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Manual de Proyectos Ejecutados por la
Comunidad en
Gracias a Dios
(Manual PEC-Mosquitia)
PROGRAMA MEJORA DE LA
INFRAESTRUCTURA ESCOLAR (PROMINE)
Primera Versión
Honduras, C.A., Noviembre de 2018
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Contenido 1 Acrónimos ..........................................................................................................................................5
Principales Definiciones .....................................................................................................................7
1. Introducción ..............................................................................................................................15
1.1. ¿Qué son los Proyectos Ejecutados por las Comunidades (PEC-Mosquitia) / PROMINE? ………………………………………………………………………………………………………16
1.2. La Ejecución de los Proyectos Ejecutados por la Comunidad en los casos que se consideren las Redes Educativas ....................................................................................................17
2. Lineamientos Generales ...........................................................................................................19
2.1. Objetivo de las Presentes Normas y Procedimientos ........................................................19
2.2. Alcances de las Presentes Normas y Procedimientos. ......................................................19
2.3. Objetivos de los PEC- Mosquitia en el marco de PROMINE .............................................21
2.4. Lineamientos Operativos de los PEC – Mosquitia .............................................................21
2.5. Promoción de la asociación intercomunitaria .....................................................................26
2.6. Articulación sistemática con los Gobiernos Municipales y otras Organizaciones Locales .26
2.7. Los Actores en el Ciclo de Proyectos PEC- Mosquitia en el marco de PROMINE ............27
2.8. Los PEC-Mosquitia Privilegiando al Ser Humano ..............................................................30
2.9. El Enfoque Contractual ......................................................................................................31
3. Normas Iniciales .......................................................................................................................33
3.1. Definición de Comunidad ...................................................................................................33
3.4. Ejemplos Indicativos de la infraestructura/equipamiento a ser considerada en el marco del PROMINE.........................................................................................................................................35
3.5. De la Inversión en Fortalecimiento Organizativo Comunitario y la Capacitación ...............38
3.6. Cumplimiento del Marco Ambiental-Social en Todo el Ciclo de Proyectos ........................40
3.7. La Consulta y las Asambleas Generales Comunitarias .....................................................41
3.7.1. Considerar la socialización del Programa a Nivel Local y la realización de la “Consulta Previa” ......................................................................................................................41
3.7.2. Las Asambleas Comunitarias ...................................................................................44
3.8. Los Dos Bloques de la Capacitación dentro del Ciclo PEC- Mosquitia ..............................48
4. Primera Fase: Pre ciclo – Priorización, selección de Centros Educativos y si califica de Redes Educativas ........................................................................................................................................53
4.1. Objetivos de la Fase ..........................................................................................................53
4.2. Legalizaciones de predios en el Departamento de Gracias a Dios respetando el contexto cultural de los Pueblos Indígenas.....................................................................................................53
4.3. Modalidad de Ingreso.........................................................................................................54
4.4. Procedimientos de Ingreso y Registro ...............................................................................54
4.5. Identificación de componentes a nivel Red Educativa .......................................................55
4.6. Responsables: ...................................................................................................................57
5. Segunda Fase: Visitas de Pre-factibilidad, dictamen de viabilidad y realización de la “Consulta” …………………………………………………………………………………………………………...58
5.1. Descripción y Objetivos ......................................................................................................58
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5.2. Procedimientos de la Visita de Pre-factibilidad ..................................................................59
5.2.1. Reunión con los actores convocados al cumplimiento de la visita ............................59
5.2.2. Recorrido por las instalaciones del CE .....................................................................60
5.2.3. Ejercicio con alumnos de diferentes grados de CE ..................................................62
5.2.4. El autodiagnóstico ....................................................................................................62
5.2.5. Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con alumnos ....................63
5.2.6. Información sobre el Resultado de la visita, los PEC- Mosquitia y las actividades que se cumplirán a continuación .....................................................................................................63
5.2.7. La 1era Asamblea Comunitaria y Realización de la “Consulta” ................................63
5.3. La “Consulta” .....................................................................................................................65
5.3.1. La “Consulta” y sus Productos ..................................................................................65
5.3.2. Los Aportes Locales: Municipales/Comunitarios ......................................................67
5.3.3. Criterios para la Conformación de la Organización Comunitaria Responsable de la Ejecución del Proyecto .............................................................................................................67
5.3.4. La Personalidad Jurídica o Reconocimiento Municipal de la Comunidad .................68
6. Tercera Fase: La Formulación e inicio de la Capacitación Comunitaria ...................................71
6.1. Objetivo General ................................................................................................................71
6.2. Formulación Técnica ..........................................................................................................71
6.2.1. Productos específicos de la formulación ..................................................................71
6.3. El Expediente del Proyecto ................................................................................................73
6.4. La Designación del Formulador .........................................................................................75
6.4.1. Normas y Procedimientos .........................................................................................75
6.4.2. Procedimientos .........................................................................................................76
6.5. Contratación del Capacitador inicio de la Capacitación Comunitaria .................................79
6.6. Responsables ....................................................................................................................86
7. Cuarta Fase: La Aprobación Institucional .................................................................................87
7.1. Presentación ......................................................................................................................87
7.2. Productos del Primer Bloque de Capacitación ...................................................................87
7.3. Responsables ....................................................................................................................88
8. Quinta Fase: Arreglos Administrativos .....................................................................................89
8.1. Objetivo ..............................................................................................................................89
8.2. Normas y Procedimientos ..................................................................................................89
8.3. Responsables ....................................................................................................................95
9. Sexta Fase: Adjudicación y Transferencia de Recursos ..........................................................96
9.1. Objetivo ..............................................................................................................................96
9.2. Normas Generales .............................................................................................................96
9.3. Procedimiento ....................................................................................................................97
9.4. Garantías ...........................................................................................................................98
9.5. Responsables ....................................................................................................................99
10. Séptima Fase: Ejecución del Proyecto y 2do Bloque de Capacitación ................................... 100
10.1. Objetivos .......................................................................................................................... 100
10.2. Definición de la Ejecución del Proyecto ........................................................................... 100
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10.3. Plan de Ejecución de la Obra y Plan de Adquisiciones .................................................... 100
10.4. Entrega de Sitio ............................................................................................................... 103
10.5. Apertura de Bitácoras ...................................................................................................... 104
10.6. Desembolsos a las Municipalidades ................................................................................ 105
10.7. Liberación de desembolsos a la Municipalidad ................................................................ 106
10.8. Actividades de Supervisión y de la Inspectoría ................................................................ 107
10.9. Cumplimiento del Marco Ambiental-Social en la Ejecución de los Proyectos .................. 108
10.10. Ordenes de Cambio ......................................................................................................... 108
10.11. La Organización del Trabajo ............................................................................................ 110
10.12. De los Ahorros Generados ............................................................................................... 111
10.13. El 2do Bloque de Capacitación ........................................................................................ 116
10.14. Responsables .................................................................................................................. 117
11. Octava Fase: La Terminación de la Obra ............................................................................... 131
11.1. Objetivo ............................................................................................................................ 131
11.2. Normas y Procedimientos para el Cierre de la Obra y de la Capacitación....................... 132
11.3. La Operación y Mantenimiento-rutinario-Preventivo ........................................................ 133
11.4. Responsables .................................................................................................................. 133
12. Novena Fase: Inicio de la Operación y del Mantenimiento Rutinario - Preventivo ................. 134
12.1. Definición: ........................................................................................................................ 134
12.2. Lineamientos Generales .................................................................................................. 134
13. Décima Fase - Sostenibilidad ................................................................................................. 136
13.1. Objetivos .......................................................................................................................... 136
Fases, Resultados y Responsables ............................................................................................... 138
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Acrónimos
ADEL Asociación de Desarrollo Local
APF Asociación de Padres de Familia
BM Banco Mundial
CCS Comité de Contraloría Social
CDE Consejo Escolar de Desarrollo
CE Centro Educativo
CEP Comité Ejecutor del Proyecto
CMT Comisiones Municipal de Transparencia
COMDE Consejo Municipal de Desarrollo
CPTED Prevención del Crimen mediante el Diseño Medioambiental (Crime Prevention through Environmental Design)
CT Consejo Territorial
CA Consejo de Ancianos
CC Consejo Comunitario
DA Diagnóstico Ambiental
DIGECEBI Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes
EA Evaluación Ambiental
EFA Educación para Todos
IDECOAS – FHIS Instituto de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento - Fondo Hondureño de Inversión Social
ICF Instituto de Ciencias Forestales
KfW Banco Alemán de Desarrollo
MAMUMH Mancomunidad de Municipios de la Moskitia Hondureña
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MAS Marco Ambiental y Social
MASTA Organización Mosquitia Asla Takanka – Unidad de la Mosquitia
MIAMBIENTE Secretaría de Energía, Recursos Naturales, Ambiente y Minas.
MIMAT Organización de Mujeres Indígenas en la Mosquitia
ORMA Organización Responsable del Mantenimiento
PEC Proyecto Ejecutado por la Comunidad
PEC-SE Proyecto Educativo de Centro
PEDM Plan Estratégico de Desarrollo Municipal
PISM Plan de Inversión Social Municipal
PM Plan Maestro
RE Redes Educativas
SE Secretaría de Educación
UGA Unidad de Gestión Ambiental del IDECOAS-FHIS
UMA Unidad Municipal de Ambiente
UTC Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS
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Principales Definiciones
Acciones transversales Institucionales
Se refieren a las instancias que el IDECOAS-FHIS mantiene dentro de su organigrama bajo una ubicación específica, sin embargo, su actuación está encaminada a cumplir acciones a lo largo de todo el Ciclo de Proyectos principalmente el operativo. Ilustrando está la Unidad de Agua y la Unidad de Gestión Ambiental (UGA) y la Capacitación/Promoción Social ubicada en el Departamento de Gracias a Dios.
Acreditación de Contratistas Proceso mediante el cual se reconoce la competencia de profesionales que prestan servicios técnicos de apoyo, es decir, pre-factibilidades, factibilidades, supervisiones, capacitaciones, para desempeñarse en proyectos PEC - PROMINE.
Acta de Asamblea General Comunitaria Documento donde se registran los acuerdos tomados en la Asamblea Comunitaria, y para dejar constancia de lo actuado firman todos los asistentes.
Acuerdos de los Consejos Documento donde se registran los acuerdos tomados en las Asambleas con los Consejos, y es donde se deja constancia de lo actuado firman todos los asistentes.
Acta de Evaluación y Adjudicación Documento en el cual CEP, asesorado por una UTM/UTI, establece por escrito los resultados, observaciones y recomendaciones referentes a la calificación de ofertas realizadas por la comisión creada para este fin.
Aprobación Es la decisión que toma el Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS, donde califica la ejecución de los proyectos. Previo debe haber la No Objeción de la AT del Programa.
Asamblea General Comunitaria Es la reunión en pleno de todos los miembros de una comunidad mayores de 16 años. Participan las personas agrupadas en los
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Consejos Territoriales, de Ancianos y de la Comunidad Educativa. Es la autoridad máxima de la comunidad. Los temas tratados son debidamente documentados.
Asignación de Fondos Procesos que se cumplen por parte del IDECOAS-FHIS para comprometer los recursos financieros para la Municipalidad/Comunidad, que son los co-responsables de ejecutar los proyectos.
Autogestión Capacidad colectiva que tiene un grupo humano de realizar por sí mismo actividades y de lograr objetivos concretos en pro de beneficios comunes.
Auxiliar Contable Persona con formación en contabilidad, por ejemplo, los Perito Mercantil y Contador Público, que apoya el registro y manejo de los libros contables. Recibe la capacitación PROMINE, del Primer y Segundo Bloque de Capacitación que se dan a nivel local.
Bloque de Capacitación Conjunto de módulos educativos que se deben impartir dentro de una determinada fase del ciclo de proyecto.
Capacitador-a Persona que domina la Lengua Misquita, debidamente certificada, seleccionada por la comunidad y su función es trabajar junto con la comunidad los paquetes y módulos de capacitación (impartiéndolos).
Capital Social de la Comunidad Conjunto de tradiciones, costumbres e instituciones que tiene una comunidad y que sirve para lograr objetivos comunes.
Ciclo de Proyectos Son las diferentes etapas que cumple un proyecto, donde para avanzar se requiere un valor agregado que permita el avance del mismo.
Comunidad- Comunidad Educativa Conjunto de familias que habitan un mismo territorio, unidas por vínculos de vecindad, que tienen objetivos comunes y un mínimo sentido
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de pertenencia y organización. La Comunidad Educativa, además se circunscribe en la educación y está por los alumnos, maestros y padres de familia.
Consejo Territorial Organización indígena, con personería jurídica, creada para garantizar la Participación Ciudadana en la construcción y seguimiento de las políticas públicas a nivel territorial. La comunidad Misquita, está organizada en Consejo Territorial (12 Consejos de Tribu), agrupados en la Organización MASTA y tres Consejos territoriales conformado por el grupo indígena Tawahkas, Pech y Garífunas.
Consulta Previa Es el Derecho que tiene el pueblo a ser consultado previamente por medio de sus instituciones representativas, cada vez que se proponen medidas legislativas o administrativas (políticas, planes, estándares, autorizaciones desarrollo de proyectos) que impactan en forma directa al pueblo, ya sea positiva o negativamente.
Contrato Pacto o convenio oral o escrito entre dos o más partes que implican deberes y obligaciones exigibles ante la justicia.
Diagnóstico Ambiental Descripción del estado de situación ambiental del área de intervención que considera el CE y su entorno. Ahí se consideran la utilización integradora de indicadores con origen en las ciencias sociales, exactas y naturales en acuerdo con el Manual de Evaluación Ambiental del IDECOAS-FHIS, avalado por la Secretaría MIAMBIENTE y en coherencia con las definiciones que para el caso tiene el MAS-BM. Lo indicado en congruencia con los Planes de Manejo y Planes de Vida existentes para el Departamento de Gracias a Dios y de los Consejos Territoriales.
EIB Educación Intercultural Bilingüe, que a nivel nacional la SE aplica a todos los CE donde se
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tiene población indígena.
Equidad de Género Que implica que hombres y mujeres deben recibir los mismos beneficios y ser tratados con el mismo respeto. El principio de igualdad y de no discriminación por razón de sexo es una obligación en el PROMINE y dado su carácter primordial se establece siempre como un principio que debe inspirar el resto de los derechos fundamentales. Se establece también en la condición de la remuneración de la mujer respecto al hombre.
Evaluación de Proyectos Proceso altamente profesional que realiza el IDECOAS-FHIS con el fin de determinar la factibilidad final de un proyecto y de su costo.
Fase de un Proyecto Conjunto de etapas del ciclo de proyecto que generan un valor agregado significativo a un documento de proyecto o al proyecto mismo.
Formulación Proceso que en campo es acompañado por la comunidad, dirigido por un Formulador, Luego, con un trabajo en gabinete, permite conformar el expediente-carpeta, que determinar los alcances de su futuro proyecto, establece el nivel tecnológico a utilizar y estimar un costo.
Formulador/a Profesional Institucional o contratado por el IDECOAS-FHIS o la municipalidad, para apoyar a la comunidad a formular su proyecto y por consiguiente a conformar el expediente del mismo.
Inspector/a Funcionario/a del IDECOAS-FHIS que administra los contratos que la Institución suscribe con las municipalidades y éstos a su vez, con las comunidades, realizando una supervisión de supervisores. Hay inspectores de obra, de capacitación y contable.
Manual Guía de Operaciones Documento oficial del IDECOAS-FHIS que establece las normas y procedimientos del ciclo de proyectos y que sirve de marco y apoyo a
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todo manual específico o secundario.
Módulo de Capacitación Conjunto de contenidos temáticos que buscan en el capacitando la obtención de una habilidad, una actitud o un conocimiento que lo habiliten a dominar o modificar una situación de relativa importancia.
Metas EFA Indicadores de matrícula, cobertura, deserciones, repeticiones, rendimientos, escolar.
Normativa de Infraestructura Educativa Documento de la SE donde se establecen las normas básicas de diseño y constricción de la Infraestructura Educativa.
Personalidad o Personería Jurídica Es un reconocimiento legal que otorga la Secretaría de Estado en los Despachos de Gobernación Justicia y Descentralización.
Plan de Capacitación Documento elaborado por el CEP con el apoyo del Capacitador que contiene la definición de los Bloques y Módulos de Capacitación, fechas, lugares y asistentes.
Plan de Ejecución de Obra Documento elaborado por el CEP con el apoyo del Supervisor Docente que contiene las principales actividades que se deben realizar para ejecutar y terminar una obra a tiempo y con calidad.
Plan Maestro de Infraestructura Educativa
Instrumento que la SE utiliza para realizar planificaciones encaminadas a desarrollar propuestas de desarrollo del Sector.
Pre-factibilidad Proceso en el cual se determina en forma rápida si el proyecto priorizado y elaborado cumple con los requisitos de elegibilidad y viabilidad establecidos por el IDECOAS-FHIS y las fuentes, para que sean considerados para su ejecución.
Protocolo biocultural del pueblo indígena “Miskitu”
Protocolo que garantiza el derecho de consentimiento libre, previo e informado en los
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territorios de la Mosquitia hondureña.
Proyecto Objetivo a ser alcanzado, el cual cuenta con los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos para ser logrado. Para fines del PROMINE, por proyecto se entiende el conjunto de intervenciones en un Centro Educativo y su área aledaña, comprendiendo varios componentes de infraestructura, equipamiento y siempre el componente social.
Proyecto Ejecutado por la Comunidad en el Departamento de Gracias a Dios
(PEC- Mosquitia)
Es una modalidad de ejecución de proyectos, que reconoce las “diferencias” de la Mosquitia, respecto al resto del País. Es donde la municipalidad recibe y administra los recursos financieros y la comunidad administra los recursos humanos, materiales y técnicos y es la responsable de la buena ejecución del proyecto.
Proyecto Educativo de Centro
(PEC-SE)
Es una herramienta de planificación estratégica que guía la transformación del centro educativo para la implementación del Currículo Nacional y el logro de las metas educativas.
Proyecto de Redes Educativas
(PER)
Es un modelo de gestión institucional, pedagógico, administrativo y financiero que conforman un grupo de centros educativos, geográficamente cercanos.
Reconocimiento Municipal Capacidad parcial de actuar como persona jurídica otorgada por la municipalidad. Es otorgada a toda la comunidad y no solamente a los dirigentes.
Red Educativa Modelo Integral de Centros Educativos; formado por un centro sede (Centro Básico) y centros integrados cooperantes, para asegurar una educación de calidad.
Rendición de Cuentas Acto local (Municipalidad/Comunidad) que cumple el CEP/CCS mensualmente, donde en asamblea comunitaria se presentan las cuentas debidamente respaldadas del proyecto a la comunidad en general para tener su calificación
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y aceptación plena. Lo anterior, garantizando el cumplimiento de las normas de adquisición, contratación y administración de los fondos, según lo establecido en el Manual PEC-Mosquitia.
Supervisor/a Docente Profesional contratado o proporcionada por la municipalidad/mancomunidad, cuya función es asegurar el cumplimiento de los contratos en su parte administrativa y física.
Transferencia Traspaso de dinero de un ente financiero a uno receptor para cumplir objetivos definidos. Dicho de otra forma, es un valor en Lempiras que la Municipalidad/Comunidad recibe en una cuenta de banco ya definida para tal efecto, esto es, “una Cuenta de Banco de uso exclusivo para el proyecto”.
Marco Ambiental y Social (MAS) Establecido por el BM y adoptados por el KfW, para que se apliquen en programas por ellos financiados. Ahí se establecen los estándares ambientales y sociales, diseñados para respaldar los proyectos de los prestatarios con el objetivo de poner fin a la pobreza extrema y promover la prosperidad compartida.
Validación del Proyecto Actividad que se cumple en una asamblea comunitaria para que el CEP, apoyado por el formulador, presente el expediente técnico del proyecto para que califiquen su idoneidad viendo que cumpla sus requerimientos. Esta actividad será coordinada y se cumplirá en conjunto con los Consejos Territoriales, Comunales y Consejos de Ancianos.
Vigilante Ambiental Miembro del Comité Ejecutor del Proyecto, cuya responsabilidad es asegurar que en todo el ciclo de proyecto se cumplan las normas ambientales – sociales y de seguridad estipuladas por MIAMBIENTE según categorización. Además, que se respete lo establecido en los Planes de Manejo, en lo que se relacione con los proyectos.
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Visita de Pre-factibilidad Actividad participativa que se cumple en conjunto las instituciones responsables de calificar la viabilidad social, técnica, legal, ambiental, económica financiera y de vulnerabilidad, previo a continuar con la formulación o no del proyecto. Es una actividad que se cumple de forma coordinada con la Departamental y Municipal de educación, con la Municipalidad, con su UT y siempre con la Comunidad Educativa. En las comunidades que cuentan con la representación de los Consejos Territoriales, Comunitarios, de Ancianos y Patronatos, las visitas a los proyectos se tienen que cumplir coordinado previamente con sus representantes, promoviendo su participación.
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1. Introducción El presente Manual Operativo, estructurado como en base a la ejecución de las seis (6) obras iniciales, luego de que estas se cumplan podrá ser modificado y en todo caso, para su implementación se requiere de la No Objeción del KfW y, la “Resolución Institucional”. Este Manual está dirigido a los funcionarios del Instituto de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento, a quien se encuentra actualmente adscrito el Fondo Hondureño de Inversión Social (IDECOAS-FHIS), de la Secretaría de Educación (SE), de las Municipalidades, Consejos Territoriales, de las UTM/UTIs y CEP, como un instrumento de referencia para facilitar su labor de gestión y administración en la Ejecución de los Proyectos Ejecutados por las Comunidades (PEC-Mosquitia), en el marco del Programa Mejora de la Infraestructura Escolar (PROMINE) en el Departamento de Gracias a Dios (conocido como la Mosquitia Hondureña). Programa co-financiado por el Gobierno de la República Federal de Alemania, a través del Banco Alemán de Desarrollo (KfW).
Respecto a las intervenciones que en el marco del Programa se realicen en la Mosquitia, estas serán realizadas con base al presente Manual PEC – Mosquitia, que es un manual, que, si bien tiene como base el Manual PEC que también se aplica y de forma general en el PROMINE, tienen sustantivas variaciones, considerando que el Departamento de Gracias a Dios, difiere de los demás departamentos del País.
La implementación del modelo PEC en el marco del PROMINE, en la Mosquitia, establece con pertinencia la participación de: i) La Secretaría de Educación, en lo referente a la aplicación de la Normativa para la Panificación y Diseño de Centros Educativos, la priorización de los CE a intervenir utilizando como herramienta el Plan Maestro de Infraestructura Educativa, el fortalecimiento del modelo descentralizado de Redes Educativas y el contexto de Seguridad Alimentaria y Formación Vocacional; ii) El IDECOAS-FHIS como ente ejecutor, responsable de los procesos operativos y técnicos del Programa que están bajo un “Ciclo de Proyectos Administrativo – Financiero”; iii) Los Gobiernos Locales, en las zonas de su administración territorial, como co-gestores, co-financiando los proyectos y garantes de la inversión con transparencia de los de los recursos financieros; iv) Consejos Territoriales, considerando que las zonas de su administración territorial se enmarcan en los Títulos y Planes de Manejo; v) Las Comunidades, se refiere a co-gestionar, realizar la intermediación entre actores y co-administrar los fondos, garantizar su buen uso, la custodia de los insumos, para lo cual serán capacitadas y así cumplir una correcta “gerencia comunitaria” y así, realicen la ejecución eficiente de las obras, garantizando su sostenibilidad; vi) A lo anterior se suma una gestión conjunta entre actores institucionales y locales, requeridos para que se den un adecuado uso y mantenimiento de las instalaciones educativas, en un trabajo conjunto con la SE.
El Manual se enmarca dentro de la política de Descentralización del Estado, promoviendo una alta participación ciudadana y con participación la SE de forma desconcentrada, del gobierno municipal, de los Consejos Territoriales y las organizaciones comunitarias, impulsando el cumplimiento del respeto a las condiciones socio-culturales, geográficas-
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ambientales, entre otras, que conllevan a mantener consideraciones que deben prevalecer en el diseño, concepción e implementación de los proyectos en el Departamento de Gracias a Dios.
Este Manual operativo contiene trece capítulos, los cuales siguen la lógica del Ciclo de Proyectos que el IDECOAS-FHIS utiliza para la ejecución de los proyectos bajo la modalidad descentralizada PEC Mosquitia. Para su implementación la SE y el IDECOAS-FHIS deberán unir sinergias para capacitar a sus actores institucionales, a las municipalidades y sus UTM/UTI, a los Consejos Territoriales y comunidades organizadas, en los temas y prácticas que se detallan en los diferentes capítulos del presente Manual y sus anexos respectivos.
Conviene destacar que el Manual no desarrolla conceptos básicos, sino que dirige la mecánica operativa del Ciclo de Proyectos PEC a ser implementada en el Departamento de Gracias a Dios. Además, a ser aplicada por el IDECOAS-FHIS, la SE y también por parte de los gobiernos locales y sus UTM/UTI y las comunidades participantes en el PROMINE.
Si bien el presente Manual PEC-Mosquitia guiará los proyectos iniciales, empero en función a las lecciones aprendidas, podrá ser modificado, una vez que se concluyan con las “seis obras iniciales”, previstas a ser ejecutadas a inicio de la intervención en el Departamento de Gracias a Dios.
1.1. ¿Qué son los Proyectos Ejecutados por las Comunidades (PEC-Mosquitia) / PROMINE?
Es una modalidad de ejecución descentralizada de los proyectos que consideran la infraestructura-educativa con un enfoque pedagógico moderno, en la cual los fondos son transferidos a las municipalidades, quienes los co-administran con las comunidades beneficiarias.
Las comunidades debidamente organizadas, capacitadas y asesoradas, son las que realizan las actividades requeridas para la implementación de su proyecto, asumiendo la responsabilidad de una ejecución eficiente, y el co-manejo transparente de los recursos en conjunto con las municipalidades. Una vez priorizados los CE a intervenir por parte de la SE, se definen las visitas en coordinación con los actores locales y con alta relevancia se cumplen las Consultas y luego si se cuenta con la calificación local, se procede con la implementación del proyecto. Estos procesos son debidamente acompañados por profesionales técnicos y sociales seleccionados por las Comunidades y contratados según el caso por, las Municipalidades (UTM), Mancomunidades (UTI), el IDECOAS-FHIS y la SE.
La modalidad PEC en el marco de PROMINE en la Mosquitia, promueve intervenciones en los Centros Educativos, según la prioridad que establece el Plan Maestro. Luego, siempre buscando impulsar el modelo descentralizado de las “Redes Educativas” porque al igual que en todas las regiones del País, promueven gestión integral conformado por un
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centro sede y varios centros integrados que en conjunto funcionan como un solo CE, con el fin de mejorar el acceso de los alumnos y alumnas de las comunidades pobres a Centros Educativos de calidad contribuyendo así, al aumento de la eficiencia y de la calidad del sistema educativo pre-básico y básico.
Empero considerando distancias y accesos entre CE de una Red, que en esta región se tiene, en muchos casos limitan la actuación de una Red. En tal virtud, las intervenciones que se realicen en la Mosquitia, no requieren ser vistas y priorizadas como Redes Educativas, sino aplicando el Índice de Excelencia de cada CE.
El ofrecer mejores servicios educativos, requiere de una infraestructura escolar concebida con un enfoque pedagógico moderno y en el caso de la Mosquitia, de acuerdo a las condiciones del entorno, que involucra brindar realidades ambientales “bioclimáticas”, más acogedoras, pedagógicas contemporáneas y seguras, que contribuyan a elevar, la calidad de la educación en el contexto de los indicadores de las Metas EFA (Educación para Todos).
1.2. La Ejecución de los Proyectos Ejecutados por la Comunidad en los casos que se consideren las Redes Educativas
Cuando aplique la intervención en las RE, los proyectos que se ejecutan bajo la modalidad PEC pueden generar importantes oportunidades. Al respecto se debe considerar:
a) Una vez que se cuente con intervenciones, intercambiar experiencias sobre la modalidad de ejecución PEC-Mosquitia entre los diferentes CE de la red y entre redes educativas.
b) Organizar a los diferentes CEP de la misma RE para que realicen cotizaciones y adquisiciones de los insumos en conjunto, mejorando precios en los mercados y en general actuando bajo el concepto de economía de escala. En similares condiciones, realicen el transporte los insumos y su salvaguarda.
c) Contratar a mejores precios, paquetes de formulación, supervisión, capacitación y del auxiliar contable (en coordinación con la corporación municipal), siempre sin exceder la carga máxima de proyectos.
d) En lo posible, recibir capacitaciones conjuntas.
e) Permite a las organizaciones comunitarias realizar gestiones conjuntas ante autoridades, instituciones y proveedores, denotando una mayor fuerza.
f) Asumir una política local de mantenimiento a nivel de la RE (municipio – consejo territorial - comunidad – SE), que conlleve a un mejor y más oportuno cumplimiento.
Considerando que el dimensionamiento de la infraestructura y principalmente la del Centro Sede (Centro Básico), es en función al número total de alumnos de la Red
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Educativa de la mayor jornada, es vital que se garantice el funcionamiento de estas Redes Educativas, bajo un calendario escolar único donde estén integrados y participando todos sus CE.
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2. Lineamientos Generales
2.1. Objetivo de las Presentes Normas y Procedimientos Establecer la forma cómo será llevada a la práctica y de forma ordenada, por parte del personal del IDECOAS-FHIS, de la SE, de las Municipalidades y sus UTM/UTI, los Proyectos Ejecutados por las Comunidades en el Departamento de Gracias a Dios.
Los PEC - Mosquitia en el marco de PROMINE, son una modalidad de ejecución de proyectos de infraestructura educativa, se desarrollan en el marco de la descentralización y bajo una gerencia comunitaria. Los proyectos a diferencia de las otras zonas del País, desde su concepción consideran la participación de los Consejos Territoriales, Consejos Comunales, Consejos de Ancianos y el cumplimiento de las Consultas. Para esto, los fondos son transferidos a las municipalidades para la administración y las comunidades apoyadas por la municipalidad, ejecuta físicamente los proyectos. Las comunidades son debidamente organizadas, capacitadas y asesoradas, así se preparan y actúan, para realizar las actividades organizativas, logísticas y técnicas, asumiendo la responsabilidad que corresponde a cumplir la ejecución eficiente y transparente de los proyectos. En general la experiencia que se tiene en la ejecución de los proyectos PEC, estos generan el empoderamiento y apropiamiento de los actores comunitarios y municipales (padres-docentes, autoridades educativas y municipales), que son previamente capacitados para cumplir de forma adecuada su gestión. A través de esta modalidad, la comunidad realiza actividades para cotizar, procesos de adjudicación y selección, co-justificar pagos y llevar el control de la ejecución física de los recursos de los fondos de inversión social que el gobierno de Honduras les transfiere a través del IDECOAS-FHIS y de las municipalidades, quienes son los encargados de vigilar para que se haga el uso correcto de los fondos cumpliendo con lo acordado en los contratos.
2.2. Alcances de las Presentes Normas y Procedimientos. El IDECOAS-FHIS tiene cuatro formas de procesar y ejecutar sus proyectos y que a continuación se describen:
1. Forma Centralizada: es la manera con la que normalmente ha operado el FHIS desde su creación en el año 1990 y consiste en la contratación de una persona natural o jurídica para que se haga cargo de la ejecución de un proyecto.
2. Forma Descentralizada: el IDECOAS-FHIS transfiere a las Municipalidades/ Mancomunidades, los recursos técnicos y financieros para que éstas procesen autónomamente el ciclo de sus proyectos.
3. Trabajo en Asociación: modalidad mediante la cual el IDECOAS-FHIS ejecuta proyectos en asociación con organizaciones de la sociedad civil sin fines de lucro, siendo condición básica de esta asociación el cofinanciamiento. Esta modalidad puede ser centralizada o descentralizada.
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4. Proyectos Ejecutados por las comunidades (PEC- Mosquitia) las comunidades reciben los recursos humanos, materiales y técnicos para ejecutar los proyectos y los gobiernos municipales reciben los recursos técnicos y económicos apoyando a las comunidades para que ellas mismas ejecuten sus proyectos.
Para la Ejecución de los PEC Mosquitia, se considera:
Municipal–PEC: Mosquitia: Modalidad descentralizada donde la Municipalidad recibe los recursos económicos y las comunidades realizan las cotizaciones, los procesos de contratación, co-justifican pagos y reciben los materiales a través de la municipalidad. Las comunidades están capacitadas, organizadas y asesoradas, aceptando ejecutar los proyectos de acuerdo al Manual PEC Mosquitia. Está previsto que los recursos financiaros sean administrados por las corporaciones municipales.
En los proyectos PEC – Mosquitia, se considera la descentralización del Ciclo de Proyectos IDECOAS-FHIS en la cual los gobiernos municipales administran los fondos y junto con las comunidades se hacen cargo de la co-gestión de sus proyectos en lo que respecta, a su formulación, ejecución y puesta en operación sostenida de los mismos. Este proceso es debidamente acompañado por el IDECOAS-FHIS y la SE. Considerando que cada proyecto requiere una contraparte financiera municipal y comunitaria, cada proyecto deberá estar incluido en los Planes Estratégicos de Desarrollo Municipal, (PEDM) y caso contrario, priorizarse mediante un punto de acta de la corporación. Éste dispondrá de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para su adecuada ejecución, siendo la comunidad organizada, compuesta por los Consejos Territoriales, Consejos Comunitarios, Consejos de Ancianos, los padres de familia y apoyado por los docentes quienes lo ejecutan. Luego, al finalizar el proyecto, son responsables de promover su adecuado uso, asegurando su periódico y oportuno mantenimiento.
Bajo esta modalidad, el “contratista” es la comunidad, representada por el Comité Ejecutor del Proyecto (CEP). Para poder cumplir con sus obligaciones, le es requerido que cuente con el apoyo profesional requerido, el cual puede ser otorgado por parte de las Municipalidades, solas o mancomunadas. Además, contarán con el apoyo de un Maestro de Obra Residente, que trabajarán bajo las órdenes de la comunidad (CEP). La ejecución de proyectos por la comunidad es una modalidad de Contratación entre el IDECOAS-FHIS y la Municipalidad. A continuación, la Municipalidad firma un contrato con la Comunidad para que cumpla como ejecutor del proyecto, en la que las tres partes acuerdan a través de contratos, derechos y obligaciones a ser respetados con toda eficiencia y exactitud.
Para los asuntos que no están normados en el presente Manual se aplican las normas, procedimientos, criterios y herramientas establecidos en el Manual Guía de Operaciones y otros manuales del IDECOAS-FHIS, además de las resoluciones institucionales emitidas.
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2.3. Objetivos de los PEC- Mosquitia en el marco de PROMINE Dotar de infraestructura-educativa; construcción y readecuación de aulas y otra
infraestructura escolar, bajo criterios estrictamente “pedagógicos” y contribuir así a mejorar el acceso a una educación pre-básica, básica y media de calidad.
Considerar como parte de la dotación de la infraestructura pedagógica, con igual relevancia por su gran impacto, la provisión de talleres, laboratorios, canchas y dentro del contexto de la Seguridad Alimentaria, la infraestructura de apoyo a la agro-producción, principalmente los huertos pedagógicos, de producción y en apoyo a la reforestación, viveros.
También como parte de apoyo a la dotación de infraestructura pedagógica, considerar la dotación de los servicios hidrosanitarios y, muros de contención, gradas, barandales, rampas de acceso e interconexión, cerco y cerco perimetral.
Potenciar capacidades en la población beneficiaria en la Mosquitia hondureña que conlleven al auto desarrollo de las comunidades hondureñas postergadas por la pobreza, a fin de ampliar la gama de oportunidades de estas poblaciones.
