Manual Excell Avanzado 2000

7/9/2019 Manual Excell Avanzado 2000

http://slidepdf.com/reader/full/manual-excell-avanzado-2000 1/215

MicrosoftExcel 2000 Professional

Módulo Básico





Microsoft Office 2000 Professional Excel Básico

PAG. 1

INDICE GENERALMICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONALEXCEL 2000 BÁSICO

LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN AEXCEL 2000 ................................................................ 03

IntroducciónLa ventana principalLos menús de ExcelEl primer libroSalir de Excel

LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09

Conceptos generalesDesplazamientoInsertar y eliminar hojasMover y copiar hojasGuardar archivos

LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS ....... 17

Conceptos fundamentalesForma de introducir datosIntroducir número y textoIntroducir fechasLlenado de celdas adyacentesCreación de series

Creación de tendencias

LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA .............. 25

Edición de celdasCopiar y mover celdasInsertar y eliminar celdasPegado especialBuscar y reemplazar

LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIRHOJAS .......................................................................... 35

VentanasPanelesRevisar ortografíaConfigurar páginaSaltos de páginaImprimir

LECCIÓN 06: FÓRMULAS ...................................... 47

SintaxisReferenciasReferencias a otras hojasMover y copiar fórmulasRótulo y nombre

LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57

Funciones

AutosumaPegar funciónFunciones sugeridasInsertar referenciasFunciones animadas

LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63

IntroducciónAnchura y altura de celdasAlineación de datosFuente de textoBorde y rellenos

LECCIÓN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71

Formatos de númerosFormatos personalizadosFormatos condicionalesEstilosAutoformato

LECCIÓN 10: CREACIÓN GRÁFICOS ................. 81

IntroducciónConceptos generalesGráficos incrustados

Hojas de gráficoSelección de elementosAgregar datos

APÉNDICE I: FORMATO DE FECHA CONCUATRO DÍGITOS PARA LOSAÑOS.

APÉNDICE II: FORMATO DE MONEDA.EL EURO.





Introducción a Excel 2000

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la introducción de datos y laobtención de resultados a partir de su análisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomardecisiones en la empresa.

La posibilidad de incorporar fórmulas complejas, de representar gráficamente los datosintroducidos y de realizar el análisis de qué sucedería si variamos algún parámetro de nuestromodelo, hacen de una hoja de cálculo una herramienta indispensable en entornos económicos oadministrativos.

Excel 2000 es una hoja de cálculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la deincorporar elementos que permiten un análisis de los datos desde casi cualquier punto de vistasin que ello implique dificultad en su manejo.

Tareas como la creación de presupuestos, cálculos de facturas, impuestos y otras máscomplejas, como el análisis de inventarios, análisis de ventas o análisis estadísticos son mássencillas en un entorno como el de Excel 2000.

Además, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar

documentos para trabajar en Internet.

1.1. INTRODUCCIÓN




PAG. 4

Éste también es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de cálculo enformato HTML permite publicarla como una página Web en la World Wide Web de Internet.

Como cualquier otra aplicación Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplementeExcel) se inicia a través del menú Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas queidentifique esta hoja de cálculo y, al elegirlo, se cargará la aplicación.

Si es un usuario asiduo de Excel, debería crear un acceso directo al mismo de formaque su inicio sea más rápido.

Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo delcurso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el título de la ventanaprincipal (Libro nº).

Excel ya está preparado para la introducción de datos, fórmulas, la creación degráficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que hayacreado con anterioridad y que tenga guardado.

Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el cálculo,presentación e introducción de datos, fijémonos en los distintos elementos que se visualizan ensu ventana principal.

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL




PAG. 5

En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de título. En ella se indicael libro que está utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2,

etc., a los libros que se van creando. Lógicamente usted podrá cambiar dichos nombres.

Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitúan las barras deherramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de menús (que es tratada como unabarra de herramientas más) y las barras de herramientas Estándar y Formato.

Las barras de herramientas permiten acceder rápidamente a los comandos de laaplicación. En la mayoría de casos habrá un botón en una barra de herramientas y un comandoequivalente en la barra de menús. En otros casos sólo podrá realizar la acción a través de labarra de herramientas adecuada.

Seguidamente puede ver la llamada área de edición. En esta parte de la ventanadestaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rápido acualquier posición de la hoja. A su derecha está la barra de fórmulas donde introducirá losdatos o funciones que desee.

La parte central de la ventana, que ocupa la mayoría de ésta, es la zona de datos. Estádividida en filas (1, 2, 3,.... ) y columnas (A, B, C, ...). A la intersección de una fila con unacolumna se le llama celda que es el rectángulo donde usted puede introducir datos o fórmulas.Para identificar una celda, por lo tanto, deberá indicar tanto su columna como su fila (Al, A2,B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos encualquier parte de la hoja de cálculo.

Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zonaExcel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendodatos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situación de algunas teclas como [ Bloq

Mayús], [Bloq Num], etc...,




PAG. 6

El menú principal de Excel contiene la mayoría de las acciones que es posible realizarcon esta hoja de cálculo. Estas acciones podrán realizarse utilizando la opción de menú o conun botón equivalente en una barra de herramientas.

Vamos a ver de forma general para qué sirven las distintas partes del menú principal deExcel.

- Menú Archivo: desde este menú podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo,guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. También podrá acceder a la nueva

característica Guardar como página Web desde este mismo menú.

- Menú Edición: permite copiar, mover o borrar celdas y, además, rellenarlas con unvalor. También aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podráencontrar y/o sustituir un elemento por otro.

- Menú Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestraExcel. Podrá ver cómo va a imprimirse una hoja de cálculo a través de la vista previade salto de página.

- Menú Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de página,

nombres, funciones, comentarios, gráficos, etc. En definitiva, cualquier elemento quepueda tener en su hoja de cálculo.

- Menú Formato: con este menú, podemos cambiar el aspecto de las celdas o delelemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, elformato sólo afectará a la celda en la que se encuentre.

- Menú Herramientas: desde este menú podrá hacer una revisión ortográfica, unaauditoría o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas.

- Menú Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas,ordenación de tablas y acceso a datos. Además podrá mostrar la hoja de una formaresumida o esquemática.

- Menú Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La listade libros abiertos se presenta al final de este menú.

- Menú Ayuda (?): proporciona información sobre aprendizaje y uso de MicrosoftExcel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.

Como ya comentamos al principio del capítulo, existen unos botones que permiten

acceder a algunas opciones del menú de un modo más rápido.

1.3. LOS MENÚS DE EXCEL




PAG. 7

Así, por ejemplo, el botón es equivalente a la opción del menú Archivo / Abrir.

Existe otro tipo de menús: los llamados menús contextuales. Aparecen al hacer cliccon el botón derecho del ratón en un determinado objeto.

Dicho tipo de menú permite acceder de una forma rápida a las acciones más usualesque se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el menú que aparece depende de dichoobjeto.

En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentesformas: a través de un menú desplegable, con un botón de una barra de herramientas o con elmenú contextual de un determinado objeto.

Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposición estas posibilidades y lasutilice cuando lo necesite.

Este capítulo sirve para que tenga una idea de cómo se trabaja en Excel, pero sin

pretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podrá aprender ypracticar todo lo que en este capítulo ni siquiera se explica.

En el curso en pantalla verá cómo seleccionar celdas, introducir datos o fórmulas y conqué sencillez se puede crear un gráfico a partir de los datos de la hoja de cálculo. Podrá vercómo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma seríamucho más complejo de llevar a cabo. Ésta es la filosofía de Office.

Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opciónSalir del menú Archivo. También es posible abandonar Excel mediante cualquiera de losmodos normales de cerrar una ventana de Windows.

Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrará y saldrá alescritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificación, se le preguntará sidesea guardar los cambios. Si responde que no, se perderán los cambios que realizó desde laúltima vez que grabó.

1.4. EL PRIMER LIBRO

1.5. SALIR DE EXCEL






PAG. 9

Libros de Trabajo

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estará haciendo en un determinado libro. En Excellos archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojasde cálculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel.

Así, un libro de Excel puede contener distintas hojas de cálculo, identificadas a partir

de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducirá los datos y el resto deelementos que se pueden insertar.

Al iniciar Excel, se encontrará con un libro nuevo de trabajo en el que podrá ver tresetiquetas de hoja de cálculo, número de hojas predeterminado para los libros.

Si desea un número diferente de hojas de cálculo para los nuevos libros, no tendrá másque especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (menú Herramientas). A partirde ese momento, todos los libros que se creen tendrán dicho número de hojas de cálculo.

De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de cálculo en un libro siempre que

lo necesite.

Como ya sabe, una hoja de cálculo no es más que una cuadrícula compuesta por filas ycolumnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es laintersección entre una determinada fila y una determinada columna.

El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, así hastala columna IV. En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la última celda deuna hoja de cálculo de Excel será la IV65536.

Desplazamiento en una hoja de cálculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja decálculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea essituar la celda activa en un punto específico de la hoja, debe utilizar el ratón o determinadascombinaciones de teclas.

2.1. CONCEPTOS GENERALES

2.2. DESPLAZAMIENTO




PAG. 10

Si utiliza el ratón y la celda a la que quiere acceder está visible, sólo tiene que pulsarcon el ratón sobre ella. Si la celda no está visible, primero debe visualizarla utilizando las

barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella.

Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades:

- Teclas de dirección: desplazan una posición la celda actual.

- [RePág], [AvPág]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajorespectivamente.

- [Inicio]: sitúa la celda activa en la columna A.

- [Ctrl] + [Inicio]: sitúa la celda activa en la posición de celda A l.

- [Ctrl] + [Fin]: posiciona la celda activa en la última celda con datos de la hoja.

Para situarse en una determinada celda existe también la orden Ir a, situada en el menúEdición, a la que también se tiene acceso mediante la combinación de teclas [Ctrl] + [I] o latecla [F5].

Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puedeintroducir la dirección o referencia a la que se desea acceder y después pulsar [Intro]. Estecuadro además nos permite introducir un nombre que será utilizado para referenciar la celdaactiva o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre.

Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas deque consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar lasdistintas etiquetas de las hojas. Estos botones están situados a la izquierda de la barra dedesplazamiento horizontal.

Los botones de desplazamiento sirven únicamente para mostrar las diferentes etiquetasde las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta.

También es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado:

- [Ctrl] + [AvPág]: Pasa a la siguiente hoja- [Ctrl] + [RePág]: Pasa a la hoja anterior.




PAG. 11

Por otra parte, podrá saber en qué columna y fila se encuentra en todo momento ya que,al situarse en una determinada celda, Excel destaca su título de columna y de fila. Además,

en el cuadro de nombre también aparece el nombre de la celda, que inicialmente es sureferencia (Al, B1, etc.)..

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fácilmente. El númeromáximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del

ordenador.

A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una únicahoja o bien para un conjunto de hojas

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si sólodesea seleccionar una única hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar más de unahoja, deberá seguir las siguientes instrucciones:

- Si lo que desea es seleccionar dos o más hojas adyacentes, pulse sobre la etiqueta dela primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mayús], haga clic en la última hoja.

- Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada latecla [Ctrl] en lugar de [Mayús] y haciendo clic en las distintas hojas.

- También puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el menú contextual deuna etiqueta de hoja de cálculo.

Para insertar un determinado número de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como

hojas deseemos insertar y después elegiremos en el menú Insertar la opción Hoja de cálculo.Las nuevas hojas aparecerán a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada.

Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremosdel menú de Edición el comando Eliminar hoja.

También se pueden insertar o eliminar hojas usando el menú contextual de la etiquetade la hoja.

Cuando insertamos una hoja, ésta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos essuprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS




PAG. 12

El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un máximo de 31 caracteres,permitiéndose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no

escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *.

Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevonombre. El cambio de nombre de hoja también se puede realizar desde la opción Cambiarnombre... de su menú contextual.

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, así como mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. También se pueden copiarfácilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo.

A continuación se describen los procesos de mover y copiar hojas.

MOVER HOJAS:

Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila deetiquetas. Un triángulo negro nos indica la posición donde seinserta la hoja. Para situarla en la posición elegida, soltaremos elbotón del ratón. Este mismo procedimiento se puede realizarseleccionando varias hojas a la vez.

Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o alcopiarla) está visible en pantalla, podrá arrastrar la hoja a dicholibro y soltarla en el mismo, produciéndose el efecto deseado, esdecir, mover o copiar la hoja de cálculo.

En una próxima lección aprenderá a mostrar más de un

libro a la vez en pantalla.Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y se

elige el comando Mover o copiar hoja del menú Edición.

Está opción muestra un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajodestino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas.

COPIAR HOJAS:

Con el mismo procedimiento de arrastre del ratón que utilizamos para mover, podemos

crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl] pulsada al mismo tiempo.

2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS




PAG. 13

También, al igual que con mover, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja delmenú Edición; pero en esta ocasión deberemos activar la casilla Crear una copia.

Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja quevamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre añadiéndole un número para diferenciarla.

Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en discopara poder recuperarlo en otro momento.

Si el libro es nuevo, deberá asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione enel menú Archivo la opción Guardar como.

El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombredel libro y el formato con el que quiere que se guarde.

Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensión.xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de diálogo puede elegir formatosdistintos para ser leídos por otras aplicaciones.

Por ejemplo, se le permitirá guardar los archivos con el formato de versionesanteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versión anterior de Excel.

2.5. GUARDAR ARCHIVOS




PAG. 14

Esto es muy útil. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de unamisma aplicación. Así, usted podría ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000,

pero tener que pasar un libro a un compañero que sólo dispone de Excel 95.

La solución es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que sucompañero podrá abrir el documento, aunque deberá tener en cuenta que perderá lascaracterísticas especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores.

Además, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conocecomo el formato dual.

El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95 permite guardar el libro

para que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000.

De esta forma, las características nuevas siguen estando disponibles siempre que abrael libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupación de espacio endisco, por lo que sólo es adecuado cuando realmente sea necesario.

Si desea conocer qué características de Excel 2000 se perderán al guardar el libro en unformato distinto, utilice la ayuda, como aprendió en una lección anterior.

El resto de características del cuadro de diálogo Guardar como es muy parecido al delcuadro Abrir.

Así, en el campo Guardar en se indica la ubicación donde se guardará el libro. Puedeacceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicación a través de esta lista yel botón Subir un nivel . ó puede guardar el documento en las carpetas Favoritos yCarpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones.

Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardarun libro. Estas opciones se establecen a través del comando Opciones generales del menúHerramientas que se sitúa en el mismo cuadro de diálogo Guardar como.

Así, es interesante la opción Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vezque guarde un libro en un archivo, Excel conservará la versión anterior del mismo como copiade seguridad.

Otra forma de proteger los documentos es mediante una contraseña para que otrosusuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido.

Con Contraseña contra escritura impedirá que se modifique el contenido de undocumento, aunque estará permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).




PAG. 15

Para indicar a otros usuarios que abran un documento como sólo lectura, active lacasilla Se recomienda sólo lectura. Así, al abrir el libro como solo lectura y realizarmodificaciones, tendrá que guardar el documento con otro nombre.

Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice lacontraseña de protección. Tenga cuidado de no olvidar la contraseña, ya que, en dicho caso,ni usted mismo podrá acceder al libro.

Por otra parte, no es necesario acceder al menú Archivo para guardar un libro de Excel.Desde la barra de herramientas Estándar, con el botón guardará un documento que hayasido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso será automático sin pasar por elcuadro Guardar como.

Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barrade herramientas correspondiente botón tendrá el mismo efecto que acceder al comando

Guardar como.






PAG. 17

Introducción de Datos

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda:

- Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede serun valor numérico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que ustedvuelva a editar la celda y lo haga expresamente.

- Una fórmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres,funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las fórmulascomienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre loque es un valor constante y una fórmula. El valor de una fórmula puede modificarse simodifica el valor de otras celdas.

En Excel, un valor numérico sólo puede estar compuesto por los caracteres de dígito 0al 9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la comacomo parte decimal del valor.

Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un número o como fecha, hora,valor lógico o error, entonces lo interpretará como texto.

En todo momento en la barra de fórmulas podrá ver el contenido de la celda activa. Siel valor es numérico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en labarra de fórmulas sólo se verá dicho valor.

Si se trata de una fórmula, el valor resultante se mostrará en la celda, mientras que lafórmula en sí lo hará en la barra de fórmulas.

NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los símbolos para la unidad monetaria y losseparadores de miles y decimales que indiquen en la Configuración regional de Windows.

Así, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un número yel punto como separador de miles. Ésta es la configuración que se utiliza en España, pero enotros países no tiene qué coincidir.

Lo mismo ocurre para el símbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemosutilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias.

Para acceder a la Configuración regional de su equipo, utilice al Panel de Control deWindows.

3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES




PAG. 18

Para introducir datos en una hoja de cálculo, debe haber una o varias celdasseleccionadas, dado que dichos datos se situarán en ellas. Por defecto, la celda activa es lacelda seleccionada.

Siempre deberá seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rangode celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratón hasta laúltima y soltar.

Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientrashace clic sobre las celdas adicionales.

También puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deberá pulsaren el título de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en elcuadro intersección entre los títulos de columnas y de filas.

Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dichaselección, trasladándose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento será dearriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], el desplazamiento es hacia la derecha. Para ir en elsentido opuesto, presione [Mayús] y las teclas anteriores.

Al introducir un valor en unacelda, en la barra de fórmulasaparecen dos botones. Uno en formade aspa, que cancela la introduccióndel valor (equivalente a pulsar la tecla[Esc] en el teclado) y otro en formade v, que acepta los datosintroducidos (también podría pulsar latecla [Intro].

El botón con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en lacelda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos laforma de introducir fórmulas.

En ocasiones, deseará rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso,seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro],sino hágalo con [Ctrl] + [Intro].

Si ha cometido un error en el último comando o entrada de datos realizada, puede

deshacerlo seleccionando Edición / Deshacer o haciendo clic sobre el botón Deshacer .

3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS




PAG. 19

NÚMEROS: En Excel existen distintos formatos de número. Cuando se crea una hojanueva, todas las celdas poseen el mismo formato de número, el formato General. Medianteeste formato se muestran los números de la forma más exacta posible y si el dato no cabe en lacelda se visualizará en formato científico.

Al introducir valores numéricos, puede introducir los siguientes signos:

- El signo punto ( . ) se utiliza como separador de miles en una cantidad.- El signo coma ( , ) se utiliza para expresar decimales.

- El signo menos ( - ) se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque también sepuede indicar encerrando la cantidad entre paréntesis.

- El signo ( % ) se utiliza para dar al número un formato de porcentaje.

En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma defracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entenderá que seha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fraccionesmixtas, por ejemplo 4/3 = 1 1/3.

La forma en que se visualizan los números en una celda depende del formato que lacelda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dígitos de exactitud

para los números decimales y este valor interno es el utilizado para los cálculos realizados porExcel. Si desea que se utilicen los valores con la precisión con que aparece en pantalla, deberáacceder al cuadro Opciones mediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la fichaCalcular la casilla de verificación Precisión de pantalla. Debe tener en cuenta que, si seutiliza la precisión de pantalla, ya no será posible recuperar los valores internos anteriores.

Si el número no cabe en la celda y ésta tiene asignado un formato, aparecerá como####### para indicar que la celda es muy pequeña para presentar el dato.

Excel dispone de un comando para fijar el número de decimales en la hoja de cálculode forma que cualquier cantidad introducida será dividida por una potencia de 10 Igual alnúmero de decimales introducido. Para indicar esta opción, deberá seleccionar Herramientas / Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificación Número fijo dedecimales, indicando el número de decimales deseado.

Por ejemplo, si se elige un número de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, sevisualizará en la celda activa el valor 0,005.

Esta opción también sirve para introducir ceros a la derecha de un número entero. Porejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el númerofijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a

la activación del número de decimales no se verán afectados.

3.3. INTRODUCIR NÚMEROS Y TEXTO




PAG. 20

Si desea introducir un número como si fuera texto, deberá escribir un apóstrofo ( ' )delante de la cifra. Podrá distinguir si una cifra está introducida como texto ya que el texto por

defecto siempre está alineado a la izquierda.

TEXTO: Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que nose corresponde con el formato de número, fórmula, fecha, hora o valor lógico. Una celda puedecontener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. Enversiones anteriores el número de caracteres estaba limitado a 255.

Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que ésta esté vacía, pero setruncará su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar queun texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias líneas dentrode una celda. Para ello, deberá seleccionar en el menú Formato la opción Celdas y después

seleccionar la ficha Alineación activando en esta ficha la casilla de verificación Ajustar texto.

Las fechas se almacenan internamente como números de serie, es decir, el número dedías transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del día. En Excel, elorigen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parámetro.

Cuando se introduce en una celda de la hoja de cálculo un valor en un formatoreconocible por Excel como de fecha o de hora, automáticamente se le asigna a la celda eseformato y cualquier otro valor introducido después en la celda será tomado como fecha u hora.

Un ejemplo de introducción de flechas sería 24/ 06/1999. Los distintos formatos paraintroducir fechas se verán más adelante en este manual.

En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al año deuna fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posibleambigüedad.

Sin embargo, si lo hace sólo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas deinterpretación:

- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicar del2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de juliode 2018.

- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de 1989.

3.4. INTRODUCIR FECHAS




PAG. 21

Las horas se pueden expresar en formato de 12 ó 24 horas. En el primer caso, despuésde la cantidad se debe añadir am ó pm con un espacio de separación entre ellos. También

puede utilizar a o p en lugar de am o pm respectivamente

Pulsando las teclas: En la celda aparecerá:

[Ctrl]+[Mayús]+[;] La fecha actual[Ctrl]+[Mayús]+[:] La hora actual

Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formatoutilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explícitamente, aunque seborre el contenido de la celda.

Deberá borrar el formato con la opción Borrar / Formatos del menú Edición, para quela celda elimine el formato anterior.

Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador derelleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del menú Edición.

Al seleccionar una celda o un grupo deceldas, quedan marcadas por un rectánguloque las engloba en cuyo extremo inferiorderecho está situado el controlador derelleno. Al situar el cursor sobre él, setransforma en una pequeña cruz. Elcontrolador de relleno relleno sólo nospermite movernos en una dirección a la vez.

COPIAR DATOS: Deberá seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar elcontrolador de relleno hasta la posición deseada. Este mismo procedimiento se puede realizarmediante la selección de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango elvalor a copiar y seleccionar en el menú Edición la opción Rellenar, eligiendo después elsentido en que se quiere llenar.

El controlador de relleno también se puede utilizar para eliminar el contenido de lasceldas dentro de una selección. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia laizquierda sin pasar de la primera columna o fila de la selección, las celdas situadas abajo y a laderecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botón del ratón, sonborradas. Si el límite superior o el límite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarán en las

nuevas celdas seleccionadas.

3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES




PAG. 22

Seleccionando la opción Rellenar en el menú Edición verá las diferentes posibilidadespara el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un

grupo de celdas.

Las opciones de este submenú relacionadas con el copiado de celdas son:

- Hacia abajo.- Hacia la derecha.- Hacia arriba.- Hacia la izquierda.- Otras hojas.

Se puede acceder a la opción Otras hojas sólo si existen varias hojas seleccionadas.

Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa enel mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opción,se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas.

El controlador de relleno tiene asociado un menú contextual en el que también estasituado la orden Copiar celdas. Este menú contextual aparece al realizar el llenado con elbotón derecho.

En Excel se pueden crear series a partir del valor de la celda activa aumentándolo odisminuyéndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de rellenoautomático. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valorextensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valoresextensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri.

Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se veránmás adelante en la lección de formatos.

Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de laserie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie.

Si, al crear mediante llenado automático una serie, no desea que valores como ENE oPl aumenten automáticamente, deberá mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar elcontrolador de relleno.

Si desea crear series descendentes, deberá desplazar el controlador de relleno ensentido contrarío al seguido para crear la serie. Recuerde que deberá sobrepasar los límites dela selección, ya que, de otra forma, se eliminarían datos.

3.6. CREACIÓN DE SERIES




PAG. 23

Es posible crear series a partir de valores

sencillos. Para ello deberá seleccionar la celdainicial y arrastrar el controlador de rellenomanteniendo [Ctrl] pulsado.

En el menú contextual del controlador derelleno existen opciones para la creación deseries.

Para poder acceder a las opciones dellenado de series de este menú contextual, eldato de partida debe estar presente en la celda.

Para llenar la serie con los días de la semana,días, meses o años, deberá introducir el datoinicial en formato fecha, de otra forma noestarán habilitadas estas opciones.

En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas después en elllenado automático. Para crear una lista personalizada, deberá seleccionar Herramientas / Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de lista deberá escribir en líneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada.Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar,

de esa misma ficha.




PAG. 24

En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geométricas y lineales medianteel menú contextual del controlador de relleno o bien en el menú Edición eligiendo la opciónRellenar / Series.

Estas operaciones se deben utilizar únicamente para crear series sencillas, ya que paracrear series más complejas, deberá utilizar funciones de hoja de cálculo como TENDENCIA,CRECIMIENTO, ESTIMACIÓN LINEAL, etc...

Para crear una tendencia lineal o geométrica, deberá seleccionar las celdas con los

datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botón derecho delratón hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecerá el menú contextual del controladorde relleno y podrá elegir la opción Tendencia lineal o Tendencia geométrica.

Ejemplos de tendencias lineales son:

- 1, 2 --- > 3, 4, 5, 6.- 1, 3 --- > 5, 7, 9, 11.- 100, 95 --- > 90, 85, 80, 75.

Ejemplos de tendencias geométricas son:

- 2 con incremento 2 = 2, 4, 8, 16.- 2 con incremento 3 = 2, 6, 18, 54.

3.7. CREACIÓN DE TENDENCIAS




PAG. 25

Edición de una Hoja

Las celdas de una hoja de cálculo se pueden editar para cambiar su contenido o añadirdatos a los existentes.

Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en lacelda y pulsar [F2] o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de fórmulas.

En cualquier caso aparecerá el punto de inserción, es decir, aquel punto en el que está

situado el cursor cuando la celda está en modo edición y a partir del cual se pueden introduciro eliminar caracteres. Si la celda no está vacía al editarla, el punto de inserción se sitiará en ellugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de inserción puede utilizar lasflechas de dirección o seleccionar el nuevo punto de inserción realizando un clic con el ratónen la posición elegida.

Cuando una celda está en modo edición, se puede seleccionar una palabra realizandodoble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deberá seleccionarlos medianteel arrastre del ratón.

Cuando una celda está editada, se pueden utilizar las opciones del menú Edición:Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones haránreferencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. También se puede acceder a estasórdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a través del menúcontextual de celda.

A continuación se citan las funciones que realizan:

- Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en elportapapeles.

- Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles.

- Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto deinserción.

- Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Sólo se puede acceder a él desdeel menú Edición o mediante la tecla [Supr].

Cuando se está editando una celda, es conveniente disponer de alguna opción paradeshacer el último cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas órdenesdesde el menú Edición o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barrade herramientas.

4.1. EDICIÓN DE CELDAS




PAG. 26

Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo,permitiendo volver a la situación anterior si se ha equivocado. Esta lista actúa como una pila,

en el sentido de que la última acción realizada es la que se encuentra encima de las demás. Siselecciona deshacer una acción de la lista, se desharán dicha acción y todas las situadas encimade ésta en la lista.

Si sólo desea deshacer la última acción realizada, pulse en el botón Deshacer, sinnecesidad de mostrar la lista, El botón Rehacer sigue el mismo funcionamiento, pero con elsentido contrario.

Tenga en cuenta que no siempre podrá deshacer las acciones que realice. Por ejemplo,guardar o imprimir una hoja de cálculo no pueden deshacerse.

Una de las operaciones que más se utilizan en cualquier aplicación de Office es la decortar o copiar y pegar.

En Excel, usted podrá mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de lamisma hoja de cálculo, de una hoja de cálculo distinta e incluso de un libro distinto.

Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemosintroducido en algún lugar de la hoja de cálculo.

Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar ,Copiar y

Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratón.

La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos lasceldas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar, lasceldas no desaparecen de la ubicación original, sino que se crea una copia que podemos

utilizar en cualquier otro lugar.Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cual

queremos pegar. Si hemos copiado más de una celda, la celda elegida se convertirá en laesquina superior izquierda del área de pegado.

Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido.

Se pueden insertar celdas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiarlas celdas seleccionadas y después elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas delmenú Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar

4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS




PAG. 27

celdas, podrá indicar qué debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado,simplemente se reemplazan unas por otras.

Cuando ha realizado más de una acción "cortar" o "copiar", podrá comprobar queaparece la barra de herramientas Portapapeles.

El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como elPortapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no sólo se guarda el último

elemento fruto de una acción de cortar o copiar, sino que puede almacenar los últimos 12elementos.

Esto puede ser muy útil, permitiéndole disponer de más opciones de pegado. Lo únicoque tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar.

