Nombre: Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos Tipo: Circular Número: 0 Emitida por: Contraloría General de la República Fecha: 1º de diciembre de 1995 : 0 del 01/12/1995 A LOS SUJETOS COMPONENTES DE LA HACIENDA PÚBLICA La Contraloría General de la República en uso de las facultades que le confieren los artículos 12, 24, 60, siguientes y concordantes de su Ley Orgánica, resuelve emitir el siguiente Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos –Primera parte–. Rige a partir de su publicación en La Gaceta. Lic. Samuel Hidalgo Solano CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTACIÓN Las circunstancias actuales demandan acciones concretas para desarrollar, fortalecer y mejorar los sistemas de control interno de las entidades y órganos que conforman nuestra Hacienda Pública, con el fin de aprovechar al máximo los fondos públicos puestos a su disposición, y a la vez evitar desperdicios y abusos. Parte significativa de esos fondos están constituidos por inversiones en vehículos, los que adicionalmente a su costo de adquisición, implican una serie de erogaciones para su uso, mantenimiento y control, las que al sumarse alcanzan cifras muy representativas. Si bien es cierto la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, Nº 7331, contiene un título destinado exclusivamente a la regulación de vehículos del Estado, el criterio de esta Contraloría General, es que es necesario un mayor desarrollo de la normativa técnica en este campo. Para contribuir en ese sentido, la Contraloría General de la República, en su calidad de Órgano rector del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública, con agrado emite la primera parte del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos. Aunque esta normativa es de acatamiento obligatorio por parte de las entidades y órganos que integran la Hacienda Pública, tiene como fin primordial ser una guía para la Administración en su responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas de control interno, tal y como se establece en el artículo 60 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Con el propósito de que la presente normativa técnica se mantenga actualizada, esta Contraloría General mantendrá un programa de revisión y actualización. Con ese objetivo, agradecemos de antemano las sugerencias y comentarios que los auditores internos, administradores en general, responsables de unidades encargadas del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y cualesquiera

otros interesados en la materia, hagan llegar a la Dirección General de Planificación Interna y Evaluación de Sistemas, preferentemente por escrito. Las colaboraciones de la administración activa podrán informarse por medio de sus unidades de Auditoría Interna. Lic. Samuel Hidalgo Solano CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA MANUAL SOBRE NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CONTROL SOBRE EL USO Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS - PRIMERA PARTE - 300 NORMAS GENERALES 301 PLANIFICACION 301.01 Definición de objetivos y metas Cada ministerio o institución definirá claramente y en forma escrita los objetivos y metas relacionados con el uso, control y mantenimiento de sus vehículos. Declaración interpretativa La definición de objetivos y metas constituye el fundamento de la planificación, ya que se proyectan los resultados que se desea lograr mediante la realización de diferentes actividades en un período determinado. Esos objetivos y metas son la base sobre la cual se formulan los planes de trabajo, pues estos últimos tienen como fin la consecución eficaz y eficiente de tales objetivos y metas. Su definición y comunicación clara, permitirá medir con mayor facilidad la eficiencia y efectividad de las acciones administrativas relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. En relación con esta área los objetivos y metas que se definan deben perseguir la racionalidad en la utilización de los vehículos. 301.02 Definición de políticas Se dictarán en forma clara y por escrito las políticas que orienten el accionar del ministerio o institución para lograr los objetivos y metas definidos para el uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Las políticas son lineamientos generales o específicos dictados por autoridad competente que constituyen el marco de acción que orienta a los funcionarios en el desarrollo de las actividades. Estas políticas deben ser dictadas por la máxima autoridad del ministerio o institución, dirigirse a alcanzar los objetivos y metas y ser difundidas oportunamente a todos los niveles de la organización. 301.03 Definición de procedimientos Se definirán claramente y por escrito los procedimientos esenciales para desarrollar adecuadamente las diferentes actividades necesarias relacionadas con el uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa

Los procedimientos constituyen un conjunto de instrucciones que detallan la forma en que deben realizarse las actividades de una función concreta y su secuencia cronológica. Una adecuada definición de procedimientos permitirá que éstos se constituyan en una guía de trabajo, para que las actividades se ejecuten de una forma más eficiente; asimismo proporcionan uniformidad en la interpretación y aplicación de políticas, permiten la coordinación y revisión constante sobre lo que se hace, promueven un adecuado desempeño de los funcionarios, un uso racional de los vehículos y facilitan la labor de supervisión de las tareas. En el área de transportes deben establecerse entre otros, procedimientos relativos a la solicitud de vehículos, consumo de combustible y lubricantes, la reparación y el mantenimiento, préstamo de vehículos, accidentes y el pago de kilometraje. Los procedimientos que se establezcan en las organizaciones deben ser lo suficientemente ágiles pero eficaces, de modo que se esté en presencia de una serie de pasos necesarios y adecuados que promuevan el funcionamiento del sistema. Deben ser claros, concisos y completos, para evitar interpretaciones y dudas en su aplicación. 301.04 Programación de las actividades Se realizará una programación periódica de las actividades necesarias para lograr los objetivos definidos por el ministerio o institución, en el uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa La programación consiste en seleccionar y ordenar cronológicamente las actividades necesarias a satisfacer en un período determinado para el logro de los objetivos, mediante la asignación racional de los recursos disponibles, especificación de los responsables y procedimientos que se utilizarán. Dicha programación deberá ajustarse a las políticas dictadas previamente. Para que la programación tenga sentido, es necesario que se defina su periodicidad, así como la de su evaluación. Esta última es determinante para medir los logros alcanzados y aspectos que podrían ser mejorados en períodos siguientes. Por último, no debe olvidarse que la programación ha de ser lo suficientemente flexible, para que ante situaciones inesperadas, imprevistas e imprevisibles sea posible prestar eficientemente los servicios. 302 ORGANIZACION 302.01 Estructura organizativa En cada ministerio o institución deberá existir una unidad a la que se le encargue ejercer las funciones relacionadas con el control en el uso, asignación y mantenimiento de los vehículos. Declaración interpretativa

