MANUAL ZF

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

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OCTUBRE 27 2011

PROCEDIMIENTO: MANUAL INTEGRACIONES ZONA FRANCA

Ver 2.0 N° DO-PR-01

ELABORO: CAMILO CASTILLO

APROBO: REVISO:

OBJETIVO: Tener documentado y estandarizar el procedimiento de integración de equipos excluidos de IVA marca BLAZER en Zona Franca. ALCANCE: Que cualquier persona que este encargada de este punto este en pleno conocimiento de los procedimientos que se deban hacer en este punto y que este se actualice si sufre alguna modificación para continuar con esta documentación. AREA RESPONSABLE: Departamento de Compras y Coordinador de integraciones. PROCEDIMIENTO: Especificar al detalle el procedimiento para realizar integraciones de equipos de la siguiente manera:

PROCESOS O ETAPAS

REALIZAR EL PEDIDO DE LAS PARTES.

RECEPCIONAR PALET PARTES.

ALISTAMIENTO PARA LA INTEGRACION DE LAS PARTES

(COMPUESTO).

PROCEDIMIENTO ENSAMBLE Y EMPAQUE.

ORGANIZACIÓN DE LOS EQUIPOS EN ESTIBAS Y ROTULACION.


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APROBO: REVISO:

REALIZAR EL PEDIDO DE LAS PARTES.

Al momento de realizar el pedido de la mercancía, se debe revisar la compatibilidad de las partes que se van a integrar (Board, procesador y memoria principalmente) para esto se debe realizar una revisión a la matriz de la mercancía que tenemos de saldo en Zona franca para tener claro y saber con qué mercancía se cuenta y que cantidad y cual referencia se debe comprar. El departamento de compras, se encarga de organizar la matriz de las partes por número de documento de transporte y hacer el prorrateo con esta matriz es con la cual se va a Zona Franca a realizar el ensamble. Se debe hacer el pedido con anticipación de los monitores para realizar el ensamble y que esto no sea una causal de retraso en el momento de nacionalizar los equipos. También se debe tener en lo posible, toda la mercancía completa para realizar la integración en el menor tiempo posible. En este momento se debe tener claro que seriales se van a utilizar para los equipos que se va a ensamblar (el consecutivo y sintaxis del serial) organizando los compuestos de cada configuración que se va a ensamblar y los seriales que se van a utilizar. Esto tomando el archivo de la salida anterior y cambiándole el nombre para que guarde todos los parámetros antes configurados. La idea de tener esto listo antes de ir a ensamblar es tener mayor agilidad en la impresión ya que más adelante los vamos a necesitar para realizar el cierre de los equipos. Los sellos se imprimen con la impresora Zebra que está en Zona Franca. Las facturas se deben enviar por correo y enviarlas físicas teniendo en cuenta que el termino de negociación este bien descrito en cada una de estas para no presentar inconsistencias con fines que agilicen el proceso de pre inspección de la mercancía; Proceso en el cual debe estar un funcionario de la S.I.A y otro de nosotros. También debe enviarse una copia del BL (Documento de transporte) con las facturas correspondientes a cada BL y la persona que las reciba debe verificar que todas las facturas están completas según el BL; Estas facturas a su vez deben hacerse llegar en original a las instalaciones de MAGNUM para procesos aduaneros, ya que si se necesita atender una revisión o visita de la DIAN no se


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APROBO: REVISO:

tenga ningún inconveniente a razón de documentos. Se debe archivar una copia de estos en nuestro espacio en la bodega Solicitar que en el caso de las UPS y de las CAJAS (CASE o TORRES) el ingreso se debe hacer por cantidades (REEMPAQUE) no por bultos para esto deben realizar un re empaque en el caso que la mercancía venga por bultos, esto con el fin de no tener complicaciones al momento de realizar nacionalizaciones parciales de mercancía en especial las UPS.

