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MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS CIAF CORPORACIÓN INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Febrero de 2014

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MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS CIAF CORPORACIÓN INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

INTRODUCCIÓN

El Modelo de Autoevaluación Institucional y de Programas CIAF pretende instaurar una retroalimentación permanente de los procesos académicos e institucionales, para promocionar la cultura de la evaluación continua y autorregulación dentro de sus actores, fortaleciendo a la entidad y conduciéndola hacia un mejoramiento continuo. En los siguientes capítulos, se exhibirá sus principios, objetivos, metodología, operatividad en el ambiente institucional y mecanismos de divulgación, basados en un marco referencial vigente, otorgado por las principales entidades gubernamentales de orden nacional, como es el Ministerio de Educación Nacional (MEN). A partir de esta propuesta, la Dirección de Planeación y Autoevaluación Institucional, con el acompañamiento de la Asesora de Planeación, pretenden que este documento se adopte como un lineamiento institucional y se convierta en la guía del proceso de formación del equipo de trabajo hacia la implementación de una cultura interna de mejoramiento continuo, cumpliendo como Objetivo del Plan Estratégico 2012-2016.

1. MARCO REFERENCIAL

1.1 MARCO LEGAL VIGENTE: La Corporación Instituto de Administración y Finanzas CIAF, Institución de Educación Superior (IES) vigilada por MEN, adopta y cumple las siguientes disposiciones legales de orden nacional, a través de una cultura de autoevaluación, participativa y flexible, liderada por las Directivas de la organización, que permite mejoras en sus procesos académicos y administrativos:

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a) Constitución Política de Colombia: Menciona a la Autoevaluación como parte de la inspección, vigilancia y regulación de la educación por parte del Estado, garantizando calidad en el servicio y respetando su autonomía universitaria. (En sus artículos 67 y 69).

b) Ley 115 de 1994: La “Ley General de Educación”, en su artículo 6, menciona los componentes de la Comunidad Educativa y les otorga participación en la evaluación de su Proyecto Educativo Institucional (PEI). c) Ley 30 de 1992: Reafirma la autonomía universitaria de las IES y propende por la creación de mecanismos de evaluación de calidad de sus programas académicos y un sistema de evaluación del desempeño del profesor universitario (Artículo 31 y 75 respectivamente). Asigna al ICFES el apoyo para estimular y perfeccionar sus procedimientos de autoevaluación, a partir de los resultados de las pruebas aplicadas a los estudiantes (Artículo 37). d) Ley 1188 de 2008 y Decreto 1295 de 2010 Se regula el registro calificado de programas de Educación Superior, mencionando dentro de sus condiciones de calidad “El desarrollo de una cultura de la autoevaluación, que genere un espíritu crítico y constructivo de mejoramiento continuo”. g) DECRETO 1290 DE 2009 Define un sistema institucional de evaluación para los estudiantes, que se menciona dentro del PEI, donde se referencia a los procesos de autoevaluación de los estudiantes. 1.2 LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES DE AUTOEVALUACIÓN EN LA CIAF: La CIAF con el propósito de asumir las anteriores disposiciones legales y demostrar su compromiso social de ofrecer programas de calidad a la región, incluye en su Reforma Estatutaria Resolución No. 858 10 de Febrero 2011, el cumplimiento de los estándares de calidad, a partir de la autoevaluación permanente de sus programas, para llegar a un plan de mejoramiento continuo. Designó al Consejo Directivo, órgano de administración general de la Corporación, velar por el cumplimiento de los ejercicios de autorregulación a nivel interno y

