MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE LOS - … de Administracion... · Los componentes del sistema organizacional son los siguientes: -El medio ambiente social, económico, político

M.A. Eduardo Aguilera Oseguera

Profesor de la Facultad de Contaduría

y Ciencias Administrativas de la U.M.S.N.H.

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MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE LOS

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS




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PREGUNTAS

1. Menciona los niveles o subsistemas que componen a una empresa y explícalos

brevemente. 2. ¿Por qué el sistema abierto crea un papel más difícil para la administración?

3. ¿Cómo describe Leonard Sayles el papel de la administración bajo el enfoque de sistemas?

4. ¿En qué niveles es apropiada la aplicación del sistema cerrado y en cuáles el abierto?

5. ¿Qué conceptos son necesarios para llevar a cabo un estudio de la administración dentro

del enfoque de sistemas?

6. ¿Cuál es la clasificación de los sistemas?

7. ¿Cuáles son las características de los sistemas abiertos?

8. ¿Por qué es importante la retroalimentación?

9. ¿Qué es la entropía?

10. ¿Qué tipos de sistemas existen?

11. ¿Cuál es la representación gráfica de un organismo visto como un sistema abierto?

12. ¿Qué es un organismo dentro del enfoque de sistemas?

13. Explique brevemente los componentes del sistema organizacional.

14. ¿Qué es un sistema administrativo?

15. Mencione los criterios mediante los cuales son clasificados los subsistemas que componen

el sistema administrativo.

16. ¿Qué es la organización de una empresa?

17. ¿Qué es el campo de los sistemas y procedimientos?

18. Según Rodríguez Valencia, define el concepto de sistema.

19. Menciona los componentes básicos de un sistema.

20. ¿Qué es un procedimiento, según Gómez Ceja.

21. ¿Qué son los sistemas y procedimientos?

22. ¿Qué consecuencias tiene el no definir las responsabilidades de los sistemas y

procedimientos?

23. ¿Qué medidas deben tomarse para que el personal tenga el conocimiento adecuado de los

sistemas y procedimientos?

24. Menciona las responsabilidades del supervisor.

25. ¿Qué es el sistema operativo?

26. ¿Considera que un sistema operativo es flexible?

27. ¿Qué son los servicios administrativos y qué los de asesoría?

28. ¿Cuál es la relación que existe entre el sistema operativo y los demás sistemas?

29. ¿Qué significa diseñar dentro del enfoque de sistemas?

30. Indique los objetivos de la simplificación del trabajo.

31. ¿Cuál es el fin de diseñar sistemas y procedimientos?

32. ¿Qué se entiende por racionalización?




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33. Menciona tres técnicas de análisis aplicadas a la solución de problemas en el análisis de

sistemas.

RESPUESTAS

1. SUBSISTEMA OPERATIVO.- tiene que ver con la racionalidad técnico-económica, y trata de

crear certidumbre cerrando el núcleo técnico para muchas variables.

SUBSISTEMA DE COORDINACION.- opera entre los niveles operativo y estratégico y sirve

de intermediación y coordinación entre ambos. Este nivel transforma la incertidumbre del

medio ambiente, en la racionalidad técnico-económica necesaria, como insumo, del

subsistema operativo.

SUBSISTEMA ESTRATÉGICO.- encara el mas alto grado de incertidumbre en términos de los

insumos provenientes del medio ambiente, sobre los cuales tiene muy poco o ningún

control.

2. Ésta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse

por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes requerimientos. La administración es un

proceso que abarca y traspasa los distintos subsistemas del organismo.

3. El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración no tienen

límites nítidos o claramente definidos; mas bien, el administrador moderno está colocado

en medio de una red de interrelaciones dependientes… Él único objetivo perdurable es el

esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible y de interrelaciones, de

patrones de conducta que están dentro de límites físicos razonables. Pero esto es la

búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que las variables del sistema (la división del

trabajo y los controles) evolucionan en constante cambio. Por tanto, únicamente aquellos

administradores que puedan manejar la incertidumbre, la ambigüedad, pueden tener

posibilidades de éxito.

4. Pendiente

5. Los conceptos mínimos necesarios para manejar y analizar la administración dentro del

enfoque de sistemas son: el de sistema, el de medio ambiente, el de demandas (insumos)

y respuestas (productos), y el de retroalimentación.

6. Se clasifican en: SISTEMAS ABSOLUTAMENTE AISLADOS; que son aquellos que no reciben

ni ejercen influencia sobre el resto del universo. SISTEMAS RELATIVAMENTE AISLADOS;

que reciben influencia del resto del universo, pero solo a través de ciertas vías específicas

llamadas entradas (insumos); o que ejercen influencia sobre el resto del universo, pero

solo a través de ciertas vías especificas denominadas salidas (productos).

