Microinformática Corporativa - gestion.uco.es · 4.5.1 Las vistas del documento. 44 4.5.2 Las barras de herramientas. 45 ... (partes físicas del ordenador) puede comprender. Respecto

MicroinformáticaCorporativa

Revisión 1.2

Servicio de InformáticaArea de Sistemas

Julio 1999

I

INDICE

Presentación. .......................................................................................... 1

1 Conceptos básicos de la interfaz Windows. .............................. 3

1.1 Introducción. 31.2 Inicio de sesión. 41.3 El ratón. 51.4 Las ventanas. 6

1.4.1 Descripción básica. 61.4.2 Botones de control. 71.4.3 Barras de desplazamiento. 81.4.4 Utilización de ventanas. 9

1.5 Los cuadros de diálogo. 91.6 El escritorio de Windows. 12

2 Trabajar con Windows. ............................................................. 14

2.1 El Menú de Inicio. 142.1.1 Descripción. 142.1.2 Ejecución y finalización de un programa. 15

2.2 La Barra de tareas. 162.3 La Ayuda. 172.4 Cierre de una sesión. 192.5 Gestión de contraseñas. 20

3 El Explorador.............................................................................. 23

3.1 Introducción. 233.2 Navegación. 243.3 Selección de archivos y carpetas. 253.4 Mover y copiar. 263.5 La Papelera de reciclaje. 273.6 Gestión de impresoras. 283.7 Creación de carpetas. 293.8 Otras opciones del Explorador. 303.9 Estructura de carpetas de la Universidad. 313.10 Seguridad de archivos. 33

4 Introducción a Word 97. ............................................................ 34

4.1 Introducción. 344.2 Inicio de Word 354.3 Conceptos básicos. 36

4.3.1 Elementos de la pantalla de Word. 364.3.2 Las Ventanas de Documentos 374.3.3 Desplazarse por el documento. 384.3.4 El botón derecho del ratón. 39

4.4 Gestión de Documentos. 404.4.1 Creación de un documento nuevo. 404.4.2 Apertura de un documento existente. 414.4.3 Guardar un documento. 424.4.4 Cerrar documentos. 434.4.5 Recuperación ante fallos. 43

II

4.5 Opciones básicas de visualización. 444.5.1 Las vistas del documento. 444.5.2 Las barras de herramientas. 454.5.3 La Regla de Word. 454.5.4 Mostrar símbolos y formatos. 46

4.6 La Ayuda de Word. 464.6.1 Información general. 474.6.2 Sugerencias en pantalla. 474.6.3 El Ayudante de Office. 48

5 Formato de texto y páginas con Word. .................................... 50

5.1 El teclado. 505.2 Manipulación de texto. 50

5.2.1 Selección. 505.2.2 Inserción y copia de texto. 515.2.3 Corrección de errores. 52

5.3 Gestión básica de formatos. 525.3.1 Formato de párrafos. 535.3.2 Formato de página. 55

6 Conceptos avanzados de Word ................................................. 56

6.1 Revisión ortográfica y gramatical. 566.2 Listas. 576.3 Tabulaciones. 586.4 Buscar. 596.5 Tablas. 606.6 Impresión. 616.7 Bordes y sombreados. 626.8 Estilos. 63

7 Uso de plantillas con Word. ...................................................... 66

7.1 Introducción. 667.2 Plantillas de la Universidad de Córdoba. 67

7.2.1 El asistente para plantillas. 687.2.2 La plantilla de Oficios. 687.2.3 Otros asistentes. 727.2.4 Preimpresos. 727.2.5 Configuración de plantillas. 73

7.3 Plantillas personales. 747.4 Listas de correspondencia. 74

7.4.1 Introducción. 747.4.2 Listas de correspondencia. 75

7.5 Combinar correspondencia. 767.5.1 Escribir el documento modelo. 767.5.2 Seleccionar una lista de correspondencia. 777.5.3 Inserción de campos de combinación. 787.5.4 Elegir los destinatarios. 79

7.6 Impresión de etiquetas. 81

III

8 Correo Electrónico. .................................................................... 85

8.1 Introducción. 858.2 Conceptos. 86

8.2.1 Dominios. 868.2.2 Direcciones de Correo Electrónico. 868.2.3 Configuración del lector de correo. 878.2.4 Contraseña 87

8.3 Componentes de la ventana principal 888.3.1 Área Carpetas. 898.3.2 Área Mensajes 908.3.3 Área de texto del mensaje 90

8.4 Enviar y recibir correo. 918.4.1 Enviar un mensaje 918.4.2 Recibir un mensaje. 948.4.3 Recibir un mensaje con archivos adjuntos. 948.4.4 Contestar o Reenviar un mensaje 95

8.5 Opciones Avanzadas. 978.5.1 Libro de Direcciones. 978.5.2 Listas de distribución. 988.5.3 Archivo de firma. 99

A. Ayuda para usuarios de WordPerfect. .................................. 101

Servicio de Informática – Area de Sistemas 1

Presentación.

Definir la Microinformática corporativa es difícil en una Universidaddónde los PC’s son utilizados para tareas muy diferentes: desde elprocesamiento de textos a la investigación científica.

Desde el punto de vista de la Gestión, las aplicaciones corporativassiempre se han caracterizado por estar alojadas en equiposcentralizados (UNIX en nuestro caso) a los que se accede por mediode terminales no gráficos o emuladores.

La generalización en el uso de PC’s con aplicaciones cada vez máspotentes ha cambiado el concepto de aplicación corporativa. De estemodo, una suite como Microsoft Office puede considerarse unaaplicación corporativa al mismo nivel que los programascentralizados de gestión económica o de personal.

Pero entonces se hace necesaria una administración centralizada quepermita cierto grado de libertad al usuario asegurando al mismotiempo la homogeneidad, la estabilidad y la fiabilidad en el uso de lamisma.

Este fue uno de los argumentos que nos llevó a implementar unentorno Microsoft Terminal Server en el que las aplicacionesmicroinformáticas se ejecutan en un servidor centralizado al estilo delo que tradicionalmente ha ocurrido con el resto de aplicacionescorporativas.

En este entorno, el PC del usuario no necesita aplicaciones, tan sóloel cliente que le permite establecer la conexión con el servidor. Lospuestos de usuario son, por tanto, fáciles de administrar y todas lasaplicaciones microinformáticas con carácter corporativo seencuentran instaladas en los servidores.

Este manual pretende guiar al usuario en la utilización del entornodescrito y presta especial atención a una de las aplicacionesmicroinformáticas corporativas por excelencia: Microsoft Word 97.


Hemos recogido información de diferentes fuentes para resumir enpocos capítulos los temas que hemos considerado más útiles ysiempre tratando de adaptar los contenidos al ámbito de nuestraUniversidad.

En especial estamos en deuda con el libro ‘Obtenga resultados conMicrosoft Word 97’ de Microsoft, el curso ‘Aprenda Windows 95’ de laUniversidad de Navarra y el curso interactivo ‘Aprenda Word 97’ deSoftvision.


1 Conceptos básicos de la interfaz Windows.

1.1 Introducción.

En sentido amplio, podemos decir que Windows 95/98 es un sistemaoperativo que, como tal, se encarga de controlar y dirigir el ordenadortraduciendo las instrucciones a un lenguaje que el hardware (partesfísicas del ordenador) puede comprender.

Respecto a versiones anteriores, el nuevo entorno ofrece una mayorfacilidad de uso gracias a que explota más hábilmente lascapacidades gráficas de los ordenadores. Aunque la combinación MS-DOS - Windows 3.x puede parecer similar, ahora la integración esmás completa de modo que el usuario puede, en la mayoría de lassituaciones, prescindir de MS-DOS.

Microsoft comercializa Windows NT Server como un sistemaoperativo de gama alta para el entorno empresarial, a diferencia deWindows 95/98 que está dirigido al ámbito personal o doméstico.Windows NT ya se puede considerar un sistema operativo completopero con una carencia notable: la capacidad multiusuario.Tradicionalmente, Microsoft ha defendido una versión reducida,llamada Windows NT Workstation, como cliente natural parautilizar los PC’s en un entorno empresarial. Sin embargo, en estasolución, toda la carga se distribuye entre los PC’s clientes exigiendode los mismos considerables recursos y complicando laadministración.

Finalmente, Microsoft ha liberado una versión especial de NT,conocida como Terminal Server Edition, que añade capacidadesmultiusuario al sistema operativo. Con esta opción, los clientespueden ser PC’s con capacidades modestas y la administración serealiza de forma centralizada.


Esta última opción es la seleccionada por la Universidad de Córdobapara desarrollar un entorno fiable y homogéneo de microinformáticacorporativa.

De esta forma, la interfaz de usuario descrita en este manual es lacorrespondiente a Windows NT Server Terminal Server Edition.Sin embargo, a nivel práctico, esta interfaz es muy parecida a lautilizada por Windows 95/98. Por eso hablaremos en general deWindows para referirnos al sistema operativo.

Hay, no obstante, diferencias importante derivadas básicamente dedos aspectos:

• La capacidad multiusuario que añade opciones de conexión,desconexión, mensajes,…

• La seguridad, que implica que todas las opciones deconfiguración estén vetadas y que supone considerar aspectoscomo los permisos de los archivos.

1.2 Inicio de sesión.

Para conectarse con el servidor de la Universidad es necesario unsoftware cliente ejecutándose en la máquina local. Dado que estecliente se puede ejecutar sobre distintos entornos (Windows 95/98,MS-DOS, UNIX,…) no vamos a detallar aquí el proceso de arranquedel cliente. En la mayoría de las instalaciones el cliente se iniciaráautomáticamente al arrancar el ordenador. De no ser así, esteServicio de Informática le dará las instrucciones oportunas.

Una vez iniciado el cliente, aparecerá la ventana de bienvenida deTerminal Server:


En esta ventana debe introducir su Nombre de usuario y suContraseña. Como nombre de Dominio debe dejar elpredeterminado (GESTION).

Una vez completada esta información pulse el botón Aceptar y seiniciará la sesión mostrando el Escritorio de Windows.=

1.3 El ratón.

Windows ha sido diseñado para ser utilizado con el ratón. Alarrancar aparece en la pantalla un pequeño objeto móvil llamadopuntero o cursor, cuya posición está relacionada con el movimientodel ratón. Aunque la mayoría de las operaciones se pueden realizartambién desde el teclado, el ratón proporciona el modo más directo,cómodo e intuitivo de seleccionar y mover elementos en la pantalla.

El ratón de Windows utiliza dos botones (aunque es posibleencontrar en el mercado ratones con tres botones). A menosque se especifique lo contrario, cualquier referencia a unbotón del ratón significará el botón izquierdo. El botónderecho del ratón se utiliza principalmente para activar elmenú contextual. El menú contextual es un menú cuyocontenido depende del objeto sobre el que se haya hecho cliccon el botón derecho. Dicho menú contiene siempre los comandos

= Si aún no conoce como utilizar los botones de esta ventana continúe leyendo las siguientesecciones.


correspondientes a las operaciones más frecuentes con el tipo deobjeto relacionado.

Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una ovarias de las combinaciones siguientes:

• Apuntar: llevar el puntero (flecha u otro símbolo) a un lugarconcreto de la pantalla desplazando el ratón sobre la mesa o laalfombrilla.

• Hacer clic: pulsar y soltar un botón del ratón.

• Arrastrar: manteniendo pulsado un botón del ratón, moveréste a un lugar diferente y luego soltar el botón. Normalmente,se arrastra un objeto para moverlo de un lugar a otro de lapantalla y se utiliza el botón izquierdo.

• Hacer doble clic: pulsar y soltar el botón dos veces seguidasrápidamente.

Dependiendo de dónde esté situado el puntero, éste puede adoptardiferentes formas. Las más comunes son: una flecha hacia arriba yligeramente orientada hacia la izquierda, una barra vertical enforma de I y un reloj de arena indicando que el ordenador estárealizando una determinada tarea.

1.4 Las ventanas.

1.4.1 Descripción básica.

Una ventana es una zona de la pantalla sobre la que se ejecutará unprograma o se realizará un tarea. Todas ellas poseen una serie deelementos comunes.

La Barra de títulos muestra el nombre de la ventana que,usualmente, contiene el nombre de la aplicación abierta en ellaseguido del nombre del documento activo.


La Barra de menús, está situada inmediatamente debajo de labarra de títulos de la mayoría de las ventanas. Consiste en unabanda horizontal que contiene opciones tales como Archivo, Edición oAyuda. Haciendo clic en cualquiera de estos nombres se despliega unmenú en forma de persiana, es decir se despliega una lista decomandos. Para escoger uno, basta con desplazar el puntero delratón sobre el comando correspondiente y hacer clic.

1.4.2 Botones de control.

Los botones de control están situados en la esquina superiorderecha.

Al hacer clic sobre el Botón de minimizar la ventana se reduce y secoloca su nombre en una barra que está en la parte inferior de lapantalla denominada Barra de Tareas y que estudiaremosposteriormente.

Al hacer clic sobre el Botón de maximizar la ventana aumenta detamaño hasta ocupar la totalidad de la pantalla. El Botón derestaurar recupera el tamaño de una ventana antes de sermaximizada. Una vez maximizada la ventana, el botón de maximizarcambia al de restaurar.

Finalmente, el Botón de cerrar cierra una ventana y la aplicaciónasociada.


En algunas ventanas puede aparecer el Botón de Ayuda, quepermite mostrar sugerencias en pantalla sobre los diferenteselementos de un cuadro de diálogo como veremos posteriormente.

Debe tenerse en cuenta, que cuando se minimiza una ventana, éstasigue abierta, es decir, la ventana y cualquier programa que se estáejecutando en ella siguen disponibles en la memoria del ordenador ypueden visualizarse nuevamente. Si por el contrario se cierra unaventana, ésta pasa a desaparecer de la memoria del ordenador y paravolverla a visualizar es necesario arrancar de nuevo la aplicación.

Dado que estamos en un entorno multiusuario es importante que nomantengamos abiertas simultáneamente demasiadas aplicaciones.De no hacerlo así no sólo estamos perjudicando el rendimiento denuestro propio trabajo, sino el del resto de usuarios que compartencon nosotros los recursos del servidor.

1.4.3 Barras de desplazamiento.

Si se desplaza el cursor hacia los bordes de una ventana, éste setransforma en una doble fecha ↔ (horizontal o vertical, según de québorde se trate). Si, cuando cambia el cursor, se arrastra el ratón, esposible modificar el tamaño de la ventana Si el cursor se coloca enalguna de las cuatro esquinas, éste toma la forma de una doble flechainclinada, permitiendo modificar el tamaño de los dos lados de laventana que confluyen en esa esquina.

Cuando se reduce una ventana a un tamaño en el que no se puedemostrar toda la información, aparecen unos elementos nuevosdenominados Barras de Desplazamiento, que permiten ver todo elcontenido de la ventana sin variar su tamaño.

Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, aunqueno tienen por qué aparecer ambas simultáneamente. La operación dedesplazarse por la ventana se puede realizar, bien haciendo clic enuna de las dos flechas de los extremos (avance lento), haciendo clic enla propia barra (avance rápido) o arrastrando el cuadro de controlexistente entre ellas a voluntad del usuario.


1.4.4 Utilización de ventanas.

Para mover una ventana de posición se debe desplazar el puntero delratón sobre la Barra de títulos de la ventana a desplazar, yarrastrarla.

Si tenemos más de una aplicación abierta simultáneamente cada unadispondrá de su propia ventana. Si todas son visibles, para activaruna aplicación basta con hacer clic sobre la Barra de títulos de laventana asociada.

Para poder realizar cualquier operación dentro de una ventana éstadebe estar activa. Cuando hay dos o más ventanas superpuestas enla pantalla, la ventana activa siempre aparece en primer plano.

