Embed Size (px)
Citation preview
1
Model de Quadre de Classificació Municipal
2
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM
3
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM
4
Presentació del model de QdCM. Inicis del projecte
Facilitar la implementació de l’e-administració disposant d’un model de quadre comú per ajuntament petits i mitjans
Actualitzar la darrera proposta de quadre de classificació municipal publicada pel Departament de Cultura l’any 1989
A proposta del CAOC
Respon a una doble demanda
A proposta del col·lectiu d’arxivers municipals i comarcals
La DGABMP recull la demanda i impulsa la creació d’un grup de treball específic (resolució de 28 d’octubre de 2013)
MODEL DE QUADRE DE CLASSIFICACIÓ MUNICIPAL
5
Presentació del model de QdCM. Inicis del projecte
GRUP DE TREBALL DEL MODEL
Format per 21 professionalsprovinents de...
QdCM resultant és una eina de consens entre les administracions catalanesFRUIT DE L’ANÀLISI I DEBAT
- Diputacions- Consells comarcals- Arxius comarcals - Ajuntaments
6
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM
7
Presentació del model de QdCM. Objecte i abast
Oferir als ajuntaments catalans i altres ens que en depenen un instrument per al conjunt de la documentació (històrica i actual) en qualsevol suport (paper o electrònic) i format
No és objecte del projecte
- Creació de vocabularis controlats- Identificació dels documents que formen part de cada sèrie- Elaboració de noves propostes de d’avaluació i accés documental- Identificació i codificació de les unitats administratives comunes al
consistori o d’altres organismes productors- Identificació de tipus documentals
OBJECTIU DEL MODEL
8
Presentació del model de QdCM. Objecte i abast
No és obligatori, però es recomana l’adopció per les seves avantatges:
El Quadre de classificació municipal pretén ser un model de referència
Recull noves funcions (derivades de l’e-administració i TIC) i nous àmbits competencials
S’ajusta a la legalitat vigent (39/2015 i 19/2014)
Agilitza l’avaluació dels documents, l'execució de la disposició i la gestió de l’accés
Integra en un únic model documentació històrica i actual
Facilita la interoperabilitat real de dades estructurades entre diferents sistemes d’informació
Identifica de forma exhaustiva els processos/sèries
Facilita l’accés a la documentació i informació pública de manera organitzada
9
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM. Fases
10
Reunió de constitució del grup: 25 de novembre 2013
Es planteja un model útil: – Per classificar la documentació actual i històrica– En qualsevol entorn (tradicional/ electrònic)– Pel conjunt dels ajuntaments catalans (petits, mitjans i
grans)
Es parteix d’una primera proposta d’estructura resultat de l´anàlisi comparativa entre quadre de classificació vigents a Catalunya
Presentació del model de QdCM. Fases
Govern i administracióTerritoriServeis a les persones
Es defineixen tres grans àmbits dins del model
FASE 1 Elaboració de les proposta pels subgrup. Gener 2014 – maig 2015
11
Es constata la dificultat de treballar en un grup nombrós
Presentació del model de QdCM. Fases
- Diputació de Barcelona- Diputació de Girona- Diputació de Lleida- Diputació de Tarragona- Arxivers itinerants de la
DIBA- Ajuntament de Tarragona- Ajuntament de Sant
Vicenç de Castellet
Es divideix en dos subgrups
- Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat- Ajuntaments del Baix Empordà- Arxiu Comarcal de l’Alt Camp- Arxiu Comarcal de la Segarra- Consell Comarcal de la Conca de
Barberà- Consorci d’Administració Oberta de
Catalunya
GOVERN I ADMINISTRACIÓ TERRITORI I SERVEIS A LES PERSONES
En el decurs dels següents mesos cada subgrup elabora la seva proposta
12
Intercanvi de propostes entre els subgrups + suggeriments de canvis sobre la proposta de l’altre subgrup
S’identifiquen dues maneres de concebre el model