Además, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office,por lo que podrá pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otraaplicación de Office (o viceversa).

Los elementos situados en el Portapapeles de Officeaparecen representados mediante un icono que indica sunaturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo quecontienen, puede situar el puntero del ratón por encima de dichoselementos con lo que le aparecerá una etiqueta en la que semuestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridadel elemento a pegar.

El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van añadiendoelementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben más,manteniendo siempre los más recientes.

Por otra parte, elegir el último elemento de la lista del Portapapeles de Office esequivalente a pulsar en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar, es decir, sepega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows.

Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles:

- Copiar : Realiza una copia del elemento seleccionado.

- Pegar todo : Permite pegar todos los elementos que estén en el Porta-papeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botón nopodrá utilizarse.




PAG. 28

- Borrar Portapapeles : Elimina todos los elementos. No puede borrar un elementoindividualmente.

Para hacer varías copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debeseleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las áreas de pegado.

Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantenerpresionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales.

Además, si va a pegar en varias celdas a la vez, deberá utilizar el Portapapeles deWindows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegadosen un lugar a la vez.

Las operaciones de copiar y desplazar celdas también se pueden realizar mediante eluso del ratón.

Lo único que tiene que hacer es arrastrar la selección de celdas utilizando el borde dedicha selección. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla[Ctrl] al mismo tiempo.

Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Siel destino es un libro distinto, deberá mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a él.

Por eso, en estos dos casos suele ser más cómodo utilizar los comandos Cortar/Copiary Pegar.




PAG. 29

Además, si en lugar de arrastrar con el botón izquierdo del ratón lo hace con elderecho, entonces, al soltar, aparecerá un menú contextual con las opciones más utilizadas.

De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinación de teclas ni nadaparecido. Simplemente elija la opción adecuada.

Para modificar la presentación de datos de una hoja de cálculo se pueden insertarceldas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc.

Al insertar celdas, las demás celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel seencarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdasdesplazadas sea actualizada.

El proceso para insertar filas es el siguiente: deberá seleccionar las filas que deseeinsertar mediante la selección de un número de títulos de filas (tantas como desee insertar y enla posición donde se insertarán las filas), después deberá elegir la opción Filas del menúInsertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo

Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los títulos de lascolumnas y después en el menú Insertar seleccionar la opción Columnas. Las nuevascolumnas aparecerán a la izquierda de las seleccionadas.

Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deberá seleccionar un rango de celdasigual al que va a insertar y seleccionar en el menú Insertar la opción Celdas. Aparecerá el

4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS




PAG. 30

cuadro de la figura en el que indicará la dirección con que se deben desplazar las celdas queocupan esa posición.

Debemos distinguir aquí entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.

El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el

espacio que éstas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de lasceldas dejando las celdas en blanco sin destruirlas.

Al utilizar el comando Borrar del menú Edición, tendrá varias opciones: la opciónContenido elimina sólo el valor de la celda; Formato elimina el formato de la celda dejándolode nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opción Todo.Comentarios permite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formatode la misma.

Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente esEdición / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que

tenía asignado.

Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuración de losdatos de una hoja se pueden realizar también desde el menú contextual de celda.




PAG. 31

El comando Pegado especial es accesible desde el menú Edición y nos permiterealizar procesos de pegado más específicos que con el comando habitual. Este comando semuestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, nocuando lo hace con el comando Cortar.

En el cuadro Pegado especial se indican por unlado los elementos que se desean pegar de los datos delportapapeles y por otro, la operación que se deberá

realizar con las celdas copiadas y las del área depegado.

Al pegar los datos del portapapeles mediante elcomando Pegado especial, se pueden separar aquellaspartes de los datos copiados a la hora de pegar en eldestino. Las distintas opciones que se presentan bajo eltítulo Pegar son:

- Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar sucontenido, su formato, sus notas, etc...

- Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra defórmulas en área destino.

- Valores: únicamente pega los valores como se muestran en las celdas.

- Formatos: pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de esemomento, aunque aparentemente estén vacías, tendrán asociado un formato.

- Comentarios: solo se copian los comentarios de las celdas.

- Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos, cosa que ya veremosen una lección posterior.

- Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes gráficos.

- Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor de la celda/s queha/n sido copiada/s.

Bajo el título de Operación se muestran una serie de operaciones que se puedenrealizar al pegar los datos con aquéllos situados en el área de pegado. Por defecto, no se realizaninguna operación.

La casilla de verificación Saltar blancos se deberá activar cuando quiera evitar escribirencima de celdas en blanco del área de pegado.

4.4. PEGADO ESPECIAL




PAG. 32

Para trasponer una selección de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el áreadestino, deberá activar la casilla de verificación Transponer.

El botón Pegar vínculos pega los datos seleccionados y establece un vinculo con lafuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, también los datos pegados en la nuevaposición reflejarán los cambios.

Cuando se quiere copiar únicamente el formato, se puede realizar de forma más rápidaaccediendo al botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar.

El cuadro de diálogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figuraanterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicación, pero también ofrecela posibilidad de Pegar o Pegar vínculos en el libro destino. Si los vínculos no se pueden

establecer, esta opción no estará disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado sepega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del área destino seleccionada.

En este nuevo cuadro de diálogo bajo el título Como: se muestra una lista de losformatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en lalista Como aparecerían los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Porejemplo, un texto de WordPerfect se podría pegar en Excel como texto o como gráfico.

La casilla de verificación Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objetopegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicación origen.




PAG. 33

Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres enun texto. Estos comandos son Buscar y Reemplazar y se encuentran en el menú Edición.

En el campo superior Buscar se debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En lalista Buscar se debe indicar si la búsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas.El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el ámbito de la búsqueda; por ejemplo,celdas que sólo contengan fórmulas, constantes, etc.

La casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas debe activarse si sedesea que la palabra esté escrita de la misma forma. La activación de la casilla Buscar celdascompletas implicaría una búsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de lacelda.

Cada vez que se pulse el botón Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra quecumple con el patrón introducido.

Al introducir el patrón a buscar, se pueden utilizar caracteres comodín:

- El signo de interrogación ? representa cualquier carácter individual que seencuentre en la misma posición que el signo.

- El signo asterisco * representa cualquier número de caracteres (incluso ninguno)en la posición del asterisco.

Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogación reales deberá precederlos de una

tilde (~)

El botón Reemplazar activa una nueva orden en la que, además de buscar undeterminado texto, se puede introducir un texto que sustituirá a la palabra encontrada. Estaorden también puede ser accedida directamente en el menú Edición.

4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR




PAG. 34

En el cuadro de diálogo Reemplazar podrá reemplazar una a una las ocurrencias queaparezcan a través del botón Reemplazar o bien sustituir automáticamente todas las

ocurrencias mediante el botón Reemplazar todas.




PAG. 35

Organizar e Imprimir Hojas

Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentarpartes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o máslibros de trabajo.

Para crear ventanas, deberá elegir en el menú Ventana el comando Nueva ventana. Al

ejecutar esta orden, aparecerá una nueva ventana. Si existe un libro abierto, éste aparecerá enla nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se veráreflejado en el resto de ventanas del libro. En el título de la ventana aparecerá el nombre delarchivo seguido de [ : ] y un número.

Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandospara organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. Elcomando Organizar del menú Ventana organiza las ventanasvisibles de la pantalla. En el cuadro de diálogo Organizarventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiereorganizar las ventanas.

Las ventanas del escritorio de Excel puedenestar ocultas o visibles, en su forma normal oreducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deberáseleccionar la opción Ocultar del menú Ventana.

Aunque las ventanas estén ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar unaventana oculta en el menú Ventana, deberá seleccionar la opción Mostrar.

En el menú Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; siselecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasará a ser la activa.

Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no secierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la última de ese libro.

Además, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros queabra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows.

Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el iconocorrespondiente, lo que puede ser muy útil cuando trabaje con más de un libro, copiando de

una parte a otra o simplemente contrastando datos.

5.1. VENTANAS




PAG. 36

En una hoja de cálculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que sepuedan ver simultáneamente diferentes áreas distintas.

Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estospaneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja decálculo.

Esta función es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, sólopodrá mostrar la misma hoja de cálculo y no tendrá disponibles acciones como la de minimizarla ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.

Al dividir en paneles, podrá ver partes distintas de la misma hoja o incluso la mismaparte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce también en los otros ya que estátrabajando en la misma hoja de cálculo.

5.2. PANELES




PAG. 37

Los paneles pueden ser útiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hojade cálculo. Por ejemplo, en alguna ocasión podrá interesarle realizar una sección de forma que

queden separados los títulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar losprimeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de cálculo, los datos de la tabla variarán,mientras que los títulos de la celdas no cambiarán quedando siempre visibles en pantalla.

Para especificar los paneles, deberá elegir el comando Dividir del menú Ventana.Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual:

- Si selecciona un identificador de fila, la división será horizontal.- Si selecciona un identificador de columna, la división será vertical.- Si está situado en una celda, la división será en cuatro paneles.

Una división horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de formaindependiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la división esvertical, sucede lo contrario.

Para inmovilizar paneles, deberá ejecutar la orden Inmovilizar paneles del menúVentana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la sección superior o lasección izquierda, dependiendo de que el tipo de división sea horizontal o vertical

respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la sección superior izquierda.




PAG. 38

Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente ladivisión, Excel realiza automáticamente la división y las inmoviliza.

El resto de capítulos que compone la lección nos permitirá aprender cuáles son lastareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo.

La primera tarea que debe realizar es la revisión ortográfica de su hoja. Presentar untrabajo con faltas ortográficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fácilmente

evitado aplicando la revisión ortográfica incorporada en Excel.

Excel además incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir,al mismo tiempo que se escribe en la hoja de cálculo. Esta característica se llamaAutocorrección y está disponible en el menú Herramientas.

El cuadro de diálogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir deforma automática los errores más comunes a la hora de teclear texto en la hoja de cálculo.

Así, teniendo activada la casilla Corregir Dos Mayúsculas Seguidas, nos aseguramosque, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos mayúsculas seguidas,sustituya la segunda por su correspondiente minúscula.

También puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre en

mayúsculas; Excel reconocerá el principio de una oración después de un punto. O reemplazar,

5.3. REVISAR ORTOGRAFÍA




PAG. 39

mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos típicos deerrores mecanográficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas

palabras en las que suele caer en errores.

Todas estas opciones de Autocorrección sólo funcionarán si tiene activada la casillaReemplazar texto mientras escribe. Pero si le molesta esta característica de Excel, no tienemás que desactivar esta casilla.

De todas formas, es más aconsejable realizar la revisión ortográfica una vez hayaterminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorrección con larevisión.

Para comenzar la revisión ortográfica, puede seleccionar la opción del menú

Herramientas / Ortografía, pulsar la tecla [F7] ó el botón de la barra de herramientas.

Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisión ortográfica se hará sobre esas celdas,si no, se revisará toda la hoja. Cuando se revisa la ortografía de toda una hoja, se comprueba laortografía de todos sus elementos, texto, gráficos, comentarios, etc. A continuación se muestrael cuadro de diálogo que aparece al ejecutar la revisión ortográfica.

En la parte superior del cuadro de diálogo aparece un mensaje indicando que la palabrano se encuentra en el diccionario.

Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excelpara sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra lapalabra que sustituirá a la incorrecta.

- El botón Omitir continúa la revisión sin realizar ninguna acción.

- El botón Omitir todas no mostrará a lo largo de la hoja más veces la palabrano encontrada.

- El botón Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabraseleccionada en el campo Cambiar por:

- El botón Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra noencontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:




PAG. 40

- El botón Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que estéutilizando.

En el campo Agregar palabras a: Podemos elegir el diccionario en el que queremosintroducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos eldiccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vacío hasta que le añadimos palabras.

A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejará de seruna palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por loque si ha añadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarán disponibles enExcel y viceversa.

El botón Sugerir se activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando notenemos activada la casilla de verificación Sugerir siempre y nos muestra las distintasposibilidades que tenemos para sustituir la palabra.

Por último, el botón Deshacer cancela el último cambio realizado.

Una vez ha comprobado la corrección ortográfica de su hoja de cálculo, es el momentode empezar a prepararla para que la impresión en papel sea lo más elegante posible.

Aplicar márgenes, indicar laorientación del papel, introducirencabezados y pies de página, etc., sontareas que se realizan mediante laopción Configurar página del menú

Archivo. En la figura siguiente puedever el cuadro de diálogo que aparece alejecutar este comando.

Así, en la ficha Página indicarála orientación del papel, que por defectoes vertical. También puede estableceropciones como el tamaño del papel, lacalidad de la impresión, aspecto ésteque depende de la impresora que tengaseleccionada, etc.

5.4. CONFIGURAR PÁGINA




PAG. 41

En la sección Escala puede reducir o aumentar la hoja de cálculo de forma porejemplo, que ocupe menos páginas impresas. Si la hoja de cálculo tiene poco espacio escrito en

la última página impresa, podrá reducir el número utilizando la opción Ajustar a.

En la ficha Márgenes se muestran los márgenes que desea aplicar a las páginas Unmargen es la distancia que existe entre el borde físico del papel y el texto impreso. Podráajustar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho.

Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de página.Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indicauna distancia mayor que estos márgenes, su contenido ocultará probablemente datos de la hojade cálculo.

En la ficha Encabezado y pie de página podrá indicar qué texto desea que aparezcacomo encabezado y pie de página. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha dela impresión, el número de página, el nombre de la empresa, etc.

Finalmente, la ficha Hojapermite indicar característicasimportantes a la hora de imprimir. Loprimero que destaca es la posibilidadde indicar qué área de la hoja decálculo desea imprimir. Para ello

utilice el campo Área de impresión.

Si desea que ciertainformación de la hoja de cálculo serepita en cada una de las paginas,deberá indicarlo en la secciónImprimir títulos.

Esto es útil cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas,donde la primera fila o la primera columna representa los campos de información de dicha

lista.Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo se indique la referencia de alguna

celda o rango de celdas, le presentará el botón Contraer o Minimizar diálogo pulsando estebotón , el diálogo disminuye su tamaño, de forma que pueda indicar en la hoja de cálculoel conjunto de celdas.

En la sección Imprimir podrá especificar si desea o no imprimir las líneas de división(es decir la cuadrícula de la hoja de cálculo), los títulos de columna y de fila, etc.

Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en queExcel imprimirá la hoja de cálculo.




PAG. 42

Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hojade cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en

una página aparte, después de imprimir todas las filas.

Con la otra opción, ocurre lo contrario: primero una página, después otra con lascolumnas de la derecha que no quepan, ...

Una vez se han establecido los márgenes y otros detalles mediante el cuadro de diálogoConfigurar página, Excel permite ver dónde se sitúan los Saltos de página e incluso permitemodificarlos si lo desea. Es decir, podrá indicar dónde debe terminar una página y comenzar lasiguiente.

Deberá configurar la página antes de modificar los saltos de página ya que, si despuéscambia algún detalle en el cuadro Configurar página, los saltos de página pueden variar, por loque tendrá que volver a ajustarlos.

Para acceder al modo de ver de saltos de página, elija Vista previa de salto de páginaen el menú Ver.

5.5. SALTOS DE TEXTO




PAG. 43

Cuando está en este modo de ver, Excel le indica mediante una línea discontinua cuáles la situación de los saltos de página automáticos, mientras que una línea más gruesa muestra

los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir.

Además, en el fondo de cada página puede ver con letras grises el texto Página X,indicando en cada una cuál es dicha página.

Si cambia la situación de un salto de página, Excel modificará el tamaño de la hoja deforma que se acomode al nuevo salto de página. Excel puede necesitar cambiar la escala devisualización actual para acomodar la nueva posición del salto de página. Es decir, Excelcambiará el tamaño de la fuente de texto de su hoja de cálculo si es necesario.

Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de página, también se elimine otro,

debido a la disminución del tamaño de la hoja que es necesario realizar.

Mediante este modo de ver también podrá establecer el área de impresión. Puededesplazar las líneas gruesas que indican dicha área y reducir o aumentar la parte de la hoja decálculo que desea imprimir.

Además, en cualquier modo de ver podrá insertar un salto de página manual. Para ello,seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en elmenú Insertar.

Este tipo de saltos de página se muestra en forma de líneas continuas en el modo Vistaprevia de salto de página.

El último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es comprobar cuál va a ser elresultado de esta impresión. Es posible que, al ajustar los saltos de página, haya hecho que la

hoja de cálculo se vea a una escala demasiado pequeña, por lo que la impresión no será muysatisfactoria.

Por ello es fundamental comprobar cuál va a ser el resultado real de la presión ymodificar todo aquello que no sea de su agrado: márgenes, situación de los encabezados,tamaño, etc...

Excel dispone de la herramienta Presentación preliminar, que nos permite ver comoquedará la hoja de cálculo o mejor dicho, el área de impresión, antes de realizarla. Para ver lahoja en presentación preliminar, utilice el botón .

5.6. IMPRIMIR




PAG. 44

En este modo de ver podrá ver toda la página para comprobar la distribución de lamisma o hacer un zoom y comprobar cuál es el resultado de la impresión.

La página quedará impresa tal como la ve ahora. Si el tamaño de la letra fuerademasiado pequeño, debería pensar en volver a ajustar los saltos de página.

Desde la presentación preliminar también podrá mostrar el cuadro de diálogo

Configurar página mediante el botón Configurar. Además puede comprobar cuál es lasituación de los márgenes e incluso modificarlos directamente sobre la página pulsando enMárgenes.

Excel le muestra conuna línea dónde está situadocada margen, así como elencabezado y pie de página. Sidesea cambiar la distancia dealgún margen, sitúe el ratón enalguna de estas líneas y, cuando

cambie el cursor, arrástrelahasta la nueva posición.

Si todo es correcto, hallegado el momento de imprimirfinalmente la hoja de cálculo.Utilice el comando Imprimirdel menú Archivo ó el botón.

En este cuadro de diálogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer elintervalo de páginas a imprimir, el número de copias, etc. Mediante el botón Propiedadespodrá cambiar algunas características de la impresora que tenga seleccionada.




PAG. 45

La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizarcualquiera de las que tenga disponibles.






PAG. 47

Fórmulas

Una fórmula es una expresión que relaciona valores con operadores para producir unnuevo valor. Las fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas.

Para introducir fórmulas, deberá editar la celda o bien seleccionar la celda y despuésintroducir datos mediante la barra de fórmula. Una fórmula siempre debe comenzar con el

signo igual ( = ) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lógico(VERDADERO o FALSO) o un texto.

En la hoja de cálculo las celdas que contienen fórmulas suelen mostrar el resultado dela fórmula, mientras que la fórmula en sí de la celda activa aparece en la barra de fórmulas.Los operadores utilizados al crear fórmulas son:

ARITMÉTICOS:

- Suma. (+)- Resta. (-)- Multiplicación. (*)- División. (/ )- Porcentaje. (%)- Función exponencial. (^)

COMPARATIVOS:

- Igual. (=)- Distinto. (<>)- Mayor. (>)

- Menor. (<)- Mayor o igual. (>=)- Menor o igual. (<=)

OPERADOR DE TEXTO: El operador de texto (&) une dos valores de texto paraproducir un nuevo valor resultado de añadir un texto a continuación del otro.

A continuación se muestran algunos ejemplos de fórmulas:

Fórmula: Resultado:= 2^2 + 5 9

= 10 *(2+20) 220

6.1. SINTAXIS




PAG. 48

Cuando se introducen en una fórmula compleja varios operadores, hay que tenerpresente el orden de precedencia que poseen los operadores. Esto quiere decir que unos

operadores se ejecutan antes que otros, siempre que no se indique lo contrario mediante lautilización de paréntesis.

Orden de evaluación de operadores ordenados de mayor a menor prioridad:

- Porcentaje.- Función exponencial.- Multiplicación y división- Suma y resta.- Concatenación de texto.- Comparación.

A la hora de escribir fórmulas, para indicar números negativos, no deberá utilizar losparéntesis sino el signo ( - ). Si una fórmula contiene operadores con igual prioridad, seevalúan de izquierda a derecha; pero utilizando paréntesis podrá alterar el orden deprecedencia.

Por ejemplo, la fórmula = (10 * 2) + 20 produce un valor de 40, mientras quemodificando la posición de los paréntesis = 10 * (2 + 20) se obtiene el valor 220.

Cada operador actúa sobre tipos de datos determinados. Si al escribir fórmulas seintroduce un dato con un tipo distinto al esperado, Excel intenta convertir el tipo del dato enuno del tipo requerido por el operador y, si no es posible la conversión, se visualiza un mensajede error en la celda.

A continuación se muestran los valores de error que pueden aparecer en Excel alintroducir fórmulas:

- # ¡DIV/0! - Error de división por cero.- #N/A - Valor no disponible.- #¿NOMBRE? - Utilización de un nombre que Excel no reconoce.- #¡NULO! - Especifica una intersección no válida de dos áreas.

- #¡NUM! - Número usado de forma incorrecta.- #¡REF! - Referencia a una celda no válida.- #¡VALOR! - Operando o argumento equivocado.- ####### - Marcador de columna demasiado pequeña para albergar los datos.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribe las fórmulas. Enocasiones lo hará sin más (por ejemplo, si falta algún paréntesis de cierre), ya que el error esobvio; en otras le pedirá confirmación para llevar a cabo la modificación.




PAG. 49

Cuando se utiliza varias veces un valor para la realización de cálculos, resultainteresante poder escribirlo una sola vez en una celda para después referenciarlo en variasfórmulas.

Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Paraintroducir una referencia en una fórmula, deberá introducir el nombre de la columna y de lafila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos.

Una referencia a una celda es por ejemplo A3. Una referencia a un rango de celdas es

A3: B5. Existen tres tipos de referencias:

- RELATIVAS: Indicarán la posición de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda actual en la que se está introduciendo la fórmula. Si las celdasreferenciadas cambian de posición, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a lanueva situación. Un ejemplo de referencia relativa sería la celda A3.

- ABSOLUTAS: Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de cálculo.Una referencia absoluta se indica añadiendo el signo $ antes de la letra de fila o elnúmero de columna. Por ejemplo $B$3 indicará siempre la celda de la columna B enla fila 3, aunque se inserten filas o columnas delante de esta celda.

- MIXTAS: Este tipo de referencia es una combinación de los dos tipos de referenciaanteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, deberá poner el símbolo$ delante del nombre de fila o de columna de la celda a referenciar. Por ejemplo,referencias relativas serían A$3, $B4.

En una fórmula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un número para indicarformato moneda sino que deberá elegir el formato en el que se presentaran los resultadosmediante la orden Formato / Celdas.

Mediante la tecla [F4] se puede cambiar el tipo de referencia que tiene una celda enuna fórmula cambiando de forma circular de la siguiente manera:

Relativa (D1) / Absoluta ($D$ 1) / Mixta ($D1) / Mixta (D$1)

Existen unos, operadores para construir referencias en las fórmulas.

- Rango ( : ) Crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dosreferencias escritas. Por ejemplo B1: C4.

6.2. REFERENCIAS




PAG. 50

- Unión ( , ) Produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemploC3,C5.

- Intersección (espacio). Produce una referencia para las celdas comunes a lasdos referencias. Por ejemplo A3:C3 B2:B4.

Para referenciar filas o columnas completas o un rango completo de ellas, citamosalgunos ejemplos que le puedan servir como guía.

- Toda una columna A:A - Toda una fila: 1:1- Filas de la 2 a la 4: 2:4 - Columnas de la A a la C: A:C- La hoja completa A:IV ó 1:65536

Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es mediante laselección de las celdas con el ratón. Una vez se ha introducido el signo (=) en la celda, bastacon hacer clic sobre la celda a la que quiere referenciar en la fórmula o realizar una selecciónde un rango de celdas. De esta forma las referencias pasan directamente a formar parte de lasfórmulas.

Existe otra forma de referenciar las celdas de la hoja de cálculo denominado L1C1. Eneste estilo de referencia la posición de una celda se indica situando el número de fila tras laletra L y el número de columna tras la letra C.

En el estilo L1C1 una referencia relativa seindicaría del siguientemodo: L(3)C(2), mientrasque una referencia absolutase indica por ejemplomediante L3C2 y unareferencia mixta seríaL3C(2).

Si desea activar el

estilo L1C1, deberáseleccionar en el menúHerramientas la opciónOpciones. En el cuadroOpciones deberá elegir laficha General y en elapartado Configuración,indique el estilo L1C1.

Cuando edita una celda en la que ha incluido una fórmula, podrá ver (si ha hechoreferencias a celdas), a que celdas se está refiriendo la fórmula. Excel coloreará los distintas

rangos para que usted pueda comprobar la corrección de la fórmula. Por ejemplo si introduce




PAG. 51

una fórmula en la que intervienen el rango C3:C5, cuando la edite, podrá ver resaltado dichorango en la hoja de cálculo.

Cuando se trabaja con referencias, en ocasiones es necesario hacer referencia a datos enotras hojas del libro. En Excel, para indicar una referencia en otra hoja, se debe indicar elnombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante un signo de exclamación,

como por ejemplo: Hoja6!$B$5:$D$9. Si el nombre de la hoja incluye espacios, se deberá escribir entre comillas simples.

Para evitar equivocaciones al introducir las referencias, le recomendamos que utilice elratón. De esta forma, mediante la selección de hojas y celdas se va actualizando la fórmula conlas referencias correctas.

Cuando esté introduciendo una fórmula y tenga que introducir una referencia a celdassituadas en otra hoja, simplemente tendrá que seleccionar la hoja y las celdas elegidas; Excelautomáticamente incluye el símbolo de admiración o las comillas simples si fuese necesario.

En Excel puede introducir referencias a celdas en un rango de hojas de un libro eincluso a datos en otros libros de trabajo en otras aplicaciones.

La sintaxis necesaria para realizar una referencia de un rango de celdas en un rango dehojas es la siguiente:

Hoja1: Hoja 3! A1: C6

La referencia anterior incluye las celdas del rango A1:C6 de cada una de las hojasindicadas en el rango de hojas, incluyendo la primera y la ultima hoja. Estas referencias suelen

denominarse Referencias 3D.

Mediante el ratón puede introducir Referencias 3D con facilidad seleccionando elrango de hojas y el rango de celdas elegidas. Recuerde que, para hacer una selección múltiplede hojas, deberá mantener la tecla [Mayús] pulsada mientras selecciona la primera y la últimahoja del rango.

6.3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS




PAG. 52

Al mover celdas que contienen fórmulas, los valores o las referencias que contienennunca cambian; sin embargo si se mueven las celdas a las que hace referencias una fórmula,Excel actualizará las fórmulas para ajustarse a las nuevas posiciones.

Las fórmulas que hacen referencia a unas celdas sobre las que se han movido nuevasceldas, producen un error #¡REF! ya que las nuevas celdas reemplazan a las existentes.

Fíjese cómo, en este caso, siguen existiendo las celdas como tales, pero ya no son sobre

las que se creó la fórmula, por lo que Excel entiende que la fórmula ya no es correcta.Cuando se copian celdas que contienen fórmulas, el resultado es diferente en función

de los tipos de referencias utilizados en la fórmula. Si las referencias son relativas, al copiarlas celdas Excel las ajusta automáticamente y también lo hace con las partes relativas de lasreferencias mixtas. Si las referencias son absolutas, al copiar las celdas, no se modificanpuesto que siempre se refieren a una zona concreta de la hoja de cálculo.

Al insertar celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo, las referencias se modificanautomáticamente para que sigan apuntando a las mismas celdas ya sean referencias absolutas,relativas o mixtas. Esto mismo ocurre si se eliminan celdas, filas o columnas, excepto si una

fórmula hace referencia directamente a alguna celda eliminada, en cuyo caso aparecerá unerror #¡REF! en la fórmula. Si las celdas eliminadas pertenecen a un rango, Excel ajusta lasreferencias y no produce ningún error.

Si se traba a con Referencias 3D que afectan a un rango de hojas, se deberá tener encuenta ciertos aspectos a la hora de mover, insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja perteneciente a un rango de una referencia 3D, los valores de la hojaeliminada serán excluidos de la fórmula a la hora de realizar el cálculo.

- Si se inserta una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel

incluye el mismo rango de celdas de la nueva hoja que estaba seleccionado en lasrestantes hojas de cálculo en la fórmula.

- Si se mueven las hojas que están en el rango fuera de él, los valores se eliminarándel cálculo de la fórmula.

- Si se desplazan las hojas primera o última del rango, el cálculo se ajustará paraacomodar el nuevo rango de hojas entre ellas.

6.4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS




PAG. 53

En muchas ocasiones, su hoja de cálculo presentará rótulos o títulos en la partesuperior de cada columna y a la izquierda de cada fila, representando las categorías de lainformación que se presenta en la hoja

En el ejemplo de la figura anterior puede ver que tenemos información referente a cadadivisión (Norte, Sur, Este y Oeste) y para cada uno de los vendedores.

