Manual del sistema. Sistema de información para el control

Manual del sistema.

Sistema de información para el control de inventarios, ventas, gastos y créditos en las

tiendas de barrio de la ciudad de Villavicencio (SITIB).

Diego Alejandro Torres Parra

Miguel Fernando Cruz Arias

Modalidad de grado: Análisis sistemático de literatura – Reporte de caso

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de ingeniería

Ingeniería de sistemas

Villavicencio, Meta

2019

Manual del sistema.

Sistema de información para el control de inventarios, ventas, gastos y créditos en las

tiendas de barrio de la ciudad de Villavicencio (SITIB).

Diego Alejandro Torres Parra

Miguel Fernando Cruz Arias

Tutor:

Ing. Piedad Chica Sosa

Modalidad de grado: Análisis sistemático de literatura – Reporte de caso

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de ingeniería

Ingeniería de sistemas

Villavicencio, Meta

2019

iii

Tabla de contenido

Introducción ...................................................................................................................... 1

Objetivo del manual .......................................................................................................... 3

Objetivo del sistema .......................................................................................................... 4

Usuarios a quien va dirigido ............................................................................................. 5

Descripción de la aplicación ............................................................................................. 6

Requerimientos de hardware y software ........................................................................... 7

Instalación ......................................................................................................................... 8

Administración del sistema ............................................................................................. 30

Seguridad y control de operación ................................................................................... 54

Referencias ...................................................................................................................... 55

iv

Lista de tablas

Tabla 1 Descripción de los actores .......................................................................................... 31

Tabla 2 Caso de uso configurar conexión ................................................................................ 31

Tabla 3 Caso de uso crear tienda ............................................................................................. 32

Tabla 4 Caso de uso iniciar sesión ........................................................................................... 33

Tabla 5 Caso de uso consultar permisos .................................................................................. 34

Tabla 6 Caso de uso editar tienda ............................................................................................ 35

Tabla 7 Caso de uso administrar empleado ............................................................................. 36

Tabla 8 Caso de uso administrar permisos .............................................................................. 36

Tabla 9 Caso de uso administrar terceros ................................................................................ 37

Tabla 10 Caso de uso administrar clientes ............................................................................... 38

Tabla 11 Caso de uso administrar proveedores ....................................................................... 38

Tabla 12 Caso de uso administrar impuestos ........................................................................... 39

Tabla 13 Caso de uso administrar unidad de medidas ............................................................. 40

Tabla 14 Caso de uso administrar categorías ........................................................................... 40

Tabla 15 Caso de uso administrar productos ........................................................................... 41

Tabla 16 Caso de uso crear entrada ......................................................................................... 42

Tabla 17 Caso de uso crear venta ............................................................................................ 42

Tabla 18 Caso de uso consultar venta ...................................................................................... 43

Tabla 19 Caso de uso editar venta ........................................................................................... 44

Tabla 20 Caso de uso imprimir venta ...................................................................................... 44

Tabla 21 Caso de uso anular venta .......................................................................................... 45

Tabla 22 Caso de uso consultar deudores ................................................................................ 46

Tabla 23 Caso de uso abonos salidas ....................................................................................... 47

Tabla 24 Caso de uso generar listado de deudores .................................................................. 47

v

Tabla 25 Caso de uso generar reporte de ventas ...................................................................... 48

Tabla 26 Caso de uso generar listado de productos ................................................................. 49

Tabla 27 Caso de uso cerrar sesión .......................................................................................... 49

Tabla 28 Diccionario de datos abonossalida ............................................................................ 51

Tabla 29 Diccionario de datos categorias ................................................................................ 51

Tabla 30 Diccionario de datos entradas ................................................................................... 51

Tabla 31 Diccionario de datos facturassalida .......................................................................... 51

Tabla 32 Diccionario de datos iva ........................................................................................... 51

Tabla 33 Diccionario de datos movimiento_temp ................................................................... 52

Tabla 34 Diccionario de datos movimientosalidas .................................................................. 52

Tabla 35 Diccionario de datos permisousuarios ...................................................................... 52

Tabla 36 Diccionario de datos privilegios ............................................................................... 52

Tabla 37 Diccionario de datos productos................................................................................. 52

Tabla 38 Diccionario de datos tienda ....................................................................................... 53

Tabla 39 Diccionario de datos tipopermisos ............................................................................ 53

Tabla 40 Diccionario de datos unidadesventa ......................................................................... 53

Tabla 41 Diccionario de datos usuarios ................................................................................... 53

Tabla 42 Diccionario de datos usuariossistema ....................................................................... 53

vi

Lista de figuras

Figura 1 Lector códigos de barras Sat LD 101. ......................................................................... 7

Figura 2 Archivo para instalar Google Chrome ......................................................................... 8

Figura 3 Página web para descargar Google Chrome ................................................................ 9

Figura 4 Instalando Google Chrome .......................................................................................... 9

Figura 5 Abrir navegador Google Chrome .............................................................................. 10

Figura 6 Archivo para instalar XAMPP................................................................................... 10

