MANUAL DE USUARIO RESERVAS WEB

IT DEPARTMENT

2006

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INDICE

DEFINICIÓN:....................................................................................................................... 3 DESCRIPCIÓN .................................................................................................................... 3 RESERVAS........................................................................................................................... 5 HISTÓRICO DE DESPACHOS ....................................................................................... 17 DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN ........................................................................... 18

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DEFINICIÓN: El sistema Reservas Web, permitirá a los cultivos, gestionar a través de un sistema de información, la creación de reservas para los despachos de flor, por medio de Internet, a fin de consolidar la información y proporcionársela a la empresa según sus necesidades.

DESCRIPCIÓN El sistema esta conformado por 3 funcionalidades: • Reservas • Histórico de Despachos • Documentos de Exportación Estas estarán disponibles en el listado del menú principal de la aplicación.

• Inicio de la aplicación

Ingrese su usuario y contraseña

Barra de Navegación

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Durante todo el proceso del sistema, usted encontrara en la parte superior de la pantalla una barra de menú que lo llevara a la opción que desee, utilícela para navegar en la aplicación. Material de Ayuda En cada una de las interfaces de la aplicación encontrara en la parte inferior izquierda un icono con los materiales de ayuda en las transacciones de la aplicación.

Escoja su cultivo y presione siguiente

Seleccione la ciudad del despacho En esta funcionalidad, se debe seleccionar la ciudad donde se realizara el despacho.

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RESERVAS Esta funcionalidad le permitirá realizar o modificar reservas en los días disponibles que el sistema le proporcione para despachar su carga.

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1. Seleccione el día del despacho:

En esta opción usted deberá escoger los días disponibles para despachos, presione el día en el cual va a realizar el despacho

2. Fecha del despacho seleccionada:

Despliega la fecha seleccionada en el calendario para consultar o ver la reserva

3. Consolidado de reservas según la fecha seleccionada:

El sistema despliega un cuadro con la información de cada una de las awb disponibles y las reservas que ha confirmado anteriormente, de manera que le despliega la información de la awb en la que reservó y el total de piezas y equivalente en full que reservó.

4. AWB en la que se va a programar la reserva:

Para programar la reserva se debe hacer click en la awb para ingresar los datos del despacho. Nota:

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• No puede reservar o modificar reservas después de las 11am para el mismo en el que este ingresando al sistema, es decir, si el día en el que va realizar la reserva es marzo 3 de 2006, y va a realizar o modificar una reserva ese mismo día, solamente puede hacerlo antes de la 11am. De lo contrario deberá comunicarse con la agencia.

• En ocasiones por motivos de días festivos, o modificaciones en cupos, la AWB se bloquea para realizar reservas por web, en este caso le aparecerá un mensaje informando esta situación. Para continuar deberá comunicarse con la agencia.

5. Generar Etiquetas:

El sistema cuenta con una funcionalidad adicional para generar etiquetas con código de barras para la marcación de las piezas del despacho, estas etiquetas cuentan con un formato genérico que almacena la información de la reservas.

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Si el cultivo cuenta con un formato especifico de etiqueta de acuerdo al cliente, el sistema enviara al usuario para generar las respetivas etiquetas.

Elabore la Reserva

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En esta funcionalidad permite elaborar una pre-reserva para validar y modificar la información antes de confirmar la reserva. El primer panel (Elabore la Reserva) le proporciona la información seleccionada a lo largo del proceso junto con la información adicional de la AWB. (Cultivo, Fecha Despacho, Consignatario, AWB, Aerolínea, Lugar de entrega y hora de entrega) El segundo panel (Elabore la Reserva - Cajas) le proporciona las opciones, y cajas de texto para registrar su pre-reserva, la cual se vera reflejada en la tabla denominada Pre-Reservas Seleccione el Importador Final

Selección ó ingrese las Marcas

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Producto (Opcional)

Y en la sección de cajas, ingrese:

Numero Cajas Full Numero Cajas Half (1/2) Numero Cajas Third (1/3) Numero Cajas Quarter (1/4) Numero Cajas Sixth (1/6) Numero Cajas Eighth (1/8)

Cajas Other que corresponde a otro tipo de caja que no esta contemplada en la lista anterior, ingrese:

Numero Cajas Other Seleccione el tipo de cajas Other.