7. - CICLO DE ACTIVIDADES

-ENTROPÍA

-CRECIMIENTO




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-EQUIFINALIDAD

-USO DE INFORMACION

-CODIFICACION

-SUBSISTEMA

8. El tipo más sencillo de información es la retroalimentación (feedback) y permite al sistema,

corregir sus desviaciones respecto al curso de acción deseado. La retroalimentación

permite medir los resultados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la

relación entre los insumos requeridos y los productos elaborados y su eficacia, referida al

mayor o menor logro de los objetivos.

9. ENTROPÍA.- la supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidad para resistir

un proceso entrópico. La entropía es una ley universal de la naturaleza por la cual, todas

las formas de organización se dirigen hacia la desorganización y la caducidad.

10. Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: cerrados y abiertos y en interacción

con su medio.

11.

12. Un organismo es un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales

con su medio. Y adopta una estructura determinada por su integración con los sistemas

que forman su medio ambiente: clientes, causantes, proveedores, bancos, gobierno, etc.

El organismo como sistema, forma a su vez un ambiente condicionante, los subsistemas y

elementos que se integran en él.

13. Los componentes del sistema organizacional son los siguientes:

-El medio ambiente social, económico, político y cultural, cuyo ámbito de acción llega a

contener esferas regionales, nacionales y aun internacionales.

-Los insumos del sistema que serían los componentes que ingresan a él y que pueden

comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como: recursos humanos,

financieros, materiales, directrices, políticas, instrucciones operativas, etc.

-Los procesos de conversión, que comprenden las estructuras organizativas de

procedimiento, así como predisposiciones y experiencias personales de los

administradores.

-Las salidas o productos que pueden ser de condición diversa como: bienes, servicios,

información, normas, opiniones, etc., y que provocan ciertos efectos sobre el medio

ambiente, los cuales pueden ser benéficos o perjudiciales.

-La retroalimentación del sistema organizacional.

14. Un sistema administrativo es la combinación de la unidad administrativa, con todos los

elementos y los procesos que interactúan con la unidad, es decir: 1) el entorno en el

que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad y es afectado por ésta. 2)

Organismo como proceso

de conversión

(Insumos) (Productos)

Beneficios Recursos




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insumos y productos de la unidad, conectados entre sí por el proceso de conversión y los

mecanismos de retroalimentación.

15. El sistema administrativo está integrado por subsistemas, los cuales pueden ser

clasificados de acuerdo con los siguientes criterios:

-Por la función o actividad, por ejemplo: comercialización, producción, finanzas, etc.

-Por su naturaleza, por ejemplo: hombres, máquinas, información, etc.

-Por el nivel organizacional: estratégico, de coordinación y operativo.

16. La organización de una empresa es un sistema de partes interrelacionadas, operando

conjuntamente a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales.

17. El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo.

Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de

subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y

procedimientos que emplean él y sus subordinados.

18. Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes están

interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin

determinado.

19. Los componentes básicos de un sistema son tres: el objetivo, los elementos y las

interrelaciones.

20. PROCEDIMIENTO: GOMEZ CEJA.- es una serie de labores concatenadas (unidas) que

constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al

logro de un fin determinado.

21. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS: es una función encaminada al análisis de los planes de

acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de

ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

22. Cuando no se lleva a cabo la definición de responsabilidades, sucede una de estas dos

cosas:

-El personal hace poco o ningún caso de los sistemas y procedimientos.

-El personal que de alguna manera lo hace, establece objetivos duplicados, conflictivos e

incompletos.

23. Para adquirir el grado de comprensión que se persigue es necesario:

-PRIMERO.- un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos

de la empresa, expresando claramente su objetivo y firmado por el más alto funcionario.

-SEGUNDO.- partiendo del programa general de la empresa, la construcción de programas

departamentales definitivos, haciéndolos más específicos, especialmente en lo

concerniente a la responsabilidad.

-TERCERO.- establecer reuniones de orientación y discusión sobre el significado de los

programas; para conducir el mutuo entendimiento y la coordinación acerca de la forma en

que estos programas operarán.

-CUARTO.- ver que todas las descripciones escritas del trabajo contengan referencias

específicas de las responsabilidades de cada individuo, y del trabajo que debe ejecutar.




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24. 1)–Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los sistemas y

procedimientos.

2)–Coordinar su trabajo con el de otras unidades administrativas a fin de resolver asuntos

relativos a los sistemas y procedimientos de mutua incumbencia.

25. Cualquiera de las actividades que son llevadas a cabo por un organismo social para

cumplir con sus objetivos y planes, conforma un sistema operativo que interrelaciona los

recursos de operación con las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Un sistema

operativo es un conjunto de actividades sistemáticas que enlazan operaciones finas para

cumplir algún objetivo y cuyos productos informativos y decisiones de funcionamiento

pueden estar enlazados en el ordenador, integrando su red informacional dentro de la del

conjunto de la gestión de la compañía.

26. Un sistema operativo sí es flexible; ya que, cada sistema que se diseñe será estructurado

considerando los objetivos, planes y políticas que afectan al organismo. Además; cada

sistema operativo puede ser creado para enfrentarse a los requerimientos específicos de

su propio producto o servicio.

27. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.- se refieren a actividades repetitivas y rutinarias: servicios

de compra, almacén, contabilidad, etc., son servicios que se utilizan progresivamente

dentro de un marco de procedimientos más o menos complejos.

SERVICIOS DE ASESORÍA.- son aquellos que tienen una misión concreta y que se generan

sobre requerimientos.

28. El sistema operativo en su activación combina la actuación con otros sistemas de la

empresa que convergen en él sus funciones características. Cada sistema operativo viene a

ser el desarrollo físico de tareas y actividades, que utilizan los recursos y que generan todo

el proceso administrativo para que obtengan resultados. Cada subsistema operativo

interrelaciona sus componentes que actúan como procesadores de información, bienes y

servicios, mediante un flujo de procesos, en los que se integran las decisiones parciales a

fin de obtener y conservar la orientación de todo el sistema.

29. DISEÑAR: hacer la descripción o bosquejo de alguna cosa. Un sistema es un conjunto

ordenado de componentes para alcanzar un objetivo planeado. La función de diseño es

fundamental en el establecimiento de una relación entre las diferentes fases de un

sistema, entrelazándolos entre si y delineando el todo compuesto.

30. Los objetivos de la simplificación del trabajo son: eliminar el trabajo innecesario, combinar

las diversas operaciones o sus elementos, combinar el orden de las operaciones y

simplificar las operaciones necesarias.

31. El diseño de sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial

más completo; y este se logra a través de la interpretación de la información adecuada y

oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos empleados para crearla. Este

control se ejerce con el propósito de lograr la máxima eficiencia con el menor esfuerzo y a

un costo justificable.




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32. Por racionalización se entiende la organización sistemática del trabajo para obtener un

mejor rendimiento.

33. -Análisis de métodos y procedimientos

-Análisis del sistema de información

-Simplificación del trabajo




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PREGUNTAS

REINGENIERIA




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1. ¿Qué factores influyen para que los empresarios replanteen los aspectos administrativos

de sus organizaciones?

2. El trabajo se puede analizar desde tres perspectivas, las cuales son:

3. ¿Qué es la estructura organizacional?

4. ¿Qué es el flujo de trabajo?

5. ¿En que se fundamentan los objetivos estratégicos?

6. Menciona la diferencia entre estrategia defensiva y estrategia exploradora.

7. ¿En qué consiste una organización lineal?

8. ¿Qué se entiende por equipo?

9. ¿Cuáles son los equipos de trabajo que existen dentro de una organización? Define uno de

ellos.

10. Menciona las áreas de formación más importantes de una organización.

11. ¿En qué consisten las técnicas interpersonales?

12. ¿Cómo se define la motivación?

13. ¿Qué es el diseño del puesto de trabajo?

14. Existen di versos modos de diseñar un puesto de trabajo, ¿Cuáles son éstos?

15. ¿En qué consiste el diseño del puesto basado en equipos?

16. ¿Qué es una organización que aprende?

17. ¿Cuáles son los elementos esenciales de una organización que aprende?

18. ¿Qué métodos de cambio organizacional existen? Define dos de ellos.

19. Menciona las recomendaciones más comunes sobre cómo rediseñar una organización.

20. Defina “reestructuración”.

21. ¿Con qué otro nombre se le conoce a la reingeniería?

22. ¿Cuál es el propósito de la reingeniería?

23. ¿Qué es la reingeniería según M. Hammer y J. Champy?

24. Menciona los tres tipos de rediseño de procesos que una empresa puede llevar a cabo.

25. Representa gráficamente el proceso de reingeniería.

26. Explica brevemente cada una de las fases del proceso de reingeniería.

27. Existen tres filosofías con orientación hacia los procesos de mejora en las organizaciones.

¿Cuáles son?

28. ¿Cuáles son las características del “Justo a tiempo?

RESPUESTAS




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1. Las fuerzas del entorno organizacional como, la tecnología, la competencia, la cultura,

entre otros; obligan a los empresarios a replantearse todos los aspectos administrativos.

2. Estas tres perspectivas son: a)-La organización en su conjunto; b)-La de los equipos de

trabajo; y c)-La del empleado individual.

3. Se refiere a las relaciones formales e informales que mantienen las personas entre sí en

una empresa.

4. Hace referencia a la manera en que se organiza el trabajo a fin de alcanzar los objetivos

organizacionales (producir bienes o servicios).

5. Están fundamentados en dos acciones:

-El análisis de las oportunidades y amenazas del entorno.

-La evaluación a fin de competir más eficazmente.

6. Una empresa podrá seleccionar una estrategia defensiva cuando compite en un mercado

estable y su producto (bien o servicio) está bien instalado. Mientras que, una organización

seleccionará una estrategia exploradora si realiza su actividad en un entorno de la

empresa incierto, que requiera flexibilidad.

