Más Cerca que Nunca: Una guía para organizaciones sociales que quieren comenzar a trabajar en línea

8/3/2019 Ms Cerca que Nunca: Una gua para organizaciones sociales que quieren comenzar a trabajar en lnea

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Ms cerca que nuncaUna gua para organizaciones sociales

que quieren comenzar a trabajar en lnea

Margarita Salas y Sul Bats

Asociacin para el Progreso de las Comunicaciones (APC)2011


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Tabla de contenidos

Agradecimientos.................................................................................................................4Introduccin.......................................................................................................................1Captulo 1: Las personas......................................................................................................2

Por qu las relaciones interpersonales son tan importantes para el trabajo en lnea?..............2

Cmo se establecen relaciones de confianza en el trabajo en lnea? ....................................3Consejos para promover la interaccin y la cercana............................................................4Qu tipo de personas funcionan mejor en ambientes de trabajo en red en lnea?...................6

Captulo 2: Los procesos .....................................................................................................8Por qu son importantes los procesos para las organizaciones que trabajan en lnea?............8Qu tipos de procesos necesita una organizacin para trabajar en lnea?..............................9Y qu sucede con los recursos humanos?........................................................................10Cmo gestionas tus proyectos en lnea?..........................................................................12Cules son algunos de los retos que surgen al trabajar en lnea?.......................................13

Captulo 3: Las herramientas..............................................................................................18Cules herramientas TIC son las ms tiles para trabajar en lnea?....................................18Qu es el software libre (SL)?.......................................................................................20

Cmo debera mi organizacin empezar a utilizar las TIC para trabajar en lnea?.....................21Qu son las Creative Commons?....................................................................................38

Captulo 4: Buenas prcticas..............................................................................................38CMSI: uso de herramientas TIC para potenciar las voces de la sociedad civil........................38MMSI: escribir un libro de manera conjunta en lnea..........................................................40ITF: planear un taller internacional de manera conjunta en lnea.........................................41GreeningIT: desarrollar un taller de un proyecto internacional en lnea.................................42


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Esta publicacin se produjo con el apoyo del Centro Internacional de Investigaciones para elDesarrollo (IDRC)

Publicado por APC

2011

Atribucin Creative Commons 3.0 Licencia Algunos derechos reservados

ISBN 978-92-95096-17-2APC-201111-APC-T-ES-PDF-0108


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Agradecimientos

No hubiera sido posible desarrollar esta gua sin la amable colaboracin de muchas personas de lared APC que contribuyeron con su tiempo para entrevistas, consultas y devoluciones.

Quiero agradecer a Pablo Accuosto, Shahzad Ahmad, Rozi Bak, Kemly Camacho, JulinCasasbuenas, Anna Feldman, Danilo Lujambio, Chim Manavy, Maxigas, Grant McHerron, ValentinaPellizzer and Sally-Jean Shackleton; nuestro ms profundo aprecio for compartir con nosotros/assus pensamientos e ideas como integrantes de APC.

Tambin quiero agradecer a Dawit Bekele, Gustavo Gmez, Hans Hansell, Gus Hosein, ParminderJeet Singh, Heike Jensen, Romel Jurado, Joanna Kerr, Namita Malhotra, Sen Siochr, PatriciaPea, Katitza Rodrguez y Anna Turley, quienes son aliados/as estratgicos/as de APC y tuvieron laamabilidad de brindarnos sus perspectivas y sus devoluciones sobre el trabajo con nosotras/os alo largo de estos aos.

Muchas gracias tambin a Valeria Betancourt, Fatima Bhyat, Cheekay Cinco, Lisa Cyr, AnalaLavin, Janine Moolman, Karel Novotn, Jac sm Kee, Erika Smith y Maya Sooka por hacer tiempo

en sus apretadas agendas para conversar con nosotros/as sobre su experiencia como equipo deAPC. As como a la consultora Eloise Burke y al consultor Alan Finlay, quienes brindaron valiososinsumos.

Por ltimo, pero no por ello menos importante, quisiera expresar mi gratitud a Karen Banks y aAnriette Esterhuysen quienes acompaaron este proceso brindando contactos, orientaciones ydevoluciones, y a Karen Higgs por su contribucin como editora. Tambin, mi gratitud hacia miscolegas de Sul Bats, quienes brindaron valiosos insumos y observaciones.


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Introduccin

La Asociacin para el Progreso de las Comunicaciones (APC) es una organizacin y red globalconformada por diversas organizaciones de la sociedad civil. Nuestra misin es empoderar yapoyar a las personas, organizaciones y movimientos sociales en y a travs del uso de tecnologas

de informacin y comunicacin (TIC) para construir comunidades estratgicas e iniciativas quehagan contribuciones significativas al desarrollo humano equitativo, la justicia social, los procesospolticos y la sustentabilidad ambiental.

APC es una entidad legal inscripta en California, Estados Unidos; sin embargo, no tenemospersonal ubicado en ese pas. Los/as integrantes de nuestro equipo, alrededor de 20 personas,trabajan da a da entre s, con los miembros y con los/as socios/as estratgicos desde suscomputadoras en sus casas y, en el caso de la directora ejecutiva desde su jardn! Los miembrosestn ubicados en ms de 30 pases alrededor del mundo; 80% de los miembros y 90% de los/asintegrantes del equipo vive en pases en desarrollo.

La dimensin virtual de APC estuvo presente desde sus inicios, evolucionando a lo largo de los 20aos en que la organizacin ha trabajado por la transformacin social, los cuales cumplimos en

2010. En el espritu de esas celebraciones, APC decidi capturar nuestras experiencias en el readel trabajo en lnea y compartirlas a travs de una gua para otras organizaciones sin fines delucro que tambin quieran realizar su trabajo en lnea o aprender sobre aspectos ms especficos,tales como diferentes procesos y herramientas para trabajar en lnea.

Esta gua une las voces de los miembros, los/as socios/as estratgicos/as de APC (personas ygrupos con quienes trabajamos en lnea por supuesto), consultores/as e integrantes del equipoy comparte sus visiones y experiencias sobre trabajar en lnea para la transformacin social. Susperspectivas son la base de esta gua.

El documento est organizado en una secuencia que obedece al nivel de importancia que laspersonas entrevistadas le dieron a cada tema. Por ejemplo, el primer captulo es sobre las

personas, porque hubo un consenso general entre los/as entrevistados/as de que el aspecto msimportante de trabajar en lnea para la transformacin social es lograr involucrar en el trabajo alas personas correctas personas con liderazgo, compromiso, conocimiento y creatividad quepuedan convertirse en una verdadera fuerza de cambio. Por supuesto, una vez que estninvolucradas las personas correctas, deben haber procesos que organicen el trabajo conjuntoentre ellas y herramientas que apoyen esos diferentes procesos de trabajo.

Finalizamos con algunas de las experiencias de trabajo en lnea que hemos tenido. Esperamos queestas experiencias animen a su organizacin a aprovechar el potencial del trabajo en lnea parasus causas y que esta gua prctica basada en la experiencia de trabajo en lnea de APC puedaayudarles a desarrollar e implementar formas eficientes de trabajar en lnea para latransformacin social.

Margarita Salas, Sul Bats, integrante de APC en Costa Rica desde 2008 y autora de esta gua.

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Captulo 1: Las personas

Me siento parte de APC no solo porqueconozco a las personas y hacemos cosas enconjunto, sino tambin porque me gusta la

posicin poltica de APC, tanto a nivel de laorganizacin como de la actividad de susmiembros.Maxigas, Green Spider Foundation, Hungra

Lo que ms ha contribudo a hacerme sentir parte de APCes que todo el mundo es muy abierto a las contribuciones delas personas. Uno no tiene que sentir que no sabe nada porvenir de un lugar lejano. Todo el mundo da la bienvenida adiferentes personas y perspectivas y, en el fondo, todosy todas tienen una meta comn.

Grant McHerron, apc.au, Australia

Las personas que trabajan con APC ven su involucramientocomo mucho ms que un trabajo. Sienten que es una causaconjunta, lo cual es extremadamente importante paraentender como se relacionan con la red.Eloise Burke, consultora, Kenia

Por qu las relaciones interpersonales son tan importantes para el trabajoen lnea?

Una red es tan fuerte como las personas que la conforman. Trabajar por el cambio social requierepasin y compromiso con una causa. Esto se vuelve an ms importante si el trabajo quehacemos es mayoritariamente en lnea, porque el apoyo de nuestros y nuestras colegas es a ladistancia y es sencillo perder la motivacin o el sentido de urgencia cuando interactuamos atravs de una pantalla de computadora en lugar de cara a cara.

En este sentido, es importante que tu organizacin explicite en qu cree y construya basescomunes - ideas compartidas, prcticas y posicin poltica - entre las personas que integran lared. Esto ayuda mucho cuando entran personas nuevas a su organizacin, para que puedan saberque se espera de ellos o ellas. Tambin puede ser un criterio diferenciador para cuando comiencena formar nuevas relaciones e involucrarse con otras personas y organizaciones.

En APC tenemos un proceso muy riguroso para orientar al personal nuevo y para incorporarnuevas organizaciones que han aplicado para convertirse en miembros de nuestra red. Un grupode trabajo (compuesto por miembros representantes de diferentes regiones geogrficas y algunas



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personas del equipo) le piden a quien aplica informacin detallada sobre sus actividades centralesy el impacto de su trabajo. Tambin pedimos referencias y las verificamos; conversamos con otraspersonas de la misma regin geogrfica que conocemos y en quien confiamos para saber siconocen a el o la aplicante y tener una perspectiva local sobre su trabajo. Despus de hacer todoesto, nuestras instancias de toma de decisin (el Consejo y la Junta ejecutiva) deciden si laorganizacin ser o no aceptada como miembro de APC. El proceso de revisin de futurasmembresas puede tomar varios meses.