Fortalecer los gobiernos Municipales/Mancomunidades, sus UTM/UTIs, con el fin de que éstos puedan apoyar a las Comunidades a administrar autónomamente el ciclo de proyectos. Se trata de la Comunidad Educativa, los Consejos Territoriales, Consejos de Ancianos y demás organizaciones locales.
Contribuir al desarrollo de procesos y mecanismos, a través de los cuales las comunidades debidamente organizadas, adquieren el control sobre asuntos o temas de intereses que les son propios.
En el marco del impulso a la transparencia, establecer mecanismos de contraloría social y rendición de cuentas.
Asegurar mejores y mayores condiciones de adecuado uso y mantenimiento de las inversiones en infraestructura educativa que el gobierno de Honduras realiza a favor de las comunidades, principalmente en el sector periurbano y rural.
2.4. Lineamientos Operativos de los PEC – Mosquitia Proyectos sin discriminación y apolíticos: En general en el marco del
PROMINE, se vienen ejecutando proyectos de apoyo al desarrollo local y la gobernabilidad y gobernanza. La participación gubernamental es un imperativo, denotando legitimidad y eficacia en el ejercicio del cumplimiento de la función pública. Lo anterior, se complementa con, el fortalecimiento de las capacidades locales fomentando su autogestión y autorregulación, dotándoles siempre de
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herramientas, recursos importantes (económicos y humanos) para la resolución de diversas problemáticas. Ahora en la Mosquitia, también se estará cumpliendo un trabajo de la mano con sus Municipalidades, comunidades y sus organizaciones como son los Consejos Territoriales, de Ancianos, de Mujeres Misquitas, patronatos y otros, los cuales serán sujetos de un total respeto y en este contexto se incluye la diversidad religiosa y política.
Intervenciones aplicando “no hacer daño - do no harm”: considerando a la población beneficiaria en general y a todas aquellas regiones con población indígena, además de la actuación institucional, donde la cooperación alemana, implementando sus principios. Estos son:
Asegurar la participación y el empoderamiento en el marco de políticas multiétnicas y multiculturales del Estado, así como procesos pacíficos y democráticos.
Evitar efectos nocivos sobre pueblos indígenas (principio de “no hacer daño” – “do no harm”). Principio central de la cooperación para el desarrollo en situaciones conflictivas es la regla básica de “no hacer daño”. Acorde a este principio deben identificar, evitar y mitigarse los efectos no intencionados de la ayuda humanitaria y la cooperación para el desarrollo, así como agravaciones no deseadas de los conflictos, fomentándose explícitamente aquellos efectos que promuevan la paz y superen las divergencias existentes entre las partes conflictivas.
Respetar el principio del consenso previo (consultas), libre e informado de los pueblos y sus organizaciones en la planificación de proyectos que afecten a sus intereses.
Respeto a la Interculturalidad, buscando el reconocimiento de las particularidades de las etnias y sus organizaciones como los consejos territoriales, consejo de ancianos y consejos comunitarios, a fin de reconocerlas y hacerlas partícipes del proceso respetando sus características culturales y costumbres.
Mejorar concretamente las condiciones de vida de los pueblos indígenas acorde a su especificidad cultural.
Simplicidad: Normas y procedimientos simples y sencillos que agilicen los procesos por parte del IDECOAS-FHIS, la SE, fuentes de financiamiento, gobiernos locales y de las comunidades.
Bajo una visión de desarrollo sostenible: Aspecto que toma especial connotación en el Departamento de Gracias a Dios, donde entre otros se encuentra una parte importante de culturas étnicas y la Biósfera del Río Plátano, las que conllevan a considerar:
Evita o mitigar impactos adversos sobre las personas y el medio ambiente.
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Conservar y preservar los ecosistemas, son ambos conceptos importantes para el ambiente que nacen de una seria necesidad ecológica. De esta forma se establecen conceptos que conlleven a una cotidiana defensa, mantenimiento y salvaguardar la biodiversidad y de los hábitats naturales.
Respetando los Planes de Manejo, promover el uso eficiente y equitativo de los recursos naturales y los servicios ecosistémicos.
Promover la salud y seguridad de las comunidades y de los trabajadores.
Garantizar que no surjan y de existir, corregir los prejuicios y la discriminación hacia individuos o comunidades relacionados con los proyectos.
Considerar a los pueblos Misquito, Tawahkas, Pech y Garífunas y en general a los grupos minoritarios y a las personas menos favorecidas y vulnerables, en especial en los casos en los que se pueden presentar en casos adversos o en los que los beneficios de desarrollo hayan de compartirse.
Abordar los impactos de los proyectos, en el cambio climático y considerar los impactos del cambio climático en la selección, la ubicación, la planificación, el diseño y la implementación y el desmantelamiento de proyectos.
Maximizar la participación de las partes interesadas a través de mecanismos más adecuados de consulta y participación y rendición de cuentas. Aspecto que tiene alta relevancia en el PROMINE porque busca implementar una co-gestión y una co-administración que denote los más altos principios de “transparencia”.
Fomento del capital social: En congruencia con los temas anteriores, está el cumplimiento de acciones encaminadas a fortalecer las tradiciones, los valores, las costumbres y sus organizaciones, considerando aspectos complementarios como la solidaridad, colaboración y una actuación comunitaria en consenso para lograr objetivos comunes.
Equidad de Género: Impulsar la equidad de género, promoviendo la participación de mujeres y hombres de manera equitativa, sistemática y concreta, promoviendo medidas a favor de las mujeres. Considera y con especial atención la presencia de la mujer en el trabajo remunerado y la igualdad remunerativa.
Focalización en Pobreza: Llegar con este Programa a las comunidades más pobres y postergadas, siempre considerando el “Índice de Excelencia” y la prioridad que se define a través del Plan Maestro.
Inversiones Debidamente Sustentadas: Proyectos definidos técnicamente por parte de la Secretaría de Educación, promoviendo proyectos que se
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fundamentan en base a la Normativa de Diseño y Construcción desarrollada por la SE.
Fortalecimiento de las Redes Educativas: En principio, intervenir las RE en la Mosquitia, no es un condicionante para su intervención. Siempre se tendrá presente a los municipios y comunidades donde existan los CE en RE, con el propósito de apoyar a los Proyectos Educativos de Red, (PER).
Inversión en capacitación y fortalecimiento organizativo: Con el propósito de fortalecer el recurso humano y aumentar la capacidad de autogestión para que las comunidades sean gestoras de su propio desarrollo y por ende lograr su empoderamiento, apropiamiento y un mantenimiento adecuado de los CE.
Efectividad: Logro de objetivos esperados en el tiempo previsto, con la calidad esperada, al menor costo posible.
Rendición de Cuentas: Se fomenta en todos los niveles de los proyectos de forma participativa. Se buscará impulsar la transparencia del accionar de las dirigencias comunitarias hacia sus comunidades, de las comunidades al gobierno municipal, del gobierno municipal al IDECOAS-FHIS y la SE y de estos al gobierno central y hacia la fuente financiera.
Alianzas con la Sociedad Civil y organizaciones locales, principalmente con sus instancias que participan en educación: En el marco del PROMINE se buscará impulsar la participación del mayor número posible de actores, con el fin de aprovechar lo mejor de cada uno en la tarea de combatir a la pobreza.
Fomento al empleo local: Se parte considerando que la Mosquitia requiere impulsar su auto desarrollo y es un imperativo considerar el recurso humano local. Con esta modalidad la municipalidad/mancomunidad y sus brazos técnicos, así como la comunidad contratará los servicios que requiera para la ejecución del proyecto, como son Supervisores Docentes, Maestro de Obra, Capacitador, Auxiliar Contable, mano de obra calificada y de apoyo, dando preferencia a los recursos humanos existentes en el Departamento. Luego, en el marco del PROMINE, preparándolos para que cumpla con el perfil y el conocimiento requerido.
Respeto a la Interculturalidad: Buscar el reconocimiento de las particularidades de las etnias presentes, a fin de reconocerlas y hacerlas partícipes del proceso respetando sus características culturales y costumbres.
Respeto (Actores locales e interinstitucionales): Aspecto de especial atención es reconocer que la dinámica social en las diferentes comunidades, conlleva a que sus pobladores convivan reconociendo que tienen diferentes ideologías religiosas y políticas. Esto implica una actuación ejemplar, enmarcada en el respeto a la diversidad social y cultural. Este aspecto también es de aplicación obligatoria a la relación con las instituciones.
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Consideraciones bioclimáticas – ambientales y de seguridad: Establecidos en la Normativa de Diseño y Construcción de la Infraestructura Educativa de la SE, Se considera en el diseño de los proyectos se integrarán aspectos encaminados a la prevención de violencia y espacios escolares seguros, aplicados bajo el concepto CPTED. Adicionalmente, se considerarán de forma diferenciada los aspectos bioclimáticos de cada zona geográfica, garantizando el confort de los espacios escolares para la comunidad educativa. En este contexto se da especial importancia al sistema de agua y saneamiento a ser realizados en los centros educativos, que mayoritariamente se realizarán como soluciones individuales y con tecnología ajustadas a cada medio.
Protección del ambiente: Con apoyo sinérgico de las municipalidades, ICF y programas de apoyo alemán como CLIFOR-GIZ, se dará cumplimiento a los permisos ambientales considerando: a) Corte de madera, b) Permisos ambientales de Construcción y c) Permisos Ambientales en Zonas Municipales. Se establecerá de forma ordenada y bajo consideraciones de prioridad, procesos y particularidades para que estas se cumplan con una especial dedicación y respeto de todos los acuerdos de los planes de desarrollo y los compromisos para preservar la Biosfera del Río Plátano y los Planes de Manejo que decretan las actividades que se pueden cumplir en la Reserva, en congruencia con los “10 Estándares indicados en el MAS”.
Cumplimiento local del compromiso ambiental - social: Se consideran acciones enmarcadas en el MAS y en este contexto la capacitación a las comunidades, especialmente a las comunidades educativas, creando a su interior el cargo de Vigilante Ambiental - Social, poniendo en práctica criterios y normas ambientales-sociales establecidas en el marco del PROMINE. Es necesario que en todos los proyectos se visualicen los posibles impactos a fin de poder establecer las medidas de mitigación pertinentes de acuerdo al giro de cada obra. Aceptado lo anterior, todos los involucrados en el proceso deben saber que las acciones ambientales-sociales a implementarlas en tres momentos: i) en la etapa de pre-factibilidad, ii) en la de construcción y iii) en la etapa de operación y uso del predio educativo (sostenibilidad).
Aplicación de principios de seguridad industrial: Que aplica durante la ejecución de los proyectos, considerando la organización de los espacios y de sus accesos debidamente señalizados a fin de mantener los materiales que generen riesgos (productos tóxicos y/o inflamables) a la integridad personal en espacios adecuados. Luego, este aspecto se aplica para preservar la integridad de las personas mediante uso de equipo de identificación y protección personal como cascos, calzado adecuado y otros que aplican según la actividad. Paralelamente, en momentos de ejecución de los proyectos en cada bodega u otro local dentro del proyecto, deberá existir un botiquín de primeros auxilios.
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Fomento del capital social: Cumpliendo acciones encaminadas a fortalecer las tradiciones, los valores, las costumbres y sus organizaciones, considerando aspectos complementarios como la solidaridad, colaboración y una actuación comunitaria, respetando los acuerdos, las normas y llegando a consensos, para lograr objetivos comunes.
Consideraciones bioclimáticas – ambientales y de seguridad: Establecidos en la Normativa de Diseño y Construcción de la Infraestructura Educativa de la SE, Se considera en el diseño de los proyectos se integrarán aspectos encaminados a la prevención de violencia y espacios escolares seguros, aplicados bajo el concepto CPTED. Adicionalmente, se considerarán de forma diferenciada los aspectos bioclimáticos de cada zona geográfica, garantizando el confort de los espacios escolares para la comunidad educativa.
2.5. Promoción de la asociación intercomunitaria El capital social de los pobres no es solamente al interior de una comunidad sino también a nivel intercomunitario, por ello es muy importante que el IDECOAS-FHIS y la SE fomenten alianzas intercomunitarias a través de una variedad de instrumentos y modalidades tales como:
Parte importante del capital social dentro del PROMINE, son las asociaciones que consideran entre las principales a la Asociación de Padres de Familia, Gobiernos Escolares, los Consejos Territoriales, Consejos Comunitarios, las Organizaciones de Mujeres, los Consejos de Ancianos, los Patronatos, las Redes Educativas y mancomunidades de municipios, las cuales serán consideradas en cada proyecto para fortalecer su capacidad de gestión.
Proyectos complementarios, que beneficien a más de una comunidad y municipio a la vez.
Fortalecimiento de Redes Educativas y otras asociaciones intercomunitarias, como los Consejos Territoriales, Comunitarios, las Organizaciones de Mujeres y otros con actuación local, con el fin de dar mayor sustentabilidad a los esfuerzos de asociar a sus CE y a las comunidades que las conforman entre sí, ampliando su radio de acción.
2.6. Articulación sistemática con los Gobiernos Municipales y otras Organizaciones Locales
Los gobiernos municipales constituyen el enlace democrático entre el gobierno central, los Consejos Territoriales, Comunales y la sociedad civil, fundamentalmente en el ámbito rural, incluso, en muchos casos constituyen la única presencia del gobierno. El PROMINE, busca impulsar procesos de desarrollo local y, por ende, realizar gestiones en estrecha
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coordinación con las autoridades municipales, los Consejos Territoriales, Comunitarios, Patronatos y otros.
Lo anterior se concretiza principalmente mediante la participación de la municipalidad y demás organizaciones locales en: i) La planificación participativa; ii) El reconocimiento de los comités comunitarios; iii) La colaboración en la supervisión de la ejecución de los proyectos; vi) La administración de los recursos financieros transferidos por el IDECOAS-FHIS, vii) La logística para la entrega de los materiales a la comunidad; viii) El apoyo logístico a la realización de actividades intercomunitaria; ix) El cofinanciamiento de los proyectos; x) El apoyo a la legalización de los predios educativos y, en casos requeridos, a la adquisición de predios adicionales para ampliar la infraestructura educativa, xi) El fomento de mecanismos municipales de naturaleza financiera e institucional/local que aseguren el mantenimiento preventivo y la sostenibilidad de los proyectos.
2.7. Los Actores en el Ciclo de Proyectos PEC- Mosquitia en el marco de PROMINE
a) A nivel institucional, la ejecución del Programa se basa en la cooperación entre la SE como ente rector y normativo del sector de educación y responsable por la planificación de las inversiones, así como la definición de normas y estándares y el IDECOAS-FHIS responsable por la ejecución descentralizada de las medidas del Programa (en lo que corresponde) a través de las Municipalidades o Mancomunidades -previo diagnóstico de capacidad de gestión técnica administrativa y financiera de las municipalidades. Durante la ejecución del Programa, ambas instituciones trabajarán en estrecha coordinación y definirán, en común acuerdo, los aspectos más importantes para la operación del Programa. Lo anterior, cumpliendo actividades en equipo con el Consultor, entre otros para la preparación e implementación del Programa.
Al respecto se conformará una “Comisión” entre la SE, el IDECOAS-FHIS y la Asistencia Técnica del Programa (El Consultor), quienes y según su competencia (para los actores) y su pertinencia (para las instituciones), cumplirán entre otros las siguientes actividades coordinadas que conllevan a operar el Ciclo de Proyectos Administrativo-Financiero “PEC-Mosquitia”. Estas actividades se refieren a: i) Priorización de los proyectos; ii) Programación de la pre-inversión; iii) Planificación y acompañamiento a la ejecución de las “consultas”, pre-factibilidad y factibilidad de los proyectos y en este contexto la definición de los “Alcances de los Proyectos”; iv) Planificación y acompañamiento a la ejecución física y financiera de los proyectos y en este contexto, el cumplimiento de los alcances, compromisos municipales y comunitarios; v) De requerirse modificaciones de alcances, estas deben ser definidas y cumplidas en estrecha coordinación entre las partes, expresando su conformidad en actas o acuerdos escritos; vi) La definición de las inversiones del Fondo de Ahorro (incluyendo intereses generados en las cuentas bancarias), a ser propuestas o acordadas con las comunidades beneficiarias de los proyectos, aspecto que
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igualmente debe quedar establecidos en actas o acuerdos escritos, co-firmadas con los representantes del CEP y de la Municipalidad. vii) Preparación y acompañamiento a eventos (inauguraciones) interactuando con la respectiva municipalidad y comunidad; viii) Cumplimiento de gestiones ante otras instituciones directamente relacionadas con el proyecto como son la SEFIN, la Secretaría MIAMBIENTE y otros.
Los representantes de la Comisión se definirán según los aspectos a tratar, considerando la gestión y su responsabilidad que cumplen en cada tema, bajo un contexto gerencial/operativo.
b) La comunidad y sus organismos representativos, son el objeto y sujeto del proceso de la preparación, análisis, ejecución y puesta en marcha de un proyecto y sus niveles son:
Los Consejos, que se refieren a los Consejos Territoriales, Comunitarios y Consejos de Ancianos, como máximas autoridades con las que se cumplen las “consultas”, de forma previa a la formulación de los proyectos.
La Comunidad Educativa, conformada por los alumnos y representada por su gobierno escolar, los maestros y los padres de familia.
La Asamblea General, constituida por todos los hombres y mujeres adultos y adultas de una comunidad que constituye la autoridad máxima en los PEC.
El Comité Ejecutor del Proyecto (CEP), es la instancia responsable de llevar a la práctica los acuerdos de la Asamblea General y para el caso de los PEC, deberá estar integrada principalmente por las asociaciones de padres de familia y/ó organizaciones comunitarias. Es la instancia a cargo de acompañar la formulación del proyecto, su ejecución y luego apoyar el adecuado uso, operación y mantenimiento del CE, para lo cual paralelamente se creará una ORMA. El nombre de CEP es genérico, pues se pretende denominar a la instancia “operativa de una comunidad” y considerando que la mayoría de las Comunidades Educativas tienen sus organizaciones y, en el marco del PROMINE serán respetadas cuando la comunidad así lo considere, empero siempre fortalecidas previamente por el IDECOAS-FHIS y sus Municipalidades, para que cumplan la gerencia del proyecto. Por ejemplo, estas organizaciones ya establecidas son: El Consejo Escolar de Desarrollo (CED), Asociación de Padres de Familia (APF), Asociación de Desarrollo Local (ADEL), Asociación de padres de familia AECO; Consejos Territoriales, Consejos de Ancianos, Patronatos, entre otros. Cualquiera de ellas podrá ser la instancia seleccionada por la comunidad en Asamblea General y será la responsable de llevar a la práctica los acuerdos contraídos para la ejecución del proyecto.
Las Alcaldías Municipales: Son los gestores de los proyectos, brindan su contraparte para la ejecución de los mismos y, son los administradores de los fondos. Suscriben los contratos con IDECOAS-FHIS y abren una cuenta exclusiva para cada proyecto, son los garantes por el buen uso de los fondos.
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El Comité de Contraloría Social (CCS). Son parte de la organización comunitaria y su función principal es auditar y supervisar el buen uso y registró de los recursos materiales que entrega la municipalidad a su comunidad a través de los desembolsos que el IDECOAS-FHIS realiza a la municipalidad/comunidad para la compra de dichos materiales, y velar por la calidad de la infraestructura y de la capacitación. El CCS como agrupación local y siempre el marco de impulsar la transparencia, cumplirá acciones coordinadas con los Consejos Municipales Educativos (COMDE), de los Consejos Territoriales, Comunitarios y MIMAT, siempre en el marco de la transparencia y auditoria social.
En caso que las organizaciones detecten incongruencias en la ejecución, estas se canalizarán a través de las instituciones del IDECOAS-FHIS y la SE.
El/la Maestro de Obra Residente, es la persona seleccionada por la comunidad para que en calidad de contratista trabaje en la ejecución del proyecto, dirija y capacite la mano de obra comunitaria, con especial énfasis en la mujer (aprender haciendo). Además, debe de trabajar en total coordinación con el CEP, el Supervisor Docente y el Inspector del IDECOAS-FHIS, considerando los planos y especificaciones técnicas en particular y el expediente del proyecto en general. Los Maestros de Obra, en lo posible deberán hablar la lengua Misquita. Bajo una coordinación con el Supervisión Docente, además apoya la capacitación de las “mujeres albañiles”, actividad que se cumple desde el inicio hasta la finalización del proyecto.
El/la Capacitador/a, es el técnico o profesional certificado por el Programa, seleccionado por la comunidad, Municipalidad/Mancomunidad, para aplicar los módulos de capacitación instruyendo al CEP y la Comunidad Educativa en general. Los técnicos sociales por obligación deberán dominar la lengua Misquita.
El/la Auxiliar Contable, Persona con formación en contabilidad (por ejemplo, los Perito Mercantil y Contador Público), que recibe la capacitación del Primer y Segundo Bloque de Capacitación que se dan a nivel local. Seleccionado y contratado por la Comunidad/Municipalidad. Todo proyecto deberá contratar estos servicios. En caso que no se contrate, se debe justificar bajo la garantía de que la Municipalidad o Mancomunidad cuenta con este personal y sus servicios serán cumplidos en tiempo y forma.
El/la Supervisor/a Docente, es el profesional debidamente registrado en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS, certificado por el Programa, seleccionado por la comunidad y contratado (a) por la Municipalidad. Puede ser un aporte municipal y si es prestado por la UTI, su costo será definido y reconocido, acorde a los valores reglamentados por el IDEOCAS-FHIS para el caso. Se hará cargo de llevar a cabo las tareas de supervisión, asesoría docente (aprender haciendo) y acompañamiento a la comunidad durante la ejecución del Proyecto. Es de su obligación dejar una capacidad instalada en la comunidad, ejerciendo de forma
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cotidiana una “docencia” y con especial atención a la formación de mujeres albañiles, bajo un trabajo conjunto con el Maestro de Obra.
El/la Formulador/a, es el profesional, debidamente calificado, habilitado y registrado en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS, que es contratado por la comunidad, Municipalidad o el IDECOAS-FHIS para realizar las actividades de formulación del proyecto y conformar el expediente de proyecto según los requisitos establecidos por la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS. Los formuladores previo a cumplir con su trabajo deberán ser capacitados y certificados para realizar los procesos y aplicar las metodologías definidas por el PROMINE para intervenir en el Departamento de Gracias a Dios.
Inspector/a (de Infraestructura y Social), es el profesional del IDECOAS-FHIS, encargado de administrar los contratos de los proyectos y verificar el oportuno cumplimiento de las actividades durante su ejecución, recepción y cierre. Es el responsable de la adecuada ejecución, administración y de la calidad de los mismos. Los técnicos y profesionales que cumplen con este trabajo, deberán residir en el Departamento de Gracias a Dios, con una residencia temporal o permanente en los municipios donde están los proyectos.
Inspector/a (contable), profesional/técnico, con formación en contabilidad, Perito Mercantil y Contador Público, con experiencia en manejos contables mínima de tres años (en “fiscalía”, auditoría contable o similar), que recibe la capacitación del Primer y Segundo Bloque de Capacitación que se dan a nivel local. El profesional, se hará cargo de llevar a cabo las tareas de inspectoría contable, bajo una asesoría docente (aprender haciendo), realizada en las diferentes fases y acompañamiento a la comunidad/municipalidad o mancomunidad, durante la ejecución del Proyecto. Los técnicos y profesionales que cumplen con este trabajo, deberán residir en el Departamento de Gracias a Dios, con una residencia temporal o permanente en los municipios donde están los proyectos.
Las funciones que se cumplan por parte de los actores institucionales en el marco del PROMINE, de requerirse, pasaran a ser parte de los respectivos manuales, de "Puestos y el Operativo".
2.8. Los PEC-Mosquitia Privilegiando al Ser Humano Con especial énfasis en las intervenciones del PROMINE en el Departamento de Gracias a Dios, se considerará que: “El recurso humano es el único capaz de generar riquezas a través de la aplicación de sus conocimientos, capacidades y su acción sobre los recursos naturales, en un sistema económico y social apropiado para el ejercicio pleno de la libertad e iniciativas individuales y colectivas” Lo anterior visto en el fortalecimiento de los Consejos Territoriales, Comunitarios, de Ancianos y MIMAT, considerando además a los patronatos y las organizaciones comunitarias que a nivel local se relacionan con la educación.
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La participación local es clave en la promoción del desarrollo y la lucha contra la pobreza, pues su objetivo es sobre todo generar procesos de empoderamiento y apropiamiento en los actores locales (las comunidades y sus consejos territoriales y comunitarios, en unión con sus autoridades municipales). Para lo cual, se entrega a la municipalidad el control de la ejecución de los fondos de inversión social que el IDECOAS-FHIS promueve en el marco del PROMINE. Considerando la autogestión, esto es, la gerencia que la comunidad realiza al seleccionar los servicios que necesitan, las cotizaciones de los materiales, herramientas, la co-justificación de los pagos y otros. En este sentido las autoridades municipales entrega los insumos a las comunidades y estas realizan la ejecución de los proyectos, es una forma directa de promover bajo un modelo de autogestión, su autodesarrollo.
Mediante la ejecución comunitaria y la participación solidaria, se contribuye a que las organizaciones de base, junto con sus gobiernos municipales, sean los principales actores de su desarrollo y establezcan mejores condiciones para la sustentabilidad de las inversiones y los servicios.
Es aplicar hasta el nivel más básico de la sociedad el principio de subsidiariedad el cual indica “que los niveles altos de gobierno no deben tomar las decisiones ni ejecutar acciones que los niveles básicos de la sociedad pueden ejecutar con al menos similar calidad”.
Potenciar el capital social y humano
En las comunidades existen personas que cuentan con diferentes conocimientos y /o habilidades, a quienes, si se les otorga su legítimo valor y se les fortalece, podrán desarrollar sus capacidades y de esta forma contribuir a su desarrollo personal y de su comunidad.
Lo anterior, aunado a las costumbres, tradiciones y usos de ayuda mutua que existen en las comunidades del Departamento de Gracias a Dios, constituye un capital social y humano de enormes potencialidades.
La filosofía detrás de los Proyectos Ejecutados por sus Comunidades en la zona del Departamento de Gracias a Dios, es precisamente transferir a las comunidades/municipalidades los recursos humanos, técnicos y materiales para hacer que el enorme capital social y humano que existe en éstas y muchas veces sin ser aprovechados, se pongan a trabajar en beneficio de ellas mismas.
2.9. El Enfoque Contractual Desde el punto de vista legal, los PEC-Mosquitia, son el resultado de una relación estrictamente contractual entre las comunidades, el gobierno municipal y el IDECOAS-
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FHIS. En los contratos que se firman entre las partes se establecen y acuerdan derechos y obligaciones, condiciones de cumplimiento, insumos y productos a entregar.
Los PEC-Mosquitia, son una forma de interacción entre el gobierno central, el gobierno municipal, las comunidades y sus organizaciones, basada en una relación de mutuo respeto entre iguales.
Como en todo contrato, hay un documento escrito, con valor legal, con garantías que lo respaldan y con obligaciones y responsabilidades de todas las partes firmantes.
El enfoque contractual, otorga a la ejecución municipal de los proyectos, el mismo rango que la modalidad de contratación directa, contando con la no-objeción de la fuente de financiamiento para aplicar el presente “Manual PEC- Mosquitia”.
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3. Normas Iniciales
3.1. Definición de Comunidad Para efectos del presente documento, y por consiguiente para la aplicación de la modalidad PEC- Mosquitia, se entiende por comunidad al conjunto de familias que habita en un mismo espacio geográfico, unidos por vínculos de vecindad, que tienen objetivos y necesidades comunes y poseen un mínimo de organización.
3.2. Criterios de Elegibilidad de una Comunidad para la ejecución de un PEC en el Departamento de Gracias a Dios en el marco de PROMINE
Todo grupo humano que cumpla con la definición antes descrita es sujeto de ser calificable para ejecutar por el mismo su proyecto, siempre y cuando cumpla con los siguientes criterios de elegibilidad:
a) Alto índice de pobreza, es decir que la mayor parte de las familias de la comunidad no tiene satisfechas sus necesidades básicas de alimentación, salud, educación y saneamiento básico, condiciones de vivienda y acceso carretero, fuentes de ingreso permanentes, etc. El principio de selección debe ser trabajar con los más pobres de cada municipio y comunidad.
b) Que no existan graves y manifiestos conflictos internos, lo cual deberá constatarse durante la fase de Pre-factibilidad.
c) Que la comunidad / Consejos Territorial, Comunitario, y la Comunidad Educativa, manifieste expresamente su disposición a organizarse y participar en las actividades de capacitación, la cual deberá expresarse y constatarse durante la fase de Pre-factibilidad (Viabilidad Social).
d) Que exista el deseo de establecer un compromiso formal de cumplir con un aporte local al proyecto, que en una primera instancia (durante la fase de Pre-factibilidad) deberá acordarse. Este compromiso se concretará una vez que el proyecto haya sido formulado/evaluado, aprobado y entre a su ejecución. Está establecido que la comunidad en conjunto con la municipalidad aporte el 8% del costo directo del proyecto en materiales locales y/o trabajo con especialidad y de apoyo comunitario.
e) Que exista un consentimiento y aceptación documentada, al proyecto y a las condiciones de ejecución, dentro de esto el acuerdo con la comunidad de organizarse y cumplir con la administración del proyecto, se refiere a que la “consulta” exprese una aceptación a la condición del proyecto.
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3.3. Criterios Generales de Elegibilidad de los Proyectos (Centros Educativos)
La selección de los proyectos a ejecutarse bajo la modalidad PEC - Mosquitia, es establecida según los lineamientos y condiciones del PROMINE, por la SE, el IDECOAS-FHIS y la fuente de financiamiento.
Entre los criterios generales de elegibilidad están:
Priorizado según el Plan Maestro de Infraestructura Educativa, considerando los CE más críticos, que serán atendidos en orden de prelación, los que denoten mayor precariedad y así sucesivamente, además:
Cuando existan las Redes Educativas considerar en su conjunto, es decir los CE sede y sus CE integrados, los cuales deben ser reconocidos de forma oficial por la SE. Si en la zona de la Red existen Pre básicas, estos serán siempre considerados así no pertenezcan a las RE.
En Municipios donde no existan Redes Educativas, siempre utilizando el Plan Maestro, se priorizarán los Centros Básicos. Es decir, la existencia o no de la Redes Educativas, no es condición de intervención en el Departamento de Gracias a Dios.
El proyecto asegura la aplicación de un enfoque de “infraestructura pedagógica”, reconociendo las condiciones culturales locales y ecológicos durante el proceso de diseño de las edificaciones escolares.
La solicitud ha sido priorizada por la Asamblea General de una comunidad/Consejo Territorial, Comunitario y es parte de un Plan Municipal de Desarrollo (PEDM), que además forma parte del expediente del proyecto.
La naturaleza del proyecto permite que se le incluya un significativo componente de capacitación y fortalecimiento organizativo comunitario. Lo anterior, considerando siempre la condición del idioma Misquito.
La localización del proyecto permite el acceso de la población al servicio esperado.
El proyecto tiene aseguradas las medidas ambientales correctivas o mitigantes correspondientes, según lo dispuesto por la UGA del IDECOAS-FHIS, en congruencia con las normas de MIAMBIENTE y MAS-BM y por las herramientas especiales indicadas en este manual.
La comunidad tiene capacidad de constituir una organización (ORMA y la Comunidad Educativa), a ser capacitada para la ejecución, la operación y mantenimiento preventivo del CE.
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El proyecto satisface los criterios de elegibilidad propios para cada tipo de proyecto, establecidos en la Normativa para la Planificación de Centros Educativos de la SE y el Manual de Evaluación de Proyectos del IDECOAS-FHIS. El financiamiento para el proyecto está sujeto a lo dispuesto por las fuentes de financiamiento y la Ley de contratación del Estado en condición supletoria, está última considerando además el aporte Municipal.
Los recursos financieros serán otorgados a las municipalidades a través del IDECOAS-FHIS, mediante la formalización de contratos, a través de la Modalidad de Ejecución Descentralizada PEC, previo a contar con la aprobación del proyecto (en todos sus componentes) por parte del Comité de Operaciones de la Institución. Posteriormente, las Municipalidad entregarán los insumos a las comunidades en calidad de título gratuito (contribución) y no requieren de adjudicación alguna que no sea la respectiva formalización de contratos a nivel local.
La esencia de un PEC- Mosquitia en el PROMINE: i) Ser CE priorizados en el Plan Maestro de la SE; ii) CE con predio legalizado (Documentos de legalización, contratos de donación y otros según ley) o con mínimo cinco años de funcionamiento (en zonas de frontera); iii) Ser parte de un PEDM/PIM debidamente aprobado, caso contrario un punto de acta de la corporación municipal que lo prioriza; iv) Tener dos componentes sustanciales (la obra física/equipamiento y el fortalecimiento comunitario); v) La municipalidad recibe el dinero, lo co-administra con la comunidad y rinden cuentas y la comunidad recibe los materiales, los administra, también rinde cuentas y gerencia la ejecución del proyecto; vi) La participación de las respectiva municipalidad es acorde a su nivel de gestión y puede ser fortalecida a nivel de su mancomunidad.
3.4. Ejemplos Indicativos de la infraestructura/equipamiento a ser considerada en el marco del PROMINE
Componentes Descripción
A) Infraestructura Básica
A1.- Aulas, (Construcción, reposición, ampliación y/o reparación)
Módulos sanitarios
Módulos de lavamanos
Cocina Bodega – Comedor
En casos justificados se evaluará los
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Componentes Descripción
requisitos de los espacios de:
Bibliotecas /mini-bibliotecas
Laboratorios / Talleres (Requisito: Instructor/Maestro de la SE, con especialidad certificado por la Departamental/Distrital de SE)
Módulo administrativo
A2.- Exteriores
Aulas al aire libre (Kioscos)
Canchas deportivas/patios de formación
Juegos Infantiles
Forestación, reforestación
B) Infraestructura Complementaria
B1.- Obras Exteriores
Cercos perimetrales
Gradas / rampas de acceso
Muros de contención
Cunetas
Aceras
Obras de protección contra vientos, la erosión e inundaciones
Otras complementarias para el buen funcionamiento de los CE
B.2 Obras Hidro-Sanitarios
Sistemas alternativos de recolección/ abastecimiento de agua (Agua lluvia, agua de pozo, otros)
Tanque de almacenamiento de agua
Sistemas de abastecimiento de agua
Sistemas de manejo de aguas residuales (biodigestores, pozos sépticos, pozo de absorción, zanjas de infiltración, bio-
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Componentes Descripción
jardineras, otros)
Resumideros
B.3 Obras para saneamiento (desechos sólidos)
Fosas para depósito de basuras
B.4 Obras de generación de energía eléctrica, para los CE:
Paneles solares
Sistema de generación
Otros según requerimientos
B.5 Obras para Seguridad Alimentaria
Huertos productivos y pedagógicos
Invernaderos
Macro-túneles
Producción animal
C) Equipamiento de Centros Educativos
C. 1 Equipamiento con Criterios Pedagógicos
Mobiliario (por grado y edad escolar)
Mesas de trabajo escolares
Sillas y cátedras administrativas
En casos justificados el mobiliario - equipo para talleres y laboratorios
Mobiliario de uso exterior
D) Infraestructura exterior al CE que apoya su funcionamiento
D.1 Considera el acceso al CE
Tramo inmediato del camino de acceso
Abastecimiento de agua potable
Abastecimiento de energía eléctrica
Otros, debidamente justificados
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3.5. De la Inversión en Fortalecimiento Organizativo Comunitario y la Capacitación
El objetivo de los PEC-Mosquitia no es simplemente brindar a la comunidad educativa una instalación equipada o un conjunto de insumos para que realicen un proyecto.