Figura 7 Página web para descargar XAMPP.......................................................................... 11

Figura 8 Instalador de XAMPP................................................................................................ 11

Figura 9 Configuración de XAMPP ........................................................................................ 12

Figura 10 Ubicación para guardar XAMPP ............................................................................. 13

Figura 11 Información acerca de XAMPP ............................................................................... 14

Figura 12 Iniciar la instalación de XAMPP ............................................................................. 15

Figura 13 Instalando XAMPP .................................................................................................. 16

Figura 14 Finalización de la instalación de XAMPP ............................................................... 17

Figura 15 Activar Apache y MySQL ....................................................................................... 18

Figura 16 Copiar proyecto SITIB ............................................................................................ 18

Figura 17 Pegar proyecto SITIB en XAMPP .......................................................................... 19

Figura 18 Crear base de datos para la tienda ........................................................................... 19

Figura 19 Asignar nombre a la base de datos .......................................................................... 20

Figura 20 Importar base de datos ............................................................................................. 20

Figura 21 Seleccionar base de datos a importar....................................................................... 21

Figura 22 Buscar base de datos SITIB ..................................................................................... 21

Figura 23 Generar base de datos inicial ................................................................................... 22

Figura 24 Finalización de la creación de la base de datos ....................................................... 22

vii

Figura 25 Configuración inicial de SITIB ............................................................................... 23

Figura 26 Interfaz de configuración inicial .............................................................................. 23

Figura 27 Interfaz de error por no suministrar la información requerida ................................ 24

Figura 28 Interfaz para crear la conexión ................................................................................ 24

Figura 29 Interfaz crear tienda ................................................................................................. 25

Figura 30 Interfaz crear usuario ............................................................................................... 26

Figura 31 Interfaz crear administrador del sistema .................................................................. 27

Figura 32 Interfaz de finalización de configuración inicial ..................................................... 28

Figura 33 Eliminar archivo conexion.php en caso de error ..................................................... 28

Figura 34 Interfaz de login ....................................................................................................... 29

Figura 35 Diagrama de casos de uso........................................................................................ 30

Figura 36 Diagrama de clases entidad con sus atributos ......................................................... 50

1

Introducción

El presente manual del sistema tiene como propósito contar con una guía clara y

específica del modelado, la instalación y configuración del sistema de información para el

control de inventarios, ventas, gastos y créditos en las tiendas de barrio de la ciudad de

Villavicencio (SITIB). Esta aplicación fue elaborada con el objeto de apoyar las tareas diarias

de los tenderos y mejorar la toma de decisiones.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada de todos los procesos realizados

para desarrollar y administrar el software, seguidamente muestra las herramientas necesarias

para su funcionamiento, mostrando un paso a paso para una correcta configuración inicial.

El manual además incluye todo el lenguaje unificado de modelado (Unified Modeling

Language - UML), con sus respectivos casos de uso, descripción de los casos de uso,

descripción de los actores, diagrama de clases entidad con sus atributos, diccionario de datos,

al mismo tiempo da una vista previa de las interfaces y como utilizarlas adecuadamente. Estas

interfaces están representadas con imágenes resaltando y explicando cómo funcionan,

facilitando la configuración inicial que exige el sistema.

La metodología de trabajo para preparar este documento consistió en realizar todo el

proceso de desarrollo, instalación y configuración de la aplicación para facilitar información

importante durante esta etapa de implementación del software, además se hace sugerencias de

uso de hardware como lo es el lector de códigos de barras. Por otra parte se brinda información

de la seguridad y control del sistema, para salvaguardar la información y que las bases de datos

no se vean afectadas por diversos factores.

2

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualizaciones en la medida

que se presenten cambios o mejoras al sistema, también cuando los procesos o requerimientos

los requieran, con el fin de optimizar la funcionalidad del manual del sistema.

3

Objetivo del manual

Diseñar un documento del sistema, presentando las recomendaciones y los pasos a

seguir para el mantenimiento, la implementación y administración del software.

4

Objetivo del sistema

Sistematizar y orientar los procesos que se llevan diariamente en las tiendas de barrio

de la ciudad de Villavicencio, cumpliendo con los requerimientos para la

administración de inventarios, ventas, gastos y créditos.

Concertar las necesidades de administración en las tiendas de barrio, para mejorar el

manejo de la información y brindar apoyo en la toma de decisiones.

5

Usuarios a quien va dirigido

Este manual va dirigido al administrador del sistema quien es la persona encargada de

realizar la instalación y administración del sistema de control de inventarios, ventas, gastos y

créditos de las tiendas de barrio de la ciudad de Villavicencio.

6

Descripción de la aplicación

El sistema de información SITIB está diseñado para funcionar en cualquier navegador

web pero se recomienda el uso de Google Chrome para un mejor funcionamiento, el programa

permite administrar: Las categorías, los productos, los impuestos, las unidades de medida, los

clientes, los proveedores, los empleados (si posee más usuarios), los datos principales de la

tienda y los permisos de usuarios. Esta primera parte permite de una manera muy similar la

creación, la edición y un cambio de estado, para los productos posee una opción especial para

crear entradas de nuevas cantidades y cambio de precio de estos.