Cuando an no tenemos certeza sobre el o la aplicante (por ejemplo, si no estamosconvencidos/as de que trabajan significativamente con TIC y por ende no se ajustaran bien a lared) primero podemos trabajar un poco con la organizacin o la persona, ponerles en contacto connuestras alianzas, miembros y proyectos para que podamos obtener experiencia de primera manotrabajando de manera conjunta e interactuando. Hemos tenido varias experiencias en las que hasucedido esto y cuando algunos aos despus la organizacin o persona se une a nuestra red, hayuna mejor alineacin con nuestra misin que la que hubiera habido si se hubiese unido antes.

Algunas personas han cuestionado el hecho de que tengamos un proceso de membresa tandetallado pero sentimos que ayuda a unir a organizaciones afines, lo cual simplifica nuestrotrabajo conjunto en lnea en el futuro. Le asegura a las organizaciones actualmente miembrosque la direccin y perspectiva poltica que hemos creado conjuntamente no se diluir conforme se

incorporen nuevos miembros; por el contrario, se ver fortalecida.

Cmo se establecen relaciones de confianza en el trabajo en lnea?

Yo creo ms en las personas que en lastecnologas porque al final del da lo querealmente importa es la participacin. Por esoes importante considerar cunto esfuerzoinvertimos en lo que hacen las personas.Pablo Accuosto, ITeM, Uruguay

Conocer cara a cara a las personasinvolucradas en un projecto hace que eltrabajo sea 'real'.Anna Feldman, GreenNet, Reino Unido

Cuando una red, como la nuestra, desarrolla una parte significativa de su trabajo en lnea, es muyimportante asegurarse de que hay relaciones fuertes y saludables al interior y entre su personal ysus miembros. En nuestra experiencia, esto quiere decir ser capaz de confiar en las personas conquien se trabaja a distancia. La confianza requiere cercana y poder contar con la red.

Piensa por un momento en su oficina. Es lunes, son las 9:00 de la maana, llegas, saludas a todoel mundo y les preguntas por su fin de semana; tus colegas te comentan sobre lo que hicieron consus familias y seres queridos. Cada da que los/as ves, los/as escuchas e interactas con ellos/as,te vas formando una opinin de cada uno/a, aprendes cmo interactuar mejor con cada persona yen general sientes ms cercana con ellos/as.

Este proceso de conocer a tus colegas que pasa tan naturalmente en un ambiente presencial,necesita un poco de ayuda en ambientes en lnea, porque no vas a verlos/as ni escucharlos/as



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cada da - probablemente los/as vas a leer. La mayora de las comunicaciones e interacciones ennuestra red se da a travs de texto: un correo electrnico, un documento, un mensaje de texto atravs del telfono celular. Esto no quiere decir que no se puedan tener interacciones informalesen lnea, como las que se tendran tomando un caf, pero s implica que podra ser necesarioplanear maneras o crear espacios en los que t y sus colegas sientan comodidad como parahacerlo.

Consejos para promover la interaccin y la cercanaEst ah para tus colegas de la red Cuando se trabaja por causas de justicia social esnecesario poder contar con los/as colegas, porque son mucho ms que solo compaeros/as detrabajo: son compaeros/as de lucha, quienes le ayudarn cuando hay problemas. Paranosotros/as en APC esto ha probado ser uno de los aspectos ms valiosos de pertenecer a la red,porque defendemos la libertad de expresin, lo cual en algunos pases no es un derecho que sereconozca. Tener una red confiable de organizaciones dispuestas a apoyar conflictos locales yvisibilizarlos a nivel internacional ha sido clave para que los miembros de APC puedan hacer sutrabajo.

Aprovecha las oportunidades presenciales Si tienes la oportunidad de pasar tiempo con tuscolegas en una reunin o conferencia, planea pasar juntos/as un da adicional al terminar la

conferencia para tener espacio de seguimiento. El contacto presencial es bueno para pensarestratgicamente y planificar. Una vez que usted regrese a su escritorio ser mucho ms difcilhacer esto por tu cuenta. Cuando tengas la oportunidad de encontrarte presencialmente, si esposible, crea oportunidades para la participacin remota tambin. Sentirse por fuera de estasinteracciones puede ser alienante para aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de estarpresentes.

Explora el uso de redes sociales para abrir espacios de interaccin social informal entrequienes integran el equipo. Organiza actividades divertidas como concursos, encuestas yrompecabezas. En una ocasin, Sul Bats puso en marcha un concurso para ver quin podapredecir los resultados de la mayor cantidad de partidos de la Copa Mundial de Ftbol. Todas laspersonas del equipo recibieron la lista de partidos, escogieron sus resultados y podan ver los

resultados escogidos por las otras personas. Dado que no todo el personal trabaja en la mismaoficina, esta fue una actividad divertida que facilit conversaciones, chistes y cercana entre los /as integrantes del equipo basada en un deporte que tiene un sentido cultural para los/ascostarricenses. La organizacin inclusive recibi una solicitud de un aliado que se dio cuenta de laactividad y quiso participar. Conforme cada partido era jugado se actualizaban los resultados conlos respectivos comentarios en lnea.

Aprovecha las posibilidades que ofrece la tecnologa y da la bienvenida a la publicacin defotografas personales, historias, enlaces a audios y videos, etc. Divertirse juntos/as ayudamucho a trabajar en conjunto. Etiqueta estos correos en la lnea de asunto, para que las personaspuedan filtrarlos para leer despus, por ejemplo Fuera de tema: Receta de Willi para sopaAbgusht-e bademjan.

Lo que es realmente importante es la confianza entre lasorganizaciones; cuando puedes ponerle un rostro a la personadetrs del correo, todo es diferente. S que puedo enviar un mensajey recibir una pronta respuesta. Esa es la clave de esta historia de xito.En APC he encontrado que todo el mundo es tan humano,tan cooperativo,servicial y atento. Eso te da la energa para seguir trabajando.Shahzad Ahmad, Bytes for All, Pakistn



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Creo que compartir tus lecciones globalmente esimportante, sin importar qu tan local, especfico o pocosignificativas sientas que son. Cuando las compartes tedas cuenta lo universales que pueden ser y cuntasherramientas y estrategias pueden brindarte las

personas y t a ellas.Sally-Jean Shackleton, Women'sNet, Sudfrica

En este sentido, siempre es importante recordar que el trabajo en red es una calle de doble va:no solo se trata de recibir sino tambin de dar. Si quieres que tus colegas o miembros estn ahpara apoyarte, debes estar ah para apoyarles tambin:

Asegrate de tener la informacin completa de contacto de tus colegas y miembros mscercanos y asegrate de que ellos/as tambin los tengan. A menudo solo tenemos unadireccin de correo electrnico y es una buena idea compartir tambin al menos unnmero telefnico para emergencias. APC le pide a todo el personal y a sus miembros que

mantengan esta informacin en una parte privada del perfil personal de cada quien enAPC.org, visible solamente para miembros y personal.

Pregunta a tus colegas y miembros sobre los retos que estn enfrentando y, de acuerdocon sus posibilidades, utiliza los recursos que tengas para ayudarles a sobrepasar esosretos. Los miembros de APC han utilizado mensajera instantnea y voz sobre IP (voIP)para contactar a otros miembros y ayudarles con asuntos especficos. Por ejemplo, duranteel Intercambio Tecnolgico Feminista en Mxico en 2009, tuvimos problemas con un virus yla conexin inalmbrica en las computadoras de varias participantes y pudimos recibirayuda de una colega de Colnodo, miembro de APC, utilizando el servicio de voIP.

Cuando sucedan desastres naturales o eventos polticos importantes en el lugar donde

viven sus colegas, contctalos y asegrate de que ellas/os y sus seres queridos seencuentren bien y dales la oportunidad de hablar y hacer catarsis sobre sus experiencias.Durante el intento de golpe de Estado en Ecuador nuestra gerente de polticas, que vive enQuito, recibi muchos mensajes de preocupacin. Por su parte, ella nos brind una imagenen tiempo real de lo que suceda en las calles.

Interiorzate sobre las campaas y temas que tus colegas o miebros promuevan yotrgales apoyo desde su sitio web, por medio de correos personales o en sus redessociales. Por ejemplo, cada ao el Programa de Apoyo a las Redes de Mujeres de APC(PARM de APC) desarrolla la campaa Dominemos la tecnologa! (Take Back the Tech!)sobre el uso de TIC para poner fin a la violencia contra las mujeres (takebackthetech.net).La campaa recibe apoyo y es difundida por miembros que no necesariamente estn

involucrados en proyectos especficos del PARM de APC.



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Sea que hablemos de trabajo cara a carao en lnea, la experiencia de compartirinformacin es genial en APC. Losrecursos estn fcilmente disponibles paratodas las personas y organizacionesinteresadas. Una puede usar suscontactos para aprender de otros/as y

obtener ms experiencia.Chim Manavy, Open Institute, Cambodia

Podramos trabajar con cualquier organizacinen el mundo. Trabajamos con APC ms amenudo centralmente porque lo disfrutamos.Hay un nivel personal y de amistad y tambinun respeto profesional.Gus Hosein, Privacy International, Reino Unido

Qu tipo de personas funcionan mejor en ambientes de trabajo en red en

lnea?

No todo el mundo siente comodidad trabajando en lnea. Por supuesto que las personas puedenadaptarse a diferentes ambientes de trabajo si necesitan hacerlo pero hay algunas caractersticasque definitivamente pueden ayudarle a una persona a sentirse mejor y ms adaptada a este tipode trabajo.

