MANUAL OPERATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ......MANUAL OPERATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL Código GADD-C01 Versión 01 Página 2 de 126 Una vez impreso o descargado este

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MANUAL OPERATIVO

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

DOCUMENTAL

MANUAL OPERATIVO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

Código GADD-C01 Versión 01

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V01

ADRES - Administradora de los Recursos del Sistema General de Salud de Seguridad Social en Salud

Aprobación

Juan José Trujillo Ramírez

Director Administrativo y Financiero (e)

Revisión

Juan Carlos Borda Rivas

Coordinador Grupo de Gestión Administrativa y Documental – Dirección Administrativa y Financiera

Edwin Darío Mora Gómez

Gestor de Operaciones – Dirección Administrativa y Financiera

Documentación

Jairo Alejandro Barón Rubiano


Nancy Esperanza Villamil Cifuentes


Andrés Felipe Blanco Hernández


Acompañamiento

Ricardo Varón Villarreal

Gestor de Operaciones – Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos

Bogotá, agosto 31 de 2018.

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V01

CONTENIDO

CARACTERIZACIÓN PROCESO ........................................................................................................................................................................... 5

DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL ........................................... 21

PROCEDIMIENTO GESTIÓN ADMINISTRATIVA .......................................................................................................................................... 23

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................................ 25

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 30

PROCEDIMIENTO RADICACIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................................................................... 40

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RADICACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................ 45


PROCEDIMIENTO RADICACIÓN CORREO NOTIFICACIONES JUDICIALES ...................................................................................... 51

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RADICACIÓN CORREO NOTIFICACIONES JUDICIALES ............................................. 54


PROCEDIMIENTO MENSAJERÍA INTERNA .................................................................................................................................................... 58

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO MENSAJERÍA INTERNA ........................................................................................................... 62


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ................................. 68

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD

................................................................................................................................................................................................................................. 73

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V01


PROCEDIMIENTO TRANFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO .......................................................................................................... 81

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO TRANFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO................................................................. 85


PROCEDIMIENTO SOLICITUD, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE ARCHIVO FÍSICO Y/O MAGNÉTICO .................................... 90

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE ARCHIVO FÍSICO Y/O

MAGNÉTICO ......................................................................................................................................................................................................... 94


PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE RECOBROS Y RECLAMACIONES PARA CUSTODIA .............................................................. 103

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE RECOBROS Y RECLAMACIONES PARA CUSTODIA .................... 107

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 109

PROCEDIMIENTO ENTREGA A CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN REALIZADA POR LA FIRMA

AUDITORA DE RECOBROS Y RECLAMACIONES ....................................................................................................................................... 113

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA A CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN REALIZADA

POR LA FIRMA AUDITORA DE RECOBROS Y RECLAMACIONES .................................................................................................... 118

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 120

CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................................................................ 126

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V01

CARACTERIZACIÓN PROCESO

OBJETIVO

Administrar y controlar los recursos físicos de la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad

Social en Salud – ADRES, a través de la gestión administrativa y documental de los procesos del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de garantizar el buen funcionamiento de la

Entidad.

OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO AL PROCESO

Garantizar la adecuación institucional mediante actividades transversales que complementen y sustenten el desempeño de los

procesos misionales y estratégicos, así como el seguimiento continuo al cumplimiento de los objetivos de la Entidad.

ALCANCE

La gestión administrativa y documental es el conjunto de procedimientos operativos, el cual inicia desde las solicitudes y/o

requerimientos de apoyo logístico realizadas por las dependencias de la ADRES, continua con la gestión operativa y/o de

supervisión y finaliza con la entrega del servicio o suministros solicitados.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Gestión Administrativa y Documental ADRES

LÍDER

Director(a) Administrativo(a) y Financiera(o)

DEFINICIONES

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso

natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados respetando aquel

orden para servir como testimonio e información a la

persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o

como fuente de la historia.

PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA: Corresponde a los

elementos y útiles de oficina, de acuerdo con las cantidades

establecidas en el listado del marco especial de precios de

Colombia Compra Eficiente.

PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mínima que reúne todas las

características necesarias para ser considerada documento. Son

ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio,

un informe.

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V01

ARCHIVO DE GESTIÓN: Son los archivos que son

consultados frecuentemente dentro del proceso de gestión.

Se conservan como satélites en las dependencias por el

tiempo que la Entidad lo determine, para darle traslado al

Archivo Central o Intermedio. Cumple su vida útil definida

según su frecuencia de consulta, legislación o importancia.

Este archivo es depurado normalmente de acuerdo con la

Tabla de Retención Documental (TRD).

ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los

documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es

tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo

de vida. La documentación permanecerá en el Archivo

Central durante el tiempo estipulado en la Tabla de

Retención Documental (TRD).

ARCHIVO HISTÓRICO: Es la tercera y última etapa del

ciclo vital de los documentos. A este Archivo se transfieren

aquellos documentos que, por su valor para la

investigación, la ciencia y la cultura, deben conservarse

permanentemente.

BD: Base de Datos.

CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL – CDP: Es el documento expedido por el

funcionario responsable de presupuesto o quien

desempeñe estas funciones en la Entidad, mediante el cual

se garantiza la existencia de apropiación presupuestal

disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar

los actos administrativos proyectados desde la

Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa y

Documental.

PISTOLEO: Actividad referente al pistoleo de la documentación

que está contenida dentro de una carpeta y que tiene un radicado

de la ADRES, con el fin de que forme parte del cuerpo del Formato

Único de Identificación Documental (FUID).

PLAN DE ADQUISICIONES: Documento donde se establecen las

necesidades de adquisición de bienes y servicios para una

determinada vigencia, por parte de las dependencias de las

Entidad.

PRE-RADICACIÓN: Corresponde al alistamiento de los

documentos sujetos a radicación.

PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas

tomadas para garantizar el buen estado de los documentos y que

pueden ser preventivas o de intervención directa.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el

procedimiento por medio del cual la Entidad ingresa todas las

comunicaciones producidas o recibidas al Sistema de Gestión

Documental (SGD), registrando datos tales como el nombre de la

persona o Entidad remitente o destinataria, nombre o código de

la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,

nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo

de respuesta (si lo amerita), entre otros.

RECOBRO: Solicitud de reembolso, presentada por una Entidad

Administradora de Planes de Beneficios (EAPB), tendiente a

obtener el reconocimiento y pago de los servicios médicos y/o los

medicamentos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS)

prestados a los afiliados y/o beneficiarios de dicha Entidad, de

acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

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V01

CANAL: Espacio, escenario y/o medio a través del cual se

presta un servicio al ciudadano.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de

organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la

estructura orgánico-funcional de la Entidad productora

(fondo, sección, series y/o asuntos).

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas

recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones

asignadas legalmente en esta Entidad,

independientemente del medio utilizado.

CUSTODIA: Tenencia de documentos por parte de la

Entidad, que implica responsabilidad jurídica en la

administración y conservación de estos, cualquiera que sea

su titularidad.

DESACATO: Instrumento jurídico que el accionante

deberá promover para que se proceda al inmediato

cumplimiento de lo ordenado en el fallo de tutela y la cual

goza de un carácter de sanción disciplinaria.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión

resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del

ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de

Retención Documental (TRD), con miras a su conservación

total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema

de reproducción debe garantizar la legalidad y

perdurabilidad de la información.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la

Entidad o alguna de sus dependencias, que no hace parte

RECOBRO APROBADO PARA PAGO: Es aquel recobro que

cumple con todos los requisitos que exigen las normas legales

vigentes, y por lo tanto su pago es aprobado (Art. 13 Resolución

2933 de 2007 y Resolución 3099 de 2008).

RECLAMACIÓN: Es un conjunto de documentos presentados por

una persona natural o jurídica, tendientes a obtener el

reconocimiento y pago de una o varias de las indemnizaciones

previstas en la normatividad para las Víctimas de Accidentes de

Tránsito, Eventos Catastróficos y Población desplazada.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo

órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones

específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e

informes, entre otros.

SENTENCIA O FALLO: Decisión proferida por un juez

constitucional mediante la cual ampara o niega la protección del

derecho fundamental invocado.

SOFTWARE DE SEGURIDAD: Aplicativo de propiedad de la

administración del edificio cuyo objeto es el registro de entrada y

salida de los visitantes y funcionarios y contratistas de la ADRES

para control de seguridad.

SGD: Sistema de Gestión Documental.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales

que forman parte de una serie, identificadas de forma separada

de ésta por su contenido y sus características específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Son un

instrumento archivístico que permite la clasificación documental

de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica

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V01

de sus series documentales, pero es de utilidad para el

cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información

producida o recibida por una Entidad pública o privada

debido a sus actividades o funciones.

DOCUMENTO: Información creada o recibida, conservada

como información y prueba, por una organización o un

individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de

sus obligaciones legales cualquiera sea su forma o el medio

utilizado.

ELIMINACION DOCUMENTAL: Actividad resultante de la

disposición final señalada en las Tablas de Retención

Documental (TRD) para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio

de conservar su información en otros soportes.

ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS: Es la destrucción de los

documentos que hayan perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnología.

ESCALAMIENTO: Acción de subir a un nivel mayor de

responsabilidad o dependencia competente para

responder.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(FUID): Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos

de un fondo documental.

los criterios de retención y disposición final resultante de la

valoración documental por cada una de las agrupaciones

documentales.

TARJETA DE PROXIMIDAD: Es aquella suministrada por la

administración del edificio para permitir el acceso a las

instalaciones de la ADRES.

TIPO DOCUMENTAL: Es la tipificación de un conjunto de

documentos que comparten características similares para ser

identificados fácilmente.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos

del Archivo de Gestión al Central, y de éste al histórico, de

conformidad con las Tablas de Retención (TRD) y las Tablas de

Valoración Documental (TVR) vigentes.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Traslado de los documentos

del Archivo Central al Archivo Histórico, una vez cumplido el

tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención

Documental (TRD) o en la Tabla de Valoración Documental (TVR).

TRANSPORTE ESPECIAL: Es el servicio de transporte contratado

por la Entidad y que es prestado por camionetas de servicio público

para el uso oficial de los funcionarios y contratistas de la ADRES.

TUTELA: Es el mecanismo creado en el artículo 86 de la

Constitución de 1991, mediante el cual, toda persona puede

reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos

constitucionales fundamentales, cuando estos resultan vulnerados

o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad o

de los particulares en los casos establecidos en la ley.

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V01

FOLIO: Hoja de expediente o carpeta que recibe un

número que indica el orden consecutivo de las páginas

dentro de la Unidad de Conservación. La numeración debe

ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números,

como tampoco adicionar subíndices.

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción

Archivística ISAD (G). Guía general que sirve para orientar

descripciones archivísticas y cuya finalidad es identificar y

explicar el contexto y el contenido de los documentos de

archivo para hacerlos accesibles.

MANTENIMIENTO O REPARACIONES LOCATIVAS:

Son todas las actividades y obras que tienen como finalidad

mantener la planta física de las instalaciones de la ADRES

en condiciones adecuadas de funcionamiento y aptitud

para el uso, donde se incluyen trabajos eléctricos, pintura

y acabados, oficina abierta, servicio de cerrajería, sistema

hidráulico y varios.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de

organización que consiste en establecer secuencias dentro

de las agrupaciones documentales definidas en la fase de

clasificación.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto

de documentos de tal forma que garantice su preservación e

identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros

elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de

identificación y caracterización documental. Puede ser simple,

cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,

cuando la constituyen varios, formando un expediente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan

los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin

de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

VALORES PRIMARIOS: Cualidad inmediata que adquieren los

documentos desde que se producen o se reciben hasta que

cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales o contables.

VALORES SECUNDARIOS: Cualidad adquirida por los

documentos en el transcurso del tiempo y surge una vez cumplidos

los valores primarios, de acuerdo con los intereses patrimoniales,

históricos, científicos o cultural.

VENTANILLA ÚNICA: Ventanilla única dispuesta por la Entidad

para la recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias

Denuncias y Felicitaciones por los diferentes canales (Buzón de

notificaciones judiciales, formulario único de PQRS dispuesto en la

página electrónica).

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

✓ Las políticas de operación del proceso se encuentran descritas en cada procedimiento.

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V01

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Operadores,

Contratistas de

servicios de

Gestión

Administrativa.

Dependencias y/o

Áreas de la

ADRES.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Proceso de Gestión

de Talento

Humano

Proceso de Gestión

Financiera Interna

/ Gestión

Presupuestal

Interna DAF.

Proceso de Gestión

Financiera Interna

/ Gestión Contable

Interna DAF.

Necesidades de tipo

administrativo.

Plan de Adquisiciones.

Plan de Acción de la

vigencia.

Guía de Gestión

Administrativa

Formato GADD-G01.

Contrato de prestación

de servicios.

Reporte del operador

de los tiquetes

utilizados y no

utilizados.

Facturación mensual.

Outlook.

Bienes inmuebles.

Facturación de los

servicios públicos de

Energía, Acueducto,

Telefonía Fija y Móvil.

Contratos de servicios

administrativos.

Gestión Administrativa

Plan de Adquisiciones

para Servicios de Gestión

Administrativa.

Contratos de prestación

de servicios de Gestión

Administrativa.

Formato GADD-F01

“Autorización Salida de

Elementos”.

Listado firmado de

entrega de carné.

Correo electrónico para la

solicitud de carné por

primera vez.

Formato diligenciado

GADD-F03 “Control

entrega de Tarjetas de

Acceso”.

Oficio para activación y

entrega de la tarjeta de

proximidad.

Correos electrónicos.

Formato GADD-F06

“Solicitud Servicios de

Transporte”.

Ciudadanía en

general o usuario.

Dependencias y/o

Áreas de la

ADRES.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Entes de control.

MANUAL OPERATIVO




V01


Guía de Gestión

Administrativa

Formato GADD-G01.


“Solicitud de

Comisión/desplazamiento”

(formato establecido

desde la Dirección

Administrativa y

Financiera – Grupo

Interno de Gestión del

Talento Humano).

Resolución de comisión de

servicio.

Formato GADD-F04

“Solicitud y Entrega de

papelería y útiles de

oficina”.

Formato “Informe de

cumplimiento de avance

de obligaciones

contractuales y pago”

GCON-F01.

Informe mensual de TOP

10 de los consumos por

dependencias.

Memorandos y oficios de

solicitud de publicación de

actos administrativos

(Resoluciones).

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V01



Formato GADD-F05

“Control Préstamos

Auditorio y Salas de

Juntas 1 y 2 Piso”.

Planilla de verificación de

uso de parqueaderos.

Registro de planilla de

lavado general u diario de

los baños.

Formato GCON-F01

“Informe de cumplimiento

de avance de obligaciones

contractuales y pago”.

Formato GCON-F01




Correos electrónicos y

aplicación funcional sobre

requerimientos

correctivos de propiedad

del arrendador.

Formato GADD-F02

“Inventario Individual de

Bienes y Equipos”.

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V01



Formato GETH-F10 “Acta

de Entrega Puesto de

Trabajo”.

Facturas escaneadas.

Informe trimestral de

austeridad en el gasto.

Archivo Excel “Control de

CDP”.