7. Consiste en una organización con gran número de niveles jerárquicos. Se trata de un

sistema vertical, de arriba abajo (de mando y control) mediante el cual los administradores

llevan el mayor porcentaje de la gestión, ejerciendo un control considerable sobre sus

colaboradores. Una organización lineal está estructurada en unidades basadas en la

división funcional del trabajo. Ésta funciona mejor en un entorno estable y predecible.

Está altamente centralizada y se basa en la repetición de tareas por parte de los

empleados de primera línea de acuerdo con las órdenes de los puestos de dirección.

8. Es un grupo pequeño de personas cuyas habilidades se complementan entre sí, trabajando

para la consecución de una serie de objetivos comunes, de los que son responsables.

9. Existen: equipos de trabajo autogestionados, equipos para solución de problemas y

equipos con fines específicos.

Los equipos de trabajo están creándose principalmente para mejorar la calidad y

productividad, y para reducir los costos de explotación. Son responsables de la producción

total de un producto, de un componente o de un servicio permanente. Reciben una

formación multidisciplinaria en las diferentes tareas asignadas.

10. Las áreas de formación más importantes son:

-Conocimientos técnicos

-Conocimientos administrativos

-Técnicas interpersonales

11. Técnicas interpersonales.- para que un equipo sea eficaz, sus miembros necesitan tener

buenas técnicas de comunicación. Deben ser capaces de expresarse con claridad y

precisión a fin de comunicarse adecuadamente, afrontar conflictos e intercambiar

información.

12. Es lo que impulsa, dirige y mantiene el comportamiento humano. En administración de

personal, alude al deseo que tiene el individuo de realizar su trabajo lo mejor posible, o de




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realizar el máximo esfuerzo en la ejecución de las tareas que se le han asignado. Una

importante característica de la motivación es que se trata de un comportamiento dirigido

hacia un objetivo.

13. Es el proceso por el cual se organiza el trabajo en una serie de tareas que deben realizarse

en un puesto específico.

14. Los diversos modos de diseñar un puesto de trabajo son:

-Simplificación del trabajo

-Ampliación del puesto de trabajo y rotación del puesto

-Enriquecimiento del puesto

-Diseño del puesto basado en equipos

15. Una organización que aprende requiere de la participación de todo el personal en la

identificación y resolución de problemas, lo que le permite experimentar, mejorar e

incrementar continuamente su capacidad para ofrecer a sus clientes nuevos bienes y

servicios. La organización que aprende alienta el desarrollo de razonamiento crítico, la

comunicación y las habilidades interpersonales y técnicas de todos sus miembros. La

capacidad de crear, prever y responder rápidamente a nuevas necesidades mediante el

desarrollo de medios para satisfacerlas.

16. Estos elementos son: el liderazgo, la cultura, la estrategia, el diseño organizacional y la

información compartida.

17. Los métodos de cambio organizacional son: el método tecnológico, el método de diseño

de estructuras, el método de tareas y el método personal.

-El método tecnológico.- es aquel que se dirige al cambio en flujos de trabajo, métodos de

producción, recursos materiales y sistemas de información.

-El método de tareas.- se concentra en cambios de responsabilidad y tareas especificas de

los empleados. Este método podría incrementar o reducir la calidad de la experiencia de

trabajo del personal y de su desempeño laboral.

18. Entre las recomendaciones podemos mencionar: la eliminación de niveles jerárquicos, el

recorte de personal, el rediseño de procesos, la reestructuración, la determinación y

adopción de las dimensiones más indicadas. Sea cual sea el método que se elija, la

intención suele ser la de precisar qué es lo que concede a la organización una posición de

liderazgo entre sus clientes.

19. Reestructuración comúnmente significa la reconfiguración (la modificación de los niveles

de autoridad, responsabilidad y control) de la organización.

20. Reingeniería es también llamada rediseño de procesos.

21. El propósito de la reingeniería es lograr más con menos recursos.

22. Es el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos de las empresas

para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporáneas tan

decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez.

23. Existen tres tipos de rediseño de procesos que una empresa puede llevar a cabo, estos

son:




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-Mejorar costos

-Lograr ser el mejor de su clase

-Realizar una innovación radical

24. EL PROCESO DE REINGENIERÍA

25. FASE PREPARACIÓN DEL CAMBIO.- es aquella durante la cual una organización genera una

visión estratégica en busca del dominio y de la competitividad renovada en el mercado y

determina como se pueden modificar sus procesos para alcanzar objetivos estratégicos.

FASE DE PLANEACION DEL CAMBIO.- consiste en operar bajo el supuesto de que las

organizaciones necesitan planear su futuro a causa de las constantes variaciones del

mercado.

FASE DE REDISEÑO.- es aquella etapa del proceso en que se analiza, diseña, se planea y

organizan los cambios necesarios en la estructura procedimental con el propósito de

lograr un mejor funcionamiento de la empresa.