Para trabajar bien enlnea necesitas ser...

Por qu?

Flexible

Para trabajar en lnea necesitas ser capaz de adaptarte a

diferentes estilos de trabajo, de comunicacin y deliderazgo, para poder trabajar bien con tus colegas yalcanzar las metas deseadas. Si trabajas para una redinternacional, tambin estars lidiando con asuntosrelacionados con zonas horarias, idiomas y culturas.

Cuando se trabaja como parte de un equipo global, sushorarios y los de sus colegas sern diferentes. Por lo que laflexibilidad tambin es til para manejar los atrasos, losproblemas de conectividad u otros momentos estresantes.



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Para trabajar bien enlnea necesitas ser...

Por qu?

Una persona quese comunicaclaramente

Para ser un buen trabajador o trabajadora en lnea,necesitas ser capaz de procesar y organizar muchainformacin, compartir ideas de una manera clara y concisay preparar materiales de diseminacin en formatosapropiados para diferentes audiencias. La comunicacinexplcita tambin puede ayudarte a mantener buenasrelaciones de trabajo y evitar malos entendidos.

En este sentido, necesitas tener asertividad y ser directo/asin caer en la agresividad. La comunicacin escrita sepresta a mayor interpretacin que la comunicacin oralregular, por lo cual necesitas escoger cuidadosamente qumedio utilizas, en base al contexto y las necesidadesespecficas y estar preparada/o para cambiar de medio sihace falta. Por ejemplo, si una situacin se pone tensa,cambiar de correo electrnico a comunicacin de voz.

Auto-organizado/a

Para trabajar bien en lnea necesitas poder establecerprioridades, administrar tu tiempo muy eficientemente yestablecer lmites claros entre tu vida personal y tu trabajo.Aunque esto es cierto para cualquier tipo de trabajo, esespecialmente importante para el trabajo en lnea, dadoque quienes supervisan no estarn fsicamente presentespara brindar orientacin cercana.

Si no administras tu tiempo adecuadamente, podras sentiruna sobrecarga de ms trabajo que la que puedes manejary tener dificultades con las fechas de entrega, o sentirteabrumado/a por la dedicacin excesiva a tu trabajo, lo cualeventualmente lleva a tener tensin y agotamiento.

Abierto/a

Cuando ests sola o solo frente a tu computadora, nadiesabr que tienes problemas a menos que los compartas.Estate preparada/o para abrirte con tus colegas sobrecualquier tema personal o laboral, de manera que otros/aspuedan ayudarle. Si no le cuentas a tus colegas en lnea,nunca lo sabrn.

Cuando eres parte de una red virtual, se espera que

pongas tus recursos de conocimiento a disposicin de lasotras personas, por ejemplo, compartiendo tus opiniones,documentos relevantes, enlaces o contactos personales quetengas y que tus colegas podran necesitar en relacin atemas especficos en los que tienes experiencia.



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Captulo 2: Los procesos

Por qu son importantes los procesos para las organizaciones que trabajanen lnea?

Desarrollar procesos colaborativos en lnea toma mstiempo que trabajar cara a cara. Creo que en teora losabemos pero cuando estamos en un proyecto se nosolvida. Las reuniones cara a cara son clave; cuando yahemos conocido a una persona, se vuelve ms sencilloel futuro trabajo en lnea.Anna Turley, AWID, Sudfrica

En un ambiente de oficina comn, el personal tiene msmedios para comunicarse entre s. Si tienen preguntas sobreun procedimiento pueden ir directamente al departamentode recursos humanos y preguntar. En el caso de APC, es muyimportante asegurarse de que la documentacin es clara, ascomo su interpretacin, porque no estamos disponibles 24 horaslos 7 das de la semana si se necesitan clarificaciones. Las personasinterpretan la informacin de diferentes maneras, en base a surealidad, por ende, hemos tenido mucho cuidado con la redaccin,etc.Fatima Bhyat, APC, Sudfrica

Como organizaciones que trabajamos a favor de la transformacin social, es tan importante tenerclaridad sobre cules son nuestros objetivos y sueos como lo es saber cmo vamos aalcanzarlos. En 2010 APC cumpli 20 aos y creemos que una gran parte de nuestra longevidadcomo red en lnea se debe a tener los procesos organizacionales e institucionales apropiados, biendocumentados, disponibles y comprendidos por nuestra membresa, equipo y alianzas.

Desde nuestra experiencia, ha sido importante pensar cuidadosamente acerca de los diferentestipos de actores que son parte de nuestra organizacin. Tenemos equipo, miembros y aliados/as(grupos y personas con quienes trabajamos) y nos hemos tomado el tiempo de establecerprocesos para trabajar en conjunto con todos ellos y ellas.

Uno de los temas que hemos aprendido que es extremadamente importante es asegurarse queest claro para todas las personas involucradas cmo vamos a trabajar en conjunto y cul es el

papel de cada persona. Recuerda que trabajar en conjunto en lnea toma ms tiempo y debestomar esto en cuenta cuando planificas proyectos y actividades, para que los diferentes aliadospuedan compartir sus experiencias e ideas y crear conjuntamente.



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Es importante definir papeles, funciones y responsabilidades,as como las formas en que vamos a colaborar al interior de unequipo. APC tambin tiene la posibilidad de combinar interaccinen lnea y cara a cara, lo cual crea confianza entre el equipoy entre la membresa, tanto personal como profesionalmente.Si no tuviramos estas interacciones presenciales, dudo que

nuestro trabajo en lnea fuera tan eficiente.Valeria Betancourt, APC, Ecuador

Como entidad empleadora, tener polticas de recursos humanos bien estructuradas ha sido clavepara mantener trabajando en conjunto a un equipo de profesionales altamente comprometidas/osy capaces. Como una asociacin de membresa, tener mecanismos de toma de decisiones bienestructurados ha llevado a la consolidacin de una membresa involucrada que realmente sesiente parte de la red.

Si tu organizacin quiere expandir su trabajo en lnea probablemente enfrente algunos de los

retos asociados con el trabajo a distancia. Sin embargo, tambin puedes transformar estos retosen fortalezas.

Algunos elementos que el personal de APC ha mencionado como elementos clave de unaorganizacin virtual son:

Polticas claras de recursos humanos Capacitacin y desarrollo para lderes e

integrantes de cada equipo de trabajo Procedimientos organizacionales

estandarizados Una cultura organizacional fuerte

Mecanismos claros para la toma dedecisiones y la participacin

Altos niveles de autonoma para quecada persona haga su trabajo

Procesos de induccin estandarizadospara nuevo personal y nuevos miembros

Planes de comunicacin estructurados Tecnologas digitales apropiadas para la

comunicacin y la colaboracin

Qu tipos de procesos necesita una organizacin para trabajar en lnea?

Muchas personas consideran que una organizacin que trabaja en lnea es ms liviana, en elsentido de que no requiere tanta infraestructura administrativa y papelera como una organizacinque tiene oficinas fsicas. Nada podra ser menos cierto.

Por el contrario, las organizaciones como APC que trabajan en lnea necesitan procesos de trabajo,polticas de recursos humanos y lineamientos de comunicacin muy detallados, explcitos ydocumentados. La estructura es el ancla que le permite a nuestra organizacin volar libresin perder su direccin.

Las organizaciones que tienen oficinas fsicas cuentan con muchos mecanismos para coordinar susacciones, tales como reuniones de equipo, visitas de campo y entrevistas. La necesidad de estosmecanismos no desaparece cuando se decide trabajar en lnea; de hecho, probablemente sevuelvan ms necesarios.



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Nos organizamos en programas y en cada programa hay unagerencia que dirije el trabajo que realizan las coordinacionesregionales de programa o proyecto. En este sentido, APCtiene un marco significativo para que cada integrante del equipoo la membresa trabaje dentro de su mbito de accin. Si estaestructura clara no existiera sera muy difcil trabajar de la manera enque lo hacemos. Cada quien trabaja desde nuestro pas, en la casa o

en una oficina, pero todos y todas apuntamos en la misma direccin.Valeria Betancourt, APC, Ecuador

En nuestra experiencia como una red que desarrolla mucho de su trabajo en lnea, hemos vistoque cuando se le habla a las organizaciones de procesos, habitualmente solo piensan en aquellosque se relacionan con los proyectos. Hemos aprendido que es una buena prctica establecerprocesos claros de recursos humanos, as como mecanismos para el trabajo conjunto en general.

Y qu sucede con los recursos humanos?

Desarrollar polticas y procedimientos de recursos humanos toma tiempo y esfuerzo y a menudoes visto como burocracia innecesaria. Sin embargo, si tu organizacin quiere trabajar en lnea, esmuy importante tener documentacin que explicite estos procesos porque, con frecuencia, el

equipo tendr que tomar decisiones que en un ambiente presencial habitualmente seranconsultadas con el departamento de recursos humanos o la direccin, quienes no necesariamenteestarn en lnea en ese momento cuando se trata de un ambiente de trabajo virtual.

Si tu red ha estado trabajando cara a cara por un tiempo y ahora comienza a trabajar en lnea, esimportante que ajusten las polticas que ya tienen a esta nueva realidad. Si tu red recin estcomenzando, este es el momento perfecto para acordar las condiciones y expectativas de suambiente de trabajo.

Paso 1Revisa las polticas existentesRevisa todos los procedimientos administrativos que tengas y realiza los ajustes necesarios paraincorporar las necesidades especficas de quienes estarn trabajando en lnea. Ve paso a paso por

cada procedimiento y describe cmo funcionara para personas que no estn fsicamentepresentes en la oficina. Si es una red nueva, necesitas definir procedimientos que tomen encuenta horas y horarios de trabajo, polticas de remuneracin, diferentes tipos de contratos,beneficios, vacaciones, etc.

