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Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura
Guía para el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del Plan de Acción Mundial para la Conservación y el Uso Sostenible de los Recursos Fitogenéticos para la Alimentación y la Agricultura y su Establecimiento
Marzo 2004
Roma
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Contenido
1. Introducción..................................................................................................................................... 3 2. El Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del Plan de
Acción Mundial .............................................................................................................................. 5 2.1. Evaluación del Progreso Realizado en la Aplicación del PAM................................................. 5 2.2. Un Modelo Participativo de Fortalecimiento Institucional para el Seguimiento de la
Aplicación de PAM.................................................................................................................. 5 2.3. Principales Actores del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información ......................... 6
Punto Focal Nacional .............................................................................................................. 6 Interesados Nacionales (Stakeholders) .................................................................................... 6 La Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) y el Instituto Internacional de Recursos Fitogenéticos (IPGRI)..................................................... 7
2.4. Componentes Principales del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información ............... 7 Los Indicadores ........................................................................................................................ 7 El Formato de Presentación de Informes................................................................................. 8 La Aplicación Informática para el Seguimiento de la Aplicación del PAM y para el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información ............................. 8
2.5. Pasos a Seguir para el Establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM............................................................................... 9
2.6. Operación del Mecanismo de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM ..... 10 3. Manual de Usuario para la Versión 2.3 de la Aplicación Informática del Mecanismo Nacional
de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM................................................. 13 3.1. Introducción ............................................................................................................................. 13 3.2. Requerimientos de la Aplicación Informática ......................................................................... 13 3.3. Plataforma de Desarrollo ......................................................................................................... 13 3.4. Instalación................................................................................................................................ 13
3.4.1. Los Puntos Focales Nacionales actuando también como Interesados (Stakeholders).. 15 3.4.2. Usuarios Genéricos....................................................................................................... 15
3.5. Corriendo los Servidores.......................................................................................................... 15 3.6. Registro del Usuario ................................................................................................................ 16
3.6.1. Ingresando la Clave ...................................................................................................... 16 3.6.2. Ingreso de las Contraseñas del Usuario........................................................................ 16
3.7. Ejecutando la Aplicación Informática...................................................................................... 18 3.8. Pantalla principal - Elemento del menú: Áreas de Actividad Prioritarias del PAM................ 20
3.8.1. Aspectos relacionados .................................................................................................. 20 3.9. Elemento del Menú: Tablas de Referencia .............................................................................. 21
3.9.1. Consulta en la Tabla de Instituciones........................................................................... 22 3.9.2. ¿Qué es un Campo “Enlace”? ...................................................................................... 22 3.9.3. Búsqueda de Sinónimos en la Tabla de Taxa............................................................... 25 3.9.4. Producción de un Informe de Árbol Abierto de una Institución .................................. 26 3.9.5. Borrar/Invalidar un Registro en una Tabla de Referencia............................................ 26 3.9.6. Adicionar un Registro en una Tabla de Referencia...................................................... 30 3.9.7. Modificar un Registro existente en una Tabla de Referencia ...................................... 32 3.9.8. El caso de los Nombres en la Tabla de Personas de Contacto ..................................... 32
3.10. Elemento del menú: Exportar (versión para los Interesados - Stakeholders) ........................ 33 3.11. Elemento del Menú: Documentos.......................................................................................... 33 3.12. Registro de una Respuesta ..................................................................................................... 34 3.13. Migrar Respuestas de la Iteración Anterior ........................................................................... 38 3.14. Mostrar Respuestas de Todos los Interesados y de Todas las Iteraciones Anteriores ........... 38
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3.15. Exportar Datos a una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel.................................................... 40 3.16. Importar Datos de una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel ................................................. 40
3.16.1. Preparación de un Archivo para la Importación de Datos .......................................... 41 3.16.2. Importación de un Archivo en la Aplicación.............................................................. 45
3.17. Uso de la Utilidad Split (versión para los Interesados – Stakeholders).................................. 46 3.18. Copias de Seguridad de los Datos .......................................................................................... 47 3.19. Solución de Algunos Problemas ............................................................................................ 47 3.20. Retroalimentación .................................................................................................................. 47
Apéndice A: Guía de Operaciones para el Punto Focal Nacional................................................. 49 1. Introducción................................................................................................................................... 49 2. Descripción de tareas - Iteración.................................................................................................. 49 3. Registro de Interesados................................................................................................................. 50
3.1. Registrar un Interesado ............................................................................................................ 51 3.2. Anular el Registro de un Interesado......................................................................................... 52 3.3. Consultar las Listas de Interesados Registrados y No Registrados.......................................... 53 3.4. Crear el CD-ROM para los Interesados ................................................................................... 53
4. Integración de Datos...................................................................................................................... 54 4.1. Estadísticas sobre la Integración .............................................................................................. 55 4.2. Cargar Datos............................................................................................................................. 57 4.3. Comenzar/Reanudar la Integración.......................................................................................... 58
4.3.1. Nuevo Registro Creado por el Interesado..................................................................... 61 4.3.2. Registro Modificado por el Interesado ......................................................................... 64 4.3.3. Registro Invalidado por el Interesado........................................................................... 66 4.3.4. Proceso de Integración Completado para el Interesado................................................ 66 4.3.5. Comentarios Generales sobre la Integración ................................................................ 67
4.4. Salir de la Integración .............................................................................................................. 67 5. Editar/Añadir Respuestas en Nombre de los Interesados.......................................................... 67 6. Cierre de la Iteración .................................................................................................................... 69 Apéndice B: Lista de Botones Utilizados......................................................................................... 71
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1. Introducción
Durante la Cuarta Conferencia Técnica Internacional de la FAO sobre Recursos Fitogenéticos (Liepzig, Junio de 1996), 150 países adoptaron el Plan de Acción Mundial para la Conservación y el Uso Sostenible de los Recursos Fitogenéticos para la Alimentación y la Agricultura (PAM). Ellos acordaron que su aplicación sería seguida y guiada por los Gobiernos Nacionales y otros miembros de la FAO y recomendaron el establecimiento de un sistema de seguimiento a la aplicación del PAM que fuese transparente y efectivo.
El seguimiento de la aplicación del PAM y sus actividades relacionadas es esencial para establecer prioridades, desarrollar planes futuros y para la utilización efectiva de los recursos humanos y financieros disponibles a nivel nacional e internacional para la aplicación del PAM. Además, los responsables de la toma de decisiones, las agencias de desarrollo, los investigadores, y muchos otros actores claves relacionados con la conservación y uso sostenible de los recursos fitogenéticos para la alimentación y la agricultura (RFAA) necesitan información precisa y confiable para tomar decisiones que puedan suplir deficiencias y aprovechen oportunidades. Igualmente, se necesitan mecanismos eficientes para intercambiar información derivada de la investigación y el desarrollo en RFAA a nivel nacional, regional e internacional.
Desde el comienzo del seguimiento de la aplicación del PAM en 1998, la FAO y el IPGRI han estado trabajando para desarrollar y mejorar los mecanismos para intercambiar información. Comenzando en 2002, y en línea con las recomendaciones de la Comisión de Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura (CRGAA), la FAO, con la colaboración del IPGRI, desarrolló una propuesta para intercambiar información a niveles nacionales e internacionales sobre la aplicación del PAM1. El objetivo general del mecanismo propuesto, el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la aplicación del PAM, es mejorar la capacidad en los países para el intercambio y el análisis de la información sobre los RFAA para planeamientos futuros. Se basa en una lista de indicadores acordados internacionalmente, relacionados con las 20 áreas de actividad prioritarias, y sobre un sistema computarizado para recopilar e intercambiar información a nivel nacional e internacional.
Esta Guía describe el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM y sirve de orientación para su establecimiento.
Está dirigida a (1) Los Puntos Focales Nacionales (PFNs), que son designados por los gobiernos para dar seguimiento a la aplicación del PAM, y (2) a un amplio espectro de Interesados (“Stakeholders”), en particular, los responsables de la toma de decisiones, encargados de bancos de germoplasma, mejoradores, productores de semillas, comunidades de agricultores, organizaciones de la sociedad civil, que, directa o indirectamente, están relacionados con las actividades de conservación y utilización sostenible de RFAA en sus propios países.
En las secciones siguientes, esta Guía describe el Mecanismo de Intercambio de Información, trata los aspectos generales, los componentes y los actores principales, y detalla los pasos a seguir para su establecimiento a nivel nacional. También resume las responsabilidades de cada actor, y muestra cómo la información fluye entre ellos a través de la Aplicación Informática desarrollada para facilitar el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre el seguimiento del PAM. Los detalles operacionales de la Aplicación Informática se describen en la sección 3. Manual de Usuario para la Versión 2.3 de la Aplicación Informática del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM.
1 CGRFA-9/02/7, El seguimiento de la Aplicación del Plan de Acción Mundial para la Conservación y el Uso Sostenible de los Recursos Fitogenéticos para la Alimentación y la Agricultura.
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2. El Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la
Aplicación del Plan de Acción Mundial __________________________________________________________________________ 2.1. Evaluación del Progreso Realizado en la Aplicación del PAM
La primera evaluación del progreso hecho en la aplicación del PAM fue realizada en 1998, cuando los Puntos Focales Nacionales que participaron en las reuniones regionales prepararon informes sobre la aplicación del PAM. Los informes se basaron en una encuesta, realizada por la FAO, la cual comprendía el progreso en las 20 áreas de actividad prioritarias. Más de 100 países completaron el cuestionario y los resultados fueron presentados en la Octava Sesión de la Comisión de Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura.
En el año 2000, la FAO realizó una segunda encuesta sobre la aplicación del PAM durante el bienio 1998-2000 a través de los Puntos Focales Nacionales, a los cuales se les solicitó completar un cuestionario o preparar un breve informe. Se incluyeron los mismos temas del cuestionario de 1998. Esta vez, para simplificar la tarea y facilitar el análisis de la información, se utilizaron ampliamente en el cuestionario preguntas de doble estado (“Si/No”) y de respuestas múltiples. Se recibieron respuestas de cerca de 110 países. 2.2. Un Modelo Participativo de Fortalecimiento Institucional para el Seguimiento de la Aplicación de PAM
Sobre la base de la experiencia adquirida durante la preparación de los informes de país para la Conferencia Técnica Internacional de la FAO en 1996, y en el seguimiento la aplicación del PAM en 1998 y 2000, se desarrolló una propuesta para el establecimiento de un Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM.
Los objetivos del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la aplicación del PAM son:
• Mejorar la habilidad de los países para tomar decisiones sobre los recursos fitogenéticos, incluyendo la definición de objetivos y necesidades, y la asignación de recursos;
• Construir asociaciones más fuertes entre las partes interesadas en cada país en cuanto al manejo de los recursos fitogenéticos;
• Aumentar la comprensión de las partes interesadas en cada país en cuanto al estado de los recursos fitogenéticos;
• Fortalecer la capacidad de los países para realizar el seguimiento de los cambios ocurridos en el tiempo en sus recursos fitogenéticos;
• Mejorar la calidad de la información sobre el estado y la dinámica de los recursos fitogenéticos; • Mejorar el acceso y el intercambio de información sobre recursos fitogenéticos a nivel nacional,
regional y global; y • Fortalecer la capacidad de los países para el cumplimiento de sus compromisos internacionales
en lo que concierne a la preparación de informes (PAM, Segundo Informe sobre el Estado Mundial de los RFAA, CDB, etc.).
Los principales elementos del mecanismo de intercambio de información son: (i) una lista acordada de Indicadores para el seguimiento de la aplicación de todas las áreas de actividad prioritarias del PAM a nivel de país; (ii) un Cuestionario, basado en tales indicadores; y (iii) una Aplicación Informática, desarrollada para facilitar y simplificar el almacenamiento, procesamiento, análisis e intercambio de información relacionada con el cuestionario.
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En línea con las recomendaciones de la CRGAA, el mecanismo propuesto está siendo probado en varios países alrededor del mundo.
Un elemento clave para el establecimiento exitoso y el desarrollo sostenible del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información es la participación de un amplio espectro de Interesados Nacionales (Stakeholders). Esta tarea crítica depende de manera importante de la habilidad del Punto Focal Nacional para coordinar este proceso participativo y de la capacidad de los Interesados (Stakeholders) de utilizarlo como un instrumento para enriquecer de manera efectiva el Programa Nacional de RFAA. El IPGRI, con la colaboración de la FAO, preparó unas guías para la participación de los Interesados (Stakeholders), que junto con este documento, forma parte de un conjunto de herramientas para la realización de este proceso de fortalecimiento de capacidad2. 2.3. Principales Actores del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información
El establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM en 2003 y años sucesivos implica la participación de los siguientes actores:
Punto Focal Nacional
El Punto Focal Nacional (PFN) es designado por el Gobierno de su respectivo país:
• para informar sobre la aplicación del PAM a la Comisión de Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura.
El tiene la responsabilidad general de:
• coordinar y facilitar las actividades de intercambio de información dentro del país, y
• presentar informes a nivel nacional, regional e internacional.
Con referencia al establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información, el PFN tiene la responsabilidad de:
• iniciar, organizar y dirigir la participación de los Interesados (Stakeholders)3, en particular, - revisar y completar las Tablas de Referencia en la Aplicación Informática, información que
facilitará la entrada de datos a los Interesados (Stakeholders) (favor ver sección 3.9 Elemento del Menú: Tablas de Referencia en esta Guía);
- organizar reuniones nacionales con los Interesados (Stakeholders); - asistir y guiar a los Interesados (Stakeholders) en el proceso participativo de intercambio de
información; - distribuir la Aplicación Informática y todos los documentos relevantes a los Interesados
(Stakeholders) que participan en el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM;
- compilar la información recibida de los Interesados (Stakeholders).