Lo que se pretende con los PEC-Mosquitia, es principalmente lo siguiente:
Incrementar el acceso de las comunidades a los servicios de educación de calidad;
Fomentar el autodesarrollo, autogestión y autoestima de los habitantes las comunidades pobres e igualmente incrementar su capital social;
Elevar el nivel organizativo de las comunidades, consejos territoriales, consejos comunitarios, de ancianos, las de mujeres organizadas y la gerencia comunitaria;
Fomentar una cultura de transparencia y rendición de cuentas y, Propiciar una nueva forma de colaboración entre el gobierno central, el gobierno local, las comunidades y los consejos territoriales.
Generar o fortalecer en los beneficiarios, las condiciones de apropiamiento y empoderamiento. Además, está el imperativo del fortaleciendo a la equidad de género.
Por tal motivo es que el IDECOAS-FHIS le otorga un mayor valor agregado social y desarrollista a su Ciclo de Proyectos descentralizado, dando mayor prioridad a la manera de procesar este ciclo, asegurando una amplia y sistemática participación a las municipalidades, las comunidades, los Consejos Territoriales, Comunitarios e invirtiendo en actividades de fortalecimiento organizativo comunitario y de su capacitación. Considerando además la presencia de personal de la Institución en la zona.
En los capítulos que siguen del presente Manual se establecen cuáles son las fases, módulos de capacitación y requisitos especiales que debe tener el ciclo de proyectos PEC-Mosquitia, para asegurar el involucramiento sistemático de las comunidades, sus Consejos Territoriales y de las autoridades municipales y sus técnicos, en todo el Ciclo de Proyectos, así como las actividades de capacitación a realizarse.
Las actividades y módulos de capacitación son dictados por un Capacitador que, en la medida de lo posible, sean de la región y, que dominen la Lengua Misquita (hablada y escrita).
Los módulos son impartidos antes de la ejecución física de las obras (para preparar a la municipalidad/comunidad a dirigir la ejecución de su proyecto), durante la misma (para asegurar que el contrato de ejecución y el presente manual se cumpla) y posteriormente una vez que la obra este por concluir y que sea puesta en operación (para asegurar un adecuado uso y mantenimiento del proyecto y además proyectar a la comunidad hacia nuevos objetivos y metas de autodesarrollo).
Todo módulo de capacitación debe contener debidamente definidos los siguientes elementos:
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1. Grupo objetivo (comunidad completa, consejos territoriales, comunitarios un sector especial de la comunidad educativa, el CEP, CCS y ORMA).
2. Contenidos temáticos y metodología a aplicar;
3. Duración estimada en sesiones, horas y días;
4. Fase del Ciclo de Proyectos en que debe ser impartido;
5. Ayudas o material de apoyo;
6. Guías temáticas del Capacitador (Misquito - Español);
7. Mecanismo de verificación de resultados obtenidos; y
8. Herramientas de evaluación de aprendizaje.
Principios: Para efectos de ejecutar de manera adecuada la capacitación se deben tener presentes los siguientes principios:
1. La capacitación es una inversión y no un gasto, ya que fomenta el desarrollo de la autogestión, apropiación, empoderamiento y autoestima en las comunidades.
2. Los módulos se deben aplicar en el momento indicado para preparar a una comunidad a asumir una responsabilidad dentro del Ciclo de Proyectos, garantizando el cumplimiento adecuado de esa fase del proyecto.
3. La capacitación debe ser esencialmente práctica, de acuerdo a la idiosincrasia de la comunidad, con ejemplos e impartida de una manera participativa (frecuentes preguntas y respuestas) y trabajos en base a dinámicas y trabajo en grupos.
4. La capacitación debe apoyarse en material didáctico (considerado en idioma Misquito) especialmente preparado o adquirido, teniendo en cuenta que los asistentes a la capacitación son adultos, campesinos y muchas veces poco habituados a estas actividades, empero en lengua Misquita.
5. Según la Fase en el Ciclo de Proyectos y la condición local, el IDECOAS-FHIS y/o la Comunidad seleccionará y la Municipalidad contratará a pobladores del Departamento de Gracias a Dios para la ejecución del componente de capacitación, bajo los procedimientos establecidos en el Manual PEC – Mosquitia.
A partir de la “Consulta” y si el resultado es un sí al proyecto, la comunidad en caso que la UTM/UTI, no proporcione un personal social de su dependencia, debe seleccionar a su propio Capacitador, que será contratado por la Municipalidad, quien cumplirá sus actividades mientras se formula, evalúa y aprueba el proyecto.
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3.6. Cumplimiento del Marco Ambiental-Social en Todo el Ciclo de Proyectos
Previo al dictamen de factibilidad, los Expedientes Técnicos de los Proyectos deben contar con: i) Un certificado de la UGA (según normativa de MIAMBIENTE), que avala el cumplimiento de las normas ambientales gubernamentales y ii) Un certificado ambiental de la Municipalidad otorgado por la UMA (cuando procede), que avala el cumplimiento de las condiciones ambientales locales. Medidas ambientales desde el inicio considerar costo dentro de Gastos General o en presupuesto.
Las medidas ambientales son obligatorias a cumplir en todo el Ciclo de Proyectos y corresponde a las establecidas para un cumplimiento paralelo, estas son las de MIAMBIENTE y MAS-BM/KfW, según lo establecido en el Acuerdo Separado del Programa. Bajo este contexto, además están incluidos aspecto relacionados a la protección integral de los trabajadores (incluye Seguridad Industrial), de las comunidades y los grupos menos favorecidos o vulnerables. Además, siempre integrando los aspectos de Cambio Climático, normas de seguridad, abastecimiento de agua para consumo humano (higiénicamente segura), saneamiento básico, control de vertido de basuras y escombros. A continuación, se presentan los 10 Estándares Ambientales y Sociales:
Estándar Ambiental y Social 1: Evaluación y Gestión de Riegos e Impactos Ambientales y Sociales.
Estándar Ambiental y Social 2: Trabajo y Condiciones Laborales.
Estándar Ambiental y Social 3: Eficiencia en el Uso de los Recursos y Prevención y Gestión de la Contaminación.
Estándar Ambiental y Social 4: Salud y Seguridad de la Comunidad.
Estándar Ambiental y Social 5: Adquisición de Tierras, Restricciones sobre el Uso de la Tierra y Reasentamiento Involuntario.
Estándar Ambiental y Social 6: Conservación de la Biodiversidad y Gestión Sostenible de los Recursos Naturales Vivos.
Estándar Ambiental y Social 7: Pueblos Indígenas/Comunidades Locales Tradicionales Históricamente Desatendidas de África y Subsahariana.
Estándar Ambiental y Social 8: Patrimonio Cultural.
Estándar Ambiental y Social 9: Intermediarios Financieros.
Estándar Ambiental y Social 10: Participación de la Partes Interesadas y Divulgación de Información.
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3.7. La Consulta y las Asambleas Generales Comunitarias Constituyen la columna vertebral de todo el ciclo de proyectos PEC - Mosquitia. En la consulta se dictamina si el proyecto tiene para los pueblos Misquitos, Pech, Tawahkas y Garífuna, un sentido de “legitimo”, marcando la diferencia de sí participamos o no. En estas asambleas es donde la comunidad toma las principales decisiones sobre su proyecto y por consiguiente sobre su autodesarrollo. Son también una excelente escuela de prácticas de democracia y negociación. En el presente Manual se establecen cinco Asambleas Generales Comunitarias, empero no impide a que la comunidad se reúna las veces que considere necesario. Estas cinco Asambleas son realizadas, en la medida de lo posible, con la presencia de representantes de la municipalidad, y en general son convocadas todas las fuerzas vivas (principalmente los Consejos comunales y la Comunidad Educativa).
3.7.1. Considerar la socialización del Programa a Nivel Local y la realización de la “Consulta Previa”
El derecho a un “Consentimiento Libre, Previo e Informado”, es un principio legal que se encuentra en una serie de instrumentos legales internacionales tales como el Convenio 169 de la OIT y la Declaración sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas.
CONSENTIMIENTO Es un derecho colectivo exclusivo de los pueblos indígenas, es una decisión tomada libremente por los pueblos indígenas, mediante sus propias estructuras de toma de decisiones, respetando sus normas consuetudinarias. Puede ser otorgado (“sí”) o negado (“no”) en cualquier etapa del proyecto.
El Consentimiento LIBRE: Es un proceso que se debe llevar a cabo: Sin coerción (mental o físico), manipulación, condiciones, expectativas,
Marcos de tiempo
En el lugar y tiempo adecuado
Con instituciones y representantes propios
Con su propia estructura de toma de decisiones
Con facilitadores externos neutrales (de habla misquita y de otra zona)
Con un proceso independiente de verificación
Con la posibilidad de consultar con terceras partes
Consentimiento PREVIO El consentimiento debe buscarse: Antes de comenzar con la definición del proyecto
Antes de solicitar licencias y permisos gubernamentales
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Con suficiente tiempo para comprender, acceder, y analizar toda la información
Y, respetar los procesos de toma de decisiones de los pueblos indígenas.
Consentimiento INFORMADO Las comunidades implicadas tienen el derecho a: La diseminación de toda la información necesaria sobre el proyecto y
el proceso para tomar la decisión.
La información debe de transmitirse de una manera clara y accesible por todos los miembros de las comunidades. El idioma y formato elegido por los pueblos indígenas (Misquito, Tawahka, Garífuna y Pech).
Recibir como mínimo información sobre:
El área geográfica afectada
El propósito del proyecto
El tamaño del proyecto (alcances previos)
El tiempo necesario para implementar el proyecto
Actores involucrados externos, tales como funcionarios gubernamentales locales, agencias de desarrollo, instituciones, donantes, observadores independientes, etc.
Implicaciones positivas y negativas de las actividades planeadas
Implicaciones legales
Efectos permanentes y temporales sobre tierras y recursos naturales
Costos (incluso los costos directos y costos de oportunidad) y beneficios económicos, sociales y ambientales
Infraestructura exterior y/o completaría que va a ser construida para el proyecto
La evaluación de impactos ambientales, sociales, culturales y económicos
Planes de mitigación y esquemas de compensación
Mecanismos de equitativa distribución de beneficios
Mecanismos de quejas
Alternativas al proyecto
ETAPAS PARA EL CONSENTIMIENTO LIBRE, PREVIO E INFORMADO EN LA “MOSKITIA”.
Para garantizar el derecho al consentimiento libre, previo e informado desde el principio, se pueden establecer diferentes fases de la consulta, que empiezan con el primer contacto de los proponentes de proyecto y el Pueblo Miskitu y terminan, en el caso de que se dé el consentimiento, con la implementación de un proyecto propuesto. Estas fases son:
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1. PRIMER CONTACTO Cualquier proyecto que tiene lugar en el territorio de La Moskitia tiene que dirigirse primero a la población Miskita. El primer paso del proceso entonces es contactar la Junta Directiva de MASTA mediante forma escrita u otros medios disponibles y explicar la idea del proyecto planeado para La Moskitia.
2. ACUERDO SOBRE EL PROCESO
Si Los Consejos Territoriales (MASTA) y las comunidades están en acuerdo de recibir más información sobre un proyecto y entrar en un proceso de consentimiento, se tiene que elaborar una ruta de trabajo detallada de cómo se debería llevar a cabo el proceso. La consulta en La Moskitia es un proceso costoso por su dificultad geográfica, el transporte fluvial y aéreo y los medios especiales de comunicación. Por eso, una consulta en La Moskitia debería ser bien planificada. Este plan de trabajo, que será desarrollado por la Junta Directiva de los Consejos Territoriales (MASTA) debería manifestarse en un acuerdo vinculante entre todas las partes interesadas y tiene que incluir todos los pasos para el proceso del consentimiento.
El acuerdo será firmado por todas las partes implicadas. De parte de la población Miskita, el presidente de MASTA y los representantes de los Consejos Territoriales implicados, firmarán el acuerdo. Los Consejos Territoriales se encargan de distribuir el contenido del acuerdo en las comunidades afectadas.
3. DISCUSIÓN DE INFORMACIÓN RELEVANTE Después de haber firmado el acuerdo, el proponente del proyecto debe entregar toda la información relevante (mencionada arriba y acordada en el acuerdo) para las comunidades Miskitas mediante formatos adecuados y fácilmente entendibles. También es importante para las comunidades tener acceso a otras fuentes de información, que no sean directamente del proponente del proyecto.
La información se analiza en las comunidades, en el idioma Miskitu, con el apoyo de un Comité Técnico Asesor propio de los Miskitus, que se compone de miembros de la Unidad Técnica de MASTA.
4. TOMA DE DECISIÓN Después de haber obtenido, analizado y discutido toda la información necesaria para tomar una decisión, será tomada mediante los mecanismos internos de los Miskitus, según los estatutos en las asambleas comunales de las comunidades implicadas.
MASTA y los Consejos Territoriales, con el apoyo del Comité Asesor Técnico, planifican, dirigen y moderan la consulta y controlan el proceso de toma de decisiones. Los miembros de la comunidad, deberán tener una etapa de concientización previo a entrar en el proceso.
En general, la forma apropiada de tomar decisiones es mediante consenso, como es parte de las costumbres Miskitas. La decisión se toma por el Pueblo Miskitu, y no sólo por unos pocos representantes. Si no se logra un consenso, se requiere más tiempo para analizar
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la información y entender las razones por las cuales la persona o el grupo no está de acuerdo con la opinión de las otras personas o grupos. Si toda la información está suficientemente clara y las razones por negar el consentimiento están justificadas, no se va a dar el consentimiento, a la ejecución del proyecto.
5. NEGOCIACIÓN ENTRE COMUNIDADES Y PROPONENTES DE PROYECTO Una vez tomada la decisión internamente (y siendo ésta de aprobación o de consentimiento a la ejecución del proyecto), pueden entrar en negociaciones los proponentes del proyecto y los representantes elegidos por las comunidades. De todas maneras, la Junta Directiva de MASTA y los representantes de los Consejos Territoriales siempre acompañan las negociaciones con los actores externos.
6. ACUERDO SOBRE EL CONSENTIMIENTO Como fin de las negociaciones entre los representantes indígenas y los proponentes de proyecto, se establece un acuerdo sobre el consentimiento para el proyecto. Este acuerdo será firmado por los representantes indígenas, tales como los Consejos Comunales y Territoriales implicados, la Junta Directiva de MASTA y las otras partes involucradas en el proyecto (proponente del proyecto, beneficiario y ente ejecutor del Gobierno de Honduras).
7. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO El consentimiento libre, previo e informado es un derecho y no un proceso que termina con la firma de un acuerdo entre proponentes de proyectos y comunidades. Por lo tanto, para cada acuerdo sobre un consentimiento, se establece una Comisión de Supervisión que sigue su propio reglamento y que monitorea y evalúa el cumplimiento con las obligaciones en el acuerdo y que regula los mecanismos de quejas. Esta comisión se reúne en intervalos establecidos en el acuerdo sobre el consentimiento y convoca asambleas para informar a las comunidades sobre (in) o cumplimento del acuerdo.
Luego, en las asambleas, es donde la comunidad toma las principales decisiones sobre su proyecto y por consiguiente sobre su autodesarrollo. Son también una excelente escuela de prácticas de democracia, negociación y toma de decisiones.
3.7.2. Las Asambleas Comunitarias En el presente Manual se establecen cinco Asambleas Generales Comunitarias, empero no impide a que la comunidad se reúna las veces que considere necesario. Estas cinco Asambleas son realizadas según el avance en el Ciclo de Proyectos, siempre apoyada por IDECOAS-FHIS, en coordinación con los capacitadores, a fin de que se dé, su oportuno cumplimiento, en la medida de lo posible, con la presencia de representantes de la municipalidad, y en general son convocadas todas las fuerzas vivas. Ver cuadro a continuación:
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Visitas y Asambleas Actividades
1ra. Asamblea General:
Visita de Pre-factibilidad
Realizar la “Consulta”
1. Convocar a los actores locales, según se establece en el inciso 3.7.1 “Consulta”. En base a su respuesta, establecer su aceptación para proseguir o no.
2. Al inicio de la reunión y asamblea, presentar el modelo de ejecución descentralizado PEC.
3. Confirmar la prioridad que la comunidad da al proyecto y sus demandas. Las Instituciones levantan la información social y técnica.
4. Aprobar los pre-alcances del proyecto, bajo la condición de ejecución PEC, Acta con co-firma de los Consejos.
5. Elegir los representes al CEP, CCS, ORMA y comisiones. Juramentación por parte de la Municipalidad.
6. La visita es co-realizada con la Corporación Municipal, la cual reitera ante la comunidad sus compromisos de gestión, financiero y de asistencia técnica para apoyar la ejecución, el funcionamiento y el mantenimiento del proyecto una vez concluido.
7. La Comunidad aprueba el compromiso de cumplir, en conjunto con la Municipalidad, un aporte del 8% del costo directo del proyecto, de manera oportuna. La Corporación Municipal presenta su compromiso para cumplir con su contraparte financiera, en caso que sea en efectivo debe ser entregada el 50% antes del inicio de la ejecución del proyecto.
8. Aprobar el Plan de Capacitación y Fortalecimiento comunitario.
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Visitas y Asambleas Actividades
2da. Asamblea General:
Al finalizar la Evaluación y el 1er Bloque de Capacitación
1. Aprobar los alcances del proyecto que incluye el presupuesto.
2. Cuantificada la contraparte, reiterar su aporte (municipal/comunidad educativa).
3. La comunidad/municipalidad comprometen dar un buen uso y mantenimiento del CE.
4. Aprobar estatuto del Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) y otros relacionados.
5. Iniciar trámites de reconocimiento Municipal.
6. Acordar la forma de pago de la mano de obra comunitaria que no es aporte. El aporte comunitario que se realiza en mano de obra, si este rebasa el valor contractual, pasa a ser parte del Fondo de Ahorro.
3ra. Asamblea General:
Conocer y aprobar contratos
Inicio del 2do Bloque de Capacitación
1. Identificación de las actividades importantes de la obra
2. Presentación de la programación bajo la cual se ejecutará el proyecto, se realizarán las compras y el traslado de los materiales.
3. Presentación del personal contratado que apoyará la ejecución del proyecto, esto es el Supervisor Docente, Maestro de Obra, Capacitador y si aplica el Auxiliar Contable
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Visitas y Asambleas Actividades
4ta. Asamblea General: Informe de Avance de la Obra y del uso de los ahorros
1. Presentar en Asamblea General un informe financiero de avance de la obra.
2. Aprobar el uso que se dará a los ahorros que se logran obtener por la buena administración del proyecto.
5ta. Asamblea General:
Recepción de la Obra y Plan de Mantenimiento
Recapitulación de los acuerdos de la Consulta y llenado del acta de cumplimiento
1. Aprobación de la Obra y elaboración del acta de cumplimiento de los acuerdos realizados en la “Consulta”.
2. Ratificación - Actualización de la ORMA (incluyendo a la Comunidad Educativa).
3. Reconocimiento y juramentación de la ORMA (incluyendo a la Comunidad Educativa) por parte de la Municipalidad.
4. Aprobación de la Asamblea para que se inicie el proceso de traslado de fondos a una nueva cuenta bancaria Municipalidad/ORMA, exclusiva para el Mantenimiento del CE.
5. Entrega recepción del proyecto a las autoridades del CE.
6. Aprobación del Plan de Mantenimiento.
7. Confirmación de la ORMA y la Comunidad Educativa, como ente responsable del mantenimiento.
Sugerencias para una buena Asamblea Comunitaria
1. Poseer una base de datos actualizada de los actores locales que representan los Consejos Territoriales - MASTA, Docentes y otros.
2. Obtener información sobre el número de habitantes o de viviendas de la comunidad.
3. Convocar a los consejos beneficiarios y Comunidad Educativa,
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como mínimo con 15 días de anticipación, en coordinación con MASTA.
4. Fijar la fecha, hora y lugar de la Asamblea según la conveniencia de los miembros de la comunidad, y/o de las organizaciones locales.
5. Verificar si hay quórum (la mitad más uno de los convocados) de lo contrario es mejor cancelar la Asamblea y acordar una nueva fecha (en lo posible evitar con una buena convocatoria).
6. Desde el comienzo se debe dar a los ancianos la importancia que se merecen, en este caso los representados por el Consejo de Ancianos.
7. Incentivar la participación de las mujeres y de los hombres, y la diversidad de interlocutores.
8. Utilizar un lenguaje Misquito, con expresiones sencillas, ejemplos y ayudas audiovisuales. Hablar en voz alta y calmadamente.
9. La Asamblea debe tomarse el tiempo necesario para analizar sus decisiones.
10. Al final, recapitular los acuerdos y llenar un acta, solicitando la firma o la huella digital a todos los participantes mayores de 18 años.
11. Si uno de los puntos de agenda es formar algún comité o comisión, incentivar el cumplimiento de la equidad de género.
12. Si al menos el 40% de los asistentes no son mujeres el Capacitador debe abortar la Asamblea.
3.8. Los Dos Bloques de la Capacitación dentro del Ciclo PEC- Mosquitia
La capacitación es un componente importante y debe impartirse de manera sincronizada con el componente infraestructura. Dado que la capacitación se ha previsto como un apoyo al desarrollo de la comunidad y sus organizaciones, es parte vital del proyecto y su costo es parte de rubro de inversión dentro del PROMINE.
1er. Bloque o Capacitación: Se cumple una vez dictaminada su factibilidad y realizada la “Consulta”, se aclara lo ya presentado en la Pre-factibilidad, sobre el contexto de los proyectos PEC – Mosquitia, capacita a los miembros nombrados del CEP, de la ORMA, de la CCS y que
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asuman la administración del proyecto con especial énfasis en la guarda y custodia de los insumos entregados por la municipalidad para la ejecución de los proyectos.
Es facilitado por un Capacitador contratado por la Municipalidad, de la Mancomunidad o del IDECOAS-FHIS (de planta o contratado), según el caso, con dominio hablado y escrito de la Lengua Misquita, que cuenta con el Certificado PROMINE.
Comprende los siguientes módulos: 1) Organización Comunitaria y el trabajo conjunto Comunidad/Municipalidad en los PEC-Mosquitia; 2) Contraloría Social en los PEC- Mosquitia; 3) La Administración, compras y contrataciones PEC; 4) La Administración, controles básicos PEC. Se considera el traslado y la guarda de los insumos y manejo de la bodega, así como los pagos y la condición bajo la cual lo realizan las municipalidades de forma coordinada, según los justificativos presentados por cada comunidad, esto es proyecto a proyecto.
2do. Bloque o Capacitación: Impartido durante la ejecución del proyecto, tiene los módulos de profundización de la Contraloría Social en los PEC – Mosquitia, medioambiente, promoción en higiene y salud, seguridad industrial, el buen uso y mantenimiento rutinario-preventivo (con la ORMA y Comunidad Educativa).
Es facilitado por el Capacitador, personal de planta de la UTM/UTI, o contratado por la municipalidad o mancomunidad en casos especiales.
Refuerza los cuatro módulos impartidos en el primer bloque de capacitación y contiene los siguientes módulos: 5) La Comunidad y su Ambiente; 6) Manual de Prevención de la Violencia en los Centros Educativos; 7) Manuel Higiene y Salud; y 8) Mantenimiento de Obras de Infraestructura.
La corporación municipal y/o los Consejos Territoriales, asignarán un representante para participar en los bloques de capacitación con el objetivo de tener información sobre el proyecto, especialmente para poder auditar los aspectos financieros. En caso de la Municipalidad el funcionario que maneja el tema financiero, es de la Tesorería Municipal, quien también debe capacitado, para aprender de los procesos descentralizados del PROMINE que son de su incumbencia.
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3.9. Las Fases del Ciclo de Proyecto PEC
Pre- Ciclo: Priorización y selección de Centros educativos y si califica, de Redes Educativas:
La SE a través del Plan Maestro determina el listado de CE a intervenir y lo entrega al IDECOAS-FHIS. En lo posible considerando RE.
Criterios aplicados, CE y si concierne de RE priorizados por la SE.
Proyectos priorizados en los PEDM y nota de compromiso (punto de acta) de la Corporación Municipal para co-financiar el proyecto. En caso de Talleres, compromiso es de la SE de financiar su operación, mantenimiento y los instructores con personal de planta.
Visitas de Pre-factibilidad, dictamen de viabilidad y realización de la “Consulta”:
Convocar a los Consejos, MASTA, Municipalidades y otros actores claves de las comunidades a acompañar la visita.
Visitas a los CE y trabajo con los Consejos Territorial - Comunal y con la comunidad Educativa realizadas.
“Consulta”: Informar a la comunidad el pre-alcance del proyecto y su condición de ejecución (PEC). Se establece la conformidad de la comunidad, al ser un sí, el proyecto continúa y si es no se cierra la intervención.
CEP, ORMA y CCS designados. Comités nombrados o confirmados. Formulador y Técnico Social UTC
contratados, (si procede). Las Corporaciones Municipales y los
actores comunitarios, conocen la condición de su participación y quedan a la espera de los datos establecidos en la formulación, respecto a los alcances y el presupuesto.
El Acta de la Consulta expresa la aceptación de los Consejos y MASTA.
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La Aprobación Institucional
El Consultor del Programa otorga su No Objeción.
Expediente aprobado por el Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS.
Acta de Comité de Operaciones. Municipalidad y la Comunidad es
informada de la aprobación y cumple el trámite de apertura de la cuenta bancaria y su registro en el SIAFI.
SE informada.
La Formulación e inicio de la Capacitación Comunitaria
Alcances acordados en conjunto SE e IDECOAS-FHIS.
Expediente formulado por el evaluador y el técnico social. El expediente debe tener la revisión y el Visto Bueno de Control de Calidad de la Dirección de Proyectos de IDECOAS-FHIS.
El expediente debe tener el Visto Bueno de la Asistencia Técnica y en los que corresponden, por la SE.
Comunidad y Municipalidad han aprobado los alcances del proyecto y comprometen sus aportes.
Tramite de reconocimiento Municipal de CEP, ORMA y CCS iniciado.
Aprobación Institucional del Primer Bloque de Capacitación.
Primer Bloque de Capacitación iniciado.
Arreglos Administrativos
Firmado Contrato IDECOAS-FHIS-municipalidad.
Firmado Contrato Municipalidad-Comunidad.
Firmado Contrato Municipalidad-Mancomunidad.
Reconocimiento Municipal del CEP obtenido.
Cuentas bancarias de la Municipalidad abiertas.
Adjudicación y transferencia de recursos: Fondos desembolsados a la cuenta
que la Municipalidad apertura y registra en el SIAFI para uso exclusivo para el proyecto.
Capacitador del Segundo Bloque seleccionado y contratado.
Libro de contabilidad preparado. Supervisor seleccionado y
contratado.
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Primer bloque de capacitación terminado.
Terminación de la Obra
Actas de Recepción Provisional y Definitiva de la Obra.
Plan de Mantenimiento acordado por la comunidad y municipalidad.
Proyecto recibido a satisfacción del IDECOAS-FHIS y la SE.
Segundo bloque de capacitación terminado.
Ejecución del Proyecto y 2do Bloque de Capacitación:
Plan de Ejecución del Proyecto Elaborado y Aprobado.
Proyecto en Ejecución. Segunda Capacitación en proceso. Supervisor Docente y de
capacitación actuando. Inspectoría IDECOAS-FHIS y de la
SE actuando.
Inicio de la Operación y del Mantenimiento Rutinario-Preventivo:
Según el Acuerdo de la Consulta, dictaminar el cumplimiento con las obligaciones.
Organización Responsable del Mantenimiento (ORMA, Maestros y Gobierno Escolar).
Plan de Mantenimiento iniciando su ejecución.
Proyecto finiquitado.
Sostenibilidad:
El Monitoreo Posterior a la ejecución y de requerirse, reforzamiento a la Capacitación.
Monitoreo ex-post realizado, considerando el año que se refiere a la calidad de obra.
Tercer bloque de capacitación impartido. Cuando se justifique. Reforzando los temas de uso adecuado de las instalaciones y su mantenimiento.
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4. Primera Fase: Pre ciclo – Priorización, selección de Centros Educativos y si califica de Redes Educativas
4.1. Objetivos de la Fase 1. Que la SE, atienda las diferentes demandas requeridas en infraestructura
educativa y equipamiento de los CE, privilegiando los CE con mayores necesidades.
2. Que, en la definición de los CE y si califican, de las RE a intervenir, se utilice por obligación el Plan Maestro de Infraestructura Educativa, como el instrumento para realizar las priorizaciones respectivas.
3. Aplicar los criterios establecidos por el PROMINE, a ejecutarse bajo la modalidad PEC-Mosquitia.
4. Asegurar el compromiso de las municipalidades y las comunidades para apoyar la ejecución de los PEC en sus respectivas comunidades, estableciendo que las corporaciones son las “garantes” del cumplimiento de la ejecución de los proyectos bajo la modalidad PEC.
5. Garantizar que los proyectos PROMINE–KfW en la Mosquitia apoyen de forma eficaz al funcionamiento pedagógico de los CE y de las RE.
6. Que la intervención en los CE priorizados cuente con el cumplimiento de la “Consulta”, realizada con la participación de los Consejos Territoriales, Comunitarios, de Ancianos, MASTA y otros actores relacionados con la Comunidad Educativa.
4.2. Legalizaciones de predios en el Departamento de Gracias a Dios respetando el contexto cultural de los Pueblos Indígenas
Considerando las particularidades que en el Departamento de Gracias a Dios marcan diferencias en la legalización de los predios, que en forma general conlleva a garantizar que las inversiones que en el marco del PROMINE, se realicen, sean siempre a favor de los CE priorizados y estos predios no puedan cambiar de uso y dueño, se han definido las siguientes condiciones:
Predios fuera del Casco Urbano:
Con respecto a los predios que están fuera del perímetro urbano operaria la intervención de los consejos territoriales, mediante la consulta, El Convenio 169 de la OIT establece que se debe de consultar a los Pueblos Indígenas sobre cualquier intervención que afecte la tierra y los recursos naturales.
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Una vez realizada el proceso de consulta, mediante la toma de acuerdos se procederá, a la suscripción entre las partes del documento de Donación del predio donde opera el CE a ser atendido, es decir entre el Consejo Territorial, la Organización MASTA y representante Legal de la Secretaria de Educación. En casos donde proceda y en calidad de testigos suscribirán el alcalde y un representante de la Dirección Departamental.
Predios en el Casco Urbano:
En referencia a los predios que están ubicados dentro del casco urbano, la municipalidad tiene la facultad de emitir títulos de Dominio Pleno a favor de la SE. Tal como lo establece la Ley de Municipalidades Decreto Número 134-90 artículo 68, constituye la hacienda municipal entre otros, los bienes inmuebles ubicados dentro de sus límites territoriales inscritos o no, cuya propiedad no corresponda a particulares.
Por lo anteriormente expuesto sobre los predios que están ubicados dentro del casco urbano, las Municipalidades del Departamento de Gracias a Dios tienen la facultad de emitir títulos de Dominio Pleno a favor de la SE, en congruencia con el catastro municipal, que determina la delimitación del perímetro urbano.
El proceso de legalización se realizará sin contravención a la Normativa Nacional o los Convenios Internacionales.
4.3. Modalidad de Ingreso Las solicitudes de proyectos dentro del PROMINE serán consideradas una vez que los CE sean priorizados dentro del PM por parte de la SE. El IDECOAS-FHIS verifica que sea parte del PEDM, luego en campo su viabilidad. Si el proyecto califica, le asignan código e ingresa al Sistema de información IDECOAS-FHIS, codificados de tal forma que generen una correlación con los CE y si califica de las RE a las que pertenecen. En caso de que no formen parte del PEDM, el IDECOAS-FHIS solicitará su inclusión mediante un acuerdo de la corporación municipal en pleno. En todo caso las corporaciones municipales presentarán “un punto de acta” donde además de expresar la prioridad del proyecto, certifiquen su compromiso financiero y de garantías, según lo requerido en la inversión y luego en su mantenimiento.
4.4. Procedimientos de Ingreso y Registro 1. La Secretaría de Educación presenta al IDECOAS-FHIS la lista de RE y de los CE,
priorizados que cumplen con los criterios de selección establecidos en los respectivos convenios y en el PM.
2. El IDECOAS-FHIS verifica que los proyectos se encuentren en los PEDM y/o son una prioridad de la corporación municipal. Caso contrario solicita el acuerdo de la corporación, donde además se establece su compromiso de co-financiamiento.
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3. El IDECOAS-FHIS verifica que los proyectos sean elegibles, caso contrario informa a la SE, estableciendo las razones.
4.5. Identificación de componentes a nivel Red Educativa En caso de que en la zona existen Redes Educativas conformadas y mediante el Plan Maestro de Infraestructura Educativa (PM), se identificarán los CE y las RE a intervenir en el marco del PROMINE en la Mosquitia y una vez priorizados el IDECOAS-FHIS, se procede con la visita de pre-factibilidad (viabilidad técnica, social, legal, ambiental, económica financiera), la cual inicia con los preparativos para el cumplimiento de la consulta previa, en esta fase se informa a la comunidad sobre en qué consiste el PROMINE. Para confirmar el alcance de los proyectos, se requieren identificar los componentes adicionales de infraestructura que contribuyan al funcionamiento y al fortalecimiento de las Redes Educativas, que ya existen en la zona y que cuentan con instructores o maestro con especialidad certificado por la Dirección Departamental y/ó Distrital de Educación y que generalmente no se encuentran en el PM (como son talleres, laboratorios, canchas, equipamiento exterior de las aulas, entre otros).
Con los fondos del Programa PROMINE, por lo regular se financia parte o el total de un conjunto de infraestructuras para el fortalecimiento de la RE, en caso justificado y con la existencia y debida certificación de instructores por SE, el taller hogar, un taller temático (por ejemplo, de metal mecánica, de madera, de electricidad, otros), laboratorio de cómputo, laboratorio de ciencias naturales, huertos escolares, canchas y una biblioteca (no cuando hay la modalidad de “ahora los libros están en el aula”).
En general, el laboratorio de cómputo, el laboratorio de ciencias naturales y la biblioteca son infraestructuras estándar, pero el taller hogar y el taller temático dependen de las circunstancias locales. Un aspecto vocacional a considerar siempre será el forestal (preservación y reforestación) y el agropecuario, este último en apoyo a la merienda escolar y el fomento a la producción para el auto-consumo.
Para determinar la infraestructura de fortalecimiento de la RE con los debidos justificativos, existen dos maneras:
1. Necesidades de infraestructura de la RE ya han sido determinadas por SE: La propuesta de infraestructura de la RE se entrega al IDECOAS-FHIS antes de la visita de pre-factibilidad, para que pueda ser considerada en la misma.
2. La infraestructura de la RE aún no ha sido definida: IDECOAS-FHIS procede a mejorar los CE de la RE según lo indicado en el Plan Maestro. Paralelamente, se define la infraestructura de fortalecimiento de la RE, la cual es ejecutada en una segunda fase.
Por ello, es necesaria una discusión de los alcances de los proyectos de infraestructura a nivel de la máxima instancia de las RE, que es la Asamblea Representativa. En esta asamblea se determinarán las especificaciones (tipo y uso) del taller hogar y del taller temático, según las características socioeconómicas de la zona, así como la ubicación
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que debe de tener la infraestructura de la RE a financiarse en el marco del PROMINE. En esta asamblea deberá participar el o los alcaldes del o de los municipios cuyos centros educativos participan en la RE. Esta actividad es realizada por el Director de la RE de la SE, apoyado por el Coordinador de Red de la SE.
