MODULO 2

CURSO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTOS SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

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Introducción

Hoy en día se hace necesario que entendamos la importancia de cada uno de los procesos y registros establecidos en el área de recursos humanos, ya que mundialmente las economías han dado un giro significativo sobre sus áreas de interés, encontrándonos ante un entorno de constantes cambios y de alta competitividad, donde el proceso de globalización y apertura de mercados amenaza de forma arrastrante nuestros intereses nacionales. En este proceso de globalización en que vivimos nos urge apelar al manejo efectivo y eficaz de nuestros sistemas organizacionales y de la administración de nuestros recursos humanos (ARH). Resulta indispensable resaltar la gran relevancia que tiene el sub-sistema de aplicación de recursos humanos en lo referente al ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS, ya que entendemos que representa una fuerza motora importante en el desarrollo productivo de las organizaciones en sentido general. El análisis de puestos se orienta a estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para desempeñarlo adecuadamente. La descripción de puestos se preocupa por el contenido del puesto, es decir, que hace el ocupante, como lo hace, cuando lo hace y por que lo hace; plasmando en un escrito las tareas o atribuciones que conforman el puesto, imprimiéndole así su carácter distincional respecto de los demás puestos de la empresa. Si el proceso del análisis de puesto esta mal enfocado u obsoleto por falta de actualización o seguimiento, entonces se podría predecir que los demás procesos que este alimenta (evaluación del desempeño, movimientos del personal, remuneraciones, capacitación, entre otros) estarán realizándose ineficazmente porque el proceso de actualización y seguimiento de las descripciones de puestos representa un soporte vital para lograr el desarrollo dinámico y productivo en la eficiencia del manejo del capital humano en las organizaciones. ¿Qué finalidad y objetivos tiene el Análisis de Puesto?

Es de suma importancia que, teniendo en consideración los cambios que tanto a nivel macro como en su entorno individual se presentan; como lo son la globalización, la estrecha competencia y otros factores como los tecnológicos, económicos y sociales que se presentan en la actualidad, generan una llamada de atención la cual nos indica que se presenta un cambio organizacional inevitable, de donde podemos destacar, que para que las organizaciones logren continuar e incrementar su productividad y mejora en los servicios que prestan, es indispensable contar con personal de muy alta calidad y con un


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elevado grado de compromiso, es por ello, que para lograr esta meta se debe contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo y que cumpla con el perfil y los requerimientos necesarios. De esta manera podemos argumentar que es necesario contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permite la posibilidad de contar con todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Y además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez a su futuro facilitara las actividades de reclutamiento, selección, contratación, inducción y capacitación de personal al puesto requerido.

Objetivo general

El participante identificará los elementos básicos del análisis de puestos, lo que le permitirá llevar a cabo la recopilación de la información para conformar la descripción y el perfil de los puestos de su institución. Análisis de puestos

El objetivo del análisis de puestos es definir de manera clara y veraz las funciones que realiza un puesto determinado y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Dada su importancia, debería considerarse como un procedimiento fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es considerado como “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas. Las organizaciones se ocupan de temas como selección, capacitación, sueldos, etc. y sin embargo dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: el análisis y descripción de puestos. El análisis de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseño de otro tipo de herramientas más avanzadas que permiten mejorar la gestión del desarrollo del recurso humano. Las organizaciones deberían de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado análisis de puestos resaltando su utilidad ya que la mayor parte de las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la información que proporciona este análisis. Habitualmente el análisis y descripción de puestos se realiza bajo tres escenarios: 1. Cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo

2. Cuando es creado un nuevo puesto de trabajo.


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3. Cuando un puesto, a consecuencia de la implantación de nuevos métodos, procedimientos o tecnología, es alterado en su contenido significativamente. El Análisis de Puestos es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido, los aspectos y condiciones que los rodean. Se orienta a estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones requeridos para desempeñarlo adecuadamente. Descripción y perfil

La descripción y perfil de puestos constituye la base de cualquier sistema de Recursos Humanos. Sus principales aplicaciones se dan en las siguientes áreas: Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto es lugares donde es más probable que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos exigidos. Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para la entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc. Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más adecuados. Supervisión: Servir de guía al supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía del empleado para el desempeño de sus funciones. Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores. Valuación de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valuación de puestos a utilizar. Sin este trabajo previo no es posible la posterior realización de la valuación, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos. Administración de salarios: Determinar las escalas salariales –mediante la valuación y clasificación de puestos-, según la posición de los puestos en la organización y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo.