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definir criterios y mecanismos generales para el desarrollo del mismo en la institución. El PEI, apoyado por la anterior Reforma Estatutaria y las Directivas de la entidad, formula el Plan de Mejoramiento Institucional en dos enfoques: “El Mejoramiento Académico y el Desarrollo Gerencial”, en el marco de las siguientes políticas institucionales: a) Desde el mejoramiento Gerencial, la Política para el Desarrollo Institucional, define a la calidad como una "cultura y no como respuesta coyuntural a todos los servicios académicos y administrativos de la Corporación, basados en procesos permanentes y rigurosos del Sistema de Autoevaluación."1, formulando a la autorregulación como la primera fase para su desarrollo, reglamentada por la aplicación de un conjunto de actividades que propende una cultura evaluativa al interior de la institución. b) Desde la percepción del mejoramiento académico, el PEI plantea estrategias pedagógicas que permiten al personal docente y estudiantes evaluar sus propias acciones, como gestor de una formación integral. Resultado de estos ejercicios permanentes de autoevaluación, nace en el año 2010 el documento de colección “El ser empresario una opción de vida”, criterio institucional que evalúa y adecua el PEI y sus lineamientos, a las necesidades del contexto internacional, nacional, regional y local. Retoma la cultura evaluativa interna como una condición de carácter institucional, a partir de dos puntos: el establecimiento de adecuados mecanismos de selección y evaluación de estudiantes y profesores y el desarrollo de una cultura de la autoevaluación, que genere un espíritu crítico y constructivo. Actualmente dentro del Objetivo Estratégico “Fortalecimiento de la Institución”, del Plan Estratégico 2012-2016, se contempla el diseño e implementación de un modelo de Autoevaluación Institucional, para abordar con una metodología estándar en el desarrollo de estos ejercicios, convirtiendo al presente documento

1 (Coporación Instituro de Administración y Finanzas CIAF, 2005)

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en un lineamiento institucional, como eje orientador hacia la Excelencia Académica. Entorno a lo anterior, la CIAF desarrolla lineamientos generales dirigidos a los diversos actores (Estudiantes, Docentes, Graduados, Personal Administrativo y Directivo), que le permiten desenvolver sus actividades a partir de una reflexión interna continua. 1.3 MARCO CONCEPTUAL DE AUTOEVALUACIÓN: Las IES no fueron excluidas del fenómeno de la calidad empresarial. De acuerdo a los resultados en el Proyecto Safiro II2, estas organizaciones con gran responsabilidad social que giran en los escenarios políticos, económicos, sociales y culturales, enfocan su gestión de calidad desde dos perspectivas: a) Los procesos internos de evaluación y mejora de la calidad, generados y desarrollados por ellas mismas, como “exámenes rigurosos y sistemáticos que una Institución realiza sobre la totalidad de las actividades institucionales o de un programa específico, con amplia participación de sus integrantes –académico y/o administrativo- a través de un análisis crítico y un diálogo reflexivo, resultando en un informe de autoevaluación” 3. b) Los procesos externos, que se promueven desde las autoridades de gobierno a través de diferentes instrumentos (legislación, agencias de aseguramiento de la calidad). El Ministerio de Educación Nacional (MEN), entidad gubernamental colombiana, abordan estos procesos internos de evaluación como Política de Calidad para la Educación Superior, generando en las IES, la cultura de autorregulación,

2 Proyecto Safiro II: Proyecto que pretende contribuir a la calidad del proceso de internacionalización de las

universidades y al fortalecimiento de la cooperación biregional América Latina-Unión Europea.

3 Escarré, Roberto. “Calidad y Acreditación en la Educación Superior”. Proyecto Safiro Network II.Universidad

de Alicante (España). 2010.

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denominada Autoevaluación, “proceso de reflexión interna que llevan a cabo las instituciones de Educación Superior, en el marco de su autonomía y les permite identificar sus avances, retos y aspectos por mejorar de sus procesos académicos, administrativos, logísticos y de proyección con la comunidad.”4 “, reglamentada a partir de la Ley 1188 de 2008 con su Decreto 1295 de 2010. Para documentar e implementar la cultura de Autoevaluación evidenciada en la CIAF, se formula el presente documento, que le permite a la Institución potencializar sus fortalezas y oportunidades y atacar las debilidades y amenazas que se detecten en el desarrollo del ejercicio.

2. ANTECEDENTES INSTITUCIONALES

2.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA: 2.1.1 MISIÓN: Ejercer las funciones de docencia, investigación y proyección social, con pertinencia y calidad para la sociedad, a través de la formación empresarial. 2.1.2 VISIÓN: La CIAF será una universidad, reconocida por su capacidad para ofrecer soluciones a las necesidades de los sectores productivos, mejorando la calidad de vida de la sociedad. 2.2 RESEÑA HISTÓRICA CIAF La Corporación Instituto de Administración y Finanzas “CIAF” surge como una respuesta a las necesidades de educación y desarrollo personal que tenían en la región los trabajadores de escasos recursos y con limitantes de tiempo para acceder a la educación en jornadas diurnas debido a su jornada laboral.