Con el fin de ejercer las funciones relacionadas con el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, cada ministerio o institución deberá contar con una unidad especializada. Sin embargo, cuando la naturaleza de la actividad, complejidad y tamaño de la institución así como la disponibilidad de recursos no permitan la existencia de esa unidad, el ministerio o institución dispondrá la organización que considere más conveniente para la administración de sus vehículos, siempre y cuando quede clara, delimitada y formalmente asignada la responsabilidad del control sobre su uso y mantenimiento. En cualquiera de los dos casos, se debe disponer de un organigrama que refleje adecuadamente su estructura orgánica y que permita determinar claramente los niveles jerárquicos, la asignación y división de funciones, los canales de comunicación y coordinación, y las líneas de autoridad y responsabilidad. 302.02 Definición de líneas de autoridad y responsabilidad Se definirán por escrito las líneas de autoridad y responsabilidad en la organización de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Por autoridad se entiende el poder que dentro de una organización se le otorga a las personas por su nivel jerárquico, que les permite usar su juicio para tomar decisiones y para exigir el cumplimiento responsable de los deberes que les han sido asignados a sus subordinados. Responsabilidad es la obligación con respecto al superior jerárquico, correspondiente del cumplimiento de esas tareas. Es de suma importancia que las líneas de autoridad y responsabilidad en esta área, así como cualquier otra de la organización, sean definidas claramente para el adecuado cumplimiento de las metas y objetivos previamente establecidos. Debe poseerse la autoridad necesaria para ejecutar una labor determinada, de lo contrario será poco factible lograr el resultado que de esta se espera, asimismo si se ha asignado la autoridad requerida, pero no se ha definido claramente la responsabilidad que esta conlleva, los resultados no serán los más satisfactorios, ya que se desconoce el objetivo que se pretende con la autoridad asignada. El funcionario que asigna responsabilidades y delega facultades en los subordinados, deberá contar con un sistema eficaz de seguimiento, con el fin de determinar si las actividades encomendadas se ejecutan de manera apropiada. 302.03 Definición de deberes Se definirán claramente y en forma escrita los deberes y responsabilidades relacionados con el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Un deber consiste en la obligación de cumplir con las disposiciones establecidas, razón por la cual deberán quedar formalmente establecidos los deberes de cada

uno de los funcionarios a los que les fueron asignadas funciones relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos los cuales deberán definirse de acuerdo con los objetivos del área de transportes. Dentro de estos deberes, entre otros, están: planificar, organizar y coordinar todas las actividades relacionadas con la prestación del servicio de transportes; controlar el buen uso y disposición de los vehículos, combustible, herramientas; controlar el cumplimiento de las disposiciones legales y de cualquier otra normativa que emita el ministerio o institución; realizar los trámites de inscripción de los vehículos en el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Motorizados y de desinscripción cuando éstos sean retirados de la circulación; rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas para prestar el servicio de transportes. 302.04 Definición y asignación de funciones Se definirán y asignarán claramente y por escrito, las diferentes funciones relacionadas con el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Para el cumplimiento de los deberes correspondientes al área de transportes, es necesario que se especifiquen con toda claridad las funciones respectivas y se indique quién debe desempeñarlas, de esta forma los encargados de ejecutarlas tendrán una idea clara y precisa de lo que se espera de ellos. Al definir y asignar las diferentes funciones se deberá considerar su segregación, de tal forma que ningún funcionario tenga bajo su responsabilidad la realización completa de una operación administrativa. Las funciones relativas al área de transportes deberán orientarse al uso racional y eficiente de los vehículos, combustibles, herramientas y repuestos. 302.05 Supervisión Se ejercerá una adecuada supervisión en todas las actividades relacionadas con el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos. Declaración interpretativa La supervisión consiste en la evaluación permanente de los procedimientos que se están ejecutando, mediante la cual la persona que la ejerce se cerciora de que estos se cumplan tal como se han establecido. La supervisión de las diferentes actividades necesarias para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos, permite garantizar el uso eficiente de los recursos y el logro de los objetivos del área de transportes en forma oportuna. 302.06 Reglamento de transportes La Administración del servicio de transportes dispondrá de un reglamento que contenga las instrucciones necesarias para el adecuado uso de los vehículos a su cargo, lo someterá a aprobación de la autoridad competente y lo revisará periódicamente, con el fin de mantenerlo actualizado.

Declaración interpretativa De acuerdo con su obligación y responsabilidad de velar por el uso adecuado y racional de los vehículos de su propiedad, la Administración deberá dictar su propio reglamento el cual se sujetará a la normativa que le sea aplicable. La citada reglamentación dispondrá todo lo relativo al uso de los vehículos propiedad de los ministerios e instituciones, estableciéndose claramente las funciones, deberes y responsabilidades de los funcionarios que tienen a su cargo la administración de los vehículos, conductores y usuarios de éstos. También se reglamentará el uso de los vehículos propiedad de los funcionarios, cuando exista la modalidad de pago de kilometraje en la institución. 302.07 Del personal La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos dispondrá del personal con la capacidad, formación y experiencia necesarios para el desempeño eficiente de las labores que le han sido asignadas. Declaración interpretativa El recurso más valioso de una organización es el humano, por lo que este juega un papel relevante en su desarrollo. Para contratar personal idóneo, se debe realizar una adecuada selección, considerando principalmente las capacidades y cualidades individuales, así como el conocimiento y experiencia necesarios en el área de transportes con el propósito de que cumpla sus obligaciones adecuadamente. En la medida que se cuente con personal idóneo se contribuirá al logro de los objetivos y metas previamente establecidos. Además, es importante coordinar con la unidad correspondiente programas de capacitación y entrenamiento, con el fin de lograr el óptimo rendimiento del personal y elevar la calidad de su trabajo. 303 COORDINACION 303.01 Necesidad La unidad encargada de prestar el servicio de transportes, coordinará necesariamente sus actividades con los usuarios de este servicio. Declaración interpretativa La coordinación es el proceso administrativo por medio del cual se integran las actividades de las diferentes unidades individuales en un esfuerzo conjunto, de forma que funcionen armónicamente, sin fricciones o duplicaciones, promoviendo que cada grupo o individuo contribuya eficiente y eficazmente al logro de los objetivos organizacionales. Por lo tanto, los funcionarios que utilicen el servicio de transportes deberán informar oportuna y adecuadamente a la correspondiente unidad de las actividades que prevén desarrollar, para la debida programación y permitir así la atención de las diversas solicitudes en forma ordenada, oportuna y racional.

