Manual introductorio – Generalidades de uso

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INDICE

1.Introducción 3

2. Generalidades de uso 6

2.1 Menúes de la aplicación 4

2.2 Ventanas repentinas 5

2.3 Errores 5

2.4 Controles de la barra de comandos generales 6

2.5 Listas de ayuda (cajas de edición) 7

2.6 Traslado de datos 9

2.7 Búsqueda de Personas

2.8 Ingreso, modificación y eliminación de datos

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2.9 Modo de Consulta 13

3. Ingreso al Sistema 13

3.1 Notificaciones pendientes 17

3.2 Cambiar contraseña 18

3.3 Accediendo a la plataforma DEMO 20

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1. Introducción

Este manual es el primero de una serie de manuales y está diseñado para acercarle

conocimientos básicos que usted debe conocer para navegar por el SIAPE y que resultan de

uso común a todos los perfiles de usuarios, independientemente del área operativa en la

que se encuentren ubicados, y que deberán aprender, para poder operar el aplicativo de la

manera más eficiente posible.

Antes de adentrarnos en el desarrollo de estos conceptos, es importante para

contextualizarlo hablar de lo que SIAPE es y propone aportar para la mejora de la gestión

de los recursos humanos provinciales. Una explicación pormenorizada podrá encontrarla en

el Manual 1 relacionado con el Aplicativo MiLegajo. Este manual desarrolla en su primera

unidad los fundamentos, orígenes y beneficios que el SIAPE representa dentro del proceso

de modernización del estado provincial.

Posteriormente, mediante la lectura de cada uno de los manuales diseñados en

función de los diferentes perfiles de usuarios habilitados para utilizar el sistema, irá

conociendo sus funcionalidades.

La aplicación SIAPE (Sistema Único Provincial de Administración de Personal), tiene

por objeto brindar un soporte integral a la gestión de los recursos humanos de la

administración pública, haciendo foco en la persona/ agente de la administración como

entidad de información clave del sistema.

La entidad central es la persona y en dirección a ella se plantean prácticamente

todas las relaciones de información que facilitan las aplicaciones. La clave es la integración

de datos en un mismo repositorio o base de datos. Cuenta para ello con aplicativos que

permiten acceder a la información, siguiendo criterios de ordenamiento y clasificación

definidos por el usuario, que permiten al mismo tiempo efectuar consultas y administrar

información en forma individual, confidencial y segura. Los datos sobre los que se sustenta

el sistema se encuentran parametrizados, lo cual permite que el mismo sea portable,

flexible y dinámico.

El SIAPE cubre de esta manera las necesidades de información y gestión, en

materia de Recursos Humanos, atento a los diferentes niveles funcionales (operativos,

mandos medios y alta gerencia) del Organismo.

Para su mejor interpretación SIAPE ha sido dividido en cinco aplicativos, a saber:

MiLegajo

eRreH

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Gestión Digital (Visión Gerencial de la información)

Incentivos Digital (incluye viáticos y haberes)

Migración Digital

Para acceder a cada una de estas aplicaciones se otorgan desde SIAPE distintos perfiles de

usuarios.

ACLARACION

El contenido de los manuales fue actualizado en febrero de 2010 y puede sufrir

modificaciones a partir de la propia dinámica de funcionamiento que tiene el SIAPE, dado

que, producto de los lineamientos-fundamentos que le dieron forma, es un Sistema que

busca enriquecerse y mejorarse gracias al aporte que cada empleado, en particular y de

cada Organismo en general.

2. Generalidades de Uso

A continuación se describen aspectos básicos relacionados con el manejo general del

Sistema, que son de uso común a todos los perfiles de usuarios habilitados para manejarlo

y que deberán aprender, para poder operar los diferentes aplicativos de la manera lo más

eficientemente posible.

2.1 Menúes de la Aplicación

Los menús de la aplicación permiten acceder con un clic del mouse a las diferentes

opciones y funciones a utilizar en la operatoria del SIAPE.

