Manual Operativo Proyecto BM · Web viewFunciones de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) SECCIÓN IV: GESTIÓN FINANCIERA. 4.1 Desembolsos. 4.2 Procedimientos Administrativos-Financieros

Proyecto Regional Para la Seguridad Ciudadana Municipal en el Triángulo Norte de Centroamérica

MANUAL OPERATIVO DEL COMPONENTE NACIONAL HONDURAS

INDICE

INTRODUCCION

SECCIÓN I: PRESENTACIÓN1.1. Propósito y Alcance del Manual Operativo1.2. Usuarios del Manual Operativo1.3. Modificaciones al Manual Operativo

SECCION II: DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO2.1. Objetivos2.2. Indicadores2.3. Componentes2.4. Costo y financiamiento

SECCION III: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO3.1. Entidades que participan en la ejecución del Proyecto y estructura organizacional del Proyecto3.2. Funciones de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP)

SECCIÓN IV: GESTIÓN FINANCIERA4.1 Desembolsos4.2 Procedimientos Administrativos-Financieros4.2.1 Proceso de pagos de bienes y servicios4.2.2 Proceso de pagos de consultorías4.2.3 Proceso de pagos de viáticos4.2.4 Proceso para el pago de sueldos del personal PNUD4.3 Gastos Operativos4.4 Inventario4.5 Informe combinado de gastos (CDR)4.6 Informe mensual de gastos4.7 Manejo y control de los fondos del préstamo4.8 Contabilización de gastos de conformidad con normativa BIRF4.9 Estructura presupuestaria4.10 Principales políticas contables4.10.1 Unidad monetaria4.10.2 Base del registro contable4.10.3 Bases para la elaboración y presentación de estados financieros4.10.4 Desembolsos entregados a contratistas4.11 Informes financieros

4.11.1 Estados financieros básicos4.11.2 Informes de seguimiento financiero4.12 Auditoría interna4.13 Auditoría externa4.14 Misión financiera Banco Mundial4.15 Manejo de desembolsos4.15.1 Anticipos

SECCIÓN V: GESTIÓN DE ADQUISICIONES5.1 Plan de Adquisiciones5.2 Documentos rectores5.3 Disposiciones especiales5.3.1 Revisión por el BIRF en materia de adquisiciones5.3.2 Fraude y corrupción5.3.3 Elegibilidad5.3.4 Conflicto de intereses5.3.6 Confidencialidad5.3.7 Modificación de contratos sujetos a revisión ex ante y ex post5.4 Descripción de los procedimientos de acuerdo al método de adquisición de bienes5.5 Métodos de contratación de servicios de consultores individuales

SECCIÓN VI: MONITOREO, EVALUACIÓN Y REPORTES AVANCE

SECCIÓN VII: COMUNICACION

SIGLAS

PNUD Programa de las Naciones Unidas para el DesarrolloBIRF Banco MundialCD Contratación Directa CP Comparación de Precios LPI Licitación Pública InternacionalLPN Licitación Pública NacionalSS Secretaría de SeguridadPAC Plan de AdquisicionesPBS Proveedor de Bienes y ServiciosPEP Plan de Ejecución del ProyectoPMR Reporte de Monitoreo de ProgresoPOA Plan Operativo AnualUCP Unidad Coordinadora de ProyectoAWP Annual Work PlanQPR Quartely Programme ReportAtlas Sistema Financiero

INTRODUCCIÓN

El 20 de febrero 2014 se suscribió el Acuerdo Subsidiario No.TF016069 entre la República de Honduras y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), para la ejecución del Proyecto Regional para la Seguridad Ciudadana Municipal en el Triángulo Norte de Centroamérica.

Al respecto, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.02 de las Condiciones Estándar del Acuerdo Subsidiario No. TF016069, se firmó con la Secretaría de Seguridad un Documento de Proyecto para la implementación del Acuerdo Subsidiario, Parte 1 - Componente Nacional Honduras.

El presente documento constituye el Manual Operativo del proyecto antes mencionado, el cual es un instrumento para orientar en los procedimientos y pasos que deben tenerse en cuenta para el manejo adecuado de los recursos del proyecto. El manual ordena la información acerca de las instancias de toma de decisiones y aprobación del procedimiento general de contratación y precisa las diferencias en métodos y procedimientos, entre la adquisición de bienes, servicios de no consultoría, servicios de consultoría, asistencia técnica, capacitación y costos operativos.

La sección de presentación explica el propósito y alcance de este manual operativo, así como los usuarios y el procedimiento para realizar modificaciones.

La segunda sección contiene una descripción del Proyecto que incluye objetivos, indicadores, componentes y financiamiento.

En la tercera sección se detalla la estructura organizativa y funcional para la gestión del Proyecto.

La cuarta sección describe en detalle la gestión financiera del proyecto y los procedimientos para desembolsos.

La sección quinta detalla la gestión de adquisiciones: plan de compras, niveles de autorización, disposiciones especiales para iniciar cualquier compra, descripción de procesos de compra y modalidades de adquisición.

En la sección sexta se detallan los mecanismos y herramientas de monitoreo y evaluación del Proyecto, así como los reportes de avance y final a ser enviados al BIRF.

En la séptima sección se describen las actividades de comunicación y visibilidad del Proyecto.

NORMATIVA

La ejecución de los fondos de la subvención se realizará con base en lo establecido en los siguientes documentos normativos:

Acuerdo Subsidiario No.TF016069 entre la República de Honduras y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.

Normas de Selección y Contratación de Consultores con préstamos del BIRF, créditos de la AIF y donaciones por prestatarios del Banco Mundial, enero 2011.

Normas de Adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría con Préstamos del BIRF, Créditos de la AIF y donaciones por prestatarios del Banco Mundial enero 2011.

Manual de Desembolsos para Clientes del Banco Mundial (Mayo 2006).

Comunicación enviada por el Banco a través del Gerente de Proyecto con fecha 29 de abril de 2015, con la cual modifica los umbrales por métodos de licitación y para contratos que requieren revisión previa del Banco. En el Plan de Adquisiciones se establecerán los contratos sujetos a revisión previa del Banco, todos los demás contratos estarán sujetos a revisión posterior; todo de acuerdo con lo comunicado por el Banco en la carta en mención. (Se adjunta copia del contenido de dicha carta).

Otros documentos:

o Plan Operativo Anual del Proyecto aprobado por el Banco Mundial.o Plan de Adquisiciones Anual, aprobado por el Banco Mundial.o Guías y Términos de Referencia para Auditorías de Proyectos.o Guías: Reportes Financieros Anuales y Auditoría de Actividades financiadas por el

Banco Mundial”

SECCIÓN I: PRESENTACIÓN

1.1. Propósito y Alcance del Manual Operativo

El Manual Operativo tiene como objetivo enunciar los mecanismos, normas y procedimientos para el manejo técnico, administrativo y financiero de los recursos enmarcados en Acuerdo Subsidiario No.TF016069.

El Acuerdo Subsidiario establece que se deben contratar los bienes y las obras necesarias para la ejecución del Proyecto conforme a la Cláusula 2.07 del Acuerdo Subsidiario. Todo contrato de servicio, obras y adquisiciones suscrito en el marco del presente proyecto se gestionará siguiendo las Normas de Adquisiciones del Banco Mundial.

1.2. Usuarios del Manual Operativo

Los usuarios del presente Manual Operativo son todas las instancias o personas que participan directa o indirectamente en la ejecución, financiamiento, supervisión, evaluación y administración del Proyecto.

1.3. Modificaciones al Manual Operativo

La Unidad Coordinadora del Proyecto del PNUD es la instancia responsable de administrar y actualizar las diferentes secciones, anexos y formularios del Manual de Operaciones y por lo tanto de divulgar las modificaciones.

Sin embargo, para cada actualización de este Manual será menester el consentimiento escrito del BIRF para que pueda introducirse cualquier cambio.

SECCION II: DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto forma parte de una iniciativa regional financiada por el Banco Mundial en los países del Triángulo Norte de Centroamérica (Guatemala, El Salvador y Honduras) cuyo objetivo es mejorar la seguridad ciudadana mediante el fortalecimiento de las capacidades locales y nacionales para la implementación de intervenciones basadas en evidencias que atiendan los factores de riesgo en materia de criminalidad y violencia.

2.1. Objetivo

El objetivo principal de este proyecto, financiado con recursos del Banco Mundial, es fortalecer las capacidades de las instituciones nacionales y locales para implementar el programa "Municipios Más Seguros" bajo la Secretaría de Seguridad. Además, se prestará asistencia técnica para desarrollar iniciativas innovadoras para mejorar la seguridad ciudadana a nivel municipal y nacional. En sí, este proyecto en realidad no implementará el programa "Municipios Más Seguros", sino que proporcionará la asistencia técnica y el apoyo necesario mediante el desarrollo de herramientas, materiales y habilidades específicas en las diferentes instituciones para implementar el programa. Además de asistencia técnica general para llevar adelante este programa a nivel nacional, el proyecto apoyará específicamente a la Subsecretaría responsable para implementar el programa en municipios de alta criminalidad, con particular énfasis en actividades de prevención de la violencia social. Se garantizará la apropiación nacional de todas las actividades bajo este proyecto a lo largo de su implementación.

El programa "Municipios Más Seguros" pretende servir como un programa “marco” para coordinar y supervisar los enfoques integrados para la seguridad ciudadana a nivel municipal. Este proyecto busca lograr los siguientes productos:

Fortalecimiento de la capacidad nacional para la prevención de la violencia a nivel municipal.