En estos casos es posible utilizar dichos rótulos directamente en las fórmulas e inclusocrear nombres alternativos a celdas en el interior de la hoja, de forma que la confección de lasfórmulas sea más natural.

Por ejemplo, sería válida una fórmula del tipo =SUMA(Empresa 1). En este caso,Excel reconocería Empresa 1 como el rótulo de la fila 5 y devolvería la suma de los valoressituados en dicha fila.

Si le interesa hacer referencia a una celda en particular, simplemente debe recordar quees la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella podráutilizar el rótulo de fila y de columna. Siguiendo el ejemplo anterior, la fórmula =TOTALVendedor 2, haría referencia a la celda C9 (recuerde el uso del espacio como operador deintersección).

Aunque puede aprovecharse de esta característica de Excel, es posible también asignarnombres descriptivos a cualquier otra parte de la hoja, sin necesidad de que sea la partesuperior de las columnas o la izquierda de las filas.

En estos casos, se utiliza el comando Nombre del menú Insertar o lo puede hacerdirectamente en el cuadro de nombre.

Para introducir un nombre, debe situarse en la celda a la que se quiere dar nombreseleccionar el cuadro de nombres e introducir el nombre de la celda. Para nombrar un rango deceldas, ha de realizar la misma operación, pero deberá seleccionar el rango de celdas anombrar.

6.5. RÓTULOS Y NOMBRES




PAG. 54

Debe tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de introducir nombres:

- El primer carácter debe ser una letra o un carácter subrayado. El resto de caracterespueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

- No se permite usar espacios.

- El nombre puede contener hasta 255 caracteres de largo.

Puede utilizar letras mayúsculas y minúsculas. Excel almacena el nombre tal como seescribe. Sin embargo, no diferencia entre mayúsculas y minúsculas cuando lee los nombres enlas fórmulas. Esto quiere decir que dos palabras que sólo se diferencian por sus letrasmayúsculas o minúsculas, son interpretadas como la misma palabra.

Si introducimos en el cuadro de nombres un nombre ya existente, no se registrará denuevo, sino que nos llevará a la posición que referencia el nombre (como ya aprendió en lalección correspondiente al desplazamiento por la hoja de cálculo).

Si lo hacemos desde el menú Insertar / Nombre, el nombre hará referencia a la últimacelda o rango de celdas para el que lo definimos.

Excel utiliza referencias absolutas para definir nombres ya que, de esta forma, nocambia si se mueve o copia la celda que contiene el nombre.

Si lo que desea es utilizar nombres conreferencias relativas, puede modificar las referenciasdesde el cuadro de diálogo Definir nombre, en elcampo Se refiere a:. Este cuadro de diálogo esaccesible desde Insertar / Nombre / Definir...




PAG. 55

Las operaciones efectuadas en este cuadro tendrán efecto sobre las celdas seleccionadasen la hoja.

- El botón Agregar añade a la lista el nuevo nombre.

- El botón Eliminar elimina el nombre de la lista y no aparecerá en el cuadro denombres.

- La casilla Se refiere a: muestra la referencia de la celda o celdas activas en lahoja de cálculo.

Cuando esté creando una fórmula, podrá utilizar el comando Insertar / Nombre / Pegar para elegir un nombre creado en la hoja de cálculo y que desee incorporar a su fórmula.De esta forma evita la posibilidad de escribir erróneamente un nombre.

Excel permite crear nombres automáticamente a partir del contenido de las celdas. Paraello deberá seleccionar las celdas y utilizar el comando Insertar / Nombre / Crear.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá indicar cuáles son las celdas dondedesea crear nombres. Si en lugar de elegir la opción Crear elige la opción Rótulo del mismomenú, el resultado es la posibilidad de crear rótulos y no nombres.

Una vez que se han introducido nuevos nombres, tenemos la posibilidad de actualizarla hoja de cálculo. A este comando se le llama Aplicar nombres y sustituye cualquierreferencia que coincida con la del nombre por el propio nombre.

Si seleccionamos un rango de hojas, la sustitución sólo se lleva a cabo en ese rango; delo contrario, se sustituyen en toda la hoja.

La diferencia fundamental entre un rótulo y un nombre se basa en que un nombre puede serutilizado para acceder directamente a la ubicación nombrada, no así con un rótulo que sólopuede ser utilizado como referencia en una fórmula.

Si crea un nombre en la hoja de cálculo que coincida con alguno de los rótulosexistentes, deberá distinguir entre uno y otro poniendo entre comillas simples (´) el rótulo. Si

ya había utilizado el rótulo en alguna fórmula, Excel se encargara de ello.

Utilice nombres y rótulos para mejorar la legibilidad de sus fórmulas. Es mucho mássignificativa una fórmula del tipo =SUMA(Vendedor 1) que su equivalente con referencias,=SUMA(B5:B8).





Trabajo con Funciones

Hay que entender el concepto de función como una fórmula ya escrita y que puede serutilizada para realizar operaciones. Las funciones aceptan valores de entrada, realizan cálculosy producen resultados. Los valores de entrada se denominan argumentos.

El uso de funciones hace que el proceso de creación de fórmulas sea más simple ya quereduce la extensión de las fórmulas, especialmente de aquéllas que, realizan cálculos muyextensos.

Las funciones se deben utilizar dentro de una fórmula y manteniendo la sintaxis defunciones, tal como se indica en la siguiente figura:

Si no se mantiene la sintaxis, se indicará un error en la fórmula en la celda en la que seincluye la misma

Deberá mantener las siguientes pautas al utilizar funciones:

- Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos y debenser incluidos sin dejar espacios ni antes ni después de cada uno de ellos.

- No utilice ningún símbolo como separador de miles en valores numéricos. Utilice elformato de número para indicar como se presentaran los resultados.

- Los argumentos especificados dentro de una función pueden ser numéricos,referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error.

- Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Cuando el

argumento de una función es otra función, se la denomina función anidada.

7.1. FUNCIONES




PAG. 58

Cuando introduzca una función o fórmula, Excel marcará los paréntesis emparejadosdurante unos segundos. Ante un mensaje de error deberá asegurarse de que todos los paréntesis

coincidan, que los argumentos de las funciones estén en la posición adecuada y sean del tiporequerido. Si desea omitir un argumento en una función, escriba un punto y coma comomarcador de lugar. Si al introducir una función Excel no convierte el nombre de la función aletras mayúsculas, la función no será valida y deberá asegurarse de no haber cometido erroresde ortografía.

La función SUMA es la función más utilizada en una hoja de cálculo. Con su uso sereduce considerablemente el tamaño de las fórmulas, por lo que Excel facilita el uso de estafunción. Así, además de poder usarla como cualquier función podrá acceder a ella desde labarra de estado o utilizando el botón Autosuma.

En la parte derecha de la barra de estado aparece un rectángulo que tiene asignado eluso de una función sobre las celdas que estén seleccionadas en la hoja de cálculo. Por omisiónla función que proporciona es la de suma, pero accediendo a su menú contextual (clic con elbotón derecho del ratón en el recuadro), podrá utilizar otras funciones como:

- Promedio: media aritmética de los valores numéricos de las celdas seleccionadas.- Cuenta: número de celdas seleccionadas no vacías.- Cuenta núm: número de celdas con valores numéricos.- Máx y Mín: máximo y mínimo, respectivamente, de la selección.

Tenga en cuenta que estas funciones se deben realizarsobre valores numéricos, que son con los que tiene sentidorealizarlas. Sólo puede servirle la función Cuenta para valores nonuméricos, ya que devuelve el número de celdas no vacíasseleccionadas. Además, es necesario tener seleccionada mas de

una celda con valores para que proporcione información.

La otra forma de utilizar la función SUMA es a través delbotón Autosuma situado en la barra de herramientas. Cuandose usa el botón de Autosuma, Excel escribe la función y hastasugiere el rango de celdas a utilizar.

Para introducir fórmulas mediante el botón Autosuma, deberá seleccionar una celdaadyacente a las que se sumarán y pulsar sobre el botón Autosuma. Excel escribirá en la celdala fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas sobre el que actúa. Si el rangosugerido por Excel es incorrecto, podrá modificarlo mediante el arrastre del ratón o bienintroduciendo las nuevas referencias.

7.2. AUTOSUMA




PAG. 59

Otra forma de realizar autosumas es mediante la selección del rango de celdas a sumar.Para ello deberá seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores que

desea sumar como las celdas en blanco que contendrán los resultados. Deberá tener en cuentaque los resultados aparecerán en las primeras celdas libres de la hoja próximas a los datostomados como argumentos.

Observe esta situación en la figura siguiente. Pulsando en el botón Autosuma, lostotales aparecerían en las celdas B9:E9 y E5:E9.

La suma total se podría calcular tanto sumando las filas como las columnas, pero Excello hace siempre sumando las columnas.

Excel le ayudará a la hora de utilizar funciones, guiándole en la introducción de losargumentos para que la sintaxis sea correcta.

Incluso, como verá en el próximo capítulo, podrá pedir al Ayudante de Office que lesugiera una determinada función, si no sabe bien cuál es la mejor a utilizar.

Si conoce la sintaxis correcta de la función, podrá escribirla directamente en una celda,formando parte de una determinada fórmula.

Sin embargo, si no conoce exactamente dicha sintaxis, lo mejor es pedir información aExcel. Mediante el botón Pegar función , accederá a un cuadro de diálogo donde podrá

elegir la función adecuada.

7.3. PEGAR FUNCIÓN




PAG. 60

Como puede ver, las funciones se clasificanpor categorías, de forma que la localización de la

función requerida sea más sencilla. Además obtieneuna breve descripción de la función que tengaseleccionada.

Una vez seleccionada la función que deseaincorporar en la fórmula, Excel le facilita laintroducción de sus argumentos.

En muchos casos usted tendrá los argumentos de la función en determinadas celdas dela hoja de cálculo. En estos casos recuerde que puede utilizar el botón Minimizar diálogo

para reducir el tamaño del cuadro de diálogo y poder indicar con el ratón en qué celda seencuentra el argumento.

Al mismo tiempo que vaintroduciendo los argumentos, Excelle muestra tanto el valor de la funcióndebajo de la lista de argumentos,como el valor de la fórmula en laparte inferior del cuadro de diálogo.

Recuerde que una funciónpuede estar incluida en unadeterminada fórmula que utilice elresultado de la función. En estoscasos, el resultado de la fórmula notiene por qué coincidir con el de lafunción que estamos introduciendo

Por ejemplo, podría estar creando una fórmula en la que se sumase al valor de lafunción PROMEDIO una determinada cantidad. En este caso, no coincidirían ambosresultados: la función devolvería un resultado y la fórmula otro.

Para finalizar, recuerde que una función debe estar en el interior de una fórmula. Si noes así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda. Dehecho, cuando introduce el signo = al principio de una celda, Excel muestra en la parteizquierda de la barra de fórmulas una lista de funciones que puede utilizar.

Utilizar dicha lista será lo mismo que pulsar en el botón Pegar función de la barra deherramientas.




PAG. 61

En ocasiones, conocemos el cálculo que deseamos realizar, pero no si Excel aportaalguna función que nos pueda ayudar.

En estos casos, es posible pedirle que sea la propia aplicación la que nos sugiera una oun conjunto de funciones que puedan ser adecuadas. Usted podrá describir con sus propiaspalabras la función que desea utilizar.

Cuando necesite este tipo de ayuda, acuda al comandoPegar función y pulse en el botón de ayuda que aparece en

la parte inferior del correspondiente cuadro de diálogo.Aparecerá el Ayudante de Office que le sugerirá ayuda sobre elproceso que está realizando.

Si no conoce muy bien la función que desea utilizar,escriba una breve descripción en el globo del Ayudante deOffice y éste, tras una breve búsqueda, le informará de aquellasfunciones que están disponibles en Excel y que puedenajustarse a la que usted necesita.

Aunque en ocasiones el resultado de la búsqueda no siempre coincide con lo que ustedha pedido, esta forma de buscar funciones puede ahorrarle mucho tiempo e incluso conocer sirealmente Excel incorpora o no una función que pueda ser útil para el proceso que ustednecesita.

Normalmente los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja decálculo. Como ya se le ha indicado, Excel le facilita la tarea de indicar qué celdas son las quecontienen los valores que deben ser utilizados como argumentos a la hora de ejecutar lafunción. La forma de indicarlo será tan sencilla como pulsar con el ratón en dichas celdas.

Cuando esté en un cuadro de diálogo y necesite indicar la referencia de una o de unconjunto de celdas, Excel le facilitará el botón Minimizar diálogo, de forma que el cuadro dediálogo disminuye de tamaño, permitiéndole trabajar en la hoja de cálculo.

Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un

botón Minimizar diálogo y que no es lo mismo pulsar en uno u otro. Es decir, si pulsa en el

7.4. FUNCIONES SUGERIDAS

7.5. INSERTAR REFERENCIAS




PAG. 62

botón del Argumento 1, estará introduciendo dicho argumento y no cualquiera de los otrosque pueda tener la función.

Se llama función anidada a aquella que actúa como argumento de otra función. Alcalcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan comoargumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior teniendo encuenta ya el resultado de las funciones interiores.

Por ejemplo, si tenernos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calculará elresultado de la función interior, es decir, de POTENCIA(10;2) cuyo resultado es 100 ydespués se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,RAIZ(100), cuyo resultado es 10.

RAIZ(POTENCIA(10;2))→ RAIZ(100) → 10

Fíjese cómo es necesario que la función que actúa como argumento devuelva unresultado acorde con dicho argumento. Si en el ejemplo anterior, la función POTENCIAdevolviese un valor no numérico, la función RAIZ daría un error al intentar calcularse.

De esta forma puede llegar hasta 7 niveles de anidamiento. En el caso anterior losargumentos de la función POTENCIA también podrían ser a su vez, nuevas funciones y así hasta 7 niveles.

7.6. FUNCIONES ANIDADAS




PAG. 63

Formato de celdas

Un asunto importante al crear una hoja de cálculo es el dar un aspecto a los datos ya las celdas para que presenten resultados fácilmente legibles y atractivos.

Cada una de las celdas de la hoja de cálculo pueden tener un formato diferente y sele puede asignar antes o después de introducir los datos en ellas. Debe recordar que losformatos son entidades independientes de las celdas y que se pueden eliminar, copiar ómodificar sin alterar su contenido.

Los formatos únicamente afectan al aspecto visual con que se presentan las celdas ylos datos que contienen. Para aplicar formatos a las celdas, lo primero es seleccionarlas ydespués elegir la opción Celdas del menú Formato; aparecerá el siguiente cuadro dediálogo:

A continuación se listan las distintas fichas y las posibilidades que proporcionan:

- Número: presenta las distintas opciones para asignar formato a los valoresnuméricos de una celda.

- Alineación: en esta ficha se especifica la posición del contenido de la celdacon respecto a sus bordes.

- Fuente: se muestran una serie de campos y listas donde podrá seleccionar lafuente de caracteres apropiada, su tamaño, estilo, etc.

- Bordes: en esta ficha se puede especificar el aspecto que tendrán los bordes dela celda, grosor, color, etc.

- Tramas: se presentan opciones para el aspecto interior de la celda, color de

fondo, trama, etc.

8.1. INTRODUCCIÓN




PAG. 64

- Proteger: aspectos relacionados con la visualización y la protección de lacelda.

El cuadro Formato de celdas, además de ser accesible mediante el menú, también loes mediante el menú contextual de una celda. Por otra parte, algunas órdenes para establecerformatos son accesibles mediante botones de la barra de herramientas, que permiten acceder alos comandos de forma rápida.

Para establecer una combinación de formatos sobre una selección de celdas, Excelofrece la orden Autoformato. Con está orden, automáticamente se reconoce el texto, losvalores y las fórmulas del rango seleccionado y se aplican los formatos correspondientes.

Otra característica de Excel son los Estilos de celdas, que son combinaciones de

formatos de celdas que pueden ser guardados para ser aplicados posteriormente sobre un rangode celdas. Cuando se modifica el estilo de una celda, se actualizan todas las celdas donde se haaplicado dicho estilo.

Cuando se abre por primera vez un libro de trabajo, las celdas tienen un tamañoestándar. Pero se puede modificar el ancho y alto de las celdas mediante el ratón o medianteórdenes del menú. Para ajustar el alto de las celdas mediante el menú, deberá seleccionarFormato / Fila.

La opción Ajustar a la selección ajusta la selección de celdas respecto a la celda quecontiene mayor texto. La opción Alto muestra un cuadro de diálogo mediante el cual se fija elalto de la fila, que podrá ser un valor entre 0 y 409, representando el número de puntos quecaben en la celda.

Para ajustar el ancho de las celdas, deberá seleccionar Formato / Columna. Al activaresta orden, se muestran las mismas órdenes que en el ajuste del alto de la celda. La opciónAjustar a la selección ajusta automáticamente la columna respecto a la entrada más larga.Mediante la opción Ancho podrá introducir un valor entre 0 y 255 para indicar el ancho de lacolumna; en este caso, este número indicará el ancho de la columna en caracteres utilizando lafuente estándar. Para dotar a la columna otra vez de un ancho estándar, deberá seleccionarAncho estándar.

Tanto si establece el alto como el ancho de una celda al valor 0, entonces lo querealmente estará haciendo es ocultar su columna o fila.

8.2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS




PAG. 65

Si desea modificar el ancho de una columna mediante el ratón, deberá pulsar sobre lalínea de separación entre los títulos de las celdas a modificar y arrastrar hasta la anchura

deseada. Si desea que la columna se ajuste a la selección más larga, haga doble clic sobre dichadivisión.

Para modificar el alto de una fila, deberá realizar el mismo procedimiento pulsandosobre la línea que separa las filas. Cuando el ratón se sitúa en el punto correcto para desplazarla línea de separación entre celdas, cambiará su aspecto.

Recuerde que deberá cambiar el ancho de una columna si observa en ella la aparicióndel texto ######, que indica que no cabe el valor con la anchura actual de la celda.

Los datos introducidos en una hoja de cálculo adoptan en principio el formato General,alineándose los datos de texto a la izquierda y los números a la derecha, mientras que losvalores lógicos y de error se centran en la celda.

Todas las órdenes de alineación actúan sobre las celdas seleccionadas. Las operacionesbásicas de alineación son accesibles mediante los botones de alineación de la barra deherramientas Formato.

Si el contenido de una celda supera su anchura, puede hacer que se centre en variasceldas adyacentes. Para ello deberá seleccionar como extremo izquierdo de la selección lacelda cuyo contenido se quiere centrar y arrastrar por un rango de celdas adyacentes. Una vez

8.3. ALINEACIÓN DE DATOS




PAG. 66

seleccionado el rango de celdas en el que centrar los datos, deberá pulsar el botón Combinar ycentrar.

Tenga en cuenta que, aunque la presentación de los datos está centrada en una serie decolumnas, el texto en sí permanece en la celda del extremo izquierdo de la selección. Además,si alguna de las celdas que han sido combinadas tenía datos, dichos datos se pierden al realizarla combinación, manteniendo sólo los de la primera celda.

Una vez combinadas varias celdas, es posible volver a la situación en la que las celdasse muestran de forma separada.

Para ello, lo que debe hacer es seleccionar la primera celda de la combinación, que esdonde realmente está el contenido, y acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. En laficha Alineación deberá desactivar la casilla Combinar celdas.

El resto de botones de alineación sitúan el contenido de la celda a la derecha, a laizquierda o en el centro de la misma.

El cuadro de diálogo Formato de celda dispone de la ficha Alineación para introducirel tipo de alineación deseada. En esta ficha,bajo la lista Horizontal, encontrará lasposibilidades para situar los datos respecto alancho de la celda, mientras que en la listaVertical, podrá especificar la posición respectoal alto de la celda.

La opción Justificar (horizontal) alinea

a la derecha y a la izquierda el texto siempreque el texto disponga de retorno automático yesté compuesto por varias líneas.

Si marcamos la casilla de verificación Ajustar texto, al escribir en una celda, loharemos en varias líneas.

También puede introducir siempre que quiera un retorno de carro manual en una celda.Para ello pulse la combinación de teclas [Alt] +[Intro].




PAG. 67

Si las dimensiones de la celda no son muy grandes, es posible que parte de sucontenido no se pueda ver completamente. En este caso, no es necesario aumentar el ancho o

alto de la celda, también puede hacer que el texto aparezca con un determinado giro. Observeeste ejemplo en los rótulos del Informe:

Otra característica que puede utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas,como si fuera texto de un documento de Word.

Mediante el botón aumentará la sangría y mediante la disminuirá. La sangría

es la distancia que existe desde el lado izquierdo de la celda. Excel proporciona 15tabulaciones predeterminadas.

Puede cambiar la apariencia del texto enlas celdas eligiendo un determinado tipo defuente de caracteres, un aspecto de presentaciónasí como su tamaño y otras características.

Para asignar un cierto formato defuente, se debe seleccionar el rango de celdas,el carácter o la palabra sobre la que aplicar elformato y después seleccionar el formatodeseado. Se puede aplicar un formato diferentea cada una de las palabras o a cada uno de loscaracteres de una celda por separado.

8.4. FUENTES DE TEXTO




PAG. 68

Las opciones para el formato de texto están disponibles a través de la ficha Fuente enel cuadro de diálogo Formato de celdas.

En esta ficha podrá seleccionar el tipo de letra en el campo Fuente, el estilo de lafuente y el tamaño de los caracteres. Al seleccionar una fuente se presentará en la ficha unejemplo del aspecto de la fuente elegida de acuerdo con el tamaño y estilo seleccionados.

Para seleccionar la fuente de caracteres, no es necesario acceder siempre a la fichaFuente ya que en la barra de herramientas. Formato se dispone de la mayoría de estasopciones.

Cuando se presentan los datos en una hoja de cálculo, suelen presentarse de forma quesean fácilmente legibles. Para ello será necesario remarcar algunas celdas mediante laeliminación de líneas, asignando colores de fondo o cambiando el tamaño de los bordes de lasceldas.

Las órdenes para cambiar los bordes o elegir los colores son accesibles desde el menúFormato / Celdas seleccionando la ficha Bordes o la ficha Tramas, respectivamente.

En la ficha Bordes podrá indicar elaspecto que tendrán los bordes de lasceldas. Podrá seleccionar el lado de lacelda a marcar, incluyendo la posibilidad

de bordes diagonales que partan la celda.El borde de la celda o celdas seleccionadasse dibujarán con el color y estilo elegido enlos cuadros Color y Estilo.

Observe el aspecto de la fichaTramas. La paleta de colores sirve paraelegir el sombreado de la celda. Al pulsarsobre la lista del rectángulo Trama, sedesplegará otra paleta para seleccionar eltipo y el color que tendrá el sombreado de

la celda.

8.5. BORDES Y RELLENOS




PAG. 69

En la barra de herramientas Formato también están situadas tres paletas paraseleccionar el aspecto de la celda.

Las paletas portátiles se pueden mantener abiertas y situadas encualquier parte de la hoja de cálculo. Para asignar el formato adecuado,deberá seleccionar el elemento de la hoja y seleccionar en las paletasportátiles el formato deseado.

Si al dar formato a las celdas no desea ver las líneas de división de la hoja de cálculo, deberá seleccionar en el menú Herramientas elcomando Opciones; después seleccione la ficha Ver y desactive lacasilla de verificación Líneas de división.

Otra opción que tiene es aplicar un determinado fondo a la hoja de cálculo. En estoscasos, suele ser adecuada una imagen con colores suaves, al estilo de los fondos utilizados enlas páginas Web.

Para ello, utilice el comando Formato / Hoja / Fondo... e indique la imagen a utilizar.Excel admite multitud de formatos gráficos, incluidos BMP, JPG, GIF, etc.

Tenga en cuenta que el fondo no llegará a imprimirse, sólo se mostrará en pantalla.





Formato de Celdas (II)

Al introducir números en una hoja de cálculo, las celdas toman el formato General.En algunas ocasiones, Excel cambia el formato por defecto por otro más adecuado. Porejemplo, si se le antepone a un número el símbolo de moneda o el signo de porcentaje, sepasara de formato general al de moneda o al de porcentaje, respectivamente.

Los formatos más habituales para números están disponibles en la barra deherramientas Formato a través de los siguientes botones:

Para pasar del formato de una celda a un formato predefinido, deberá acceder a laficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. En esta ficha se presentan todos losformatos disponibles para cada una de las diferentes categorías.

Por ejemplo, podrá indicar si desea quese muestren cifras decimales, qué símbolo seutilizará como separador de miles, etc...

Tenga en cuenta que Excel se rige por lascaracterísticas indicadas en la Configuraciónregional de Windows.

Esto quiere decir, por ejemplo, que sidesea cambiar el símbolo de separador de miles,deberá cambiarlo en este componente deWindows.

9.1. FORMATOS DE NÚMERO




PAG. 72

Cuando se seleccione un código de formato, se presentará una muestra de la celdaactiva de la hoja de cálculo según el formato de número seleccionado, siempre que la celda

activa contenga datos que se puedan ajustar al formato elegido.

Los números pueden adoptar también formato de texto; para ello deberá hacer queles preceda un apóstrofo o el símbolo @ al introducir el valor.

Cuando se abre un libro de trabajo, los únicos formatos de número disponibles sonlos de la ficha Número. Se pueden crear nuevos formatos y Excel automáticamente losintroduce dentro de la categoría Personalizada pasando a estar disponibles en todas las hojasdel libro de trabajo.

La especificación de un nuevo formato de número puede tener hasta tres seccionesde número y una cuarta sección de texto. Las distintas opciones deberán estar separadas por ( ;) y con el orden siguiente:

- Formato para números positivos.- Formato para números negativos.- Formato para ceros.- Formato para texto.

Si se especifican sólo dos formas, la primera se utilizará para números positivos y losceros, mientras que la segunda se utilizará para los negativos. Si quiere incluir un formato detexto, se deberá incluir en la última posición el texto entre comillas que desee que se presentesi se opta por ese formato. Por ejemplo:

##.###; (##.###);0,00; "Saldo" @

Si en el apartado de texto se incluye el carácter @, entonces cualquier entrada sustituirádicho carácter. Si el formato no tiene un apartado de texto, el número introducido como textono sufrirá ninguna modificación.

Para crear un formato personalizado, deberá seleccionar un formato de los disponibles enla categoría Personalizada y modificarlo en el campo Tipo. La modificación de un formato deExcel para personalizarlo no implica que el formato de partida desaparezca.

9.2. FORMATOS PERSONALIZADOS




PAG. 73

Al crear formatos personalizados, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Deberá utilizar 0 y el signo # como indicadores de dígitos. El primero indica que eldígito se presentará siempre, mientras que el segundo suprime la presentación dedígitos no significativos.

- El carácter ( - ) crea un espacio del tamaño del ancho de un carácter. - Para establecer el color del formato deberá indicar el color entre corchetes. Por

ejemplo [Rojo], [Azul]. - Para mostrar puntos como separadores de millares, deberá incluirlos en el formato.

- Si desea que no aparezca un determinado tipo de número (positivo, negativo ocero), deberá omitir el código de la sección correspondiente.

Cuando se selecciona un código de formato personalizado, el botón Eliminar dejade estar inactivo permitiendo la eliminación del formato seleccionado.

Al crear formatos personalizados, se pueden crear formatos para las fechas y para lashoras que tengan horas superiores a 24, minutos mayores que 60, etc…

Para ello debe encerrar entre corchetes las primeras letras del código de¡ formato dela hora, de los minutos o de los segundos. Por ejemplo el formato [h]:mm con la entrada en lacelda 25:02 presentará en la celda 25:02, indicando el valor de fecha y hora 1/01/190001:02:00 a.m.

En ocasiones deseará aplicar un determinado formato u otro a la misma celda,dependiendo del valor que ésta contenga. Por ejemplo, el formato:

[Azul] [>1000]#.###; [ Rojo] [<-1000]#.###,"Nº Cta"@

presentará los valores mayores de 1000 en azul, los menores de - 1000 en rojo y los demás ennegro, que es el color por defecto. Los números introducidos como texto se situarán al lado deltexto NºCta.




PAG. 74

En la tabla siguiente se presentan los códigos más utilizados a la hora de crear formatos.

Símbolo deFormato

Significado

#

Marca de lugar para dígito. Si el número introducido en la celda tiene másnúmeros decimales que los especificados en el formato, Excel redondeapara ajustarse al formato. Si el número presenta más dígitos a la izquierdade la coma decimal que los esperados, se mostrarán los dígitos extra.

0

Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo que elanterior con la única diferencia de que, si el número de la celda tienemenos dígitos que los especificados en el formato, se añade los ceros

extras hasta completar el formato.

?Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los anteriores con laexcepción de que se añaden ceros no significativos para que las comasdecimales queden alineadas.

coma (,) Simboliza la coma decimal.

% Porcentaje. Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %.

Punto (.) Separador de millares.