303.02 Responsabilidad Será responsabilidad de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos o de quien haga las funciones de ésta, establecer la coordinación que se requiera con los usuarios, en cuanto al uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa La coordinación debe ser considerada como una de las funciones primordiales de la Administración, ya que por medio de ella se integran los esfuerzos y actividades individuales en un objetivo común. Consecuentemente, la Administración deberá velar porque se establezca la coordinación necesaria entre la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y las diferentes unidades del ministerio o institución que requieren de su servicio. Evidentemente la coordinación es una labor de conjunto, donde todas las partes que intervienen en el proceso para la prestación del servicio de transportes deben mantener una permanente y adecuada comunicación. 303.03 Divulgación Se divulgarán ampliamente al personal de todas las unidades de la organización, las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos, instructivos y demás documentación pertinente dictados en relación con el uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa El conocimiento y aceptación de las leyes, reglamentos, objetivos, políticas, procedimientos y otros instructivos relativos al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos por parte de todo el personal del ministerio o institución, es fundamental para que exista una adecuada coordinación de las actividades que se han de desarrollar en cada unidad; para que las cosas se hagan como se han previsto y se cumpla con la normativa y demás disposiciones para alcanzar los objetivos de esa unidad en forma eficiente y efectiva, promover el uso eficaz y eficiente tanto de los vehículos como de los combustibles y lubricantes. Lo anterior conlleva a implantar un sistema ágil y oportuno de comunicaciones que permita divulgar adecuadamente la citada información. 304 PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION Y REGISTRO 304.01 Manuales de procedimientos Se emitirán manuales con los principales procedimientos para la autorización, registro y control de las operaciones administrativas necesarias para el uso, control y mantenimiento de los vehículos. Declaración interpretativa

Un manual de procedimientos consiste en un documento que contiene en forma sistemática y ordenada el conjunto de métodos y operaciones destinados a realizar una tarea determinada, es decir, presenta los diferentes pasos por seguir, ordenados en su secuencia lógica, para ejecutar una actividad particular. Contiene una descripción de los distintos pasos u operaciones que componen el proceso, indicando generalmente lo siguiente: quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se han de efectuar. Dentro de este manual deben incluirse como parte importante los procedimientos relativos a la autorización, registro y control de las operaciones. Deben ser revisados periódicamente con el propósito de evaluar su funcionalidad e implementar las modificaciones que se consideren pertinentes por parte de la unidad facultada para emitirlos. 304.02 Documentos de respaldo Toda actividad relacionada con el uso, control y mantenimiento de vehículos deberá poseer documentación idónea que la respalde y justifique. Declaración interpretativa Las diferentes actividades que se ejecuten para una adecuada administración de los vehículos deben estar sustentadas por documentos que señalen su origen, naturaleza, objetivo y resultados obtenidos, así como también las autorizaciones necesarias cuando corresponda. Tales documentos de respaldo justifican esas actividades, asimismo proporcionan otra información relevante para la elaboración de informes y análisis posteriores. 304.03 Uso de formularios Se establecerá el uso permanente de formularios numerados en forma consecutiva para toda aquella información generada por las actividades relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Los formularios deberán ser claros, simples y estar diseñados de tal forma que provean el suministro por parte de los usuarios de la información necesaria para procurar además de un control efectivo, el ser una guía indubitable para prestar el servicio. Dentro de las operaciones que deben ser autorizadas en forma escrita se encuentran al menos las siguientes: solicitud de transportes, circulación de vehículos en días y horas no hábiles, circulación de vehículos fuera del país, solicitud de reparación y mantenimiento, retiro de combustible y pago de kilometraje. 304.04 Registro de operaciones y archivo de documentos Se establecerán registros adecuados para el control de las diferentes actividades relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos y los documentos que se

generen deberán ser archivados convenientemente mediante los mecanismos que al efecto se establezcan. Declaración interpretativa La unidad o persona encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos establecerá los registros necesarios para facilitar la preparación de información relevante contenida en los documentos, generada por el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos, de manera que sirva de base para la toma de decisiones y el ejercicio de los controles respectivos. La persona o personas responsables de esta área diseñarán y pondrán en práctica aquellos registros que mejor se ajusten a las características propias del ministerio o institución. Los registros que se implanten para el control de las operaciones relacionadas con la prestación del servicio de transportes, deberán contener información suficiente y confiable y, además, deberán actualizarse periódicamente. Dentro de los registros que se deben establecer se encuentran, entre otros, los de firmas autorizadas, conductores autorizados, clasificación de vehículos, consumo de combustible, reparación y mantenimiento, accidentes de tránsito y pago de kilometraje. 304.04.01 Registro de firmas autorizadas Se establecerán registros de firmas de los funcionarios encargados de autorizar y solicitar servicios y operaciones relativos al uso, control y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa La autorización de las operaciones del área de transportes debe ser otorgada por personal debidamente facultado por la máxima autoridad de la institución, quien podrá delegar esta potestad sin menoscabo de su responsabilidad. Los registros de firmas autorizadas deberán contener los espacios previstos para anotar al menos las siguientes características: actividad que se le faculta solicitar o autorizar, nombre del funcionario, número de cédula, unidad administrativa a la que pertenece, cargo que desempeña, firma y nombre del funcionario que delegó dicha autorización. 304.04.02 Registro clasificación de vehículos Se establecerán registros apropiados y confiables que permitan la correcta clasificación de los vehículos y el oportuno control de su uso. Declaración interpretativa Los registros que se implanten deberán contener los espacios previstos para incluir al menos, la siguiente información sobre los vehículos: descripción; número de identificación; número de placa; número de motor; capacidad; fecha de adquisición; número de orden de compra; costo; garantía del fabricante; número