Paso 2Desarrolla nuevas polticas que complementen las existentesPiensa sobre los nuevos procedimientos que podran tener que desarrollarse para necesidades queson especficas al trabajo en lnea. Pregntale a las personas que estarn trabajando en lnea qutipo de apoyo administrativo podran requerir. Tambin establece si las expectativas de ambaspartes estn claras y han sido explicitadas.

Paso 3Revisa y actualiza las polticas

Durante los primeros aos, haz revisiones peridicas sobre cmo est funcionando todo paraquienes trabajan en lnea. Mantn siempre una actitud de aprendizaje hacia el proceso,incorporando las sugerencias y las retroalimentaciones. Probablemente sea un proceso de ensayoy error hasta que encuentres la combinacin adecuada para tu organizacin, as que tenpaciencia.

Para evitar comenzar de cero, recomendamos acercarse a alguna organizacin amiga que tengauna estructura similar a la de tu propia organizacin y solicitarle que comparta contigo algunos de



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sus procedimientos administrativos. A lo largo de sus 20 aos de existencia, APC ha creado unaserie de normas basadas en buenas prcticas y funcionalidad. Brindamos referencias de base ytambin le ayudamos a las personas a acomodarse a las actividades de la organizacin. APC tienevarios documentos disponibles para la membresa, en nuestro sitio web (www.apc.org), quemuestran cmo funcionan algunos de nuestros procedimientos.

Estos documentos son sobre temas de recursos humanos, asuntos administrativos y financieros,

entre otros.

Manual de r ecursos h umanos (en ingls)

Manual de s istemas financieros, p olticas y p rocedimientos (en ingls)

Manual de g o b ernanza de APC (en ingls)

Estatutos (en ingls)

Pautas lingusticas

El manual de recursos humanos de APC se bas en el manualde SANGONeT, quien originalmente fue la organizacinmiembro sudafricana de APC y ha sido adaptado para losrequerimientos de personal de APC. Siempre ha sido bastantedetallado, pero es un documento en permanente evolucin.Conforme incorporamos nuevo personal y surgen nuevaspreguntas, actualizamos el manual.Fatima Bhyat, APC, Sudfrica

En el tema particular de asuntos administrativos yfinancieros, yo habra esperado que una organizacinindividual funcionara mejor que una red. Sin embargo,trabajar con APC en ocasiones ha sido an ms eficienteque con organizaciones que tienen oficinas fsicas.Parminder Jeet Singh, IT4Change, India

Consejo: Mantn un repositorio virtual de todos los documentos relacionados con procesos ypolticas internas; funcionar como una gua importante para el equipo.

Si tu red no tiene una intranet o espacio hospedado para almacenar y compartir documentos, hayvarias herramientas que brindan cierta cantidad de espacio en lnea gratuito, comowww.cynapse.com y www.zmanda.com (ambos tienen una edicin comunitaria de software libre),adems de las soluciones comerciales como www.box.net y www.dropbox.com.

http://www.apc.org/http://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/Bylaws_200711.pdfhttp://www.apc.org/es/node/5563http://www.apc.org/es/node/5563http://www.cynapse.com/http://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+HR+Manual+version+11+2_28022010.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC+Financial+Systems,+Policies,+and+Procedures+Manual+v.5+200804.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_Governance_Manual_Version5.1_30102009.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/Bylaws_200711.pdfhttp://www.apc.org/es/node/5563http://www.apc.org/es/node/5563http://www.apc.org/es/node/5563http://www.cynapse.com/http://www.apc.org/


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Cmo gestionas tus proyectos en lnea?

Cuando se empieza a trabajar en un proyecto virtualmente,uno de los mayores retos es la buena gestin del proyecto,mantener el inters hasta que se llega a un punto donde el

proyecto despega. Es importante saber en qu momentocada persona necesita estar involucrada.Maxigas, Green Spider Foundation, Hungra

Algunos de los procedimientos que sigue APC puedenreplicarse pero tambin necesita haber un grupo que seamuy apasionado y capaz de crecer y manejar los conflictosde manera abierta. APC desarrolla muy bien el proceso deexplicitar las cosas, de tener manuales y documentos detrabajo y esto ayuda mucho a tener procesos de trabajofludos.

Eloise Burke, consultora, Kenia

Si tu organizacin quiere expandir su trabajo en lnea, el papel de sus coordinadores/as deproyecto debe incorporar un fuerte componente de monitoreo y seguimiento, porque son quienesse aseguran de que los/as integrantes de un equipo estn caminando en la misma direccin, almismo paso. Estas son algunas sugerencias que han fortalecido nuestra coordinacin cuandodesarrollamos proyectos conjuntos entre miembros en diferentes partes del mundo.

Asigna un coordinador o coordinadora de proyecto

Esto puede parecer obvio, pero los pequeos equipos con frecuencia sienten que no es necesarioque nadie coordine, que el equipo se coordinar solo. Cuando se trabaja en lnea es clave tener

una persona que lidere el proceso y se asegure de que el equipo est trabajando junto. No tieneque ser un papel permanente, se le puede asignar a diferentes personas en diferentes proyectos,pero siempre es importante designar explcitamente a la persona que ser responsable en ltimainstancia por el proceso.

Explicita el proceso de trabajo

Al igual que en un escenario cara a cara, la coordinadora o coordinador del proyecto necesitadefinir y/o acordar con el equipo del proyecto el alcance del mismo (tamao, metas,requerimientos), el marco temporal (duracin de las tareas, dependencias, ruta crtica) y elpresupuesto (costos y contingencias). En un ambiente virtual es an ms importante tenerdocumentacin que explique cmo ests reas sern manejadas para que todas las personas delequipo puedan consultarla. Recomendamos iniciar el proyecto con una reunin sincrnica(utilizando mensajera instantnea o voIP) para revisar estos documentos y asegurarse de quetodo el mundo entienda cmo va a desarrollarse el trabajo.

Establezca hitos del proceso

Para que quien coordina el proyecto pueda hacer un seguimiento adecuado, el equipo deberaacordar algunos hitos y ubicarlos en una lnea de tiempo. Tambin es una buena prctica tener unespacio donde el equipo pueda ver el avance de las contribuciones de cada integrante. Esto puede



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ser en un sitio web pblico o en un repositorio privado de documentos, o inclusive en algo tansimple como una tabla compartida.

Repeticin y recordatorios

Es una buena idea que la coordinacin del proyecto les recuerde peridicamente a los/asintegrantes del equipo cuando se acerquen fechas de entrega y que repita los objetivos delproyecto y/o los acuerdos previos. Cuando las personas trabajan en lnea tienen que manejar

mucha informacin y es sencillo pasar por alto un correo o perderse una pieza vital deinformacin. El papel de la coordinacin del proyecto es clave en mantener a todo el mundoinformado y con claridad sobre lo que cada quien debera estar haciendo, as como sobre elprogreso general del proyecto.

Evaluaciones para el aprendizaje

Es muy importante tomarse un tiempo para establecer evaluaciones entre los/as integrantes delequipo durante y despus del proyecto. Esto ayudar a tu organizacin a mejorar los mecanismosque no estn funcionando correctamente o a fortalecer buenas prcticas para el futuro. Esto sepuede realizar en lnea utilizando correo electrnico; por ejemplo, la coordinadora o coordinadorde proyecto puede enviar un instrumento escrito para recibir retroalimentacin del equipo delproyecto. Tambin puede hacerse por medio de una reunin corta por chat en la que se haga una

revisin grupal (Qu se plane? Qu se logr? Cmo podemos explicar las diferencias?).

Cules son algunos de los retos que surgen al trabajar en lnea?

Un estilo distinto de comunicacin

Para trabajar bien en lnea quizs necesites adoptar una nueva forma de comunicacin. Al ser unared internacional, la membresa y equipo de APC deben ser sensibles a los contextos culturales,polticos y geogrficos que impactan sobre la manera en que un mensaje es ledo por colegas enotros lugares del mundo.

En APC las personas son bastante respetuosas: hanestado trabajando con TIC durante suficiente tiempocomo para saber que debe tenerse cuidado paraevitar conflictos. Trabajar en lnea demanda unacercamiento distinto hacia el aprendizaje y hacia eltrabajo.

Karel Novotn, APC, Repblica Checa

Una de las cosas que me hizo sentir

parte de APC desde el inicio fue la naturalezapersonal de los contactos por correo. Elpersonal de APC siempre apoya e informa.Erika Smith, APC, Mxico



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Fui a una reunin grande de APC en Londres enjulio de 2006. Haba estado trabajando con muchasde las personas y no conoca sus caras, imaginabaque todo el mundo era mayor y ms formal. Cuandoles conoc en persona descubr que muchos/astienen mi edad y que en su mayora son bastanterelajados/as.

Anala Lavin, APC, Uruguay

Las comunicaciones en lnea pueden ser engaosas. He aqu algunos consejos1 y prcticas paragarantizar una mejor experiencia, en especial con el correo electrnico, que es la principalherramienta de trabajo en lnea:

1. No escribas en maysculas. Esto es considerado como gritar por correo. Usa *astericos*cuando quieras enfatizar algo.

2. En las conversaciones cara a cara existen una serie de seas sutiles provistas por ellenguaje no verbal y la entonacin que nos permiten saber cmo lo que decimos afecta a laotra persona. Cuando trabajes en lnea, intenta ser conciso/a, claro/a y amable a la horade escribir. Se flexible tambin en tu interpretacin de los mensajes de las demspersonas. Esto sigue un antiguo axioma de la red: se preciso en lo que envas ylleno/a de perdn para lo que recibes.