Plan de mejoramiento.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Ciudadanía en

general.

Entidades,

Superintendencias,

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

EPS – IPS.

Correspondencia.

Documentos

organizados y con

alistamiento.

Sistema de Gestión

Documental – SGD.

Medios magnéticos.

Documento radicado

con sticker adherido.

Documentos.

Planilla Control.

Radicación Documental

Documentos

verificados.

Documentos

organizados y

con alistamiento.

Documento radicado con

Sticker adherido.

Documento

digitalizado.

Documentos clasificados.

Planilla Control de

préstamo Archivo y

Correspondencia.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

MANUAL OPERATIVO




V01


Cajas de

Compensación.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Comunicaciones por

tramitar en SGD.

Radicación Documental Planilla de entrega de

archivo.

Documento de respuesta.

Documentos enviados.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Outlook.

Acción de Tutela y

anexos.

Sistema de Gestión

Documental – SGD.

Acciones de Tutela

radicadas en la Oficina

Asesora Jurídica. Radicación Correo

Notificaciones Judiciales

Acción de Tutela.

Formato de Solicitud

diligenciado.

Correo electrónico.

Documento

Radicado.

Tutelas radicadas en la

Oficina Asesora Jurídica.

Correo Electrónico dirigido

a los despachos judiciales,

informando el recibido de

las Acciones de Tutela.

Bases de datos

actualizadas con el

registro y número de

Acciones de Tutelas

radicadas por día.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Planilla de control de

préstamo archivo de

correspondencia.

Mensajería Interna

Planilla control de

préstamo archivo y

correspondencia

registrada.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

MANUAL OPERATIVO




V01


Planilla control

mensajería nacional

y/o local.

Documentación.

Planilla control de

correspondencia.

Documentos en el

centro de acopio.

Documento con

constancia de entrega.

Sistema de Gestión

Documental – SGD.

Mensajería Interna

Planilla Control de

préstamo Archivo y

Correspondencia validada.


Planilla Control de

préstamo Archivo y

Correspondencia validada

y firmada.

Planilla Control Mensajería

Nacional y/o Local

diligenciada.

Documentación

organizada y clasificada.


Nacional y/o Local

firmada.

Documentos con guía y/o

firma y sello de recibido.


solicitud envío

correspondencia con

motorizado.

Documento con guía

firmada.

Juzgados, entre

otros).

Ciudadanía en

general.

Entidades,

Superintendencias

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

EPS – IPS.

Cajas de

Compensación.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

MANUAL OPERATIVO




V01


Mensajería Interna

Imagen digitalizada y

cargada al SGD.


Nacional y/o Local

firmada, con firma de

recibido.

Áreas y/o

dependencias de la

ADRES.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Ciudadanía en

general.

Entidades,

Superintendencias

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

EPS – IPS.

Cajas de

Compensación.

Documentos.

Normatividad de TRD.

Documentos

clasificados.

Documentos

ordenados de acuerdo

con lo establecido en

las TRD.

Carpeta con

documentos foliados.

Documentos en

carpetas y cajas.

Formato de inventario

documental.

Documentos para

archivar.

Outlook.

Administración de Archivo y

Tablas de Retención

Documental – TRD


Documentos ordenados

de acuerdo con lo

establecido en las TRD.

Carpeta con documentos

foliados.

Carpetas y cajas

marcadas, formatos

diligenciados.

Formato Único de

Inventario Documental

(FUID) diligenciado.

Carpetas con

documentos.

Mensaje con

inconsistencias

detectadas.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Ciudadanía en

general.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Entidades,

Superintendencias,

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

MANUAL OPERATIVO




V01


Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Expedientes.

Formato Único de


- FUID.

Documentación.

Archivo recibido.

Administración de Archivo y

Tablas de Retención

Documental - TRD

FUID y documentos

corregidos.

FUID actualizado y

documentos con lectura

de código de barras.

Formato Único de


firmado.

Cajas de archivo

moduladas.

Bases de Datos

actualizadas.

Cajas Moduladas.

Actualización del FUID en

base de datos, respecto a

la ubicación de la

documentación.

Operador de

Gestión

Documental.

Documentos físicos.

Outlook.

Formato

consecutivo

de solicitudes.

Formato de solicitud.

Transferencia Documental al

Archivo.


Formato consecutivo

de solicitudes diligenciado

y firmado.

Archivos físicos y

magnéticos.

Soporte de entrega.

Operador de

Archivo.

MANUAL OPERATIVO




V01


Solicitud de envío de

archivo a custodia.

Archivos físicos y

magnéticos.

Áreas y/o

dependencias de la

ADRES.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Ciudadanía en

general.

Entidades,

Superintendencias,

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

EPS – IPS.

Cajas de

Compensación.

Base de Datos de cada

área.

Formato Único de


– FUID.

Identificación de la

documentación.

Outlook.

Planilla Control de

Préstamo Archivo

Central.

Formato Solicitud y

Devolución a Custodio.

Formato Solicitud y

Devolución a Custodio

con número de

consecutivo.


Documentos

solicitados.

Solicitud, Consulta y

Devolución de Archivo Físico

y/o Magnético.

Correo electrónico con

solicitud.

Planilla Control de

Préstamo Archivo Central.

Formato Solicitud y

Devolución a Custodio con

número de consecutivo.

Correo electrónico con

Formato Solicitud y


diligenciado y firmado.

Correo electrónico y

documentación requerida.

Copia de Formato de

Préstamo de documentos

y/o Expedientes.

Correo Electrónico.

Formato de préstamo de

documentos y/o

expedientes.

Áreas y/o

dependencias de

la ADRES.

Despachos

judiciales

(Tribunales,

Fiscalías,

Juzgados, entre

otros).

Ciudadanía en

general.

Entidades,

Superintendencias.

Entidades Privadas

y Públicas,

Asociaciones,

Entes de control.

EPS – IPS.

Cajas de

Compensación.

MANUAL OPERATIVO




V01


Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Formato de Préstamo

de documentos y/o

Expedientes.


Devolución de Archivo Físico

y/o Magnético.

Formato Solicitud y


diligenciado y firmado.

Formato Solicitud y

Devolución a Custodio.

Formato Solicitud y


firmado.

Funcionarios y/o

contratistas de la

ADRES.

Firma Auditora de

Recobros y

Reclamaciones.

Certificación de

documentos

aprobados para pago.

Informe de Recobros/

Reclamaciones.

Cajas que contienen

las reclamaciones y/o

recobros.

Outlook.

Notificación de

inconsistencias.

Recepción de Recobros y

Reclamaciones para

Custodia

Oficio con base de datos

adjunto.


Reclamaciones a

entregar.


Acta de Entrega a la

ADRES.

Acta de Cierre Final de

Recobros o

Reclamaciones.

Operador de

Archivo.

Firma Auditora de

Recobros y

Reclamaciones.

Outlook.

Solicitud de

programación de

cajas-Documentos de

la gestión realizada

por la firma auditora

Entrega a custodia de la

documentación de la

gestión realizada por la

firma auditora de recobros y

reclamaciones


Programación de cajas

documentos de la gestión

realizada por la firma

auditora de recobros y

reclamaciones.

Operador de

Archivo.

MANUAL OPERATIVO




V01


de recobros y

reclamaciones.

Documentación en las

instalaciones del

Outsourcing

encargado de la

custodia documental.

Documentación en

cajas marcadas.

Formato rótulo de

carpeta.

Archivo físico y

magnético.

FUID firmado.

Documentación que no

cumple con los requisitos

para que sean

subsanados por la firma

Auditora.

Acta de entrega.

MANUAL OPERATIVO




V01

DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

Radicación Documental

Radicación Correo

Notificaciones Judiciales

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

Mensajería Interna

Administración de Archivo

y Tablas de Retención

Documental - TRD

Transferencia Documental

al Archivo


Devolución de Archivo

Físico y/o Magnético

Recepción de Recobros y

Reclamaciones para

Custodia

Entrega a custodia de la

documentación de la

gestión FOSYGA realizada

por la firma auditora de

recobros y reclamaciones

Gestión

Documental

Gestión

Administrativa


MANUAL OPERATIVO




V01

REQUISITOS PRODUCTOS MECI

LEGALES POLÍTICAS MIPG

Ver requisitos legales de los procedimientos y

normograma institucional.

✓ Planeación Institucional.

✓ Transparencia, acceso a la

información pública y lucha

contra la corrupción.

✓ Gestión Documental.

✓ Mapa de Riesgos Institucional.

✓ Políticas de Operación.

✓ Mapa de procesos.

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

HUMANOS Ver Manual Específico de Funciones, Requisitos y

Competencias Laborales.

Ver Listado Maestro Documentos. FINANCIEROS

Ver Presupuesto de la Administradora de los Recursos del

Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

TECNOLÓGICOS Microsoft Office

Sistema de Gestión Documental – SGD.

TRÁMITES Y OTRO

PROCEDIMIENTO

ADMINSITRATIVO - OPA

RIESGOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Ver Mapa de

Riesgos del

proceso

Ver Hoja de Vida de Indicador

Ver Matriz Formulación y

Seguimiento de Plan de

Mejoramiento

MANUAL OPERATIVO




V01

PROCEDIMIENTO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y/o directrices para la prestación de los servicios y suministros, mediante la definición de

procedimientos con el fin de garantizar el buen funcionamiento en las instalaciones de la ADRES.

ALCANCE

El procedimiento inicia desde las solicitudes y/o requerimientos de las dependencias de la ADRES al Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES, continua con la prestación de los servicios

y/o suministros y finaliza con la entrega del servicio o suministros solicitados.


✓ El procedimiento de Gestión Administrativa aplica para todos los procesos de la Entidad Administradora de los Recursos del

Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

LÍDER

Director (a) de la Dirección Administrativa y Financiera.

DEFINICIONES

CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL – CDP: Es el documento expedido por el

funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe

estas funciones en la Entidad, mediante el cual se garantiza

la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre

de afectación y suficiente para respaldar los actos

administrativos proyectados por la Coordinación del Grupo

de Gestión Administrativa y Documental.

MANTENIMIENTO O REPARACIONES LOCATIVAS: Son

todas las actividades y obras que tienen como finalidad

mantener la planta física de las instalaciones de la ADRES

en condiciones adecuadas de funcionamiento y aptitud para

el uso, donde se incluyen trabajos eléctricos, pintura y

PLAN DE ADQUISICIONES: Documento donde se establecen

las necesidades de adquisición de bienes y servicios para una

determinada vigencia, por parte de las dependencias de las

Entidad.

SOFTWARE DE SEGURIDAD: Aplicativo de propiedad de la

administración del edificio cuyo objeto es el registro de entrada y

salida de los visitantes, funcionarios y contratistas de la ADRES

para control de seguridad.

TRANSPORTE ESPECIAL: Es el servicio de transporte

contratado por la Entidad y que es prestado por camionetas de

servicio público para el uso oficial de los funcionarios y

contratistas de la ADRES.

MANUAL OPERATIVO




V01

acabados, oficina abierta, servicio de cerrajería, sistema

hidráulico y varios.

TARJETA DE PROXIMIDAD: Es aquella suministrada por la

administración del edificio para permitir el acceso a las

instalaciones de la ADRES.


✓ Las actividades descritas en este procedimiento aplican a la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema de

Seguridad Social en Salud - ADRES, definiendo los responsables conforme a su estructura administrativa.

✓ El Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la Dirección Administrativa y Financiera como líder de los procesos

de gestión administrativa, tiene como propósito la implementación, ejecución y control de los procesos y la mejora

continua de los mismos.

✓ Divulgación y socialización periódica de la Guía y el procedimiento de Gestión Administrativa, por parte del Grupo de

Gestión Administrativa y Documental a los funcionarios y/o contratistas de la ADRES.

REQUISITOS LEGALES

REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Resolución 319 de 2018: Conformación del Grupo

de Gestión Administrativa y Documental

Artículo 2: Funciones del Grupo de Gestión Administrativa y Documental

de la Dirección Administrativa y Financiera.

Resolución 046 de 2018: Procedimiento de

Viáticos y Comisiones.

Aplica toda la Resolución.

Ley 142 de 1994: “Por la cual se establece el

régimen de los servicios públicos domiciliarios y se

dictan otras disposiciones”.

Aplica en lo que corresponda como usuario de gobierno de servicios

públicos.

DECRETO 348 DE 2015: “Por el cual se

reglamenta el servicio público de transporte

terrestre automotor especial y se adoptan otras

disposiciones”.

Aplica en lo que corresponda como Entidad contratante del servicio de

transporte especial.

Circular 002 de 2017: Lineamientos Básicos en

Talento Humano Aplica toda la Circular.

MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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INICIO

1.Identificar las necesidades de


2. Contratación de Servicios.

3. Supervisar la ejecución de los

Servicios de Gestión

Administrativa

Necesidades de tipo

administrativo

Contratos de Prestación

de servicios de Gestión

Administrativa

1


para Servicios de Gestión

Administrativa

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Plan de

Adquisiciones

Plan de Acción

de la vigencia

3.1. Prestar el servicio de

seguridad y vigilancia

3.2. Suministrar Carnet de

identificación y tarjetas de proximidad

Formato GADD-F01

Autorización Salida

de Elementos

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Correo electrónico para la solicitud de carnet por primera vez.

Listado firmado de entrega de carnet.

Formato diligenciado GADD-F03

Control entrega de Tarjetas de

Acceso

Oficio para activación y entrega de la tarjeta de proximidad.

MANUAL OPERATIVO




V01

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3.3. Solicitar el servicio

de transporte especial.

3.4. Suministrar tiquetes aéreos

Resolución de comisión de servicio.

1

Formato GADD-F06 Solicitud Serv. de

Transporte

3.6. Envío de la respuesta a solicitud de informe

Formato Informe de cumplimiento de avance de obligaciones

contractuales y pago GCON-F01.

Contrato de

prestación

de servicios

Informe mensual de TOP 10 de los

consumos por dependencias

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-

G01

Correos electrónicos

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Correos electrónicos

Solicitud de Comisión/desplazamiento (formato establecido desde la Dirección Administrativa y

Financiera – Grupo Interno de Gestión del Talento Humano)

3.5. Suministrar papelería y útiles

de oficina

1

1Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-

G01

Formato

GADD-F04

Solicitud y

Entrega de

papelería y

útiles de

oficina

2

2

Contrato de prestación

de servicios

Guía de Gestión

Administrativa formato

GADD-G01

2

Reporte del

operador de los

tiquetes utilizados y

no utilizados

Facturación

mensual

MANUAL OPERATIVO




V01

De

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2

3.7. Solicitar publicación diario oficial

Memorandos y oficios de solicitud de publicación de actos administrativos

(Resoluciones)

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

3.8. Solicitar y préstamo de

auditorio y salas de juntas 1 y 2 piso

17 y buen uso de las oficinas, salas

de juntas y puestos de trabajo y

ahorro de energía. Formato GADD-F05 Control

Préstamos Auditorio y Salas

de Juntas 1 y 2 Piso

Correo electrónico Outlook

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

3.9. Usar los parqueaderos asignados por la ADRES

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Correo electrónico



3

MANUAL OPERATIVO




V01

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3

3.10. Prestar el servicio de Aseo y Cafetería y suministro de insumos y

elementos de aseo y cafetería

Formato GCON-F01 Informe de cumplimiento de avance de

obligaciones contractuales y pago

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Registro de planilla de lavado

general u diario de los baños.