Presentació del model de QdCM. Fases
• Quadre més desenvolupat (5 nivells)• Sèries molt definides • Centrada en la documentació
administrativa i les implicacions de l’e-administració i la interoperabilitat
• Quadre poc desenvolupat (3 nivells)
• Sèries documentals genèriques, poc nivell de concreció
• Incorpora documentació històrica
FASE 2 Intercanvi de propostes entre subgrups, aportacions i revisió del model. Juny – Octubre 2015
Visió + general Visió + detallada
13
Presentació del model de QdCM. Fases
En aquesta fase es constata la necessitat de crear un grup de treball reduït i permanent en el temps per:
- Debatre les dues concepcions del model - Unificar les dues propostes dels subgrups- Recollir les aportacions del col·lectiu (consulta pública)- Elaborar la versió definitiva
El grup permanent unifica les propostes i elabora una versió pròpia que té en compte les dues concepcions del model
Quadre de tres nivells que es complementa amb un catàleg format per sèries/processos
FASE 3 Funcionament del grup permanent i elaboració de la primera proposta de model de QdCM. Octubre 2015 – Juliol 2016
Millor solució
14
Exposició pública el 26 de juliol de 2016. S’ajusta el termini per garantir la disponibilitat del model abans de l’entrada en vigor de la Llei 39/2015
Presentació del model de QdCM
o Guia breu o Estructura del quadre de classificació
(xls, pdf, csv)o Catàleg associat al quadre de classificació
(xls, pdf, csv)o Índex del catàleg ordenat alfabèticament
CONSULTA PÚBLICA: MATERIAL
Formulari electrònic per vehicular aportacions i suggeriments del col·lectiu arxiver
+
Durant el mes de setembre es debaten i valoren les aportacions
FASE 4 Consulta pública i obtenció de la versió definitiva. Juliol – Setembre 2016
Publicació de la versió definitiva del model QdCM: 28 de setembre de 2016
15
A mesura que es va definint el model, els membres del grup permanent el van posant a prova en els seus entorns laborals.
Consolidada la versió, el grup l’aplica de forma exhaustiva per detectar possibles millores
Es publica la segona versió del model el 28 d’abril de 2017
Presentació del model de QdCM
- Ajuntaments amb suport de la Xarxa d’Arxius Comarcals (XAC): 400 aprox.
- Ajuntaments amb suport de la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona (XAM): 138
FASE 5 Aplicació del model en diferents entorns/arxius i resolució de dubtes sobre el model. Setembre 2016 – Actualitat
AJUNTAMENTS ADHERITS
- Adhesions formalitzades d’ajuntaments: 24
16
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM
17
Presentació del model de QdCM. Definició del model
El model utilitza:– Una codificació numèrica unívoca que identifica les entrades del quadre (1-
999) i del catàleg (1001- obert) i amb la qual es pot interoperar entre els sistemes
– Un codi jeràrquic per facilitar la visualització de la jerarquia del quadre
El model contempla les diferents fases del cicle de vida del document: des de la seva creació a la seva eliminació o conservació permanent
MODEL DE QUADRE DE CLASSIFICACIÓ MUNICIPAL
QUADRE DE CLASSIFICACIÓ
(Estructura jeràrquica)
CATÀLEG DE SÈRIES/PROCESSOS
No cal aplicar el model íntegrament, incorporant totes les entrades del quadre de classificació i del catàleg
18
Presentació del model de QdCM. Definició del model
Eina jeràrquica i estructurada vinculada amb el catàleg en el seu darrer nivell
QUADRE DE CLASSIFICACIÓ MUNICIPAL
CaracterístiquesFuncional
Estructura del quadre (tres nivells de profunditat):− 1er nivell. Funcions Responsabilitats
comunes dels ajuntaments − 2n nivell. Activitats Conjunt d’accions per
assolir el compliment d’una funció− 3er nivell. Accions Manifestació concreta de
l’activitat
Ordre lògic:- Planificació- Gestió- Control/ inspecció- Sanció
EstableDe pocs nivells jeràrquics
19
Presentació del model de QdCM. Definició del model
Per a què serveix el quadre en aquest model?