3. Cuando respondas a un mensaje de correo, verifica dos veces a quienes ests enviando elmensaje y asegrate de que lo ests enviando nicamente a las personas que debenrecibirlo. Utilizar la opcin de responder a todos algunas veces causa que la informacinsea enviada a ms personas de las que deseas. Por ejemplo, si recibes un mensaje atravs de una lista de correo electrnico y tienes una pregunta o comentario para quienenvi el mensaje, es una buena idea escribirle directamente a esa persona, no a toda lalista.

4. Antes de enviar un mensaje, si ests contestando o reenviando informacin, limpia tu

mensaje eliminando los encabezados anteriores y los textos innecesarios o irrelevantespara tu mensaje.

5. Asegrate de incluir un ttulo descriptivo en la lnea de asunto del mensaje de manera talque quien lo reciba sabr de qu se trata el mismo. Por ejemplo, si inicias discutiendoacerca de agricultura orgnica y ahora inicias una conversacin nueva acerca deherramientas de mercadeo en lnea, un ejemplo de un mal asunto sera Re(Fwd):Fwd(Re): tomates orgnicos. Lo ms apropiado sera borrar todos esos Re y Fwd de los previosmensajes y empezar una nueva lnea de asunto: herramientas de mercadeo en lnea.Esto es til tambin cuando necesites buscar un mensaje dentro de tu historial de correo;ya que si recuerdas que el mensaje es acerca de herramientas de mercadeo, es pocoprobable que lo busques bajo el asunto tomates orgnicos.

6. Evita enviar archivos adjuntos a menos que sea absolutamente necesario. Algunaspersonas borran los mensajes con adjuntos sin leerlos, ya que pueden tener un virus.

7. Nunca enves archivos adjuntos grandes sin que te los hayan solicitado (esto vara peroseguro por encima de 2MB). Si debes enviar un archivo grande, advierte esto de antemanoa las personas a las que se lo enviars. Siempre introduce el adjunto en el correo, para que

1 Compilado de bit.ly/fzIIbW y bit.ly/fe6saF(traduccin libre, original en ingls)

http://bit.ly/fzIIbWhttp://bit.ly/fe6saFhttp://bit.ly/fe6saFhttp://bit.ly/fzIIbWhttp://bit.ly/fe6saF


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quien le reciba sepa qu contiene.

8. Ten cuidado con el formato: ten en mente que el hecho de que tu programa de correoelectrnico admita fotos, sonidos o animaciones no quiere decir que el de todas las otraspersonas tambin lo haga, o bien que las personas quieran o puedan recibir multimedia.

9. Cuando escribas un correo o mensaje, se breve. Si vas a lidiar con ms de un tema,

escribe mensajes separados para cada uno de ellos y escribe el asunto apropiado en lalnea correspondiente. Trata de hacer caber todo lo que desees decir en una pantalla detexto y usa lneas en blanco entre prrafos u otras divisiones lgicas de texto para que elojo descanse.

10.Antes de enviar tu mensaje de correo revisa lo que escribiste: asegrate que has dichotodo lo que necesitabas decir y que no has dicho cosas innecesarias. Adems, y tal vezesto sea lo ms importante, nunca olvides que la persona a quien envas el mensaje estambin un ser humano con sentimientos y creencias que pueden ser muy distintas alas tuyas!

Para ms consejos sobre netiqueta (etiqueta en lnea) visita: http://bit.ly/qoSdby

Sobrecarga de informacin

Otro reto central que hemos enfrentado al trabajar a larga distancia se relaciona con la sobrecargade informacin. La interaccin regular que sucede en un ambiente cara a cara se convierte enmensajes de correo, mensajes de chat e informacin reenviada en lnea. Es importante que tuorganizacin provea informacin de forma tal que no se contribuya a la sobrecarga de informaciny se desarrollen mecanismos para organizar la informacin relevante. De igual forma, debenincorporarse criterios para evitar que toda la informacin sea tratada con el mismo nivel deatencin.

Para evitar contribuir a la generacin de sobrecargas de informacin, puedes:

1. Enviar resmenes semanales en lugar de mensajes diarios2. Evitar escribir mensajes ms extensos a una o dos pantallas, ya que esto dificulta el

procesamiento de quien los lee3. Combinar los correos con reuniones regulares con voz, evitando as la necesidad de

reportes extensos.

An as, y debido a que tambin recibirs informacin de personas fuera de tu red, he aqualgunos consejos tiles para el mejor manejo de la informacin, de manera que puedas evitarsentir que tienes ms de lo que puedes procesar:

1. Antes de unirte a una lista de correo o suscribirte a un foro, tmate un tiempo para leerlas preguntas frecuentes y asegrate de que los temas que se discutan sean realmentede tu inters para aprender y conversar. Tambin, busca informacin acerca de cmo

desuscribirte, de manera tal que si el trfico de informacin se vuelve demasiado yquieres retirarte, puedas hacerlo fcilmente.

2. Si tienes grandes cantidades de correo, filtra tus mensajes y prioriza los urgentes,marcndolos de manera tal que despus puedas regresar a ellos con facilidad.

3. Usa las herramientas de etiquetamiento social (como Delicious) para organizar tusenlaces a reas de inters, reduciendo as las bsquedas repetitivas.



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4. Organiza tu tiempo de manera tal que recibas la informacin de la forma en quefuncione mejor para ti. Por ejemplo, si recibir correos cada pocos minutos teinterrumpe mucho, configura tu cliente de correo electrnico de manera tal quedescargue el correo una vez por hora.

APC cuenta con todo tipo de plataformas para

compartir informacin y comunicarse. Estopuede ser abrumador, especialmente al inicio,cuando una cree que debe leer todo ycomunicarse con todos y todas. Despusde un tiempo, una aprende cmo filtrar yeliminar el ruido que se da en lascomunicaciones en lnea.Sally-Jean Shackleton, Women'sNet, Sudfrica

Sobre-sofisticacin de las herramientas

Al trabajar en lnea es comn que las organizaciones cometan el error de utilizar las herramientas

TIC de maneras que complican su trabajo en lugar de volverlo ms sencillo. Para evitar esto, terecomendamos hacerte las siguientes preguntas antes de implementar una nueva herramienta:

1. La tarea que quiero realizar con esta herramienta puede hacerse por medio de correoelectrnico? Si la respuesta es afirmativa, define un proceso a travs de correo antes detratar de implementar una nueva herramienta que tus colegas pueden querer o noaprender y utilizar.

2. Compensan los beneficios de manera considerable la curva de aprendizaje necesaria parautilizar la nueva herramienta de forma cmoda? Si el nuevo software va a tomar variosdas de estudio para tus colegas y slo ser utilizado durante una hora de reunin, es muyprobable que existan otras herramientas (o una combinacin de varias) que puedas utilizaren su lugar.

3. Qu tan bien se comunica la nueva herramienta con otros espacios de interaccin yaexistentes en la organizacin? Para este punto, debes tomar en consideracin si el softwarerequiere que todas las personas creen una cuenta para participar o si puede ser visualizadoo accesado desde otros espacios disponibles, como un blog o una red social.Cuando existen demasiados espacios sin un punto central de ingreso, las personas tiendena sentirse perdidas o a olvidarse de ellos.

4. Qu tan adaptable es la herramienta a diversas condiciones? Cuenta con una interfaz envarios idiomas? Puede ser utilizada desde un sistema operativo de Windows, Mac o Linux?Entre menos barreras encuentren tus colegas para utilizar la herramienta, msprobabilidades tendrs de que la utilicen.



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Si tengo que entrar a internet cada maana a revisar cadaespacio y tambin recibo mensajes de correo, no vale la pena.Envame un correo y yo lo voy a abrir, lo voy a leer y voy aresponder. As son la mayora de las personas: estn muyocupadas para estar jugando alrededor de toda la web.No quiere decir que no deba ser usado para algunas cosas,

el problema es establecer para cules realmente valela pena.Sen Siochr, Nexus Research, Irlanda

Relaciones con alianzas

Si tu red empieza a trabajar ms en lnea, tendr que desarrollar estrategias para fortalecer lasrelaciones con socios/as con quienes ahora empieza a trabajar a distancia. En nuestra experiencia,contar con una red de organizaciones amigas ha ayudado a construir credibilidad e impacto deltrabajo de APC. Hemos nutrido esta red utilizando los siguientes mecanismos:

Aprovecha al mximo las oportunidades de encuentros cara a cara. An y cuando lamayora del trabajo de APC es en lnea, existe otra parte importante que se realiza cara acara; por ejemplo talleres, conferencias y reuniones. Nuestra organizacin aprovecha estosespacios para promover la interaccin entre nuestro equipo, miembros y aliados/as. Porejemplo, es frecuente que reservemos mesas en los restaurantes donde se ejecutan loseventos para quienes participan de parte de APC. Cada quien paga lo que le correspondeen una "cena de APC" y todas las personas estamos de acuerdo en que es un excelentemecanismo para fortalecer los lazos y crear mejores condiciones para nuestro futurotrabajo.

Establece canales de comunicacin permanentes. Es frecuente que existan personascon deseo de colaborar con APC o que buscan informacin acerca de nuestro trabajo; por

lo tanto, hemos puesto a disposicin varios espacios en lnea, como la lista de correosForum de APC para el pblico general, la lista de correos en nuestro sitio web([email protected]) es constantemente monitoreada y procuramos responder cualquiermensaje entrante dentro de las 48 horas posteriores a su ingreso, ya sea en ingls, francso espaol. Estamos experimentando tambin con pginas en Twitter y Facebook.