El objetivo de la actividad consiste en obtener un listado de proyectos de la RE consensuado con la máxima instancia de la RE. Los procedimientos son los siguientes:
1. Tanto el Director de la RE como el profesional del IDECOAS-FHIS deben conocer el PER y los PEC-SE correspondientes, al menos en el capítulo referente a infraestructura, previo a la reunión con la Asamblea Representativa de la RE. En la revisión de los PER y PEC-SE, se cotejan los componentes de infraestructura ahí plasmados con lo indicado en el PM. Los PER y PEC-SE de las RE y de los CE a intervenir son proporcionados al IDECOAS-FHIS por la UME de la SE o su respectiva departamental.
2. El Director de la RE, con el apoyo del Enlace de la Red convoca a la reunión con la Asamblea Representativa de la RE con una anticipación de al menos una semana.
3. A los participantes de la reunión se les informa sobre el PROMINE y el Plan Maestro de la SE, utilizando, si las circunstancias lo permiten, las presentaciones que se han elaborado para este fin.
4. El Director de la RE presenta los proyectos del PER y de los PEC-SE. En caso de que los PER y PEC-SE contengan componentes no contemplados en el PM, éstos deben ser justificados por su importancia para la RE (plaza, currículo y garantía de operación). La justificación de los componentes no contemplados en el PM debe constar en el acta de la reunión.
5. La Asamblea Representativa discute los posibles proyectos de la RE a solicitar al PROMINE (cuando aplique). En esta discusión se deben considerar la relación del taller del hogar y del taller temático con la situación socioeconómica de la zona, así como sus alcances y justificar la necesidad de los proyectos. El producto de la Asamblea es un listado de proyectos de fortalecimiento de la RE que corresponde al menú de proyectos elegibles en el marco del PROMINE. En base al listado elaborado, se concerta con el IDECOAS-FHIS una visita de pre-factibilidad específica para los proyectos de fortalecimiento de la RE. En cualquiera de las dos modalidades para la definición de proyectos de fortalecimiento de la RE, se requiere de la siguiente documentación para que puedan ser tomados en cuenta:
a. Acta de asamblea donde consta qué tipo de infraestructura se quiere solicitar al Programa, incluyendo la descripción de su ubicación.
b. Certificación de las autoridades de las direcciones departamentales o distritales de la SE donde se manifiesta la existencia o no del docente para impartir los talleres y/ó laboratorios.
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c. Certificación de las autoridades de las direcciones departamentales o distritales de la SE donde se manifiesta el acuerdo con lo expresado en los dos documentos anteriores.
4.6. Responsables: Funcionarios de la Secretaría de Educación
Funcionario de la Dirección de Proyectos y de la UTC del IDECOAS-FHIS
Asistencia Técnica del Programa
Funcionario Municipal
Para los asuntos que no están normados en el presente Manual se aplican las normas, procedimientos, criterios y herramientas establecidas por la SE, en el Manual de Operaciones del IDECOAS-FHIS, Manuales Complementarios o en las Guías respectivas de cada uno de los Programas Especiales, siempre que no contravengan las establecidas en el presente Manual.
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5. Segunda Fase: Visitas de Pre-factibilidad, dictamen de viabilidad y realización de la “Consulta”
5.1. Descripción y Objetivos Esta fase del ciclo está conformada por eventos consecutivos, que representan la continuidad del trabajo anterior a nivel de CE y de RE. El primero es la visita de pre-factibilidad a cada CE priorizado por la SE. Ahí, se cumple un autodiagnóstico comunitario y la 1ra. Asamblea General de la comunidad.
Los resultados de esta fase son:
1. Los actores locales conocen las condiciones bajo las cuales se ejecuta el PROMINE y a nivel de Consejos, MASTA y Comunidad Educativa, se cumple la “Consulta”.
2. La comunidad educativa, en conjunto con los profesionales del IDECOAS-FHIS, recorren todo el predio educativo, enfatizando los problemas encontrados y de esta forma se garantiza que la actuación comunitaria y profesional a seguir se sustente en la realidad del CE.
3. La comunidad y el consejo territorial han realizado un autodiagnóstico participativo de su situación y sus posibilidades, habiendo precisado sus problemas y necesidades, las ha priorizado y ha acordado la forma de satisfacerlas.
4. Como resultado de lo anterior y una vez presentado el contexto bajo el cual se ejecuta los proyectos PEC - Mosquitia, la comunidad ha decidido ejecutar su proyecto bajo esta Modalidad.
5. La comunidad ha decidido fortalecer su organización, habiendo creado un Comité Ejecutor del Proyecto y un Comité de Contraloría Social y cuentan con un reconocimiento Municipal.
6. Se ha establecido un compromiso sobre la disposición de aportes comunitarios y si el proyecto califica, contar con su anuencia para capacitarse.
7. La comunidad cuenta con elementos para establecer un Plan de Desarrollo Comunitario que le servirá para solventar sus problemas y necesidades.
8. Es condición ex-ante a la intervención y en fase de pre-factibilidad, que municipalidades y la comunidad educativa (maestros, padres de familia y gobierno escolar), presenten los “Compromisos Firmados”, de uso adecuado y mantenimiento del CE.
9. El IDECOAS-FHIS ha determinado que la solicitud presentada es viable desde el punto de vista social, técnico, ambiental, legal, económico, financiero y operativo.
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5.2. Procedimientos de la Visita de Pre-factibilidad Con una anticipación mínima de quince días, se les convoca a las autoridades municipales, educativas y comunitarias, representantes del Consejo Territorial, Comunitario, de Ancianos y otros. También a las autoridades municipales se les solicita un censo poblacional, si lo tienen. La realización de la visita de Pre-factibilidad, a nivel institucional, es una actividad conjunta entre IDECOAS-FHIS y la SE, en el primer caso está a cargo de un profesional de la Dirección de Proyectos y un profesional de la UTC del IDECOAS-FHIS. Respecto a la SE, por el profesional de planta o consultor nacional, asignado al PROMINE como responsable del Departamento de Gracias a Dios. Participa, además, la comunidad educativa (junta directiva, padres de familia, maestros y un grupo de alumnos de diferentes grados) y en caso de existir, representantes de la RE, se buscará también la participación de al menos un representante de la municipalidad. En caso de que el proyecto prestará servicios a la RE en su conjunto, en el recorrido deben participar representantes de todos los CE de la RE.
La visita de pre-factibilidad consta de los siguientes momentos:
Reunión con la comunidad educativa (se recomienda realizarla de forma paralela a la reunión con los alumnos). Luego, la 1ra Asamblea Comunitaria, donde se informa a los actores locales el contexto bajo el cual se implementará el PROMINE en las comunidades del Departamento de Gracias a Dios.
Recorrido por las instalaciones del CE, donde los profesionales se hacen acompañar por la comunidad (representantes de los Consejos), la educativa y un representante municipal, para obtener los datos y llenar sus fichas de Pre-factibilidad, que conllevan a calificar la viabilidad Social/ Técnica/ Ambiental / Legal y Financiera del proyecto. El recorrido se realizará siempre con el apoyo de un traductor.
El Autodiagnóstico con la población adulta.
Un ejercicio de dibujo con alumnos del CE.
Presentación de los resultados de la visita en 1ra. Asamblea, a todos los actores locales.
5.2.1. Reunión con los actores convocados al cumplimiento de la visita La reunión con los Consejos y la comunidad educativa tiene los siguientes propósitos:
Dar a conocer la modalidad PEC y obtener el consenso local de obtener información social y técnica para realizar su proyecto.
Realizar un autodiagnóstico sobre la situación de la comunidad en general, enfatizando sobre la situación de la educación en la comunidad. En este momento, se establecen los problemas (sociales) y las necesidades (infraestructura comunitaria), a ser considerados en el desarrollo futuro de la comunidad.
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Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con los alumnos.
Dar a conocer datos de las otras necesidades de proyectos que, según el listado obtenido en la reunión con la Asamblea Representativa, se realizarán en la comunidad, en apoyo a la realización de un Plan de Desarrollo de la Comunidad.
5.2.2. Recorrido por las instalaciones del CE Antes de iniciar el recorrido, en la reunión, los profesionales del IDECOAS-FHIS y de la SE dan a conocer el objetivo de la visita. La determinación de la pre-factibilidad es un trabajo de campo donde los profesionales del IDECOAS-FHIS y la SE, acompañado de representantes municipales (y de sus UTM/UTI), comunitarios, Consejos y otros actores, constatan lo señalado en el trabajo cumplido en el CE y si es el caso, en conjunto con la RE. Durante un recorrido por el área de cada CE, se obtiene la información requerida para la calificación de su viabilidad y la requerida para el desarrollo de los TdR para contratar su formulación, estudios de pre-inversión y para la evaluación ex-ante del proyecto (Formulación del Proyecto).
De manera general se busca establecer:
El Pre-alcance de la necesidad y solución (por ejemplo, el proyecto. El número de beneficiarios directos, número de aulas, áreas recreativas y las requeridas según los criterios los diseños pedagógicos de la SE.
La disponibilidad y ubicación del o los predios requeridos, actuales y futuras ampliaciones, el área disponible del terreno, características ambientales y del suelo. Con especial énfasis se considerarán la calificación de áreas para viveros, reforestación y producción agropecuaria. En caso de predios de significativa magnitud, se levantará información de las áreas específicas a intervenir.
Levantar información requerida para establecer las condiciones tecnológicas para el abastecimiento de agua para consumo humano y el tratamiento de aguas de desecho. En esta etapa se deberá hacer un análisis, para saber cómo es el nivel freático de la zona, y así apoyar a la definición de la condición de diseño de las aulas, agua y saneamiento y siempre evitar o minimizar los impactos en la biodiversidad considerando implementar las medidas de mitigación, según corresponda.
Considerar el tipo de construcción de acuerdo al nivel freático de la zona y condiciones especiales, tipo de infraestructura encontrada.
Determinar la necesidad y cuantificar las obras complementarias que permitan la funcionalidad de la infraestructura, incluyendo su accesibilidad y la prevención del riesgo del deterioro al medio ambiente, en las condiciones específicas del proyecto.
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La necesidad de equipar las edificaciones, incluyendo las áreas de deporte y recreación y productivas.
La legalidad de la tenencia del predio a favor de la SE o actualizar según la legislación nacional en la zona de La Mosquitia hondureña, cumpliendo los acuerdos con la Fuente Financiera KfW, por ejemplo, las zonas con Títulos, Planes de Manejo, Zonas de Amortiguamiento de la Biósfera y para el caso de los predios en zonas de frontera u otros.
El costo aproximado para comparar con la línea de corte (referente a la inversión por alumno y por metro cuadrado, principalmente). Al respecto y con un alto detalle, se levantará la información de las zonas desde donde se tienen que adquirir los materiales de construcción y otros como equipamientos, verificando la condición de transporte, bodega temporal y el acarreo al sitio de la obra.
La Identificación de la vulnerabilidad a fenómenos naturales y de impactos predecibles al medio ambiente que causará su ejecución y, de requerirse, incorporar infraestructura ambiental complementaria.
Para los proyectos que requieran de obras para el acceso al predio, electrificación (paneles solares), agua y saneamiento (condiciones del terreno, agua subterránea, nivel freático, entre otros) se deben considerar las opciones tecnológicas y ecológicas más apropiadas. Casos de magnitud, se analizarán en función de las Líneas de Corte.
Durante el recorrido se pondrá especial énfasis en la recopilación de datos que permitan analizar los temas de bioclimático, CPTED, distribución de espacios del predio y de otros aspectos que caractericen a la comunidad en su contexto socio-cultural.
Verificar la existencia de otros financiamientos para el proyecto, alguno de sus componentes o actividades conexas.
Tanto los técnicos como la comunidad, se asegurarán en esta etapa, que el proyecto sea construido en un lugar donde no tenga ningún riesgo y que no dañe el entorno. Los aspectos ambientales y ecológicos de esta etapa están indicados en la ficha respectiva.
En caso de talleres temáticos para la RE se requiere el compromiso por escrito de que la SE cuenta y en servicio regular con los maestros con especialidad o instructores. Los gastos de la compra de los insumos requeridos para la instrucción y el mantenimiento de los equipos e instalaciones serán considerados como una condición básica de la sostenibilidad. Esta nota debe ser emitida por el Director Departamental de la SE.
Es obligatorio documentar lo encontrado con fotografías, que pueden ser utilizadas para sustentar los alcances del proyecto y, además, concientizar a la comunidad educativa
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sobre la importancia de operar el CE debidamente y procurar un adecuado mantenimiento. Además, utilizar para evidenciar el “antes” y “después” de la intervención del PROMINE.
5.2.3. Ejercicio con alumnos de diferentes grados de CE El objetivo del ejercicio consiste en realizar un diagnóstico que aprovecha el conocimiento de la niñez y su sinceridad, para que dibujando presenten la situación del CE desde el punto de vista de “alumnos” y obtener de esta forma insumos para la formulación del proyecto. Luego, capitalizar su participación en pro de un adecuado uso y mantenimiento del predio en su conjunto.
A cada alumno se le proporcionan dos hojas de papel y crayones y se le pide dibujar dos situaciones: “Lo que no me gusta en mi escuela” y “La escuela que quisiera tener”. Una vez terminados los dibujos, se colocan en una pared, agrupados según los dos temas y se pide a algunos niños explicar sus dibujos. Durante la explicación, es importante procurar que el alumno que expone sus dibujos no lo haga al facilitador del ejercicio, sino al grupo de los niños.
5.2.4. El autodiagnóstico Una vez que la comunidad educativa haya sido informada sobre el PROMINE y el PM, se procede a realizar el ejercicio del autodiagnóstico, utilizando los formatos establecidos.
El autodiagnóstico es facilitado por un técnico social del IDECOAS-FHIS que domine la Lengua Misquita, con la finalidad de permitir la libre participación de hombres y mujeres y obtener puntos de vista que pueden diferir según el género, es conveniente formar un grupo de mujeres y otro de hombres para la recopilación de la información y la discusión inicial.
Deben abordarse los siguientes temas:
Mapeo social: Organizaciones con las que cuenta la comunidad.
Problemas que tiene la comunidad: Vistos en general y luego, el tema de educación en especial y sus posibles soluciones.
Datos generales del CE: Número de alumnos (por sexo), maestros y aulas, grados y número de jornadas.
Inventario de la infraestructura social – comunitaria: ¿Que tenemos y en qué estado se encuentra?, ¿Qué necesitamos tener?, considera establecer lo que sí es imprescindible para fortalecer la convivencia comunitaria.
Inventario del CE: ¿Qué tenemos y en qué estado se encuentra? ¿Qué necesitamos tener?, considera establecer lo que sí es útil, lo que se puede reparar y lo que se tiene que reponer y complementar. Lo indicado se refiere tanto a la infraestructura como al equipamiento de aulas, talleres, laboratorios de las instalaciones exteriores.
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La información debe de escribirse en papelógrafos que serán colocados en una pared para su presentación y discusión en la plenaria.
Una vez concluida la discusión, se dan a conocer los componentes del proyecto que pueden ser considerados para el CE incluidos en el listado obtenido de su equipamiento que aún está útil. En la reunión con la Asamblea Representativa (y si califica ampliada a nivel de la RE). Ahí, se verifica su congruencia con los requerimientos expresados por la comunidad educativa del CE y si se considera de la RE.
Registro de la información y su futura disponibilidad: Es muy importante que la información registrada en papelógrafos, como los dibujos, queden en la comunidad educativa como testimonio de su proceso organizativo. Los técnicos del IDECOAS-FHIS deben tomar fotografías digitales de cada dibujo y papelógrafo y conservarlas para ser utilizados en la formulación del proyecto y de sus componentes sociales y de infraestructura, anexándolos a los respectivos Expedientes Técnicos.
5.2.5. Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con alumnos Finalizadas las actividades anteriores, los alumnos hacen una exposición de sus dibujos que representan los mejores mensajes alusivos a la situación actual y futura de su CE, a los adultos. Es una actividad muy importante para que los maestros, padres de familia y profesionales conozcan la opinión de los niños y la consideren en la formulación del proyecto y de sus componentes.
Durante la pre-factibilidad, se notifica a la comunidad qué documentos o información está pendiente y que sin esa información no se podrá seguir adelante con el proceso de Formulación.
5.2.6. Información sobre el Resultado de la visita, los PEC- Mosquitia y las actividades que se cumplirán a continuación
Al finalizar el Autodiagnóstico y una vez levantada la información del CE, los técnicos del IDECOAS-FHIS proceden a informar a la comunidad educativa sobre los PEC en la Mosquitia, se plantean sus ventajas, condiciones de ejecución, de uso y mantenimiento del predio y otros compromisos que se requieren de parte de la comunidad educativa y que serán acordados. En este momento, es muy importante dejar material impreso sobre el PROMINE y los PEC – Mosquitia en la comunidad, para que tenga información objetiva sobre el Programa y puede seguir discutiendo el tema, una vez concluida la visita, se les presenta también lo que en adelante se va a cumplir a nivel Institucional. Los temas tratados deben constar en un “check list” (paleógrafo) que se queda en la comunidad y el facilitador lo archiva en forma fotográfica.
5.2.7. La 1era Asamblea Comunitaria y Realización de la “Consulta” La 1era Asamblea Comunitaria se realiza con la participación de la mayoría (al menos el 70%) de los miembros que integran la comunidad y de otros actores que mantienen una actuación local como el Consejo Territorial y de Ancianos de la zona y MASTA. En esta asamblea se busca establecer lo siguiente:
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Realizar la Consulta y establecer los acuerdos mediante acta de los Consejos y MASTA incluyendo el Acuerdo de Donación del Predio.
Aspecto de especial atención y con un mínimo de anticipación de 15 días hábiles, se debe realizar la convocatoria a los diferentes actores locales incluyendo siempre a los que participarán en la “Consulta”, entre los principales, los diferentes Consejos y MASTA.
Considerando que varios actores no acompañan la visita de pre-factibilidad, al inicio de la asamblea se presenta una síntesis del contexto bajo el cual se implementa el PROMINE y la modalidad descentralizada PEC.
Entre IDECOAS - FHIS y SE, dar a conocer a la comunidad y otros actores el pre- alcance del proyecto y los resultados de la visita técnica inicial.
Informar a la comunidad los pre-alcances del proyecto, definidos en conjunto con la comunidad/municipalidad en esta visita.
Informar sobre los procedimientos de la SE y del IDECOAS-FHIS para avanzar con el proyecto, dejando claro que esto depende del resultado que se dé en la consulta.
Explicar que en la segunda asamblea se realizará la presentación del alcance final del proyecto cuantificando su costo y determinando las condiciones del aporte local.
Comprobar la vigencia de la demanda comunitaria del proyecto establecida durante la pre-factibilidad.
El cumplimiento o no de los requisitos sociales y otros (técnicos, legales, ambientales), establecidos por el IDECOAS-FHIS para que el proyecto pueda ser considerado como viable o no. Esto se da básicamente en la capacidad y disposición de la comunidad (y de la municipalidad) de aportar el cofinanciamiento y hacer compromisos de participación en los diferentes eventos de capacitación.
Dar a conocer los derechos y obligaciones que tendrán la municipalidad y comunidad respecto al proyecto. La Comunidad aprueba el compromiso de cumplir, en conjunto con la Municipalidad, un aporte del 8% del costo directo del proyecto, de manera oportuna. La Corporación Municipal presenta su compromiso para cumplir con su contraparte financiera, en caso que sea en efectivo debe ser entregada el 50% antes del inicio de la ejecución del proyecto.
Elegir los representes al CEP, CCS, ORMA.
Juramentación de los comités por parte de la Municipalidad.
Aprobar el Plan de Capacitación y Fortalecimiento comunitario.
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Socializar el contexto del Fondo Ahorro, dejando claramente establecido que se podrá utilizar, únicamente una vez que se han cumplido los alcances del proyecto establecidos en los contratos (cuando la ejecución es de un 75%). Luego, con los fondos remanentes (ahorrados), atender sus prioridades que deben estar en concordancia con el fortalecimiento operativo del CE. La comunidad es importante que defina sus prioridades desde el inicio y así ponerse compromisos y metas. También se dejará claro que, de requerirse recursos financieros para atender demandas no previstas (en formulación), estas, pueden afectar el Fondo de Ahorro, empero en montos no mayores al 30% (considerando un valor promedio de ahorro del 10%). De esta manera se pueden utilizar estos recursos desde las fases iniciales de la ejecución de los proyectos. Si se requiere de montos mayores al 30%, estos serán financiados mediante Órdenes de Cambio Todo aporte previsto por la comunidad que no sea en insumos sino en gestiones, se debe cuantificar y valorar su costo.
Se firman el Acta de la Consulta y los compromisos comunitarios, municipales e institucionales. A fin de contar con la aprobación de los compromisos de la totalidad de la “Comunidad Educativa”, en el caso de los que no asistieron a la asamblea deberán firmar el acta de compromiso, a fin de que siempre se estipule su apoyo a la ejecución del proyecto y luego a su operación y mantenimiento, con su mano de obra u otro tipo de aporte que se haya establecido. Este documento formará parte del expediente del proyecto. La municipalidad será la responsable de hacer llegar al IDECOAS – FHIS las actas firmadas previa aprobación del proyecto.
Se firma el documento de “Pre-Alcances del Proyecto” por representantes IDECOAS – FHIS y de SE, el Director o Subdirector del CE, un representante de la alcaldía y un representante de la comunidad educativa de los Consejos.
5.3. La “Consulta” Esta se aplica según la condición establecida en el inciso 3.7:
5.3.1. La “Consulta” y sus Productos En la 1era. Asamblea General Comunitaria, se cumple la “Consulta”, donde una vez informada la comunidad, se establece si hay o no su aceptación. Al ser favorable el resultado, se pasa a la elección de los representantes del CEP, CCS, ORMA y comisiones donde se establece en un acta, debidamente firmada o con huella digital por todos los asistentes, hacer constar lo que se acordó, considerando los siguientes puntos:
1. Se realizó la “Consulta” informando a la comunidad el pre-alcance del Proyecto (Con apoyo de traductor en Lengua Misquita) y su condición de ejecución (Modalidad PEC). Se establece la conformidad de la comunidad en la aceptación del proyecto, al ser un sí, el proyecto continúa y si es no se cierra la intervención.
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2. La comunidad y la Municipalidad aprobó la cantidad, forma y oportunidad en la que aportará su contrapartida, considerando siempre el resguardo de los insumos y equipos.
3. La Comunidad aprobó la forma cómo utilizará el rubro “mano de obra comunitaria”. Sobre los trabajadores remunerados, estos serán seleccionados cumpliendo el contexto de equidad de género, la mujer tendrá una participación activa no menor al 40% y serán consideradas en iguales condiciones remunerativas que los hombres.
4. La comunidad se comprometió solemnemente a usar bien y cuidar su proyecto, y se acordó, además, cumplir en conjunto con la municipalidad y la SE con el Plan de Mantenimiento Preventivo.
5. La comunidad acordó asistir a las capacitaciones que le fueron propuestas.
6. La comunidad ha discutido y aprobado su Estatuto de Constitución.
7. Se acordó públicamente con la comunidad y la municipalidad sobre la forma cómo se utilizará la partida del presupuesto del proyecto, definida para el pago de mano de obra que conforma la “cuadrilla regular de apoyo” que se contrata en la comunidad (no confundir con el aporte comunitario el cual es una obligación y se contabiliza, empero no se paga) siendo tres las opciones posibles:
Primera opción: la comunidad aporta voluntariamente la mano de obra de la “cuadrilla regular de apoyo”, que se requiere dentro de la ejecución del proyecto. El dinero presupuestado por este concepto pasa a formar el Fondo de Ahorro Comunitario.
Segunda opción: la comunidad determina qué porcentaje de la mano de obra de la “cuadrilla regular de apoyo” se paga y qué porcentaje es depositado en el Fondo de Ahorro Comunitario.
Tercera opción: la comunidad paga la totalidad de la mano de obra de la “cuadrilla regular de apoyo”, según lo establecido en el presupuesto del proyecto.
8. La comunidad está preparada para capacitarse y realizar la gerencia del proyecto y la contraloría social, con los conocimientos organizativos, administrativos, operativos y técnicos que le permitan manejar eficientemente y con transparencia los recursos materiales y humanos de su proyecto.
9. El aporte comunitario es parte del co-financiamiento del proyecto, en tal virtud, sí es parte del financiamiento requerido para la ejecución del proyecto, esto implica que no pasa a ser parte del Fondo de Ahorro. En caso de incumplimiento, este será asumido por parte de la Municipalidad.
10. Se seleccionó los miembros de la comunidad que formarán el CEP, ORMA y CCS.
11. Se realizó el reconocimiento y juramentación Municipal de los comités.
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5.3.2. Los Aportes Locales: Municipales/Comunitarios En el Departamento de Gracias a Dios, los aportes locales son en conjunto entre las corporaciones municipales y las comunidades beneficiarias y, sumando el de cada uno, están valoradas en un 8% del Costo Directo del Proyecto.
Modalidad de aporte:
Los aportes locales (Municipalidad/Comunidad) pueden ser realizados de cuatro formas o bajo una combinación de las mismas: i) Transporte de materiales desde el centro de abastecimiento hasta el proyecto (Fletes); ii) En insumos, entregando con oportunidad, considerando el tiempo requerido para que su abastecimiento sea oportuno, más en zonas donde el traslado es afectado por los períodos se sequia – lluvia, por que utilizan transporte fluvial. En general hay que considerar que los materiales ingresen en momentos favorables para el transporte. La Dirección de Proyectos, garantizará que estos aportes no sean ni sub – ni sobrevalorados y serán establecidos de forma previa en los contratos que se suscriban con las municipalidades para tal fin; iii) En efectivo más insumos, que representa una combinación de los dos anteriores y cumplirán antes del inicio del proyecto; iv) parte del aporte municipal puede ser la contratación de la Supervisión Docente por parte de la alcaldía. El Supervisor Docente puede ser un profesional de la alcaldía, de la UTM/UTI o un profesional independiente, siempre cumpliendo con los criterios del Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS. Esta modalidad de aporte debe ser manifestada por escrito por el alcalde en conjunto con un representante de la comunidad, durante la pre-factibilidad y cumplirse en idénticas condiciones que las supervisiones seleccionadas por la comunidad, respetando los TdR respectivos.
Los aportes locales, previo a la firma de los contratos con el IDECOAS-FHIS, se establecerá en un punto acta que represente un acuerdo formal entre la municipalidad y la comunidad para establecer su oportuno cumplimiento. El punto de acta será elevada a aprobación por parte de la corporación municipal en pleno y será parte del expediente del proyecto.
5.3.3. Criterios para la Conformación de la Organización Comunitaria Responsable de la Ejecución del Proyecto
El IDECOAS-FHIS debe respetar y fortalecer las organizaciones existentes y, salvo que la Asamblea General decida crear un organismo diferente para administrar la ejecución del proyecto. En todos los casos el ente encargado de administrar la ejecución del proyecto depende orgánicamente de la Asamblea General.
Dado que la ejecución del proyecto PEC-requiere de dos instancias (un Comité Ejecutor del Proyecto, responsable de la gerencia y administración de los recursos humanos, materiales y técnicos del proyecto y un Comité de Contraloría Social, responsable de vigilar el buen uso de los recursos), en Asamblea General se consultará a la comunidad si existen los entes equivalentes, si desean modificarlos, confirmarlos o crear nuevos. Esta debe ser una decisión totalmente libre, informada y democrática de la comunidad.
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El Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) debe estar conformado por al menos cinco personas:
1. Presidente/a. 2. Secretario/a (debe saber leer y escribir). 3. Tesorero/a debe saber leer, escribir y manejar las cuatro operaciones
aritméticas. 4. Un/a Vigilante Ambiental 5. Un/a Vocal
El Comité de Contraloría Social (CCS) debe estar conformada por al menos tres personas que no sean miembros del CEP (uno de los tres debe saber leer y escribir):
1. Contralor/a Principal.
2. Contralor/a Asistente/ de Genero (para verificar el cumplimiento de la participación de al menos un 40% de la mujer en los cargos directivos y de en la ejecución de obra).
3. Contralor/a Asistente de medio ambiente.
5.3.4. La Personalidad Jurídica o Reconocimiento Municipal de la Comunidad Dar mayor sustentabilidad a la organización comunitaria es vital que cada comunidad en su conjunto (y no solamente algún grupo o conjunto de personas) obtenga el reconocimiento legal y/o Municipal que las leyes de la República hondureña contemplan.
En todos los casos la comunidad en su conjunto debe tener un Estatuto que establezca las normas básicas de naturaleza organizativa y democrática que debe regir a la comunidad. El estatuto o reglamento de la organización comunitaria debe adecuarse a lo que la comunidad desea y considere más conveniente para ella, siguiendo los requerimientos que la legislación al respecto requiere. El formato de Estatuto que se acompaña es solamente un referencial para que la comunidad haga su propio Estatuto. PEC-Modelos de Estatutos Comunitarios.
La comunidad decide en qué tipo de organización va a constituirse y se establece los documentos necesarios a presentar. Mientras se hacen estos trámites la comunidad obtiene el reconocimiento Municipal, el cual es gratuito.
Bajo ningún motivo o circunstancia el IDECOAS-FHIS debe impulsar la creación de organismos paralelos al interior de las comunidades, sino fortalecer los existentes. En todo caso, es la comunidad, reunida en asamblea general quien toma la decisión de crear o no un comité diferente, de confirmar el existente o fortalecerlo.
Es aconsejable que la comunidad solamente requiera del reconocimiento de la municipalidad, dado que es gratuito y cumple con los requerimientos de las Fuentes de financiamiento.
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Funciones del Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
1. Representar a la comunidad ante el IDECOAS-FHIS, la SE y la Municipalidad, las otras comunidades y ante otras autoridades de gobierno. Al CEP se le fortalece o constituye tanto para los proyectos financiados por el IDECOAS-FHIS, como para otros proyectos y actividades de desarrollo comunitario.
2. Participar en los bloques de la capacitación impartidos para la ejecución de los proyectos PEC-Mosquitia.
3. Fomentar y facilitar la participación de toda la comunidad en las asambleas, comisiones, cargos, trabajos y demás actividades.
4. Facilitar y apoyar la participación efectiva de la mujer que formen parte del CEP, de las demás comisiones y en todas las actividades del proyecto.
5. Gestionar su reconocimiento ante la Municipalidad.
6. Responder con prontitud a las citaciones que el IDECOAS-FHIS, la SE o la Municipalidad les hagan para acelerar la ejecución de su proyecto.
7. Cumplir con rapidez y de buena manera los compromisos que adquieran con el IDECOAS-FHIS, la SE, la Municipalidad y otros entes cooperantes.
8. Administrar con responsabilidad y transparencia los recursos que se le otorguen a través de la municipalidad.
9. Cumplir con las cláusulas de los contratos firmados entre la Municipalidad y el CEP.
10. Rendir cuenta a la comunidad en general, a los contralores sociales, al COMDE y a los entes cooperantes sobre el uso físico y llevar el respectivo registro contable de los recursos puestos a su disposición.
11. Realizar las tareas de selección y adjudicación de las personas y empresas cuyos servicios se requiera y co- justificar los pagos.
12. Supervisar la buena y rápida ejecución de los proyectos, en coordinación con los contralores sociales y los supervisores profesionales.
13. Organizar la mano de obra voluntaria prometida para la ejecución del proyecto y asegurar que todas las contrapartes acordadas estén listas oportunamente.
14. Mantener la bitácora de proyecto en un sitio seguro, pero a disposición de los interesados de manera permanente, siempre en el proyecto.
15. Colaborar en la realización de las actividades de mantenimiento del proyecto una vez terminado y vigilar por su buen uso y operación.
16. Firmar la ficha de control de tiempo de trabajo del Supervisor Docente, Capacitador, Maestro de Obra y demás personal contratado.
Funciones del Comité de Contraloría Social (CCS)
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1. Participar activamente en todas las actividades de adjudicaciones.
2. Colaborar con el CEP en la supervisión del proyecto a partir de la orden de inicio.
3. Solicitar al CEP la documentación existente sobre el proyecto para su revisión.
4. Analizar las facturas y comprobantes de pago y verificar que los gastos sean para el proyecto.
5. Supervisar la buena tenencia del libro de contabilidad.
6. Firmar la bitácora cuando se requiera y cuando no esté presente algún miembro del CEP.
7. Asegurar desde su punto de vista la calidad de la obra y que los materiales que se usen sean de la más alta calidad posible.
8. Transmitir al CEP sugerencias para reducir costos considerando la especificación y calidad de los materiales.
9. Colaborar con el CEP en la solución de los problemas que se presenten durante la ejecución del proyecto.
10. Informar mensualmente a la comunidad, junto con el CEP, sobre la ejecución de su proyecto y apoyar la rendición de cuentas.
11. Informar oportunamente a la inspectoría del IDECOAS-FHIS y a la municipalidad sobre cualquier deficiencia encontrada del proyecto (infraestructura, adquisiciones, manejos de materiales, calidad de la obra, aportes locales, entre otros).
12. El momento que se identifique, anotar en bitácora social las denuncias sobre problemas durante la ejecución del proyecto, relacionadas con la obra, la capacitación y el manejo de fondos.
13. Colaborar con el CEP en animar a la comunidad para que presten la mano de obra comunitaria a la que se comprometieron.
14. Colaborar con el CEP en animar a la comunidad para que asistan a las actividades de capacitación y asambleas comunitarias.
15. Verificar que los valores pagados sean los negociados y autorizados por el CEP (los valores a pagar en ningún caso pueden superar los valores presupuestados).
16. Servir de testigos en caso de que hubiere investigaciones de la Municipalidad o del IDECOAS-FHIS por incumplimiento de contratos.
17. Colaborar con el CEP en la programación de las actividades y el plan de mantenimiento.
18. Asegurar que el componente ambiental sea una tarea activa y permanente durante todo el proceso de fomento de la autogestión comunitaria.
19. Apoyar a que la capacitación se cumpla según lo contratado.
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6. Tercera Fase: La Formulación e inicio de la Capacitación Comunitaria
6.1. Objetivo General 1. Contar con un expediente técnico, social, legal y ambiental que será
presentado en la “Consulta” y de ser favorable el resultado, cuente con la aprobación de las autoridades de los Consejos Territoriales, Comunitarios, de Ancianos, MASTA, la Municipalidad y las autoridades educativas, para su posterior no objeción, aprobación institucional y ejecución.
2. Dejar una enseñanza local, especialmente en las UTM y UTI, se procede a elaborar un documento/expediente de proyecto (técnico, social, legal, ambiental, financiero), para una vez aprobado por la comunidad, la Municipalidad, pase a No Objeción y luego al Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS. Según lo requerido, la formulación de estos proyectos siempre seguirá la normativa establecida por la SE y podrán requerir de su aprobación condición que se aplica según el Acuerdo Separado de la respectiva Fase del Programa.
3. Contar con un Expediente Técnico que además contenga constancias que certifiquen y garanticen tanto la ejecución del proyecto como en casos justificados, la operación entre otros, de talleres y laboratorios.
4. Contar con un Expediente Técnico que garantice el cumplimiento de la normativa ambiental (MIAMBIENTE, ICF y MAS-BM), según lo requerido por la Institución Gubernamental pertinente, la Fuente KFW, según lo normado en el Acuerdo Separado del Programa.
5. Capacitar a la municipalidad (sus UTM/UTI), como a la comunidad para que adquiera los conocimientos organizativos, administrativos, operativos y técnicos que le permitan manejar eficientemente y con transparencia los recursos de su proyecto, bajo el esquema de una “gerencia comunitaria”.
Los Expedientes Técnicos de los proyectos, siempre deberán incluir los aspectos establecidos en la Normativa y planos “vigentes” proporcionados por parte de la SE.
