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MANUAL PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN
Y DESARROLLO DE EXPOSICIONES
DI. GUADALUPE E. NOGUEIRA RUIZ
MANUAL PARA LA PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y
DESARROLLO DE EXPOSICIONES
DI. GUADALUPE NOGUEIRA RUIZ MARZO 2005
PLANEACION
Decidirse a participar en una feria o en una exposición, requiere de una idea clara,
del por que se requiere, que fin se persigue, aclarar la necesidad de invertirle,
tiempo dinero y esfuerzo a un evento que regularmente esta fuera del trabajo
rutinario de cualquier despacho negocio o empresa.
Para lo cual es importante definir en conjunto con los participantes, la misión,
visión y plan de acción.
La misión y la visión de la expo y el plan de acción, deberán ser elaboradas
por el equipo participante, dejando claro para que se hace la exposición.
Al ser este un evento académico, dentro del programa del curso de
presentación de proyectos I, del V semestre de la Carrera de Diseño
Industrial, los objetivos que se persiguen con este evento son:
Que el alumno conozca los lineamientos de planeacion, y desarrollo
del montaje de una exposición de sus proyectos, que aprenda del
trabajo en equipo, en lo referente superar los problemas y
dificultades que se presenten, con la visión de que el evento
comprometido debe ser resuelto de la mejor manera, que
experimente las circunstancias que de la difusión de sus proyectos
de diseño sucedan, y perciba la aceptación o no del publico en
general a sus proyectos.
MISION:
QUE LA EXPO SEA UN EVENTO DE CALIDAD EN DONDE SE
DIFUNDA EL QUEHACER ACADÉMICO DE LOS ALUMNOS DE
LA CARRERA DE DISEÑO INDUSTRIAL.
VISIÓN:
QUE LA EXPO SIRVA PARA EL CONTACTO DIRECTO CON EL
PUBLICO EN GENERAL Y CON CLIENTES POTENCIALES QUE
EN EL FUTURO REQUIERAN DE LOS SERVICIOS DE UN
DISEÑADOR INDUSTRIAL.
1. OBJETIVOS DE LA EXPO
Definir lo que se espera de la expo. Establecer objetivos realistas y
que se puedan medir.
1. Escribirlos y compartirlos con el equipo.
2. Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes?
3. Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes?
4. Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados?
5. Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados?
2. RECEPTORES
Definir a quien va dirigida la expo, cual es el mercado potencial.
3. LUGAR
Definir el lugar adecuado
Plazas comerciales (interior / exterior)
plazas publicas (exterior)
lugares específicos ( museos , centros de convenciones, hoteles)
zonas de transito ( aeropuerto, central de camiones, etc.)
Visitar personalmente el espacio destinado antes de la exposición
para evaluar su valor.
Evaluar los acontecimientos secundarios
Definir el plano de localización y sus posibles circulaciones
4. IMAGEN
Definir qué imagen se quiere proyectar: tradicional, alta tecnología,
fiabilidad, etc. La imagen de la expo dictará la elección en tipos de
letra, ilustraciones, colores, estilos etc.
Es necesario al definir la imagen, que la expo lleve un tema
consistente, para reforzar el mensaje a los posibles visitantes.
Definir un logo y un slogan de la expo referente al tipo y tema
elegido.
Es necesario crear una imagen temática integrada.
5. ELEMENTOS EXPOSITORES
Definir los elementos expositores (para colocar los objetos y
gráficos, así como la información general)
Seleccionar un sistema expositor que se ajuste a los objetivos
establecidos para la expo, proyectando una imagen adecuada a los
proyectos, que sea flexible y versátil, y encaje con su presupuesto.
El sistema expositor debe responder a las necesidades de
transportación y almacenaje posterior, que se empaque de forma
compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero para
ahorrar en transporte; que sea portátil para su fácil transportación;
que se pueda montar y desmontar fácilmente; que sea versátil. (se
adapte fácilmente a diferentes espacios al añadir o quitar
componentes)
Los gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y
hablar del producto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a
cinco segundos, los gráficos necesitan comunicar quiénes somos,
qué hacemos y cómo se pueden beneficiar nuestros clientes.
Los gráficos son la primera impresión que un asistente tiene de un
expositor, de modo que es importante decir lo "adecuado". Es
necesario considerar el tamaño, entre más grande es mejor.
Realizarlos con tiempo suficiente parea evitar gastos por prisas y
errores que no se puedan corregir.
Limitar la cantidad total de texto ya que la gente raramente lee una
masa de letras en un panel de exposiciones. Utilizar un lenguaje
simple. Escribir el texto en frases cortas y mantener los párrafos
cortos.