Trabaja con tus alianzas. Ya que contamos con presencia en diversas partes del mundo,con frecuencia desarrollamos proyectos conjuntos con aliados y aliadas regionales olocales. Esto fortalece nuestras relaciones con ellos/as. Por ejemplo, cuando organizamosel Intercambio Tecnolgico Feminista en Sudfrica, trabajamos de manera conjunta connuestra organizacin socia AWID y con otras organizaciones de la regin, quienes pudieroncontribuir como capacitadoras y facilitadoras, de la mano de miembro de APC y delprograma de mujeres.



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Soy de Amrica Latina y ser parte de la listade APC Forum - donde hay muchasorganizaciones cercanas a APC alrededor delmundo fue clave para mi cuando fui a estudiar

a Inglaterra; ya que era un espacio en el cualpude conocer otras personas, integrantes o no,que se encontraban tambin en Europa.

Patricia Pea, Mujeres en Conexin, Chile

Cuando conoc APC, me sorprendi positivamente ver unared tan abierta con tanta presencia de personas radicadas enel sur. Me impresion mucho y decid ofrecerme como voluntariapara realizar traducciones para APC durante el proceso de laCumbre Mundial de la Sociedad de la Informacin, para aprender

ms acerca de cmo APC realiza su trabajo, que me pareca tantil para los procesos de poltica pblica.Katitza Rodrguez, Electronic Frontier Foundation, Per

Captulo 3: Las herramientas

Si tu organizacin tiene inters en trabajar ms en lnea, necesitars herramientas que puedanabrir canales para interactuar a distancia entre las personas que conforman tu red.

Las TIC pueden ser grandes aliadas para tu organizacin, si adoptas un enfoque estratgico para

su uso y las colocas en funcin de los objetivos de tu organizacin. Pueden ayudar a mejorar lacomunicacin en tu organizacin, abriendo canales entre la membresa y los actores clave de tured. Las TIC pueden disminuir los costos, por ejemplo, a travs del uso de voz sobre IP en lugarde telefona regular o por medio del uso de programas de conferencia en lnea para el seguimientoy coordinacin de proyectos, reduciendo la cantidad de viajes. Tambin puedes utilizar las TICpara elevar el perfil pblico, utilizando blogs y redes sociales para difundir su trabajo.

Cules herramientas TIC son las ms tiles para trabajar en lnea?

Existe una gran cantidad de herramientas basadas en web y/o descargables que tu organizacinpuede utilizar para trabajar en lnea. Al escoger las herramientas que vas a utilizar es muyimportante que definas tus necesidades primero, es decir, los objetivos que deseas alcanzar pormedio del uso de una herramienta especfica. Tambin es importante considerar las caractersticasy condiciones de tu organizacin, para elegir la herramienta que mejor encaje.

Una de las lecciones que hemos aprendido en APC a lo largo de 20 aos de trabajar en lnea por latransformacin social, es la importancia de alejarse de las modas tecnolgicas y concentrarse enla funcionalidad de las herramientas.

Aunque nuestra red tiene algunos miembros con muchas habilidades tecnolgicas, la mayora estde acuerdo en que la aplicacin que les ha dado los mejores resultados sigue siendo el correo



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electrnico. Esto no quiere decir que sea la nica herramienta que APC utiliza para comunicarse einteractuar; usamos una combinacin de herramientas pero 20 aos despus, el correoelectrnico contina siendo la aplicacin central.

La otra leccin que ha sido til para nosotros/as consiste en utilizar una combinacin deherramientas que sea apropiada para las personas con quien se est trabajando, segn suscondiciones.

Aqu hay varios sitios en los que puedes encontrar herramientas para colaborar y trabajar enlnea, as como manuales y recomendaciones:

1. La c aja de h erramientasEste es un repositorio de herramientas TIC y algunas tcnicas de intercambio deconocimientos. Cada herramienta cuenta con una ficha en la que est el enlace dedescarga, enlaces a manuales, recomendaciones y una captura de pantalla. Lasherramientas estn clasificadas en cinco categoras: crear contenido, publicar y difundir,comunicarme a distancia, trabajar colaborativamente, manejar mi computadora. No esnecesario registrarse para acceder a la informacin.

2. Eduteka

Este proyecto es un portal educativo gratuito de la Fundacin Gabriel Piedrahita Uribe(FGPU), se publica en Cali, Colombia, desde 2001 y se actualiza mensualmente. Ustedpodr encontrar diversas herramientas TIC para procesos formativos y accin social,artculos, experiencias y guas de uso. El material cuenta con una licencia de uso CreativeCommons.

3. Cuervo b lancoEs un repositorio de herramientas de software libre. Algunas de estas herramientas solofuncionan en sistemas operativos Linux pero hay varias que son multi-plataforma, es decir,funcionan tambin en Mac y Windows.

4. e duc @ conTICEste portal cuenta con un listado amplio de herramientas TIC, as como 40 minitutorialespara el aprendizaje de las herramientas. Aqu tambin podr encontrar publicaciones cortasy recomendaciones para la incorporacin de las tecnologas en proyectos sociales.

5. Mdulo IMARK: w eb 2.0 y m edios s ociales para el d esarrolloEste es un mdulo de auto-aprendizaje en lnea, escrito por APC, que describe una ampliagama de herramientas de medios sociales y explica como aprovechar ms efectivamenteesas herramientas para el trabajo en red, la colaboracin y el intercambio deconocimientos.

La mejor herramienta TIC para trabajar en lnea es la que se ajusta a lasnecesidades y condiciones de tu organizacin. La mayora de quienes trabajan en

lnea utilizan una combinacin de herramientas TIC para aprovechar las fortalezasde cada una y brindarle a las personas ms de un canal para trabajar en conjunto.

http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.eduteka.org/http://www.cuervoblanco.com/programas.htmlhttp://www.educacontic.es/http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.lacajadeherramientas.org/http://www.eduteka.org/http://www.cuervoblanco.com/programas.htmlhttp://www.cuervoblanco.com/programas.htmlhttp://www.cuervoblanco.com/programas.htmlhttp://www.educacontic.es/http://www.educacontic.es/http://www.educacontic.es/http://www.educacontic.es/http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=115


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Qu es el software libre (SL)?

Para APC, una consideracin importante al escoger herramientas TIC es promover y apoyar losprogramas de software libre2, los cuales cuentan con licencias que brindan a los usuarios yusuarias la libertad de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software, as comocompartir copias tanto del programa original como de sus variaciones. El trmino libre se refiere

al uso libre que puede hacerse del mismo, no necesariamente a que sea gratuito. Algunosejemplos de SL son el sistema operativo Linux, el paquete de oficina Open Office y el navegadorde internet Mozilla Firefox.

El SL es la respuesta progresista al software propietario3 que tiene restricciones para su uso, copiay modificacin, establecidas por quien es dueo/a del programa. Algunos ejemplos de softwarepropietario son el sistema operativo Windows, el paquete de oficina Microsoft Office y elnavegador web Internet Explorer.

Apoyamos vehementemente el SL y creamos un premio llamado el Premio Chris Nicol de SoftwareLibre para promover el uso de SL en organizaciones sin fines de lucro y otras iniciativas notecnolgicas.

Inclumos el SL como el cuarto tema de nuestra Carta de APC sobre d erechos en internet yestablecimos que:

El manejo de ese software es empoderador, genera nuevas aptitudes, es ms sustentable yestimula la innovacin local. Alentamos a los gobiernos a elaborar polticas que estimulen el usode software libre, sobre todo en el sector pblico.

Animamos a su organizacin a que adopte el SL y apoye tambin las iniciativas de SL. Comienceinstalando programas sencillos de usar, como Open Office, para crear documentos ypresentaciones, Firefox, para navegar la web y Thunderbird para correo electrnico y reemplacelos programas pirateados de su mquina. No lo lamentar!

Software libre Para qu se utiliza?

Thunderbird Correo electrnico

Mozilla Firefox Navegador web

Pidgin Mensajera instantnea

OpenOffice Documentos, hojas de clculo y presentaciones

PeaZip Compresin de archivos

Gimp e Inkscape Edicin de imagen

Audacity Edicin de audio

OpenShot Edicin de video

Identi.ca Micro-blogging

FreeMind Mapas conceptuales

Aqu hay algunos enlaces tiles para aprender ms sobre SL y cmo puede beneficiar a tu red:

2 www.gnu.org/philosophy/free-sw.es.html3 es.wikipedia.org/wiki/Software_propietario

http://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdfhttp://www.apc.org/en/system/files/APC_charter_ES.pdf


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El origen, los principios y el futuro del software libreEn este texto de Jorge Franco y Evelio Martnez, dispuesto en tres entregas, los autoresexplican de manera sencilla los orgenes histricos de la propuesta del software libre, susprincipios, las diferentes iniciativas que lo componen y la proyeccin a futuro de estacorriente.

Recursos de s oftware libreAqu puede encontrar un listado de recursos y enlaces a programas y manuales desoftware libre, as como a iniciativas clave sobre software libre, entre ellas, la pgina weben espaol de la Free Software Foundation, una referencia clave en el tema.

Cmo empezar a utilizar software libre?Este es un artculo breve que brinda consideraciones bsicas, pasos y enlaces tiles paraquienes desean comenzar a probar el software libre.

Cmo debera mi organizacin empezar a utilizar las TICpara trabajar en lnea?

Progresivamente. Utilizar nuevas herramientas para el trabajo probablemente traiga importantescambios culturales para tu organizacin. Es mejor incorporar estos cambios progresivamente paraque tu organizacin y quienes la integran puedan ajustarse a nuevas formas de trabajar ymanejar las relaciones de la organizacin con otras personas.