Una vez que se accede con el usuario y contraseña se observa en el sector superior

la siguiente barra con comandos de accesos, a continuación se muestra la ventana

habilitada para un usuario con perfil MiLegajo

Para salir de la aplicación se presiona el botón izquierdo del mouse sobre el comando

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“Salir”, esta acción finaliza la ejecución del aplicativo donde se encontraba operando el

usuario.

Dependiendo del perfil del usuario conectado, el menú presentará distintas opciones y

submenús.

2.2 Ventanas Repentinas

Este tipo de “Ventanas de aparición repentina” pueden tener varias funciones, indican

situaciones que pueden ser de “Error” o de “Comunicación” al operador del sistema, por

citar alguna de ellas.

Siempre luego de una lectura del mensaje, presione con el botón izquierdo del mouse un

clic sobre el botón “Continuar”.

2.3 Errores (ventanas de aparición repentina)

En las “ventanas de aparición repentina” se pueden diferenciar distintos tipos de errores o

indicadores según el ícono que se presenta en la ventana. Este cuadro asocia a cada ícono

la descripción de la funcionalidad.

ICONO Descripción de la funcionalidad

Significa que es una advertencia, y podrá seleccionar, según el tipo de

advertencia, entre seguir, cancelar ó modificar el dato.

Significa que es un error, y que la operación será abortada (cancelada),

deberá ingresar nuevamente al menú o aplicación.

Significa que es una nota, referencia a algo en particular.

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En cualquiera de la visualización de los íconos mencionados en la presente

tabla se permitirá continuar la operación presionando el botón “Continuar”

2.4 Controles de la barra de comandos generales

Cada vez que se accede a un comando del menú, se visualizará debajo de la barra del menú

una nueva barra con botones de comandos de rápido acceso a saber:

BOTON DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD

Guarda los cambios realizados de manera tal que son incorporados a la base de

datos.

Imprime los datos que visualiza en la pantalla o bien genera una vista, archivo

PDF, para su posterior impresión o almacenamiento en algún dispositivo.

Alta/Ingreso de nuevos datos (nuevo registro) , o modificación de uno existente

Baja/ Cancela o elimina datos modificados y/o ya registrados.

Inicia una consulta.

Ejecuta una consulta.

Cancela/ Aborta una consulta.

Muestra registro anterior, siempre que haya más de uno.

Muestra registro posterior siempre que haya más de uno.

Muestra el primer registro, de existir mas de uno

Muestra el último registro, de existir más de uno.

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Ayuda on line de la aplicación.

Muestra el nombre del formulario que se está ejecutando.

Muestra un formulario en el que se puede calcular los días transcurridos

entre dos fechas.

Muestra una auditoría sobre un trámite iniciado (permiso, licencia,

cambio horario, etc.)

Muestra una auditoría sobre los datos presentados en pantalla.

Salida de la aplicación u opción del menú.

Habilita realizar modificaciones en Administración de Cargos.

Dependiendo de la función ejecutada, los botones pueden tener dos estados:

Activo: El comando se puede ejecutar

Inactivo: El comando no se encuentra disponible para ser ejecutado en el contexto, esto se

visualiza ya que el color del comando cambia (aparece gris).

2.5 Listas de ayuda (cajas de edición). Menú de opciones desplegables

“Las listas de ayuda” brindan facilidad en la carga o modificación de datos. En

general contienen los datos necesarios que pueden incorporarse en los campos de carga o

modificación, permitiendo al usuario seleccionar y aceptar el dato que corresponde. Se

visualizan siempre a la derecha de cada campo, y suelen denominarse “cajas de edición”.

Tipo de

caja de

edición

Descripción de la

funcionalidad

Pantalla que se visualiza al hacer clic sobre

la opción

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Indica calendario, permite

seleccionar la fecha necesaria

en el contexto.

Despliega una pantalla con

una lista de datos que se

podrán ingresar, con la

restricción de poder

seleccionar un sólo elemento.

Despliega un cuadro de texto

en el que se podrá escribir el

texto que corresponda al

contexto.