4 Link http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/article-298334.html. Lineamientos

Generales para la Autoevaluación en el Marco del Artículo 6, Numeral 6.3. Decreto 1295 de 2010.

Consultado: Febero 2013. Hora: 04:48 pm.

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En 1972 se crea como Instituto de Administración y Finanzas I.A.F. ofreciendo inicialmente cursos de salud ocupacional y seguridad industrial que a raíz de la acogida exitosa se confirma la necesidad de ampliarlos a las diferentes áreas de la administración empresarial por lo que a finales de ese mismo año se plantea ya su concepción como INSTITUCIÓN de nivel superior, obteniendo por medio de la resolución Personería Jurídica Nº 19348 emanada del Ministerio de Justicia, la licencia de funcionamiento para las carreras intermedias de Administración de Empresas y de Mercadotecnia, las cuales cumplen todos los trámites para sus respectivas aprobaciones, de manera que con leyes posteriores como la ley 80 de 1980 y la ley 30 de 1992 se van consolidando otros programas de carácter Técnico Profesional. Se complementa este proceso de consolidación y proyección institucional con el Convenio realizado (1997) y avalado por el ICFES con el TECNOLÓGICO INESPRO de Santa fe de Bogotá, para la extensión de las Carreras Técnicas Profesionales a Tecnologías en Administración de Empresas y en Mercadeo y Publicidad, de acuerdo con las permanentes solicitudes de las empresas y nuestros egresados (más de dos mil doscientos), ya que en la ciudad no existían estas carreras tecnológicas y es un deseo permanente el de nuestros egresados el querer proyectarse en la sociedad con otros niveles superiores de estudio, respondiendo en cierta manera a los principios de progreso y superación personal en formación permanente y de por vida, inculcados en nuestra institución. La historia de manera más detallada nos dice que el Programa de Administración de Empresas ( primero a nivel intermedio y luego a nivel Técnico Profesional) fue la carrera que le dio proyección y renombre a la Corporación, luego en 1977 se crea el programa intermedio de Mercadotecnia y el de Comercio Exterior en 1980 junto con el de Contabilidad Tributaria. Todos ellos, los primeros creados en esas disciplinas y modalidades en el Eje Cafetero. Los enfoques curriculares han tenido énfasis en la praxis, con alta pertinencia al momento que vive la región, acorde con los modelos económicos y la modernización de la estructura social del país, logrando durante estos 40 años de labores un buen posicionamiento como entidad seria, de buen nivel académico, preocupada por el desarrollo regional, formadora de personas pensantes y

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aportantes, dentro de un ambiente pluralista, democrático, sin limitaciones de raza, sexo o credo, libre: Libertad de cátedra, libertad de aprendizaje, libertad de investigación y controversia, con principios éticos, conciencia de la problemática nacional e internacional, con elementos críticos para cuestionar su entorno y una mentalidad abierta, preocupada por el mejoramiento continuo. Entre los años 2006 y 2007, los programas obtuvieron el Registro Calificado ante el Ministerio de Educación Nacional, reportando un cambio en su denominación: Técnica Profesional en Gestión Empresarial, Técnica Profesional en Gestión Financiera, Técnica Profesional en Gestión Comercial, Técnica Profesional en Gestión Aduanera y Técnica Profesional en Sistemas e Informática. Algunos de sus programas se articulan propedéuticamente con programas de Tecnología y profesionalización, en convenio con otras Instituciones de Educación Superior, ofreciendo proyección en la región. Gracias a la reflexión interna y externa permanente que la institución ha realizado en sus programas y al compromiso por mejorar continuamente, la Corporación Instituto de Administración y Finanzas CIAF, de acuerdo al Plan Estratégico 2012- 2016, plantea en sus Objetivos:

a) Redefinición Institucional para la formulación de programas por ciclos propedéuticos.

b) Fortalecimiento Institucional: "En relación con los procesos académicos, como parte del sistema de calidad para la educación superior, se desarrollarán los proyectos de Diseño e Implementación del Sistema de Planeación Institucional y del Modelo de Autoevaluación Institucional."

De acuerdo a las anteriores disposiciones, el MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL CIAF CORPORACIÓN INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, se convierte en un lineamiento institucional dinámico, que se adapta a los cambios de la CIAF y su contexto, constituyendo en una oportunidad para el compromiso de calidad participativa de todos los miembros de la misma.