\ Escribe textualmente el carácter que le sigue en el formato. Para incluir

carácter \, debe encerrarlo entre comillas dobles._ Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.

“texto” Presenta el texto que esté entre comillas.

@Si se introduce un texto en la celda, aparecerá en la posición donde estésituado este símbolo en el formato.




PAG. 75

Para introducir fechas y horas, algunos de los códigos disponibles son:

Símbolo de formato Significado

M Los meses como 1 - 12

Mm Los meses como 01 - 12

Mmm Los meses como ene. - dic.

Mmmm Los meses como enero - diciembre

D Los días como 1 - 31

Dd Los días como 01 - 3

Ddd Los días como lun.- sáb.Dddd Los días como lunes - sábado

Aa Los años como 00 - 99

Aaaa Los años como 1900 - 9999

H Las horas como 0 - 23

Hh Las horas como 00 - 23

M Los minutos como 0 - 59

Mm Los minutos como 00 - 59S Los segundos como 0 - 59

SS Los segundos como 00 - 59

Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilidades [Negro], [Azul], [Verde],[Aguamarina], [Fucsia], [Rojo], [Blanco] y [Amarillo]. El color debe ser el primer elemento dela sección.




PAG. 76

En el anterior capítulo se le ha indicado que puede establecer el color de la fuente deuna celda dependiendo de alguna condición, como puede ser el valor de la celda.

Excel incorpora el comando Formato condicional que extiende esta características, pudiendo aplicar otros formatos, como pueden ser los colores del relleno, realces de la fuente,etc.

Podrá establecer hasta tres condiciones distintas que hagan que una celda tenga un

formato u otro. Estas condiciones pueden basarse en el valor de la celda o en la aplicación deuna fórmula cuyo resultado sea un valor lógico, es decir, VERDADERO ó FALSO. Utilice elcomando Formato condicional en el menú Formato y aparecerá el siguiente cuadro dediálogo.

En este cuadro de diálogo aparece primero una lista en la que se puede indicar que lacondición se basará en el valor de la celda o en una determinada fórmula. Si la condición sebasa en una fórmula, recuerde que ésta debe devolver un valor lógico. Por ejemplo, seríaválida una expresión del tipo =SUMA(A1:B2)>0, ya que esta expresión sólo puede evaluarsea VERDADERO (si la suma es positiva) o a FALSO (si la suma es negativa o igual a cero).

Seguidamente aparece otra lista donde se indicará cuál es el criterio que debeestablecerse para comparar el valor de la celda. Una vez indicada la condición que se aplicarápara decidir qué formato utilizara, debe indicar dicho formato. Para ello pulsará en el botónFormato y podrá especificar características del cuadro de diálogo Formato de celda: fuente,bordes o tramas.

Si desea agregar otra condición, no tendrá más que pulsar en el botón Agregar >> yvolver a establecer la condición y el formato a aplicar. Así hasta tres condiciones distintas. Sininguna de las condiciones se cumple, Excel aplicará el formato predeterminado para la celdao el que se le haya aplicado directamente. Si se cumple más de una condición, Excel aplicará elformato de la primera condición que se cumpla.

9.3. FORMATOS CONDICIONALES




PAG. 77

En ocasiones, usted utilizará un con junto de características de formato (tipo de fuente,tamaño, color, realces, tramas, etc.) en distintos lugares de una hoja de cálculo o incluso dedistintas hojas de cálculo. En esos casos es deseable tener una forma de aplicar dicho conjuntode formatos de una vez, sin tener que indicar todas las características cada vez que deseaaplicarlas. Excel soluciona este problema incorporando el concepto de estilo.

Un estilo es una combinación de formatos que se pueden aplicar de forma conjunta. Simodificamos alguna de las características de un estilo, las celdas sobre las que se habíaaplicado el estilo cambian para ajustarse a las modificaciones realizadas.

Además de los estilos disponibles al trabajar con un libro nuevo, se pueden crearnuevos estilos o copiar estilos creados en otros libros. Los estilos están disponibles en todas lashojas del mismo libro.

Para crear un nuevo estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato

Si la celda actual ya posee el conjunto de formatos que constituirán el estilo,simplemente deberá darle un nombre y agregarlo a la lista de estilos disponibles. Si no es así,podrá utilizar el botón Modificar para establecer las características que deben formar parte del

estilo.

En el cuadro de diálogo Estilo se indican los distintos formatos que formarán parte delestilo. Si desea que algunos de los formatos no queden incluidos, debe desactivar las casillasde verificación correspondientes.

Una vez escrito el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo, mediante el botónAgregar introducimos el estilo en la lista de estilos disponibles. Después podrá modificarcualquiera de los formatos que se corresponden con el estilo. Para ello utilizará el botónModificar que le permitirá acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde indicarátodas las características que compondrán el nuevo estilo.

9.4. ESTILOS




PAG. 78

En este cuadro de diálogo aparecen otros botones que pasamos a comentar:

- Eliminar: permite borrar el estilo de la lista de disponibles. Cuando se elimina unestilo, las celdas sobre las que se había aplicado recuperan el estilo Normal, que esel predeterminado para todas las celdas de la hoja de cálculo. El único estilo que nopuede eliminarse es el estilo Normal.

- Mediante el botón Combinar, puede copiar estilos de un libro de trabajo a otro, yasí aprovecharse del trabajo que ya realizó en otro libro de trabajo.

- Si lo que desea es seleccionar un estilo para aplicarlo a la celda activa, debedesplegar la lista de estilos y seleccionar uno de ellos. Al aplicar un estilo sobreuna celda, desaparecen todos los formatos aplicados previamente sobre la celda.

Otra forma de utilizar un determinado conjunto de formatos es mediante el botónCopiar formato . Con este botón, también puede utilizar un determinado estilo, si lo haaplicado en alguna celda.

Los pasos a seguir son: primero sitúese en la celda donde ha aplicado el estilo oconjunto de formatos que desea utilizar en otro lugar; pulse el botón Copiar formato yfinalmente pulse en la celda donde desea aplicar dicho formato. Si desea aplicarlo en más deun lugar, pulse dos veces el botón Copiar formato y [Esc] cuando ya no desee utilizar máseste comando.

Excel ofrece una serie de formatos que se pueden aplicar en conjunto y de formaautomática mediante el comando Autoformato del menú Formato. Al utilizar esta orden, serevisan los valores, el texto y las fórmulas de los datos de la hoja de cálculo que forman latabla y se aplican los formatos según convenga, de forma automática.

Para utilizar cl comando

Autoformato, la celda activa debe estarsituada en el rango de celdas en el que seencuentra una tabla de datos, es decir, unconjunto de celdas que contengan datos.De lo contrario Excel emite un mensajeadvirtiendo la no existencia de ningunatabla.

En el cuadro Autoformato selistan todos los autoformatos disponiblesen Excel.

9.5. AUTOFORMATO




PAG. 79

Los autoformatos están formados por una combinación de las siguientes características:

- Formato de número.- Alineación.- Fuente.- Bordes- Tramas- Ancho y alto de celdas.

Cuando trabaje con autoformatos, puede indicar que no se modifiquen ciertascaracterísticas aunque se aplique el formato automático, mediante el botón Opciones. En laparte inferior del cuadro podrá desactivar las casillas de verificación de los formatos que nodesea modificar.

Si desea eliminar un autoformato, podrá elegir la orden Deshacer del menú Edición osu botón en la barra de herramientas inmediatamente después de aplicarlo o bien podráseleccionar una celda del rango de celdas en el que se ha aplicado el autoformato y seleccionarFormato / Autoformato, seleccionando de la lista de autoformatos la opción Ninguno.






PAG. 81

Crear Gráficos

En Excel tiene la posibilidad de incluir elementos gráficos en sus hojas de cálculo y nolimitarse a tablas de datos.

La incorporación de este tipo de elementos no es un factor simplemente estético. Enmuchas ocasiones, es mucho más sencillo interpretar un gráfico que estudiar una tabla condecenas y decenas de cifras.

Además Excel, como parte integrante de Microsoft Office, comparte todas lasherramientas que se incorporan en el paquete. En Excel podrá agregar objetos de dibujo comorectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas, imágenes, cuadros de texto, objetosWordArt, etc.

La mayoría de estos elementos están disponibles a través de la barra de herramientasDibujo, que aquí puede ver.

En el curso de Excel no vamos a estudiar estos elementos y nos centraremos en losgráficos, que son los elementos más utilizados en una hoja de cálculo.

Un gráfico en Excel representa de forma visual los datos de una hoja de cálculo. Losgráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (hojasde gráficos). Los datos utilizados en la creación de un gráfico se vinculan automáticamente a lahoja de cálculo de forma que cualquier cambio en los datos se verá reflejado en el gráfico.

En Excel usted dispone del Asistente para gráficos, accesible a través de su botón enla barra de herramientas . Este asistente le ayudará en la creación de gráficos.

El paso previo a la creación de un gráfico es la selección de los datos que va arepresentar. Lo normal será seleccionar rangos rectangulares de celdas pero también puede

seleccionar celdas no adyacentes utilizando al mismo tiempo la tecla [Ctrl]. Una vez

10.1. INTRODUCCIÓN

10.2. CONCEPTOS GENERALES




PAG. 82

seleccionados los datos, únicamente tiene que reclamar la presencia del asistente pulsando enel botón anteriormente comentado.

El Asistente para gráficos consiste en una serie de cuadros de diálogo que le guiaránpaso a paso en el proceso de creación de un gráfico. Antes de finalizar el proceso de creacióndel gráfico, el asistente le mostrará un ejemplo del gráfico que esté creando dándole laoportunidad de modificar cualquier aspecto que no sea de su agrado.

- €2.000,00 €4.000,00 €6.000,00 €8.000,00 €

10.000,00 €12.000,00 €

14.000,00 €16.000,00 €18.000,00 €20.000,00 €

Porcentajes Anuales

Nóminas

Publicidad

Los datos de cada una de las celdas se denominan puntos de datos y aparecen en losgráficos en forma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos

y se distinguen entre sí por sus colores o diseños.

Usted podrá crear gráficos con formatos predeterminados o crearlos con un formatopropio. Además podrá añadir o eliminar títulos, leyendas o cualquier elemento a un gráfico.

Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto,una imagen o cualquier otro elemento gráfico. Como tal, usted podrá cambiar su tamaño, suubicación, etc., seleccionándolo y utilizando el ratón.

Antes de crear un gráfico, debemos seleccionar los datos a partir de los cuales se crearáel gráfico. Debe incluir en la selección los rótulos de las distintas series si desea que semuestren en el gráfico. Aunque si no lo hace, después podrá agregar dichos rótulos.

10.3. GRÁFICOS INCRUSTADOS




PAG. 83

Una vez seleccionado el rango de celdas a representar gráficamente, utilizará elAsistente para gráficos e irá eligiendo las opciones que éste le presenta en cada uno de los

pasos de dicho asistente.

En el primer paso del Asistente para gráficos se selecciona el tipo de gráfico a utilizar.Aunque éste es tal vez el detalle más importante a elegir en la creación de un gráfico, no debepreocuparse demasiado si después no le gusta el que ha elegido ya que podrá cambiarlofácilmente.

El número de tipos de gráficos es losuficientemente grande, pero además, tiene laposibilidad de elegir un tipo personalizado en elque se han combinado distintas características eincluso crear su propio tipo de gráfico.

Al utilizar uno de los tipospersonalizados, se asegura un aspecto muycuidado que le costaría mucho esfuerzo conseguirusando un tipo de gráfico estándar.

Dentro de cada tipo de gráfico existensubtipos o variantes del mismo. En la lista de laizquierda puede ver el tipo seleccionado, mientrasque en la parte de la derecha puede ver lossubtipos de este tipo de gráfico. En la mayoría deocasiones habrá subtipos en dos y en tresdimensiones.

En el segundo paso del Asistente paragráficos tendrá la posibilidad de variar el rangode celdas que desea representar gráficamente.Además puede indicar si las series de datos arepresentar se sitúan en la hoja de cálculo porfilas o por columnas.

En el paso 3 se pueden introducir la

mayoría de opciones de un gráfico. Podrá incluirun título para el mismo, indicar la presencia ono de la leyenda, etc.

Finalmente, debe decidir la ubicacióndel gráfico. Puede ser incrustado en la hoja decálculo actual o en una hoja aparte. Si decideesta última opción, tenga en cuenta que se creauna hoja de cálculo adicional donde se ubicaráel gráfico y que, por lo tanto, podrá trabajar conel gráfico como con cualquier otra hoja de

cálculo.




PAG. 84

Una vez creado el gráfico podrá situarlo en cualquier lugar de la hoja así como cambiarsu tamaño y otras características.

Además, Excel le proporciona la barra Gráfico y le indica, en la tabla de datos, cuál esel rango de éstos que está siendo representado en el gráfico, como ocurre al editar una fórmulaen la que interviene un rango de celdas.

Puede eliminar un gráfico como cualquier otro objeto más. Primero selecciónelohaciendo clic en los lados del mismo y pulse la tecla [Supr].

Por otra parte, tenga en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de loselementos del gráfico, dicho elemento es el que se selecciona y no el gráfico mismo. Deberáhacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlocompletamente. Podrá saber qué elemento esta seleccionado consultando la lista de la

izquierda en la barra de herramientas Gráfico o en el cuadro de nombre de la zona de edición.




PAG. 85

Normalmente utilizará gráficos incrustados cuando desee mostrar más de un gráfico enuna misma hoja de cálculo o cuando desea tener cerca los datos y el gráfico que los representa.

En ocasiones deseará tener por una parte los datos y por otra el gráfico que losrepresenta. Para ello, lo mejor es crear el gráfico como una hoja más y no insertarlo en lamisma hoja que contiene los datos fuente.

La creación de un gráfico en una hoja de gráfico es exactamente igual que la vista enel anterior capítulo. Lo único que tendrá que hacer es indicar, en el último paso del Asistentepara gráficos, que el gráfico se cree en una nueva hoja y no en una existente.

Sin embargo, también es posible transformar un gráfico incrustado en una hoja degráfico o al revés. Para ello es necesario seleccionar el gráfico.

Si es un gráfico incrustado, haga clic en los límites del gráfico y si es un gráficoincluido como una hoja, pulse en su etiqueta.

Una vez seleccionado el gráfico, utilice la opción Ubicación a través del menú

Gráfico; aparecerá el último cuadro de diálogo que ya pudo ver al utilizar el Asistente paragráficos. Lo único que le falta por hacer es indicar la nueva ubicación.

Por otra parte, puede crear una hoja de gráfico en un único paso, pulsando la tecla[F11]. Si Excel necesita más información para crear el gráfico, aparecerá el Asistente paragráficos en el paso adecuado; si no, creará un gráfico predeterminado.

Cuando está creando un gráfico a través del Asistente para gráficos, decide muchas delas características que va a presentar el nuevo gráfico.

Sin embargo, cuando ya tiene el gráfico creado, puede que necesite modificar alguna delas decisiones tomadas inicialmente.

En este caso, es necesario distinguir si el cambio a realizar se refiere al gráfico en suconjunto (por ejemplo, cambiar el tipo de gráfico utilizado) o está relacionado con alguno delos elementos que constituyen el gráfico, como puede ser la leyenda, los rótulos, los ejes, etc.

10.4. HOJAS DE GRÁFICO

10.5. SELECCIÓN DE ELEMENTOS




PAG. 86

En cualquiera de los casos, el paso previo a efectuar la modificación es seleccionar el objetoimplicado.

Como ya se ha indicado, la selección se realiza pulsando con el ratón en dichoelemento. Recuerde que en todo momento podrá saber qué tiene seleccionado observando lalista situada en la barra Gráfico o a través del cuadro de nombres de la barra de fórmulas, quetambién presenta esta información.

Con el teclado también puede seleccionar componentes del gráfico. Pulsando las teclas[Flecha arriba] o [Flecha abajo], pasara de un elemento a otro, mediante [Flecha izquierda]y [Flecha derecha], accederá a los elementos de una misma categoría.

Si en lugar de hacer clic con el ratón en un determinado objeto del gráfico, hace doble

clic, entonces dicho elemento (también podría ser el gráfico mismo) se selecciona y se realizala acción que tenga predeterminada para dicho objeto, que en la mayoría de ocasiones secorresponderá con el formato del mismo

Por ejemplo, en el caso de hacer doble clic sobre la leyenda, se selecciona y se muestrael cuadro de diálogo Formato de leyenda, donde podrá establecer las opciones de la leyenda.

Si, una vez creado un gráfico, desea representar en el mismo otras series de datos, no esnecesario volver a crear el gráfico.

Existen varias formas de agregar datos:

- Puede extender el rango de datos en la misma hoja de cálculo donde están los datosrepresentados. Cuando selecciona un gráfico, Excel le indica qué datos son los quese representan, mostrando el rango rodeado por un rectángulo de color.

- Puede copiar las nuevas series de datos y pegarlas en el gráfico.

- Puede utilizar el comando Datos de origen en el menú Gráfico y añadir las nuevasseries.

- Puede arrastrar la nueva serie de datos al gráfico, con lo que éste la mostrará si esposible.

Tenga en cuenta que el tamaño del gráfico no varía cuando añade más datos al gráfico,por lo que es posible que deba cambiar usted mismo el tamaño para que se muestrecorrectamente.

10.6. AGREGAR DATOS




PAG. 87

Si modifica los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente elgráfico. Esto también es recíproco, es decir, si selecciona una serie en el gráfico y cambia su

tamaño, la hoja de datos se actualizará al nuevo dato representado.

Si elimina un rango de datos en la hoja en que está siendo representado el gráfico, elgráfico se actualizará. Pero no al revés: al eliminar una serie en el gráfico, no se elimina elrango en la hoja de datos.




PAG. 88

FORMATO DE FECHA CON CUATRO DÍGITOS PARA LOS AÑOS

Excel 2000 está preparado para admitir fechas con dos o cuatro dígitos para la partecorrespondiente al año.

Sin duda, la mejor recomendación es utilizar siempre cuatro dígitos, de forma que noexista posible ambigüedad. Una forma sencilla de asegurarse de ello es establecer el formatode fecha corta de Windows mostrando cuatro dígitos, en lugar de los dos dígitos que aparecenpor defecto.

Al hacer el cambio que a continuación se detalla, usted podrá introducir los cuatrodígitos para el año en todas las fechas que introduzca en Excel y aparecerán de esa forma por

defecto, es decir, sin necesidad de crear un formato personalizado para ello.

Además, si sólo introduce dos dígitos para el año, entonces Excel añadirá por usted losotros dos, según las reglas que ya conoce y que a continuación se vuelven a detallar:

- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicardel 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de

julio de 2018 y aparecerá en la celda el valor 21/07/2018.

- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al1999. Por ejemplo, si se escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de1989 y aparecerá en la celda el valor 21/07/1989.

Para modificar el formato de fecha corta de Windows (tenga en cuenta que al ser deWindows y no de Excel, otras aplicaciones se pueden ver afectadas por este cambio), siga lossiguientes pasos:

- Elija Configuración - Panel de control en el menú Inicio de Windows.

- Haga doble clic en el elemento Configuración regional.

- Acceda a la ficha Fecha.

- Utilice un formato para la fecha corta en el que aparezcan cuatro dígitos para elaño. En español, deben aparecer cuatro letras a; en inglés serían cuatro letras y. Sino hay ninguno disponible con estas características, añada usted manualmente lasletras que faltan. Por ejemplo, un formato válido podría ser: dd/mm/aaaa.

- Acepte el cuadro de diálogo.




PAG. 89

FORMATO DE MONEDA. EL EURO

Excel 2000 permite la utilización de cualquier símbolo de moneda que tenga disponiblea través de la Configuración regional de Windows.

Esto quiere decir que usted puede crear su propio símbolo de moneda y utilizarlo enExcel 2000. Para ello siga los siguientes pasos:

1.- Elija Configuración / Panel de control en el menú Inicio de Windows.2.- Haga doble clic en el elemento Configuración regional.3.- Acceda a la ficha Moneda.4.- Introduzca el símbolo de moneda que desee en el campo Símbolo de moneda o

elija uno de los que tiene disponibles. Podrá utilizar el símbolo de las pesetas, del dólar,del euro, etc.5.- Acepte el cuadro de diálogo.

A partir de ese momento al utilizar un formato de moneda en Excel 2000, se utilizarádicho símbolo de moneda. Lógicamente usted puede cambiar el formato de las celdasutilizando para ello el menú Formato / Celdas.

Este procedimiento es necesario excepto para el caso del Euro, ya que para la nuevamoneda de la Unión Europea, Excel facilita el botón en la barra de herramientasEstándar que, al pulsarlo, se aplica directamente el formato adecuado para esta moneda,incluyéndose los dos decimales que se aplican por defecto.

Usted puede escribir directamente el símbolo del euro en una celda y Excel reconocerádicha moneda, aplicándole el formato adecuado. Para ello normalmente dispondrá de una teclaen el teclado con dicho símbolo. Si no es así, puede probar con la combinación de teclas Alt +0128 (los números del teclado numérico)

Otra herramienta que aporta Excel para el trabajo con euros es la función

EUROCONVERT. Esta función convierte un número dado en euros, convierte un número deeuros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un número de unamoneda de un estado que ha adoptado el euro a otro, utilizando para ello el euro como monedaintermedia (triangulación)

Acceda a la ayuda de Excel si necesita más información al respecto.





Ejercicios PrácticosMicrosoft Excel 2000

Modulo Básico






PAG. 93

INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL BÁSICO

LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000Práctica 1

LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJOPráctica 2

LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOSPráctica 3

LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJAPráctica 4

LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJASPráctica 5

LECCIÓN 06: FÓRMULASPráctica 6

LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONESPráctica 7

LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDASPráctica 8

LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II)

Práctica 9

LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOSPráctica 10

EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 BÁSICO






PAG. 95

LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000

- En esta práctica va a configurar el entorno de Excel 2000 para el resto del curso.Además, realizará algunas acciones que le permitan conocer mejor la aplicación.

- Ejecute Excel 2000 utilizando el menú Inicio de Windows.

- Si es necesario, realice las acciones necesarias para que las barras de herramientasEstándar y Formato se muestren en filas separadas.

- Mueva el puntero del ratón a lo largo de los distintos botones de las barras deherramientas. Compruebe cómo, al pasar por un botón, dicho botón adquiere un

aspecto de relieve. Deténgase momentáneamente en alguno de los botones ycompruebe que aparece un mensaje indicando su naturaleza.

- Seleccione la opción Pantalla Completa del menú Ver y observe que ahora la ventanade Excel sólo muestra la zona de edición y la barra de menús. Vuelva a visualizar lapantalla normal.

- Utilice el menú textual de cualquiera de las barras de herramientas para ocultar lasbarras Estándar y Formato. Vuelva a hacer lo mismo ahora para mostrarlas.

- Visualice el cuadro Acerca de Microsoft Excel a través del menú Ayuda. Observe eneste cuadro la memoria que tiene disponible y la información de licencia del producto.

- Cree en el Disco A:\ una nueva carpeta y asígnele el nombre: Prácticas MicrosoftWord 2000 Professional Básico.

- Salga de Excel hasta la próxima práctica.




PAG. 96

LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO

- Asigne el nombre Última a la celda IV65536 y compruebe que puede acceder a ellautilizando únicamente su nombre.

- Observe que el libro de trabajo actual tiene 3 hoja. Sitúese en la celda B5 de la Hoja 3.

- Utilice el cuadro de nombres para volver a la celda IV65536 de la Hoja 1.

- Inserte una hoja nueva entre la Hoja 2 y la Hoja3. Asigne el nombre Hoja nueva a lahoja que ha creado y cópiela detrás de la Hoja1.

- Elimine de una vez todas las copias de Hoja nueva.

- Guarde el libro actual dándole el nombre de Práctica 02.xls en el disco A:\ PrácticasMicrosoft Word 2000 Professional Básico e introduciendo la contraseña contraescritura "Excel" (sin comillas). Después ciérrelo y ábralo de nuevo. Compruebe quenecesita la contraseña para modificar el libro, aunque también puede abrirlo como sólolectura.




PAG. 97

LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS

Este ejercicio tiene como objetivo que se familiarice con la forma de introducir datosen una hoja de cálculo haciendo el menor esfuerzo al utilizar las características de Excel.

Introduzca la tabla anterior del modo más rápido posible teniendo en cuenta que:

- Los meses y vendedores forman una serie y el texto Ventas % se repite tres veces.

- Los datos del Vendedor 1 forman una tendencia lineal y los del Vendedor 2 unageométrica.

- Los datos del Vendedor 3 y los coeficientes 1 y 2 deberá introducirlos manualmente.

- Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 03.xIs en el disco y salga de Excel hasta la próxima práctica.




PAG. 98

LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA

Esta práctica permite trabajar con el comando Pegado especial.

- Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 03.xIs,creado en la práctica anterior.

- Elimine la columna de separación entre los dos coeficientes (columna F) e inserte unanueva entre los coeficientes y los datos de ventas.

- Realice una copia de la tabla en otra posición de la hoja teniendo en cuenta que:

- Los textos de los títulos permanecen igual.- No queremos copiar la fila de Junio.- Hay que cambiar filas por columnas.

- A continuación borre los datos de Coeficiente 1 y realice una copia de los de la tablaanterior sumándoles 10. Fíjese que habrá que seleccionar Transponer además de laacción de Sumar

Con todo el resultado de la tabla es el siguiente:

- Utilice el comando Reemplazar para sustituir el texto Vendedor por el de Empleado.




PAG. 99

- Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico \ Práctica 04.xIs y salga de Excel.

LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS

Acceda a Excel y en un libro nuevo introduzca los datos que puede ver en la figura.Cuando acabe, guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 ProfessionalBásico \Práctica 05.xIs.

Realice los pasos necesarios para conseguir inmovilizar la fila de títulos (fila5) deforma que, al movernos por las filas situadas por debajo de la pantalla visible, esta fila sigaviéndose en todo momento.

Vuelva a dejar la hoja de cálculo tal como estaba al principio.

Prepare la hoja para su impresión:

- La orientación de la página debe ser horizontal.

- Los márgenes deben ser: 3 cm para el superior e inferior, 5 cm para el izquierdoy derecho, 1.5 cm. para el encabezado y pie de página.

- Deberá centrarse horizontalmente en la página.

- En el encabezado de página debe de indicarse el nombre del libro (Práctica

05.xls), mientras que en el pie de página se mostrará el nombre de la hoja decálculo (Hoja 1)

- Los datos deberán imprimirse junto a las líneas de división de la hoja decálculo.

Muestre la hoja en la Vista previa de salto de página y realice las acciones oportunaspara que no se imprima la columna E ni la fila 9.

Observe el resultado en Presentación preliminar y finalmente imprima la hoja con laimpresora que tenga disponible en su equipo.

Salga de Excel, guardando los cambios efectuados.




PAG. 100

LECCIÓN 06: FÓRMULAS

Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 05.xls Introduzca los títulos y realice las sumas por filas y por columnas que se indican en la

tabla anterior. Observe que el total general se puede calcular del mismo modo por filas que porcolumnas..

Guarde el libro de A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica06A.xls y ciérrelo.

Tras este comienzo con fórmulas sencillas, vamos a realizar algunas más útiles y

complicadas.

Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico \Práctica03.xIs.

Inserte una hoja de cálculo (Hoja4) y sitúela detrás de la Hoja3.

Mueva la columna Coeficiente 1 a la Hoja2 y Coeficiente 2 a la Hoja3, tal como figuraen la imagen siguiente:

Hoja 2 Hoja 3Sitúese en la Hoja4 e introduzca la tabla siguiente teniendo en cuenta que el dinero que

cobra cada vendedor viene dado por la fórmula:




PAG. 101

(Ventas % del mes * Coef1 del mes + Venta % del mes / Coef2 del mes) * 1000.

NOTA: Tenga en cuenta que tiene que utilizar las referencias mixtas para poder copiar lafórmula para todos los vendedores y todos los meses.

La tabla resultado tendrá un aspecto como éste:

Guarde el libro actual como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 6B.xls y abandone Excel.




PAG. 102

LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES

Esta práctica tiene dos partes: en la primera trabajará con la función Autosuma y en lasegunda utilizará el comando Pegar función.

AUTOSUMA

Abra el archivo A:\ Práctica 05.xls y realice la tabla de la práctica anterior, que incluíalos totales, en un único paso. Observe la rapidez y la utilidad de la función AUTOSUMA.Guarde el libro actual con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 07A.xls.

PEGAR FUNCIÓN

Introduzca los siguientes datos en un libro nuevo.

Cree, a partir de estos datos, los títulos:

La función a utilizar es CONCATENAR y se encuentra en la categoría Texto.