de póliza, monto de seguro y coberturas; detalle de la inscripción en el Registro Público; ubicación del vehículo; observaciones. 304.04.03 Registro control de combustible Se establecerán registros adecuados para el control sobre el consumo de combustible. Declaración interpretativa Los registros que se implanten para el control del combustible deberán contener información tanto del kilometraje recorrido como del consumo de combustible por período, a efecto de determinar el consumo promedio de combustible por vehículo y facilitar así su control. Por lo tanto, estos registros deberán disponer de los correspondientes espacios para anotar la siguiente información: número de placa; tipo de combustible; fecha y número de solicitud; cantidad de combustible consumido en el período; kilometraje recorrido en el período; consumo promedio de combustible por período; observaciones. 304.04.04 Registro control reparación y mantenimiento Se implantará un registro detallado que describa las reparaciones y el mantenimiento que reciben los vehículos. Declaración interpretativa El registro que se establezca deberá contener un historial completo de cada vehículo, que permita conocer su estado mecánico, el tipo y la periodicidad tanto de las reparaciones como del mantenimiento que se le realice. La información que por lo menos debe contener el citado registro es la siguiente: número de placas; tipo de vehículo; marca; modelo; detalle de los cambios de aceites y grasas, filtros, baterías y llantas; detalle de afinamientos, reparaciones y mantenimiento realizados. 304.04.05 Registro control pago de kilometraje Se establecerá el registro apropiado para el control del pago de kilometraje, cuando existiere esta modalidad en el ministerio o institución. Declaración interpretativa Dentro de los requisitos que los ministerios o instituciones deben cumplir para tomar en arrendamiento servicios de transportes de sus funcionarios con vehículo propio, que se vieren obligados a desplazarse en el ejercicio de su cometido, se encuentra la existencia de un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional del servicio, además del cumplimiento de la normativa legal. Uno de los elementos que conforman ese sistema de control interno, es el establecimiento de los correspondientes registros de control de pago de kilometraje, los cuales deben contener entre otros elementos, los siguientes:

nombre del funcionario que ha formalizado contrato con la institución; número de cédula de identidad; tipo, número y fecha de vencimiento de la licencia de conducir; cargo que desempeña; unidad administrativa a la que pertenece; tipo, marca y modelo del vehículo; número de placa del vehículo; número y fecha del contrato de arrendamiento; número y fecha del certificado de propiedad del vehículo; número y fecha de vencimiento de la póliza del Instituto Nacional de Seguros; fotocopia de la tarjeta de circulación; número y fecha de la liquidación de cada gira; kilometraje recorrido en cada gira y montos acumulados por período tanto en kilómetros como en colones. 304.04.06 Registro de conductores Se llevará un registro detallado y actualizado de todos los conductores autorizados. Declaración interpretativa El registro de conductores permite ejercer un mejor control sobre los funcionarios que están autorizados para conducir los vehículos del ministerio o institución, por lo que, en él se debe incluir tanto a los que desempeñan cargos de chofer, como al resto de funcionarios que han sido acreditados para conducir los citados vehículos. Dentro de la información que debe contener este registro se encuentra la siguiente: nombre completo del conductor; número de cédula de identidad; indicación de su estado de salud; tipo, número y fecha de vencimiento de la licencia de conducir; unidad administrativa a la que pertenece; cargo que ocupa; lugar de trabajo; y además, aquella información relevante sobre accidentes de tránsito ocurridos con vehículos del ministerio o institución. 304.05 Inscripción de vehículos Todos los vehículos que adquieran los ministerios o instituciones, deberán ser correcta y oportunamente inscritos a su nombre, en el correspondiente registro. Asimismo, deberán ser debidamente desinscritos cuando éstos le dejen de pertenecer o sean retirados de la circulación. Declaración interpretativa De acuerdo con el marco jurídico existente, los vehículos automotores deben ser inscritos o desinscritos según corresponda en el Registro de la Propiedad de Vehículos Automotores del Registro Público, por un funcionario facultado para ello. El trámite debe hacerse conjuntamente con los trámites de adquisición o retiro. UTILIZACION VEHICULOS TERRESTRES 310 NORMAS ESPECIFICAS 311 TIPO Y ASIGNACION 311.01 Vehículos de uso administrativo

Vehículos de uso administrativo son aquellos de propiedad o al servicio del ministerio o institución para el necesario traslado de empleados y funcionarios cuando se requiera prestar los servicios o efectuar alguna diligencia en el ejercicio de sus funciones. Declaración interpretativa El objetivo de mantener vehículos de uso administrativo es el de facilitar las funciones y actividades propias del ministerio o institución encomendadas a los funcionarios. Estos vehículos tienen por objeto facilitar o permitir el desempeño de las labores encargadas a los funcionarios, de tal forma que sean utilizados única y exclusivamente en actividades que tengan relación con el cumplimiento de aquellas funciones propias del cargo para el cual el servidor fue nombrado. No podrán utilizarse en ningún caso en actividades ajenas al cumplimiento de las funciones propias del objeto del ministerio o institución, dárseles un uso arbitrario o simplemente facilitar la movilización particular de los funcionarios. Permanecerán a la orden de la unidad a la que se le encargue el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, y deberán encontrarse disponibles para el cumplimiento de las funciones del respectivo ministerio o institución; por tanto, no deberán ser asignados en forma exclusiva al servicio de ningún servidor. 311.02 Asignación de vehículos de uso administrativo La asignación de vehículos de uso administrativo sólo procederá en favor de unidades o dependencias administrativas localizadas en un lugar diferente y alejado del que ocupa la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, y será por un período determinado. Declaración interpretativa Aquellos ministerios o instituciones que por la naturaleza de sus actividades, posean unidades o dependencias administrativas, localizadas en lugares diferentes y alejados de la sede central, podrán asignarles vehículos de uso administrativo a esas unidades o dependencias; sin embargo, tal asignación procederá únicamente en aquellos casos estrictamente necesarios que hayan sido previa y debidamente justificados y autorizados para facilitar el cumplimiento de sus labores. Ningún vehículo de uso administrativo podrá ser asignado a un funcionario en particular. 311.03 Controles de los vehículos de uso administrativo asignados a unidades o dependencias administrativas. Los vehículos asignados a unidades o dependencias administrativas alejadas del núcleo central estarán bajo la responsabilidad de los encargados de éstas y sujetos a los controles establecidos para el resto de la flotilla. Declaración interpretativa