Interesados Nacionales (Stakeholders)
Los Interesados son instituciones, organizaciones o individuos que, directa o indirectamente, participan en la definición y aplicación del Programa Nacional sobre RFAA. Los Interesados (Stakeholders) incluye gobiernos, ministerios de agricultura y de medio ambiente, bancos de germoplasma, mejoradores y asociaciones de mejoradores, productores de semillas, instituciones de investigación y capacitación, asociaciones rurales, organizaciones de la sociedad civil relacionadas con la conservación y utilización de los RFAA, y los puntos focales de las convenciones internacionales, tales como el Convenio sobre la Diversidad Biológica.
2 La Guía para la Participación de los Interesados puede consultarse a través de la Aplicación Informática para el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la aplicación del PAM (ver sección 3.12). 3 Por favor refiérase a la Guía para la Participación de los Interesados para una discusión más detallada sobre este tema.
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Los Interesados (Stakeholders) son un componente esencial del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM. Ellos contribuyen a:
• aumentar la base de conocimientos sobre la conservación y utilización de los RFAA;
• mejorar la efectividad y eficiencia del proceso de recolección de la información;
• generar apoyo de las instituciones y grupos políticos, y de la opinión pública en general;
• asegurar un sentido de pertenencia real en el establecimiento y evolución del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM y crear conciencia sobre los RFAA en el país.
La Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) y el Instituto Internacional de Recursos Fitogenéticos (IPGRI)
La FAO, a través de la Comisión de Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura, facilita y guía el proceso de seguimiento de la aplicación del PAM a nivel regional e internacional, provee asistencia técnica a los países miembros para establecer y/o mejorar su Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM. Desde el comienzo de las actividades de seguimiento en 1998, la FAO, con la colaboración de IPGRI, desarrolló y constantemente mejoró el proceso de seguimiento de la aplicación del PAM, que forma la base del mecanismo de intercambio de información, como se discute en este documento. Ambos la FAO y el IPGRI han proporcionado también recursos financieros y/o humanos necesarios para las diferentes actividades de seguimiento. Para el seguimiento del PAM, la FAO mantiene contactos con organizaciones e instituciones internacionales, en particular con la Convención sobre la Diversidad Biológica (CDB), y el IPGRI coordina las contribuciones de los Centros que forman parte del Grupo Consultivo Internacional sobre la Investigación Agrícola (GCIAR). 2.4. Componentes Principales del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información
Para tener éxito en alcanzar sus metas, el seguimiento de la aplicación del PAM ha sido concebido como un proceso flexible y adaptable, que pueda responder a diferentes situaciones y a cambios de necesidades y prioridades cuando estos ocurran, bajo la gestión y coordinación de los países. En el diseño y desarrollo del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información propuesto, la estandarización de los datos ha sido realizada hasta un nivel que asegure el procesamiento, análisis y diseminación eficiente de los datos.
Los Indicadores
Como un primer paso hacia el desarrollo de la propuesta para el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información, se desarrolló una lista de indicadores para cada una de las 20 áreas de actividad prioritarias del PAM. En términos generales, un indicador es un parámetro que describe en forma significativa un cierto fenómeno y puede asistir a los gestores y/o responsables de la toma de decisiones en cómo cumplir con un objetivo, o en alertar sobre una amenaza. En nuestro contexto específico, los indicadores fueron identificados entre aquellos elementos que mejor describen el grado de progreso en la aplicación de cada área de actividad prioritaria del PAM, tomando en consideración la disponibilidad y accesibilidad de los datos necesarios. Tales indicadores fueron también seleccionados sobre la base de la experiencia adquirida en la preparación de la Conferencia Técnica Internacional de la FAO sobre RFAA, del primer informe del Estado Mundial de los RFAA y en el seguimiento del PAM en 1998 y en el 2000. Siguiendo las recomendaciones del Grupo Técnico Intergubernamental sobre RFAA de la Comisión de Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura, los indicadores fueron revisados y refinados en una reunión de expertos organizada por la FAO y el IPGRI, en la sede de la FAO en Roma, en Febrero de 2002, que identificaron, entre estos indicadores, un conjunto de indicadores principales para ser utilizados en el intercambio de información a nivel internacional.
La lista de indicadores principales y de indicadores complementarios para el seguimiento de la aplicación del PAM se encuentra en el documento CGRFA-9/02/Inf.2 Indicadores y Formato para la
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Presentación de Informes para el Seguimiento de la Aplicación del PAM4. Dicho documento forma parte de los recursos informativos almacenados en el CD-ROM sobre el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM.
En total, el mecanismo de intercambio de información incluye una lista de 83 indicadores principales y 68 indicadores complementarios para el seguimiento de la aplicación de las 20 áreas de actividad prioritarias del PAM. La diferencia entre un indicador principal y uno complementario se basa en el hecho de que los indicadores principales fueron identificados como aquellos que van a ser utilizados para el intercambio de información a nivel internacional. Los países miembros serán llamados a informar periódicamente sobre dichos indicadores a la Comisión de la FAO sobre los Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura.
El Formato de Presentación de Informes
Para cada indicador se desarrollaron una o más preguntas durante la Reunión de Expertos en la FAO en Febrero de 2002. Las preguntas son un medio práctico y directo para recopilar la información relevante correspondiente a cada indicador. El Formato de Presentación de Informes reúne y estructura por área de actividad prioritaria del PAM todas las preguntas relacionadas con los indicadores.
Las preguntas están dirigidas al Punto Focal Nacional o a los Interesados Nacionales relevantes (Stakeholders) que participan en el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM.
Categorías diferentes de preguntas están incluidas en el Formato de Presentación de Informes. Estas son las siguientes:
• Preguntas de Doble Estado (Si/No); • Preguntas de Respuestas Múltiples; • Preguntas Tabulares; y • Preguntas Libres, donde los Puntos Focales Nacionales y los Interesados (Stakeholders) pueden
proporcionar una descripción más amplia de la respuesta.
Para facilitar el análisis de los datos se han utilizado ampliamente las tres primeras categorías de preguntas en el formato de presentación de informes.
La Aplicación Informática para el Seguimiento de la Aplicación del PAM y para el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información
La FAO con la colaboración del IPGRI ha desarrollado y está distribuyendo una Aplicación Informática multilingüe que, como un instrumento para el manejo de información, asiste a los países en el seguimiento de la aplicación del PAM y en el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información. Esta Aplicación Informática servirá para recolectar e intercambiar información entre los Interesados (Stakeholders), y, entre estos y el Punto Focal Nacional.
La Aplicación Informática ha sido desarrollada con programas de código abierto (open-source) y exentos de licencia. A petición de los Puntos Focales Nacionales, la FAO-AGPS5 proporciona el código fuente completo de la aplicación. Durante el proceso piloto de prueba del seguimiento del PAM, según lo recomendado por la Comisión de la FAO sobre los Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura, la FAO asegurará el desarrollo de nuevos componentes basados en la retroalimentación de los países, así como la depuración y el mantenimiento de la Aplicación Informática.
En la sección 3. Manual de Usuario para la Versión 2.3 de la Aplicación Informática la Guía describe en detalle como opera la Aplicación.
4 Este documento se encuentra incluido en el CD-ROM de la Aplicación Informática para el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM (ver sección 3.12). 5 AGPS: Servicio de Semillas y Recursos Fitogenéticos de la FAO.
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2.5. Pasos a Seguir para el Establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM
Las actividades previstas para el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información están agrupadas en dos partes, una fase preparatoria y una fase de aplicación. Estas se detallan a continuación:
Fase preparatoria
1. Prepararse para el establecimiento de un mecanismo nacional de intercambio de información sobre la aplicación del PAM, revisando todos los materiales, informando a las autoridades, creando conciencia y obteniendo todos los permisos necesarios para realizar un proceso participativo de intercambio de información que incluya el programa nacional de recursos fitogenéticos, el sector privado, ONG y otras organizaciones del sector público, y la colaboración entre los diferentes ministerios. Se deben realizar conversaciones con representantes oficiales para preparar guías relacionadas con el intercambio de información y la protección de derechos de propiedad intelectual, de acuerdo a las necesidades. Se sugiere establecer un comité ejecutivo compuesto por algunos de los principales Interesados (Stakeholders), que tenga carácter informal, para que colabore en la dirección de los procesos previstos.
2. Traducir al idioma oficial nacional los indicadores y el formato de presentación de informes sobre la aplicación del PAM (Solamente si el idioma nacional es diferente del árabe, chino, inglés, francés o español).
3. Realizar un inventario de las partes interesadas que serán relacionadas en la aplicación del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información, tal como se indica en el documento Guía para la participación de las partes interesadas en la aplicación y seguimiento del Plan de Acción Mundial. En la realización del inventario de las partes interesadas (Stakeholders) se considerará el enfoque de cada una de las 20 áreas prioritarias del PAM, el contexto del país y de sus necesidades de información.
4. Identificar necesidades de equipos de computación y/o componentes para el establecimiento del Mecanismo de Intercambio de Información sobre el PAM entre las partes interesadas y encontrar soluciones para satisfacer las necesidades mínimas del proceso de gestión de la información y de acuerdo a los recursos disponibles.
5. En colaboración con las partes interesadas (Stakeholders), completar, en lo posible, las Tablas de Referencia utilizadas en el Formato de Presentación de Informes, concretamente, las tablas de instituciones, contactos, proyectos, cultivares, referencias bibliográficas y la tabla de convenios (el documento CGRFA-9/02/Info.2 presenta una descripción completa de las Tablas de Referencia). Esta tarea es esencial para preparar la Aplicación Informática que el Punto Focal Nacional distribuirá luego a los Interesados Nacionales (Stakeholders).
6. Preparar un Taller de trabajo nacional de tres a cinco días de duración (o varios pequeños talleres subnacionales) con la participación de las partes interesadas identificadas, para discutir y acordar planes para la recolección, recopilación e intercambio de datos. La agenda del Taller debe incluir:
• la presentación y adopción de una estrategia definida para el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información;
• la definición de la función y responsabilidades de las partes interesadas en el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información;
• la definición de la función y responsabilidades del (de los) curador(es) del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información;
• la revisión y evaluación de la información incluida en las Tablas de Referencia; • la capacitación de las partes interesadas en la utilización de la Aplicación Informática para
la gestión de la información;
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• la adopción de un plan para la finalización del trámite de las respuestas del Formato de
Presentación de Informes que incluya un cronograma para la transferencia de la información de las partes interesadas hacia el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información y un acuerdo sobre las necesidades de asistencia técnica y capacitación.
El plan para el Taller de trabajo debe incluir una relación de todos los documentos preparatorios necesarios para la realización eficiente del Taller, por ejemplo, informes sobre el estado de las Tablas de Referencia, un borrador del cronograma detallado de las actividades a realizarse; una previsión de las necesidades de capacitación y soluciones.
Fase de aplicación
7. Realizar el taller de acuerdo a los planes, acordar un plan de acción que incluya las responsabilidades y el cronograma para la presentación de los informes, y, una vez completada la revisión de las Tablas de Referencia (punto 5 arriba), el Punto Focal Nacional podrá crear los CD-ROM por medio de la Aplicación Informática a ser distribuidos a cada Interesado Nacional (Stakeholder). El plazo para el envío de la información por parte de los Interesados al Punto Focal Nacional no debería ser mayor de dos/tres meses.
8. Después del Taller, junto con los Interesados Nacionales (Stakeholders), hacer un seguimiento del proceso de recopilación y envío de la información, y asistir a los Interesados (Stakeholders) en el registro de datos. Se espera que el Punto Focal Nacional y/o el Corresponsal Nacional de WIEWS visiten aquellos Interesados (Stakeholders) que necesiten apoyo especial.
9. El Punto Focal Nacional compilará los datos recibidos de los Interesados (Stakeholders) y preparará un borrador de informe sobre los datos y sobre las conclusiones de todo el proceso. Los datos y el informe serán la base para un segundo Taller de los Interesados (Stakeholders).
10. Se organizará un segundo Taller de trabajo de los Interesados (Stakeholders) para revisar y finalizar el informe, distribuir a los Interesados (Stakeholders) la base de datos compilada y acordar acciones de seguimiento para el intercambio de información entre los proveedores de la misma. El acuerdo debe incluir el compromiso de asignar recursos y responsabilidades para el seguimiento, teniendo en cuenta que el sistema debe operar dentro de las limitaciones financieras y de los recursos disponibles en los países. El segundo Taller también debe evaluar las fortalezas y debilidades del proceso de seguimiento, con base en las experiencias de los Interesados (Stakeholders).
11. Desarrollar un sitio web sobre el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información del PAM, describiendo el proceso de establecimiento, indicando los participantes y facilitando el acceso a la información hasta el momento recolectada.
El Punto Focal Nacional durante la realización de las actividades mencionadas recibirá asistencia técnica de la FAO y/o el IPGRI cuando fuera necesario, y a solicitud del PFN, personal de la FAO y/o el IPGRI participarán en las consultas como observadores y facilitadores. 2.6. Operación del Mecanismo de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM
El seguimiento del PAM ha sido concebido como un proceso participativo descentralizado, lo que significa que cada país, a través de su Punto Focal Nacional, es responsable por la coordinación de las actividades de participación de los Interesados (Stakeholders) hacia el establecimiento de un Mecanismo Nacional de Intercambio de Información para el seguimiento de la aplicación del PAM. Hay tres aspectos adicionales relacionados con el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información que vale la pena tomar en consideración en términos de su uso y sostenibilidad: (ii) el sistema tabular estandardizado para el manejo de los datos, simplifica el análisis de los datos comparables en términos geográficos (entre países, regiones, subregiones, etc.) y/o temporal (Ej., por año); (ii) el Mecanismo de Intercambio de Información reduce el volumen de trabajo requerido para colectar la información en encuestas futuras mediante la actualización de procesos anteriores de recopilación de datos; y (iii) el modelo participativo adoptado permite que el aporte de los
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Interesados (Stakeholders) se adicione a una base común de conocimientos sobre RFAA y refleje las diferentes perspectivas, logros y necesidades de cada uno de los participantes.