Como segunda parte el sistema tiene un módulo para la administración de ventas el cual

permite crear, editar, anular e imprimir. Una vez creada una venta el inventario de los productos

se actualiza y genera un reporte en formato PDF, además se puede crear ventas por medio de

créditos (fiado) y de igual manera el tendero puede administrar los clientes que posean deudas,

para realizar abonos parciales o totales.

En una tercera y última parte existe una sección para generar reportes en formato Excel

los cuales permiten mejorar la administración de la tienda y mejorar la toma de decisiones en

la compra de nuevos productos o para revisar las ventas que se han facturado en determinados

momentos.

7

Requerimientos de hardware y software

Para un buen funcionamiento de la aplicación, se debe instalar el sistema de forma local

(puede ser con XAMPP) o bien en un hosting que tenga soporte en PHP en la versión 7 y

MySql. Los requerimientos mínimos del computador son un procesador Intel Pentium 4, 1GB

de memoria RAM, espacio en disco de 300MB libres para los archivos del sistema y un

navegador Web (se recomienda Google Chrome Versión 70 o superior). Además se sugiere el

uso de un lector de barras (para los casos de prueba se utilizó el lector SAT Ld101), para

agilizar y mejorar la interacción del usuario con el software.

Figura 1 Lector códigos de barras Sat LD 101.

Fuente: (20 de febrero de 2019). Recuperado de: https://www.satpcs.com.co/producto/11019/lector-de-codigos-de-barras-

sat-ld101

8

Instalación

Para instalar el sistema de información SITIB de manera local, se debe seguir el

siguiente conjunto de instrucciones para poder realizar la configuración inicial de la aplicación.

Primero se debe obtener el paquete completo del software por parte del proveedor.

Se recomienda instalar el navegar Google Chrome el cual está disponible en la carpeta

“programas” o también puede dirigirse a https://www.google.com/intl/es_ALL/chrome/ y

descargar el instalador.

Figura 2 Archivo para instalar Google Chrome

Fuente: Elaborado por los autores

https://www.google.com/intl/es_ALL/chrome/

9

Figura 3 Página web para descargar Google Chrome

Fuente: (28 de febrero de 2019). Recuperado de: https://www.google.com/intl/es_ALL/chrome/

Se ejecuta el instalador de Google Chrome y se procede con su instalación.

Figura 4 Instalando Google Chrome


10

Figura 5 Abrir navegador Google Chrome


Al realizar la instalación de su navegador se procede con la instalación del servidor gratuito

XAMPP, el cual está disponible en la versión 7.2.11 dentro de la carpeta programas, de lo

contrario se puede descargar directamente desde la web

https://www.apachefriends.org/es/index.html.

Figura 6 Archivo para instalar XAMPP


https://www.apachefriends.org/es/index.html

11

Figura 7 Página web para descargar XAMPP

Fuente: (28 de febrero de 2019). Recuperado de: https://www.apachefriends.org/es/index.html

Se ejecuta el instalador de XAMPP y luego se procede con su instalación.

Figura 8 Instalador de XAMPP



12

Es muy importante tener activos los servicios de MySQL, phpMyAdmin y Filezilla.

Figura 9 Configuración de XAMPP


13

Luego se selecciona la dirección del equipo donde se guarda los datos de la aplicación.

Figura 10 Ubicación para guardar XAMPP


14

Figura 11 Información acerca de XAMPP


15

Figura 12 Iniciar la instalación de XAMPP


16

Figura 13 Instalando XAMPP


17

Figura 14 Finalización de la instalación de XAMPP


Al finalizar la instalación de XAMPP, se abre la aplicación y se activan los servicios de Apache

y MySQL.

18

Figura 15 Activar Apache y MySQL


Luego se procede a copiar la carpeta SITIB suministrada por el proveedor del software en la

ruta “C:\xampp\htdocs\” o donde esté instalado el servidor local.

Figura 16 Copiar proyecto SITIB


19

Figura 17 Pegar proyecto SITIB en XAMPP


En la URL de nuestro navegador se coloca http://localhost/phpmyadmin y se crea la base de

datos, se recomienda usar el nombre de “tienda” pero puede nombrarla con cualquier nombre.

Figura 18 Crear base de datos para la tienda


Se debe asignar el nombre a la base de datos en formato utf8_bin y dar clic en “Crear”.

http://localhost/phpmyadmin

20

Figura 19 Asignar nombre a la base de datos


Cuando se cree la base de datos se da clic en “Importar” donde se despliega la siguiente

pantalla:

Figura 20 Importar base de datos


21

Dar clic en “Seleccionar archivo” y se localiza en la carpeta “sitib/Programas/db” el archivo

“tienda.sql”, dar clic en abrir y finalmente dar clic en continuar.

Figura 21 Seleccionar base de datos a importar


Figura 22 Buscar base de datos SITIB


22

Figura 23 Generar base de datos inicial


Al realizar este proceso tarda algunos minutos, pero al finalizar la base de datos ya debe contar

con las tablas necesarias para el funcionamiento del sistema SITIB.