Para reconocer fácilmente la ventana activa se debe tener en cuentaque la Barra de Títulos de ésta se encuentra resaltada (de color)mientras que las demás aparecen en gris.

Si las ventanas está maximizadas, no es posible cambiar a una nuevaventana pulsando su Barra de títulos. Para conseguirlo se utiliza laBarra de tareas como se verá más adelante.

1.5 Los cuadros de diálogo.

Los cuadros de diálogo son un tipo especial de ventana. Aparecencuando Windows necesita alguna información que debe suministrarleel usuario para completar una tarea o cuando se necesita enviar unmensaje. Casi todos los cuadros de diálogo contienen una serie deopciones para que el usuario pueda seleccionar una o varias de ellas.


Cuando el nombre de un elemento aparece con un trazo atenuadosignifica que la opción no está disponible en ese momento.

Los Botones de comando, o simplemente botones, se utilizan parainiciar una acción como ejecutar o cancelar las acciones seleccionadasen un cuadro de diálogo. Los botones más comunes son Aceptar,Cancelar y Aplicar.

Un cuadro de texto es un área rectangular en la que podemosescribir información. Si está vacío, al hacer clic aparecerá una barravertical intermitente. Se trata del punto de inserción, que nosindicará el lugar en que se introducirá la información que tecleemos.Si el cuadro ya contuviera texto al hacer clic se seleccionará(cambiará de color) y podremos sobrescribir su contenido.

Existen dos tipos básicos de listas. La lista desplegable es similar aun cuadro de texto, pero que incorpora un triángulo a su derecha de modo que al hacer clic sobre él se despliega una lista con todos loselementos disponibles. El cuadro de lista es un área rectangular enel que directamente se presentan una serie de elementos. Ambostipos de listas pueden incorporar barras de desplazamiento si no esposible visualizar simultáneamente todos los elementos de la lista.


Los botones de opción sirven para presentar grupos de opciones queson mutuamente excluyentes. Se representan con un nombre y uncírculo a la izquierda. La opción seleccionada presenta un puntonegro en el interior del círculo. Para seleccionar una nueva opciónbasta con hacer clic sobre ella.

Las casillas de verificación permiten activar o desactivardeterminadas opciones dentro de un cuadro de diálogo. Serepresentan con un nombre y un pequeño cuadrado a su izquierda.Las opción u opciones seleccionadas, que no son excluyentes,aparecen con una marca dentro del cuadro. Haciendo clic sobre unacasilla se activa o desactiva alternativamente.

Cuando existen muchas opciones en un cuadro de diálogo, la mejorsolución es agruparlas en las denominadas Fichas e identificarlasmediante una solapa situada en la parte superior. Haciendo clic enuna de estas solapas aparece la ficha correspondiente ocultando laanterior.

Cuando el número de fichas supera el ancho del cuadro de diálogo,éstas se distribuyen en filas. Al seleccionar una ficha, las filas sereordenan de modo que la que contiene la ficha activa se sitúa en laparte inferior. Este comportamiento puede ser a veces bastanteconfuso.


Con esto hemos repasado los elementos básicos de la interfaz deWindows. Existen algunos elementos adicionales pero poco frecuentesque hemos preferido omitir.

1.6 El escritorio de Windows.

Windows utiliza una metáfora ampliamente empleada en otrosentornos de ventanas: el Escritorio. Se trata de considerar latotalidad de la pantalla como un escritorio sobre el cual podemosdisponer todos los elementos del ordenador.

En general, el Escritorio se compone de una serie de gráficos o iconosque permiten ejecutar las diferentes aplicaciones con un sencillodoble clic del ratón. En la parte inferior se encuentra la Barra detareas y el Menú de Inicio, un elemento fundamental de la interfazde Windows que abordamos en el siguiente capítulo.

El contenido del Escritorio depende de los componentes instalados yde las modificaciones que haya realizado el usuario. Aunque elEscritorio suele ser algo personal, en nuestro entorno la aparienciadel mismo dependerá del perfil de cada usuario.


Como en otros aspectos, motivos de seguridad hacen que al usuariono le esté permitido configurar muchos de los parámetrosmodificables de Windows. Por tanto, en este sentido, nos alejamosalgo de lo que sería un estudio general del Escritorio de Windows95/98.

En el Escritorio encontraremos los siguientes elementos comunes:

Mi PC. Un doble clic en este icono hace aparecer una ventana condispositivos de almacenamiento (discos duros, disquetera, unidadesde CD-ROM, etc.. ) y de impresión a los que se tiene acceso. Esposible utilizar estos iconos para navegar por el ordenador pero, engeneral, resulta mucho más intuitivo utilizar el Explorador deWindows, como veremos posteriormente.

La Papelera de Reciclaje. Se trata de un lugar de almacenamientotemporal de archivos borrados, pero que pueden ser recuperadosnuevamente mientras no se haya vaciado la Papelera. Para borrar unarchivo o carpeta basta arrastrarlo a la Papelera. Más adelante severán otros modos de borrar archivos y carpetas.

Impresoras. Haciendo doble clic sobre este icono se accede a laventana de control de las impresoras disponibles. Más adelanteestudiaremos en detalle la utilización de impresoras.

Iconos de aplicación. En función del perfil de cada usuarioaparecerán diferentes iconos con las aplicaciones autorizadas(Microsoft Word, acceso a las aplicaciones corporativas, Internet,…).No todas las aplicaciones disponibles aparecen en el Escritorio. Alresto de aplicaciones se accederá a través del Menú de Inicio.


2 Trabajar con Windows.

2.1 El Menú de Inicio.

2.1.1 Descripción.

El Menú de Inicio es uno de los elementos más importantes de lainterfaz de Windows. De nuevo, en función de los componentesinstalados en el servidor y del perfil del usuario aparecerán más omenos opciones en este menú.

Para acceder al Menú de inicio hay que hacer clic sobre el Botón deInicio que aparece en la parte inferior del Escritorio.

Al hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre este botón sedespliega un menú en forma de persiana que posee una serie deopciones o elementos.

Algunos de estos elementos tienen un pequeño triángulo 4 a laderecha para indicar que, al situar el cursor sobre éste, se desplegaráun nuevo menú. Estos menús se denominan menús en cascada.


El submenú Programas es la entrada básica y de él cuelgan todaslas aplicaciones instaladas.

La opción Documentos permite abrir rápidamente los últimosdocumentos sobre los que hemos trabajado.

La opción Ayuda nos ofrece la posibilidad de resolver dudas sobre lautilización de Windows como veremos posteriormente.

Las opciones Seguridad Windows NT…, Cerrar sesión… yDesconectar… permiten cambiar la contraseña y finalizar laconexión con el servidor como veremos posteriormente.

2.1.2 Ejecución y finalización de un programa.

Para ejecutar un programa a través del Menú de Inicio se debe moverel puntero sobre dicho menú hasta activar la opción deseada. En esemomento se hace clic sobre la opción y arranca el programacorrespondiente.

Por ejemplo, para arrancar Microsoft Excel hacemos clic sobre elBotón de Inicio y se mueve el puntero sobre la opción Programas. Seabrirá un submenú en cascada y hacemos clic sobre Microsoft Excel.


Para finalizar la aplicación siempre es conveniente utilizar la opciónadecuada de cada programa, normalmente el comando Salir delmenú Archivo. Si no se conoce la aplicación siempre es posiblecerrarla haciendo clic en el botón de cerrar o haciendo doble clic en elicono de la aplicación que aparece en la esquina superior izquierda dela ventana. Otra forma rápida de cerrar una ventana es pulsar[ALT+F4].

2.2 La Barra de tareas.

La Barra de tareas es la barra de color gris que aparece en elmargen inferior de la pantalla. Se compone de dos partes: el Botónde Inicio, de cuya utilidad ya hemos hablado, y el Cuadro deestado, zona reservada para la gestión de tareas y para diferenteselementos de estado.

Normalmente aparecerá a la derecha de esta barra el Reloj. Al situarel puntero del ratón sobre éste también nos mostrará la fecha actual.

Sin embargo, quizás lo más importante de la Barra de tareas es queen ella están representadas todas las tareas que estamos ejecutandoen el sistema. Cada vez que se arranca una aplicación o se abre unanueva ventana aparece un botón representando a la aplicación en laBarra de tareas.

La aplicación activa se reconoce porque el botón correspondienteestará presionado y la ventana se muestra en el escritorio. Si sedesea activar una nueva aplicación basta con hacer clic en el botónasociado.

Para cambiar entre aplicaciones también se puede presionar lacombinación de teclas [ALT+AV PAG] que avanza hacia la siguienteaplicación. Para recorrer las aplicaciones en sentido inverso se utiliza[ALT+RE PAG]. Al movernos entre aplicaciones aparece una ventanaque nos ayuda a seleccionar la aplicación deseada.


Hay que hacer notar que esta combinación es diferente de la usual enotras ediciones de Windows: [ALT+TAB]. De hecho, si el cliente deTerminal Server se ejecuta desde Windows 95/98, entonces con[ALT+TAB] nos movemos entre las aplicaciones locales y con [ALT+AV

PAG] entre las ejecutadas en el servidor. Esto puede ser bastanteconfuso y el usuario debería evitarlo si no lo tiene suficientementeclaro.

En el cuadro de estado también aparecerán iconos representandotareas del sistema que, usualmente, se arrancan de formaautomatizada tales como el controlador de sonido, antivirus,notificación de correo electrónico,…

La Barra de tareas es configurable por medio de un menú contextual,pero no nos vamos a detener en ello. Tan sólo comentar que es posiblemoverla a cualquiera de los cuatro extremos de la pantallasimplemente arrastrándola con el ratón.

2.3 La Ayuda.

Uno de los componentes más interesantes para el usuario no iniciadode Windows es la Ayuda, que proporciona en todo momentoasistencia sobre cualquier tema. También se puede aprender con ellala forma de realizar cualquier tarea concreta. Para acceder a la ayudahay que hacer clic sobre Ayuda en el Menú de Inicio.


Aparecerá una ventana que contiene tres fichas: Contenido, Índice yBuscar.

Cada una de estas fichas permite el acceso a numerosos temas deayuda pero con un método distinto en cada caso. La ficha Contenidomuestra el contenido general disponible sobre un tema concreto.Según se vaya haciendo clic en cada uno de los temas, iráapareciendo el contenido del mismo en forma de libros hasta llegar altema que se desee consultar.

La ficha Índice muestra una lista de temas y subtemas por ordenalfabético. Para seleccionar una opción concreta puede moverse através de ella gracias a las barras de desplazamiento o escribir lapalabra o palabras del tema del cual se desea obtener ayuda en elcuadro de la parte superior de la ficha. La información de lasventanas de ayuda suele ser por lo general concisa. Algunas de estasventanas incluyen botones de acceso que llevan directamente a uncuadro de diálogo determinado.

Por último, la ficha Buscar permite localizar ayuda medianteentradas que contienen palabras concretas funcionando, por lodemás, de forma similar a la ficha Índice.

Existen además dos tipos de ayuda adicionales y que, a veces, sonmás útiles por su comodidad:

• Las etiquetas o tooltips que se presentan al colocar el punterodel ratón sobre los botones de una barra de herramientasdurante un pequeño espacio de tiempo.


• Las sugerencias en pantalla que permiten obtener ayudaacerca los elementos de aquellas ventanas en las aparezca elsímbolo de interrogación en la parte superior derecha de lapantalla. Basta presionar el botón de interrogación y hacer cliccon el nuevo cursor (en forma de signo de interrogación) sobrecualquier elemento de la ventana de la que se desee una brevedescripción.

También puede obtener ayuda acerca de un elemento si hace clic enél con el botón derecho del ratón y, a continuación, selecciona ¿Quées esto? en el menú contextual.

2.4 Cierre de una sesión.

Antes de finalizar el trabajo con Windows Terminal Server esimportante cerrar todas las aplicaciones y ventanas activas. Si no lohacemos, las aplicaciones se cerrarán al finalizar la sesión y esposible que se pierdan datos no guardados en disco.

Cuando sólo queda el Escritorio accederemos al Menú de Inicio yharemos clic sobre la opción Cerrar sesión…

Antes de finalizar la sesión se nos pedirá confirmación:


Una vez cerrada la sesión podemos continuar trabajando con elsistema operativo del PC cliente o cerrar éste.

En cualquier momento y desde cualquier PC que tenga instalado elcliente para Terminal Server podremos abrir una nueva sesión. Todosnuestros documentos y archivos permanecerán en el servidor por loque es posible acceder a ellos desde cualquier punto de la red.

Si bien esta forma de finalizar sesiones es la más habitual también esposible elegir la opción Desconectar sesión… del Menú de Inicio. Adiferencia de las sesiones cerradas, al desconectar no se cierran lasaplicaciones activas. Es decir, que si tenemos en pantalla unprograma realizando cálculos y un documento de Word, aldesconectar la sesión, estos trabajos continuarán ejecutándose en lamemoria del servidor.

Posteriormente, desde cualquier PC podemos recuperar la sesión yver los resultados de nuestros cálculos o continuar con el documentoWord.

La desconexión de sesiones es una característica muy útil, pero esimportante usarla con moderación. Realmente no tiene interés dejarabierto Word en el servidor mientras nosotros asistimos a unareunión. En ese caso es mejor salvar el documento, cerrar Word ycerrar la sesión.

Sólo cuando se realizan operaciones complejas que no necesitan laintervención del usuario tiene sentido la desconexión. También esútil cuando, por error, se pierde la conexión con el servidor (porejemplo si se bloquea el ordenador cliente). En estos casos seconsidera que ha habido una desconexión y se puede recuperar eltrabajo volviendo a conectar con Windows Terminal Server. Porsupuesto, si el problema se da en el Servidor la recuperación no esposible.

2.5 Gestión de contraseñas.

Como hemos visto, para conectarse a Windows Terminal Server esnecesario dar una combinación usuario/contraseña válida.


El nombre de usuario es fijo y no puede cambiarse, pero la contraseñaes administrada por el usuario que es el responsable de mantenerlaen secreto.

De la seguridad de esta contraseña dependerá la seguridad de susdatos y documentos. Por ello, es conveniente cambiar la contraseñacada vez que consideremos que pueda estar comprometida.

Para cambiar la contraseña elegimos la opción Seguridad WindowsNT… del Menú de Inicio.

Aparecerá una ventana en la que haremos clic sobre el botónCambiar la contraseña.

Como es habitual en los cambios de contraseña aparece una segundaventana en la que hay que dar la contraseña actual, la nueva y laconfirmación de la nueva.


Para finalizar la operación basta con hacer clic sobre el botónAceptar.


3 El Explorador.

3.1 Introducción.

El Explorador es una herramienta muy potente para visualizar ymoverse a través de la estructura del ordenador. Sustituye, conmuchas ventajas, al conocido Administrador de Archivos deWindows 3.1.

El Explorador muestra una estructura jerarquizada del contenido delordenador. El concepto de directorio propio de MS-DOS fuesustituido por el de carpeta a partir de Windows 95. La idea que haydetrás de ambos conceptos es la misma sólo que parece que la nociónde carpeta es más intuitiva.

Ahora, la raíz de toda la estructura es Mi PC que, a su vez, estáincluido en el Escritorio. Dentro de Mi PC se encuentran todas lasunidades de disco disponibles, así como unidades de CD-ROM,disqueteras,… Estas unidades se representan por iconos diferentesen función del tipo de unidad. Por ejemplo, los discos duros sonrepresentados por mientras que las unidades de CD-ROM por .

Hemos de recordar siempre que en la Universidad estamostrabajando contra un servidor, de modo que el concepto de Mi PC esrelativo. En efecto, se trata de un PC compartido y, por motivos deseguridad, el usuario no ve todas las unidades disponibles, sino sóloaquellas a las que se le ha concedido acceso.