Formato GCON-F01 Informe de cumplimiento de avance de obligaciones contractuales y

pago

Correo electrónico

3.11. Realizar el mantenimiento o reparaciones locativas.

Correos electrónicos y aplicación funcional sobre

requerimientos correctivos de propiedad del arrendador.

3.12. Realizar y mantener actualizado los inventarios

individuales.

Formato GADD-F02 Inventario Individual de

Bienes y Equipos

Formato GETH-F10 Acta de Entrega Puesto de Trabajo

Bienes inmuebles

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

4

MANUAL OPERATIVO




V01

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4

3.13. Verificar y pagar los servicios públicos y contratos de servicios

administrativos

Facturación de los

servicios públicos de

Energía, Acueducto,

Telefonía Fija y Móvil

Informe trimestral de austeridad en el gasto

Facturas escaneadas

Archivo Excel Control de CDP

Formato GCON-F01 Informe de cumplimiento de avance de

obligaciones contractuales y pago

Contratos de servicios

administrativos

Guía de Gestión

Administrativa

formato GADD-G01

4. Evaluar y Mejorar la Gestión.

FIN

Plan de mejoramiento

MANUAL OPERATIVO




V01

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE

CONTROL RESPONSABLE REGISTRO

1.

Identificar las

necesidades de

gestión

administrativa.

Identificar y consolidar anualmente

las necesidades de tipo

administrativo que soportan los

procesos misionales de la Entidad.

Revisión y Visto

Bueno Director

(a)

Administrativo

y Financiero

(a).

Coordinador

Grupo Gestión

Administrativa

y Documental.


para servicios de gestión

administrativa.

2.

Contratación de

servicios.

De acuerdo con el Plan de

Adquisiciones y el Plan de Acción de

la vigencia para los servicios de

gestión administrativa, el

Coordinador del Grupo de Gestión

Administrativa realiza lo siguiente: i)

Elaborar y suscribir los estudios

previos con sus respectivos anexos

técnicos para cada una de las

necesidades de gestión

administrativa de acuerdo con lo

establecido en el “Manual Operativo

Gestión de Contratación”; y ii)

Solicitar la disponibilidad

presupuestal al Grupo de Gestión

Financiera Interna, a través del

formato GFGE-F01 “Solicitud

Certificación de Disponibilidad

Presupuestal”.

Revisión y Visto

Bueno del

Director (a)

Administrativo

y Financiero (a)

a los estudios

previos, anexos

técnicos y

disponibilidad

presupuestal.

Coordinador

Grupo Gestión

Administrativa

y Documental

Contratos de prestación

de servicios de gestión

administrativa.

3.

Supervisar la

ejecución de los

servicios de

gestión

administrativa.

Supervisar, controlar y realizar

seguimiento a la ejecución por parte

de los operadores contratados de los

siguientes servicios de gestión

administrativa, de acuerdo con las

actividades contempladas en la

Verificación de

las obligaciones

contractuales

vs. la ejecución

de los

contratos.

Coordinador

Grupo Gestión

Administrativa

y Documental

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


“Guía de Gestión Administrativa”

Formato GADD-G01, así:

3.1. Seguridad y vigilancia.

3.2. Carné de identificación y

tarjetas de proximidad.

3.3. Solicitud y uso de transporte

especial.

3.4. Suministro de tiquetes aéreos.

3.5. Suministro de papelería y útiles

de oficina.

3.6. Solicitud de impresiones,

fotocopias y digitalización de

documentos.

3.7. Solicitud publicación Diario

Oficial.

3.8. Solicitud y préstamo de

auditorio y salas de juntas 1 y 2 piso

17 y buen uso de las oficinas, salas

de juntas y puestos de trabajo y

ahorro de energía.

3.9 Uso de parqueaderos asignados

por la ADRES.

3.10. Prestar el servicio de aseo y

cafetería y suministro de insumos y

elementos de aseo y cafetería.

3.11. Mantenimiento o reparaciones

locativas.

3.12. Realizar y mantener los

inventarios individuales.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


3.13. Verificar y pagar los servicios

públicos y contratos de servicios

administrativos.

3.1

Prestar el

servicio de

seguridad y

vigilancia.

Cuando se requiera el ingreso a las

instalaciones por parte de los

servidores públicos, contratistas o

visitantes a la ADRES, se debe

realizar de acuerdo con la “Guía de

Gestión Administrativa” formato

GADD-G01, el cual contempla:

• Acceso a las instalaciones:

➢ Ingreso y Salida de

Visitantes: Se debe utilizar la

tarjeta de proximidad y aplicativo

de visitantes.

➢ Ingreso de niñas, niños y

adolescentes menores de 18 años.

➢ Ingreso y salida de

funcionarios y contratistas

➢ Ingreso de personal los fines

de semana.

Registro de entrada y salida de

elementos y equipos: Los elementos

se deben registrar al ingreso en el

puesto de vigilancia dejando

consigna en el libro de minuta. Para

el retiro de elementos, en los casos

en que no se haya realizado el

registrado en la minuta, se requiere

diligenciar el formato GADD-F01

“Autorización Salida de Elementos”.

Verificación y

validación de

entrada y

salida de

elementos.

Registro en el

aplicativo de

visitantes.

Revisión y

verificación

del formato

GADD-F01

“Autorización

salida de

elementos”

Coordinador

Grupo Gestión

Administrativa

y Documental

Formato GADD-F01

“Autorización Salida de

Elementos”.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


3.2

Suministrar

carné de

identificación y

tarjetas de

proximidad.

El Grupo de Gestión Administrativa y

Documental gestionará el suministro

del carné de identificación de la

ADRES y la tarjeta de proximidad

para el acceso a las instalaciones de

la ADRES, como se establece en la

“Guía de Gestión Administrativa

GADD-G01”.

La verificación y uso del carné de

identificación y de la tarjeta de

proximidad para el acceso estará a

cargo de los guardas de seguridad,

quienes reportarán al supervisor del

contrato cualquier novedad.

El registro de ingreso y salida de la

tarjeta de proximidad de acceso a las

instalaciones de la ADRES, la realiza

los funcionarios y/o contratistas

generando una evidencia en el

software de seguridad, destinado

para ello.

Verificar el uso

del carné de

identificación.

Registro de

ingreso y salida

con la tarjeta

de proximidad

de acceso.

Coordinador

Grupo Gestión

Administrativa

y Documental.

Gestor Grupo

Gestión

Administrativa

y Documental.

Funcionarios

y/o contratista

de la ADRES.

Listado firmado de

entrega de carné.

Correo electrónico para la

solicitud de carné por

primera vez.


GADD-F03 “Control

entrega de Tarjetas de

Acceso”.

Oficio para activación y

entrega de la tarjeta de

proximidad.

3.3

Solicitar el

servicio de

transporte

especial.

El servicio de transporte especial se

presta a los funcionarios y/o

contratistas de la ADRES, a través de

un contrato de prestación de

servicios celebrado para tal fin. Los

lineamientos del uso se establecen

en la “Guía de Gestión

Administrativa GADD-G01”.

Presentar y

mantener en

lugar visible el

carné de

identificación

de la ADRES.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Personal de

apoyo y/o

auxiliares

administrativos


Formato GADD-F06

“Solicitud Servicio de

Transporte”.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


Revisar el

formato de

servicio de

solicitud de

transporte.

Revisar

disponibilidad

de vehículos.

de las

dependencias.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

3.4

Suministrar

tiquetes

aéreos.

La ADRES tiene contratado el

servicio de suministro de tiquetes

aéreos para funcionarios y/o

contratistas. El operador remite

mensualmente un reporte de los

tiquetes utilizados y no utilizados al

supervisor del contrato de la ADRES,

con el fin de verificar con la

facturación mensual para su

posterior pago. Los lineamientos de

uso están establecidos en la

Resolución 046 de 2018 y en la “Guía

de Gestión Administrativa GADD-

G01”.

Verificar y

revisar la

resolución de

comisión con la

solicitud de

comisión y

desplazamiento

Revisar y

validar el

reporte

mensual del

operador vs la

facturación.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.


“Solicitud de

Comisión/desplazamiento”

(formato establecido

desde la Dirección

Administrativa y

Financiera – Grupo

Interno de Gestión del

Talento Humano).

Resolución de comisión de

servicio y autorización de

desplazamiento.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


3.5

Suministrar

papelería y

útiles de

oficina.

El suministro de papelería y útiles de

oficina se presta a los funcionarios

y/o contratistas de la ADRES a

través de un contrato de prestación

de servicios celebrado para tal fin.

Los lineamientos de uso se

establecen en la “Guía de Gestión


Verificar las

solicitudes de

las

dependencias

contra el

listado

autorizado de

elementos y

útiles de oficina

aprobado

Revisar los

elementos de

papelería y

útiles de oficina

defectuosos.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Personal de

apoyo y/o

auxiliares

administrativos

de las

dependencias.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Formato GADD-F04

“Solicitud y Entrega de

papelería y útiles de

oficina”.

3.6

Prestar el

servicio de

impresiones,

fotocopiado y

digitalización de

documentos.

Las solicitudes servicio impresión,

fotocopiado y digitalización de

documentos se prestan a los

funcionarios y/o contratistas de la

ADRES a través de un contrato de

prestación de servicios. Los

lineamientos de uso se establecen



Clave de

acceso para el

uso de las

impresiones.

Verificación del

servicio

prestado.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Operario del

Centro de

copiado del

servicio

contratado.

Formato “Informe de

cumplimiento de avance

de obligaciones

contractuales y pago”

GCON-F01.

Informe mensual de TOP

10 de los consumos por

dependencias.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

3.7

Solicitar

publicación en

el Diario Oficial.

Las solicitudes de publicación se

deben realizar mediante memorando

en físico por parte de las

dependencias con los soportes y/o

anexos del acto administrativo,

comunicaciones y/o edictos, al

encargado del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental. Los

lineamientos de uso se establecen



Verificación de

la publicación

del acto

administrativo

en el Diario

Oficial.

La dependencia

quien tramita el

acto

administrativo

(Resolución).

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Memorandos y oficios de

solicitud de publicación de

actos administrativos

(Resoluciones).

3.8

Solicitud y

préstamo de

auditorio y

salas de juntas

1 y 2 piso 17 y

buen uso de las

oficinas, salas

de juntas y

puestos de

trabajo y

ahorro de

energía.

Para el buen uso del auditorio y de la

sala de juntas se debe generar el

formato Solicitud de Servicio

Préstamo de Auditorios – GADD-F05

“Control Préstamos Auditorio y Salas

de Juntas 1 y 2 Piso”, y enviarlo al

correo gestión.

[email protected]

Los lineamientos de uso se

establecen en la “Guía de Gestión


Planilla de

control de

programación

de préstamo del

auditorio y de

las salas de

juntas.

Verificación del

uso del

auditorio y de

las salas de

juntas y

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES

dependencias

solicitantes.

Personal de

apoyo y/o

auxiliares

administrativos

de las

dependencias.


Formato GADD-F05

“Control Préstamos

Auditorio y Salas de

Juntas 1 y 2 Piso”.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


puestos de

trabajo.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

3.9

Usar los

parqueaderos

asignados por

la ADRES.

La Entidad dispone de 45

parqueaderos para su uso dentro de

lo establecido en el contrato de

arrendamiento de las instalaciones

de la ADRES y cuyos lineamientos se

encuentran establecidos en la “Guía


G01”.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.




3.10

Prestar el

servicio de aseo

y cafetería y

suministro de

insumos y

El servicio de aseso y cafetería y

suministro de insumos y elementos

de aseo y cafetería en las

instalaciones de la ADRES se

encuentra contratado con un

Verificación por

parte del

supervisor de

las obligaciones

contractuales

Coordinador

contratado por

el operador del

servicio de aseo

y cafetería.

Correo electrónico del

supervisor con

observaciones y

solicitudes de pedido al

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


elementos de

aseo y

cafetería.

operador especializado. Los

lineamientos de uso del servicio

están contenidos en la “Guía de

Gestión Administrativa GADD-G01”.

del servicio de

aseo y

cafetería.

Verificación de

las cantidades

de elementos e

insumos

existentes para

el nuevo

pedido.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

operador de aseo y

cafetería.

Registro de planilla de

lavado general u diario de

los baños.

Formato GCON-F01




3.11

Realizar el

mantenimiento

o reparaciones

locativas.

La ADRES cuenta con 2.330 metros

cuadrados de área en los pisos 17 y

18 de la Torre Aire del Edificio

Elemento y el mantenimiento de las

instalaciones de la ADRES se

encuentra contratado con el

arrendador, para lo cual el

supervisor designado del Grupo de

Gestión Administrativa y

Documental realiza el seguimiento

permanente a las obligaciones

contractuales de acuerdo con el

Formato “Informe de cumplimiento


contractuales y pago” GCON-F01.

Los lineamientos de uso del servicio



Verificación por

parte del

supervisor de

las obligaciones

contractuales

del servicio de

arrendamiento

de las

instalaciones

de la ADRES.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Formato GCON-F01




Correos electrónicos y

aplicación funcional sobre

requerimientos

correctivos de propiedad

del arrendador.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


3.12

Realizar y

mantener

actualizados los

inventarios

individuales.


Documental es el encargado de

realizar los inventarios de los bienes

inmuebles y mantenerlos

actualizados. El control de los

equipos se asignará mediante el

formato GADD-F02 “Inventario

Individual de Bienes y Equipos”. Los

lineamientos de uso del servicio



Verificación de

los inventarios

individuales.

Funcionarios y

contratistas de

la ADRES.

Gestor del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Formato GADD-F02

“Inventario Individual de

Bienes y Equipos”.

Formato GETH-F10 “Acta

de Entrega Puesto de

Trabajo”.

3.13

Verificar y

pagar los

servicios

públicos y

contratos de los

servicios

administrativos.


Documental, es el encargado de

revisar, controlar y verificar los

consumos frente a la facturación de

los servicios públicos de energía,

acueducto, telefonía fija y móvil de

la ADRES, así como realizar la

supervisión de los contratos de

servicios administrativos y tramitar

los pagos respectivos, de acuerdo

con lo establecido en el

“Procedimiento Supervisión de

Contratos” del “Manual Operativo

Gestión de Contratación”.

Los lineamientos de uso y del

servicio están contenidos en la “Guía

Revisión y

control del

servicio

prestado.

Verificar los

servicios

prestados

respecto a los

contratados,

los servicios

facturados y a

pagar.

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Gestor Grupo

Gestión

Administrativa

y Documental.

Facturas escaneadas.

Informe trimestral de

austeridad en el gasto.

Archivo Excel “Control de

CDP”.

Formato GCON-F01




MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE



G01”.

4.

Evaluar y

Mejorar la

gestión.

Evaluar la satisfacción de los

servicios de apoyo logístico

prestados.

Realizar seguimiento al proceso

mediante el análisis de los

mecanismos de medición a la

gestión.

Fin del Procedimiento

Coordinador del

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

Plan de Mejoramiento.