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2.2 REFERENTE HISTÓRICO DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN EN LA CIAF

La Autoevaluación Institucional CIAF es una estrategia directiva de gran importancia y de aplicación permanente, que le ha permitido la generación de planes a corto, mediano y largo plazo para el fortalecimiento de la entidad en su quehacer en los procesos académicos y administrativos. Por tal motivo, en trabajo conjunto con todos los colaboradores, se desarrollaron estrategias para revisar y analizar su contexto real, identificando fortalezas y oportunidades de mejora en sus programas e institución general. A continuación se describen las técnicas adoptadas para propender una cultura de autoevaluación institucional.

a) Evaluación semestral docente: Compuesta por la percepción estudiantil y las evaluaciones académico-administrativas desarrolladas desde la Dirección de la Escuela de Ciencias Económicas, Administrativas y Financieras CEAF y la Dirección de Escuela de Ingenierías, aplicado a todos los programas técnicos, tecnológicos y profesionales, en conjunto del Consejo Académico.

b) Seguimiento y Control de los Planes Operativos Anuales: Las dependencias realizan un Plan Operativo Anual POA como principal herramienta de planeación de las unidades en funcionamiento, realizando la programación anual de las actividades estratégicas definidas en el Proyecto Educativo Institucional (PEI), en la colección institucional “El ser empresario una opción de vida”, el Plan Estratégico 2012-2016 y Plan de Mejoramiento Institucional y sus funciones propias del cargo. El componente auto evaluativo en la presente estrategia, se realizaba con el seguimiento y control al desarrollo de las actividades en reuniones de los responsables con el Rector (a), pero no se dejaban evidencias documentadas de las mismas.

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De acuerdo a la propuesta para la estandarización del formato del Plan Operativo Anual para el año 2013, se implementó una segunda parte con el contenido de Plan de Seguimiento a las actividades, que serán realizadas en los comités de rectoría mes vencido, para observar el desarrollo y evolución de las mismas en su ejecución de las unidades.

c) Taller de Planeación y Gestión Institucional: herramienta auto diagnóstica que compila los factores más significativos de orden filosófico, operativo, académico y administrativo, para fortalecer la labor y responsabilidad social de la CIAF como entidad de educación superior con proyección, dando cumplimiento de la plataforma estratégica de la institución (misión, visión y objetivos institucionales).

d) Herramienta para el diagnóstico del Estado del Registro Calificado: para garantizar la calidad de los programas ofrecidos en nuestra institución, se realiza un taller de evaluación a los indicadores relacionados con las Condiciones de Calidad de Registro Calificado, determinados en el Decreto 1295 de 2010, por el Ministerio de Educación Nacional (MEN). En esta ocasión se tuvo el acompañamiento de catedráticos y funcionarios de la Universidad Tecnológica de Pereira (UTP), como entidad de amplia experiencia en procesos de renovación y certificación en calidad educativa.

e) Seguimiento y Control del Plan de Mejoramiento Institucional: A partir de la herramienta para el diagnóstico del estado de Registros calificado, desarrollado en acompañamiento de catedráticos y funcionarios de la UTP, se determinaron fortalezas y oportunidades de mejoras por componente de calidad de acuerdo al Decreto 1295 de 2010. Los colaboradores CIAF, en cabeza de la Rectoría y Dirección de Planeación y Autoevaluación Institucional, establecieron diversas jornadas de trabajo para abordar el análisis de las acciones de mejora en comparación con las fortalezas halladas y plantear un plan de acción con actividades, responsables y fechas proyectadas para el inicio y terminación de las mismas.

f) Seguimiento y Control del Plan Estratégico Institucional 2012-2016:

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Con el fin de alcanzar nuestra visión institucional, se realiza una planificación que oriente los destinos de la institución y que defina claramente la acción, buscando la calidad y la pertinencia de la misma. La planificación para la CIAF, como herramienta para la solución de problemas y la toma de decisiones efectivas, favorece la administración, la participación, la racionalización y reflexión de los procesos, buscando respuesta a los cambios del mundo globalizado; la innovación, las nuevas tecnologías, las demandas del sector productivo, la apropiación de competencias para el ejercicio profesional con calidad, el aprendizaje y el conocimiento, marcan el rumbo de su desarrollo. Específicamente para el proceso de planeación y el Fortalecimiento Institucional, objetivo estratégico del Plan Estratégico 2012-2016, se implementará un Modelo de Autoevaluación Institucional con fines de buscar la Redefinición institucional por ciclos propedéuticos.