La forma más fácil de iniciar el Explorador es hacer doble clic sobreel icono correspondiente del Escritorio. También podemos acceder a éldesde el submenú Programas del Menú de Inicio o desde el menúcontextual del Escritorio.


Aunque el Explorador es un programa altamente configurable, elaspecto más usual del mismo es el mostrado en la figura.

Además de los elementos habituales (Barras de Herramientas,Menús, Desplazamiento y Estado), la ventana principal se subdivideen dos zonas.

En la parte izquierda se muestra la estructura jerarquizada decarpetas bajo el título Todas las carpetas. A la derecha se mostraráel contenido de la carpeta seleccionada en la zona izquierda. En labarra de estado aparece el número de elementos de la carpetaseleccionada y el espacio que ocupan.

El aspecto de la zona de contenido es configurable. Se puede optar porvisualizar los documentos con iconos grandes, pequeños o en forma delista. La cuarta opción y la más útil es la mostrada en las figurasanteriores que incluye todos los detalles de los archivos: nombre,tamaño, tipo y fecha de modificación.

3.2 Navegación.

Cuando una carpeta contiene otras carpetas (subcarpetas), en elExplorador aparecerá un símbolo a la izquierda de la misma.


Para mostrar estas subcarpetas se hace clic en elsímbolo . Una vez desplegados los subniveles elsigno se convierte en un signo , para indicar queel nivel ya está expandido. Haciendo clic de nuevo enel signo el nivel se vuelve a contraer.

Seleccionando cualquier carpeta o subcarpeta la ventana decontenidos se actualiza mostrando los documentos y demás archivospertenecientes a la carpeta.

3.3 Selección de archivos y carpetas.

Para seleccionar un elemento del Explorador, ya sea un archivo o unacarpeta, basta con hacer clic sobre éste y el elemento en cuestiónquedará seleccionado, apareciendo resaltado en la ventana delExplorador.

En la ventana de Todas las carpetas sólo es posible seleccionar unelemento. Sin embargo, en la ventana de contenidos se puedenseleccionar varios archivos o carpetas.

Para seleccionar varios archivos o carpetas consecutivos, haremos clicen el primer elemento y, manteniendo pulsada la tecla [MAY],haremos clic en el último elemento. De esta forma todo el conjuntoqueda seleccionado.

Si los archivos o carpetas no son consecutivos, se necesita hacer clicsobre cada uno de los elementos deseados manteniendo pulsada latecla [CTRL].

Por último podemos seleccionar todo el contenido de una carpetaejecutando el comando Seleccionar todo del menú Edición o bienpulsando [CTRL+E].


3.4 Mover y copiar.

Para mover uno o varios archivos de una carpeta a otra distinta de lamisma unidad de disco basta con seleccionar los archivos deseados yarrastrarlos por la zona de carpetas hasta la carpeta destino.

Si lo que se desea es copiar los archivos en lugar de moverlos seprocede igual pero manteniendo pulsada la tecla de [CTRL] durante laoperación de arrastre. Aparecerá junto al puntero del ratón unpequeño signo indicando que los archivos están siendo copiados.

Durante la copia también aparece una ventana indicando el avancede la operación.

Mover datos dentro de una misma unidad es una tarea relativamentefácil para el ordenador ya que se trata de una reestructuración queno implica ningún movimiento real. Por ello es una operación muyrápida al contrario que la copia cuya duración está en función delvolumen de datos copiados.

Cuando la estructura de carpetas es compleja la operación dearrastre puede ser dificultosa. Una alternativa es utilizar elPortapapeles o área de almacenamiento donde se puede guardarinformación temporalmente para ser transferida después.

Para mover uno o varios archivos o carpetas seleccionados alPortapapeles basta con hacer clic en el botón Cortar de la barra deherramientas (o utilizar el comando Cortar del menú Edición). Sien lugar de mover se desea copiar se empleará el botón Copiar.Posteriormente seleccionaremos la carpeta destino y pulsaremos elbotón Pegar.


El Portapapeles no es exclusivo del Explorador de Windows sino quees genérico para cualquier aplicación. En general se podrán utilizarlas opciones Cortar, Copiar y Pegar para transferir información entredistintas aplicaciones: texto, gráficos, tablas,…

Al salir de Windows se vacía el contenido del Portapapeles. A veces,al salir de una aplicación con el Portapapeles lleno es posible que senos pregunte si queremos vaciarlo antes de abandonar la aplicación.

3.5 La Papelera de reciclaje.

La Papelera de reciclaje es un área de almacenamiento temporalpara los elementos eliminados (generalmente archivos y carpetas).Esto quiere decir que cuando se elimina un archivo este realmente nose borra del ordenador sino que se mueve al la Papelera.

Si hemos eliminado un archivo por error basta seleccionarlo en laPapelera y elegir la opción Restaurar del menú contextual.

Dado que la capacidad de los discos es limitada, la Papelera sóloalmacena los últimos archivos eliminados. Usualmente el tamañomáximo de la Papelera es un 10% de la capacidad total del disco.

Para borrar definitivamente los archivos, que ocupan disco en laPapelera, se puede vaciar ésta utilizando la opción Vaciar laPapelera de reciclaje del menú contextual asociado a la Papelera.Este menú se puede activar desde el icono situado en el Escritorio odesde el propio Explorador.


Para eliminar archivos o carpetas podemos utilizar varios métodos.El más sencillo es seleccionarlos y pulsar la tecla [SUPRIMIR].

También pueden seleccionarse y pulsar el botón Eliminar de laBarra de herramientas o incluso arrastrarlos a la Papelera dereciclaje.

Siempre que se borra uno o más archivos aparece un cuadro deconfirmación.

Si, nada más borrar se arrepiente, es posible recuperar los archivoseliminados sin necesidad de acudir a la Papelera. Para ello basta conpulsar [CTRL+Z].

3.6 Gestión de impresoras.

Desde el Explorador también podrá gestionar las impresoras quele hayan sido asignadas: seleccionar cuál es la impresorapredeterminada, pausar la impresión, eliminar trabajos,….

Pulsando en la carpeta Impresoras aparecen en la ventana decontenido todas las impresoras disponibles, con su estado,comentarios y número de documentos esperando en la cola.


Al hacer clic sobre una impresora se puede visualizar un menúcontextual que, entre otras opciones, nos permite seleccionarlacomo impresora predeterminada. Al hacer doble clic se abre unanueva ventana en la que aparecen los trabajos en cola. El sistemanos permite cancelar o pausar trabajos siempre que seannuestros.

3.7 Creación de carpetas.

A menudo necesitaremos crear nuestras propias carpetas con el finde ir almacenando nuestros archivos de una forma ordenada ycoherente.

Primero debemos decidir la ubicación de nuestra carpeta.Seleccionaremos la carpeta padre y a continuación, desde el menúArchivo seleccionamos el comando Nuevo. De las opciones queaparecen elegimos Carpeta.

De esta forma se creará una carpeta nueva con el nombre Nuevacarpeta. Este nombre aparece seleccionado (en color) y podemosescribir directamente el nombre deseado. Finalmente pulsaremos latecla [INTRO] para finalizar la operación.


3.8 Otras opciones del Explorador.

Desde el Explorador se pueden realizar muchas otras operacionesútiles.

Probablemente la más interesante sea la de poder abrirdocumentos y ejecutar aplicaciones directamente desde la ventanade contenidos. Para ello basta con hacer doble clic en el archivocorrespondiente.

Así, por ejemplo, si tenemos un documento Microsoft Word basta conhacer doble clic sobre él para que se arranque Word con el documentoseleccionado en pantalla.

También resulta útil poder renombrar un archivo seleccionadoutilizando la opción Cambiar nombre del menú Archivo o del menúcontextual, o bien pulsando [F2]. El nombre del archivo apareceseleccionado y es posible escribir directamente el nuevo nombre delmismo modo que cuando se crea una carpeta nueva.

Igualmente interesante es la posibilidad que ofrece la ventana decontenidos para ordenar los archivos por cualquiera de los camposmostrados: Nombre, Tamaño,… con sólo hacer clic sobre el título delcampo. Un segundo clic ordena en sentido contrario. También esposible ajustar el tamaño de los campos llevando el puntero del ratóna la intersección entre dos de ellos y arrastrando hasta obtener eltamaño deseado.

Por último comentar la ventana de propiedades que se muestracuando seleccionamos un archivo y pulsamos el botón Propiedades.En el caso de documentos Word la ventana de propiedades muestrainformación útil sobre el documento.


3.9 Estructura de carpetas de la Universidad.

Como ya se ha comentado en varias ocasiones, en la Universidadestamos trabajando contra un servidor compartido. Por tanto, laestructura de carpetas utilizada es la de dicho servidor.

Todos los usuarios tendrán acceso a una unidad personal a la que sele asigna la letra W. El contenido inicial de esta unidad puede variar,pero en general es el mostrado por la figura:


De todas las carpetas de la unidad W, la única en la que deberíatrabajar el usuario es la carpeta Personal.

La carpeta Personal es el lugar de trabajo habitual del usuario.Aplicaciones como Word guardan los documentos en esta carpeta deforma predeterminada. El usuario podrá crear tantas subcarpetas enPersonal como considere necesario para poder organizar lainformación.

La carpeta Personal no será visible al resto de usuarios. Aunqueaparentemente con el mismo nombre, cada usuario ve una carpetadiferente.

Para compartir información todos los usuarios pueden acceder a unárea Pública asignada a la unidad P. Dentro de esta unidad existeuna carpeta Temporal llamada Tmp en la que todos los usuariostienen permisos de lectura y de escritura. Esta carpeta se utiliza paracompartir información entre diferentes Areas o Servicios.

Adicionalmente, en la unidad P también existe una carpeta privadapara cada Area o Servicio. Así, por ejemplo, la carpeta AsuntosGenerales será de acceso restringido a los miembros de este grupo.Si los miembros del grupo desean que parte de su información seavisible a otros grupos basta con que utilicen los mecanismos deseguridad de archivos que se comentan posteriormente.

El servidor está protegido por un sistema de copias de seguridad. Sipierde algún archivo o desea una copia anterior del mismo puedereclamarlo a éste Area de Sistemas. Se le facilitará la copia del díaanterior o una más antigua si le interesa.

Todos los días se realiza una copia de seguridad de todos los datos delos usuarios. En general es posible recuperar archivos de las últimasdos semanas, aunque también se sigue una política de copiassemanales para poder recuperar, parcialmente, copias más antiguas.

Piense por un momento que ocurriría si una mañana su disco durofuese irrecuperable y podrá apreciar mejor la ventaja de disponer deestas copias de respaldo sin molestia para el usuario.


3.10 Seguridad de archivos.

El esquema de seguridad que establece Windows NT sobre el sistemade archivos es bastante potente y flexible. No se trata de entrar endetalle sobre todas las posibilidades que existen; de hecho, alterar lospermisos de un archivo al margen de las opciones indicadas por esteArea de Sistemas puede ser peligroso. Incluso podemos conseguir quenosotros mismos no seamos capaces de acceder al archivo.

Antes de permitir que otro usuario pueda acceder a nuestros datosconsidere la posibilidad de transferir los mismos a través de lacarpeta temporal (Tmp). Si esto no fuese suficiente es necesarioestablecer autorizaciones.

Es posible asignar autorizaciones sobre un solo archivo, sobre unacarpeta o sobre todo un árbol de carpetas.

Dado que la asignación de permisos es un tema delicado si deseaestablecer permisos sobre una carpeta o archivo consulte con esteArea de Sistemas. Le indicaremos como hacerlo personalmente.


4 Introducción a Word 97.

4.1 Introducción.

Microsoft Word 97 es, tal vez, el procesador de textos más difundidoen el mundo de los PC’s. Con la versión 6.0, Microsoft unificó lanumeración para Macintosh, MS-DOS y Windows. En el casoconcreto de Windows, las versiones 3, 4 y 5 no han llegado a existir,habiéndose pasado directamente de la versión 2.0 a la versión 6.0.Con la aparición de Windows 95, Microsoft unificó las numeracionesde los tres principales productos de Office, que pasó a llamarse Office95. En 1997 apareció Office 97, cuyos componentes principales sonWord 97, Excel 97, PowerPoint 97 y Access 97.

Word 97 mantiene una cierta continuidad de estilo con Word 6aunque hay mejoras y cambios importantes. Estos cambios conllevancambios en los formatos de los documentos, es decir, que los archivoscreados por los programas de Office 97 no pueden ser leídos (engeneral) por las versiones anteriores. Microsoft ofrece diversassoluciones para este problema, pero la utilización de Terminal Serverhace posible que todos los usuarios empleemos siempre la mismaversión de Word por lo que no deben producirse problemas decompatibilidad.

Word 97 puede mezclar en un documento textos, fórmulasmatemáticas, imágenes, gráficos, tablas, hojas de cálculo, etc., ymostrar en pantalla una imagen exacta de cómo va a quedar impresodicho documento. Esto es lo que se llama una aplicación WYSIWYG(What You See Is What You Get). Las aplicaciones WYSIWYG sonfáciles de aprender y de utilizar. Debido a que los efectos de cadacomando o acción pueden ser inmediatamente observados en lapantalla, los errores se detectan rápidamente y de ordinario sepueden eliminar con una simple acción. Es también más fácil realizarpruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que seestá preparando.


En los siguientes capítulos daremos una introducción básica alprocesamiento de textos utilizando Word 97. Como todo buenprocesador de textos, Word 97 es un programa excesivamentecomplejo y con tal cantidad de posibilidades que puede llegar aconfundir al usuario poco experimentado. Por eso, nos hemoscentrado en los aspectos más básicos de modo que el usuario pueda,en pocos días, obtener resultados.

Con ese mismo fin, hemos procurado adaptar el contenido a losposibles problemas que el PAS puede encontrar en el trabajo diarioen nuestra Universidad

En este primer capítulo trataremos los aspectos básicos de Word 97:como iniciar el programa, los componentes fundamentales de laventana de Word, gestión básica de archivos,…

4.2 Inicio de Word

Puede accederse a Word al hacer clic sobre el icono Word de la Barrade acceso directo de Office. Haga clic en primer lugar sobre elicono Office de modo que se active la Barra de acceso directo y acontinuación haga clic sobre el icono Word.

La Barra de acceso directo de Office está compuesta de varias barrasde herramientas (programas, escritorio,..) y es totalmenteconfigurable, aunque no vamos a detenernos en su uso dado que sonmuchos los usuarios que optan por desactivarla por no considerarlaútil.

La forma más habitual de abrir Microsoft Word es hacerlo desde elMenú de Inicio de Windows. En el submenú Programas basta conseleccionar el icono de Microsoft Word para abrirlo.


4.3 Conceptos básicos.

4.3.1 Elementos de la pantalla de Word.

La ventana de Word dispone de una barra de menús y variasbarras de herramientas. La mayoría de los botones de estas barrasde herramientas se comportan como accesos directos a comandosrecogidos en los menús. Cada una de las palabras de la barra demenús cuenta con un menú asociado. Por ejemplo, haciendo clic sobrela palabra Formato se muestra el menú Formato.

Algunas de las opciones de menú son también accesibles mediantecombinaciones de teclas. Por ejemplo, haciendo clic sobre Edición enla barra de menús se puede ver que la opción Buscar tiene comoalternativa de teclado la combinación [CTRL+B]. Esto significa quemantener pulsada la tecla [CTRL] y pulsar la letra B tiene el mismoefecto que seleccionar la opción Buscar del menú.

La segunda línea de la ventana se denomina Barra deherramientas Estándar. Contiene determinado número de botonespara desarrollar tareas comunes, como la impresión yalmacenamiento de archivos.

La tercera línea es la barra de herramientas Formato. Contiene losbotones relativos a la aplicación de formatos de carácter y de texto.