Vamos a introducir los valores de lo que cobra cada vendedor. Para ello utilizaremos lafunción REDONDEAR aplicada a la función ALEATORIO, que se encuentran dentro de la

categoría de funciones Matemáticas y trigonométricas del comando Pegar función.Cree primero la función REDONDEAR y dentro de ella (como función anidada) utilice

como primer argumento la función ALEATORIO y como número de decimales (segundoargumento de REDONDEAR) el valor cero.

La función ALEATORIO debe ser multiplicada por 100.000 para obtener un valorentre 0 y 100.000.

La tabla resultado tendrá un aspecto como éste ( aunque los números variarán debido ala función ALEATORIO).




PAG. 103

Guarde el archivo como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 07B.xls y salga de Excel.




PAG. 104

LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS

Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica07A.xls.

Vamos a darle formato a la tabla para mejorar la presentación.

Centre el texto de InfoGrupsa Año 1999 en las columnas A..G. Cambie la fuenteeligiendo Times New Roman tamaño 14 y color rojo.

Centre los títulos Nombre y Ciudad y póngalos en negrita y subrayado.

Alinee a la derecha los títulos Periodo1.. Periodo3 y póngalos en negrita y subrayado.

Ponga el texto Total Empresas en negrita subrayado y del siguiente modo:

TotalEmpresas

Los nombres de las empresas en Arial 9 y en negrita.

Los nombres de las ciudades centradas.

El texto Total Períodos en negrita. Cambie el ancho de la columna A para que seajuste a la selección más grande.

Enmarque la tabla con un borde negro del grosor que desee.

Aplique fondo blanco a las cantidades de los totales. Aplique el color azul al texto delvalor correspondiente al total general.

Quite las líneas de división de la hoja

Utilice la imagen Fondo.jpg como fondo de la hoja de cálculo. Podrá encontrar dichaimagen en la carpeta Trabajos\Lec8 del directorio donde se instaló el curso. Acceda a la vistapreliminar para comprobar que el fondo no llegará a imprimirse (deberá cambiar el área deimpresión si no se muestra la hoja de forma completa).

Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 08.xls y salga de Excel.




PAG. 105

LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II)

- Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico \Práctica 08.xIs.

- Dé formato monetario a todos los totales incluido el total general. Utilice el comandoFormato / Celdas y el símbolo de moneda de su país.

- Coloque los puntos de millares en el resto de cantidades.

- Consiga que en los valores seleccionados (los referentes a cada período), si alguno deellos es igual a cero, aparezca la celda resaltada con un borde simple de color rojo.

- Finalmente aplique a la tabla el autoformato Lista 2.

- Guarde el libro como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 09.xls y salga de Excel.




PAG. 106

LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOS

- Inicie Excel y en el libro que aparece introduzca la siguiente tabla de datos. Apliqueel formato necesario.

- Cree un gráfico de columnas en el que se muestre la evolución de las ventas durantecada uno de los meses del primer cuatrimestre del año. No incluya los datos referidosa las marcas Opel y Renault.

- Como título del gráfico debe aparecer el texto: Primer cuatrimestre de 2000, en eleje x aparecerá el texto Meses, y en el eje y aparecerá el Texto: Unidades vendidas.

- El gráfico debe aparecer en una hoja de gráfico nueva.

- Una vez creado el gráfico, incluya la serie de datos de las marcas Opel y Renault queno incluyó inicialmente y elimine la de Fiat.

- Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 10.xIs y salga de Excel hasta la próxima práctica.




PAG. 107

EJERCICIO FINAL

En este ejercicio debe calcular en un libro de trabajo el precio de un determinadoartículo en función de la cantidad comprada y de la fecha de pago.

Para el desarrollo de esta práctica es necesario calcular los precios de venta utilizandouna fórmula que contemple el descuento por cantidad y el incremento por financiación. De estemodo la fórmula seria:

= Precio sin descuento - (Descuento * Precio sin descuento) + (Financiación * Precio sin descuento)

Aplique el formato monetario a las cifras que representan precios en la hoja de cálculo.

Las tablas de precios y descuentos se deben crear con el formato Efectos 3D-2.

Realice un gráfico resumen de los datos creados en el primer punto, que represente losprecios de venta unitarios para 1000 unidades. El gráfico resultado deberá tener un aspectosimilar al de la figura.




PAG. 108

Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Ejercicio Final Excel Básico.xls y salga de Excel.

Cree en una hoja de gráficos un gráfico que represente toda la tabla.

Imprima el libro de trabajo resultante visualizándolo previamente con la presentaciónpreliminar y realice los ajustes necesarios para que todo quede centrado en la hoja, tantovertical como horizontalmente



MicrosoftExcel 2000 Professional

Módulo Avanzado





Microsoft Office 2000 Professional Excel Avanzado

PAG. 111

INDICE GENERALMICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONALEXCEL 2000 AVANZADO

LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULO ........... 113

Fórmulas matricialesConstantes matricialesVínculosTrabajo con vínculosControl del cálculoReemplazo

LECCIÓN 02: LISTAS ............................................ 121

Conceptos básicosAutocompletarFormulariosOrdenación de una listaValidación de datosFunciones de búsquedaFórmulas y formatos extendidos

LECCIÓN 03: FILTROS ........................................ 131

AutofiltroFiltro avanzadoCopiar datos filtradosTrabajar con listas filtradas

LECCIÓN 04: SUBTOTALES ............................... 137

Subtotales automáticosOrganización de subtotalesInformes con subtotalesTotales avanzados

LECCIÓN 05:TEMAS AVANZADOS SOBREGRÁFICOS ................................................................ 143

Tipos de gráficosAñadir elementos al gráficoFormato de elementos gráficos Impresión de Gráficos

LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS ...................... 151

IntroducciónCrear el mapaTrabajar en Microsoft MapControl del mapaEl libro Mapstats.xls

LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS

EXTERNOS ............................................................... 157 IntroducciónEl origen de datosCrear la consultaTrabajar en MS - QueryActualizar los datosConsultas con parámetros

LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOSDINÁMICOS ............................................................. 169

Creación de tablasPersonalización de tablasActualización y gráficosOcultar datos de detallesConsolidación de datos

LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROSTEMAS ....................................................................... 177

Búsqueda de objetivosEscenariosSolverMacrosNiveles de protección

LECCIÓN 10: COLOCAR DATOS EN LAWEB ........................................................................... 187

Insertar hipervínculosLa barra de WebColocar datos estáticosColocar datos interactivosPublicar en el servidor Web






PAG. 113

Matrices y Cálculos

Las fórmulas que realizan cálculos de valor múltiple se denominan Fórmulasmatriciales y se diferencian de las fórmulas de valor individual en que pueden producir másde un resultado, ocupando varias celdas.

Las fórmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo deescritura de fórmulas. Por ejemplo, en una hoja de cálculo puede necesitar aplicar una mismafórmula sobre distintos datos. Al utilizar fórmulas matriciales, únicamente tendrá queseleccionar el rango donde se situarán los resultados (rango matricial) y escribir la fórmula,aceptándola con [Ctrl]+[Mayús]+[lntro].

Una fórmula matricial queda encerradaentre llaves ({}). Excel automáticamente colocalas llaves en la fórmula cuando es aceptada comofórmula matricial.

Al trabajar con fórmulas matriciales,deberá tener en cuenta que todas las celdascomparten una misma fórmula. Si se edita unacelda de un rango matricial, se edita todo el rangocomo si se tratase de una sola celda. Así pues nose pueden realizar operaciones como:

- Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz.- Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz.- Insertar celdas en un rango matricial

Sin embargo, sí que podrá dar formato a cada una de las celdas del rango de formaindividual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial.

Para editar una matriz completa, deberá utilizar el menú Edición y seleccionar laopción Ir a; a continuación deberá pulsar sobre el botón Especial, con lo que aparecerá unnuevo cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar la matriz que se desea editar.

1.1. FÓRMULAS MATRICIALES




PAG. 114

n las fórmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de referencias

a celdas o en forma de valores constantes. También en las fórmulas matricialesexiste un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantesmatriciales.

Para introducir constantes matriciales, deberá escribir los valores directamente en lafórmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deberá utilizar el punto ycoma ( ; ) y para separar la filas el carácter (\ ).

Por ejemplo la matriz:10 2030 40

Deberá introducirse en una fórmula matricial como: {10;20\30;40}

- Las constantes matricial pueden ser números, texto, valores lógicos o inclusovalores de error.

- Si se introduce texto, debe estar entrecomillado.- En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores.- No pueden estar formadas por fórmulas.- Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud.- No pueden contener símbolos de moneda, paréntesis ni símbolos de porcentaje.

E

1.2. CONSTANTES MATRICIALES




PAG. 115

Si una constante matricial se introduce en una fórmula no matricial, sólo el primerelemento de la constante matricial será utilizado en los cálculos. Debe tener en cuenta que las

fórmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemáticas para matrices, yaque aquí las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. Deforma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultadode 2x3.

Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la fórmuladebe tener el mismo número de filas y de columnas. De no ser así, Excel expande lasconstantes matriciales. Por ejemplo, la fórmula ={1;2;3}*{2\3} se transformaría en ={1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}.

Recuerde que deberá introducir las fórmulas matriciales en un rango de celdas con las

mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la fórmula para que cada valorresultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede elrango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de cálculo.

n una lección anterior aprendimos cómo se referenciaban celdas que seencontraban en hojas de cálculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero,además, Excel también permite la creación de vínculos entre dos o más libros, de forma que lainformación de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.

Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen,de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquiercambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.

Al establecer vínculos, se pueden tener libros más pequeños ya que algunos libros sepueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vínculos con los

libros fuente. Tener libros más pequeños significa que serán más fáciles de editar y más rápidosde abrir, guardar y calcular.

Detalle Resumen Análisis

E

1.3. VÍNCULOS

Ingresos

Gastos

Análisis

Pronóstico

Informe deingresos

Vínculo

Vínculo

Vínculo

Vínculo




PAG. 116

Existe una serie de conceptos para trabajar con vínculos:

- Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas oa un nombre de otro libro de trabajo.

- Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vínculos con otrolibro y que, por lo tanto, depende de los datos de este último.

- Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hacereferencia una fórmula de un libro de trabajo dependiente mediante unareferencia externa.

Para crear referencias externas, en primer lugar deberá indicar la posición del archivoen el disco precedido de un apóstrofo; a continuación deberá indicar el nombre del libro entrecorchetes seguido del nombre de la hoja, un apóstrofo y un signo de exclamación y por últimodeberá indicar la referencia de la celda o celdas fuente.

Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, unmodo fácil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratón evitando así laposibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas.

Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratón, podrá tener abiertos los libros

fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuenteabierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no está abierto,la referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de acceso completa.

Podrá utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear así informes quemuestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.




PAG. 117

uando se trabaja con vínculos, también se pueden utilizar nombres de referencias.La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya

hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de lareferencia. Por ejemplo:

='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este

Al trabajar con libros vinculados, deberá guardar el libro origen antes de guardar elvinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estén

actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el librovinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automática en la referencia externa.

En el menú de Edición se dispone del comando Vínculos, con el cual podemoscambiar o actualizar los vínculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificacionesen el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.

Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deberá pulsar sobre Cambiar origen,una vez seleccionado Edición / Vínculos, seleccionando en el cuadro de diálogo el nombre del

archivo que será el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estará vinculado.En el cuadro de diálogo Vínculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada

hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Medianteel botón Abrir origen podrá abrir el libro de trabajo origen. El botón Actualizar ahorapermite realizar una actualización manual de la información vinculada.

Mientras trabaje con libros vinculados, deberá intentar no perder los vínculosestablecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los librosestán en carpetas diferentes, bastará con guardar el libro origen antes de guardar losdependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un

mensaje indicándolo.

C

1.4. TRABAJO CON VÍNCULOS




PAG. 118

En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio endisco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de

trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no sucedaseleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en elladesactivando la casilla de verificación Guardar valores de vínculos externos.

l cálculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la fórmula de una celda, sepresenta en ella el resultado de computar la fórmula. Excel actualiza solamente

aquellas fórmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando así cálculosinnecesarios.

El proceso de cálculo por defecto en Excel es automático, de forma que cada vez que seintroduce una nueva fórmula se vuelven a calcular todas las fórmulas del libro de trabajo. Paraevitar esta situación en libros con excesivo tiempo de cálculo, puede cambiar el cálculo deautomático a manual. Para realizar esto, deberá seleccionar Herramientas / Opciones, mostrarla ficha Calcular y seleccionando en ella la opción Manual, situada en la sección Cálculo. Enel mismo cuadro de diálogo podrá calcular sólo las fórmulas de la hoja actual, pulsando elbotón Calcular hoja.

Si elige el cálculo manual, entonces deberá ser usted quien indique cuándo debevolverse a calcular el resultado de las fórmulas. Para ello utilizará la tecla [F9]

Normalmente, y a no ser que explícitamente se le indique lo contrario, los cálculos serealizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados enellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al controlde cálculo.

En ocasiones puede resultar interesante realizar cálculos utilizando sólo los valorespresentados.

Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decideutilizar la precisión de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamentealmacenados (hasta 15 dígitos de precisión), entonces los resultados de las fórmulas pueden sererróneos.

Para utilizar la precisión de pantalla deberá activar la casilla Precisión de pantalla dela ficha Calcular del cuadro Opciones (menú Herramientas).

E

1.5. CONTROL DEL CÁLCULO




PAG. 119

Calcular con precisión de pantalla afecta a los cálculos del libro siempre que no esténen formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificación Precisión de pantalla, los

valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar losoriginales.

n una hoja de cálculo puede interesar en un momento dado reemplazar una fórmulapor su valor resultante. Para realizar esto, deberá copiar la fórmula y después

mediante el Pegado especial del menú Edición seleccionar la opción Valores. Al pulsar

[Intro], la fórmula será reemplazada por su valor resultante.

También se puede reemplazar una porción de una fórmula con su valor resultante. Eneste caso deberá seleccionar la porción de la fórmula a calcular en la barra de fórmulas y pulsar[F9] (observe cómo es la misma tecla que se utiliza para el cálculo manual y es que realmentelo que se hace es calcular el fragmento de la fórmula que se tiene seleccionada).

Otro aspecto relacionado con los cálculos, es la utilización de referencias circulares enlas fórmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos fórmulas dependen entre sí para obtenersus resultados.

Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Paralas fórmulas que requieran una referencia circular deberá acceder a Herramientas / Opcionesseleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificación Iteración. Excelitera los cálculos hasta que la diferencia entre una iteración y la siguiente es menor que 0,001 óbien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.

E1.6. REEMPLAZO






PAG. 121

Listas

as listas permiten almacenar datos en una hola de cálculo. Una lista se puedeentender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de cálculo

serían los registros de la base de datos y las columnas constituirían los campos.

Las listas contienen una primera fila de títulos de columnas que definen losdiferentes campos de la lista. El resto de filas presentan la información particular de cada

registro de la lista.

Las listas que Excel manipula tienen algunas características en común:

- Las celdas de la misma columna tienen datos similares.- En la primera fila de la lista están situados los títulos de las columnas.- Las filas de la lista tienen la misma estructura.

Excel tiene órdenes para actuar sobre las listas de forma automática. Por ello, las listasse deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datoscomo pertenecientes a una lista.

Para introducir una lista:

- Debe tener una única lista en una hoja de cálculo.

- Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los demás datos de la hojade cálculo.

- El tamaño de la lista tiene que ser como máximo del tamaño de una hoja decálculo.

- Los títulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista.

- Asigne un formato distinto a los títulos y a los datos de la lista.

- Las filas deben tener datos similares en la misma columna.

- No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectaría a

algunas operaciones sobre la lista.

L2.1. CONCEPTOS BÁSICOS




PAG. 122

- Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna.

Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones parafacilitar el manejo de la información. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedanobtener subtotales.

Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son:

- Utilización de un formulario para añadir, editar y eliminar registros de la lista.

- Ordenar la lista de forma alfabética, numérica o cronológica.

- Filtrar los datos, o sea, elegir sólo las filas que cumplen unos determinadoscriterios.

- Crear Informes de resumen.

i sigue las indicaciones del capítulo anterior a la hora de crear una lista, Excel leayudará en la introducción de los datos de la misma.

De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de títulos del resto de lalista. Para ello, deberá aplicar a dicha fila alguna característica que no esté en el resto: unadeterminada fuente, alineación, borde, formato, etc. Además, es conveniente aplicar dichacaracterística del formato antes de escribir los rótulos.

Excel posee la función de Autocompletar. Utilizando tecnología IntelliSense, Excel,cuando está introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugierelas entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letrasque ha introducido.

Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastará con aceptarla con [Intro] loque le habrá evitado el tener que teclear toda la entrada.

Además, también podrá elegir de una lista compuesta por todas las entradas anterioresrealizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga queteclear ningún carácter para completar la nueva entrada de la celda.

Para acceder a esta característica, muestre el menú contextual de la celda ( clic con elbotón derecho del ratón), y aleja la opción Elegir de la lista. Excel le mostrará la listaadecuada para que usted alija la nueva entrada. Como método alternativo a utilizar el menúcontextual está la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.

S

2.2. AUTOCOMPLETAR




PAG. 123

Para disponer de esta útil característica, asegúrese de que esté activada la casillaHabilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.

xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, esdecir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo

de la lista. Mediante este cuadro, podemos añadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista.

Contraste la información de la siguiente figura,que representa un formulario, con la del primercapítulo, donde se puede ver la lista en la hoja decálculo.

Para mostrar la lista como un Formulario,deberá seleccionar una celda de la lista y elegir laopción Formulario del menú Datos. Aparecerá elcuadro de diálogo que ha podido ver en la figuraanterior, cuyo título será el nombre de la hoja donde

está situada la lista. El formulario presentará los camposde la lista y el primer registro en ella.

El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros deedición y los botones de comandos.

- Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras quelos campos con valores calculados (resultados de las fórmulas) únicamente semuestran y no se podrán editar los campos aparecen en el formulario siguiendo elorden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.

E

2.3. FORMULARIOS




PAG. 124

- Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los títulos delas columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algún nombre de campo

deberá modificarlo en la primera fila de la lista.- Barra de desplazamiento: Está situada a la derecha de los campos del formulario su

selección permite visualizar registros de la lista.

- Indicador de número de registro: Está situado en la esquina superior derecha de lafila y muestra el número de registro y el número de elementos de la lista.

Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la listainsertando, eliminando o modificando registros ya existentes.

- Nuevo: Añade un nuevo registro a la lista.

- Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo.- Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edición con los valores Iniciales.

- Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido uncriterio de búsqueda, presentará el anterior registro que cumpla el criterio.

- Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido uncriterio de búsqueda, presentará el siguiente registro que cumpla el criterio.

- Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos deedición para introducir los criterios de búsqueda.

Una vez introducido el criterio, este último botón tiene el nombre de Formulario y, alpulsar sobre él, se mostrará la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios debúsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresión de comparación.

Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deberá pulsar sobre el botón Nuevoy a continuación rellenar los campos de edición pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevoregistro sea introducido en la lista.

uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para suposterior utilización. Para ordenar una lista, deberá indicar sobre qué columna de

datos debe realizarse la ordenación.

Al ordenar una lista, además de introducir el criterio de ordenación, se debe indicar elsentido de la ordenación Ascendente ó Descendente.

Ejemplos de ordenación ascendente son números del 1 al 9, texto de la A a la Z yfechas en orden cronológico. Mientras que una ordenación descendente sería: números del9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la más actual a la más antigua.

P

2.4. ORDENACIÓN DE UNA LISTA




PAG. 125

Para ordenar una lista, deberá seleccionar como celda activa una celda de la lista ydespués elegir en el menú Datos la opción Ordenar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro se establecen los criterios y suorden. En ocasiones, los datos del campo elegido comocriterio se repiten en varios registros de la lista; porello es necesario tener la posibilidad de incluir unsegundo o un tercer criterio para precisar más laordenación.

De no existir títulos en la lista, en el cuadroOrdenar por se indica Columna A, Columna B, etc.

Mediante el botón Opciones se activa un nuevo cuadrode diálogo en el que se puede precisar más laordenación.

Si, una vez realizada la ordenación, ésta no es de su agrado, puede deshacerla mediantela opción Deshacer Ordenar del menú Edición o pulsando sobre el botón Deshacer de labarra de herramientas.

En la barra de herramientas están situados los botones Ordenascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendenteo descendente si únicamente necesita ordenar una columna de la lista. Pararealizar la ordenación mediante estos botones, primero tendrá que situarsesobre una celda del campo o columna que desee ordenar y después pulsarsobre uno de los botones.

En la ordenación de listas deberá tener cuidado cuando en la columna en la que seestablece la ordenación aparecen números y números con letras, asignando a todos ellos elformato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenará los números y después los números contexto.




PAG. 126

i los datos que se sitúan en la lista van a ser introducidos por más de una persona,es conveniente asegurarse de que todos lo harán de la misma forma.

Excel permite definir las entradas válidas que puede tener una determinada celda. Estacaracterística no se utiliza sólo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la informaciónque contiene cualquier celda de su hoja de cálculo.

Con la validación de datos usted podrá:

- Restringir entradas a rangos específicos, como números enteros y decimales, horas y

fechas.- Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el

usuario tenga que elegir una de dichas entradas.

- Limitar el número de caracteres de las celdas.

- Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuandolas entradas realizadas sean incorrectas.

Debe situarse en la celda donde se introducirán los datos y elegir el comando Validacióndel menú Datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En este cuadro de diálogo podrá establecer cuáles son los valores válidos de las celdas yademás, tendrá la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o queadviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda.

En la ficha Configuración se indican los valores que puede contener la celda o conjunto deceldas. Puede indicar su naturaleza: número entero, texto, flecha, etc. Así como característicaspropias del tipo de información permitida: rango de valores válidos, longitud en caracteres, etc.

S2.5. VALIDACIÓN DE DATOS




PAG. 127

En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se sitúeen la celda, antes de introducir un valor en la misma.

Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificará el mensaje que aparece cuandoel usuario introduce un valor no válido (según la ficha Configuración) en la celda. Si no indicaningún mensaje e en esta ficha, Excel mostrará el mensaje que tenga predeterminado cuandoocurra una entrada incorrecta.

Tenga en cuenta que es en la ficha Configuración donde realmente se establece elconjunto de valores válidos para la celda. Si no establece ninguna limitación, el mensaje deerror no tendrá sentido, mientras que el mensaje entrante sólo tendrá carácter informativo, perono para limitar las posibles entradas en la celda.

as funciones de búsqueda proporcionan información a partir de los valores que seles pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una fórmula de la hoja

de cálculo para buscar valores en las celdas que estén asociados con otros dentro de la mismalista.

El elemento de información utilizado para buscar otro elemento de información sedenomina valor de búsqueda. Las funciones de búsqueda más utilizadas en una lista sonBUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de búsqueda, ofreciendocada una de ellas un resultado:

- BUSCARV: compara el valor de búsqueda con la primera columna de la lista yluego devuelve un valor asociado en la misma fila.

- COINCIDIR: Compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columnaque se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro en la lista.

- INDICE: A partir del índice de la lista proporciona el dato del campo o columna

que se le pasa como parámetro.

Para utilizar estas funciones de búsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegarfunción, buscando en la categoría Búsqueda y referencia. En el asistente se muestran todaslas funciones de búsqueda así como todos los argumentos que se le deben pasar a la función yel resultado que ésta produce.

L

2.6. FUNCIONES DE BÚSQUEDA




PAG. 128

na nueva característica de Excel 2000 permite extender el formato y las fórmulasutilizadas en una lista al añadir nuevas filas al final de ésta.

Por ejemplo, observe como en esta hoja de cálculo tenemos una lista con 6 elementos quemantienen un mismo formato.

Adicionalmente, la última columna obtiene su valor a partir de una sencilla fórmula:

multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta fórmula es lamisma para toda la columna D.

Si ahora usted continúa añadiendo elementos a la lista, lo lógico es que desee mantenertanto el formato como la fórmula de la última columna, Excel coincide en este pensamiento yextenderá el formato y las fórmulas de las filas anteriores al añadir nuevas filas al filial de lalista.

De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con elresto de sus elementos.

Puede activar o desactivar esta nueva característica de Excel 2000 a través de la casilla deverificación Extender formatos de lista y fórmulas de la ficha Modificar del cuadroOpciones.

Además, para que se puede aplicar esta característica automática de Excel, tres de lasanteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las fórmulas que desea extender.

En otro caso, Excel no extenderá el formato o las fórmulas ya que entenderá que no es unformato o fórmula que usted desee tener en toda la lista.

U

2.7. FÓRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS




PAG. 129

Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algún formato personalizado,seguramente Excel no será capaz de extenderlo en las nuevas filas.






PAG. 131

Filtros

uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algúnmétodo que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para

después poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta está disponible enExcel y recibe el nombre de Filtro.

Las opciones de filtrado están disponibles a través del menú Datos mediante la opción

Filtro.Autofiltro: Esta opción del menú provoca que Excel busque en la lista activa la fila

que contiene los títulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de loscampos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datosdistintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en unacolumna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esamisma columna Podrá restringir todavía más la lista eligiendo otro criterio de otra columna.

Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se está trabajan al

cambiar el color de los títulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se hanutilizado como criterios de filtrado. Además, en la barra de estado se indica la cantidad de filasque cumplen los criterios elegidos.

Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deberáseleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observarun desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista.

Con la opción vacías seleccionaría aquellas filas que tienen celdas vacías en el campoutilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacías puede ser utilizado para encontrar filasque contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones sólo estarán disponiblescuando existan celdas vacías en la columna de filtrado.

C3.1. AUTOFILTRO




PAG. 132

Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizartodas las filas, deberá seleccionar la opción Todas. La opción Las 10 más… permite

seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numéricamente sin tener queordenar la lista.

Para visualizar la lista completa deberá seleccionar en el menú Datos la opción Filtro ydespués Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deberá seleccionar la ordenFiltro y desactivar Autofiltro.

Con el autofiltro podrá especificar criterios personalizados para cada columna. Porejemplo, para introducir criterios de selección doble o mostrar filas con valores pertenecientesa un rango. Para introducir criterios personalizados, deberá seleccionar de la lista de opcionesde un campo la opción Personalizar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En el cuadro de la figura podrá seleccionar operadores e introducir datos queconformarán el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios,deberá seleccionar el campo Y o el campo O según desee que los dos criterios se cumplan oque al menos uno de ellos lo haga. Fíjese cómo no puede introducir más de dos condiciones através del Autofiltro.

a opción Autofiltro, aún permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrecela posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente más de dos

condiciones para una misma columna. Para especificar criterios más complejos, deberáseleccionar las opciones de menú Datos / Filtro / Filtro Avanzado.

La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, perono muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo defiltrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de cálculo.

L

3.2. FILTRO AVANZADO




PAG. 133

En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deberá crear el rango de criterios, serecomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando

se filtre la lista. A continuación deberá seleccionar una celda de lista y seleccionar la ordenFiltro avanzado.

Existen dos tipos de criterios complejos:

- Criterios de comparación: muestran las filas que contienen los valoresespecificados en el criterio ó las que se corresponden a los límites establecidos.

- Criterios calculados: evalúan una columna seleccionada de la lista contravalores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una fórmula y, sisu resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente.

Para introducir criterios en un rango de criterios, deberá introducir una fila con lostítulos de los criterios que debe coincidir con los títulos de aquellas columnas elegidas sobrelas que se realiza el filtro. Bajo los títulos de criterio deberá introducir el criterio en sí.

Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplircada uno de ellos, mientras que se sitúan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menosuno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o más criterios en los que intervenga lamisma columna, deberá repetir ésta las veces necesarias en el rango de criterios.

Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deberá:

- Introducir una fórmula que tenga u resultado de VERDADERO ó FALSO.

- La fórmula tendrá que referirse por lo menos a una columna de la lista.

- El título del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que nocoincida con el de una columna de la lista a filtrar.

Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deberá activar la opción Filtroavanzado a través de Datos / Filtro: aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá introducir

el rango donde está situada la lista de rango donde están situados los criterios.




PAG. 134

Además, también podrá indicar si el filtro se realiza en la misma posición donde estásituada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posición de la hoja. Si la lista

tiene filas repetidas, existe la opción de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla deverificación Sólo registros únicos.

Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criteriosy realiza de nuevo el filtrado, éste se realizará sobre todas las filas y no sólo sobre las que nohabían sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado.

En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o máscolumnas, con tres o más condiciones en alguna columna o si quiere introducir valorescalculados en los criterios. En caso contrario, es más sencillo y rápido el Autofiltro.

tilizando el comando Filtro avanzado, podrá copiar automáticamente las filas deresultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de cálculo o en la hoja de

cálculo.

Una vez activado el Filtro avanzado, deberáseleccionar la acción Copiar a otro lugar indicando en elcuadro Copiar a la posición de la hoja de cálculo (podría seruna hoja distinta a la actual) donde deberán copiarse las filasque cumplan los criterios especificados.

