MANUAL DE TRACK (Seguimiento)...Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward / Adelante” que proveen los navegadores o la tecla

SADE Track – Manual de Usuario

Dirección General de Gestión Documental – SECLYT Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua [email protected]

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MANUAL DE TRACK (Seguimiento)

Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua



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En el marco de la política de modernización de la Administración Pública se han implementado en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires diversos proyectos orientados a la paulatina y progresiva incorporación de tecnologías a los trámites, expedientes, documentos y procedimientos de modo de dotarlos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad para su control.

El Sistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE – es un sistema

integrado de generación, identificación, certificación electrónica, resguardo, seguimiento y registración de movimientos de todos los expedientes y otras actuaciones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

SADE Track (Seguimiento) es un módulo de caratulación y registración de movimientos de expedientes y otras actuaciones en soporte papel.

El Decreto Nº 589/09 establece el marco normativo del Sistema de Administración e Documentos Electrónicos denominado SADE. La Resolución Nº 130-SECLYT-14 Aprueba el "Reglamento para la Gestión de Actuaciones Administrativas". Define expediente, presentación a agregar, giro documental y el procedimiento de foliatura para cada tipo de actuación. Identificación de las actuaciones por su número SADE. Especifica las operatorias de compaginación de expedientes, agregación, incorporación, desglose y reconstrucción. Los expedientes en soporte papel se archivan según el plazo y organismo de guarda establecidos en el Anexo I de la Resolución Nº 335/SECLYT/14. La Resolución Nº 191-SECLYT-14 Aprueba el “Procedimiento de Depuración de Expedientes en Soporte Papel”. La Resolución Nº 335-SECLYT-14 Aprueba el nomenclador de tratas, tiempo de guarda y lugar de archivo para expedientes en soporte papel. Deroga la Resolución N° 13-SECLyT-12.



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Índice 1 – Introducción .............................................................................................................................. 4

1.1 – Descripción general ............................................................................................................ 4

1.4 – Glosario .............................................................................................................................. 8

1.5 – Plataforma SADE ............................................................................................................... 9

2.1 – Acceso al módulo ............................................................................................................. 12

2.2 – Caratulación ..................................................................................................................... 15

2.2.1 – Caratulación de Actuaciones ..................................................................................... 15

2.2.1.1 - Expediente Interno .............................................................................................. 15

2.2.1.2 - Expediente Externo ............................................................................................. 17

2.2.1.3 – Caratulación de otras actuaciones ...................................................................... 19

2.2.1.4 – Búsqueda de carátulas ....................................................................................... 21

2.2.2 - Control de Expedientes .............................................................................................. 25

2.2.3 - Reimpresión carátula ................................................................................................. 29

2.3 – Pases ............................................................................................................................... 32

2.4 – Remito.............................................................................................................................. 37

2.4.1 – Remito ....................................................................................................................... 37

2.4.2 – Reimpresión .............................................................................................................. 41

2.4.3 – Anulación .................................................................................................................. 43

2.5 – Consultas ......................................................................................................................... 46

2.5.1 – Consulta de carátulas ................................................................................................ 46

2.5.2 – Historia de movimientos ............................................................................................ 53

2.5.3 – Comunicaciones oficiales .......................................................................................... 56

2.6 – Cambiar contraseña ......................................................................................................... 60

2.7 – Ayuda ............................................................................................................................... 61

3 – Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI ........................................................ 62



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1 – Introducción

1.1 – Descripción general

SADE Track es un módulo de caratulación y registración de movimientos de expedientes internos, externos y otras actuaciones en soporte papel. Numera en forma correlativa, con esto se eliminan definitivamente los tradicionales “libros rubricados” con los que se registraban y asignaban los respectivos números (conforme Resolución Nº 128/GCABA/MJGGC/SECLYT/2009).

Permite la generación de carátulas de acuerdo a los permisos asignados al usuario. El módulo requiere el control de los expedientes para poder ser destinados hacia otro

sector o repartición, lo que genera la impresión de la carátula correspondiente. Permite la reimpresión de una carátula de expediente, lo que implica volver a visualizar los

datos de la misma, siempre que haya sido controlada. Los expedientes caratulados y las actuaciones creadas se mueven entre los sectores

internos de una repartición o entre reparticiones mediante pases, lo que provoca un registro de movimientos dentro del módulo.

Para efectivizar un pase es necesario generar un remito. La generación del remito gira la actuación o el paquete de actuaciones a la repartición o

sector destino del pase, donde la misma pasa a estar disponible. Se genera un documento imprimible con los datos del remito.

Los remitos pueden ser reimpresos. La reimpresión mantiene la fecha de salida y el

usuario que lo generó originalmente. Además, agrega la fecha de reimpresión. Un remito puede ser anulado en forma total o parcial. El módulo brinda la funcionalidad de consultar actuaciones y movimientos (pases) de

acuerdo a varios criterios de búsqueda.



