MEMORIA AÑO 2002 - hvn.es · del turno de tarde en almacén”, “la oferta electrónica”, “la Facturación conjunta” o en Logística Provincial, el suministro al Hospital

Subdirección de Compras e Inversiones Memoria año 2002 1

Subdirección de Compras e Inversiones

ISO 9002

MEMORIA AÑO 2002

SUBDIRECCION DE COMPRAS E INVERSIONES

HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN DE LAS NIEVES

G R A N A D A



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INDICE

1.- ORGANIGRAMA 2.- UNIDAD DE GESTION DE PEDIDOS INTRODUCCION 2.1.- DATOS DE ACTIVIDAD: 2.1.1.- Catálogo S.A.S. 2.1.2.- Generación de Necesidades. 2.1.3.- Informes Técnicos. 2.1.4.- Inventarios Rotatorios. 2.1.5.- Depósitos de Material y Suministro a Planta. 2.1.6.- Modificaciones Programa Informático. 2.2.- LOGISTICA PROVINCIAL: 2.2.1.- Planteamiento General. 2.2.2.- Suministro Periférico. 2.2.3.- Hospital Universitario “San Cecilio” 2.3.- IMPLANTACION Y GESTION DE CALIDAD:

2.4.- FORMACION INTERNA 3.- ALMACEN 3.1.- DATOS ECONOMICOS 3.1.1.- Reconversión de artículos específicos almacenables. 3.1.2.- Gestión de artículos obsoletos. 3.1.3.- Material en depósito



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3.2.- DATOS DE LOGISTICA: 3.2.1.- Programaciones de concursos. 3.2.2.- Roturas de stock. 3.2.3.- Reclamaciones a proveedores. 3.2.4.- Racionalización sistema de suministros. 3.2.5.- Cubicaje de artículos. 3.2.6.- Control preparación de pedidos. 3.2.7.- Almacenes de planta. 3.2.8.- Talonarios Distritos Sanitarios. 3.2.9.- Implantación de jornada de tarde. 3.3.- INVENTARIO ANUAL 2002. 4.- SERVICIO DE COMPRAS E INVERSIONES 4.1.- DATOS ECONOMICOS: 4.1.1.- Gestión de compras. 4.1.2.- Gestión de inversiones. 4.1.3.- Contratación administrativa ejercicio 2002 4.1.4.- Análisis comparativo 2000-2002 4.2.- ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA 4.2.1.- Los profesionales. 4.2.2.- Innovaciones en la gestión: facturación conjunta. 4.2.3.- Modificaciones legislativas 4.2.4.- Valoración objetivos 2002 4.3.- NUEVAS HERRAMIENTAS 4.3.1.- Página web: Oferta electrónica. 5.- ASUNTOS GENERALES



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6.- ACTIVIDADES CIENTIFICAS: 6.1.- Convocatoria de la Fundación Virgen de las Nieves.

6.2.- VII Congreso de la Sociedad Andaluza de Calidad Asistencial.

6.3.- Participación y coordinación del grupo de Trabajo organizado por la Dirección de Gestión Económica de los SS.CC. del SAS, para el desarrollo e implantación de un Programa Centralizado de Contratación Administrativa.

6.4.- Coordinación del Grupo de Granada, para la implantación del Catálogo de Producto SAS, y la homologación de Productos en el Banco de Productos del SAS.



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INTRODUCCION

El trabajo de todos los que formamos la Subdirección de Compras e Inversiones del Hospital Universitario Virgen de las Nieves, se refleja en esta Memoria de Actividad, sin otro propósito que avalar a cada Unidad con su propio esfuerzo.

En el ejercicio 2002, cabe destacar la incorporación de nuevas herramientas y elementos de Gestión, como el “modulo de Comunicación Interna”, “la implantación del turno de tarde en almacén”, “la oferta electrónica”, “la Facturación conjunta” o en Logística Provincial, el suministro al Hospital Clínico.

Elementos que han permitido avanzar e innovar en la Gestión Pública.

Mención especial merece la participación en foros científicos, con Las Jornadas de Calidad Asistencial “SADECA”, celebradas en Sevilla o la participación en la convocatoria de los premios de la Fundación Virgen de las Nieves, con el trabajo “Gestión de la implantación de la norma ISO 9002 en la Subdireccikón de Compras e Inversiones del HUVN”.

Emilia Martínez Martínez



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1.- ORGANIGRAMA:

SUBDIRECCIÓN DE COMPRAS E INVERSIONES

COMPRAS E INVERSIONES

Subdirección de Compras e Inversiones Emilia Martínez Martínez

e-mail:[email protected]

Servicio de Compras e Inversiones Teresa Gassó Bris

Jefe de Servicio

Coordinador de Gestión de Pedidos y Almacén

Agustín González Rodríguez Jefe de Grupo

Asuntos Generales Ambrosio Ortega

Alvarez Jefe de Grupo

Teresa Gassó Bris Jefe de Servicio

e-mail:[email protected]

COMPRAS Adela Angulo Ibáñez

Jefe de Grupo e-mail: [email protected]

FACTURACION Elena López Martínez

Jefe de Grupo e-mail: [email protected]

CONTROL DE CONTRATOS Angela Domínguez Granados

Jefe de Equipo e-mail: angela.domí[email protected]



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GRUPO DE COMPRAS José Fernández Pérez Conductor José Antonio Marín Hinojosa Administrativo Teresa Martínez Peña Administrativa Mª Dolores Molina Jiménez Administrativa Mª Paz de Mora-Figueroa Ferrer Administrativa Mª Nieves Moral Montero Administrativa Francisca Luisa Zarza Calvente Administrativa Concepción Villen Cano Administrativa

CONTROL DE CONTRATOS Mª Teresa Fernández Aguilera Administrativa Juan José Martínez Martín Administrativo Isidoro Pérez Fernández Técnico de Gestión Juan Lorenzo Suárez Robles Técnico F. Admtva. Ana Rosa Ceballos Moreno Mª Carmen Espeso Soria Aurora Maroto Navarro Carmen Moles Castillo Alicia Muñoz Suances Mª Luz Rodríguez Cañas Antonio Zafra Contreras

FACTURACION

Administrativa Aux. Admtiva. Administrativa Administrativa Aux. Admtiva. Administrativa Administrativa



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UNIDAD DE GESTION DE PEDIDOS Y ALMACEN CENTRAL

GESTION DE PEDIDOS Pilar Córdoba García Administrativa Constanza Díaz Lobon Administrativa Mª Dolores Gago Estevez Administrativo José Antonio García Pérez Administrativo Piedad García Ruiz Enfermera Gisela Jareño Leyva Administrativa Mª José Suarez Cuellar Aux. Administrativa Estrella Yanguas Muñoz Administrativa

Coordinador de Gestión de Pedidos y Almacén Agustín González Rodríguez

Jefe de Grupo e-mail:[email protected]

Juan Antonio Duarte Cartas Técnico de la Función Administrativa e-mail:[email protected]

Luis Gómez Fernández Jefe de Grupo de Almacén e-mail:[email protected] José Mesa Martín Jefe de Equipo de Almacén e-mail:[email protected]



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ALMACEN CENTRAL Ana Mª Entrena Rastrollo Administrativa Manuel Sanchez Perez-Rejon Administrativo Andres Martínez Gracia Conductor Juan José García Perez Celador-Conductor Concepción Vargas Dorador Celadora-Conductora Manuel Orihuela Cerdera Celador-Conductor Encarnación Maqueda Flores Celadora-Conductora José Colmenero Arias Celador Joaquin Rodriguez Hernandez Celador Antonio Bailon Bailon Celador Carmen Espinosa Garcia Celadora Carmen Aranda Martin Celadora Carmen Roldan Hernandez Celadora Carmen Herrera Navarro Celadora del Hospital Clínico Diego Valero Jiménez Celador del Hospital Clínico

ASUNTOS GENERALES Y REGISTRO

Ambrosio Ortega Alvarez

Jefe de Grupo e-mail:[email protected]

Remedios Palomo Leyva Jefe de Equipo de Registro



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ASUNTOS GENERALES

Mª Luisa Martínez Gutiérrez Administrativa

REGISTRO Isabel Medina Ruiz Administrativa Mercedes Sevilla Pertiñez Administrativa Eduardo Dominguez Barrales Celador E. Turno Fco. Javier Dominguez Barrales Celador Juan López-Tello Alcaide Conductor Luis Molina Ramirez Celador Miguel Rodríguez Polo Celador Carmen Rosario Lazaro Celador Fernando Sanchez Granados Conductor



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2.- UNIDAD DE GESTION DE PEDIDOS: INTRODUCCIÓN: La diversidad de actividades desarrolladas por la Unidad de Gestión de Pedidos (en adelante U.G.P.) no queda reflejada con claridad en los datos incorporados en el Cuadro de Mandos que realiza la Subdirección Económico Administrativa de Compras e Inversiones. Esta circunstancia motiva que la presente Memoria se centre en los datos de actividad más relevantes de las tareas que no están, de modo expreso, incorporados en el Cuadro de Mandos y que hacen referencia a aspectos menos repetitivos y cotidianos. Los elementos más destacados se refieren a:

Datos de actividad propios de la U.G.P. donde se manifiesta, nuevamente, la heterogeneidad de tareas que se realizan. La Logística Provincial que se nos ofrece como un reto organizativo y de gestión de la eficiencia de los recursos, inusual en la empresa pública. La Calidad como cultura organizativa. La Formación Interna del personal de la Unidad, continua y progresiva, que nos permite alcanzar mayores cotas de eficacia laboral y satisfacción personal.

Indicar, finalmente, que al ser el coordinador del Almacén y la U.G.P. el Jefe de Grupo de la U.G.P., muchas actividades realizadas en ésta tienen una estrecha vinculación con las desarrolladas en el Almacén, incluso algunas están compartidas como es el caso de los inventarios rotatorios, vinculación que se estrecha aún más con el hecho de compartir algunos objetivos de actividad y calidad.



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2.- DATOS DE ACTIVIDAD:

2.1.1.- Catálogo S.A.S.: En el año 2002, se implanta definitivamente la nueva herramienta de Gestión del Catalogo SAS, a través de la Intranet Corporativa del SAS, lo que ha permitido un mayor dinamismo a la gestión de catálogo y mayores índices de comunicación entre los Servicios Centrales y el Hospital para resolver dudas y tramitar los aspectos relacionados con la codificación; aunque, aún, no se haya alcanzado el nivel requerido de estabilidad en los criterios de estructuración, circunstancia que ha sido una traba en la correlación e identificación de los productos del catálogo hospitalario con respecto al general del S.A.S. A pesar de los aspectos antes citados, el nivel de vinculación de los artículos del Hospital se ha mantenido en unas cotas similares a las del ejercicio anterior, tal y como se refleja en el siguiente cuadro con datos referidos a finales del año 2.002:

DATOS ACTIVIDAD CATALOGO GRUPO NOMBRE GRUPO HUVN SAS % SIN EQUIVALENCIA % 03 OFICINA 234 210 89,74358974 24 10,2564102609 INFORMATICA 203 156 76,84729064 47 23,1527093615 ASEO 110 87 79,09090909 23 20,9090909118 COCINA 114 88 77,19298246 26 22,8070175421 VESTUARIO 383 281 73,36814621 102 26,6318537924 FOTOGRAFIA 32 25 78,12500000 7 21,87530 GRAL Y QUIROFANO 2187 1790 81,84727938 397 18,1527206233 LABORATORIO 220 210 95,45454545 10 4,54545454536 RADIOGRAFIA 40 22 55 18 4540 B.SANGRE 50 13 26 37 7450 CURAS 390 347 88,97435897 43 11,02564103TOTAL 3963 3229 81,47867777 734 18,52132223

Estos datos nos indican que habrá que seguir trabajando para llegar en los primeros meses del 2003 al índice del 100%, siempre y cuando se mantengan estables los criterios de clasificación del S.A.S. y se agilicen las propuestas de alta que se propongan.

La implantación de la nueva versión, que implicaba el cotejo, nuevamente, de

los dos catálogos, fue laboriosa y tediosa en muchas ocasiones, con la dificultad añadida de haber sido sustituida la enfermera adscrita a la U.G.P. que realizaba estas tareas y que, por tanto, tuvo que iniciarse, documentarse e instruirse, previamente, sobre las características del catálogo S.A.S.



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Finalmente, indicar que la recepción e implantación de las versiones 2.0 y 2.1 durante el segundo semestre del 2.001, no hicieron más que agudizar las circunstancias anteriormente descritas. A continuación reflejamos en un cuadro resumen el nivel de vinculación de los artículos del Hospital relacionados con los grupos y subgrupos recogidos en el catálogo S.A.S., según datos de finales del 2.001:

GRUPO HUVN S.A.S. % PROP .ALTA

% S/EQUIV %

03: OFICINA 243 211 86,83 21 8,64 11 4,53 09: INFORMAT 155 83 53,55 45 29,03 27 17,42 15: ASEO 116 102 87,93 4 3,45 10 8,62 18: COCINA 108 72 66,67 25 23,15 11 10,19 21:VESTUARI 336 317 94,35 11 3,27 8 2,38 24:FOTOGRAFI 48 25 52,08 7 14,58 16 33,33 30:GRAL.QUIR 1.877 1.588 84,60 144 7,67 145 7,73 33:LABORATO 211 168 79,62 15 7,11 28 13,27 36:RADIOGRA 30 27 90 2 6,67 1 1,33 40:B.SANGRE 16 14 87,5 2 12,5 0 0 50: CURAS 378 354 93,65 14 3,7 10 2,65 TOTAL 3.518 2.961 84,17 290 8,24 267 7,59

Como se aprecia, el porcentaje total de artículos del Hospital vinculados con el

código S.A.S. supera el 84%, cifra que a pesar de ser elevada, es inferior a la alcanzada antes de Junio de 2001, por lo que habrá que seguir trabajando para llegar en los primeros meses del 2002 a la cota del 100%, siempre y cuando se mantengan estables los criterios de clasificación del S.A.S. y se agilicen las propuestas de alta que se propongan.

2.1.2.- Generación de Necesidades: Este apartado hace referencia a los trabajos previos a la tramitación de los expedientes de contratación administrativa y que conllevan no sólo determinar la cantidad de artículos a adquirir mediante la licitación, sino que abarca también el análisis de la evolución de consumos por artículo y su proyección para el período a contratar, la validez de la denominación de cada artículo, así como la vigencia de los criterios de valoración, en su caso, asociados a cada uno de ellos y, fundamental, determinar el tipo máximo de licitación. Este último aspecto es especialmente importante en la medida en que condicionará en gran parte las posibles adjudicaciones a realizar, ya que tipos altos conllevarían adjudicar, probablemente, artículos de precio



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medio alto, y tipos bajos podrían impedir adjudicar muchas partidas o adjudicar productos de no excesiva calidad. Se hace necesaria, en la mayoría de los casos, en esta fase la negociación con proveedores y la determinación de los pliegos de prescripciones técnicas de los artículos a adquirir por contratación administrativa.

El siguiente cuadro resume el número de necesidades gestionadas por la U.G.P. durante el 2002. Respecto a los grupos anteriormente indicados en el punto 2.1., ahora aparecen el 51 (Otros suministros no almacenables), el 60 (Implantes y Prótesis), el 66 (Diverso utillaje quirúrgico y sanitario de reposición) y el 80 (Medicamentos).

NOVEDAD en este año es la valoración conjunta de productos almacenables y

específicos para C,P así como la agrupación de artículos en lotes indivisibles para la adjudicación a un único proveedor.

GRUPO Nº

NECESIDADES Nº ARTICULOS IMPORTE EUROS 03 1 33 16050,492909 1 24 49862,915650Q 1 565 186540,765215 1 11 27976,0019218 1 10 27701,124071Q 1 268 59459,5161721 1 38 506533,130 32 1069 9888317,16733 5 99 4582328,4714Q 1 648 286602,337650 4 214 1868333,53560 6 194 2810696,47865 2 299 48012,074857Q 1 64 40378,1583180 2 336 9112264,0548Q 1 281 71490,835499Q 1 392 47675,00693TOTAL 62 4545 29630222,03

Así pues, desde la U.G.P. se han gestionado 62 necesidades para convocar Concurso o Procedimiento Negociado por importe superior a once millones de euros. Lo abultado de esta cifra en comparación con el número de artículos tramitados, se



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justifica por ser las necesidades, en la mayoría de los casos de carácter plurianual y por ser muchos artículos específicos y de alto coste como ocurre con los del grupo 30, 33 y 80.

Indicar, finalmente, que de estas necesidades su convocatoria y resolución se hizo en el 2.001 para la mayoría de ellas, quedando algunas total o parcialmente para el siguiente ejercicio o, excepcionalmente, anuladas.

2.1.3.- Informes Técnicos:

Desde la U.G.P. se lleva la coordinación general de los distintos servicios hospitalarios para la confección de os informes técnicos del material sanitario y no sanitario, incluido mantenimiento, salvo medicamentos. En relación al año 2002 el resumen final de actividad queda así: Nº EXPTES PROVEED. ARTICULO CRITERIOS VARIANTE TOTAL

45 549 1.557 4.520 5.160 16.315 Para la interpretación del cuadro indicamos que el Nº de Exptes. se refiere al número de expedientes de contratación administrativa, concursos o procedimientos negociados, gestionados. La segunda columna se refiere el total de proveedores que han participado en dichos expedientes, considerando que algunas de las firmas han participado en uno o varios expedientes a la vez. El número total de artículos evaluados en estos procedimientos ascendió a 860, y puesto que cada uno de estos tiene uno o varios criterios de valoración, el montante de criterios para todos los artículos asciende a 3.520. Finalmente, indicar que en las ofertas hay en muchas ocasiones variantes, de ahí el número de 4.110 y que éste por los criterios de cada uno de los artículos ofertados equivale al total de 10.513 indicado en la última columna. Como quiera que para la confección de los informes técnicos, generalmente, se precisa de muestras para su valoración, las 4.110 ofertas recibidas entre ofertas base y variantes, son indicativas del número de paquetes y muestras que se han tenido que solicitar, controlar, seleccionar y evaluar para la confección de los distintos informes técnicos y las que se han tenido que clasificar para diferenciar desde la U.G.P., posteriormente, las adjudicadas de las no adjudicadas. Hemos de señalar, igualmente, que todos los informes se realizan en soporte papel en el que se reflejan los datos indicados en el cuadro resumen y que posteriormente, debidamente firmados por los informantes, son mecanizados en el



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sistema informático, por lo que han sido 10.513 datos los introducidos, equivalentes al total de ofertas por el número de criterios de cada artículo. Finalmente, con respecto a los Informes Técnicos, indicar que mecanizado informáticamente el mismo, se ha de añadir para todos los artículos y proveedores la valoración del criterio Servicio, y una vez obtenidos los listados correspondientes realizar el cotejo correspondiente. 2.1.4.- Inventarios Rotatorios: Aunque la realización material de los Inventarios Rotatorios corresponde al Almacén Central, la coordinación y evaluación de los resultados obtenidos en los mismos corresponde a la U.G.P. Para la confección de estos inventarios, el sistema informático selecciona al azar los grupos y el número de artículos a recontar, aunque nunca excede de cuatro grupos por inventario y 10 artículos máximo por grupo. No obstante, por ser los más significativos por su volumen y valor económico, siempre están presentes en los inventarios rotatorios los grupos 30 y 50.

El siguiente cuadro muestra el resumen de los realizados durante el 2002:

MES CANTIDAD ARTÍCULOS % VARIACIÓN MEDIA ENERO 2 65 0,15 FEBRERO -- -- -- MARZO 1 34 0,09 ABRIL 1 35 0,16 MAYO -- -- -- JUNIO -- -- -- JULIO -- -- -- AGOSTO -- -- -- SEPTIEMBRE -- -- -- OCTUBRE 2 66 0,60 NOVIEMBRE -- -- -- DICIEMBRE -- -- -- T O T A L 6 200 0,005

Como se aprecia, durante los meses de febrero, mayo, junio, julio, agosto,

septiembre, noviembre y diciembre no se realizaron inventarios rotatorios, por falta de



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personal, bien por acumulación de tareas por los trabajos de logística provincial, o bien por estar parte del personal, según los meses, de vacaciones. Igualmente, en el mes de diciembre no se elaboró inventario rotatorio alguno, ya que en este mes es cuando se efectúa el Inventario Anual general del Almacén, por lo que el rotatorio carecía de sentido. Como elemento desfavorecedor a su realización hemos de destacar el aumento continuo de Centros y artículos a suministrar desde el Almacén Central, circunstancia que está en relación directa con el avance de la logística provincial, que ha determinado que el Almacén actúe como una cadena de producción continua, siendo difíciles de encontrar los momentos en que están efectuadas todas las salidas de material, según los pedidos preparados para los G.F.H.,s, para poder efectuar el inventario rotatorio.

La finalidad fundamental de estos inventarios es mantener el control continuo de

los niveles de stock de los distintos artículos almacenados y evaluar y analizar las posibles desviaciones detectadas que para su validación y regularización requerirán la autorización con la firma del Director de Servicios Generales. 2.1.5.- Depósitos de Material y Suministro a Planta: Estos dos aspectos han contribuido en el avance logístico del hospital, ya que han permitido agilizar el suministro de material, liberar inmovilizado del Almacén y descongestionar las tareas del personal de Almacén.

DEPÓSITOS: Durante el año 2002 se han ido estableciendo diversos depósitos de material por parte de los proveedores de material fungible. Esta medida recogida entre las mejoras de servicio ofrecidas por los licitadores en los expedientes de contratación administrativa, u ofrecida mediante negociación con los proveedores tiene una doble finalidad. Por una parte nos permite tener existencias de material continuas y en cantidades pactadas, lo que evita los ocasionales problemas de desabastecimiento, y por otra, nos aporta material sin necesidad de incrementar nuestros niveles de “stock” en Almacén. En esta modalidad de suministro, periódicamente, según pacto con los proveedores, se les realizan pedidos para completar el material utilizado por el Hospital del depósito y que el proveedor repone inmediatamente.

