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Abril, 2017

Módulo de la Agenda de Consulta Externa

DIRECCIÓN DE FINANZAS

Subdirección de Aseguramiento de la Salud

Sistema de Información Médico Financiero SIMEF

Introducción:

El presente manual describe los procedimientos a seguir en el módulo de Consulta, para el siguiente procedimiento, en el Sistema de Información Médico Financiero (SIMEF):

• Concertación de citas médicas: ya sean generales o de especialidad, mediante el apartado de Agenda de Consulta Externa.

Asimismo, se incluyen diversos reportes relacionados a la información que se deriva dicho procedimiento, para los tres niveles de servicio del ISSSTE. Tanto la Agenda de Consulta Externa como el nuevo Informe Diario de Labores del Médico, en el SIMEF, forman parte de las acciones que el Instituto en materia de tecnología, ha implementado para dar cumplimiento a lo establecido en la Estrategia Digital Nacional, en el rubro de Salud Universal y Efectiva, emprendida por el Gobierno Federal, así como en otras disposiciones oficiales al respecto, así como para dar cumplimiento a lo establecido en la NOM-024-SSA3-2012 y la NOM-004-SSA3-2012 El objetivo de la creación del módulo de la Agenda de Consulta Externa en el SIMEF, es contribuir a mejorar la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios de salud, evitando los diferimientos y rezagos en el servicio de consulta externa, generando una mayor organización entre los servicios de Admisión, Archivo clínico y Consulta así como contar con criterios homogéneos para que todas las Unidades Médicas (UM) dispongan de los mecanismos mínimos indispensables para el desempeño de sus funciones, así como la confiabilidad en sus registros de información.





1. Registro del Personal Médico en Catálogo: Antes de iniciar con la captura, ya sea en la Agenda de Consulta Médica o en el Informe Diario de Labores del Médico, es necesario dar de alta a todos los médicos en cuyo horario de servicio se encuentre el otorgamiento de consulta (externa y hospitalaria), dentro del Catálogo de Médicos del SIMEF, el cual, está disponible siguiendo la siguiente ruta:

Enseguida se desplegará el monitor en el cual se dará de alta a los médicos con su horario de labores por día y hora, que cuenten con actividades de consulta y cirugía. Cabe mencionar que, aunque dicho monitor ya existía previamente, se incluyeron nuevos campos: tal como la segmentación entre la distribución de horas asignadas a Consulta y horas asignadas a Cirugía. Es requisito indispensable la captura del horario del médico por día y hora, de lo contrario, no podrá hacer uso de las herramientas en el presente módulo:





Una vez que se inicia la captura de la información del médico en cuestión, al llegar al nuevo apartado, tendrá que seleccionar de manera manual los días de la semana que el médico laborará, así como el horario de la distribución de sus actividades para cada día, repartidas entre los servicios de consulta y cirugía:

En cuanto se seleccionan los días de la semana, de inmediato se activan las celdas para seleccionar los horarios, tanto matutinos como vespertinos; se iniciará con la columna titulada “Desde”, haciendo click en la celda respectiva para seleccionar la hora a la que iniciará sus actividades, posteriormente seleccionará de la columna titulada “Hasta”, la celda correspondiente para señalar la hora en la que concluirá. Enseguida seleccionará en la columna “Intervalo”, el lapso de duración entre las consultas que otorgará. Lo mismo se realizará sucesivamente para cada uno de los días de la semana, tanto en la pestaña de Consulta como en la de Cirugía:





Una vez que se ha capturado la información y horario del médico se dará click en el botón “Guardar” y el sistema de inmediato cancelará las celdas para evitar ser modificadas y hará click en el botón “Salir” y con ello se dará por terminado el registro del horario del médico.





2. Agenda de Consulta Médica:

Ingresar al SIMEF con su usuario y contraseña. En el Menú principal, escoger el servicio “Consulta” y en el submenú seleccionar la opción “Agenda de Consulta Médica”, como se muestra:

Una vez seleccionado, aparecerá la pantalla principal, en la cual, se deberá capturar la información referente a 5 apartados:

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1. Unidad Médica

Este apartado describe los datos de la unidad médica en la que se está registrando la consulta, el sistema los traerá automáticamente: • Clave presupuestal: Describe la clave de la unidad médica. • Entidad: Estado de la república en el que se ubica la unidad médica. • Nombre: Nombre de la unidad médica. • Fecha actual: Indica la fecha actual en la que se está registrando la atención. • Horario de la cita: el sistema la genera automáticamente una vez que se genera la cita médica

y se selecciona un horario en específico. 2. Derechohabiente

En este apartado se registran los datos personales del paciente, ingresando su número de Expediente y Tipo de derechohabiente, el sistema automáticamente traerá los datos personales, siempre y cuando se encuentre dado de alta en SIPE; además se incluyen 3 nuevos apartados: Télefono, No. Celular e E-mail, ya que en un futuro se planea ligar estos campos de tal manera que el SIMEF envíe un MSM al teléfono celular y/o un correo al derechohabiente para recordarle de su cita o bien para notificarle de algún cambio en ella, si es que lo hubiese. Si el paciente pertenece a otra delegación o estado pero está siendo atendido en nuestra unidad médica, existe la opción “Foraneo”:

