de
La Repblica - Ministerio de Defensa
Nacional
L 1119 27/12/06Ley 1119 de 2006 Por la cual se actualizan los
registros y
permisos vencidos para el control al porte y tenencia de las
armas
de fuego y se dictan otras disposiciones.
Art. 1,pargrafo 1,2,3y4 Art.5,6,7,8,9,10,12y45
Art. 11 pargrafo 1 Art. 41 pargrafo 1,2y3
Art.87, pargrafo 1,2 y3 Art. 90 pargrafo 1
30/10/2014 X
El Congreso de Colombia - Presidencia de
La Repblica - Ministerio de Defensa
Nacional
L 61 12/08/63
Ley 61 de 1993 Por la cual se reviste al Presidente de la
Republica
de facultades extraordinarias para dictar normas sobre
armas,
municiones y explosivos, y para reglamentar la vigilancia y
la
seguridad privadas.
Art. 1,2y3 30/10/2014 X
El Congreso de Colombia - Presidencia de
La Repblica - Ministerio de Defensa
Nacional
L 1539 26/06/12Ley N 1539 Por medio de la cual se implementa el
certificado de
aptitud psicofsica para el porte y tenencia de armas de fuego y
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Art. 1y2 Art. 3 pargrafo 1,2y3 Art. 4,5y6 30/10/2014 X
El Congreso de Colombia - Presidencia de
La Repblica - Ministerio de Defensa
Nacional
D 934 17/04/13Decreto 934 de 2014 Que modifica el Artculo 8 del
Decreto 0738
de 2013 (ampliacin plazo examen psicofsico)Art. 8 decreto 0738
30/10/2014 X
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Acadmico "Reglamento Estudiantil"Todo el Articulado 30/10/2014 X
Universidad la Gran Colombia
FECHA DE
ACTUALIZACION
CARCTER
EXT INT
ENTIDAD
DE ORIGEN
Clas
eNmero
FECHA
DE EMISINDESCRIPCIN DE LA NORMA
NORMA
ESPECFICA
4 REGISTROS: Reporte de prdida cdigo R-07-22RE
Acta de entrega cdigo R-07-22AE
Entrega de equipos de telefona celular cdigo R-07-22TC
Solicitud de parqueadero cdigo R-07-22PS
5 CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV FECHA DESCRIPCION
0 01/10/2014 Emisin del documento
1 22/07/2015
Se realiz actualizacin de los procedimientos actuales que
ejecuta el departamento de seguridad y vigilancia.
Igualmente se ingres los procedimientos de:
2.2 PROTOCOLO PARA EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA
UNIVERSIDAD
2.4 PARQUEADERO 2.5 TELEFONA MVIL
2.6 VIGILANCIA ELECTRNICA
2.7 CARNETIZACIN