Sea cual sea el tipo de presentación que se elija, ser siempre
profesional.
6. COSTO Y RECURSOS
Existen muchos gastos diferentes en una exposición. Considerar lo
siguiente:
El espacio de la exposición, (renta de espacio)
El costo del sistema expositor, (cantidad y costo aproximado)
o calcule un 50% para equipo (estructura y
o accesorios) y un 50% para gráficos
El costo del montaje y desmontaje, (acarreo y servicio de montaje
y desmontaje)
El costo de los servicios de transporte (para recoger los proyectos
a exponer )
El costo de publicidad antes y durante la expo (volantes, posters,
tripticos, mantas, promocionales, etc.)
Los gastos derivados de la gasolina, alimentos e imprevistos
7. SELECCIÓN DE FECHA
Definir la fecha adecuada.
¿Qué otros acontecimientos están programados el mismo día y a la
misma hora que la expo y qué impacto tendrá en la asistencia?
En esta ocasión y por cuestiones académicas se planea
realizarla en el fin de semana anterior al 10 de mayo, ya que
permite evaluar el evento y es fecha de mucha asistencia de
visitantes al centro comercial “el dorado”
8. TIEMPO DE DURACIÓN
La duración de una exposición generalmente es de 3 días, mas el
tiempo destinado a su montaje y desmontaje
9. PLANEACIÓN
Una planificación por adelantado ahorrará altos gastos de última
hora. Crear una lista de fechas y actividades clave. Ampliar las
fechas prevista de modo que siempre se cumpla con las fechas
límite. (Grafica de gauss)
Cada comisión deberá presentar una grafica de sus actividades y las
fechas de realización, y en conjunto se revisaran para desarrollar una
general.
Comisión de
actividad Fecha de
inicio
Acciones
concretas
responsable Fecha limite
10.EL EQUIPO DE TRABAJO
El trabajo en equipo es muy importante. Es importante que todos
conozcan los objetivos de la expo y lo que se espera del equipo
antes, durante y después de la expo.
Uno de los aspectos fundamentales de cualquier evento y en este
caso de una expo es el equipo de trabajo, aunque la responsabilidad
es de todo el equipo es importante definir responsabilidades y
funciones.
Por lo que regularmente se conforma de comisiones, estas
comisiones tendrán un coordinador de comisión, con la finalidad de
que sea el portavoz de lo que sucediera en su equipo de trabajo, así
como el canal de comunicación entre comisiones y con el secretario,
tesorero y coordinador general.
COORDINADOR GENERAL
SECRETARIO TESORERO
COORDINADOR DE LOGISTICA
COORDINADOR DE PATROCINIO
COORDINADOR DE PUBLICIDAD
COORDINADOR DE MONTAJE
COORDINADOR DE PROYECTOS
STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF
Coordinador general
Un elemento fundamental dentro del éxito de la motivación es
dejar que el equipo sepa lo que se espera de ellos en la expo
y proporcionar la formación necesaria para que realicen su
trabajo eficazmente.
Es responsabilidad del coordinador general crear un ambiente
positivo, divertido y reafirmado antes, durante y después del
evento
El coordinador general, debe trabajar en los aspectos
motivacionales que inciten al trabajo conjunto y colaborativo,
ayudándose los unos a los otros donde y cuando fuera
necesario. Es recomendable trabajar las comisiones antes de
la expo para conocerse y desarrollar un nivel de confianza
para llegar a conocer y entender los puntos fuertes de cada
uno de ellos. Generalmente en la realización de los módulos
expositores esto sucede.
Conjuntar junto con los coordinadores de las comisiones, los
tiempos para considerarlos en un solo plan de trabajo.
Secretario
El secretario, es el encargado de la comunicación con todos
los integrantes de las comisiones, deberá recoger los datos
para formular un directorio de todos los participantes y
hacerles llegar a todos esta información, para que la
comunicación sea efectiva.
Tesorero
o Administrar los recursos económicos acorde a las
necesidades de cada comisión y del evento en general,
mediante la administración y optimización de los patrocinios
en especie y en efectivo.
o Realizar el presupuesto general del evento.
o Administrar las entradas de capital. (Patrocinios)
o Atender en tiempo y forma cada una de las peticiones de las
coordinaciones.
o Documentar todo flujo económico del evento.
o Presentar informe detallado de los recursos utilizados.
o Mantener una excelente comunicación con el equipo en
general de la situación económica del evento.