Con el establecimiento del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la aplicación del PAM, el intercambio de información y la presentación de informes será más fácil no sólo a nivel nacional, como se discutió anteriormente, sino también entre países y regiones, y ayudará también a los países a cumplir con sus obligaciones internacionales de presentación de informes, tales como hacia la Comisión de la FAO sobre Recursos Genéticos para la Alimentación y la Agricultura, la Convención sobre Diversidad Biológica y otros.
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3. Manual de Usuario para la Versión 2.3 de la Aplicación Informática del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la
Aplicación del PAM
3.1. Introducción
Este Manual de Usuario describe brevemente las características principales y las operaciones de la versión 2.3 de la Aplicación Informática desarrollada por la FAO con la colaboración del IPGRI como una herramienta de manejo de datos para la recolección e intercambio de información entre los Interesados (Stakeholders) y para el establecimiento de un Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del PAM. 3.2. Requerimientos de la Aplicación Informática
Esta Aplicación Informática puede correr sobre Windows 95 o versiones más nuevas. Su funcionamiento ha sido probado con buenos resultados usando Intel Celeron, Intel Pentium III y procesadores equivalentes o más recientes, con por lo menos 128 MB de RAM. Su funcionamiento mejora significativamente con el aumento de la memoria RAM disponible.
Para la instalación de la versión para los Puntos Focales Nacionales (PFNs) se necesita un espacio libre en el disco duro de aproximadamente 300 MB. La instalación de la versión mínima para los Interesados (Stakeholders) requiere 200 MB libres en el disco duro (220 MB la versión completa).
Para exportar una cantidad significativa de datos para el Punto Focal Nacional, se recomienda que los Interesados (Stakeholders) estén equipados con una unidad de disco CD-RW de lectura y escritura o de una unidad de memoria USB.
Como navegador para esta Aplicación Informática, se recomienda utilizar Microsoft Internet Explorer, versión 5.5 o más reciente. 3.3. Plataforma de Desarrollo
Esta Aplicación Informática ha sido desarrollada con aplicaciones de software libres de licencia y de fuente abierta, en particular con Java Servlet Page y JavaServer, usando el servidor de web Tomcat 4.1.24, y McKoi v .94 como servidor de base de datos. Se utiliza el Extensible Language Stylesheet, XSL para la interpretación del Extensible Markup Language, XML. 3.4. Instalación
El CD-ROM contiene los siguientes archivos y directorios (donde D es la unidad de CD-ROM):
D:\gpa.exe Este es un archivo autodescompactable, que guiará al usuario durante la instalación de la Aplicación Informática.
D:\data Este directorio contiene todas las tablas requeridas para ejecutar la Aplicación Informática.
D:\docs Este directorio contiene documentación relevante, disponible en varios idiomas
¡Importante! En el caso de que ya se encuentre instalada una versión de la aplicación anterior a la actual, antes de instalar la nueva versión el usuario tendrá que copiar el directorio DATA en un directorio temporal y después eliminar completamente el directorio donde la aplicación estaba instalada previamente. Una vez concluida la instalación de la nueva versión, como se detalla en los párrafos siguientes, el usuario tendrá que eliminar el nuevo directorio DATA, creado durante la instalación de la nueva versión bajo el directorio principal de la aplicación, y copiar el directorio
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DATA original desde el directorio temporal en el directorio principal de la aplicación. NO sobrescriba el directorio DATA creado por la nueva instalación, con el directorio original, ya que al hacerlo se producirá un error de integridad.
Haga doble clic sobre el archivo gpa.exe en el directorio principal del CD-ROM. Esto iniciará el proceso de instalación. Presione el botón Next, y siga las instrucciones de la pantalla. El programa le preguntará donde desea instalar la Aplicación Informática (Figura 1). Por defecto el directorio utilizado es C:\Program Files\GPANFP para la versión del Punto Focal Nacional, y C:\Program Files\GPASH para la versión de los Interesados (Stakeholder). Para instalar en un directorio diferente presione el botón Choose..., y seleccione el directorio deseado. En este caso el directorio debe haberlo creado con anterioridad en el disco duro. Figura 1. Instalación de la Aplicación Informática.
Una vez haya concluido el proceso de instalación, presione el botón Done para cerrar la ventana de instalación.
En la versión para el PFN, se crea automáticamente dentro del Menú de Inicio un grupo de programas, ‘Inicio’ → ‘Programas’ → ‘GPANFP’, con los siguientes elementos:
Start server: para ejecutar la Aplicación Informática
y
Uninstall GPANFP: para desinstalar la Aplicación Informática desde el disco duro.
En la versión para los Interesados (Stakeholders) y para Usuarios Genéricos, se crea automáticamente dentro del Menú de Inicio un grupo de programa, ‘Inicio’ → ‘Programas’ → ‘GPASH’, con los siguientes elementos:
Start server: para ejecutar la Aplicación Informática
Split Data: un programa utilitario para seccionar los datos en un tamaño adecuado para exportarlos en varios disquetes (ver sección 3.17. Uso de la Utilidad Split)
y
Uninstall GPASH: para desinstalar la Aplicación Informática desde el disco duro.
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3.4.1. Los Puntos Focales Nacionales actuando también como Interesados (Stakeholders)
Frecuentemente, el PFN pertenece a una organización que al mismo tiempo es un importante Interesado (Stakeholder). En dicho caso, el PFN debe instalar ambas versiones de la aplicación informática, la versión para el PFN y luego la versión para los Interesados (Stakeholders).
En una situación de recursos informáticos muy limitados, podría ser necesario instalar la aplicación en la misma computadora para dos o más Interesados (Stakeholders). En tal situación, se recomienda crear en el disco duro un número de directorios equivalente al número de Interesados (Stakeholders) que comparten el mismo computador y nombrar dichos directorios de tal forma que cada aplicación informática instalada para un Interesado (Stakeholder) pueda distinguirse fácilmente de las otras.
Por ejemplo, usted puede crear un directorio GPASH-A y otro GPASH-B e instalar en cada uno la aplicación informática para un Interesado (Stakeholders) diferente (en este ejemplo Interesado-A e Interesado-B). Sin embargo, después de cada instalación, es necesario modificar el nombre del elemento en el menú de Inicio, ya que por defecto, el programa de instalación lo nombra siempre GPASH. 3.4.2. Usuarios Genéricos
Para facilitar la distribución de la información y el acceso a la misma, además del Punto Focal Nacional y de los Interesados (Stakeholders), se ha introducido un tercer grupo de usuarios, llamado Usuarios Genéricos. Este grupo incluye responsables de la toma de decisiones, investigadores, estudiantes, u otros Interesados (Stakeholders), que a pesar de no haber estado directamente implicados en el proceso de recolección de datos como proveedores de información están interesados en acceder a la información disponible.
Los Usuarios Genéricos deben solicitar la Aplicación Informática con los datos disponibles al Punto Focal Nacional; su acceso en la aplicación será únicamente para lectura. 3.5. Corriendo los Servidores
Para comenzar la aplicación informática haga doble clic sobre el icono start server, y espere unos segundos para que comiencen a correr los Servidores Web y de Base de Datos. Enseguida usted verá el mensaje Starting GPA... Please wait.. (Figura 1 A) y luego, una vez que ambos servidores están corriendo, el mensaje GPA is currently running (Figura 1 B). Seguidamente el navegador del Web instalado por defecto en su equipo, correrá automáticamente, desplegando la primera pantalla de la aplicación informática. Figuras 1 A y B. En la ventana amarilla en letra roja se indica el estado del servidor: cargando el servidor (A) y con el servidor ya cargado y corriendo (B). A B
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3.6. Registro del Usuario
Los procedimientos de ingreso de la clave y de ingreso de las contraseñas (descritos abajo) se efectúan únicamente cuando se instala la Aplicación Informática por primera vez. 3.6.1. Ingresando la Clave
La primera vez que el usuario ejecuta la Aplicación Informática después de la instalación, debe ingresar una CLAVE la cual es proporcionada por la FAO a los PFN, y por los PFN a los Interesados (Stakeholders). Esta CLAVE la usa la Aplicación Informática para reconocer al usuario y para personalizar la interfase al lenguaje de su país.
La CLAVE es una cadena de caracteres relativamente larga y el usuario podría cometer algún error al digitarla. Para evitar esta situación, los PFN y los Interesados recibirán esta clave en formato electrónico (a través de un mensaje de correo electrónico o por medio de un archivo de texto grabado en el CD que contiene la aplicación informática) de manera que el usuario simplemente copia y pega la CLAVE en el campo de texto correspondiente en la pantalla de la aplicación informática (ver Figura 2).
Los usuarios genéricos podrán acceder a la aplicación pulsando sobre el botón Usuario genérico (Guest User) sin necesidad de introducir ninguna CLAVE. Figura 2. Ingreso de la CLAVE.
3.6.2. Ingreso de las Contraseñas del Usuario
Una vez que haya ingresado la CLAVE, presione el botón Submit, para continuar a la pantalla de las contraseñas (ver Figuras 3.1 y 3.2) donde se especificarán las contraseñas para acceder a la aplicación en el futuro. Los Interesados (Stakeholders) deben ver en la pantalla el nombre de la institución a la cual pertenecen tal como muestra la Figura 3.2.
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Por favor digiten dos contraseñas como sigue:
• Una contraseña para sólo lectura – esta contraseña se usa para entrar a la Aplicación Informática en modo de lectura o consulta;
• Una contraseña de lectura/escritura – esta contraseña le permite ingresar a la Aplicación Informática en modo de lectura/escritura para la edición, adición y borrado de registros.
Figura 3.1. Ingreso de las contraseñas del usuario (Punto Focal Nacional).
Figura 3.2. Ingreso de las contraseñas del usuario (Stakeholders).
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Tenga en cuenta que: • Las contraseñas deben tener entre 7 y 15 caracteres; • Las contraseñas NO son sensibles a las mayúsculas; • Las dos contraseñas deben ser diferentes una de otra; • Una vez ingresadas las contraseñas estas no pueden ser cambiadas; por consiguiente, recuerde
escribirlas en un lugar donde pueda encontrarlas cuando las necesite. 3.7. Ejecutando la Aplicación Informática
Cada vez que el usuario ejecuta la Aplicación Informática, esta le pedirá que ingrese la contraseña en la pantalla como muestra la Figura 4. Figura 4. Ejecutando la aplicación informática.
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Para los PFN solamente Para los países donde se hablan idiomas distintos al inglés, el francés o el español, al ingresar la contraseña la Aplicación Informática solicita al PFN que seleccione el idioma para la interfase, ya sea el local o el internacional. La Figura 4.1 muestra un ejemplo para la Republica Checa.
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Figura 4.1. Ingresando en la Aplicación Informática. El caso de la República Checa (PFN).
Figura 5. La pantalla principal – Áreas prioritarias de actividad del PAM.
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3.8. Pantalla principal - Elemento del menú: Áreas de Actividad Prioritarias del PAM
Después de que ha ingresado la clave y la contraseña correspondiente, aparece la pantalla principal de la Aplicación Informática (Figura 5). Esta incluye un menú de 5 elementos que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, y, en el cuerpo de la página, la lista de las 20 áreas de actividad prioritarias del PAM. 3.8.1. Aspectos relacionados
Cada área de actividad prioritaria del PAM tiene un hipervínculo (es decir, cada una puede ser seleccionada con el ratón) para desplegar una pantalla que muestra la lista de preguntas relacionadas con el área de actividad prioritaria seleccionada (Figuras 6 y 7). Figura 6. Lista de preguntas relacionadas con el Área de Actividad 1 (versión para PFN).
Las Figuras 6 y 7 muestran la lista de preguntas relacionadas con el Área de Actividad 1 para el PFN y para los Interesados (Stakeholders), respectivamente. Las preguntas resaltadas en negrillas son hipervínculos hacia la pantalla en donde se muestra y se graba la respuesta a la pregunta seleccionada (ver la sección 3.12. Registro de una Respuesta).
Las preguntas a ser respondidas por el PFN tienen una cobertura nacional y en muchos casos son una síntesis al nivel de país de un aspecto o situación específica. En general las respuestas a estas preguntas también deben tener en cuenta las respuestas suministradas por los Interesados (Stakeholders) que participan en el proceso de intercambio de información. Por otra parte, las preguntas para los Interesados (Stakeholders) están enfocadas hacia las actividades de la institución/organización que ellos representan.
Los hipervínculos que conducen a la pantalla de la lista de indicadores relacionados con el área prioritaria de actividad seleccionada y a la pantalla de cada pregunta, están marcados con una elipse en la Figura 6.
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Figura 7. Lista de preguntas relacionadas con el Área de Actividad 1 (versión para los Interesados - Stakeholders).
Los botones ANTERIOR y SIGUIENTE sirven para moverse entre las distintas páginas que contienen las preguntas para cada Área Prioritaria de Actividad.
En la sección 3.14 de este Manual se describe en detalle cómo mostrar las respuestas a las preguntas de las diferentes Áreas Prioritarias de Actividad, respondidas en iteraciones anteriores a la actual por todos los Interesados (Stakeholders) participantes, y en la iteración actual por el Interesado que está utilizando la aplicación6. 3.9. Elemento del Menú: Tablas de Referencia
La Aplicación contiene nueve Tablas de Referencia relacionadas con la mayoría de las preguntas del modelo de presentación de informes. Estas tablas se utilizan para almacenar información detallada sobre nueve diferentes entidades tales como instituciones, personas de contacto, programas/proyectos/actividades, taxa, cultivares, áreas geográficas, sistemas de información, referencias bibliográficas/jurídicas, y convenios.