BEBE ESPECIAL HAMPER FULL HAMPER HALF (1/2) OTROS PROCONA

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Luego de ingresar correctamente la información, presione Agregar a Pre-Reservas

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Pre-Reservas: Luego de agregar a prerreservas, usted vera reflejada su transacción en la tabla denominada con el mismo nombre

Si desea eliminar su reserva, presione la imagen que acompaña a la reserva en la segunda celda de la fila para eliminarla. Luego de eliminada la reservas no podrá reversar la transacción.

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De esta manera el sistema le proporcionara nuevamente el formulario para realizar nuevamente su Pre-Reserva

Nota: Para reservar deberá presionar Reservar, lo que confirmara su reserva. Su Pre-Reserva, solo estará disponible hasta las 11am del día del despacho

seleccionado para la Pre-ReservaReservar:

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A partir del momento en que usted se encuentre seguro que su Pre-Reserva debe ser confirmada, presione Reservar. Luego el sistema lo enviara a un formulario que le confirmara su reserva, este mostrara la información completa de la reserva confirmada y adicionalmente, le enviara el correo de confirmación con esta.

Luego, presione Aceptar, El sistema lo enviara nuevamente al formulario de elaborar reservas, y su reserva confirmada se vera reflejada en la tabla siguiente denominada, Reservas.

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Si desea modificar su reserva, presione la imagen que acompaña a la reserva en la primera celda de la fila para modificarla.

Modificar Reserva El sistema le proporcionara un formulario similar al de Elaborar reservas, con la diferencia que este le proporcionara la información que usted ingreso anteriormente al confirmar su reserva.

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Realice la modificaciones que considere necesarias y presione Modificar de lo contrario presione Cancelar. Luego de Modificar su reserva, el sistema lo retornara nuevamente al formulario de elaborar reserva, en el cual vera reflejadas sus modificaciones.

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Eliminar Reservas

Si desea eliminar su reserva, presione la imagen que acompaña a la reserva en la segunda celda de la fila para eliminarla. Luego de eliminada la reservas no podrá reversar la transacción.

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NOTA:

Solamente puede modificar o borrar reservas antes de la 11am del día del despacho de la reserva

HISTÓRICO DE DESPACHOS Esta Funcionalidad envía al usuario al consolidado de las reservas actuales e históricas, a partir de este podrá ingresar las facturas, crear, modificar y dercargar documentos, imprimir etiquetas, consultar consolidado de productos y cambiar pasword.

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DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN Esta Funcionalidad le proporciona al cultivo ver el listado de los números globales del documento de exportación, junto con una información global de este documento, adicionalmente, puede identificar el control de las notas de cargue por importador y por documento de exportación individual según el periodo que desee consultar el usuario.

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Luego de ingresar en el vínculo de Documento de Exportación, el sistema despliega el listado de los documentos de exportación vigentes, hasta tres meses después de la fecha de vencimiento, en el que se puede apreciar el nombre del importador, el número del documento de exportación, fecha de aceptación y fecha de vigencia.

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1. Cuadro con el listado de los importadores con documentos de exportación abiertos.

2. Documentos:

Generar control de notas de cargue por importador

Ver documento global de exportación con la información básica

3. Control Total de Notas de Cargue

Generar control de notas de cargue total por todos los importadores del cultivo según el periodo seleccionado por el usuario.

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Para ver las notas de cargue de acuerdo a la fecha seleccionada por el usuario: Ingrese el periodo que desea ver en formato YYYY/MM/DD

Presione Ver Informe se debe presionar en este presentara la opción de ver el informe o guardarlo.

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Ver Documentos

Para ver la información global del documento de exportación

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2006-12-12 SAMPLE FARMS CALLE 100

CUSTOMER DEMO

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Para ver la nota de cargue

Ingrese el periodo que desea ver en formato YYYY/MM/DD

Presione Ver Informe se debe presionar en este presentara la opción de ver el informe o guardarlo.

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