Comisión de logística
o Programar sus necesidades de transporte con antelación a la
programación de la expo..
o Se deberá tener en cuenta cuánto espacio quiere que ocupe la
expo; si debería ser en un área abierta o cerrada; cómo
entrarán y saldrán los visitantes del área; se sentarán o
permanecerán de pie durante la expo. (layout)
o Definir la actividad de inauguración, considerar a las posibles
personas para la inauguración, contactarlos y entregarles la
invitación correspondiente y atenderlo al momento del evento.
o Definir la necesidad y contratación del sonido necesario así
como de equipo electrónico posible.
o Considerar los métodos de seguimiento para los diferentes
tipos de visitantes, (posibles clientes con necesidades
inmediatas; posibles clientes interesados; posibles clientes
que sólo están parcialmente interesados)
o El seguimiento más rápido ocurre cuando se introduce
información sobre un sistema informático directamente
en la expo
o Buzón de sugerencias y comentarios para evaluar la
aceptación de la expo y los productos que se exponen.
o Tener disponible los folletos suficientes para distribuir.
o Llevar un registro fotográfico de todo el evento, desde su
planeacion, preparación, desarrollo y posterior al evento.
o Atención al público al momento de la expo.
o Condensar con el coordinador de montaje, el lay out de la
expo y realizar las modificaciones conducentes.
Comisión de publicidad
o Realizar contactos por correo electrónico contratar con tiempo
el uso de los medios para publicitarse antes de la expo
(periódico, tv. Etc.)
o Definir una campaña de publicidad directa y económica en
recursos humanos y económicos, por lo que en ocasiones es
adecuado recurrir a centros donde es mas sencillo difundir la
información.
o Diseño de volantes (lugar, fecha, costo, tema, slogan
horario)
o Desarrollo de la Imagen
o logotipo - colores slogan tema
o conseguir los logotipos de los patrocinadores
o imprimir tarjetas de presentación de los diseñadores
o papel membretado para solicitud de patrocinios.
o Gafetes (participantes)
o Mantas (de publicidad)
o Playeras (identificativas para los participantes.)
o CD de memorias
o Souvenir (gorras, pin, llaveros, calcamonías,
destapadores)
o Promoción radio y TV.
o Mediante carteles de doble carta, (tamaño tabloide) son
adecuados y económicos. Su medio de distribución,
puede ser dependiendo del publico al que se quiera
llegar, en este caso el publico en general:
En clubs deportivos, en escuelas e institutos, en centros
comerciales, tiendas, etc. Definir la campaña en tiempo
y forma, describiendo con claridad las estrategias que
se utilizaran.
o Invitaciones personales esta forma de publicitar un
evento, cubre dos necesidades principales, informar a
una persona en especial los datos del evento, así como
entablar relaciones de consideración con dicha
persona. Para esto, las invitaciones deben ser rápidas
de leer y elaboradas de manera creativa.
o Dejar claro en el cartel el quién, el qué, el dónde, el
cuándo y el cómo, aparte de decir algo interesante
referente a la expo.
o Si es posible localizar promociones de los
patrocinadores que se puedan ofrecer durante la visita a
la expo.
Una oferta atrayente les dará a los posibles clientes una
razón para visitar la expo. A menudo, los incentivos de dos
partes atraen asistentes a visitar la exposición. Esto
normalmente consiste en un artículo de regalo que se
envía en dos partes, la primera mitad se envía antes de la
expo, si el visitante quiere la segunda mitad, necesitará
recogerla en su visita.
o Preparar con antelación los videos que se mostraran al
momento de la exposición y solicitar a logística lo
necesario.
o Definir la fecha de inicio de la campaña de publicidad
para la expo mediante un enlistado de las acciones
concretas con tarjetas o volantes impresos para su
distribución.
Comisión de patrocinio
Las actividades de esta comisión son fundamentales para el
buen desempeño de las demás comisiones.
o La tarea principal esta enfocada a persuadir a las
empresas, instituciones y/o asociaciones haciéndoles
notar que la realización de este evento proporcionará
beneficios mutuos (ya que se lograra la asistencia de
estudiantes y profesionistas que recibirán información y
aprendizaje que posteriormente podrán utilizar para
desempeñar un mejor trabajo en las mismas empresas
participantes) así se involucren en el evento y dado que
su participación es indispensable.
o Localizar y tener contacto directo con las empresas o
instituciones que ya tienen convenios con la UASLP.
o Recabar los logos de las empresas patrocinadoras, y
proporcionárselos al coordinador de publicidad
o Elaborar una lista de las necesidades en especie de
cada una de las comisiones para poder solicitar a los
patrocinadores su apoyo en especie o bien en efectivo.