Los artículos concretos que a 31 de diciembre de 2.002 estaban en depósito en el Almacén Central son:



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• I.H.T. Medical, S.A.: 304604: Filtro de neutrófilos para línea arterial. • Palex Medical, S.A.: 302249: Sistema Cardioplejia Hematica. 301772: Cono y regulador de flujo cardiopulmonar. 301452: Circuito de lavado sangre p/autotransfusión. 302825: Oxigenador membrana abierto adulto. 301448: Circuito recogida de sangre p/autotransfusión. • Kodak, S.A.: 360014: Placa línea azul 30x90. 360015: Placa línea azul 35x35. 360016: Placa línea azul 35x43. 360053: Película seca placa 35x43. 360027: Placa línea verde 30x40. 360058: Placa línea verde 35x35. 360028: Placa línea verde 35x43. 360034: Placa multiformato p/monitor 20x25. 360035: Placa mamografía 18x24. 360038: Placa línea azul 12.5x30. 360039: Placa multiformato p/monitor 35x43. 360041: Placa láser húmedo 20x25. 360046: Placa línea verde 18x24. 360050: Líquido revelador 40 l. 360003: Líquido fijador 50 l. 360010: Placa línea azul 18x24. 360011: Placa línea azul 24x30. 360012: Placa línea verde 24x30. 360013: Placa línea azul 30x40. • Textil Planas Oliveras (TEXPOL), S.A.: 501399: Compresa gasa plegada 20x40 17 h. 501400: Compresa gasa plegada 50x50 13 h. 501406: Compresa gasa plegada 20x40 15 h. 501401: Compresa gasa plegada 20x40 RX 17 h. 501402: Compresa gasa plegada 20x40 15 h. granel. 501403: Compresa gasa cosida 50x50 17 h. 501404: Compresa gasa cosida c/cinta RX 50x50 17 h. 501405: Compresa gasa cosida RX 50x50 17 h.



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• Alaris Medical España, S.L.: 303365: Sistema standard Y c/filtro p/bomba infusión doble canal. 303367: Sistema c/sensor p/bomba Jeringa. 303368: Sistema estándar 200cm. P/bomba jeringa. 303363: Sistema opaco p/bomba volumétrica. 303360: Sistema baja absorción p/bomba infusión doble canal. 304785: Sistema opaco bomba Ivac. 303364: Sistema standard p/bomba volumetrica. Las cantidades depositadas por los proveedores, como media, cubren las necesidades de dos meses aproximadamente. Esto ha permitido reducir el importe de nuestros niveles de “stock” y poder gestionar más artículos como almacenables, de los considerados específicos. La tendencia es que para el 2.003 crezca considerablemente el número de artículos en depósito en el Almacén, ya que se ha considerado en los Pliegos de Cláusulas de los expedientes a convocar en ese año, la valoración de su constitución en el apartado Servicio, como contribución a la logística del Hospital.

Si bien, en sentido estricto, los depósitos son los artículos que se mantienen en el Almacén del Hospital pero de propiedad del proveedor, existe otro tipo de depósitos que no pasa por el Almacén. Nos referimos a todo el fungible y reactivos de laboratorio que se controla mediante Actas de Actividad, según se recoge en el Cuadro de Mandos. Todos los proveedores de las actas de actividad envían el material directamente a los laboratorios correspondientes, donde están en depósito y del cual se surte el personal para realizar las determinaciones. Mensualmente, a la vista de las actas de actividad presentadas, se les realiza, desde la U.G.P., a los proveedores los pedidos correspondientes, acordes con el material utilizado y las determinaciones efectuadas.

SUMINISTRO A PLANTA:

En cuanto al suministro directo a Planta de material fungible, es un apartado íntimamente vinculado con el Almacén, y se refiere a la entrega directa en el Servicio correspondiente por parte del proveedor del material que se le ha solicitado mediante vale de petición. Este tipo de actuación está pensada para aquellos artículos muy voluminosos y pesados y cuyo consumo es regular, por lo que se puede programar su entrega fácilmente. Con estas actuaciones el Almacén se libera de mucho trabajo pesado, libera espacio en el Almacén y reduce niveles de “stock”.



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Si durante el 2.001 esta práctica se ha realizado con los Sueros fisiológicos y de

irrigación, así como con los líquidos de Hemodiálisis, en el 2.002 se ha incluido la misma con las Placas y Líquidos radiográficos. 2.1.6.- Modificaciones del Programa Informático: Incluimos este apartado en la Memoria del 2.002 porque durante este año se han desarrollado módulos muy significativos en el programa informático de gestión, que han requerido tiempo y esfuerzo, no sólo del Servicio de Informática del hospital, sino también de miembros de la U.G.P.

Destacan las siguientes actuaciones: Módulo de Comunicación Interna:

Ha permitido un sistema de comunicación en red, a través del sistema informático de gestión, entre los distintos G.F.H.,s del Hospital con el Almacén Central y con la U.G.P. Esto ha facilitado la comunicación efectiva la prescindirse de la vía telefónica para reclamar o indicar cualquier sugerencia en relación al servicio prestado por estas Unidades a los G.F.H.,s. Mediante esta herramienta se puede documentar fehacientemente las incidencias y observaciones, así como se advierte si se han solucionado o no las mismas, ya que el sistema requiere contestación necesariamente. Módulo de Devoluciones: Aunque este módulo ya estaba previsto en el sistema informático de gestión, no estaba, por falta de contenido, operativo. Ha permitido reducir las tareas burocráticas de los G.F.H.,s para devolver el material almacenable o no, recogiéndose la tipificación de causas por las que se hace.



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2.2.- LOGÍSTICA PROVINCIAL:

2.2.1.- Planteamiento General: El Hospital Universitario “Virgen de las Nieves” desde el año 1.995 está trabajando con otros Centros Asistenciales de la provincia para llegar a acuerdos de cooperación logística que redunden en beneficio común, ya que la situación logística actual atomizada e independiente de cada Centro es poco operativa y rentable tanto a nivel logístico como económico. Durante los primeros cinco meses del año 2.003 se ha logrado dar un gran impulso al Proceso Logístico Provincial, merced a la consolidación y ampliación de los Centros y artículos implicados hasta diciembre de 2.002, así como con la toma de contacto e incorporación de nuevos Centros al Proceso, según el análisis que se efectúa en los puntos siguientes. Este impulso viene a confirmar que el Proceso Logístico Común es, cada vez más, una necesidad más que una posibilidad y que, bajo la premisa de no aumento de costos a nivel global y manteniendo la libertad e independencia de cada Centro, el trabajo común genera sinergias positivas para todos y nos hace optimizar las estructuras existentes en aras de una mayor eficacia, efectividad, homogeneidad y economía generales Durante el 2.002 la actividad encaminada al logro del objetivo de una logística común ha sido abundante, destacando el inicio del suministro al Hospital Clínico “San Cecilio” el 28 de abril. Fruto de todas estas actuaciones fue el documento “Hacia un Acuerdo Logístico Provincial” de fecha 18 de diciembre de 2.001 elaborado por la Dirección de Servicios Generales del Hospital Universitario “Virgen de las Nieves”, en el que se recogen los principios teóricos para la consecución de una logística provincial común y el proceso de actuación para su consecución. A continuación pasamos a repasar las actuaciones realizadas en este sentido, acometidas durante el 2.001, con distintos Centros Asistenciales. 2.2.2. Suministro Periférico: Con esta denominación se recogen las actuaciones concretas de suministro que se están realizando en la actualidad en Atención Primaria a Distritos Sanitarios y Centros de Salud.



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Como indicábamos en el inicio del punto 3.1. desde 1.995 este Hospital está prestando soporte logístico al Distrito Sanitario de Santa Fe Loja. Progresivamente se han ido desdoblando y aumentando los Centros acogidos en el acuerdo de cooperación logística, que simplemente pasamos a detallar sin llegar a detallar el contenido económico de los mismos, ya que esa actividad la recoge Almacén en los datos de actividad de su Cuadro de Mandos: G.F.H. DENOMINACIÓN 9001 Distrito Santa Fe-Loja 9002 Centro de Salud Pinos Punete 9003 Centro de Salud Illora 9004 Consultorio Atarfe 9005 Consultorio Albolote 9006 Centro Diálisis de Guadix 9009 Centro de Salud Loja 9010 Centro de Salud Alhama 9011 Centro de Salud Montefrío 9012 Centro de Salud Huétor Tájar 9013 Centro de Salud Santa Fe 9016 Distrito Sanitario Guadix-Baza 9017 Distrito Sanitario Alpujarra Costa 9018 Distrito Sanitario Alcalá la Real Como se aprecia el suministro no sólo se realiza no sólo a Centros Asistenciales de Atención Primaria, sino también al Centro de Diálisis de Guadix que depende del Servicio de Nefrología del Hospital; e incluso se gestiona y realiza suministro a Alcalá la Real en la provincia de Jaén.

Con la nueva configuración de la Atención Primaria, a tenor la Orden de 7 de junio 2002, cuya entrada en vigor se prevé para enero del 2003, el Distrito Santa Fe-Loja, pasa a denominarse Distrito Metropolitano, ampliando las Zonas Básicas que lo integran de 9 Z.B. se amplia hasta 18 Z.B. con una población de referencia de 364.000 habitantes.

Esta circunstancia ha obligado a que durante el año 2002, se inicie la configuración de las Planillas de las Nuevas Zonas Básicas de Salud, definiendo los productos, el consumo medio mensual y la cadencia del suministro.



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2.2.3.- Hospital Universitario “San Cecilio”: Los trabajos más intensos para el logro de un acuerdo de integración logística se han desarrollado con el Hospital Universitario “S. Cecilio” (HUSC). De todas las reuniones mantenidas se has a levantado acta de lo tratado y estuvieron encaminadas a establecer las bases y trabajos para lograr la integración logística progresiva, así como al seguimiento de los acuerdos adoptados. Los elementos claves para lograr la integración son: Proceso progresivo con varias fases. Inicio de suministro desde el Almacén HUVN de cien artículos. Se sigue manteniendo el Almacén del HUSC. Código SAS como lenguaje común entre ambos hospitales. Enlace informático para el traspaso de datos, aunque manteniendo independencia de programas informáticos.

Sobre estas premisas se inició el estudio de los productos que interesaban al HUSC para iniciar el acuerdo por ser los de mayor volumen y consumo, dadas las especiales dificultades des espacio que tiene este hospital para el almacenaje. Al igual que se hizo con el hospital de Baza, se estableció un cuadro con los 200 artículos propuestos que vinculaba el código de cada hospital con el del S.A.S., el precio de adquisición unitario por hospital y el proveedor. Como resultados generales de este estudio destacan: Del total de 200 artículos analizados: 50 no tenían coincidencias totales, bien por no tener uso en alguno de los dos hospitales, por no tener identificado código SAS el producto, o bien por ser material sin cargo para el HUVN. 14 artículos tienen el mismo precio en ambos hospitales. 37 productos son suministrados por el mismo proveedor.

La depuración exacta de productos a suministrar requerirá del análisis del coordinador el HUSC en el Almacén HUVN, quien verificará la coincidencia de productos de uso en ambos hospitales a incluir en el acuerdo.

A fin de determinar las cargas de trabajo que este acuerdo conllevaba, se analizaron los listados de consumos de estos productos por G.F.H. Considerando que el Almacén Central tiene cubicado todo el material y según el número de G.F.H. consumidores y la periodicidad de suministro, así como el promedio de líneas



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preparadas por celador almacenero, se estableció por parte del Almacén un estudio de cargas de trabajo y necesidades de personal para asumir el suministro del HUSC. SUMINISTRO/GFH H.U.V.N. H.U.S.C. % SOBRE HUVN SEMANAL 133 53 39,85 MENSUAL 153 67 43,79

Como conclusión del mismo se determinó la incorporación al Almacén Central de dos celadores- conductores procedentes del Clínico. Incorporación que se produce en el mes de abril. Igualmente, como quiera que es requisito indispensable para operativizar el acuerdo tener enlace informático, se han desarrollado diversos trabajos a este fin, habiéndose establecido las planillas para cada uno de los G.F.H. del HUSC, y habiéndose obtenido un acuerdo de cómo realizar el trasvase de datos para que el proceso sea totalmente informatizado. En este sentido ha sido determinante la adscripción de un informático para todos los procesos de integración logística provincial. A la vista de todas estas actuaciones realizadas, el 28 de Abril del 2002 se hace realidad el suministro de material fungible al HUSC. 2.3.- IMPLANTACIÓN Y GESTIÓN DE LA CALIDAD: Con fecha 11 de junio de 2.001 la Subdirección Económico Administrativa de Compras e Inversiones del HUVN obtuvo el Certificado ISO 9002, hito importante en nuestro Hospital y sin precedentes en el ámbito hospitalario público.

Durante el 2.002 se han realizado el mantenimiento de esta certificación con la realización de auditorías internas y de seguimiento de AENOR.

La consecución de la certificación ha sido una labor ardua que se prolongó durante el 2000 hasta la citada fecha y que ha requerido esfuerzos por parte de todos los miembros de la Subdirección. A pesar de que gran parte del trabajo se realizó durante el 2000, en cuanto a creación de documentación y definición circuitos que requiere expresamente la Norma, durante el 2.001 hasta la fecha de la certificación se realizaron, quizás, los trabajos más delicados, en la medida en que eran los definitivos cara a la obtención del Certificado por parte de la empresa AENOR. Concretamente se efectuó la Visita Previa de AENOR en marzo en la que ésta pulsó el estado del sistema de forma pormenorizada y estableció un informe de la



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situación y de las cuestiones a solucionar y subsanar antes de la auditoría definitiva. La auditoría de certificación se realizó en los primeros días de Mayo, durante los cuales dos auditores de la empresa AENOR analizaron todos los documentos, circuitos y procesos de cada una de las unidades a certificar, fruto de la cual elaboraron un Informe de Auditoría en el que determinaron las observaciones pertinentes que, una vez subsanadas, hicieron realidad la obtención de la pretendida Certificación. La Calidad no es algo que se alcanza con un certificado, lógicamente, sino un proceso continuo, de ahí que los trabajos para su mantenimiento según lo establecido en la Norma Iso 9002 continuaron desde la obtención de la certificación. En este sentido, el sistema tiene establecido un procedimiento para el registro de las anomalías que se vayan produciendo sobre lo establecido que se concreta en el PAC-13, ya aludido en el punto 2.6. de la presente Memoria. El resumen de las Incidencias recogidas a través de los PAC-13 informatizados es el siguiente:



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Tipo Incidencia Cant % Tipo de Asunto Cant % Cerrad S N

Incidencia Marketing

15 8,1 Diferencia importe Fra-pedido

12 12

Modificación injustificada 3 3 Incidencia Planillas.

15 8,1 Inclusión de artículos 1 1

Petición fuera de plazo 14 14 Rotura de Stock 74 40,0 Incumplim.plazo entrega

mat. 74 73 1

Incidencia Presupuesto

18 9,7 Falta Total de Presupuesto.

18 18

Petición material GFH

23 12,4 Solic.almacenable fuera plazo

7 7

Petición GR-140 incompleto

7 7

Petición fuera de planilla 7 7 Duplicidad de pedido 2 2 Devolución de Material

31 16,8 Error petición mat. Por G.F.H

12 11 1

Error petición mat. En U.G.P.

6 6

Proveed.envía mat. distinto

9 7 2

Producto defectuoso 1 1 Necesidad < a la

solicitada 2 2

Error confec.pedido en Compra

1 1

Inciden Acta Actividad

1 0,54

Mala cumplimentación Acta

1 1

Indiden Informes Técn.

1 0,54

Rectificación Informe Técnico

1 1

Inc. Material Adjudica

4 2,2 Producto distinto al adjudicado

2 2

Producto defectuoso 1 1 Producto poco eficaz 1 1 Incidencia de Muestras

2 1,1 Albarán sin numerar partidas

2 2

Material sin/poco mov.

1 0,54

Exceso de stock 1 1

TOTAL 185 100 180 5



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Todas estas incidencias han sido gestionadas en la U.G.P. y han requerido acciones específicas para su subsanación, e incluso la creación o modificación de procedimientos para subsanar situaciones generadoras de disconformidades con lo establecido en el sistema de calidad. Finalmente, indicar que el control de las Incidencias e Informes de No Conformidad se realizó a través de las reuniones establecidas del Comité de Calidad, según lo establecido en la Norma ISO 9002. Igualmente, mediante Auditoría Interna se evaluó el seguimiento del sistema de calidad. 2.4.- FORMACIÓN INTERNA: Hemos de resaltar la actividad docente desarrolla en la U.G.P. durante el año 2.002, que ha ido dirigida hacia dos aspectos fundamentales para el desarrollo del personal adscrito a la misma: Calidad y Programa Informático de Gestión. CALIDAD:

La implantación y seguimiento de un Sistema de Calidad homologado y certificado por una empresa externa, como es el caso de AENOR, ha supuesto un cambio sustancial en la actitud del personal ante sus tareas, implicando, a su vez, la generación de una cultura de calidad en el seno del grupo.

Como todo cambio cultural importante, las modificaciones conductuales y las adaptaciones al nuevo sistema no son inmediatas, requiriendo tiempo y esfuerzo para su comprensión y manteniéndose, en determinadas personas y momentos, cierto rechazo al cambio.

La finalidad didáctica de las charlas y sesiones informativas impartidas por el Jefe de Grupo de la UGP y por el responsable de calidad de Almacén-UGP han ido dirigidos, lógicamente, a superar estas barreras y a generar confianza en el nuevo sistema, así como a su aceptación e implementación en la actividad cotidiana de la U.G.P.

En estas sesiones se han abordado desde la documentación propia del sistema ISO 9002, a los Manuales de Gestión y Procedimientos Internos, así como a la valoración y respuesta a las Incidencias e Informes de No Conformidad propuestos por AENOR o la Auditoría Interna, sin olvidar el aspecto positivo de superación contínua que el establecimiento y mantenimiento de un sistema de calidad implica.



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PROGRAMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN:

La vinculación entre las tareas desarrolladas por los miembros de la U.G.P. y el Sistema Informático es total, hasta tal punto que no se podría trabajar sin su existencia. Todo pasa y se recoge informáticamente. De ahí la importancia del buen conocimiento del programa.

Suele ocurrir que cada miembro se ciñe, dentro del grupo, a un número determinado de acciones, que son las tareas que realiza cotidiánamente; sin embargo, períodos vacacionales, enfermedad de compañeros o simplemente cambio en las tareas desempeñadas, hacen que seamos incapaces de responder con soltura a las demandas de nuestros clientes o a las exigencias de nuestro trabajo.

Para superar estas dificultades el Jefe de Grupo de la U.G.P. impartió 1curso al

personal de la misma, en Octubre, en los que se fueron analizando todos los aspectos y detalles del programa, en lo que atañe a nuestra parcela laboral, así como las innovaciones de los Módulos de Comunicación Interna y de Gestión de Devoluciones de Material.

Este curso de contenido más práctico que teórico, desarrollado en turno de tarde

durante dos días a la semana, han contribuido, además de profundizar en el conocimiento del sistema informático, a establecer un mayor nivel de comunicación en el seno del grupo, ya de por sí bastante fluida e informal. 3.- ALMACEN Además de los contenidos en el informe emitido con ocasión del “Inventario Anual”, de diciembre 2002, y los emanados del “Cuadro de Mandos”, otros datos a tener en cuenta en la evolución del Almacén Centralizado durante el ejercicio de 2002 son los siguientes: 3.1.- DATOS ECONOMICOS.-

3.1.1. Reconversión de artículos específicos a almacenables.-

Durante este ejercicio, en cooperación con la U.G. de Pedidos, se ha continuado reconvirtiendo artículos específicos a almacenables. Utilizando para ello los datos referidos a G.F.H. que los consumen y número de peticiones que se tramitan. Reconversiones que, debido al ajuste de stock y su más esmerado control, se han asumido sin incremento en el montante del inmovilizado, llegando incluso a reducirse este en el total de stock a final del ejercicio (- 21.95 %), al pasar de los 1.093.842 € al



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cierre de 2001, a los 853.782 € al del 2002, según el desglose que se indica en al cuadro siguiente:

ARTICULOS EN ACTIVO A Ñ O S PROPIOS DEPOSITO

OBSOLETOS

TOTALES

2001

961.619 €

36.060 €

96.161 €

1.093.840 €

2002

708.867 €

105.682 €

39.233 €

853.782 €

Un ejemplo de material que ha pasado de especifica a almacenable son los cinco artículos del Grupo 60: Ø 600021 Viscoelastico en viales-hialuronato sodico al 1% en jeringa, con un

valor de stock a final del ejercicio de 107 €. Ø 602247 Equipo quir. facoemulsificación primera cirugía, con un valor de stock a

final del ejercicio de 5.353 € . Ø 602248 Equipo quir. facolemulsificación siguiente cirugía, con un valor de stock al

final del ejercicio de 14.372 €. Ø 602249 Equipo quir. vitrectomía completa, con un valor de stock al final del

ejercicio de 3.943 €. Ø 602502 Perfluorocarbonos vial 5 cc., con un valor de stock al final del ejercicio de 0

€. Artículos cuyo stock al final del ejercicio incrementaron el del total de almacén en 23.775 € (2,78 %). 3.1.2. Gestión de artículos obsoletos.- En coordinación con la U.G. de Pedidos, hemos gestionado el consumo por parte de los G.F.Hs. o la devolución a proveedor de material sin movimiento (obsoleto) por importe de 97.717 €. Habiendo agotado el stock de un total de 58 artículos que se encontraban en esa situación.