La Tabla de INSTITUCIONES, la Tabla de PERSONAS DE CONTACTO y la Tabla de PROYECTOS, han sido pre-cargadas con información actualmente disponible en el Sistema Mundial de Información y Alerta sobre RFAA (WIEWS)7, así también la Tabla de TAXA ha sido pre-cargada con datos del Genetic Resources Information Network (GRIN) del USDA8.
La lista de las nueve Tablas de Referencia se visualiza después de seleccionar con el ratón este elemento del menú (Figura 8).
6 El término Iteración se refiere a todo el proceso de recolección, integración y redistribución de la información desde/hacia los Interesados, que puede ser repetido periódicamente. Para una más detallada descripción del ciclo iterativo, se recomienda leer la sección 2 del Apéndice A en esta Guía. 7 http://apps3.fao.org/wiews/ - 9079 organizations; 8065 contact persons; 226 programmes/projects/ activities. 8 ftp://ftp.ars-grin.gov/pub/misc/tax/ - más de 75000 taxa.
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Figura 8. Lista de las Tablas de Referencia.
3.9.1. Consulta en la Tabla de Instituciones
Al hacer clic en una de las Tablas de Referencia aparece una pantalla en la cual el usuario puede realizar diferentes tipos de búsquedas.
Por defecto, el campo del País aparece predeterminado con el país del usuario para facilitar la selección de los registros y de esta manera agilizar la búsqueda.
Las Figuras 9 y 10 muestran las pantallas de búsqueda para las Tablas de INSTITUCIONES y de TAXA.
Los siguientes son los criterios de búsqueda para todos los campos de texto:
-Incluye -Comienza por -Termina por -Igual a -No igual a -No incluye
+ Una caja de texto donde el
usuario puede digitar cualquier cadena de texto
3.9.2. ¿Qué es un Campo “Enlace”?
En la Tabla de INSTITUCIONES (Figura 9) el campo Institución de la cual depende es lo que llamamos un campo “enlace”. Este campo es un apuntador (enlace) que apunta a otro registro dentro de la misma tabla, que en este caso es la institución que jerárquicamente controla o gobierna la institución que estamos buscando. Un ejemplo puede ayudar a entender mejor este concepto: El Ministerio de Agricultura es la institución de la cual depende el Instituto de Investigaciones Fundamentales en Agricultura Tropical.
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Figura 9. Búsquedas en la Tabla de Instituciones.
Para buscar todas las instituciones de Cuba que dependen del Ministerio de la Agricultura hay que presionar el botón de BUSQUEDA localizado enseguida del campo Institución de la cual depende (Figura 9). Aparece entonces una segunda pantalla de búsqueda exactamente igual a la primera, en donde, digitando Ministerio de la Agricultura (o una parte significativa de este nombre) en el campo correspondiente al Nombre de la Institución (asegúrese de que el país seleccionado en el campo del País sea Cuba; si no es así, selecciónelo) y presionando el botón BUSQUEDA, aparecerá la pantalla que se muestra en la Figura 9.1. Al hacer clic en el botón ENLACE situado enseguida del registro encontrado (ver en el Apéndice B: Listado de Botones Utilizados), en el campo enlace correspondiente a la Institución de la cual depende (en la primera pantalla de búsqueda) aparecerá escrito el nombre de la institución (ver Figura 9.2).
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Figura 9.1. Resultado del segundo nivel de búsqueda.
Figura 9.2. Especificando la Institución de la cual depende en la pantalla de búsqueda de la Tabla de Instituciones.
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Figura 10. Búsquedas en la Tabla de Taxa.
3.9.3. Búsqueda de Sinónimos en la Tabla de Taxa
En la figura 10, el usuario podrá observar que cuando realiza una búsqueda en la Tabla de TAXA, el campo Especie es un campo que resulta de la eliminación de la primera cadena de caracteres del campo Taxón. Por ejemplo, para buscar el taxón Daucus carota subsp. gummifer podemos establecer el siguiente criterio de búsqueda:
Género Igual a Daucus
Especie (Taxón-Genero) Igual a carota subsp. gummifer
Pero también de la siguiente manera:
Género Igual a Daucus
Especie (taxón-género) Incluye subsp. gumm
Igualmente podrá observar que el Nombre preferido del taxón es también un campo apuntador/enlace que apunta hacia un registro de la Tabla de TAXA. Si queremos buscar todos los sinónimos de Capsicum annuum var. annuum, colocamos el Nombre preferido del taxón “igual a” Capsicum annuum var. annuum, siguiendo un procedimiento similar al descrito para el campo Institución de la cual depende descrito en la sección anterior.
Haga clic en el botón de búsqueda situado enseguida del campo Nombre preferido del taxón; en los cuadros de texto Género y Especie de la pantalla de búsqueda que aparece, especifique Capsicum y annuum var. annuum respectivamente, y presione el botón BUSQUEDA. El resultado de esta búsqueda es un solo registro; haga clic en el botón ENLACE situado enseguida del registro, y, en la primera pantalla de búsqueda, aparecerá automáticamente Capsicum annuum var. annuum como el criterio de búsqueda para el Nombre preferido del taxón.
El resultado de la búsqueda usando este criterio es 16 registros, 15 de los cuáles son sinónimos de Capsicum annuum var. annuum.
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3.9.4. Producción de un Informe de Árbol Abierto de una Institución
En la Figura 9.1 se encontró un registro como resultado de la búsqueda en la Tabla de INSTITUCIONES. Haciendo clic en el botón MOSTRAR ARBOL ABIERTO se generará el informe que se presenta en la Figura 11. Este informe muestra todos los registros “hijos” y “padres” relacionados con la institución seleccionada, organizados jerárquicamente con todos los nodos de los padres abiertos. Es importante notar que todas las instituciones listadas son “hipervínculos”, es decir el usuario puede hacer un clic en el nombre de la institución para visualizar información completa sobre la misma. Figura 11. Informe de árbol abierto que muestra todos los “padres” e “hijos” de una institución.
3.9.5. Borrar/Invalidar un Registro en una Tabla de Referencia
La Aplicación Informática le permite al usuario invalidar registros de las Tablas de Referencia. Sin embargo, un registro invalidado no es físicamente borrado de la tabla, sino que permanece en ella pero marcado como invalidado. La razón es que los registros de las Tablas de Referencia se utilizan como enlaces (para ser referidos) en los registros de las tablas del cuestionario y en los registros de las Tablas de Referencia. Por lo tanto, si se borrara físicamente un registro de una Tabla de Referencia, todos los enlaces que apuntan a dicho registro apuntarían a un registro inexistente lo cual causaría problemas que no podrían luego resolverse fácilmente. Para obviar a este inconveniente en vez de borrar un registro, la aplicación informática sólo permite marcarlo como invalidado.
El módulo de la aplicación informática para invalidar un registro ofrece dos posibilidades:
1. Invalidar un registro de una entidad que ya no existe, que ya no opera, o que ha sido grabado por error. Este es el caso por ejemplo de una institución que ha cesado operaciones.
2. Invalidar un registro indicando un registro válido que lo sustituya cuando este sea objeto de un enlace. Este es el caso por ejemplo de una institución que ha sido reorganizada y que ha cambiado de nombre, o que ha sido reemplazada en sus operaciones por otra institución.
A continuación se presentan dos ejemplos que describen los pasos a seguir para invalidar un registro de una Tabla de Referencia de acuerdo a los dos casos descritos arriba.
Ejemplo 1.
Para Invalidar un registro, por ejemplo de la Tabla de INSTITUCIONES, primero hay que buscar en esta tabla la institución que se quiere invalidar. El ejemplo en la Figura 12 muestra una lista de instituciones como resultado de una búsqueda cuyo criterio ha sido País = Cuba. Supongamos que queremos invalidar la institución Babiney indicada dentro de la elipse (Figura 12).
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Figura 12. Resultado de una búsqueda en la Tabla de Instituciones.
Para invalidar este registro hay que presionar el botón BORRAR localizado en la parte izquierda, enseguida del nombre de la institución. Al presionar dicho botón, aparecerá la pantalla que se muestra en la Figura 12.1 en la que el usuario deberá pulsar el botón Invalidar con lo de arriba9, y finalmente confirmar su decisión de invalidar el registro. Figura 12.1. Invalidación de un registro de la Tabla de Instituciones.
Ejemplo 2.
Para invalidar un registro para el cual el usuario indica un registro válido que lo sustituya se presenta el siguiente ejemplo. La Figura 12.2 muestra el resultado de una búsqueda en la Tabla de INSTITUCIONES. Supongamos que la institución IBPGR (primer registro en Figura 12.2) ya no exista y haya sido reemplazada por la institución IPGRI (en la misma figura, el registro que sigue).
9 “lo de arriba” se refiere al enlace arriba del botón, que en este caso falta porque se quiere simplemente invalidar el registro.
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Figura 12.2. Resultado de una búsqueda en la Tabla de Instituciones.
Al presionar el botón BORRAR localizado en la parte izquierda, enseguida del nombre de la institución IBPGR, aparecerá la pantalla que se muestra en la Figura 12.1. Presionando el botón de BUSQUEDA en esta pantalla, se puede encontrar y crear un enlace con la institución que reemplaza la institución que se quiere invalidar. El resultado se muestra en la Figura 12.3. Una vez puesto el enlace hacia la institución válida hay que presionar el botón Invalidar con lo de arriba y luego confirmar la operación.
Figura 12.3. Invalidación del registro IBPGR y reemplazo con el registro International Plant Genetic Resources Institute.
Invalidar un registro de una de las Tablas de Referencia tiene varias implicaciones:
- Los nombres de las personas de contactos que pertenecen a una institución invalidada no se invalidan (ni se borran) automáticamente de la Tabla de PERSONAS de CONTACTO. Permanecen en la tabla haciendo referencia a la institución invalidada (aparece el icono junto a la institución invalidada a la que pertenece – ver Figura 12.4). Para resolver esta situación el usuario debe editar el(los) registro(s) de la(s) persona(s) de contacto y reasignarle(s) otra institución que sea válida.
- En registros de las Tablas de Referencia no se pueden realizar enlaces a una institución después que haya sido invalidada. Por ejemplo, al añadir una institución nueva a la Tabla de INSTITUCIONES, la aplicación no permite que esta institución dependa de (tenga un enlace hacia) otra institución invalidada.
- En las respuestas a las preguntas de las 20 Áreas de Actividad Prioritaria sí es posible realizar enlaces a registros de las Tablas de Referencia que hayan sido invalidados.
Figura 12.4. Informe de persona de contacto cuya institución ha sido invalidada.
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Hay que considerar también que al realizar una búsqueda en cualquiera de las Tablas de Referencia, el usuario puede elegir si desea como resultado un listado de todos los registros válidos, sólo los inválidos, o ambos (válidos e inválidos). La pantalla de la Figura 12.5 muestra la forma de realizar esta selección La Figura 12.6 muestra el resultado de una búsqueda de instituciones para la cual sólo se seleccionaron los registros o entradas invalidadas. Observe que estos registros se distinguen por el color amarillo de la columna situada al lado izquierdo del nombre de la institución, y que por haber sido invalidados anteriormente ya no pueden ser editados. Figura 12.5. Selección de registros válidos y/o invalidados para el resultado de una búsqueda.
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Figura 12.6. Ejemplo del resultado de una búsqueda de registros invalidados en la Tabla de Instituciones de acuerdo al ejemplo anterior.
3.9.6. Adicionar un Registro en una Tabla de Referencia
El primer paso para adicionar un registro en una Tabla de Referencia, ya sea una institución, un contacto, un proyecto, un taxón, etc. es verificar si éste ya existe, a través de una búsqueda en la tabla correspondiente. Recuerde que para adicionar información usted debe haber ingresado en la aplicación informática con la contraseña que le permite leer y editar registros (ver sección 3.6.2. Ingreso de las Contraseñas del Usuario).
Supongamos que se quiere adicionar una nueva institución con sede en Cuba en la Tabla de INSTITUCIONES. Como se ha mencionado, lo primero que se debe hacer es verificar que ésta no exista en la tabla de INSTITUCIONES (ver Figura 13. Tenga en cuenta que esta pantalla muestra las primeras diez instituciones que resultan de la búsqueda; usted puede ver las diez siguientes presionando el botón SIGUIENTE , y así hasta la última). Figura 13: Adicionar un registro en la Tabla de Instituciones.
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Una vez verificado que el registro no existe, se puede adicionar presionando el botón NUEVO localizado en la parte superior izquierda de la pantalla añadir el registro relativo a la nueva institución (Figura 13.1). Figura 13.1. Pantalla de adición de registros.
Al introducir la información relativa a la nueva institución, se puede pulsar el botón BUSCAR para identificar y enlazar a la nueva Institución de la cual depende (para más detalles, ver sección 3.9.2 ¿Qué es un Campo “Enlace”?).
Una vez se haya finalizado el proceso de adicionar un registro nuevo el usuario puede grabar la nueva entrada presionando el botón GRABAR , o descartarlo y no grabar, presionando el botón DESCARTAR , ambos botones localizados en la parte superior e inferior izquierda de la pantalla (Figura 13.1). Al presionar el botón GRABAR aparecerá una ventana para confirmación (Figura 13.2). Si se confirma la grabación del registro, el nombre de la nueva institución aparecerá en la siguiente pantalla como indica la Figura 13.3.
Figura 13.2. Confirmar la adición de un registro
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Figura 13.3. Pantalla que muestra el nuevo registro adicionado.