Despliega la ventana de

administración de actos

administrativos

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Despliega la ventana donde

se podrá elegir una

estructura orgánico

funcional

2.6 Traslado de datos

Este tipo de opciones se utiliza en pantallas que permiten seleccionar información para

trasladarla de una opción o campo a otro. El ejemplo más común es el de selección de

personal a cargo por parte del perfil AUTORIZANTES, donde de una lista de personas

selecciona las que están a su cargo para la autorización de trámites.

BOTON DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD

Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda

(origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del

dato)

Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda

(origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del dato)

Indica que pasará el dato que se encuentra en la parte inferior y/ o derecha y

lo restaurará en la parte superior y/ o izquierda.

Indica que pasará todos los datos que se encuentran en la parte inferior y/ o

derecha y los restaurará en la parte superior y/ o izquierda.

2.7 Búsqueda de Personas

Toda vez que se requiera la consulta de un agente en particular, su búsqueda (por

apellido, nombre y/o documentos) podrá realizarse de la manera que se muestra a

continuación,

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1. Presionar sobre el botón (suele presentarse en algunas opciones del

menú), ubicado a la derecha o izquierda del campo Apellido y Nombre o, legajo o,

DNI/CUIL).

Se presentará una segunda ventana como la que se muestra continuación, debiendo

proceder como se indica en el paso 2, al pie de la misma:

1. Ingresar Apellido Legajo o Documento. En caso de no contar con el nombre

completo, o desconocer el legajo o documento, es posible ingresar una parte del

mismo seguido del signo %. Finalmente deberá presionar el botón , y

desplegará todos los nombres con la característica ingresada Ejemplo.: si se

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escribiera mar% el sistema devolverá como lista de búsqueda: Martínez, Martiarena,

por citar algunos, o bien podrá ingresar el nombre específico.

2. Identificado el agente por el cual se inició la búsqueda se presiona el botón

y se continúa con la operatoria o bien se presiona el botón dejando sin

efecto la búsqueda iniciada.

2.8 Ingreso, modificación y eliminación de datos

Estas opciones estarán disponibles para los usuarios del sistema que, por el perfil

asignado, estén habilitados para administrar datos, administrar en este caso significa

ingresar, modificar o eliminar datos.

Ingreso de nuevos datos

El sistema permite incorporar nuevos datos a la base de datos. Siempre que visualice una

pantalla del menú que permita el ingreso de nuevos datos, encontrará disponible el botón

(de los controles de la barra de comandos generales) debiéndose seguir los pasos que

se detallan:

1. Presionar el botón para indicar que incorporará un nuevo dato.

2. Incorporar los datos solicitados. Tenga en cuenta que hay datos que son

obligatorios, sin los cuales no puede continuar. El ingreso podrá ser manual o

utilizando las “Listas de ayuda” descriptas anteriormente.

3. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros

de la base de datos.

Modificación de datos previamente incorporados

El sistema permite realizar modificaciones de datos existentes, siempre que se

encuentre visualizando una pantalla del menú que permita el ingreso de nuevos datos o

modificación de los mismos.

Para modificar un dato ya existente deberá proceder de manera similar al ingreso,

pero en este caso al tratarse de una modificación, los pasos a seguir son:

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1. Ubicar el Mouse sobre el dato a modificar, tendrá todas las opciones posibles

para realizar la operación, ya sea escribir el dato o utilizar las “Listas de ayuda –

cajas de edición” descriptas anteriormente.

2. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros de

la base de datos.

Borrar datos previamente incorporados

Esta opción permite eliminar datos existentes, siempre que se encuentre visualizando

una pantalla del menú que permita el ingreso- modificación o eliminación de datos.

Para eliminar un dato cargado erróneamente (ya existente), se deberá proceder de manera

similar al ingreso o modificación de datos, pero en este caso al tratarse de una eliminación

el procedimiento a seguir será:

1. Ubicar el Mouse sobre el dato a eliminar, y luego se deberá presionar el botón (de los

controles de la barra de comandos generales).