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3.1.3. Material en deposito.- También, en coordinación con la U.G. de Pedidos, se han incrementado los artículos en situación de deposito, alcanzando la cantidad de 40, por un valor al final de ejercicio de 105.682 € (12,38 % del total de stock). Seguidamente desglosamos los artículos y su valoración al final del ejercicio: ♦ 303364 Sistema estándar p/bomba volumétrica, 125 € ♦ 303365 Sistema estándar y c/filtro p/bomba infusión doble canal, 1.964 €. ♦ 303367 Sistema c/sensor p/bomba jeringa, 4.039 € ♦ 303368 Sistema estándar 200 cm. P/bomba jeringa, 0 € ♦ 303360 Sistema baja absorción p/bomba infusión doble canal, 3.777 € ♦ 301772 Cono y regulador de flujo cardiopulmonar, 17.839 € ♦ 304604 Filtro de neutrofilos para línea arterial c/by-pass, 4.183 €. ♦ 306589 Equipo de hemodinamica, 4.805 € ♦ 305589 Equipo recuperación sangre post-quirurgico, 7.168 € ♦ 360003 Liquido fijador similar MAFE G-334 50 litros, 525 € ♦ 360010 Placa línea azul 18 x 24, 96 € ♦ 360011 Placa línea azul 24 x 30, 2.239 € ♦ 360012 Placa línea verde 24 x 30, 320 € ♦ 360013 Placa línea azul 30 x 40, 2.132 € ♦ 360014 Placa línea azul 30 x 90, 600 € ♦ 360015 Placa línea azul 35 x 35, 843 € ♦ 360016 Placa línea azul 35 x 43, 3.410 € ♦ 360027 Placa línea verde 30 x 40, 107 € ♦ 360050 Liquido revelador similar MAFE G-138 40 litros, 939 € ♦ 360058 Placa línea verde 35 x 35, 281 € ♦ 360028 Placa línea verde 35 x 43, 341 € ♦ 360034 Placa multiformato p/monitor 20x25, 143 € ♦ 360035 Placa mamografia 18 x 24, 478 € ♦ 360038 Placa línea azul 12,5 x 30, 86 € ♦ 360039 Placa multiformato p/monitor 35 x 43, 2.180 € ♦ 360041 Placa laser húmedo 20 x 25, 1.221 € ♦ 360046 Placa línea verde 18 x 24, 96 € ♦ 360053 Película seca-placa-35x43 kodak, 3.660 € ♦ 500017 Algodón arrollado 1000 gr., 741 € ♦ 501335 Gasa cortada/doblada 50x50 radiopaco........, 3.404 € ♦ 501336 Gasa cortada/doblada 20x25, malla.............., 4.248 € ♦ 501337 Gasa cortada/doblada 40x40, malla ............., 6.264 € ♦ 501339 Compresa vientre 50x50 .............................., 1.904 €



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♦ 501340 Compresa vientre 25x25 .............................., 0 € ♦ 501355 Gasa cortada/doblada 20x40 ........................, 1.750 € ♦ 600021 Viscoelastico en viales-hialuronato sodico al 1% en jeringa, 107 € ♦ 602247 Equipo quir. Facoemulsificación primera cirugía, 5.353 € ♦ 602248 Equipo quir. Facoemulsificación siguientes cirugías, 14.372 € ♦ 602249 Equipo quir. Vitrectomia completo, 3.943 € ♦ 602502 Perfluorocarbonos vial 5 cc., 0 € Estando en negociaciones muy avanzadas para incrementar el número de proveedores que se acogen a este sistema de suministros.

3.2- DATOS DE LOGISTICA.- 3.2.1.- Programaciones de concursos.-

Durante este ejercicio se puso en funcionamiento el sistema de programaciones de entrega del material adjudicado mediante concurso publico o precio negociado, y su remisión a los proveedores, con carácter trimestral (manteniendo el criterio de una entrega mensual). Sistema que ha supuesto racionalizar las peticiones de entrega mensuales, ajustando estas a las necesidades reales, ya que al bajar el horizonte de programación de 12 a 3 meses, y efectuarse estas de acuerdo con los stock y consumos medios, si estos sufren incrementos o decrementos, el sistema va regularizado los pedidos de posteriores programaciones, de modo que no nos encontremos con artículos que han bajado ostensiblemente en su consumo y sigamos manteniendo las peticiones durante todo el año; o el caso contrario, es decir, que el consumo se vea incrementado y mantengamos peticiones que no podrían soportar el consumo, viéndonos obligados a efectuar constantes pedidos adicionales. 3.2.2. Rotura de stock.- Durante este ejercicio se ha consolidado la asunción del análisis de necesidades y tramitación de peticiones de compra a la U.G. de Pedidos. Tarea que inicialmente se comenzó a efectuar con carácter semanal, pero, a fin de reducir el número de pedidos a proveedor, y sus consiguientes entradas, se consideró más racional elevar la periodicidad a quincenal. Confeccionando un calendario de obligado cumplimiento (se adjunta, a modo de ejemplo, el correspondiente al ejercicio 2003). Todo ello, unido a la mejora en el sistema de reclamaciones a proveedor que indicamos en el punto siguiente (3.2.3.), han dado como resultado una apreciable disminución en el numero de líneas no suministradas durante este ejercicio, en relación



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con el de 2001, a pesar del incremento en el numero de líneas suministradas al hacernos cargo de parte del suministro del H.U. “San Cecilio”. Datos que queda de manifiesto en el siguiente cuadro:

A Ñ O S

TOTAL LINEAS

PEDIDAS

TOTAL LINEAS NO

SERVIDAS

PORCENTAJE LINEAS NO SERVIDAS

2001

219.923

5.494

2,50 %

2002

254.756

2.593

1,02 %



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CALENDARIO TRAMITACION ROTURAS DE STOCK

A Ñ O 2 0 0 3

L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D

E N E R O F E B R E R O M A R Z O

1 2 3 4 5 1 2 1 2 6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 3 4 5 6 7 8 9 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 24 25 26 27 28 29 30 31

A B R I L M A Y O J U N I O

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22 28 29 30 26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29 30

J U L I O A G O S T O S E P T I E M B R E

1 2 3 4 5 6 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 28 29 30 31 25 26 27 28 29 30 31 29 30

O C T U B R E N O V I E M B R E D I C I E M B R E

1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4 5 6 7 6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 8 9 10 11 12 13 14 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 15 16 17 18 19 20 21 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 22 23 24 25 26 27 28 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 29 30 31

SEMANA DE ESTUDIO DE NECESIDADES Y TRAMITACION DE PETICIONES DE

COMPRA.



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3.2.3. Reclamaciones a proveedor.- Durante este ejercicio también se ha consolidado el sistema de reclamaciones a proveedor, consiguiendo, junto con la U.G. de Pedidos, reducir ostensiblemente los incumplimientos en los plazos de entrega establecidos. Mediante la tramitación de documentos PAC-C-13 para su posterior proceso sancionador, en los casos de concursos públicos y precios negociados; así como anulando los pedidos, desactivando en el marketing el/los artículo/s del proveedor y efectuando compras a proveedores alternativos, cuando las demoras llegan poner en peligro el suministro a nuestros G.F.Hs.. Esfuerzos que han dado como resultado, junto con el continuo control de la rotura de stock, la reducción en los incumplimientos de suministros que se reflejan en el cuadro anterior (punto 3.2.2). No pudiendo, de momento, reducirlo en mayor número debido a los tramites burocráticos que, en el caso de los concurso, alargan el tiempo hasta que se puede efectuar la compra a otro proveedor. 3.2.4. Racionalización sistema de suministros.- Durante este ejercicio además de consolidarse el sistema de suministros (semanales, quincenales y mensuales), y a fin de minimizar en lo posible la repercusión que en las cargas de trabajo ha tenido la inclusión en el sistema de suministros parte de los artículos del H.U. “San Cecilio”, se ha procedido a establecer la unidad de venta mínima a G.F.H., de modo que, en la medida de lo posible, nos hemos ajustados al envase de proveedor, para evitar gran número de recuentos en la preparación de pedidos. También se han efectuado depuraciones de G.F.Hs., refundiendo alguno de ellos, como en el caso de los quirófanos del Hospital General, que venían pidiendo material hasta en tres pedidos distintos (quirófanos, anestesias, etc...), que una vez recibidos se refundían en un solo almacén de planta. Quedando en la siguiente forma: G.F.Hs. NUEVOS G.F.Hs. SUPRIMIDOS

3176 3076 - 3159 3177 3075 - 3162 - 3148 3178 3074 - 3160 3179 3062 - 3068 - 3158 3180 3067 - 3161



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3.2.5.- Cubicaje de artículos.-

Una vez instauradas y registradas informáticamente tanto la “Presentación preferente” como la “Unidad de venta de Almacén”, que nos posibilitaron establecer los envases más operativos de acuerdo a las cantidades más requeridas por los G.F.Hs. y que el sistema informático genere las programaciones de entrega y los albaranes de preparación con cantidades múltiplos de la variable establecida, se ha procedido durante el años 2001 a la medición de todo el material almacenable y a registrarlo en el programa informático (pantalla mat110 “Registro/Consulta de Artículos”), de modo que disponemos del cubicaje de todos los artículos a fin de obtener informaciones de necesidades de espacio según los stocks que se establezcan, metros cúbicos de preparación y suministro de pedidos, etc..... 3.2.6. Incremento y control preparación pedidos.- Durante este ejercicio se ha perfeccionado el sistema de control de preparación de perdidos, que nos ha posibilitado obtener información muy valiosa para determinar las tareas que efectúa el personal, y las que supone cada una de las unidades peticionarias (diversos parámetros: número G.F.Hs., número pedidos, número líneas, número artículos, metros cúbicos, importes, etc...). También se han visto incrementados las unidades peticionarias suministrar, con la inclusión de los correspondientes al H.U. “San Cecilio” (160 G.F.Hs.). De todo ellos podemos obtener información y gráficos como los que se acompañan, y que sirven para obtener una visión más ágil de las cargas de trabajo que soporta el almacén.



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EVOLUCION DEL SUMINISTRO EFECTUADO DESDE EL ALMACEN CENTRALIZADO A CENTROS AJENOS AL HOSPITAL UNIVERSITARIO “VIRGEN DE LAS NIEVES”.-

-DISTRITO METROPOLITANO Y CENTROS DE SALUD-

G.F.H.

C E N T R O S

INICIO DE

SUMIN.

2.000

2.001

2.002

9000

DISTRITO GRANADA NORTE

26.07.95

13.679,12

47.906,31

52.125,85

9001

DISTRITO METROPOLITANO

24.04.95

11.592,12

10.850,59

40.218,47

9002

C. SALUD PINOS PUENTE

03.05.99

16.870,09

17.719,62

22.543,22

9003

C. SALUD ILLORA

03.05.99

9.490,26

10.844,63

13.833,04

9004

C. SALUD ATARFE

03.05.99

15.129,91

20.488,24

14.510,27

9005

C. SALUD ALBOLOTE

04.03.02

-

-

9.129,54

9009

C. SALUD LOJA

03.05.99

15.633,05

27.614,39

24.285,02

9010

C. SALUD ALHAMA

03.05.99

11.330,55

10.349,29

13.309,60

9011

C. SALUD MONTEFRIO

03.05.99

5.489,77

8.070,03

11.386,26

9012

C.SALUD HUETOR TAJAR

03.05.99

13.490,06

12.776,26

20.777,97

9013

C. SALUD SANTA FE

03.05.99

26.940,27

31.572,86

37.805,04

9019

C. SALUD ALFACAR

05.05.03

-

-

-

9020

C. S. CENES DE LA VEGA

05.05.03

-

-

-

9021

C. SALUD PELIGROS

-

-

-

-

9022

C. SALUD MARACENA

05.05.03

-

-

-

9023

C.SALUD CHURRIANA

05.05.03

-

-

-

9024

C. SALUD IZNALLOZ

05.05.03

-

-

-

9025

C. S. VALLE DE LECRIN

02.04.03

-

-

-

9026

C. SALUD ARMILLA

02.04.03

-

-

-

9027

C. SALUD LA ZUBIA

02.04.03

-

-

-

T O T A L E S . . . . . . . . . . . . . . . . . .

139.645,20

198.192,22

259.924,28



ISO 9002

-CENTRO DE DIALISIS DE GUADIX-

9006

CTRO. DIALISIS GUADIX

05.03.96

366.588,04

350.681,29

365.879,02

-DISTRITO SANITARIO ALCALA LA REAL-

9018

D.S. ALCALA LA REAL

07.03.00

-

2.628,31

8.364,32

-CENTRO REGIONAL DE TRANSFUSIONES-

9014

CTRO. REG. TRANSFUS.

07.03.00

47,06

38,28

208,41

-CENTRO DE EMERGENCIAS SANITARIAS O61-

3094

EMERGENCIAS 061

24.03.95

41.421,62

59.971,99

107.857,19

-HOSPITAL UNIVERSITARIO “SAN CECILIO”-

9100 HOSPITAL DE DIA QUIRURGICO 18.04.02 - - 3.591,12 9101 SALA DIGESTIVO 18.04.02 - - 7.179,41 9102 ADMISION 18.04.02 - - 7,81 9103 JEFATURA ADMTA ASISTENCIALES 18.04.02 - - 0,78 9104 SALA ENDOCRINOLOGIA 18.04.02 - - 2.032,24 9105 SALA OTORRINOLARINGOLOGIA 18.04.02 - - 5.021,37 9106 QUIROFANO

OTORRINOLARINGOLOGIA 18.04.02 - - 2.848,09

9107 QUIROFANO DERMATOLOGIA 18.04.02 - - 3.426,12 9108 RADIADIAGNOSTICO P. ESPEC. 18.04.02 - - 3.777,17 9109 QUIROFANO OFTALMOLOGIA 18.04.02 - - 1.877,17



ISO 9002

9110 ESTERILIZACION 18.04.02 - - 49.940,15 9111 SALA NEUMOLOGIA 18.04.02 - - 6.426,88 9112 SALA CARDIOLOGIA 18.04.02 - - 7.007,99 9113 SALA NEUROLOGIA 18.04.02 - - 6.039,44 9114 SALA DERMATOLOGIA 18.04.02 - - 1.471,00 9115 SALA OFTALMOLOGIA 18.04.02 - - 256,39 9116 SALA REUMATOLOGIA 18.04.02 - - 2.437,98 9117 S.I.U. 18.04.02 - - 22,28 9118 C.P.E. LOJA 18.04.02 - - 355,77 9119 SALA OBSTETRICIA 6ª IZDA. 18.04.02 - - 5.815,94 9120 SALA GINICOLOGIA 6ª DCHA. 18.04.02 - - 3.562,71 9121 SALA OBSTATRICIA 7ª DCHA. 18.04.02 - - 7.580,24 9122 SALA OBSTETRICIA 7ª IZDA. 18.04.02 - - 9.181,20 9123 DILATACION Y PARITORIO 18.04.02 - - 12.017,03 9124 SALA VASCULAR IZDA. 18.04.02 - - 11.250,71 9125 SALA VASCULAR DCHA. 18.04.02 - - 6.862,99 9126 SALA LACTANTES 18.04.02 - - 5.519,19 9127 SALA R.N. PATOLOGICOS 18.04.02 - - 5.222,22 9128 LABORATORIO BIOQUIMICA

URGENCIAS 18.04.02 - - 1.528,12

9129 LABORATORIO HEMATOLOGIA HEMOTERAOPIA

18.04.02 - - 5.677,41

9130 U.R.A. 18.04.02 - - 29,53 9131 QUIROFANO GINECOLOGIA

OBSTETRICIA 18.04.02 - - 5.865,88

9132 SALA PREESCOLARES 18.04.02 - - 5,35 9133 SALA ESCOLARES 18.04.02 - - 7.220,89 9134 SALA U.C.I.P. 18.04.02 - - 7.284,39 9136 LABORATORIO TOXICOLOGIA 18.04.02 - - 468,91 9137 SALA INFECCIOSOS MEDICINA

INTERNA 18.04.02 - - 5.336,93

9138 SALA MEDICINA INTERNA B 18.04.02 - - 7.346,35 9139 SALA SALUD MENTAL 18.04.02 - - 6.044,83 9140 LABORATORIO BIOQUIMICA 18.04.02 - - 985,56 9141 R.I.A. 18.04.02 - - 112,02 9143 SECCION DE INMUNOLOGIA 18.04.02 - - 544,96 9144 SALA MED. INTERNA A 18.04.02 - - 10.962,76 9145 DIALISIS PERITONEAL (MEDICINA

INTERNA) 18.04.02 - - 18,63

9146 SALA DE HEMODIALISIS 18.04.02 - - 5.490,40 9147 SALA MEDICINA INTERNA A3-B3 18.04.02 - - 9.651,43 9148 COMUNIDAD TERAPEUTICA

ALFACAR 18.04.02 - - 2.917,57

9149 FARMACIA 18.04.02 - - 624,00 9150 LABORATORIO MICROBIOLOGIA-

BACTER. 18.04.02 - - 608,13

9151 SEROLOGIA 18.04.02 - - 558,99 9152 COCINA DE MEDIOS 18.04.02 - - 216,99 9153 SECRETARIA MICROBIOLOG. 18.04.02 - - 0,00 9155 LABORATORIO ANATOMIA

PATOLOGICA 18.04.02 - - 918,19

9156 MEDICINA PREVENTIVA 18.04.02 - - 52,50 9157 SALA HEMODIALISIS ANTEGENO + 18.04.02 - - 1.386,85 9158 LABORATORIO FARMACOLOGIA

CLINICA 18.04.02 - - 35,55

9159 LABORATORIO GENETICA 18.04.02 - - 148,33 9160 SALA U.C.I. (SALA A/B) 18.04.02 - - 14.848,78



ISO 9002

9161 SALA U.C.I. (SALA C) 18.04.02 - - 4.043,58 9162 SALA CIRUGIA B-II 18.04.02 - - 7.479,38 9163 SALA CIRUGIA GRAL. A 18.04.02 - - 6.534,94 9164 QUIROFANO CIRUGIA GENERAL A/B 18.04.02 - - 6.187,30 9165 QUIROFANO UROLOGIA 18.04.02 - - 4.018,01 9166 QUIROFANO TRAUMATOLOGIA 18.04.02 - - 10.894,99 9167 MEDICINA NUCLEAR 18.04.02 - - 1.265,38 9168 SALA ONCOLOGIA 18.04.02 - - 8.553,58 9169 SALA TRAUMATOLOGIA I 18.04.02 - - 6.220,25 9170 SALA TRAUMATOLOGIA II 18.04.02 - - 13.631,69 9171 HOSTELERIA PLANTAS 18.04.02 - - 922,83 9172 ESTERILIZACION P. QUIR. PLTA 3ª 18.04.02 - - 26.661,13 9173 SALA UROLOGIA 18.04.02 - - 10.749,16 9174 QUIROFANO VASCULAR 18.04.02 - - 34,60 9175 COCINA 18.04.02 - - 9.517,04 9176 SALA REANIMACION -DESPER. 18.04.02 - - 6.271,96 9177 C0NSULTA RADIOTERAPIA

COBALTO 18.04.02 - - 420,53

9178 SALA CIRUGIA B-I 18.04.02 - - 8.415,50 9179 QUIROFANO URGENCIAS 18.04.02 - - 4.749,21 9180 UNIDAD DE DIETETICA 18.04.02 - - 197,68 9182 C.P.E. ZAIDIN 18.04.02 - - 5.038,62 9183 CONSULTA RADIOLOGIA

VASCULAR 18.04.02 - - 0,00

9184 RADIODIAGNOSTICO P. CONSULTAS 18.04.02 - - 884,85 9185 URGENCIAS EXTERNAS 18.04.02 - - 55.573,08 9186 UNIDAD VENTILACION

PROLONGADA 18.04.02 - - 2.305,71

9187 UNIDAD MECANICA DOMICILIARIA 18.04.02 - - 660,36 9189 CONSULTA NEUROFISIOLOGIA

(EEG) 18.04.02 - - 431,39

9190 DIRECCION ENFERMERIA 18.04.02 - - 0,93 9191 SUBDIRECCION ENFERMERIA 18.04.02 - - 3,70 9192 UNIDAD PROTECCION

RADIOLOGICA 18.04.02 - - 1,85

9194 MANTENIMIENTO 18.04.02 - - 277,66 9197 CONSULTA FISIOPATOLOGIA 18.04.02 - - 1.942,30 9199 CONSULTA QUIMIOTERAPIA (H.

DIA) 18.04.02 - - 2.305,42

9200 CONSULTA CIRUGIA GRAL. B 18.04.02 - - 212,84 9201 CONSULTA MEDICINA PREVENTIVA 18.04.02 - - 13,80 9203 CONSULTA DIGESTIVO 18.04.02 - - 95,45 9204 RELACIONES LABORALES 18.04.02 - - 12,96 9205 DOCUMENTACION CLINICA 18.04.02 - - 0,68 9206 TRABAJO SOCIAL 18.04.02 - - 0,00 9208 C.E.S.I.F. 18.04.02 - - 1,68 9209 CONSULTA MEDICINA INTERNA A/B 18.04.02 - - 30,26 9210 CONSULTA VASCULAR 18.04.02 - - 579,20 9211 CONSULTA NEUMOLOGIA 18.04.02 - - 43,86 9212 DIRECCION GERENCIA 18.04.02 - - 73,66 9215 SUBDIRECCION ECONOM. ADMTVA.

PERSONAL 18.04.02 - - 4,63

9217 CONTRATACION 18.04.02 - - 3,24 9218 SUBDIRECCION SERVICIOS

GENERALES 18.04.02 - - 0,00

9220 LENCERIA 18.04.02 - - 3.400,46 9221 PERSONAL SUBALTERNO 18.04.02 - - 3,14



ISO 9002

9222 CONSULTA OFTALMOLOGIA 18.04.02 - - 4.184,44 9223 CONSULTA DERMATOLOGIA 18.04.02 - - 1.583,74 9224 CONSULTA TRAUMATOLOGIA 18.04.02 - - 1.332,78 9226 CONSULTA GINECOLOGIA 18.04.02 - - 435,14 9227 CONSULTA PEDIATRIA 18.04.02 - - 129,04 9228 CONSULTA ESTIMULACION PRECOZ 18.04.02 - - 629,86 9229 CONSULTA CIRUGIA GRAL. A 18.04.02 - - 206,13 9230 CONSULTA UROLOGIA 18.04.02 - - 482,34 9231 CONSULTA INFECCIOSOS MED.