El procedimiento para adicionar un registro en las otras Tablas de Referencia es similar al descrito para la Tabla de INSTITUCIONES. Sólo hay que asegurarse de que el nuevo registro no exista en la tabla correspondiente, para evitar duplicar información. Para esto, hay que hacer una búsqueda utilizando uno o varios criterios de búsqueda hasta estar completamente cierto que el registro que se va a adicionar ya no exista en la tabla. 3.9.7. Modificar un Registro existente en una Tabla de Referencia
El Punto Focal Nacional y los Interesados pueden modificar registros en todas las Tablas de Referencia (a) presionando el botón EDITAR en la columna izquierda de la pantalla con el resultado de una búsqueda realizada en una de las Tablas de Referencia (ver Figuras 12, 12.2 y 13), (b) realizando las modificaciones, y (c) grabando el registro modificado con el botón GRABAR .
¡Atención! Se debe actuar prudentemente al modificar un registro existente. En concreto la modificación del nombre de una Institución, del nombre de una Persona de Contacto, del nombre de un Proyecto, del nombre de un Taxón, del nombre de un Cultivar, del nombre de un Área, del nombre de un Sistema de Información, del nombre de una Referencia, y del nombre de un Convenio, en cada una de las Tablas de Referencia correspondientes, debe realizarse ÚNICAMENTE para corregir errores tipográficos, y NO para cambiar el nombre de la entidad de referencia del registro (sea esta una institución, persona de contacto, proyecto, etc.). Un cambio en el nombre de una entidad contenida en las Tablas de Referencia puede producir la pérdida de información importante, ya que los registros de las Tablas de Referencia pueden ser referencia para enlaces de otros registros de las Tablas de Referencia o de las respuestas a las preguntas de las 20 Áreas de Actividad Prioritaria. Si, por ejemplo, se requiere un cambio sustantivo en el nombre de una entidad, el usuario debe añadir un registro nuevo en vez de modificar uno existente, y después, si fuera necesario, invalidar el registro existente apuntando al registro recién añadido (ver sección 3.9.5. Borrar/Invalidar un Registro de una Tabla de Referencia). De esta forma todos los enlaces al registro existente previamente establecidos se mantendrán.
Las modificaciones en cualquier otro campo de las Tablas de Referencia (por ejemplo Teléfono, Dirección de correo electrónico, Fecha de finalización (de proyecto), etc.) para actualizar la información de registros existentes en dichas tablas se pueden realizar sin cuasar perjuicios en el Mecanismo de Intercambio de Información sobre el PAM. 3.9.8. El caso de los Nombres en la Tabla de Personas de Contacto
En varios países alrededor del mundo, el nombre de las personas no siempre se adapta al estándar utilizado en la Tabla de PERSONAS de CONTACTO. En esta tabla, las personas de contacto se registran especificando, entre otra información, su(s) Apellido(s) y su Primer Nombre. Para algunas culturas, de Asia y África en particular, resulta difícil adaptar el nombre de una persona a este esquema. En estos casos, se sugiere registrar en el campo del Primer Nombre el nombre completo de la persona y en campo Apellido el nombre formal. La tabla que sigue muestra unos ejemplos pertinentes.
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Ejemplos Nombre completo (para ser
registrado en el campo Primer Nombre)
Nombre Formal (para ser registrado en el campo Apellido)
Apellido en la 2a palabra Paul Quek Kwang Leng Quek Apellido en la 1a palabra Zhang Zongwen Zhang Apellido en la 1a palabra, pero primer nombre usado como nombre formal
Nguyen Ngok Hui Hui
Abdul Aziz Abdul Idris Abdul Aziz Kumar s/o Rajagopal Kumar Aziza binti Ahmad Aziza
Sin apellido / nombre de familla (solo primer nombre y nombre del padre)
Altansok S.A. Altansok Sin apellido / nombre de familla (solo primer nombre)
Mein Rafieh Mein Rafieh
Hay que considerar que el campo Apellido tiene que no estar vacío porqué este se utiliza en la Aplicación Informática como referencia a una persona de contacto cuando, en una tabla o una respuesta, se crea un enlace a un registro de la tabla PERSONAS de CONTACTO. 3.10. Elemento del menú: Exportar (versión para los Interesados - Stakeholders)
Al seleccionar el elemento del menú EXPORTAR y pulsar sobre el texto Haga clic aquí (ver Figura 15) se exportarán todos los datos grabados por el Interesado hasta el momento en un formato comprimido de tipo zip. Si estos ya han sido anteriormente exportados aparecerá también un mensaje que le indica al usuario cuándo y dónde esto aconteció. Figura 15. Pantalla para exportar datos.
3.11. Elemento del Menú: Documentos
Si se ha instalado la versión mínima de la aplicación informática, al hacer clic sobre el elemento del menú DOCUMENTOS aparece una pantalla que le pide al usuario insertar el CD-ROM de la Aplicación Informática y especificar la unidad de disco que le corresponde. Con la instalación completa de la Aplicación Informática, al hacer clic en el elemento del menú DOCUMENTOS aparece la pantalla de la Figura 16. Para abrir el documento que se desea es suficiente seleccionarlo con el ratón.
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Figura 16. Documentos relevantes.
3.12. Registro de una Respuesta
Los dos ejemplos siguientes indican cómo registrar una respuesta para dos tipos diferentes de preguntas: una de tipo tabular y otra de respuestas múltiples. Para estos ejemplos se han escogido la primera y la sexta preguntas del Área de Actividad Prioritaria No. 2 (ver las preguntas resaltadas en la Figura 17). Aunque ambas preguntas están dirigidas a los Interesados (Stakeholders), un procedimiento similar para contestar las preguntas puede ser seguido por el PFN. Figura. 17. Lista de preguntas para la Actividad Prioritaria No.2 (Interesados).
Ejemplo 1. Pregunta tipo tabular Las preguntas de tipo tabular le permiten al usuario manejar tantos registros como se necesiten para la respuesta. Al hacer clic en la primera pregunta de la Figura 17, aparece la pantalla que se muestra en la Figura 17.1 Para contestar esta pregunta, el usuario debe presionar el botón NUEVO , con lo que se muestra la pantalla de la Figura 17.2.
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Figura 17.1. Tabla vacía para contestar una pregunta.
Figura 17.2. Ingresando los datos para contestar una pregunta de tipo tabular.
Al hacer clic sobre el botón de BUSQUEDA situado enseguida del campo Nombre del programa/proyecto de conservación en fincas de agricultores (Figura 17.2) aparece una ventana que le permite al usuario localizar en la Tabla de PROYECTOS el proyecto al que quiere referirse en la respuesta (Figura 17.3). Haga clic en el botón de ENLACE situado enseguida del proyecto (o registro) encontrado y el nombre del proyecto será automáticamente registrado en la pantalla de edición del nuevo registro de la tabla de respuesta (Figura 17.4).
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Figura 17.3. Enlazando el proyecto identificado.
Figura 17.4. Edición de un nuevo registro finalizada.
Se debe seguir un procedimiento similar para el campo de las Comunidades agrícolas participantes (este campo tiene un enlace con la Tabla de INSTITUCIONES). Para el campo Número de agricultores participantes se digita un número y se marcan las casillas para el campo Las actividades incluyen:. La pantalla de edición de este registro se muestra en la Figura 17.4. Haga clic en el botón
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GRABAR para grabar el registro (ver Figura 17.5). Si es necesario, se pueden añadir otros registros a la tabla de respuestas siguiendo el mismo procedimiento. Figura 17.5. La Tabla de respuesta con los datos de un registro.
Ejemplo 2. Preguntas de respuestas múltiples. Las preguntas de respuestas múltiples le permiten al usuario ingresar sólo un registro por respuesta. Haciendo clic en la sexta pregunta de la Figura 17, aparece la pantalla de la Figura 17.6. Para contestar esta pregunta, el usuario solamente tiene que presionar el botón EDITAR , seleccionar la opción (mediante clic) que corresponda y grabar los cambios. Figura 17.6. Tabla de respuesta de una pregunta de respuestas múltiples.
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3.13. Migrar Respuestas de la Iteración Anterior
Una respuesta registrada por un Interesado (Stakeholder) en la última iteración,10 con unos pocos cambios puede ser válida también en la iteración siguiente.
Desde la segunda iteración en adelante, para evitar registrar nuevamente respuestas que ya existen, es posible “migrar” automáticamente las respuestas de la iteración previa en la iteración actual, es decir copiar la respuestas de la iteración anterior en la iteración actual. Una vez que se hayan migrado, podría ser necesario editar las respuestas para actualizar la información que contienen.
Para migrar respuestas de la iteración anterior, se tiene que presionar el botón MIGRAR en la pantalla de la tabla para las respuestas como se muestra en la Figura 18. Figura 18. Migrar respuestas de la iteración anterior.
3.14. Mostrar Respuestas de Todos los Interesados y de Todas las Iteraciones Anteriores
Para mostrar las respuestas de todos los Interesados o de los que han sido seleccionados y de todas las iteraciones (o de las que han sido seleccionadas), es necesario definir las preferencias para consultar las tablas de respuestas, seleccionando las iteraciones y los participantes (Punto Focal Nacional e Interesados) de los cuales se quiere mostrar las respuestas. Al presionar el botón ESTABLECER PREFERENCIAS (ver Figura 17), se accede a la pantalla para seleccionar preferencias, como se muestra en el ejemplo de la Figura 19.
En ésta pantalla se seleccionarán la iteración o iteraciones y el participante o participantes (Punto Focal Nacional e Interesados) cuyas respuestas se quieren consultar. Estas preferencias, que podrán cambiarse en cualquier momento, serán utilizadas por la aplicación informática para filtrar las respuestas a las preguntas de cada Área Prioritaria de acuerdo a la iteración y proveedor de datos seleccionados. Se adoptan estas preferencias al pulsar el botón Aceptar.
En la parte inferior de la pantalla de preferencias de consulta se presenta una tabla con el número de respuestas proporcionadas por cada Interesado y en cada iteración.
Una vez establecidas las preferencias de consulta es posible acceder a las respuestas. En la columna derecha de la lista de preguntas relacionadas con cada Área de Actividad (ver Figura 17) aparece un hipervínculo con el título Datos Disponibles, en lugar de No hay Datos, en el caso de que para la pregunta exista al menos una respuesta disponible para las iteraciones e interesados seleccionados en
10 El término Iteración se refiere a todo el proceso de recolección, integración y redistribución de la información desde/hacia los Interesados, que puede ser repetido periódicamente. Para una más detallada descripción del ciclo iterativo, se recomienda leer la sección 2 del Apéndice A en esta Guía.
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las Preferencias. Pulsando sobre el hipervínculo se accede a la pantalla de respuestas a las preguntas del Mecanismo Nacional, como se muestra en la Figura 19.1. Figura 19. Pantalla para la definición de las Preferencias de consulta.
Figura 19.1. Pantalla de respuestas a las preguntas del Mecanismo Nacional de acuerdo a las preferencias seleccionadas.
En esta pantalla de consulta de respuestas se presentan en las distintas filas las respuestas que los participantes han aportado. Al colocar el puntero del ratón sobre el icono que aparece a la izquierda de cada fila, o al presionarlo, se indica la iteración y el participante (PFN, Interesado) al que se refiere la respuesta.
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3.15. Exportar Datos a una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel
La aplicación permite exportar datos a archivos en formato Microsoft Excel 2002, cuando se muestra el botón EXPORTAR .
Se pueden exportar datos de las Tablas de Referencia y de las respuestas. Para las Tablas de Referencia es posible exportar los datos resultantes de una búsqueda a una hoja de cálculo de Excel. En la Figura 20 se presenta un ejemplo de un archivo resultante de la exportación de datos de la Tabla de TAXA. Figura 20. Hoja de cálculo de Excel creada exportando datos de la Tabla de Taxa.
Es importante señalar que en el archivo resultante de la exportación de datos de cualquiera de las Tablas de Referencia existe una columna con el título ID_CREATEDBY. Este valor constituye el identificador interno único de cada registro y es de gran importancia en la importación de datos a la tabla (ver sección 3.16. Importar Datos de una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel). 3.16. Importar Datos de una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel
Para facilitar la introducción de un número considerable de registros cuando la información ya se encuentra disponible en formato digital, por ejemplo una hoja de cálculo electrónica o una tabla de una base de datos, la aplicación dispone de una función para importar datos desde un archivo en formato Microsoft Excel 2002. Esta función está disponible en la versión 2.3 de la Aplicación Informática, para importar registros de la Tabla de INSTITUCIONES, la Tabla de PERSONAS de CONTACTO, la Tabla de PROYECTOS, la Tabla de CULTIVARES, la Tabla de REFERENCIAS (versión para el Punto Focal Nacional solamente) y para importar respuestas de todas las preguntas de tipo tabular dirigidas tanto al Punto Focal Nacional como a los Interesados.
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Esta función acepta solamente archivos estándar de importación de datos con una estructura y un formato definidos. Estos archivos estándar para la importación tienen la misma estructura y formato que los archivos producidos por la aplicación al exportar registros de las Tablas de Referencia arriba mencionadas y de las preguntas de tipo tabular. Por tanto, pueden obtenerse mediante la exportación de uno o más registros de la tabla que será el destino del proceso de importación de datos. Los párrafos siguientes presentan un ejemplo de cómo importar un archivo de datos para la Tabla de CULTIVARES (PFN solamente) y para una pregunta del Área de Actividad 5 (Interesados solamente11). 3.16.1. Preparación de un Archivo para la Importación de Datos
Los pasos para preparar el archivo de importación son los siguientes:
• Como se ha mencionado anteriormente, utilizar un archivo generado mediante la exportación de datos de una tabla resulta especialmente útil para obtener la estructura de la tabla y el formato de los datos que servirán de base para la importación. A partir del archivo de exportación se puede saber el orden de las columnas y el formato de los datos que se importarán en la aplicación. Por lo tanto, el primer paso será exportar uno o varios registros de la tabla sobre la que se quieren importar los datos. Si esta tabla está vacía, se recomienda crear un registro y después exportarlo pulsando el botón EXPORTAR (ver sección 3.15). También se puede utilizar como base un archivo que se haya importado anteriormente con éxito.