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1.2 – Recomendaciones

Dado que SADE Track se encuentra dentro de un entorno Web es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de ser utilizado:

Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox versión 31. Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 7, Update (actualización) 65 y

activarlo desde la sección herramientas/complementos del navegador. Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales

digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional. Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward /

Adelante” que proveen los navegadores o la tecla de “Backspace / Borrar” del teclado.

Todos los módulos cuentan con botones o para retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del módulo.

Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del siguiente link: http://ac.buenosaires.gob.ar

Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link: http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf



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1.3 – Tipos de campos En las pantallas que se visualizan en el módulo se distinguen distintos tipos de campos que se completan o seleccionan. A continuación se muestra una lista de los más utilizados. Los datos obligatorios se indican con un asterisco al costado del campo correspondiente. Campo de texto: se completa el dato en el recuadro blanco

Selección de dato: se puede completar el dato y, luego, presionar la tecla de tabulación o

posicionarse en otro campo. Al presionar en la lupa, se despliega una ventana con la lista de opciones disponibles para ese campo.

Permite buscar por palabra y definir entre las opciones o salir sin seleccionar, si se presiona el botón “Cancel”.



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Botón: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botón tiene el nombre de la acción que realiza.

Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en el recuadro que

se encuentra próximo al dato para abrir el calendario.

Se posiciona el mouse en el día seleccionado y se presiona la tecla izquierda. También permite salir sin seleccionar por medio del botón “Cancelar”. Botón de selección (Ejemplo: Interno/Externo)

Permite la selección de un ítem fijo para un campo, si se posiciona el mouse en el nombre o en el selector.



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1.4 – Glosario Carátula: Portada del expediente o actuación que contiene los datos generales de los mismos. Control: Luego de caratulado un expediente, la siguiente tarea es realizar el control, que consiste en constatar que todos los datos cargados en la carátula coincidan con la documentación. Expediente: Constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución. Expediente Externo: Expediente iniciado a solicitud de los particulares. Expediente Interno: Expediente iniciado a solicitud de las Reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Otras Actuaciones: Acción de orden interno en relación a la resolución parcial o total de un trámite, determinada por el grado de competencia de cada repartición en función a la problemática planteada. Su inicio es competencia de las reparticiones del Gobierno de la Ciudad. Pueden ser de los siguientes tipos: carpeta, registro, nota, memorando, oficios judiciales y presentaciones a agregar en expedientes. Pase: Envío de actuaciones a otras reparticiones o a sectores internos de la misma repartición, queda perfeccionado cuando se genera el correspondiente remito. Remito: Instrumento por el cual se valida la transferencia de expedientes y otras actuaciones entre sectores internos o entre reparticiones. Trata: Término utilizado para demandar la definición sucinta del trámite que origina la apertura de un expediente. Es uno de los elementos informativos que integra la carátula. Código de Trata: Referencia exigida para la caratulación de expedientes, que se define de

acuerdo al nomenclador de tratas. Descripción de la Trata: Es una de las demandas informativas incluidas en la solicitud de

caratulación. Surge del nomenclador de tratas, por ejemplo: obras, impuestos, recursos humanos, etc.

Motivo: Breve descripción sobre el tema central de una actuación administrativa. Integra junto a la numeración, sigla de la repartición y el año, los elementos identificativos de este tipo de documentación.

Nomenclador de Tratas: Sistema integrado a partir de la definición de rubros codificados determinados por las tratas: Habilitaciones, Tránsito, Cementerios, etc. Su aplicación es exigida para la caratulación del expediente y su posterior remisión al organismo correspondiente.



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1.5 – Plataforma SADE

SADE EU

CCOO

Notas Memorandos Datos Personales

PSOC Planes Sociales y Subsidios

LOyS Expedientes Electrón. de contrataciones

ARCH Archivo y desarchivo de Expedientes

AFJG Administración firma Jefe de Gobierno

P A P E L

Legajo Único

Legajo elect. RRHH

PF Firmas pendientes

RIB Registro de Identificación de Beneficiarios

Track

Caratulación Pases Remitos Consultas

GEDO Normativa Documentos Oficiales

EE Caratulación Pases Consultas Tramitación a Distancia (TAD)

GUP Gestor único de proveedores

RLM Registro Legajo Multipropósito

TUS

RCE Registro Civil Electrónico



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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los módulos que integran el SADE son los siguientes: TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto 589-09. Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento. CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10. Este módulo inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación, registro y archivo de Notas y Memorandos. GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó por Decreto 765-10. Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficiales necesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que están disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO. EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11. Permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos. La plataforma de Tramitación a Distancia – TAD – se implementa por Decreto 429-13. Crea TAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la plataforma. PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual. LUE – LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. GUP – GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA. RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado. PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.



