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Administración Escolar 2011, Manual de Usuario

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Administración Escolar 2011, Manual de Usuario .............................................................................................................. 1

Introducción ...................................................................................................................................................................... 2

Paso 1: Procedimientos Generales ..................................................................................................................................... 2

Ingreso al Sistema ................................................................................................................................................................. 2

Navegación General .............................................................................................................................................................. 3

Paso 2: Configuración Inicial ............................................................................................................................................ 4

Para Agregar nuevos registros (datos)................................................................................................................................. 5

Para eliminar registros .......................................................................................................................................................... 5

Para cambiar o actualizar registros (modificar datos) ......................................................................................................... 5

Paso 3: Ingreso de Alumnos ............................................................................................................................................... 6

Paso 4: Operación Diaria del Sistema ................................................................................................................................ 7

Buscar alumno existente ....................................................................................................................................................... 7

Filtrar por Estado .................................................................................................................................................................. 8

Actualizar Datos Generales del alumno ................................................................................................................................ 8

Asignar “Grado y Sección” a un alumno .............................................................................................................................. 8

Registro de Cargos y Pagos ................................................................................................................................................... 8

Historial del alumno .............................................................................................................................................................. 9

Ingreso de Calificaciones por Área Curricular ....................................................................................................................... 9

Notificaciones a Padres ....................................................................................................................................................... 10

Ingresos y Gastos del Establecimiento ................................................................................................................................ 10 Registro de ingresos y gastos del establecimiento .................................................................................................. 10

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Paso 5: Listados, Reportes y Procesos .............................................................................................................................. 10

Filtros de Selección de los reportes ..................................................................................................................................... 11

Exportar datos a Excel ......................................................................................................................................................... 11

Paso 6: Copia de Seguridad de la Base de Datos .............................................................................................................. 12

Para restaurar una base de datos ....................................................................................................................................... 12



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Introducción Administración Escolar 2011 es una herramienta de última generación creada en base a las necesidades de las instituciones educativas en el área administrativa y financiera. Esta aplicación facilita la gestión administrativa del establecimiento a través de los siguientes controles:

Base de datos de alumnos Proveedores y otros contactos Control de contribuciones estudiantiles Calificaciones de los alumnos Control de la papelería del estudiante Historial de faltas, llamadas de atención, etc. Notificaciones a padres de familia Control de Ingresos y Gastos de la institución Estados de cuenta Otras herramientas.

Para utilizar el sistema únicamente realice estos 6 sencillos pasos.

Paso Función Descripción

1 Procedimientos Generales

Ingresar al sistema y conocer los botones de navegación principales

2 Configuraciones Iniciales

Definir los datos del establecimiento, maestros, grados, áreas curriculares, tipos de cargos, cuentas, papelería y contactos.

3 Ingreso de Alumnos Ingresar los datos generales de los alumnos su grado y sección.

4 Operación Diaria del sistema

Conocer las tareas comunes a realizar en el sistema como editar datos de alumnos, ingresar calificaciones, ingresar cargos y pagos de alumnos, registrar los gastos del establecimiento, etc.

5 Listados y Reportes Emitir reportes de control académico y financiero como listado de alumnos, boleta de calificaciones, estado de cuenta, recordatorio de pagos, notificaciones a padres, ingresos, gastos, etc.

6 Copia de la base de datos

Realizar una copia de seguridad de la base de datos (backup) y restaurar una base de datos.

Paso 1: Procedimientos Generales Ingreso al Sistema : Al obtener su licencia de uso Asesores TIC le asigna una contraseña

única por establecimiento. Esta contraseña es intransferible. Para entrar al sistema, únicamente ingrese la contraseña asignada y luego haga clic sobre aceptar como se muestra en la figura 1.1

Figura 1.1: Ingreso seguro al sistema



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Navegación General El sistema mantiene una estructura de navegación uniforme tomando en cuenta los siguientes elementos

Figura 1.2: Pantalla principal del Sistema de Administración Escolar

1. Botones de Navegación

Inicio Lleva a la pantalla principal de la aplicación Buscar Sirve para buscar registros (datos) de alumnos, maestros, etc.

Puede utilizar el botón de búsqueda en cualquier pantalla del sistema y sobre cualquier campo de la base de datos.

Nuevo Se utiliza para agregar un nuevo registro (alumno, maestro, cuenta, etc.).