• Se deberá incluir en el archivo base de Excel toda la información que se quiere introducir en la base de datos, teniendo en cuenta que cada fila corresponde a un registro de la tabla y cada columna a un campo. En el ejemplo de las Figuras 21.a y 21.b,12 se han exportado cinco registros de la Tabla de CULTIVARES.
3.16.1.1. Campos del archivo para importar datos en la Tabla de CULTIVARES (PNF solamente)
Los campos del archivo para importar datos en la Tabla de CULTIVARES son los siguientes:
ID_CREATEDBY es el primer campo, y es el identificador único de cada registro. Los datos en este campo (columna) no deben ser modificados. Para añadir un nuevo registro la palabra NEW tiene que ser tecleada en la celda de la nueva fila de este campo. Cualquier otra palabra o valor tecleado en esta celda para registros nuevos causará un error durante la importación del archivo de datos (ver Figura 25).
Nombre del taxón. Este campo, que viene rellenado por la función de exportación, no viene considerado en la función de importación y por lo tanto puede dejarse vacío para todos los nuevos registros de importación.
Nombre del taxón_ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de cada taxón. Es un campo obligatorio. Se pueden obtener los valores válidos para los ID de los taxa exportando registros de la Tabla de CULTIVARES que se refieren a tales taxa, o exportando registros de la Tabla de TAXA. Este campo permite registrar más de un valor: los taxón ID tienen que estar separados por un punto y coma (;). Entre el taxón_ID y el punto y coma no deben dejarse espacios vacíos.
Nombre del cultivar. El nombre del cultivar en el idioma local. Es un campo obligatorio.
Nombre del cultivar (Idioma Internacional). La transliteración del nombre del cultivar en el alfabeto internacional. Este campo es obligatorio.
11 Nótese que con la versión 2.3, el Punto Focal Nacional está habilitado a importar desde un archivo en formato Excel, respuestas de cualquiera pregunta tabular, incluso las dirigidas a los Interesados . 12 La Figura 21 ha sido dividida en dos figuras, la 21.a y la 21.b, para permitir de mostrar todos los campos (columnas) de la tabla.
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Organización mejoradora. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede dejarse vacío para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado.
Organización mejoradora_ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de cada organización. Este campo no es obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de las organizaciones exportando registros de la Tabla de CULTIVARES que se refieren a tales organizaciones, o exportando registros de la Tabla de INSTITUCIONES. Este campo permite registrar más de un valor: los Organización mejoradora_ID tienen que estar separados por un punto y coma (;). Entre el Organización mejoradora_ID y el punto y coma no deben dejarse espacios vacíos.
Mejorador. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede dejarse vacío para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado.
Mejorador_ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de cada persona de contacto. Este campo no es obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de las personas de contacto exportando registros de la Tabla de CULTIVARES que se refieren a tales organizaciones, o exportando registros de la Tabla de PERSONAS de CONTACTO. Este campo permite registrar más de un valor: los Mejorador_ID tienen que estar separados por un punto y coma (;). Entre el Mejorador _ID y el punto y coma no deben dejarse espacios vacíos.
Identificación del cultivar en mejora. Este es un campo facultativo y cualquier ID asignado por el mejorador para referirse a este cultivar durante el programa de mejoramiento puede ser registrado.
Pedigrí. Este es un campo facultativo, donde se puede registrar cualquier texto.
Pedigrí (idioma internacional). Este es un campo facultativo donde se puede registrar la traducción en inglés, francés o español del contenido del campo Pedigrí anterior.
Notas. Este es un campo facultativo donde se puede registrar cualquier texto.
Notas (idioma internacional). Este es un campo facultativo donde se puede registrar la traducción en inglés, francés o español del contenido del campo Notas anterior.
Nombre preferido del cultivar. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede dejarse vacío para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado.
Nombre preferido del cultivar_ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de un cultivar, del cual el Nombre del cultivar de este registro es un sinónimo. Este campo no es obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de los cultivares exportando registros de la Tabla de CULTIVARES que se refieren a este cultivar. Este campo no permite registrar más de un ID; si se deja vacío, se registra automáticamente con el valor del campo ID_CREATEDBY del propio registro.
3.16.1.2. Campos del archivo de importación para la pregunta 68, “En la siguiente tabla, indique/actualice para cada colección ex situ, cada taxón o cultivo mantenido por su institución; el estado de la muestra y el número de muestras conservadas bajo condiciones específicas de almacenamiento” (Interesados solamente)
Los campos del archivo de importación para la pregunta 68 son los siguientes:
ROW_ID. Este es el primer campo, y representa el identificador único de cada respuesta. Los valores de este campo no deben ser modificados. Para añadir un nuevo registro la palabra NEW tiene que ser tecleada en la celda de la nueva fila de este campo. Cualquier otra palabra o valor tecleado en esta celda para registros nuevos causará un error durante la importación del archivo de datos (ver Figura 25).
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Nombre de la colección ex situ. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede ser dejarse para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado.
Nombre de la colección ex situ_ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de un proyecto (se asume que cada colección ex situ está mantenida por un proyecto que asegura los medios para el manejo de la colección). Este campo es obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de las diferentes colecciones exportando registros de la Tabla de PROYECTOS que se refieren a éstas. Este campo no permite registrar más de un ID.
Nombre del taxón. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede ser dejarse para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado..
Nombre del taxón _ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de un taxón. Este es un campo obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de los taxa exportando registros de la Tabla de TAXA. Este campo no permite registrar más de un ID.
Nombre del cultivo. Este campo es facultativo. Se puede registrar cualquier texto.
Nombre del cultivo (idioma internacional). Este es un campo facultativo, donde se puede registrar la traducción en inglés, francés o español del contenido del campo Nombre del cultivo anterior.
Estado de la muestra. Este campo es facultativo. Se acepta una de las opciones siguientes (también mostradas mientras se edita la respuesta): Silvestre; Maleza; Cultivar tradicional/Cultivar primitivo; Líneas mejoradas; Mutante/Acervo genético; Cultivares avanzados/mejorados.
Origen geográfico. Este campo es facultativo. En este campo se registra el nombre del país desde el cual se recibió o se recogió el material. Debe tenerse en cuenta que sólo se puede registrar un país por registro (fila).
Origen geográfico (idioma internacional). Este es un campo facultativo, donde se registra la traducción en inglés, francés o español del contenido del campo Origen geográfico anterior.
Número de muestras. Este es un campo facultativo, donde se puede registrar el número de muestras (accesiones) conservadas para el taxón, el estado de la muestra y el origen geográfico especificados anteriormente.
Número de muestras en duplicados de seguridad. Este es un campo facultativo. En este campo se registra número de muestras que están duplicadas en otros bancos de germoplasma, para el taxón, el estado de la muestra y el origen geográfico especificados anteriormente.
Banco de germoplasma con duplicados de seguridad. Este campo no se considera en la función de importación y por lo tanto puede ser dejarse para todos los nuevos registros de importación. En la función de exportación este campo está rellenado.
Banco de germoplasma con duplicados de seguridad _ID. Este es un campo “enlace” que contiene el identificador (ID) único de una organización. Este campo no es obligatorio. Se pueden obtener valores válidos para los ID de las organizaciones exportando registros de la Tabla de INSTITUCIONES. Este campo permite registrar más de un valor: los Banco de germoplasma con duplicados de seguridad _ID tienen que estar separados por un punto y coma (;). Entre el ID y el punto y coma no deben dejarse espacios vacíos.
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Figura 21.a. Estructura de los registros exportados de la Tabla de Cultivares.
Figura 21.b. Estructura de los registros exportados de la Tabla de Cultivares (continuación).
Nota: Es importante señalar que en el proceso de importación también es posible actualizar la información existente: por ejemplo, si se modifican datos de registros exportados de la tabla de CULTIVARES sin cambiar el valor del campo ID_CREATEDBY, en el proceso de importación la nueva información del archivo de importación modificará la existente en la Tabla de CULTIVARES de la aplicación.
En el archivo de importación presentado en la Figura 22, el campo Nombre del taxón del nuevo registro está vacío y el valor del campo Nombre del taxón_ID ha sido copiado desde el registro anterior (15263_F-1-1), visto que ambos registros hacen referencia al mismo taxón.
Nota: es necesario que el registro “enlace” exista en la Tabla de Referencia antes de hacer referencia a él en un archivo de importación. Si por ejemplo el taxón al cual se quiere hacer referencia en el campo “enlace” de un archivo de importación no existe, es necesario crearlo en la Tabla de TAXA.
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Figura 22. Ejemplo de un archivo de importación con un registro nuevo para la Tabla de Cultivares.
3.16.2. Importación de un Archivo en la Aplicación
Una vez preparado el archivo de importación, para importar los datos se debe pulsar el botón IMPORTAR en la parte izquierda de la pantalla de la pregunta o de la Tabla de CULTIVARES (ver Figura 23), tras lo cual se presentará la pantalla de importación de datos (ver Figura 24). Figura 23. La Tabla de Cultivares.
Figura 24. Pantalla para la importación de datos.
En la pantalla de importación, tras pulsar el botón Browse, se deberá seleccionar la ruta y el nombre del archivo de importación, y luego pulsar el botón Cargar archivo de datos. Si la importación se ha realizado con éxito un mensaje lo confirmará. En caso contrario, se presentará un mensaje de error que indica la(s) fila(s) y la(s) columna(s) de la tabla del archivo de importación causante(s) del error, y un hipervínculo a un archivo temporal de Excel, con la(s) celda(s) erróneas resaltadas (ver Figura 25).
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Figura 25. Pantalla mostrando el error en la importación de datos, su ubicación en la tabla de importación (número de fila y columna) y el hipervínculo hacia un archivo temporal de Excel con el(los) error(es) resaltados.
Hay que considerar que si durante la importación del archivo se produce al menos un error, la Aplicación Informática rechazará todos los registros de la tabla de importación, y la tabla de destino no se actualizará. 3.17. Uso de la Utilidad Split (versión para los Interesados – Stakeholders)
Split Data es una aplicación informática dentro de la utilidad Split que puede ser utilizada para partir un archivo de grande tamaño en varios archivos de tamaño definido por el usuario para que estos puedan ser grabados en disquetes (floppy disks), cuya capacidad es limitada a 1.44 Mb. Esta utilidad es particularmente indicada en aquellos casos donde el Interesado (Stakeholder) no dispone de un quemador de CD o de una unidad de memoria USB, y el tamaño del archivo a exportar, producido por el Interesado luego de haber contestado al cuestionario, (ver: 3.11. Elementos del Menú: Exportar) es mayor de 1.44 Mb.
Para ejecutar esta utilidad, presione el elemento Split data desde el menú Inicio → Programas → GPASH. La Figura 26 muestra la primera ventana de la utilidad Split data. Figura 26. Ventana de inicio de la utilidad Split data con evidenciada (elipse) la función para partir un archivo.
Haciendo clic sobre el icono evidenciado con la elipse, el usuario puede (i) seleccionar el archivo que quiere partir, tecleando directamente el nombre del archive o buscando el archivo en el disco duro (botón Browse), y (ii) definir el tamaño en Kbytes de los archivos finales (Figura 26.1). El usuario puede digitar 1400 en la cajita relativa Output file size (Kbytes) en el caso quiera generar archivos a ser grabados en unos disquetes (floppy disks). Haciendo clic sobre el botón OK el archivo especificado será partido en archivos del tamaño anteriormente definido y grabados en el mismo directorio donde se encuentra el archivo original. Los archivos así generados pueden luego ser copiados sobre disquetes utilizando el Explorador de Windows.
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Figure 26.1. La ventana de la función Split file (elipse).
Para cerrar la utilidad Split datael usuario puede hacer clic sobre el botón X en la parte superior derecha de la ventana. 3.18. Copias de Seguridad de los Datos
Se recomienda hacer copias de seguridad periódicas de los datos de los directorios C:\Program Files\GPANFP\data y C:\Program Files\GPANFP\datamerge (en el caso de que durante la instalación de la aplicación no se haya cambiado el directorio por defecto) para el Punto Focal Nacional y C:\Program Files\GPASH\data para los Interesados. Si ocurriera un fallo en el funcionamiento del disco duro, la aplicación podrá reinstalarse a través del CD original, siguiendo las instrucciones de la sección 3.4. Instalación de esta Guía, y los directorios antes mencionados deberán copiarse sobrescribiendo los directorios homónimos creados durante la reinstalación.
Nótese que esta operación tiene que ejecutarse una vez que se haya cerrado el servidor de la Aplicación Informática. 3.19. Solución de Algunos Problemas
“The page cannot be displayed” Este mensaje puede aparecer en una pantalla vacía cuando el usuario presiona cualquier botón o un enlace de la aplicación informática. Verifique que la ventana del servidor del GPA esté abierta (puede haber sido cerrada involuntariamente) y que muestra el mensaje GPA is currently running; si no, corra de nuevo la aplicación informática.
“Warning page has expired…” Este mensaje puede aparecer en una pantalla vacía cuando el
usuario presiona el botón REGRESAR del navegador de Internet, representado por una flecha . Si esto ocurre, aumente el espacio en disco asignado por defecto para los directorios temporales de Internet. Esto se hace en el menú de HERRAMIENTAS del navegador seleccionado la opción GENERAL y luego CONFIGURACION.