6.2. Formulación Técnica
6.2.1. Productos específicos de la formulación 1. Disponer de un documento/expediente que, basado en la Normativa de la SE y
del Plan Maestro, cumpla con todos los requisitos sociales, técnicos, legales, ambientales, administrativos y financieros (viabilidad) de la ejecución del proyecto, que puedan ser verificados a fin que garantice la transparencia en la responsabilidad institucional. Incluye el acta con el resultado de la “Consulta”.
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2. Verificar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad.
3. Incluir tanto en la formulación como en la evaluación ex-ante las acciones preventivas, mitigantes o positivas de los siguientes aspectos: la seguridad bajo el concepto CPTED, las condiciones bioclimáticas y socioculturales de la zona, y aspectos ecológicos y de vulnerabilidad a eventos naturales en base a la información técnica ambiental obtenida. Incluir en la formulación las obras de agua para consumo humano, de saneamiento y otras exteriores al predio que apoyen al acceso al predio de la comunidad educativa, así como garantizar la disponibilidad de servicios básicos según lo requerido.
4. Incluir en el diseño elementos que faciliten la accesibilidad y el uso de las instalaciones para personas con capacidades (PDC).
5. Se determinará según la complejidad del proyecto, el alcance de la supervisión requerida, siempre bajo consideración de las características de una “supervisión docente”, considerando la participación de las instancias municipales como son las UTM o UTI.
6. Respecto a las obras complementarias requeridas en el interior del predio educativo, que apoyan a su adecuado funcionamiento, estás no podrán exceder de un 30% del valor de la infraestructura. En caso que sobrepasen dicho porcentaje, el excedente no debe ser mayor a un 10% adicional, es decir a un valor acumulado del 40% en total, esta diferencia (máximo del 10%) debe ser asumido a nivel local por la Municipalidad, lo cual deberá ser expresado por escrito mediante un punto de acta de la Corporación Municipal, el cual formara parte del expediente técnico previo a su No Objeción. Los valores financieros que corresponden a este porcentaje adicional, deberá estar disponible en la cuenta bancaria de la comunidad, antes de la firma del contrato entre la Municipalidad y el IDECOAS-FHIS. El excedente al 30%, que cubre la Municipalidad, no es parte del aporte municipal ni comunitario.
7. Aspecto de especial atención, es la inclusión en el Expediente Técnico de los acuerdos debidamente certificados, que conlleven a una garantía para el debido funcionamiento de los talleres y laboratorios. En casos de talleres temáticos (madera, metal-mecánica, electricidad entre otros), el certificado deberá avalar la presencia de maestros con especialidad y/o instructores debidamente certificados mediante nota expresa (con firma) de la autoridad departamental de la Secretaría de Educación correspondiente. Se podrán financiar talleres y/o laboratorios, si no se cuenta con el respectivo certificado donde la autoridad de la Corporación Municipal, adjunta un “punto de acta” donde la Corporación, se compromete en la dotación de los maestros y/o instructores. Este compromiso deberá ser avalado por la Dirección Departamental, quien, en caso de incumplimiento de la Corporación, debe asumir la dotación del personal indicado.
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8. Aplicar las Líneas de Corte, definidas de forma específica para el Programa, serán utilizadas a nivel institucional de parte de la SE, en la definición de los alcances de los proyectos, por parte del IDECOAS-FHIS para evaluar los proyectos (por Control de Calidad) y por la Asistencia Técnica Internacional (El Consultor del Programa), previo a dar su no objeción a la aprobación del proyecto.
9. El expediente formulado debe tener el Visto Bueno de Control de Calidad de la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS.
10. El expediente debe tener el Visto Bueno de la Asistencia Técnica y en los que corresponden por la SE, previo a ser presentado en la Consulta, posteriormente y según el resultado de la Consulta, se procederá a solicitar la No Objeción y la aprobación Institucional del Proyecto.
Condición Ambiental Importante en Fase de Pre-inversión: Previo al dictamen de factibilidad, los Expedientes Técnicos de los Proyectos deben contar con: i) Un certificado de la UGA (según normativa de MIAMBIENTE y del MAS-BM), que avala el cumplimiento de las normas ambientales gubernamentales y ii) Un certificado ambiental de la Municipalidad otorgado por la UMA, que avala el cumplimiento de las condiciones ambientales locales y las Medidas Ambientas establecidas en el Acuerdo Separado del Programa. Las medidas ambientales serán financiadas dentro del rubro de Gastos General del presupuesto.
Las medidas ambientales son parte de Ciclo de Proyectos y siempre deberán ser complementadas con las medidas ambientales definidas en el MAS-BM, que es un requerimiento del KfW. Bajo este contexto, además están incluidos aspectos relacionados con el Cambio Climático, normas de seguridad, abastecimiento de agua para consumo humano (higiénicamente segura), saneamiento básico, control de vertido de basuras y escombros.
6.3. El Expediente del Proyecto Un expediente debidamente conformado deberá contener:
1. Un informe de pre factibilidad y factibilidad, indicando pre-alcances, memoria de cálculo, condiciones de acceso, tipo de materiales, presupuestos y planos del proyecto. En calidad de anexos se presentarán los estudios que sustentan su formulación y factibilidad.
2. Documentación legal, con la solicitud de financiamiento, constancia de propiedad o documentación de condición legal según normativa legal de la zona pre compromisos, acta de priorización, acta de primera asamblea, acta de reconocimiento de los CEP y otros.
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3. Un dictamen de elegibilidad aprobado por el Director de Proyectos del IDECOAS-FHIS.
4. El dictamen ambiental otorgado por la MIAMBIENTE o ICF (Según Planes de Manejo), donde se establece la categoría que tiene el proyecto y las medidas de mitigación que se deben cumplir durante su ejecución. Como salvedad, los proyectos que están en categoría cero (0), el dictamen lo realiza directamente la UGA-IDECOAS-FHIS.
5. Memoria Descriptiva.
6. Un presupuesto donde consta lo siguiente:
Costo total del proyecto por componente (pre-inversión, inversión, supervisión, y capacitación).
Indicación de cuáles son los aportes del IDECOAS-FHIS, de la comunidad y de la Municipalidad, siendo el costo total del proyecto la suma de todos los aportes.
Gastos generales, (máximo el 10% de costo directo de la obra) para la administración que estará a disposición del CEP para poder realizar su trabajo, considerando: i) transporte; ii) compra de equipo de protección personal (seguridad industrial); iii) vigilancia; iv) equipo de apoyo como, un pie de rey para confirmación de los diámetros y espesores, “Cono de Abrams, otros; v) un auxiliar contable, que apoye en la administración de las finanzas del proyecto a los CEP; vi) El financiamiento requerido para el componente de Seguridad Alimentaria y de mitigación de impactos ambientales y medidas de seguridad; vii) con Gastos Generales se pagará al Maestro de Obra, únicamente el tiempo que corresponda al ampliado respecto al plazo original; viii) Bodeguero y otros.
Presupuesto por insumo, listado de materiales costo estimado, equipo y herramientas de trabajo, mano de obra. Además, el presupuesto será la principal base técnica para que se realice una programación para cumplir con la ejecución y adquisiciones de los insumos y requerimientos de la mano de obra.
Sugerencia de componentes que deberá subcontratar la comunidad (p.ej.: la carpintería, la fontanería, y otros. que el formulador considera que requieren una especialidad.).
Un plan de diseño y sugerencias para futuras obras adicionales y o complementarias que pueda realizar la comunidad.
Entre el personal requerido para la construcción se tiene que incluir: i) Al Maestro de Obra y ii) Un Auxiliar Contable. Su financiamiento está comprendido dentro de los Gastos Generales (donde están los aspectos
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administrativos de la ejecución de la obra). Este personal será preferiblemente de la zona y seleccionado por el CEP.
El expediente técnico se prepara para la Segunda Asamblea y en caso de una aceptación comunitaria para el seguimiento del proceso, el acta firmada producto de la aprobación de los alcances del Proyecto forma parte del expediente para su No Objeción considerando el pre-alcance ahora como un alcance definitivo.
6.4. La Designación del Formulador El Formulador1 es responsable de realizar los trabajos en la fase de formulación una vez que se realice la Consulta y si esta es positiva. Deben estar inscritos en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y de preferencia también en el Banco de Contratistas de la Municipalidad y ser seleccionado de acuerdo a la Ley de Contratación del Estado, entre un mínimo de tres consultores. En caso requerido, también las formulaciones pueden ser realizadas por la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS.
La lista corta de consultores debe ir acompañada de las respectivas hojas de vida resumidas para que la Municipalidad o el IDECOAS-FHIS puedan efectuar el dictamen para seleccionar al formulador mejor calificado.
Sin embargo, a criterio de la Municipalidad o del IDECOAS-FHIS y con el fin de lograr mayor eficiencia y agilidad en el proceso, se podrá agrupar la formulación de los proyectos en paquetes.
6.4.1. Normas y Procedimientos La Comunidad/Municipalidad/Mancomunidad (en caso de contraparte local) o el IDECOAS-FHIS, seleccionan en esta etapa al Formulador mediante dictamen competitivo de calificación profesional y experiencia. Antes de iniciar el proceso de selección, es recomendable considerar la conveniencia de contratar al Formulador para más de un proyecto y considerar si existe en la zona el contexto de la RE.
Se cita a la comunidad con al menos 15 días de anticipación utilizando el formulario anexo PEC-Modelo de Invitación.
En caso que las formulaciones sean realizadas por parte de las UTI, el IDECOAS-FHIS reconocerá los valores correspondientes a estos trabajos, apoyando de esta manera a la sostenibilidad financiera de las UTI de las mancomunidades y será reconocida como contraparte municipal.
El Formulador realiza la factibilidad del proyecto y llena los formularios correspondientes a la factibilidad.
1 En casos de que sean formuladores externos y Capacitadores del primer bloque.
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6.4.2. Procedimientos
La formulación es realizada de acuerdo a la Normativa vigente establecida por la SE, con base las diversas soluciones que la SE ha definido en su Normativa para el Departamento de Gracias a Dios. Considerando y con especial atención la solución (tipo de material de construcción y otros) que la comunidad acepta que sea cumplida en su respectivo CE, en congruencia con el aporte local.
Se promueve la Aprobación de los Alcances en la 2da. Asamblea Comunitaria, donde la SE e IDECOAS-FHIS, presentan los resultados del alcance del proyecto en detalle, es decir, las aulas que se justifican según matricula e igualmente cuantos maestros se han justificado, además de obras complementarias y los equipamientos previstos, talleres, laboratorios, obras exteriores, seguridad alimentaria, acciones para compensaciones ambientales-forestales por uso de madera, la solución de agua y saneamiento, el presupuesto todo, según la formulación. La presentación se realizará en Misquito y/o Español según el caso.
En el caso anterior, los responsables institucionales que realicen la presentación deberán prepararse para que sus exposiciones sean claras y no contradictorias, dominando el contenido del Expediente Técnico y la condición de ejecución del proyecto, indistinto de la lengua utilizada.
El formulador o el evaluador, durante la Asamblea asume el rol del asesor para aclarar dudas que puedan surgir de parte de la comunidad o de la municipalidad. En esta Asamblea, y en caso que aplique, el Director de la RE expresará su acuerdo con el alcance del proyecto desde la perspectiva de la RE. En caso de existir observaciones, con el visto bueno de la SE, el formulador tendrá que asumir las correcciones o aclaraciones, según su pertinencia.
Al final de la sesión se elabora y firma la respectiva acta. PEC-Modelo de Acta de 2da. Asamblea.
Considerando que los alcances del proyecto son definidos por parte de la SE y asumidos por el IDECOAS-FHIS como uno de los insumos principales para la formulación, que deben ser respetados, en caso de que estos varíen, se debe solicitar una aprobación (escrita) de la SE. Lo anterior se tiene que cumplir también si las modificaciones de los alcances se determinan en momentos de ejecución del proyecto y previo a realizarlos, estos deben contar con la debida aprobación de la SE. Estos aspectos incluyen también los que se refieren a las actividades que se realizan con el Fondo de Ahorro.
Cuantificada la contraparte, reiterar el aporte local (municipal/comunidad educativa).
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Acordar la forma de pago de la mano de obra comunitaria que no es aporte. El aporte comunitario que se realiza en mano de obra, si este rebasa el valor contractual, pasa a ser parte del Fondo de Ahorro.
El término “mano de obra no calificada”, es un término que resiente a las comunidades. Por lo tanto este aporte de mano de obra debe nombrarse en el IDECOAS-FHIS con las palabras “mano de obra comunitaria o de apoyo”.
A fin de apoyar el desarrollo de las capacidades locales, el IDECOAS-FHIS impulsará que varios de los servicios profesionales que se cumplen en el Ciclo de Proyectos, se cumplan por parte de las UTM/UTI, transfiriéndoles los recursos financieros por estos conceptos, apoyando también a su sostenibilidad financiera.
La duración del proyecto se calcula basándose en dos consideraciones: (i) el tiempo previsto para la ejecución de los dos componentes (infraestructura y capacitación) y (ii) la secuencia de ejecución y articulación entre los dos componentes. Al respecto, la duración deberá justificarse de acuerdo a la magnitud y complejidad del proyecto.
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El Formulador
Requisitos mínimos
1. En el caso de Formuladores externos, deben estar registrados y habilitados en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS o en el Banco de Contratistas de la Municipalidad en calidad de formulador especialista en infraestructura educativa. Se consideran únicamente los técnicos y profesionales debidamente pre-calificados
2. Haber recibido la capacitación (certificado) brindado por el IDECOAS-FHIS en la modalidad PEC-Mosquitia y PROMINE.
3. Experiencia en formulación de proyectos de infraestructura educativa.
4. Referencias de las Direcciones de Proyectos y de Control y Seguimiento, que avale su desempeño en formulaciones anteriores (en caso que aplique).
5. Preferentemente residente o con la disponibilidad de trasladarse a la zona en donde se ejecutará el proyecto.
6. Habilidad para trabajar en equipo.
7. Mayor de Edad.
8. Cumplir con el perfil profesional exigido por el IDECOAS-FHIS para el caso, “Infraestructura Educativa”.
Proceso de Contratación:
El proceso de contratación de los consultores (formulador) será realizado a través de los procesos de la Ley de Contratación del Estado. Según sea el caso, la Municipalidad//IDECOAS-FHIS nombra la Comisión de Evaluación y realiza el proceso (concurso privado) con la participación de consultores elegibles en un mínimo de tres y con las hojas de vida y los requisitos de elegibilidad establecidos por el PROMINE.
A criterio de la Municipalidad o del IDECOAS-FHIS y con el fin de que los costos sean eficientes y agilizar el proceso, se podrá agrupar la formulación de los proyectos en paquetes.
Forma de Pago:
El pago es realizado a través de la Municipalidad o por el IDECOAS-FHIS según modalidad de contratación.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes de la UTM/UTI/IDECOAS-FHIS, según los TdR.
Considerar los aspectos y planteamientos de la comunidad educativa en la formulación del proyecto y en la conformación del expediente, según la Normativa de la SE y el Manual de Formulación de proyectos del IDECOAS-FHIS.
La conformación del expediente del proyecto, será considerando la
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normativa de la SE, los aspectos específicos de diseño constructivo que aplican para el Departamento de Gracias a Dios y la guía que el IDECOAS-FHIS tiene para este tipo de proyectos.
Verificar que se enmarque dentro del contexto de la RE cuando así sea el caso.
Estimar los alcances y los costos del proyecto con sus respectivos acarreos.
Efectuar el dictamen de Factibilidad para cada uno de los proyectos.
El Formulador debe evaluar los PEC- de diferente forma, (y solo si califica la SE, bajo el contexto de RE), según la zona del Departamento de Gracias a Dios en donde esté ubicado el CE y siempre apegado a la Normativa de la SE. De igual manera, los responsables del Control de Calidad del IDECOAS-FHIS calificarán el cumplimiento de lo normado para la zona y con base a la información levantada en la Pre-factibilidad y procesada durante la evaluación del proyecto. El Formulador debe conversar siempre con los actores locales y con la comunidad educativa en especial, pedirle sugerencias, consultarles y que lo apoyen.
6.5. Contratación del Capacitador inicio de la Capacitación Comunitaria
Una vez realizada la “Consulta” en la Primera Asamblea y en caso de la aprobación del proyecto por la comunidad local, se seleccionará el Capacitador para dar cumplimiento al plan de capacitación, este profesional debe acompañar y fortalecer todo el proceso. PEC- Modelo de Plan de Capacitación y Fortalecimiento Comunitario y con su se inicia con el Primer Bloque.
En las capacitaciones que son contratadas por las Municipalidades/Mancomunidades, el IDECOAS-FHIS les transferirá los recursos financieros para cumplir con este fin.
El Capacitador trabajará con la comunidad en los temas de organización y gerencia comunitaria, contraloría social y compras y contrataciones. El IDECOAS-FHIS deberá asegurase que la comunidad haya quedado bien capacitada, para ello la UTC realizará vistas de monitoreo a los proyectos.
Respecto a la Capacitación, una vez impartido los contenidos, se deberá cumplir una evaluación (utilizando metodologías participativas y prácticas), que reflejen la comprensión de los temas presentados.
La supervisión del cumplimiento de la capacitación será realizada por Inspectores sociales de la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, con dominio de la Lengua Misquita y residencia en el Departamento de Gracias a Dios.
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El Capacitador
Los procesos de capacitación están previstos que den inicio a partir de la calificación de “viable” del proyecto, con el Primer Bloque, el Segundo Bloque se impartirá a partir de la Fase de Ejecución. Es la razón porque que en este acápite se describe al Capacitador y no se repite en la Fase de Ejecución.
Requisitos mínimos:
1. En el caso de los Capacitadores, deben estar registrados y habilitados en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS o en el Banco de Contratistas de la Municipalidad/ Mancomunidad en calidad de Capacitadores en proyectos con metodología PEC.
2. Haber recibido la capacitación (certificado) brindado por el IDECOAS-FHIS en la modalidad PEC- Mosquitia y PROMINE.
3. Experiencia en capacitación y promoción social en el contexto de ejecución de proyectos de infraestructura preferentemente educativa o en agua y saneamiento.
4. Residente de Gracias a Dios.
5. Manejo del idioma Misquito.
6. Experiencia y/o capacitación en el manejo contable básico.
7. Conocimiento de los procesos y procedimientos sociales, así como relación con los consejos territoriales, contexto de consultas y de la promoción en higiene y salud. Preferentemente residente y/ó con disponibilidad para trasladarse a la zona en donde se ejecutará el proyecto.
8. Habilidad para trabajar en equipo.
9. Mayor de Edad.
10. Cumplir con el perfil profesional exigido por el IDECOAS-FHIS para el caso.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar al Capacitador de entre una lista de al menos tres candidatos que le proporcionará la Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS. De estos tres, con base en la hoja de vida, el CEP los entrevista. Posteriormente selecciona al que mejor le parezca. Este proceso es acompañado y asesorado por el Inspector Social del IDECOAS-FHIS. La Municipalidad realiza su contratación.
Forma de Pago:
El valor máximo que podrá ser pagado está determinado en el presupuesto del proyecto. La forma de pago se hará de acuerdo a lo establecido en los contratos y términos de referencia.
Funciones:
Por delegación de la Municipalidad, trabajar bajo las órdenes del CEP, según
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los TdR. Establecer así en su contrato, que será suscrito con la municipalidad.
Impulsar la organización comunitaria y la contraloría social.
Facilitar la realización de las asambleas comunitarias y colaborar activamente para que éstas cumplan con la agenda para la que fueron convocadas.
Elaborar un diagnóstico comunitario e inventariar el recurso humano existente en la zona.
Acordar, según conveniencia de los comunitarios el lugar, fecha, hora y duración de las sesiones de capacitación.
Facilitar las actividades de capacitación y módulos acordados.
Facilitar el aprendizaje en el uso y manejo de la caja chica.
Presentar informes técnicos del desarrollo de cada uno de los módulos de capacitación y el cumplimiento de los productos esperados de cada uno de ellos.
El Inspector Social de Gracias a Dios
El Inspector Social en lo posible iniciará su actuación desde la pre-factibilidad, actuando en conjunto con el formulador de la Dirección de Proyectos y continúa en el ciclo de proyectos hasta la recepción final de la obra.
Perfil del Inspector Social
11. Ser profesional del Área Social, Trabajador Social, Pedagogo y otros con trayectoria en el sector de la promoción social.
12. Ser residente temporal o permanente en Gracias a Dios.
13. Capacitado y certificado, en los contextos de la promoción social PEC/PROMINE Mosquitia.
14. Experiencia comprobada de 2 años (mínimo) en promoción social principalmente cumplida en la zona urbana marginal y rural, metodologías y técnicas participativas.
15. Experiencia y/o capacitación en el manejo contable básico.
16. Experiencia en haber realizado mínimo dos procesos de capacitación en proyectos de participación comunitaria.
17. Tener amplio conocimiento de los procesos de Desarrollo Local.
18. Hablar y escribir Misquito.
19. Ser capacitado y “aprobar” un módulo de contabilidad básica a ser impartido por oficiales contables de Auditoría Interna, considerando los procesos y aspectos que se deben verificar en los registros de los movimientos contables dentro de la ejecución de los proyectos, incluyendo el manejo de bodega.
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Funciones a Cumplir en Puesto Coordinadas con los Diferentes Actores:
A nivel interinstitucional
Con las autoridades departamentales y municipales de la Secretaría de Educación, mantenerles informados acerca del avance de los proyectos y garantizar su apoyo considerando principalmente los justificativos, su operación, adecuado uso y mantenimiento.
Con el Director departamental y el Coordinador de Red de la SE a fin de concertar el acompañamiento durante las visitas de seguimiento y garantizar el apoyo en lo concerniente a la participación de organización de la Red y sus miembros en momentos de ejecución de los proyectos.
Con el supervisor departamental y los profesionales de Seguridad Alimentaria de la DIGECEBI-SE a fin de cumplir visitas de seguimiento en conjunto a los proyectos.
A nivel institucional
Con la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS (Relación directa con el formulador):
- Acompañamiento en los procesos de visita desde la pre-factibilidad a los CE priorizados por la SE, apoyando con traducción en Lengua Misquita dando a conocer a la comunidad el motivo de la visita y realizar las actividades derivas de dicha visita realizando también la traducción del resultado en la 1ra. Asamblea Comunitaria.
- Recopila la documentación que forma parte del check list del expediente técnico.
- Durante la “Consulta” y 1era. Asamblea comunitaria apoya también en la traducción y en las aclaraciones requeridas por la comunidad.
Con la Dirección de Contrataciones
- Apoya en agilizar la documentación requerida para los contratos, revisando que ésta se encuentre completo para envío a Contrataciones.
Con la Dirección de Control y Seguimiento
- Con Inspectoría de Infraestructura del IDECOAS-FHIS, según zona asignada, a fin de coordinar giras de visita a los proyectos y en conjunto determinar el cumplimiento de los contratos, con énfasis en la calidad de ejecución, los manejos contables, reportando y corrigiendo de forma oportuna las inconsistencias en caso de existir.
- Gestiona la firma de documentación pertinente durante el ciclo de proyectos, según requerimiento institucional.
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- Con Enlace de PROMINE en la Dirección de Control y Seguimiento a fin de informar periódicamente sobre la situación de los proyectos en lo referente al componente social de los mismos y su impacto directo en el avance de la ejecución de la obra. El Enlace a su vez y por obligación informa y toma acciones coordinadas con el Director, las Coordinaciones Institucionales y la Consultoría del Programa, las que se canalizan a través de la Inspectoría.
Con Unidad Técnica de Capacitación (UTC)
- Con el enlace PROMINE de la Unidad Técnica de Capacitación (UTC) a fin de informar quincenalmente sobre resultados de las evaluaciones hechas a los Capacitadores seleccionados por las comunidades para desarrollar primeros y segundos bloques de capacitación, lo anterior para que se tomen las acciones correctivas que permitan reforzar las debilidades existentes en lo concerniente a la parte metodológica.
A nivel local
Con la Municipalidad y el CEP para cumplir de forma adecuada la administración del contrato del Capacitador del primer y segundo bloque con el propósito de hacer cumplir los términos contractuales.
Con las autoridades municipales (alcalde o su representante, considerando también los consejos territoriales) a fin de garantizar el respectivo acompañamiento durante visitas de seguimiento a los proyectos y el apoyo por parte de la municipalidad al tema de transparencia y rendición de cuentas a las comunidades.
Con los integrantes de los comités (CEP y CCS), con el objetivo de concertar reuniones para selección de los profesionales responsables de la supervisión docente y capacitación (primer y segundo bloque).
Fortalecer la labor de seguimiento del proyecto junto con la visita in situ.
Convocar a reuniones y/o asambleas extraordinarias para tratar temas referentes a problemas encontrados en los proyectos, cuando la situación así lo amerite.
Con los Capacitadores asignados a su zona a fin de coordinar reuniones quincenales que le permitan retroalimentarles acerca de los puntos a mejorar en el desempeño de las capacitaciones, así como de los productos esperados de las mismas.
Aspectos a Impulsar y Verificar en su Cumplimiento
La calidad de la capacitación en cada proyecto, debiendo permanecer por lo menos una sesión completa durante el desarrollo de las mismas, realizando visitas periódicas cada quince días y empleando la ficha de evaluación del
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Capacitador, elaborada para tal fin, la cual se ingresará al Sistema de Informático de la Institución.
En función de la nota obtenida en cada visita se calculará la evaluación promedio como final para el proyecto.
Existencia de bitácora social en los proyectos, de lo contrario reportarlo y revisar el cumplimiento de multas al Capacitador, debiendo registrar cada visita con las observaciones requeridas.
Si la programación de capacitación está socializada y controlada por el CEP y CCS.
Cumplimiento de funciones del CEP y CCS, así como su nivel de empoderamiento, en caso de encontrar deficiencias en este aspecto.
Toda la documentación contable (Libros, egresos, inventarios, facturas, cheques, cotizaciones, caja chica y adjudicaciones en compra) esté debidamente ordenada, actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias acordes a los libros contables.
Socializar y dar seguimiento a las auditorías que realice la municipalidad al proyecto.
Solicitar mensualmente a la municipalidad los estados de la cuenta del proyecto, para establecer la condición de manejo (que debe ser exclusiva para el proyecto), así como los intereses que se generan
El aporte municipal y comunitario (Gestiones ante autoridades locales).
La participación no menor del 40% de participación de la mujer en la mano de obra contratada.
Cumplimiento del mural de transparencia en cada proyecto y la rendición de cuentas a nivel comunitario.
Evaluar el desempeño del Capacitador en base al instrumento de evaluación existente y registrar el resultado en el banco de contratistas al mismo tiempo informar a la Unidad Técnica de Capacitación. En función de la nota obtenida en cada visita se calculará la evaluación promedio como final para el proyecto.
Elaboración de informe de visita a cada proyecto conforme a formato establecido, a fin de conocer los productos de la capacitación.
Elaborar informe estadístico mensual por zona del avance de los proyectos de capacitación, Capacitadores asignados, nota promedio del Capacitador de acuerdo a las visitas realizadas y su presentación a la Unidad de Capacitación.
Rescisión de contratos del Capacitador, ya sea por incumplimiento o por
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mutuo acuerdo.
Revisión de los informes y los procesos de capacitación del primer y segundo bloque presentados por cada Capacitador.
Actualizar sistema de Información Gerencial (SIG) del IDECOAS-FHIS incluyendo fotografías que muestren el estado del proyecto.
Proponer a la Unidad Técnica de Capacitación las estrategias de Intervención Metodológica que considere pertinentes.
Revisión y firma de documentación de estimaciones para pagos de módulos ejecutados y trámite de cierre
Mantener informada a la Dirección de Control y Seguimiento, de los procesos de capacitación de los proyectos.
Apoyar al CEP en la selección del Capacitador para que impartan en la comunidad los diferentes bloques de capacitación.
Apoyar al CEP en la selección del Supervisor Docente.
Revisar la bitácora y anotar las debidas observaciones (CCS debe anotar en bitácora, reportar observaciones de avance de obra y capacitaciones, etc…). Además, dar seguimiento a las anotaciones registradas anteriormente en bitácora.
Presentar la documentación requerida para realizar el cierre financiero contable del proyecto.
Inspector Ambiental
Cumplir visitas en conjunto con la UMA a los proyectos para verificar en campo el cumplimiento de las medidas de mitigación y de seguridad que se tienen que cumplir por obligación en todos los proyectos.
Establecer a través de la UMA compromisos inherentes a la municipalidad, como son el manejo y la disposición final de los escombros, evitar daños a la vegetación, principalmente la arbórea y en casos inevitables, certificar el requerimiento de corte de árboles que denoten riesgo a los CE. Además, el compromiso de parte de la UMA de cumplir vistitas al CE para apoyar el contexto ambiental, durante la operación del CE.
Expresar en la bitácora de infraestructura de los proyectos, recomendaciones que conlleven al cumplimiento de la incorporación de las medidas ambientales, de mitigación de impacto y de seguridad industrial.
Preparar y entregar informes escritos y respaldados con fotos, que incluyan el contexto del CE, los aspectos registrados en bitácora y las constancias de la UMA de las visitas cumplidas.
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El Inspector apoyará en la gestión que se requiere para que el proyecto obtenga la licencia definitiva de operación.
6.6. Responsables Coordinación institucional de la SE y del IDECOAS-FHIS
La Dirección de Proyectos y la UTC del IDECOAS-FHIS
La Municipalidad
Asistencia Técnica del Programa
El Formulador y Capacitador contratados por la Municipalidad o por el IDECOAS-FHIS.
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7. Cuarta Fase: La Aprobación Institucional
7.1. Presentación Partiendo del principio que todos y cada uno de los proyectos cumplen con la normativa
vigente que la SE tiene para proyectos de infraestructura educativa, que ya se han
definido en conjunto (SE y el IDECOAS-FHIS) los alcances, previo a la aprobación por
parte del IDECOAS-FHIS, los expedientes serán presentados a la SE (“in situ” todos los
expedientes, siendo la SE Co-ejecutora de las formulaciones), teniendo un plazo de 5
días calendario para emitir su aprobación conforme al alcance predefinido. Si dentro de
este plazo no existiera un pronunciamiento oficial de parte de la SE, se considerará que la
institución está de acuerdo con la formulación y el alcance del proyecto. Cuando el
IDECOAS-FHIS aprueba los proyectos, la institución comunica a la Comunidad y
Municipalidad que su proyecto ha sido aprobado, la Municipalidad confirmará en
Corporación Municipal su contraparte financiera en función del compromiso adquirido
anteriormente. PEC- Carta de Notificación a la Comunidad y PEC-Carta de Notificación a la Municipalidad.
7.2. Productos del Primer Bloque de Capacitación 1. Generar una capacidad comunitaria que responda a la gerencia del proyecto
acorde a los alcances del mismo. Para ello inicialmente, se dará a conocer a la comunidad cómo finalmente quedará su proyecto (alcance del mismo) y los servicios que prestará. Contando con su aprobación, se establecerá con la comunidad, las responsabilidades que la ejecución, operación y mantenimiento que el proyecto implica para ella.
2. Acordar con la comunidad el Plan de Actividades de Capacitación que la Unidad Técnica de Capacitación (UTC) del IDECOAS-FHIS ha diseñado para fortalecer a las comunidades que ejecutarán un proyecto PEC - IDECOAS-FHIS.
3. Apoyar a la Municipalidad a abrir una cuenta bancaria exclusiva para el proyecto ya que es un requisito para empezar la ejecución del mismo (cuenta con tres firmas, la principal de la tesorería municipal y esta firma siempre va en los cheques y una de las dos registradas del CEP. La cuenta a donde el IDECOAS-FHIS transfiere los fondos a la Municipalidad, deben ser registradas en el SIAFI y luego entregar una copia del registro al IDECOAS-FHIS.
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7.3. Responsables Coordinación institucional de la SE y del IDECOAS-FHIS
Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS
La Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS
Asistencia Técnica del Programa
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8. Quinta Fase: Arreglos Administrativos
8.1. Objetivo Las normas y procedimientos que se establecen en este capítulo orientan las gestiones legales y administrativas requeridas para la adjudicación y la transferencia de los recursos del proyecto.
Los objetivos de esta fase son lograr los siguientes resultados:
1. La Firma de los Contratos de inversión, supervisión, capacitación que se realizan en los proyectos entre el IDECOAS-FHIS-Municipalidad. En los contratos se incluirá un acápite respecto a la obligatoriedad de implementar las medidas ambientales y dar cumplimiento a los “acuerdos” generados en Consulta. Los contratos contaran con la firma y en calidad testigos de honor del representante del Consejos Territorial y del CEP.
2. El Reconocimiento Municipal del CEP y el CCS.
3. Además: i) Apertura y registro de la cuenta bancaria (de ahorros) de la Municipalidad, específicas para manejar los recursos financieros del proyecto; ii) Certificado del banco y registro en el SIAFI, el cual se presentará a la Dirección de Contrataciones del IDECOAS-FHIS en momentos de la firma del contrato; iii) La Municipalidad realizará la apertura de una cuenta bancaria cheques que será la operativa. En definitiva, por cada proyecto la Municipalidad abrirá dos cuentas bancarias, una de ahorros (registrada en el SIAFI) y otra operativa, de cheques. La cuenta cheques, contará con la co-firma del CEP, empero siempre la firma principal será de la Municipalidad.
Una vez obtenidos estos productos o resultados, la Municipalidad está lista para recibir el primer desembolso y la comunidad para iniciar la ejecución de las obras o actividades.
8.2. Normas y Procedimientos
Para la Firma del Contrato Municipalidad- IDECOAS-FHIS y la apertura de la Cuenta Bancaria
El IDECOAS-FHIS ha evaluado las capacidades de las Municipalidades/Mancomunidades y el apoyo que las mismas, pueda brindar para la ejecución del PEC (Formulación, Supervisión y Capacitación), y han acordado su aporte financiero.
La Municipalidad abrirá dos cuentas bancarias a su nombre, una de ahorros y la segunda de cheques. La primera será registrada en el SIAFI, ambas son de uso exclusivo para el proyecto. La municipalidad entregará los datos de la
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cuenta de ahorros al IDECOAS-FHIS, con una constancia de la SEFIN del registro de la cuenta.
Para la ejecución de cada proyecto, el IDECOAS-FHIS, firmará un contrato por componente con la Municipalidad, que son los que corresponde a la inversión, a la supervisión y a la capacitación.
Previo a la firma del contrato la Corporación Municipal presentará al IDECOAS-FHIS una certificación del Punto de Acta, donde se comprometen una vez concluida la ejecución del proyecto a realizar en conjunto con la ORMA el mantenimiento de cada CE de la Red y su financiamiento estará a su cargo, indicando el monto que no será menor a un 1% del costo del proyecto.
Para el Reconocimiento Municipal /Legal de la Comunidad y la Apertura de Cuenta Bancaria
El reconocimiento de la organización se hará a través del ente competente conforme a la ley y de acuerdo al tipo de organización.
Los requisitos son los siguientes:
Reconocimiento Municipal
Considerando que el proyecto previsto se ejecuta en el marco de la descentralización del Ciclo de Proyectos, la representación comunitaria debe ser reconocida a nivel del Gobierno Local y haber decidido, en la 1era Asamblea General, constituirse según las opciones existentes.
Los directivos hayan sido juramentados por el Alcalde o su representante (2da. Asamblea General), una vez que hayan sido electos por la Asamblea General Comunitaria.
Se haya firmado la Constancia de Juramentación y reconocimiento del CEP y CCS por la Alcaldía Municipal, para iniciar sus trámites respectivos ante la Municipalidad o ante la Secretaría de Estado en los Despachos de Gobernación Justicia y Descentralización.
El CEP se inscribirá en la Municipalidad. Para ello debe llevar el acta de constitución y las copias de las tarjetas de identidad de los miembros de CEP y del CCS.