Fortalecimiento del desempeño de las instituciones de seguridad y de justicia a nivel local. Mejora de las estrategias municipales basadas en evidencias y en información generada

por datos.

2.2. Indicadores

1. Secretaría de Seguridad cuenta con capacidad para el desarrollo del Programa Municipios más Seguros a partir de una guía y manual de procedimientos para la gestión de planes locales de convivencia y seguridad ciudadana.

2. Gabinete de Prevención se encuentra operando y cuenta con manual de funcionamiento y agenda de reuniones definida.

3. Policía Comunitaria en tres municipios cuenta con mejores equipamientos de infraestructura y recursos humanos formados.

4. El Observatorio de la Violencia mejora su capacidad de análisis.5. Documento de sistematización de lecciones aprendidas en prevención de violencia en las

municipalidades.6. Alcaldes y operadores de justicia conocen experiencias en el marco de cooperación sur –

sur.

2.3. Componentes

Producto 1. Fortalecida la capacidad nacional para la prevención de la violencia a nivel municipal.

Producto 2. Aumentada la seguridad ciudadana a través de la implementación del enfoque de policía comunitaria y la mejora de las capacidades de investigación.

Producto 3. Instalada una plataforma para facilitar el intercambio de conocimientos y de datos a nivel nacional y regional para mejorar el diseño de estrategias municipales de seguridad ciudadana.

2.4. Costo y financiamiento

El proyecto se financiará a través del Acuerdo Subsidiario No. TF016069, por un monto de USD1.5 millones durante un período de ejecución de un año.

Categoría Monto de la donación asignada (expresado en USD)

Porcentaje de gastos a ser financiados (incluyendo impuestos)

Bienes, servicios de consultoría, servicios no-consultoría, capacitaciones y talleres y costos de operación bajo la Parte 1 del proyecto

US$1,500,000 100%

Monto total US$1,500,000

SECCION III: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

3.1. Entidades que participan en la ejecución del Proyecto.

Junta de Proyecto

La Junta de Proyecto es la máxima instancia responsable de tomar las decisiones gerenciales y de dirigir al Coordinador del Proyecto cuando requiera de algún tipo orientación, incluida la aprobación de revisiones presupuestarias. Los exámenes de garantía del Proyecto efectuados por este grupo se llevan a cabo según puntos de decisión designados durante el desarrollo del Proyecto o, según sea necesario, cuando así lo considere el Coordinador del Proyecto. La Junta es consultada por el Coordinador del Proyecto cuando se trata de tomar decisiones en caso que las tolerancias del Proyecto hayan sido excedidas. La Junta contempla las siguientes tres funciones generales:

Ejecutivo: Representa la propiedad del Proyecto y preside la Junta.

Proveedor Superior: individuo o grupo que representa los intereses de las partes que proporcionan financiamiento y/o asistencia técnica del proyecto. La principal función dentro de la Junta es proporcionar guía sobre la factibilidad técnica del proyecto, y

Beneficiario Superior: individuo o grupo que representa los intereses de aquellos que serán los beneficiarios finales del proyecto. La función principal dentro de la Junta es garantizar el cumplimiento de los resultados del proyecto desde la perspectiva de los beneficiarios del mismo.

Garante del Proyecto: Quién supervisa y monitorea el proyecto en forma objetiva e independiente.

Las principales responsabilidades de la Junta del Proyecto son:

Aprobar el plan general del Proyecto; Tomar decisiones en los puntos de revisión definidos en el Plan Operativo Anual; Monitoreo del desarrollo del Proyecto: asegurarse que las actividades estén

contextualizadas en las estrategias y objetivos del Proyecto; Aprobar las revisiones presupuestarias y sustanciales al Proyecto y aborda los problemas

relativos a éste a medida que el Coordinador del Proyecto los informe; Aprobar los planes del Proyecto e informes técnicos y financiero de avances del mismo.

La Junta del Proyecto será integrada por los siguientes actores institucionales:

El PNUD asumirá el papel de Ejecutivo. El Banco Mundial, Secretaría de Finanzas y PNUD asumirán el papel de Proveedor. La Secretaría de Seguridad, los Representantes de las Alcaldías y la Secretaría de

Relaciones Exteriores, asumirán el rol de Beneficiario.

Esta Junta se reunirá de manera regular de acuerdo al calendario que se acuerde.

El PNUD cuenta con la capacidad técnica y administrativa para asumir la responsabilidad de movilizar y aplicar los insumos requeridos para lograr los resultados esperados. El PNUD asume la responsabilidad de la gestión y de la rendición de cuentas para la implementación del proyecto.

En las obligaciones de las partes se considerará:

La Secretaría de Seguridad en representación del Gobierno de Honduras:

(a) Podrá proveer las instalaciones, servicios y otros recursos, necesarios o apropiados para facilitar la ejecución del Proyecto.

(b) Actuará como parte responsable para la implementación de actividades según sea acordado entre las Partes.

El PNUD:

(a) Solicitará al Banco que proceda a transferir los recursos financieros asignados al Proyecto para financiar gastos elegibles conforme los términos y condiciones establecidas en el Acuerdo Subsidiario y de conforme a lo estipulado.

(b) Mantendrá políticas y procedimientos que le permitan monitorear y evaluar el progreso y alcance de objetivos, de acuerdo a los indicadores del proyecto.

(c) Contratará los bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución del Proyecto conforme a la Cláusula 2.07 del Acuerdo Subsidiario; y será responsable del realizar los pagos a los proveedores.

(d) Podrá proveer las instalaciones, servicios y otros recursos, necesarios o apropiados para facilitar la ejecución del Proyecto.

(e) Celebrará acuerdos con las municipalidades participantes en el proyecto y con otras instituciones gubernamentales y no gubernamentales, agencias del Sistema de Naciones Unidas y otros para la implementación del proyecto.

(f) Participará en las misiones del BIRF para la supervisión del proyecto.(g) Establecerá antes de comenzar la ejecución del Proyecto y mantendrá vigentes durante el

período de ejecución, mecanismos para la gestión financiera, adquisiciones y seguimiento, aceptables al BIRF.

(h) Coordinará con los auditores externos la ejecución del servicio de auditoria al proyecto.

La Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP):

Elaborará Planes Anuales Operativos y Planes de Adquisiciones;

Facilitará, apoyará y monitoreará la coordinación entre las dependencias técnicas, administrativo-financieras y de adquisiciones del PNUD.

Velará por una adecuada planificación y ejecución de los procesos de adquisición y contratación de bienes, obras, servicios distintos a los de consultoría y servicios de consultoría del Programa, asegurando la eficiencia de los recursos del Acuerdo en conformidad con los procedimientos del BIRF;

Autor, 03/01/-1,

Favor revisar si ustedes como PNUD serán responsable de coordinar auditoria, o si lo hará la UCP que se conforme; y de acuerdo a esto, ubicar las dos funciones que se adicionan.

Monitorear el avance del programa y el grado de cumplimiento de objetivos, resultados y actividades;

Preparará los informes técnicos y financieros de seguimiento del Programa para ser enviados oportunamente al BIRF;

Verificará que las solicitudes de compra, especificaciones técnicas y términos de referencia que generen las dependencias solicitantes sean coherentes al Plan de Adquisiciones y Plan Operativo Anual;

Garantizará la implementación oportuna de los planes operativos y de adquisiciones;

Proporcionará la prestación de todos los insumos técnicos necesarios para las actividades del proyecto.

Entregará oportunamente al BIRF y al Asociado en la Implementación los informes financieros y técnicos del proyecto;

Estructura Organizativa

SECCIÓN IV: GESTIÓN FINANCIERA.

4.1 Normativa del PNUD para la gestión financiera

Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución nacional son las siguientes:

i. El manejo de los recursos financieros de un proyecto puede realizarse a través de la Implementación directa del PNUD, de acuerdo a los siguientes mecanismos: transferencia electrónica (local o internacional), emisión de cheques, y por conducto de otras oficinas del PNUD. La solicitud debidamente completada, y autorizada por la autoridad competente, se presentará al PNUD con por lo menos cinco (5) días (o 40 horas hábiles) de anticipación a la fecha prevista de pago acompañada con la documentación original de soporte.

ii. Cada pago deberá cumplir con el proceso establecido en las normas y procedimientos del PNUD y del Banco Mundial y una copia completa del proceso y documentación de respaldo deberá permanecer en el proyecto.

iii. De acuerdo con la normativa del Banco Mundial no está permitido tener fondos para gastos de caja chica y anticipos de fondos para actividades específicas.

iv. Las Solicitudes de Pago (en adelante FACE) de bienes y servicios deben estar acompañadas siempre por documentación original y legal que avale dicha solicitud de pago, como el acta de recepción, copia de la orden de compra o contrato, la no objeción al contrato (cuando aplique).

v. Toda la documentación (por ejemplo facturas y recibos) deberán realizarse bajo la siguiente denominación: “Programa Naciones Unidas para el Desarrollo” y en la descripción de la misma deberá hacerse mención expresa al nombre y número del proyecto.

vi. Todas las transacciones financieras, tanto ingresos como egresos (inclusive los adelantos solicitados al PNUD), que se realicen en el proyecto, se registrarán en la moneda en que se efectuaron, y se contabilizarán en dólares estadounidenses, utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente en la fecha del registro de la transacción.

vii. Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el documento de proyecto, e instituir mecanismos de control presupuestario a fin de asegurar que todas las solicitudes de pagos, adelantos de fondos y pagos directos sean tramitadas únicamente si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

4.2 Procedimientos administrativos-financieros

Para la implementación del Proyecto se requiere del desarrollo de una serie de actividades administrativas/financieras necesarias para el cumplimiento de los objetivos e indicadores previstos. A continuación se detallan los principales procedimientos a ser utilizados en la ejecución del proyecto.