Comisión de montaje y desmontaje
o Crear una "caja para expos" que contenga artículos
prácticos que a menudo no se encuentran disponibles
en una expo. Incluir una grapadora, cinta, velcro‚ tijeras,
navaja suiza, exacto, bolígrafos, papel, extensiones,
etiquetas autoadheribles, etc.
o Diseñar y realizar los módulos expositores.
o Si el sistema expositor es completamente desarmable,
tener a la mano las cantidades necesarias, tanto para
su montaje como para cuantificarlos en el desmontaje,
proteger los gráficos de tal manera que no se dañen.
o Programar el montaje durante horas normales de
trabajo y evitar fines de semana y horas extra en lo
posible. Es necesario revisar con tiempo las
condiciones del área para exponer y acatarse a las
disposiciones del lugar.
Comisión de proyectos
o Con el apoyo de la comisión de publicidad, convocar a
la participación con la información correspondiente de
la expo.
o Realizar una lista de los proyectos probables para
exponer, considerando el nombre, teléfono y dirección
aclarar si el diseñador llevará su producto al momento
del montaje y lo recogerá, o si la comisión de proyectos
se encargará de ello.
o Realizar un registro de los proyectos recibidos así como
las condiciones en que se reciben los proyectos.
o Entregarle al diseñador un recibo del proyecto
entregado.
o Etiquetar cada producto que se vaya a exponer,
manejar las cedulas de identificación, que deberá
contener: nombre del diseñador, teléfono, nombre del
producto, características generales, precio, tener
previsto cedulas para emergencias.
TABLA DE RELACIONES ENTRE LAS COMISIONES
Co
ord
inac
ión
ge
nera
l
secr
eta
rio
teso
rero
logí
stic
a
patr
ocin
io
publ
icid
ad
Mon
taje
y
desm
onta
je
pro
yect
os
Coordinación general
CS CT CL CPT CPU CM CP
secretario ST SL SPT SPU SM SPtesorero TL TPT TPU TM TPlogistica LPT LPU LM LPpatrocinio. PTPU PTM PTPpublicidad PUM PUPmontaje y desmontaje MPproyectos
CS Coordinación general-secretario
1. El secretario y coordinador general deberán tener excelente
comunicación en constancia y eficacia.
2. El secretario mantendrá informado a la coordinación general, de lo
que suceda durante la planeación y preparación del evento.
3. Le dará al coordinador general la lista de integrantes de cada uno de
los equipos, así como las funciones de cada uno.
4. Le proporcionará al coordinador general el cronograma de
actividades
CT coordinador general – tesorero
1. el tesorero le presentara al coordinador general el presupuesto
estimado para la realizaron del evento, considerando las solicitudes
hechas por cada una de las comisiones.
2. El tesorero mantendrá informado al coordinador general de los
saldos que se tengan durante la planeación y preparación del evento.
3. Deberá presentarle un informe al final de las finanzas del evento
CL coordinador general – logística
1. El coordinador de la comisión de logística, deberá proporcionarle al
coordinador general el plano correspondiente del acomodo y
circulaciones de la expo, así como los datos cuantitativos de la
cantidad de módulos expositores necesarios
2. El coordinador de logística, le comunicara al coordinador general, las
personas que inaugurarán la expo, para que el haga lo conducente
en la invitación.
3. Mantendrá informado al coordinador general de las actividades de su
comisión
CPT coordinador general – patrocinio
1. El coordinador de la comisión de patrocinio deberá comunicar al
coordinador general de los posibles patrocinadores del evento, y
solicitará su firma para las peticiones correspondientes.
2. Deberá comunicar al coordinador general de lo obtenido y situación
de cada patrocinador.
CPU coordinador general- publicidad
1. El coordinador de la comisión de publicidad le entregara al
coordinador general el diseño de la imagen de la expo, su logo,
slogan, y diseño; así como el diseño de los carteles, volantes,
trípticos y todo aquello que se utilice para la publicidad de la expo.
2. Deberá informar la planeacion en la campaña de publicidad, y los
medios que haya contratado.
CM coordinación general – comisión de montaje y desmontaje
1. El coordinador de la comisión de montaje y desmontaje, deberá
comunicarle al coordinador general la situación de los expositores a
emplear, la cantidad de los mismos y presentarle la propuesta del
modulo ya sea a manera de dibujo con especificaciones o bien un
modelo a escala del mismo.
2. Deberá comunicarle al coordinador general, la planeación para la
realización de los módulos.
3. deberá informarle al coordinador general las personas que
participaran en el montaje, así como la fecha para el mismo.