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LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios. RCE – REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil. RLM – REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades. Algunos ejemplos de Registros Públicos son: - Registro Público de Administradores de Consorcios - Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación - Registro de Guardavidas - Registro de Asistentes Gerontológicos. ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica. AFJG – ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica. EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.



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2 – Descripción

El módulo SADE Track permite la operación de usuarios con diferentes perfiles según los permisos operativos asignados por los Administradores del Sistema.

Los usuarios tendrán permitido el acceso a tareas específicas de carga, modificación, consulta y/o auditoría de la información según los perfiles asignados. Para obtener un usuario corresponde al funcionario de la repartición solicitar al administrador local del sistema la creación de nuevos usuarios.

2.1 – Acceso al módulo

Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección: http://eu.gcba.gob.ar

A continuación se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio Único:

Se accede con el nombre de usuario y clave del SADE. Una vez completados los campos de “Usuario” y “Clave”, se debe presionar en el botón

“Acceder”.

La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio Único:



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A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se permite acceder al presionar la flecha cercana al nombre.

A continuación se muestra la pantalla de inicio de la aplicación:

La pantalla muestra una zona superior donde presenta la opción “Salir” de la aplicación y el nombre del usuario. A continuación, se encuentran las solapas con el nombre de las tareas que están permitidas según el perfil del usuario. Al presionar en cada una de las solapas, se despliega una segunda línea de opciones correspondientes a cada una de las tareas del nivel anterior.



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Para seleccionar una tarea o una opción se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona la tecla izquierda. Debido a motivos de seguridad, el SADE Track dispone de un tiempo determinado hasta que la sesión expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, toda carátula o pase que no hayan sido grabados, perderán sus datos. El módulo requerirá que el usuario acceda nuevamente.



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2.2 – Caratulación Caratulación es el proceso de generación de carátulas de expedientes internos, externos y creación de otras actuaciones. Se permite caratular los diferentes tipos de actuaciones de acuerdo a los permisos que tenga asignado el usuario. El módulo requiere el control de los expedientes para poder ser destinados hacia otro sector o repartición, según el destino que haya sido seleccionado para los mismos. Al controlar un expediente se verifica que los datos ingresados sean correctos. Luego, se genera la impresión de la carátula correspondiente. La reimpresión de carátula se puede realizar después de controlada y permite la visualización de los datos ingresados. La funcionalidad de control es de aplicación única y obligatoria para perfeccionar la carátula de los EXPEDIENTES, tanto internos como externos.

2.2.1 – Caratulación de Actuaciones

2.2.1.1 - Expediente Interno El botón “Nuevo interno” de la pantalla “Caratulación de Actuaciones” permite caratular un expediente interno. Los campos modificables son los que tiene el fondo blanco. Los datos obligatorios para caratular un expediente interno son: En el sector de la pantalla “Trata” seleccionar el “Código” correspondiente al trámite. “Motivo” descripción detallada del trámite iniciado. Repartición o sector interno “Destino”. Cantidad de “Fojas”.



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Una vez completado el ingreso presionar en el botón “Grabar”. El módulo solicitará la confirmación de la acción como muestra la pantalla siguiente. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla anterior de “Búsqueda de Carátulas”.

El botón “Aceptar” muestra la siguiente pantalla que confirma la creación del expediente y proporciona su número de identificación. Asimismo, avisa que el expediente debe ser controlado.



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Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla anterior de “Caratulación de Expedientes”.

El botón “Continuar” regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”. Una vez generado un expediente interno corresponde controlar e imprimir la carátula. Esta acción genera un pase, por lo que luego debe ingresarse en la solapa “Remito” para girar el expediente al destinatario.

2.2.1.2 - Expediente Externo El botón “Nuevo Externo” de la pantalla de “Caratulación de Actuaciones” permite caratular un expediente externo. Los campos modificables son los que tiene el fondo blanco. Los datos obligatorios para caratular un expediente externo son: En el sector de la pantalla “Iniciador Externo” se debe completar

o “Tipo y Nº Documento” del solicitante o “Apellido-Nombre/Razón Social” del solicitante

En el sector de la pantalla “Trata” seleccionar el “Código” correspondiente al trámite. “Motivo” descripción detallada del trámite iniciado. Repartición o sector interno “Destino”. Cantidad de “Fojas”.



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Una vez completado el ingreso presionar en el botón “Grabar”. El módulo muestra la siguiente pantalla que confirma la creación del expediente y proporciona su número de identificación. Asimismo, avisa que el expediente debe ser controlado. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla anterior de “Búsqueda de Carátulas”.

Si se presiona en el botón “Continuar”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.



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Una vez generado un expediente externo corresponde controlar e imprimir la carátula. Esta acción genera un pase, por lo que luego debe ingresarse en la solapa “Remito” para girar el expediente al destinatario.