A la hora de especificar el rango Copiar a, deberátener en cuenta lo siguiente:

- Si especifica sólo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen loscriterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rótulos decolumnas de la lista.

- Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas quequepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen loscriterios, aparecerá un mensaje preguntándole si desea pegar las filas restantes.

- Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de títulos decolumnas, Excel copiará sólo aquellas columnas de la lista que coinciden con lostítulos de las columnas del área Copiar a.

U

3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS




PAG. 135

Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizás le resulte más sencillo utilizarAutofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del menú Edición. Si esta en

modo de filtrado, el comando Copiar sólo copia los datos presentados.

l filtrado permite realizar operaciones como edición, impresión, ordenación, etc.,en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la

orden Imprimir del menú Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista.

Las operaciones que están afectadas por el Modo filtrar son:

- Celdas del menú Formato. Sólo asigna el formato seleccionado a las celdasvisibles.

- Borrar del menú Edición. Sólo borra las celdas visibles en la selección.- Copiar del menú Edición. Copia solo las celdas visibles de la selección.- Eliminar del menú Edición. Se transforma en el comando Eliminar fila y

elimina sólo las filas visibles.- Insertar del menú contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e

inserta filas enteras en una hoja.- Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podrá pegar

solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada.

La orden Autosuma también se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en lahoja de cálculo, ya que al utilizarla sólo mostrará el valor total correspondiente a los datosvisibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excelajustará el total en base a los nuevos datos presentados.

Cuando se ordena una lista filtrada, sólo se ordenan las filas visibles, pero las filas nopresentes no se desplazan de su posición inicial. Para ordenar una lista, únicamente tendrá queseleccionar la columna y elegir la opción Ordenar del menú Datos o bien utilizar los botonesde la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.

E3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS






PAG. 137

Subtotales

l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir fórmulas para calcularsubtotales, sino que se dispone de una opción automática para realizar cálculos

parciales y generales. A esta orden accedemos desde el menú Datos mediante la opciónSubtotales.

Al utilizar subtotales automáticos, se insertan y se escriben automáticamente los títulosde las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite eldesplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.

Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una función de resumen como por ejemploSUMA ó PROMEDIO.

Antes de utilizar la opción de subtotales, deberá agrupar los elementos cuyo subtotal vaa calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar.

Una vez ordenada la lista, deberá seleccionar laopción Subtotales que mostrará el siguiente cuadro dediálogo:

Deberá seleccionar en el campo Para cada cambioen la columna que se utiliza para clasificar los diferentesgrupos. En el campo Usar función, deberá indicar lafunción utilizada para realizar los subtotales. Las columnasa partir de las cuales se realizan los cálculos deberáseñalarlas en el campo Agregar subtotal a.

A4.1. SUBTOTALES AUTOMÁTICOS




PAG. 138

Al seleccionar la opción subtotales, automáticamente Excel incorpora los campos de lalista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podrá modificar

si lo considera oportuno.

Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales más pequeñosdentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deberá incluir otro campo acalcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificación Reemplazarsubtotales actuales.

Deberá tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotalanidado. Por ejemplo, podría tener una lista en la que se guarde información de clientes ydesear obtener subtotales por provincias y dentro de éstas, por poblaciones. Debería tener lalista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicaría el

comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada.

Si desea elegir más de una columna de resumen, deberá seleccionar más de un título decolumna en el campo Agregar subtotal a.

Siempre que la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales esté activa, secambiarán todos los cálculos al elegir una nueva función de resumen y aceptar el cuadro.

Además, si desea utilizar dos funciones de resumen deberá ejecutar dos veces la ordenSubtotal eligiendo cada vez una función distinta y desactivando la casilla de verificaciónReemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden.

Al desplegar la lista de Usar función, encontrará la función CUENTA, que calcula elnúmero de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deberá ejecutar laorden Subtotales y pulsar el botón Quitar todos.

Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir dedatos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumenPROMEDIO, la fila de totales mostrará el promedio de todos los datos detallados (no incluyelas filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Además los valores desubtotales y totales se vuelven a calcular automáticamente al editar datos detallados.




PAG. 139

uando se muestran los subtotales automáticos, Excel esquematiza la listaagrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de

subtotales con la fila de Total General.

Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del área de datos de lahoja de cálculo se sitúan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo losbotones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con símbolo + y - ensu interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotalal que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman.

La siguiente figura presenta un resumen con el mínimo nivel de detalle de una lista a laque se le ha aplicado un subtotal.

Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquierotra lista, para ello deberá seleccionar el nivel de detalle que presente únicamente losresultados de subtotales y seleccionar en el menú Datos la opción Ordenar. Al ordenar la listade subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, éstas se ordenan con las filas de subtotalesasociadas.

os subtotales automáticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informea partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una

lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rápida un aspecto más legiblede los datos. También es interesante, al crear informes añadir gráficos para mostrar la totalidadde los datos de un modo sencillo.

Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opción de insertarsaltos de página entre grupos mediante la casilla de verificación correspondiente en el cuadrode diálogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de diálogo, podrá imprimir el informemediante Archivo/ Imprimir.

C

L

4.2. ORGANIZACIÓN DE SUBTOTALES

4.3. INFORMES DE SUBTOTALES




PAG. 140

Los gráficos y los formatos sólo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja,es decir, los datos que se presentan en los gráficos son los de las filas visibles en la hoja. Así pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puedeconvertirse en una tarea fácil.

En los capítulos anteriores se ha visto cómo realizar cálculos de forma automática,pero en ocasiones necesitará realizar cálculos de celdas que satisfagan sólo ciertos criterios.Estos cálculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las fórmulas y, por tanto,se pueden ubicar en cualquier posición de la hoja de cálculo para ver los resultados. Acontinuación se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso defunciones:

- SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta función puede ser utilizada para sumarsólo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumentorango deberá introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es elcriterio que deberá aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango esel rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI(D2:D8;”<30/04/2000”;F2:F8).

4.4. TOTALES AVANZADOS




PAG. 141

Esta función comprueba para cada una de las filas entre la 2 y la 8 que losvalores de las celdas situadas en la columna D sean anteriores al 30/04/2000 y, si lo

son, suma el contenido de las celdas de la columna F ofreciendo el resultado total dela suma.

- CONTAR.Sl (rango;criterio). Esta función proporciona el número de filas quesatisfacen un cierto criterio. El argumento rango es el rango de columna a evaluar y elargumento criterio es el criterio que se debe aplicar al rango. Por ejemplo:=CONTAR.SI (D2:D8;"<30/04/2000”).

Esta función ofrece el número de filas que han cumplido el criterio anterior.

- CONTAR.BLANCO (rango). Cuenta las celdas en blanco de un campo de una lista.

Los operadores que pueden ser utilizados en las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SIal introducir criterios son los operadores relacionales:

= Igual a> Mayor que< Menor que>= Mayor o igual que<= Menor o igual que<> Distinto a

El criterio especificado en las funciones puede ser tanto una expresión como un texto aigualar pero siempre encerrado entre comillas dobles.

Al utilizar estas funciones de totales avanzados, puede ayudarse del comando Pegarfunción, que insertará las funciones en la fórmula y le informará sobre los argumentosnecesarios en cada función y el valor resultado que ofrece cada una de ellas.

Si necesita realizar cálculos más complejos sobre la lista, puede utilizar las funcionespara bases de datos disponibles en Excel. Estas funciones aparecen bajo la categoría de Basesde datos. Todas las funciones que se citan a continuación necesitan tres argumentos:

- El rango de la lista incluyendo la fila de títulos.- El título de la columna a resumir.- El rango de celdas donde está situado el criterio.




PAG. 142

Tabla de Funciones:

FUNCIÓN RESULTADO BDPROMEDIO Calcula el promedio de números.BDCONTAR Contar números.BDCONTARA Extrae un valor sencillo.BDMAX Encuentra un valor máximo.BDMIN Encuentra un valor mínimoBDPRODUCTO Multiplica números.BDDESVEST Calcula desviaciones estándar.BDSUMA Suma números.BDVAR Calcula varianzas.

BDVARP Calcula la varianza real.BDEXTRAER Extrae valores únicos.




PAG. 143

Temas Avanzados sobre Gráficos

estas alturas del curso, usted conoce cómo crear un gráfico a partir de los datossituados en una hoja de cálculo siguiendo un sencillo Asistente para gráficos.

Recuerde que puede incrustar el gráfico en la misma hoja de cálculo o crear una hojade gráfico. Además conoce cómo agregar datos al gráfico sin necesidad de volver a crearlo.

En esta lección aprenderá a realizar tareas que necesitará cuando desee conseguirgráficos más complejos que los que ha utilizado hasta ahora.

Sin duda, el cambio más radical que puede producir es cambiar el tipo de gráfico.Cada uno de los tipos de gráficos que tiene disponibles tiene sus propias características quehacen que sea más o menos adecuado para los datos a representar.

Cuando trabaje con un gráfico, debe diferenciar claramente si el proceso a realizar serefiere al gráfico en sí o a un determinado elemento del mismo. Si desea cambiar un aspectoglobal del gráfico, utilice el menú Gráfico; si la modificación va a ser realizada para unelemento del mismo, deberá seleccionar primero dicho elemento y después utilizar la opciónoportuna del menú Formato.

Para cambiar el tipo de gráfico, acuda a la opción de mismo nombre en el menúGráfico; aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al primer paso del Asistente paragráficos.

Puede cambiar a un subtipo diferente del tipo de gráfico actual o cambiar a otro tipo degráfico distinto. Las posibilidades son numerosas: columnas, barras, circular, líneas, áreas, etc.

En cualquier caso, si desea ver cómo quedará el gráfico antes de decidirse a aceptar elnuevo tipo, pulse el botón Presionar para ver muestra.

En los gráficos tridimensionales tiene la posibilidad de cambiar el ángulo de la vistarespecto al eje Z, así como el punto de vista. Esto puede producir una mejor compresión delgráfico.

Utilice el comando Vista en 3D del menú Gráfico y accederá al siguiente cuadro dediálogo:

A

5.1. TIPOS DE GRÁFICOS




PAG. 144

Con los botones de giro, cambiará el ángulo respecto al eje Z, mientras que con los deelevación, modificará el punto de vista. Estas opciones sólo están disponibles cuando el tipo de

gráfico es tridimensional.

Si después de todo, no consigue el tipo degráfico que está buscando, lo mejor es utilizar untipo personalizado. Estos gráficos son comoplantillas para la construcción de gráficos. Poseenuna combinación de tipos, diseños, colores, etc.,que hacen que el gráfico adquiera un aspectoatractivo con el simple hecho de aplicarle el tipo,sin tener que realizar nada más.

Al elegir un determinado tipo, podrá vercuál va a ser el resultado sin tener que aplicarlo.El cuadro Muestra adquiere la presentación delgráfico con todos los elementos que constituyenla aplicación del tipo personalizado.

Si una vez ha aplicado un determinado tipo, desea volver al que tenía antes, no tienemás que utilizar el comando Deshacer. Sin embargo, si desea aplicar un tipo de gráficodiferente, podrá hacerlo sin deshacer la aplicación del tipo actual.

través del Asistente para gráficos puede incluir muchos elementos en el gráfico alcrearlo. Sin embargo, si el gráfico ya ha sido creado y desea agregar algún

elemento más, no será necesario que vuelva a crear el gráfico para ello.A

5.2. AÑADIR ELEMENTOS AL GRÁFICO




PAG. 145

A través del comando Opciones de gráfico del menú Gráfico se accede al cuadro dediálogo, donde podrá modificar casi cualquier característica del gráfico, excepto las que ya ha

visto en el anterior capítulo o las referentes a los datos de origen.

- En la ficha Títulos podrá incluir un título genérico del gráfico o para cada uno de losejes que tenga.

- En la ficha Eje podrá indicar qué ejes y, por lo tanto, qué divisiones desea que se

muestren en el gráfico.- Puede mostrar u ocultar las líneas de división en el gráfico, para lo que está la ficha

Líneas de división. Estas líneas ayudan a situar los valores representados en el gráfico,aunque si existen demasiadas divisiones, el gráfico puede llegar a ser confuso.

- La ficha Leyenda permite indicar dónde se situará este elemento e incluso eliminarla,si es su deseo. En la leyenda aparece como interpretar las series del gráfico.

- En la ficha Rótulos de datos se indica qué información descriptiva respecto a la seriede datos debe aparecer en el gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico utilizado, tendrámás o menos posibilidades en esta ficha. Por ejemplo, en un gráfico circular de

sectores, es muy útil poder mostrar junto a cada sector, cuál es el porcentaje querepresenta respecto del total.

- Finalmente en la ficha Tabla de datos podrá indicar que se muestren los datosrepresentados en una tabla, bajo el gráfico. Esta opción es útil cuando crea un gráficoen una hoja de cálculo y no lo incrusta donde están los datos fuente. De todas formas lapuede utilizar en cualquier tipo de gráfico.

También podrá agregar líneas de tendencia de los datos representados.




PAG. 146

A través del comando Gráfico / Agregar líneas de tendencia accederá al siguientecuadro de diálogo, donde podrá elegir el tipo de tendencia deseada. Puede agregar una línea de

tendencia para cada serie representada, siempre que su tipo de gráfico lo permita.

na vez haya seleccionado un elemento del gráfico, está en disposición de realizarcualquier proceso que afecte únicamente a dicho elemento.

El menú Formato se adaptará al elemento que tenga seleccionado, ya que podrárealizar una u otra acción dependiendo de dicho elemento. De forma equivalente podrá utilizarel botón en la barra de herramientas Gráfico.

El texto que aparece en el gráfico puede ser modificado como cualquier otro queincluya en la hoja de cálculo. Podrá cambiar la fuente, el tamaño, aplicar más o menos realces,

colores, etc. Por ejemplo, podría aplicar el estilo moneda para algún eje del gráfico querepresente valores monetarios.

Además, podrá indicar un ángulo con el que se presente el texto escrito. Esto es útil sitiene poco espacio en el gráfico y desea aprovecharlo al máximo, sin que el texto ocupedemasiado lugar. En otros elementos podrá establecer un color para el fondo, una trama, etc.Las opciones que tenga disponibles dependen del objeto seleccionado.

En ocasiones tendrá una determinada serie de datos que diste mucho (sus valores) delas otras series de datos. Si las representa todas juntas, es muy posible que la escala de los ejesimpida ver la que tiene los valores mucho más pequeños que el resto.

U

5.3. FORMATO DE ELEMENTOS GRÁFICOS




PAG. 147

En este caso es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para ello selecciónela,pulse en el botón Formato de la serie o utilice el comando equivalente del menú Formato yen la ficha Eje indique que se represente en un eje secundario.

Además, también podrá combinar más de un tipo de gráfico en el mismo gráfico.Podrá tener una serie de datos con un tipo de gráfico y otras con otro, siempre que todos lostipos sean bidimensionales.

Recuerde que la mayoría de comandos pueden realizarse tanto desde el menú Formatocomo desde la barra de herramientas Gráfico.

ntes de imprimir gráficos es conveniente observar qué resultados se obtendrán conel gráfico creado. Si el gráfico está incrustado puede observarlo en Presentación

preliminarde la hoja de cálculo o en la

vista previa de salto de página.Si es una hoja degráficos, puede cambiar el tamaño y la escala de cualquier manera deseada, especificar cómo

debe colocarse en el papel y verla en la ventana para saber qué aspecto tendrá antes deimprimirla.

Los gráficos incrustados se imprimen con el tamaño, las proporciones y la posiciónque tienen en la hoja de cálculo. Deberá tener en cuenta que cambiar el tamaño de un gráficono implica que cambie el tamaño del texto contenido en el gráfico, por lo que en ocasionesserá necesario ajustar el tamaño del texto al nuevo tamaño de gráfico.

Las hojas de gráficos tienen un comportamiento diferente respecto a los gráficos

incrustados a la hora de imprimirlos. Para comenzar con la impresión de una hoja de gráficos,

A

5.4. IMPRESIÓN DE GRÁFICOS




PAG. 148

deberá ver una presentación preliminar de la hoja y comprobar que el gráfico tiene el tamañoadecuado y muestra la información deseada. Por defecto la configuración del gráfico está

predeterminada para una orientación horizontal ocupando toda la página.

Para realizar una presentación preliminar de una hoja de gráfico, actívela y ejecute laorden Archivo / Vista preliminar. Si el tamaño del gráfico en relación con la página no es desu agrado. modifíquelo a través del botón Configurar... en la ventana Presentación preliminar

Otra forma de cambiar el tamaño del gráfico seria acceder directamente mediante laorden Archivo / Configurar página con la hoja de gráficos activa.

Existen tres posibilidades para modificar el tamaño del gráfico en la ficha Gráfico delcuadro de diálogo Configurar página.

- Usar página completa: Se ajusta automáticamente el tamaño del gráfico al tamaño delpapel. El gráfico siempre llena la página. Las proporciones se ajustan según seanecesario, de tal forma que se utilice la página completa sin incluir los márgenes. No esposible desplazar y ajustar el tamaño del gráfico con esta opción ya que por definiciónel área del gráfico llena la página.

- Ajustar a la página: El gráfico se ajusta al tamaño de la página, pero manteniendo lasmismas proporciones que se visualizan en pantalla.

- Personalizar: El tamaño del gráfico es independiente del tamaño del papel. Alimprimir, se hace con las mismas proporciones y posición relativa en la página.Cuandoselecciona esta opción, puede colocar el área del gráfico en cualquier lugar de lapágina.

En la ficha Página dispone de las opciones para seleccionar los distintos tamaños depapel.




PAG. 149

Si en la impresión de gráficos desea incluir los encabezados y pies de página, deberáelegir la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página. Si desea

establecer los márgenes de la hoja de gráficos, deberá utilizar la ficha Márgenes.

En Excel los gráficos trasladan sus colores a matices de grises para la impresión si laimpresora no admite el color. Para imprimir en color, si dispone de impresora para ello, deberáseleccionar la orden Configurar página en el menú Archivo y seleccionar la ficha Gráfico.En esta ficha deberá desactivar la casilla de verificación Imprimir en blanco y negro en elcuadro Calidad de impresión. Esta casilla ya estará desactivada si su impresora tiene uncontrolador de color.






PAG. 151

Mapas de Datos

uando trabaja con datos asociados a regiones geográficas, la forma más clara depresentarlos es mediante un mapa. Si ha instalado en su ordenador la aplicación

Microsoft Map, tendrá la posibilidad de crear mapas de datos de una forma sencilla.

Con esta aplicación se adjuntan numerosos mapas y datos geográficos que podráutilizar directamente a la hora de crear sus mapas de datos. Si los mapas proporcionados no

son adecuados para su trabajo, podrá adquirir otros nuevos conectándose a la red de Microsoften el foro MapInfo o pidiéndolos directamente a MapInfo Corporation a través de su direcciónen Internet.

Entre los datos geográficos que incluye, se pueden destacar: aeropuertos, carreteras,ciudades, códigos postales, lagos, océanos, población, etc. Podrá añadir dichos datos a susmapas de forma que aparezcan junto a las series de datos particulares.

Si no sabe cómo se escribe algún elementodel mapa, como puedan ser ciudades y paísesextranjeros, puede acudir al libro MAPSTATS.XLS

donde aparece la ortografía correcta de los mapasque se adjuntan.

Debe tener una columna con los datosgeográficos que pueda “entender”Microsoft Map.En el caso de que desconozca algún elementogeográfico que incluya en sus datos, se lo indicará,realizando posibles sugerencias sobre los mapas queposee.

NOTA: Inicialmente no se instala Microsoft Map, por lo que deberá ejecutar el instalador eindicar que desea instalar esta función.

Microsoft Map es una aplicación independiente, lo que quiere decir que puede serutilizada en cualquier otra aplicación de Office.

Además, es conveniente añadir el botón Mapa a la barra de herramientas estándar para acceder rápidamente a esta función.

Para ello, utilice el comando Personalizar del menú Herramientas de Excel ybúsquelo en la categoría Insertar.

Lo único que tiene que hacer es arrastrar este botón a la posición deseada de dicha

barra de herramientas.

C

6.1. INTRODUCCIÓN




PAG. 152

El primer paso para crear un mapa esseleccionar los datos que se incluirán en elmismo. La selección debe contener unacolumna de datos que identifique lasregiones geográficas y una o más columnas

con los datos significativos que quiererepresentar en el mapa.

También puede agregar posteriormentelos datos a representar en el mapa, de formaque inicialmente cree un mapa en blanco dondeirá colocando series de datos. Además, si yatiene creado un mapa, podrá copiarlo yutilizarlo en otro lugar ahorrándose así el tenerque introducir las distintas series. Despuéspodrá dar formato y agregar nuevos datos.

Una vez seleccio-nados los datos, pulse en elbotón y dibuje unrectángulo en su hoja decálculo donde se ubicará elmapa de datos. Al hacerlo, seiniciará la aplicaciónMicrosoft Map

Si todos los datos sonentendidos por Map, el mapase creará automáticamente;si no, le indicará qué datos leson desconocidos e inclusopodrá indicar el mapa quedesea utilizar.

6.3. TRABAJAR CON MICROSOFT MAP

6.2. CREAR EL MAPA




PAG. 153

l crear el mapa de datos, ha entrado en la aplicación Microsoft Map. Estaaplicación posee su propio menú y barra de herramientas y puede ser utilizada

desde más aplicaciones componentes de Office.

Como en todas las aplicaciones de Office, usted trabajará en Microsoft Map a través desu barra de herramientas o utilizando sus menús desplegables. La barra de herramientas quepresenta la aplicación, aunque sencilla en cuanto al número de botones, permite realizar lamayoría de acciones necesarias.

- El botón permite seleccionar los elementos del mapa, no el mapa mismo para locual deberá utilizar el botón . Al utilizar este último botón, podrá mover el mapa enel interior de su marco.

- Mediante el botón podrá indicar el punto que haga de centro del mapa, ajustándosela posición del mismo respecto a dicho punto.

- El botón Mostrar entero permite mostrar todo el mapa, centrándolo en el marco yajustando el tamaño del mismo si es necesario. Este botón puede ser útil cuando se hamovido el mapa en el interior del marco o cuando éste es demasiado pequeño para queel mapa se muestre completo con las dimensiones actuales.

- Con el botón mostramos u ocultamos la ventana de control de datos, de la quehablaremos en el siguiente capítulo.

- El botón permite redibujar el mapa, proceso necesario cuando ha estado agregandoy eliminando elementos del mismo.

- Cuando varía algún dato que es representado en el mapa, deberá actualizarlo para que

lo represente. El botón le indicará la necesidad de realizar la actualización. Si noestá activado, indica que los datos origen no han variado.

- Como se le indicó, puede agregar series de datos a un mapa ya creado, para ellosimplemente deberá elegir Datos en el menú Insertar y especificar el rango de datos

donde están las nuevas series de datos. El mapa se actualizará automáticamentemostrando estos nuevos datos.

Desde la opción Elementos del menú Mapa podrá indicar qué elementos de losdisponibles para el mapa desea mostrar junto a sus series de datos. Podrá agregaraeropuertos, carreteras, ciudades, etc.

Además, podrá agregar nuevos elementos al mapa utilizando otros mapas que proporcionala aplicación.

- Mediante el botón , podrá agregar texto al mapa o incluso marcadorespersonalizados para destacar elementos del mapa. Un marcador no es más que un

A




PAG. 154

símbolo que se añade al mapa en determinados lugares para resaltar los elementos quese encuentran en él.

- También puede agregar rótulos que identifiquen países, regiones o ciudades. Paraello, haga clic en el botón ,elija los elementos que desee rotular y después hagaclic en cada punto del mapa que desee

- Mediante el comando Opciones del menú Herramientas accederá al siguiente cuadrode diálogo, donde se pueden modificar opciones de carácter general del mapa dedatos.

Si durante la generación del mapa recibe el

mensaje: No se pudo crear el mapa, asegúrese de teneractivado el cotejado de mapas en profundidad.

Este parámetro afecta a la forma en queMicrosoft Map analiza sus datos para crear el mapa. Sirealiza un estudio en profundidad, el proceso será máslento, pero se asegura de que los datos se cotejan contodos los mapas que tenga Map. De la otra forma sólolo hace con los mapas que más se ajusten.

También puede especificar las unidades demedida que aparecen en los cuadros de diálogo de laaplicación, la forma en que se actualizará el mapa, etc.

La casilla Mostrar leyendas abreviadas produce que las leyendas aparezcan siempreen una sola línea (abreviadas si es necesario) o de forma completa.

- Finalmente, si realiza doble clic en algún elemento del mapa, accederá a las opcionesque afectan a dicho elemento, pudiendo modificarlas.




PAG. 155

uando crea un mapa, aparece el cuadro de diálogo Control de Microsoft Map, alque también puede acceder mediante el botón de la barra de herramientas de

Map.

Este cuadro de diálogo permite modificar el aspecto de las series de datos que aparecenen el mapa. También permite la introducción de gráficos en el mismo mapa, con lo que podríacombinar las dos funciones en un mismo objeto gráfico.

En la parte superior del cuadro de diálogo Control de Microsoft Map aparecen lostítulos de columna de las distintas series de datos que se muestran en el mapa. Mientras que enla parte inferior podemos indicar con qué estilo se van a codificar las distintas series de datos,

además de poder agregar gráficos circulares y de barras.

Los formatos disponibles para las series son lo siguientes:

- Sombreado por valores La graduación del sombreado establece el nivel del valorrepresentado. Valores pequeños corresponden a un sombreado claro mientras queniveles altos se representan mediante un sombreado más oscuro.

- Sombreado por categorías Diferencia las distintas categorías de valores concolores distintos.

- Densidad de puntos Muestra los datos en forma de pequeños puntos. Cada puntorepresenta una cantidad determinada. Cuanto mayor es el valor representado, mayorserá el número de puntos que aparecen.

- Símbolo graduado Muestra los datos en forma de símbolos dibujados condiversos tamaños. Cuanto mayor sea el valor, mayor será el tamaño del símbolo.

Para combinar estos formatos debe arrastrar el icono que representa el formato hasta elrectángulo de su parte derecha a la altura de la serie de datos que quiere cambiar de

codificación.

C

6.4. CONTROL DEL MAPA




PAG. 156

Si lo que desea es eliminar una serie de la representación del mapa, arrástrela fuera delrectángulo. Automáticamente Excel actualizará el mapa sin la serie eliminada.

Para introducir gráficos circulares ó de barras , arrastre su icono y el/lostítulo/s de columna/s de la/s serie/s que quiera utilizar en el gráfico a una zona libre delrectángulo de series. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podrá combinar gráficos de los dostipos en un mismo mapa de datos. Cuando ha utilizado un gráfico en el mapa, el menú Mapaaparece el comando Opciones de gráfico, con el que podrá cambiar alguna de lascaracterísticas del gráfico.

l libro Mapstats.xls se instala junto a la aplicación Microsoft Map si así lo indicaen el momento de la instalación de Excel. Podrá utilizar el cuadro Abrir para

localizar este libro de Excel. Normalmente está ubicado en C:\Archivos de programa\Archivoscomunes\Microsoft Shared\Datamap\Data.

Dicho libro facilita numerosos datos geográficos y demográficos que usted puedeutilizar a la hora de crear sus mapas de datos o como base de los mismos, teniendo de estaforma mucho trabajo adelantado. Utilícelo también para conocer la ortografía correcta de

nombres extranjeros.

Para utilizar los dalos existentes en Mapstats.xls, seleccione el rango que le interese ycree de la forma normal el mapa de datos. Recuerde que una columna del rango seleccionadodebe ser la columna de los datos geográficos para que Map pueda generar correctamente elmapa. Sin embargo lo más cómodo y aconsejable es copiar los rangos de datos en su libronuevo y allí crear el mapa de datos, dejando intacto el libro fuente de datos.

E

6.5. LIBRO DE MAPSTATS.XLS




PAG. 157

Acceso a Datos Externos

n ocasiones es necesario trabajar con datos que no están almacenados en el equipopersonal o que han sido creados con otras aplicaciones distintas a Excel.

Por ejemplo, podría tener una archivo de bases de datos donde se ha ido almacenando

información sobre los pedidos realizados. Este archivo habría sido creado con una aplicaciónde bases de datos como Access ó dBase.

Microsoft Query es una aplicación que se incluye en Office y que permite el acceso adatos desde distintos orígenes. Podrá utilizar Query desde Excel y acceder así a la informaciónque necesite.

Es posible que sólo le interese acceder a un conjunto de datos específicos y no a toda labase de datos. Al trabajar en Query usted estará creando una consulta para acceder a la base dedatos.

Una consulta es un método para extraer los datos que realmente nos interesen de labase de datos. El resultado de la consulta será enviado a Excel, donde podrá realizar cualquierproceso que necesite con dichos datos.

Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos, es necesariohaber instalado los controladores de bases de datos que permiten acceder a dichos datos.