El control y la adecuada utilización de los vehículos de uso administrativo corresponderá a la dependencia administrativa a la que fueron asignados, específicamente al superior jerárquico de ésta, quien velará por el estricto cumplimiento de la ley, de los reglamentos y demás disposiciones que le sean aplicables, sin perjuicio del control que le concierne mantener a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos del ministerio o institución. Estarán sujetos a los controles que se han establecido para los vehículos de la sede central, para lo cual esta última realizará una revisión periódica de los mismos y solicitará los informes que estime convenientes. Los vehículos que no están en uso y durante días y horas no hábiles, deberán permanecer en el estacionamiento que se les ha destinado. Ninguna persona u oficina podrá alegar derechos sobre éstos. 311.04 Asignación de vehículo de uso discrecional Tendrán un vehículo de uso discrecional solamente aquellos funcionarios a los cuales por ley se les conceda ese beneficio, el que no podrá considerarse bajo ninguna circunstancia como salario en especie. Declaración interpretativa Con fundamento en principios de razonabilidad del uso, oportunidad y conveniencia, sólo se podrá asignar un vehículo de uso discrecional por funcionario que tenga derecho a ese beneficio. No se le podrá dar un uso arbitrario en provecho de él ni de su familia. Cada vehículo únicamente podrá ser utilizado por el funcionario que tiene derecho a éste en razón del cargo que ostenta, en estricto cumplimiento de las funciones propias del mismo y en ningún caso por otra persona. Por lo tanto, de acuerdo con normas de sana administración se exige que el funcionario aproveche tal recurso de la mejor forma posible en el cometido de sus labores. En ningún caso las facilidades o ventajas que haya representado o represente para los funcionarios o empleados el uso de vehículos oficiales, será parte del respectivo contrato de trabajo. Se considera además que no es necesaria la asignación de más de un vehículo de esta categoría a cada funcionario, por cuanto su propósito consiste únicamente en facilitar el desempeño de sus labores. No podrán usarse para fines contrarios a la ley, a la moral y a las buenas costumbres o para usos en lugares que no contribuyan al objeto del ministerio o institución al que pertenecen. 311.05 Controles sobre vehículos de uso discrecional El funcionario público que tenga asignado un vehículo de uso discrecional responderá por su custodia, uso, conservación y mantenimiento; sin embargo, la Administración aplicará controles mínimos como los establecidos para otros activos del ministerio o institución.

Declaración interpretativa Los funcionarios responsables de estos vehículos deberán velar por su custodia, uso, conservación, mantenimiento y porque se sometan a las reparaciones que necesiten. No obstante, la Administración deberá ejercer cierto control sobre estos vehículos, tal como se ejerce con cualquier bien de su propiedad de acuerdo con principios de sana administración y racional uso de los recursos. Los controles que al menos se ejercerán sobre este tipo de vehículos, deben referirse a: asignación de vehículos con esta categoría, kilometraje recorrido por período, consumo de combustible por período, reparación y mantenimiento, seguros, y estado físico (carrocería, llantas, motor, herramientas y demás piezas complementarias). 312 SOLICITUD, PROGRAMACION Y USO 312.01 Solicitud de servicio Todos los servicios de transportes en vehículos de uso administrativo, deberán estar debidamente respaldados y justificados por la correspondiente "solicitud de servicio" y autorizados por una persona acreditada para ello. Declaración interpretativa Para requerir la prestación de servicios de transportes, es necesario que se presente a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, la correspondiente solicitud por escrito, en una fórmula diseñada para los efectos, con la debida justificación y avalada por la jefatura de la unidad solicitante. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos analizará la respectiva solicitud, de acuerdo con las políticas y la disponibilidad de recursos del ministerio o institución. La solicitud de servicio dispondrá los espacios previstos para anotar al menos la siguiente información: número y fecha de la solicitud, unidad que solicita, objeto del servicio, nombre y firma del funcionario solicitante, nombre y firma de funcionarios que autorizan el servicio, nombre de los usuarios (encargado de la gira y acompañantes), nombre y cédula del conductor, duración estimada de la gira, lugares por visitar, fecha y hora de salida y de regreso, y número de placa del vehículo asignado. 312.02 Programación de los servicios La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos realizará una programación periódica de los servicios de transportes en vehículos de uso administrativo, de acuerdo con las solicitudes presentadas y la capacidad de servicio. Declaración interpretativa

La programación de los servicios deberá perseguir una mejor utilización de los vehículos y por ende una mayor eficiencia en la prestación del servicio. Las solicitudes de transportes serán presentadas a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos con la debida antelación, a efecto de que se coordinen adecuadamente los recursos disponibles y se realice la programación. Al realizar la programación, las solicitudes de servicio deberán ser atendidas en estricto orden cronológico de presentación, salvo casos de emergencia comprobada o prioridades establecidas por la Administración. 312.03 Coordinación del servicio de transporte Se reunirán las solicitudes de transporte para vehículo de uso administrativo que se generen a un mismo sitio o ruta, de manera que su atención se haga con base en criterios de razonabilidad, oportunidad y economía. Declaración interpretativa Para lograr mayor aprovechamiento de los vehículos disponibles, la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y las diferentes dependencias que utilizan los de uso administrativo, deberán agrupar en un solo viaje, varias solicitudes de transporte que se generen hacia un mismo sitio o rumbo, dando un aviso oportuno a los interesados para lograr una adecuada coordinación del viaje. 312.04 Utilización de otros servicios de transporte Se podrán utilizar servicios de transporte público o de particulares cuando resulte más ventajoso realizar un viaje, haciendo uso de esos servicios. Declaración interpretativa La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos tendrá la facultad de decidir la utilización del servicio de transporte externo en aquellos casos en que se demuestre que los costos de brindar el servicio internamente son mayores que los del servicio externo, o no se cuente con el número suficiente de unidades. Para ello se usará el servicio de transporte público o la contratación de servicios por la modalidad de pago de kilometraje. 312.05 Préstamo de vehículos entre ministerios o instituciones Los sujetos componentes de la Hacienda Pública podrán, excepcionalmente, realizar entre sí convenios por escrito de préstamo de vehículos, previa justificación y autorización de los respectivos jerarcas. Declaración interpretativa Los ministerios o instituciones podrán, excepcionalmente, y dadas las justificaciones del caso celebrar convenios de préstamo de vehículos por un período determinado, siempre y cuando no entorpezca el desarrollo normal de las