Figura 24 Finalización de la creación de la base de datos


23

Ahora se busca la URL http://localhost/sitib/ para realizar la configuración inicial.

Figura 25 Configuración inicial de SITIB


Esta es la pantalla de configuración inicial la cual cuenta con unas instrucciones para facilitar

el almacenamiento de los datos, además se realizan algunas sugerencias.

Figura 26 Interfaz de configuración inicial


http://localhost/sitib/

24

Todos los datos de la configuración inicial son obligatorios, ya que si no suministra toda la

información puede que no se lleve a cabo la instalación correctamente.

Figura 27 Interfaz de error por no suministrar la información requerida


Por defecto el sistema sugiere una conexión, pero está se puede modificar dependiendo la

manera en la cual se vaya utilizar el sistema, en la parte superior existen pestañas que permite

desplazarse entre los datos requeridos.

Figura 28 Interfaz para crear la conexión


25

Figura 29 Interfaz crear tienda


26

Figura 30 Interfaz crear usuario


27

Finalmente dar clic en “Crear tienda” para finalizar con la captura de datos.

Figura 31 Interfaz crear administrador del sistema


Si la conexión y los datos se guardaron correctamente el sistema despliega la siguiente pantalla

(figura 32), para terminar dar clic en “Continuar”, si por el contrario el sistema muestra errores

se debe eliminar el archivo “conexión.php” ubicado en “C:\xampp\htdocs\sitib\models” y dar

clic en “Reintentar” para volver a crear la conexión.

28

Figura 32 Interfaz de finalización de configuración inicial


Figura 33 Eliminar archivo conexion.php en caso de error


29

Al dar clic en continuar y si la información se guardó correctamente el sistema inicia en el

login, solicita el usuario y la contraseña para ingresar al sistema.

Figura 34 Interfaz de login


30

Administración del sistema

Diagrama de casos de uso.

Figura 35 Diagrama de casos de uso


31

Descripción de cada caso de uso.

Tabla 1 Descripción de los actores

Actor Descripción

Administrador Es la persona encargada de crear los datos

iniciales de la tienda, además si dispone de

empleados u otras personas que le ayudan con su

establecimiento, podrá crear empleados y

asignara permisos de acceso a las opciones

disponibles en el sistema. Estará encargado de

crear y actualizar las categorías, productos,

proveedores, clientes, ingresos, ventas y podrá

generar informes de estos mismos.

Empleado Es la persona encargada de crear ventas, puede

visualizar la información de los clientes y

productos, tiene acceso restringido por el

administrador, pero podrá disponer de los

mismos privilegios si el administrador así lo

desea.

Descripción de los actores según el caso de uso. Elaborado por los autores.

Tabla 2 Caso de uso configurar conexión

Caso de uso Configurar conexión

Identificador 1

Descripción El administrador del sistema debe realizar la configuración

inicial para la conexión con la base de datos, donde ingresa los

datos básicos y luego se crea la conexión.

32

Actor principal Administrador

Actor secundario

Precondiciones El administrador debe ingresar toda la información

requerida para crear la conexión a la base de datos.

Debe crear la conexión.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario intenta ingresar

al sistema “SITIB” por primera y única vez.

2. El sistema verifica si existe una conexión a la base de datos.

3. El sistema muestra un mensaje “Debes realizar la

instalación”.

4. El sistema despliega una pantalla con ayudas e

instrucciones, para ingresar los datos requeridos para la

configuración de la conexión.

5. El usuario digita los datos requeridos.

6. Da clic en la opción “Crear tienda”.

7. El sistema valida los datos ingresados y continua con la

configuración inicial.

Post condiciones - Conexión creada.

- Continúa con la configuración inicial.

Flujos alternativos 7.1 Datos no validos o vacíos

El sistema despliega un mensaje de alerta: “Existen campos

requeridos.” y retorna al punto 4 del flujo principal.

Descripción del caso de uso configurar conexión. Elaborado por los autores.

Tabla 3 Caso de uso crear tienda

Caso de uso Crear tienda

Identificador 2

Descripción El administrador del sistema puede crear su tienda, ingresa los

datos básicos y se crea el usuario administrador con contraseña.


Actor secundario


requerida para crear el registro de la tienda.

Debe crear la nueva tienda.

Debe crear información del propietario.

Debe asignar usuario y contraseña de acceso.

33

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario selecciona la

opción de “Crear tienda”.

2. El sistema despliega una pantalla para ingresar los datos

requeridos para el registro de la tienda.


4. Da clic en la opción “Datos del usuario”.

5. El sistema válida los datos ingresados para continuar.


requeridos para el registro del propietario.


8. Da clic en la opción “Datos del sistema”.

9. El sistema válida los datos ingresados para continuar.


requeridos para la creación del primer usuario del sistema

(administrador).


12. Da clic en el botón “Crear tienda”.

13. El sistema válida los datos ingresados y finalmente abre el

inicio de sesión del sistema.

Post condiciones - Tienda guardada.