Apertura de cuenta bancaria
La Municipalidad apertura una cuenta bancaria de cheques, específica para cada proyecto y será validado con la firma de tres personas de la forma siguiente: i) La firma principal es del funcionario que maneja el tema financiero de la municipalidad (Tesorería Municipal); ii) El Tesorero del Comité Ejecutor de Proyectos, iii) El presidente del comité de contraloría social (CCS).
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Deben registrarse las tres firmas y se requiere de dos firmas para poder retirar fondos. Reiterando, son las que corresponde a una firma de parte del Tesorero Municipal y la segunda que corresponderá al Tesorero del Comité Ejecutor de Proyectos CEP. En caso que el Tesorero no pueda firmar, la segunda firma corresponde al Presidente del CCS.
Para la 3ra. Asamblea General y finalización del primer bloque de capacitación
El objetivo de la 3ra. Asamblea General consiste en que la comunidad, conozca los contratos entre: i) la Municipalidad y el IDECOAS-FHIS; ii) Municipalidad y CEP, además de los contratos entre la iii) Municipalidad/UTM/UTI; iv) Municipalidad y Supervisor Docente, v) Municipalidad y el maestro de obra residente, vi) Municipalidad y Capacitador del Segundo Bloque y vii) Municipalidad y el Auxiliar Contable.
Es importante que a esta asamblea asistan el Alcalde o su representante y todos los otros testigos de honor que se considere oportuno invitar.
El acta de esta tercera asamblea es adjuntada al contrato, a manera de garantía, sin perjuicio del pagaré o letra de cambio que firmarán posteriormente todos los miembros del CEP en la firma del contrato. PEC- Modelo de Acta de 3ra. Asamblea.
Para la Firma del Contrato IDECOAS-FHIS/Municipalidad y Municipalidad/ Comunidad
El Capacitador explica de forma resumida el contrato y con detalle las clausulas referentes a las obligaciones comunitarias.
El contrato se firma en un acto público en la Municipalidad y se invita a las personas e instituciones que la comunidad considere.
Para la Contratación del Maestro de Obra Residente
La Municipalidad/Mancomunidad/ IDECOAS-FHIS pone a disposición de la comunidad una lista de al menos tres candidatos certificados, preferentemente residentes en la zona o con disponibilidad para residir en la zona para cada uno de los dos trabajos. Cada nombre debe ir acompañado de la respectiva hoja de vida. En caso de no tener una certificación, se analizará su experiencia según lo indicado en su perfil.
Es bien importante que además de leer y estudiar la hoja de vida de cada candidato, el CEP convoque al menos tres candidatos que le parecieron mejores y sostenga con ellos una conversación y de esta manera seleccione al técnico que mejor impresión les dio. La Municipalidad y el CEP dejará claro al Maestro de Obra, su obligación para enseñar el tema de albañilería a las mujeres contratadas (en conjunto con el Supervisor Docente), desde el inicio del proyecto y, utilizando la metodología aprender haciendo. Además, su
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trabajo deberá cumplirse de una forma “ejemplar”, cumpliendo actividades de mano de obra directa, en todas las fases del trabajo (albañilería, fontanería, otros).
A los candidatos se les pide, conjuntamente con la hoja de vida, una propuesta de su expectativa económica. La comunidad puede negociar el monto propuesto, el cual no debe superar los US$ 640.00 mensuales. - El pago al maestro de obra estará sujeto a un informe del Supervisor Docente (que avala su trabajo) y consensuado con el CEP.
Respecto al acompañamiento laboral que el Maestro de Obra realice para la ejecución del Fondo de Ahorro, en condición de incentivo recibirá un pago adicional del 3% del Fondo Ahorrado, solo en el caso de inversiones en infraestructura.
Para la Selección del Supervisor Docente
Considerando la descentralización del Ciclo de Proyectos a nivel local, la supervisión puede tener las siguientes opciones:
1. El tiempo mínimo de asistencia a los proyectos es de cinco días y medio (de lunes a viernes y el sábado medio día) a la semana. Su trabajo es a tiempo completo con una permanencia de tres semanas en el lugar de la obra y una semana en gabinete que puede ser fuera de la obra.
2. A los candidatos se les pide, conjuntamente con la hoja de vida, una propuesta de su expectativa económica. La comunidad puede negociar el monto propuesto por el candidato, el cual no debe superar el monto establecido para la Supervisión Docente por parte del IDECOAS-FHIS, ni ser menor al arancel profesional más gastos de movilización y equipo menor propio para el cumplimiento de su gestión. El pago al Supervisor Docente estará sujeto a un informe de evaluación y aprobación de parte del Inspector del IDECOAS-FHIS, consensuado con el CEP, según el avance físico del proyecto. Las ofertas por “servicios profesionales” deberán incluir aspectos como su transporte, estadía y uso de equipos como computadora y demás instrumentos que ellos requieran para su adecuado desempeño.
3. Las comunidades solicitarán ofertas técnicas/económicas a los profesionales (mínimo tres) que están inscritos y habilitados en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y Certificados PROMINE. Las ofertas serán calificadas por una comisión de adquisiciones del CEP y de la CCS, con la asistencia técnica del IDECOAS-FHIS.
4. En caso de que el CEP use el criterio de visitar los proyectos ya realizados por parte de los candidatos a Supervisores Docentes, previo a su selección, deberán visitar al menos uno de los proyectos de todos y cada uno de los candidatos. Para la visita deberá utilizar un formato que acredite la visita y los aspectos evaluados en la misma, así como los nombres y firmas de las personas de la comunidad entrevistadas que a nivel local les muestre los proyectos y le presente la experiencia al respecto. Para apoyar una calificación imparcial, se utilizará un formato que apoye a definir los aspectos a calificar y su peso en la calificación.
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5. El CEP y el CCS, siempre deberán respetar el proceso de selección del Supervisor Docente eligiendo al profesional que haya obtenido la nota más alta, que se registre en el respectivo formato de evaluación.
Los profesionales (ingeniero/arquitecto) presentarán sus ofertas valorando su remuneración según el arancel del colegio profesional correspondiente. El techo financiero máximo será el aprobado por IDECOAS-FHIS para la Supervisión Docente dentro del proyecto. Los montos de los contratos, serán definidos por precio alzado.
Se deja establecido que la Supervisión Docente, no está autorizado a realizar obras que no están estipuladas en el contrato y será causal para una sanción que será prevista en su respectivo contrato. Sin embargo, de requerirse obras complementarias, estas deberán ser presentadas con la debida oportunidad a la Inspectoría del IDECOAS-FHIS y estos a su vez a la SE y la AT del Programa, quienes generarán de forma previa una autorización. Todos los trámites que se realicen al respecto deben ser escritos.
Respecto al acompañamiento profesional que el Supervisor Docente realice para la ejecución del Fondo de Ahorro, en condición de incentivo recibirá un pago adicional del 6% del Fondo Ahorrado, en caso de inversiones en infraestructura y del 4% en caso de inversiones que son distintas a infraestructura.
La selección del Supervisor Docente es realizada por la Comunidad y la contratación es realizada por la Municipalidad/Mancomunidad/UTI.
Participación y fortalecimiento de la Municipalidad/Mancomunidad/UTI:
Donde existe una UTI calificada o donde como parte del Programa se le va a fortalecer, la Municipalidad le puede contratar para apoyar la administración del contrato de la Supervisión Docente, apoyando la inspectoría y el monitoreo que realizan el IDECOAS-FHIS y la SE respectivamente. En este sentido las autoridades municipales a inicio de la factibilidad presentarán mediante nota escrita la solicitud respectiva para su financiamiento y será un componente que conforme el Expediente Técnico del Proyecto. También el financiamiento de la Supervisión Docente puede ser realizado por la Municipalidad y en este caso ser reconocido como Contraparte Municipal. Cuando la Municipalidad contrata los servicios de la UTI de la Mancomunidad, esta será claramente realizada a través de un respectivo contrato.
Aspecto de alta relevancia que debe ser de cumplimiento obligatorio por parte de las Municipalidades, es la calificación de la calidad de la obra y de la administración de recursos que el CEP realiza durante la ejecución del proyecto (auditoría periódica). Al respecto, las Municipalidades pueden apoyarse en los responsables del manejo financiero municipal o con similar perfil, el de la UTI de la Mancomunidad. Su cumplimiento es condición previa para que el IDECOAS-FHIS transfiera los recursos y luego, para que se le considere para nuevos proyectos.
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Supervisión Docente como contraparte municipal: Al ser realizada por la alcaldía, mediante personal de la alcaldía, personal de la UTM/UTI o personal externo contratado por la alcaldía. En todo caso, el Supervisor Docente que participa por esta modalidad en el proyecto, debe ser calificado y registrado en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y la Certificación PROMINE. El gasto en el cual incurre la alcaldía mediante la contratación del Supervisor Docente le será reconocido como parte de la contrapartida municipal.
En los casos que el Supervisor Docente sea proporcionado por la Mancomunidad, el IDECOAS-FHIS reconocerá a la municipalidad para que transfiera a la mancomunidad, un valor mínimo de 10% y máximo de 15% (del 100% del Monto de Supervisión Docente) por gastos administrativos y de fortalecimiento, que será distribuido mensualmente según el cronograma de ejecución del proyecto. La Mancomunidad realizará como mínimo una visita al mes en la obra y, presentará un informe mensual como justificativo de su desembolso y en él reportará los desembolsos hechos al proyecto, manejo financiero, avance físico y aspectos relevantes de la ejecución. El informe que realice la Mancomunidad será presentado por la Municipalidad al IDECOAS-FHIS.
Para cumplir con el proceso de calificación y selección, en caso de existir instancias locales de transparencias, se les invitará a que participen en los procesos de selección de los candidatos.
El Supervisor Docente y el Maestro de Obra Residente, debe permanecer en sitio del proyecto de acuerdo a lo estipulado en sus contratos apoyando y capacitando a la mano de obra comunitaria. También deben estar presente en las fases críticas del proceso de construcción y de las compras y cuando el CEP se lo solicite. Por regla general, el Supervisor Docente debe permanecer a tiempo completo cinco días y medio a la semana, tres semanas en el proyecto, más una de gabinete que puede ser fuera de la obra y se le asignará un solo proyecto. Cuando se trate de proyectos de Centros Educativos que actúan como Centros Sede de una Red Educativa y Centros Educativos con un número de aulas (a reparar o construir) mayor a cinco, los profesionales deberán tener una evaluación igual o mayor al 90%. Para los proyectos que corresponden a Centros Integrados, los profesionales deberán tener una evaluación igual o mayor al 75%. Los porcentajes se refieren inicialmente a los obtenidos en el proceso de certificación (PROMINE) y luego en el desempeño profesional en la ejecución de los proyectos que se cumplen en el marco de la ejecución del Programa. Las evaluaciones serán realizadas por la inspectoría del IDECOAS-FHIS. De preferencia las comunidades permitirán la participación de profesionales de la zona o que los conozcan, empero para su selección siempre se considerarán un mínimo de tres.
El Capacitador debe asistir a la comunidad según las frecuencias
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aprobadas en el Plan de Capacitación y según lo establecido en los Términos de Referencia.
En la capacitación, se dará especial atención al tema de la mujer que apoya con mano de obra comunitaria, considerando su entrenamiento en oficios de la construcción (albañilería).
El pago de la mujer albañil será: i) al inicio de la obra el 80% del pago del albañil y, ii) al 50% de la ejecución del proyecto, se le pagará sumando el 20% restantes, completando el 100% del pago del albañil. Es decir que con este avance de obra, será el mismo monto que se reconoce al albañil hombre.
8.3. Responsables Unidad Técnica de Capacitación
Dirección de Control y Seguimiento
Dirección de Contrataciones del IDECOAS-FHIS
La Municipalidad
El Supervisor Docente / Maestro de Obra, debidamente certificado e inscrito en el Banco de Contratistas de la Municipalidad/IDECOAS-FHIS
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9. Sexta Fase: Adjudicación y Transferencia de Recursos
9.1. Objetivo Normar las transferencias de fondos a las Municipalidades, para que éstas a su vez transfieran los recursos materiales, humanos y técnicos a las comunidades responsables de ejecutar un PEC.
En este acápite se definen los diferentes aspectos que forman parte de las regulaciones que deben ser cumplidas por parte de la Municipalidad/Mancomunidad, la Comunidad y el IDECOAS-FHIS en el desarrollo de los diferentes proyectos que se aprueben bajo esta modalidad, para efectos de realizarse las transferencias a favor de las comunidades o municipalidades y sobre la forma de registrarlas, usarlas y rendir cuenta.
9.2. Normas Generales Las transferencias del IDECOAS-FHIS a la Municipalidad serán de acuerdo a lo estipulado en la normativa y los procedimientos internos del IDECOAS-FHIS, dependiendo de la fuente de Financiamiento, los anticipos serán justificados según la condición de cada proyecto, considerando el traslado de materiales, equipos e insumos que serán aspectos definidos por la Dirección de Proyectos. En ningún caso, se realizarán más de cuatro desembolsos. Por regla general se pueden realizar tres transferencias con distribución del 40%, 30% y 30%.
La Municipalidad abrirá, dos cuentas “especiales” y específicas para cada proyecto, exclusivamente para la administración de los recursos transferidos al amparo de los contratos, IDECOAS-FHIS-Municipalidad, etiquetada (Nombre de la Municipalidad) Transferencia IDECOAS-FHIS y presentará las evidencias de este trámite al IDECOAS-FHIS por medio de la Dirección de Contrataciones. La primera de las cuentas es de ahorros y será registrada en el SIAFI, mediante la cual IDECOAS-FHIS realizara las transferencias a la Municipalidad y la segunda, de cheques y es la cuenta operativa o de pagos.
PEC-Datos de la Cuenta Bancaria Abierta.
Los intereses de la cuenta (cuando proceda) se acumularán a los fondos del contrato y no podrá la Municipalidad/Mancomunidad disponer de los mismos. Estos intereses son de propiedad de la comunidad, inclusive los que se generaron cuando estaban en la cuenta municipal. Al cierre del proyecto estos intereses, debidamente contabilizados y son parte del acta de cierre financiero de la Dirección de Control y Seguimiento.
Todas las gestiones y asuntos relacionados con las finanzas y el IDECOAS-FHIS son tramitadas por la Municipalidad a través de la Dirección de Control y Seguimiento.
Los justificativos que avalan las transferencias son preparados y presentados por la Municipalidad, co-firmados por el CEP con apoyo de la Supervisión Docente,
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acompañado de una solicitud de desembolso. Al respecto la Municipalidad enviará un informe contable de los movimientos financieros realizados y de avance y calidad de la obra ejecutada. Este informe se adjuntará a la solicitud y deberá contar con el aval del inspector de infraestructura del proyecto del IDECOAS-FHIS.
Las Transferencias son autorizadas por la Dirección de Control y Seguimiento, según las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual, el Manual de Control y Seguimiento y otras disposiciones emitidas por las autoridades competentes del IDECOAS-FHIS.
Las transferencias se hacen a la Municipalidad previa liquidación contable de la transferencia anterior, y la Municipalidad opera exclusivamente efectuando las compras de acuerdo a los dictámenes del comité de adjudicaciones. El respaldo de las transferencias de avance, debe también adjuntar un informe de avance físico, realizado por el Supervisor Docente, debidamente firmado y avalado por el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS.
La Municipalidad realizará los desembolsos a la Mancomunidad cuando sea el caso y según lo establecido en los contratos. La Municipalidad una vez recibida la transferencia del IDECOAS-FHIS, en lo que compete al manejo de la Mancomunidad, deberá realizar el desembolso en un período no mayor de 8 días, caso contrario, la Municipalidad regresará los fondos al IDECOAS-FHIS. Luego, en lo que respecta a la ejecución del proyecto, informará a la Comunidad (CEP), que están disponibles los recursos financieros y pueden iniciar la ejecución de la obra, las adquisiciones y los pagos correspondientes.
Según la zona donde se adquieran los materiales, siempre se mantienen tres cotizaciones, salvo que se justifique su No cumplimiento.
9.3. Procedimiento 1. La Dirección Legal elabora los formatos de Contratos.
2. La Dirección de Contrataciones prepara los Contratos de transferencia para las Municipalidades/Mancomunidades y comunidades; de acuerdo a la capacidad de gestión/Nivel del Municipio/Mancomunidad. Dentro de los Contratos se establecerán los costos del proyecto de forma global y se indicará su costo directo y gastos generales y administrativos.
3. El IDECOAS-FHIS y la Municipalidad firman los contratos para la ejecución de los proyectos PEC-Mosquitia, uno por componente, para cada proyecto; con información del monto total, de las transferencias que realizará el IDECOAS-FHIS. En el contrato queda establecido las responsabilidades y obligaciones de las partes.
4. La Municipalidad y la Comunidad co-firman los contratos para la ejecución de los proyectos PEC-Mosquitia; con información sobre la forma de manejo de los recursos y compromisos del aporte local.
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5. La Dirección de Control y Seguimiento, califica los justificativos de los desembolsos que presenta la Municipalidad, elaboran la estimación y autorizan el pago.
6. La Dirección de Finanzas y Administración emite la orden de pago a través del SIAFI, a la cuenta bancaria exclusiva para el proyecto IDECOAS-FHIS de la Municipalidad. Una vez cumplido el proceso, informará de inmediato a la Municipalidad.
9.4. Garantías Las características especiales de esta modalidad de transferencia de recursos para la ejecución de proyectos por las comunidades, determinan que las garantías a ser presentadas al IDECOAS-FHIS o a las municipalidades, según el caso:
Garantías Presentadas por las Municipalidades A) Previo a la firma del contrato entre el IDECOAS-FHIS y la Municipalidad, la primera garantía (de apoyo a la operación) por su relevancia es la presentación de la certificación del Punto de Acta de la Corporación en Pleno a través de la cual se incluye la asignación presupuestaria para garantizar: i) El aporte local; ii) El cumplimiento del contrato de aporte financiero al proyecto y, iii) El mantenimiento oportuno del Centro Educativo ó en caso de existir, la Red Educativa en conjunto. En este sentido a la finalización de la ejecución del proyecto, una Autoridad del IDECOAS-FHIS, entregará de forma oficial el Plan de Mantenimiento correspondiente, para que se dé inicio en su ejecución.
Firmará también: i) Un “pagaré a la vista” de cumplimiento de contrato correspondiente al 15% del monto total de la inversión (infraestructura, supervisión docente y capacitación), contabilizada a partir de la firma del contrato; ii) Una “autorización” para que el IDECOAS-FHIS, pueda solicitar ante la Secretaría de Estado en los Despachos de Gobernación Justicia y Descentralización, ante la Secretaría de Finanzas la ejecución del crédito para hacerse pago, mediante retención de las transferencias que forman parte de su patrimonio derivado por el incumplimiento de las obligaciones contraídas en los contratos, en concepto del proyecto, valor a ser indicado según el monto del contrato suscrito; iii) Por la infraestructura y supervisión de infraestructura, firmará un pagaré del 100% por el monto total de la primera transferencia, un pagaré del 100% por el monto total de la segunda transferencia y iv) Por la capacitación, firmará un pagaré por el 100% del único desembolso. En caso de ampliación de monto, se firmará un pagaré adicional por el 100% de su monto.
B) Una vez recibida la obra, la municipalidad presentará una garantía de calidad de la obra al IDECOAS-FHIS, mediante un pagaré correspondiente al 5% del monto de la inversión, con vigencia de un año, contabilizada a partir de la recepción definitiva del proyecto. Además, firmará una “autorización” para que el IDECOAS-FHIS, pueda solicitar ante la Secretaría de Estado en los Despachos de Gobernación Justicia y
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Descentralización, y ante la Secretaría de Finanzas la ejecución del crédito para hacerse pago, mediante retención de las transferencias que forman parte de su patrimonio derivado por el incumplimiento de las obligaciones contraídas en los contratos, en concepto del proyecto, valor a ser indicado según el monto del contrato suscrito.
D) Garantía de Honor Comunitario, será extendida por la comunidad reunida solemnemente en la 3ra. Asamblea General. Con esta garantía la comunidad y su Comité Ejecutor del Proyecto se comprometen a utilizar de manera honrada, eficiente y transparente los “recursos” (insumos para la construcción, equipamientos, otros) que le confiará el gobierno de Honduras a través del IDECOAS-FHIS. A esta asamblea deben ser invitadas las autoridades municipales, autoridades de la SE, religiosas y demás personas importantes que la comunidad considere y todos éstos actuarán como testigos de honor. Esta acta contiene un anexo denominado Garantía de Honor, la cual es parte del acta de la 3ra. Asamblea General Comunitaria.
E) De la última transferencia, la alcaldía retiene el 1% del monto de inversión en calidad de capital semilla para el fondo de mantenimiento. El fondo se dará a conocer a la ORMA en el momento de su juramentación y será depositado en una cuenta para el mantenimiento que se abrirá por la Municipalidad para este fín, la compra de materiales requeridos para el mantenimiento se hará por la municipalidad a través de solicitud de la comunidad educativa.
F) Garantía del Supervisor Docente: Si bien la Supervisión Docente es seleccionado por la comunidad, la garantía de cumplimiento y calidad de obra, que se establece que sean fianza o garantías bancarias, serán endosadas a favor de la Municipalidad, para su administración, por un valor a ser estipulado en su respectivo contrato.
En los contratos de los supervisores Docentes se establecerán “multas”, por incumplimiento operativo ambiental, de protección y de calidad de obra por incumplimiento de planos y especificaciones técnicas, así como por cambios injustificados en los alcances originales de los proyectos.
9.5. Responsables Dirección de Contrataciones
Dirección de Control Y Seguimiento; unidad de Fiscalía
Dirección de Administración y Finanzas
Municipalidad/Mancomunidad/UTI
Miembros del CEP
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10. Séptima Fase: Ejecución del Proyecto y 2do Bloque de Capacitación
10.1. Objetivos 1. La Comunidad cumple con la gerencia del proyecto como responsable de la
administración de los recursos humanos, materiales y técnicos para la cual previamente ha sido preparada y administra, dirige y ejecuta sus proyectos manejando eficientemente y con transparencia los recursos asignados.
2. La Municipalidad responsable de los recursos financieros y cuando califique, en conjunto Mancomunidad, apoyados por el IDECOAS-FHIS, aplicarán los métodos, procedimientos y los instrumentos para asesorar, apoyar, supervisar y monitorear a la comunidad en la ejecución y administración de los proyectos PEC- Mosquitia, según lo establece el presente Manual. Además, darán seguimiento al cumplimiento de la ejecución física, dotación oportuna de los materiales y mano de obra y de la calidad de la obra. Considerando la rendición de cuentas y la transparencia en el manejo de los recursos.
10.2. Definición de la Ejecución del Proyecto Comprende todas las acciones para la realización del proyecto por parte de la comunidad (componente infraestructura, componente equipamiento y componente capacitación) de acuerdo a los lineamientos establecidas en las etapas anteriores del ciclo. Esto incluye no solamente lo estipulado en los contratos, sino también todas aquellas circunstancias que, por diversas razones, no siempre quedan plasmadas en los documentos.
Las fases anteriores tienen finalmente como objetivo preparar la buena realización de esta fase, por lo que la séptima fase se puede considerar como la fundamental de todo el ciclo.
10.3. Plan de Ejecución de la Obra y Plan de Adquisiciones El Plan de Ejecución de la Obra incluye por obligación un Plan de Adquisiciones. Es un instrumento de organización de las actividades y plazos conducentes a la buena ejecución del proyecto. Esto implica tener convenientemente organizados los aspectos de compra de herramientas y materiales, almacenamiento, administración de la mano de obra (la calificada y la de cuadrillas de trabajo comunitario) y las diferentes etapas constructivas del proyecto, estas actividades son apoyadas y asistidas por el Supervisor Docente, están constituidas por los siguientes resultados que son aprobados en la 3ra. Asamblea General.
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Actividades
1. La selección y contratación del Maestro de Obra Residente: esta selección será acompañada con la asesoría del Supervisor Docente contratado por la Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS.
2. La confirmación del Capacitador para que imparta el segundo bloque de capacitación. En caso de los Capacitadores que desde el punto de vista de las comunidades han cumplido un buen trabajo impartiendo el primer bloque de capacitación y si no existe una descalificación por parte de la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, éste podrá ser contratado de forma directa para que imparta también el segundo bloque.
3. La identificación de todas las actividades importantes del proyecto.
4. La organización de la mano de obra comunitaria.
5. El Plan de Ejecución de la Obra que incluya el de adquisiciones, indicando tiempos y responsables.
6. Especificaciones de las medidas ambientales y compromisos comunitarios definidas durante la pre-factibilidad y la evaluación del proyecto.
De esta forma y en consenso con la municipalidad, la comunidad, el Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) y el Comité de Contraloría Social (CCS), con la asesoría de la Supervisión y del Maestro de Obra Residente, planifican detalladamente el proceso de ejecución y acuerden la estrategia a utilizar para la adquisición de insumos, provisión de materiales locales, organización de la mano de obra comunitaria, almacenamiento y otros, considerando el contexto de la RE, este último en caso que aplique.
La preparación de este Plan es la primera tarea de la Supervisión en conjunto con el Maestro de Obra Residente y el CEP y su aprobación es responsabilidad del Inspector IDECOAS-FHIS.
El plan debe quedar plasmado en un documento. PEC-Modelo de Plan de Ejecución de la Obra.
Al realizar las adquisiciones de insumos y materiales, la municipalidad no podrá entregar dinero a comercios en calidad de anticipo, las compras se realizarán contra entrega de los materiales, debidamente facturados. Se excluye únicamente las adquisiciones que deben ser fabricadas (ejemplo: Suministro e instalación de puertas y ventanas, balcones, estructuras de techos, otros similares), para lo cual el CEP adjudicará los contratos donde se establecen claramente las formas de pago que realizará la municipalidad, siempre previo a una autorización escrita por parte de la comunidad.
Las adquisiciones de insumos y materiales se realizarán con mínimo de tres cotizaciones y donde no se puedan adquirir este número de cotizaciones se deberá realizar la debida justificación.
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Para la elaboración del Plan de Ejecución se desarrollarán los pasos siguientes:
Revisión de los componentes del Proyecto.
Revisión del listado de materiales y equipos requeridos, apoyando en el presupuesto por insumos y actividades, con base al sistema de costos del IDECOAS-FHIS, mediante un reporte que debe ser parte del expediente del proyecto, y programación de las adquisiciones, que conformarán el CCS.
Estudio del presupuesto, costos y componentes y del respectivo transporte de materiales al proyecto considerando los posibles almacenamientos temporales.
Revisión de los compromisos municipales y comunitarios y su oportuno cumplimiento.
Identificación de actividades a desarrollar y los responsables.
Propuesta de estrategia de trabajo con la participación de responsables, que puede ser por grupos o cuadrillas de trabajo.
Asignación de tiempos por actividad.
Identificación de los recursos humanos existentes en la comunidad (carpinteros, armadores de hierro, fontaneros, albañiles, electricistas, contadores, maestros, otros.)
Identificación de las mujeres que trabajaran en la obra, asegurando se les incluyan en las cuadrillas de trabajo y que reciban la capacitación para las actividades asignadas. El pago a las mujeres será igual al asignado para los hombres en las cuadrillas de trabajo. Al inicio de su participación, cuando todavía no hayan sido capacitadas en oficios de la construcción, recibirán pago de ayudante de albañil. Una vez que estén capacitadas y que realicen trabajos más calificados, recibirán pago de albañil o equivalente, según los trabajos que estén realizando.
Al menos dos mujeres deben estar trabajando en el proyecto durante toda la ejecución del mismo y adquirir conocimientos básicos en diferentes oficios relacionados con la construcción (albañilería, fontanería, carpintería, electricidad) para poder participar activamente en el mantenimiento de los proyectos.
Identificación del equipo de protección personal, para asegurar la integridad física de las personas de la comunidad que trabajaran en la obra.
Identificación de las actividades de protección al ambiente y ecológicas, incluyendo zonas de almacenamiento de escombros y materiales que denoten riesgo a la integridad física de los trabajadores y de los alumnos en caso que se dé su presencia.
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El Plan de Ejecución de la obra debe ser revisado y aprobado por el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS a más tardar a 15 días después de la orden de inicio.
Además, considerar la jornada extendida según horarios (esto no corresponde a horas extras).
Incluir también en el Plan de Ejecución las actividades a realizar por Sub Contratos durante la ejecución del proyecto, como ser instalación de ventanas, puertas, balconería, entre otros.
En la mayoría de los casos de proyectos pequeños, el mayor impacto al ambiente está en la etapa de construcción, debido a la generación de una serie de actividades que producen desperdicios, que de no ser dispuestos y tratados adecuadamente pueden contaminar o causar accidentes. Las medidas de mitigación en esta etapa deberán de ser indicadas en forma contractual, a fin de poder exigir el cumplimiento de las mismas.
En los PEC el ejecutor es la comunidad, por lo que debe asegurarse su protección física, la Supervisión y el Maestro de Obra residente, deberán incluir en el Plan de ejecución la compra de equipo de protección personal, con cargo al rubro de gastos generales (10% de los costos directos).
Se debe capacitar a la comunidad en el uso correcto del equipo de protección, motivándoles para que lo utilicen. Esta debe ser una tarea del Capacitador con el acompañamiento del Supervisor-Docente.
10.4. Entrega de Sitio Es el acto mediante el cual se oficializa el sitio para la ejecución del proyecto, realizando la entrega a la comunidad, invitando a la municipalidad. Se deben cumplir con las condiciones siguientes.
La autorización para que se dé la Orden de inicio por parte del Inspector del IDECOAS-FHIS.
La emisión del acta de entrega de sitio por parte de la municipalidad, avalada por el Supervisor Docente.
La comunidad tiene aprobado su Plan de Ejecución de obra.
La comunidad ha seleccionado al Supervisor Docente y su Maestro de Obra Residente y la Municipalidad/Mancomunidad/UTI, los ha contratado.
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La comunidad tiene programada las cuadrillas de trabajo.
La capacitación del segundo bloque está en proceso.
La entrega del sitio es responsabilidad de la Municipalidad, contando con el aval técnico del Supervisor Docente se deberá contar con la participación del Inspector IDECOAS-FHIS (en la medida de lo posible), Maestro de Obra Residente, del Supervisor de Capacitación y del Capacitador.
Durante la entrega de sitio, se puede hacer una pequeña ceremonia en el sitio, a manera de la colocación de “la primera piedra”.
10.5. Apertura de Bitácoras El IDECOAS-FHIS reconocerá de forma legal los libros de bitácora debidamente autorizados por los Inspectores del IDECOAS-FHIS de infraestructura y de capacitación.
La habilitación de las bitácoras se realizará durante le entrega de sitio a la comunidad, anotando el plazo, los costos, los aportes comunitarios y municipales, así como las condiciones básicas cumplidas, y el programa de capacitación aprobado.
En la primera página de la Bitácora de Infraestructura el Inspector IDECOAS-FHIS deja constancia que el Plan de Ejecución de la Obra fue aprobado tanto por él como por la comunidad. En la bitácora de capacitación se dejará constancia del Plan de capacitación acordado y aprobado, así como de las personas que la recibirán, PEC- Modelo de Bitácora de Proyecto de Infraestructura y PEC-Modelo de Bitácora de Proyecto de Capacitación
Las bitácoras deben servir para: • Anotar todos los componentes y sucesos importantes durante la ejecución del Proyecto los aspectos de infraestructura y de capacitación.
• Un instrumento de comunicación y constancia que se lleva con mucho detalle y no es solo para uso del Supervisor.
• Anotarse las visitas de los Inspectores del IDECOAS-FHIS, de la SE, distintas visitas importantes, miembros de la comunidad (CEP y CCS), miembros de la alcaldía, misiones y otras.
• Anotar observaciones de la Contraloría Social, la SE, el Inspector del IDECOAS-FHIS, misiones y otras, las que serán consideradas por obligación por el Supervisor Docente si son pertinentes y siempre aprobadas por el Inspector.
• Se deberá promover la presencia del CCS y del CEP en el momento de llenado de la bitácora, para que aboquen conocimiento y también firmen.
Deben permanecer en el sitio de la obra y en manos de una persona designada por el CEP conocida por ser responsable, que siempre está presente en la comunidad y su casa
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queda próximo al proyecto, la bitácora siempre permanecerá en el proyecto en horas laborables.
Una bitácora bien llevada es vital para el buen seguimiento del proyecto y no solamente para la obra de infraestructura. Ésta debe siempre permanecer en manos del CEP y nunca abandonar la comunidad.
Al terminar de realizar una anotación, no deben permanecer espacios en blanco en la página utilizada ni en la zona de firma.
Los Capacitadores deben instruir a la comunidad sobre su derecho de hacer anotaciones en la bitácora y sobre cómo hacerlo.
10.6. Desembolsos a las Municipalidades Primer Desembolso: Una vez formalizado los respectivos contratos por parte del IDECOAS-FHIS/Municipalidad/CEP, terminado su primer bloque de capacitación, seleccionado el Supervisor Docente y Capacitador del segundo bloque en la 3ª asamblea se hará el desembolso de acuerdo a lo establecido en los contratos, del 25% al 50% del monto del proyecto. Los siguientes desembolsos se harán según avance de obra, no debiendo ser estos más de cuatro, reservando el porcentaje establecido para el fondo de mantenimiento (el 1% de la última transferencia).
En proyectos cuyos montos superen los US$ 300 Mil del costo directo de la infraestructura, se puede realizar más de cuatro desembolsos, según se justifique con la respectiva programación de ejecución física y de adquisiciones. Esta excepción aplica también a proyectos con montos menores, donde la capacidad de ejecución financiara de la comunidad no está debidamente comprobada.
Son requisitos para la entrega del primer desembolso
1. El reconocimiento Municipal del CEP y CCS.
2. Firma del Contrato entre la Municipalidad y el IDECOAS-FHIS.
3. La apertura de una cuenta bancaria de ahorros (SIAFI) y de cheques de la Municipalidad.
4. Seleccionado el Supervisor Docente y el Capacitador.
5. Garantía Municipal del monto total del contrato para garantizar el cumplimiento del mismo.
Gastos administrativos
El 10% del costo directo del proyecto son los “gastos generales”, se busca sean diferenciados según rango de montos del costo del proyecto. Este rubro comprende
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gastos de oficina, como papelería equipo de oficina (sillas, escritorios), equipo de seguridad (Cascos, chalecos, cintas de seguridad, entre otros), movilidad, hospedaje, alimentación de los miembros de los Comités si fuera necesario movilizarse fuera de la comunidad para cotizaciones y acompañamiento de compras u otras actividades necesarias para el proyecto. También se podrá usar para el pago de persona no contemplado en el presupuesto, como pueden ser el vigilante, auxiliar contable, otros. Un concepto de alta importancia en la Gestión de los PEC-Mosquitia, es la Caja Chica, que también es parte de los gastos generales.
La Caja Chica
Debe de manejarse según los procedimientos establecidos en el reglamento correspondiente, considerando los valores requeridos para traslados a cumplir gestiones de adquisiciones, principalmente. En el caso del Departamento de Gracias a Dios, si bien la municipalidad realiza el manejo de los pagos, siempre la comunidad manejará la “Caja Chica” y en este sentido la municipalidad entregará los fondos que alimentan este concepto. El monto inicial o anticipo será definido en común acuerdo entre la Municipalidad y la Comunidad, considerando la complejidad que tiene el acceder a la Cabecera Municipal, a los mercados, las condiciones de transporte, bodega y fletes, entre otros.
Por su parte la comunidad responderá por su administración financiera, justificando según lo reglamentado los conceptos de anticipo, justificativos de uso y su alimentación. El CEP es el garante del manejo financiero de este concepto.