RECEPCIONAR PALET PARTES.

Al momento de recibir la mercancía se debe tener una copia de la factura y documento de transporte (BL) con el fin de tener toda la documentación completa y de este modo poder verificar las cantidades físicas con las que deben llegar según las facturas. Se debe revisar la mercancía que llega por palet o bultos; Verificando cuantas cajas hay en cada uno de los palets o bultos que llegaron y verificar el peso que está en el marca cliente que debe entregar el deposito (Bodega) con el peso que está en el documento de transporte con el fin de verificar que facturas enviaron relacionadas en que BL y sea la mercancía que llego. Para poder manipular la mercancía se debe hacer pre inspección por parte de la S.I.A. en donde hace registro fotográfico y se revisan físicamente que todo los palets o bultos lleguen completos y en buen estado. De esta manera a medida que se va revisando la mercancía, se va organizando por referencia con el fin de verificar el total de la mercancía por referencia y dejarla organizada en el espacio de nosotros. (No olvidar que se debe hacer un inventario de cuantas cajas por palet llega, ya que esta relación la tiene empresa que empaca la mercancía)


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APROBO: REVISO:

Cualquier diferencia en cantidades o que presente daño físico, los empaques y su contenido debe ser informado de inmediato al departamento de compras de COMPU GREIFF, enviando un correo a [email protected] y a [email protected] , con el fin que posteriormente se realice el reclamo respectivo. Después de esto se procederá a realizar el alistamiento de la mercancía según la matriz en donde aclara cuanta mercancía se va a utilizar para el ensamble, que cantidad y de cual referencia y cantidad van a quedar con el fin de dejar está marcada pero guardada en sus empaques originales en un lugar donde no se preste para confusiones o perdidas en el ensamble. Esta mercancía como aún no está nacionalizada de debe marcar con un sello rojo que tienen en la bodega de magnum que dice “MERCANCIA SIN NACIONALIZAR”. Cuando se nacionalice se marca con un sello verde sobre el rojo que dice “NACIONALIZADO”. Estos los proporcionan en la bodega. Esto con saber el estado de la mercancía.

ALISTAMIENTO PARA LA INTEGRACION DE LAS PARTES

(COMPUESTO).

Solo se debe sacar la mercancía que se va a ensamblar.

mailto:[email protected]



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APROBO: REVISO:

La mercancía se debe marcar y dejar de nuevo en sus empaques, se debe numerar con un marcador con el fin de poder alistar todo el compuesto de una configuración en los estantes asignados, entregándole completo y contado todos los componentes de una configuración al ensamblador; Quien debe firmar en la hoja de configuraciones que recibe todo completo. Deber hacer un ensamble para ver la organización de los cables y realizar correcciones para que de esta manera se tenga una continuidad en el proceso de ensamble. La mercancía se debe dejar lista de la siguiente manera:

Board: Estas se deben marcar y dejarlas

nuevamente en su empaque de modo que

el código de barras quede hacia arriba

para luego hacer la toma de seriales,

sacando en una caja a parte los cables y

las latas para luego organizar los

paquetes que irán dentro de los equipos,

este paquete consta de la caja de la board

doblada (si es necesario), manual, cd de

drivers y hojas anexas. Todo esto dentro

de la bolsa antiestática que trae cada

board. Estas pueden llegar en cajas de 5,

10, 16 o 20 unidades según la

presentación de cada marca y si llegan en

caja o no.

PROCESADOR: Estos se deben sacar de su empaque y se debe marcar el

procesador con el código y fecha de la factura de compra y con un sello de


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APROBO: REVISO:

nosotros en el disipador. Se deben marcar con un número consecutivo el

cual debe coincidir con el orden de los seriales en la parte externa de la

caja de cartón estas cajas de cartón de deben marcar con un número

consecutivo. Cuando se estén ensamblando la caja de cada procesador

debe ser dobla hacia el interior y luego se dobla quedando esta de manera

rectangular para que pueda caber dentro de la bolsa de la board que se ha

hecho anteriormente. Estos pueden llagar en cajas de a 5 o 10 unidades

según la marca del procesador.