- Guarda información del propietario.

- Guarda usuario administrador y contraseña.

- Ingresa al inicio de sesión del sistema.

Flujos alternativos 5.1 Datos no válidos o vacíos



9.1 Datos no válidos o vacíos



13.1 Datos no válidos o vacíos



Descripción del caso de uso crear tienda. Elaborado por los autores.

Tabla 4 Caso de uso iniciar sesión

Caso de uso Iniciar sesión

Identificador 3

34

Descripción Permite el ingreso del usuario al sistema, se autentifica con

nombre de usuario y contraseña.


Actor secundario Empleado registrado

Precondiciones El empleado registrado y administrador ya deben estar

registrados en el sistema.

Haber iniciado sesión.

El empleado registrado debe estar activo.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario accede al

sistema.

2. El sistema muestra la pantalla de inicio de sesión.

3. El sistema le solicita al usuario que ingrese nombre de

usuario y contraseña para la confirmación.

4. El usuario da clic en el botón “Iniciar sesión”.

5. El sistema valida los datos del usuario.

6. El sistema permite el acceso del usuario.

Post condiciones - El usuario inicia sesión correctamente, permitiendo el

acceso al sistema.

Flujos alternativos 5.1 Datos no validos

El sistema despliega un mensaje de alerta: “Usuario o

contraseña incorrectos, vuelve a intentarlo.” y retorna al punto

2 del flujo principal.

5.2 Usuario inactivo

El sistema despliega un mensaje de alerta: “El usuario aún no

está activado” y retorna al punto 2 del flujo principal.

Descripción del caso de uso iniciar sesión. Elaborado por los autores.

Tabla 5 Caso de uso consultar permisos

Caso de uso Consultar permisos

Identificador 4

Descripción Este caso de uso permite verificar los permisos que tiene el

usuario en el sistema.

Actor principal Administrador y empleado

Actor secundario

35

Precondiciones El usuario ya deben estar registrado en el sistema.

Debe haber iniciado sesión en el sistema.

Consulta los permisos que tiene el usuario del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario inicia sesión.

2. El sistema verifica los permisos que tiene el usuario del

sistema.

3. El sistema muestra una pantalla con el menú dependiendo

de los permisos que el usuario posea.

4. El usuario puede acceder a cualquier opción que este

habilitada.

Post condiciones - Permisos consultados.

- Visualiza el menú personalizado dependiendo de los

permisos que tenga en el sistema.

- Permite realizar ciertos procesos en el sistema.

Flujos alternativos Opciones seleccionadas y habilitadas por el sistema.

Descripción del caso de uso consultar permisos. Elaborado por los autores.

Tabla 6 Caso de uso editar tienda

Caso de uso Editar tienda

Identificador 5

Descripción El usuario del sistema puede editar los datos de la tienda.


Actor secundario Empleado con accesos


requerida para editar los datos de la tienda.

Debe editar la nueva tienda.

Debe editar información del propietario.


opción de “Perfil de la tienda”.


requeridos para el registro de la tienda.


4. Da clic en el botón “Guardar cambios”.

5. El sistema válida los datos ingresados.

Post condiciones - Tienda actualizada.

Flujos alternativos 5.1.Datos no válidos o vacíos

36



Descripción del caso de uso editar tienda. Elaborado por los autores.

Tabla 7 Caso de uso administrar empleado

Caso de uso Administrar empleado

Identificador 6

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los

empleados.



Precondiciones Debe haber iniciado sesión en el sistema.

El tercero ya deben estar registrado en el sistema.

Visualiza los empleados creados.


opción de “Contactos/Empleados”.

2. El sistema muestra una pantalla con una tabla de todos los

empleados (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).

3. En la parte superior se muestra el botón para “Crear

empleado”, en el listado de los empleados se muestran los

botones de “Editar empleado” y “Activar o desactivar

empleado”.

Post condiciones - Opciones de administrar empleados

Flujos alternativos 3.1 Crear empleado.

3.2 Consultar empleado.

3.3 Editar empleado.

3.4 Activar o desactivar empleado.

Descripción del caso de uso administrar empleado. Elaborado por los autores.

Tabla 8 Caso de uso administrar permisos

Caso de uso Administrar permisos

Identificador 7

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los permisos

de los usuarios del sistema.


37



Debe asignar privilegios al permiso.


opción de “Administrar accesos/Permisos”.


permisos (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).

3. En la parte superior se muestra el botón para “Agregar

permiso”, en el listado de los permisos se muestran los

botones de “Editar permiso”.

Post condiciones - Opciones de administrar permisos.

Flujos alternativos 3.1 Crear permiso.

3.2 Consultar permiso.

3.3 Editar permiso.

Descripción del caso de uso administrar permisos. Elaborado por los autores.

Tabla 9 Caso de uso administrar terceros

Caso de uso Administrar terceros

Identificador 8

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los terceros.




Visualiza los terceros creados.


opción de “Contactos/Terceros”.


terceros (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla vacía).


tercero”, en el listado de los terceros se muestran los

botones de “Editar tercero” y “Activar o desactivar

tercero”.