2.2.1.3 – Caratulación de otras actuaciones La pantalla de “Caratulación de Actuaciones” tiene la opción de crear otros tipos de actuaciones, distintas de los expedientes, al presionar en el botón “Otras Actuaciones”. La siguiente pantalla solicita la “Letra” de la actuación.

Una vez completado o seleccionado el campo “Letra” presionar en el botón “Aceptar” y se mostrará la siguiente pantalla para la carga de los datos de la actuación. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla anterior de “Búsqueda de Carátulas”. Los campos modificables son los que tiene el fondo blanco. Los datos obligatorios para “Otras Actuaciones” son: En el sector de la pantalla “Trata” ingresar el “Motivo” una descripción detallada del trámite

iniciado. Repartición o sector interno “Destino”. Cantidad de “Fojas”.

Existen otros datos obligatorios según el tipo de actuación, por ejemplo en un “OJ” (Oficio Judicial) se deben ingresar los datos del sector “Iniciador de Justicia”.



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Una vez completado el ingreso presionar en el botón “Grabar”. El módulo muestra la siguiente pantalla donde pide la confirmación de la cantidad de fojas de la actuación. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.

Permite la modificación de las fojas. El botón “Aceptar” muestra la siguiente pantalla que confirma la creación de la carátula y proporciona su número de identificación.



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Si se presiona en el botón “Continuar” se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”. La creación de la carátula de una actuación genera un pase por lo que, luego, debe ingresarse en la solapa “Remito” para girar la misma al destinatario.

2.2.1.4 – Búsqueda de carátulas La solapa de “Caratulación” permite la búsqueda de carátulas generadas con anterioridad. Una vez encontrada la actuación permite visualizarla y en caso de ser necesario realizar correcciones de los datos ingresados en la misma. Es importante destacar que sólo se permite la modificación de datos antes de efectuar el remito correspondiente.



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Para iniciar una búsqueda de una actuación se solicita que se ingresen los siguientes datos obligatorios:

• Letra • Año • Nº • Código de Repartición

Una vez completados los datos presionar en el botón “Buscar”, si los datos ingresados son incorrectos el módulo avisará con un mensaje para que se corrijan los mismos. Si los datos son correctos se presenta la pantalla de “Resultado de Búsqueda” que se ilustra a continuación:

La opción de “Detalle” permite la visualización de los datos completos de la carátula. A continuación se muestra la pantalla de detalle de la carátula. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.



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El botón “Corregir” habilita algunos campos para su modificación, que se pueden visualizar con fondo blanco. Esta acción puede realizarse por usuarios que pertenezcan al sector destino del expediente. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.

Una vez realizadas las correcciones presionar en el botón “Grabar”.



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A continuación el módulo solicitará la confirmación de la acción como muestra la pantalla siguiente. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla anterior de “Búsqueda de Carátulas”.

El botón “Aceptar” muestra la siguiente pantalla que confirma la corrección realizada. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla anterior de “Modificar Carátulas”.

Si se presiona en el botón “Continuar”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.



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2.2.2 - Control de Expedientes Luego de caratulado un expediente, la siguiente tarea es realizar el control que consiste en constatar que todos los datos cargados en la carátula coincidan con la documentación. Permite agregar y/o modificar datos en caso de errores u omisiones.

Ingresar a la opción “Control de Expedientes” en la solapa “Caratulación”. En la pantalla que se presenta a continuación, se deben completar los datos solicitados para realizar la búsqueda de las carátulas de expedientes pendientes de control.

Una vez completados los datos presionar en el botón “Buscar”. Si los datos ingresados son incorrectos, el módulo avisará con un mensaje para que se corrijan los mismos. Si los datos son correctos, se presenta la pantalla de “Resultados de Búsqueda” que se ilustra a continuación. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.



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En la pantalla se visualizan todos los expedientes pendientes de control para la repartición, sector y rango de fechas seleccionados. La opción de “Detalle” permite la visualización y corrección de los datos de la carátula. Los campos con fondo blanco son los habilitados para modificar. A continuación se muestra la pantalla de detalle de la carátula. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.

El botón “Controlar” solicita la confirmación de la acción, como muestra la pantalla siguiente.



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Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Resultados de la Búsqueda”.

El botón “Aceptar” el módulo avisa que el expediente fue controlado. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Expedientes”.

El botón “Imprimir” genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” la carátula o “Guardar archivo”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Expedientes”.



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Si se selecciona el botón “Aceptar”, se visualiza la carátula. Para imprimirla, se debe presionar en el dibujo de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Expediente Controlado”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Expediente Controlado”.



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2.2.3 - Reimpresión carátula El módulo permite la reimpresión de una carátula. Para ello, se debe ingresar a la opción “Reimpresión Carátula” en la solapa “Caratulación”. En la pantalla que se presenta a continuación, se deben completar los datos para realizar la búsqueda del expediente y la reimpresión de la carátula.