Debajo de las barras de menús y de herramientas aparece la ventanaprincipal de Word o área de trabajo. Por último, en el margeninferior se encuentra la Barra de estado con información básicasobre el documento (sección, página, número de línea,…).

Esta es la configuración por defecto pero, como veremosposteriormente, existen otras barras de herramientas disponibles, eincluso pueden definirse otras personalizadas utilizando cualquiercombinación de menús y botones. Las barras de herramientas puedenarrastrarse y ajustarse al margen superior, lateral o inferior de laventana de Word, así como dejarse flotar sobre la ventana de laaplicación.

Para comprobar la facilidad con la que se puede personalizar elaspecto de la ventana principal de Word podemos arrastrar una delas barras de herramientas hacia el centro de la ventana,convirtiéndola en barra flotante. Haciendo doble clic sobre el título deesta barra recuperará su posición habitual.

4.3.2 Las Ventanas de Documentos

Cada documento Word cuenta con su propia ventana dedocumento. Puede fijarse la posición y tamaño de esta ventana dedocumento.

Microsoft Word permite mantener abiertos varios documentos almismo tiempo dentro de la ventana de Word. Cada documentodispone de su propia ventana, que puede minimizarse, maximizarsepara abarcar completamente el espacio disponible en pantalla o


mantenerse como ventanas flotantes. Las ventanas flotantes puedendesplazarse arrastrando su barra de título. Es posible tambiénaumentar o disminuir su tamaño arrastrando de los bordes lateraleso ángulos.

La barra de título de los documentos cuenta con tres botones decontrol en su margen derecho: minimizar. maximizar y cerrar.

Un documento minimizado muestra únicamente subarra de título con los botones de control de

restaurar, maximizar y cerrar.

En el caso de las ventanas, los botones de control se muestran en elmargen superior derecho, justo debajo de los botones de control de laventana de Word. Estos botones son minimizar, restaurar y cerrar.

4.3.3 Desplazarse por el documento.

Normalmente utilizará el ratón para desplazarse por la ventana deWord, pero también puede utilizar combinaciones de teclas y loselementos de la barra de desplazamiento.

Si es un buen mecanógrafo puede que le resulte más cómodo utilizarel teclado para desplazarse rápidamente por un documento. Existenmuchas combinaciones de teclas útiles, pero las más habitualespodrían ser:

Tecla Función

[INICIO] Pasa al comienzo de la línea

[FIN] Pasa al final de la línea

[RE PÁG] Retrocede una página

[AV PÁG] Avanza una página

[CTRL+INICIO] Salta al comienzo del documento

[CTRL+FIN] Salta al final del documento

[FLECHA IZQUIERDA] Lleva a la posición situada un carácter hacia la izquierda

[FLECHA DERECHA] Lleva a la posición situada un carácter hacia la derecha

[CTRL+FLECHA IZQUIERDA] Lleva al comienzo de la palabra anterior

[CTRL+FLECHA DERECHA] Lleva al comienzo de la palabra siguiente

[FLECHA ARRIBA] Pasa a la línea anterior

[FLECHA ABAJO] Pasa a la línea siguiente

También suele ser cómodo utilizar la barra de desplazamientosituada en el margen derecho de la ventana del documento. El control


principal de esta barra es un cuadro que permite desplazarserápidamente a cualquier posición del documento. Para ello basta conhacer clic sobre dicho cuadro y arrastrarlo hasta la posición deseada.

Al hacer clic sobre elcuadro dedesplazamiento Wordmuestra un indicador conla posición actual. Si searrastra el cuadro decontrol de la barra dedesplazamiento verticalhacia arriba o abajo,cambia la informaciónasociada de barra dedesplazamiento. Al

liberar la pulsación del cuadro de control, Word se desplaza alnúmero de página

La barra de desplazamiento dispone de varios controles devisualización adicionales. Cerca de los extremos existen dos botonescon una punta de flecha hacia abajo y hacia arriba, que controlan eldesplazamiento del documento línea a línea. Los botones con doblepunta que se encuentran cerca del margen inferior desplazan el textopágina a página (aunque esto puede modificarse).

4.3.4 El botón derecho del ratón.

Si hace clic con el botón derecho sobre determinadas áreas de laventana de Word, se mostrará un menú emergente conteniendo unalista de opciones habituales. Las opciones disponibles en este menúvarían tanto en función del elemento sobre el cual se haga clic comodel contexto.

Muchas de las funciones que aparecen dentro de la barra demenús se encuentran también disponibles dentro de este menúemergente.


4.4 Gestión de Documentos.

4.4.1 Creación de un documento nuevo.

Los documentos de Word se basan en plantillas o modelos que leayudan a crear nuevos documentos. Algunas plantillas incorporanasistentes que le guiarán durante la creación del documento.

Para crear un nuevo documento en blanco haga clic en el botónNuevo . Para crear un documento basado en una plantilla hagaclic en Archivo y Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo con lasdiferentes plantillas disponibles.

La plantilla genérica Documento en blanco es la utilizada cuandose crea un documento nuevo con el botón Nuevo.

El resto de plantillas ofrecen diseños predefinidos que puedentomarse como modelo. Las hemos programado adaptándolas a lasnecesidades de nuestra Universidad y, como se verá en un capítuloposterior, facilitan considerablemente el trabajo del usuario.

Las plantillas marcadas con el símbolo del asistente llevanincorporado un asistente que le guiará paso a paso en la creación deun documento.


4.4.2 Apertura de un documento existente.

Para abrir un documento se utiliza normalmente el botón Abrir .También se puede emplear la opción Abrir del menú Archivo. Alhacerlo aparece el cuadro de diálogo Abrir, que muestra los archivosde la carpeta activa.

Para abrir un documento se puede hacer doble clic sobre él o bienseleccionarlo y pulsar sobre el botón Abrir.

Este cuadro de diálogo ofrece muchas opciones útiles. El botónPropiedades permite obtener información sobre los documentosantes de abrirlos y el botón Vista Previa muestra unaprevisualización del documento.

El resto de los campos y el botón Buscar le ofrecen diferentes formasde localizar documentos en función de múltiples parámetros: nombre,fecha, asunto, autor,…

Otro método para abrir un documento existente que se haya editadorecientemente es seleccionarlo desde el submenú Documentos delMenú de Inicio de Windows. Esto abrirá Word y mostrará eldocumento en su ventana principal. Los cuatro últimos documentostambién aparecen en el menú Archivo.

Un efecto similar se consigue haciendo doble clic sobre el documentodesde la carpeta correspondiente en el Explorador de Windows odesde Mi PC.


4.4.3 Guardar un documento.

Para guardar el documento actual puede utilizar el botón Guardar o bien la opción Guardar del menú Archivo.

Recuerde guardar en disco sus documentos frecuentemente durantesu edición, ya que de otro modo un corte de tensión o bloqueo delordenador podrían ocasionar la pérdida de muchas horas de trabajo.

Si es la primera vez que salva un documento aparecerá un cuadro dediálogo que le permite elegir un nombre y la carpeta en la que deseaguardar el documento.

La opción Guardar como del menú Archivo siempre muestra estecuadro de diálogo y le permite guardar el documento en disco con unnombre distinto, en un formato de documento diferente o en unanueva ubicación.

Word dispone de un amplio repertorio de convertidores de texto quele permiten trabajar con documentos creados tanto por otrosprocesadores de textos como por versiones anteriores de MicrosoftWord. En el momento de salvar puede elegir un formato distinto alpredeterminado de Word. Esto sólo debería hacerse para exportardocumentos fuera de la Universidad ya que todos los usuarios denuestra Universidad trabajan con la misma versión de Word y, portanto, el mejor formato de almacenamiento es el predeterminado deWord.


4.4.4 Cerrar documentos.

Una vez que haya terminado de editar un documento utilice la opciónCerrar del menú Archivo para cerrarlo y eliminarlo del área detrabajo.

En el caso de que se hayan introducido cambios desde la última vezque se guardó en disco, o bien que se trate de un nuevo documentoque no se haya guardado en disco anteriormente, se mostrará unmensaje de aviso preguntando si de desean guardar los cambios.

Para cerrar todos los documentos debe mantenerse pulsada la tecla[MAY] mientras se hace clic sobre Archivo y finalmente sobre Cerrartodo. En este caso se ofrecen las mismas tres opciones descritasanteriormente para los archivos abiertos con cambios sin guardar.

4.4.5 Recuperación ante fallos.

Como se ha mencionado anteriormente, es importante guardar confrecuencia en disco los documentos activos. Si se produce un error esconveniente tener en disco la copia más reciente posible.

Por esta razón Word guarda periódicamente en disco el documentoactual sin necesidad de que se lo indiquemos expresamente a travésde las opciones de Guardar vistas en la sección anterior. Si eldocumento se salva o se descarta normalmente, Word elimina estacopia automática. Si, por el contrario, se produce un error durante laedición de un documento, Word nos permite recuperar las últimasmodificaciones realizadas a partir de esta copia de autorrecuperación.

Por defecto, Word realiza una copia de autorrecuperación cada diezminutos, pero es posible modificar este comportamiento.

Es importante tener en cuenta que esta opción de autorrecuperaciónnos previene ante fallos del servidor, que es dónde se está ejecutandoWord. En un entorno Terminal Server como el implementado ennuestra Universidad si el PC cliente falla, o hay un problema decomunicaciones, lo único que ocurre es que se pierde la conexión conel servidor. Por tanto, al restablecer la conexión todos nuestrostrabajos permanecen intactos, incluidos los documentos Word tal ycomo los habíamos dejado.


4.5 Opciones básicas de visualización.

4.5.1 Las vistas del documento.

Word suele mostrar en pantalla una representación bastante fiel delresultado final que se obtendrá sobre el papel. Sin embargo, a veceses preferible trabajar con representaciones simplificadas deldocumento o que muestran claramente la estructura del mismo. Deahí nace el concepto de vistas del documento.

La vista Normal resulta cómoda en general para la edición yredacción. Este modo omite las cabeceras y pies de página, así comolas imágenes, para concentrarse mejor en el texto. En esta vista semuestran los saltos de página como líneas horizontales de puntos.

En la vista Diseño de página puede verse la apariencia deldocumento en el momento de su impresión.

La vista Diseño en pantalla es similar a la de Diseño de páginapero adaptada a la utilización de monitores pequeños o de difícillectura (portátiles). Emplea fuentes más grandes y aumenta elespacio entre líneas para mejorar la legibilidad.

La vista Esquema muestra el documento de forma esquemática ypermite simplificar el texto de modo que se obtenga una visión globaldel mismo.

Es posible cambiar de una vista a otra utilizando los cuatro botonessituados en la esquina inferior izquierda de la ventana deldocumento. Desde el menú Ver se acceden a varias vistasadicionales.

Una vista especialmente interesante es la que se muestra con elbotón Vista Preliminar. En este modo, el documento se muestraexactamente como se imprimirá pero ajustando las páginas para quese visualicen completamente en la pantalla del monitor. Es posibletambién cambiar la escala de visualización así como el número depáginas mostradas simultáneamente.


4.5.2 Las barras de herramientas.

Como ya hemos visto, Word muestra por defecto dos barras deherramientas en el margen superior de la ventana principal.También hemos comprobado la facilidad con la que es posibledesplazar estas barras de herramientas a diferentes lugares del áreade trabajo.

Además de estas dos barras de herramientasbásicas, Word dispone de otras barras deherramientas especializadas que agrupanbotones asociados a tareas como la creación detablas o la manipulación de imágenes.

Para mostrar estas barras de herramientasadicionales puede acceder a la opción Barrasde herramientas del menú Ver o bienpulsando el botón derecho del ratón sobre unade la barra de herramientas mostradas.

No sólo puede elegir las barras deherramientas visibles, sino que es posiblepersonalizar la composición de estas barras de herramientas,añadiendo y quitando botones de las mismas o creando nuevas barrasde herramientas. Todo esto se realiza haciendo clic sobre Ver,Barras de herramientas y Personalizar.

Es aconsejable que, al principio, el usuario no modifique lacomposición de las barras de herramientas ya que puede perderalgunos elementos que, si bien fácilmente recuperables, puedendificultar el aprendizaje de Word.

4.5.3 La Regla de Word.

Las Regla es una herramienta que facilita la creación y modificaciónde márgenes, sangrías, tabulaciones,… En el menú Ver puede activaro desactiva la regla de Word.

La regla se emplaza en el margen superior de la ventana deldocumento y, por defecto, se encuentra activa.


4.5.4 Mostrar símbolos y formatos.

Usualmente es preferible que en pantalla aparezca el texto lo másparecido a cómo se imprimirá posteriormente. Sin embargo, a vecesnos puede interesar conocer exactamente dónde se encuentran lossaltos de página, retornos de carro, tabulaciones,…

El botón Mostrar u ocultar de la barra de herramientas, activao desactiva un modo especial en el que se muestra mediante símbolostodos estos controles de impresión.

Por otro lado, para mostrar información sobre los códigos de formatode párrafo y fuente de Word de un documento, haga clic sobre Ayuday ¿Qué es esto?. A continuación haga clic sobre cualquier posición dela página.

Al hacerlo se mostrará un mensaje informativo que especifica losformatos de fuente y párrafo relativos a la posición del texto.

4.6 La Ayuda de Word.

Microsoft Word dispone de un sistema de ayuda muy sofisticado quepermite al usuario aprender mientras trabaja. Desde sugerencias enpantalla hasta libros en línea pasando por el Ayudante de Office.


4.6.1 Información general.

Todas las opciones de ayuda que ofrece Word se agrupan bajo elmenú identificado por el símbolo de interrogación.

La opción Contenido e índice muestra la ayuda habitual en lamayoría de las aplicaciones Windows, con todos los temas de ayudadisponibles.

Aparece un cuadro de diálogo estándar que permite consultar laayuda como si se tratara de un libro (ficha Contenido) o buscarinformación a través de todas sus páginas (fichas Índice y Buscar).

4.6.2 Sugerencias en pantalla.

Si no sabe en qué consiste o cuál es la función de un elemento de lapantalla, las sugerencias en pantalla le proporcionan una breveexplicación. Existen sugerencias en pantalla para comandos,elementos de cuadros de diálogo, botones de las barras de


herramientas y zonas de pantalla, como las barras dedesplazamiento.

Si está trabajando en un cuadro de diálogo, haga clic en el botón deinterrogación y después en el elemento que desee para ver lassugerencias en pantalla.

Si no hay cuadro de diálogo en pantalla, haga clic en la opción ¿Quées esto? del menú de Ayuda y, a continuación, en el elemento de lapantalla que desee.

4.6.3 El Ayudante de Office.

El Ayudante de Office es una herramienta que le puede ayudarmientras trabaja. En función de las tareas que esté realizando puedemostrar sugerencias más o menos útiles. Sin embargo, el Ayudanteconsume demasiados recursos de la máquina servidora y espreferible tenerlo desactivado en entornos multiusuario como elnuestro (Terminal Server).

Aun así, se le puede sacar mucho partido al Ayudante. De hecho, lasmúltiples sugerencias no solicitadas pueden acabar agotando al máspaciente de los usuarios y, al final, es preferible usarlo sólo cuandorealmente lo necesitamos.

Cuando se encuentre en mitad de una tarea y necesite ayuda, puedeactivar el Ayudante de Office. Existen tres formas de activarlo:haciendo clic en el botón Ayudante de Office, eligiendo la opciónAyuda de Microsoft Word del menú de Ayuda o pulsando la tecla[F1].

En función del trabajo que esté realizando, el Ayudante puedemostrar una lista de temas de ayuda relacionados. Si esta lista noincluye la información que desea, escriba una pregunta con suspropias palabras y el Ayudante le dará una nueva lista de temasentre los que podrá elegir.