Autor, 03/01/-1,

Se sugiere incluir en esta sección los procesos para el pago de los sueldos del personal PNUD que se reconocerán a ser financiados con la donación.

Autor, 03/01/-1,

Es de notar que las pérdidas o ganancias debido a fluctuaciones en la tasa de cambio no deben ser cargadas al proyecto. Para evitar esta situación, por lo que general el Banco recomienda que al rendir los gastos al Banco, se utilice el tipo de cambio al cual se monetizaron los recursos de USD a lempiras. No obstante, hacerlo como se plantea es válido, pero deben estar en conocimiento que la pérdida cambiaria no es elegible de financiamiento con recursos de la donación.

4.2.1 Proceso de Pago de Bienes y ServiciosPaso Tarea Responsable1 Elaborar solicitud de pago / FACE. Adjuntando toda la información soporte:

Factura original Acta de recepción Orden de compra/contrato Copia de no objeción (si aplica) Cuadro comparativo de ofertas/informe técnico

Registrar en Atlas

Administración del proyecto (UCP)

2 Verificar que el pago está de acuerdo al plan operativo del proyecto, que cumple con las regulaciones y que ha sido recibido a conformidad.

Firmar FACE.

Coordinador del proyecto (UCP)

3 Revisar que el pago cumple con las regulaciones, que existe presupuesto y fondos y que ha sido correctamente registrado en el sistema financiero Atlas.

Asociado de programa PNUD

4 Verificar que el pago está contemplado en el plan operativo del proyecto y que cumple con las regulaciones. Asimismo, aprobar el pago en el sistema financiero Atlas.

Oficial de Programa PNUD

5 Verificar que la solicitud de pago cumpla con las regulaciones y emitir el pago para firma y despacho de la transferencia

Oficial de Finanzas PNUD

4 Firmar y despachar la transferencia. Especialista en Gestión/Representante Residente PNUD

4.2.2 Proceso de Pago de Servicios de ConsultoríaPaso Tarea Responsable1 Elaborar solicitud de pago / FACE. Adjuntando toda la información soporte:

Constancia de recepción de servicios satisfactorios Copia del contrato Copia de los productos Copia de la no objeción (si aplica) Evaluación del consultor (en caso de ser pago final)


2 Verificar que el pago está de acuerdo al plan operativo del proyecto, que cumple con las regulaciones y que ha sido recibido a conformidad.

Firmar FACE.


3 Revisar que el pago cumple con las regulaciones, que existe presupuesto y fondos. Hacer el recibo del producto en Atlas y hacer el voucher ligado al mismo.

Asociado de programa PNUD

4 Verificar que el pago está contemplado en el plan operativo del proyecto y que cumple con las regulaciones.

Oficial de Programa PNUD

5 Verifica que la solicitud de pago cumpla con las regulaciones y emite el pago para firma y despacho de la transferencia



4.2.3 Proceso de Pago de ViáticosPaso Tarea Responsable1 Elaborar el requerimiento de anticipo de viáticos indicando el respectivo

itinerario y adjuntando el permiso de viaje y la autorización del supervisor.

Se utilizará la tarifa de viáticos del Sistema de las Naciones Unidas vigente.


Paso Tarea ResponsableSe proporciona anticipo de gastos de viaje hasta un máximo de un mes previo la presentación de una agenda de misión que debe contener toda la información que se desarrollará en el trabajo de campo incluyendo objetivos y horarios de reuniones.

Se anticiparan viáticos y gastos terminales cuando los mismos sean mayores de USD 200.00.

A los titulares de contratos con PNUD se les anticipará el 100% del mismo, a funcionarios de otras instituciones cuyos viajes sean financiados con estos fondos se les suministrará el 80% como anticipo.

2 Verificar que el anticipo de viáticos pago está de acuerdo al plan operativo del proyecto, que cumple con las regulaciones.

Firma y aprueba Requerimiento en el sistema.


3 Elaborar orden de compra en ATLAS y verificación de cálculos de tarifas de acuerdo al itinerario y cumplimiento de los requisitos para el viaje

Servicios Generales

4 Procesar el pago Unidad de Finanzas6 Firmar y despachar la transferencia. Especialista en

gestión/Representante Residente7 Luego de la misión, presentar un informe del mismo con los logros y

resultados de la misma.Se liquidará 20% restante al finalizar el viaje para funcionarios de otras instituciones.

Participante en viaje

8 Verifica que el informe de misión cumpla con lo planificado, y de existir cambios solicita justificación, recalcula viáticos y elabora la liquidación y obtiene firmas del viajero y supervisor.

Administrador

9 La solicitud de pago cumpla con las regulaciones Asociado de programa10 Verificar que el pago está contemplado en el plan operativo del proyecto y

que cumple con las regulaciones.Oficial de Programa PNUD

11 Verificar que la solicitud de pago cumpla con las regulaciones y emite el pago para firma y despacho de la transferencia



4.2.4 Proceso para el pago de sueldos del personal PNUD

Paso Tarea Responsable1 Emitir factura por los servicios por el costo del personal que será cargado a

la cuenta 75100 (Servicio General de Gestión – GMS)Unidad de Finanzas (PNUD)

2 Elaborar la solicitud de pago (FACE) y verificar la disponibilidad de fondos Administración del proyecto (UCP)

3 Verificar que el pago está de acuerdo a lo establecido en el acuerdo subsidiario/plan operativo del proyecto


4 Verificar que la FACE cumpla con las regulaciones y que exista disponibilidad de fondos.

Asociada de Programa, PNUD

5 Verificar que el pago está contemplado en el plan operativo del proyecto Oficial de Programa, PNUD6 Verificar que la solicitud de pago cumpla con las regulaciones y efectúa el

respectivo registro en el sistema financieroOficial de Finanzas PNUD

7 Aprobar el registro en Atlas para transferir los fondos al PNUD Especialista en Gestión PNUD9 Procesar la planilla en el ciclo de pagos de Atlas Oficial de Finanzas PNUD10 Firmar y despachar la transferencia Especialista en Gestión11 Generar la planilla mensual (documento soporte del pago) Unidad de Recursos Humanos

4.3 Gastos Operativos

Se consideran gastos operativos los gastos administrativos relacionados con la implementación del proyecto, incluyendo sueldos, funcionamiento y mantenimiento de vehículos, costos de comunicaciones y seguros, comisiones bancarias, gastos de alquiler de oficina, mantenimiento de oficinas y de equipo de oficina, servicios básicos, duplicación e impresión de documentos, bienes de consumo y costos de viajes y viáticos.

A continuación se detallan los cargos de personal incluidos en gastos operativos:

Cargo Adscrito a:% de

dedicación al proyecto

Costo mensual en US$

Costo anual en US$ Estado

Especialista en Gestión PNUD 6% 487.14 5,845.68

Recursos que posee PNUD

Coordinador de Programa de la Unidad de Gobernabilidad PNUD 8% 649.52 7,794.2

4

Oficial de Programa de la Unidad de Gobernabilidad PNUD 20% 1,310.3

2 15,723.8

0

Asociado de Programa PNUD 25% 829.52 9,954.25

Jefe Unidad de Finanzas PNUD 10% 424.09 5,089.10

Asociado de Finanzas PNUD 50% 1,259.58

15,115.00

Jefe de Unidad de Adquisiciones PNUD 5% 264.49 3,173.90

Oficial de Adquisiciones PNUD 100% 3,600.00

43,200.00

Coordinador del Proyecto PNUD/UCP 100% 4,000.00

48,000.00

Recursos que no posee PNUD a ser

contratados durante la

implementación del proyecto

Administrador del Proyecto PNUD/UCP 100% 2,700.00

32,400.00

Motorista PNUD/UCP 100% 850.00 10,200.00

TOTAL GASTOS OPERATIVOS DE PERSONAL PNUD: 196,495.97

Otros gastos operativos:

Concepto del gastoCosto

mensual en US$

Costo anual en US$ Estado

Funcionamiento y mantenimiento de vehículos, seguros

1,000.00 12,000.00 A ser

comprados/ contratados durante la

implementación del proyecto.

Costos de comunicaciones 500.00 6,000.00 Gastos de alquiler de oficina 2,000.00 24,000.00 Mantenimiento de oficinas y de equipo de oficina 482.00 5,784.00

Servicios de seguridad y limpieza 500.00 6,000.00 Servicios públicos (energía y agua) 300.00 3,600.00

Bienes de consumo y papelería, duplicación e impresión de documentos, comisiones bancarias

500.00 6,000.00

Costos de viaje y viáticos 50,000.00 TOTAL OTROS GASTOS OPERATIVOS: 113,384.00

4.5 Informe Combinado de Gastos (CDR)

Este informe expresa, en dólares estadounidenses, el monto total de los gastos cargados al proyecto. También reflejará los compromisos firmados vigentes a la fecha de emisión del Informe Combinado de Gastos (CDR, por sus siglas en inglés), si éstos han sido registrados en el sistema Atlas.

El CDR deberá ser controlado y conciliado con los registros del proyecto y la información final proporcionada por el PNUD. La Unidad Ejecutora del Proyecto del PNUD enviará el CDR al Oficial de Programa para su visto bueno, y a la Representante Residente para su aprobación final.

La frecuencia de emisión de los CDR es trimestral.