DISCO DURO: Estos deben ser sacados de sus bolsas

pero deben continuar en la caja con la parte inferior

donde se encuentra el serial hacia arriba para

marcarlos en consecutivo y luego tomar los seriales con

la pistola de código de barras y con el fin que no

presenten golpes ni movimientos muy bruscos ya que

se pueden dañar. Estos pueden venir en

presentaciones por caja de a 20 0 25 unidades según la

capacidad o marca.


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APROBO: REVISO:

MEMORIA: Las memorias se deben sacar de su

empaque original para marcarla pero se deben

guardar nuevamente en su empaque y en las cajas

donde vienen embaladas. Por lo general utilizamos

memorias en la marca KINSTONG estas viene en

presentaciones por caja de 20 0 25 unidades.

En estas se pueden mandar a imprimir sellos de

codigo de barras consecutivo o tomamos solamente

las datos del sello de nosotros(Codigo y fecha)

LECTORES DE TARJETAS (CARD READER) Estos

se deben marcar en la parte lateral o en la parte

posterior se deben sacar de su empaque (caja y bolsa)

se recomienda utilizar los tornillos que vienen dentro de

estas cajas y en lo posible que sean los de frete plástico

con carcaza metálica, es mejor su manipulación en

momento del ensamble. Estas llegan en presentación

por caja de 20, 40 o 50 unidades.

Algunos vienen con su serial en código de barra otros

no y hay que tomar los seriales manualmente.

UNIDADES DE LECTOR OPTICO (QUEMADORAS):

Estas se deben marcar en la parte inferior tapando uno

de los tornillos de la parte de atrás, se les debe remover

las bolsas plásticas que las recubre a cada una de

estas. Por lo general vienen en presentación por caja de

10 unidades.


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APROBO: REVISO:

TARJETAS DE VIDEO: Estas se deben sacar de su caja y empaques en

los que vienen, marcarlas y revisar cuáles son sus componentes, ya que

estos deben llagar completos al usuario final. Vienen en presentación de

caja por 20 unidades.

CAJAS (CASE) Estas se deben sacar de bolsa,

icopor y caja de cartón, el cable de poder y

papeles de deben dejar en cajas apartes según

como se estén clasificando estos componentes.

Las tapas al interior deben ir entre los icopor

para que no se rayen o maltraten. Se debe

retirar las tapas delanteras de las bahías de 5 ¼

Y 3 1/2 en donde se van a instalar luego la

unidad óptica y el lector de tarjetas de memoria; También se debe retirar en

la parte posterior la lata metálica para luego instalar la que corresponde

según el modelo de la board.

Los desechos tales como plástico, papel, latas metálicas y cartón deben

reciclarse cada uno por separado para fomentar la separación de basuras y

contribuir con el reciclaje. COMPU GREIFF es una empresa que piensa en

el medio ambiente; Cada vez que se saquemos basura se debe pesar antes

de sacarla y darle el dato al encargado de la bodega.


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APROBO: REVISO:

En lo posible se debe organizar la mercancía por referencia de configuración y se debe entregar completa, contada y recibida por parte del personal que va a realizar el ensamble. Para esto se debe dejar firmada la matriz de ensamble por parte del ensamblador donde hace constancia de que recibió completo el compuesto para dicha configuración descrita en la matriz; esto con el fin de evitar malos entendidos o perdidas de mercancía.