Grabar Sirve para guardar los datos que se están ingresando o modificando

Eliminar Sirve para eliminar un registro (alumno, maestro, gasto, etc.) Primero Sirve para moverse al primer registro Siguiente Muestra el siguiente registro Anterior Muestra el registro anterior Último Muestra el último registro

2. Ingreso de datos a. Esta pantalla permite agregar nuevos datos de alumnos, maestros, áreas curriculares etc. b. También puede modificar o eliminar la información que ingresó con anterioridad. c. Para cerrar esta pantalla haga clic sobre la “x” pequeña

3. Cerrar a. El botón “X” grande ubicado en la parte superior derecha cierra la aplicación b. El botón “x” más pequeño cierra la ventana de ingreso de datos que se encuentre activa



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Paso 2: Configuración Inicial

Antes de grabar nuevos alumnos debe realizar la configuración inicial del sistema. Esta configuración consiste en revisar los datos generales del establecimiento, y crear, editar o eliminar los datos de maestros, grados, áreas curriculares, contactos, etc. Para realizar esta tarea únicamente haga clic en el botón deseado y se habilita la pantalla para Ingreso de datos. A continuación se muestra un resumen de las configuraciones a realizar.

Botón (Pantalla) Descripción

Datos del Establecimiento

Puede modificar todos los datos excepto el nombre del establecimiento y el logo. Para modificar un dato únicamente escriba la información y al finalizar presione el botón “Grabar” (lea la siguiente página si necesita ayuda sobre como grabar)

Maestros En esta pantalla usted incluirá los datos generales de los maestros que imparten clases en su establecimiento o personal en general. No es necesario que ingrese todos los datos. Para agregar un nuevo maestro, presione el botón “Nuevo”

Grados Coloque únicamente los grados actuales en su establecimiento, los que no cursen en su institución educativa los podrá eliminar utilizando el botón “Eliminar” o bien agregar grados según la necesidad de su establecimiento.

Áreas y Subáreas Curriculares

Las aéreas curriculares y sub-áreas curriculares están de acuerdo al currículo estipulado por el Ministerio de Educación, los datos que se ingresen van por el grado. No es obligatorio utilizar todas las subáreas establecidas por el Ministerio. Usted puede agregar nuevas áreas o bien eliminar las que no aplican para su establecimiento educativo. Si desea llevar el registro de ZONA por cada unidad, deberá especificarlo en el área curricular correspondiente. Así mismo, puede manejar diferentes números de unidades por área curricular.

Clasificaciones

Cuentas Aquí se asignan las cuentas de ingresos y gastos. Defina aquí todos los cargos (ingresos) que se realizan a los alumnos, como inscripción, colegiatura, mecanografía, entre otros. Si desea que los cargos se apliquen automáticamente a los alumnos indíquelo en la casilla “Cargo Automático al Alumno.” El cargo automático significa que al asignarle un grado y sección al alumno se le asignarán de manera automática los cargos definidos como automáticos. Defina en esta misma pantalla las cuentas de gasto del establecimiento como pago de luz, teléfono, papelería y útiles, etc. Al agregar un nuevo registro (dato) no olvide presionar el botón “Grabar”

Papelería Aquí incluirá la papelería que el establecimiento requiere de los alumnos como certificado de nacimiento, diplomas de primaria, diploma de mecanografía, etc.

Documentos Defina los tipos de documentos que maneja el establecimiento como facturas, recibos, notas de débito, cheques, etc.

Eventos En tipo de eventos, agregará los tipos de evento/actividad que puede tener un alumno durante el año como inasistencias, llamadas de atención, llegadas tarde, méritos, entre otros.

Contactos Ingrese aquí los datos de sus proveedores y otros contactos del establecimiento.



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Para Agregar nuevos registros (datos)

Para crear nuevos maestros, grados, áreas curriculares, cargos, papelería o eventos siga estos pasos. Para este ejemplo utilizamos la creación de un nuevo maestro.