3. Tipo de Consulta

En este apartado se selecciona y registra si la consulta es de primera vez o subsecuente, así como la asignación del número de consultorio al que acudirá el paciente cuando asista, en el caso de la consulta de primera vez. Si se trata de una consulta subsecuente, el sistema precargará el número de consultorio de acuerdo a los anteriores registros de las consultas del derechohabiente:

4. Agenda

Este apartado constituye la parte más importante del módulo, pues es donde se registrará la información referente al médico que otorgará la consulta, el paciente que la recibirá, así como la fecha y hora en que sucederá. Incluye los siguientes campos:

• Médico (Empleado): ingresar el número de empleado del médico que otorgará la consulta.





• Nombre: ingresar el nombre del médico que otorgará la consulta. • Servicio: ingresar la clave del servicio que se trate. • Descripción: nombre del servicio que se trate.

• Botón Si fuese el caso en el que un derechohabiente requiere

agendar una cita con su médico lo más pronto posible, podrá agendarse la cita mediante éste botón, de esa manera el sistema buscará la cita más inmediata de acuerdo al médico y/o servicio de que se trate:

El sistema mostrará un aviso, donde notificará la fecha y hora más próxima encontrada; si no se desea aceptar la fecha sugerida por el sistema, puede proceder a cerrar la ventana y realizar la selección de la fecha de manera manual mediante el calendario. Si el derechohabiente está de acuerdo con la opción que el sistema muestra, procederá a hacer click en el botón “OK”, tal como se muestra a continuación:





Posteriormente, se mostrará en pantalla los horarios disponibles en la agenda y únicamente resaltado en color gris, la opción que fue sugerida por el sistema:

Enseguida hará click sobre la opción sombreada para que el sistema pueda generar el registro, tal como a continuación se muestra:

Posteriormente, hará click al botón “Guardar”, para que el sistema genere el folio de la consulta.





• Botón Mediante los botones de “izquierda” a “derecha”, la persona de ventanilla podrá consultar las fechas y horarios disponibles en la agenda del médico de acuerdo al día que se desee concertar la cita.

• Calendario:

o Si la

o Si la casilla del día en que el paciente desea concertar la cita aparece en color verde, significa

que existe disponibilidad en la agenda del médico en cuestión:

o Si la casilla del día en que el paciente desea concertar la cita aparece en color amarillo,

significa que existe disponibilidad limitada:

De manera directa y mediante un click en el día que se desee agendar, se podrá seleccionar la fecha para cita que se desee agendar. Asimismo, el calendario muestra una semaforización para cada día del mes, la cual irá cambiando de color de acuerdo con la disponibilidad de consultas del médico en cuestión.





o Si la casilla del día en que el paciente desea concertar la cita aparece en color rojo, significa que solamente existe una cita disponible o bien, ninguna:

• Citas disponibles: es una tabla, donde se muestra la información de la agenda del médico o

servicio, según el criterio que opte, así como la disponibilidad de horario (s) con la que cuenta(n) el(los) médico(s). Los apartados que muestra son:

o Horario de la cita

o Expediente

o Nombre del derechohabiente

o No. de consultorio.

Primeramente y de manera manual, se ingresará el número de empleado del médico o bien, por su nombre (binoculares); si se opta por capturar el número de empleado del médico, se cargarán sus datos de manera automática, tanto en el apartado de “Médico”, como en el de “Servicio”. Posteriormente se seleccionará la fecha, ya sea mediante el botón o bien, mediante el calendario. Una vez seleccionado el día, de inmediato se desplegaran los horarios de la agenda del médico en cuestión, tal como se muestra a continuación:

Enseguida, proceda a seleccionar la hora de la cita y automáticamente se cargarán con su información respectiva los demás campos de la tabla. Una vez seleccionado el día y la hora, el sistema cargará automáticamente los datos del siguiente y último apartado:





5. Cita Médica Agendada

Consta de tres campos, Folio, Fecha y Hora, de los cuales, dos de ellos se precargan una vez que se selecciona la fecha y hora de la consulta; el tercer campo, Folio, es generado por el sistema de manera automática, una vez que se guarda el registro:

Una vez capturada la información de los 5 apartados antes mencionados, se procede a guardar el registro con el botón “Guardar”, en seguida, el sistema enviará una confirmación respecto del registro de la cita, asimismo, incluirá el número de folio asignado

El número de folio, está constituido de la siguiente manera:

o Las iniciales de Agenda Médica: AM. o La fecha, iniciando por el año: 16-10-22. o Cuatro dígitos para la numeración consecutiva: 0001, 0002, etc. o Se hará click en “OK” para finalizar la captura y registro de la cita.