3. LINEAMIENTOS DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL CIAF

3.1 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL CIAF

a) Reflexión: Análisis permanente de los procesos académicos y administrativos, de acuerdo al contexto interno y externo.

b) Participación: Todos la comunidad educativa CIAF participará activamente en los procesos evaluativos de los programas e institucionales.

c) Autonomía: La Institución podrá orientar el proceso Autoevaluación de acuerdo a sus propósitos, metas y objetivos expresados en el Proyecto Educativo Institucional.

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d) Claridad: Transparencia en los resultados del proceso.

e) Orientación: Capacitación permanente a todos la comunidad educativa por parte del Consejo Directivo y coordinadores de la actividad.

3.2 OBJETIVOS DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL CIAF

3.2.1 OBJETIVO GENERAL DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL CIAF

Crear y mantener en la CIAF una cultura de la autoevaluación buscando el

mejoramiento continuo reflejado en los procesos misionales, estratégicos y de

apoyo buscando el desarrollo y el crecimiento institucional.

3.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL CIAF

Promocionar a nivel institucional una cultura de autoevaluación que involucre el desarrollo de los procesos académicos y administrativos de la CIAF.

Validar la existencia de la cultura de la autoevaluación institucional a partir de las evidencias de las actividades e implementación de Indicadores de resultado de acuerdo a los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA.

Propiciar el mejoramiento de la calidad en el desarrollo de los procesos de Docencia, Investigación y Proyección Social, contrarrestados con el logro de sus propósitos misionales.

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Adecuar permanentemente el Proyecto Educativo Institucional (PEI) y sus lineamientos, a las necesidades del contexto internacional, nacional, regional y local.

Preparar a la institución y a los programas para el proceso de Redefinición Institucional por ciclos propedéuticos y a largo plazo en la Acreditación de programas e institucional.

.3.3 METODOLOGÍA DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL CIAF

Ilustración 1 Pasos para la Autoevaluación Institucional y de Programas CIAF

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3.4 IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS El proceso de autoevaluación institucional y de programas de la CIAF, se inicia

con la implementación del modelo auto evaluativo, con la voluntad de la alta

dirección y la comunidad académica de los programas de someterse a un proceso

de autoevaluación.

El primer paso es la conformación del Comité de Autoevaluación Institucional, que

opera articulada y sistémicamente con los Comités Directivo y Administrativo; y

son los que lideraran el proceso de autoevaluación, el Rector selecciona los

miembros del Comité de Autoevaluación.

Este comité tiene la gran tarea de liderar y coordinar el taller de ponderación

características y factores, liderar el levantamiento de la información que responda

a cada característica y factor, la socialización de la información y los resultados del

proceso y organizar las diferentes actividades con la comunidad institucional y de

programas cuando fuere el caso. Esta labor estará apoyada por los Responsables

de las Características y Factores, que son responsables de:

Ponderar Levantar y analizar la información Calificar el desempeño institucional y/o de programas Socializar los juicios Elaboración de Planes de Mejoramiento Seguimiento y Control a Planes de Mejoramiento

3.4.1 Factores y Características

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Cada factor es un área de desarrollo institucional, deberán ser referidas a las

características institucionales y a su misión. Una elevada calidad académica

puede ser alcanzada por cualquier entidad dependiendo de sus características

particulares.

CUADRO DE FACTORES Y CARACTERÍSTICAS

FACTOR CARACTERISTICAS POR FACTOR

Misión Institucional

Coherencia y pertinencia de la Misión. Orientaciones y estrategias del proyecto Institucional. Formación Integral y construcción de la comunidad académica en el proyecto institucional

Estudiantes Deberes y derechos de los estudiantes. Admisión y permanencia de estudiantes. Sistema de estímulos y créditos para estudiantes

Profesores Deberes y derechos del profesorado. Planta profesoral. Escalafón docente. Desarrollo Profesoral. Interacción académica de los profesores

Procesos Académicos Interdisciplinariedad, flexibilidad y evaluación del currículo. Programas de pregrado, educación para el trabajo y educación continúa.