1. Haga clic sobre el botón “Maestros” a. Se abrirá la pantalla “Maestros del Establecimiento”

2. Haga clic sobre el botón “Nuevo” 3. Ingrese los datos del nuevo maestro

a. No todos los datos son requeridos, el sistema le avisa si un dato es requerido. 4. Al finalizar presione el botón “Grabar” 5. Listo

Para eliminar registros 1. Posicione el cursor (ratón) sobre el registro (dato) que desea eliminar 2. Haga clic sobre el botón “Eliminar” 3. Deberá confirmar la eliminación pues si borra un registro ya no se puede recuperar 4. Listo

Para cambiar o actualizar registros (modificar datos) 1. Posicione el cursor (ratón) sobre el registro (dato) que desea modificar 2. Realice los cambios necesarios 3. Haga clic sobre el botón “Grabar” 4. Listo



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Paso 3: Ingreso de Alumnos Ahora está listo para iniciar a grabar los datos de los alumnos. Se asume que ya realizó la configuración inicial requerida al inicio del sistema que se especifica en el paso número dos.

o Para crear un nuevo alumno presione el botón “Nuevo Alumno” que aparece en la parte derecha del menú

principal. o Aparecerá la pantalla de Ingreso de Alumnos con la pestaña “Datos Generales” habilitada. Deberá ingresar los

datos que se solicitan en esta pestaña y las demás pestañas. No todos los datos son requeridos pero se recomienda proveer la mayor cantidad de información.

Figura 3.1: Datos generales de Alumnos

o Pestaña “Datos Generales”

1. El sistema asigna un código automático por cada alumno 2. No se tiene un límite para el número máximo de alumnos que puede crear 3. Fotografía del alumno

Es importante verificar que el tamaño del archivo de la foto sea de un máximo de 35KB a 40KB para que la base de datos no crezca mucho y se vuelta lenta.

4. Importancia del Campo “Estado del alumno” El sistema maneja los siguientes estados para cada alumno:

Inscrito

Retirado

Graduado No existe un límite para la cantidad de alumnos “Retirados o Graduados” que desee tener en el

sistema Toda la funcionalidad de los reportes del sistema está basada en los alumnos “Inscritos” lo cual

significa que los alumnos retirados y graduados no salen en la mayoría de reportes.



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o Pestaña “Padres y Encargado” 1. Debe ingresar los datos del encargado por alumno y grabar la información ingresada.

o Pestaña “Papelería Requerida“

2. Debe ingresar la papelería que la institución requiere del alumno y también la que le haga falta de entregar al alumno.

Los alumnos que usted agregue se irán mostrando en el listado general de alumnos de la aplicación y con ellos podrá realizar varias tareas diarias.

o Presione el botón “Nuevo” para agregar otro alumno o Presione el botón “Listado de Alumnos” para ver todos los alumnos ingresados.

1. Si algunos alumnos no aparecen en el listado, se recomienda presionar el botón “Actualizar” o bien la tecla F5 para que se actualice la pantalla y le muestre todos los alumnos.

Paso 4: Operación Diaria del Sistema

Figura 4.1 – Pantalla principal con el listado de alumnos existentes

Buscar alumno existente

o Para buscar un alumno, presione el botón “Buscar” o Aparecerá una ventana de búsqueda, en la

cual deberá ingresar el primer apellido del alumno y el sistema lo ubicara si este ya se encuentra creado.

o La herramienta de búsqueda es muy poderosa si se familiariza con ella. Puede buscar alumnos ingresando solo parte de los apellidos, o bien los apellidos completos, etc.



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Filtrar por Estado

o Para filtrar los estados de los alumnos de acuerdo a su estado “Inscrito”, “Retirado” o “Graduado” según sea la consulta que desea realizar, presione el botón “Filtrar” que aparece en la pantalla principal.

Actualizar Datos Generales del alumno

o Para ver o modificar los Datos Generales de un alumno en particular, presione el botón “Datos Generales” ubicada a la derecha del alumno de su interés. Se mostrará la ficha completa del alumno donde podrá modificar e incluso eliminar los datos generales del alumno, datos del encargado, papelería requerida, y los grados y secciones asignados al alumno.