INTERNA B 18.04.02 - - 279,27

9232 CONSULTA CARDIOLOGIA 18.04.02 - - 101,84 9233 CONSULTA P. ESFUERZO

MARCAPASOS 18.04.02 - - 231,55

9234 CONSULTA NEUROLOGIA 18.04.02 - - 18,07 9235 CONSULTA ENDOCRINOLOGIA 18.04.02 - - 146,80 9236 CONSULTA REUMATOLOGIA 18.04.02 - - 13,66 9237 CONSULTA ENDOSCOPIA 18.04.02 - - 2.515,86 9238 CONSULTA ALERGIA 18.04.02 - - 859,53 9239 CONSULTA ECOCARDIOGRAFIA 18.04.02 - - 1,19 9241 CONSULTA

OTORRINOLARINGOLOGIA 18.04.02 - - 701,19

9242 CONSULTA LITOTRICIA 18.04.02 - - 438,03 9243 CONSULTA ONCOLOGIA 18.04.02 - - 30,59 9249 UNIDAD DE MAMA 18.04.02 - - 5,55 9250 INVESTIGACIONES MEDICAS 18.04.02 - - 785,32 9252 CONSULTA REHABILITACION 18.04.02 - - 145,41 9257 PEDIDOS URGENTES CLINICO

LUNES 18.04.02 - - 201,95

9258 PEDIDOS URGENTES CLINICO M/X 18.04.02 - - 503,49

9259 PEDIDOS URGENTES CLINICO J/V 18.04.02 - - 0,00 9260 REHABILITACION CARDIACA 25.05.03 - - -

TOTALES.............................................. 494.254,79



ISO 9002

0

100

200

300

400

500

600

may-02 jun-02 jul-02 ago-02 sep-02 oct-02 nov-02 dic-02

COMPARATIVO G.F.Hs. SUMINISTRADOS

H.U.V.N. 544 516 504 87 510 501 468 372

H.U.S.C. 336 316 250 133 247 364 343 177

C. SALUD 10 11 12 2 10 11 11 8




ISO 9002

0

500

1000

1500

2000

2500


COMPARATIVO DE PEDIDOS SUMINISTRADOS

H.U.V.N. 2472 2234 2336 289 2294 2382 2033 1848

H.U.S.C. 1019 935 732 391 704 1049 1053 520

C. SALUD 57 53 60 5 54 52 54 41




ISO 9002

0

5000

10000

15000

20000

25000


COMPARATIVO DE LINEAS SUMINISTRADAS

H.U.V.N. 20004 19175 22733 3069 20003 19306 17542 15943

H.U.S.C. 4999 4506 3854 2120 3234 4623 5144 2695

C. SALUD 436 399 520 108 344 372 325 332




ISO 9002

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

5000


COMPARATIVO DE NUMERO DE ARTICULOS SERVIDOS (en miles)



ISO 9002

0

100

200

300

400

500

600


COMPARATIVO DE METROS CUBICOS SUMINISTRADOS

H.U.V.N. 491 470 570 72 490 486 435 387

H.U.S.C. 192 178 148 81 132 188 207 104

C. SALUD 21 24 27 7 17 21 17 24




ISO 9002

3.2.7.- Almacenes de planta.-

Durante el año 2001 se ha finalizado el proyecto de instalación de los almacenes

de planta en los hospitales: MATERNO INFANTIL y MEDICO QUIRURGICO (ver anexo I). Estando previsto para este año la instalación de los del HOSPITAL DE REHABILITACION Y TRAUMATOLOGIA. 3.2.8.- Talonarios Distritos Sanitarios.-

la recepción, almacenaje y distribución de los talonarios de recetas y partes

médicos, para todos los distritos sanitarios de Granada. 3.2.9.- Implantación de jornada de tarde.

Uno de los mayores avances producidos en el año 2002, en la logística del Almacén Central, ha sido la implantación de la jornada de tarde, de forma que el Almacén permanece abierto ininterrumpidamente mañana y tarde dos días a la semana, miércoles y jueves.

Esto ha sido posible gracias, primero a la cobertura de las vacantes existentes en el Almacén, por un proceso especial de selección, en Mesa de Seguimiento, en base al cual los celadores- conductores adscritos a la Unidad de Distribución ( almacén y lavandería), por sus condiciones especificas de trabajo, pueden renunciar en el momento de la selección, sin que queden excluidos ni penalizados en Bolsa de Contratación. Y en segundo lugar, por el acuerdo alcanzado con la Dirección de Enfermería, en virtud del cual se inicia el suministro al HMI y al HRT por la tarde.

Todo ello bajo la dirección de los responsables de almacén, Luis Gómez y Pepe

Mesa, y el Coordinador de la UGP-Almacén, Agustín González.

El calendario de suministro y distribución queda de la siguiente forma: 3.3.-INVENTARIO ANUAL:

INFORME QUE EMITE EL JEFE DE GRUPO DE ALMACEN CENTRALIZADO, SOBRE EL INVENTARIO ANUAL, EFECTUADO DURANTE LA SEMANA DEL 2 AL 8 DE DICIEMBRE DE 2002.-



ISO 9002

Una vez finalizado el citado inventario, y después de proceder a la regularización de aquellos artículos que registraron diferencias entre las existencias teóricas (sistema informático) y las reales (recuento), hemos obtenido las siguientes informaciones:

- DATOS ECONOMICOS DEL INVENTARIO 2002 - GRUPO

STOCK PRE-INVENTARIO

STOCK POST-INVENTARIO

DIFERENCIA

03

12.637,91

13.642,88

+ 1.004,97

06

84.975,91

83.410,29

- 1.565,62

09

21.586,18

21.971,73

+ 385,55

15

34.993,20

37.150,03

+ 2.156,83

18

12.758,23

12.523,38

- 234,85

24

1.055,16

1.094,55

+ 39,39

30

578.665,37

583.790,28

+ 5.124,91

33

94.117,04

93.628,02

- 489,02

36

19.699,18

19.699,18

0

40

641,79

610,81

- 30,98

50

238.391,62

237.722,07

- 669,55

60

41.582,04

41.582,04

0

65

673,16

673,16

0

66

1.872,51

1.849,67

- 22,84

TOTALES

1.143.649,30

1.149.348,09

+ 5.698,79



ISO 9002

• STOCK PRE-INVENTARIO . . . . . . . . 1.143.649,30 € • STOCK POST-INVENTARIO . . . . . . . 1.149.348,09 €

• DESVIACION (positiva) . . . . . . . . . . . 5.698,79 €

Stock que se ha visto modificados, en relación con los del mismo periodo del

ejercicio anterior, en las siguientes cantidades y porcentajes:

I M P O R T E DIFERENCIA

S T O C K AÑO 2001 AÑO 2002 IMPORTE %

PRE-INVENTARIO 1.078.691,14 1.143.649,30 + 64.958,16 + 6,02

POST-INVENTARIO

1.082.508,85 1.149.348,09 + 66.839,24 + 6,17

Importes y diferencias que se ven modificadas considerablemente teniendo en cuenta las

siguientes circunstancias:

• Durante el ejercicio 2002 se ha dejado de gestionar el “Almacén de Lencería”

(Grupo 21), que disponía de un saldo después del Inventario del 2001 de 42.108,07

€ , y se ha incluido parte (cinco artículos) del “Almacén de Implantes y Prótesis en

General” (Grupo 60), que hasta entonces figuraban como específicos, por un valor

de 94.844,- €. Lo que supone un incremento en las necesidades de stock con

respecto al 2001 de 52.735,93 € .

• También, durante el ejercicio 2002, se ha comenzado el suministro de parte del

material al Hospital Universitario “San Cecilio”, alcanzando hasta la fecha una

media mensual de 64.221,29 €. Por lo que, si tenemos en cuenta que el stock de

seguridad (un mes) más el horizonte de compra (un mes) alcanzan la cantidad de



ISO 9002

128.442,58 € en que habría que incrementar nuestro stock para hacer frente a tal

suministro.

Resultando, solamente con estas dos circunstancias, que nuestras necesidades de

stock se ha visto incrementadas en 181.178,51 € (52.735,93 € + 128442,58 €) en

relación con las mismas fechas del pasado año. Que si la descontásemos del stock post-

inventario de este año obtendríamos la siguiente cantidad: 968.169,58 € (1.149.348,09

€

- 181.178,51 €). Con lo que el incremento registrado en el stock post-inventario (6,17

%), se convertiría en un decremento del 10.56%.

En cuanto al desglose del stock según el tipo de material con que contamos al

finalizar el inventario, este quedaría de la siguiente forma:



ISO 9002

A C T I V O S

GRUPO PROPIOS DEPOSITO

OBSOLETOS

TOTALES

03 11.567,84 - 2.075,04 13.642,88

06 73.793,68 - 9.616,61 83.410,29

09 10.599,99 - 11.371,74 21.971,73

15 36.923,14 - 226,89 37.150,03

18 12.064,08 - 459,30 12.523,38

24 1.066,89 - 27,66 1.094,55

30 521.518,03 54.580,32 7.691,93 583.790,28

33 86.328,09 - 7.299,93 93.628,02

36 - 19.699,18 - 19.699,18

40 610,81 - - 610,81

50 219.935,18 16.210,49 1.576,40 237.722,07

60 - 41.582,04 - 41.582,04

65 673,16 - - 673,16

66 1.849,67 - - 1.849,67

TOTALES 976.930,56 132.072,03 40.345,50 1.149.348,09

Cantidades que se corresponden con los siguientes artículos: • ACTIVOS PROPIOS ................................. 1.636 Artículos • ACTIVOS EN DEPOSITO ........................ 40 Artículos • OBSOLETOS PROPIOS ........................... 112 Artículos

En cuanto al material considerado como obsoleto, a raíz de las gestiones efectuadas con los G.F.Hs. y proveedores durante el periodo entre inventarios, se han realizado consumos o permutas con proveedor por valor de 100.730,17 €. Habiendo agotado un total de 83 de esos artículos. Por lo que se refiere a los movimiento de artículos que se han producidos durante el periodo entre inventarios (diciembre 2001 a noviembre 2002), se desglosa en la siguiente forma:



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ENTRADAS DE MATERIAL -

ENTRADAS DEVOLUCIONES SALDO

GRUPO UNIDAD IMPORTE UNIDAD IMPORTE UNIDAD IMPORTE

03 763.963 98.637 12 43 763.951 98.594

06 4.736.490 208.624 2.000 250 4.734.490 208.374

09 3.376.026 162.290 812.003 197 2.564.023 162.093

15 3.860.095 302.492 17.014 4.021 3.843.081 298.470

18 7.017.051 98.189 2.000 10 7.015.051 98.179

24 5.159 13.387 0 0 5.159 13.387

30 21.095.845 8.860.946 68.019 37.424 21.027.826 8.823.522

33 10.852.137 6.118.068 38.422 22.908 10.813.715 6.095.160

36 488.873 338.828 2.500 1.228 486.373 337.600

40 45.732 254.348 270 7.627 45.462 246.720

50 9.143.306 1.486.941 2.544 5.287 9.140.762 1.481.654

60 2.470 90.194 0 0 2.470 90.194

65 3.216 196.376 14 1.712 3.202 194.664

66 8.315 373.929 74 4.183 8.241 369.746

TOTALES

61.398.678

18.603.249

944.872

84.890

60.453.806

18.518.357



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- SALIDAS DE MATERIAL -

S A L I D A DEVOLUCIONES S A L D O

GRUPO UNIDAD IMPORTE UNIDAD IMPORTE UNIDAD. IMPORTE

03 682.845 95.392 294 1.726 682.551 93.666

06 4.702.790 215.927 4.085 437 4.698.705 215.489

09 3.508.566 158.078 158.078 2.720 3.350.488 164.332

15 3.937.218 298.567 4.500 3.345 3.932.718 297.222

18 6.903.277 96.692 900 8 6.902.377 96.683

24 5.474 15.434 0 0 5.474 15.434

30 21.487.211 8.994.554 55.070 37.734 21.432.141 8.956.819

33 10.792.308 6.124.361 21.257 24.050 10.771.051 6.100.311

36 578.703 413.823 10.520 6.707 568.183 407.115

40 45.836 254.445 270 7.627 45.566 246.817

50 10.623.160 1.531.327 17.588 8.839 10.605.572 1.522.488

60 2.593 94.844 0 0 2.593 94.844

65 3.219 201.473 14 1.712 3.205 199.760

66 8.390 375.010 130 5.129 8.260 369.881

TOTALES 63.281.590 18.878.901 272.706 98.034 63.008.884 18.780.861

Información, de estos últimos cuadros, con la que obtenemos el importe total de

artículos manipulados (entradas + devoluciones a proveedor + salidas + devoluciones

de G.F.H.), cifrado en 37.665.074,- €. Lo que supone, sobre los 38.677.707,61 € del

anterior periodo, un decremento del 2,62% . Importe, que al ser aplicado a los datos

económicos del inventario (cuadro primero), nos ofrece los siguientes indicadores:



ISO 9002

1. INDICE DE DESVIACION SOBRE EL SALDO DIFERENCIAL.-

5.698,79 € : 37.665.074,- € = 0,00015

2. INDICE DE DEVIACION SOBRE LA SUMA DE LAS DIFERENCIAS POR

GRUPOS .-

11.724,51 € : 37.665.074,- € = 0,00031

3. INDICE ARTICULOS REGULARIZADOS.-

Datos obtenidos con las 905.474 unidades de artículos modificadas (incrementadas o decrementadas), contrastándolas con las 125.897.846 de unidades manipuladas ( 62.343.550 de entrada y 63.554.296 de salida) durante el periodo entre inventarios (diciembre 2001 – noviembre 2002).

905.474 Unid. : 125.897.846 Unid. = 0,0071

Artículos manipulados que se han visto incrementados considerablemente (15,70 %) al pasar de las 108.811.546 unidades del anterior periodo a las citadas 125.897.846 unidades del analizado. Debido fundamentalmente a la asunción del suministro al Hospital Universitario “San Cecilio”.

En cuanto al resultado del análisis efectuado sobre los motivos de las diferencias

detectadas, hemos concluido que, en su gran mayoría se producen por las siguientes

causas:

• Error en la confirmación de salidas, al no efectuar las oportunas modificaciones

cuando no coinciden las cantidades consignadas en el albarán de entrega como

servidas y las realmente preparadas por el celador, como en el caso del:



ISO 9002

030239 (Papel p/fotocopia A4 Paq./500) que, al haber generado dos pedidos

(490460 y 507603) fuera del proceso normal de generación de las planillas con

cantidades pactadas, se consigno en cada uno de ellos la cantidad de 500

unidades, con lo que al estar establecida la unidad del artículo en P/500

unidades, el celador encargado de la preparación retira un paquete,

consignándolo así en el albarán de preparación. Modificaciones que no fueron

procesadas por la persona encargada de tal tarea, registrándose como salidas

500 paquetes de 500 unidades en cada uno de los casos; es decir, 998 paquetes

de exceso (499.000 folios).

• Error en la ubicación de artículos en estantería o en su retirada para la preparación

de pedidos. Como en el caso de:

CODIGO

STOCK

ORDENADOR

STOCK

REAL

DIFERENCIA

090108 16.000 32.000 + 16.000

090109 64.000 48.000 - 16.000

SUMAS 80.000 80.000 0

• Error en la preparación de los pedidos, como consecuencia del cambio de unidades

por envase, al efectuar este cambio el proveedor o producirse la compra a

otro proveedor con diferente embalaje, como en el caso de:

Las “Bolsas de ropa galga 200 blanco”(Código 150027), que cambiaron de 50 a

20 unidades por envase, y se estuvo consignando en las preparaciones cada

paquete como si contuviese 50 unidades en lugar de 20. Motivo por el que de las

28.640 unidades de stock teórico, en el recuento aparecen 64.740 unidades

(36.100 unidades de exceso).



ISO 9002

• Y, por último, los errores lógicos que se producen como consecuencia de la

incorporación de nuevo personal (personal del clínico, celadores/conductores

contratados), sin experiencia ni conocimiento del material manejado, que ocasiona

fallos en la preparación de pedidos.

4.- SERVICIO DE COMPRAS E INVERSIONES

4.1.- DATOS ECONÓMICOS

4.1.1.- GESTIÓN DE COMPRAS Durante el ejercicio de 2002 se ha gestionado desde esta Unidad la totalidad del presupuesto con el que se ha dotado a este Hospital Universitario Virgen de las Nieves en el Capítulo II, Gastos de Funcionamiento (Bienes Corrientes y Servicios) y en el Capítulo VI Inversiones. El crédito correspondiente al Capítulo II fue incorporado al presupuesto de este Hospital a finales de enero, fecha a partir de la cual se pudieron tramitar los expedientes de contratación administrativa mediante los que se ejecutaba el mismo. No obstante se tramitó un importante volumen de expedientes al amparo del Decreto 44/1993, de Anualidades Futuras, bien anticipados de gastos o bien plurianuales, para su ejecución en el ejercicio de 2003. Se ha trabajado en la línea de conseguir un volumen importante de ejecución del presupuesto mediante la tramitación y adjudicación de expedientes de contratación administrativa, seguidamente se relaciona el volumen que ha supuesto esta actuación administrativa con relación al importe total de cada artículo.



ISO 9002

CAPÍTULO II: GASTOS DE FUNCIONAMIENTO (BIENES CORRIENTES Y SERVICIOS) CONCEPTO APLICACIÓN

PRESUP. IMPORTE S. MENOR

IMPORTE DE EXPEDIENTES.

ARRENDAMIENTOS CONS Y REPARACIÓN MAT.SUMINISTROS Y OTROS P.SAN CON.MEDIOS AJENOS

ART.120 ART.121 ART.122 ART.25

4.816,81 986.453,24

35.501.645,64 4.383,40

291.288,22 1.870.560,33

29.106.333,29 4.120.211,82

0

5.000.000

10.000.00015.000.000

20.000.000

25.000.000

30.000.000

35.000.000

40.000.000

A.120 A.121 A.122 A.25

S.MenorExpte.

No se ha pormenorizado los importes correspondientes a los artículos 248,422 y 423 por no ser ejecutados desde esta Unidad, aunque se ha incluido en la suma del total del Capítulo II. El gasto en Capitulo II en el ejercicio 2002, queda desglosado por conceptos de la siguiente forma: 2002 ARRENDAMIENTO 296.288,22 OBRAS 115.342.,57 MANTENIMIENTO 2.741.671,00 FARMACIA 20.639.404,98 FUNGIBLE 16.620.944,20 PROTESIS 6.725.603,55 LABORATORIO 6.217.077,93 LIMPIEZA 8.726.727,79 SEGURIDAD 536.783,28 OTROS CONTRATOS 12.196.443,91 TOTAL 74.816.287,43



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4.1.2.- GESTIÓN DE INVERSIONES

Con objeto de optimizar los recursos facilitados para la renovación y actualización de la dotación en equipamiento en electromedicina de este Hospital, se realizó un análisis con detalle al objeto de incluir en los procedimientos tramitados al efecto aquellos equipos que resultaran más necesarios para el correcto funcionamiento del Centro y de la actividad sanitaria.

Todos los expedientes que se han tramitado con cargo al Capítulo VI, se han conseguido adjudicar dentro del plazo marcado para ello en Servicios Centrales, realizándose la tramitación dentro del mismo día en las que se pasaron las necesidades a la Unidad de Compras.

De otra parte desde el Servicio de Compras se gestiona que las facturas, albaranes y en suma, la ejecución de estos contratos, se realice el período marcado, pasándose a Contabilidad y grabándose en Júpiter, de forma que el presupuesto habilitado se ejecute de conformidad a lo indicado.

INVERSIONES EQUIPOS AÑO 2002 SSCC Grupos de bombeo HMQ. 54.091,00SSCC Suministro ACS y Sist. Climat. HMQ. 306.516,00SSCC Mobiliario p/habitaciones pacientes HUVN 382.505,00SSCC Vehículo HRT 28.525,00SSCC Ortopantomografo, sillon p/progama buco-dental HRT 24.040,00SSCC Ampliación para microscopio HMQ. 2.644,45SSCC Resonancia magnética HRT 1.310.206,63SSCC Sala de hemodinámica HMQ. 124.591,00SSCC Eco-doppler HMQ. 90.152,00SSCC Equipo Laser Yag HMQ. 41.470,00

2.364.741,08HMI Equipamiento Anatomia Patologica 72.121,00HMI Equipos para Unidad Fertilidad 36.060,00HMI Electrobisturis 14.424,00

122.605,00HMQ Equipamiento para vitectomia 84.141,00HMQ Desfibrilador externo 6.000,00HMQ Dotación Sala de implantación marcapasos 10.217,00

100.358,00HRT Motores para Traumatologia 36.060,00HRT Vehículo p/lavandería 45.075,00HRT Equipamiento Lavandería 93.885,00HRT Equipo Epilepsia. Neurocirugia 58.985,00HRT Desfibrilador externo 3.005,00

237.010,00TOTAL INVERSIONES EQUIPOS: 2.824.714,08

469.992.877 ptas.



ISO 9002

4.1.3.- CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EJERCICIO 2002

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS COMPRAS

GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

Aunque no se alcanza aun, el porcentaje del nivel de ejecución que marca el Contrato Programa, el número de expedientes de contratación administrativa que se tramitan a lo largo del ejercicio es significativo. Como consecuencia de este importante volumen, se genera una incesante y compleja actividad administrativa, que se reparte entre todos las personas que se encuentran adscritas a esta Unidad, este reparto de cargas de trabajo se ha definido en un documento escrito que obra en poder de la Unidad como parte integrante de la documentación del Sistema de Calidad implantado en la Subdirección de Compras e Inversiones.

Corresponde a la Unidad de Compras la adquisición de los Contratos menores sea cual sea su categoría y, la tramitación de todos los expedientes de contratación administrativa; igualmente corresponde a esta Unidad el control de los saldos de los contratos vigentes y la generación informática de las prórrogas, cesiones, revisiones de precios y de cuantas situaciones se puedan producir que generen una modificación en el aplicativo informático.