Se hará click en “OK” y enseguida el sistema enviará otra ventana con la opción para realizar la impresión del comprobante de la cita agendada:





Seleccionará la opción “Yes” si se desea imprimir el comprobante y enseguida, aparecerá una ventana con las opciones de los formatos de archivos para realizar la impresión.

Seleccionará la opción “No” si no se desea realizar la impresión y enseguida, el sistema enviará una ventana de confirmación respecto del registro de la cita:

Y con ello finalizará la captura y registro de la cita.





Reagendar cita y Transferir cita.

Reagendar cita:

Una vez que se agenda una cita, si el derechohabiente desea hacer alguna(s) modificación(es) al respecto, hará click en el botón “Reagendar cita”, ubicado en el menú superior derecho de la Agenda de Consulta:

Enseguida el sistema enviará la siguiente ventana, en la cual ingresará el No. de folio de la cita a modificar y enseguida el sistema cargará la información del derechohabiente y tipo de consulta; cabe mencionar que sólo se podrá(n) realizar cambio(s) únicamente en los apartados “Tipo de Consulta” y “Agenda”.





Para modificar la información de la cita, deberá ingresar la clave del médico para que el sistema cargue la información. Seleccionará en el calendario la fecha de la consulta y en la tabla de “Citas disponibles” aparecerán los horarios y registros existentes, a continuación seleccionará el nuevo horario, si lo que se desea es cambiar la hora, tal como a continuación se muestra:

Una vez realizados los cambios, se hará click en el botón “Modificar” para que queden registrados, a continuación el sistema mandará un aviso de confirmación:





Al hacer click en “OK”, enseguida el sistema enviará otra ventana con la opción para realizar la impresión del comprobante de la cita agendada:

Seleccionará la opción “No” si no se desea realizar la impresión y enseguida, el sistema enviará una ventana de confirmación respecto del registro de la cita:

Con esto quedará guardará la modificación y a continuación se cerrará la pantalla.





Transferir cita:

La transferencia de cita se realizará cuando por alguna razón el médico al cual le fue agendada la cita no pueda atenderla. Para ello, se seleccionará el botón “Transferir cita” en el menú superior derecho de la pantalla de la “Agenda de Consulta Médica”:

El sistema mostrará la siguiente pantalla, la cual, consta de dos tablas:

A continuación, deberá ingresar la fecha de las citas que va a trasferir y apretar la tecla TAB, para que se muestren todas las consultas agendadas en esa fecha:

Se refiere las citas del médico que serán transferidas

Se refiere a las citas que serán recibidas por el médico, una vez realizada la transferencia.





Una vez que aparezcan los registros de las citas, seleccionará aquellos pacientes que deseé transferir haciendo click en la casilla ubicada en la primera columna de la tabla y a continuación hará click en el botón denominado “Transferir”, ésta acción activará las celdas de la tabla de la derecha, de tal forma que puedan ser ingresados los datos del médico y la fecha, así como la asignación del horario.

Capturará los datos del médico y la fecha, hará click en el botón “Hacer Transferencia”:

En automático el sistema traerá los registros seleccionados para hacer la transferencia; cabe mencionar, que al realizar la transferencia de citas, estas podrán cambiar de día y/o de horario, si así fuese necesario. Solamente, en el caso de que el médico al cual se le van a realizar las transferencias no tuviese pacientes agendados en ese día, el sistema enviará las consultas transferidas en el primer horario de su agenda:





En el caso de que el médico ya tenga citas agendadas y se le realice alguna transferencia, la tabla mostrará todos los horarios disponibles para seleccionar aquel que se deseé:

Una vez seleccionado el horario, enseguida hará click en el botón “Hacer Transferencia”, para que el sistema realice la transferencia del paciente en el nuevo horario:





Enseguida se hará click en el botón “Guardar” para que los cambios queden registrados en el sistema y éste enviará una confirmación:





Botón “Extra”:

Dicho botón habilita los campos del monitor para que se ingrese(n) el(los) registro(s) “extra” que se quiera(n) incluir, en el caso de que el médico ya cuente con su agenda llena y requiera citar a más de un paciente en el mismo horario o bien, si es que la consulta se realizará en un horario o día fuera de la Agenda del médico.