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APROBO: REVISO:

ORGANIZACION DEL COMPUESTO EN EXCEL. Lo primero que debemos hacer es crear el archivo (o renombrar archivo anterior) SERIALES 06xx SALIDA xxxx. Por cada configuración se debe crear una hoja etiquetada con el código de la configuración a ensamblar. Para las configuraciones con procesadores INTEL, la etiqueta va de color Azul y en los procesadores AMD, la etiqueta de color verde; Esto se debe organizar según el orden de la matriz. Adicionalmente deben ir tres hojas (NOMENCLATURA, IMPRESIÓN Y SERIALES MONITORES) estas hojas deben estar en color rojo. A continuación se explica cómo debe ir y en cada hoja que información va.

HOJA NOMENCLATURA: En esta hoja se organiza las abreviaturas (CODIGOS) que le haremos a las partes o componentes a ensamblar (procesador, board, memoria, caja, etc...) teniendo en cuenta MARCA, CAPACIDAD, REFERENCIA, FORMATO. Esto con el fin de tener un buen filtrado y que sea entendible para nosotros el nombre del compuesto.


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APROBO: REVISO:

COMPUESTO: Es la descripción de la torre ensamblada pero abreviada. Ejemplo: 524I61W1K4L1Q1A12M6 Este es un compuesto de un equipo Core I 5 con la siguiente descripción:


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APROBO: REVISO:

524 PROC. INTEL 2GEN CORE I5 2400 3.10GHZ 4/4 6MB

I61 BOARD INTEL BOXDH61BEB3 DVI-D/AVR/LGA 1155/UATX/2-DDR3

W1 D.D.WESTERN DIGITAL 1000GB SATA3 64MB WD10EARX

K4 MEMORIA DDR3 KINGSTON 4GB 1333MHZ(KVR1333D3N9/4G)

L1 MULTI CARD READER INT+USB BLACK

Q1 LG DVD-RW 22X GH22NS50 SATA BLACK BULK

A12 BLAZER PC-312B Tower 300W USB/HD/AG W/O SERIAL NUMBER

M6 COMBO MICROSOFT Desktop Wired 600 Spa Black

HOJA POR CONFIGURACION: En esta es donde recopilamos todos los seriales de la mercancía, quien los toma, cuando, código de la configuración, compuesto y serial del equipo. Esto para imprimir los sellos y estos queden con código de barras.


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APROBO: REVISO:

En esta hoja tomamos los seriales de cada parte por columna; Ósea de arriba hacia debajo. Procesador, batch Procesadores Intel, lector de tarjetas de memoria, board, memoria RAM, disco duro, quemador (unidad), quien escanea los seriales, el número MM del procesador INTEL, código del equipo y la última columna que es la de garantías, estos campos son los que organizamos también en la hoja impresión esta con el fin que alguna configuración presente inconveniente físico o de funcionamiento que no fue solucionado en zona Franca se solucione en nuestro servicio técnico antes de que pasen a ventas. Para esto se envía un correo con esta información a [email protected], [email protected], [email protected], [email protected].






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APROBO: REVISO:

Recordemos que para las configuraciones con procesadores INTEL, la etiqueta va de color Azul y en los procesadores AMD, la etiqueta de color verde.

HOJA MONITORES: En esta hoja relacionamos los seriales de los monitores y tomando todos los datos que podemos tomar de la caja, ya que estos los necesitan para la declaración. (Color, modelo, referencia, códigos EAN Y UPC, etc.)


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APROBO: REVISO:

HOJA IMPRESIÓN: Es donde estandarizamos todos los campos a imprimir, formulamos celdas, seleccionamos que se imprime y que no, mejor dicho justificamos la impresión. Esto con el fin que en las hojas de las configuraciones se manejen los mismos campos para no tener errores al imprimir.