El CDR será considerado el informe oficial de gastos del proyecto por el PNUD, que será también la base para el examen de los auditores y la preparación de los informes financieros para el Banco Mundial.

4.6 Informe Mensual de Gastos: El objetivo principal del informe mensual de gastos es reflejar los desembolsos que el PNUD ha realizado con base en las solicitudes de pago y contratos que han sido remitidos por éste al PNUD.

Los siguientes documentos constituirán anexos a cada informe mensual:

Comprobante/s de Desembolso (DV – Disbursement Voucher). Su propósito es registrar los desembolsos efectuados por el proyecto y se emite para todos los pagos realizados, adjuntando a los mismos copia de: recibos de caja de proveedores (cuando aplica),

exención de IVA, factura de boletos aéreos, documentación de cálculo de pagos (planillas), transferencias bancarias (cuando aplica).

Comprobante de Depósito de Fondos (Deposit Voucher). Constituye documento oficial de recepción e ingreso de fondos

Comprobante de Corrección de Partidas (JV – Journal Voucher): Se utiliza para registrar correcciones o reclasificaciones que no impliquen traslados de fondos desde o para el proyecto o en casos cuando no se modifica el fondo, donante o proyecto.

Balance Presupuestario (Project Budget Balance): Este informe compara el presupuesto vigente con los gastos efectuados a la fecha de impresión, por resultado y categoría.

4.7 Manejo y control de los fondos del Acuerdo Subsidiario

El BIRF trasladará los recursos del financiamiento al PNUD, de acuerdo con el proyecto de desembolsos aprobado por el Banco para la ejecución del Proyecto.

Los fondos se ejecutarán de acuerdo a Plan de Adquisiciones y Planificación definida en el POA. En el caso de modificación de contratos, referirse al inciso 5.3.7 de la sección V. Gestión de Adquisiciones. 4.8 Contabilización de gastos de conformidad con normativa BIRF.

A partir de lo indicado anteriormente se amplía con mayor detalle lo siguiente:

a) El control y la ejecución de los recursos financieros asignados al Proyecto, provenientes del acuerdo subsidiario del BIRF, estarán bajo la responsabilidad del PNUD.

b) Los registros contables deberán mantenerse actualizados, reflejando la situación financiera del proyecto.

c) El PNUD será responsable de llevar los registros contables de todas las transacciones efectuadas con cargo al Acuerdo Subsidiario, relacionadas con la ejecución del proyecto y de conformidad con lo establecido en la normativa del BIRF.

d) Los registros presupuestarios y financieros del Proyecto deberán ser llevados de manera que permitan identificar: Las sumas recibidas de la fuente. El costo de las inversiones y otras erogaciones del Proyecto.

e) El PNUD, llevará registros presupuestarios y financieros del Proyecto para lo cual: Mantendrá registro que permita identificar las transacciones que afectan el uso y la

aplicación de fondos, para satisfacer los requerimientos de información por parte del Banco.

Velará por el mantenimiento de registros específicos para los fondos provenientes del préstamo.

Deberá existir integración entre los procesos de presupuesto, tesorería y adquisiciones, de tal forma que se facilite la ubicación de las transacciones y su seguimiento.

El sistema de información deberá permitir la emisión de los Estados Financieros previstos en los requerimientos del Banco y servir de base para la preparación de las Notas explicativas de dichos estados y de la información financiera y operativa complementaria, prevista en las Normas del BIRF.

f) El PNUD mantendrá sistemas de archivos adecuados, completos y actualizados de toda la documentación de soporte para la parte administrativa, contable y financiera del Proyecto. El BIRF y los Auditores Externos tendrán acceso irrestricto a dichos archivos para las visitas de inspección, las revisiones ex – post, o en la oportunidad que lo estimen conveniente.

g) Las conciliaciones de cuentas de bancos y otras necesarias para la correcta lectura de los Estados Financieros, estarán a cargo del PNUD.

4.9. Estructura presupuestaria

Los controles y registros presupuestarios y financieros del PNUD a través del sistema Atlas, servirán como base para la elaboración de los informes financieros requeridos por el Banco, de manera que permitan identificar y reportar los costos.

4.10. Principales políticas contables

Las políticas de registro de la ejecución presupuestaria y financiera que regirán para el Proyecto, serán las que establecidas en el marco del Sistema Atlas y las siguientes políticas se aplicarán supletoriamente:

4.10.1. Unidad Monetaria.

El PNUD puede pagar los compromisos asumidos durante la ejecución del Proyecto en la moneda acordada previamente en los documentos de invitación.

Para efectos de informes al Banco Mundial, auditorías externas y liquidación del préstamo deberá establecerse en dólares de los Estados Unidos de América, al tipo de cambio de la fecha de monetización para el caso de los gastos y fecha de ingreso de los desembolsos a la cuenta designada, el tipo de cambio utilizado es el que establece el PNUD mensualmente. El Informe Combinado de Gastos CDR reflejará las pérdidas o ganancias cambiarias.

4.10.2. Base del Registro Contable

Los registros contables se realizarán de conformidad con el principio de acumulación o devengado. Los costos o gastos serán reconocidos en el período en que se reciba la documentación y se le haya realizado el procedimiento para el pago correspondiente. Los ingresos del Proyecto serán reconocidos a medida que se vayan recibiendo los desembolsos provenientes en la cuenta designada de depósitos realizados por el BIRF.

Autor, 03/01/-1,

Véase comentario 4.1.vi

4.10.3. Bases para la elaboración y presentación de estados financieros.

Los estados financieros básicos que se reportarán al BIRF estarán sustentados en sus lineamientos y serán elaborados con base en el principio contable de acumulación o devengado.

La información para la preparación de estados financieros requeridos por el BIRF, será generada con base a los registros del sistema Atlas. Los estados financieros incluirán las notas explicativas correspondientes, las cuales serán preparadas mensualmente y deberán presentarse en dólares de los Estados Unidos de América.

4.11. Informes Financieros

4.11.1. Estados Financieros Básicos

La guía para la preparación de Estados Financieros del Banco, establece los lineamientos para la preparación y presentación de éstos.

Los estados financieros básicos del proyecto son:

Estado de Fuentes y Uso de Fondos Estado de Inversiones Acumuladas Notas a los estados financieros Estados de solicitud de Desembolsos SOE´s Estado y conciliación de la cuenta común

Se prepararán los reportes de conciliación de adelanto a la cuenta designada y las solicitudes de desembolsos. Estos informes deberán ajustarse a la forma y plazo previstos en el Acuerdo Subsidiario.

La información para los estados financieros debe obtenerse de los registros contables del PNUD y demás documentación relativa al Proyecto y por lo tanto, la responsabilidad por su contenido recae en el PNUD.

4.11.2. Informes de seguimiento financiero

El PNUD preparará y presentará al Banco Mundial, el Informe Financiero Interino No Auditado –IFR, el cual debe cubrir el periodo de un semestre calendario y proporcionar como mínimo la siguiente información:

Un detalle de los recursos y uso de los fondos (con gastos clasificados por subcomponente y categoría de adquisición).

Un detalle de la ejecución presupuestaria con base a la estructura del presupuesto por componente.

Conciliación del anticipo a la Cuenta Designada

Estos informes deberán ser entregados al Banco no más tarde de un mes después del fin del periodo cubierto y será enviado por correo electrónico institucional. Posteriormente el Banco enviará una nota con el resultado de la evaluación realizada al informe enviado.

4.13. Auditoría Financiera

Los estados financieros anuales del proyecto serán auditados siguiendo los Estándares Internacionales de Auditoria (ISA), a través de una firma independiente y de acuerdo con los términos de referencia aceptables para el Banco y el PNUD.

El trabajo de auditoría descrito puede ser financiado con fondos de la Donación.

Cada auditoría de los estados financieros deben cubrir el período de un año fiscal, el informe final deberá ser enviado al Banco no más tarde de 6 meses después del fin del período cubierto. Posteriormente el Banco enviara al PNUD una nota con el resultado de la evaluación realizada al informe referido.

4.14. Misión Financiera Banco Mundial.

El Banco Mundial planificará revisiones periódicas a lo largo de la vigencia del proyecto con especialistas financieros, evaluando el avance y ejecución, basados en las metas y objetivos planteados, así como la elegibilidad de los gastos y los controles internos financieros, por lo cual el PNUD deberá de preparar la información financiera necesaria para la misión.

El PNUD estará a cargo de la consolidación de información técnica de avance y ejecución, y de actualizar los estados financieros básicos del proyecto con el propósito de brindar visibilidad sobre el avance y los principales factores que tengan influencia sobre este avance.

4.15. Manejo de desembolsos

Según lo estipulado el proyecto podrá disponer de un límite máximo de recursos de $1,500,000.00 los cuales serán depositados en la cuenta del PNUD.

Después de firmado el Acuerdo Subsidiario, el Banco envió la “Carta de Desembolso”, en la que explica los procedimientos de desembolsos, da instrucciones claras para el retiro de fondos y especifica algunas de las disposiciones de las condiciones generales.

Las Directrices del Banco Mundial sobre los desembolsos para Proyectos contienen las disposiciones estándar que rigen el retiro de fondos de la cuenta del Acuerdo Subsidiario. Se aplican a todos los préstamos o subvenciones regidos por las Condiciones Generales. El PNUD podrá retirar los fondos utilizando la siguiente modalidad:

El PNUD solicitará al Banco Mundial transferir los recursos financieros asignados al Proyecto, de acuerdo a la planificación de gasto que será proporcionada por PNUD. El PNUD, de acuerdo a las políticas de desembolso de Banco Mundial, informará sobre el avance de la ejecución de los fondos y solicitará sucesivos desembolsos.