Haciendo click en dicho botón, permitirá manipular libremente la programación de citas, de acuerdo con las necesidades del servicio que se presenten. Enseguida el monitor limpiará y bloqueará los campos correspondientes a los datos del “Derechohabiente”; asimismo limpiará los campos del apartado “Agenda” para que se seleccione la fecha y hora de la cita “extra” que habrá de programarse:





Una vez que se selecciona el día, se habilitará el apartado de “Citas disponibles” con todos los horarios habilitados, tanto matutino como vespertino, no importando que no corresponda con el horario del médico en cuestión:





Una vez seleccionado el día y la hora en el apartado de “Citas disponibles”, deberá capturar la hora de forma manual en el campo “Hora” del apartado de “Cita Médica Agendada”:

Finalmente, hará click en el botón “Guardar” para que quede agendada la cita en el sistema:





Reporte SM-1-10:

En el módulo de Agenda de Consulta Externa existe el botón “Reporte SM-1-10” (lado superior derecho de la pantalla) cuando éste se selecciona, enseguida aparecerá una ventana denominada “Reporte SM1-10”, la cual, contiene 4 campos de búsqueda para despliegue del reporte, tal como se muestra a continuación:

El módulo permite obtener 3 tipos de reportes, con la relación de consultas agendadas, bajo los siguientes criterios: Por fecha y servicio: mostrará todas las consultas otorgadas, de todos los médicos del servicio

seleccionado, particularmente, en la fecha seleccionada. Este reporte podrán utilizarlo los Jefes de los servicios que otorgan consulta externa para tener conocimiento del desempeño de los médicos a su cargo.

Únicamente por Unidad Médica y fecha: mostrará todas las consultas otorgadas, de todos los

servicios con que cuente la Unidad Médica y de todos los médicos pertenecientes a cada servicio, del día seleccionado. Este reporte podrá utilizarlo el Director de la unidad médica para tener conocimiento del desempeño de la consulta externa en todos los servicios de la unidad médica donde se otorga.

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Por fecha y médico: mostrará todas las citas agendadas de un solo médico del servicio y la fecha seleccionada. Este reporte podrá ser utilizado por cada médico tal como si fuese su agenda de consulta por día. Se sugiere que el responsable de realizar la agenda de consulta externa, imprima el reporte de manera individual para cada médico, servicio y día, respectivamente.

Una vez llenados los criterios, hará click en el botón “Reporte”, a continuación aparecerá una ventana con las opciones para descargar el archivo:

El reporte se desplegará de la siguiente manera: Por fecha y servicio:

Se abrirá la pantalla “Reportes”, en la que seleccionará la extensión en la que se desea descargar el archivo, o bien, la opción Pantalla para que únicamente pueda consultar o ver de manera previa la información sin descargarla o imprimirla o bien, la opción de Impresora para realizar la impresión.





Por fecha y unidad médica:

Por fecha y médico: mostrará todas las consultas otorgadas por el médico elegido en la fecha

seleccionada:





Formato SM-3-9 (Constancia de tiempo):

Dentro del módulo de “Agenda de Consulta Médica”, en el menú de acciones del monitor, se encuentra el botón denominado “SM-3-9”, mediante el cual se podrá expedir la constancia de tiempo que el derechohabiente requiere por motivo de su asistencia a consulta.

Hará click en el botón “SM-3-9”, desde el módulo de Agenda de Consulta Médica:

Enseguida aparecerán los monitores:

• Listado de Consultas Otorgadas: aquí aparecerá el listado de todas las consultas otorgadas en el día y se podrá seleccionar al paciente que solicite la constancia. Una vez seleccionado, desparecerá dicha pantalla y sólo se mostrará la siguiente:

• Constancia de Asistencia: en este monitor se capturaran los datos del paciente para otorgarle la Constancia.





Una vez que se capturan todos los apartados del monitor, se hará click en el botón “Guardar”:

El sistema enviará un aviso por si se desea imprimir la constancia:

Y se mostrará de la siguiente manera:









CONTACTOS

Subdirección de Aseguramiento de la Salud Sistema de Información Médico Financiero (SIMEF)

Lic. Mirra Rivera Hernández

Jefa de Servicios [email protected]

Ing. Jorge López Gómez

Jefe de Departamento [email protected]

Ing. Samuel Esquivel Miranda

Jefe de Departamento [email protected]

Tel: 51409617 o 51409621 Red: 17995

Ing. Abraham Urbina

[email protected] Tel: 51409617 o 51409621

Red: 11028

Ing. Azucena Vilchis Colin [email protected] Tel: 51409617 o 51409621

Red: 16063

Ing. Octavio Bravo Parra [email protected] Tel: 51409617 o 51409621

Red: 31676

mailto:[email protected]






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