3.20. Retroalimentación
Si tiene comentarios y/o sugerencias, por favor envíelas a [email protected] o [email protected] haciendo referencia al Seguimiento del PAM. Muchas gracias.
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Apéndice A: Guía de Operaciones para el Punto Focal Nacional
1. Introducción
El presente Apéndice describe las operaciones que, en la Aplicación Informática para la recolección e intercambio de información entre los Interesados (Stakeholders) y para el establecimiento de un Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del Plan de Acción Mundial, están bajo la responsabilidad del Punto Focal Nacional. En concreto, se describen la gestión del ciclo de iteración y los procesos de registro de Interesados y de integración de datos procedentes de los Interesados. 2. Descripción de tareas - Iteración
Uno de los objetivos del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del Plan de Acción Mundial es servir como repositorio de la información del programa nacional y base de conocimientos compartidos a nivel nacional, facilitando el flujo de información dentro del país. La Aplicación Informática objeto de esta Guía, creada para facilitar y simplificar el registro, el procesamiento, el análisis y el intercambio de información, contempla un conjunto de actividades orientadas a hacer posible este flujo de información a nivel nacional.
En este proceso de intercambio de información participan de forma activa dos tipos de usuarios: el Punto Focal Nacional (PFN) y los Interesados (Stakeholders). Cada uno de estos actores tiene unas responsabilidades y unos privilegios definidos en el proceso de intercambio de información, que se describen en la parte principal de esta Guía (ver sección 2.3. Principales actores del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información).
Partiendo de la base de datos del Mecanismo Nacional, el Punto Focal Nacional, tras determinar y registrar los Interesados que participarán en el proceso y completar, en la medida de lo posible, la información de las Tablas de Referencia, podrá generar un CD incluyendo la Aplicación Informática y una base de datos actualizada para distribuir a los Interesados participantes. Cada Interesado responderá a las preguntas relacionadas con las 20 Áreas de Actividad Prioritaria del PAM y, cuando sea necesario, actualizará las Tablas de Referencia. Tras esto, los Interesados exportarán y remitirán al Punto Focal Nacional los conjuntos de datos que incluyen las respuestas al cuestionario y las modificaciones a las Tablas de Referencia. El Punto Focal Nacional incorporará los distintos conjuntos de datos de los Interesados a la base de datos del Mecanismo Nacional y distribuirá ésta nuevamente a los Interesados. El procedimiento de unificación de los distintos conjuntos de datos procedentes de los Interesados en la base de datos nacional, que se denomina Integración en la aplicación, representa quizá la fase más crítica de todo el proceso, y por lo tanto requiere particular atención por parte del Punto Focal Nacional.
La serie completa de actividades descrita anteriormente se denomina Iteración. Tras la integración de todos los datos recibidos de los Interesados, el Punto Focal Nacional podrá comenzar una nueva iteración en la que se pedirá a los Interesados que actualicen sus respuestas al cuestionario, contribuyendo de esta manera al flujo dinámico de información completamente actualizada. En la Tabla 2.1 se muestra la lista de tareas que componen el ciclo de una iteración, así como los responsables de cada una.
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Tabla 2.1. Ciclo de una iteración
Tarea Responsable
1. Revisar y completar las Tablas de Referencia PFN
2. Seleccionar y registrar los Interesados participantes PFN
3. Crear y distribuir los CD-ROM con la Aplicación Informática y las Tablas de Referencia actualizadas para los Interesados
PFN
4. Responder las preguntas del Mecanismo Nacional, y cuando sea necesario actualizar la información de las Tablas de Referencia
Interesados y PFN
5. Exportar los datos y enviarlos al PFN para su integración Interesados
6. Integrar los datos de los Interesados y revisar las respuestas PFN
7. Cerrar la iteración y abrir una nueva PFN
8. Distribuir la base de datos a todos los Interesados participantes con la información recogida durante la última iteración
PFN
Algunos aspectos que deberán tenerse en cuenta:
• Cada iteración puede involucrar a distintos Interesados. Al principio de cada iteración el PFN registrará con la ayuda de la Aplicación Informática los Interesados que participarán en la misma. Por defecto todos los Interesados que participaron en la última iteración cerrada se registrarán automáticamente en la iteración siguiente; no obstante el Punto Focal Nacional podrá anular el registro de los que se necesite.
• Una vez integrados los datos recibidos de un Interesado en particular, no será posible integrar nuevamente datos procedentes de ese Interesado para la iteración actual. Después de la integración, cualquier cambio o corrección a los datos del Interesado para la iteración actual deberá realizarlo el/la propio/a PFN en nombre del Interesado (ver sección 5. Editar/Añadir Respuestas en Nombre de los Interesados).
• Antes de comenzar una iteración nueva es necesario cerrar la iteración actual. Una vez cerrada una iteración no será posible integrar datos correspondientes a dicha iteración para ningún Interesado.
En este Apéndice se describen con detalle las tareas de:
• Registro de Interesados participantes y creación/distribución de los CD-ROM de la aplicación informática para los mismos (sección 3);
• Integración de datos recibidos de los Interesados (sección 4); • Edición de las respuestas de los Interesados (sección 5); • Cierre de la iteración actual (sección 6); y • Creación de copias de respaldo de los datos (sección 7).
3. Registro de Interesados
Desde el menú principal de la aplicación se accede a la sección de registro de Interesados mediante el elemento REGISTRO (ver ejemplo en Figura 3.1), mostrándose en orden alfabético todas las instituciones del país que están incluidas en la Tabla de INSTITUCIONES.
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Figura 3.1. Pantalla de registro.
El Punto Focal Nacional deberá seleccionar, de la lista de instituciones, aquellas que formarán parte, como Interesados, del Mecanismo Nacional de Intercambio de Información sobre la Aplicación del Plan de Acción Mundial en la iteración actual. Es necesario realizar este registro al principio de cada iteración y para cada Interesado, ya que un Interesado puede participar en una iteración pero no en la siguiente, y viceversa. Para facilitar este trabajo, al comienzo de cada iteración los Interesados que participaron en la iteración anterior enviando sus archivos de datos aparecen automáticamente registrados en la iteración nueva.
Debe tenerse en cuenta que a partir de la segunda iteración todos los Interesados registrados en la iteración anterior se registrarán por defecto en la iteración nueva. Esto se ha realizado con el propósito de simplificar el trabajo del PFN especialmente cuando participa un alto número de Interesados en el Mecanismo Nacional de Intercambio de Información, y suponiendo que todos o la mayoría de los Interesados que participaron en la primera iteración probablemente formarán parte de las siguientes. El PFN deberá anular manualmente el registro de aquellos Interesados “heredados” de la iteración anterior que queden excluidos de la iteración nueva (ver sección 3.2. Anular el Registro de un Interesado en el Apéndice A).
Las funciones disponibles desde la pantalla de registro de Interesados se presentan a continuación. 3.1. Registrar un Interesado
La forma de registrar un Interesado (Stakeholder) es pulsando sobre el texto Registrar en la columna derecha de en la fila correspondiente al mismo. Al hacer esto, se muestra una pantalla con el nombre del Interesado y la clave que la aplicación ha generado y que es exclusiva de este Interesado (ver ejemplo en Figura 3.2). A partir de este momento, el Interesado aparece en la lista como registrado, mostrándose su clave junto al nombre del Interesado. En el ejemplo de la Figura 3.3 se muestra la pantalla de registro con un Interesado tras ser registrado.
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Figura 3.2. Clave generada para un Interesado.
Figura 3.3. Pantalla de registro después de registrar un Interesado
3.2. Anular el Registro de un Interesado Cuando por error u otra causa se haya registrado un Interesado cuya participación en la iteración actual del Mecanismo Nacional no está prevista, se puede anular el registro pulsando sobre Anular registro en la columna derecha de la fila correspondiente al Interesado. Tras esta acción, aparece una ventana con la notificación de anulación de registro (ver ejemplo en la Figura 3.4), y la lista de Interesados se regenera mostrando al Interesado como no registrado, es decir, con la columna Clave vacía y con la opción Registrar disponible en la columna derecha. Figura 3.4. Notificación de anulación de registro.
Es importante señalar que esta acción no invalida la información correspondiente a la institución, ya que todos los datos de ésta siguen estando en la tabla de INSTITUCIONES; únicamente se cancela su participación como Interesado en la iteración actual del Mecanismo Nacional.
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Cuando sea necesario, una vez cancelado un Interesado de la lista de registrados es posible registrarlo de nuevo. En este caso la clave generada será la misma que se generó anteriormente.
La función de anular el registro de un Interesado está disponible incluso después de haber generado y distribuido el CD-ROM para el Interesado. Sin embargo, no se podrá anular el registro de un Interesado si ya se ha comenzado el proceso de integración de sus datos (ver sección 4.2 Cargar datos). 3.3. Consultar las Listas de Interesados Registrados y No Registrados
Las opciones de filtrado disponibles que se muestran en la parte superior de la tabla son:
• Todos los Interesados: Se muestra la lista completa de instituciones, tanto los Interesados registrados junto con su clave generada como los no registrados.
• Interesados registrados: Se presenta únicamente la lista de los Interesados registrados hasta el momento en la iteración actual, con su clave y con la función Anular registro disponible.
• Interesados no registrados: Se muestra la lista de Interesados que no se han registrado en la iteración actual. La función Registrar está disponible.
3.4. Crear el CD-ROM para los Interesados
Antes de crear el CD-ROM para los Interesados con la Aplicación Informática, las Tablas de Referencia deben estar completadas y revisadas en la mayor extensión posible. Con las Tablas de Referencia completadas, los Interesados pueden hacer referencia a registros existentes en dichas tablas a medida que contestan el cuestionario, en lugar de tener que añadir registros nuevos en las mismas. Esto facilita en gran medida al PFN la integración de la información cuando reciba los datos de los Interesados.
Una vez completadas las Tablas de Referencia y registrados los Interesados participantes (ver sección 3.1), el PFN preparará el directorio de los datos para distribución a los Interesados mediante el CD-ROM. Para hacer esto el PFN sólo tiene que presionar sobre el mensaje Para preparar un fólder con la información que contendrá el CD que se distribuirá a los Interesados Haga clic aquí en la parte superior de la pantalla de registro (ver Figura 3.5). Figura 3.5. La pantalla de Registro después de haber creado el directorio de datos para el CD-ROM del Interesado.
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Figura 3.6. La pantalla de Registro después de haber creado el directorio de datos para el CD-ROM del Interesado (Stakeholder) y se ha comenzado de nuevo el servidor. Nótese que aparece de nuevo el mensaje (dentro de la elipse) para generar el directorio de datos.
Se tenga en cuenta que este procedimiento puede realizarse una sola vez durante cada sesión del servidor. Para realizarlo de nuevo, el usuario debe parar el servidor (haciendo clic en el botón STOP de la ventana GPA del servidor) y correr de nuevo la aplicación informática (ver Figura 3.6).
¡Importante! Tenga en cuenta que una vez que el PFN haya generado el directorio de datos para crear el CD-ROM que se distribuye a los Interesados, cualquier cambio posterior realizado por el PFN en los registros de las Tablas de Referencia no será incluido en el directorio mencionado a menos que el PFN, después de realizar los cambios, cree de nuevo el directorio de datos y copie el directorio actualizado al CD-ROM.
La Aplicación Informática crea el directorio de datos para el CD-ROM del Interesado en un subdirectorio llamado gpaproject localizado dentro del directorio de la Aplicación Informática (si no ha sido modificado durante la instalación de la Aplicación Informática es: C:\Program Files\GPANFP).
Para crear el CD-ROM de los Interesados (Stakeholders), el PFN debe copiar (usando sus propios programas de grabación de CD-ROM) en el directorio raíz del CD-ROM los siguientes archivos del subdirectorio gpaproject del disco duro de su computador:
• gpa.exe (archivo autodescompactable comprimido con la aplicación informática para los Interesados (Stakeholders).
• data (subdirectorio que incluye los datos recientemente actualizados por el PFN). • docs (subdirectorio que incluye documentos relevantes del Mecanismo Nacional de
Intercambio de Información).
Además, el PFN puede incluir también en el CD-ROM para cada Interesado un archivo de texto con el nombre del Interesado y su clave para acceder a la Aplicación Informática. 4. Integración de Datos
La integración de los datos procedentes de los Interesados permite recoger en la base de datos del PFN toda la información añadida o actualizada por los Interesados, en concreto las respuestas a las preguntas y, si existen, las modificaciones en las Tablas de Referencia.
El proceso de integración incluye los siguientes pasos: 1. Guardar los archivos de datos recibidos de los Interesados en una ruta accesible de su disco
duro.
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2. Cargar los archivos de datos en la base de datos del PFN. 3. Integrar las eventuales modificaciones realizadas por los Interesados en las Tablas de
Referencia en la base de datos del PFN. Este proceso, automatizado en gran parte, precisa que para cada registro añadido, modificado o invalidado el PFN opte entre aceptar o rechazar el cambio realizado por el Interesado.
Seleccionando el elemento INTEGRACION del menú en la parte superior derecha de la pantalla, se muestra un nuevo submenú y las estadísticas sobre la integración correspondientes a la iteración actual (ver Figura 4.1). Figura 4.1. Pantalla de integración, con el submenú y las estadísticas sobre la integración.
El submenú de integración de datos de la parte superior izquierda de la pantalla está compuesto por cinco elementos: Estadísticas sobre la integración, Cargar datos, Comenzar/Reanudar integración, Salir de la integración y Cerrar iteración. A continuación se describen las funciones relacionadas con estos elementos. 4.1. Estadísticas sobre la Integración
En la pantalla de estadísticas sobre la integración se presenta por defecto la lista de los Interesados que participan en la iteración actual, junto con su estado relativo a la integración de los datos. Esta lista incluye todos los Interesados que están registrados como participantes en la iteración actual (ver ejemplo en Figura 4.2).