Si tu organizacin est comenzando a trabajar en lnea, lo mejor es tomarse un tiempo parapensar en cules procesos deseas usar estas herramientas. Luego, segn tus objetivos, escogerlas herramientas que se ajustan mejor a tu organizacin. Hemos encontrado til hacernos lassiguientes preguntas:

Paso 1Por qu ests haciendo esto?

Puede parecer demasiado simplista pero es muy importante tener claras las razones por las que tuorganizacin quiere comenzar o aumentar su trabajo en lnea. Es porque quieres ahorrar dinero?Es porque piensas que te ayudar a involucrar a personas jvenes? Es muy importante explicitarlas expectativas que tiene todo el mundo sobre lo que esperan resolver o hacer mejor por mediodel trabajo en lnea.

Paso 2Qu cambios necesitas hacer?

Una vez que tu organizacin ha establecido claramente en cul direccin quiere moverse y porqu, entonces debes dibujar un mapa sobre cmo planeas moverte del punto A al punto B. Esimportante mapear todos los cambios que tu organizacin necesitar hacer para comenzar ofortalecer el trabajo en lnea. As tu organizacin puede priorizar esos cambios y organizarlos enuna secuencia que aproveche los recursos con los que ya cuenta actualmente. Por ejemplo, si se

necesita capacitacin, hay personas al interior de tu organizacin que podran ensearle a lasotras sobre las nuevas herramientas?

Paso 3Cules herramientas TIC puedes utilizar para lograr estos cambios?

Aunque la misma herramienta TIC puede utilizarse para varios propsitos, nos gustara compartirnuestra experiencia con siete herramientas comunmente utilizadas para trabajar en lnea: correoelectrnico, mensajera instantnea (chat), wikis, blogs, sitios web, sistemas de conferencia en

http://www.eveliux.com/mx/el-origen-del-software-libre.phphttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://www.somoslibres.org/modules.php?name=News&file=article&sid=1374http://www.eveliux.com/mx/el-origen-del-software-libre.phphttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://superalumnos.net/recursos-software-libreRecursos%20de%20Software%20Librehttp://www.somoslibres.org/modules.php?name=News&file=article&sid=1374


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lnea y redes sociales. Esperamos que estos ejemplos sirvan como inspiracin para que definascmo quieres usar estas herramientas.

Hemos probado muchas herramientas y siempre regresamos a lobsico: las discusiones por correo son EL espacio, por definicin.Hemos visto funcionar bien la mensajera instantnea para asuntos

inmediatos, cuando las personas a quienes necesits contactarestn conectadas. Pero el correo es definitivamente la herramientams eficiente de APC.

Julin Casasbuenas, Colnodo, Colombia

Yo prefiero las listas de correo, creo que son ms efectivas,y me crean un sentimiento continuo de ser parte de unacomunidad ms amplia. APC usa las listas de correo demanera muy elaborada, estn bien organizadas y administradas.Son las listas de correo las que me enlazan con lo que sucedeen APC.

Anna Feldman, GreenNet, United Kingdom

Muchos procesos 'serios' suceden por correo.Se espera que leas todos los mensajes en losque te ponen en copia y que respondas cuandose necesita.

Jac sm Kee, APC, Malasia

Listas de correo electrnicoEl correo electrnico requiere poco ancho de banda y es fcil de usar. Sin embargo, es importanteaclarar que en APC utilizamos el correo de una forma muy estructurada y estratgica. En laseccin anterior sobre retos frecuentes en lnea, brindamos algunos consejos para el uso cotidianode correo electrnico y comunicacin en lnea. Ahora veamos el uso de listas de correoelectrnico.

Una lista de correos es un programa de envo automatizado de mensajes que guarda una lista delas direcciones de correo electrnico de todas las personas interesadas en una discusinespecfica. Cada discusin tiene su propia direccin de correo electrnico (e.j.,[email protected]) y cuando un mensaje es enviado a la direccin de la lista, todas las personassuscritas a la lista de correos lo reciben4.

En APC utilizamos las listas de correo para crear espacios separados para diferentes gruposde trabajo. Como red internacional, manejamos un alto volumen de informacin, por lo cual sevuelve muy importante asegurarnos de que entregamos la informacin a las personas paraquienes es relevante. Por ejemplo, tenemos listas de correo regionales, porque para unaorganizacin en Asia no es relevante recibir un llamado a ponencias para una conferencia enAmrica Latina. Tu organizacin debe definir cmo filtrar y organizar la informacin que produce

4 Basado enwww.idrc.ca/openebooks/848-1 (traduccin libre, original en ingls)

mailto:[email protected]://www.idrc.ca/openebooks/848-1http://www.idrc.ca/openebooks/848-1http://www.idrc.ca/openebooks/848-1mailto:[email protected]


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y recibe, porque si no lo hacen hay un alto riesgo de que se sientan saturados/as.

Hemos identificado los diferentes pblicos con los que interactuamos y hemos establecio espaciosseparados para cada uno. A continuacin hay ejemplos de algunas de las listas que tenemos ypara lo que las utilizamos.

Foro: esta es nuestra lista ms amplia. La utilizamos como un lugar para el

intercambio de informacin entre el equipo, los miembros, las alianzas, el antiguopersonal y otras amistades de APC. Es un mecanismo para mantenernos en contacto ycompartir informacin sobre campaas, eventos y actividades entre personas yorganizaciones cercanas a APC.

Consejo: este es un espacio para los/as integrantes del consejo y el equipo de APC.Cada miembro de APC nomina a dos personas para participar en esta lista. Por ende,tambin es el espacio donde hacemos anuncios oficiales y tenemos reuniones deconsejo.

Listas de correo regionales: hay espacios separados para los miembros y el equipobasados en frica, Asia-Pacfico, Europa, Norte Amrica y Amrica Latina, para podertrabajar en red a nivel regional.

Lista de correo del equipo: esta lista es para el intercambio de informacin entrenuestro personal. Estamos comenzando a mover algunas de las discusiones quesuceden aqu a nuestro espacio de red social (como los saludos semanales, porquefrecuentemente publicamos imgenes, que contribuyen a esa sensacin de estar ah,y enviar muchas imgenes en mensajes de correo absorbe el ancho de banda).

Lista de correo de ofertas: cuando APC necesita contratar trabajos, utilizamos estalista para hacer un llamado a nuestros miembros para mantener la transparencia.

APC tcnicos/as: los tcnicos y las tcnicas de las organizaciones miembro usan estalista para pedir consejos, resolver problemas y en ocasiones planear. Est abierta a la

red de APC, tanto la anterior como la actual, as que algunos tcnicos y tcnicas deantiguedad de los tiempos de cuando se fund APC an nos acompaan. Y porsupuesto... ni siquiera son viejos/as!

Listas de proyectos: cada vez que se empieza a planear o se ejecuta un proyecto, seabre una lista. Por ejemplo: Africa inalmbrica - una lista para los/as participantes detalleres sobre redes inalmbricas organizados por APC en cuatro regiones africanas,que finalizaron en 2006. La lista an es utilizada para trabajar en red entre laspersonas expertas y quienes aprendieron por primera vez a montar una red en esosaos.

Para abrir una lista de correo electrnico debes seguir estos pasos bsicos:

A. Define el propsito de tu lista

El primer paso es decidir el objetivo por el cual abrirs la lista y, de acuerdo a ello, escoger laconfiguracin de la misma.

Una lista puede ser abierta (cualquiera puede sucribirse) o restringida (las personas tienen quesolicitar acceso); puede ser moderada (todos los mensajes que se envan a la lista son aprobadosantes de ser distribudos) o una lista de discusin (todas las personas suscritas pueden publicar).



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Por ejemplo, nuestras listas son espacios privados de trabajo, por ende, todas son restringidas y,como son espacios de trabajo en red, no estn moderadas aunque peridicamente se nombre aun facilitador/a, por ejemplo, para una reunin.

B. Define dos roles bsicos: propiedad y facilitacin de la lista

Propietaria/o de la lista Facilitador/a

Esta persona administrar la lista a niveltcnico; estar a cargo de suscribir ydesuscribir direcciones y resolver problemastcnicos, como mensajes que no llegancorrectamente. Si se decide moderar la lista, amenudo el propietario/a de la lista tambintiene a su cargo la moderacin. Esto dependedel nivel de actividad de la lista. Algunas listasson tan activas que la moderacin es un rolaparte.

Esta persona es responsable de que la listacumpla el objetivo para el cual fue creada. Si lalista de correo es para un proyecto, entonces lapersona facilitadora coordina, le recuerda a lasdems sobre las entregas y organiza el trabajo.Si la lista de correo es para discutir einteractuar sobre un tema especfico, entoncesla facilitacin comienza nuevas discusiones,resume los insumos del grupo y en generalcrea un buen ambiente para el dilogo.

C. Escoje el software para tu lista de correoComo mencionamos anteriormente, una lista de correo es un programa automatizado de envo demensajes. Puedes comprar un servicio de lista de correo de un proveedor de servicios de interneto puedes utilizar un servicio comercial gratuito, que se conoce comnmente como grupo en lnea(e.j. grupos de Yahoo!, grupos de Google). Aqu hay algunas ventajas y desventajas de ambasopciones:

Servicio de lista privado Grupo en lnea gratis

Se paga una tarifa por el servicio. No se paga tarifa por el servicio.

Las personas pueden participar con cualquierdireccin de correo electrnico que escojan.

Habitualmente las personas deben crear outilizar una cuenta de correo del proveedor (e.j.una cuenta de correo de Yahoo! para poder

usar los grupos de Yahoo!).Los trminos de uso permiten mayor seguridady privacidad.