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Seguridad e higiene del trabajo: Suministrar al área de higiene y seguridad industrial los datos relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos. Otras Finalidades en las que contribuye o participa: • Para desarrollar planes de carrera. • Para elaborar programas de promociones y transferencias. • Para mejorar la comunicación entre el personal de la organización. • Como información para integrar y actualizar manuales de organización. • Para fines contables y presupuestales. • Para determinar montos de fianzas y seguros. • Como instrumento en auditorias administrativas. La descripción de puestos es la enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos de puesto (porqué lo hace). Elementos de la descripción de un puesto: - Identificación del puesto

- Objetivo General - Funciones

- Entorno operativo

El Perfil de Puesto, por su parte, expresa las aptitudes, cualidades y capacidades que conforme a la Descripción del Puesto, son fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo; se integra por: - Escolaridad. - Experiencia laboral. - Condiciones de trabajo. - Capacidades

- Competencias

Métodos de recopilación de datos

Es importante destacar que los métodos de recopilación de información, se pueden definir como: al medio a través del cual el Especialista o analista de puestos se relaciona con los ocupantes de los puestos para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la indagación. De modo que para compilar la información hay que tener presente los métodos para la recopilación de datos, de los cuales mencionaremos los más importantes. En la práctica, se puede usar alguno de ellos o combinar los métodos que sirvan más para el propósito que se persigue.


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Programa de descripción y perfil de puestos

Para elaborar un programa de descripción y perfil de puestos es necesario seguir cada una de las siguientes etapas. I. Etapa de Planeación:

Etapa en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo, es una fase de oficina y de laboratorio. La planeación requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación en que se encuentre la definición de los puestos en la institución. Los pasos de la planeación son:

1. Determinación de los puestos que van a describirse, perfilarse, examinarse e incluirse en el programa de descripción y perfil de puestos, sus características (deberes, capacidades y responsabilidades del puesto), su naturaleza (administrativo, técnico, operativo, etc.).

2. Elaboración del organigrama y de la posición respectiva de los puestos en el mismo.

3. Elaboración del cronograma del trabajo, especificando por donde se iniciará el

programa de descripción de puestos, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores o viceversa; o empezar en las intermedias.

4. Elección del método de recopilación de información que va a aplicarse. Los

métodos más adecuados se eligen según los puestos que han de describirse, Como ya se ha mencionado, generalmente se eligen varios métodos, pues los puestos difícilmente presentan naturaleza y característica semejantes. La elección recaerá en los métodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas.

OBTENCIÓN DE INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS

Antes de analizar cada puesto, los especialistas o analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad, así como los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales, de esta manera cuentan con un panorama general sobre la organización y su desempeño. El Análisis produce información acerca de los requisitos para el puesto; esta información se usa para elaborar la Descripción y el Perfil del puesto. Para la elaboración de las descripciones y perfiles de puestos, en el caso de las instituciones que pertenecen a la APF, se cuenta con los siguientes insumos: * Reglamento Interior


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* Leyes y Decretos de Creación

* Estatutos Orgánicos

* Ley Orgánica de la APF

* Definición de Procesos de la Institución

* Manual de Organización

* Planeación estratégica

* Misión, visión y objetivos estratégicos de la institución

* Organigrama Actualizados

II. Etapa de preparación

En esta etapa se organizan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. Los pasos de la preparación son:

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los especialistas que conformarán el equipo de trabajo.

a. Convocar al personal del área de recursos humanos, interesados en el análisis de

puestos, a ser parte del equipo de trabajo, o apoyarse en prestatarios de servicio social.

b. Examinar a los interesados en pertenecer al equipo de trabajo, a fin de determinar

si sus conocimientos son acordes a las actividades a desarrollar.

c. Capacitar a los integrantes del grupo en las actividades de análisis y descripción de puestos que deberán desarrollar durante todo el programa.

2. Preparación del material de trabajo.

a. Agrupar, en el área determinada para ello, los diferentes materiales (hojas,

cuestionarios, discos compactos, usb, etc.) y equipos (Computadoras, impresoras, etc.) a ser utilizados durante todo el programa de trabajo.

3. Disposición del ambiente de trabajo.

a) Determinar los lugares y horarios donde se deberá aplicar el método de recolección

de datos, para obtener la información de los puestos a ser descritos.

4. Recolección previa de datos.

a) Obtener información previa a la recopilación de la información de los puestos a ser descritos y perfilados, como por ejemplo los nombres de los ocupantes de los puestos, elaboración de preguntas específicas de conformidad con las características especiales del puesto, etc.

La etapa de preparación puede ser simultánea a la etapa de planeación.


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III. Etapa de ejecución

En esta etapa se recolectan los datos relativos a los puestos que van a describirse y perfilarse.

1. Recolección de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato).

2. Selección de los datos obtenidos.

3. Redacción provisional de la descripción y perfil de puesto (elaborada

conjuntamente por el especialista, jefe inmediato del puesto y en su caso el ocupante).

4. Presentación de la redacción provisional al ocupante del puesto y/o al supervisor

inmediato del puesto a describir y perfilar para que la ratifique o la rectifique.

5. Redacción definitiva de la descripción y perfil del puesto (elaborada conjuntamente por el especialista, jefe inmediato del puesto y en su caso el ocupante).

6. Presentación de la redacción definitiva de la descripción y perfil del puesto, para

aprobación ante la instancia correspondiente.

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