Por ejemplo, si desea acceder a ficheros de bases de datos creados con dBase, deberátener instalado en su equipo un controlador dBase para ello. Office incluye distintoscontroladores, que deberá seleccionar en el momento de la instalación:

Bases de datos de Access.Bases de datos de dBase.Bases de datos de FoxPro.Bases de datos de Paradox.Bases de datos de un servidor SQL.Bases de datos en formato texto.Listas creadas en Excel.Bases de datos de Oracle.Servicios OLAP de Microsoft SQL Server.

Para acceder a otro tipo de bases de datos, deberá conseguir su correspondiente

controlador.

E

7.1. INTRODUCCIÓN




PAG. 158

s necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto de datos a los quedesea acceder. Al realizar una consulta, está extrayendo la información que desea a

partir de un origen de datos.

Para crear una consulta deberá utilizar el comando Obtener datos externos / Nuevaconsulta de base de datos en el menú Datos.

Si es la primera vez que utiliza MS-Query, entonces Excel te indicará que debeinstalarlo previamente. Siga las indicaciones y podrá utilizarlo sin necesidad de salir de la

aplicación.

El primer paso para la realización de la consulta es indicar el origen de los datos, o sea,entre otras cosas, la base de datos a la que deseamos acceder. Para ello debe indicar el tipo debase de datos a acceder (en definitiva qué controlador de base de datos se debe utilizar) y otrascaracterísticas, entre las que destaca la ubicación de la base de datos.

En este aspecto es interesante hacer destacar cómo la base de datos podría no estar enel propio equipo sino que podría acordarse a ella a través de una red. Si necesita privilegiospara acceder a la base de datos, es ahora el momento de indicarlo introduciendo la posiblecontraseña que sea necesaria.

E

7.2. EL ORIGEN DE DATOS




PAG. 159

Una base de datos se compone de una o más tablas, además de otros elementos. Si desea

utilizar una de dichas tablas como predeterminada para la creación de consultas que se realicena través de este origen de datos, puede indicarlo también. En una tabla la información sealmacena de forma similar a una lista de Excel, es decir, las columnas son campos (categoríasde información) y las filas son registros.

El origen de datos es el conjunto detodas las características que necesitaconocer Query para acceder a sus datos. Aeste conjunto de características se le da un

nombre, que será utilizado como origen dedatos cuando quiera acceder a dichainformación a través de una consulta.

Recuerde, por lo tanto, que necesita establecer un origen de datos para realizarconsultas. El origen de datos puede estar relacionada con un gran conjunto de datos, mientrasque una consulta simplemente es una forma de acceder a un subconjunto particular de dichosdatos.




PAG. 160

la hora de crear una consulta, tiene dos posibilidades: acceder directamente aMicrosoft Query y realizarla en esta aplicación o utilizar el Asistente para

consultas, que le guiará paso a paso en la creación de la consulta.

En la mayoría de ocasiones será suficiente el uso de este asistente. Sin embargo, si laconsulta es más complicada que las conseguidas a través del asistente, puede utilizar Querypara realizarla.

Como se le ha indicado, lo primero que debe realizar al crear la consulta es indicar aqué origen de datos desea acceder. Recuerde que el origen de datos es el conjunto decaracterísticas que nos permiten acceder a unos determinados datos.

Para poder utilizar en más de una ocasión ese conjunto de características, le damos unnombre descriptivo al crearlo.

En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparece una casilla de verificación que lepermite indicar si desea o no utilizar el Asistente para consultas.

A

7.3. CREAR LA CONSULTA




PAG. 161

Una vez indica el origen de datos, se encuentra en el primer paso del Asistente paraconsultas. En este paso, debe indicar qué columnas o campos de las tablas de datos desea

extraer. En la mayoría de casos no será necesario extraer todos los campos que tiene una tabla,sino sólo algunos que realmente le interesan.

En el segundo paso del asistentepuede indicar filtros para las columnas.Es decir, indicar qué registros son losverdaderamente interesantes. Por ejem-plo, le podría interesar sólo aquellosclientes de España.

Puede establecer más de uncriterio que definan la consulta. Podrá

indicar si deben cumplirse cada una delas condiciones (activando la casilla y) oque sólo sea necesario que se cumplauna de ellas (activando la casilla o).

En el siguiente paso puede indicarqué columnas son las que establecerán elorden en que aparecerán los datosresultado de la consulta. Puede ordenar poruno, dos ó tres campos que intervengan enla consulta.

Finalmente el asistente le pregun-tará si desea devolver los datos de laconsulta a Excel ó iniciar MicrosoftQuerer con el objetivo de modificaralguna característica de la consulta.

También podrá guardar la consulta. Al guardar una consulta, estará almacenando ladefinición de la misma pero no los datos que aparezcan como resultado. Esto es así para que,cada vez que ejecute la consulta, ésta devuelva los datos actualizados y no los que se consiguióen el momento de la creación de la consulta.




PAG. 162

Si decide devolver los datos a Excel, se le pedirá que indique la celda que actuará comoesquina superior izquierda para el rango de datos que se va a crear, como resultado de la

consulta. Podrá copiar los datos en la hoja actual, en otra hoja de cálculo ó realizando una tabladinámica; tarea ésta que será tratada en la siguiente lección.

Una vez tenga los datos de la consulta en Excel, podrá realizar cualquier proceso quecrea oportuno con ellos desde Excel.

Además, Excel proporciona la barra de herramientas Datos externos que facilita eltrabajo con estos datos.

Por ejemplo, podrá modificar la consulta, es decir, volver a reclamar la aparición delAsistente para consultas, actualizar los datos si han sufrido algún cambio en el origen de datos,etc.

l Asistente para consultas es una herramienta muy útil cuando desee realizarconsultas sencillas como la del capítulo anterior.

Sin embargo, si la consulta es más compleja será necesario trabajar en Microsoft Querydirectamente. Para ello, al utilizar el comando Nueva consulta de base de datos, en el

E

7.4. TRABAJAR EN MS_QUERY




PAG. 163

momento de definir el origen de datos, deberá desactivar la casilla Usar el Asistente paraconsultas para crear o modificar consultas.

De esta forma accederemos a Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugarde utilizar el Asistente para consultas.

El funcionamiento es similar al del asistente. El primer paso es indicar sobre qué tablasactuará la consulta; esta puede realizarse sobre una única tabla o sobre más de una tabla. Unavez agregada/s la/s tabla/s, aparecerá el panel de Microsoft Query, como ve en la figuraanterior.

En la parte superior se sitúan las tablas que están incluidas en la consulta. En el interiorde cada panel de tabla se incluyen los campos de la misma.




PAG. 164

En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen en la consulta.La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el panel de la tabla y arrastrarlos

hasta esta sección de la ventana.

Si desea incorporar todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco quese sitúa al principio de la lista de campos.

Cuando vaya incluyendo campos en la consulta, Query presentará automáticamente lainformación almacenada en la base de datos.

Esto es así gracias a que el botón Consulta automática está activado.

Si estuviera desactivado, sería necesario ejecutar la consulta con el botón paraver el resultado de la misma.

Si la información mostrada no es la deseada, lo normal es que necesite incluir criterios de selección como hizo con el Asistente para consultas. Utilice el comando Agregar criterios del menú Criterios y especifíquelo.

Al agregar un criterio pasará a la vista de Consulta de selección, accesible también através del botón Ocultar o mostrar criterios. En esta vista podrá agregar más criterios si así lo desea. Recuerde que, al agregar criterios, está indicando cuáles son los datos que realmentele interesan del origen de datos.




PAG. 165

Si intenta modificar alguno de los datos que aparecen como resultado de la consulta,comprobará que no puede. Inicialmente los datos están protegidos ya que un cambio en una

consulta podría implicar el mismo cambio en el origen de los datos.

Si está seguro de lo que quiere hacer y desea cambiar un dato tanto en el origen dedatos como en la consulta, utilice el comando Permitir modificación en el menú Registros.

Por otra parte, podrá ver la definición de la consulta en el lenguaje SQL. Este lenguajepretende ser una forma estándar de acceso a las bases de datos relacionales, de forma queutilizándolo pueda acceder a cualquier base de datos, sin importar el tipo de la misma o conque aplicación fue creada. Utilizará este lenguaje (que está fuera del objetivo del curso)cuando deba crear consultas más complejas.

Una vez especificada la consulta, no tiene más que devolver los datos a Excel, comohizo con el Asistente para consultas. Para ello utilice el botón Devolver datos ó la opciónDevolver datos a Microsoft Excel en el menú Archivo.

Todo lo que pueda realizar a través del Asistente para consultas podrá realizarlo enQuery: grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer múltiples criterios, etc.Sí lo necesita, acuda a la ayuda de esta aplicación.

i el origen de datos sobre el que basó la consulta se modifica, es posible que usteddesee que estas modificaciones se vean reflejadas en los rangos externos que tiene

en Excel, resultado de la consulta.

A través de la barra deherramientas. Datos externos, tendrásiempre la posibilidad de actualizar la

consulta, haya ocurrido o no algunamodificación en la misma.

Fíjese que esto es posibleporque Excel almacena en el libro detrabajo la definición de la consulta queproporcionó los datos, de forma quepueda ejecutarse de nuevo cuando usteddesee actualizarlos.

S

7.5. ACTUALIZAR LOS DATOS




PAG. 166

Si utiliza el botón Propiedades del rango de datos, podrá acceder a un cuadro dediálogo donde establecer alguna de las características que afectan al modo en que Excel trabaja

con los datos externos.

Por ejemplo, si desactiva la casilla Guardar definición de consulta y guarda el libro,Excel no podrá volver a actualizar los datos externos ya que estos serán guardados como un

rango estático de datos.

También puede indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro quelos contiene; para ello active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

Finalmente, indicar que en una misma hoja de cálculo podrá tener más de un rango dedatos externos. Si desea actualizar todos ellos, aunque provengan de consultas distintas, podráhacerlo a través del botón Actualizar todo de la barra Datos externos.

Recuerde que, para que sea posible la actualización de los datos externos, es necesariohaber almacenado la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla denuevo.




PAG. 167

n tipo de consulta que sólo puede crear si trabaja directamente en Query es el deconsulta con parámetros.

En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los campos quedeterminan el criterio de la selección de registros no es un valor fijo sino que usted loproporciona cada vez que ejecuta la consulta.

Por ejemplo, la consulta que hemos creado en el curso nos ha permitido obtener lainformación referente a aquellas compañías de España cuya persona de contacto es el gerente

de ventas.

¿Qué sucede si desea realizar la misma consulta pero para un país distinto? Lo mejor esque el valor del campo PAIS sea un parámetro que le proporcionemos cada vez queejecutemos la consulta. De esta forma, se ahorra el tener que definir la consulta cada vez.

Puede modificar una consulta utilizando el botón Modificar consulta de la barra deherramientas Datos externos. Volverá a aparecer Microsoft Query para ello.

Para que se le pida el valor en un campo a la hora de ejecutar la consulta, debe escribirentre corchetes el texto que desea que aparezca en el Valor del campo adecuado Este texto nodebe coincidir exactamente con el nombre del campo afectado. Observe esta situación en la

figura de la página siguiente, respecto al campo PAIS.

U

7.6. CONSULTAS CON PARÁMETROS




PAG. 168

Al ejecutar la consulta, se te pedirá que introduzca el valor de dicho parámetro y serealizará la selección respecto a dicho valor.

La flexibilidad que ofrece los parámetros hace que una misma consulta pueda servirpara obtener distinta información en cada caso sin necesidad de modificar la consulta paraello.




PAG. 169

Tablas y Gráficos Dinámicos

na tabla dinámica permite presentar desde distintos puntos de vista una mismainformación, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio.

Para construir una tabla dinámica, se deben indicar los campos a incluir y la forma enque se van a organizar. Debe entender por campo a una categoría de datos. Un elemento es una

subcategoría dentro del campo.

Para crear una tabla dinámica puede utilizar datos procedentes de:

- Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de cálculo de Excel quecontenga columnas con rótulos.

- Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicación o de un sistema deadministración de bases de datos externo.

Una tabla utiliza dos tipos de datos:

- Campos que se utilizarán como títulos del campo de fila, columna y páginasde la tabla. Estos campos suelen contener texto.

- Campos de datos. Se utilizarán para realizar los cálculos. Estos campossuelen tener datos numéricos.

Para crear tablas dinámicas, podrá utilizar un asistente que le guíe en su creación. Esteasistente estará disponible mediante la orden Datos / Informe de tablas y Gráficos dinámicos.

U

8.1. CREACIÓN DE TABLAS




PAG. 170

En primer lugar el Asistente muestra un cuadro de diálogo en el que seleccionar el tipode origen de datos, como se muestra en la siguiente figura. También se puede indicar si desea

crear una tabla o un gráfico dinámico.

El segundo cuadro del Asistente muestra el rango de datos del origen de datos; si elrango no fuera el correcto, podría cambiarlo en el campo Rango indicando el libro y la hojadonde están los datos si fuera necesario.

En el tercer paso del asistente se debe indicar la ubicación de la tabla dinámica: unahoja nueva o en la misma hoja en la que está trabajando. Además, puede establecer el diseñode la tabla dinámica, es decir, la distribución de los distintos campos de página, fila y columna.Para ello, utilizará el botón Diseño.

Si usted es un usuario de versiones anteriores de Excel, el cuadro de diálogo Diseñodebe serle familiar, ya que es la forma en que se creaban las tablas dinámicas.

Sin embargo, en Excel 2000 es posible hacerlo en ese paso del asistente o directamenteen la hoja de calculo, de forma que podamos ver, al mismo tiempo que diseñamos la tabla

dinámica, los datos que ésta contendrá.




PAG. 171

Para incluir los diferentes campos en la tabla, hay que seleccionarlos de la barra deherramientas Tabla dinámica y arrastrarlos sobre el área elegida. Si sitúa algún campo sobre

el área PÁGINA, la tabla dinámica mostrará los datos de un solo elemento a la vez.

Excel calculará además, los totales de columnas y filas de la tabla dinámica. Aunqueéste es un detalle que usted puede cambiar a través de las opciones de la tabla, como yaveremos.

ara trabajar con tablas dinámicas, primero deberá personalizar la tabla para quepresente y realice todo aquello que le sea de interés. Para personalizar la tabla,

puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinámica.

Esta barra de herramientas permite volver a acceder al asistente para tablas dinámicas sidesea modificar algún aspecto de ésta.

Aunque no siempre es necesario acceder al asistente. Por ejemplo, para eliminar uncampo de fila, de columna o de página, puede seleccionarlo y arrastrarlo fuera de la zona de latabla.

Incluir nuevos campos es de la misma forma. Simplemente los selecciona en la barra deherramientas Tabla dinámica y los sitúa en la zona de la tabla deseada: campos de página, defila o de columna.

Para modificar los elementos de la tabla, deberá pulsar sobre el botón Configuraciónde campo y, en el cuadro de diálogo que se activa, elegir la función resumen que se aplicará alos elementos de la tabla.

P

8.2. PERSONALIZACIÓN DE TABLAS




PAG. 172

Cuando se crea una tabla dinámica, Excel añade automáticamente las líneas desubtotales y de totales automáticos. Estas líneas se pueden ocultar y volver a mostrar según seanecesario mediante las opciones de la tabla. Para ello, pulse en el botón Tabla dinámica de labarra de herramientas y seleccione el comando Opciones de tabla. Aparecerá el cuadro dediálogo siguiente.

Puede establecer opciones tanto para el formato de la tabla como respecto de los datos querepresenta.

l modificar los datos a partir de los cuales se formó la tabla, puede actualizarla sintener que volverla a crear. Para actualizar una tabla dinámica deberá situarse en

ella y seleccionar en el menú Datos la opción Actualizar datos. Esta orden también se puede

realizar pulsando sobre el botón Actualizar datos de la barra de herramientas Tablasdinámicas.

Los cambios que se pueden realizar son:

- Cambios en los datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente.

- Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.

- Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la lista o dela tabla fuente.

A

8.3. ACTUALIZACIÓN Y GRÁFICOS




PAG. 173

Cuando se actualiza una tabla, Excel únicamente compara los datos originales que seutilizaron para crear la tabla, si se han añadido nuevas filas en los datos iniciales, tendrá que

indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente para tablas dinámicas: de otra formalas filas añadidas no serán tomadas en cuenta.

La forma de actualizar una tabla dinámica también es una de las características quepuede establecer en el cuadro Opciones de tabla.

Por ejemplo, activando la casilla Actualizar al abrir, Excel actualizará la tabla cadavez que se abre el archivo. Si lo que desea es actualizarla automáticamente cada cierto tiempo,también puede indicarlo en este cuadro de diálogo.

Otro asunto importante es la posibilidad de crear gráficos dinámicos. Es la misma idea

que se tiene a la hora de crear tablas dinámicas, pero con un gráfico.

Para que los gráficos sean fáciles de entender, la tabla dinámica no debe tener más dedos campos de filas y dos de columnas. Puede crear un gráfico partiendo de una tabla dinámicao crearlo desde el inicio, para resumir los datos de su hoja de cálculo.

Si ha creado una tabla dinámica, sitúese en una celda de la misma y pulse en el botónAsistente para gráficos de la barra de herramientas Tabla dinámica, no de la barra deherramientas Estándar. De esta forma, se crea un gráfico dinámico en un único paso, quedespués podrá modificar como en cualquier otro gráfico.

Este tipo de gráfico se llama dinámico porque puede cambiar la forma de presentar lainformación. Por ejemplo, en el gráfico de la figura siguiente lo primero que se ha hecho esmostrar la información referente a los años como un campo de página en lugar de filas. Paraello, no ha sido necesario nada más que arrastrar el marcador del campo Año a la zona decampos de página.

Cuando se tiene un campo de página, puede mostrar sólo los datos referentes a algunode los valores de dicho campo. En el ejemplo, podríamos obtener los valores referentes a losaños 1998, 1999 o ambos.

Lo mismo ocurre con el resto de campos. Por ejemplo, podrá mostrar informaciónreferente a unos cuantos meses, en lugar de a todos, a uno o dos productos, etc. Para ello,simplemente despliegue la lista de cada marcador de campo y active o desactive las casillas deaquellos elementos que desea que se muestren en el gráfico dinámico. El gráfico se actualizaráautomáticamente.

Como puede ver, el hecho de que se llamen gráficos o tablas dinámicas no escasualidad. De esta forma está consiguiendo la información que realmente le interesa en cadacaso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el gráfico.

Además, gran parte de las posibilidades que tiene a la hora de trabajar con gráficos

también están disponibles cuando cree un gráfico dinámico.




PAG. 174

Así, podrá cambiar el tipo de gráfico, establecer opciones, ubicarlo como un gráfico

incrustado, etc.

Finalmente, indicar que si lo que desea es crear un gráfico desde el inicio, indíquelo enel primer paso del asistente para tablas y gráficos dinámicos.

En lugar de activar la opción Tabla dinámica, active la de Gráfico dinámico, en lasección ¿Qué tipo de informe desea crear? Después deberá ir situando en el lugar correctolos distintos campos de información.

as tablas dinámicas en ocasiones presentan varios campos de filas y de columnas oelementos agrupados. Al trabajar con ellas, puede ser interesante ocultar ciertos

elementos momentáneamente para observar otros con mayor claridad.

Para ocultar filas o columnas de detalle, debe hacer doble clic en el elemento que deseaocultar. El elemento a ocultar / mostrar no debe estar seleccionado antes de realizar el doble

clic, ya que, de esa forma, la celda entraría en modo edición.

L

8.4. OCULTAR DATOS DE DETALLE




PAG. 175

Otra forma de ocultar los elementos de detalle es utilizar los botones de la barra deherramientas Tabla dinámica.

Para utilizar estos botones, debe seleccionar primero el elemento a ocultar/mostrar.Estas órdenes también son accesibles mediante el menú Datos / Agrupar y esquema.

- Ocultar detalle

- Mostrar detalle

Si se desea comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda enconcreto de área de datos, debe realizar doble clic sobre la celda. Excel presenta los datosfuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual.

Debe tener en cuenta que los datos presentados en esta nueva hoja son una copia de losoriginales; cualquier modificación no será reflejada en los datos originales ni en la tabladinámica.

Observe esta situación en la figura siguiente, donde al hacer doble clic en la celda C5 seha creado nueva hoja de cálculo resaltando los datos a partir de los cuales se obtiene dichovalor.




PAG. 176

uede utilizar una tabla dinámica para mostrar resultados consolidados a partir dedistintas hojas de cálculo que mantengan distribuciones similares y que contengan

filas de título idénticas. Para ello marque la casilla Rangos de consolidación múltiple comoorigen de los datos en el paso 1 del Asistente para tablas dinámicas.

Una vez introducidos los rangos a consolidar, deberá indicar si va a utilizar un único

campo de página, de forma que los datos consolidados aparecerán agrupados, o personalizar

campos de página con lo que podrá asignar distintos campos de página para distintos rangosde datos a consolidar.

La construcción de la tabla dinámica es similar en el resto de pasos que le indica elasistente, teniendo que ubicarla en una determinada posición. La tabla dinámica consolidadamostrará los rótulos de columna únicos (entre los distintos rangos) como elementos de uncampo de columnas, y de la misma forma con los rótulos de fila únicos.

Excel le mostrará, en principio, todos los datos consolidados en un único campo depágina, pero si hizo uso de la personalización de campos de página, puede ver los distintoscampos o los distintos valores para un mismo campo, desplegando la lista que aparece en el/loscampo/s de página.

También deberá cambiar los nombres de campos de filas y columnas ya que Excelasigna nombres como Columna, Fila, etc. Simplemente tendrá que situarse sobre el campo dela tabla dinámica a editar y realizar los cambios oportunos.

P

8.5. CONSOLIDACIÓN DE DATOS




PAG. 177

Análisis de Datos y Macros

En ocasiones, cuando se trabaja con fórmulas, se conoce el resultado que se deseaalcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la fórmula para alcanzar dichoresultado. Para resolver ese tipo de problemas, podrá utilizar la búsqueda de objetivos.

Para encontrar el valor que resuelve una fórmula, deberá situarse en la celda que

contiene la fórmula y a continuación seleccionar Herramientas / Buscar objetivo. Esta ordenpresenta el siguiente cuadro de diálogo.

En el campo para cambiar la celda deberá introducir la referencia o el nombre de la

celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado; en elcampo con el valor deberá introducir el valor que la fórmula debe alcanzar y en el campoDefinir la celda tendrá que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene lafórmula cuyo valor desea conseguir.

Cuando usted acepte el cuadro anterior, dará comienzo la búsqueda de valores y alterminar ésta, se mostrará un cuadro de diálogo informativo del resultado de la operación. Si elresultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarán con losnuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban.

Para realizar la búsqueda de objetivos de forma correcta, deberá tener en cuenta estosaspectos:

9.1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS




PAG. 178

- Una celda cambiante (variable) debe contener un valor del que dependa, directa oindirectamente, la fórmula para la que se desea encontrar una solución específica.

- Una celda cambiante no puede contener una fórmula.

- El cuadro Estado de la búsqueda aparecerá en pantalla durante la búsqueda delobjetivo. Si elige el botón Pausa interrumpirá la solución.

- Si después de pulsar el botón Pausa desea seguir buscando el objetivo, puedeseleccionar el botón Paso a paso o bien el botón Continuar para reanudar la búsquedanormal.

- Si acepta la solución de la búsqueda y después cambia de parecer, podrá deshacer la

acción inmediatamente después de aceptarla mediante la orden Deshacer Buscarobjetivo del menú Edición.

Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilización de una tabla de datos para calcular distintos resultados de una operación. Después usted pueda evaluarlos yelegir el más adecuado.

Existen dos tipos de tablas:

- Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor auna o varias fórmulas.

- Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cómo afectan dos valores a unafórmula.

Para utilizar una tabla de datos, deberáseleccionar el rango de celdas que contenga la fórmula ylas variables a utilizar seleccionando después la ordenDatos / Tabla. Esta orden mostrará el siguiente cuadrode diálogo.

Para utilizar esta orden, primero deberá seleccionar un rango rectangular que contengala fórmula y las variables que se sustituirán en la celda variable; después deberá seleccionar laorden Datos / Tabla introduciendo en el cuadro que activa la orden, la celda a variar. Si lasvariables se introducen en una columna, deberá introducir el nombre en el campo Celda deentrada (columna); si se introducen en una fila, deberá seleccionar el otro campo. Al aceptarel cuadro de diálogo Tabla, se presentarán todos los resultados obtenidos para la fórmula conla utilización de las diferentes variables introducidas.

Este proceso también es posible realizarlo para más de una fórmula. Para ejecutar laorden, deberá llevar a cabo los mismos pasos que para la solución de una sola fórmula, pero

seleccionando un rango rectangular que incluya las variables y las fórmulas.




PAG. 179

Si el estudio se quiere realizar para dos variables, sólo se podrá aplicar sobre unafórmula. Los distintos elementos necesarios en la operación deberán tener la siguiente

disposición en la hoja de cálculo:

- La celda que contiene la fórmula deberá ocupar el vértice superior izquierdo del áreaque contendrá el resultado de los cálculos.

- Los diferentes valores de una de las variables deberán ser introducidos en una columna,mientras que los valores de la otra variable deberán estar dispuestos en una fila, deforma que los valores queden a la derecha y debajo de la fórmula.

Deberá tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de datos es una matriz ypor tanto no es posible editar cada una de las celdas por separado. Para trabajar con estas

celdas, deberá realizar las mismas operaciones que al trabajar con matrices.




PAG. 180

n escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que seguardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener

resultados cambiantes en función de los datos presentes en las celdas.

Para manejar los diferentes escenarios, deberá ejecutar el Administrador deescenarios situado en el menú Herramientas.

En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de lahoja y dispone de los siguientes botones:

- Mostrar: Muestra el escenario seleccionado yrecalcula las fórmulas para las nuevas variables.

- Agregar: Crea un escenario nuevo.- Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la

lista de escenarios. La eliminación de escenariosno se puede cancelar ni deshacer.

- Modificar: Edita un escenario para modificarlo.- Combinar: Combina los escenarios de varias

hojas de un mismo libro de trabajo.- Resumen: crea un resumen de todos los

escenarios existentes en una hoja para así comparar los resultados.

Para crear un escenario, deberá situarse en el Administrador de escenarios y pulsarsobre el botón Agregar. Entrará en un cuadro de diálogo para introducir el nombre delescenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deberásepararlas mediante [ ; ].

Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecerá un nuevo cuadro denominadoValores del escenario en el que deberá introducir los valores de las celdas cambiantes queforman el escenario.

olver se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un modelo dehoja de cálculo con múltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que

definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y

las restricciones que tendrá el problema.

U

S

9.2. ESCENARIOS

9.3. SOLVER




PAG. 181

Deberá utilizar el Solver cuando desee calcular el valor óptimo para una celdamediante el ajuste de algunas de las otras celdas.

Para resolver un problema deberá definir la celda objetivo, las celdas cambiantes ylas restricciones.

- La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar.

- Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar elvalor deseado en la celda objetivo.

- Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes paraque queden dentro de unos límites establecidos.

La celda objetivo normalmente contiene una fórmula y, de no ser así, deberá ser unacelda cambiante. Si contiene una fórmula, ésta deberá depender directa o indirectamente de lasceldas cambiantes especificadas.

Solver es una de las herramientas de análisis más potentes que proporciona Excel,pudiendo resolver problemas de programación lineal e incluso entera. Acceda a Solver a travésdel menú Herramientas.

En el campo Cambiando las celdas deberá indicar las celdas a cambiar por el Solver.Si desea que Solver proponga las celdas basándose en la celda objetivo, deberá seleccionar elbotón Estimar.

En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para lasceldas. Estas restricciones pueden ser valores mínimos y máximos para cualquier celda. Paraespecificar las restricciones, deberá pulsar sobre el botón Agregar, accediendo a un cuadro dediálogo con título Agregar restricción, donde podrá incluir en el campo Referencia de lacelda la celda que contiene la fórmula que depende directa o indirectamente de una o varias

celdas cambiantes.




PAG. 182

El proceso de solución del problema se inicia al elegir el botón Resolver. Este procesoconsiste en pruebas sucesivas o iteraciones.

Durante cada iteración Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdascambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celdaóptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solución satisfactoria, cuando ya no esposible avanzar o cuando alcanza el tiempo máximo permitido o el número máximo deiteraciones.

Solver puede resolver tres tipos de problemas:

- Lineales (programación lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes yla celda objetivo son de carácter lineal.

- No lineales (programación no lineal): las relaciones no son lineales.

- De enteros (programación entera): el resultado del problema debe ser entero o de tiposí o no (1 ó 0).

as macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de formaconsecutiva y automática. Usted las utilizará cuando tenga que hacer un mismo

proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rápida.

Muchas de las funciones incluidas en Excel lo están en forma de macros, como porejemplo el Guardado automático.