Investigación Investigación formativa. Cultura Investigativa, metodologías

Pertinencia e impacto social Institución y entorno. Egresados e institución. Articulación de funciones con el sistema educativo.

Autoevaluación y Autorregulación

Sistemas de evaluación y autorregulación. Sistemas de información

Bienestar Institucional Clima Institucional. Estructura del bienestar institucional. Recursos y servicios para el bienestar Institucional.

Organización, gestión y administración

Administración, gestión y funciones administrativas. Procesos de comunicación interna.

Recursos de apoyo académico y planta física–

Recursos de apoyo académico. Recursos Físicos

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Recursos financieros Fuentes de financiación y patrimonio institucional. Gestión financiera y presupuestal. Presupuesto y funciones. Organización para el manejo financiero

GRAFICO No. 2 factores y Características

3.4.2 Indicadores

La CIAF, asume algunos de los indicadores formulados por el CNA en la Guía

“Indicadores para la Autoevaluación con fines de Acreditación Institucional, año

2006” y propone nuevos indicadores según los resultados de los POA y el

Seguimiento al Plan de Desarrollo. En todo caso no serán más de 100

indicadores en esta primera etapa de apropiación de la cultura de la

Autoevaluación.

3.4.3 Escala de Calificación en el marco del Modelo de Autoevaluación

Para efectos de calificación del grado de aproximación de las características al

logro ideal, se puede usar una escala numérica y no numérica. La CIAF,

establecerá una escala de gradación de cumplimiento de características y

factores, teniendo en consideración la siguiente tabla:

TABLA DE CALIFICACIÓN DE CARACTERÍSTICAS Y FACTORES

Tabla No. 3 Calificación de características y factores

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Los rangos se establecerán sobre 100 y podrán estar entre: 80 y 100, 80 a 89, 50

a 59, 30 a 49 y 10 a 29; en todo caso el Comité de Autoevaluación Institucional,

definirá cuales serán los criterios de calificación que se asumirá dentro del Modelo

de Autoevaluación.

3.4.5 Ponderación de factores y características

La ponderación es entendida como el proceso en el que se determina la

importancia relativa de cada uno de las características y factores, para evaluar la

calidad de los programas, implica la construcción de un “deber ser” para la

institución.

Las características y factores deben ser sometidos al reconocimiento diferenciado

de su importancia como elemento que se utiliza para evaluar la calidad. Esto

puede traducirse en que se le asignan valores relativos dentro del conjunto al que

pertenece. La recomendación en este caso es que se valoren cada uno de los

indicadores en una escala de 1 a 10, indistintamente.

PONDERACIÓN: “DEBER SER”

GRAFICO No. 4 Ponderación: “DEBER SER”.

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Para realizar la ponderación de las características y factores institucionales y de

programa, se debe realizar un taller de ponderación por grupos que se encargarán

de la ponderación total, asignándole una valoración de 1 a 10 con su respectiva

justificación.

Una vez se termina la ponderación, se establece el promedio de grupo para cada

aspecto, característica y factor, la desviación estándar de los resultados del grupo

y el coeficiente de variación.

Posteriormente se realiza la reunión de Consensos, donde se discute y analizan

los valores asignados así como las justificaciones correspondientes, la discusión

se extiende hasta lograr un consenso frente al peso que se debe asignar a cada

característica.

Para desarrollar este trabajo se construye una tabla dinámica en Excel, donde se

consigne la información relacionada con los factores y características por grupos,

el promedio y el consenso.

3.4.6 Instrumentos para el levantamiento y análisis de la información

Una vez se identifiquen los indicadores a medir y teniendo en cuenta las

necesidades de información de fuentes primarias, la CIAF selecciona y diseña los

instrumentos requeridos.

Se identificará el tipo de fuentes de información que podrá ser de dos tipos:

Primaria: documentos oficiales y estadísticas institucionales

Secundaria: encuestas, entrevistas. Requiere de un equipo de trabajo.

Es necesario identificar que oficina maneja o emite la información institucional, es

necesario responder a las preguntas ¿Dónde está la información? (oficial), ¿Quién

la procesa? Fuente real. ¿Cómo acceder a ella?

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Para facilitar la identificación y clasificación de la información se clasificará como

de verificación, de evolución o de apreciación:

Verificación: documentos, políticas y normas institucionales.