Post condiciones - Opciones de administrar terceros

Flujos alternativos 3.1 Crear tercero.

3.2 Consultar tercero.

3.3 Editar tercero.

38

3.4 Activar o desactivar tercero.

Descripción del caso de uso administrar terceros. Elaborado por los autores.

Tabla 10 Caso de uso administrar clientes

Caso de uso Administrar clientes

Identificador 9

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los clientes.




Visualiza los clientes creados.


opción de “Contactos/Clientes”.


clientes (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla vacía).


cliente”, en el listado de los clientes se muestran los botones

de “Editar cliente” y “Activar o desactivar cliente”.

Post condiciones - Opciones de administrar clientes

Flujos alternativos 3.1 Crear cliente.

3.2 Consultar cliente.

3.3 Editar cliente.

3.4 Activar o desactivar cliente.

Descripción del caso de uso administrar clientes. Elaborado por los autores.

Tabla 11 Caso de uso administrar proveedores

Caso de uso Administrar proveedores

Identificador 10

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los

proveedores.




Visualiza los proveedores creados.

39


opción de “Contactos/Proveedores”.


proveedores (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).


proveedor”, en el listado de los proveedores se muestran los

botones de “Editar proveedor” y “Activar o desactivar

proveedor”.

Post condiciones - Opciones de administrar proveedores

Flujos alternativos 3.1 Crear proveedor.

3.2 Consultar proveedor.

3.3 Editar proveedor.

3.4 Activar o desactivar proveedor.

Descripción del caso de uso administrar proveedores. Elaborado por los autores.

Tabla 12 Caso de uso administrar impuestos

Caso de uso Administrar impuestos

Identificador 11

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los impuestos.




Visualiza los impuestos creados.


opción de “Configuración/Impuestos”.


impuestos (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).


impuesto”, en el listado de los impuestos se muestran los

botones de “Editar impuesto” y “Activar o desactivar

impuesto”.

Post condiciones - Opciones de administrar impuestos

Flujos alternativos 3.1 Crear impuesto.

3.2 Consultar impuesto.

3.3 Editar impuesto.

40

3.4 Activar o desactivar impuesto.

Descripción del caso de uso administrar impuestos. Elaborado por los autores.

Tabla 13 Caso de uso administrar unidad de medidas

Caso de uso Administrar unidad de medidas

Identificador 12

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de las unidades

de medidas.




Visualiza las unidades de medidas creadas.


opción de “Configuración/Medidas”.

2. El sistema muestra una pantalla con una tabla de todas las

unidades de medidas (en caso de no existir ninguno saldrá

la tabla vacía).


medida”, en el listado de las unidades de medidas se

muestran los botones de “Editar medida” y “Activar o

desactivar medida”.

Post condiciones - Opciones de administrar unidades de medidas

Flujos alternativos 3.1 Crear medida.

3.2 Consultar medida.

3.3 Editar medida.

3.4 Activar o desactivar medida.

Descripción del caso de uso administrar medidas. Elaborado por los autores.

Tabla 14 Caso de uso administrar categorías

Caso de uso Administrar categorías

Identificador 13

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de las categorías.



41


Visualiza las categorías creadas.


opción de “Catálogo/Categorías”.


categorías (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).


categoría”, en el listado de las categorías se muestran los

botones de “Editar categoría” y “Activar o desactivar

categoría”.

Post condiciones - Opciones de administrar categorías

Flujos alternativos 3.1 Crear categoría.

3.2 Consultar categoría.

3.3 Editar categoría.

3.4 Activar o desactivar categoría.

Descripción del caso de uso administrar categorías. Elaborado por los autores.

Tabla 15 Caso de uso administrar productos

Caso de uso Administrar productos

Identificador 14

Descripción Este caso de uso permite administrar los datos de los productos.




Visualiza los productos creados.


opción de “Catálogo/Productos”.


productos (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).


producto”, en el listado de los productos se muestran los

botones de “Editar producto” y “Activar o desactivar

producto”.

Post condiciones - Opciones de administrar productos

Flujos alternativos 3.1 Crear producto.

3.2 Consultar producto.

42

3.3 Editar producto.

3.4 Activar o desactivar producto.

Descripción del caso de uso administrar productos. Elaborado por los autores.

Tabla 16 Caso de uso crear entrada

Caso de uso Crear entrada

Identificador 15

Descripción Este caso de uso permite crear una entrada de productos.





Debe crear una entrada.


opción de “Catálogo/Productos”.


productos (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).

3. El usuario da clic en el botón “Agregar entrada” ubicado al

lado de cada producto en la tabla.

4. El sistema muestra una pantalla de captura de datos para

agregar cantidades al producto.

5. Da clic en el botón “Guardar entrada”.

6. El sistema valida los datos ingresados por el usuario.

Post condiciones - Entrada guardada.

Flujos alternativos 6.1 Datos no validos o vacíos.



Descripción del caso de uso crear entrada. Elaborado por los autores.