PROCEDIMIENTO RADICACIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO

Dar cumplimiento a la normatividad archivística vigente, mediante la organización, clasificación y descripción de los documentos

generados en la Entidad, con el fin de administrar correctamente los archivos de gestión y central de la Entidad.

ALCANCE

Inicia con la organización y clasificación de los documentos, continua con la clasificación, descripción y valoración de estos y

termina con las transferencias primarias y secundarias.


✓ Aplica a todos los procesos de la Entidad.

MANUAL OPERATIVO




V01

LÍDER


DEFINICIONES
























aquellos documentos que, por su valor para la investigación,


características necesarias para ser considerada documento. Son

ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio,

un informe.


tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

Pueden ser preventivas o de intervención directa.




específicas.






de la Entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica



documentales.




MANUAL OPERATIVO




V01

la ciencia y la cultura, deben conservarse

permanentemente.


resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo

vital de los documentos, registrada en las Tablas de












ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la



perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de

conservar su información en otros soportes.

ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS: Para la aplicación del

presente reglamento, se entiende por eliminación la

destrucción de los documentos que hayan perdido su valor

administrativo, legal o fiscal e histórico o que carezcan de

relevancia para la ciencia o la tecnología.

PRE-RADICACIÓN: Corresponde al alistamiento de los

documentos sujetos a radicación.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Traslado de los

documentos del archivo central al archivo histórico, una vez

cumplido el tiempo de retención establecido en la Tabla de

Retención Documental (TRD) o en la Tabla de Valoración

Documental (TVD), correspondiente.


del Archivo de gestión al central, y de este al histórico, de

conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) y las

Tablas de Valoración Documental (TVD) vigentes.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un

conjunto de documentos de tal forma que garantice su

preservación e identificación. Pueden ser unidades de

conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los

libros o tomos.





VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se

determinan los valores primarios y secundarios de los

documentos con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases del archivo.





documentos en el transcurso del tiempo y surge una vez

MANUAL OPERATIVO




V01

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción

Archivística ISAD (G). Guía general que sirve para orientar

descripciones archivísticas, su finalidad es identificar y

explicar el contexto y el contenido de los documentos de

archivo para hacerlos accesibles.

cumplidos los valores primarios, de acuerdo con los intereses

patrimoniales, históricos, científicos o cultural.


✓ Todas las dependencias de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud ADRES

deben tener las Tablas de Retención Documental (TRD), de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la Entidad,

con el fin de aplicar las mismas a los documentos producidos por las áreas.

✓ Las dependencias deben mantener organizados los documentos, de acuerdo con las TRD.

✓ Las dependencias deberán realizar sus transferencias documentales, de acuerdo con el cronograma anual de

transferencias.

✓ El acervo documental, objeto de transferencia primaria, debe cumplir con las directrices establecidas.

✓ Todas las dependencias de la ADRES deben crear los expedientes documentales desde el inicio hasta el final del trámite.

✓ El grupo de Gestión Administrativa y Documental no aceptará tipos o series documentales que no se encuentren descritos

en la TRD de cada dependencia y que su disposición en Archivo Central está identificada como cero.

✓ Las Tablas de Valoración Documental (TVD) se estructurarán en el momento que surja una reestructuración

organizacional de la Entidad y que genere un cúmulo de acervo documental sin ninguna intervención.


Seguridad Social en Salud – ADRES, definiendo los responsables conforme a su estructura administrativa.

REQUISITOS LEGALES


Ley 594 del 2000: “Por medio de la cual se dicta

la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.”

Aplica toda la Ley.

Acuerdo 07 de 1994: “Por el cual se adopta y se

expide el Reglamento General de Archivos”.

Aplica todo el Acuerdo.

MANUAL OPERATIVO




V01

Acuerdo 50 de 2000: “Por el cual se desarrolla el

artículo 64 del título VII "Conservación de

documento", del Reglamento General de Archivos

sobre "Prevención de deterioro de los documentos

de archivo y situaciones de riesgo".


Acuerdo 038 del 2002: “Por el cual se desarrolla

el artículo 15 de la Ley General de Archivos, Ley 594

de 2000”.


Acuerdo 042 de 2002: “Por el cual se establecen

los criterios para la organización de los archivos de

gestión en las entidades públicas y privadas que

cumplen funciones públicas, se regula el Inventario

Único Documental y se desarrollan los artículos 21,

22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos Ley 594

de 2000”.


Acuerdo 005 de 2013: “Por medio del cual se

establecen los criterios básicos para la clasificación,

ordenación y descripción de los archivos en las

entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.


Acuerdo 004 de 2013: “Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y

se modifica el procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de Retención

Documental y las Tablas de Valoración

Documental”.



establecen los criterios básicos para creación,

conformación, control y consulta de los expedientes

de archivo y se dictan otras disposiciones”.


MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RADICACIÓN DOCUMENTAL

Aux

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adic

ació

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Ges

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Ges

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Doc

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vo.

INICIO

1.Recibir y Revisar comunicacionesDocumentosverificados

2.Orientar al Ciudadano

3.Realizar Pre-radicación

4.Registrar los datos y radicar la correspondencia.

Documentos organizados y con alistamiento

C1. ¿La comunicación es de

competencia de la ADRES?

NO

FINSICorrespondencia

SGDDocumento radicado con

sticker adherido

Documentos organizados y

con alistamiento

Medios magnéticos

5. Digitalizar documentos físicos. Documento digitalizadoDocumento

radicado con sticker adherido

1

MANUAL OPERATIVO




V01

Auxi

liar d

e

scan

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Ope

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Ges

tión

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Docu

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tal y

man

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rchi

vo.

6. Clasificar documentos radicados.

7. Entrega de documentos físicos.Planilla Control de préstamo Archivo y Correspondencia


1

Documentos

Documentos

Planilla Control

SGD 8. Custodia de documentos físicosPlanilla de entrega

de archivo.

9. Recibir tarea en el SGDComunicaciones a tramitar en SGD

C2. ¿Se requiere respuesta?

11. Generar Comunicación

10. Descargar documento de la bandeja del SGD

Si

No

SGD

12. Iniciar el procedimiento de Mensajería Interna para envío de correspondencia

FIN

FIN

Documento de respuesta.

Documentos enviados

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1. Recibir y revisar

comunicaciones.

El proceso inicia en el momento en el que el

Auxiliar de Radicación del Operador de Gestión

Documental y Manejo de Archivo, analiza los

documentos verificando que son competencia

de la ADRES.

¿La comunicación es de competencia de la

ADRES?

No: Continua en la actividad 2.

Sí: Continua en la actividad 3.

Revisión de

los

documentos

recibidos.

Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

verificados.

2. Orientar al

ciudadano.

Para las comunicaciones que no son

competencia directa de la ADRES, se brinda

asesoría al remitente sobre las Entidades

competentes para la radicación de los

documentos.

Fin del procedimiento.

Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

3. Realizar pre-

radicación.

La correspondencia que se recibe pasa por un

proceso de pre-radicación donde se registra con

timbre de reloj y se folia.

Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

organizados y

con alistamiento.

4.

Registrar los

datos y radicar

la

correspondencia.

Una vez revisados los documentos se ingresan

los datos al Sistema de Gestión Documental

(SGD) y este genera el número de radicado para

la comunicación. Posteriormente se imprime en

dos (2) ejemplares, que se adhieren al original

y la copia es devuelta al remitente. Para las

Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Documento

radicado con

sticker adherido.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


comunicaciones que tengan como anexos

medios magnéticos, se imprime y adhiere el

sticker generado.

Automáticamente, se direcciona la

documentación, la cual llega a la bandeja de

entrada del SGD del funcionario designado. De

igual manera se remite una alerta de asignación

al correo electrónico del funcionario encargado

de dar trámite al documento.

Una vez se radica la documentación en el SGD,

los documentos físicos se ponen a disposición

del área de scanner para su digitalización.

Manejo de

Archivo.

5.

Digitalizar

documentos

físicos.

Mediante el software de compatibilidad que

disponen los scanners, se cargan en el SGD las

imágenes de los documentos previamente

radicados, las cuales quedan identificadas por el

número de radicado asignado.

Auxiliar de

scanner del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documento

digitalizado.

6.

Clasificar

documentos

radicados.

Una vez digitalizados los documentos se sitúan

en el lugar destinado para tal fin y se separan

por áreas y/o dependencias.

Revisión y

clasificación

de

documentos.

Auxiliar de

scanner del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

clasificados.

7.

Entrega de

documentos

físicos.

Los documentos, que previamente se haya

establecido su entrega, son incorporados en la

Planilla Control de Préstamo Archivo y

Auxiliar de

correspondencia

del Operador de

Planilla Control

de préstamo

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


Correspondencia y se entregan al funcionario

responsable de la tarea en el SGD.

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Archivo y

Correspondencia.

8.

Custodia de

documentos

físicos.

Los documentos que no son entregados a las

áreas de la ADRES quedan bajo custodia del

archivo administrado por el Operador de Gestión

Documental y Manejo de Archivo. Estos surten

un proceso de validación uno a uno acorde al

reporte extraído del SGD y son entregados por

medio de la planilla de entrega de archivo y

llevados al área de archivo para que sean

custodiados.

Validación

del reporte

del SGD

usado para

entrega de

los

documentos

físicos que

quedan en

custodia.

Auxiliares de

correspondencia

y Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Planilla de

entrega de

archivo.

9. Recibir tarea en

el SGD.

Una vez se evidencia en el aplicativo SGD las

comunicaciones a tramitar por cada funcionario

responsable, se debe determinar cuáles de

estas requieren respuesta. Si es necesario

generar respuesta continua con la actividad

número 11, en caso de no requerir respuesta

pasa a la actividad número 10.

¿Se requiere respuesta?



Revisión de

la tarea

asignada.

Funcionario

responsable de

cada área.

10.

Descargar

documento de la

bandeja del SGD

Se procede a descargar el documento del

aplicativo SGD exponiendo la causal de no

respuesta y terminando el trámite de esta.


Funcionario

responsable de

cada área.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


11. Generar

comunicación.

Las áreas responsables de la comunicación

generan la respuesta dentro del tiempo

establecido y se dispone su envío en el Grupo de

Gestión Administrativa y Documental.

Funcionario

responsable de

cada área /

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documento de

respuesta.

12.

Iniciar el

procedimiento

de “Mensajería

Interna” para

envío de

correspondencia.

Se recibe el documento y se inicia el

procedimiento de “Mensajería Interna” para el

envío de correspondencia con el fin de ser

entregada al respectivo destinatario, mediante

la planilla de entrega de envíos, la cual es

utilizada para definir la responsabilidad de quien

realiza la gestión del envío. (motorizado y/o

Courrier).


Planilla de

entrega de

envíos.

Coordinador

documental y

Mensajero del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

enviados.

MANUAL OPERATIVO




V01

PROCEDIMIENTO RADICACIÓN CORREO NOTIFICACIONES JUDICIALES

OBJETIVO

Administrar de manera centralizada las demandas y acciones constitucionales remitidas por órganos judiciales al correo electrónico [email protected] realizando la recepción, radicación y escalamiento al área de correspondencia de todos y cada uno de los proceso judiciales recibidos en este correo y provenientes de diferentes despachos judiciales, para que su confirmación se haga a estas por el mismo medio.

ALCANCE

Inicia cuando el auxiliar de Radicación del Operador de Gestión Documental y Manejo de Archivo registra la DATA en el Sistema de Gestión Documental (SGD), el posterior cargue electrónico de las tutelas recibidas y finaliza con la asignación a la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.


✓ Todas las áreas de la Entidad.

LÍDER


DEFINICIONES

CANAL: Espacio, escenario, medio a través del cual se

presta un servicio al ciudadano.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas

recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones

asignadas legalmente en esta Entidad, independientemente

del medio utilizado.

DESACATO: Instrumento jurídico que el accionante deberá

promover para que se proceda al inmediato cumplimiento

SENTENCIA O FALLO: Decisión proferida por un juez

constitucional mediante la cual ampara o niega la protección del

derecho fundamental invocado.


TUTELA: Es el mecanismo creado en el artículo 86 de la

Constitución de 1991, mediante el cual toda persona puede

reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos

constitucionales fundamentales, cuando estos resultan

mailto:[email protected]

MANUAL OPERATIVO




V01

de lo ordenado en el fallo de tutela y la cual goza de un

carácter de sanción disciplinaria.

ESCALAMIENTO: Acción de subir a un nivel mayor de

responsabilidad o dependencia competente para responder.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el

procedimiento por medio del cual, las Entidades ingresan al

SGD, todas las comunicaciones producidas o recibidas,

registrando datos tales como nombre de la persona o

entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)

dependencia(s) competente(s), número de radicación,

nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y

tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier

autoridad o de los particulares en los casos establecidos en la ley.

VENTANILLA ÚNICA: Ventanilla única dispuesta por la Entidad

para la recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias

Denuncias y Felicitaciones por los diferentes canales (Buzón de

notificaciones judiciales, formulario único de PQRS dispuesto en

la página electrónica).


✓ Las actividades descritas en el procedimiento "Radicación correo notificaciones judiciales" aplican para los encargados

de recepcionar, radicar y asignar a la Oficina Asesora Jurídica de la ADRES las demandas y tutelas recibidas por el correo

electrónico [email protected] definiendo los encargados conforme a la estructura administrativa,

quienes determinaran al interior de la Oficina Asesora Jurídica los responsables de la atención de conformidad con las

etapas procesales.

✓ El seguimiento a la gestión de tutelas es desarrollado por los responsables conforme a la estructura administrativa de

la Entidad.

✓ Para los casos en que el ciudadano radique una petición por el correo electrónico de Notificaciones Judiciales, su trámite

debe surtirse de conformidad con el procedimiento establecido en Atención PQRSD.



MANUAL OPERATIVO




V01

REQUISITOS LEGALES


Constitución Política Colombiana

Artículo 86: Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante

los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento

preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la

protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales,

cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción

o la omisión de cualquier autoridad. La protección consistirá en una orden

para que aquel respecto de quien se solicita la tutela, actúe o se abstenga

de hacerlo. El fallo, que será de inmediato cumplimiento, podrá

impugnarse ante el juez competente y, en todo caso, éste lo remitirá a

la Corte Constitucional para su eventual revisión. Esta acción solo

procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa

judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para

evitar un perjuicio irremediable. En ningún caso podrán transcurrir más

de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución. La ley establecerá

los casos en los que la acción de tutela procede contra particulares

encargados de la prestación de un servicio público o cuya conducta afecte

grave y directamente el interés colectivo, o respecto de quienes el

solicitante se halle en estado de subordinación o indefensión.



disposiciones”.

Aplica toda la Ley.

Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea

la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a

la Información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones”.

Aplica toda la Ley.

MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RADICACIÓN CORREO NOTIFICACIONES JUDICIALES

Ciu

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INICIO

1. Remitir tutela y/o fallo o decisión

proferida por un Despacho judicial

Solicitud de Tutela de

Ciudadano

2. Validación de la solicitudFormato de Solicitud

diligenciado

Solicitud de

Tutela de

Ciudadano

Outllook

Tutela y anexos

Outllook

C1. ¿La solicitud es personal?