Autor, 03/01/-1,

No es requerido para el IFR semestral. El resumen de gastos de contratos sujetos a revisión previa si se requiere para solicitar desembolsos.

El PNUD deberá presentar por escrito, o por medios electrónicos a través de client connection la solicitud de desembolso y los documentos de respaldos pertinentes.

La Secretaría de Finanzas mediante carta del 28 de julio de 2014 notificó al BIRF los nombres de los funcionarios del PNUD autorizados para requerir el desembolso (ver anexo).

4.15.1. Anticipos

Para el primer desembolso basado en esta modalidad, solamente será necesario el cumplimiento de las condiciones previas establecidas en el convenio y la presentación de la solicitud de desembolso al BIRF debidamente autorizada, adjuntando el Informe Financiero Interino no auditado –IFR.

Para el cumplimiento de lo anterior, el PNUD deberá elaborar los formatos establecidos en el Manual de Desembolsos del BIRF y el formato de IFR convenido

Para la solicitud de anticipo se utilizará el que el Banco indique.

4.15.2. Reembolsos

Para el desembolso basado en esta modalidad, solamente será necesario el cumplimiento de las condiciones previas establecidas en el convenio, la carta de Desembolsos, y la presentación de la solicitud de reembolso al BIRF debidamente autorizada

Para el cumplimiento de lo anterior, el PNUD deberá elaborar los formatos establecidos en el Manual de Desembolsos del BIRF, esta modalidad se utilizará cuando el monto a reembolsar sea como mínimo US$50,000.00 según lo establecido en la Carta de Desembolsos del Acuerdo Subsidiario.

Para la solicitud de reembolso se utilizará el formato que el Banco indique.

4.15.3. Pago Directo

El PNUD podrá solicitar al BIRF, realizar pagos directamente a terceros (proveedores) con cargo a la cuenta del Acuerdo Subsidiario, para lo cual en la documentación justificativa deben presentarse pruebas de las cantidades adeudadas, tales como el formulario debidamente firmado por el personal autorizado y la documentación de comprobación necesaria (factura, estimaciones, contratos, garantías, etc.), todas las pruebas justificativas se presentan al Banco sin hojas de resumen.

Para realizar esta modalidad, el monto adeudado al proveedor debe ser como mínimo US$50,000.00 según lo establecido en la Carta de Desembolsos del Acuerdo Subsidiario.

Las asignaciones para desembolso deberán presentarse en solicitudes respaldadas por las actividades previstas en el POA, con las aprobaciones técnicas y financieras previstas. Los desembolsos se harán sobre la base de estimaciones de gastos provistas en el IFR para un semestre. Estas estimaciones se basan en las actividades previstas a pagar.El PNUD conservará la totalidad de los originales de la documentación de respaldo de las operaciones ejecutadas

Autor, 03/01/-1,

Se sugiere revisar. Los desembolsos se harán sobre la base de estimaciones de gastos provistas en el IFR para un semestre. Estas estimaciones se basan en las actividades previstas a pagar.

Autor, 03/01/-1,

No se ha adjuntado

directamente. La documentación mencionada estará a disposición del BIRF y los Auditores, para las evaluaciones que correspondan.

4.16. Control de inventarios

El equipo, suministros y otros bienes financiados con cargo a los recursos del proyecto serán transferidos a la Secretaría de Seguridad y a las Municipalidades participantes en el entendido de que los mismos serán utilizados exclusivamente para los propósitos del Proyecto. La Secretaría de Seguridad y las Municipalidades serán responsables por la gestión adecuada, esto incluye la verificación periódica de la existencia de activos; la evaluación de los activos por deterioro; la conciliación de resultados de la verificación física a los registros, así como de los controles para garantizar la integridad y exactitud de los registros.

Los receptores que hayan requerido la adquisición de bienes o suministros de cualquier tipo, en el marco de este Acuerdo Subsidiario, al momento de recibir los bienes o suministros deben suscribir una o varias acta(s) de recepción/entrega.

La UCP será responsable de monitorear y supervisar las entregas de los bienes en sus destinos finales elaborando y/o recopilando las actas de entrega y recepción de los bienes y/o suministros que fueron solicitados.

SECCIÓN V: GESTIÓN DE ADQUISICIONES

5.1 Plan de AdquisicionesEl Plan de Adquisiciones es un instrumento de planificación y monitoreo de los procesos de adquisiciones y contrataciones establecidos en el Proyecto. Dicho Plan deberá ser presentado al Banco Mundial para su aprobación un Plan de Adquisiciones, así como las modificaciones que se hagan al mismo a lo largo de la vida del proyecto.

5.2 Documentos rectoresLos procedimientos para las adquisiciones y contrataciones, se desarrollarán de acuerdo al Acuerdo suscrito entre el Gobierno y el BIRF y las siguientes regulaciones:

1. Acuerdo Subsidiario y el Documento de Proyecto suscrito entre el PNUD y la Secretaría de Seguridad.

2. "Normas: Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios de No Consultoría con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF y Donaciones por Prestatarios del Banco Mundial", de fecha enero de 2011.

3. Normas: Selección y Contratación de Consultores bajo Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF y Donaciones por Prestatarios del Banco Mundial ", de fecha enero de 2011.

4. Plan de Adquisiciones y sus modificaciones aprobados.

5. Manual Operativo

5.3 Disposiciones Especiales

5.3.1. Revisión por el BIRF en materia de adquisicionesSegún lo contemplado en el Convenio de Préstamo, el Banco podrá revisar los procedimientos, documentos relacionados a los procesos de adquisiciones, para asegurarse que el proceso de contratación se lleve a cabo de conformidad con los procedimientos convenidos, establecidos en el Apéndice 1 de las Políticas de Adquisiciones y de Políticas de selección y contratación de consultores.

5.3.2. Fraude y CorrupciónSe observarán los más altos niveles éticos y denunciar al Banco todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección y las negociaciones o la ejecución de un contrato.

Los actos de fraude y corrupción están prohibidos, y están definidos en las Políticas de Adquisiciones del BIRF, numeral 1.14 y 1.16, así como en las Políticas de Selección y contratación de consultorías, numeral 1.23

Todos los contratos financiados por recursos del Préstamo deben incluir la cláusula de Fraude y Corrupción.

5.3.3. ElegibilidadLos fondos del Préstamo pueden ser usados para el pago de obras, bienes y servicios distintos a los de consultoría contratados a firmas e individuos de todos los países.

Como excepción a lo descrito anteriormente, a continuación se mencionan algunos casos de no elegibilidad: Contratar bienes, obras, servicios distintos a los de consultoría y servicios de consultoría que

no estén incorporados en el Plan de Adquisiciones o contratarlos con una metodología diferente a la planificada previamente, o sin previa aprobación del Banco.

Contratar bienes, obras, servicios distintos a los de consultoría y servicios de consultoría a personas o empresas inhabilitadas por el BIRF. Lo cual se puede consultar en página web http://www.worldbank.org/debarr

Las firmas de un país o los bienes producidos en un país pueden ser excluidos si, (i) las leyes o las reglamentaciones oficiales del país del Prestatario prohíben las relaciones comerciales con aquel país, a condición de que se demuestre satisfactoriamente al Banco que esa exclusión no impedirá la competencia efectiva respecto al suministro de los bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría requeridos, o (ii) en cumplimiento de una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de las Naciones Unidas del país Prestatario prohíbe la importación de bienes del país en cuestión o pagos de cualquier naturaleza a ese país, a una persona o una entidad. Cuando se trate de que el país del Prestatario, en cumplimiento de este mandato, prohíba pagos a una firma o compras de bienes en particular, esta firma puede ser excluida.

Poseer conflicto de interés.

Las normas en relación a elegibilidad serán seguidas de acuerdo a los numerales 1.8 al 1.10 de las Políticas de Adquisiciones del BIRF, así como 1.11 al 1.13 de la Política de Consultores.

5.3.4. Conflicto de Intereses No se contratará a consultores para servicios que puedan crear conflicto con sus obligaciones previas o vigentes con respecto a otros contratantes, o que puedan ponerlos en situación de no poder prestar sus servicios en la forma que mejor convenga a los intereses del proyecto. No se contratará a consultores en las circunstancias que se indican a continuación:

a) Conflicto entre servicios de consultoría y contratación de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría (es decir, servicios distintos a los considerados en estas Normas). Una firma contratada en un proyecto por el Prestatario para proveer bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría, o un afiliado que directa o indirectamente la controla, es controlada por o está bajo control común con dicha firma, estará descalificada para prestar servicios de consultoría que resulten o que estén relacionados directamente con tales bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría. Por lo contrario, ninguna firma contratada para prestar servicios de consultoría en la preparación (antes de que el Préstamo se haga efectivo) o ejecución de un proyecto, o un afiliado que directa o indirectamente la controla, es controlada por o está bajo control común con dicha firma, podrá posteriormente suministrar bienes o ejecutar obras o prestar servicios (distintos a los servicios de consultoría regulados por estas Normas) que se generen como resultado de los servicios de consultoría para la preparación o ejecución del mismo proyecto. Esta provisión no aplica para las firmas (consultores, proveedores o proveedores) que estén desempeñando la función de Proveedores bajo la modalidad de contratación llave en mano o contratos de diseño y construcción.