Asegúrese de grabar la información que haya ingresado presionando el botón “Guardar” Si desea eliminar el registro del alumno, presione el botón “Eliminar”. Se muestra una ventana

para asegurar que desea eliminar la información, al dar clic en “SI” no podrá recuperar la información.

o MUY IMPORTANTE: Alumnos Retirados o Graduados 1. Al finalizar el ciclo escolar deberá entrar a la pestaña “Grados y Secciones” y actualizar el estado del

alumno de “Inscrito” a “Aprobado, Reprobado o Retirado” 2. Si un alumno se retira del establecimiento deberá Ingresar a la ficha del alumno y cambiarle el estado a

“Graduado o Retirado” en la pestaña Datos Generales y también en la pestaña “Grados y Secciones”

Asignar “Grado y Sección” a un alumno 3. Ubique el alumno deseado en Listado General y luego asigne el Grado y Sección al alumno de acuerdo al

Ciclo Escolar vigente haciendo clic en el botón que se muestra arriba (“Grados”) 4. Cuando usted asigna un nuevo grado y sección al alumno pasa lo siguiente:

El sistema automáticamente creará una Boleta de Calificaciones vacía para el alumno de acuerdo a las áreas curriculares del grado especificado.

NOTA IMPORTANTE: Es clave que previo a asignar grados y secciones haya completado la configuración inicial de las áreas curriculares.

También se crearán automáticamente los Cargos del alumno para el ciclo escolar

Para ello se toman en cuenta únicamente las cuentas de cargo que haya definido como “Cargo Automático al Alumno” en la pantalla de configuración de cuentas.

En este momento ya podrá emitir un Estado de Cuenta del alumno 5. Si el alumno cambia de sección en el futuro, únicamente establezca la nueva sección.

o Asegurarse de presionar el botón “Grabar” para guardar los datos ingresados, vea la flecha en la figura 3.1.

Registro de Cargos y Pagos

o Presione el botón “Cargos y Pagos” para ver los cargos y pagos de cada alumno o Si en la configuración inicial usted asignó “Cargos Automáticos” éstos ya le aparecen asignados al alumno. o Ingrese aquí los cobros/cargos que desee realizar a cada alumno de acuerdo al ciclo escolar. Si el

establecimiento desea llevar los estados de cuenta mensuales, deberá establecer el número de pagos de acuerdo al mes del año e ir actualizando el cargo cada mes para que el sistema refleje correctamente el estado de cuenta del alumno.

o También debe ingresar los pagos que realiza cada alumno. o Debe asegurarse de grabar la información.



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Historial del alumno

o Al ubicarse en el listado general de alumnos, podrá ingresar o visualizar el historial del alumno. En esta pantalla puede agregar llegadas tarde, ausencias, llamadas de atención, méritos del alumno, etc.

Ingreso de Calificaciones por Área Curricular

o Hay dos opciones para ingresar al sistema las calificaciones: 1. Ingreso Manual de Calificaciones, opción “Ingreso 4 Unidades.” (o bien Ingreso 6 Unidades para los

establecimientos que tienen más de 4 unidades por año). Esta pantalla muestra un listado alfabético de alumnos por grado y sección de acuerdo al área curricular (asignatura) que usted seleccione. De esta manera tendrá en pantalla todos los alumnos de dicho grado y puede ingresar la nota de cada bimestre de una manera fácil y práctica.

2. Importar Calificaciones desde Excel: Se recomienda utilizar esta opción pues es el ingreso es mucho más rápido, con menos errores y depende únicamente de que los maestros lleven su control en un archivo de Excel para que pueda ser importado al sistema.

o Puede habilitar una computadora a los maestros para que ingresen directamente las calificaciones de sus alumnos. Para ello se recomienda asignar una contraseña a cada maestro con el objetivo de manejar la confidencialidad de la información.

o El sistema automáticamente calcula la nota final, promediando las notas ingresadas para lo cual se toma en cuenta el número de UNIDADES que fueron asignadas durante la configuración inicial.

o Si se habilitó la opción “ZONA” para el área curricular que está ingresando, el sistema le permitirá registrar la nota de ZONA y la nota de EVALUACIÓN. La nota de unidad se calcula así: TOTAL = ZONA+EVALUACIÓN

o Si no habilitó el ingreso de “ZONA”, entonces ingrese únicamente la nota de unidad en el campo EVALUACIÓN. La nota de unidad se calcula así: TOTAL = EVALUACIÓN.

o MUY IMPORTANTE: Cálculo de Nota Recuperación y Nota Final (de promoción) 1. Si deja en blanco el campo “Recuperación”, el sistema calcula la nota final sobre el promedio de las

unidades que el establecimiento maneja. 2. Si ingresa un valor en el campo “Recuperación” éste será tomado como la nota final, dejando sin efecto

las calificaciones de unidad. 3. Las fechas de nota final y recuperación son importantes para los certificados oficiales

o Puede consultar las calificaciones de cada alumno a través de la boleta de calificaciones ubicada en el menú Reportes y Procesos.