funciones del ministerio o institución prestamista y los vehículos se utilicen de acuerdo con los fines y objetivos de la institución beneficiaria. Estos convenios serán suscritos por los respectivos jerarcas, observando los trámites internos establecidos en cada caso. Los documentos deberán detallar al menos: datos del vehículo, el plazo, las obligaciones y las responsabilidades de las partes. Los ministerios o instituciones beneficiados con el préstamo de vehículos deberán asumir la responsabilidad del control sobre su uso y mantenimiento, de igual forma como si fueran de su propiedad, salvo acuerdo lícito en contrario. 313 CIRCULACION 313.01 Derechos de circulación Todos los vehículos para circular deberán cumplir con el pago de derechos de circulación que establecen las leyes y los reglamentos. Declaración interpretativa El permiso de circulación es extendido anualmente a aquellos vehículos que se encuentran en adecuadas condiciones mecánicas y otras necesarias para su buen funcionamiento. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, hará las gestiones pertinentes para el pago de tales derechos y enviará oportunamente a revisión técnica aquellos vehículos que deban cumplir con ese requisito. Por lo tanto, es necesario portar en el vehículo la tarjeta de derechos de circulación, tal como lo exige la Ley de Tránsito. 313.02 Placas y distintivos oficiales Todos los vehículos oficiales de uso administrativo deberán portar permanentemente placas de matrícula oficial, y al menos en ambas puertas delanteras, un distintivo que los identifique con el ministerio o institución al que pertenecen y la leyenda "USO OFICIAL". Declaración interpretativa Las características de la placa oficial, las determina el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. El distintivo oficial de los vehículos, impreso permanentemente en el centro de ambas puertas delanteras, deberá indicar claramente el nombre del ministerio o institución a que pertenecen en colores que lo resalten y en las dimensiones mínimas que establece la ley. Deberán también distinguirse con la leyenda "USO OFICIAL" en letras de tamaño adecuado y en pintura de un color que la haga visible. Se exceptúan de esta obligación de acuerdo con la ley, los vehículos de uso discrecional, de transporte de valores, los de la fuerza pública que se dedican a la investigación y a seguridad y aquellos otros que por la naturaleza del servicio que

prestan, no es conveniente que estén identificados. Excepto los primeros, todos los demás estarán sujetos a controles de tipo administrativo. 313.03 Licencia de conducir Todos los conductores autorizados para conducir vehículos oficiales del ministerio o institución, deberán portar la licencia de conducir, debidamente actualizada. Declaración interpretativa La licencia de conducir, al día, que deben portar los conductores, la emite la Dirección General de Transporte Automotor, y deberá coincidir con el tipo de vehículo a utilizar. El ministerio o institución velará porque sus funcionarios cumplan con este requisito indispensable. 313.04 Autorización para conducir vehículos oficiales La conducción de los vehículos estará a cargo de los choferes o funcionarios autorizados y acreditados para ello por la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Declaración interpretativa Se autorizará a los choferes del ministerio o institución la conducción de vehículos, y en caso de excepción se facultará a otros funcionarios, siempre y cuando cumplan con los requisitos que exige la Ley de Tránsito y se encuentren anotados en el Registro de Conductores que para los efectos debe llevar la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. Esta autorización se formalizará mediante una licencia o identificación que emita el ministerio o institución y que deberá portar obligatoriamente todo trabajador mientras conduce el vehículo. 313.05 Autorización para circular vehículos de uso administrativo Los vehículos de uso administrativo deberán contar con una autorización para circular, la cual portarán en todo momento. Declaración interpretativa La autorización expresa para la circulación de vehículos de uso administrativo deberá ser extendida por el superior jerárquico que hizo la solicitud y por el jefe de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos o persona designada, y contemplar al menos: fecha y número de la solicitud, número de placa del vehículo, nombre y cédula del conductor, vigencia del permiso, firma y sello de quien autoriza, horario de circulación autorizado, lugares por visitar, nombre y cédula de los funcionarios que lo acompañan. Es obligación del conductor portar en todo momento este permiso.

313.06 Circulación de vehículos de uso administrativo fuera del horario normal Los vehículos de uso administrativo sólo podrán circular en horas y días que no correspondan al horario normal del ministerio o institución a que pertenecen, en circunstancias especiales y con autorización especial escrita del jerarca de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y del superior jerárquico de la unidad solicitante. Declaración interpretativa Como bienes públicos que son, los vehículos deberán utilizarse únicamente en funciones propias del cargo, y sólo podrán circular dentro de la jornada ordinaria de trabajo; sin embargo, en situaciones especiales muy calificadas, en que se amerite la circulación fuera de esa jornada, ya sea para la realización de labores no postergables o en la atención de emergencias relacionadas con funciones inherentes a la institución, se requerirá de una autorización escrita y específica para el caso, la cual no podrá ser de carácter permanente (tendrá un plazo perentorio), y deberá ser firmada por el jefe de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos o quien cumpla sus funciones y del responsable de la unidad solicitante. Cuando se trate de ministerios o instituciones con programas que presten servicios con un horario especial, podrá existir una habilitación genérica del jerarca superior, para que los vehículos circulen dentro de dicho horario. 313.07 Circulación de vehículos fuera del país Ningún vehículo podrá circular fuera del territorio nacional sin la autorización del jerarca del respectivo ministerio o institución a que pertenece. Declaración interpretativa Los vehículos son utilizados para prestar un servicio de transporte que facilite el desempeño de las diferentes funciones y actividades del ministerio o institución, las cuales se desarrollan dentro del territorio nacional de tal forma que no es procedente que los vehículos circulen fuera de éste, salvo en alguna circunstancia especial que debe ser previa y debidamente justificada y autorizada. La autorización para que los vehículos circulen fuera del territorio nacional será emitida en forma escrita por el superior jerárquico del ministerio o institución. 314 SALVAGUARDA 314.01 Control sobre entrada y salida de vehículos del ministerio o institución Se establecerán controles para registrar la entrada y salida de los vehículos del lugar destinado por el ministerio o institución para su estacionamiento. Declaración interpretativa De acuerdo con principios de sana administración y razonabilidad del uso de los recursos públicos, los funcionarios de los ministerios o instituciones deberán utilizar los vehículos de la mejor forma posible en el desempeño de sus funciones, por lo