En esta lista encontrará distintos tipos de ayuda, desde informacióngeneral o de referencia, hasta procedimientos paso a paso y ejemplosvisuales.

Cuando haya finalizado su consulta debe cerrar el Ayudante. Paraello no basta con pulsar el botón Cerrar, sino que debe cerrar laventana del Ayudante haciendo clic en el botón de control .


5 Formato de texto y páginas con Word.

Continuamos en este capítulo con aspectos básicos sobre lamanipulación del texto y la aplicación de formatos.

5.1 El teclado.

El teclado del ordenador tiene una disposición de teclas igual que lade una máquina de escribir, lo que permite introducir textofácilmente. En un ordenador, sin embargo, se dispone también deteclas Especiales para desarrollar funciones no disponibles en unamáquina de escribir.

Entre estas teclas se encuentran las teclas de escape [ESC], de control[CTRL] o la tecla [ALT]. Si embargo, quizás la tecla especial másimportante sea la tecla [INTRO]. En Word ésta se emplea para iniciarnuevos párrafos. Al pulsar [INTRO] el cursor pasa automáticamente ala siguiente línea de modo que pueda iniciarse un nuevo párrafo.

5.2 Manipulación de texto.

5.2.1 Selección.

Antes de poder mover, copiar o aplicar formatos a un texto debeseleccionarlo. Para ello existen varios métodos, pero el más empleadosuele ser utilizando el ratón.


Para seleccionar un texto lleve el cursor del ratón a la posicióninmediatamente anterior del carácter que desea seleccionar. Hagaclic con el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado. Arrastreel cursor del ratón sobre el carácter o caracteres que deseaseleccionar, que se mostrarán resaltados. Por último, libere lapulsación del botón del ratón para finalizar la selección.

A veces es complicada la selección de texto usando sólo el ratón. Unaalternativa útil es emplear la tecla [MAY]. En lugar de arrastrar elratón, se pulsa esta tecla y se hace un nuevo clic inmediatamentedespués del último carácter que se desea seleccionar. La selecciónestará ahora completa y todos sus caracteres resaltados.

Si sólo desea seleccionar una palabra basta con hacer doble clic sobrela misma. Un triple clic seleccionará un párrafo completo.

5.2.2 Inserción y copia de texto.

Para insertar texto basta desplazar el cursor hasta el punto deinserción y escribir. Para insertar símbolos especiales como o ☺debe utilizar la opción Símbolo del menú Insertar.

Si desea sobrescribir a partir del punto de inserción debe hacer dobleclic en SOB sobre la barra de estado. Cuando haya terminado desobrescribir debe desactivar esta opción haciendo de nuevo doble clicen SOB.

Si al insertar texto había una selección activa ésta será sustituidapor el nuevo texto. También puede eliminar texto usando las teclasde Suprimir [SUPR] y Retroceso ⌫.

La manera más fácil de mover un texto en distancias cortas es con elmétodo de arrastrar y colocar. Para ello seleccione un texto y hagaclic sobre él arrastrando el puntero del ratón hacia la nuevaubicación. Si durante la operación de arrastre mantiene pulsada latecla de [CTRL] el texto se copiará en lugar de moverse.

Para mover o copiar texto entre puntos distantes de undocumento o incluso para llevarlo fuera de Word, se utilizanlas opciones Cortar, Copiar y Pegar del menú de Edición.Puede pegar el texto tantas veces como desee ya que éste


permanece en el Portapapeles, zona de almacenamiento temporal,hasta que corte o copie otro texto.

5.2.3 Corrección de errores.

Para deshacer un error como, por ejemplo, si ha borradoaccidentalmente una palabra, haga clic en el botón Deshacer. Puedepulsar este botón varias veces para deshacer los últimos cambios.

También puede seleccionar el cambio concreto quedesea deshacer utilizando el menú desplegable queincorpora este botón.

Si se arrepiente de alguna de las operaciones dedeshacer, puede volver a aplicarlas haciendo clic en elbotón de Rehacer.

5.3 Gestión básica de formatos.

Los procesadores de texto como Word han permitido que cualquierapueda obtener resultados profesionales antes sólo reservados a lostalleres de impresión. Ahora es posible aplicar múltiples formatos aun texto incluyendo cambios en las fuentes de letra utilizadas,márgenes, colores,…

Las opciones básicas de formato son Negrita, Cursiva y Subrayado.Se dispone de un botón para cada uno de ellos en la barra deherramientas Formato, aunque en general es más cómodo cambiarel estilo usando las teclas equivalentes [CTRL+N], [CTRL+K] y [CTRL+S]para activar y desactivar la negrita, cursiva y subrayado,respectivamente.

Cabe también la posibilidad de hacer doble clic sobre una palabra, yseguidamente utilizar una combinación de teclas o botón de estilopara afectar a la palabra completa.

Para cambiar el tipo de letra o el tamaño se utilizan los menúsdesplegables situados en la barra de herramientas Formato.


La opción Fuente del menú Formato muestra un cuadro de diálogoen que aparecen múltiples opciones para controlar el aspecto de unafuente de letra.

Es posible elegir el tipo de letra, el tamaño (en puntos), color,…Aunque los cambios de fuente pueden resultar muy efectivos enalgunos documentos, en general, se considera que para favorecer lalegibilidad de los mismos un documento no debería incluir más detres o cuatro tipos de letra diferentes.

5.3.1 Formato de párrafos.

Para mejorar el aspecto visual y la legibilidad de los documentostambién pueden emplearse el ajuste de alineación, las sangrías, elinterlineado y el espacio entre párrafos. Estos cambios de formato seaplican a párrafos completos al contrario que los formatos anteriores(negrita, cursiva, … ) que podían aplicarse tanto a un párrafo como auna selección de caracteres.

En la barra de herramientas Formato se encuentran las opcionesbásicas de alineación de párrafo: izquierda, centrado, derecha yjustificado.

Para aumentar o disminuir la sangría de un párrafo basta situarseen el párrafo deseado y pulsar los botones correspondientes de la


barra de herramientas. Si la Regla de Word está activada, en ellaaparecerán los marcadores de sangría que permiten ajustarfácilmente el nivel de sangría. Hay dos marcadores, uno para laprimera línea y otro para el resto de líneas del párrafo.

Es posible definir con precisión el formato de un párrafo accediendo ala opción Párrafo del menú Formato que muestra un cuadro dediálogo con todas las características del párrafo.

En este cuadro, además de aspectos como la alineación o la sangría,podemos indicar el interlineado (sencillo, doble,…), los saltos depágina o el espaciado. Este último se indica en puntos, como eltamaño de las fuentes.

Es muy importante acostumbrarse a utilizar el espaciado entrepárrafos. Dado que es posible indicarle a Word el espacio que debedejar antes y después del párrafo no es necesario emplear líneas enblanco para separar párrafos.

De la misma forma, es posible pedir a Word que varios párrafos semantengan juntos y que evite las llamadas líneas viudas (aquellasque quedan aisladas al principio o al final de una página). El usoadecuado de estas posibilidades elimina la necesidad de incluir saltosde página de modo que la adición de texto a un documento nosuponga la revisión completa del mismo.


5.3.2 Formato de página.

También puede modificar el aspecto de la página como un todomodificando los márgenes del documento. Si la Regla está activadapuede ver los marcadores de márgenes. Si la sangría del párrafoactual es nula, a veces es difícil distinguir el marcador de margen delmarcador de sangría. Asegúrese de que el puntero del ratón es unadoble fecha ↔ antes de arrastrar.

A veces es más fácil ajustar los márgenes y comprobar el efecto si setrabaja en la Vista Preliminar.

Los encabezados o los pie de página son texto que aparece en la partesuperior e inferior de cada página. Para agregarlos hay que hacer clicen Encabezado y pie de página (menú Ver). Aparecerán unoscuadros para introducir los encabezados y pies de página. También seactiva una barra de herramientas con opciones de autotexto quepermiten insertar el número de páginas, la página actual, el autor,fechas,…

Si lo único que se desea es numerar las páginas, no es necesarioincluir pie de página sino que basta con elegir la opción Números depáginas… del menú Insertar.

La opción Configurar página del menú Archivo permite ajustarvarias opciones globales del documento tales como tamaño de papel(A4, Ejecutivo, Legal,…), orientación, márgenes,… Es importanteelegir siempre el tamaño de papel A4; de lo contrario las impresorasdetendrán la impresión hasta que se le suministre el papel adecuado.


6 Conceptos avanzados de Word .

6.1 Revisión ortográfica y gramatical.

Word dispone de potentes herramientas de corrección ortográfica ygramatical. La opción Ortografía y gramática del menúHerramientas muestra un cuadro de diálogo que permite revisar lacorrección ortográfica de un documento mostrando sugerencias antelas palabras no encontradas en los diccionarios incorporados.

Una forma más cómoda de revisar la ortografía de un documentocompleto es utilizar el icono de Estado de ortografía y gramática de labarra de estado. Haciendo doble clic sucesivamente sobre este iconopuede acceder a todos los errores detectados por Word.

Pero es sin duda la posibilidad que ofrece Word de revisarel texto mientras escribe la más interesante de todas. Si alescribir Word detecta un posible error ortográfico marcarála palabra dudosa con un subrayado ondulado en rojo. Sihacemos clic con el botón derecho del ratón mostrará unmenú contextual con las posibles correcciones y otrasopciones de corrección ortográfica.


Este menú también nos permite omitir la palabra para que Word nola vuelva cuestionar o bien añadirla a nuestro diccionario particular.Esta última opción hay que usarla selectivamente dado que puededar lugar a futuros errores.

Word también puede corregir la gramática detectando posibleserrores de escritura como la no concordancia en género y número, eluso de los tiempos verbales,… En general esta posibilidad entorpeceel uso de Word y conviene desactivarla.

Además de la corrección ortográfica y gramatical, Word ofrece undiccionario de sinónimos y antónimos al que se accede desde laopción Idioma del menú Herramientas.

6.2 Listas.

Una forma habitual de organizar un documento es incluir párrafos detipo listas. Las listas suelen numerarse cuando sugieren pasos aseguir; en otros casos se marcan con viñetas como • o Ø.

Para convertir en lista un conjunto de párrafos basta con seleccionardichos párrafos y hacer clic sobre el botón Numeración o Viñetas.

Otra forma de crear listas es aprovechar las opciones de autotexto deWord. Si se desea crear una lista numerada basta con empezar elpárrafo por el primer número o letra de la secuencia, seguido de unpunto o de un paréntesis, como 1. o A) o i. y pulsar la tecla detabulación. A partir de ese momento Word continuará numerando lossiguientes párrafos de forma sucesiva. Si lo que se desea crear es unalista con viñetas se emplea un asterisco (*) o el símbolo mayor que (>)seguido de la tecla de tabulación.

La opción Numeración y viñetas del menú Formato nos permitediseñar el aspecto de una lista de forma precisa.


6.3 Tabulaciones.

Podemos establecer las posiciones de Tabulación de un documentode manera que se ajusten a nuestras necesidades. Esto supone unmedio sencillo de sangrar texto y establecer un espaciado uniformepara cada línea, especialmente indicado si deseamos mostrar texto enforma de tabla.

Durante la redacción del documento, si pulsa la tecla [TAB] el cursorsalta automáticamente a la siguiente posición de tabulación. Lasposiciones de tabulación son visibles a través de la Regla Horizontal.

Las posiciones de tabulación por defecto se encuentran situadas cada0.5 pulgadas, pero puede cambiarse en cualquier momento. Paradefinir una nueva tabulación, basta con hacer clic sobre la regla en laposición que se desee. Para desplazar una posición de tabulaciónbasta con arrastrarla sobre la regla con el ratón hasta una nuevaubicación. Para eliminar una posición de tabulación, debe arrastrarsefuera de la regla.

Existen varios tipos de tabulación (izquierda, centrada, derecha,…)que pueden seleccionarse con el botón situado en el extremo izquierdode la Regla.

La opción Tabulaciones del menú Formato permite ajustar con lastabulaciones de un párrafo detalladamente.


6.4 Buscar.

Siempre que se trabaja con documentos extensos se hace necesariouna herramienta de búsqueda que nos ayude a localizar una palabrao conjunto de palabras.

La opción Buscar del menú Edición muestra un cuadro de diálogoque permite éste tipo de búsquedas y que ofrece posibilidades muchomás avanzadas.

Podemos dirigir la búsqueda a través de todo el documento oúnicamente de un bloque de éste. Esta se puede efectuar haciadelante, atrás, o en ambas direcciones a partir de la posición delcursor.

También podemos localizar palabras que se ajusten a undeterminado patrón utilizando un asterisco (*) para sustituir a uno omás caracteres y una interrogación (?) para sustituir a un solocarácter. Por ejemplo, la búsqueda de S?l localizaría las palabras Saly Sol y la búsqueda de Pe* encontraría todas las palabras queempiecen por Pe.

La ficha Reemplazar permite sustituir las palabras encontradas porotras una a una conforme se van localizando o bien todas de una vezsin comprobaciones adicionales.

En ambos modos, Buscar y Reemplazar, Word ofrece opcionesadicionales para perfeccionar la operación de búsqueda como porejemplo cambiar todas las apariciones de una palabra por la mismapalabra pero en cursiva.


6.5 Tablas.

Las Tablas resultan de utilidad para organizar y mostrarinformación. Son útiles para organizar listas, mostrar filas oimágenes, y para ofrecer un método más claro y sencillo de mostrarinformación tabular como catálogos. Las tablas permiten mostrarinformación de modo profesional, y evitan la necesidad de introducircabeceras repetitivas. Las tablas hacen también posible aplicar másde un tipo de formato en una misma línea, permitiendo alineargráficos, texto y números de manera más precisa.

Además, es posible tanto convertir el texto existente en tabla comouna tabla en texto.

La forma básica de crear una tabla es utilizar el botón Insertartabla de la barra Formato y, a continuación, arrastrar el ratón pararesaltar las filas y columnas deseadas.

Una vez insertada la tabla es posible mejorar el aspectoseleccionando la tabla y eligiendo la opción Autoformato del menúTabla.

También puede crear la tabla y simultáneamente elegir el formatoempleando la opción Insertar tabla del menú Tabla. Peroseguramente sea la opción Dibujar tabla la más atractiva paracrear tablas complejas.


Al hacer clic sobre el botón Dibujar tabla aparece una nueva barrade herramientas con diversas opciones relacionadas con la creaciónde tablas:

El botón Dibujar tabla de esta nueva barra de herramientasnos permite trazar una tabla sobre la pantalla del mismo modo que ladibujaríamos sobre un papel. Es posible también eliminar e insertarnuevas filas, columnas o celdas, ordenar alfabéticamente por unacolumna, o incluso realizar pequeñas operaciones matemáticas.

Por último resaltar que el uso de tablas permite mejorar el aspecto deun documento combinando logotipos y diferentes tipos de letra paraformar cabeceras.

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Rectorado

6.6 Impresión.

La opción Imprimir del menú Archivo abre el cuadro de diálogo deimpresión.

En él podemos elegir la impresora deseada y controlar muchosaspectos básicos del proceso de impresión: número de copias, rango aimprimir del documento,…


El botón Opciones muestra opciones adicionales de impresión talescomo la calidad o la bandeja de papel que deseamos utilizar.

El botón Propiedades muestra el cuadro de diálogo de la impresoraseleccionada. Las opciones que aparecen en este cuadro dependen delmodelo pero, para los modelos más recientes, suelen permitir elcontrol de todas las características de la impresora.

Antes de imprimir es interesante utilizar el botón de VistaPreliminar. En este modo se tiene una visión global del documentoencuadrado en el papel, incluyendo cabeceras y pies de página.

En la Vista Preliminar se puede elegir entre ver página a página o ver varias páginas de una sóla vez. También es posibleaumentar o disminuir la escala según nos convenga.