FASE DE EJECUCION.- es aquella etapa en la que se pone en marcha el rediseño de los

procesos. El rediseño de procesos busca la manera más eficiente de desempeñar una

tarea grande.

26. Estas tres filosofías son:

-Justo a tiempo (just in time).

-Administración de calidad total (total quality management).

-Rediseño de procesos o reingeniería (business process reengineering).

27. El “justo a tiempo” implica:

-Reorganización total de operaciones.

-Reducir al mínimo las actividades.

-Eliminar todo lo que no agregue valor.

-Reducción de tiempo total de fabricación.

-Las normas se enfocan en funciones individuales.

-Normalmente se aplica en las áreas de fabricación.

Preparación del

cambio

Planeación del

cambio

Ejecución Rediseño




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PREGUNTAS

1. ¿Qué es una forma?

2. ¿Qué aspectos abarca un programa riguroso para las formas dentro de un análisis de

formas?

DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS

ORGANIZACIONES




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3. ¿Cuál es el propósito de las formas?

4. ¿Cuáles son las áreas específicas en las que se enfoca el análisis de las formas?

5. Menciona los requisitos elementales para diseñar una forma.

6. ¿Qué partes conforman una forma? Explica cada una de ellas.

7. ¿En qué consiste la reducción de tendencia al error?

8. Menciona dos aspectos que contribuyen a disminuir la tendencia al error.

9. ¿Qué material es el apropiado para hacer una forma?

10. El instructivo para el manejo de formas se compone de cuatro partes. Mencionalas.

11. ¿Qué es el control de formas?

12. Menciona cinco objetivos del control de formas.

13. Indique los componentes básicos del programa de control de formas.

14. Para facilitar las funciones de control de formas se pueden utilizar diversos medios.

¿Cuáles son?

15. ¿Cuáles son los factores que contribuyen a descuidar la administración y el control de

formas?

RESPUESTAS

1. Según J. Barrios, una forma es: cualquier documento impreso destinado a que en él se

anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

2. -Mejora la eficiencia del procedimiento de información.

-Simplifica el adiestramiento de los empleados.

-Efectúa un control por parte de la administración.

-Proporciona un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema

de información para la administración.

3. Proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para la

toma de decisiones, información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las

empresas; la forma debe ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el

material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.

4. Se enfoca en:

-Evaluación de la necesidad de información.

-Determinación del método más eficiente para obtener la información necesaria en la

forma.

-Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.

5. Los requisitos son:

-Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.

-Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el contenido.

-Debe ayudar a reducir la tendencia al error.




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-Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del

trabajo.

6. Las partes de la forma son:

-INTRODUCCIÓN.- es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar;

generalmente consiste en el que está hablando, a quién está hablando y cuándo, y otras

condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en el cuerpo del formulario.

-CUERPO.- representa la parte principal de la forma y constituye precisamente la acción

que tiene lugar después de la introducción.

-CONCLUSIÓN.- consiste principalmente en espacios para firmas o aprobación u otro dato

concluyente que le da validez formal.

7. Está directamente relacionada con el diseño y la impresión porque juegan un papel

importante los colores usados, el tipo de imprenta, las distancias entre las líneas, el

tamaño de cada línea, el contraste entre los datos estadísticos y los variables.

8. Para contribuir a disminuir la tendencia al error:

-Los datos deben cubrir toda la información necesitada. Al mismo tiempo no debe existir

nada que sobre.

-Las líneas verticales y horizontales son excelentes ayudas visuales para agrupar las

columnas.

9. -Papel cuadriculado (ideal para bosquejos) que podrá ser en centímetros y fracciones; ó en

décimas, octavos y sextos de pulgada.

-Papel blanco o cuadriculado. También para diseño de formas continuas.

-Lápiz 3H y de colores.

-Reglas y escuadras en centímetros.

10. -Aspectos generales

-Fuente de información

-Medios de control

-Distribución de ejemplares

11. Es un plan o método utilizado por la dirección para guiar y regular las operaciones de

oficina, mediante la localización del flujo de papeles.

12. -Eliminar las formas innecesarias y la creación de éstas.

-Rediseñar formas para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

-Mantener cantidades adecuadas de formas en existencia.

-Asegurar un método adecuado para suministrar formas a los usuarios.

-Verificar si las formas impresas o reproducidas están de acuerdo con las especificaciones.

13. Los componentes básicos del programa de control de formas deben ser:

-Coordinación del diseño, uso y compra de las formas.

-Medios para almacenar y distribuir formas.

-Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.




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14. -Un símbolo identificador que indique el elemento que las utiliza, así como un número

propio de la forma. El número de identificación que a veces aparece junto al titulo de la

forma, a esto se le conoce también como clasificación.

-El control de existencias de formas incluye la publicación periódica de un índice de las

mismas, la aprobación de requisiciones para la impresión de formas y la determinación de

las cantidades que se pedirán.