b) Conflicto entre los servicios de consultoría asignados: ninguno de los consultores (incluyendo su personal y sub-consultores, o un afiliado que directa o indirectamente la controla, es controlada por o está bajo control común con dicha firma) puede ser contratado para proporcionar servicios que, por su naturaleza, puedan estar en conflicto con otros servicios asignados a los consultores. Por ejemplo, los consultores contratados que estén asesorando a un contratante respecto de la privatización de bienes públicos no pueden contratar dichos bienes ni asesorar a quienes los contraten. De manera similar los consultores contratados para preparar Términos de Referencia (TR) para un proyecto no deben ser contratados para realizar dicho proyecto.

c) Relaciones con el personal del Prestatario: Los Consultores (incluyendo su personal experto, otro personal y sus consultores sub-contratados) que tengan una relación cercana de trabajo o de familia con algún empleado del Prestatario (o de la agencia ejecutora del proyecto, o de un beneficiario de una parte del préstamo) que estén directa o indirectamente involucrados con cualquier parte de: i) la preparación de los TDER para el trabajo, ii) el proceso de selección del contrato, o iii) con la supervisión de dicho contrato, no pueden ser beneficiarios de la adjudicación del contrato, a menos que se resuelva, de manera aceptable para el Banco, el conflicto generado por estas relaciones, ya sea durante el proceso de selección y de ejecución del contrato.

d) Un consultor no debe presentar más de una oferta bien sea de manera individual o como miembro de una asociación en participación en otra oferta. Lo anterior resultará en la descalificación de todas las ofertas en las que dicho Consultor esté involucrado. Sin embargo, esto no afecta el hecho de que una firma pueda ser presentada como subproveedor en más de una oferta o un individuo a participar como miembro del equipo si las circunstancias lo justifican y es permitido en el PP.

5.3.5 Controversia y resolución de conflictosTodos los contratos que sean financiados con recursos del proyecto deben incluir una cláusula de resolución de conflictos.

En las LPI se establecerá el arbitraje Internacional para las empresas Internacionales y para las Nacionales el arbitraje podrá ser bajo la legislación Nacional. El costo para la contratación de los árbitros será un gasto elegible para el presente convenio de préstamo.

5.3.6. ConfidencialidadNo se divulgará a los Licitantes ni a ninguna persona que no esté oficialmente involucrada con el proceso de la licitación, información relacionada con el examen, aclaración, evaluación, comparación de las Ofertas, ni la recomendación de adjudicación del contrato hasta que se haya publicado la adjudicación del Contrato. Cualquier intento por parte de un Oferente para influenciar al Contratante en el procesamiento de las Ofertas o en la adjudicación del contrato podrá resultar en el rechazo de su Oferta. No obstante lo anterior, si durante el plazo transcurrido entre el acto de apertura y la fecha de adjudicación del contrato, un Oferente desea comunicarse con el Contratante sobre cualquier asunto relacionado con el proceso de la licitación, deberá hacerlo por escrito.

5.3.7. Modificación de contratos sujetos a revisión ex ante y ex postA. Revisión Ex ante: En el caso de los contratos sujetos a revisión ex-ante, antes de conceder

una prórroga sustancial del plazo estipulado para la ejecución de un contrato, o aceptar

alguna modificación o dispensa de las condiciones de tal contrato, incluida la emisión de una orden de cambio del mismo (salvo en casos de extrema urgencia) que en conjunto eleven el monto original del contrato en más del 15% del precio original, se deberá solicitar al BIRF su No Objeción a la prórroga propuesta o modificación u orden de cambio, antes de su firma.

Se deberá enviar al BIRF para sus archivos, una copia de todas las enmiendas que se hagan a los contratos.

B. Revisión ex Post: En el caso de los contratos sujetos a revisión ex-post, antes de conceder una prórroga del plazo estipulado para la ejecución de un contrato, u orden de cambio del mismo que eleven el monto original del contrato hasta un 15% del precio original, se deberá solicitar a la Unidad Coordinadora del Proyecto el visto bueno a la prórroga propuesta o modificación u orden de cambio, anexando la debida justificación de la unidad solicitante que viabilice dicho trámite de visto bueno.

5.4 Descripción de los procedimientos de acuerdo al método de adquisición de bienes

El Proyecto ha contemplado realizar la adquisición de bienes, obras, servicios distintos a consultoría y contratación de consultores de acuerdo a los umbrales y métodos mostrados en la siguiente tabla:

UMBRAL PARA EL VALOR ESTIMADODE CONTRATOS

MÉTODOS PARA LICITACIONES REVISIONES DEL BANCO

Obras:US$50,000-US$1,500,000

<US$50,000LPNSCP

Pasarán por revisión previa del Banco todos los contratos >US$5,000,000 y el primer contrato de cada uno de los métodos de LPN.

Todos los demás contratos estarán sujetos a revisión posterior, incluidas las Contrataciones Directas <= US$ 50,000.

Bienes>US$100,000

US$>30,000-100,000<US$30,000

LPNLPNSCP

Pasarán por revisión previa del Banco todos los contratos >US$500,000 y el primer contrato de cada uno de los métodos de LPN


Servicios de No Consultoría>US$100,000

US$>30,000-100,000<US$30,000

LPNLPNSCP

Pasarán por revisión previa del Banco todos los contratos >US$500,000 y el primer contrato de cada uno de los métodos de LPN


UMBRAL PARA EL VALOR ESTIMADODE CONTRATOS

MÉTODOS PARA LICITACIONES REVISIONES DEL BANCO

Consultores Individuales: SBCC

Los contratos para Consultoría Individual <= US$100,000, estarán sujetos a revisión posterior,

Para contratos <=US$300,000 las listas cortas podrán estar compuestas enteramente por consultores nacionales.

LPN: Licitación Pública NacionalLPNS: Licitación Pública Nacional SimplificadaCP: Comparación de precios SBCC: Selección Basada en Calidad y Costos

Todos los demás contratos serán sujetos a revisión posterior.

5.5 Métodos de Contratación de Servicios de Consultores Individuales

Normalmente se emplea a consultores individuales para servicios para los que a) no se necesitan equipos de personal, b) no se necesita apoyo profesional adicional externo (de la oficina central), y c) la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales.

La selección de consultores individuales se hará teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. Se pueden seleccionar sobre la base la comparación de las calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo, o bien el Prestatario puede ponerse directamente en contacto con ellos. Las personas consideradas en la comparación de calificaciones deben cumplir con las mínimas calificaciones pertinentes y los que se seleccionen para ser contratados deben ser los mejor calificados y deben ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organización del gobierno.

Para la selección de consultores individuales se utilizará siempre el método SBCC o Selección Basada en Calidad y Costo.

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC)

Es un proceso competitivo de selección de consultores en el que se tomará en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de servicio. La ponderación que se asigne a la calidad será del 70% y al costo ·0%.

El proceso de selección consta de las etapas siguientes: a) preparación de los términos de referencia (TR); b) preparación de la estimación de costos y el presupuesto; c) publicidad; d) preparación de la lista corta de consultores e) preparación y emisión del Pedido de propuestas (PP) [que debe incluir: la Carta de Invitación (CI), las Instrucciones a los Consultores (IC), los TDR y el borrador de contrato propuesto;] f) recepción de propuestas;

g) evaluación de las propuestas técnicas: consideración de la calidad; h) apertura de las propuestas financieras; i) evaluación de la propuesta financiera; j) evaluación final de calidad y costo; y k) negociación y adjudicación del contrato a la firma seleccionada.

Los contratos que se adjudiquen, bajo este método, a consultores nacionales serán pagados en la moneda local. En los casos de oferentes internacionales se les pagará en la moneda de la oferta.

Se utilizarán los Pedidos de Propuestas estándar emitidos por el Banco, los que incluyen las instrucciones a los Consultores (IC) que abarcan la mayoría de los servicios. Si en circunstancias excepcionales el Prestatario necesitara enmendar las IC estándar, se hará por intermedio de la Hoja de Datos (HD) técnicos y no mediante la enmienda del texto principal. Las IC comprenderán la información pertinente sobre los siguientes aspectos del trabajo:

a) una descripción muy breve del trabajo;b) los formularios estándar para las propuestas técnicas y financieras;c) los nombres de los funcionarios a los que se deben dirigir las aclaraciones y con los cuales se reunirá el representante de los consultores, en caso necesario;d) los detalles sobre el procedimiento de selección que se debe seguir, entre ellos: i) una descripción del proceso en dos etapas, si procede; ii) una lista de los criterios para la evaluación técnica y las ponderaciones asignadas a cada criterio; iii) los detalles de la evaluación financiera; iv) las ponderaciones relativas asignadas a la calidad y el costo en el caso de la SBCC; v) el puntaje mínimo aceptable de calidad, y vi) los detalles sobre la apertura en público de las propuestas financieras;e) una estimación de la aportación que se requiere de los consultores;f) indicación del mínimo de experiencia, formación académica, y otra similar;g) los detalles y la situación del financiamiento externo;h) información sobre las negociaciones e información financiera y de otro tipo que el consultor debe proporcionar durante la negociación del contrato;i) el plazo para la presentación de propuestas;j) la moneda o monedas en que se deben expresar, comparar y pagar los costos de los servicios;k) una referencia a cualesquiera leyes del país del Prestatario que puedan tener especial importancia para el contrato del consultor propuesto;l) una declaración en el sentido de que el consultor deben estar descalificadas para suministrar posteriormente bienes o construir obras o prestar servicios en relación con el proyecto si, a juicio del Banco, tales actividades constituyen un conflicto de intereses con los servicios prestados como parte del trabajo asignado;m) el método con arreglo al cual se debe presentar la propuesta, incluido el requisito de que las propuestas técnicas y las propuestas sobre precios se presenten en sobres cerrados y por separado de tal manera que haya seguridad de que el precio no influye en la evaluación técnica;n) una solicitud en la que el consultor: i) acuse recibo del PP y ii) informe al Prestatario si presentará una propuesta o no;o) la lista corta de consultores a los que se invita a presentar propuestas, y si es aceptable o no la asociación entre consultores incluidos en dicha lista;p) el plazo durante el cual las propuestas de los consultores se deben considerar válidas y durante el cual los consultores se debe comprometer a mantener sin cambios su propuesta y deben

respetar tanto las tarifas como el precio total propuestos; en caso de prórroga del plazo de validez de la propuesta, el derecho de los consultores a no mantener su propuesta;q) la fecha prevista para que el Consultor seleccionado comience el trabajo;r) si no se han incluido en los TDR o en el proyecto de contrato, detalles sobre los servicios, instalaciones, equipo y personal que vaya a proporcionar el Prestatario;s) la división del trabajo en etapas, si procede, y la probabilidad de que haya que realizar servicios complementarios;t) el procedimiento que se seguirá para proporcionar aclaraciones sobre la información dada en el PP;u) las condiciones para subcontratar una parte del trabajo.