Para crear una macro utilice el comando Herramientas / Macro / Grabar macro, conlo que aparecerá un cuadro de diálogo donde puede darle el nombre a la macro así comoindicar bajo qué combinaciones de teclas debe ejecutarse.

L

9.4. MACROS




PAG. 183

También es importante decidir en qué lugar desea guardar la macro. Si desea que estédisponible siempre que trabaje en Excel, entonces deberá guardarla en el libro de macros

personal, si sólo desea que esté disponible en el libro actual de trabajo, indique la opción estelibro.

Una vez acepte el cuadro de diálogo, estará en disposición de realizar las accionesnecesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga seregistrará en la macro, por lo que debe tener cuidado.

Para finalizar la macro pulse en el botón Detener macro. También es importanteindicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Sidesea que se guarden de forma relativa, deberá indicarlo pulsando en el botón Referenciarelativa. Ambos botones están disponibles en la barra Grabar macro, que permanecerá

visible en pantalla mientras esté realizando las acciones que constituyen la macro.

La macro puede ejecutarse con la combinación de teclas asignada o bien mediante elcomando Herramientas / Macro / Macros: elija la macro y pulse el botón Ejecutar.

Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeños programas realizados en unlenguaje común a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones.Aunque este lenguaje de programación no es muy difícil, deberá aprender a programar en elmismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes.

xcel permite ciertos niveles de protección del trabajo que realiza. Cuandohablamos de protección, nos estamos refiriendo a impedir que se produzcan

cambios no deseados bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de cálculo.

Existen dos niveles fundamentales de protección: a nivel de libro de trabaja o a nivel dehoja de cálculo. Ambos comandos estarán disponibles a través del menú Herramientas /

Proteger.PROTECCIÓN DEL LIBRO

Al elegir el comando Proteger libro del menúHerramientas / Proteger, aparecerá el siguiente cuadro dediálogo.

Si decide proteger la estructura del libro, un usuario no autorizado no podrá:

- Ver las hojas de cálculo que estén ocultas.

- Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las

E

9.5. NIVELES DE PROTECCIÓN




PAG. 184

hojas de cálculo.

- Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráficos. Sin embargo, sí que podrá

agregar gráficos incrustados en una hoja existente.- Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

Si la protección se realiza activando la casilla Ventanas, entonces se incluyeprotección para impedir:

- Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abra.

- Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse omostrarse las ventanas.

Para que la protección sea efectiva, deberá incluir una contraseña, ya que en otro caso,un usuario no autorizado, simplemente deberá ejecutar el comando Desproteger libro parapoder realizar cualquier cambio en el mismo.

PROTEGER LA HOJA DE CÁLCULO

Al proteger la hoja de cálculo en sí y no el libro en su totalidad (a través del comandoProteger hoja del menú Herramientas / Proteger), estará incluyendo un nivel de protecciónmás concreto del trabajo que ha realizado.

Puede proteger la hoja contra cambios en sucontenido, con lo que impedirá que otros usuarios puedancambiar el contenido de las celdas y los objetos gráficos quese incluyan en la hoja de cálculo.

Si la protección es para objetos, entonces un usuariode la hoja de cálculo no podrá eliminar o cambiar deposición o tamaño cualquier objeto insertado en la hoja.Finalmente, si lo que desea es que los usuarios no puedanmodificar los escenarios creados en la hoja, active estacasilla.

Fíjese como la protección es incrementar, es decir, puede activar una, dos o tres casillasen este cuadro de diálogo (como ocurría también en la protección del libro), indicando en cadacaso el nivel de protección deseado.

Tenga mucho cuidado en no olvidar la contraseña que utilice para proteger su trabajo.Sin ella no podrá acceder a esa información.

En ocasiones deseará proteger ciertas zonas de su hoja de cálculo y dejar otras que sí

puedan ser editadas.




PAG. 185

Por ejemplo, piense en la creación de una factura. Usted deseará que el usuario puedarellenar las líneas de detalle de la factura incluyendo el producto vendido, la cantidad y el

precio de cada uno, etc.

A través de la ficha Proteger del comando Celdas (menú Formato) podrá desprotegeruna determinada zona y mantener otra protegida. En esta ficha aparece la casilla Bloqueada,que sólo tiene sentido cuando la hoja esté protegida. En ese caso si usted desactiva esta casilla,las celdas seleccionadas estarán disponibles para el usuario. Lógicamente esta acción no podrárealizarse una vez se ha protegido la hoja de cálculo.

Existe otro nivel de protección, se refiere a la posibilidad de proteger el archivo paraque sólo pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados. Esta protección ya ha podido servista en este curso, cuando estudiamos la forma de guardar un libro de trabajo.

A través del comando Guardar como del menú Archivo y pulsando el botónOpciones de su cuadro de diálogo, podrá establecer tanto una contraseña contra escritura comouna contraseña que impida abrir el libro a un usuario que la desconozca.

Si necesita más información, acuda a la lección que trata la forma de guardar libros enExcel.






PAG. 187

Colocar Datos en la Web

Microsoft Office 2000 está preparado para trabajar y crear documentos con tecnologíade Web, ya sea como objetivo Internet o una red local que funcione de la misma forma, esdecir, una intranet.

Una de las características que más destacan es la posibilidad de insertar hipervínculos

en sus hojas de cálculo que le permitan "navegar " entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento, es decir, texto, imagen o cualquier otro objeto, quetiene la peculiaridad de responder al hacer clic con el ratón sobre él.

Al hacer clic sobre un hipervínculo, se salta a una nueva posición. Esta posición puedeser otra zona del mismo libro, un libro distinto o incluso una dirección de Internet.

En la barra de herramientas Estándar de Excel aparece el botón Insertar hipervínculo. Al . Al pulsar en él estará indicando que desea que el objeto seleccionado (puede ser la celdaactiva u otro elemento situado en la hoja de cálculo) va a contener un hipervínculo. Aparecerá

el cuadro de diálogo de la figura adjunta.

En este cuadro de diálogo se indica dónde queremos saltar al hacer clic sobre elhipervínculo. Como puede ver, la ubicación donde va a saltar puede ser un documento de suequipo, una dirección de red local o una dirección de Internet.

10.1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS




PAG. 188

Si es un libro de Excel u otro documento de Office, podrá indicar un lugar específicode dicha ubicación. Para ello hará uso del nombre del rango al que desee saltar, si es un libro

de Excel o, por ejemplo, de un marcador si es un documento de Word. Esto se consigue através del botón Marcador.

Excel muestra la existencia de un hipervínculo aplicando el color azul al texto de lacelda donde se ha insertado. Una vez ha utilizado el hipervínculo, es decir ha pulsado en él,dicho color cambia para indicarle que ya ha visitado la ubicación a la que está marcando.

Esto no le impide que pueda volver a utilizar el hipervínculo.

Al situarse con el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, podrá observarcómo Excel indica la existencia del mismo cambiando el puntero (se transforma en una mano).

Si decide pulsar en el hipervínculo, Excel se trasladará a la ubicación apuntada.

Para permitirle una forma más sencilla de trasladarse de un lugar a otro, Excel mostrarála barra de herramientas Web, que ya debe conocer si ha utilizado alguna vez el exploradorInternet Explorer.

Cuando utilice los hipervínculos para trasladarse a las distintas ubicaciones quemarcan, es posible que llegue a perderse entre tanto salto. Para evitar esta circunstancia, Excelincluye una barra de herramientas que facilita la navegación por los distintos documentos queestá visitando, ya sea una página Web en Internet u otro documento en su equipo.

La barra de herramientas Web le será familiar si ha utilizado Internet Explorer, quees el explorador de Internet de Microsoft y viene incluido en el paquete Office 2000.

A continuación se describe esta barra de herramientas.

10.2. LA BARRA WEB




PAG. 189

- Botones Atrás y Adelante: cuando se desplaza a distintos lugares, ya sea a través dehipervínculos que tiene insertado en su documento o a través de la lista dirección de

esta misma barra, puede acceder a la anterior ubicación o a la siguiente accedida através de estos botones, en el orden en el que ha ido accediendo.

- Botón Detener: Cuando intenta acceder a una dirección de red o de Internet, es posibleque el acceso se realice extremadamente lento. Si es el caso, podrá detener el acceso adicha dirección con este botón y volver a intentarlo en otro momento.

- Botón Actualizar: Vuelve a cargar la página actual. Es posible que necesite estacircunstancia para ver claramente una página.

- Botón Página de inicio: permite acceder rápidamente a la página o documento que ha

establecido como de inicio. Esta página puede ser la que más utilice frecuentemente,por lo que desea poder acceder a ella rápidamente.

- Botón Buscar en el Web: Permite acceder a la página de búsqueda. En Internet existeun gran número de direcciones donde se pueden realizar búsquedas. También podríatener una dirección de página de búsqueda en su propia red. Tiene el mismo sentidoque el botón del cuadro de diálogo Abrir.

- Botón Favoritos: al igual que sucede en los cuadros de diálogo Abrir y Guardarcomo, puede buscar en la carpeta Favoritos o incluso insertar la dirección a la que haaccedido en dicha carpeta de forma que después el acceso sea más rápido.

- Botón Ir: Permite acceder a un menú en el que están varios comandos, como abrircierta dirección, acceder a la página de inicio y cambiarla, acceder a la página debúsqueda y cambiarla, ir hacia adelante, hacia atrás, etc. Todas estas opciones, exceptolas de establecer la página de inicio y de búsqueda, son accesibles a través del resto debotones de la barra.

- Botón Mostrar sólo la barra Web: Oculta de pantalla el resto de barras deherramientas, de forma que tenga más espacio para trabajar con los distintosdocumentos y páginas a los que está accediendo.

- Lista Dirección: permite escribir una determinada dirección para acceder a ella.Además, va guardando las direcciones a las que ha estado accediendo, de forma quepueda volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Excel permite que usted apunte a cualquier lugar a través de los hipervínculos. Perotambién puede acceder directamente a cualquier dirección utilizando esta barra deherramientas.

Fíjese como hablamos de direcciones tanto para un documento situado en su propioordenador como para una dirección de un página Web que pueda estar en Internet.




PAG. 190

El objetivo es que trabaje con los documentos que necesite sin preocuparse de lalocalización de estos. El hecho de que la información necesaria esté en un pagina Web en

Estados Unidos o que esté en su mismo equipo es una circunstancia que no le debe preocupar,para ello ya están las aplicaciones.

Aunque hemos visto que podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un

explorador de Web, utilizando hipervínculos entre libros o accediendo a la barra Web, éste noes el aspecto más fuerte de Excel 2000 que vamos a estudiar en esta lección.

Con Excel 2000 usted podrá colocar sus libros u hojas de cálculo en la Web de suorganización o incluso en la World Wide Web de Internet.

Las ventajas que esto implica son dos fundamentalmente:

- El resto de compañeros de su empresa no necesitan disponer de Excel para poder vere incluso modificar los datos que usted proporciona en la Web. Para ello sólonecesitarán disponer de un explorador de Web.

- Es mucho más fácil mantener actualizados los datos que desea compartir, ya quetodos los usuarios accederán a la misma información.

Cuando usted decide colocar sus datos de Excel en la Web, debe tomar una decisióncrucial: permitir que los usuarios puedan interactuar con ellos o no.

En este capítulo se estudia cómo colocar datos estáticos, es decir, los usuarios podránver dichos datos, pero no podrán hacer nada más.

Para poder colocar datos de Excel en la Web, es necesario utilizar un tipo específico de

formato de archivo, el formato HTML.

El formato HTML es aquél con el que se crean las páginas Web y es un formato dearchivo que está disponible en cualquier aplicación de Office 2000.

Usted podrá guardar en este formato cualquier documento, sin que ello implique quedesaparezca el documento original. Para ello, elija Guardar como pagina Web en el menúArchivo.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las posibilidades de Excel son mayoresque las del lenguaje HTML. Esto quiere decir que en la versión Web de su hoja de cálculo ó

10.3. COLOCAR DATOS ESTADÍSTICOS




PAG. 191

libro de trabajo es posible que se pierdan ciertas características. Acuda a la ayuda de Excelpara informase al respecto.

Al elegir el comando Guardar como página Web aparecerá el cuadro de diálogo de lapágina siguiente.

Lo primero que podemos hacer es guardar el libro completo. Por ejemplo, el libro dela figura se guardará como Wingraf.htm, es decir, el mismo nombre que tenía pero con laextensión htm.

Es importante guardar previamente el archivo en el formato de Excel, de forma queposteriormente sea sencillo modificarlo. Después, lo hará en el formato HTML.

Por otra parte, lo que nos interesa es saber cómo van a ver este libro los usuariosque accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Puede verlo en lafigura siguiente, utilizando Internet Explorer.




PAG. 192

En la figura destaca la aparición de las etiquetas de hoja de cálculo en la parte inferior,casi como aparecen en el propio Excel.

De la misma forma que se guarda un libro entero en formato HTML, puede guardaruna hoja de cálculo o un gráfico. Para ello, seleccione primero el elemento (si es la hoja decálculo, simplemente sitúese en ella) y en el cuadro de diálogo Guardar como, active la opciónSelección, en lugar de la de Todo el libro.

Cuando guarda los datos de forma estática, las páginas Web que se crean pueden sermostradas prácticamente con cualquier explorador de Web, como Internet Explorer o NetscapeNavigator.

Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML, y los gráficos en un formato

adecuado: GIF ó JPEG.

Sin embargo, recuerde que de esta forma, los usuarios que acceden a través de la Web adichos datos no tienen otra opción más que la de poder verlos. En muchas ocasiones, esto serámás que suficiente.

En Excel 2000 puede incluso proporcionar los datos de forma interactiva, es decir, quelos usuarios no se limiten a verlos, sino que incluso puedan modificarlos como si estuvieran enel propio Excel.

Puede colocar los siguientes datos de forma interactiva:

- Una hoja de cálculo: el usuario podrá modificar los valores de las celdas para volver acalcular los resultados.

- Una tabla dinámica: el usuario podrá cambiar la forma de ver de los datos, mostrando

más o menos detalle.- Un gráfico dinámico: igual que en el caso anterior, pero con un gráfico dinámico.

Y todo esto sin disponer de Excel, sino simplemente con su explorador de Web y unaserie de complementos que aparecen con Office 2000.

En el caso de querer publicar un gráfico interactivo, debe disponer ya de un gráficodinámico o de una tabla dinámica en la que basarse. Después, elija el comando Guardar comopágina Web y active la casilla Agregar interactividad.

10.4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS




PAG. 193

En lugar de pulsar en Guardar, hágalo en Publicar, con lo que le aparecerá el siguientecuadro de diálogo.

En este cuadro, en la lista Agregar interactividad con, indicar que tipo deinteractividad desea utilizar. Si es un gráfico, sólo tiene una opción, pero si es una hoja decálculo, podrá hacer que se publique como una hoja de cálculo o como una tabla dinámica.

La diferencia se encuentra en lo que usted puede hacer en cada caso. Por ejemplo, en lahoja de cálculo interactiva podría modificar el valor de alguna celda para obtener nuevosresultados, mientras que en una tabla dinámica interactiva podría resumir más o menos losdatos que aparecen reflejados.




PAG. 194

Además, si está activada la casilla Abrir la página en el explorador Web, después deguardar el archivo, lo mostrará en su explorador.

Junto al gráfico dinámico siempre aparece la tabla dinámica en la que se basa.Modificando el nivel de resumen que desea mostrar en ésta, estará modificando al mismotiempo el gráfico dinámico.

Observe lo que esto significa: está haciéndolo desde el explorador de Web y no desdeExcel. Sus compañeros podrán no sólo ver los datos que usted ha publicado, sino que podránadaptárselos a lo que ellos necesitan.

Para poder ver y utilizar datos interactivos, los usuarios deben disponer de:

- Internet Explorer 4.01 o superior.

- Microsoft Office Web Components: son una serie de programas que aparecen junto aMicrosoft Office.




PAG. 195

Sin embargo, si sólo desea que accedan a datos estáticos, será suficiente conprácticamente cualquier explorador de Web.

Hemos insistido en que los usuarios accederán a los datos a través de la Web de laorganización o incluso de Internet a través de un explorador.

Para ello, es necesario publicar las páginas Web en un servidor Web, es decir, en unequipo donde se guarden las páginas para que el resto pueda acceder a ellas. Este equipo

dispondrá de todo el software necesario para actuar como servidor Web, independientementede si está conectado a Internet o es un equipo de la intranet.

Microsoft Office 2000 permite guardar los documentos directamente en este tipo de“ubicaciones” a través del cuadro de diálogo Guardar como.

Observe cómo en la barra de ubicaciones, situada a la izquierda de este cuadro,aparecen las Carpetas Web.

Una carpeta Web no es más que una ubicación que se refiere a un servidor Web. Siusted tiene acceso a este tipo de lugares, debe acceder a través de este botón. Lógicamentedeberá tener privilegios para poder guardar en dicho lugar.

A la hora de acceder a una página Web situada en un servidor Web, ya no es posibleabrirla como un archivo de su disco duro. Ahora usted debe acceder a su dirección ya que esun recurso Web.

10.5. PUBLICAR SERVICIOS EN EL SERVIDOR WEB




PAG. 196

La dirección del recurso se compone de un protocolo y de su localización exacta. Porejemplo, en la dirección http://servidor/Público/Productos.htm, tenemos la página Web

Productos.htm en la carpeta Público del equipo servidor.

Para acceder a esta página, se utiliza el protocolo HTTP, que es el necesario para estoscasos.

La diferencia fundamental entre guardar un libro en formato HTML en su disco duro oen un servidor Web es fundamental a la hora de que el resto de usuarios puedan acceder a él.

Sólo si está en el servidor Web, el resto de usuarios podrán utilizar su explorador deWeb y solicitarlo como lo harían con cualquier otra página de Internet.

Observe cómo, al hacerlo, sólo se crea una versión del libro en formato HTML al queacceden el resto a través de su navegador. Las modificaciones que éstos realicen en su equipono se verán reflejadas en el archivo publicado en el servidor.

Ésta es la estrategia que persiguen las aplicaciones de Office 2000. Ahora ya no estánenfocadas exclusivamente hacia Internet sino que, utilizando la misma tecnología, enfatizan eluso de pequeñas redes o intranets en las organizaciones que funcionen de la misma forma.

El objetivo es que el explorador de Internet sea la aplicación utilizada para acceder a lainformación que necesite, sin importar el lugar en el que esta información se encuentre.

Por ello, es mejor hablar de explorador de Web que explorador de Internet.

Si desea ampliar sus conocimientos respecto al mundo de las páginas Web y lacreación de servidores Web, tiene a su disposición el curso Diseño de páginas Web.



Ejercicios PrácticosMicrosoft Excel 2000

Modulo Avanzado






PAG. 199

INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL AVANZADO

LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOSPráctica 1

LECCIÓN 02: LISTASPráctica 2

LECCIÓN 03: FILTROSPráctica 3

LECCIÓN 04: SUBTOTALESPráctica 4

LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOSPráctica 5

LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOSPráctica 6

LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOSPráctica 7

LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOSPráctica 8

LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS

Práctica 9

EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 AVANZADO






PAG. 201

LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOS

Acceda a Excel e introduzca la siguiente tabla en el nuevo libro que aparece pordefecto. Guarde dicho libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11A.xls.

Los impuestos son el 25% del Beneficio del semestre y los Beneficios Netos son ladiferencia entre los Beneficios y los Impuestos. (Fíjese cómo el único valor constante es lacolumna de Beneficios).

Utilice una fórmula matricial para crear la fila de totales.

Cree un nuevo libro e introduzca una tabla análoga, pero con nuevos valores deBeneficios, tal como puede ver en la siguiente figura. Puede copiar la tabla del primer libropara ahorrarse trabajo. Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000Professional Avanzado\ Práctica 11B.xls.

Cree un nuevo libro que servirá de resumen de los dos anteriores. Introduzca los rótulosnecesarios e inserte las fórmulas para que tenga el aspecto de la figura situada en la paginasiguiente. Las fórmulas de resumen deben hacer referencia a la suma de los totales de las dosempresas (serán referencias externas). Es recomendable tener visibles los tres libros para noequivocarse en la introducción de las referencias.

Guarde el libro resumen con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000Professional Avanzado\ Práctica 11C.xls y cierre todos los libros.




PAG. 202

Vuelva a abrir el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11C.xls y compruebe cómo Excel le avisa de que este libro tiene vínculos con otroslibros de trabajo.

En la segunda parte de la práctica va a trabajar con la forma de cálculo de Excel:

Abra el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica07B.xls.

Escriba una fórmula sencilla cualquiera (por ejemplo =3+4) en una celda fuera de latabla y pulse [Intro]. Observe cómo las ventas de cada vendedor han cambiado. Introduzcaotras fórmulas y compruebe que esto sucede cada vez que cambia la fórmula.

Realice los pasos necesarios para que esto no ocurra. Compruébelo introduciendo una

nueva fórmula.

Vuelva a dejarlo como estaba y cierre el libro, descartando los cambios.




PAG. 203

LECCIÓN 02: LISTAS

Introduzca la lista de la figura teniendo en cuenta que los valores posibles para lacolumna de Género deben aparecer en una lista desplegable (esta lista debe estar ordenada conlas opciones que aparecen en la figura). Además deberá indicar un mensaje en el momento deseleccionar una celda de dicha columna indicando esta característica.

Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 12.xls.

Utilizando el formulario de datos, seleccione las películas que pertenezcan al géneroComedia y visualícelas mediante los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.

Ordene la lista por orden alfabético de géneros.

Salga de Excel sin guardar los cambios realizados.




PAG. 204

LECCIÓN 03: FILTROS

Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica12.xls.

- Utilice el Autofiltro para seleccionar las películas que correspondan al géneroComedia

- De entre ésas, seleccione aquellas películas cuyo título sea mayor que T.

- Copie los registros de la lista (completa) que tiene como Género Western a partir de lacelda B15. Sitúe el rango de criterios en la B12 (título) y B13 (valor para el filtrado).

- Guarde el libro como Práctica 13.xls y salga de Excel hasta la próxima práctica.




PAG. 205

LECCIÓN 04: SUBTOTALES

Introduzca la tabla adjunta con los formatos adecuados.

Guarde en el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 ProfessionalAvanzado\ Práctica 14A.xls.

- Realice los subtotales para cada empresa, acumulando las Ganancias y los

Ingresos.- Elimine los subtotales.

- Cree unos nuevos subtotales por países y acumulando las Ganancias.

- Calcule del mismo modo los promedios de Impuestos por países (este subtotalsustituirá al anterior).

- Visualice únicamente el promedio general de Impuestos.

- Guarde el libro con los nuevos cambios dándole el nombre A:\ Prácticas MicrosoftExcel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 14B.xls y abandone Excel.




PAG. 206

LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS

Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica10.xls y sitúese (si no lo está) en la hoja de gráfico.

Realice las siguientes operaciones sobre el gráfico:

Cambiar el tipo de gráfico al Área con efecto 3D.Cambiar el tamaño de la letra de los elementos de texto del gráfico: el nuevotamaño para todos será de 16 puntos.Aplique el realce negrita a los títulos del gráfico.Oculte la leyenda.

Cambie la Vista en 3D de forma quien se aplique:Giro de 80ºPerspectiva de 40º.

Indique que se muestren las líneas de división principales del eje X.

Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 15.xls.

Aplique un tipo de gráfico personalizado, exactamente el Áreas 3D en color. Observe elresultado.

Salga de Excel sin guardar los cambios.




PAG. 207

LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS

En esta práctica utilizará el libro Mapstats.xls para representar datos demográficos deEspaña. Debe buscar la ubicación de dicho libro en su ordenador. Normalmente se encontraráen C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Si no es así,utilice el cuadro de diálogo Abrir para localizarlo. (Si no lo encuentra, es posible que no lohaya instalado, consulte el manual del curso para más detalles).

- Abra el libro Mapatats.xls. Sitúese en la hoja de cálculo España.

- Inmovilice las columnas A y B para poder verlas en todo momento

- Seleccione los siguientes rangos de datos: B3:B20, AY3:AY20 y BB3:BB20. Recuerde

que es una selección de celdas no adyacentes.- Copie los datos los datos en el portapapeles y cree un libro nuevo. Pegue los datos en el

nuevo libro.

- Cree un gráfico de columnas donde representará las dos series de datos.

- Modifique el color de la serie de datos que aparece con el color verde. Haga queaparezca con el color azul.

- Modifique la altura de las columnas del mapa de forma que cada 500.000 habitantes elalto sea de 1 cm.

- Debe conseguir que se vea completamente el mapa, incluidas las Islas Canarias, así

como la leyenda.- Salga de Excel guardando el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000

Professional Avanzado\ Práctica 16.xls.




PAG. 208

LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS

Para realizar esta práctica, deberá asegurarse de que tiene instalado Microsoft Query ensu ordenador. Lo podrá comprobar al elegir el comando Nueva consulta de base de datos... en el menú Datos / Obtener datos externos.

Se utiliza una base de datos creada en dBase IV, que podrá encontrar en la carpetaTrabajos\Lec17 del directorio donde tenga instalado el curso. Esta base de datos tiene elnombre Pedidos.dbf

Inicie Excel y cree una consulta de forma que se pueda acceder a la siguiente información:

Base de datos: Pedidos.dbf.Tabla PEDIDOS.Campos: N_PEDIDO, N_CLIENTE, N_EMPLEADO, NOM_DEST, F_PEDIDO,F_ENTREGA, IMPORTE, GASTOS_ENV.Filtro: sólo nos interesan aquellos pedidos cuyo importe supere los 1000 dólares.El resultado de la consulta deberá aparecer ordenado por el campo N_ PEDIDO.

Devuelva los datos a Excel a partir de la celda Al.

Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 ProfessionalAvanzado\ Práctica 16.xls y salga de Excel.

NOTA: Será necesario crear un nuevo origen de datos que permita acceder a la base dedatos. El nombre de la fuente puede ser Práctica de MS-Query 2000.




PAG. 209

LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Introduzca la tabla siguiente en el libro actual.

Cree una tabla dinámica como la siguiente en la hoja nueva.

Tenga en cuenta que, una vez creada la tabla, debe añadirle formato a los númerosmediante cl botón Configuración de campo en la barra de herramientas Tabla dinámica,pulsando el botón Número.

Cree un gráfico dinámico en un solo paso y a partir de esta tabla dinámica.




PAG. 210

Modifique el gráfico, de forma que el campo Marca sea un campo de página en lugarde ser de fila. Observe cómo este cambio también se produce en la tabla dinámica asociada.

Compruebe cómo puede ver los detalles para todas las marcas o sólo para una de ellas.

Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 18.xls y salga de Excel.




PAG. 211

LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS

La hoja de cálculo de la figura representa la situación actual de la empresaFICTICIA S.A.

Esta empresa puede fabricar con una máquina dada tres productos distintos: P1, P2 yP3. Debido a un problema de la máquina, su funcionamiento no puede sobrepasar las 45 horassemanales, cifra ésta que está siendo sobrepasada en la actualidad.

El producto Pl proporciona un beneficio neto unitario de 4 u.m., el beneficio de P2 es

de 12 u.m y el de P3 de 3 u.m.

Para realizar un producto P1, la máquina tarda 0,02 horas, 0,04 horas para losproductos P2 y 0,013 horas para los productos P3.

Además, el departamento de ventas ha cuantificado las ventas máximas que se puedenrealizar de cada uno de estos productos a la semana: 1000, 500 y 1500 para los productos P1,P2 y P3, respectivamente.

Realice un modelo utilizando la herramienta Solver de forma que Excel proporcioneuna solución para maximizar el beneficio que se pueda obtener, dadas las nuevas

circunstancias de la máquina.

Deberá tener en cuenta que no se pueden fabricar partes de una pieza, es decir, encualquiera de los casos, el número de unidades a fabricar de cada uno de los productos debeser siempre un número entero.

Guarde el libro de trabajo con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000Professional Avanzado\ Práctica 19.xls.




PAG. 212

EJERCICIO FINAL

En esta práctica final va a demostrar la consolidación de varios conocimientosadquiridos a lo largo del curso.

Cree un libro nuevo e introduzca la tabla de datos que a continuación se adjunta. Setrata de datos referentes a las cotizaciones de valores de bolsa.

Observe cómo los valores de la última columna se obtienen a partir de una fórmula querelaciona la variación experimentada por un valor a lo largo de la semana.

Debe conseguir que, al pulsar en el texto Argentaria, se acceda inmediatamente a laHoja2, donde estarán los datos que puede ver en la figura siguiente. Pruebe que funciona bien.

Vuelva a la Hoja l, y muestre sólo los 5 valores que más han subido a lo largo de lasemana.

Vuelva a mostrar todas las filas y obtenga subtotales de forma que se pueda ver elporcentaje del rendimiento conjunto para cada sector. El resultado será como el de la figuraque se muestra a continuación.




Documents

Manual Excell Avanzado 2000