15. Los factores que han contribuido a descuidar la administración y control de formas son:

-Falla en reconocer la verdadera importancia del problema del papeleo por su aparente

poca importancia comparada con el objetivo: producir.

-Falla en establecer las relaciones necesarias entre el personal de línea y el de asesoría

para el control del flujo de formas.

-Falla al establecer un programa de control de formas. No siempre basta con el análisis de

procedimientos.




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PREGUNTAS

1. ¿Cuál es la función en el trabajo de oficina?

2. ¿Qué es una oficina, de acuerdo al autor Barrios R.J.?

DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS

DE TRABAJO




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3. Existen siete elementos considerados como factores de análisis, que influyen en la

organización y en el trabajo de una oficina. ¿Cuáles son?

4. ¿Cuál es la clasificación de las formas?

5. ¿Qué datos se habrán de utilizar en el análisis de las formas?

6. ¿Qué es un informe y cuál es el propósito de los mismos?

7. ¿Qué datos son necesarios para el análisis de un informe?

8. ¿Cuál es el propósito de los sistemas de archivo?

9. ¿Qué aspectos incluye un análisis de archivos?

10. ¿Por qué es importante analizar el equipo de oficina?

11. ¿Qué se requiere para llevar a cabo una investigación sobre espacios de oficina?

12. Existen varias formas de resolver problemas de espacio, ¿cuáles son éstas?

13. ¿Cuál es el propósito de realizar un análisis del personal?

14. ¿Por qué es necesario realizar un análisis de las actividades?

15. ¿Para qué sirve una gráfica de distribución de actividades?

16. ¿Qué diferencia existe entre una lista de actividades y una de tareas?

17. ¿A qué preguntas responde la gráfica de distribución de actividades?

18. ¿Cuáles son los pasos para la elaboración de una gráfica de distribución de actividades?

RESPUESTAS

1. Es la creación de documentos y su disposición para satisfacer las necesidades de la

empresa; este trabajo debe ser considerado principalmente como un servicio.

2. Es un grupo de personas debidamente supervisadas que realizan diversas tareas y

actividades para lograr un objetivo intermedio de la empresa y que generalmente trabajan

en una misma área, usando un determinado espacio, equipo, archivo y formas.

3. Estos elementos son:

-Formas

-Informes o reportes

-Archivos

-Equipo de oficina

-Personal

-Espacio

-Actividades

4. Las formas pueden clasificarse en:

-FORMAS GENERALES.- son aquellas que se elaboran indistintamente en varias oficinas de

la empresa.




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-FORMAS DE OFICINA.- son aquellas que normalmente se elaboran para que sean

manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.

-FORMAS DE INTEROFICINA.- son aquellas que se originan en una oficina y pasan a otra,

bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

5. Estos datos son:

-Objeto de la forma

-Última revisión

-Numero de copias del juego

-Distribución de las copias

-Método de registro

-Método de archivo

-Periodo de retención

-Cantidad utilizada

-Costo de la forma

-Nota de mejoras

6. Un informe es un medio para remitir información a otras personas. Esta información por lo

general expresa los hechos en forma cuantitativa y su principal propósito es constituirse

en elementos de juicio para medir la eficiencia y tomar decisiones.

7. Los datos para analizar un informe son:

-Objeto del informe

-Última revisión

-Descripción del informe

-Fuente de información

-Periodo cubierto

-Fecha de emisión

-Distribución de copias

-Método de preparación

-Costo (mensual, anual)

-Factores físicos que lo producen

8. Los sistemas de archivo sirven para tres propósitos:

-Acumular material suelto dándole un orden, de manera que los documentos puedan ser

localizados fácil y rápidamente.

-Compilar estadísticas o información en documentos individuales de manera sistemática.

-Prearchivar información de manera sistemática, para futuras referencias.

9. El análisis de los archivos incluye los aspectos siguientes:

-Su objeto

-Última revisión

-Descripción del sistema de archivo

-Su utilización

-Requerimientos físicos




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-Numero diario de papeles archivados

-Método de clasificación

-Descarga de documentos

10. Porque el equipo de oficina es costoso y ocupa bastante espacio. Se debe insistir en que

cada unidad se utilice racionalmente. Deben ser utilizadas al máximo para justificar sus

costos, no importando si se hallan adquirido por compra o por renta.

11. Para realizar una investigación de este tipo, se requiere un plano a escala de la superficie

en estudio, que muestre paredes, divisiones, puertas, pasillos principales, etc. La

utilización adecuada del espacio en la oficina es un factor muy importante para una

operación eficiente; el espacio cuesta dinero y hay que racionalizar su utilización.

12. Cada oficina y cada unidad administrativa tiene sus propios y peculiares problemas de

distribución. Cada uno debe ser estudiado individualmente. Existen varias formas de

resolver problemas de espacio:

-Arreglar el área actual para acomodar más personal o equipo.

-Expandir el área para eliminar congestiones.

-Darle máximo uso al equipo.