En este archivo hay celdas que están formuladas para llamar los datos y darles una organización y que nos de la fuente de código de barras (estas fuentes de código de barras deben ser pre cargadas con anterioridad barras) como aparece en la imagen siguiente en donde llamamos en la celda D5, los datos de la celda A2 y de esta manera cada campo que necesitamos que se imprima. También se deja una fórmula de fecha para saber cuándo fue ensamblado el equipo y la elaboración del sello. En la celda D4 es donde pegamos el nombre del compuesto, esta combina y centra tres celdas C4, D4, E4. En la fila 2 es donde pegamos todos los seriales de la configuración que vamos a imprimir como aparece en la segunda imagen

../../../../../CC/ZONA%20FRANCA%20ensamble%202/cas/barras


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APROBO: REVISO:


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APROBO: REVISO:

Debemos establecer como área de impresión las celdas que vemos resaltadas en la imagen anterior imagen Para esto seleccionamos las celdas que deseamos que se impriman y luego establecemos esto como área de impresión. (Ver imagen)


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APROBO: REVISO:

Parámetros de impresión Estos son los datos que debemos organizar como mínimo para justificar los datos que deseamos imprimir en el sello con código de barras. El tamaño del sticker es 5.60 cm de ancho por 10 cm de alto.


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APROBO: REVISO:

PROCEDIMIENTO ENSAMBLE Y EMPAQUE.

Luego de haber recibido todo el compuesto a satisfacción se debe comenzar a instalar board, procesador y memoria, teniendo en cuenta que el procesador tiene una guía en el caso de los INTEL son dos muescas a los lados y en el caso de AMD por el lado donde están los pines tiene la punta de una esquina resaltada en dorado que nos indica el orden y este debe coincidir con el del zócalo de la board que también está marcado en relieve en una de las esquinas. La ubicación de la memoria en el caso que sea una debe ir en el slot 0 del canal A o si son dos memorias deben ir en dual cannel según lo indique el manual de la board. La conexión del ventilador del procesador debe ir conectado en el FAN de la board que dice CPU FAN que es donde luego podremos visualizar las revoluciones a las cuales corre el ventilador. ¡Estas son normas básicas que se deben acatar y que evitamos futuros inconvenientes! Colocamos la lata en el orden correcto en la parte posterior, luego procedemos a colocar los postes de cobre, según la ubicación de los orificios donde nos indique la board. Procedemos a colocar la board dentro de la caja y luego atornillamos. Después de esto se debe colocar la unidad óptica, el lector de tarjetas y el disco duro, procedemos atornillar por los dos lados de la caja. Ahora realizamos las conexiones de los cables de datos teniendo en cuenta que estos queden bien organizados para que no obstruyan ningún ventilador que este


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APROBO: REVISO:

al interior; Luego procedemos a realizar las conexiones de los cables de corriente teniendo en cuenta que estos queden bien sujetos y organizados. Pegamos el sello correspondiente al equipo en la parte de abajo o buscando una buena ubicación para este. Luego de esto encendemos el equipo en donde vamos a revisar que sus ventiladores giren, los botones de power y reset estén funcionando correctamente y que los led estén correctamente conectados y funcionando (led de disco duro parpadeando color rojo y led de la torre encendido en color verde o azul). Revisamos el post del BIOS y verificamos que este reconociendo el procesador que corresponde al ensamble, capacidad de memoria, reconocimiento del disco duro y de la unidad óptica; Introducimos el cd de instalación del sistema operativo correspondiente (Ubuntu o Fedora ultima versión)

A continuación se muestra el paso a paso para instalar el sistema operativo en este caso la distribución Ubuntu la versión 11.10.


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APROBO: REVISO:

En la imagen # 1 vemos que esta cargando los archivos para la instalacion. En la imagen # 2 selecionamos el idioma en cl cual se va a instalar el Linux. Damos click instalar ubuntu. En la imagen # 3 parametros para tener en cuenta. Damos click en Adelante. En la imagen # 4 tipo de instalacion, seleccionamos borrar disco y damos click en Adelante. En la imagen # 5 seleccionamos el disco(Aquí verificamos la capacidad del disco) damos clck en instalar ahora. En la imagen # 6 damos clicl en colombia y verificamos que seleccione Bogotá, damos click en Adelante. En la imagen # 7 Seleccionamos que teclado (por lo general se deja Latinoamericano) y damos click en Adelante. En la imagen # 8 y # 9 escribimos el nombre de la cuenta que siempre se da user (Minuscula) introducimos una clave que siempre es 123456, la confirmamos y seleccionamos iniciar sesion automaticamente y damos click en continuar.