Por el contrario, corresponde a la Unidad de Control de Contratos el control

presupuestario de los contratos y la aplicación de las normas administrativas en la adjudicación y ejecución de los contratos, el control de la aplicación y consecución de la política de calidad y, la asistencia técnica de las Mesas de Contratación.

CONTRATOS GESTIONADOS NÚMERO

IMPORTE

VIGENTES DE AÑOS ANTERIORES

492

1.399.098

PRORROGADOS

253

935.311

EX NOVO

277

30.974.288,41

TOTALES

1022

33.308.697,41



ISO 9002

0

500.000.000

1.000.000.000

1.500.000.000

2.000.000.000

2.500.000.000

3.000.000.000

3.500.000.000

4.000.000.000

Vigentes

Prorrogados

Ex novo

La tramitación de todos estos expedientes de contratación administrativa, conlleva un exhaustivo control sobre la publicidad legalmente exigible de los contratos que se generan como consecuencia de las adjudicaciones, aparte de las comunicaciones realizadas a todos los licitadores, admitidos y excluidos, adjudicatarios y no adjudicatarios, se han realizado las siguientes publicaciones oficiales: ADJUDICACIONES PUBLICADAS <10.000.000 PTAS

DIARIO OFICIAL

NÚMERO

IMPORTE TOTAL

BOJA

22

17.975.420,19

BOE-DOCE

22

10.540.700,31



ISO 9002

PARTICIPACIÓN PÚBLICA EN LA LICITACIÓN Igualmente a continuación se detallan el número de comunicaciones realizadas a

los licitadores, de acuerdo a la participación obtenida en la licitación pública ofertada por este Hospital.

LICITADORES

NÚMERO

PRESENTADOS

206

ADMITIDOS

115

EXCLUIDOS

74

GESTIÓN DE FIANZAS

NÚMERO IMPORTE

CONSTITUIDAS 2.002

170 1.552.082,43

CANCELADAS EN EL 2.002

90 302.267,61

4.1.4.-ANÁLISIS COMPARATIVO 2000-2002:

ANALISIS DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL CAPÍTULO II DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN DE LAS NIEVES

INDICADORES EJERCICIO 2000 EJERCICIO 2001 EJERCICIO 2002

CAPITULO II

9.295.109.035 PTAS 10.232.733.645 PTAS 74.816.287,43 EUROS

EJECUCIÓN EN CONTRATOS

1.906.229.912 3.402.236,68 EUROS 2.051.078,11 EUROS

Nº DE EXPTES

82 106 82

Nº DE CONTRATOS

1001 761 277

Nº DE LICITADORES

268 489 206



ISO 9002

CONTRATO PROGRAMA EJERCICIO 2000

PESETAS ADQUISICIÓN

IMPORTE TOTAL EXP.DE CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA %

PRÓTESIS 100%

773.245.469 574.795.811 74,3%

FARMACIA 80%

2.410.733.476 580.794.761 24,1%

LABORATORIO 100%

742.021.331 459.012.715 61,9%

TOTAL CAP.II

9.295.109.035 4.968.784.208 53,5%


PESETAS ADQUISICIÓN


ADMINISTRATIVA %

PRÓTESIS 100%

995.287.406 757.332.786 76,1 %

FARMACIA 80%

2.962.148.042 645.815.873 21,8%

LABORATORIO 100%

1.039.098.554 652.813.626 62,8 %

TOTAL CAP.II

10.232.733.645 5.080.252.494 49,6%

DATOS A 30 DE NOVIEMBRE


EUROS ADQUISICIÓN


ADMINISTRATIVA %

PRÓTESIS 100%

6.200.715 4.387.935 70,8%

FARMACIA 80%

17.407.294 4.007.442 23,0%

LABORATORIO 100%

5.817.058 3.428.296 58,9%

TOTAL CAP.II

63.820.719 29.736.771 46,6%



ISO 9002

TIPO CONTRATO 2000 2001

2002

SUBASTA 0% 0% 0% CONCURSO 51% 26% 36% P.NEGOCIADO 2% 8% 29% CONTRATOS PRORROGADOS 15% 18% 3% CONTRATOS VIGENTES AÑOS ANTERIORES 18% 25% 2% CONTRATO MENOR 14% 23% 30%

NIVEL DE ADQUISICIÓN POR CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN RELACIÓN AL OBJETIVO DEL CONTRATO PROGRAMA De los objetivos plateados por el Contrato Programa, esta es la situación resultante:

EJERCICIO 2.002 PORCENTAJE

CONCEPTO

SUMINISTRO MENOR

EXP.ADTVO DE CONTR.

IMPORTE TOTAL

%

CONTRATO PROGRAMA

-FARMACIA

14.123.590

4.091.990

18.215.580

22,5%

100%

-PRÓTESIS

2.238.801

4.486.803

6.725.604

66,7%

80%

-LABORATORIO

2.677.055

3.540.023

6.217.078

56,9%

100%

Analizados los datos anteriormente expuestos y en un examen comparativo con los datos obtenidos del ejercicio anterior, el resultado que se obtiene es que, salvo en el porcentaje obtenido en la adquisición de los medicamentos, en el cual el porcentaje es inferior en relación con el ejecutado el ejercicio anterior, los porcentajes obtenidos en prótesis y laboratorio, sin alcanzar aún el límite impuesto por el Contrato Programa, se han obtenido cifras muy aproximadas.

Somos conscientes de que la obtención de estos resultados, es aún insuficiente

pero, ha resultado tremendamente laborioso el conseguirlos, siendo necesario el esfuerzo y la colaboración de todo el personal del Servicio.



ISO 9002

COMPARATIVO NIVEL DE EJECUCIÓN OBJETIVO CONTRATO PROGRAMA

CONCEPTO

EJERCICIO

IMPORTE DE EJECUCIÓN

%

2001-2002

-FARMACIA 2.001 2.002

3.881.432 4.091.990

21,8% 22,5%

0,7%

-PRÓTESIS 2.001 2.002

4.551.662 4.486.803

76,1% 66,7%

-9,4%

-LABORAT. 2.001 2.002

3.923.489 3.540.023

62,8% 56,9%

-5,9%

COMPARATIVO DE GESTIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MEDIANTE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

EJERCICIO TIPO DE CONTRATO

Nº EXPEDIENTES IMPORTE

2.001 P.NEGOCIADO CONCURSO SUBASTA

48 46 2

884.016.094 2.724.445.958

41.520.593

2.001

P.NEGOCIADO CONCURSO SUBASTA

46 21 1



ISO 9002

0

500,000,000

1,000,000,000

1,500,000,000

2,000,000,000

2,500,000,000

3,000,000,000

Negociado Concurso Subasta 20002001

4.2.- ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA 4.2.1.- LOS PROFESIONALES El conjunto de profesionales que constituyen este Servicio, son personas que

conocen perfectamente su trabajo y que responden con celeridad a los requerimientos y dinámica que se precisa para el abastecimiento de todas las necesidades materiales del Hospital, las cuales se satisfacen desde esta Unidad, cualquiera que sea la modalidad de adquisición que sea necesario y preceptivo utilizar.

Al estar este Servicio dividido en dos Grupos y dos Equipos con objeto de

plasmar la opinión, análisis y evaluación de la actividad del año 2002, cada uno de los responsables lo analiza desde el punto de vista del colectivo al cual representan.

Servicio de Compras e Inversiones Desde el Servicio de Compras se dirige la totalidad de la contratación del

Hospital Universitario Virgen de las Nieves, ya sean contratos administrativos, privados, concesiones de dominio público o cualquier modalidad que pueda surgir



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relacionada con la contracción de obligaciones y la ejecución del Presupuesto de los Capítulos II y VI de este Hospital. Igualmente desde este Servicio se asesora jurídicamente a la Subdirección de Compras y a la Dirección de Servicios Generales, en cuantos temas se susciten estén o no estén relacionados con los contratos. Se emiten cuantos informes se requieren en las materias que se relacionan de alguna manera con las funciones desempeñadas, igualmente se sustancian cuantas reclamaciones, recursos e incidencias se plantean ante esta Área Administrativa. Se mantienen relaciones profesionales con la Asesoría Jurídica, de resultado fructifero, ya que agilizan en la mayoría de los casos los trámites de consulta e informe que le son solicitados. Se elabora, actualiza y se aplica la documentación relativa a la política de calidad adecuándola a las funciones que se realizan en las Unidades que dependen del Servicio y modificándola de acuerdo a las variaciones que surjan como consecuencia de la adaptación de las tareas a la legislación aplicable. Se elabora la Memoria Anual de estas Unidades, al igual que el Manual de Procedimiento de estas el cual se ha incorporado a la documentación de Calidad de la Subdirección. A pesar de las reiteradas solicitudes de la Jefe de Servicio de realizar de forma programada, actividades de formación específica para estas Unidades, durante el ejercicio de 2002, no ha sido concedido a estas Unidades la solicitada formación, no obstante, para subsanar tal deficiencia, por la jefe de Servicio se mantiene una formación continuada “intuitu personae”, que a pesar de no considerarla la más efectiva, palia en parte la citada carencia. La Jefe de Servicio adecua la contratación administrativa a las modificaciones legales que van promulgándose, en el ejercicio 2002, se ha implantado el R.D.1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de Contratos, con las modificaciones que conlleva en el Manual de Procedimiento y en toda la tramitación de los expedientes. Igualmente se mantiene actualizada la información legal que por la Jefe de Servicio se considera de interés para el funcionamiento de las Unidades. La Jefe de Servicio ha participado activamente en el Programa de Contratación Administrativo Centralizado, iniciado durante el ejercicio 2002 y, que está en fase actualmente de implantación en todo el SAS, aportando los contratos de obras, suministros y enajenación de bienes.



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Merece especial mención la consolidación de la página web, mediante la cual se

mantiene en información pública constante la totalidad de la contratación administrativa de este hospital, al mismo tiempo que se ofrecen otras informaciones de interés sobre este tema, tales como los expedientes financiados con Fondos Feder...

Cabe mencionar las cotas cualitativas y cuantitativas de la información y atención que se presta a los proveedores, por parte de todas las personas integradas en el Servicio, ofreciendo una excelente imagen de la Unidad y facilitando su operatividad. Por último quisiera mencionar, por cuanto tiene de novedoso, la tramitación y posterior adjudicación del contrato de Gestión de Servicio Público de Peluquería para el Hospital Universitario Virgen de las Nieves, basado en el “Plan de las Pequeñas Cosas”, del Servicio Andaluz de Salud, contrato pionero dentro del ámbito de la contratación administrativa de Instituciones Sanitarias, cuya formación y configuración ha resultado especialmente laboriosa, no obstante, el resultado supone una incentivación para continuar con la tarea diaria. EVALUACIÓN DEL AÑO 2.002 DEL GRUPO DE COMPRAS

La Unidad de Compras viene arrastrando una situación deficitaria en materia de

recursos humanos, no obstante, ha conseguido mantener el ritmo de actividad y un volumen de resultados aceptables dentro de los márgenes de capacidad que les son propios, en orden a las indicaciones y prioridades marcadas por la Subdirección.

Es función del Jefe de Grupo de Compras compartido con la Jefe de Equipo de Control de Contratos, el análisis del presupuesto y de la ejecución de contratos, el barrado de los saldos que no se vayan a ejecutar en el ejercicio presupuestario por modificación de consumos y la reincorporación de los créditos a principios de año, de estas laboriosas actuaciones se marca el cierre de ejercicio presupuestario, del cual se ocupa y dirige la Jefe de Servicio.

Cabe mencionar que, aunque no es tarea específica de la Unidad de Compras, la elaboración de las Memorias Justificativas de los expedientes y de los Pliegos de Prescripciones Técnicas, dado el importante volumen de los citados documentos ya que se elaboran en la Unidad de Compras casi el 90% de su totalidad, por lo que ello implica una fuerte carga de trabajo extra, no contabilizada en los Cuadernos de Mandos.

Se controlan por cada administrativo los trámites necesarios para conformar el expediente hasta llegar a la fase de publicación, al Acto Público y el resto de la tramitación dejando los expedientes adjudicados momento en el que se pasan a la Unidad de Control de Contratos.



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Se realizan la totalidad de las compras y cuantas incidencias se generan relativas

a las mismas por el personal administrativo de la Unidad. Desgraciadamente la trazabilidad de los procesos no está aun bien implantada lo

que obliga al personal de la Unidad de Compras a recabar del resto de las Unidades del Hospital la documentación necesaria para tramitar los expedientes o las compras, algo que resulta un obstaculo para la eficiencia de esta Unidad y una sobre carga de trabajo.

Tanto las compras como los expedientes están repartidos por almacenes,

asumiendo cada administrativo la totalidad de las funciones que se deriven de su adquisición .

El Jefe de Grupo además de lo ya indicado, graba inicialmente los expedientes

solicita los documentos contables y dirige la tramitación de los expedientes, gestiona las cargas de trabajo de su Unidad, facilita información y apoyo a la Subdirección y al Jefe de Servicio.

La Jefe de Grupo ha participado activamente en el Programa de Contratación

Administrativo Centralizado que está en fase actualmente de implantación en todo el SAS.

ADAPTACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL APLICATIVO INFORMÁTICO

Durante este año se han desarrollado módulos muy significativos en el programa informático de gestión, que han requerido tiempo y esfuerzo, no sólo del Servicio de Informática del hospital, sino también de los miembros de Compras. Destacan las siguientes actuaciones:

- Módulo de Inventario

- Oferta Electrónica - Adjudicación automática por lotes - Anexo de PCAP - Modelo de solicitud de Informe Técnico

- Listado de artículos no ofertados - Cesiones de contratos



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- Listado Post-adjudicación

- Constitución de depósitos. En coordinación con las Supervisoras de Quirófanos, se ha configurado

un módulo de depósito de prótesis, que en facilita la adquisición y el control de las prótesis realizando el trabajo en sintonía entre los distintos quirófanos y la Unidad de Compras.

EVALUACIÓN DE LA UNIDAD CONTROL DE CONTRATOS DEL AÑO 2002

La Unidad de Control de Contratos, durante todo el año ha tenido una intensa actividad, ésta se refleja sobradamente en el Cuadro de Mandos que se edita mensual y anualmente.

En este apartado reflejada ya la actividad, creo interesante enumerar de manera

somera las diversas funciones y tareas que en ella se desarrollan. Es función de la Jefe de Equipo de Control de Contratos compartido la Jefe de

Grupo de Compras, como anteriormente se ha indicado, el análisis del presupuesto y de la ejecución de contratos, el barrado de los saldos que no se vayan a ejecutar en el ejercicio presupuestario por modificación de consumos y la reincorporación de los créditos a principios de año, de estas laboriosas actuaciones se marca el cierre de ejercicio presupuestario, del cual se ocupa y dirige la Jefe de Servicio.

Igualmente es función de la Jefe de Equipo la elaboración de los documentos

presupuestarios y el análisis de los saldos en el Sistema Contable Júpiter. Coordina y organiza las tareas del personal adscrito a su Unidad, priorizando

aquellos expedientes que se considera de máxima importancia de acuerdo a las indicaciones recibidas de la Subdirección.

Trabajo administrativo. En esta Unidad se desarrolla una fuerte carga de trabajo administrativo, se

envían multitud de comunicaciones con acuse de recibo lo que conlleva un fuerte control de plazos y un ingente trabajo de archivo.

Con el propósito de agilizar los plazos, se realizan las comunicaciones además

de por los medios convencionales administrativos, también por Fax, se consigue con esta actuación una considerable reducción de plazos en la formalización de los contratos pero sin embargo, se genera una duplicidad en el trabajo.



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Se tramita casi toda la documentación con la firma de la Dirección Gerencia del

Hospital lo que implica su preparación y presentación a la firma y en consecuencia la elaboración de las fotocopias y posterior envío.

Preparación, diligenciación y presentación a la firma de las garantías para su

cancelación, comunicación a la Entidad Avalista y a la Caja general de Depósitos según el tipo de garantía para finalizar con las fotocopias y archivo.

Trabajo Técnico A lo largo del ejercicio se han producido numerosas cesiones, subrogaciones,...

lo que ha generado múltiples modificaciones de contratos, las cuales se gestionan desde esta Unidad.

Se han producido igualmente numerosas incidencias en la ejecución de los

contratos, lo que conlleva la realización del procedimiento administrativo correspondiente para subsanarlas.

Se han tramitado numerosas modificaciones de precios de contratos por

aplicación de fórmulas de revisión. Todas esta actuaciones enumeradas han generado abundantes solicitudes de

informe a los Servicios Jurídicos. Se gestionan las Mesas de Contratación ya que un Técnico adscrito a la Unidad

es el Secretario de la Mesa, lo que conlleva el levantamiento de Actas, elaboración de comunicaciones, citaciones,...

Se gestiona la correcta ejecución de los contratos de acuerdo a lo pactado en los

PCAP y PPT. Se responde a cuantas cuestiones, información y requerimientos se solicitan a la

Subdirección en relación a los contratos, su ejecución y finalización.

ADAPTACIÓN Y DESARROLLO DEL APLICATIVO INFORMÁTICO

Durante este año se han desarrollado módulos muy significativos en el programa informático de gestión, que han requerido tiempo y esfuerzo, no sólo del Servicio de Informática del hospital, sino también de miembros de la Unidad de Control de Contratos

Se destacan las siguientes actuaciones:



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- Contratos informatizados Se han mecanizado todos los tipos de contratos en el aplicativo. - Mecanizadas las comunicaciones de envío de lo contratos

- Listados de garantías definitivas canceladas

- Listados de modificaciones de contratos.

EVALUACIÓN DE LA UNIDAD CONTROL DE FACTURACIÓN DEL AÑO 2002

Con independencia de la continuidad de las funciones y de la consecución de los objetivos planteados, la Unidad de Facturación a avanzado durante todo el ejercicio en el perfeccionamiento del sistema informático, sobre todo en el módulo de comunicaciones con proveedores, en el que se han alcanzado unos niveles muy satisfactorios. Se cerró el ejercicio contable con un excelente resultado, a costa de la dedicación casi exclusiva del personal adscrito a la Unidad. Mencionar el inicio del Subsistema FOG, para lo que durante todo el transcurso del año se fueron preparando, se han dado cursos de formación en Servicios Centrales a los que han asistido personal de la Unidad de Facturación y se han realizado visitas para conocer “in situ”, el funcionamiento del FOG, a Hospitales donde ya se encontrara implantado, como la visita que se realizó al Hospital Reina Sofía de Córdoba

4.2.2.- INNOVACIONES EN LA GESTIÓN: FACTURACIÓN

CONJUNTA Uno de los mayores retos, que asumió la Unidad de Facturación durante el año

2002, fue la unificación de varias facturas en una sola, lo que llamamos “FACTURACIÓN CONJUNTA”.

La Unidad de Facturación tramita anualmente un número de facturas que ronda

las 47.000 facturas. Este importante volumen y la previsible implantación del Sistema FOG, que obliga a realizar un pago por cada factura, sin posibilidad de agrupar importes de un mismo proveedor o tercero. Hizo que la Unidad iniciará un proceso de reducción



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del número de facturas, en las compras por Concurso Público y Procedimiento Negociado, que ha dado su fruto con una reducción importante en número de documentos.

Para ello ha sido fundamental el desarrollo del Sistema Informático, adaptándolo

a los nuevos requerimientos y la información que la Unidad Facturación transmitió a los proveedores para que participaran en este proceso. Al que se han ido sumando progresivamente, dado las ventajas que para ellos reporta.

Es de esperar la consolidación para el año próximo. 4.2.3.- MODIFICACIONES LEGISLATIVAS Durante el ejercicio de 2001 las modificaciones legislativas han requerido un

esfuerzo individual por parte de este Servicio en el reciclaje y adaptación del personal a las nuevas normas y la consecuente adaptación del procedimiento administrativo, entre las normas modificadas se encuentra la implantación definitiva del Real Decreto Legislativo 2/2000 de 16 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Se han delegado en los Directores Gerentes de Hospitales nuevas competencias,

como la delegación efectuada por la Dirección Gerencia del S.A.S. de 17 de agosto de 2000, (BOJA 104, de 9 de septiembre), sobre la contratación del servicio de Resonancia Nuclear Magnética, en base a la cual durante el ejercicio de 2001 se ha concertado el citado servicio con una empresa externa al Sistema Sanitario.

Otras delegaciones han sido las siguientes: Resolución de 23 de mayo de 2001, por la que se delega la competencia para la

contratación del Servicio de Hemodiálisis. Resolución 15 de 23 de marzo de 2001, por la que se delegan competencias en

materia de devolución de ingresos. Durante el ejercicio de 2001, se puso en práctica la aplicación de la nueva

Composición de la Mesa de Contratación del Servicio Andaluz de Salud aprobada por la Dirección Gerencia del SAS mediante Resolución 52/2000, de 18 de diciembre.

4.2.4.-VALORACION OBJETIVOS 2001

Los objetivos planteados para el pasado ejercicio desde una perspectiva global,

han sido cumplidos con algunas salvedades.



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En la Unidad de Compras, Control de Contratos y Facturación el objetivo común de implantación y consolidación de los sistemas operativos de la ISO 9002, han sido llevados a efecto, no obstante habrá que seguir trabajando durante el presente ejercicio para su mantenimiento y consolidación.

La aplicación informática en todas las Unidades ha sido perfeccionada según las

necesidades de la actividad que se desarrolla en cada una de ellas. Se ha llevado a efecto el control de saldos y presupuestario de igual manera que

se han analizado los documentos OP contables, con el fin de controlar la ejecución de los contratos.

Se ha tramitado un buen número de expedientes de tramitación anticipada y

plurianuales en el último trimestre del año. Se han elaborado nuevos circuitos en todas las Unidades que facilitan, agilizan la

actividad; al mismo tiempo estos circuitos coordinan el trabajo de las unidades que se encuentran relacionadas entre sí.