10.7. Liberación de desembolsos a la Municipalidad Los desembolsos a la municipalidad se realizarán a través de transferencias bancarias del IDECOAS-FHIS a la Municipalidad. El primer desembolso a la municipalidad será de acuerdo a lo establecido en los contratos y se realiza cuando la comunidad haya terminado su primer bloque de capacitación y realizado su segunda asamblea general.
Estos desembolsos se deben tramitar con anticipación para evitar que la municipalidad se quede sin recursos financieros y, que las comunidades sin los materiales y se ocasione un desfase en la obra. La Municipalidad solicita al IDECOAS-FHIS el siguiente desembolso, cuando se haya ejecutado el 70% del desembolso precedente.
Para autorizar los desembolsos a la Municipalidad, el IDECOAS-FHIS a través de la Dirección de Control y Seguimiento solicitará la documentación contractual y de respaldo financiero y el avance del proyecto; ésta documentación deberá estar definida y acordada con la fuente de financiamiento y el IDECOAS-FHIS.
Con el fin de facilitar a los usuarios la presentación de sus estimaciones de pago se tiene a disposición el formulario PEC- Lista de Documentos para solicitud de transferencias y Autorización de Pago IDECOAS-FHIS-PEC.
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10.8. Actividades de Supervisión y de la Inspectoría El control del avance y la calidad de la obra y de la capacitación deben darse, para verificar que efectivamente se estén cumpliendo los aspectos técnicos, legales, financieros, sociales y ambientales previamente estipulados; así como el apoyo en la toma de decisiones a imprevistos que se den durante la ejecución.
Se reconocen básicamente los siguientes tipos de supervisión y de inspectoría en la realización de un proyecto:
Supervisión Docente: Es realizada por un profesional de la arquitectura o ingeniería, seleccionado por la comunidad y contratado por la Municipalidad, quien permanece en el proyecto el tiempo estipulado en su contrato. El Supervisor Docente, en su condición de profesional del ramo, no solamente supervisa la ejecución de la obra, sino que también enseña, apoyando a la comunidad a poner en práctica lo aprendido en las capacitaciones. Es también su función apoyar y supervisar a las comunidades en el adecuado manejo de la contabilidad, de los libros y del archivo de la documentación contable.
Inspectoría de Infraestructura: Es realizada por el personal del IDECOAS-FHIS, que tiene a su cargo velar por el cumplimiento de los contratos de inversión y supervisión. En este sentido tiene que estar presente en los proyectos mínimo una vez cada quince días, visitando también a la Municipalidad, para ver temas de la marcha del proyecto y calificar con oportunidad la condición bajo la cual se vienen cumpliendo los manejos contables. Es obligación del Inspector de Infraestructura realizar la calificación del Maestro de Obra y registrar los resultados en el Banco de Contratistas que se implementará por parte de la Dirección de Control y Seguimiento, a fin de registrar el resultado de su trabajo. De igual forma se calificarán a los Supervisores Docentes, utilizando para este fin los instrumentos desarrollados por la Dirección de Control y Seguimiento y Contrataciones del IDECOAS-FHIS, los resultados serán incorporados al final de su actividad en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS.
Inspectoría Social: Que es desarrollada por el personal del IDECOAS-FHIS, que tiene a su cargo de verificar el cumplimiento de los contratos de capacitación y de la supervisión de la capacitación. En tal virtud, deberá estar en al menos una jornada completa de cada módulo de capacitación en cada proyecto, también visitará a la Municipalidad, para ver temas de la marcha de la capacitación y calificar con oportunidad la condición bajo la cual se vienen cumpliendo los manejos contables. Es obligación del Inspector de Capacitación realizar la calificación de los Capacitadores y de los supervisores de la capacitación Y registrar los resultados en el Banco de Contratistas, utilizando para este fin los instrumentos desarrollados por la UTC.
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Inspectoría Contable: Considera para calificar y fortalecer el manejo contable que realiza el CEP.
Supervisión de la SE: Considerando que es la Institución responsable de recibir los proyectos y luego de su sostenibilidad. Al respecto cumple actividades de acompañamiento a la ejecución de los proyectos, en caso de tener observaciones, estas serán presentadas por escrito al IDECOAS-FHIS.
10.9. Cumplimiento del Marco Ambiental-Social en la Ejecución de los Proyectos
Durante la ejecución del proyecto se cumplirá por obligación, el Compromiso Ambiental y Social, aspecto a considerarse como “vinculante” en la ejecución del proyecto y luego en momentos de sostenibilidad. Aspectos que, además deben ser utilizados para realizar el respectivo seguimiento. Las consideraciones para mitigar los impactos ambientales–sociales, es obligatorio el que se incorporen en los respectivos Expedientes Técnicos y contratos de los Proyectos.
Fortaleciendo la implementación del aspecto ambiental-social, establecer visitas de la UGA, de IDECOAS-FHIS, para que a más de que se tenga la Licencia Operativa, se monitoree el cumplimiento de los compromisos ambientales durante la ejecución del proyecto y evitar así que se tenga multas por parte de la Secretaria de MIAMBIENTE. Luego, que siempre se garantice la obtención de la Licencia Operativa. El cumplimiento de las medidas de mitigación, también se deben aplicar en los proyectos que no pasan por MIAMBIENTE (categoría cero que no ocupan Licencia Ambiental) y en general aplicar las medidas MAS-BM/KfW;
La implementación de las medidas ambientales y de seguridad es de responsabilidad al Supervisor Docente, Capacitador e Inspector de Infraestructura, de tal forma que se garantice su cumplimiento según lo contractual. Los no cumplimientos de estas medidas serán causa de sanciones, las cuales deben estar estipulados en los contratos correspondientes. El no cumplir con las medidas ambientales, es causa de suspensión del proyecto, pudiendo llegar a su resolución.
10.10. Ordenes de Cambio Constituyen las modificaciones necesarias en la ejecución de los proyectos, pueden ser positivas cuando incrementan el monto original del contrato, negativas cuando disminuyen el monto original del contrato y mixtas cuando hay una combinación de las anteriores y el monto del contrato se mantiene en su valor original. También están las Ordenes de Cambio “cero”, que corresponden siempre a cambios, empero están compensados entre positivos y negativos que se realizan al cierre del proyecto.
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Fundamento y Efectos:
Modificación de los contratos. El contratante podrá modificar por razón de interés público, los contratos celebrados, dentro de los límites y con sujeción a los requisitos y efectos señalados en y sus normas reglamentarias. Cuando la modificación del contrato implicare prestaciones adicionales a cargo del Contratista se pagará su valor, considerando los precios unitarios inicialmente pactados.
Forma de la modificación. Las modificaciones introducidas por el contratante que importen aumento o disminución en la cuantía de las prestaciones previstas originalmente en el contrato, siempre que no excedan del diez por ciento (10%) de su valor, se harán mediante órdenes de cambio emitidas por la autoridad responsable de la ejecución del contrato, previa la reserva presupuestaria correspondiente en el caso de incremento del monto original. Si la modificación excediere el porcentaje indicado hasta el 25%, se suscribirá una ampliación del contrato.
Toda modificación deberá ser debidamente fundamentada y procederá cuando concurran circunstancias imprevistas al momento de la contratación o necesidades nuevas, de manera que esa sea la única forma de satisfacer el interés público perseguido; el valor de las modificaciones acumuladas no podrán exceder del veinticinco por ciento (25%) del monto inicial del contrato o referirse a objeto o materia diferente al originalmente previsto, si excediese del veinticinco por ciento (25%) requerirán aprobación de la fuente de financiamiento.
Principalmente, la necesidad de órdenes de cambio se puede presentar por dos razones: i.) por la dificultad en la evaluación del proyecto, que no permite prever con detalle afecciones a la infraestructura y ii.) Por la identificación de infraestructura y equipamiento adicional necesaria para la funcionalidad del proyecto en sí o del funcionamiento de la RE. La autorización y aprobación será de acuerdo a las normas establecidas en el manual de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, contratos suscritos IDECOAS-FHIS-Municipalidad y la fuente de financiamiento. Las órdenes de cambio deben ser respaldadas con anotaciones en la bitácora del proyecto.
Toda modificación a la ejecución del proyecto es realizada por el supervisor de la ejecución, revisada por el Inspector y aprobada por Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS cuando corresponde. Considera también las modificaciones por fallas de diseño/ evaluación y estas, deberán ser aprobada por la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS y la Secretaria de Educación.
En general toda Orden de Cambio, deberá ser aprobada por la Dirección de Proyectos (previo a un análisis y dictamen técnico firmado), quienes deberán capitalizar lo ahí definido como un mecanismo de mejora continua.
Si de las visitas que realicen al proyecto los diferentes actores, estos son los representantes de la Municipalidad incluyendo UTM/UTI, otros miembros de la comunidad educativa, inspectores, supervisores, coordinadores interinstitucionales, Asistencia Técnica y misiones de KfW, se desprenden observaciones técnicas que implican cambios
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a los alcances establecidos en el Expediente Técnico, estos deberán ser escritos en la bitácora del proyecto, solicitando que sean aprobados por el inspector correspondiente y por su intermedio remitidos para su consideración, al CEP, Supervisor Docente, Maestro de Obra y/o Capacitador. En caso de ciertos actores, las observaciones que no se realicen a través de bitácora, deberán siempre ser presentadas a la Dirección de Control y Seguimiento para su consideración.
Con Fondos de Ahorro, también se pueden atender Ordenes de Cambio, incluyendo las demandadas en la fase inicial de ejecución del proyecto ver condiciones en el inciso 10.10. Previo a afectar este Fondo, se debe considerar una socialización de órdenes de cambio con la “Comisión de Ordenes de Cambio y Adenda” del IDECOAS-FHIS, previo a ejecutar. Si se tiene un ahorro al final del proyecto la orden de cambio sea absorbida por el mismo.
10.11. La Organización del Trabajo Las actividades para la ejecución del proyecto deberán realizarse de la forma siguiente:
El CEP, la Supervisión y el Maestro de Obra Residente deben programar semanalmente los trabajos, en particular la organización de las cuadrillas y las compras a realizar.
El CEP puede organizar comisiones especializadas para la realización de tareas específicas (manejo y control de materiales en bodega, etc.).
Un representante del CEP y uno del CCS deben visitar la obra al menos dos veces al día, observando que las actividades se ejecuten conforme a las normas técnicas, comparando el avance real con el programado y verificando si el avance se encuentra dentro del plazo convenido para cumplir en tiempo y forma, utilizando para tal fin la bitácora. Las órdenes verbales deben ser impartidas por el Supervisor Docente con pleno conocimiento del CEP, CCS y del Maestro de Obra Residente.
El presidente del CEP es el responsable de coordinar las actividades del proyecto. El Maestro Obra Residente y el Capacitador deben seguir las instrucciones escritas en las bitácoras por Supervisión/Capacitador (según el caso) y los Inspectores del IDECOAS-FHIS referente al proceso de ejecución de la obra y de la capacitación.
Si existen atrasos en la ejecución el Presidente del CEP, la Supervisión, el Maestro de Obra Residente y el Capacitador tomarán las medidas correctivas, siempre con aprobación del Inspector del IDECOAS-FHIS.
El Supervisor Docente debe permanecer en el proyecto de acuerdo a lo establecido en su contrato (tiempo completo y permanecer en la obra), además y con especial dedicación, siempre debe estar en las fases críticas
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constructivas, por ejemplo, la calificación previa del armado de hierros, fundiciones y otros. Luego, en la entrega del equipamiento y, otras.
Diariamente el CEP debe llenar la planilla de asistencias del personal contratado por jornada diaria de trabajó, incluyendo los técnicos y profesionales, para efectos de reconocimiento y pagos si hubiese lugar. Semanalmente deberá cuantificar la obra ejecutada, para efecto de reconocimientos y pagos si hubiera lugar. Dichos controles serán revisados semanalmente por la Supervisión y avalado por el Inspector IDECOAS-FHIS en su visita mínima quincenal.
Nota: En el caso del Auxiliar Contable, el CEP debe acordar la frecuencia con la que se requiere su presencia que no será menor a dos días a la semana. Si el Auxiliar Contable adicionalmente realiza funciones de “bodeguero”, su presencia será todos los días de la semana.
10.12. De los Ahorros Generados Dado que la municipalidad es la administradora de los recursos financieros para la ejecución de su proyecto, la buena administración de los recursos por parte de la municipalidad en conjunto con las gestiones de la comunidad puede generar ahorros, siempre y cuando se respeten los alcances y calidades acordadas en el contrato y en la carpeta de proyecto. Lo anterior previo informe positivo de la Supervisión y del Inspector del IDECOAS-FHIS.
El monto ahorrado y su uso en obras complementarias al proyecto deben quedar claramente establecidos en el acta de recepción de la obra y de la Capacitación.
Estos ahorros son patrimonio de la comunidad y solamente puede disponer sobre su uso la Asamblea General.
Los destinos de estos ahorros pueden ser cualquiera de los siguientes:
Se considerarán de forma prioritaria las actividades que apoyan al cumplimiento del proyecto original y luego otras complementarias que apoyen a la adecuada operación del CE y de la RE.
Conformar un fondo de mantenimiento del proyecto (capital semilla), concertado con la Supervisor Docente.
Ejecutar alguna obra o actividad complementaria del proyecto con el visto bueno de la Supervisión y establecida en el plan de mantenimiento y/o definidas como obras adicionales y complementarias en la formulación del proyecto. Debe ser aprobado en la 4ta. Asamblea General de la Comunidad.
Ejecución de algún micro proyecto que beneficie al centro educativo que esté establecido en su PEC-SE o PER.
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Los ahorros realizados a lo largo del proyecto deben documentarse contablemente y establecerse en un informe. El informe de fondo de ahorro debe presentarse conjuntamente con la solicitud del segundo desembolso. Los fondos de ahorro pueden iniciarse a ejecutar con un nivel de ejecución del proyecto del 75% contractual en adelante. Los temas a atenderse con el fondo de ahorro deben ser acordados previo a su ejecución, con la SE, el IDECOAS-FHIS y contar con el visto bueno del Consultor del Programa.
Los fondos transferidos del IDECOAS-FHIS a la Municipalidad serán depositados en cuentas de ahorro a fín de que generen intereses, los mismos que siempre serán parte financiera que alimenta el proyecto, lo anterior implica que la existencia de estos fondos en momentos de liquidación debe pasar a formar parte de actividades adicionales o actividades de mantenimiento. En todo caso los pagos se realizarán en base a una cuenta cheques.
¿Qué Alimenta el Fondo de Ahorro en los PEC?
1. Rebajas Negociadas con Proveedores: Considerando que los costeos que el IDECOAS-FHIS realiza, se cumplen utilizando valores oficiales y precios de lista (ejemplo: la mano de obra y los materiales como tuberías y accesorios y otros), los contratistas en general y en los casos PEC, los CEP, cumplen negociaciones que conllevan rebajas importantes, incluso mayores al 20% de los precios originalmente establecidos por el IDECOAS-FHIS (según capacidad de gestión y apoyo de la asistencia técnica y social).
2. Contratación de servicios profesionales a un costo menor que el referencial/aportes de mano de obra voluntaria: Una vez realizada la selección por parte de la comunidad, la municipalidad contrata y co-justifica los pagos de los servicios de fontaneros, soldadores y como se indica en el inciso anterior, la mano de obra calificada y comunitaria. En caso de profesionales, en el caso de la residencia, la oferta ganadora puede estar por debajo del valor asignado por el IDECOAS-FHIS y esto también genera un diferencial que suma a este Fondo.
3. Servicios efectuados sin costo: Son los que la comunidad siempre los cumple, empero logrados sin costo por su gestión. Estos son transporte de materiales, acarreos, desalojos, otros, que pueden ser facilitados por la alcaldía, algún empresario o algún miembro de la comunidad. Lo anterior, considerando los que no corresponde al aporte local.
4. Intereses acumulados en la cuenta bancaria: Si existieran intereses acumulados en la cuenta bancaria de ahorros del municipio.
5. Ventas de equipos y materiales remanentes, utilizados en la ejecución del proyecto: Considerando mantener siempre un kit básico constituido por herramientas y materiales que apoyen la ejecución del mantenimiento, el CEP venderá las herramientas restantes (considerando su valor residual).
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Qué no es Fondo de Ahorro:
1. Incumplir Especificaciones Técnicas: Que se den cambios en las especificaciones técnicas considerando que materiales de menor especificación cuestan menos y esto en ningún caso es ahorro, por lo contrario, ponen en condiciones precarias al proyecto. Aquí se incluye cuando se ponen menos cantidad de material de lo previsto, ejemplo el cemento.
2. Menor Alcance del Proyecto: Que disminuya el alcance del proyecto, dejando de realizar ciertas obras o componentes para bajar costos, lo cual generalmente limita la calidad de funcionamiento de los proyectos una vez concluidos y tampoco es aceptable y tampoco puede ser calificado como ahorro.
Siempre hay que Evitar:
3. Valores Adicionales Pagados por Mano de Obra por Encima de lo Previsto en el Presupuesto del Proyecto: Considerando que cada rubro o actividad que el IDECOAS-FHIS utiliza dentro del costeo de un proyecto, tiene entre otros un análisis de la Mano de Obra requerida, en este sentido no se puede pagar más de lo ahí previsto, indistinto a que sea Mano de Obra Especializada o Comunitaria. Para evitar posibles excesos al respecto, se debe considerar: i) Rendimientos de Mano de Obra Comunitaria: En lo posible que se asignen tareas (distribuidas según lo previsto a ser pagado dentro del proyecto), más cuando son excavaciones o rellenos de zanjas. En casos donde se considera los acarreos, se pueden autorizar cambios para que estas se cumplan con apoyo de acémilas y no con mano de obra comunitaria, siempre y cuando los cambios no superen un 5% y este incremento no implique una reasignación al proyecto. El trabajo pueda ser cumplido de forma familiar y sin un horario rígido, se deja claro que esto no se puede utilizar en todos los rubros y componentes de los proyectos, por lo que se tiene que aplicar de forma diferenciada; ii) Costos Mayores de Mano de Obra a los Originalmente Presupuestados: Cuando hay costos mayores de mano de obra a los originalmente presupuestados, estos podrán ser financiados, siempre y cuando corresponda a obras adicionales a las originalmente propuestas, para lo cual se debe contar con los justificativos que los avalen.
Aquí no se considera la Mano de Obra que es utilizada en la construcción de la obra adicional, los cual debe ser aclarando y debidamente documentando en bitácora y actas de asambleas comunitarias y con la aprobación del Supervisor Docente y del Inspector IDECOAS-FHIS.
4. Insumos y Materiales que se Gastan en Exceso (fuga de materiales): Al igual que la mano de obra, las cuantías de los materiales se determinan según la actividad y su especificación técnica, como ejemplo están los morteros y hormigones que según su resistencia esperada se establece la cantidad de
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cemento, áridos y agua a utilizar (a más de su calidad). El que se coloque menos cantidad de material no es ahorro y debe ser debidamente sancionado. El que se utilice más cantidad de material, se puede considerar una falencia en el control profesional del residente o supervisor y otros casos como fuga de materiales, lo cual es crítico considerando además que siempre se busca impulsar el tema de Transparencia, Rendición de Cuentas y la Contraloría Social.
Aquí no se considera los materiales utilizados en la construcción de la obra adicional, lo cual siempre debe ser considerada, empero como tal.
¿En Qué se Puede Invertir los Fondos de Ahorros?
Respecto al uso del Fondo de Ahorros, en apoyo a la optimizar los recursos financieros del Programa y sin romper el incentivo (algo que es el corazón de los proyectos PEC). Está el establecer el uso (reglamentado) de estos fondos para cubrir cambios de actividades básicas no previstas en la formulación del proyecto;
1. Mejorar y Ampliar su Proyecto Original: Siempre se requiere impulsar a que parte de la gestión del CEP y de la comunidad en General se dé, cumpliendo iniciativas que conlleven a tener su proyecto con mejor calidad y de mayor alcance del originalmente previsto para el proyecto. Para ilustrar lo indicado, que mejoren la calidad de las ventanas, pisos, en los locales escolares, que mejoren las instalaciones del saneamiento de las viviendas con mejores sanitarios o revestimientos en las unidades sanitarias, construcción de pilas donde no esté previsto, entre otros. Aquí se incluyen los proyectos de PEC-SE y de RE que no necesariamente se refieren a infraestructura.
2. Ejecución de Obras Adicionales en Educación y Salud: Siempre se tiene que cuidar que las obras adicionales a cumplir estén en el marco de lo aprobado por el responsable sectorial, la SE. Cuando se salga del alcance específico del proyecto original, las obras adicionales programadas, deberán contar con su aval, para lo cual debe existir la respectiva formulación, en lo posible apoyados por los profesionales que laboran en los PEC-Mosquitia.
Para permitir este apoyo profesional, se requiere incluir estos temas en los TdR del Supervisor Docente, de tal forma que sea parte de lo que se establecen en sus respectivos contratos. En el caso de que formule y supervise el proyecto a ejecutarse con fondos de ahorro, se le remunera con el 6 al 4% (ver detalle el numeral No. 5) del valor del fondo invertido.
3. Capital Semilla para el Fondo Comunitario de Mantenimiento: Para crear una capital semilla que apoye al fondo de mantenimiento, la municipalidad apertura una cuenta bancaria para depositar el valor que corresponde al 1% que se retiene en la última transferencia Municipalidad/CEP, que corresponde al monto de inversión. Una vez concluido el proyecto, este monto pasa a la cuenta de la Municipalidad para uso exclusivo del concepto de mantenimiento
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del CE intervenido por el PROMINE. Por su parte, la ORMA ya organizada y para cumplir su gestión cotidiana, justifica ante la Municipalidad los requerimientos de los insumos que se necesitan para cumplir los trabajos programados en el Plan de Mantenimiento.
Luego, siendo el mantenimiento un aspecto clave dentro de la sostenibilidad de las inversiones y considerando los fondos ahorrados, al menos un monto equivalente a US$ 1,000.00. De estos fondos, que están en la cuenta especial de la Municipalidad para uso exclusivo de la ORMA se cumplirá el Plan de Mantenimiento. En caso de que el CE cuente con talleres y laboratorios, este monto equivalente se incrementará a por lo menos US$ 1,500.00.
4. Medios de Transporte para los alumnos de un CE o de la Red Educativa: En el caso de una RE considerando que los talleres y laboratorios por lo general están en los Centros Sede (principalmente en los Centros Básicos), los niños de los Centros Integrados requieren llegar a recibir sus respectivas clases. Al respecto, como parte del Programa y con Fondos de Ahorro, se pueden financiar medios de transporte (vehículos, bicicletas, entre otros). En caso que el medio de transporte no sea nuevo (de agencia), previo a que se autorice su adquisición se deberá presentar la calificación o avalúo comercial y previo a su aprobación (nuevos o usados) se deberá establecer los mecanismos que conlleven a su “Sostenibilidad”. En el caso de vehículos, considerando: i) Uso exclusivo para transporte de los alumnos hacia y desde el CE; ii) Los vehículos deben estar a nombre de la SE; iii) Seguro contra accidentes y daños a terceros; iv) Certificado de operación del transporte de estudiantes; v) Financiamiento de su operación y mantenimiento y vi) Otros como tipo de placa. En caso de las bicicletas, según lo que aplique, se requiere los mecanismos de asignación, uso, principalmente. Al respecto la compra y la administración del vehículo será de responsabilidad conjunta de la Municipalidad (quien presentará un “Punto de Acta” al respecto) y la Comunidad.
Requerimiento para Legalizar las Inversiones:
Previo a la legalización de los aspectos que se van a considerar con el Fondo de Ahorro, el CEP presentará una propuesta avalada por la Supervisión, al Inspector de Infraestructura, la cual será analizada, modificada o aprobada por parte de la Comisión (SE-IDECOAS-FHIS y la Asistencia Técnica del Programa).
Contar con la debida aprobación en Asamblea Comunitaria.
5. Pertinencia de un Apoyo Profesional para Invertir los Fondos de Ahorro: Considerando que durante la ejecución de los proyectos PEC- las comunidades son capacitadas entre otros en temas de: i) Gestión y administración de proyectos (Gerencia Comunitaria); ii) Metodología para
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negociar y realizar adquisiciones; iii) Manejos contables, rendición de cuentas y en general transparencia; iv) Construcción, con los temas de albañilería, fontanería, carpintería, otros. En general esa capacitación impartida durante los proyectos les habilita para poder cumplir de forma directa y por cuenta propia la construcción de infraestructura similar o no compleja dentro de su comunidad. En caso que la comunidad requiera cumplir la construcción de infraestructura con alto grado de complejidad, la asistencia técnica que les brinda el IDECOAS-FHIS, a través del Inspector, deberá guiar para que se dé siempre bajo las normas previstas para cada caso, cumpliendo también lo acordado con fuente financiera. Además, la comunidad y Municipalidad/Mancomunidad/UTI, tienen que acordar con el Supervisor Docente la ampliación de sus servicios.
En casos donde la obra a realizarse con el Fondo de Ahorro, no se puede cumplir a corto plazo y el IDECOAS-FHIS no puede brindar la asistencia técnica, la Corporación Municipal entregará un punto de acta donde se comprometen a cumplir con la asistencia requerida, empero siempre el proyecto debe quedar debidamente identificado y justificado por parte de la Comunidad.
Las actividades ejecutadas con el Fondo de Ahorro, siempre constituyen parte del proyecto, porque su origen le conlleva al monto financiero del proyecto. Al final suman al monto contractual (alcance original (+) alcance del ahorro).
10.13. El 2do Bloque de Capacitación El segundo bloque de capacitación se inicia a impartir a comienzos de la ejecución de la obra. Los diferentes módulos de la capacitación deben ser impartidos de forma oportuna, de tal forma que el Capacitador acompañe a la comunidad durante toda la ejecución del proyecto.
Los momentos de impartición de los módulos son: Reforzamiento 1er bloque, al inicio de la ejecución; La comunidad y su medio ambiente y prevención de violencia en centros educativos (CPTED) al 40% de ejecución de la obra; promoción de higiene y salud, al 60%; mantenimiento de CE, al 90% de la ejecución de la obra.
El tiempo mínimo estimado es de 18 días, con 8 horas diarias de trabajo (4 de capacitación y 4 de asesoría), distribuidos en los meses de ejecución, en concordancia con los TdR realizados por la UTC, para cada tema. Los eventos deben considerar también el plan de higiene y seguridad y la entrega de diplomas a los miembros del CEP que han participado en la capacitación.
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10.14. Responsables Comité Ejecutor del Proyecto CEP
Comité de Contraloría Social CCS
Supervisores – Residente
Capacitador
Inspector de obra/social del IDECOAS-FHIS
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El Supervisor Docente de Infraestructura
Requisitos mínimos:
1. Ser Profesional de la Ingeniería Civil o Arquitectura debidamente colegiado. 2. Estar registrado en el Banco de Contratista del IDECOAS-FHIS en calidad de
supervisor/a especialista en uno o varias clases de proyectos ó en el Banco de Contratistas de la Municipalidad.
3. Experiencia en construcción de obras de ingeniería/arquitectura, mínimo 5 años en obras similares.
4. Habilidad para trabajar en equipo. 5. Conocimiento y manejo de costos globales para los que se requieren sus
servicios y asistir a la comunidad en el establecimiento de los alcances posibles del proyecto.
6. Tener un amplio conocimiento de los procesos de desarrollo rural. 7. Estar capacitado y certificado en procesos de supervisión a ser cumplidos en el
marco del PROMINE -Mosquitia. 8. Manejo de Manual PEC-Mosquitia. 9. Referencias de las Dirección de Control y Seguimiento, que avale su desempeño
en los proyectos ejecutados anteriormente con el PROMINE (en caso que aplique).
Procesos de Selección:
La Comunidad, con apoyo de la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, tendrá la potestad de seleccionar el supervisor/a residente del banco de supervisores del IDECOAS-FHIS. Es pertinente también que las UTM/UTI, asuman la supervisión, en casos justificados, según lo establece el presente Manual, en calidad de aporte municipal.
Forma de Contratación:
La contratación es realizada por la Municipalidad/ Mancomunidad o Contratado por el IDECOAS-FHIS, y el pago es realizado contra avances de la ejecución física del proyecto.
Funciones:
Revisar el expediente técnico del proyecto realizando una visita preliminar al sitio para verificar si las condiciones existentes previas a la ejecución de la obra son ideales (Confirmar los levantamientos y demás trabajos topográficos relativos a la obra), presentando al CEP y al Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS un primer informe antes de la orden de inicio del proyecto.
En coordinación con el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS, autorizar o desautorizar la orden de inicio del proyecto, mediante una visita previa al sitio del proyecto para verificar si las condiciones para la correcta ejecución de la obra
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son ideales y coordinar el inicio del proyecto con la participación del CEP y orientarlo sobre sus obligaciones contractuales.
Asesorar al CEP en la contratación del Maestro de Obra Residente.
Permanecer en el proyecto cumpliendo con sus funciones, cinco días y medio (5.5 que van de lunes a viernes días completos y el sábado medio día) y en cada día al menos ocho (8) horas, excepto el sábado que es de cuatro (4) horas. Permanecerá tres semanas en la obra y una en gabinete que no necesariamente será en el sitio de la obra.
Velar por la oportuna y correcta elaboración, adecuada ubicación del rótulo del proyecto respetando formatos (Textos y logos) de las instituciones (IDECOAS-FHIS, SE, Cooperación del Gobierno Alemán a través del KfW, al igual que la Municipalidad y la Comunidad).
Elaborar en coordinación con el Maestro de Obra Residente y el CEP un cronograma de ejecución de obra, velando por su oportuno cumplimiento y manteniéndolo a la disposición de la comunidad, CEP, CCS, representantes de la Municipalidad, IDECOAS-FHIS, SE, Cooperantes, la fuente financiera y Consultor del Programa. Elaborar el cronograma de entrega de materiales que la municipalidad entregará a la comunidad, cronograma de disponibilidad de mano de obra en el proyecto en calidad de aporte comunitario, realizar un plan de las rutas de acceso de materiales y su almacenamiento (temporal en el acarreo y permanente en el proyecto) previendo la disponibilidad oportuna de materiales en el proyecto.
Asesorar a la Municipalidad y al CEP en la dirección técnica y administrativa de la obra, entre lo que se incluye: elaboración de solicitudes de desembolso o estimaciones, ordenes de cambio, ampliaciones de plazo, suspensiones, registro y control del libro de ingresos y egresos, justificativos de la caja chica, cuenta de cheques, libro de movimientos en bodega, control de inventarios, respaldos (órdenes de compra, facturas, recibos, cheques, entre otros). Además, con los reportes de avance físico – financiero del proyecto y el correspondiente al Fondo de Ahorro.
Asesorar al CEP en la inclusión de la planilla de mano obra comunitaria un mínimo del 40% de mujeres para que laboren en el proyecto, para lo cual deben ser capacitadas en los procesos constructivos a través de la metodología aprender haciendo. Para apoyar su cumplimiento el CEP nombrará una responsable de género, la cual también velará por el buen trato igualitario (especialmente participación y remuneración) y respetuoso a la mujer.
Asesorar al CEP en el pago de planillas de la mano de obra calificada y comunitaria, que debe contener un detalle, diario, semanal y mensual, según el caso (que debe estar a la orden de las instituciones y entes contralores).
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Asesorar al CEP y al CCS, par que velen por la buena calidad de la obra.
Asesorar al CEP en la interpretación de planos y especificaciones técnicas.
Asesorar, aprobar y revisar materiales, métodos constructivos, medidas de seguridad, equipos permisibles.
Velar que durante la ejecución del proyecto no sean dañadas las instalaciones existentes, tales como sistemas de telefonía, agua potable, aguas negras, aguas lluvias, entre otros.
Evitar en lo posible, la destrucción de árboles cuya existencia no afecte el desarrollo de las obras.
Velar por el cumplimiento de los compromisos de los aportes Comunitario y Municipal, motivando al CEP y apoyándolo en hacer ver a la comunidad la importancia del cumplimiento de los mismos, dando a conocer el impacto en el proyecto si los aportes no se cumplen a tiempo.
Verificar en los proyectos toda la documentación contable (Libros, egresos, inventarios, facturas, cheques, cotizaciones y adjudicaciones en compra) esté debidamente ordenada, actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias acordes a los libros contables.
Es de su responsabilidad mantener actualizada la bitácora desde su apertura hasta su respectivo cierre (Acorde al período que comprende desde la Orden de Inicio hasta el cierre del proyecto), registrando todos aquellos eventos y decisiones considerados de importancia relacionados con la ejecución del proyecto, especialmente aquellos que puedan tener repercusiones técnicas y legales relacionadas con la obra para la correcta ejecución de las actividades del CEP.
Apoyar al CEP y la municipalidad en las solicitudes y seguimiento de desembolsos tanto IDECOAS-FHIS-Municipalidad y Municipalidad-CEP, a fin de garantizar la ejecución normal del proyecto.
Actualizar pagarés del CEP y Municipalidad- IDECOAS-FHIS cuando se requiera.
Supervisar el trabajo del personal contratado, maestro de obra, mano de obra calificada y comunitaria.
Colaborar con la municipalidad en la adquisición de materiales que se requieran para la ejecución de la obra en coordinación con el Maestro de Obra Residente, asegurando que los materiales sean de igual o mejor calidad a los considerados en las especificaciones técnicas.
En los trabajos realizados por subcontratos, supervisar su oportuna ejecución, aceptar o rechazar dichos trabajos y en este caso si fuese necesario ordenar la suspensión de la obra para asegurar el cumplimiento de los documentos contractuales. (Principalmente calidad y especificación técnica, además de plazo
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de ejecución). Estos criterios se aplican también en adquisiciones de insumos y equipamientos.
Elaborar las órdenes de cambio relacionando siempre las actividades que se cumplen con el Fondo de Ahorro, y hacer la formal solicitud de aprobación presentándola a la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS para su aprobación en un plazo no mayor a 15 días calendario a partir de la fecha de su definición.
Enviar copia al IDECOAS-FHIS de toda correspondencia entregada al CEP y Municipalidad, de preferencia en digital. No utilizar sin previo consentimiento la documentación del proyecto para una finalidad distinta al cumplimiento del contrato.
Mantener coordinación permanente con el Inspector del IDECOAS-FHIS, SE, y con la Municipalidad ò UTI/Mancomunidad. en actividades de alcances (En caso de requerirse modificaciones), inauguraciones, visitas de misiones, uso de Fondo de Ahorro, programaciones, entre otros.
Administrar la ejecución del proyecto utilizando las normas, procedimientos y herramientas establecidas en el presente manual, en los casos donde no hayan existido dichas herramientas, podrá utilizar otros instrumentos que garanticen la buena administración del proyecto.
Presentar en físico y/ò en digital los informes semanales al IDECOAS-FHIS/Municipalidad/Mancomunidad y el informe cierre de cada proyecto asignado de acuerdo a los formatos del IDECOAS-FHIS.
En caso de que la página web del IDECOAS-FHIS se encuentre habilitada, llenar reportes electrónicos en la misma.
Entregar un expediente completo del proyecto al finalizar la obra tanto en el IDECOAS-FHIS como en la Municipalidad. Lo anterior es requisito para que se realice su último pago.
Entregar el proyecto en forma provisional, en forma definitiva, y entregarlo con el inspector al beneficiario institucional que es la SE.
Efectuar el cierre de actividades y presentar de forma oportuna la documentación que se requiere para el cierre físico y administrativo – financiero del proyecto a su cargo. Como plazo máximo se establece quince (15) días calendario, después de emitida el Acta de Recepción Definitiva. Esto es un requisito previo para el pago de la estimación final del proyecto y también avala su pago (como Supervisión) y esto no considera las condiciones negociadas para su prestación de servicios profesionales en la ejecución del Fondo de Ahorro.