Una vez completados los datos presionar en el botón “Buscar”. Si los datos ingresados son incorrectos el módulo avisará con un mensaje para que se corrijan los mismos. Si los datos son correctos se presenta la pantalla de “Resultados de Búsqueda” que se ilustra a continuación:



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La opción de “Detalle” permite la visualización de los datos completos de la carátula. La opción de “Reimpresión” genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” la carátula o “Guardar archivo”. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla de “Búsqueda de Carátulas”.

Si se selecciona el botón “Aceptar”, se visualiza la carátula. Para imprimirla se presiona en el ícono de la impresora o se ingresa en la opción “Archivo” y, luego, “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.



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Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.



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2.3 – Pases La solapa “Pases” se utiliza para generar movimientos de actuaciones o paquetes de actuaciones entre sectores internos o reparticiones. Un pase será interno cuando el paquete de actuaciones sea enviado dentro de la misma Repartición. En cambio será externo si el pase se realiza entre Reparticiones. Se permite generar un pase con las actuaciones o paquetes de actuaciones existentes en el sector del usuario productor. Se puede modificar la composición de estos paquetes. El pase queda perfeccionado cuando se genera el correspondiente remito.

Los estados posibles de los “Pases” son los que a continuación se describen: “DES” (Deshabilitado): El pase de la actuación fue grabado, el remito fue generado y,

posteriormente, se grabaron otros pases para la misma actuación. Por esta última razón, este pase se encuentra deshabilitado tanto para anular el remito que integra, como para ser editado o eliminado.

“HAB” (Habilitado): El pase de la actuación fue grabado pero aún no se ha generado un remito para el mismo. Por esta razón no se han registrado movimientos posteriores y este se encuentra habilitado para ser editado o eliminado.

“GIR” (Girado): El pase de la actuación fue grabado, el remito ha sido generado y no posee pases posteriores. Este movimiento puede ser editado o eliminado siempre que antes se anule el remito que se encuentra asociado al mismo.

De acuerdo con lo descripto, los estados “HAB” o “GIR” corresponden al último pase realizado. Se permite modificar o eliminar el último movimiento. En el caso de que el pase se encuentre en estado “GIR”, se debe anular el remito para efectuar cualquier cambio. Para buscar la actuación sobre la que se desea generar un pase se debe ingresar obligatoriamente: Tipo de actuación Año de creación Número de actuación Repartición que la originó



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Si se presiona en el botón “Buscar”, la aplicación devuelve el último pase que se realizó a la actuación seleccionada como se presenta en la siguiente pantalla. En el caso en que el pase se realice sobre una actuación anterior a la implementación del SADE Track y no esté cargada, el módulo habilita el botón “Nuevo” para permitir la carga de dicha actuación y luego seguir con la tarea.

Los pases pueden combinar diferentes actuaciones incorporables o agregables.



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Las actuaciones incorporables son aquellas que se unen al pase sin perder su foliatura. Las actuaciones agregables son las que se añaden a otra y pierden su foliatura, que se suma a la foliatura de la actuación seleccionada. Si se presiona en “Incorporaciones” en el sector “Estructura de Pase”, se desplegarán las identificaciones de las actuaciones contenidas en el mismo. Al presionar sobre una actuación, muestra el detalle sobre la derecha de la pantalla. El botón “Cargar” se habilita cuando el usuario se encuentra en el sector destino del pase con su remito correspondiente. Para confeccionar el pase presionar en el botón “Cargar” de esta manera se habilitan los botones verticales del sector “Estructura de Pase” y los campos del sector “Repartición Destino”. Para realizar el pase de una actuación sin incorporar ni agregar otras actuaciones, completar el destino y presionar en el botón “Grabar”. Para realizar una incorporación, una vez habilitado el sector de “Estructura de Pase”, presionar en “Incorporaciones” y luego en el botón “Incorporar” del sector de los botones verticales. Para agregar una actuación, una vez habilitado el sector de “Estructura de Pase”, presionar en “Incorporaciones”, seleccionar la actuación a la que se agregará otra y luego presionar en el botón “Agregar” del sector de los botones verticales. Para extraer una actuación incorporada de un pase, una vez habilitado el sector de “Estructura de Pase”, presionar en “Incorporaciones”, seleccionar la actuación que se extrae y luego presionar en el botón “Desglosar” del sector de los botones verticales. El botón “Editar” del sector de botones verticales permite visualizar la actuación e ingresarle datos adicionales a la misma. Para realizar esta tarea debe estar habilitado el sector “Estructura de Pase”, presionar en “Incorporaciones”, seleccionar la actuación y luego presionar en el botón “Editar”, previa a la incorporación, agregación o desglose de la misma. Tanto para incorporar, agregar, desglosar o editar una actuación se ingresan los datos de la misma en la pantalla de “Datos Incorporación / Agregación / Desglose”. El modulo permite eliminar un pase con el botón “Eliminar”. Luego confirma la eliminación del pase. Si se presiona en el botón “Volver”, se regresa a la pantalla inicial de “Pases”. En la siguiente pantalla, se deben ingresar los datos de la actuación a incorporar, agregar o desglosar.