4. Revisar los tiempos de respuesta de

las tutelas que ingresaron.

3. Remitir al procedimiento canal

de atención virtual de atención al

ciudadano PQRSD para su

respectivo trámite y radicación en

el SGD.No

Si

FIN

5. Radicar en Sistema de Gestión

Documental - SGDSGD Documento radicado

6. Remitir a la Oficina Asesora Jurídica

para la respuesta

Tutelas direccionadas a

la Oficina Asesora

Jurídica

1

Correo

Electrónico

MANUAL OPERATIVO




V01

Ser

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Ciu

dad

ano.

7. Remitir mensaje informando el recibido

de tutela a juzgados

Correo Electrónico,

mensaje a los juzgados

informado el recibido de

tutelas.

Outllook

1

Tutelas direccionadas a

la Oficina Asesora

Jurídica

8. Alimenta BD Control de Tutelas

Recibidas por día

Bases de datos

actualizadas con el registro

y número de tutelas

radicadas por día

FIN

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1.

Remitir tutela

y/o fallo o

decisión

proferida por un

Despacho

Judicial.

Los Despachos Judiciales envían correo

electrónico al correo de la Entidad establecido

para tal fin, adjuntando tutela con anexos con el

fin de que la Entidad cumpla con una decisión

proferida por ellos.

Revisión

correo

notificaciones.

Ciudadano o

tercero.

Solicitud de

tutela de

ciudadano.

2. Validación de la

solicitud.

El servidor público y/o auxiliar de radicación del

Operador de Gestión Documental y Manejo de

Archivo procede a validar la petición ingresando

al correo de notificaciones judiciales, con su

usuario y contraseña.

¿La solicitud es personal?



Validación de

la

competencia

de acuerdo

con el tema

solicitado

mediante el

SGD.

Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Formato de

solicitud

diligenciado.

3.

Remitir al

procedimiento

canal de

atención virtual

de atención al

ciudadano

PQRSD para su

respectivo

trámite y

radicación en el

SGD.

Se remite la solicitud a través de correo

electrónico a los responsables de Atención al

Ciudadano, para que se adelante el tramite

respectivo.


Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico.

4.

Revisa los

tiempos de

respuesta de las

tutelas que

ingresaron.

El servidor público y/o Auxiliar de Radicación del


Archivo asignado realiza la revisión de los

términos de respuesta de las tutelas que

ingresaron al correo establecido para tal fin.

Revisión de

los correos.

Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


Documental y

Manejo de

Archivo.

5.

Radicar en

Sistema de

Gestión

Documental –

SGD.

El servidor público y/o Auxiliar de Radicación del


Archivo procede a radicar en el Sistema de

Gestión Documental (SGD) cumpliendo con lo

establecido en el procedimiento de radicación

documental.

Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documento

radicado.

6.

Remitir a la

Oficina Asesora

Jurídica para la

respuesta.

El Servidor público y/o Auxiliar de Radicación del


Archivo remite automáticamente por el

aplicativo SGD, a la Oficina Asesora Jurídica para

la validación y tramite respectivo.

Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Tutelas

direccionadas a

la Oficina

Asesora

Jurídica.

7.

Remitir mensaje

informando el

recibido de

tutela a

juzgados.


Operador de Gestión Documental, remite

mensaje a los juzgados informado el recibido de

las tutelas.

Correo

electrónico

como

evidencia de

notificación a

los juzgados

informando el

recibido en la

ADRES.

Servidor público

y/o Auxiliar de

Radicación del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico y/o

mensaje a los

juzgados

informando el

recibido de

tutelas.

8.

Alimentar base

de datos de

control de


Operador de Gestión Documental, alimenta la

Contratistas y/o

GO de Atención

al Ciudadano.

Bases de datos

actualizadas

con el registro

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


tutelas recibidas

por día.

Base de Datos con el control de las tutelas

recibidas en el día.


y número de

tutelas

radicadas por

día.

PROCEDIMIENTO MENSAJERÍA INTERNA

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de entrega y recogida de documentos recibidos y generados desde y hacia la ADRES, garantizando

oportunidad y seguridad en el manejo de la correspondencia bajo los lineamientos establecidos en la Ley.

ALCANCE

Describe el proceso realizado por los auxiliares de correspondencia y mensajeros que prestan sus servicios en la ADRES, para

dar trámite a la correspondencia generada desde y hacia terceros, como producto de la gestión institucional.


✓ Aplica a todos los procesos de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

LÍDER


DEFINICIONES






MANUAL OPERATIVO




V01


producida o recibida por una entidad pública o privada


PRESERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de

medidas tomadas para garantizar el buen estado de los

documentos. Pueden ser preventivas o de intervención

directa.


características necesarias para ser considerada documento.

Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta,

un oficio, un informe.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades

documentales de estructura y contenidos homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia de sus funciones específicas.






de la Entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica



documentales.





✓ Todas las dependencias de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES

deben tener las Tablas de Retención Documental – TRD, de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la Entidad,


✓ Las dependencias deben mantener organizados los documentos, de conformidad a las TRD.

✓ Las dependencias deberán realizar sus transferencias documentales, teniendo en cuenta lo establecido en el cronograma

anual de transferencias.



✓ El grupo de Gestión Administrativa y Documental no aceptará tipos o series documentales que no se encuentren descritos

en la TRD de cada dependencia y que su disposición en Archivo Central está identificada como cero.

MANUAL OPERATIVO




V01

✓ Las Tablas de Valoración Documental – TVD se estructurarán en el momento que surja una reestructuración




REQUISITOS LEGALES




disposiciones”.

Aplica toda la ley.




disposiciones”.

Aplica toda la ley.

Ley 734 de 2002: “Por la cual se expide el Código

Disciplinario Único”.

Aplica toda la ley.












de 2000”.







MANUAL OPERATIVO




V01



de 2000”.













Documental”.







Acuerdo 003 de 2015: Por el cual se establecen

los lineamientos generales para las Entidades del

Estado en cuanto a la gestión electrónica de

documentos generados como resultado del uso de

medios electrónicos de conformidad con lo

establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011,

se reglamenta el artículo 21 de 594 de 2000 y el

capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.


MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO MENSAJERÍA INTERNA

Aux

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Op

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rch

ivo

INICIO

1.Registrar Planillas

2. Recibo de la Documentación

Correo

electrónico

3. Devolución de documentos

recibidos

4. Recibo de la Devolución

Planilla Control de préstamo

Archivo y Correspondencia

registrada.

Planilla Control de préstamo

Archivo y Correspondencia.

Planilla Control de préstamo Archivo

y Correspondencia Validada.

Planilla de control de

préstamo archivo de

correspondencia

Planilla Control de préstamo Archivo

y Correspondencia validada y

firmada.

5. Entrega de documentos de

salida


Nacional y/o Local

1

Planilla Control Mensajería Nacional

y/o Local diligenciada

6. Organizar Documentos


Nacional y/o Local

Documentación

Documentación

organizada y clasificada

MANUAL OPERATIVO




V01

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hivo

7. Realizar Trámites de entrega y envió

1

Planilla Control

Mensajería Nacional y/o

Local


Nacional y/o Local firmada.

8. Entrega correspondencia motorizados.

9. Entregar a otros destinos (Envíos).

Planilla Control de

Correspondencia.

Documentos

Documentos con guía y/o

firma y sello de recibido.

C1. ¿Se realiza entrega

efectiva del documento?

Documento con guía

firmada.

10. Cargue de la imagen

11. Devolución de documento

SI

Imagen digitalizada

y cargada al SGD.


Nacional y/o Local firmada,

con firma de recibido.

FIN

FIN

NO

Formato solicitud envío correspondencia

Motorizado diligenciado

Correo electrónico

Documentos en el

centro de acopio

Documento con

constancia de entrega

Sist. De Gestión

Documental - SGD

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1.

Registrar

planillas.

En la planilla de control de préstamo archivo de

correspondencia se registra: Fecha, número de

radicado de la comunicación, fecha de

radicación, área a la que se entrega el

documento, asunto del documento, opción de

marcar si lleva CD, número de folios, funcionario

que recibe y casilla para firma en el momento de

la devolución, fecha y hora de la devolución.

Una vez se diligencie la planilla se entrega al área

respectiva la documentación física con los

soportes como fue recibido el documento.

Registro de

planilla.

Auxiliar de

correspondencia

del Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Planilla control

de préstamo

archivo y

correspondencia

registrada.

2. Recibo de la

documentación.

Los documentos previamente listados en la

planilla de control de préstamo archivo de

correspondencia se entregan al responsable

designado en cada área, quien valida la

información consagrada en la planilla y firma con

fecha y hora como constancia de recibo de los

documentos.

Auxiliar de

correspondencia

del Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo /

Responsable del

área en la

Entidad.

Planilla control

de préstamo

archivo y

correspondencia

validada.

3.

Devolución de

documentos

recibidos.

El área responsable del documento a devolver

informa sobre la disponibilidad de este mediante

correo.

Responsable del

área en la

Entidad.

Correo

electrónico.

4. Recibo de la

devolución.

El Auxiliar de correspondencia, responsable de

recoger los documentos, lleva la planilla de

control de préstamo archivo de correspondencia

y valida la información contenida en la planilla al

momento de la entrega y hace firmar al

Verificación

y firma en

la planilla.

Auxiliar de

correspondencia

del Operador de

Gestión

Documental y

Planilla control

de préstamo

archivo y

correspondencia

validada y

firmada.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


responsable en la casilla correspondiente la

devolución del documento con hora y fecha.

Manejo de

Archivo.

5.

Entrega de

documentos de

salida.

Se tienen establecidos dos recorridos diarios

(mañana y tarde) en los que la dependencia

productora entrega al auxiliar de

correspondencia los documentos a remitir por

intermedio de los mensajeros motorizados y/o

envíos locales o nacionales. Dicha

documentación se recibe mediante planilla

diferenciada así: 1- Planilla Control de

Mensajería Local (Fecha-Radicado-Área-

Asunto-Remitido-Funcionario Responsable quien

entrega-Salida Mensajero-Llegada Mensajero-

Entrega Archivo). 2- Planilla Control de

Mensajería Nacional (Fecha-Radicado-Área-

Asunto-Remitido-Funcionario Responsable quien

entrega-Salida Mensajero-Llegada Mensajero-

Entrega Archivo). Existe la posibilidad de realizar

requerimientos fuera de los dos recorridos, los

cuales se realizan mediante correo dirigido al

Supervisor de la empresa de correspondencia.

Auxiliar de

correspondencia

del Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Planilla control

mensajería

nacional y/o

local

diligenciada.

6. Organizar

documentos.

Con la planilla control mensajería nacional y/o

local, se recibe la documentación de las áreas y

se realiza la clasificación dependiendo del destino

correspondiente, organizándose teniendo en

cuenta la prioridad, distancia y ruta a seguir.

Supervisor del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentación

organizada y

clasificada.

7.

Realizar

trámites de

entrega y envío.

Se procede a realizar la gestión de entrega

directa por intermedio de los mensajeros

motorizados y/o envío de correspondencia por

intermedio del courrier según el caso, por parte

Supervisor y/o

Mensajeros del

Operador de

Gestión

Planilla control

mensajería

nacional y/o

local firmada.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


del Operador de Gestión Documental y Manejo

de Archivo, con la obligatoriedad de firmar la

planilla control mensajería nacional y/o local

como constancia de recibo de la documentación

para el tramite respectivo.

Documental y

Manejo de

Archivo.

8.

Entrega

correspondencia

por parte de los

motorizados.

Para el caso de entregas de documentos fuera de

los recorridos normales, catalogados como

Urgentes (Imprevistos con tiempo de entrega de

hasta 3 horas) o Extra Urgente (Imprevistos con

tiempo de entrega inmediata), el área solicitante

debe remitir un correo electrónico al Supervisor


de Archivo con copia al Coordinador y Gestor

Operativo del Grupo de Gestión Administrativa y

Documental, anexando el Formato solicitud

envío correspondencia motorizado.

Se entregan en la Entidad de destino las

comunicaciones remisorias con sus anexos y

como constancia de su radicación se hace firmar

una copia de la comunicación entregada, en la

cual se debe registrar fecha y hora de radicación

y/o entrega, al igual que firma y sello (en los

casos que aplique) de quien recibe. En caso de

que el documento contenga copia a diferentes

destinatarios se realiza la entrega de acuerdo

con ese hecho.

Mensajero.

Documentos

con guía y/o

firma y sello de

recibido.

Correo

electrónico.

Formato

solicitud envío

correspondencia

motorizado

diligenciado.

9.

Entregar a otros

destinos

(Envíos).

Una vez se reciben los documentos en el centro

de acopio, se procede a elaborar la guía

respectiva y posterior envió al destinatario.

Cuando llega el documento a su destinatario,

Operador de

Gestión

Documental y

Documento con

guía firmada.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


este debe firmar la guía con nombre, fecha y

hora como constancia de recibo (pasa actividad

10). En caso de no poder realizar la entrega

efectiva del documento se realiza la devolución

(pasa actividad 11).

¿Se realiza entrega efectiva del documento?

Sí: Pasa a la actividad 10.

No: Pasa a la actividad 11.

Manejo de

Archivo.

10. Cargue de la

imagen.

Una vez el documento retorna a la Entidad con

su respectiva constancia de entrega, se debe

escanear y cargan la imagen en el Sistema de

Gestión Documental – SGD. Fin del

procedimiento.

Supervisor del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Imagen

digitalizada y

cargada al SGD.

11. Devolución de

documento.

Si el documento retorna sin entrega efectiva,

debe venir acompañado de una guía de

devolución en la cual se registra la causal de no

entrega. Este documento debe ser entregado

mediante planilla al área emisora para su

conocimiento y trámite respectivo. Fin del

procedimiento.

Supervisor y/o

Mensajeros del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Planilla control

mensajería

nacional y/o

local firmada,

con firma de

recibido.

MANUAL OPERATIVO




V01

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

OBJETIVO

Ordenar y codificar los documentos afines de ADRES, que requieren ser archivados, en carpetas y cajas con el fin de llevar su

registro para su posterior traslado al depósito de custodia.

ALCANCE

El procedimiento aplica para todas las áreas de ADRES que requieran archivar documentos, ya sean comunicaciones,

documentos internos, solicitudes, actas, etc. Describe las actividades desde que se preparan los documentos a archivar hasta

su colocación en el depósito del Operador de Custodia.



LÍDER


DEFINICIONES
























de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e

indica los criterios de retención y disposición final resultante de

MANUAL OPERATIVO




V01

















su titularidad.

DOCUMENTO: Información creada o recibida, conservada

como información y prueba, por una organización o un

individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de

sus obligaciones legales cualquiera sea su forma o el medio

utilizado.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(FUID): Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de

un fondo documental.

FOLIO: Hoja de expediente o carpeta que recibe un número

que indica el orden consecutivo de las páginas dentro de la

la valoración documental por cada una de las agrupaciones

documentales.






documentos del Archivo Central al Archivo Histórico, una vez



Documental (TVR).








libros o tomos.








diferentes fases de archivo.