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Después que terminamos la instalación procedemos a empacar el equipo. Para esto debemos encargar a una o dos personas que son las responsables que al interior del equipo este todo completo y de tapar el equipo colocando sellos de garantía para que no sea manipulado por personal diferente al de nuestra


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compañía, también se puede que la persona que ensamble los tape, ya que esta es responsable del montaje del sistema operativo. Colocar el sello correspondiente al serial, de guárdalo en la caja con su paquete de manual y cable de poder y luego roturarlo con la referencia del procesador, escribir que numero es y cuantos son en total para luego ser estibados. Para esto la persona que escanea los seriales debe pasarle un relación a los empacadores para que no se presente errores en la numeración de los equipos (ver imagen lateral).Cada persona debe empacar una configuración para evitar que se confundan cajas, equipos o manuales.


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APROBO: REVISO:

ORGANIZACIÓN DE LOS EQUIPOS EN ESTIBAS Y ROTULACION.

Los equipos que fueron ensamblados en caja microATX (TM-388/366/518) se estiban en 4 filas o anillos de 10 unidades para un total de 40 equipos por estiba, en caja ATX (PC-312/SQ 327/328) se estiban en 4 filas o anillos de 10 unidades para un total de 40 equipos por estiba, en las cajas Small Factor se hacen cuatro pilares de y en medio de estos cajas, en la parte superior van dos cajas, Thermaltake se estiban en 4 filas o anillos de 10 unidades para un total de 40 equipos por estiba. Después de esto hay que asegurar estas estibas para poderlas descargar y manipular para esto hay que envolver cada estiba en plástico teniendo en cuenta que la primera vuelta se hace de abajo hacia arriba y en las siguientes vueltas


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APROBO: REVISO:

deben coger la mitad de la anterior hasta legar a la parte de arriba en la mitad de la estiba hay que dar una vuelta doble y se le da una vuelta adiciona en la parte superior. Si esta solo estibando y envolviendo hay que hacerle un nudo en la punta del plástico y la asegura por debajo del ultimo equipo para que se quede fija o asegurarla a la estiba y poder envolver la estiba. Ahora procedemos a marcar las estibas para saber que contiene cada estiba, referencia, cantidad de cajas y cuantas estibas son; Luego pegamos los sellos del estado de la mercancía NACIONALIZADO O SIN NACIONALIZAR.

Después de tener las estibas organizadas, se solicita al jefe de bodega para que las baje de nuestra área para dejarlas en las posiciones inferiores de estantería (antes se debe revisar donde se va a ubicar). Al momento de bajar las estibas hay que pesarlas para saber el peso de cada estiba, esto con el fin de tomar el peso general, cantidad de cajas o bultos que salen para luego enviar un ([email protected]; [email protected]; Carlos Augusto Ruiz A [email protected]; [email protected];






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APROBO: REVISO:

[email protected] ) con esta información a la S.I.A para organizar este peso en la declaración de importación. Estas estibas se le deben entregar un funcionario de magnum (preferiblemente el jefe de la bodega) en donde debe colocar su nombre y firma aceptando que recibió las estibas correspondientes al números de equipos ensamblados en ese proceso.



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APROBO: REVISO:

DOCUMENTOS REQUERIDOS: Documento de transporte (BL). Facturas de compra. Matriz de ensamble y relación detallada de cada configuración. Listado de códigos de proveedores. LISTA DE DIVULGACION Departamento de Recursos Humanos. Departamento de Compras. Coordinador de integraciones y personal de ensamble.

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