CP coordinación general – comisión de proyectos
1. El coordinador de proyectos, deberá informar al coordinador
general la cantidad de proyectos disponibles para la exposición,
así como los gráficos. Considerando nombre del diseñador,
producto, dimensiones generales, si cuenta con apoyo grafico, y
la condiciones del proyecto.
2. Deberá indicarle al coordinador general, el lugar de acopio si se
tuviere planeado hacerlo.
ST secretario – tesorero
1. El secretario coincidirá con el tesorero en el informe de la
situación de las finanzas del evento
SL secretario – logística
1. El secretario apoyará a logística en lo relativo a las cartas de
invitación que se requieran
2. El coordinador de logística entregara parcialmente las fotografías
de las actividades relativas al evento desde su planeacion,
realización y desarrollo
SPT secretario – patrocinio
1. El secretario apoyará a la comisión de patrocinio en lo referente al
directorio de posibles patrocinadores, incluyendo: nombre de la
empresa, atn. Teléfono, horario de localización, productos
solicitado, monto solicitado.
2. El secretario apoyará en la elaboración de la documentación que
el coordinador de patrocinio requiera para la solicitud directa a los
patrocinadores o bien el agradecimiento al apoyo recibido.
SPU secretario – publicidad
1. El secretario apoyara al coordinador de publicidad en lo referente
al directorio de los medios disponibles para su contratación.
Incluyendo: nombre de la empresa, teléfono, horario disponible,
servicio a contratar, nombre del contacto.
2. El secretario apoyará al coordinador de publicidad para la
elaboración de cartas dirigidas a los medios para la difusión del
evento.
3. El secretario apoyara al coordinador de publicidad para la
realización de originales necesarios.
4. Tener el archivo correspondiente de los originales de todos los
elementos publicitarios a utilizarse
SM secretario – montaje y desmontaje.
1. El secretario apoyará a la comisión de montaje y desmontaje en
lo referente al directorio de los integrantes que apoyaran al
momento de la expo. Considerando: nombre, dirección, e mail,
teléfono
2. El secretario apoyará a la comisión de montaje y desmontaje en
la elaboración de las cedulas necesarias para la expo que
incluirá: diseñador, producto, datos personales.
SP secretario - proyectos
1. El secretario apoyara a proyectos en lo referente al directorio de
los diseñadores expositores. Incluyendo: nombre, teléfono,
dirección, e mail.
TL tesorero – logística
1. La comisión de logística elaborará una lista de insumos
necesarios para el evento, desglosando cantidades, y costos
estimados.
2. El tesorero proporcionará a logística los recursos económicos
para la compra de los insumos necesarios, o en su defecto
dirigirlos a patrocinio para conseguir en especie dichos insumos.
3. Cualquier intercambio de dinero que se realice, deberá estar
respaldado con un recibo o las notas correspondientes.
TPT tesorero – patrocinio
1. La comisión de patrocinio, hará llegar al tesorero mediante un
recibo de dinero, lo obtenido por los patrocinadores.
TPU tesorero – publicidad
1. La comisión de publicidad entregara al tesorero un listado de los
requerimientos necesarios para su comisión, considerando su
descripción, cantidad y costos estimados.
2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos
que requiera la comisión de publicidad, o bien lo canalizara a la
comisión de patrocinio para su obtención en especie.
TM tesorero – comisión de montaje y desmontaje
1. La comisión de montaje y desmontaje entregara al tesorero un
listado de requerimientos necesarios para su comisión,
considerando su descripción, cantidad, costos estimados.
2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos
que requiera la comisión de montaje y desmontaje. O bien lo
canalizara a la comisión de patrocinio para su obtención en
especie.
TP tesorero – proyectos
1. La comisión de proyectos entregara al tesorero un listado de
requerimientos necesarios para su comisión, considerando su
descripción, cantidad y costos estimados.
2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos
que requiera la comisión de proyectos. O bien lo canalizara a la
comisión de patrocinio para su obtención en especie.
LPT logistica – patrocinio
1. Logística presentara a patrocinio, una lista con los requerimientos
en especie necesarios para conseguirlos con el apoyo de
patrocinadores, incluyendo: descripción, cantidad.
LPU logística – publicidad
1. Publicidad comunicará a logística sus necesidades de espacios
para la ubicación de mantas o imágenes alusiva del evento.
2. Logística comunicará a publicidad, el plano de distribución de los
elementos expositores, para en su caso publicitarlos.
3. Publicidad apoyará a logística en el buzón de sugerencias
4. Logística comunicará a publicidad las personas invitadas a la
inauguración, para incluirlas en las invitaciones.