que es importante la implantación de los respectivos controles, dentro de los cuales se encuentra el de entrada y salida de los vehículos de las instalaciones del ministerio o institución. Este control perseguirá básicamente, verificar el estado físico en que salen y entran los vehículos de las instalaciones, para lo cual será necesario establecer un registro que indique información importante sobre los vehículos, como por ejemplo: número de placa, fecha y hora de salida y de entrada, kilometraje de salida y de llegada, nombre del conductor, estado del vehículo y otra información que se considere relevante. La administración definirá los funcionarios que tendrán la responsabilidad de ejercer este control. 314.02 Custodia de los vehículos Todos los vehículos de uso administrativo deberán pernoctar al finalizar la jornada ordinaria de trabajo, en el estacionamiento del ministerio o institución, o en su defecto, en el lugar que esta última haya contratado o destinado previamente para tal efecto. Declaración interpretativa Todos los vehículos de uso administrativo de la sede central y asignados a unidades o dependencias administrativas alejadas de ésta, con excepción de los que se encuentren en cumplimiento de giras a lugares distantes de las sedes autorizadas o en misiones de trabajo, deberán permanecer al final de la jornada ordinaria en el estacionamiento o sitio que el ministerio o institución ha habilitado para tal efecto . Es terminantemente prohibido que los vehículos sean guardados en las casas de habitación de los funcionarios, aún cuando el servidor finalice labores fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Cuando un vehículo se encuentre en gira, deberá guardarse en lugares que brinden condiciones de seguridad adecuadas y no podrá circular después de las horas indicadas en el permiso, salvo situaciones de caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobadas. 314.03 Seguridad de los vehículos El funcionario o empleado autorizado que conduzca un vehículo del ministerio o institución, será responsable por la seguridad de la unidad a su cargo. Declaración interpretativa Los vehículos oficiales no deberán dejarse abandonados o estacionados donde se ponga en peligro su seguridad, sus piezas complementarias, materiales o equipos que transporte. Se deberá buscar lugares seguros y protegidos para su estacionamiento. El conductor del vehículo así como sus ocupantes tendrán que desalojar del mismo,

los útiles de trabajo y cualquier otro tipo de artículos susceptibles de sustracción, especialmente cuando se encuentren en giras. 314.04 Inventario de vehículos Se deberán realizar inventarios periódicos de todos los vehículos propiedad del ministerio o institución. Declaración interpretativa A efecto de verificar la existencia, localización, estado físico y mecánico y llevar a cabo el control de todos los vehículos de la institución o ministerio, periódicamente se realizarán inventarios físicos de esos activos, cuyos resultados serán comparados con los registros que lleve la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos. El inventario se practicará siguiendo el procedimiento establecido por la administración para tal efecto e incluirá todos los vehículos oficiales. 314.05 Herramientas, repuestos y piezas complementarias Deberá llevarse un control minucioso de las herramientas, repuestos y piezas complementarias con que cuenta cada uno de los vehículos propiedad del ministerio o institución. Declaración interpretativa Para realizar este control será necesario llevar para cada vehículo una lista registro con indicación de sus herramientas y demás piezas, así como de los repuestos disponibles que se encuentran en cada uno de ellos. Respecto de los repuestos deberán efectuarse inventarios periódicos. 315 DEBERES Y RESPONSABILIDADES 315.01 Deberes y responsabilidades del superior jerárquico Será responsabilidad del jerarca del ministerio o institución velar porque la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, conductores y usuarios observen las normas de control interno. Declaración interpretativa El jerarca deberá velar porque la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, conductores y usuarios cumplan con las normas de control interno necesarias, a efecto de garantizar un uso adecuado, racional y eficiente de los vehículos. Además, deberá exigir un procedimiento para el manejo de comunicaciones sobre infracciones a la Ley de Tránsito. 315.02 Deberes y responsabilidades de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos

Se establecerán por escrito los deberes y responsabilidades de la unidad a la que se le encargue ejercer el control sobre el uso, asignación y mantenimiento de los vehículos. Declaración interpretativa Dentro de los deberes y responsabilidades de la unidad a la que se le encargue ejercer el control sobre el uso, asignación y mantenimiento de vehículos estarán los siguientes: · Planificar, organizar y controlar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de los vehículos. · Atender las solicitudes de transportes. · Asignar los vehículos de conformidad con las características del servicio, considerando criterios de utilidad y uso racional. · Vigilar que los vehículos se usen satisfactoriamente. · Supervisar la labor de los choferes y del taller de mantenimiento y reparación cuando exista. · Llevar todos los registros necesarios para lograr un estricto control de los vehículos. · Realizar inventarios e inspecciones de todas las unidades, incluyendo las de uso discrecional. · Llevar un expediente de cada vehículo que al menos contenga: características, lubricantes, reparación, localización del vehículo, kilometraje, combustible, seguros, número de activo. · Llevar diariamente los registros que permitan conocer el estado de los vehículos antes y después de cada servicio y establecer las responsabilidades del caso cuando se detecten daños. · Llevar control de los vehículos que estén fuera de servicio. · Llevar control de pólizas de seguro. · Controlar la distribución de boletas de combustible, kilometraje recorrido y motivo de viaje. · Velar porque los servicios de reparaciones, conservación y mantenimiento de todos los vehículos sean hechos con la mayor eficiencia y eficacia. · Gestionar ante los organismos competentes los permisos de salida del país de los vehículos, cuando corresponda. · Recibir nuevas adquisiciones y constatar que las condiciones reales correspondan a las especificaciones de los documentos de compra. · Sacar de operación los vehículos que no se encuentren aptos para circular. · Efectuar trámites para alquilar servicios de transporte 315.03 Deberes y responsabilidades del conductor Se definirán claramente y en forma escrita los deberes y responsabilidades de los conductores de los vehículos del ministerio o institución. Declaración interpretativa