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El Maestro de Obra Residente
Requisitos mínimos:
1. Experiencia en construcción de obras de construcción civil, mínimo 3 obras similares. Caso contrario presentará una certificación de INFOP que avale su conocimiento, relativo al trabajo que se cumplirá en el Departamento de Gracias a Dios.
2. Preferentemente residente o con la disponibilidad de movilizarse a la zona en donde se ejecutará el proyecto.
3. Habilidad para trabajar en equipo.
4. Mayor de Edad.
5. Conocimiento y manejo de costos globales para los que se requieren sus servicios y asistir a la comunidad en el establecimiento de los alcances posibles del proyecto.
6. Haber recibido las capacitaciones básicas PROMINE-Mosquitia.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar a su Maestro de Obra Residente (MdO) y lo seleccionará entre una lista de al menos cinco candidatos que le proporcionará la Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS. De estos cinco, con base en la hoja de vida el CEP selecciona tres y los entrevista. Posteriormente selecciona al que mejor oferta técnica y financiera presente. Este proceso es acompañado y asesorado por el Supervisor Docente. La Municipalidad realiza la contratación respectiva.
Forma de Pago:
El pago es realizado por la Municipalidad según un monto mensual y contra avances de la ejecución física del proyecto. Previo deberá contar con un informe del Supervisor Docente.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes del CEP y directamente en la ejecución del proyecto.
Capacitar y motivar a los beneficiarios para que cumplan sus aportes comunitarios acordados (aprender haciendo).
Colaborar con la comunidad asesorando al CEP en la recepción de materiales que se requieran para la ejecución de la obra.
Colaborar en el llenado de bitácora, de acuerdo al avance de obra.
Apoyar al CEP en el pago de planillas del personal contratado.
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Supervisar el trabajo del personal contratado.
Asegurar que los materiales a ser entregados por la Municipalidad sean conforme a las especificaciones técnicas y la calidad establecidos en la formulación del proyecto.
Organizar y participar el cumplimiento de todas las actividades en el sitio de la obra.
Mantener una coordinación de acciones con la Supervisión, y el Inspector del IDECOAS-FHIS, trabajar con la comunidad en la ejecución del proyecto.
Y otras de acuerdo a la naturaleza de su cargo, asignado por la Supervisión y el CEP.
Auxiliar Contable
Requisitos mínimos:
1. Conocimiento en registros contables básicos, revisión de caja – banco, registros de adquisición de materiales e insumos, sub-contratos, elaboración y pagos de planillas de personal (según asistencia).
2. En caso de manejo de bodega, control de “kardex”.
3. Asistir a la capacitación que se imparte en el Primer Bloque de Capacitación (a todo el módulo).
4. Preferentemente residente o con disponibilidad para movilizarse a la zona en donde se ejecutará el proyecto.
5. Mayor de Edad.
6. Capacidad de elaborar informes sobre los movimientos contables y establecer novedades con oportunidad en caso que existan.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar a su Auxiliar Contable (AC) considerando al menos tres candidatos. De estos tres, con base en la hoja de vida el CEP los entrevista. Posteriormente selecciona al de mejor formación y experiencia, luego negocian su pago considerando los días a laborar al mes y si cumplirá o no labores en la bodega. La contratación es realizada por la Municipalidad por lo que este proceso es acompañado y asesorado por un oficial contable de la municipalidad.
Forma de Pago:
El pago es realizado por la Municipalidad según un monto mensual y contra avances de la ejecución física del proyecto.
Funciones:
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Trabajar bajo las órdenes del CEP (con independencia) y directamente en la ejecución del proyecto.
Actuar en calidad de contratado por la Municipalidad, empero con “independencia”.
Colaborar con la comunidad asesorando al CEP y a la Municipalidad en los soportes y organización de la documentación que respalda las adquisiciones de materiales, insumos, pagos de personal, sub-contratos y otros que se requieran para la ejecución de la obra.
Apoyar al CEP en el pago de planillas del personal contratado, revisando en conjunto con el CEP el personal que la Municipalidad debe pagar.
Mantener una coordinación de acciones con la Supervisión, Capacitador, el Inspector Social y el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS y en sus visitas presentarles los libros contables, las cuentas bancarias y demás documentación que avala las adquisiciones y pagos realizados por la Municipalidad.
Entregar la documentación y sus informes al oficial contable de la municipalidad, para que califiquen y avalen los movimientos realizados por el CEP.
Entregar la documentación y sus informes en caso de las auditorías que se realicen en el marco de la ejecución del proyecto.
El Capacitador
Nota: Los procesos de capacitación están previstos que den inicio a partir de la calificación de “viable” del proyecto, con el Primer Bloque, el Segundo Bloque se impartirá a partir de la Fase de Ejecución. Es la razón porque que, en este acápite, no se describe al Capacitador, que ya fue descrito en la Fase de Ejecución.
El Inspector de Infraestructura
Perfil del Inspector de Infraestructura
Profesional: Ingeniero/Arquitecto titulado y solvente.
Experiencia profesional, de 2 a 5 años en supervisión de proyectos de infraestructura.
Conocimiento de la Normativa de la Secretaria de Educación y Diseños bioclimáticos de Infraestructura Escolar considerados en Gracias a Dios
Manejo de herramientas como sistemas de costos, AutoCAD etc.
Manejo de grupos humanos, especialmente con las organizaciones locales participantes en el proyecto como ser CEP, Patronatos, y otras de relevancia
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dentro de la comunidad.
Equipo, Recursos Informáticos, Mobiliario y Gastos de Movilización.
Manejo de Manual PEC-Mosquitia
Funciones Inspectoría Infraestructura
Coordinar con las autoridades locales como alcaldes, representantes de la SE y de las comunidades respectivas las visitas a campo, así como con el equipo técnico de la DIGECEBI.
Revisión de expediente técnico al inicio de cada proyecto.
Apoyo al CEP en selección de Supervisor Docente y apoyo en selección de Capacitador.
Revisión del informe preliminar e informes técnicos presentados por la Supervisión del proyecto.
Apoyo en orden de inicio.
Revisar y avalar la programación de actividades respecto a la ejecución (cotizaciones, compras, etc.) considerando la disponibilidad permanente de materiales en el proyecto para el avance de obra.
Revisar el plan de rutas de acceso de materiales y su acarreo hasta el proyecto.
Verificar que existan medidas de seguridad para trabajadores y visitantes.
Evaluación de la Supervisión según desempeño en campo.
Revisión de infraestructura de acuerdo a planos.
Revisión, análisis y aprobación de modificaciones de planos en campo.
Verificar el cronograma de ejecución (Impreso o a mano, pero visible en campo).
Revisión de bitácora y anotación de observaciones (Detalle de avance, aportes, calidad de materiales y de la obra, problemas encontrados y toma de decisiones) Reportar si la bitácora no está en campo, revisar cumplimento de multas.
Verificar que la obra se esté ejecutando en base a lo contratado (especificaciones, planos y calidad).
Revisión de la documentación en la Municipalidad respecto a procesos (Cotizaciones, compras, tiempo de depósito de transferencias de fondos y contrapartes locales). Revisión de avance físico financiero de acuerdo a plazo de ejecución.
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Trámite y gestión oportuna de las trasferencias de inversión y supervisión durante todo el ciclo que compete a la Dirección de Control y Seguimiento.
Seguimiento de segundo desembolso desde la recepción de la documentación hasta que se deposite a la cuenta en la Municipalidad.
Revisión y aprobación del reporte de uso fondos de ahorro del proyecto.
Verificar el cumplimiento de contratos de Supervisión y Maestro de Obra (Tiempo en obra, apoyo al CEP y CCS, etc.)
Apoyo en documentación y seguimiento de órdenes de cambio en proyectos considerando también el fondo de ahorro (Lo que no se hace no se paga)
Cierre físico
Cierre financiero contable
Elaboración y presentación de informes por gira, donde deberá detallar las actividades realizadas, toma de decisiones y resultados obtenidos, así como también el avance de los proyectos (físico y financiero) y la calidad de obra.
Retroalimentación fotográfica del proyecto al sistema IDECOAS-FHIS.
Tramitar con la oportunidad requerida las Órdenes de Cambio informativas y Fondos de Ahorro.
Funciones comunes a cumplir en campo Inspectores Sociales y de Infraestructura
Verificar CV de profesionales que se llevarán a selección (Calificación e inscripción en IDECOAS-FHIS)
Informar sobre problemas de acceso en los proyectos (revisar los cronogramas y rutas de acceso)
Atención y solución de conflictos que se presenten
Un solo mensaje en campo respecto a la metodología PEC-Mosquitia, a los principios, normas y procedimientos del PROMINE.
Verificar existencia de contratos en campo (Capacitador de primer bloque, Supervisor Docente, maestro de obra y Capacitador de segundo bloque)
Socializar los alcances de los proyectos
Informar a la municipalidad sobre desembolsos
Comunicación constante con el Supervisor Docente, miembros del CEP y CCS y con el alcalde comunicación oportuna
Verificación de uso de equipo de seguridad en obra
Priorizar proyectos con problemas (Anotar en bitácora, documentar, reportar por escrito a autoridades, toma de decisiones y su socialización)
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Cumplir con los tiempo y número de visitas al mes
Monitoreo de transferencias
Solicitar mensualmente a la municipalidad los estados de la cuenta del proyecto, para establecer la condición de manejo (que debe ser exclusiva para el proyecto), así como los intereses que se generan
Cierre financiero contable (Apoyar a la comunidad en campo Aprender- Haciendo)
Entrega del proyecto terminado a la SE, comunidad y alcaldía.
Con especial énfasis, calificar con oportunidad la condición bajo la cual se vienen cumpliendo los manejos contables.
Respecto a la implementación de las medidas ambientales e informar a la UGA los avances en su implementación.
El Inspector Contable
Perfil del Inspector Contable
Ser profesional/técnico (Área Financiera Contable o Perito Mercantil y Contador Público), con trayectoria y experiencia en auditorías financieras – contables (“fiscalía”).
Ser capacitado y certificado por la Unidad Técnica de Capacitación de IDECOAS-FHIS, en los contextos de la promoción social PEC/PROMINE Mosquitia.
Ser capacitado y “aprobar” un módulo de contabilidad básica con la metodología que se maneja en el Programa a ser impartido por oficiales contables de Auditoría Interna, considerando los procesos y aspectos que se deben verificar en los registros de los movimientos contables dentro de la ejecución de los proyectos, incluyendo el manejo de bodega.
Experiencia comprobada de 3 años (mínimo) en manejos contables o de fiscalía.
Manejo del Manual PEC-Mosquitia.
Funciones a Cumplir en Coordinación con los Diferentes Actores:
A nivel institucional
En general con el IDECOAS-FHIS, calificar los manejos contables que se realizan en los proyectos PROMINE, al igual que el manejo de las bodegas.
Con Inspectoría de Infraestructura y Social del IDECOAS-FHIS, según zona asignada, a fin de coordinar giras de visita a los proyectos y en
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conjunto determinar el cumplimiento de los manejos contables y de las bodegas, reportando y corrigiendo de forma oportuna las inconsistencias en caso de existir.
Con Enlace PROMINE en la Dirección de Control y Seguimiento a fin de informar periódicamente sobre la situación de los proyectos en lo referente al manejo contable y de las bodegas.
Con el Inspector Social y el Enlace PROMINE de la Unidad Técnica de Capacitación (UTC) a fin de informar sobre resultados de las evaluaciones hechas en los proyectos respecto a los resultados de las capacitaciones y de los acompañamientos que cumplen los Capacitadores, considerando los primeros y segundos bloques, en lo que a manejos contables y de bodega se refiere.
A nivel local (Municipalidad y Comunidad)
Con la Municipalidad y el CEP para calificar los manejos de bodega que realiza el CEP y los procesos y manejos contables que son realizados por las Municipalidades. En caso de encontrar desviaciones (aspectos que afectan a la transparencia, reportará de inmediato a las autoridades del IDECOAS-FHIS, de la Municipalidad y de la Asistencia Técnica Internacional (Consultor del Programa).
Con las autoridades municipales (alcalde o su representante) a fin de informar el resultado de su trabajo de verificación y en caso de encontrar novedades, indicarlas cuales son y qué acciones se requieren cumplir para su oportuna corrección.
Con los integrantes de los comités (CEP, Auxiliar Contable y CCS), con el objetivo de realizar un trabajo en conjunto que conlleve a verificar el trabajo que se viene realizando en el manejo de bodega. En caso de encontrar observaciones realizará directamente un reforzamiento a los actores comunitarios y bajo una metodología aprender haciendo. Convocar a reuniones y/o asambleas extraordinarias para tratar temas referentes a problemas encontrados en los proyectos, cuando la situación así lo amerite. aprender haciendo, dejará al día los libros y sus respaldos. En caso de encontrar desviaciones (aspectos que afectan a la transparencia, reportará de inmediato a las autoridades del IDECOAS-FHIS, de la Municipalidad y de la Asistencia Técnica Internacional (Consultor del Programa).
Convocar a reuniones y/o asambleas extraordinarias para tratar temas referentes a problemas encontrados en los proyectos, cuando la situación así lo amerite.
En caso de encontrar problemas, con los Capacitadores asignados a su zona a fin de retroalimentarles acerca de los puntos que tienen
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observaciones y así mejorar su desempeño en las capacitaciones, así como de los productos esperados de las mismas.
Aspectos a Impulsar y Verificar en su Cumplimiento
La calidad de toda la documentación contable (Libros, egresos, inventarios, facturas, cheques, cotizaciones y adjudicaciones en compra) esté debidamente ordenada, actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias acordes a los libros contables.
Respecto al manejo de las bodegas, el control del “kardex”, estableciendo su grado de actualización (a tiempo real), la documentación que respalda ingresos, egresos y saldos.
Reforzar el cumplimiento de funciones del CEP y CCS, así como su nivel de empoderamiento, en caso de encontrar deficiencias en este aspecto.
Socializar y dar seguimiento a las auditorías que realice el IDECOAS-FHIS y la municipalidad al proyecto.
Proponer a la Unidad Técnica de Capacitación las estrategias de Intervención Metodológica que considere pertinentes.
Revisar la bitácora y anotar las debidas observaciones (CCS debe anotar en bitácora, reportar observaciones sobre los manejos contables y la bodega. Además, dar seguimiento a las anotaciones registradas anteriormente en bitácora sobre los temas contables y de manejo de bodega.
Apoyar los procesos de rendición de cuentas que debe cumplir la comunidad respecto a sus informes de transparencia.
Apoyar la presentación de la documentación requerida para realizar el cierre financiero contable del proyecto.
El Bodeguero
Requisitos mínimos:
1. Saber leer y escribir, incluyendo las cuatro operaciones matemáticas fundamentales (Suma, resta, multiplicar y dividir)
2. Residir en la comunidad en donde se ejecutará el proyecto.
3. Habilidad para trabajar en equipo.
4. Mayor de Edad.
5. Reconocida honorabilidad.
6. Solvencia moral y financiera reconocida por la Comunidad.
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7. Haber recibido las capacitaciones básicas PROMINE-Mosquitia.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar al bodeguero de una lista de al menos tres candidatos identificados por la Comunidad. De estos tres, con base en a la calificación que la comunidad les da, se determinará el más idóneo, considerando que será un personal remunerado según lo establecido en el expediente del proyecto. La contratación es realizada por la Municipalidad.
Forma de Pago:
El pago es realizado por la Municipalidad según un monto mensual.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes del CEP y directamente en la ejecución del proyecto.
En conjunto con la comunidad, recepcionar o recibir los materiales y según su clasificación, disponerlos en la bodega no sin antes establecer un registro escrito de su ingreso, bajo una condición de manejo de Kardex.
Entrega de materiales según la orden del Supervisor docente y en caso de delegación por el Maestro de Obra.
Reportar saldos a fin de que estos sean en apoyo de las adquisiciones.
Entregar y recepcionar herramientas a inicio y cierre de jornadas registrando el personal que se le ha entregado o recepcionado la herramienta.
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11. Octava Fase: La Terminación de la Obra
11.1. Objetivo La Municipalidad y Comunidad a través del CEP y CCS, en Asamblea General, ha presentado el informe administrativo sobre el uso de los fondos asignados y realizado las actividades para el cierre de la obra ante la SE, el IDECOAS-FHIS y la municipalidad.
Esta fase tiene tres propósitos claramente definidos:
1. La culminación del proceso del segundo bloque de capacitación.
2. La realización de la quinta asamblea para la aprobación del plan de mantenimiento, lo cual implica lo siguiente: (i) Presentación del proyecto concluido a la ORMA (comité, comisión, asociación); (ii) reiterar el compromiso para cumplir el Mantenimiento; y (iii) aprobar el Primer Plan de Mantenimiento (a tres años). En esta Asamblea se recibe la obra, por parte de la Secretaria de Educación, es decir, la Asamblea marca el inicio del funcionamiento del proyecto y de su buen uso y mantenimiento. En esta Asamblea la Municipalidad reitera su compromiso para apoyar financieramente el mantenimiento del CE, a ser cumplido en conjunto con la ORMA.
3. El cierre o liquidación del proyecto, una vez que la obra ha sido terminada según lo especificado el contrato, actividad que se cumple en acuerdo con las UTM/UTI, baja la normativa del IDECOAS-FHIS.
4. Inicio del Mantenimiento: Previo a la recepción provisional del proyecto, la ORMA debe estar ratificada, la Municipalidad debe contar con una cuenta bancaria propia para este concepto y los fondos para financiar el mantenimiento, los requerimientos para compras serán realizados por parte de la comunidad educativa a través de la ORMA transferidos a la misma por parte del CEP, previo a la conclusión de su gestión.
Se trata de fomentar que la comunidad se aproveche de lo aprendido para proyectarse hacia el futuro y a la vez que trate de asociarse con otras comunidades y compartir sus experiencias.
Se trata también que en adelante las instalaciones del CE sean utilizadas y mantenidas adecuadamente, bajo la responsabilidad conjunta de la Municipalidad y la Comunidad.
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11.2. Normas y Procedimientos para el Cierre de la Obra y de la Capacitación
El expediente original completo (infraestructura y capacitación) queda bajo custodia del ente contratante (Municipalidad/Mancomunidad); y una copia bajo custodia del IDECOAS-FHIS.
Los productos que se deben generar para el cierre de la obra y de la capacitación son:
1. Las Actas de recepción provisional y definitivas de obra y de capacitación, firmada por la Comunidad como ente Ejecutor (el presidente o un miembro directivo de CEP), el Alcalde Municipal, el Director del Centro Educativo/RE, la Supervisión y el Inspector IDECOAS-FHIS. Una vez emitida el Acta de Recepción Provisional y en caso de que existan aspectos a corregir, las subsanaciones se deberán cumplir en un plazo máximo de 30 días calendario, donde se presentará el Acta de Recepción Definitiva.
En caso del Acta de Recepción Definitiva del proyecto,
PEC- Modelo de Acta de quinta Asamblea General PEC-Modelo de acta de recepción provisional de obra PEC- Modelo de acta de recepción provisional de capacitación
2. El informe financiero final de la comunidad ha sido elaborado por la Alcaldía Municipal y el manejo de materiales por el CEP y el CCS y dado a conocer, bajo el contexto de transparencia, en Asamblea General Comunitaria, definiendo claramente el monto ahorrado y el uso dado a los fondos en obras complementarias al proyecto.
3. Constancias de los saldos en efectivo y/o en cuenta bancaria, materiales. herramientas y/o equipo que quedan en la comunidad para uso de las actividades de mantenimiento rutinario-preventivo.
4. Planos constructivos que corresponden a la obra final, los cuales son un requisito para tramitar el cierre del proyecto.
5. Informe final de cierre de la obra por parte de la Supervisión Docente y de Capacitación
PEC-Modelo de acta de recepción definitiva de obra
PEC- Modelo de acta de recepción definitiva de capacitación
6. Constancia de la Municipalidad y de la SE que acredite su responsabilidad en la operación y mantenimiento del centro educativo.
La visita de Cierre Provisional del proyecto, deberá ser realizada de forma conjunta por el Inspector del IDECOAS-FHIS y el representante de la SE. Una vez levantada el Acta de Cierre Definitivo, se dispone de un plazo máximo de quince (15) días calendario para
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presentar la documentación para el Cierre Definitivo del proyecto. Esta es una actividad que tiene que ser cumplida por la Supervisión. La visita de Cierre Definitivo también deberá ser realizada de forma conjunta por el Inspector del IDECOAS-FHIS y el representante de la SE, quien además realizará la Recepción Institucional del Proyecto. En caso de que el representante de la SE no pueda participar, en la recepción conjunta, esta se cumplirá en un plazo no mayor a quince días calendario. Por su parte la SE, según su normativa institucional, cumplirá con los directores de los CE, una Acta de Entrega de Bienes.
Realizar una reunión de cierre de la ejecución del proyecto, donde se entrega oficialmente el proyecto para su uso y mantenimiento, donde se firma un acta conjunta EEP, SE (DIGECEBI y Director del CE), Gobierno Escolar, Municipalidad y ORMA.
11.3. La Operación y Mantenimiento-rutinario-Preventivo Terminada la obra, esta empieza a dar la utilidad para la cual fue construida, empieza a ser usada por la población beneficiada, esto trae consigo el desgaste y deterioro normal de todo inmueble, el lograr que la vida útil de obra se conserve en buen estado dependerá del uso y mantenimiento que se brinde a la obra.
Una vez que los proyectos entran a la etapa Físicamente Terminados (con Acta de Entrega-Recepción Definitiva, suscritos por los representantes del IDECOAS-FHIS y la SE), la Comunidad Educativa debe iniciar el uso de las instalaciones. Se deja claro que los proyectos no requieren ser inaugurados para recién ahí proceder a la utilización de las instalaciones.
Adicionalmente en el sitio se genera mayor presión sobre el ambiente al empezarse a producir y concentrarse desperdicios sólidos y líquidos que de no operarse adecuadamente el riesgo de contaminación es fuerte.
Para evitar lo anterior la SE/IDECOAS-FHIS a través de la UTC proveerá a los comités de mantenimiento manuales de operación y mantenimiento que les proporcionaran información para realizar las acciones encaminadas a asegurar la operación, mantenimiento rutinario y preventivo de la obra y que evite el deterioro del ambiente.
Si el proyecto así lo requiere, la formulación del proyecto debe incorporar en el costo del proyecto un juego de herramientas básicas para el mantenimiento.
11.4. Responsables Comité Ejecutor del Proyecto CEP y Comité de Contraloría Social CCS Supervisor residente y de Capacitación. Capacitador La Municipalidad La Dirección de Control y Seguimiento IDECOAS-FHIS La Secretaría de Educación
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12. Novena Fase: Inicio de la Operación y del Mantenimiento Rutinario - Preventivo
12.1. Definición: Son todas aquellas actividades cuyo objetivo es prolongar de forma eficiente y sostenible, la vida útil de las instalaciones de los Centros Educativos y sus equipos didácticos.
Son un conjunto de gestiones, técnicas y trabajos que permiten lograr se garantice el funcionamiento con normalidad de las instalaciones de los Centros Educativos, previendo las averías o fallos y llevar a cabo las reparaciones o remplazos de accesorios, oportunamente.
12.2. Lineamientos Generales Para desarrollar un Plan de Operación y Mantenimiento con la finalidad de lograr el funcionamiento sostenible de la infraestructura en los Centros Educativos y en los casos donde existen las Redes Educativas es requisito establecer la coordinación de un trabajo en equipo, co-responsables de las actividades de mantenimiento, docente-directores de centros, comunidad-padres de familia, el gobierno estudiantil, la municipalidad y la SE.
Una vez finalizada la obra, entra en operación y es utilizada por la población estudiantil, aquí comienzan las actividades diarias a fin de lograr la sostenibilidad de la infraestructura, es requisito realizar los siguientes compromisos:
De la Secretaria de Educación:
5. Compromiso formal donde la comunidad de docentes donde se comprometen a realizar un adecuado uso y mantener las instalaciones y el equipamiento del CE intervenido en muy buenas condiciones. Esta actividad será apoyada por las Autoridades Nacionales, Departamentales y Distritales de la SE. Este compromiso también debe ser asumido por el Gobierno Escolar en representación de todos los educandos.
6. Establecer un compromiso de apoyo comunitario que genere actividades organizativas de participación local padre-docente-alumno, para promover el mantenimiento periódico y rutinario de la infraestructura educativa.
7. Fomentar la organización de Comités u Organizaciones comunitarias, apoyándoles para la aplicación de los Planes de Mantenimiento que el IDECOAS-FHIS deja al final de las capacitaciones a la comunidad.
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De la Municipalidad:
1. Compromiso formal de establecer un fondo municipal de mantenimiento, derivado de los fondos de transferencia del gobierno central.
2. Apertura y mantiene una cuenta bancaria para uso exclusivo de los fondos financieros que serán administrados en concordancia con el Plan de Mantenimiento del CE intervenido en el marco del PROMINE. Lo anterior bajo una co-gestión con la ORMA.
3. La Municipalidad deberá incorporar en las partidas presupuestarias anuales y como parte del PIM/POA (plan de inversión municipal y plan operativo anual), recursos financieros para la sostenibilidad de los centros educativos.
4. La Municipalidad deberá brindar apoyo en materiales, equipo, mano de obra calificada y otros insumos para la buena operación de los centros educativos.
5. La Municipalidad creará la cuenta bancaria para el mantenimiento del proyecto como capital semilla.
De la Comunidad Educativa:
1. Establecer un compromiso formal comunitario - estudiantil para el mantenimiento-rutinario y preventivo. Este compromiso se establece al momento de realizar la pre-factibilidad de cada proyecto en el IDECOAS-FHIS. Es prioritario desde esta fase inicial, que se definan las condiciones de uso adecuado, mantenimiento preventivo y sostenibilidad.
2. La Comunidad educativa a través de la ORMA planteará a la Municipalidad los requerimientos de las compras para el mantenimiento del CE.
3. Fomentar que del fondo de ahorro que se genera en cada proyecto PEC- por la buena administración de los fondos de ejecución de la Municipalidad y por la comunidad, sin descuidar la calidad de la obra y que son utilizados para ejecutar obras complementarias o adicionales, hacer mejoras al mismo proyecto, o invertirlo en otro proyecto en beneficio de la comunidad y ahí buscar que quede la capital semilla para crear el Fondo de Mantenimiento Preventivo.
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13. Décima Fase - Sostenibilidad
13.1. Objetivos Esta décima fase, forma parte de la fase final del Ciclo de Proyectos y debe ser llevada a la práctica como parte de un proceso institucionalizado, pues se trata de visitar todos los proyectos después de al menos seis meses de haber entrado en operación. La actividad se cumple en conjunto con los representantes comunitarios, para ver la calidad de la infraestructura construida con el proyecto, el adecuado funcionamiento del CE, la gestión de la comunidad educativa y la municipalidad respecto al mantenimiento.
El Monitoreo Ex-post en el IDECOAS-FHIS, El monitoreo ex-post da seguimiento a los proyectos físicamente terminados vigilando y promoviendo que estos proyectos alcancen sus objetivos y el impacto deseado. Considera los aspectos de calidad mínima y funcionalidad de la infraestructura creada y la operación y mantenimiento de los CE, así como los resultados de la capacitación con énfasis en el mantenimiento preventivo. Se cumple, además, para contribuir a un proceso de mejoramiento de calidad continuo, y la retroalimentación a los actores involucrados en todo el ciclo de proyecto. Para facilitar decisiones sobre medidas de corrección al encontrar deficiencias que ponen en peligro los resultados deseados, utiliza indicadores que ya han sido aceptados en la propuesta para la evaluación ex-post de los proyectos dentro del PROMINE.
Como consideración especial está, el que ahora los Fondos de Inversión Social no miden solamente su eficiencia en términos de obras terminadas y montos desembolsados (productos). Ahora, miden también los resultados de su trabajo y, en la medida de lo posible, también el impacto de sus actividades y productos, en las condiciones de vida de los pobres, en el combate a la pobreza y en el funcionamiento de los servicios que se buscan más allá de la ejecución de sus proyectos.
El Monitoreo Ex-post, es también la ocasión para reforzar la capacitación, donde se ha previsto cumplir con el “Tercer bloque de capacitación”, el cual tiene como objetivos (i) Evaluar, junto con la comunidad, todo el proceso realizado, en lo que se refiere a la infraestructura como en la capacitación; (ii) Acordar cómo llevarán a la práctica los otros proyectos que identificaron en su plan de desarrollo comunitario; y (iii) Verificar in situ el estado de situación del mecanismo diseñado para asegurar el mantenimiento preventivo.
En esta fase también se facilitan los módulos (7) El Futuro de la Comunidad, (8) El Uso y el Mantenimiento Preventivo (segunda parte) y el módulo (9) sobre la Comunidad y la Protección de su ambiente.
Herramientas:
PEC-59: Orden de Inicio del Tercer Bloque de Capacitación
PEC-60: Modelo de Informe del 3er. Bloque de Capacitación
PEC-61: Información Ambiental Durante la Operación y Mantenimiento.
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PEC-62: Modelo de Acta de Recepción Definitiva de la Capacitación
PEC-63: Evaluación de Rendimiento del Capacitador
CUADRO CON EL RESUMEN DE LAS FASES DEL CICLO DE PROYECTOS: A continuación, se presenta un cuadro resumen de las actividades que se cumplen en el Ciclo de Proyectos PEC-Mosquitia y la responsabilidad de cada actor:
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Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
1. Selección del
proyecto y/o Red
Educativa
Criterios aplicados, por la SE según PM.
Ingreso de solicitud al IDECOAS-FHIS.
Evaluación de capacidades municipales/ Mancomunidades aplicadas.
Secretaria de Educación,
Dirección de Proyectos
Alcalde o su representante
Toda en su conjunto
.
2. Pre-factibilidad
dictamen de viabilidad
y realización de la
Consulta
Dictamen de viabilidad del IDECOAS-FHIS.
Solicitud confirmada por la comunidad.
Preparación y realización de la Consulta Previa Miskitu
Comités CEP y CCS confirmados o nombrados.
Plan de capacitación aprobado.
Estatutos aprobados.
Acta de consulta con aceptación de los Consejos Territoriales y MASTA 1ra. Asamblea General
Dirección de Proyectos IDECOAS-FHIS
Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS
Secretaría de Educación Central, Departamental y Municipal
Alcalde o su representante
Toda en su conjunto
Consejos territoriales (MASTA)
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría Social (CCS)
Organización Responsable del Mantenimiento (ORMA)
Consejo Municipal de Desarrollo (COMDE)
Formulador y Capacitador, registrado y certificado en PEC- Mosquitia.
3 La Formulación/ la
Evaluación y la
capacitación
Dirección de Proyectos
Alcalde o su representante
Toda en su conjunto
Formulador y Capacitador, registrado y
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Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
Comunitaria.
Alcances acordados con IDECOAS –FHIS y SE
Aprobación de Primer bloque de capacitación.
Primer Bloque de capacitación iniciado.
Primer bloque de capacitación avanzado
2ra. Asamblea General
IDECOAS-FHIS.
Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS
Secretaría de Educación
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría Social (CCS)
Organización Responsable del Mantenimiento (ORMA)
Consejo Municipal de Desarrollo (COMDE)
Consejos territoriales (MASTA)
certificado en PEC- Mosquitia.
4. La Aprobación
Institucional
El Consultor del Programa otorga su No Objeción.
Acta de Comité de Operaciones IDECOAS-FHIS.
Municipalidad informada y trámite de apertura de cuenta iniciada según lo requerido en SIAFI.
SE informada
Comité de Operaciones
Sr. Ministros IDECOAS-FHIS y SE.
Director/a Legal
Sr. Alcalde o su representante.
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría Social (CCS)
Capacitador.
5. Arreglos
Administrativos:
Reconocimiento Municipal obtenido.
Firmado contrato IDECOAS-FHIS-Municipalidad
Director/a de Contrataciones IDECOAS-FHIS
Sr. Ministro o delegado del IDECOAS-FHIS.
Sr. Alcalde
Tesorería municipal
Mancomunidad
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría
Capacitador.
Supervisión
Maestro de Obra Residente.
Auxiliar
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Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
Contrato firmado Municipal-Comunidad.
Capacitador, Auxiliar Contable y Maestro de Obra seleccionados.
Cuanta bancaria abierta.
Primer bloque de capacitación terminado.
Social (CCS)
contable.
6 Adjudicación y
transferencia de
recursos:
Libro de contabilidad preparado.
Supervisor Docente y Capacitador contratados.
Fondos desembolsados a la cuenta que la Municipalidad apertura y registra en el SIAFI para uso exclusivo para el proyecto.
Inspectores IDECOAS-FHIS
Sr Alcalde
Tesorería municipal
Mancomunidad
CEP y CCS
Consejo Municipal de Desarrollo, COMDE
Capacitador.
Supervisión.
Maestro de Obra Residente.
7. Plan de Ejecución y
2do. Bloque de
capacitación:
Plan de Ejecución del Proyecto Elaborado y Aprobado.
Proyecto en Ejecución.
Segunda Capacitación en proceso.
Supervisor Docente y de
Dirección de Control y Seguimiento IDECOAS-FHIS.
Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS.
Secretaría de Educación
Instancia técnica municipal/intermunicipal (UTM/UTI).
Toda en su conjunto
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría Social (CCS)
Capacitador de la Comunidad
Asesor Técnico Residente
Supervisor Externo
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Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
capacitación actuando.
Identificación de actividades importantes.
Organización de la mano de obra.
Segundo bloque de capacitación iniciado.
3ta. Asamblea
8. Ejecución del
Proyecto:
Obra física en Ejecución.
CEP y CCS trabajando
Supervisión Docente y Capacitador, Auxiliar Contable, Maestro de Obra laborando.
4ta. Asamblea
Dirección de Control y Seguimiento.
Inspector/a y Supervisor/a
Supervisor/a Social
Secretaría de Educación
Instancia técnica municipal (UTM/UTI).
Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
Comité de Contraloría Social (CCS)
Consejo Municipal de Desarrollo (COMDE)
Capacitador de la Comunidad
Maestro de Obra
Supervisión
9. Terminación de la
Obra:
Aprobación de la Obra y elaboración del acta de cumplimiento de los acuerdos realizados en la “Consulta”.
Obra física terminada.
SE recibe la obra. Plan de
mantenimiento acordado por la comunidad y la municipalidad. Aprobación de la Asamblea para
Dirección de Control y Seguimiento.
Inspector/a y Supervisor/a
Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS.
Secretaría de Educación
Instancia técnica municipal (UTM/UTI).
Comunidad Educativa
Gobierno Escolar
Consejos territoriales (MASTA)
Organización Responsable del Mantenimiento (ORMA)
Consejo Municipal de Desarrollo
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Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
que se inicie el proceso de traslado de fondos a una nueva cuenta bancaria Municipalidad/ORMA, exclusiva para el Mantenimiento del CE.
Segundo bloque de capacitación terminado.
5ta. Asamblea
(COMDE)
10. Inicio de la
Operación y
Mantenimiento y
Monitoreo Ex-post:
Comité electo y funcionando.
Plan de Mantenimiento Aprobado por la SE.
Proyecto finiquitado.
Seguimiento de uno a dos años después del cierre del proyecto, para validar las medidas establecidas que conlleven a su adecuado uso y mantenimiento.
Reforzamiento a la ORMA
Tercer bloque de capacitación impartido.
Dirección de Control y Seguimiento.
Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS.
Secretaría de Educación
Instancia técnica municipal (UTM/UTI) cuando actúan en calidad de aporte local.
Organización Responsable del Mantenimiento (ORMA)
Gobierno Escolar
Comunidad Educativa
Consejo Municipal de Desarrollo (COMDE)
Capacitador (Según requerimiento)