2. Presionar el botón (de los controles de la barra de comandos generales) para que el/los

dato/s sean eliminados de la base de datos.

2.9 Modo de Consulta

El sistema permite realizar consultas utilizando los controles de la barra de comandos generales,

descriptos anteriormente.

Procedimiento a seguir:

1. Presionar con el Mouse sobre el botón Iniciar Consulta.

2. Ingresar el dato requerido para filtrar los registros, necesarios para iniciar la consulta, para ello

podrá posicionar el cursor sobre el campo respectivo y escribir el dato. También puede utilizar el

símbolo % para efectuar la búsqueda, agregándole antes o después del símbolo algún carácter.

3. Presionar el botón Ejecutar Consulta, aparecerán los registros de datos correspondientes a la

consulta.

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4. Si desea cancelar la consulta, previo a su ejecución y continuar con otra, deberá presionar sobre el

botón Cancelar Consulta

3. El acceso a SIAPE y sus aplicaciones

Para ingresar al SIAPE se deberá acceder al sitio oficial www.siape.gba.gov.ar. A

través de la página principal se puede consultar información Institucional relacionada con

las autoridades, misiones y funciones de la Unidad Ejecutora Provincial creada en la órbita

de la Subsecretaría para la Modernización del Estado, con el fin de impulsar y coordinar la

implantación de SIAPE en todos los organismos de la provincia de Buenos Aires.

En pantalla se visualiza el icono SIAPEdigital, haciendo clic en el apartado ¨Ingrese al

Sistema¨, se accede al ambiente de producción, es decir, al servicio real de las aplicaciones.

Luego de acceder se visualizará la pantalla de ingreso a la aplicación solicitando Usuario y

Contraseña.

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En este apartado el agente deberá ingresar:

Usuario se corresponde siempre con su número de identificación personal –DNI, LC, LE

Clave secuencia de letras y/o números (sin mayúsculas), que sólo el usuario conoce,

reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por el mismo (Ver Cambiar

Contraseña). Siendo el primer acceso o conexión del usuario a eRreH, la Clave de acceso

coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, LC, LE.

.

Si olvida su clave, luego de diez (10) intentos de ingreso erróneos, quedará

deshabilitado durante una hora. Si persiste el olvido y/o error de acceso

deberá contactarse personalmente, vía correo electrónico, con el área

soporte técnico: ayuda.siape@gba.gov.ar, adjuntando en el mensaje los

siguientes datos, necesarios para habilitar nuevamente su clave de ingreso

IMPORTANTE

En el primer acceso o conexión del usuario al SIAPE, la clave o contraseña

coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, por lo que debe

cambiarse de inmediato. SIAPE cuenta con ese procedimiento incorporado y

asociado al primer acceso.

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Una vez colocados los datos anteriores, presiona el botón Entrar, aparece una ventana con

las aplicaciones de SIAPE, visualizando la siguiente pantalla:

En el margen superior derecho de la ventana se presenta el nombre del usuario

conectado, y arriba de tal información, el icono Cambio de Clave (Ver Cambiar Contraseña)

y el icono Salir.

El agente visualiza su bienvenida al SIAPE y cada uno de los módulos (aplicaciones)

que componen el sistema, los módulos en negro indican que la persona conectada tiene

permiso de usuario, es decir, está habilitado, para acceder a los mismos. Finalmente,

deberá seleccionar el aplicativo al que usted necesite o esté habilitado para acceder.

Finalmente, el sistema da la bienvenida al usuario autenticado, ya dentro de la

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aplicación seleccionada.

Para ingresar a las opciones del menú del aplicativo al que usted ingresó corresponde

presionar el botón Aceptar, de lo contrario podrá retornar a la ventana donde se visualizan

los módulos del SIAPE, presionando el botón Cancelar y una vez ahí podrá desconectarse

salir del sistema, al presionar el icono Salir

En caso de producirse un error en el acceso y se presente la leyenda: “usuario inexistente”,

ello se debe a que no se cuenta aún con un registro de la persona en la base de datos del

SIAPE.