MANUAL OPERATIVO




V01

Unidad de Conservación. La numeración debe ser

consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como

tampoco adicionar subíndices.


organización que consiste en establecer secuencias dentro

de las agrupaciones documentales definidas en la fase de

clasificación.

PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de

medidas tomadas para garantizar el buen estado de los

documentos y que pueden ser preventivas o de intervención

directa.





documentos en el transcurso del tiempo y surge una vez

cumplidos los valores primarios, de acuerdo con los intereses

patrimoniales, históricos, científicos o cultural.







transferencias.



✓ El Grupo de Gestión Administrativa y Documental no aceptará tipos o series documentales que no se encuentren

descritos en la TRD de cada dependencia y que su disposición en Archivo Central está identificada como cero.





MANUAL OPERATIVO




V01

REQUISITOS LEGALES




disposiciones”.

Aplica toda la ley.




disposiciones”.

Aplica toda la ley.



Aplica toda la ley.












de 2000”.








de 2000”.






MANUAL OPERATIVO




V01









Documental”.
















MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD

Op

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INICIO

1.Clasificar documentos

2. Ordenar los documentos

3. Realizar Foliación

4. Identificar y marcar carpetas y

cajas según TRD

5. Registrar Inventario Documental

Documentos

clasificados

Documentos ordenados de

acuerdo a lo establecido en TRD

Documentos ordenados de

acuerdo a lo establecido en TRD

Carpeta con

documentos foliados

Carpeta con

documentos foliados

Carpetas y cajas

marcadas, formatos

diligenciados

Documentos en

carpetas y cajas


documental


documental (FUID) diligenciado

1

Documentos

Normatividad de TRD

Documentos clasificados

MANUAL OPERATIVO




V01

Tod

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7. Retener archivo y esperar fecha de nueva programación.

8. Recibir y verificar la Documentación

1

Documentos

para archivar

2

6. Transferir documentación al Outsourcing de Gestión

Documental y manejo de archivo.

C1. ¿La fecha de

entrega se encuentra

dentro del plazo del

cronograma?

NO

SI

4 Carpeta con Documentos

MANUAL OPERATIVO




V01

Op

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rchi

vo. 11. Realizar lectura código de

barras

C2. ¿La Información cumple con las técnicas de organización

del Archivo General de la Nación?

2

SI

9. Devolver documentación

10. Realizar

Correcciones

Outlook

Mensaje con

inconsistencias

detectadas

4

3

NO

FUID y documentos

corregidos.

ExpedientesFUID Actualizado y

documentos con lectura de código de barras

MANUAL OPERATIVO




V01

De

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3

12. Enviar custodiaFormato de Inventario

Documental

Formato de Inventario

Documental firmado

13. Trasladar documentación.DocumentaciónCajas de archivo

moduladas.

14. Ingresar inventario al

aplicativo

15. Ubicar la documentación en

el depósito

16. Actualizar inventarios

documentales.

Bases de Datos

actualizada.

Cajas Moduladas

FIN

Actualización de

contenido en el FUID

Archivo recibido

Actualización del FUID en base

de datos, respecto de la

ubicación de la documentación.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1. Clasificar

documentos.

Se toman los documentos y se clasifican

en sus respectivas carpetas siguiendo lo

estipulado en las Tablas de Retención

Documental (TRD).

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

clasificados.

2. Ordenar los

documentos.

Los documentos se ubican en sus respectivas

carpetas en la secuencia establecida según el

sistema de ordenación, teniendo en cuenta las

TRD y las series y subseries a la que pertenecen

los documentos.

Todas las

Dependencias

de la ADRES -

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Documentos

ordenados de

acuerdo con lo

establecido en

las TRD.

3. Realizar la

foliación.

Con los documentos organizados en las carpetas

se procede a realizar la foliación, es decir, a

numerar cada una de las hojas que conforman

la carpeta. La numeración debe ser consecutiva.

No se deben omitir ni repetir números, como

tampoco adicionar subíndices.

Todas las

Dependencias

de la ADRES -

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Carpeta con

documentos

foliados.

4.

Identificar y

marcar carpetas

y cajas según

TRD.

Se debe marcar cada carpeta según el formato

establecido para tal fin. Estas carpetas se

agrupan en una caja la cual también debe estar

marcada y los formatos se diligencian conforme

a lo establecido en las TRD. Esto con el fin de

identificar donde quedarán dispuestos los

documentos.

Todas las

Dependencias

de la ADRES -

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Carpetas y

cajas

marcadas,

formatos

diligenciados.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


5.

Registrar el

inventario

documental.

Con los documentos ya dispuestos en carpetas

y cajas, se diligencia el Formato Único de

Inventario Documental (FUID), donde se

registra la información con el fin de identificar

como quedaron archivados los documentos y

cuantas carpetas con sus respectivos folios se

van a entregar.

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Formato Único

de Inventario

Documental

(FUID)

diligenciado.

6.

Transferir

documentación

al Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

En el caso que la documentación este en las

áreas, se llevan las cajas con sus respectivas

carpetas y el FUID al área dispuesta para el


Archivo. Estos documentos se deben llevar en

las fechas establecidas según el cronograma por

ellos previamente estipulado y socializado.

¿La fecha de entrega se encuentra dentro del

plazo del cronograma?

Sí: Continúa actividad 8, se recibe la

documentación

No: Continúa en la actividad 7, se debe esperar

y retener el archivo hasta llegar la fecha

establecida.

Todas las

Dependencias

de la ADRES -

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Carpetas con

documentos.

7.

Retener archivo

y esperar fecha

de nueva

programación.

Si se cumplió la fecha establecida por el

Operador de Gestión Documental y manejo de

Archivo para la recepción de la documentación

a archivar, se conserva el archivo en cada área

hasta llegar la próxima fecha de recepción.

Continua en la actividad 6.

Dependencias

de la ADRES.

8.

Recibir y

verificar la

documentación.

Se recibe el archivo y se verifica que no existan

errores en la organización de los documentos

enviados, conforme a las técnicas de

Verificación de

la

Operador de

Gestión

Documental y

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


organización de archivos establecidas por el

Archivo General de la Nación.

¿La Información cumple con las técnicas de

organización del Archivo General de la Nación?

No: Continúa en la actividad 9.

Sí: Continúa en la actividad 11.

documentación

recibida.

Manejo de

Archivo.

9. Devolver la

documentación.

Se informan las inconsistencias encontradas y

se regresa la documentación a la respectiva

área para corregir errores.

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Mensaje con

inconsistencias

detectadas.

10. Realizar

correcciones.

El funcionario responsable del archivo de cada

área realiza las correcciones necesarias y

procede nuevamente a transferir la

documentación.

Continúa en la actividad 6.

Dependencias

de la ADRES.

FUID y

documentos

corregidos.

11.

Realizar lectura

del código de

barras.

Se realiza la lectura del código de barras de los

radicados de las comunicaciones que se

encuentren en cada expediente para alimentar

el FUID.

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

FUID

actualizado y

documentos

con lectura de

código de

barras.

12. Enviar a

custodia.

Con la documentación verificada se procede a

remitirla al outsourcing de custodia documental

para su depósito en bodega y se entrega el

Formato Único de Inventario Documental

(FUID) firmado por el jefe de la dependencia

productora, por parte de quien entrega el

Revisión de los

documentos

(carpetas –

Cajas).

Dependencias

ADRES -

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Formato Único

de Inventario

Documental

(FUID) firmado

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


archivo y quien lo recibe en representación del

Outsourcing de Gestión Documental.

13. Trasladar

documentación.

El outsourcing de Custodia y administración de

archivo recibe la documentación dispuesta en

las cajas previamente organizadas y procede a

trasladarlo a sus instalaciones donde se

almacenará.

Operador de

Administración

Custodia.

Cajas de

archivo

moduladas.

14.

Ingresar

inventario al

aplicativo.

El outsourcing de administración y custodia

ingresa a sus bases de datos el inventario del

archivo recibido.

Operador de

Administración

Custodia

Bases de datos

actualizada.

15.

Ubicar la

documentación

en el depósito.

El archivo se ubica y almacena (Modula) en el

depósito dando fin al procedimiento.

NOTA: Actualizar inventarios

documentales. Una vez moduladas las cajas

en el Outsourcing se remiten los datos

asignados referentes al número de caja y

cuando lo amerite el de la carpeta, así como el

número de envío con el fin de ingresarlos al

FUID y tener mayor identificación de la

ubicación de los documentos en el Outsourcing.

Fin del Procedimiento.

Operador de

Administración

Custodia.

Cajas

Moduladas.

Actualización

del FUID en

base de datos,

respecto de la

ubicación de la

documentación.

MANUAL OPERATIVO




V01

PROCEDIMIENTO TRANFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO

OBJETIVO

Entregar en custodia los archivos generados y recibidos durante el desarrollo de la gestión de la Entidad, permitiendo la

disponibilidad de la información en el momento en que se requiera.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para la entrega de archivos de todas las áreas de la ADRES al Administrador documental encargado

de la custodia de la información.



LÍDER


DEFINICIONES














PISTOLEO: Actividad referente al pistoleo de la documentación

que está contenida dentro de una carpeta y que tiene un radicado

de la ADRES, con el fin de que forme parte del cuerpo del Formato

Único de Identificación Documental (FUID).









MANUAL OPERATIVO




V01













permanentemente.





















documentales.








Documental (TVR).









libros o tomos.





MANUAL OPERATIVO




V01


documentos que hayan perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnología.











transferencias.









REQUISITOS LEGALES




disposiciones”.

Aplica toda la ley.




MANUAL OPERATIVO




V01







de 2000”.














Documental”.







MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO TRANFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO

Áre

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INCIO

1. Preparar Archivo para Envío

Documentos físicos

C1. ¿El área tiene los documentos

físicos?

2. Entrega Documentación al Grupo de Archivo

Si

Outlook

3. Validación y verificación de los documentos

No

C2. ¿Los documentos están acondicionados

integralmente?

4. Diligenciar Formato de Envío

3.1. Realizar las correcciones a que haya lugar para dejarlo en

condiciones óptimas para la transferencia documental

Si

No

FormatoConsecutivo

de solicitudes diligenciado y firmado.

1

Correo electrónico

Correo electrónico

Formatoconsecutivo

de solicitudes.

MANUAL OPERATIVO




V01

Aux

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5. Remitir Formato de Solicitud

Formato de solicitud

7. Recibir archivo para custodia

1

Outlook

6. Entregar Archivo a Custodia

Soporte deentrega

Archivos físicos y magnéticos

Archivos físicos y magnéticos

FIN

Correo electrónico

Solicitud de Envío de Archivo a Custodia

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1. Preparar archivo

para envío.

Esta actividad aplica en dos sentidos, así: 1-

cuando el área tiene los documentos físicos

preparará el archivo (ordenar, foliar, encarpetar,

rotular) que será remitido a custodia, y 2-

cuando el archivo físico no fue entregado al área

y está en poder del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental en el área de

archivo.

¿El área tiene los documentos físicos?



Áreas

ADRES /

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico.

2.

Entrega

documentación

al Grupo de

Archivo.

Cuando la documentación se encuentre en poder

de las áreas, al momento de terminar la

preparación del archivo, se debe enviar un correo

al Auxiliar de Archivo del Operador de Gestión

Documental y Manejo de Archivo con copia al

Grupo de Gestión Administrativa y Documental,

en el cual describe la cantidad de cajas y/o

carpetas a entregar, acompañados del respectivo

FUID.

Áreas

ADRES.

Correo

electrónico.

3.

Validación y

verificación de

los documentos.

El personal del Operador de Gestión Documental

y Manejo de Archivo, valida la documentación de

forma integral (alistamiento Vs Formato Único de

Inventario Individual FUID), con el fin de realizar

las correcciones a que haya lugar para dejarlo en

condiciones óptimas para la transferencia

documental.

Una vez validado el estado de la documentación,

procede a pistolear la totalidad de los radicados

Verificación

FUID.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


que contenga cada carpeta, con el fin de que

queden registrados en el cuerpo del FUID.

¿Los documentos están acondicionados

integralmente?


No: Realizar las correcciones a que haya lugar

para dejarlo en condiciones óptimas para la

transferencia documental.

4.

Diligenciar

formato de

envío.

Una vez se termina el alistamiento, el personal


de Archivo, procede a diligenciar el Formato

consecutivo de Solicitudes al Outsourcing de

Archivo, donde se registra la información del

archivo que se va a remitir. Este formato debe

ser firmado por parte de las personas

autorizadas para que la solicitud sea válida.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Formato

Consecutivo

de solicitudes

diligenciado y

firmado.

5. Remitir formato

de solicitud.

Una vez el formato cumpla con todas las

especificaciones necesarias para realizar la

solicitud, se digitaliza y se formaliza ante el

Operador de Custodia y Administración del

Archivo Físico y Magnético de la ADRES,

mediante correo electrónico especificando el

área y cantidad de cajas a remitir.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico.

6. Entregar archivo

a custodia.

Teniendo en cuenta la solicitud de envío de

archivo a custodia se realiza la entrega de la

documentación al Operador de Custodia y

Administración del Archivo Físico y Magnético de

la ADRES garantizando que la información sea

consistente con lo indicado en el requerimiento.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Archivos físicos

y magnéticos.

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


7. Recibir archivo

para custodia.

Un empleado del Operador de Custodia y


la ADRES recibe el archivo y verifica que la

información entregada corresponda a lo indicado

en la solicitud. De no presentar inconsistencias

procede a recibir y a firmar la solicitud como

soporte de que la información se encuentra

recibida.


Formato de

solicitud

firmado.

Operador de

Custodia y

Administración

del Archivo

Físico y

Magnético de la

ADRES/ Auxiliar

de Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Soporte

de

entrega.

MANUAL OPERATIVO




V01

PROCEDIMIENTO SOLICITUD, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE ARCHIVO FÍSICO Y/O MAGNÉTICO

OBJETIVO

Solicitar en calidad de préstamo documentos generados y recibidos durante el desarrollo de la gestión de la Entidad que hacen

parte del archivo, permitiendo la disponibilidad de la información en el momento en que se requiera.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para la entrega de archivos de todas las áreas de la ADRES y al Administrador documental encargado

de la custodia de la información.



LÍDER


DEFINICIONES















documentos que hayan perdido su valor administrativo, jurídico,

legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que

carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.









MANUAL OPERATIVO




V01













permanentemente.

BD: Base de Datos.



















documentales.








Documental (TVR).









libros o tomos.





MANUAL OPERATIVO




V01









deben tener las Tablas de Retención Documental – TRD, de conformidad a la estructura orgánica funcional de la Entidad,


✓ Las dependencias deben mantener organizados los documentos, de acuerdo con las TRD.

✓ Las dependencias deberán realizar sus transferencias documentales, teniendo en cuenta lo establecido en el cronograma

anual de transferencias.







REQUISITOS LEGALES




disposiciones”.

Aplica toda la Ley.









MANUAL OPERATIVO




V01



de 2000”.













Documental”.







