nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de registros electrónicos

el “nuevo paradigma”

Lección presentada por

Facultad de Biblioteconomía y DocumentaciónUniversidad de Granada

el impacto tecnológico

“revolución de la información electrónica” reducción (anulación) de las distancias espacio-

temporales, e incluso, las barreras jerárquicas cambios sobre el modo de trabajar, jugar,

socializar, organizar, enseñar...

cambios para los sistemas de archivo/gestión nuevas prácticas de comunicación nuevas formas documentales cambio en la estructura organizativa

cambio en la forma del documento:el documento electrónico

fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber)

no es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes

sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento

modificación de los métodos de trabajo

recreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin barreras jerárquicas (Bearman)

instantaneidad (Dollar) descentralización organizativa

comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff)

los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno service-delivery (Kesner)

evolución de las respuestas

acercamiento para aprovechar sus posibilidades

necesidad de hacer frente a los registros electrónicos adaptación de las prácticas

modificación radical nuevas actitudesel “nuevo paradigma”(Bearman, Cook, Cox, Dollar, Hedstrom...)

el “nuevo paradigma”

movimiento teórico-práctico hacia la “reinvención de los archivos contenido del registro contexto registro en sí mismo función preservación y acceso intervención en

la creación el contexto y el entorno funcional importancia de la valoración no custodia

inadaptación de los principios y prácticas tradicionales

principio de procedencia los métodos por los que la oficina creadora

puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades software.

lo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros

selección y valoración no tiene sentido hablar de “master file”, ni

del ciclo de vida instantaneidad, multiplicidad y contínua

variabilidad

inadaptación de los principios y prácticas tradicionales

retención y conservación conservación soporte físico continuidad de uso

organización y descripción física e intelectual: La ordenación física de los

documentos electrónicos es de escasa importancia

descripción contextual acceso y uso

descripción a posteriori: control intelectual colectivo

sistemas de acceso basados en la oferta

es necesaria una respuesta

la estrategia:registros como evidencia

los registros son evidencia de transacciones los registros son conocidos por sus

metadatos los metadatos ideales de los registros

pueden ser definidos desde la comprensión social del acto de registrar

cualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos

el metadato es sobre contenido, contexto y estructura

la estrategia:el “records continuum”

[Eje de Transaccionalidad]

Causa Función Propósito

[Eje de responsabilidad]

Dominio Organización Competencia

[Eje de Gestión de Documentos / Archivo]

Archivo

Sistema de Gestión de Documentos

Registro

Información

Instrumento Acto

[Eje de Evidencia]

Memoria Colectiva

Memoria Corporativa

Evidencia

HuellaDIMENSIÓN ACONTECIMIENTO

DIMENSIÓN DOCUMENTAL

DIMENSIÓN RIESGO

DIMENSIÓN SOCIAL

Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a

la estrategia: asegurar evidenciaobjetivos

crear evidencia es posible desarrollar diseños,

implementaciones y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las transacciones

identificar evidencia identificación como selección apriorística de

transacciones, no de registros “historicidad evidencial”

valoración más importante y funcional no análisis de registros incorporar la valoración al diseño del sistema (metadatos)

la estrategia: asegurar evidenciaobjetivos

documentar actividad “autodescripción” de las transacciones que

representan los registros (objetos informativos encapsulados)

mantener evidencia continuidad de utilización frente a permanencia

de objeto físico asegurar legibilidad e inteligibilidad

posibilitar uso servicios como estructuras de intermediación

orientados a la demanda difusión en red de información registrada

posibles aplicaciones

negociaciones jerárquicas (NAC)

valoración funcional (Holanda)

autodescripción (Banco Mundial)

GILS

custodia y responsabilidad de las agencias (Australian Archives)

posibles aplicaciones:modelos generales

norma AS-4390

modelo Electronic Work Environment (EWE)

Pittsbourgh Electronic Records Project

Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping

Reference Model for Business Acceptable Communications

conclusiones

impacto “revolucionario”: modificación de la forma del documento y de los métodos de trabajo nueva estrategia

cuestiones de archivo/gestión incorporadas a las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones

contenido de un registro contexto / registro función de dicho registro / preservación y acceso intervención en el proceso de creación

de esta estrategia pueden surgir modelos eficaces para la gestión de documentos electrónicos

en todas estas aplicaciones, subyace como estructura lógica para su desarrollo, un modelo metadatos