6.7 Bordes y sombreados.

Es posible añadir bordes y fondos sombreados a párrafos,tablas e imágenes. Por ejemplo, puede interesar una línea debajode una cabecera o una barra lateral para resaltar un párrafo.

Para agregar un borde o sombreado hay que seleccionar elelemento deseado y hacer clic en el botón Tablas y bordes. Conello aparece la barra de herramientas de Tablas y bordes.


En esta barra de herramientas debemos seleccionar el botón deBorde y elegir e tipo de borde deseado.

Podemos cambiar también los colores del borde y del fondoempleados así como el tipo de línea.

La separación entre el borde y el elemento se puede ajustararrastandolos directamente con el ratón.

Un control completo de bordes y sombreados se obtiene usando laopción Bordes y sombreados del menú Formato.

6.8 Estilos.

Cuando se escriben documentos extensos es normal querer aplicarlas mismas características de formato a diferentes párrafos. Porejemplo, los títulos de las secciones de un informe podrían ir todosen negrita, con un determinado tipo de letra y centrados en lapágina.


Si el documento es pequeño se pueden aplicar manualmente estoscambios de estilo a cada uno de los títulos. Sin embargo, cuando eldocumento es largo y se quiere garantizar la homogeneidad esnecesario recurrir a los estilos.

Un estilo es un conjunto de características de formato a las que sele asigna un nombre. Lo más frecuente es que un estilo se base enotro previo al que le añade algunas características nuevas.

Por ejemplo, a los cambios mencionados anteriormente podríamosllamarle Título 1. Cada vez que aparezca un título en el informebastaría con aplicar el estilo Título 1. Podríamos definir, además,otros estilos Titulo 2, Titulo 3,… con las características deformato de los títulos de segundo, tercer nivel,…

El estilo queda asociado al párrafo de modo que si se cambia ladefinición del estilo se actualiza automáticamente en todo eldocumento. Así, es fácil cambiar todos los títulos de primer nivelpara que vayan, por ejemplo, en azul.

Los estilos se pueden almacenar en las plantillas de modo quesiempre exista un conjunto de estilos predefinidos con los quecomenzar a trabajar.

En la esquina superior izquierda de la barra Formato se muestrael estilo del párrafo actual. Abriendo las lista se puede cambiarfácilmente a otro estilo. El estilo predefinido para el texto se llamaNormal.

Se pueden crear y modificar estilos usando la opción Estilo… delmenú Formato. Aunque al principio puede ser algo confuso y


parezca que es más fácil definir libremente los formatos, a la largaes mucho más rentable trabajar con estilos. Sobre todo cuando sedefinen plantillas o cuando se trabaja con documentos extensos(manuales, informes,…).


7 Uso de plantillas con Word.

7.1 Introducción.

Como se ha comentado en capítulos anteriores, Word puedeutilizar plantillas para facilitar la creación de documentos y paramantener la homogeneidad entre los diferentes escritos generadospor una organización.

Con la creación de plantillas se consigue que todos empleemoselementos comunes tales como el logotipo de la Universidad,márgenes, tipos de letra,… Además, cuidando el diseño de lasplantillas se puede facilitar considerablemente la creación de losdocumentos más habituales como oficios, faxes o cartas.

Se puede conjugar el uso de plantillas con la utilización de listasde correspondencia, lo que nos permitirá enviar un mismo escritopersonalizado para cada uno de los integrantes de una de estaslistas.

Como veremos más adelante el empleo de listas decorrespondencia suele ofrecer resultados más profesionales que elhabitual empleo de etiquetas. Aún así, dado que el uso deetiquetas puede ser necesario en muchas ocasiones, hemosincluido un asistente especial para la generación de las mismasque permite la generación sencilla de todo tipo de etiquetas.


7.2 Plantillas de la Universidad de Córdoba.

En toda organización y, posiblemente con más razón en unorganismo público como la Universidad de Córdoba, es importantemostrar cierta coherencia corporativa que se plasma de formaevidente en los escritos que genera.

Se ofrece una imagen negativa de coordinación cuando laorganización no ha sido capaz de definir cuál es el aspecto ycontenido básico de documentos tan habituales como un Oficioque, además, pueden tener valor legal.

Tradicionalmente, para escribir un nuevo documento, el usuarioutiliza uno antiguo que sea lo más parecido y modifica elcontenido. Si no tiene ninguno, crea uno nuevo o le pide a uncompañero que le proporcione uno que le sirva de ejemplo. Elresultado es que cada usuario genera sus documentospersonalizados sin que exista ningún nivel de coordinación.

Algunos documentos no normalizados se prestan a que el usuarioañada su toque personal, pero los documentos básicos deberíanestar estandarizados: oficio, fax, comunicación interna, carta osaluda.

Nosotros hemos propuesto una serie de plantillas básicas paraestos documentos más comunes. No son plantillas definitivas sinosólo una propuesta. De hecho, no es el Servicio de Informática elmás indicado para realizar estas propuestas. Nuestra laborconsiste en aportar la infraestructura técnica para que se puedaconseguir la homogeneización de documentos y esperamos quealgún Área de esta Universidad asuma la competencia.

Otros documentos sí que están normalizados (como ladocumentación enviada al Área de Gestión Económica), pero sueleser habitual el intento más o menos afortunado de hacer coincidirel texto sobre una fotocopia del preimpreso.

Hemos incluido algunas plantillas de preimpresos de ejemplo. Sepueden añadir todos aquellas que los usuarios consideren útiles.Los preimpresos incluidos sólo pretenden mostrar lo fácil queresulta la generación de estos documentos utilizando plantillas.


7.2.1 El asistente para plantillas.

Hemos comentado anteriormente que el Asistente de Word es unaherramienta que consume bastante recursos y su efecto se dejanotar en un entorno multiusuario como el nuestro. Sin embargo,también se advirtió que puede llegar a ser muy útil en ocasiones.

Precisamente es en la utilización de plantillas donde su uso puedeser más gratificante. De hecho, las plantillas diseñadas para laUniversidad de Córdoba incorporan asistentes que se hanprogramado para facilitar la creación de documentos.

Existen varios modelos de plantilla (oficio, carta, saluda,…) quecomparten un asistente con funciones muy similares. El asistentenos muestra modelos habituales del tipo de documento elegido ynos permite seleccionar aspectos como la utilización de papel conmembrete o la inclusión de una firma digitalizada.

Dada la similitud entre plantillas vamos a analizar con másdetalle una de ellas: el Oficio.

7.2.2 La plantilla de Oficios.

Al crear un documento nuevo utilizando la plantilla Oficioaparecerá el Asistente para Oficios.


Pulsando en el botón azul situado junto a la opción Oficio genéricose creará un nuevo documento con el siguiente formato.

La cabecera del oficio muestra el logotipo de la Universidad deCórdoba y el nombre del Área / Sección a la que pertenece elusuario.

A la derecha aparece el marco típico de los oficios incluyendofecha, referencia, asunto y destinatario. Todos los campos sonmodificables con sólo hacer clic con el ratón.

El texto principal se escribe haciendo clic en Introduzca aquí eltexto.

Por último aparece la sección de firma, con el cargo y el nombre dela persona responsable del Área.


Muchos aspectos de esta plantilla (Área, Sección, firma,…) sonconfigurables por el usuario como veremos posteriormente. Encualquier caso no hay que olvidar que aunque partimos de unaplantilla el documento generado es nuestro. Es decir, que estedocumento puede modificarse tanto como sea necesario antes deimprimirlo o de guardarlo. La plantilla no tiene por qué generarun documento definitivo, sino sólo uno que nos sirva de muestra.La plantilla original nunca se modifica.

7.2.2.1 Opciones del asistente.

El Asistente de oficios puede mostrar varias opciones adicionales.Por un lado están las casillas de verificación y, por otro, losmodelos.

Si se marca la casilla Papel con membrete, el asistente noincluirá en el oficio el logotipo de la Universidad de modo que sepueda emplear papel con membrete preimpreso. Normalmenteesta opción sólo se utilizará cuando se desea utilizar un membreteen color.

Si se marca la casilla Incluir firma el asistente incluirá la firmadigitalizada del responsable correspondiente. En general, la firmadigitalizada sólo se empleará cuando se trate de enviar un oficio amúltiples destinatarios o cuando el documento carezca de valorlegal. Para poder disponer de la firma digitalizada debe contactarcon este Área de Sistemas.

7.2.2.2 Modelos.

Por último están los modelos. Un modelo de oficio es el contenidoque deseamos que aparezca como texto. El resto del oficiopermanece idéntico al oficio genérico, pero se sustituye el campoIntroduzca aquí el texto por el texto del modelo.

Para crear un nuevo modelo de oficio basta escribir el texto en undocumento nuevo y salvarlo en la carpeta Modelos\Oficios de lacarpeta compartida para nuestro Área.

Por ejemplo, cada vez que el Servicio de Informática da de alta unusuario en el sistema necesita enviar un oficio con un textopredeterminado. Podemos escribir este texto en Word y salvar eldocumento con el nombre Alta de usuarios en la carpetaP:\Informática\Modelos\Oficios.


El asistente para oficios lee los modelos disponibles y muestra lalista junto al Oficio Genérico.

Seleccionando Alta de usuarios, el asistente genera un oficio con eltexto correspondiente y cambia el campo asunto por Alta deusuarios. De nuevo, esto no es más que una ayuda inicial de modoque el usuario puede cambiar a voluntad el documento generadoaunque, en muchas ocasiones, éste se limitará a imprimir elresultado.

Eligiendo adecuadamente los modelos de oficio se facilitaconsiderablemente el trabajo del usuario. Este Área de Sistemas


le ayudará a seleccionar y generar los modelos necesarios si tienedificultades.

7.2.3 Otros asistentes.

Al igual que el Asistente para Oficios, este Área de Sistemas hapreparado asistentes para otros tipos de documentos habituales:cartas, saluda, fax,..

El funcionamiento de los mismos es similar al Asistente paraOficios salvo pequeñas diferencias. Los modelos empleados porcada asistente se deben guardar en la subcarpeta correspondientede la carpeta Modelos. Así, por ejemplo, los modelos de carta vanen la subcarpeta Cartas.

7.2.4 Preimpresos.

Los preimpresos son plantillas diseñadas como formulariosWord. Estos formularios están protegidos de modo que el usuariosólo puede introducir datos en determinados campos mientras queel resto no se puede modificar (sería el equivalente a la partepreimpresa).


Para moverse de un campo a otro se puede utilizar el ratón o latecla de Tabulación.

Algunos preimpresos pueden contener campos complejos comocasillas de verificación o listas de valores. Incluso es posible quealgunas plantillas realicen cálculos sencillos como totalizarcolumnas.

7.2.5 Configuración de plantillas.

Para que los asistentes puedan conocer a qué Área / Secciónpertenece cada usuario, el nombre del responsable que firma losdocumentos,… se necesita un archivo de configuración.

Normalmente será este Área de Sistemas la encargada demodificar y adaptar este archivo con las indicaciones del usuario.Sin embargo, no es difícil realizar estas adaptaciones.

El archivo se llama Configuración.doc y se encuentra en lacarpeta W:\Office97\ Se puede abrir con Word y el contenido esuna tabla con todos los valores configurables.

Es posible indicar el Área, Sección, cargo del responsable del Áreao persona que firma habitualmente los documentos así como elnombre de la misma. También se indica la carpeta donde seencuentran los modelos usados por los asistentes.

Antes de modificar el archivo de configuración es convenientehacer una copia del mismo. Si se produce cualquier error puedecontactar con el Área de Sistemas para tratar de solucionarlo.


7.3 Plantillas personales.

El usuario de Word puede crear sus propias plantillas. Nonecesitan ser plantillas como las mostradas anteriormente queincluyen programación, sino sencillos documentos de ejemplo.

Si el documento es de uso frecuente, lo mejor es salvarlo comoplantilla (extensión .dot) en la carpeta de plantillas personalesW:\Office97\Plantillas.

Cualquier plantilla salvada en esta carpeta aparecerá en la fichaGeneral cuando se muestren las plantillas para crear undocumento nuevo. Se debe tener en cuenta que son plantillas deuso personal no visibles por el resto de usuarios. Si se consideraque la plantilla puede ser útil al resto del personal puede cederlaa este Área de Sistemas para que la sitúe en la carpeta deplantillas comunes.

7.4 Listas de correspondencia.

7.4.1 Introducción.

Si, por ejemplo, una o dos veces a la semana enviamos el mismoescrito a diferentes destinatarios, la combinación de asistentes ymodelos discutida anteriormente nos ayudará a realizar la tarea.

Sin embargo, cuando de una sola vez necesitamos enviar el mismodocumento a múltiples destinatarios es más cómodo el empleo delistas de correspondencia.

Podemos decir que una lista de correspondencia es un conjunto dedatos organizados sobre los destinatarios de un documento.Aunque una lista puede incluir datos más complejos,generalmente se compone de campos como el nombre, losapellidos, la dirección postal,… de cada uno de los destinatarios.


Una vez disponible una lista de correspondencia sólo es necesariocrear un documento modelo que se combinará con esta lista paragenerar una copia para cada uno de los destinatarios.

Veremos este proceso con más detalle. Si bien puede parecer algocomplejo al principio, la práctica hará que al usuario le resultecada vez más fácil y el tiempo empleado en aprender a manejarlas listas de correspondencia será sin duda ampliamenterecompensado.

7.4.2 Listas de correspondencia.

La creación y mantenimiento de listas de correspondencia puedeser compleja por lo que el Servicio de Informática podrásuministrar aquellas que sean más útiles.

Como se ha comentado anteriormente, una lista contiene unaserie de campos con información sobre cada destinatario.

Si no ha utilizado ningún software de bases de datos o similar, talvez el concepto de campo le resulte poco familiar. Piense en uncampo como una columna de una tabla. De hecho, una formahabitual de crear listas de correspondencia en Word es empleandoun documento con una tabla.

Así, por ejemplo, consideremos la siguiente tabla:

Nombre Apellidos Dirección1 Dirección2 Población

Juan Pérez Malvasía Avda. Libia s/n Córdoba

Jaime Mayor Nuñez Subdirección Gral. Costas C./ Agua s/n Madrid

Pedro López Alcántara Servicio Información Territorial C./ Percebe, 13 Almería

Contiene tres registros para cada uno de los cuales se han definidolos campos Nombre, Apellidos, Dirección1, Dirección2 yPoblación. Se puede comprobar que no todos los campos tienenque estar rellenos para cada registro (Dirección2).

Cuando se trata de crear una lista con pocos registros lo más fáciles utilizar una tabla Word como la mostrada anteriormente (elformato es indiferente). Pero Word también puede emplear listasdefinidas como hojas de cálculo Excel o tablas de bases de datoscomo Access.


Para crear este tipo de listas es necesario conocer lasherramientas correspondientes aunque, una vez creadas, lautilización de las mismas desde Word es siempre igual.

7.5 Combinar correspondencia.

En Word se llama combinar correspondencia al procesogeneral de enviar un mismo documento personalizado a losdestinatarios definidos en una lista de correspondencia. Esteproceso consta de los siguientes pasos:

• Escribir la carta o documento modelo.

• Seleccionar una lista de correspondencia, o crear una nueva.

• Insertar los campos de combinación en la carta modelo.

• Elegir los destinatarios.

• Combinar la lista con la carta modelo.

7.5.1 Escribir el documento modelo.

Un documento modelo es un documento normal, que puede incluircualquier texto, gráfico, tabla,… De hecho, lo habitual serágenerar estos documentos con las plantillas suministradas.

Así por ejemplo, si se desea enviar un oficio determinado amúltiples destinatarios, comenzaremos por elegir la plantilla deoficio correspondiente.