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El botón “Buscar” muestra el detalle de la actuación, como ilustra la siguiente pantalla. El botón “Cancelar” regresa a la pantalla anterior de “Pases”. Si se presiona en el botón “Aplicar”, se realiza la incorporación, agregado, desglose o edición de la actuación.

Si se presiona el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla anterior de “Pases”.



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El botón “Aplicar” realiza la incorporación, agregado, desglose o edición de la actuación y vuelve a la pantalla anterior de “Pases”, para mostrar el resultado de la tarea.

Una vez completado el pase presionar en el botón “Grabar” para finalizar la tarea. Si se desglosó una actuación, luego de presionar en el botón “Grabar”, se debe rescatar la actuación desglosada del sector DXM realizando un pase hacia el sector del usuario productor. La pantalla siguiente muestra el mensaje del módulo que confirma el pase.

Si se presiona en el botón “Continuar”, se regresa a la pantalla inicial de “Pases”.



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2.4 – Remito El Remito es el instrumento por el cual se valida la transferencia de expedientes y otras actuaciones entre sectores internos o entre reparticiones. Es la operación que marca el final de las tareas realizadas sobre una actuación. Debe generarse el remito (obtener su número) de todas las actuaciones caratuladas o giradas desde el sector interno o la repartición para que quede perfeccionado el correspondiente pase y se habilite la posibilidad de registrar sucesivos pases. La solapa “Remito” tiene las opciones de “Remito”, “Reimpresión” y “Anulación” que se describen a continuación.

2.4.1 – Remito Luego de realizada la caratulación o el pase de actuaciones, tanto con destino interno como externo, es necesaria la generación del remito en el módulo, para habilitar cualquier operación posterior con la actuación. En la siguiente pantalla se deben ingresar los datos solicitados para que el módulo muestre las carátulas y pases pendientes de realizar el remito generados en una fecha, por defecto es la fecha del día. Si se requiere confeccionar remitos con fecha anterior al día de la fecha, modifique o seleccione el campo correspondiente. También se debe seleccionar el destino del pase.

El botón “Consultar” despliega en la pantalla el resultado de la búsqueda que indica la cantidad de actuaciones a remitir.



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La opción “Detalle” despliega, en el sector derecho de la pantalla, el listado de las actuaciones a remitir para seleccionar las que integrarán el remito.

Presionar en el cuadrado que se encuentra a la derecha de los datos de la actuación para seleccionarla. El botón “Seleccionar Todo” marca todas las actuaciones que se muestran. El botón “Borrar Selección” desmarca las selecciones realizadas. El botón “Generar” crea un nuevo remito, previa solicitud de confirmación, como muestra la pantalla siguiente.



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El botón “Aceptar” confirma la creación del remito con las actuaciones seleccionadas. Luego, el módulo informa el número de remito generado, como muestra la siguiente pantalla. El botón “Cancelar” suprime la generación en curso y regresa a la pantalla de “Buscar Remito”.

El botón “Imprimir” genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” el remito o “Guardar archivo”. Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla de “Buscar Remito”.



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Si se presiona en el botón “Aceptar”, se visualiza el remito con las actuaciones seleccionadas. Para imprimirlo, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. El botón “Cancelar” suprime la acción en curso y regresa a la pantalla de “Buscar Remito”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Buscar Remito”.



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2.4.2 – Reimpresión El módulo SADE Track posibilita la emisión de una o mas copias de un remito ya generado. La opción “Reimpresión” de la solapa “Remito” presenta la siguiente pantalla en la que se solicitan los datos para la búsqueda del remito a reimprimir.

En caso de no conocer el número de remito, el módulo permite realizar la búsqueda al presionar en el botón “ ? ” que se encuentra próximo al número de remito. Una vez completados los datos, presionar en el botón “Consultar”. Se presenta la pantalla que se ilustra a continuación, en la que muestra el contenido del remito.



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El botón “Reporte” genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” el remito o “Guardar archivo”.

El botón “Aceptar” permite visualizar el remito a reimprimir con las actuaciones seleccionadas. Para imprimirlo, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Reimprimir Remito”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Reimprimir Remito”.



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2.4.3 – Anulación El módulo permite anular remitos ya generados, siempre que las actuaciones no hayan tenido pases posteriores, es decir el estado del pase debe ser “GIR”. La anulación del remito puede ser total, es decir todas las actuaciones que integran el remito, o parcial, si solo se quitan algunas actuaciones. Luego de anulado el remito, se pueden editar o eliminar las actuaciones que lo integraban. La siguiente pantalla muestra dos botones para realizar la búsqueda del remito a anular, “Por Actuación” o “Por Nro de Remito”.