Evolución: estadísticas y anuarios.

Apreciación: encuestas, entrevistas. Requiere de un equipo de trabajo y el diseño

y aplicación de éstos instrumentos.

La CIAF, identifica las fuentes de recolección de información como:

Estudiantes, docentes, egresados, administrativos, directivos, padres de familia,

empleadores, empresarios, otros. Dependiendo del número de la población se

define la muestra y el tamaño de la muestra. Si la población es inferior a 300 se

realiza un censo, si es superior se realiza muestreo.

Para el caso de los EGRESADOS es diferente. No se realiza muestreo,

preferiblemente se aplica: Método Cualitativo.

Se podrá aplicar otras estrategias para acceder la información de egresados,

como Grupos Focales, Observatorio de Egresados, aplicación en redes sociales,

Bolsa de Empleo, Oferta de cursos, seminarios y talleres de actualización

Para el caso de los EMPLEADORES no se hace muestreo, se aplicará encuesta

directamente a los empresarios con los que se relaciona la institución. Para los

directivos y administrativos se aplica Censo, siempre y cuando no sean superiores

a 300.

Se recomienda, la aplicación de encuestas a estudiantes, docentes,

administrativos directivos, empleadores, egresados. El tamaño de la muestra se

define según la población y podrá ser de tipo: Muestra aleatoria Simple,

Estratificada para estudiantes, Censo para administrativos y empresarios, Con

Egresados se debe aplicar la encuesta en los eventos.

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3.4.8 Levantamiento y análisis de la información

Una vez se ha realizado la etapa de ponderación, se inicia el levantamiento de la

información, en la cual se da respuesta a cada uno de los indicadores del modelo

de autoevaluación institucional y de programas.

Para llevar el registro de la información levantada por cada uno de los

Responsables por Factor, se construyen Tablas Dinámicas del Excel que van

siendo alimentadas por los responsables, están contendrán el factor, la

característica, el indicador, la fuente de información, ubicación de la fuente, tipo de

instrumento utilizado, descripción del soporte.

3.4.9. Calificación y socialización de juicios

Una vez se recopile la información soporte de los indicadores y que dan respuesta

a los mismos, se realiza el análisis de la información recopilada y se dará la

calificación, teniendo en cuenta la tabla de calificación establecida en el Modelo de

Autoevaluación Institucional y de programas.

En esta etapa los Responsables de Factores, se encargarán de la calificación, el

análisis y la justificación de la calificación previa el diligenciamiento de la base de

datos o tabla de Excel construida con este fin.

Cuando se ha registrado la calificación de cada uno de los indicadores con su

justificación, se deberá registrar en una tabla Dinámica Resumen Excel, la que

recogerá la calificación de los indicadores y esta calificación se combina con el

logro ideal o ponderación. De esta relación saldrá el nivel de cumplimiento de la

calidad en cada factor y característica e indicador.

3.4.10 Elaboración de Planes de Mejoramiento, Seguimiento y Control

Surgen del proceso evaluativo de la institución se identifican sus debilidades y

fortalezas; los planes de mejoramiento se componen de acciones que deben ser

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desarrolladas continuamente y revisadas anualmente, con el objeto de mejorar

permanentemente la calidad de la Institución y sus programas.

En este plan de mejoramiento, de acuerdo con el modelo de autoevaluación, se

identifican las oportunidades de mejora que nacen del proceso de auto-reflexión

de los actores, acompañadas siempre de acciones específicas que se

desarrollarán para atender estas debilidades y potenciar las fortalezas del

programa, se identifican el estado actual y las metas a alcanzar en el periodo,

asignadas a los directores responsables y los actores involucrados en cada

proceso. Es necesario establecer un cronograma de seguimiento y control de

cada uno de los Planes de Mejoramiento.

3.4.11 Participación de la comunidad en el proceso de autoevaluación

Están llamados a participar en este proceso de auto-reflexión, todos los

estamentos de la comunidad institucional: estudiantes, profesores, directivos

académicos y administrativos, empleados, egresados, empleadores, como

testimonio del esfuerzo permanente de búsqueda de la excelencia, lo que se

convierte en un aval de las condiciones del estudiante y egresado, en cuanto a su

conocimiento, sus habilidades y sus actitudes.