El documento modelo no debe incluir nombres, apellidos,direcciones,…. Es decir, el documento no contendrá ninguno de loscampos que luego se obtendrán a partir de la lista decorrespondencia utilizada.


7.5.2 Seleccionar una lista de correspondencia.

Para utilizar una lista de correspondencia se elige la opciónCombinar correspondencia… del menú Herramientas, con loque se muestra el cuadro de diálogo de Combinar correspondencia.

Eligiendo la opción Crear aparecen distintos tipos de documentos.Seleccionaremos siempre Cartas modelo… con lo que apareceuna segunda ventana en la que elegimos la opción Ventanaactiva.

Con esto hemos indicado a Word que el documento activo va aservir como modelo para combinar con una lista decorrespondencia.

Para seleccionar esta lista elegimos la opción Abrir origen dedatos… en Obtener datos.


Con esto nos aparece un cuadro de diálogo que nos permiteseleccionar la lista de correspondencia deseada. Por ejemplo, si lalista creada en la sección anterior se había guardado como Misdirecciones.doc, ahora basta con abrir este documento paraasociarlo a nuestra carta modelo.

7.5.3 Inserción de campos de combinación.

Una vez asociado un documento modelo a una lista decorrespondencia es necesario indicar a Word qué campos de dichalista queremos incluir en el modelo.

Así, por ejemplo, para iniciar una carta con saludospersonalizados del tipo Estimado Juan, en la carta modelo seescribe la palabra Estimado seguido del campo Nombre, supuestoque (como en el ejemplo de lista visto anteriormente) exista estecampo en la lista de correspondencia.

Si el modelo se ha creado con las plantillas estándares de oficios,cartas,… éste contendrá algunos campos de combinación yaincluidos en el diseño. Si, por el contrario, el documento modelo noestá basado en las plantillas, al seleccionar la lista decorrespondencia, aparecerá una ventana indicándonos quedebemos incluir campos de combinación en dicho documentomodelo.


La inclusión de campos de combinación en un modelo es muysencilla. Una vez seleccionada la lista podemos observar que Wordmuestra una nueva barra de herramientas.

Basta con hacer clic en Insertar campo de combinación paraque aparezca un menú desplegable con todos los camposdisponibles en la lista de correspondencia.

Situamos el cursor en el lugar deseado y elegimos uno de loscampos. En un documento modelo no tienen porqué aparecer todoslos campos disponibles. Además, un campo puede aparecer en másde un lugar dentro del mismo documento.

7.5.4 Elegir los destinatarios.

En algunas ocasiones puede que el documento modelo se quieraenviar a todos los destinatarios de una lista. Sin embargo, sueleser habitual disponer de una lista amplia en la que deseamosseleccionar sólo algunos registros como, por ejemplo, aquellos queocupen el cargo de Decano o aquellos que pertenezcan a unadeterminada población.

En ambos casos debemos elegir de nuevo la opción Combinarcorrespondencia… del menú Herramientas. Ahora disponemos


de un botón directo en la nueva barra de herramientas decombinación. Accediendo una vez más al cuadro de diálogo decombinación de correspondencia, podremos seleccionar una de lasdos opciones disponibles en Combinar los datos con eldocumento.

Al hacer clic en el botón Combinar… nos aparece un últimocuadro de diálogo que nos permite seleccionar algunas opcionesfinales.

Haciendo clic en el botón Combinar se generará un nuevodocumento con una página por cada registro de nuestra lista decorrespondencia. Cada página (sección en realidad) incluye lainformación personalizada asociada a cada registro. Ahorapodemos modificar el resultado si es necesario antes de enviarlo ala impresora.

Si en el cuadro de diálogo de combinar correspondencia elegimosOpciones de consulta… nos aparece un nuevo cuadro de diálogoen el que se pueden especificar criterios de selección dedestinatarios antes de combinar.


De esta forma, una única lista obtenida, tal vez, a partir de lasbases de datos corporativas, puede utilizarse para generarcorrespondencia masiva a diferentes destinatarios.

La combinación de correspondencia, en su forma más básica, no esdifícil de utilizar y, en poco tiempo, se puede llegar a dominar. Sinembargo, la combinación de correspondencia dispone de muchasmás opciones no comentadas aquí que la hacen una herramientamuy potente aunque requiere del usuario un mayor esfuerzo deaprendizaje.

7.6 Impresión de etiquetas.

Si bien el uso de campos de combinación puede reducir la utilidadde las etiquetas siempre es útil disponer de una forma fácil degenerarlas.

Microsoft Word dispone de un asistente para la generación deetiquetas, pero es algo complejo de utilizar sobre todo porquebásicamente sólo están disponibles los modelos comercializadospor Avery.

Dado que en nuestra Universidad es mucho más frecuentetrabajar con las etiquetas de APLI, hemos incluido un asistenteadaptado a los modelos de etiquetas comercializados por estacompañía.


Para arrancar el asistente basta con pulsar el botón .Aparecerá una pantalla de presentación del asistente paraetiquetas de APLI y, haciendo clic en el botón Siguiente, laventana de selección de tipo de etiqueta.

Como se puede comprobar, es muy fácil elegir el tipo de etiquetaya que aparece el mismo código que se incluye en la caja. Unaelección habitual es la APLI 1271.

Haciendo clic en el botón Siguiente aparece la ventana deSelección de método de trabajo.

Existen básicamente dos métodos: trabajar con listas decorrespondencia o sin ellas.


Si se trata de imprimir sólo una etiqueta, o un grupo pequeño deéstas, puede elegir directamente la opción Cada etiqueta de lapágina diferente y hacer clic en el botón Siguiente. Con elloaparece una nueva ventana en la que, a la derecha, podráseleccionar la etiqueta a imprimir y, a la izquierda el texto que vasobre la misma.

De este modo es fácil imprimir varias etiquetas cada una con unadirección o texto diferente. Si lo que se desea es generar una o máspáginas todas con la misma etiqueta, se debe escoger la opciónCada etiqueta de la página igual y hacer clic en el botónSiguiente. Esto mostrará una página similar a la anterior perocon la diferencia de que el texto escrito a la izquierda es el únicodisponible y que se imprimirá en todas las etiquetas de la página.

Para trabajar con una lista de correspondencia de modo que sepuedan imprimir etiquetas a partir de la misma es necesario abriresta lista en la ventana de Selección del método de trabajomostrada anteriormente. Para ello se elige la opción Abrir listaexistente y a continuación se hace clic en el botón Siguiente.


Una vez abierta la lista adecuada aparece la ventana de Diseño deetiqueta en la que se puede modificar la apariencia de la misma.

Haciendo de nuevo clic en el botón Siguiente aparece un cuadrode diálogo final con las dos opciones ya vistas de etiquetas igualeso diferentes en la misma página. Aquí lo habitual es elegir laopción Cada etiqueta de la página diferente y terminar elproceso haciendo clic en el botón Finalizar.

Al final del proceso siempre se obtiene un nuevo documento quepuede modificarse o enviarse directamente a la impresora.


8 Correo Electrónico.

8.1 Introducción.

El correo electrónico (“E-Mail” o “Electronic Mail” en inglés) esel segundo servicio más usado de la Red Internet después de lanavegación por la World Wide Web. Dos personas que tenganacceso a una cuenta de correo en Internet pueden enviarsemensajes escritos desde cualquier parte del mundo a una granvelocidad. Lo normal es que un mensaje tarde entre unos pocossegundos y unos pocos minutos, dependiendo de la cantidad detexto que se envíe. No obstante, el mensaje puede necesitarrecorrer un largo camino hasta llegar a su destino y puedeencontrarse dificultades (rutas cortadas, políticas deadministración,…) que pueden hacer que un mensaje tarde algomás en llegar.

Para manejar el correo electrónico, existen programas comoEudora o Pegasus, que están especializados en esta tarea. Sinembargo, actualmente, es más cómodo usar un navegador comoNetscape o Internet Explorer, puesto que incorporan laposibilidad de gestionar el correo en el propio navegador. Estoofrece la ventaja de que con un sólo programa se tiene acceso a losdos servicios más usados de la Red. En Terminal Serverutilizaremos Netscape como cliente de correo eléctrónico.

Algunas estadísticas muestran que el medio de comunicación másusado entre los usuarios de Internet es el correo electrónico y no elteléfono o el correo normal como cabría esperar.


8.2 Conceptos.

8.2.1 Dominios.

Para diferenciar las distintas compañias, organizaciones,… decada país en una red mundial como Internet es necesarioasignarle un nombre único. Este nombre se conoce habitualmentecomo dominio.

El dominio de la Universidad de Córdoba es uco.es. Como seobserva, está compuesto por una abreviatura que identifica anuestra Universidad (uco) y otra que identifica el país (es,España), ambas separadas por un punto. Ninguna otra empresa,Universidad, Organismo,… puede tener el nombre uco en España.Diversas organizaciones registran los nombres para garantizarque el dominio uco.es sólo se corresponde con la Universidad deCórdoba en España y que no se repite en ninguna otra parte delmundo.

No es importante entender con exactitud qué es un dominio enInternet (bastante más complejo de lo aquí indicado), pero esconveniente conocer su existencia para trabajar con el correoelectrónico.

8.2.2 Direcciones de Correo Electrónico.

En el correo convencional hay que indicar de alguna manera lapersona a la que queremos enviar una carta. Para ello, escribimossus datos personales (Nombre y Dirección) en el sobre quecontiene el texto.

En el correo electrónico se hace algo parecido. Cada mensaje quese envía por correo electrónico lleva asociado una cabecera, en laque se indican los datos necesarios para que éste lleguecorrectamente a su destino. Uno de estos datos es la direcciónelectrónica de la persona a la que enviamos el mensaje.

Las direcciones de correo electrónico se basan en los dominiosestudiados anteriormente. Dentro de cada dominio, el


administrador asigna un nombre único a cada usuario de correo.La dirección completa del usuario se compone de éste nombreseguida por el símbolo arroba (@) y, a continuación, el dominio alque pertenece. Por ejemplo, si el administrador de correoelectrónico de la Universidad de Córdoba le asigna el código deusuario TCabezas a un usuario, su cuenta o dirección de correoelectrónico será [email protected].

Como se ha visto anterioremente el dominio uco.es es único. Porotro lado, el administrador de correo también garantiza que nadiemás utiliza la cuenta Tcabezas en nuestra Universidad. Por tanto,la dirección [email protected] será única en toda Internet y, desdecualquier parte del mundo, un mensaje enviado a esta direcciónllegará al usuario de la Universidad de Córdoba correpondiente.

Todas las direcciones de personal perteneciente a nuestraUniversidad terminan con el nombre del dominio (@uco.es). Sinembargo, el nombre de la cuenta no tiene por qué correspondersecon otros códigos de usuario empleados habitualmente (como elnecesario para acceder a las aplicaciones corporativas o paraconectarse a Terminal Server).

8.2.3 Configuración del lector de correo.

Antes de poder enviar y recibir correo electrónico esimprescindible configurar nuestro programa cliente de correo. Engeneral, es necesario indicar algunos datos personales, los datosdel servidor de salida y los del servidor de entrada de correo.

La configuración del correo en Terminal Server la realizará esteArea de Sistemas al definir la cuenta de usuario y no debería sermodificada.

8.2.4 Contraseña

Con el fin de que la correspondencia electrónica sea privada todaslas cuentas o direcciones de correo llevan una clave o contraseñaasociada que sólo conoce el usuario.


Normalmente, una vez configurado el cliente de correo electrónico,sólo se pedirá esta clave la primera vez que accedamos al serviciode correo, recordándola siempre que no nos salgamos delnavegador o lector de correo utilizado.

Sin esta clave no es posible ni leer ni enviar mensajes utilizandola cuenta de correo electrónico.

También es posible pedir al navegador que almacene la clavesecreta y que no la vuelva a pedir nunca más. Usualmente esto esmuy poco seguro ya que cualquier persona que acceda a nuestroordenador podría leer nuestro correo sin necesidad de dar ningunaclave. Sin embargo, al trabajar con Terminal Server, este sistemaes bastante seguro ya que si al abandonar el puesto de trabajotenemos la precaución de cerrar la conexión con Terminal Serversólo nosotros podremos acceder a nuestro correo.

Habilitando esta opción se facilita mucho el acceso al correoelectrónico desde Terminal Server y resulta razonablementeseguro. Hay que considerar que, aunque se solicite la clave cadavez que nos conectarmos al correo, la lectura de éste podrárealizarla cualquier persona si abandonamos el puesto de trabajoy no nos salimos del navegador.

8.3 Componentes de la ventana principal

Lo primero que hay que hacer para poder enviar o recibir correoelectrónico es ejecutar la aplicación cliente de correo que, como seha indicado antes, será Netscape Communicator en su versiónespañola. Para ello, la forma más directa es hacer doble clic en elicono de acceso directo situado en el escritorio.


Una vez ejecutada la aplicación, aparecera la ventana principal.

Como se puede observar, esta aplicación cuenta con una barra detítulo, una barra de menús, una barra de herramientas, una barrade estado y tres áreas de trabajo. A continuación pasaremos aexplicar estas áreas de trabajo.

8.3.1 Área de carpetas.

En este área se muestran una serie de carpetas en las que estaránorganizados los mensajes. Cada vez que pulsemos sobre unacarpeta veremos su contenido en el área de mensajes. El conceptoy funcionamiento es muy similar al del Explorador de Windowsestudiado en capítulos anteriores.

Las carpetas más importantes son:

• Inbox (entrada): es la carpeta en la que recibiremos losmensajes que nos envíen.

• Trash (papelera): es la carpeta donde se almacenarán losmensajes borrados. Borrando un mensajes de esta carpeta seeliminará definitivamente. Funciona de forma similar a laPapelera de Reciclaje de Windows.


• Sent (enviados): en esta carpeta se guardan los mensajes quenosotros hemos enviado.

También podemos crear nuevas carpetas como la carpeta guardarmostrada en el ejemplo anterior. Esto nos puede ayudar amantener organizados los mensajes que recibamos en losgrupos que creamos convenientes. Para crear una nuevacarpeta, debemos hacer clic con el botón derecho delratón sobre el área de carpetas para que aperezca unsubmenú contextual que, entre otras, contiene la opciónNueva subcarpeta.

8.3.2 Área de mensajes.

Este área muestra los mensajes que contiene la carpetaseleccionada en el área de carpetas. Lo que en realidad se muestraes lo que se conoce como la cabecera del mensaje que estácompuesta, generalmente, por el asunto, el remitente y la fechadel mensaje. Esta cabecera puede aparecer en negrita, lo quesignifica que no se ha leido todavía, o normal, indicando que ya seha leido.

Para ver el contenido de un mensaje sólo es necesario hacer clicsobre él para que se muestre en el área de texto del mensaje ohacer doble click para que se muestre en una ventanaindependiente.

8.3.3 Área de texto del mensaje.

En este área aparece el texto del mensaje seleccionado en el áreade mensajes. El texto puede estar sin formatear o puede incluircambios de formato como negrita, colores,.. Todo esto depende dellector de correo utilizado por el remitente y por el destinatario. Noexisten muchos estándares al respecto por lo que a veces podemosrecibir mensajes con texto mal formateado, especialmente lastabulaciones y los caracteres internacionales (acentos, eñes,…).


8.4 Enviar y recibir correo.

8.4.1 Enviar un mensaje.

Para enviar un mensaje debermos hacer clic sobre el botón Nuevode la barra de herramientas o ir al menú Archivo y elegir laopción Mensaje. Nos aparecerá la ventana de Redacción.

Esta ventana se compone, como la ventana principal, de la barrade título, la barra de menús, la barra de herramientas, la barra deestado, y de tres áreas de trabajo.

La primera área está compuesta por tres fichas o pestañas: laficha de dirección destino, la ficha de archivo adjunto y laficha de opciones.