El botón “Por Actuación” presenta la siguiente pantalla, en la que se deben ingresar los datos de alguna de las actuaciones contenidas en el remito a anular.



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El botón “Por Nro de Remito” presenta la siguiente pantalla, en la que se deben ingresar los datos del remito a anular.

Una vez completados los datos, presionar en el botón “Consultar” y se presenta la siguiente pantalla, en cuyo sector inferior se muestra la lista de las actuaciones que integran el remito.



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Para anular las actuaciones, se las debe tildar en el recuadro de la columna “Seleccionar”. El botón “Seleccionar” marca todas las actuaciones para ser anuladas. El botón “Borrar” desmarca las actuaciones seleccionadas para anular. Finalizada la selección de actuaciones, presionar en el botón “Anular” para ejecutar la acción. Luego de realizar la acción de anular el módulo solicita la confirmación de la misma como ilustra la siguiente pantalla.

Si se presiona en el botón “Aceptar”, se regresa a la pantalla de “Buscar Remito”.



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2.5 – Consultas

2.5.1 – Consulta de carátulas La opción “Consulta de Carátulas” de la solapa “Consultas” permite la búsqueda de actuaciones a partir de los datos ingresados en la carátula. Es importante destacar que las búsquedas se realizan sobre todas las carátulas registradas en el módulo, en forma independiente de la repartición a la que pertenezca el usuario que efectúa la consulta. Una forma de consultar es contar con la identificación completa de la actuación.

Se ingresan letra, año, número y repartición. En este caso, no se requiere rango de fechas para la búsqueda, ya que se cuenta con la identificación completa de la actuación. Si no se cuenta con la identificación completa de la actuación a consultar, el módulo permite múltiples búsquedas a partir de los datos que se conozcan de la actuación. Se ingresan los datos conocidos en uno o más grupos de datos de la pantalla. Recuerde que la búsqueda será más rápida y los resultados más precisos, si aporta la mayor cantidad de datos disponibles. A continuación se detallan los campos más utilizados para las búsquedas: Letra: identifica el tipo de actuación Año: de la actuación Número: de la actuación Repartición: en la que se generó la actuación Repartición usuario: en la que se generó la actuación Secuencia: número de secuencia que identifica la actuación Fecha desde: inicio del rango en que se estima que se caratuló la actuación Fecha hasta: fin del rango en que se estima que se caratuló la actuación



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Una vez ingresados los datos de la búsqueda, presionar en el botón “Buscar” y devolverá las actuaciones que cumplan con las condiciones requeridas en la selección. Si se ingresa la identificación completa de la actuación, muestra la pantalla de detalle. A continuación, se muestra la pantalla en la que se visualiza la lista de actuaciones encontradas que cumplen las condiciones ingresadas.

La opción “Detalle” permite visualizar los datos de la actuación seleccionada, como muestra la siguiente pantalla. La opción “Historial” remite a la pantalla “Consulta Historia de Movimientos”, que se presentará más adelante.



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El botón “Generar PDF” permite obtener una lista del resultado de la búsqueda en formato PDF, se presenta la secuencia de pantallas después de “Consulta Historia de Movimientos”. Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Consulta de Carátulas”.

Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Resultados de Búsqueda”.



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Consulta Historia de Movimientos La siguiente pantalla permite visualizar el recorrido de la actuación seleccionada.

La opción “Detalle” permite visualizar los datos de la actuación seleccionada en el sector derecho de la pantalla como se muestra a continuación. La opción “Historial” permite visualizar en detalle el registro de las acciones realizadas sobre la actuación seleccionada, como muestra la pantalla de “Historia de Movimientos - Detalles”. El botón “Generar PDF” permite obtener una lista de la historia de movimientos en formato PDF. Se presenta la secuencia de pantallas después de “Historia de Movimientos - Detalles”. Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.



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Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.

Historia de Movimientos – Detalles

Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Consulta Histórica de Movimientos”. Generar PDF de historia de movimientos

El botón “Aceptar” permite visualizar la historia de movimientos. Para imprimirla, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”.



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Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Consulta Historia de Movimientos”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Consulta Historia de Movimientos”.



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Generar PDF de resultados de búsqueda de carátulas

El botón “Aceptar” permite visualizar el resultado de la búsqueda. Para imprimirla, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.

Una vez completa la acción, regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.



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2.5.2 – Historia de movimientos Para realizar una consulta histórica de movimientos de una actuación se deben ingresar letra, año, número y repartición.

El botón “Buscar” presenta la historia de los movimientos para la actuación solicitada, en la siguiente pantalla se visualizan los datos de la misma.

La opción “Detalle” permite visualizar los datos de la actuación seleccionada en el sector derecho de la pantalla como se muestra a continuación. La opción “Historial” permite visualizar en detalle el registro de las acciones realizadas sobre la actuación seleccionada, como muestra la pantalla de “Historia de Movimientos - Detalles”.