No se ha conseguido cumplir con el objetivo del porcentaje de ejecución del

presupuesto mediante contratación administrativa. 4.3.- NUEVAS HERRAMIENTAS

4.3.2.- PÁGINA WEB: OFERTA ELECTRONICA Como novedad y dentro de la aplicación de las nuevas tecnologías de la

información a la Contratación Administrativa, se ha implantado la OFERTA ELECTRONICA, a través de la pagina Web del Hospital.

Objetivo: incorporar en los procedimientos de Contratación Administrativa de

la Subdirección de Compras e Inversiones del Hospital Universitario Virgen de las Nieves, las nuevas tecnologías, que permiten el intercambio electrónico de datos. Destino: dirigida a los proveedores que deseen participar el los Expedientes de Contratación Administrativa que cóncava el Hospital U. Virgen de las Nieves.

Metodología: en Internet, a través de la pagina Web del Hospital, www.hospitalvirgendelasnieves.org, sección “ Proveedores y Concursos”, al tiempo que se publican en los Boletines Oficiales correspondientes, se alojan los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares, los Pliegos de Prescripciones Técnicas, los anexos y un modelo de Oferta electrónica de todos los expedientes de contratación.



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La información sobre la licitación publica se recoge “on line”, en todo momento se pueden consultar el contenido de los expedientes: relación de productos, precio base de licitación, plazo de publicación.....,

Los licitadores que lo deseen, pueden recoger directamente los Pliegos de la pagina Web del Hospital. Igualmente pueden presentar junto al formato en papel, la oferta económica en soporte electrónico. Para ello deben de utilizar el modelo electrónico que figura en Internet. Este formato permite el “vuelco” o la “integración” de los datos económicos ( precio unitario, referencia o marca, embalaje) en el sistema de Gestión de Contratación Administrativa del Hospital.

Resultados: la implantación de la Oferta Electrónica se inició en el mes de Noviembre del año 2002. Los resultados nos dicen que en un 90%, los licitadores presentan la oferta en soporte electrónico, utilizando el formato facilitado por el centro. El numero de visitas a la pagina Web, ha crecido vertiginosamente, contabilizando más de 200 visitas el día de mayor registro. Las estadísticas adjuntas muestran la evolución obtenida desde su implantación.

Evaluación: Los resultados obtenidos se traducen, por un lado en una mejora de la información de la licitación publica a quienes quieren concurrir a los expedientes, y por otro en una reducción considerable de las tareas administrativas de mecanización de las ofertas de los proveedores. El intercambio electrónico de datos agiliza la contratación administrativa. Es un paso mas hacia el comercio electrónico en el sector publico.

Esta página ha supuesto para el Servicio, el facilitar puntualmente a los posibles

licitadores dentro, del principio de publicidad, rector de la contratación pública, información a tiempo real dentro de la fase de presentación de ofertas de todos aquellos expedientes que se publican, igualmente se facilita información sobre las adjudicaciones, si los expedientes están dotados con Fondos Estructurales de la Comunidad Económica Europea y cuantos otros datos puedan resultar de interés.



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5.- ASUNTOS GENERALES

ACTIVIDAD DE REGISTRO

Detalle 2.002 % 2001

Nº entradas 52,877 90

Nº de salidas 46,287 99

Nº de compulsas 6,393 62

Tipo entrad. 2.002 % 2001

ENT. GENERICA 18,009 96

FACTURAS 34,876 87

TOTAL 52,876 90

% FAC / TOTAL 65,94

ACTIVIDAD DE CAJA

Ingresos 2.002 % 2001 Nº Ingresos 957 74

Total ingresos 642,830 98

Pagos cantidad Total % 2001

2.002 2.002 S/ total

Dotación fondo maniobra 1 468,700 100

Nº pagos caja 289 21,989 84

Nº pagos cheque 13 7,028 386

Nº pagos transf. 9,216 4,220,497 61



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6.- ACTIVIDADES CIENTIFICAS, EN DIVERSOS FOROS.

6.1.- Convocatoria de la Fundación Virgen de las Nieves a la Mejor Experiencia de Mejora Continua de Calidad del Hospital Universitario Virgen de las Nieves.

Ante la convocatoria de la Fundación Virgen de las Nieves, y dado que la Gestión Administrativa, tenia cabida en este evento, circunstancia un tanto excepcional, pues normalmente se contemplan experiencias y trabajos científicos de carácter clínico, la Subdirección no quiso perder la oportunidad de estar presente en este certamen, con el trabajo titulado: “Gestión de la implantación de la norma ISO 9002 en la Subdirección de Compras e Inversiones del HUVN”



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INTRODUCCIÓN

La Subdirección de Compras e Inversiones, tras un proceso iniciado en el año 1.994

que permitió la ruptura de un modelo de gestión poco operativo para los retos requeridos por una sociedad cada vez más exigente con los servicios de salud que demanda y en un contexto tecnológico que avanza vertiginosamente, en el año 2.000 había conseguido hitos importantes organizativos y de gestión que permitirían sentar las bases para avances futuros.

En este sentido, la estructura logística del Hospital en el año 2.000 se sustentaba en

cuatro pilares básicos:

a) Centralización en una Unidad de los procesos de Compras y Aprovisionamiento:

Todo el proceso logístico del Hospital se centraliza en la Subdirección de Compras e Inversiones, lo que permitió tener una visión única del mismo, facilitando la unidad de criterio y lo toma de decisiones.

b) Existencia de un Almacén General único:

Sito en el Polígono Industrial “Juncaril”, a unos 10 kms. del Hospital, cuenta con 2.000 m2 de superficie y ha permitido realizar durante el 2.000 entregas personalizadas a más de 300 Grupos Funcionales Homogéneos (G.F.H.,s) o Unidades Peticionarias, con las diecisiete personas de plantilla existentes en aquellos momentos.

c) Existencia de Pactos de Consumo con G.F.H.,s:

Todas las Unidades Peticionarias tienen un catálogo propio y cerrado de productos, estableciéndose de mutuo acuerdo: - Presupuesto por artículo. - Cantidad de consumo anual esperada. - Cantidad máxima a solicitar al Almacén en cada petición. - Plazo de suministro por tipo de material.

d) Sistema informático integral de gestión:



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Permite llevar la gestión de Compras y Almacén de forma conjunta, pudiendo destacar entre los módulos más significativos del mismo: - Concursos: definición, previsión, tramitación y seguimiento. - Mesas de Contratación. - Información de Consumos. - Gestión de Inventarios. - Gestión de Gasto por G.F.H. - Peticiones desde G.F.H. - Gestión de Almacén. - Etc.

A pesar de todos estos avances y de la situación, con respecto a otros Hospitales del Sistema Sanitario Público Andaluz, de privilegio desde el punto de vista de la gestión, por parte de la Dirección de Servicios Generales del Hospital se ve conveniente dar un salto cualitativo importante y se adopta la decisión estratégica de instaurar en la Subdirección de Compras e Inversiones un Sistema de Calidad acreditado, lo que permitiría obtener:

- Cohesión interna de las distintas Unidades de la Subdirección de Compras e Inversiones (Almacén. U.G.P. y Compras y Facturación).

- Dar confianza a la Dirección. - Dar confianza a los clientes (G.F.H.,s) y a los proveedores.

Se superaría, así, la exclusiva etapa de controles de calidad implantada en

algunos sectores de la Subdirección, para alcanzar el aseguramiento de la calidad a través de los procesos de un Sistema Normalizado, como estadio previo al logro de la excelencia. Se trataría, por tanto, de orientar la actividad de la Subdirección de Compras e Inversiones hacia las expectativas de sus clientes, superando la visión burocrático administrativa tradicional de unidades estancas y jerarquizadas, orientadas más a la tarea que a satisfacer las necesidades de los que demandan sus servicios. Para realizar este salto cualitativo, desde la Dirección de Servicios Generales, se optó por obtener el Certificado ISO 9002 a través de la empresa acreditada AENOR, que permitiría:

1) Establecer un Sistema de Calidad en las tareas realizadas por la Subdirección. 2) Crear la base para poner en marcha la Política de Calidad y su seguimiento. 3) Documentar actividades y procesos para análisis de Autocontrol y de Auditorías. 4) Implicar y motivar al personal de la Subdirección en el proceso de la calidad.



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1. METODOLOGÍA:

Decidida la necesidad de obtener la Certificación ISO 9002 para la Subdirección de Compras e Inversiones, la primera medida que se adoptó fue la creación del Comité de Calidad que sería el encargado de desarrollar todos los requisitos de la Norma para la obtención de la Certificación, con el apoyo de la empresa consultora Instituto de la Calidad, S.A., que fue la encargada de tutelar todo el proceso en coordinación con la Dirección del Hospital y en estrecha colaboración con el Comité de Calidad. En cuanto al cronograma y a las fases realizadas a lo largo del proceso de obtención de la Certificación, distinguimos: 1ª Fase: Formación y Análisis:

Se realizó durante el mes de marzo del 2000 un Plan de Formación del personal y contó con dos etapas: a) Formación de Mandos Intermedios. b) Formación de personal base.

La etapa de formación de mandos intermedios fue más profusa, ya que han de ser ellos los verdaderos motores para la implantación y posterior seguimiento del Sistema de Calidad, aunque el sistema implica a todo el personal.

2ª Fase Documentación e Implantación:

En esta fase se acomete de forma coordinada entre los miembros del Comité de Calidad, mandos intermedios y empresa consultora, la cumplimentación de los requisitos de documentación y de definición de circuitos que exige la Norma ISO 9002, así como su implantación. Se confeccionaron el Manual de Calidad de la Subdirección, los Manuales de Procedimiento del Almacén, de la Unidad de Gestión de Pedidos (U.G.P.) y de Compras y Facturación. Igualmente, se elaboraron los Procedimientos generales de Acreditación de la Calidad, así como los Operativos de cada Unidad, las Instrucciones de Trabajo diferenciadas en cada una de ellas y los Registros de Calidad. Esta fase fue la más ardua y en la que más tiempo se invirtió, abarcando prácticamente ocho meses, desde marzo a Octubre, aunque la implantación se mantuvo hasta la fecha de la certificiación.



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3ª Fase: Auditoría Experimental y Seguimiento:

Por parte de la empresa consultora Instituto de la Calidad, S.A. se realizó a

principios de diciembre de 2.000, una auditoría experimental para comprobar la fortaleza

del sistema y detectar anomalías, como previsión de la auditoría formal a realizar por

AENOR.

Como consecuencia de la misma, se detectaron incidencias en los procesos y se elevaron observaciones sobre los puntos más flacos del sistema y en los que había que insistir para asentar su funcionamiento.

4ª Fase: Visita Previa de AENOR:

Una vez analizada todos los procesos, circuitos y documentación del Sistema de Calidad por parte de la empresa AENOR, en el mes de marzo de 2001, se llevó a cabo por la misma la visita previa a la auditoría formal. Durante la misma se analizaron los resultados de la auditoría realizada por la empresa consultora Instituto de la Calidad, S.A, y la subsanación efectuada de las observaciones e incidencias detectadas en aquella, así como el control de la documentación y de los procesos definidos. Igualmente, a raíz de esta visita, por parte de AENOR se elevaron observaciones e informes de no conformidad, que habrían de ser subsanados con anterioridad a la auditoría de certificación.

5ª Fase. Auditoría de Certificación:

Durante los días 2, 3 y 4 de Mayo de 2.001 la empresa AENOR realizó la Auditoría de Certificación en la que, de modo exhaustivo, fue analizando las distintas áreas de la Subdirección de Compras e Inversiones a incluir en la certificación. Analizaron el grado de subsanación de las observaciones e informes de no conformidad elevados durante su visita previa y, posteriormente, fueron por las distintas Unidades constatando el nivel de implantación del Sistema de Calidad, según los registros de calidad aportados, la verificación del cumplimiento de lo indicado en la documentación del sistema y el diálogo con el distinto personal de la Subdirección.



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Finalmente, confeccionaron el Informe de Auditoría en el que, como en ocasiones anteriores, se identificaron observaciones e incidencias a subsanar y se hizo una valoración global del sistema de calidad. Una vez subsanados los elementos apuntados en el Informe de Auditoría, con fecha 11 de Junio de 2.001 se emitió por parte de la empresa AENOR el Certificado ISO 9002 a favor de la Subdirección de Compras e Inversiones del Hospital Virgen de las Nieves, y con validez hasta el 15 de diciembre de 2.003.

CRONOGRAMA CERTIFICADO ISO 9002

FASE 1ª: FORMACIÓN Y ANÁLISIS.

FASE 2ª: DOCUMENTACIÓN E IMPLANTACIÓN. FASE 3ª: AUDITORÍA EXPERIMENTAL Y SEGUIMIENTO. FASE 4ª: VISITA PREVIA AENOR. FASE 5ª: AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN.

FASE 1ªFASE 2ªFASE 3ªFASE 4ªFASE 5ª

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5AÑO 2000 AÑO 2001



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3º RESULTADOS: La Calidad, como es obvio, no es algo que se alcanza con un certificado emitido por una empresa, sino que es un proceso continuo. Por ello, los trabajos para el mantenimiento del Sistema de Calidad han sido continuos, según lo establecido en la Norma ISO 9002, desde la obtención de la certificación. En este sentido se han establecido diversos procedimientos medibles para el registro de las anomalías detectadas en el Sistema, así como de las mejoras a incorporar para su mayor rendimiento y satisfacción de nuestros clientes. Estos procedimientos tienen un sostén informático para la garantía de su registro, medición y seguimiento, destacando por su significación: A. P.A.C. 13 Informatizado:

El Procedimiento de Acreditación de la Calidad nº 13, es un documento del Sistema de Calidad que versa sobre las anomalías o desviaciones del mismo y cómo registrarlas para su análisis y subsanación. A fin de hacer un seguimiento más riguroso, en la Subdirección se ha creado un módulo informático denominado PAC-13 que recoge las Incidencias y los Informes de no Conformidad detectados en el Sitema de Calidad.

Las Incidencias son desviaciones de poca envergadura, que se subsanan

fácilmente, pero que alteran los procesos y circuitos definidos en los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo del Sistema de Calidad. Los Informes de No Conformidad son desviaciones graves que requieren acciones correctoras consensuadas y su seguimiento hasta la corrección.

Con la recogida vía informática de estos aspectos se obtiene una información

muy valiosa sobre todos los Tipos de Incidencias e Informes de No Conformidad habidos en un período determinado, así como sus causas, permitiéndonos actuar sobre éstas para evitarlas en un futuro, bien con la modificación de algún documento del Sistema, si se deduce que hay errores en los circuitos y procesos establecidos; o bien con la toma de acciones correctoras que permitan mantener la hemostasia del sistema, actuando esta información como retroalimentación del mismo.



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Además con la implantación informatizada del PAC-13 se ha generalizado su uso entre el personal de la Subdirección de Compras e Inversiones, al tener cada cual acceso a este módulo desde su puesto de trabajo.

A continuación, para el año 2001 y para el 2002 de enero a septiembre,

reflejamos la estadística de los datos obtenidos a través del PAC-13 informatizado para las distintas Unidades de la Subdirección de Compras e Inversiones.

AÑO AREA TIPO INCIDENCIA ASUNTO CANTIDAD

2001 U.G.P. INCIDENCIA MARKETING DIFERENCIA IMPORTE FRA.-PEDIDO 12 2001 U.G.P. INCIDENCIA MARKETING MODIFICACIÓN INJUSTIFICADA 3 2001 U.G.P. INCIDENCIA PLANILLAS INCLUSIÓN DE ARTÍCULOS 1 2001 U.G.P. INCIDENCIA PLANILLAS PETICIÓN FUERA PLAZO 14 2001 U.G.P. ROTURA DE STOCK INCUMPLIMIENTO PLAZO ENTREGA MATERIAL 74 2001 U.G.P. INCIDENCIA PRESUPUESTO FALTA TOTAL PRESUPUESTO 18 2001 U.G.P. PETICIÓN MATERIAL G.F.H. SOLICITUD ALMACENABLE FUERA PLAZO 7 2001 U.G.P. PETICIÓN MATERIAL G.F.H. PETICIÓN GR-140 INCOMPLETO 7 2001 U.G.P. PETICIÓN MATERIAL G.F.H. PETICIÓN FUERA DE PLANILLA 7 2001 U.G.P. PETICIÓN MATERIAL G.F.H. DUPLICIDAD DE PEDIDO 2 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL ERROR PETICION MATERIAL POR G.F.H. 12 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL ERROR PETICION MATERIAL EN U.G.P. 6 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL PROVEEDOR ENVIA MATERIAL DISTINTO 9 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL PRODUCTO DEFECTUOSO 1 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL NECESIDAD MENOR A LA SOLICITADA 2 2001 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL ERROR CONFECCIÓN PEDIDO EN COMPRAS 1 2001 U.G.P. INCIDENCIA ACTA ACTIVIDAD MALA CUMPLIMENTACIÓN ACTA 1 2001 U.G.P. INFORMES TECNICOS RECTIFICACIÓN INFORME TÉCNICO 1 2001 U.G.P. MATERIAL ADJUDICADO PRODUCTO DISTINTO AL ADJUDICADO 2 2001 U.G.P. MATERIAL ADJUDICADO PRODUCTO DEFECTUOSO 1 2001 U.G.P. MATERIAL ADJUDICADO PRODUCTO POCO EFICAZ 1 2001 U.G.P. INCIDENCIAS DE MUESTRAS ALBARÁN SIN NUMERAR PARTIDAS 2 2001 U.G.P. MATERIAL SIN O POCO MOV. EXCESO DE STOCK 1 2001 ALMAC. RECEPCIÓN MERCANCÍA ALBARÁN ENTREGA INCORRECTO 5 2001 ALMAC. RECEPCIÓN MERCANCÍA SUMINISTRO INCORRECTO 4 2001 ALMAC. RECEPCIÓN MERCANCÍA INCUMPLIMIENTO PLAZO DE ENTREGA 1 2001 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. SUMINISTRO INCORRECTO 1 2001 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. PETICIÓN ERRÓNEA POR G.F.H. 1 2001 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. GENRACION PLANILLA FUERA DE PLAZO 28 2001 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. PETICIONES FUERA DE PROGRAMACIÓN. 13 2001 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. ENTREGA URGENTE DE MATERIAL 6 2001 ALMAC. INVENTARIO ROTATORIO INCUMPLIMIENTO PLAZO DE REALIZACIÓN 3 2001 ALMAC. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DEMORA EN ENVIO A PROVEEDOR 1 2001 ALMAC. GESTIÓN DE STOCK EXISTENCIAS 0 EN ALMACÉN 1



ISO 9002

AÑO AREA TIPO INCIDENCIA ASUNTO CANTI

DAD 2002 U.G.P. ACTA DE ACTIVIDAD MALA CUMPLIMENTACIÓN. 12002 U.G.P. PRODUCTOS NUEVOS INFORME INCOMPLETO. 12002 U.G.P. INCIDENCIA ROTURA STOCK INCUMPLIMIENTO PLAZO ENTREGA MATERIAL 1532002 U.G.P. PRESUPUESTO G.F.H. FALTA TOTAL PRESUPUESTO 12002 U.G.P. PETICION MAT. POR G.F.H. PETICIÓN EN GR-140 INCOMPLETO 42002 U.G.P. PETICION MAT. POR G.F.H. SOLICITUD MAT. ALMAC. FUERA DE PLAZO 22002 U.G.P. INCIDENCIA MAT. ADJUDICADO PRODUCTO DISTINTO AL ADJUDICADO 52002 U.G.P. INCIDENCIA MAT. ADJUDICADO PRODUCTO DEFECTUOSO 52002 U.G.P. INCIDENCIA MAT. ADJUDICADO PRODUCTO POCO EFICAZ 12002 U.G.P. INCIDENCIA MAT. ADJUDICADO FALTA SUMINISTRO MATERIAL 12002 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL ERROR PETICION MATERIAL EN U.G.P. 62002 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL PROVEEDOR ENVIA MATERIAL DISTINTO 162002 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL ERROR PETICIÓN MATERIAL POR G.F.H. 152002 U.G.P. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL PRODUCTO DEFECTUOSO 32002 U.G.P. RECEPCION MAT. EN U.G.P. PROVEEDOR NO ENVIA MAT. A ALMACÉN. 12002 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. PETICIONES FUERA DE PROGRAMACIÓN. 872002 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. GENERACIÓN PLANILLA FUERA DE PLAZO 332002 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. ENTREGA URGENTE DE MATERIAL 352002 ALMAC. SUMINISTRO A G.F.H. SUMNISTRO INCORRECTO 12002 ALMAC. INVENTARIO ROTATORIO INCUMPLIMIENTO PLAZO DE ENTREGA 12002 ALMAC. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DEMORA EN EVIO AL PROVEEDOR. 12002 ALMAC. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL INEXISTENCIA DE DEVOLUCIÓN. 22002 ALMAC. GESTIÓN DE STOCK EXISTENCIAS 0 EN ALMACÉN 12002 COMPRAS INCIDENCIA DE ARTÍCULO PRODUCTO DISTINTO AL ADQUIRIDO 42002 COMPRAS EXPTE. CONTRATACIÓN INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL 12002 COMPRAS PEDIDO CONCURSO INCUMPLIMIENTO PLAZO ENTREGA MAT. 22002 CONTRAT. INCIDENCIA CONTRATO FALTA DOCUMENTACIÓN P/FORMALIZACIÓN 22002 CONTRAT. DOCUMENTOS PRESUPUEST. FALTA DOCUMENTO CONTABLE PREVIO 22002 CONTRA. GARANTÍA DEFINITIVA NO CONSTITUCIÓN GARANTÍA DEFINITIVA 1



ISO 9002

A continuación podemos ver el desglose por tipo de incidencia, de las

registradas en la Unidad de Gestión de Pedidos a lo largo del año 2002.

INCIDENCIAS 2002

54%

41%

2% 3% 0%

UGP

ALMACEN

COMPRASCONTRATOS

FACTURACION

INCIDENCIAS 2001

74%

26%

0%

0%

0%

UGP

ALMACEN

COMPRAS

CONTRATOS

FACTURACION



ISO 9002

Como se observa, el Tipo de Incidencias varía según la Unidad de la

Subdirección de Compras e Inversiones, siendo el número registrado mucho mayor en el Almacén y en la U.G.P. que en Compras, Control de Contratos y Facturación, como consecuencia del mayor dinamismo de esas Unidades y de su mayor vinculación con elementos externos a la Subdirección, sobre todo proveedores y G.F.H.,s.