Lo primero que hay que indicar a es a quién va dirigido elmensaje. Para ello debemos introducir en la pestaña de


destinatario del mensaje , en la casilla marcada por , ladirección de correo electrónico a la que va destinado el mensaje.

Si queremos enviar el mensaje a más de un destinatario sólo hayque hacer clic sobre la siguiente línea en blanco disponible opulsar retorno detrás del último destinatario introducido.

Aparecerá otra casilla de texto encabezada con paraintroducir una nueva dirección de correo electrónico.

Haciendo clic en el botón etiquetado con aparece un menúcontextual que nos permite elegir otros tipos de destinatarioscomo, por ejemplo, Copias (Cc, Carbon Copy).

Otra opción es elegir los destinatarios a los que va dirigido elmensaje del Libro de direcciones. Para ello pulsaremos sobre elbotón Dirección de la barra de herramientas y aparecerá laventana del Libro de direcciones. En este Libro podremosalmacenar las direcciones de correo de las personas con las quehabitualmente trabajamos, como veremos posteriormente.

La segunda ficha se utiliza para adjuntar un archivo, esdecir, para enviar junto con el mensaje un archivo al destinatario.El archivo puede ser de cualquier tipo: una imagen, undocumento, una hoja de cálculo,… Sin embargo, es importantehacer notar que el destinatario debe tener el programa adecuadopara poder visualizar el documento (por ejemplo una versiónactualizada de MS Word).

Para adjuntar un archivo a un mensaje debemos hacer clic sobreel botón Adjuntar de la barra de herramientas o activar la fichade archivo adjunto y hacer clic sobre el área blanca que aparece.Con ésto se abrirá una ventana de diálogo que nos permiteseleccionar el archivo que deseamos adjuntar.

Otra forma consiste en arrastrar el archivo desde el Explorador deWindows al área blanca que aparece.


En el siguiente ejemplo se muestra como se adjunta el archivocabpro5s.exe.

Se puede adjuntar más de un archivo a un mismo mensaje, perose ha de evitar que el tamaño total del mensaje sea demasidadogrande. Los mensajes muy grandes son más costosos de manejar ypueden encontrar más dificultades para llegar a su destino.

En la ficha de opciones lo más intersante es la opción Acusede recibo que, si está seleccionada, le puede pedir al destinatarioque nos indique que ya ha recibido el mensaje. De nuevo, lafiabilidad de esta funcionalidad depende mucho del lector decorreo utilizado y puede no estar disponible para el destinatario.

La siguiente área muestra el Asunto del mensaje. Es importanteintroducir un asunto corto e indicativo de lo que contiene el texto.Si no se introduce al enviar el mensaje nos lo pedirá.

Por último está el area de texto donde introduciremos el texto quequeramos enviar. Se trata de un pequeño editor de textos que nospermite cambiar la fuente, colores, etc… En general, es preferibleusar texto sin formato (texto plano), ya que el texto con formatopuede aumentar considerablemente el tamaño del mensaje y noexiste garantía de que lector de correo empleado por eldestinatario pueda leer el mensaje correctamente.

Una vez introducida toda la información, solo tendremos quehacer clic sobre el botón Enviar de la barra de herramientas paraenviar nuestro mensaje.


8.4.2 Recibir un mensaje.

Los mensajes se almacenan en el servidor de correo de nuestraUniversidad. Para obtener todos los mensajes recibidos desdenuestra última conexión basta con hacer clic en el botón Obtenerde la barra de herramientas de la ventana principal. Nuestrocliente de correo procederá a conectarse con el servidor y si hayalgún mensaje nuevo, lo mostrará en negrita en la carpeta deentrada (Inbox).

8.4.3 Recibir un mensaje con archivos adjuntos.

Cuando nos envían un mensaje, puede que éste tenga archivosadjuntos. En el cuerpo de estos mensajes aparece el icono dearchivo adjunto y éstos son listados al final del mensaje.

Como se puede observar al final del mensaje se incluye una tablacon un nombre de archivo subrayado en azul (un enlace) precedidode un icono representativo del tipo de archivo. A la derecha, semuestra una descripción del contenido (en el ejemplo, un archivoPDF, un tipo de documento muy utilizado en Internet). Por cadaarchivo adjunto aparecerá una tabla de este tipo.


Para acceder a un archivo adjunto basta con hacer clic sobre sunombre (enlace). El navegador nos preguntará si deseamos abrirloo salvarlo en disco.

Si se elige guardar en disco, se abrirá una ventana de diálogo enla que podremos indicar la carpeta y el nombre deseado.

Si se elige abrir el archivo se ejecutará la aplicación adecuada. Porejemplo, se abrirá Word automáticamente para visualizar undocumento o Excel para una hoja de cálculo. Si en nuestro equipono tenemos instalada la aplicación asociada al tipo de archivo nopodremos abrirlo y sólo se podrá guardar en disco. Por ejemplo,para visualizar el documento PDF del ejemplo anterior esnecesario disponer de la aplicación Acrobat Reader de Adobe.

En general, dado que el correo se leerá desde Terminal Serversiempre dispondremos de las aplicaciones más habituales parapoder leer los archivos adjuntos que recibamos.

8.4.4 Contestar o Reenviar un mensaje.

Cuando nos envían un mensaje, además de ver su contenido,podemos realizar dos operaciones con él: contestar o reenviar elmensaje.


Contestar el mesaje consisten en enviar un nuevo mensaje alremitente. Reenviar supone que creemos que el mensaje recibidopuede ser de interés para otras personas y le enviamos una copia.

Para contestar a un mensaje tendremos que seleccionarlo en elárea de mensajes y pulsar el botón Responder de la barra deherramientas. Se abrirá la ventana de Redacción, pero con loscampos destinatario y asunto rellenos. El asunto será el asuntooriginal precedido de la abreviatura ‘Re:’. En el texto del mensajese incluirá el texto original por si queremos adjuntarlo. Esto esuna buena idea ya que si la persona a la que vamos a contestarenvia y recibe gran cantidad de mensajes podría haber olvidado elcontenido del mensaje que nos envió.

Hay una forma especial de responder a un mensaje: responder alremitente y a todos los destinatarios. Como se ha indicado antes,cuando se envia un mensaje se puede enviar a varias personas. Deesta forma nuestra contestación le llegará a todas las personasque recibieron el mensaje original.

Para reenviar un mensaje bastará con seleccionarlo en el área demensajes y hacer clic sobre el botón Reenviar de la barra deherramientas. Se nos mostrará la ventana de Redacción por siqueremos introducir texto adicional acompañando al mensaje. Elmensaje original será reenviado como archivo adjunto y el asuntodel nuevo mensaje sera el asunto original precedido de laabreviatura ‘Fwd’ (del inglés forward). Cuando seleccionemos unmensaje que nos ha sido reenviado, veremos tanto el contenidooriginal como el texto adicional que ha escrito la persona que noslo ha reenviado.

El asunto propuesto para la respuesta y reenvío de mensajespuede modificarse, pero es conveniente respetar las abreviaturasRe. y Fwd:, porque se han convertido en un estándar dentro deInternet.


8.5 Opciones Avanzadas.

8.5.1 Libro de Direcciones.

El Libro de direcciones funciona como una agenda personal. Enél se puede guardar la dirección de correo electrónico dedeterminadas personas para, de esta forma, no tener quememorizarla.

Si, cuando recibimos un correo, deseamos incluir la dirección delremitente en nuestro Libro de direcciones, basta con hacer clicsobre el enlace De: de la cabecera del correo recibido.

De esta forma introducimos a la persona que nos ha enviado elcorreo dentro del Libro de direcciones después de rellenar unsimple formulario.


También se puede utilizar el Libro de direcciones directamente.Para ello en el menú Communicator elegimos la opción Libro dedirecciones.

Se observan dos áreas diferenciadas. En una de ellas se muestranlos Libros de direcciones disponibles y en otra el contenido de losmismos, con un comportamiento similar al Explorador deWindows.

Se pueden crear varios libros de direcciones pero, por simplificar,es conveniente trabajar con el Libro de direcciones personal, quesiempre se encuentra creado de forma predeterminada.

Cada entrada en el libro se conoce como una tarjeta. Para añadiruna tarjeta se utiliza el botón Nueva tarjeta que hará aparecerla ventana de diálogo mostrada anteriormente.

8.5.2 Listas de distribución.

Una Lista de distribución se usa cuando hay que enviarperiódicamente un correo a un conjunto de varias direcciones. Enlugar de tener que introducir una a una las direcciones, se creauna lista que contiene las direcciones y se trata esta lista como sifuera una dirección individual.

Por ejemplo, se podría disponer de una lista llamada Jefes deSecretaría con la dirección de correo de todos los Jefes deSecretaría de la Universidad. Para enviar una circular a todos


ellos bastaría con enviarla a la lista en lugar de a cada uno de losintegrantes de la misma.

Para crear una Lista de distribución basta hacer clic sobre elbotón Nueva Lista de la barra de herramientas del Libro dedirecciones. Aparecerá una ventana donde indicaremos en quélibro se creará la lista (el personal, por defecto), su nombre y ladirecciones que contendrá.

8.5.3 Archivo de firma.

Al escribir un mensaje es habitual incluir un saludo de despedidaseguido de információn básica sobre nosotros: Nombre, Empresa,Dirección postal, Teléfono, Fax,….

Es conveniente incluir esta información en la mayoría de losmensajes que enviemos de forma que el destinatario puedaidentificarnos fácilmente y contactar con nosotros por métodosmás tradicionales si fuese necesario.

Para facilitar esta tarea el navegador está configurado de formaque si existe el archivo W:\Personal\Firma.txt en nuestracarpeta personal, el contenido del mismo se incluye al final decada mensaje.


Este archivo debe ser texto sin formato aunque existen muchosusuarios de correo en Internet que demuestran que sólo con textose pueden crear firmas muy creativas.


A. Ayuda para usuarios de WordPerfect.

La Universidad de Córdoba ha estado ligada tradicionalmente alprocesador de textos WordPerfect. La versión 5.1 de esteprocesador es aún hoy en día el procesador más utilizado ennuestra Universidad.

Desde la firma del Convenio de Colaboración con Microsoft losusuarios han ido adquiriendo poco a poco las diferentes versionesde Word. Como los cambios entre ambos procesadores sonimportantes, hemos considerado interesante incluir un apéndicesobre los cambios fundamentales.

En la propia ayuda de Word podrá encontrar toda estainformación así como una serie de utilidades que le harán másfácil la migración.

En primer lugar dispone de la opción Ayuda paraWordPerfect… del menú de Ayuda . Eligiendo está opción nosaparece una ventana de ayuda en la que para cada operacióntípica de WordPerfect nos muestra su equivalente en Word.


Así por ejemplo, en la figura se ve como cambiar el formato deletra a negrita: [F6] en WordPerfect, [CTRL+N] en Word.

También podrá cambiar el teclado para que la definición de teclasse parezca a la empleada por WordPerfect. Sin embargo esto no esrecomendable porque dificulta el aprendizaje de Word y, al final,acabará por no conocer ninguno de los dos procesadores.

Con ciertas limitaciones Word lee todos los documentosWordPerfect 5.1. Para ello sólo hay que abrir el documentoWordPerfect desde Word y éste se encargará de la conversión.

Una vez conformes con el resultado de la conversión es importanteguardar el documento en formato Word. Si usamos la opciónGuardar se salvará de nuevo en formato WordPerfect 5.1.

Incluso si utilizamos la opción Guardar como… es importanteobservar el formato en que se guarda. En el ejemplo de la figuravemos la ventana de Guardar como… En ella se observa que,aunque el documento se guarda con la extensión .doc, el formatosigue siendo WordPerfect 5.1.

Como todos los documentos guardados con formato diferente alnativo de Word, se pueden perder funcionalidades y, en general,son más voluminosos y el trabajo con ellos es más lento. Por ello,es importante asegurarse que los documentos se almacenan enformato Word.


En la Ayuda puede encontrar la equivalencia completa de teclasque reproducimos aquí por comodidad.

Comando de WordPerfect Teclas de método abreviado deWordPerfect 5.1 para DOS

Teclas de método abreviado deMicrosoft Word

Centrar MAYÚS+F6, MAYÚS+F8, 1, 3, 2 CTRL+T para centrar texto de unpárrafo

Negrita F6,CTRL+F8, 2, 1

CTRL+N

Fuente CTRL+F8 CTRL+M

Bloque ALT+F4 MAYÚS+ tecla de dirección

Comentario CTRL+F5, 4, 2 ALT+CTRL+ A

Código de fecha MAYÚS+F5, 2 ALT+MAYÚS+F

Mostrar códigos ALT+F3 MAYÚS+F1, clic

Eliminar una palabra CTRL+RETROCESO CTRL+RETROCESOCTRL+SUPR

Eliminar hasta el final de la línea CTRL+FIN MAYÚS+FIN, SUPR

Eliminar hasta el final de la página CTRL+AV PÁG MAYÚS+FLECHA ABAJO (hasta elfinal de la página), SUPR

Eliminar hasta el límite de lapalabra izquierda

INICIO+RETROCESO CTRL+RETROCESO

Eliminar hasta el límite de lapalabra derecha

INICIO+SUPR CTRL+SUPR

Eliminar bloque ALT+F4+SUPR F8, tecla de dirección, SUPR

Subrayado doble CTRL+F8, 2, 3 CTRL+MAYÚS+D

Nota al final CTRL+F7, 2, 1 CTRL+ALT+L

Salir F7 ALT+F4

Alineado a la derecha ALT+F6 Tabulación derecha para alineartexto a la derecha en una sola líneaCTRL+D para alinear texto a laderecha en un párrafo

Nota al pie CTRL+F7, 1, 1 ALT+CTRL+O

Ayuda F3 F1

Sangría F4 CTRL+H

Cursiva CTRL+F8, 2, 4 CTRL+K

Justificar al centro MAYÚS+F8, 1, 3, 2 CTRL+T

Justificación completa MAYÚS+F8, 1, 3, 4 CTRL+J

Justificar a la izquierda MAYÚS+F8, 1, 3, 1 CTRL+Q


Comando de WordPerfect Teclas de método abreviado deWordPerfect 5.1 para DOS

Teclas de método abreviado deMicrosoft Word

Justificar a la derecha MAYÚS+F8, 1, 3, 3 CTRL+D

Saltar margen izquierdo MAYÚS+TAB CTRL+T (sangría francesa)

Marcar entrada de índice ALT+F5, 3 ALT+MAYÚS+E

Marcar elemento de la tabla decontenido

ALT+F5, 5, 1 ALT+MAYÚS+B

Imprimir MAYÚS+F7 CTRL+P

Reemplazar ALT+F2 CTRL+L

Recuperar archivo MAYÚS+F10 CTRL+A (comando Abrir)

Guardar F10 CTRL+G

Guardar como CTRL+F5, 3 F12

Buscar (hacia atrás) MAYÚS+F2 CTRL+B

Buscar (hacia delante) F2 CTRL+B

Versales CTRL+F8, 2, 7 CTRL+MAYÚS+L

Ortografía CTRL+F2 F7

Subíndice CTRL+F8, 1, 2 CTRL+SIGNO IGUAL

Superíndices CTRL+F8, 1, 1 CTRL+SIGNO MÁS

Cambiar entre documentos MAYÚS+F3 CTRL+F6

Sinónimos ALT+F1 MAYÚS+F7

Subrayado F8,CTRL+F8, 2, 2

CTRL+S

Deshacer F1 CTRL+Z

Ver documento MAYÚS+F7, 6 CTRL+F2 (comando Vistapreliminar)

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Microinformática Corporativa - gestion.uco.es · 4.5.1 Las vistas del documento. 44 4.5.2 Las barras de herramientas. 45 ... (partes físicas del ordenador) puede comprender. Respecto