• Selección Basada en Calidad (SBC)

Esta contratación es utilizada para los tipos de trabajo de servicios complejos o altamente especializados, servicios que tienen importantes repercusiones futuras y servicios que se pueden ejecutar en forma sustancialmente distinta de manera que las propuestas no deben ser comparables.

Se deberá utilizar el mismo procedimiento descrito en el método de Selección Basada en Calidad y Costo, diferenciándose únicamente en los aspectos detallados a continuación.

En el PP se podrá establecer lo siguiente:

1) Que la firma presente solamente la propuesta técnica;2) Que la firma presente propuesta técnica y financiera en sobres separados; 3) Información sobre el presupuesto estimado o una estimación del tiempo de trabajo del personal clave, especificando que esta información sólo se da a título indicativo y que las firmas tendrán libertad de proponer sus propias estimaciones.

• Selección Bajo un Presupuesto Fijo (SBPF)

Esta contratación es utilizada sólo cuando el trabajo es sencillo y puede definirse con precisión y se tiene un presupuesto fijo para dichas consultorías.


1) Los términos de referencia se deberán preparar con especial cuidado a fin de garantizar que el presupuesto establecido sea suficiente para que las firmas realicen los servicios previstos;2) En el PP se deberá indicar el presupuesto disponible e indicar que las propuestas se presenten en sobres cerrados y separados dentro de los límites del presupuesto.3) Luego de la evaluación técnica se deberán abrir en público las propuestas financieras y las que excedan el presupuesto indicado serán rechazadas.4) La firma que presente la propuesta con el puntaje técnico más alto evaluado, deberá ser invitada a negociar un contrato.

• Selección Basada en el Menor Costo (SBMC)

Esta contratación es solamente apropiada para seleccionar consultores que hayan de realizar servicios de tipo estándar o rutinario.


1) En el PP se establece una calificación mínima para la calidad y se selecciona a la firma con el menor costo.

• Selección Basada en Calificación de los Consultores (SCC-Menores de U$100,000.00)

Este método se utiliza para contratación de firmas para servicios menores, en un proceso competitivo en donde se hará la evaluación de la experiencia, competencia de los consultores y referencias.


1) Se elaborarán los términos de referencia y se publicará anuncio de invitación a presentar Expresiones de Interés siguiendo el procedimiento establecido en el método de Selección basada en Calidad y Costo.2) Se evalúan las expresiones de interés recibidas y se integra una lista corta seleccionando a la firma que tenga las calificaciones y referencias más apropiadas, en función a los criterios establecidos para evaluar las expresiones de interés.3) A la firma seleccionada se le solicitará presentar una propuesta técnica y financiera. Posteriormente, se le invitará a negociar el contrato.

• Selección en Base a una Sola Fuente (SSF)

Esta será utilizada sólo si presenta una clara ventaja sobre el proceso competitivo, es un método adecuado únicamente en los siguientes casos:

1) Los servicios constituyen una continuación natural de los servicios realizados anteriormente por la firma;2) si se trata de operaciones de emergencia en respuesta a desastres y de servicios de consultoría necesarios por el plazo de tiempo inmediato después de la emergencia;3) para servicios muy pequeños, o4) cuando solamente una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios.

En cualquier caso y sin excepción alguna, las contrataciones directas deberán ser sometidas a No Objeción del Banco Mundial, previo a iniciar el proceso de contratación.


1) No se realiza invitación a presentar expresiones de interés2) Se elabora el PP y se remite a la única fuente identificada, con el objeto que presente la propuesta técnica y financiera.

• Contratación Individual (CI)

Se utilizará para los servicios de consultores individuales; en donde la selección del consultor se realizará sobre la base de comparación de tres (3) Hojas de Vida de candidatos calificados, donde se evalúen sus antecedentes académicos, experiencia y si fuere necesario el conocimiento de las condiciones locales; deberá tomarse en cuenta los casos y procesos descritos en la sección V de las Normas de Selección y Contratación de Consultores.

V.6 Métodos particulares para Adquisición de Obras, Bienes y Contratación de Servicios de No Consultoría

A continuación, se indica una breve descripción de los métodos a aplicar en el marco del Proyecto:

Licitación Pública Nacional (LPN) Para Bienes-Montos mayores a US$100,000)

La licitación pública nacional (LPN) es el método de licitación competitiva que se empleará en las Contrataciones de obras, bienes y servicios distintos a los de consultoría, para montos mayores a US$ 100,000 y puede constituir el método más eficiente y económico de adquirir bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría cuando, dadas sus características y alcance, no es probable que se atraiga la competencia internacional.

El texto completo del anuncio debe ser publicado en un periódico nacional de amplia circulación en el Idioma Nacional. Se podrá publicar una versión resumida del anuncio que incluya la información más relevante en el periódico nacional siempre y cuando el texto completo se publique simultáneamente en la gaceta oficial o el sitio web o portal electrónico de amplio uso y de acceso nacional e internacional. Se debe dar un plazo razonable para que los interesados puedan obtener los documentos relevantes. Los documentos de licitación deben der emitidos en el Idioma Nacional. Por lo general, se utiliza la moneda nacional para los efectos de la presentación de las ofertas y los pagos. Adicionalmente, los documentos de licitación deben contener información clara respecto a cómo deben presentarse las propuestas, así como al lugar, fecha y hora de entrega de las mismas. Se debe dar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar y presentar ofertas. Los procedimientos deberán permitir una competencia adecuada a fin de asegurar precios razonables; los métodos empleados en la evaluación de las ofertas y las adjudicaciones de los contratos deben ser objetivas y se deben dar a conocer a todos los licitantes y no aplicarse arbitrariamente. La comparación de las ofertas y la adjudicación del contrato podrán basarse en el costo total al lugar del destino. Los métodos deben también contemplar la apertura pública de las propuestas, la publicación de los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato.

Licitación Pública Nacional Simplificada (LPNS - Montos entre US$50,000.00 y US$1,500,000.00 para Obras, >US$30,000-US$100,000 para Bienes y Servicios de o Consultoría)

La licitación pública nacional (LPNS) es igual a la licitación pública nacional con algunas modificaciones en términos de tiempos, principalmente, para la preparación de ofertas y en la revisión previa por parte del Banco.

Este método será usado para contratación de obras con montos entre US$ 50,000 y US$1,500,000 y para compra de bienes y contratación de servicios de no consultoría con montos entre US$30,000 y US$100,000.

Las regulaciones para publicación serán las mismas aplicables a la licitación pública nacional. Se dará un plazo, para que los interesados puedan preparar y presentar ofertas, menor que en la licitación pública nacional

Comparación de Precios (Shopping < US$30,000.00 para Bienes, Servicios Distintos a los de Consultoría y Sistemas de Información y < US$50,000.000 para Obras)

La comparación de precios es un método de adquisición que se basa en la obtención de cotizaciones de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes) o de varios contratistas (en el caso de obra pública), o proveedores de servicios (en el caso de servicios distintos a los de consultoría) con un mínimo de tres, a fin de obtener precios competitivos, y es un método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o productos a granel con especificaciones estándar y pequeño valor o trabajos sencillos de obra civil de menor valor cuando no se justifique el uso de otros métodos competitivos por razones de costo y eficiencia.

Si no se ha podido obtener al menos tres cotizaciones, se deberá presentar al Banco las razones y la justificación para no haber considerado otros métodos competitivos. Se deberá, igualmente, obtener la “no objeción” del Banco antes de proceder. La solicitud de cotización de precios debe incluir una descripción y la cantidad de los bienes o las especificaciones de la obra, así como el plazo (o fecha de terminación) y lugar de entrega requerido. Las cotizaciones deben presentarse por carta, télex, fax o medios electrónicos. Para la evaluación de las cotizaciones el comprador debe seguir los mismos principios que aplican para las aperturas públicas. Los términos de la oferta aceptada deben incorporarse en una orden de compra o en un contrato simplificado.

V.8 Procedimientos para las adquisiciones de bienes y servicios

El Oficial de Adquisiciones procesará las solicitudes de adquisición y/o contratación presentadas por el equipo técnico del proyecto, participará en los Comités de Evaluación en calidad de Secretario(a) y realizará las actividades detalladas en los procedimientos descritos más adelante.