Se deberán establecer formalmente los deberes y responsabilidades de los funcionarios que conducen los vehículos del ministerio o institución, tanto de los que ejercen el cargo de chofer como de aquellos que ocupan otros cargos, pero que están debidamente facultados para conducir los vehículos del ministerio o institución, en funciones propias de su cargo. Dentro de los deberes y responsabilidades más importantes que deberán quedar claramente establecidos, están los siguientes: . Conocer y cumplir estrictamente con lo establecido en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y otras leyes según sean aplicables y en el respectivo reglamento que emita el ministerio o institución para el uso de sus vehículos. · Transportar únicamente a funcionarios u otros ciudadanos previamente autorizados para ello. · Conducir el vehículo con el mayor cuidado y responsabilidad. · Portar debidamente actualizada la licencia de conducir. · Portar en el vehículo la tarjeta de derechos de circulación y de propiedad. · Portar en todo momento las autorizaciones para conducir vehículos oficiales y para circular vehículos de uso administrativo. · Portar cuando corresponda el permiso para conducir fuera de días y horas no hábiles. · Mantener el mejor estado de conservación y limpieza del vehículo bajo su responsabilidad. · Cuidar de las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias de que disponga el vehículo. · Comunicar al superior inmediato cualquier irregularidad que se presente en el cumplimiento de su función. · Cubrir las multas por infracciones a la Ley de Tránsito y otras regulaciones que sean penalizadas por los inspectores, cuando incurra en ellas. · Cumplir los programas de mantenimiento establecidos para el vehículo. · Guardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo, en el lugar que el ministerio o institución haya asignado para ese fin. 315.04 Deberes y responsabilidades del usuario Se establecerán los deberes y responsabilidades de los usuarios del servicio de transportes que presta el ministerio o institución. Declaración interpretativa Dentro de los deberes y responsabilidades de los funcionarios autorizados para utilizar el servicio de transportes estarán los siguientes: · Conocer y cumplir las disposiciones establecidas en el correspondiente reglamento de transportes del ministerio o institución. · Utilizar los servicios de transporte, únicamente en aquellas funciones y actividades propias del cargo que se ejerce y necesarias para el logro de los fines del ministerio o institución.

· Solicitar el servicio de transportes en forma escrita y con la debida antelación, a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos. · Portar durante la gira, el carnet que lo identifique como funcionario del ministerio o institución. · Informar a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, sobre cualquier irregularidad que se presente durante la utilización del servicio. 316 ADQUISICION Y MANTENIMIENTO 316.01 Adquisición La adquisición de vehículos por compra, préstamo o cualquier otra forma deberá responder a una necesidad justificada. Declaración interpretativa En cada caso se efectuará un análisis tendiente a determinar si se justifica la adquisición. Con base en las necesidades de transporte existentes a nivel institucional, en los recursos disponibles, y en la normativa vigente, se definirán los requerimientos de nuevos vehículos. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos hará un estudio en el que se recomendarán por escrito cantidades y especificaciones técnicas a la máxima autoridad, quien en definitiva evaluará las necesidades. 316.02 Mantenimiento y reparaciones Se deberá establecer, de acuerdo con el criterio de la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, un programa de mantenimiento preventivo de todos los vehículos y se velará por su cumplimiento. Declaración interpretativa Deberá establecerse un programa adecuado de mantenimiento para todos los vehículos, así como una estimación de su costo, cuando las necesidades así lo determinen. Un adecuado programa de mantenimiento, así como de reparaciones oportunas, provee una seguridad razonable de que los vehículos se encuentran en buen estado y en las condiciones mínimas mecánicas y de seguridad exigidas por la Ley de Tránsito para circular. Las reparaciones y el mantenimiento deberán realizarse en el ministerio o institución cuando cuente con taller mecánico propio, de lo contrario podrán contratar con talleres particulares. En este último caso las gestiones de contratación se harán siguiendo los procedimientos establecidos internamente para los efectos, con la oportunidad requerida y bajo las mejores condiciones para el ministerio o institución. Respecto del mantenimiento y de las reparaciones, se deberá mantener al día un registro de daños, averías y reparaciones que permita conocer en todo momento el estado de los vehículos.

317 SEGUROS Y ACCIDENTES 317.01 Seguro de los vehículos Todos los vehículos de los ministerios o instituciones, deberán estar cubiertos por una póliza de seguro voluntario, además de la de seguro obligatorio para vehículos automotores. Declaración interpretativa Además del seguro obligatorio que la ley establece para vehículos automotores que circulan dentro del territorio nacional, para cubrir la responsabilidad civil por lesión o muerte de personas, los ministerios o instituciones deberán suscribir pólizas de seguro voluntario para cada uno de sus vehículos, con el propósito de proteger estos recursos. 317.02 Procedimiento en caso de accidente Se dictarán instrucciones por escrito claras y precisas para los conductores y usuarios de los vehículos del ministerio o institución, sobre las acciones que deberán tomar en caso de que sufran un accidente de tránsito, siempre y cuando sus condiciones de salud lo permitan. Declaración interpretativa Con el fin de lograr una mayor eficiencia en el servicio de transportes, los conductores de los vehículos que sufran un accidente de tránsito deberán seguir las instrucciones que la administración del servicio haya girado al respecto, por lo que éstas deberán estar clara y formalmente señaladas. Las instrucciones que la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos deberá dictar por escrito a los conductores y acompañantes, en caso de un accidente de tránsito, considerarán por lo menos los siguientes puntos: · Obligación del conductor de comunicarlo de inmediato a las autoridades de tránsito para que se haga la boleta de citación correspondiente. · Qué se debe hacer con el vehículo. · La actitud que deben asumir los conductores con las autoridades de tránsito. · La determinación de la responsabilidad del accidente. · La responsabilidad de presentar el aviso del accidente al Instituto Nacional de Seguros, para la correspondiente valoración de los daños. · Comunicarlo de inmediato a la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos de la institución. · Las sanciones disciplinarias correspondientes, en caso de que el conductor del ministerio o institución sea calificado por autoridad competente como responsable del accidente. · El pago del monto por concepto del deducible al Instituto Nacional de Seguros, o las indemnizaciones a terceros, cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible.

· La responsabilidad del conductor, en aquellos casos en que viajen particulares en el vehículo del ministerio o institución que sufrió el accidente. 317.03 Obligación de la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos en caso de accidente o percance. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, investigará todo accidente de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que se involucre un vehículo propiedad del ministerio o institución, y rendirá un informe con recomendaciones a las autoridades de la institución. Declaración interpretativa Con ocasión de un accidente de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que participe un vehículo del ministerio o institución, la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos hará una investigación y con base en ella recomendará las acciones correspondientes de acuerdo con los procedimientos establecidos. Para la investigación correspondiente se tomará en cuenta los testimonios, las boletas de citación y otros documentos y cuando sea posible un informe sobre los hechos acontecidos, preparado por el conductor y por los demás servidores involucrados. Hecho el análisis deberá elaborarse un informe detallado con las respectivas recomendaciones, que se presentará a las autoridades y se hará de conocimiento del servidor o servidores involucrados para lo que corresponda.