Tabla 17 Caso de uso crear venta

Caso de uso Crear venta

Identificador 16

Descripción Este caso de uso permite crear una nueva venta.


43




Debe crear una venta.


opción de “Crear venta”.

2. El sistema muestra una pantalla de captura de datos para la

nueva venta.

3. El usuario selecciona el cliente a quien va a realizar la

venta.

4. El usuario selecciona los productos que va vender.

5. Da clic en el botón “Guardar venta”.


Post condiciones - Venta guardada.




Descripción del caso de uso crear venta. Elaborado por los autores.

Tabla 18 Caso de uso consultar venta

Caso de uso Consultar venta

Identificador 17

Descripción Este caso de uso permite consultar una venta.


Actor secundario Empleado con acceso



Debe existir una venta.


opción de “Control ventas”.


ventas (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla vacía).

3. El usuario da clic en la caja “Buscar venta” e ingresa los

datos que desea buscar.

4. El sistema filtra la búsqueda y muestra las coincidencias

con los datos ingresados.

Post condiciones - Venta encontrada.

44

Flujos alternativos 4.1 Datos no válidos.

El sistema muestra la tabla vacía con el mensaje “no existen

coincidencias”.

Descripción del caso de uso consultar venta. Elaborado por los autores.

Tabla 19 Caso de uso editar venta

Caso de uso Editar venta

Identificador 18

Descripción Este caso de uso permite editar una venta.










3. El usuario da clic en el botón “Editar venta” ubicado al lado

de cada venta en la tabla.


editar la venta.

5. El usuario puede modificar el cliente y los productos que

fueron anteriormente facturados.

6. Da clic en el botón “Guardar cambios”.


Post condiciones - Venta actualizada.




Descripción del caso de uso editar venta. Elaborado por los autores.

Tabla 20 Caso de uso imprimir venta

Caso de uso Imprimir venta

Identificador 19

45

Descripción Este caso de uso permite imprimir una venta.







opción de “Crear venta” o “Control ventas”.


ventas en la opción de “Control ventas” (en caso de no

existir ninguno saldrá la tabla vacía).

3. El usuario da clic en el botón “Imprimir venta” ubicado al

lado de cada venta en la tabla.

4. El sistema genera un reporte en pdf con la información de

la venta.

5. El usuario puede enviar la impresión a cualquier impresora

conectada.

6. Por la opción de “Crear venta” al dar clic en “Guardar

venta” el sistema pregunta si “desea generar reporte en

pdf”.

7. El usuario da clic en el botón “Si” este generará un archivo

pdf que puede imprimir en cualquier impresora conectada.

Post condiciones - Venta impresa.

Flujos alternativos No aplica.

Descripción del caso de uso imprimir venta. Elaborado por los autores.

Tabla 21 Caso de uso anular venta

Caso de uso Anular venta

Identificador 20

Descripción Este caso de uso permite anular una venta.








46



3. El usuario da clic en el botón “Anular venta” ubicado al

lado de cada venta en la tabla.

4. El sistema muestra una pantalla de confirmación para

anular la venta.

5. El usuario anula la venta al confirmar.

Post condiciones - Venta anulada.

Flujos alternativos 4.1 No confirmar.

El sistema no anula la venta y retorna al punto 2 del flujo

principal.

Descripción del caso de uso anular venta. Elaborado por los autores.

Tabla 22 Caso de uso consultar deudores

Caso de uso Consultar deudores

Identificador 21

Descripción Este caso de uso permite consultar los deudores.





Debe existir un deudor.


opción de “Deudores”.


deudores (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).

3. El usuario da clic en la caja “Buscar deudores” e ingresa los

datos que desea buscar.

4. El sistema filtra la búsqueda y muestra las coincidencias

con los datos ingresados.

Post condiciones - Deudor encontrado.

Flujos alternativos 4.1 Datos no válidos.

El sistema muestra la tabla vacía con el mensaje “no existen

coincidencias”.

Descripción del caso de uso consultar deudores. Elaborado por los autores.

47

Tabla 23 Caso de uso abonos salidas

Caso de uso Abonos salidas

Identificador 22

Descripción Este caso de uso permite crear un abono a una venta.





Debe existir una deuda.


opción de “Deudores”.


deudores (en caso de no existir ninguno saldrá la tabla

vacía).

3. El usuario da clic en el botón “Agregar abono” ubicado al

lado de cada deuda en la tabla.


agregar el abono de la venta.

5. Da clic en el botón “Guardar abono”.


Post condiciones - Abono de entrada creado.




Descripción del caso de uso abonos salidas. Elaborado por los autores.

Tabla 24 Caso de uso generar listado de deudores

Caso de uso Generar listado de deudores

Identificador 23

Descripción Permite la visualización de un informe de deudores.




Deben existir clientes deudores.

48


opción de “Informes”.

2. El sistema muestra una pantalla con datos estadísticos de

ventas, ingresos, créditos, productos más vendidos y

mejores clientes (en caso de no existir ninguno las gráficas

y tablas saldrán sin datos).

3. El usuario da clic en el botón “Descargar listado de

deudores” ubicado en la parte superior.