-Mejorar el flujo de trabajo.

-Mejorar la apariencia.

-Fijar áreas de trabajo.

13. Este análisis se lleva a cabo para estudiar la necesidad y utilización de recursos humanos

en la empresa. Se busca que el personal tenga en cada puesto y nivel, la capacidad

necesaria; que todo el personal preste a la empresa su más amplia colaboración. En

general, se busca mantener un nivel ideal, en lo que a funciones de personal se refiere.

14. Es importante, ya que es necesario conocer todo el trabajo que se ejecuta en una oficina;

qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para

su realización.

15. La gráfica de distribución de actividades sirve para analizar los aspectos siguientes:

-Explicar cómo está dividido el trabajo.

-Determinar si hay homogeneidad en la carga de trabajo.

-Determinar si hay coordinación entre las habilidades del personal y las tareas que

desempeñan en cada actividad.

-Determinar si las tareas realmente corresponden a la actividad a la cual se han adscrito y

aun si la actividad debe desempeñarse en esa unidad administrativa.

-Explicar las relaciones que existen dentro del grupo de trabajo.

16. LISTA DE ACTIVIDADES.- nos mostrará las actividades o funciones efectuadas en una

oficina. Representa una enumeración de los aspectos más importantes que se llevan a

cabo dentro de un área de trabajo; se consignan en esta lista únicamente las actividades

principales.

LISTA DE TAREAS.- estas listas son entregadas y elaboradas por cada empleado de un área

en estudio, y constituye un documento en el que se consignan las tareas que realiza por




22

semana (se pueden incluir tareas quincenales o mensuales), asi como la indicación del

numero aproximado de horas aplicadas en cada tarea durante el periodo de una semana.

17. La gráfica de distribución de actividades es sencilla. No es otra cosa que una tabulación de

las actividades que se realizan, y el tiempo que cada empleado dedica a las tareas dentro

de cada actividad. Contesta, por tanto, estas tres preguntas:

-¿Qué se hace en la oficina?

-¿Quién lo hace?

-¿En cuánto tiempo lo hace?

18. Los pasos para la elaboración de esta gráfica son:

-Obtener la información directamente de los empleados respecto a sus actividades,

incluyendo el tiempo aproximado de su realización. Esto se hace utilizando las listas de

tareas.

-Entregar para ser contestados un juego de listas de tareas a los empleados de un área

objeto de estudio.

-Revisar estas listas, ya contestadas, asegurándose de que se ha incluido a todo el personal

y a todas las actividades, y que estos formularios estén clasificados por orden de

importancia. Posiblemente haya que recurrir a otras fuentes tales como: el jefe del

departamento, un manual de organización para asegurarse de que todas las actividades

han sido incluidas.

-Solicitar al supervisor del área, si no lo ha hecho el analista, que indique sus

recomendaciones al reverso de las listas de tareas.

-Al contar con todo el material necesario, se procederá a preparar una gráfica de

distribución de actividades.




23

PREGUNTAS

1. Según Duhalt, ¿qué es un manual?

2. ¿Por qué son importantes los manuales?

V. ELABORACION DE DIAGRAMAS DE

PROCEDIMIENTOS

VI. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS




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3. ¿Por qué surgieron los manuales administrativos?

4. Mencione tres objetivos de los manuales.

5. ¿Cuál es la clasificación de los manuales?

6. Existen algunas reglas para la manualización bajo el estilo descentralizado. Menciónalas.

7. ¿Qué son los procedimientos administrativos?

8. ¿Qué son los manuales de procedimientos?

9. Los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden referirse a:

10. Indique cuáles son los elementos básicos del contenido de un manual de procedimientos.

11. ¿Cuáles son las etapas de elaboración de un manual de procedimientos?

12. ¿En qué consiste la recopilación de datos?

13. ¿De qué trata la etapa de distribución e implantación?

14. Mencione dos ventajas de los manuales de procedimientos interdepartamentales.

15. ¿Cuál es el primer paso en la planeación del informe?

16. ¿Quiénes son los posibles lectores del informe?

17. ¿Cuáles son los posibles usos que se le dan a los informes?

18. Indique cuáles son los elementos que se deben considerar en la realización de un informe.

19. Explique en qué consiste la organización de la exposición de un informe de sistemas y

procedimientos.

20. ¿Cuáles son las partes que conforman el informe de sistemas?

21. ¿Cuál es el propósito del informe de sistemas y procedimientos?

22. ¿Cuál es el propósito de realizar una revisión del informe final con el principal directivo?

RESPUESTAS

1. Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o

instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo

social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

2. Es un instrumento importante, puesto que los manuales persiguen la mayor eficiencia y

eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de la

empresa. Deben servir para explicar las normas más generales con un lenguaje que pueda

ser entendido por los empleados de todos los niveles, y en su caso por los

administradores, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos

administrativos. Los manuales administrativos facilitan además, el adiestramiento y

orientación del personal.