Per mostrar de manera organitzada la documentació que forma part del fons municipal i facilitar la cerca i la consulta dels ciutadans
Per fer cerques transversals mostrant i recuperant informació custodiada per un o diferents ajuntaments o administracions
Per organitzar els repositoris digitals
Per organitzar el portal de transparència de l’ajuntament i facilitar l’accés del ciutadà a la informació
20
Presentació del model de QdCM. Definició del model
Relació detallada de processos o sèries que es duen a terme de forma habitual i comuna a la majoria dels ajuntaments
- Cadascuna de les seves entrades està vinculada una entrada del quadre de classificació
- Instrument dinàmic
- S’anirà complementant mitjançant les diferents aportacions dels professionals i de les valoracions del grup permanent
Engloba tant la documentació històrica (identificada com a ‘sense vigència’) com actual
CATÀLEG DE SÈRIES/PROCESSOS
21
Presentació del model de QdCM. Definició del model
Conté entrades específiques i genèriques:− Recull una entrada específica per a cadascun dels processos− Les entrades genèriques són una minoria. El model no afavoreix la
incorporació i ús de les genèriques
Perquè?
CATÀLEG DE SÈRIES/PROCESSOS
Afavoreix l’aplicació de les TAAD
Ajuda a configurar més detalladament l’accés a la documentació
Contribueix a millorar la comunicació entre administracions (interoperar)
Redueix la complexitat de la implementació de l’administració electrònica
A nivell més pràctic, si finalment es tendeix a usar genèriques,és més factible ajuntar procediments que no pas dividir-los
22
Presentació del model de QdCM. Definició del model
Per a què serveix?
CATÀLEG DE SÈRIES/PROCESSOS
Per identificar els processos comuns que es duen a terme en la majoria d’ajuntaments
Per homogeneïtzar la documentació que generen per obtenir expedients complerts
Permet normalitzar títols
Per aplicar, majoritàriament, les polítiques d’accés i disposició, ja que és en el catàlegon es troben les sèries documentals i, per tant, la documentació
Per interoperar a nivell d’expedient i document
23
Presentació del model de QdCM. Definició del model
- Recull les sèries d’àmbit municipal que han estat avaluades per la CNAATD en forma de TAAD o Resolució
- Pràcticament totes les TAAD d’àmbit municipal s’associen amb alguna entrada del catàleg
- En general hi ha una TAAD per procés
Associació de les TAAD
Existeixen certes taules molt específiques que no avaluen sèries, sinó parts d’expedients i documents, en aquests casos s’han exclòs
Existeixen processos diferents amb una mateixa TAAD que els engloba a tots, ja que tenen la mateixa disposició i accés. Per exemple: entrades de contractació d’obres
En algun cas, existeixen processos amb més d’una TAAD associada, per tal i com està realitzada l’avaluació de la documentació.
Excepcions
24
Inici del projecte Objecte i abast del model Fases de desenvolupament del projecte
– Fase 1. Gener 2014 – maig 2015– Fase 2. Juny – Octubre 2015– Fase 3. Octubre 2015 – Juliol 2016– Fase 4. Juliol – Setembre 2016– Fase 5. Setembre 2016 – Actualitat
Definició del model Aspectes organitzatius
Presentació del model de QdCM. Aspectes organitzatius
25
Bústia específica per
Presentació del model de QdCM. Aspectes organitzatius
Centralitzar totes les aportacions i dubtes sobre el model QdCM (formulari electrònic específic)
Vehicular les adhesions electròniques (formulari electrònic específic)
Informar sobre el model del QdCM, així com avisar de noves actualitzacions, etc. a tots els ajuntaments adherits al model
PROCÉS D’ADHESIONS
o Només es pot realitzar el tràmit per via electrònicao Cal emplenar el formulari electrònic específico Es recomana que l’adhesió sigui aprovada pel Ple de l’Ajuntament o per la Junta de
Govern per tal d’aconseguir més implicació en el projecte d’implantació del QdCM i per donar més visibilitat al rol de l’arxiu (es pot annexar la còpia autèntica de l’acord del Ple o l’acord de la Junta de govern)
o S’està treballant per crear un tràmit electrònic específic d’EACAT vinculat amb el Tramitador genèric de la Generalitat.
26
Model de Quadre de Classificació Municipal