Destaca, por el contrario, el mayor número de Informes de No Conformidad

reflejados en Compras, ya que muchas de las Incidencias se resuelven en el Almacén y en la U.G.P., pero las que no se pueden hacer pasan, como segunda instancia y como Informes de No Conformidad, a la Unidad de Compras para su resolución según proceda contractualmente.

1 1

153

16

12

40

1

0

20

40

60

80

100

120

140

160

ACTA DEACTIVIDAD

PRODUCTOSNUEVOS

INCIDENCIAROTURASTOCK

PRESUPUESTOG.F.H.

PETICION MAT.POR G.F.H.

INCIDENCIAMAT.

ADJUDICADO

DEVOLUCIONDE MATERIAL

RECEPCIONMAT. EN U.G.P.

TIPO INCIDENCIA

TIPOS INCIDENCIA UGP 2002

CANTIDAD



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INFORMES DE NO CONFORMIDAD

AÑO UNIDAD CANTIDAD 2001 COMPRAS 28

U.G.P. 2 ALMACÉN 0 FACTURACIÓN 0 CONTROL DE

CONTRATOS. 7

TOTAL. 37 2002 COMPRAS 22

U.G.P. 2 ALMACÉN 3 FACTURACIÓN 0 CONTROL CONTRATOS 2 TOTAL 27

INFORMES NO CONFORMIDAD 2001

76%

5%

0%

0%

19%

COMPRAS

U.G.P.

ALMACEN

FACTURACION

CONTRATOS



ISO 9002

B. Calidad de Servicio a G.F.H.,s:

El desarrollo del programa informático de gestión para recabar información sobre nuestra actuación hacia los G.F.H.,s o clientes internos, a fin de saber qué y cómo lo hacemos, para poder mejorar nuestras dinámicas de trabajo, nos ha permitido crear módulos en relación a la eficacia y efectividad del suministro desde el Almacén a los G.F.H.,s y del tiempo de tramitación de sus peticiones en la U.G.P. y la Unidad de Compras. En este sentido y como resumen para el año 2.001 y hasta septiembre de 2.002, presentamos la estadística de salidas desde Almacén, por grupos de artículos, del material almacenable, con indicación de las líneas pedidas y de las no servidas, así como de los artículos no servidos.

INFORMES NO CONFORMIDAD 2002

76%

7%

10%

0%7%

COMPRAS

U.G.P.ALMACEN

FACTURACIONCONTRATOS



ISO 9002

AÑO 2001:

GRUPO LINEAS/PEDID LIN. NO SERVIDAS

% ART.NO SERVIDOS

RELACIÓN LIN./ART.

03 16.980 851 5,01 86 9,90 06 11.459 160 1,40 47 3,40 09 1.199 28 2,34 11 2,55 15 29.715 496 1,67 43 11,53 18 10.165 232 2,28 19 12,21 21 1.191 117 9,82 22 5,32 24 212 0 0,00 0 0,00 30 88.368 1584 1,79 279 5,68 33 19892 441 2,22 79 5,58 36 869 3 0,35 3 1,00 40 70 0 0,00 0 0,00 50 39.733 1.571 3,95 164 9,58 65 5 0 0,00 0 0,00 66 56 2 3,57 2 1,00

TOTAL 219.914 5.485 2,49 755 7,26 AÑO 2002:

GRUPO LINEAS/PEDID LIN. NO SERVIDAS

% ART.NO SERVIDOS

RELACIÓN LIN./ART.

03 11.822 184 1,56 55 3,35 06 8.090 191 2,36 39 4,90 09 1.240 13 1,05 8 1,63 15 27.237 291 1,07 38 7,66 18 9.963 40 0,40 9 4,44 21 996 8 0,80 6 1,33 24 113 0 0,00 0 0,00 30 78.610 757 0,96 206 3,67 33 15.376 158 1,03 59 2,68 36 370 0 0,00 0 0,00 40 45 0 0,00 0 0,00 50 33.721 295 0,87 74 3,99 65 3 0 0,00 0 0,00 66 131 0 0,00 0 0,00

TOTAL 187.717 1.937 1,03 494 3,92



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Como se puede apreciar, a lo largo del año 2.002 hay una disminución sustancial en cuanto al número de líneas no servidas, aún considerando que se ha analizado hasta septiembre de 2002, pero porcentualmente el descenso es igualmente notable, del 2,49 % al 1,03%, al igual que en la relación de líneas sobre artículos, donde se ha pasado del 7,26 al 3,92. Estos datos vienen a confirmar que las tareas acometidas con el Sistema de Calidad y su seguimiento están dando resultados positivos para la gestión de la Subdirección de Compras e Inversiones y para la satisfacción de los G.F.H.,s. En cuanto al Material Específico, se ha desarrollado un módulo informático que nos permite saber el tiempo transcurrido desde la confección del pedido al proveedor hasta su recepción en Almacén, lo que nos ha permitido optimizar las labores de reclamación.

CODIGO NOMBRE PETICION

CONFIRM DIAS GENERAC. DIAS PEDIDO DIAS ENTRADA DIAS

302661 MANGA TUBULAR 400X200 SIN FUELLE 01/06/01 01/06/01 0 04/06/01 3 04/06/01 0 19/06/01 18 305889 ROLLO DE 70X420MM.E.STERRAD+100 17/04/01 17/04/01 0 17/04/01 0 17/04/01 0 02/05/01 15

A estos tiempos habría que sumarles, como máximo, una semana hasta su entrega al G.F.H., ya que cada G.F.H. tiene un día asignado de entrega a la semana desde el Almacén, salvo que el material fuera muy urgente, en cuyo caso, el período de entrega sería inmediato. Igualmente, la mecanización en el módulo de “marketing” de los plazos de entrega propuestos por los proveedores en sus ofertas de material específico, permite que el/la supervisor/a sepa a la hora de realizar su petición de material, puesto que así le aparece en pantalla, el tiempo de entrega, además del precio, propuestos por el proveedor elegido. Finalmente, para el cálculo temporal del proceso de aprovisionamiento de material específico (solicitud de G.F.H., tramitación U.G.P-Compras, recepción material en Almacén y entrega a G.F.H.), además de las actuaciones indicadas anteriormente se han obtenido estadísticas del tiempo interno de tramitación en la U.G.P. y Compras, desde la recepción del pedido del G.F.H. hasta la confección del Vale de Pedido al Proveedor. Se muestra la pantalla desde la que se pueden solicitar los datos deseados:



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C. Seguimiento a Proveedores:

A raíz de la instauración del Sistema de Calidad y como quiera que el Incumplimiento de los Plazos de Entrega de Material por los proveedores es el tipo de incidencia más significativa en el Almacén y el que más distorsiona los procesos de abastecimiento a G.F.H.,s, también informáticamente, se ha hecho el seguimiento de los plazos de entrega, lo que nos permite efectuar las reclamaciones a proveedores de forma más efectiva y nos permite cuantificar el retraso en días para cada artículo. Se muestra la pantalla de programa que permite solicitar la información requerida:



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D. Encuesta de Satisfacción:

Está previsto en el Sistema de Calidad efectuar Encuestas de satisfacción a clientes internos (G.F.H.,s) y a proveedores. La primera en realizarse ha sido, por su mayor transcendencia e incidencia en las actuaciones de la Subdirección de Compras e Inversiones, la de clientes internos, estando previsto en el último trimestre del 2002 efectuar la de proveedores. La Encuesta a G.F.H.,s se inició con la planificación y confección de las preguntas de la misma, su orientación, forma de medición y cantidad Objetivo: valorar el grado de satisfacción de los clientes de la Subdirección, en la gestión periódica de las compras de productos y prestación de los servicios que la Subdirección tiene encomendados, en el marco de la Política de Calidad de la



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Dirección de Servicios Generales. Y a la vista de los resultados obtenidos iniciar la puesta en marcha de un Plan de Mejoras.

Destino: a los clientes internos de la Subdirección de Compras e Inversiones. Codificados por GFH´s (Grupo Funcional Homogéneo), hacen un total de 300 GFH,s. Presentación: la encuesta consta de 20 preguntas, diferenciadas en dos bloque de 10 cuestiones con las siguientes opciones de respuesta:

• MB (muy bueno), B (bueno), M (malo), MM (muy malo) y NS/NC ( no sabe, no contesta)

• S ( si ) y N ( no ). Junto con la encuesta se envía una nota en la que se presenta e informa de la finalidad que pretende. ( Se adjunta modelo).

Desarrollo: estuvo disponible para su cumplimentación durante todo el mes de Junio del 2002. Se eligió este mes, por coincidir con el final del segundo trimestre y ser inmediatamente anterior a las vacaciones del verano y al cierre del almacén en el mes de agosto.

Metodología: Para garantizar el valor de los resultados y la máxima difusión, la Subdirección de Investigación y Docencia validó las preguntas planteadas, el formato de presentación y nos recomendó que se hiciera llegar selectivamente y de forma personal a un número de usuarios suficientemente representativo, del total que tienen acceso a la misma. Siguiendo esta recomendación, se envió de forma personalizada a 36 Jefes de Servicio, 7 Jefes de Sección y 88 Supervisores y Jefes de Bloque, quienes respondieron en soporte papel o a través de la red, en el sistema de Gestión de Suministros. Tuvieron acceso a ella todos los clientes que habitualmente mantienen relación con la Subdirección.

Numero de encuestas contestadas y/o recibidas: 106 encuestas.

Valoración: Para el análisis del resultado hay que tener en cuenta el elevado número de respuestas obtenidas con la opción de NS/NC (no sabe, no contesta). Se debe, en parte, a que en las encuestas realizadas a través de la red, el sistema asigna este valor a las preguntas que no se responden, y en caso de no finalizar la encuesta, igualmente computa este valor.

Destacar la valoración de la calidad de los productos en un 43.96% la evaluaron como MUY BUENA y en un 40.66% como BUENA, solo un 15.38% la calificó



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como mala. Dato a considerar, porque se conjuga el producto binomio de CALIDAD-PRECIO, no es lo más “barato” sin tener en cuenta la calidad del; nuestros clientes nos demandan un nivel de calidad alto, la labor de la Subdirección es alcanzar el mejor precio.

La entregas realizadas por el Almacén, su preparación y presentación, obtienen una valoración positiva, un 76.47% las califican de BUENA, el 7.84% MUY BUENA, y solo un 13.73 % MALA. El punto peor valorado, es el relativo a la tramitación de las Devoluciones a Almacén, un 53.33% califican el servicio de MALO. Coincide con ser uno de los módulos que todavía no esta funcionando a través del Sistema de Suministros, aunque si esta desarrollado y revisado en este año. Medidas de nueva implantación, a nivel logístico, evidencian una necesaria consolidación, como son los suministros a planta por la tarde. La valoración es negativa, un 45.24% califica el servicio de MALO y un 23.81 % de MUY MALO. Hay que incidir en el servicio e incorporar elementos de mejora que nos permitan su consolidación, ya que por estrategia es una medida a la que no debemos de renunciar.

La valoración de los almacenes de planta, ha resultado ser menos positiva de lo esperado, un 45.24% BUENA, un 9.52% MUY BUENA, pero un 30.95 % MALA y el 14.29% MUY MALA.

Es importante que el 100% de los encuestados ve interesante la existencia de un módulo en el que expresar sus opiniones o reclamaciones. Y el 75% participarían en Comisiones Técnicas de Evaluación de productos. Un aspecto a reforzar, es la atención personalizada, solo un 48% manifiesta un trato personalizado, frente a un 52% que carece de ella. Si bien es cierto, que el trato y la aptitud del personal de la Subdirección es valorado en un 87.23% de adecuado.

A continuación detallamos los resultados de la misma:



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ENCUESTA DE SATISFACCIÓN: ESTADISTICA

PREGUNTA MB B M MM Total NS/NC 1.- 40 37 14 0 91 15

% 43.96 40.66 15.38 0

2.- 5 28 17 3 53 53 % 9.43 52.83 32.08 5.66

3,- 1 26 14 3 44 62 % 2.27 59.09 31.82 6.82

4.- 4 39 7 1 51 55 % 7.84 76.47 13.73 1.96

5.- 0 13 19 10 42 64 % 0.00 30.95 45.24 23.81

6.- 0 5 24 16 45 61 % 0.00 11.11 53.33 35.56

7.- 4 19 13 6 42 64 % 9.52 45.24 30.95 14.29

8.- 5 21 19 6 51 55 % 9.80 41.18 37.25 11.76

9.- 4 13 13 11 41 65 % 9.76 31.71 31.71 26.83

10.- 0 10 27 6 43 63 % 0.00 23.26 62.79 13.95

1. La calidad de los productos la valoro como: 2. La información que aportan las “Planillas” es: 3. La información periódica de los consumos es:

4. Los productos llegan a los almacenes de planta con embalaje:

5. El suministro por la tarde lo valora como: 6. La tramitación de las devoluciones de los productos al almacén es: 7. La organización de los almacenes de planta es:

8. Ante una urgencia de material almacenable la respuesta es:

9. Ante una urgencia de material especifico la respuesta es: 10. El circuito para productos nuevos lo valora:



ISO 9002

PREGUNTA SI NO Total NS/NC

1.- 24 25 49 57 % 48.98 51.02

2.- 52 0 52 54 % 100.00 0.00

3.- 22 31 53 53 % 41.51 58.49

4.- 36 16 52 54 % 69.23 30.77

5.- 19 33 52 54 % 36.54 63.46

6.- 39 13 52 54 % 75.00 25.00

7.- 13 38 51 55 % 25.49 74.51

8.- 24 26 50 56 % 48.00 52.00

9.- 24 24 48 58 % 50.00 50.00

10.- 41 6 47 59 % 87.23 12.77

1. ¿ Conoce el Código SAS? 2. ¿ Ve interesante un modulo en el que pueda dejar constancia de sus reclamaciones? 3. ¿Conoce el Almacén Centralizado, situado en el Polígono de Juncaril 4. ¿Conoce el precio de los productos que habitualmente usa 5. ¿Conoce Sistema de Petición automática de material almacenable, implantado en el HMI ?

6. ¿Participaría en una Comisión para la Evaluación Técnica de los productos

7. ¿Ha tenido Ud. la oportunidad de comparar nuestro Sistema de Suministro con el de otro Hospital? 8. ¿Recibe una atención personalizada, de acuerdo con sus necesidades 9. ¿Recomendaría el sistema de suministro implantado en este Hospital 10. ¿Considera el trato y la aptitud de nuestro personal adecuado ¿

Siguiendo la operativa marcada, se ha iniciado la puesta en marcha del Plan de Mojaras, con la implantación del modulo de Devoluciones al Almacén Central a partir del mes



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de octubre, dando así respuesta a uno de los aspectos peor valorados y que más descontento a suscitado. Las devoluciones se generan a la par que las entregas de material, los celadores retiran la devolución el mismo día que la entrega, y lo que es importante la Unidad conoce el día en que se le va a retiran la mercancía. Igualmente esta en proceso de implantación el nuevo módulo de Comunicación Interna, vía informática, pensado para reforzar la atención personalizada y una comunicación fluida con el usuario interno. 4º.- DISCUSIÓN: 4.1. Explicación de Resultados: Los resultados obtenidos con la instauración del Sistema de Calidad y su seguimiento, así como su trascendencia y repercusión hospitalaria, los podemos diferenciar en los siguientes grupos: A. PARA EL PACIENTE:

La actividad desarrollada por la Subdirección de Compras e Inversiones no tiene, evidentemente, una relación directa con los pacientes, no obstante, sus actuaciones tienen su incidencia en el Proceso Asistencial.

El Plan Marco de Calidad y Eficiencia de la Consejería de Salud de la Junta de Andalucía acuña el concepto Proceso Asistencial, como elemento nuclear del Sistema Sanitario. Una interpretación amplia de dicho concepto identifica todos y cada uno de los elementos y mecanismos, de carácter sanitario o no, que se combinan de forma integrada y continua con el objetivo de lograr una atención de calidad y eficiente a las demandas de los ciudadanos. La disponibilidad de infraestructuras, equipamiento, materiales de uso idóneos desde el punto de vista cualitativo, en la cantidad necesaria y en el momento exacto en que se hacen precisos, es un elemento esencial para garantizar la calidad del Proceso Asistencial. Esta disponibilidad depende del desarrollo sincronizado de los subprocesos de compras, aprovisionamientos y contratación que se han de desarrollar en la Subdirección de Compras e Inversiones. Por ello el Sistema de Compras, Contratación y Aprovisionamientos ha de responder a un modelo complejo en el que



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se conjuguen los requerimientos de regulación, eficiencia y calidad dentro de la organización hospitalaria. Dentro del Proceso Asistencial se diferencian los Subprocesos de Compras, Aprovisionamientos y Contratación, cuyo tratamiento en conjunto constituye un único Proceso de Segundo Nivel. Dicho proceso se define como aquel conjunto de actividades que se llevan a cabo para subvenir a las necesidades del Hospital en bienes de equipo y de consumo. Desde este punto de vista, lógicamente, todas las actuaciones efectuadas por la Subdirección de Compras e Inversiones para alcanzar mayor eficacia y calidad en el proceso logístico, indirectamente, están incidiendo en una mayor calidad y eficiencia del Proceso Asistencial.

B. PARA LOS PROFESIONALES:

Diferenciamos profesionales externos del sistema, proveedores, y profesionales internos del Hospital, y dentro de éstos, los clientes internos o G.F.H.,s y los propios de la Subdirección de Compras e Inversiones.

a) Proveedores:

La Certificación ISO 9002 de la Subdirección de Compras e Inversiones ha contribuido a que los proveedores, como un elemento más del sistema de aprovisionamiento del hospital, adecuen más sus actuaciones a los requisitos exigidos por el Hospital, tanto a nivel de calidad de los productos entregados y los servicios efectuados, como a nivel de plazos de entrega y ejecución. La Norma ISO, en relación con la empresa privada, aporta un valor añadido a la misma, por cuanto la certificación de calidad da confianza a sus clientes y proveedores. Igualmente, el hecho de contar con un Sistema de Calidad normalizado por parte de la Subdirección de Compras e Inversiones, es una garantía frente a nuestros proveedores que, por mor del mismo, saben que vamos a exigirles conforme a lo pactado contractualmente y que su incumplimiento se recogerá como incidencia y/o como informe de no conformidad, según proceda, dentro de nuestro Sistema de Calidad. Además, es una garantía de nuestras actuaciones hacia los proveedores, en la medida en que saben que no podemos actuar discrecionalmente y que estamos en un proceso de mejora continua de todas nuestras actuaciones. En este sentido, la encuesta a efectuar a proveedores en relación con nuestras actuaciones y nuestro Sistema de Calidad será, sin duda, bastante reveladora.



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b) G.F.H.,s:

Nuestros clientes internos son nuestra razón de existir. La Subdirección de Compras e Inversiones actúa como suministrador a los distintos G.F.H.,s, prestándoles servicio, entendido éste como el resultado generado por las actividades en la interfaz entre el cliente y el suministrador y por las actividades internas del suministrador, para satisfacer las necesidades del cliente. Teniendo como referente esta reflexión, las actividades desarrolladas por la Subdirección de Compras e Inversiones a raíz de la implantación del Sistema de Calidad, son de mejora continua del proceso de abastecimiento a G.F.H.,s. Facilitándoles la labor de petición de material, reduciendo las incidencias de suministro, dando confianza de abastecimiento y racionalizando sus procesos de abastecimiento y racionalizando sus procesos de almacenaje de productos. Todo ello enmarcado en un contexto de comunicación contínua y fluida, tanto vía informática como interpersonal.

c) Personal de la Subdirección de Compras e Inversiones:

Todo el proceso de certificación ha servido de resulsivo para los profesionales de la Subdirección de Compras e Inversiones, en dos aspectos básicos: § Formación y Participación:

La elaboración de toda la documentación requerida por el Sistema de Calidad (Manuales, Procedimientos Operativos, Instrucciones de Trabajo, etc.) se ha efectuado en colaboración y con la participación de todos los trabajadores, lo que ha permitido que todos conozcan lo que hacen todos y que se atualicen e identifiquen los circuitos, procesos y elementos clave del Sistema. Además, el seguimiento y alimentación del Sistema requiere, necesariamente su colaboración y participación.

§ Motivación y Compromiso:

Igualmente, ha servido como factor de motivación profesional, la hacerles involucrarse más en sus áreas de actividad, al ser más conscientes de la repercusión de su labor hacia nuestros clientes y, en última instancia, hacia el proceso asistencial hospitalario.



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C. PARA LA ORGANIZACIÓN:

En la obtención de la Certificación ISO 9002 hay una clara responsabilidad de la Dirección, cuyos aspectos principales de actuación son:

§ Política de Calidad:

A través de la identificación del grado de servicio a prestar, la imagen de la organización a través del servicio, los objetivos para la calidad del mismo y actuaciones para su consecución

§ Objetivos de Calidad:

La realización de una política de calidad ha requerido la identificación de metas primarias para establecer los objetivos de calidad, que incluyen la correspondencia entre la satisfacción del cliente y las normas profesionales establecidas, la mejora continua del servicio y la búsqueda de la eficiencia en la prestación del mismo.

§ Autoridad y responsabilidad en la Calidad: Para conseguir los objetivos de calidad se ha establecido un Sistema de Calidad adecuadamente estructurado, en el que se ha delimitado claramente la responsabilidad y la autoridad de cada Unidad y persona.

§ Revisión por la Dirección: Junto con el Comité de Calidad, trimestralmente, se revisan el grado de consecución de objetivos y se efectúa una evaluación del Sistema Calidad.