MANUAL OPERATIVO




V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE ARCHIVO FÍSICO Y/O MAGNÉTICO

Áre

as

AD

RE

S /

Aux

ilia

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Arc

hivo

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Do

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De

pen

den

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solic

itant

e A

DR

ES

INCIO

1. Determinar Ubicación del Archivo

Base de Datos de cada área

2. Remitir la solicitud .

Formato Unido de Inventario

Documental - FUID

Identificación de documentación

Outlook

Correo Electrónico con solicitud

3. Diligenciar Formato de Solicitudes, asignar consecutivo y firmar. Formato Solicitud y

Devolución a Custodio con número de consecutivo.

Planilla Control de Préstamo Archivo Central.

C1. ¿El documento solicitado se

encuentra en el archivo de gestión?

4. Remitir la solicitud .

NO

4. SI

1.

Correo electrónico con Formato Solicitud y

Devolución a Custodio diligenciado y firmado.

Planilla Control de Préstamo Archivo

Central

Formato Solicitud y Devolución a

Custodio

Formato Solicitud y Devolución a Custodio con

número de consecutivo.

Correo electrónico

MANUAL OPERATIVO




V01

Aux

ilia

r de

Arc

hivo

del

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dia

y

Adm

inis

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.

De

pen

den

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solic

itant

e A

DR

ES

5. Ubicar Documentación Requerida

6. Recibir Archivo Solicitado

7. Entregar el archivo al solicitante


Formato de Préstamo de documentos y/o Expedientes.

4.

Correo electrónico y documentación

requerida.

Copia de Formato de Préstamo de documentos

y/o Expedientes.

1.

Correo Electrónico

8. Devolver el archivo por parte del solicitante

2.

Correo electrónico

Documentos solicitados

Formato de Préstamo de documentos y/o

Expedientes

Correo Electrónico

MANUAL OPERATIVO




V01

De

pen

den

cia

solic

itant

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DR

ES

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9. Validar el archivo físico y/o magnético.

10. Diligenciar Formato Solicitud y Devolución a Custodio y asignar consecutivo.

Formato de Préstamo de documentos y/o Expedientes

2.

Planilla Control de Préstamo Archivo Central

C2. ¿La Información se encuentra

completa?

SI

Formato Solicitud y Devolución a Custodio diligenciado y firmado

11. Remitir Formato Solicitud y Devolución a Custodio.

Formato Solicitud y Devolución a Custodio.

Correo Electrónico

3.

9.1. No se recibe la información si hay diferencia en archivo físico y/o magnético excepto si existe soporte de la novedad.

NO

MANUAL OPERATIVO




V01

Op

erad

or d

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dia

y

Adm

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Fís

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Op

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l y M

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A

rchi

vo.

12. Programar la recogida del Archivo Solicitado

3.

Correo Electrónico

13. Recoger el archivoFormato Solicitud

y Devolución a Custodio firmado.

FIN

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1.

Determinar

ubicación del

archivo.

En el momento de presentarse la necesidad de

solicitar un documento que se encuentra en

custodia del Operador de Custodia y


la ADRES, cada una de las áreas debe realizar la

ubicación de la información teniendo en cuenta

lo registrado en sus bases de datos, de acuerdo

con el Formato Único de Inventario Documental

– FUID objeto de la transferencia. En caso de

tratarse de documentación generada por los

anteriores Administradores Fiduciarios, se

cuenta con la asesoría del Auxiliar de Archivo del


Archivo.

Medios magnéticos, se remite el listado de los

medios requeridos.

Para el caso de documentos del archivo de

gestión, se remite el número de radicado del

mismo.

Áreas

ADRES/ Auxiliar

de Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

2. Remitir la

solicitud.

Una vez se tenga identificada la documentación

a consultar, se remite la solicitud al Auxiliar de

Archivo del Operador de Gestión Documental y

Manejo de Archivo para que se adelante la

gestión respectiva.

Dependencia

solicitante de la

ADRES.

Correo

electrónico con

solicitud.

3.

Diligenciar

Formato de

Solicitudes,

asignar

consecutivo y

firmar.

El Auxiliar de Archivo del Operador de Gestión

Documental y Manejo de Archivo recibe la

solicitud con la descripción de la documentación

a solicitar:

* Si el documento forma parte del archivo de

gestión procede a ubicarlo y diligenciar la


Revisión de la

ubicación del

archivo.

Revisión del

Formato

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Planilla Control

de Préstamo

Archivo

Central.

Formato

Solicitud y

MANUAL OPERATIVO




V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


* Si el documento está en poder del custodio y

la ubicación es remitida desde las dependencias

o si la búsqueda es realizada en las bases de

datos existentes, procede a diligenciar el

Formato Solicitud y Devolución a Custodio

dirigido al Operador de Custodia y


la ADRES, para la posterior asignación del

número consecutivo al formato. En el anterior

formato se registra la información clara y

detallada del archivo requerido; este formato es

firmado en calidad de autorización por parte del

Gestor de Operaciones del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental y el Auxiliar de


Manejo del Archivo para que la solicitud sea

válida.

¿El documento solicitado se encuentra en el

archivo de gestión?

Sí: Continua en la actividad No.7.

No: Continua en la actividad No. 4.

Solicitud a

Custodio.

Devolución a

Custodio con

número de

consecutivo.

4.

Remitir Formato

de Solicitud a

Custodio.

Una vez el Formato Solicitud y Devolución a

Custodio cumpla con todas las especificaciones

necesarias para realizar la solicitud, se digitaliza

y mediante correo electrónico se envía la

solicitud a los correos del Operador de Custodia

y Administración del Archivo Físico y Magnético

de la ADRES, previamente especificados, con el

fin de que se inicie el trámite de búsqueda y

entrega de la documentación requerida.

Validación del

Formato de

Solicitud a

custodio.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico con

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio

diligenciado y

firmado.

MANUAL OPERATIVO



Página 100 de 126 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ARSI-

F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


5.

Ubicar

documentación

requerida.

Teniendo en cuenta la solicitud realizada por la

ADRES, el Operador de Custodia y


la Entidad realiza la búsqueda y ubicación de la

documentación solicitada y procede a remitirlo

a la ADRES.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Custodia y

Administración

del Archivo

Físico y

Magnético de la

ADRES.

Correo

electrónico y

documentación

requerida.

6. Recibir archivo

solicitado.


Documental y Manejo de Archivo recibe los

documentos solicitados, valida que corresponda

al requerimiento realizado, y firma el formato de

entrega emitido por el Operador de Custodia y

Administración del archivo físico y magnético de

la ADRES con constancia de recibido, con fecha

y hora, y se recibe copia del Formato de

Préstamo de documentos y/o Expedientes.

Medios Magnéticos: Por su tipología estos

deben ser recibidos directamente en el área de

tecnología por la persona encargada de su

administración.

Validación de

los

documentos.

Delegado del

Área de

tecnología

/Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Copia de

Formato de

Préstamo de

documentos

y/o

expedientes.

7.

Entregar el

archivo al

solicitante.


Documental y Manejo de Archivo, informa

mediante correo electrónico al área solicitante

que tiene disponible la documentación

requerida, para que este disponga lo necesario

para que la recojan. La persona designada debe

firmar el formato de Préstamo de documentos

y/o expedientes con el cual se recibió del

Operador de Custodia y Administración del

Validación del

Formato de

solicitud.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

Electrónico.

Formato de

Préstamo de

documentos

y/o

expedientes.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


Archivo Físico y Magnético de la ADRES como

transferencia de la responsabilidad de la

documentación.

Para el caso de documentos del archivo de

gestión, debe firmar la Planilla Control de

Préstamo Archivo Central.

Planilla Control

de Préstamo

Archivo

Central.

8.

Devolver el

archivo por

parte del

solicitante.

Una vez se termina la actividad para la cual fue

requerido el archivo, se debe hacer su

devolución al Auxiliar de Archivo del Operador

de Gestión Documental y Manejo de Archivo.

Dependencia

solicitante

ADRES.

9.

Validar el

archivo físico

y/o magnético.

El archivo se recibe validando la información

frente al formato con el que se hizo la entrega,

que puede ser el 1- Formato de Préstamo de

documentos y/o expedientes (Traído desde el

custodio) – 2- o la Planilla Control de Préstamo

Archivo Central (Documento que estaba en el

archivo de gestión). En caso de que no se

encuentre completa la documentación, no se

recibe el mismo, salvo que exista documento

soporte de la diferencia o novedad.

¿La información se encuentra completa?

Sí: Continúa en la actividad 10.

No: No se recibe la información si hay diferencia

en archivo físico y/o magnético, excepto si

existe soporte de la novedad.

Validación de la

documentación.

Dependencia

solicitante

ADRES /

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Formato de

Préstamo de

documentos

y/o

expedientes.

Planilla Control

de Préstamo

Archivo

Central.

10.

Diligenciar

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio y

Una vez recibida y aceptada la documentación,

el Auxiliar de Archivo del Operador de Gestión

Documental y Manejo de Archivo procede a

diligenciar el Formato Solicitud y Devolución a

Custodio para el Operador de Custodia y

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


asignar

consecutivo.


la ADRES y asignar el número consecutivo. En

este documento se registra la información clara

y detallada del archivo a devolver. Este formato

es firmado en calidad de autorización por parte

del Gestor de Operaciones del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental y el Auxiliar de


Manejo de Archivo para que la solicitud sea

válida.

Manejo de

Archivo/ Gestor

de Operaciones

del Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental.

diligenciado y

firmado.

11.

Remitir Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio.

Una vez el Formato Solicitud y Devolución a

Custodio cumpla con todas las especificaciones

necesarias para realizar la devolución, se

digitaliza y mediante correo electrónico se envía

la solicitud a los correos del Operador de

Custodia y Administración del archivo físico y

magnético de la ADRES previamente

establecidos, con el fin de que se inicie el

trámite de recogida de la documentación.

Validación

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio.

Auxiliar de

Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

Correo

electrónico.

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio.

12.

Programar la

recogida del

archivo

solicitado.

El delegado del Operador de Custodia y


la ADRES, recibe el formato de solicitud y

programa la recogida de la documentación en

las instalaciones de la ADRES.

Operador de

Custodia y

Administración

del Archivo

Físico y

Magnético de la

ADRES.

Correo

electrónico.

13. Recogida del

archivo.

Los representantes del Operador de Custodia y


la ADRES, se presentan en las instalaciones de

la ADRES y se ponen en contacto con el Auxiliar

de Archivo del Operador de Gestión Documental

Validación de la

documentación.

Validación de

Formato de

Operador de

Custodia y

Administración

del Archivo

Físico y

Formato

Solicitud y

Devolución a

Custodio

firmado.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


y manejo de archivo, quien pone a disposición

los documentos objeto de entrega, para que

sean validados contra el Formato de Préstamo

de documentos y/o expedientes, y

posteriormente quien los recibe firma con fecha

y hora en calidad de aceptación y se le entrega

copia de dicho formato.


Préstamo de

documentos

y/o

expedientes.

Magnético de la

ADRES/ Auxiliar

de Archivo del

Operador de

Gestión

Documental y

Manejo de

Archivo.

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE RECOBROS Y RECLAMACIONES PARA CUSTODIA

OBJETIVO

Recibir de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones los documentos auditados con estado aprobado que se hayan

certificado y remitido a la ADRES; condición que debe cumplirse para que se haga la recepción y custodia definitiva.

ALCANCE





LÍDER


DEFINICIONES

RECOBRO: Solicitud de reembolso, presentada por una

Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB),

RECLAMACIÓN: Es un conjunto de documentos presentados por

una persona natural o jurídica, tendientes a obtener el

MANUAL OPERATIVO




F01 V01

tendiente a obtener el reconocimiento y pago de los

servicios médicos y/o los medicamentos no incluidos en el

Plan Obligatorio de Salud (POS) prestados a los afiliados y/o

beneficiarios de dicha Entidad, de acuerdo con lo establecido

en la normatividad vigente.

RECOBRO APROBADO PARA PAGO: Es aquel recobro que

cumple con todos los requisitos que exigen las normas

legales vigentes, y por lo tanto su pago es aprobado (Art.

13 Resolución 2933 de 2007 y Resolución 3099 de 2008).

reconocimiento y pago de una o varias de las indemnizaciones

previstas en la normatividad para las Víctimas de Accidentes de

Tránsito, Eventos Catastróficos y Población desplazada.






documentales.





✓ Las dependencias deben mantener organizados los documentos, de conformidad a lo señalado a las TRD.






REQUISITOS LEGALES


Ley 594 del 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Aplica toda la ley.




disposiciones”.

Aplica toda la ley.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01



Aplica toda la ley.












de 2000”.








de 2000”.














Documental”.


MANUAL OPERATIVO




F01 V01















MANUAL OPERATIVO




F01 V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE RECOBROS Y RECLAMACIONES PARA CUSTODIA

Dir

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AD

RE

S

INICIO

1. Remitir el listado de las Reclamaciones y/o Recobros pagados.

Oficio con base de datos adjunto.

Certificación de documentos

aprobados para pago

2. Generar y Remitir Informe deRecobros/Reclamaciones a entregar


Reclamaciones a entregar.

3. Notificar la entregaa la firma encargada de la Administración y custodia de Archivo físico y magnético de la

ADRES.


Reclamaciones.

4. Recibir Documentos SoportesActa de entrega

a la ADRES

Cajas que contienen las reclamaciones y/o recobros

5. Verificar y Notificar elResultado de la Entrega

6. Recibir validación

1

Correo

electrónico

Correo

electrónico

Correo

electrónico

MANUAL OPERATIVO




F01 V01

Ge

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Fir

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Re

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cio

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Notificación de Inconsistencias

1

C1. ¿Existen novedades frente al reporte?

6.1. Se informará mediante correo electrónico a la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones

para su respectiva conciliación No

Si

Outlook

7. Validación de inconsistencias

Notificación de Inconsistencias

8. Generar Acta de Cierre Final de Recobros o Reclamaciones

Acta de Cierre Final de Recobros o Reclamaciones

FIN

Correo

electrónico

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1.

Remitir el

listado de las

reclamaciones

y/o recobros

pagados.

La Dirección de Otras Prestaciones de la ADRES,

una vez recibe la certificación de documentos

aprobados para pago y genera la Ordenación de

Gasto para el pago del paquete de las

reclamaciones y/o recobros, remite al Grupo de

Gestión Administrativa y Documental, un oficio

con medio magnético, el cual contiene la

relación de las reclamaciones o recobros que

fueron objeto de pago (aprobada o aprobada

parcial) y las cuales deben ser entregadas para

custodia por parte de la Firma Auditora de

Recobros y Reclamaciones.

Dirección de

Otras

Prestaciones.

Oficio con

base de datos

adjunto.

2.

Generar y

remitir informe

de recobros /

Reclamaciones a

entregar.

Posterior a la entrega del cierre de paquete

certificado, la Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones remite a la ADRES el informe de

los recobros/reclamaciones a entregar en físico

para custodia, en el cual se identifique como

mínimo la siguiente información: 1-

RECLAMACIONES Número de radicado-

Estado-Número de Consolidado-Tipo de

Reclamación-NIT Entidad-Nombre de la

Entidad-Paquete. 2- RECOBROS Radicado-

Estado-Código y/o NIT de la Entidad-Nombre de

la Entidad-No. Paquete (solo se deben entregar

los recobros/reclamaciones incluidos en el cierre

del paquete con estado aprobado). En la

comunicación remisoria informa la fecha y hora

de entrega de los documentos, la cual debe ser

máximo el quinto día hábil siguiente a la entrega

de la certificación del paquete.

Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.

Informe de

Recobros/

Reclamaciones

a entregar.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


3.

Notificar la

entrega a la

firma encargada

de la

administración y

custodia del

archivo físico y

magnético de la

ADRES.

El Gestor Documental, coordina con la firma

encargada de la administración y custodia del

archivo físico y magnético de la ADRES, la

recepción de los documentos, informando la

cantidad de cajas a recibir, así como la fecha y

hora de la entrega.

Gestor

Operativo -

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental

DAF.

Correo

electrónico.

4.

Recibir

documentos

soportes.

El operador de custodia y administración del

archivo físico y magnético de la ADRES recibe

en el lugar programado, en compañía de un

funcionario del Grupo de Gestión Administrativa

y Documental de la ADRES, las cajas que

contienen las reclamaciones y/o recobros

entregados por la Firma Auditora De Recobros Y

Reclamaciones, dejando constancia que el

contenido de lo recibido está sujeto a su

verificación total.

Validación por

unidad

documental.

Operador de

custodia y

administración

del archivo

físico y

magnético de la

ADRES.

Acta de

entrega a la

ADRES.

5.

Verificar y

notificar el

resultado de la

entrega.

El operador de custodia y administración del

archivo físico y magnético de la ADRES, dentro

del término establecido, procede a realizar la

lectura de código de barras del 100% de las

reclamaciones y/o recobros y genera archivo en

formato Excel, el cual debe ser entregado al

Gestor Operativo del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la ADRES. El

archivo de Excel debe contener la relación del

total de cajas y el número de reclamaciones y/o

recobros recibidas identificando el número de

radicado. Adicionalmente se debe adjuntar en

Verificación y/o

validación de la

documentación.

Operador de

custodia y

administración

del archivo

físico y

magnético de la

ADRES.

Correo

electrónico.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


medio magnético la base de datos producto de

la verificación realizada y de existir, las

diferencias encontradas frente a lo reportado

por la Firma Auditora De Recobros Y

Reclamaciones.

6. Recibir

validación.

El Gestor Operativo del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la DAF, recibe

del operador de custodia y administración del

archivo físico y magnético de la ADRES, la

validación de los documentos físicos frente a la

base de entrega mediante correo electrónico. En

caso de encontrar novedades en el reporte se

las informará mediante correo electrónico a la

Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones,

para su respectiva conciliación (pasa a la

actividad 7); de no haber novedades (pasa a la

actividad 8).

¿Existen novedades frente al reporte?

Si: Continúa a la actividad 7.


Gestor

Operativo -

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental

DAF.

Correo

electrónico.

7. Validación de

inconsistencias.

Durante los cinco (5) días hábiles siguientes al

recibo de la notificación de inconsistencias, la

Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones,

debe hacer entrega de los documentos faltantes

o reportados como inconsistentes o los soportes

respectivos, y lo hace en las mismas condiciones

iniciales de un paquete normal, en las

instalaciones del operador de custodia y

Validación de

inconsistencias.

Responsable de

la firma

Auditora de

Recobros y

Reclamaciones.

Correo

electrónico.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


administración del archivo físico y magnético de

la ADRES.

8.

Generar acta de

cierre final de

recobros o

reclamaciones.

La Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones

genera acta de cierre final de recobros o

reclamaciones, en la cual se registra:

• Número y fecha del acta por medio de la

cual la Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones realizo la entrega de la

documentación.

• Resultado del cruce contra la Base de

Datos de Recobros/Reclamaciones

realizado por el área de la ADRES

responsable según la entrega.

• Resultado de la conciliación (lectura de

códigos de barras) realizado por

Radicación.

• Comunicaciones mediante las cuales se

informó a la Firma Auditora de Recobros

y Reclamaciones las inconsistencias

detectadas. (De presentarse)

• Copia de los denuncios presentados

por pérdida de documentos, por parte

de la Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones (De Presentarse).

El acta debe ser firmada dentro de los tres días

hábiles siguientes a su generación por: 1-

Gestor Operativo del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la ADRES

Responsable de

la Firma

Auditora de

Recobros y

Reclamaciones.

Acta de cierre

final de

recobros o

reclamaciones.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


certificando el número de documentos físicos

recibidos, 2- La Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones, y 3- El Operador de Custodia y

Administración del archivo físico y magnético de

la ADRES.


PROCEDIMIENTO ENTREGA A CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN REALIZADA POR LA FIRMA

AUDITORA DE RECOBROS Y RECLAMACIONES

OBJETIVO

Recibir de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones los documentos (de entrada y salida) que se produzcan con relación

a los procesos de la Auditoría de Recobros y Reclamaciones, que deban ser objeto de entrega a la Administradora de los

Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

ALCANCE




✓ Aplica a todos los procesos de la gestión de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones que deban ser objeto de entrega

a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

LÍDER


MANUAL OPERATIVO




F01 V01

DEFINICIONES





























DOCUMENTO: Información creada o recibida, conservada como

información y prueba, por una organización o un individuo en el

desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones

legales cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID):

Instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo

documental.

FOLIO: Hoja de expediente o carpeta que recibe un número que

indica el orden consecutivo de las páginas dentro de la Unidad de

Conservación. La numeración debe ser consecutiva. No se debe

omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices.


organización que consiste en establecer secuencias dentro de las

agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.


tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

Pueden ser preventivas o de intervención directa.









MANUAL OPERATIVO




F01 V01


su titularidad.


libros o tomos.


✓ Todas las dependencias de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones deben aplicar las Tablas de Retención

Documental TRD, de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la Entidad, con el fin de aplicar las mismas a los

documentos producidos por sus áreas.



transferencias de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones.


✓ Todas las dependencias de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones deben crear los expedientes documentales

desde el inicio hasta el final del trámite.

✓ El Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la ADRES no aceptará tipos o series documentales que no se

encuentren descritos en la TRD de la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones y que su disposición en Archivo

Central está identificada como cero.



✓ Las actividades descritas en este procedimiento aplican a la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones y la Entidad

Administradora de los Recursos del Sistema de Seguridad Social en Salud – ADRES, definiendo los responsables

conforme a su estructura administrativa.

REQUISITOS LEGALES




disposiciones”.

Aplica toda la ley.




MANUAL OPERATIVO




F01 V01









de 2000”.








de 2000”.














Documental”.









MANUAL OPERATIVO




F01 V01








MANUAL OPERATIVO




F01 V01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA A CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN REALIZADA

POR LA FIRMA AUDITORA DE RECOBROS Y RECLAMACIONES

Firm

a A

udito

ra d

e R

eco

bro

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Re

cla

ma

cio

nes

GO

de

Ges

tión

Adm

inis

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C

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de

Arc

hivo

Fís

ico

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agné

tico

INICIO

1. Solicitar programación de entrega

Documentación de la Gestión realizada

por la firma auditora de recobros y

reclamaciones

Outllook

Solicitud de programación

de cajas-Documentos

1.1. Certificar el contenido de cada caja

2. Verificar inventario de documentación a

recibir.

Programación de cajas documentos de la Gestión

realizada por la firma auditora de recobros y

reclamaciones.

Solicitud de programación

de cajas - Documentos

C1. ¿La documentación

corresponde a las series

contenidas en la TRD?

3. Informar la no recepción

de documentosNO

4. Recibir y validar

documentación

SÍ

FUID firmado

Documentación en

las instalaciones de

su Outsourcing

Custodia Documental

1

2

Correo electrónico

Correo electrónico

FIN

MANUAL OPERATIVO




F01 V01

GO

de

Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

y

Do

cum

enta

l / O

pera

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Cu

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Firm

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Firm

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udito

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Re

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y

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cla

ma

cio

nes

C2.

¿La documentación entregada

cumple con todos los

requisitos?

5. Devolver Archivo que no

Cumple con los Requisitos

6. Preparar y organizar Archivo

(remitirse a la actividad No. 1)

Documentación que no

cumple con los requisitos

para que sean subsanados

por la firma Auditora

1

7. Generar Acta de Entrega

No

Si

Acta de

entrega

2

2

2

Correo electrónico

FIN

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


1.

Solicitar

programación de

entrega de la

documentación

de la gestión

realizada por la

Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.


remite a la ADRES un correo solicitando la

programación de las cajas que contienen la

documentación de su gestión, organizada con las

tipologías documentales descritas acompañado

del inventario documental a entregar,

cumpliendo las siguientes condiciones:

• Para la entrega de documentación a

custodiar, es necesario que la Firma Auditora

de Recobros y Reclamaciones certifique el

contenido de cada caja, el cual debe estar

reflejado en el inventario documental.

(No aplica para la recepción de recobros,

reclamaciones y validadores). En la

comunicación remisoria se informa la fecha y

hora de entrega de los documentos.

Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.

Correo

electrónico.

Programación

de cajas y

documentos de

la Gestión

realizada por la

Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.

2.

Verificar

inventario de

documentación a

recibir.

La ADRES recibe la solicitud de programación de

entrega de archivo por parte de la Firma Auditora

de Recobros y Reclamaciones y revisa que el

inventario de documentación a recibir

corresponda a las series, subseries y tipos

documentales establecidos.

¿La documentación corresponde a las series

contenidas en la TRD?

Sí: Continúa en la actividad 4. Se programa la

recepción indicando la fecha y hora indicada

No: Continúa actividad 3. En caso de que la

documentación a recibir no corresponda a la

Revisión del

FUID.

Gestor de

Operaciones -

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental

de la ADRES.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


definida, se informa a la Firma Auditora de

Recobros y Reclamaciones.

3.

Informar la no

recepción de

documentos.

Mediante comunicación, la ADRES informa a la

Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones que

los documentos relacionados en la notificación de

entrega no corresponden a los establecidos y que

por tanto no hará su recepción y custodia. Fin

del Procedimiento.

Gestor de

Operaciones -

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental

de la ADRES

Correo

electrónico.

4. Recibir y validar

Documentación.

El Gestor de Operaciones – Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la ADRES recibe

la documentación en las instalaciones del

Outsourcing de Custodia Documental, teniendo

en cuenta que solamente se reciben los tipos

documentales definidos y aprobados entre las

partes.

En el momento de la recepción de los

documentos físicos, la ADRES verifica que el

archivo esté debidamente rotulado e identificado

de acuerdo con los parámetros establecidos en

este procedimiento.

• El Gestor de Operaciones - Grupo de Gestión


recibirá la documentación en cajas marcadas

de acuerdo con el Formato Rótulo Caja, las

cuales contendrán carpetas inventariadas e

identificadas. Estas se deben identificar,

marcar y rotular de tal forma que permita su

Validación

del FUID.

Gestor de

Operaciones -

Grupo de

Gestión

Administrativa

y Documental

de la ADRES -

Operador de

Custodia y

Administración

del Archivo

Físico y

Magnético de la

ADRES.

FUID firmado.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


ubicación y recuperación, de acuerdo con lo

que estipula el manejo de las TRD.

• Todas las carpetas deberán ser rotuladas de

acuerdo con el formato Rótulo de carpeta

establecido. La Información general que debe

contener cada caja debe corresponder con la

serie destinada, número de carpeta y número

de folios y debe estar numerada en orden

consecutivo.

• El Gestor de Operaciones - Grupo de Gestión


asesora al personal del Operador de Custodia y

Administración del archivo físico y magnético

de la ADRES quien realiza la verificación de los

documentos recibidos frente a la relación

entregada por la Firma Auditora. La verificación

la realiza a partir de la lectura de rotulación de

cajas, carpetas y la cantidad de folios, firmando

el FUID como confirmación y aceptación del

inventario recibido.

• Las unidades de conservación deben ser

conforme a lo recomendado por el Archivo

General de la Nación "...almacenar los

documentos en carpetas de cartulina

desacidificada (para documentos históricos) o

de material neutro-tipo propalcote-(para

archivos de gestión) ..." debidamente

identificadas, las cuales deben corresponder a

las dimensiones y el diseño de la referencia X-

300.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


• La Firma Auditora de Reclamaciones y

Recobros debe garantizar la organización de

los documentos al interior de las cajas

conforme a los lineamientos establecidos en la

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta


disposiciones” y el Acuerdo No. 042 de 2002

“Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las


funciones públicas, se regula el Inventario

Único Documental y se desarrollan los artículos

21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos

Ley 594 de 2000” y demás disposiciones que

regulen el tema.

• La totalidad de tipos documentales que

integran las unidades documentales de las

series y subseries estarán debidamente

foliados de acuerdo con los lineamientos

establecidos por el Archivo General de la

Nación, con el fin de facilitar su control.

• La totalidad de la documentación debe ser

inventariada utilizando el Formato Único de

Inventario Documental – FUID, del cual debe

reposar copia en las dos entidades, con el fin

de que le sirva de soporte a la Firma Auditora

de Recobros y Reclamaciones al momento de

requerir cualquier consulta de la

documentación recibida.

• Para efectos de consultas del archivo recibido,

la Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


o quien haga sus veces, debe solicitar a la

ADRES la documentación, identificando

plenamente el número de caja y de carpeta de

conformidad con el inventario utilizado como

validación en la entrega de la documentación.

• La documentación se colocará a disposición del

solicitante para realizar la respectiva consulta.

Una vez finalizada la misma, se recibirá en las

mismas condiciones en las que fue entregada,

caso contrario debe venir acompañado al

interior de la carpeta de un documento que

argumente las novedades presentadas.

• Que la ADRES tenga en custodia la información

generada por la Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones, no implica que sea responsable

de dar trámite a las solicitudes realizadas por

terceros basadas en la información contenida

en los expedientes custodiados. Para efectos

de su consulta la ADRES hará entrega de los

expedientes solicitados en sus instalaciones a

la Firma Auditora de Recobros y

Reclamaciones.

¿La documentación entregada cumple con todos

los requisitos?

Sí: Continúa con la actividad 7.

No: Continúa con la actividad 5.

5. Devolver el

archivo que no

Se entrega la documentación que no cumple con

los requisitos para que sean subsanados por la

Firma Auditora de Recobros y Reclamaciones.

Gestor de

Operaciones -

Grupo de

Gestión

Documentación

que no cumple

con los

MANUAL OPERATIVO




F01 V01


No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

PUNTO DE


cumple con los

requisitos.

Administrativa

y Documental

de la ADRES.

requisitos para

que sean

subsanados por

la Firma

Auditora.

6.

Preparar y

organizar

archivo.


realiza las actividades necesarias para corregir

las falencias encontradas en los documentos

(Continúa en la Actividad 1). Una vez

terminada la actividad solicita a la ADRES,

mediante correo electrónico, nueva

programación de entrega.

Revisión y

corrección

del FUID.

Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.

Correo

electrónico.

7. Generar acta de

entrega.

Se genera acta de entrega, de acuerdo con el

formato establecido. El acta debe tener las

firmas de los responsables de quien entrega y

quien recibe.


Firma Auditora

de Recobros y

Reclamaciones.

Acta de

entrega.

MANUAL OPERATIVO




F01 V01

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORADO

POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Haga clic

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una fecha.

Nombre y Cargo:

Nombre y Cargo:

Nombre y Cargo:

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