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Notificaciones a Padres

Redacte en la pantalla “Notificaciones a Padres” los recordatorios de pago u otras notificaciones que desee enviar al padre de familia o responsable del alumno.

Ingresos y Gastos del Establecimiento Administración Escolar 2010 permite llevar el control de Ingresos y gastos del establecimiento. Realice los siguientes pasos.

1. Configure las cuentas de ingreso y gasto (esto se indica en el Paso 1 del manual) 2. Ingrese los proveedores o contactos 3. Registre los ingresos y gastos del establecimiento

Registro de ingresos y gastos del establecimiento Utilice la pantalla de ingresos y gastos para registrar los gastos e ingresos del establecimiento. Esta información sirve para generar los reportes mensuales de ingresos y gastos.

Paso 5: Listados, Reportes y Procesos

Los reportes son una herramienta muy poderosa para la toma de decisiones por parte de la administración del establecimiento. Habiendo ingresado la información general de los alumnos, los grados, secciones, calificaciones, cargos a alumnos y datos de ingresos y gastos, ahora podrá visualizar en pantalla o imprimir los reportes del sistema. La manera más fácil de comprender los reportes es emitiéndolos. Se recomienda ingresar a cada uno de los reportes y visualizarlos en pantalla. Para evitar imprimir en papel por error, el programa siempre muestra una vista previa en pantalla del reporte seleccionado. Los reportes pueden ser exportados a PDF (debe instalar el componente adicional para exportar datos a PDF de Microsoft Office).

Figura 5.1 Listado y Reportes del Sistema



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Filtros de Selección de los reportes Al hacer clic sobre cualquiera de los reportes se muestra una pantalla que le permite seleccionar los datos a

mostrar (Vea la figura 5.2)

Acá deberá especificar el ciclo escolar, grado, sección o dato que corresponda.

Si usted deja en blanco el campo el sistema entiende que desea que se muestren todos los datos. o Por ejemplo: Si deja en blanco el campo “Grado”

se imprimirá la información de todos los grados.

Figura 5.2 Filtro de selección

Exportar datos a Excel También existe una función para exportar datos a Excel. Esta función tiene dos usos principales

1. Facilitar el traslado de información de las boletas de inscripción y las estadísticas iniciales y finales que solicita el Ministerio de Educación

2. Proveer a los maestros del establecimiento de listados de alumnos actualizados por grado y sección. Estos listados se pueden entregar al maestro en una memoria USB u otro medio de almacenamiento y de esta manera

todo los maestros manejarán un mismo listado de alumnos actualizado por grado y sección.



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Paso 6: Copia de Seguridad de la Base de Datos Es muy importante que usted realice una copia de seguridad de su base de datos para evitar la pérdida de información importante. Puede realizar la copia a otro disco duro, una memoria USB, un CD o cualquier otro medio de almacenamiento. Se recomienda hacer una copia de seguridad diaria o al menos una vez por semana. Para hacer una copia de seguridad (backup) siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú principal de Windows 2. De clic sobre la opción “Mi Computadora o Mi PC” 3. Haga doble clic sobre el disco “C:\” 4. De doble clic sobre la carpeta “C:\AdminEscolar2011” 5. Copie el archivo “AdminEscolar_be” a una memoria USB, un CD, otro disco duro, etc.

a. Es posible que este archivo se encuentre en la subcarpeta MX, SV, HN, NI, CR, etc. dependiendo del país 6. Listo.

Figura 6.1: La base de datos se encuentra en la carpeta “C:\AdminEscolar2011\”

Para restaurar una base de datos Si formatea su computadora o se daña la base de datos original, puede restaurar una base de datos de un backup siguiendo estos pasos.

1. Haga clic en el menú principal de Windows 2. De clic sobre la opción “Mi Computadora o Mi PC” 3. Haga doble clic sobre el disco “C:\” 4. De doble clic sobre la carpeta “C:\AdminEscolar2011” 5. Copie el archivo “AdminEscolar_be” desde su memoria USB, un CD, otro disco duro, a la carpeta mencionada en

el paso 4. a. Es importante que esté seguro de restaurar la copia porque al hacerlo se sobre-escribirá la versión

anterior..!! 6. Listo.

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