Además del necesario compromiso de la Dirección, en general, a nivel de organización, la Certificación ISO 9002 ha conllevado un cambio cultural importante, destacando los siguientes aspectos al respecto:

§ Mejora Continua: La Calidad no es una moda sino una necesidad, siendo la Certificación sólo el inicio de un camino, en principio, sin retorno que, con la mejora continua, pretende alcanzar la excelencia en las actividades desarrolladas.

§ Cultura Organizativa Reglada: El Sistema de Calidad ha permitido pasar de una cultura organizativa verbal, en manos de unos pocos, a una cultura organizativa de reglas documentadas conocidas por todos.



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§ Orientación al Cliente:

Ha permitido que los profesionales valoren su actividad como un servicio a sus clientes, a los que se deben y a los que hay que satisfacer, más que como una mera rutina burocrática con escasa o nula conexión con otras Unidades fuera de su entorno.

Finalmente, a nivel concreto de la organización de la Subdirección de Compras e Inversiones, el Sistema de Calidad instaurado ha permitido reconsiderar y adaptar los procedimientos y circuitos de actividad a la forma más eficaz, y ha permitido delimitar responsabilidades, así como identificar los elementos críticos del sistema. 4.2. Limitaciones Percibidas: Podemos destacar tres limitaciones fundamentales en la implantación y seguimiento del Sistema de Calidad normalizado: A. ESCASA CULTURA DE CALIDAD EN EL ENTORNO HOSPITALARIO:

Es un hecho que, actualmente, la cultura de la calidad no está muy extendida en el ámbito hospitalario. Hasta tanto, como preconiza el Plan de Calidad y Eficiencia de la Consejería de Salud, no se establezcan modelos normalizados generales para toda la organización propiciados por la misma, o se generalicen las certificaciones a la mayoría de las Unidades hospitalarias, el que la Subdirección de Compras e Inversiones o la Unidad de Hostelería del Hospital cuenten con la certificación ISO 9002, no deja de ser un hecho anecdótico en el conjunto hospitalario. Esta circunstancia actúa como lastre, en la medida en que muchas de las actuaciones iniciadas en la Subdirección de Compras e Inversiones exigidas por el Sistema de Calidad, no so totalmente secundadas o acogidas con el interés necesario por otras Unidades o G.F.H.,s.

B. EXCESIVA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD:

El sistema normalizado ISO 9002 exige que escribamos cómo se hacen las cosas, de acuerdo a un modelo previamente establecido (Documentación del Sistema de Calidad), que las hagamos como está escrito y que podamos demostrarlo a través de



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los registros de calidad. Por ello, el sistema genera mucha documentación que hay que archivar y custodiar y que, en ocasiones, retrae a algunas personas en su elaboración, o quita frescura en la gestión más inmediata que espera el cliente. No obstante, la adaptación prevista por esta Subdirección de la actual certificación ISO 9002:1994 a la ISO 9002: 2000, menos burocratizada y más enfocada a la dinámica de los procesos para mejor satisfacción del cliente, aliviará, sin duda, esta limitación percibida.

C. TRASCENDENCIA LIMITADA POR SER ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:

Como parte de la Administración Pública, tenemos unas prerrogativas en unos casos y unas limitaciones en otros. En el caso de la certificación ISO 9002, muchas de las conclusiones demostradas no podemos aplicarlas directamente como lo haría una empresa privada. Concretamente, el seguimiento a proveedores en cuanto a los plazos de entrega y a la calidad del material entregado, que nos demuestra fehacientemente los fallos y anomalías de muchos de ellos y que generan disfuncionalidades internas tanto en el Almacén con roturas de “stock” y faltas de suministro, como en el resto de Unidades de la Subdirección con una dedicación temporal excesiva para solventar estas circunstancias, bien buscando alternativas en el mercado o bien adoptando las medidas sancionadoras contractualmente oportunas, no tiene repercusión sobre estos proveedores en futuros expedientes de contratación administrativa, al no admitirse por la Mesa de Contratación estos incumplimientos y anomalías reflejados en el Sistema de Calidad como elemento a considerar negativamente en la adjudicación de estos expedientes.

4.3. Mecanismos de Seguimiento: El seguimiento y control del Sistema de Calidad se realiza, básicamente a través de tres mecanismos instaurados y programados por el propios sistema: A. OBJETIVOS DE CALIDAD:

Anualmente, por la Dirección de Servicios Generales y la Subdirección de Compras e Inversiones, se establecen Objetivos de Calidad a alcanzar durante el período. Cada Unidad de la Subdirección tiene asignados unos objetivos específicos, concretos, posibles y medibles, y, además, existen objetivos comunes a todas las Unidades.



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Cada objetivo en sí es un mecanismo de seguimiento, en la medida en que exige genéricamente a todo el personal un esfuerzo y coordinación para su consecución, y a los mandos intermedios en particular una dedicación específica de control de actuaciones y de orientación del grupo para su logro.

B. COMITÉ DE CALIDAD DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES:

Trimestralmente y presidido por el Director de Servicios Generales se reúne este comité, al que asisten la Subdirectora de Compras e Inversiones, la Coordinadora de Calidad de la Dirección y los Responsables de Calidad de cada una de las áreas certificadas o en proceso de certificación. En estas reuniones se analizan las Incidencias y los Informes de No Conformidad habidos durante el trimestres, se evalúan las acciones correctoras implantadas para su subsanación y se revisa globalmente el Sistema de Calidad. Igualmente, se programan las auditorías a realizar tanto internas como externas y el plan de formación y seguimiento del personal en material de calidad.

C. AUDITORÍAS DE CALIDAD:

Se realizan dos tipos de auditorias, unas internas, realizadas por personal propio de la Dirección de Servicios Generales formado al respecto, y otras externas que son las que realizan, bien la empresa consultora Instituto de la Calidad, S.A., o bien las efectuadas por la empresa AENOR. Las auditorías realizadas desde que se obtuvo la certificación han sido las siguientes:

- Auditoría Interna: realizada los días 9 , 10 y 11 de Octubre de 2.001. - Auditoria realizada por la empresa consultora Instituto de la Calidad, S.A.:

los días 22 y 23 de Mayor de 2.002. - Auditoria realizada por la empresa AENOR: los días 1 y 2 de Octubre de

2002. 5. CONCLUSIONES:

La apuesta por la Gestión de la Calidad realizada por la Dirección de Servicios Generales y concretada en la obtención de la Certificación ISO 9002, por parte de la Subdirección de Compras e Inversiones, no es una moda, sino un proceso permanente que implica un cambio cultural importante en la organización, máxime en el ámbito público en el que desarrollamos nuestra actividad.



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La lectura de esta Memoria nos debe de servir de partida para el siguiente año,

planteando retos y elementos de mejora. La implantación de un Sistema normalizado de Calidad y su seguimiento correspondiente, han conllevado una serie de ventajas y de cambios en la Subdirección de Compras e Inversiones, entre los que destacan: ♦ MEJORAS INTERNAS:

• Organizativas:

- Mejora la organización y comunicación de las distintas Unidades. - Disminuye el número de incidencias al definir y mejorar las tareas

realizadas. - Aumenta la eficacia y eficiencia en la consecución de objetivos. - Facilita la formación del personal.

• Cambio Cultural:

- Establece procedimientos e instrucciones de actuación conocidos y consensuados por todos.

- Sinergias entre las distintas Unidades implicadas. ♦ SATISFACCIÓN DE CLIENTES:

- Externos: Los Pacientes, como mejora indicrecta del Proceso Asistencial. - Internos: Los G.F.H.,s o Unidades Peticionarias, a los que el Sistema de

Calidad les asegura una prestación de servicios homogénea y relativamente estable, incidiendo en una mayor comunicación y reducción de las reclamaciones efectuadas.

♦ RECONOCIMIENTO ACTUACIÓN REALIZADA:

Tanto por parte de los proveedores del Hospital implicados en el sistema de aprovisionamiento, como de otras Instituciones Sanitarias a las que prestamos apoyo logístico o que están en proceso de acceder al mismo.

El Hospital, como elemento de un Sistema Social abierto, debe adaptarse a su entorno, y en este sentido, las políticas de calidad, orientadas a sus clientes, se presentan como un instrumento imprescindible para obtener su satisfacción y fidelidad.



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La Sanidad Pública debe ofrecer servicios de calidad tanto asistenciales como no asistenciales, que deben tener como destino final clientes internos y externos, y debe orientar sus esfuerzos a la gestión de la calidad, para poder adaptarse mejor a un entorno con mayor globalización y competitividad, en el que la calidad, sin duda, se está convirtiendo en una forma natural de selección.

6. BIBLIOGRAFÍA:

- Ackoff RL. La realización de un proyecto de futuro: Planificación de

Sistemas y Principios de organización. Madrid: Edit. EOI, 1977. - Aenor. Normas ISO serie 9000:1994. - Bañon i Martínez R, Halachmi A, Bouckaert G. La productividad y la

calidad en la gestión pública. Santiago de Compostela: Edit. Escola Galega de Administración Pública, 1996.

- Cela JL. Calidad. Qué es. Cómo hacerla. Barcelona: Edit. Gestión 2000. 1996.

- Crosby PhB. La organización sin lágrimas. México: Edit. McGraw-Hill, 1991.

- Chiavenato I. Introducción a la Teoría General de la Adminsitración. Edit. McGraw-Hill Latinoamericana, 1981.

- Deming WE. Calidad, productividad y competitividad. La salida de la crisis. Madrid, 1990.

- Desmare G. Relación existente entre el Aseguramiento de la Calidad (ISO 9000) y Gestión de Calidad Total. Rev. Excelencia Club Gestión de Calidad. Madrid.

- Goleman D. Inteligencia emocional. Barcelona. Edit. Kairós, 1997. - INAP. Calidad total en los servicios públicos y en la empresa. Madrid, 1992. - Junta de Andalucía. Consejería de Salud. Nuevas estrategias para la sanidad

andaluza. Plan de Calidad. Sevilla, 2000. - López J, Gadea A. Servir al ciudadano. Gestión de la calidad en la

Administración Pública. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A., 1995. - Muñoz Machado A. La Gestión de la Calidad Total en la Administración

Pública. Edit. Diaz de Santos Madrid, 1999. - Muñoz Machado A. Normas de calidad y gestión de hospitales y centros de

salud. Rev. Ingeniería Hospitalaria, 10, 1996. - Udaondo M. Gestión de Calidad.Madrid: Edit. Díaz de Santos, 1992. - Vouri HV. El control de calidad en los servicios sanitarios. Conceptos y

metodología. Barcelona. Edit. Masson, 1991.

Si bien la entrega del mismo se realiza en el ejercicio 2003, con motivo del acto de despedida de los Residentes.



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6.2.- VII Congreso de la Sociedad Andaluza de Calidad Asistencial. Sevilla 6, 7 y 8 de Noviembre 2002. El HUVN estuvo presente en estas Jornadas, representado por la Dirección de Servicios Generales, Subdirección de Compras e Inversiones, presentando los siguientes trabajos, de los cuales exponemos el formato resumen de los mismos:

VII CONGRESO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE CALIDAD ASISTENCIAL.

Sevilla, 6, 7 y 8 de Noviembre 2002

hoja de resumen de comunicación Título

“ENCUESTA DE SATISFACCIÓN” A LOS CLIENTES DE LA SUBDIRECCIÓN DE COMPRAS E INVERSIONES, DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN DE LAS

NIEVES. responsable de la comunicación (nombre y apellidos, dirección postal, teléfono y/o email de contacto) Martín Blanco García y Emilia Martínez Martínez, Hospital Virgen de las Nieves. Granada. Teléfono:958 020638-958 020639; email: [email protected]

X Oral póster diapositivas diapositivas dobles retroproyector

X Power P.Cañón Proyección autores

Martín Blanco García, Emilia Martínez Martínez, Juan Antonio Duarte Cartas, Agustín González Fernández, Luis Gómez Fernández y Pepe Mesa.

área de conocimiento Gestión



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Resumen Objetivo: valorar el grado de satisfacción de los clientes de la Subdirección, en la gestión periódica de compras de productos y prestación de los servicios que la Subdirección tiene encomendados, en el marco de la Política de Calidad de la Dirección de Servicios Generales. Y a la vista de los resultados obtenidos, iniciar la puesta en marcha de un “Plan de Mejoras”. Destino: dirigida a los clientes internos de la Subdirección de Compras e Inversiones. Codificados por GFH´s (Grupo Funcional Homogéneo), hacen un total de 300 GFH,s. Presentación: la encuesta consta de 20 preguntas, diferenciadas en dos bloque de 10 cuestiones con las siguientes opciones de respuesta:

• MB (muy bueno), B (bueno), M (malo), MM (muy malo) y NS/NC ( no sabe, no contesta) • S ( si ) y N ( no ).

1.-Calidad de los productos la valoro como: 1.-¿Conoce el Código SAS? 2.-Información que aportan las “planillas” es. 2.-¿Ve interesante un Módulo para reclamaciones? 3.-La información periódica de los consumos es: 3.-¿Conoce el Almacén Centralizado? 4.-Los productos llegan la los almacenes de planta con embalaje: 4.-¿Conoce el precio de los productos? 5.-El suministro por la tarde lo valora como: 5.-¿Conoce el Sist. de Petición Automática del HMI? 6.-.-La tramitación de las Devoluciones al Almacén es: 6.-¿Participaria en una C. de Evaluación Técnica? 7.-La organización de los almacenes de Planta. 7.-¿Ha comparado nuestro Sist. de Suministros? 8.-La respuesta ante urgencia de material almacenable 8.-¿Recibe una Atención personalizada? 9.-La respuesta ante urgencia de material especifico. 9.-¿Recomendaria el Sistema de Suministros? 10-.-El circuito de productos nuevos. 10.-¿Considera el trato y la aptitud de nuestro personal Desarrollo: estuvo disponible para su cumplimentación durante todo el mes de Junio del 2002. Metodología: Para garantizar el valor de los resultados y la máxima difusión, la Subdirección de Investigación y Docencia validó las preguntas planteadas, el formato de presentación y nos recomendó que se hiciera llegar selectivamente y de forma personal a un número de usuarios suficientemente representativo, del total que tienen acceso a la misma. Siguiendo esta recomendación, se envió de forma personalizada a 36 Jefes de Servicio, 7 Jefes de Sección y 88 Supervisores y Jefes de Bloque, quienes respondieron en soporte papel o a través de la red, en el sistema de Gestión de Suministros. Tuvieron acceso a ella todos los clientes que habitualmente mantienen relación con la Subdirección. Resultados: Se recibieron cumplimentadas 106 encuestas, tanto en soporte papel como a través de la red. Evaluación: Los resultados obtenidos han permitido conocer el grado de satisfacción de nuestros clientes , en aspectos tan importantes como la calidad de los productos o el servicio recibido por el Almacén Central. Igualmente nos ha permitido evaluar medidas de nueva implantación. En definitiva es un buen instrumento para la “Mejora Continua”, principio que debe de presidir todo sistema de calidad.



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VII CONGRESO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE

CALIDAD ASISTENCIAL. Sevilla, 6, 7 y 8 de Noviembre 2002

hoja de resumen de comunicación Título INFORMATIZACIÓN DE INFORMES TECNICOS Y REALIMENTACIÓN A PROVEEDORES” Unidad de Gestión de Pedidos- Unidad de Compras- Unidad de Contratos Subdirección de Compras e Inversiones. HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN DE LAS NIEVES. responsable de la comunicación (nombre y apellidos, dirección postal, teléfono y/o email de contacto)

Oral X Póster diapositivas diapositivas dobles retroproyector Power P.Cañón Proyección autores

Isidoro Perez Fernandez, Angela Dominguez, Teresa Gasso Bris, Juan Antonio Duarte Cartas y Emilia Martinez Martinez.

área de conocimiento Gestión

resumen Objetivos.- Facilitar a las empresas participantes en los Expedientes de Contratación Administrativa de material fungible sanitario y no sanitario, prótesis, medicamentos y cualesquiera otros productos objetos de expedientes de contratación, información detallada sobre la Puntuación Técnica obtenida en la fase de Informes técnicos, referida a cada uno de los productos ofertados en el expediente. Métodos.- Una vez elaborado el Informe Técnico por los miembros del la Comisión Técnica Asesora, constituida al efecto e integrada por expertos en la metería que es objeto de expediente de contratación. La puntuación técnica es registrada en la aplicación informática, con detalle de cada uno de los criterios considerados, y previamente establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. La valoración (puntuación) de estos criterios técnicos es determinante en la adjudicación. Una vez resuelta esta, se realiza la Comunicación de Adjudicación las empresas que resulten adjudicatarias. Y los licitadores no adjudicatarios se les adjunta junto con la Comunicación de No Adjudicación, un diskette con la valoración técnica obtenida en cada uno de los productos ofertados, siguiendo los criterios de adjudicación del expediente, así como la puntuación comparativa con el resto de las ofertas recibidas concurrentes. Resultados.- Las firmas participantes van a disponer de manera ágil, sin solicitarla, de una información valiosa que le sirva de retroalimentación a su propio sistema. Podrán contrastar los diversos aspectos técnicos de sus productos con el fin de adecuarlos, si lo consideran oportuno, a las necesidades hospitalarias, en beneficio final del usuario y del paciente. Discusión.- Supone una mejora considerable para el mantenimiento del Sistema de Calidad del Hospital, ofreciendo un servicio a sus clientes externos, que redundará a la larga en beneficio del Hospital.



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VII CONGRESO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE

CALIDAD ASISTENCIAL. Sevilla, 6, 7 y 8 de Noviembre 2002

hoja de resumen de comunicación Título “MODULO INFORMATICO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE UNIDADES FUNCIONALES Y UNIDAD DE GESTION DE PEDIDOS Y ALMACEN” Unidad de Gestión de Pedidos. Subdirección de compras e Inversiones. HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN DE LAS NIEVES. responsable de la comunicación (nombre y apellidos, dirección postal, teléfono y/o email de contacto)

Oral X Póster Diapositivas diapositivas dobles Retroproyector Power P.Cañón Proyección

autores Agustín González Rodríguez, José Manuel Echeverría Alvarez, Juan Antonio Duarte Cartas y Emilia Martínez Martínez.

área de conocimiento Gestión Resumen Objetivos.- Facilitar la intercomunicación y el mantenimiento de registro entre las distintas unidades funcionales del Hospital, y La unidad de Gestión de Pedidos y el Almacén. Potenciando una aspecto que en la encuesta de satisfacción figura como una demanda de nuestros usuarios, como es la atención personalizada a nuestros Clientes Internos. Métodos.- Ante la imposibilidad de que los clientes internos de la Subdirección tengan acceso a sistemas de comunicación a través de Internet y para eliminar el problema de la intercomunicación vía telefónica, como el que esté comunicando la línea, el interlocutor requerido no se encuentre disponible, así como para poder tener constancia de qué se ha dicho y cuando, se ha desarrollado un módulo informático de Comunicación Interna que resuelve estos problemas. Consiste en la posibilidad que tiene un responsable de un GFH de crear un nuevo mensaje, eligiendo el destinatario (unidad y persona). Queda guardado un registro del mensaje emitido, el GFH emisor, la persona remitente del mensaje, la unidad destinataria y la persona receptora del mensaje. Desde la Unidad de Ge stión de pedidos o el Almacén se reciben los mensajes, y se tiene la posibilidad de contestar al mensaje, quedando registrada la respuesta a éste mensaje. De esta forma se pueden tener varios estados de mensajes: Enviados y no leídos. Enviados y leídos, pero sin respuesta, Con respuesta, generadores de un PAC-13. Asimismo se puede llevar un control estadístico del número de mensajes que envía cada GFH, unidad destinataria, situación que provocan, etc. Operativamente en cada unidad se designará a la persona responsable y que servirá de enlace en el módulo de Comunicación Interna, buscando un perfil de buen comunicador y con capacidad para resolver las cuestiones que nos plantean nuestros clientes internos.

Discusión.- Supone una mejora considerable para el mantenimiento del Sistema de Calidad del Hospital, ofreciendo un servicio a sus clientes internos, que redundará a la larga en beneficio del Hospital.



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6.3.- Participación y coordinación del grupo de Trabajo organizado por la Dirección de Gestión Económica de los SSCC del SAS, para el desarrollo e implantación de un Programa Centralizado de Contratación Administrativa.

A finales de año se inicia la Participación de la Subdirección en el proyecto de elaboración del Análisis Funcional, para el desarrollo de un Programa Centralizado de Contratación Administrativa a implantar en los centros dependientes del SAS. Junto al Hospital Universitario Virgen de las Nieves, participan el Hospital Ciudad de Jaén, Hospital Carlos Haya de Málaga, Hospital Reina Sofía de Córdoba, Hospital Virgen de la Macarena de Sevilla, Hospital Virgen del Rocío de Sevilla, Hospital Virgen de la Victoria de Málaga, Hospital Juan Ramón Jiménez de Huelva, Hospital Universitario Puerta del Mar de Cádiz.

Esta experiencia ha permitido que el personal de la Subdirección, Unidad de Compras y Contratos, participe conjuntamente con otros profesionales de las Instituciones Sanitarias, en un proyecto que les afecta de lleno. Con la gran oportunidad de “definir” y “compartir” el bagaje profesional de muchos años de trabajo, en un foro cercano a la realidad de los centros.

6.4.- Coordinación del Grupo de Granada, para la implantación del Catalogo de Productos SAS, y la homologación de Productos en el Banco de Productos del SAS.

Igualmente, el Hospital U. Virgen de las Nieves, lideró en este ejercicio las tareas de Implantación de Catalogo SAS, vía acuerdo Logístico Provincial, donde el lenguaje común entre los centros es el del Catalogo SAS.

Esta labor se completó, con la homologación de productos, para el Banco de Productos del SAS, donde a nivel provincial el referente es al Unidad de Gestión de Pedidos del Hospital, entre cuyas funciones se encuentran la definición, mantenimiento e implantación del Catalogo de Productos del Hospital, integrando a su vez el Catalogo de Productos del SAS.

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MEMORIA AÑO 2002 - hvn.es · del turno de tarde en almacén”, “la oferta electrónica”, “la Facturación conjunta” o en Logística Provincial, el suministro al Hospital