Conformación, atribuciones y responsabilidades de los comités de evaluación para las diferentes modalidades de adquisición de bienes y contratación de servicios

Autor, 03/01/-1,

Agregue texto para identificar la diferencia. Lo que esta en amarillo fue lo que agregue

Autor, 03/01/-1,

Los umbrales cambiaron hace poco. Se les envió una carta con los nuevos umbrales.

El comité de evaluación debe estar conformado por al menos tres (3) personas; debe haber representantes del Componente que realizó las especificaciones o los términos de referencia. El Oficial de Adquisiciones o el Encargado Administrativo deberán participar en el Comité como Secretario (sin voz ni voto), con el afán de apoyar en el cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables y verificar su correcta aplicación.

Los integrantes del comité de evaluación que representen la parte técnica, deberán ser designados por escrito por el Coordinador del Proyecto con la aprobación del Jefe de la Unidad de Adquisiciones del PNUD, y deberán tener pleno conocimiento del proceso que se está evaluando.

El comité de evaluación tiene como atribución, analizar y evaluar las ofertas o propuestas recibidas en el marco de un proceso. El resultado de dicha evaluación será reflejado en un Informe de Evaluación, el cual quedará debidamente firmado y rubricado en todas sus hojas por los participantes y con el Visto Bueno del Secretario(a). La responsabilidad del Comité de Evaluación se limita a recomendar la adjudicación del proceso.

Como parte de la evaluación, en caso se requieran aclaraciones a las ofertas o propuestas recibidas, el comité solicitará al Oficial de Adquisiciones que las remita de manera escrita, estableciendo la fecha y hora límite para recibirlas. Las respuestas se pueden recibir en original, por fax o por correo electrónico, siempre y cuando estén debidamente firmadas y en papel membretado del oferente.

Los miembros del comité de evaluación no podrán discutir la información resultante de la evaluación antes de que la notificación de adjudicación haya sido remitida al proveedor.

Las evaluaciones se realizarán de manera continua y hasta finalizar el proceso.

Contenido de los expedientes de adquisiciones y/o contrataciones

El Oficial de Adquisiciones documentará el expediente de cada proceso de adquisición o contratación a realizar.

Los expedientes deberán contener como mínimo, en los casos que aplique:

1) Requisición que solicite el inicio del proceso de adquisición o contratación2) Especificaciones técnicas o términos de referencia3) Solicitudes de No Objeción 4) No Objeciones correspondientes5) Publicaciones en medios escritos y/o electrónicos 6) Invitaciones a oferentes (si aplica)7) Acta/Registro de recepción de ofertas 8) Informe de evaluación9) Adjudicación10) Contrato u Orden de Compra11) Garantía de cumplimiento de contrato 12) Correspondencia

En el caso de Consultores Individuales, los expedientes deberán contener como mínimo, en los casos que aplique:

1) Solicitud de contratación2) Términos de referencia3) Proceso de contratación (invitaciones, currícula e informe de evaluación)4) Solicitudes de No objeción (si aplica)5) No Objeciones correspondientes6) Contratos y enmiendas7) Fianzas8) Informes9) Correspondencia

Inconformidades en las adquisiciones y/o mecanismos de atención a las mismas

En el caso que se reciba una inconformidad o queja por parte de algún oferente o licitante, la misma será considerada únicamente si es recibida por escrito y será remitida al Comité de Evaluación responsable del proceso, debiendo responder en un plazo no mayor a 7 días calendario. Previo Visto Bueno de la Coordinación del Proyecto, la respuesta será remitida al oferente o licitante.

El Proyecto deberá enviar copia de la inconformidad presentada, así como de la respuesta que se haya emitido (independientemente si el proceso estuvo sujeto o no a revisión previa del Banco).

Si como resultado de la inconformidad se hace necesario modificar la adjudicación, la misma deberá ser notificada al Banco Mundial para respectiva No Objeción.

Publicación de la Notificación de Adjudicación del Contrato

Se debe publicar en UNDB online, la información de todos los contratos de LPN y LPI. Igualmente se debe publicar en la Prensa Nacional, la información de los contratos adjudicados bajo LPN. La publicación debe hacerse dentro de las siguientes dos semanas después de haber recibido la “no objeción” del Banco a la recomendación de adjudicación del contrato en el caso de revisión anterior y dentro de las siguientes dos semanas después de haber adjudicado el contrato en el caso de revisión posterior. Las notificaciones deberán incluir la oferta, el número del lote y la siguiente información, según sea relevante para cada método de adquisiciones: (a) el nombre del Licitante que presentó la oferta; (b) los precios de las ofertas que se leyeron en la reunión de apertura de las ofertas; (c) los precios evaluados de cada oferta que participó en la evaluación; (d) los nombres de los Licitantes cuyas ofertas fueron rechazadas o evaluadas como que no cumplían con los criterios de calificación o las ofertas que no fueron evaluadas y las razones por las cuales no se evaluaron; y (e) el nombre del Licitante ganador, el precio final total del contrato y la duración y alcance del mismo. El Banco se encargará de la publicación de las notificaciones de adjudicación que hayan sido sometidas a revisión anterior en el portal de internet del Banco, una vez haya recibido por parte del Prestatario una copia aceptable del contrato firmado y la garantía de cumplimiento del contrato, si aplica, de conformidad con el párrafo 2(h) anterior.

Diligencia Debida en cuanto a las Políticas y Procedimientos de Sanciones del Banco

Cuando evalúe las ofertas, se debe revisar la lista de firmas e individuos sancionados y suspendidos para verificar que los licitantes sean elegibles. Se debe hacer una diligencia debida adicional supervisando y monitoreando cualquier contrato (sea bajo revisión anterior o revisión posterior) que esté siendo ejecutado por una firma o individuo que ha sido sancionado por el Banco, una vez el contrato se haya firmado. No se debe firmar ningún nuevo contrato o adenda, ni ninguna extensión del tiempo de terminación u orden de variación, con una firma o individuo que haya sido sancionado o suspendido por el Banco después de la fecha efectiva de sanción o suspensión, sin que el Banco haya realizado su revisión previa y haya otorgado su “no objeción”. El Banco solo financiará los gastos que hayan sido incurridos antes de la fecha de terminación del contrato original o la fecha revisada de terminación para: (i) contratos sujetos a revisión previa que tengan una adenda para la cual el Banco haya dado su “no objeción”, y (ii) contratos sujetos a revisión posterior que tengan una adenda firmada antes de la fecha efectiva de sanción o suspensión. El Banco no financiará ningún contrato nuevo ni ninguna adenda que introduzca una modificación material a un contrato.

SECCIÓN VI: MONITOREO, EVALUACIÓN Y REPORTES AVANCE

El objetivo del monitoreo es dar seguimiento a las actividades y rastrear los resultados para determinar si la línea de ejecución diseñada es compatible y corresponde a los resultados esperados.

El monitoreo y la evaluación continua proporcionará la información necesaria para procurar los cambios en la estrategia de ejecución. Habrá un plan de trabajo anual e informes trimestrales y anuales de avance de ejecución. La frecuencia y los contenidos del Plan de Trabajo y el sistema de informes estarán basados en la matriz de resultados.

Dentro del ciclo anual

Trimestralmente, una valoración de la calidad deberá registrar el progreso hacia el cumplimiento de resultados clave Un registro de problemas será preparado en ATLAS y actualizado por el Coordinador del

Proyecto para facilitar el seguimiento y solución de problemas potenciales o solicitudes de cambio.

Basado en el análisis de riesgos inicial, un registro de los riesgos será preparado en ATLAS y regularmente actualizado verificando las condiciones externas que puedan afectar la implementación del proyecto.

Basado en la información anterior registrada en ATLAS, un Informe de Avance Trimestral será presentado por el Coordinador del Proyecto a la Junta de Proyectos a través del Garante del Proyecto, utilizando el formato estándar disponible.

Un registro de las lecciones aprendidas será activado en ATLAS y actualizado regularmente para asegurar el aprendizaje y adaptación dentro de la organización y para facilitar la preparación del informe de lecciones aprendidas al final del proyecto.

Un Plan de Monitoreo será activado en ATLAS y actualizado para dar seguimiento a las acciones gerenciales y eventos claves.

Anualmente

Informe de Revisión Anual. Un informe de revisión anual sería preparado por el Coordinador del Proyecto y compartido con la Junta de Proyecto. Como un requerimiento mínimo, el Informe de Revisión anual debe contener el formato estándar de informe trimestral para el año completo con información actualizada de cada elemento del informe trimestral así como un resumen de los resultados alcanzados predefinidos en las metas anuales y a nivel de producto.

Revisión Anual del Proyecto. Basado en el informe anterior, una revisión anual deberá conducirse durante el cuarto trimestre del año o lo más antes posible posterior al final de éste para revisar el desempeño del proyecto y el Plan Anual (AWP) para el siguiente año. Esta revisión es impulsada por la Junta de Proyecto y puede involucrar otros socios según sea requerido. Se enfocará en el progreso de los productos y que éstos estén alineados a los efectos apropiados.

SECCIÓN VII: COMUNICACIÓN.

Todas las actividades de comunicación y visibilidad del Proyecto seguirán los lineamientos del Banco Mundial y del PNUD.

Se elaborará una estrategia de comunicación seguirán los lineamientos de visibilidad del Banco Mundial y PNUD.

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Manual Operativo Proyecto BM · Web viewFunciones de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) SECCIÓN IV: GESTIÓN FINANCIERA. 4.1 Desembolsos. 4.2 Procedimientos Administrativos-Financieros