3. Fueron concebidos dentro del campo de la administración para registrar y transmitir, sin

distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa,

así como la de las unidades administrativas que la constituyen.




25

4. –Presentar una visión de conjunto del organismo social.

-Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades,

evitar duplicaciones y detectar omisiones.

-Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.

5. Se pueden clasificar en diferentes formas, nombres diversos y otros criterios, pero pueden

resumirse de la siguiente manera:

a) Por su contenido (se refiere al contenido y se desprende de la propia definición de

manual)

b) Por su función especifica (se refiere al área de actividad de que trata el manual)

c) Función que desempeñan los manuales administrativos en una organización

descentralizada.

6. Estas reglas son:

-Con la descentralización, los ejecutivos asesores tienen la responsabilidad de formular

indicaciones de políticas relacionadas con las actividades.

-Los procedimientos de control financiero y otros más que se relacionen con él deberán

publicarse a fin de que la autoridad para acciones especificas quede delegada de acuerdo

con el plan de descentralización.

-Las instrucciones sobre procedimientos deberán expresar qué es lo que se pretende llevar

a cabo.

-Debe tenderse a que las divisiones operantes desarrollen y mantengan al día sus propios

manuales, en los cuales interpreten datos de los manuales de la matriz y adapten las

instrucciones a sus objetivos y condiciones locales.

7. Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la

forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Pueden registrarse de diversas

maneras graficas y pueden catalogarse.

8. Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los

pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad

administrativa.

9. A) Tareas y trabajos individuales.

B) Prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de toda

unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan.

C) Prácticas generales en un área determinada de actividad.

10. Sus elementos básicos son: introducción, organigrama, gráficas, estructura procedimental,

formas y políticas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la

dirección.

11. Sus etapas son:

-Etapa de planeación

-Recopilación de datos

-Análisis de los datos

-Elaboración del proyecto




26

Posteriormente, se procede a la autorización, tipografía, disposición del material,

distribución e implantación; y por ultimo, se revisa y modifica en su caso.

12. Consiste en recoger información de las unidades administrativas que se han de investigar

conjuntamente; y el analista se puede auxiliar de investigación documental, entrevistas

con los empleados, entrevistas con los supervisores o jefes inmediatos, observación

directa y/o cuestionarios.

13. Una vez editado el manual, la responsabilidad de su distribución debe quedar asignada a la

unidad de sistemas y procedimientos, o a un órgano particular y deberá llevarse un

registro de los poseedores de manuales. La implantación debe ser lo más acertada posible

para poder corregir oportunamente los errores observados durante el proceso de

implantación, estar acorde con el caso y necesidades especificas del organismo social; y así

tenemos que la implantación puede efectuarse por los siguientes métodos: el instantáneo,

el piloto, en paralelo.

14. –La unidad de sistemas y procedimientos, cuya misión es ayudar a los departamentos

operativos, destacará más los detalles que los términos generales.

-A la dirección, gerencias y jefes de departamento, se les dan detalles en forma fácil de

comprender y de referencia rápida.

15. Debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos

cosas:

-¿Quién lo va a leer?

-¿Qué uso va a tener?

16. Podemos dividir a los lectores de informes en diversas categorías:

-COLEGAS TÉCNICOS.- son aquellos que trabajan en la misma actividad.

-GERENCIA DE LINEA.- son aquellos que trabajan en la misma empresa y que están

colocados en un nivel inmediato superior en la cadena de mando.

-EJECUTIVOS.- estos lectores tienen necesidad inmediata de información de un

determinado tipo, no les interesan, ni tampoco pueden comprender los detalles técnicos,

quieren hechos o un buen consejo.

17. –Informar para un uso inmediato.

-Servir de base para emprender una acción.

-Establecer prioridad sobre un descubrimiento.

-Reservarlo para un uso futuro.

18. Los elementos que se deben considerar son los siguientes:

-Una adecuada redacción.

-Elección cuidadosa del material.

-Oportuna presentación

19. Por lo común para simplificar las cosas puede decirse que la estructuración del informe

consta de tres partes básicas: una parte introductoria, el cuerpo de la composición y las

conclusiones. Sin embargo, el número de partes depende de su dimensión y de su

complejidad.




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20. El informe deberá presentarse de manera atractiva y algunos de estos elementos son

opcionales, más otros que son de inclusión obligatoria:

-Título

-Fecha

-Índice de contenido

-Objetivo y enfoque

-Cuerpo principal del informe

-Selecciones analíticas

-Conclusiones y recomendaciones

21. La finalidad principal del informe de sistemas y procedimientos es lograr que las

recomendaciones propuestas en él se sigan y se cumplan.

22. Dará al analista de sistemas la oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos

principales, explicar cualquier recomendación, responder a preguntas que pudieran surgir

y discutir todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente

puesta en práctica.

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MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE LOS - … de Administracion... · Los componentes del sistema organizacional son los siguientes: -El medio ambiente social, económico, político