4. El sistema descarga un archivo en formato Excel con la

información de los deudores.

5. El usuario abre el archivo descargado (Excel).

Post condiciones - Genera listado de deudores.


Descripción del caso de uso generar listado de deudores. Elaborado por los autores.

Tabla 25 Caso de uso generar reporte de ventas

Caso de uso Generar reporte de ventas

Identificador 24

Descripción Permite la visualización de un reporte de ventas.




Deben existir ventas.







3. El usuario da clic en el botón “Descargar reporte de ventas”

ubicado en la parte superior.


información de las ventas.


Post condiciones - Genera reporte de ventas.


Descripción del caso de uso generar reporte de ventas. Elaborado por los autores.

49

Tabla 26 Caso de uso generar listado de productos

Caso de uso Generar listado de productos

Identificador 25

Descripción Permite la visualización de un listado de productos.




Debe existir productos.







3. El usuario da clic en el botón “Descargar listado de

productos” ubicado en la parte superior.


información de los productos.


Post condiciones - Genera listado de productos.


Descripción del caso de uso generar listado de productos. Elaborado por los autores.

Tabla 27 Caso de uso cerrar sesión

Caso de uso Cerrar sesión

Identificador 26

Descripción Permite la salida del usuario del sistema.


Actor secundario Empleado registrado

Precondiciones El empleado registrado y administrador ya deben estar

registrados en el sistema.

El usuario debe haber iniciado sesión en el sistema.

Flujo principal 1. El sistema en todo momento tiene disponible un botón para

“Cerrar sesión” ubicado en la parte superior derecha en la

información del perfil.

50

2. El usuario da clic en “Cerrar sesión”.

3. El sistema limpia toda la información de sesión del usuario.

4. El sistema muestra la pantalla principal de inicio de sesión.

Post condiciones El usuario cierra la sesión del sistema.


Descripción del caso de uso cerrar sesión. Elaborado por los autores.

Figura 36 Diagrama de clases entidad con sus atributos


51

Diccionario de datos con clases, relaciones y atributos.

Tabla 28 Diccionario de datos abonossalida

Diccionario de datos abonossalida. Elaborado por los autores.

Tabla 29 Diccionario de datos categorias

Diccionario de datos categorias. Elaborado por los autores.

Tabla 30 Diccionario de datos entradas

Diccionario de datos entradas. Elaborado por los autores.

Tabla 31 Diccionario de datos facturassalida

Diccionario de datos facturassalida. Elaborado por los autores.

Tabla 32 Diccionario de datos iva

Diccionario de datos iva. Elaborado por los autores.

52

Tabla 33 Diccionario de datos movimiento_temp

Diccionario de datos movimiento_temp. Elaborado por los autores.

Tabla 34 Diccionario de datos movimientosalidas

Diccionario de datos movimientosalidas. Elaborado por los autores.

Tabla 35 Diccionario de datos permisousuarios

Diccionario de datos permisousuarios. Elaborado por los autores.

Tabla 36 Diccionario de datos privilegios

Diccionario de datos privilegios. Elaborado por los autores.

Tabla 37 Diccionario de datos productos

Diccionario de datos productos. Elaborado por los autores.

53

Tabla 38 Diccionario de datos tienda

Diccionario de datos tienda. Elaborado por los autores.

Tabla 39 Diccionario de datos tipopermisos

Diccionario de datos tipopermisos. Elaborado por los autores.

Tabla 40 Diccionario de datos unidadesventa

Diccionario de datos unidadesventa. Elaborado por los autores.

Tabla 41 Diccionario de datos usuarios

Diccionario de datos usuarios. Elaborado por los autores.

Tabla 42 Diccionario de datos usuariossistema

Diccionario de datos usuariossistema. Elaborado por los autores.

54

Seguridad y control de operación

Cuando se instala el sistema se crea un usuario administrador el cual tiene acceso total

a la aplicación, pero este administrador puede crear varios tipos de usuario y todos los permisos

son totalmente configurables dependiendo los requerimientos o necesidades que este requiera.

El administrador a su vez podrá crear más usuarios, asignará las contraseñas y el tipo de acceso,

el sistema siempre iniciará con el inicio de sesión (login) para acceder al sistema el cual valida

la información suministrada.

Por seguridad del sistema y del usuario las contraseñas siempre estarán encriptadas. Se

recomienda el uso de contraseñas en la base de datos.

En cuanto a la administración de la información el sistema validará en todo momento

la información suministrada por el usuario, para evitar el ingreso de información errónea o que

pueda alterar el buen funcionamiento del software.

55

Referencias

Navegador web Google Chrome - Extensiones. Retrieved February 28, 2019, from

https://www.google.com/intl/es_ALL/chrome/

SAT - Sistemas de Alta Tecnología. (2018). SAT LD101. Retrieved November 7, 2018, from

https://www.satpcs.com.co/imageness/SAT LD101.pdf

XAMPP - Apache + MariaDB + PHP + Perl. Retrieved February 28, 2019, from



Documents

Manual del sistema. Sistema de información para el control