Los trminos de uso con frecuenciacomprometen la seguridad y privacidad confines comerciales.

No se muestra publicidad a usuarias/os. Se utiliza publicidad en los encabezados, notasal pie e interfase web.

Aunque los mensajes son almacenados,habitualmente no hay interfase web paraguardar y compartir documentos.

Habitualmente existe un repositorio dedocumentos y mensajes que usuarios/aspueden ver en lnea.

Para nuestras listas de discusin, APC utiliza un servicio privado de listas electrnicas, hospedado

por una organizacin miembro de APC. Esto significa que tenemos asegurado un servicio confiabley seguro.

Para nuestras listas de anuncios, por ejemplo, las listas de prensa, recientemente empezamos autilizar MailChimp (www.mailchimp.com). Permite disear las propias campaas de correo, tieneformularios de registro que pueden incrustarse en tu sitio web, funciona en varios idiomas, tieneamplias funciones de reporte y permite segmentacin (e.j., quienes se suscriben pueden escogerqu tipo de informacin quieren recibir nos encanta esta opcin). Escogimos MailChimp porque



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fue el nico servicio que encontramos que funciona en varios idiomas y es una herramientagratuita si se envan mensajes a menos de 6.000 personas por mes.

Muchos miembros de APC brindan listas seguras y otros servicios. Revisa el sitio de APCpara saber si hay alguna que brinde servicios de hospedaje en tu pas.

D. Invita a los/as integrantes de la lista

El ltimo paso para iniciar con la interaccin es invitar a las personas que participarn en la listade correo. Cuando invites a las personas a unirse a la lista es importante explicarles claramente elpropsito de la lista, cmo funcionar, a quin solicitar ayuda si la necesitan y cmo desuscribirse.

Para ms informacin sobre uso de listas de correo para trabajar, te recomendamos estosrecursos:

Mdulo IMARK: c onstruyendo r edes y c omunidades v irtualesEste mdulo muestra los acercamientos, mtodos y herramientas utilizadas para crearcomunidades virtuales y plantea los diferentes pasos y procesos para desarrollar y facilitarcomunidades virtuales.

Usar listas de correo electrnicoEn este artculo se analizan las razones para abrir una lista de correo, as como los pasos yvarios sistemas de listas de correo electrnico.

Las listas de correo como herramienta profesionalEste artculo corto de Jos Antonio Merlo contiene informacin sobre la importancia yutilidad de las listas de correo, as como referencias a diversas listas de informacintemticas.

Utilizar listas de correo para reuniones en lnea

Una de las prcticas ms estratgicas que tenemos en APC es el uso de listas de correo parareuniones asincrnicas en lnea. Cuando se usan las listas de correo para reuniones, siempreestablecemos un procedimiento claro para que todas las personas involucradas en la reuninsepan por cuanto tiempo vamos a estar conversando, qu temas se tratarn cada da o cadasemana y cmo se manejarn las lneas de asunto de los correos.

Una reunin en lnea tpica puede durar tres semanas: Semana 1: registro y publicacin de los temas de discusin Semana 2: discusin de los temas Semana 3: votacin

Estos son los pasos bsicos que seguimos para nuestras reuniones de consejo en lnea:1. Dos semanas antes de la reunin, la facilitacin publica la propuesta de agenda de la

reunin y solicita a la Junta ejecutiva su aprobacin.

2. Una semana antes de la reunin, la direccin ejecutiva publica la agenda en la lista delconsejo, incluyendo las mociones propuestas. Este es un ejemplo de como se ve unaagenda:

http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://ctb.ku.edu/es/tablecontents/Seccionprincipal6.17.aspxhttp://www.google.com.sv/url?sa=t&source=web&cd=4&ved=0CDkQFjAD&url=http://exlibris.usal.es/merlo/escritos/pdf/mei.pdf&rct=j&q=herramientas%20listas%20de%20correo%20electr%C3%B3nico&ei=pUueTomdAcTX0QHBieyOCQ&usg=AFQjCNGWFVRzkZw5_8z6z4KX4lWVI4pG5w&cad=rjahttp://www.google.com.sv/url?sa=t&source=web&cd=4&ved=0CDkQFjAD&url=http://exlibris.usal.es/merlo/escritos/pdf/mei.pdf&rct=j&q=herramientas%20listas%20de%20correo%20electr%C3%B3nico&ei=pUueTomdAcTX0QHBieyOCQ&usg=AFQjCNGWFVRzkZw5_8z6z4KX4lWVI4pG5w&cad=rjahttp://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://www.imarkgroup.org/moduledescription_es.asp?id=12http://ctb.ku.edu/es/tablecontents/Seccionprincipal6.17.aspxhttp://www.google.com.sv/url?sa=t&source=web&cd=4&ved=0CDkQFjAD&url=http://exlibris.usal.es/merlo/escritos/pdf/mei.pdf&rct=j&q=herramientas%20listas%20de%20correo%20electr%C3%B3nico&ei=pUueTomdAcTX0QHBieyOCQ&usg=AFQjCNGWFVRzkZw5_8z6z4KX4lWVI4pG5w&cad=rja


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3.La sesin especial del Consejo de APC 2010 est oficialmente

abierta. El wiki de la reunin, con enlaces a la agenda y

documentos relevantes est en:

http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=APCcm2010

Bienvenidos sean todos y todas y una bienvenida

especial al nuevo miembro (AT/Radio Viva) y otras que

participan por primera vez en la reunin del Consejo

de APC.

Agenda: Reunin del Consejo de APC, 15 de noviembre

al 26 de noviembre del 2010

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Tema 1. Bienvenida y agenda

Tema 2. Registrarse en la sesin

Tema 3. Presentacin del reporte 2010 de la Junta

Directiva de APC

Tema 4. Presentacin del reporte de reunin de la

Junta Directiva de APC (mayo 2010)Tema 5. Presentacin del reporte annual 2009 de APC

Tema 6. Resolucin sobre enmiendas a los estatutos

discusin y votacin

Tema 7. Reportes de organizaciones miembro

Tema 8. Reunin de membresa marzo 2011 (CaC CM)

Tema 9. Otros asuntos

Por favor tome nota de que todos los temas estn

abiertos para discusin *al mismo tiempo*. Hay una

agenda anotada disponible en el wiki de la reunin:

http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?

page=full+agenda+for+the+APCcm2010

Si alguien necesita ayuda para entrar al wiki puede

escribirle a [email protected]

Esperamos con entusiasmo escuchar sus voces en lnea

las prximas dos semanas.

Abrazos desde Johannesburgo.

Anriette y el resto del personal y Junta Directiva de

APC

4. Luego comenzamos la discusin, enviando un mensaje para cada punto de la agenda, paraque los/as integrantes puedan responder segn cada asunto en el mensaje. Los primerosmensajes son para registrarse: cada integrante enva un mensaje corto indicando sunombre y organizacin para que todo el mundo sepa quien est participando. Luegocontinuamos respondiendo a los mensajes de acuerdo con los asuntos temticos de laagenda.

http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=APCcm2010http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=full+agenda+for+the+APCcm2010http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=full+agenda+for+the+APCcm2010mailto:[email protected]:[email protected]://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=APCcm2010http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=full+agenda+for+the+APCcm2010http://old.apc.org/tiki/tiki-index.php?page=full+agenda+for+the+APCcm2010mailto:[email protected]:[email protected]


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5. Cuando la reunin ha terminado, se enva un mensaje oficial de cierre, agradecindole a

todo el mundo por su participacin. Todos los/as integrantes del consejo recibirn unresumen de los acuerdos y puntos discutidos.

6. Durante la reunin, la facilitacin tiene el papel clave de asegurar que todo el mundoparticipe, aclarar cualquier duda sobre los procedimientos y hacer preguntas relevantes alos/as integrantes que hayan estado silentes (en ocasiones fuera de la lista, animndoles aparticipar).

Chat

La mensajera instantnea o chat es una herramienta excelente que hemos utilizado paramantener un canal abierto entre nuestro equipo alrededor del mundo y para llevar a cabo

reuniones pequeas. Si tu organizacin tiene personal o membresa ubicada en diferentes lugaresy necesitas mantener contacto diariamente, recomendamos que utilices un servicio de mensajerainstantnea.

Establece algunas reglas bsicas sobre cmo utilizar el chat para comunicaciones de la oficina, porejemplo:

Solicita al personal que ingrese al programa de chat como parte de su rutina diaria. En elequipo de APC, apenas comenzamos el da nos registramos en el programa de chat parapoder ver quin ms est en la oficina. Es una obligacin del personal si estn trabajandoen lnea, estar visible en lnea, a menos que se haya negociado estar desconectada/opara tareas especficas.

Si ests ocupado/a y no quieres que te molesten, establece tu estado de manera acorde ytoma en cuenta el estado reportado por las otras personas. De lo contrario podrasmolestar a tus colegas durante reuniones o presentaciones!

Cuando hemos utilizado el chat para reuniones de proyectos encontramos til definir unprocedimiento porque, como varias personas pueden escribir al mismo tiempo, la reunin puedevolverse muy desordenada.


Ejemplo:

Asunto: [APC.council] OLM1110 5: Reporte anual 2009 deAPC

Este tema es para la presentacin y discusin del reporteanual 2009 de APC.

El reporte est disponible en francs, espaol e ingls en estapgina: http://www.apc.org/en/pubs/about-apc/apc-annual-

report-2009


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Recomendamos que se sigan algunas de las reglas que se utilizaran en una reunin presencial,haciendo las adaptacio

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Más Cerca que Nunca: Una guía para organizaciones sociales que quieren comenzar a trabajar en línea