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El botón “Generar PDF” permite obtener una lista de la historia de movimientos en formato PDF. Se presenta la secuencia de pantallas después de “Historia de Movimientos - Detalles”. Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla de “Resultados de Búsqueda”.

Consulta Historia de Movimientos - Detalles

Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla de “Consulta Historia de Movimientos”.



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Generar PDF de historia de movimientos

El botón “Aceptar” permite visualizar la historia de movimientos. Para imprimirla, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla de “Consulta Historia de Movimientos”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Consulta Historia de Movimientos”.



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2.5.3 – Comunicaciones oficiales SADE Track permite, desde la solapa de “Consultas”, consultar “Comunicaciones Oficiales”. Es posible consultar comunicaciones oficiales con tres criterios de búsqueda. Para consultar por “Caratulación” se deben ingresar en forma obligatoria los siguientes datos: Letra: identifica el tipo de actuación Año: de la actuación Número: de la actuación Repartición: en la que se generó la actuación

Otra forma de consulta es “Rango de Fecha”, para iniciar la búsqueda se debe presionar en la opción y, luego, completar las fechas, desde-hasta. Este tipo de búsqueda mostrará todas las comunicaciones oficiales en las que el usuario esté involucrado y tengan fecha dentro del rango solicitado. Para consultar por “Referencia” se debe presionar en la opción y, luego, ingresar una o varias palabras que figuren en el motivo de la comunicación oficial. Se realizará la búsqueda en todas las comunicaciones oficiales en las que el usuario esté involucrado.

Una vez ingresados los datos solicitados para la opción de búsqueda deseada presionar en el botón “Buscar”. Se presentará la siguiente pantalla con el resultado de la búsqueda.



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La opción “Ver CO Original y Copias” muestra el detalle de la comunicación oficial, como ilustra la pantalla siguiente. La opción “Historial” permite visualizar la ruta de la comunicación oficial. La pantalla que ilustra esta opción se encuentra después de la impresión de la comunicación oficial.

El botón “Visualizar” genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” la comunicación oficial o “Guardar archivo”. Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.



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El botón “Aceptar” permite visualizar la comunicación oficial. Para imprimirla, presionar en el ícono de la impresora o entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. Si se presiona en el botón “Cancelar”, se regresa a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.

Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Comunicaciones Oficiales”.



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Ruta de la comunicación oficial

Si se presiona en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.



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2.6 – Cambiar contraseña La solapa “Cambiar contraseña” permite el cambio de clave para ingreso al módulo.

Una vez ingresados los datos solicitados, presionar en el botón “Grabar” y se presentará la siguiente pantalla de confirmación del cambio de contraseña.

Pasados unos segundos se presenta la pantalla de ingreso al módulo SADE Track para acceder con la nueva contraseña.



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2.7 – Ayuda La solapa de “Ayuda” permite visualizar los datos de la Mesa de Ayuda de SADE Track. Para cualquier consulta se recomienda enviar un mail con los datos de la misma y un número telefónico de contacto.



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3 – Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y la Administración Central del SADE para la resolución de inconvenientes y consultas referidos al Sistema. El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se pueden seguir las respuestas con el número de ticket obtenido. El sitio cuenta con un espacio “Base de Conocimientos” donde se encuentra información útil para el uso adecuado del SADE.

Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:

sadesoporte.gcba.gob.ar

A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:

El campo “Haga una pregunta” permite buscar en la “Base de Conocimientos” temas de

interés para el usuario. Al presionar en el botón “Enviar un ticket” se muestra la siguiente pantalla en la que se

deberán completar los datos solicitados.



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Campos obligatorios Apellido y Nombre: del solicitante. E-mail: del solicitante. Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere el

ticket. Usuario SADE: del solicitante Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante. Repartición: desplegable donde se debe seleccionar la Repartición donde pertenece el

solicitante. Sector: donde pertenece el solicitante. Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la

consulta. Tema: asunto del ticket. Detalle: descripción detallada del reporte.

Información adicional Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el

inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.



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Una vez que se completan los datos, presionar en el botón “Enviar ticket”. Se recibe por e-mail la confirmación del envío del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con el número asignado.



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Si se presiona en “Visualizar su ticket” muestra el detalle del mismo.

Al presionar en el botón “Ver tickets existentes” de la pantalla de “Inicio”, se puede solicitar el código del ticket a consultar.

La opción “¿No recuerda el ID de seguimiento?” permite obtener vía mail los códigos de los tickets pendientes. Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la Mesa de Ayuda. Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón “Ver ticket”.



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Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en “Marcar como resuelto”. De lo contrario se puede continuar la comunicación a través del campo “Detalle” en la zona de la pantalla “Añadir respuesta”. Aclaración: Pasados 7 días de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no registrarse movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de “resuelto”.

Documents

MANUAL DE TRACK (Seguimiento)...Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward / Adelante” que proveen los navegadores o la tecla