3.1Notificaciones Pendientes

Toda vez que el usuario ingrese al sistema (independientemente si se trata de la primera

conexión o no), y exista en su Bandeja de Notificaciones algún mensaje pendiente de

lectura, se presentará una ventana repentina como la que se muestra a continuación:

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Deberá presionar el botón Continuar y se presentará la barra de Menú con las opciones

habilitadas según cada perfil de usuario conectado (Para acceder a las opciones del menú

que cada aplicativo despliega puede consultar los respectivos manuales).

3.2 Cambiar Contraseña

Para acceder a esta opción, el agente deberá ingresar al sistema SIAPE (Ver Ingreso a la

aplicación y Registración de Usuario).

Una vez conectado se presenta la siguiente ventana:

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En el margen superior derecho visualizará la ícono ¨Cambiar clave¨

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Deberá entonces, ingresar la contraseña utilizada hasta el momento en el campo “Clave Actual”, tipear

la nueva contraseña en el campo “Nueva Clave” y volver a tipear la nueva contraseña en el campo

“Confirmar Clave”.

Luego deberá oprimir el botón

Aceptar, para dar curso a la operación

Cancelar, para abortar la operación y retornar a la ventana donde se visualizan los módulos del SIAPE,

dejando sin efecto la modificación de su contraseña.

3.3 Accediendo a la Plataforma DEMO

La plataforma DEMO constituye un recurso para el aprendizaje, de modo tal que usted

pueda interactuar y conocer a fondo todas las opciones del menú, utilizando el mismo perfil

con el que fue habilitado en SIAPE, pero con la ventaja de saber que cualquier error que

usted genere no repercutirá en los datos reales almacenados en la Base de Datos.

Para el acceso a la Plataforma DEMO, se deberá realizar desde el vínculo

www.SIAPE.gba.gov.ar e ir a la opción ubicada a la izquierda de la pantalla ¨Conozca el

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Sistema¨, posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, debiendo clickear en “Ingreso

a Demo”

Una vez que se accede a la plataforma mencionada se presentará otra pantalla de acceso

donde deberá ingresar usuario y contraseña.

RECUERDE…

Usuario: el nombre de usuario se corresponde siempre con su número de identificación

personal – DNI –

Contraseña: al ingresar por primera vez a la aplicación, se accede siempre con el mismo

número que se ingresó como Usuario, es decir, el número de documento.

Una vez verificado ese primer acceso o conexión, la aplicación indicará por medio de

“ventanas repentinas” que no ha completado la pregunta de seguridad, debiendo responder

por SI o NO.

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Posteriormente visualizará otra pantalla que le recordará que debe MODIFICAR SU

CONTRASEÑA pudiendo aceptar o cancelar esta opción y dejarlo para una próxima

oportunidad.

RECUERDE: La contraseña es siempre una secuencia de letras y/o números, sin

mayúsculas, que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto

sea modificada por él mismo).

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Es posible para el usuario establecer como frecuencia de revisión de la BANDEJA DE

NOTIFICACIONES la medida de tiempo en minutos que mejor se adapte a su operatoria.

Se deberá ingresar en el primer cuadro de texto la nueva contraseña que sólo el usuario

conocerá y luego repetirla en el segundo cuadro.

Luego de ingresar el usuario y contraseña la aplicación desplegará una pantalla (igual a la

que se visualiza como ejemplo) indicando el nombre y apellido de agente, el organismo al

que pertenece y una opción que sugiere una determinada frecuencia para el despliegue de

una “ventana repentina” con el aviso de consulta o revisión de la Bandeja de Notificaciones

u otro tipo de mensajes.

Para el ingreso final se deberá presionar el botón

Si bien ambos ambientes mantienen las mismas funcionalidades y características, pueden

destacarse dos diferencias entre ambos ambientes (AMBIENTE REAL-PRODUCCION Y

AMBIENTE DEMO)

Manera de Acceder

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Forma de cambio de la contraseña