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Figura 4.2. Pantalla de estadísticas antes de cargar e integrar datos de los Interesados.
También es posible conocer mediante esta pantalla qué Interesados participaron en iteraciones anteriores a la actual y algunas estadísticas de su contribución al Mecanismo Nacional. Para ello, tras seleccionar la iteración y pulsar el botón Aceptar, se muestra la lista de Interesados que participaron en la misma y sus estados relativos a la integración de datos.
Los distintos estados relativos al proceso de integración de datos son:
• Registrado: Incluye todos los Interesados registrados en la iteración actual. Para los Interesados cuya integración de datos no ha comenzado aún, se presentan en la columna derecha el texto Registrado y entre paréntesis el nombre del archivo de datos que debería recibirse y que se utilizará en la carga de los mismos (ver sección 4.2. Cargar Datos).
• Archivo de datos no cargado. Incluye los Interesados registrados cuyo archivo de datos no se ha cargado aún en la aplicación.
• Datos cargados. Incluye los Interesados cuyo archivo de datos se ha cargado, incluyendo aquellos cuyos datos se han integrado.
• Datos cargados - Integración no realizada. Incluye los Interesados cuyo archivo de datos se ha cargado, pero aún no se ha comenzado su integración.
• Integración en proceso. Incluye el Interesado para el cual se ha comenzado la integración de los datos y ésta no ha concluido. Una vez comenzada la integración de datos de un Interesado, el PFN puede interrumpirla y dejarla en estado pendiente (en proceso) para realizar otras operaciones en la aplicación e incluso cerrarla, pero no puede comenzar la integración de datos de otro Interesado sin haber completado la integración pendiente.
• Integración concluida. Incluye los Interesados cuyos procesos de integración de datos se han completado.
Desde la lista de Interesados que se muestra en la pantalla de estadísticas sobre la integración es posible acceder directamente a otras funciones del proceso de integración de datos, en concreto:
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• Para los Interesados en estado Datos cargados – Integración no realizada, al pulsar sobre el
texto Integración no realizada se presenta la pantalla de estadísticas detalladas de la integración para el Interesado. Ésta incluye para las respuestas y para una de las Tablas de Referencia:
o el número de registros creados/modificados e invalidados por el Interesado, y el número total de registros procesados.
o el número de registros procesados, distinguiendo los aceptados y los rechazados. Si la integración se encuentra en estado Datos cargados – Integración no realizada, esta parte de la tabla aparece vacía, ya que no se ha comenzado el procesamiento de los datos. En caso de que la integración se encuentre en estado pendiente (Integración en proceso), se muestran las estadísticas de los registros procesados hasta el momento.
• Para el Interesado en estado Integración en proceso es posible proseguir la integración de datos pulsando sobre el texto Integración en proceso (ver sección 4.3. Comenzar/Reanudar integración).
• Para los Interesados con estado Integración concluida, al pulsar sobre el texto Integración concluida se accede a las estadísticas detalladas de la integración. La Figura 4.3 presenta un ejemplo con la pantalla de estadísticas detalladas de integración para un Interesado.
Figura 4.3. Pantalla de estadísticas detalladas de integración para un Interesado.
4.2. Cargar Datos
El primer paso del proceso de integración de datos es cargar en la aplicación el archivo de datos procedente de un Interesado.
Hay que tener en cuenta que los Interesados no deben renombrar el archivo de datos comprimido (zip) que se genera automáticamente con la aplicación. El nombre del archivo de datos debe ser el mismo que se muestra entre paréntesis en la pantalla de estadísticas sobre la integración en la aplicación del PFN (ver Figura 4.2).
Al seleccionar la opción CARGAR DATOS en el submenú de integración se muestra la pantalla de carga de datos (ver Figura 4.4). En ésta, el PFN debe pulsar el botón Browse para seleccionar la ruta y el nombre del archivo de datos comprimido (zip) que se quiere cargar, tal como ha sido recibido del
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Interesado, y después pulsar sobre el botón Cargar archivo de datos. Una vez cargado el archivo de datos se muestra un mensaje de confirmación (ver Figura 4.5). Figura 4.4. Pantalla para la carga del archivo de datos.
Figura 4.5. Mensaje de carga del archivo de datos satisfactoria.
Una vez cargado el archivo de datos, el estado Integración no realizada se muestra en la pantalla de estadísticas sobre la integración para el Interesado y en la iteración actual. Pulsando sobre este texto, se presentan las estadísticas detalladas de la integración para el Interesado en particular, mostrando el número de registros creados/modificados e invalidados por el Interesado para cada una de las Tablas de Referencia y el número de preguntas respondidas (ver Figura 4.7). 4.3. Comenzar/Reanudar la Integración
Una vez cargado en la aplicación el archivo de datos procedente de un Interesado, el PFN deberá integrar en su base de datos todos los registros que el Interesado ha añadido, modificado o invalidado en las Tablas de Referencia. Este proceso, automatizado en gran parte, precisa que para cada registro creado, modificado o invalidado el PFN opte entre aceptar o rechazar el cambio realizado por el Interesado.
Para comenzar la integración de datos se debe pulsar el elemento COMENZAR/REANUDAR INTEGRACIÓN del submenú. Si no hay ningún proceso de integración pendiente, la aplicación solicita al PFN que seleccione un Interesado de la lista de Interesados cuyos archivos de datos han sido cargados, para comenzar el proceso de integración (ver ejemplo en Figura 4.6). Al seleccionar un Interesado se muestra la tabla de estadísticas detalladas de integración de su archivo de datos (ver ejemplo en Figura 4.7). El proceso de integración se comienza al pulsar el botón Comenzar integración para este Interesado.
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Figura 4.6. Selección del Interesado para comenzar la integración.
Figura 4.7. Estadísticas detalladas para un Interesado antes de comenzar la integración.
El orden que se sigue para procesar las Tablas de Referencia está predeterminado por la propia Aplicación Informática. Todas las modificaciones en la Tabla de ÁREAS se aceptan automáticamente, sin intervención ninguna por parte del PFN. Las respuestas a las preguntas del Mecanismo Nacional también se procesan automáticamente. Para estas dos tablas no se aplica el procedimiento descrito a continuación.
En el caso de que exista algún proceso de integración pendiente porque se comenzó y después se interrumpió antes de completarlo (ver descripción de estados en el punto 4.1 de este Apéndice), al seleccionar el elemento Comenzar/Reanudar Integración en el submenú de integración se reanuda el procesamiento de los datos para la integración, desde el registro en el que se interrumpió.
En la Aplicación Informática se consideran los siguientes casos: • Nuevo registro creado por el Interesado en cualquiera de las Tablas de Referencia. El PFN
podrá aceptarlo como nuevo registro, o rechazarlo (en este caso el registro se añadirá a la base de datos del PFN como invalidado). Antes de aceptar un registro nuevo, para evitar la duplicación de registros existentes, se recomienda (mediante la función facilitada por la aplicación) buscar en la Tabla de Referencia correspondiente un registro similar y compararlo con el nuevo registro creado por el Interesado.
• Registro modificado por el Interesado en cualquiera de las Tablas de Referencia. El PFN podrá descartar el cambio, aceptarlo totalmente (todos los campos modificados) o bien aceptarlo parcialmente (solamente algunos campos modificados).
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• Registro invalidado por el Interesado. El PFN podrá aceptar o rechazar la invalidación, en
caso de que el registro invalidado por el Interesado sea válido en la base de datos del PFN. En caso contrario, se añadirá automáticamente como invalidado sin precisar la intervención del PFN.
A continuación se explican con detalle las acciones de aceptación, aceptación parcial y rechazo de los cambios realizados por el Interesado en las Tablas de Referencia, para cada uno de los tres casos. Figura 4.8. Integración de un nuevo registro creado por el Interesado.
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4.3.1. Nuevo Registro Creado por el Interesado
Para cada registro nuevo creado por el Interesado en cualquiera de las Tablas de Referencia (ver Figura 4.8), el PFN deberá elegir entre:
• Aceptar el registro, pulsando el botón ACEPTAR , con lo que el nuevo registro se añade como está en la tabla correspondiente de la base de datos del PFN. Es importante señalar que el nuevo registro se muestra en la pantalla en modo de edición, de forma que el PFN puede también modificarlo antes de pulsar el botón ACEPTAR.
• Descartar el registro, pulsando el botón DESCARTAR . El nuevo registro se añade a la tabla correspondiente como registro invalidado. Se hace así para evitar errores de integridad, cuando el Interesado utiliza el registro como referencia en las respuestas a las preguntas del cuestionario.
• Comparar el registro nuevo con otro ya existente en la base de datos. El propósito de esta función es evitar la duplicación de información, ya que el registro nuevo puede haber sido creado por el Interesado para la descripción de una entidad (institución, persona de contacto, proyecto, etc.) que ya se encuentra en la base de datos del PFN. Mediante esta función el PFN tiene la posibilidad de comparar el registro creado por el Interesado con otro u otros ya existentes en su base de datos, y decidir si quiere aceptar el registro como registro nuevo, descartarlo o bien reemplazar el registro existente con toda o parte de la información incluida en el registro creado por el Interesado. Para comparar el registro, pulsando el botón BUSQUEDA se muestra una ventana para definir los criterios de la búsqueda de registros (el procedimiento de búsqueda de registros está descrito en la sección 3.9. Elemento del Menú: Tablas de Referencia de esta Guía). Como se muestra en la Figura 4.9, el botón COMPARE aparece junto a todos los registros resultantes de la búsqueda. Al pulsar sobre él se muestra una pantalla con dos columnas (ver Figura 4.10) – la izquierda con el nuevo registro creado por el Interesado (con la cabecera Interesado) y la derecha con el registro seleccionado resultante de la búsqueda en la base de datos del PFN (con la cabecera Punto Focal Nacional). Basándose en la información mostrada en ambas columnas, el PFN podrá:
• Realizar una nueva comparación con otro registro de la base de datos del PFN, pulsando el botón BUSQUEDA .
• Cancelar la comparación, pulsando el botón DESCARTAR , con lo que se regresa a la pantalla de registro nuevo antes de la comparación.
• Salvar el registro del Interesado como nuevo registro, o reemplazar el registro existente en la base de datos del PFN con la información seleccionada y añadir el nuevo registro como invalidado. Como se muestra en la Figura 4.10, el PFN puede seleccionar para cada campo (fila) el nuevo valor del registro del Interesado o el valor existente en el registro del PFN. En los campos de tipo opción múltiple, además de estas dos opciones podrá elegir la opción Todos los valores, lo cual incluirá los valores tanto del campo del Interesado como los del campo del PFN. Las opciones Seleccionar todo junto a la cabecera de cada columna sirven para facilitar la selección de opciones. Pulsando el botón ACEPTAR el registro, modificado de acuerdo a las opciones seleccionadas, será mostrado en la pantalla (ver Figura 4.11) y el PFN deberá escoger entre las siguientes alternativas:
a) Aceptar el registro creado por el Interesado como un nuevo registro con los valores seleccionados en la pantalla de comparación. En este caso se pulsará sobre el botón Guardar como Nuevo.
b) Reemplazar la información del registro existente con los valores seleccionados en la pantalla de comparación, y por consiguiente descartar el registro creado por el Interesado. Para ello se pulsará sobre el botón Actualizar registro existente.
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c) Cancelar la operación, regresando a la pantalla de comparación de registros. Para
ello se pulsará el botón DESCARTAR .
Advertencia: Es muy importante actuar con prudencia a la hora de guardar cambios tras la comparación, ya que algunas acciones pueden llevar a la pérdida de información valiosa. Por ejemplo:
• Marcando la opción Seleccionar todo en la columna del Interesado y después elegir la opción “b” (reemplazar la información del registro existente con los valores seleccionados) implica sustituir toda la información del registro existente en la base de datos del PFN con la información del nuevo registro creado por el Interesado (las implicaciones que pueden derivar de esta situación son discutidas en la sección 3.9.7. Modificar un Registro existente en una Tabla de Referencia en esta Guía).
• Marcando la opción Seleccionar todo en la columna del PFN y elegir la opción “a” (Aceptar el registro creado por el Interesado como un nuevo registro) supone duplicar un registro que ya existe.
• Marcando la opción Seleccionar todo en la columna del PFN y elegir la opción “b” (Reemplazar la información del registro existente con los valores seleccionados) supone invalidar el nuevo registro creado por el Interesado apuntando cómo válido al registro que ya existe en la base de datos del PFN.
Figura 4.9. Búsqueda de registros para comparar, con el botón COMPARAR marcado.
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Figura 4.10. Comparación de un nuevo registro creado por el Interesado con un registro existente.
Figura 4.11. Integración de un nuevo registro creado por el Interesado, después de la comparación.
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4.3.2. Registro Modificado por el Interesado
Cuando el Interesado ha modificado en cualquiera de las Tablas de Referencia un registro ya existente, se muestra la pantalla de registro modificado (ver Figura 4.12), en la que, de forma similar a la pantalla de comparación de registros descrita anteriormente para registros nuevos creados por el Interesado, se presentan dos columnas: una con la información del registro modificado por el Interesado (con la cabecera Interesado) y la otra con el registro existente en la base de datos del PFN (con la cabecera Punto Focal Nacional). Figura 4.12. Integración de un registro modificado por el Interesado.
Como se muestra en la Figura 4.12, el PFN puede seleccionar para cada campo (fila) el valor que desea guardar: el nuevo en el registro del Interesado o el existente en el registro del PFN. En los campos de tipo opción múltiple, además de estas opciones podrá elegir la opción Todos los valores, lo cual incluirá los valores tanto del campo del Interesado como los del campo del PFN. Las opciones Seleccionar todos junto a la cabecera de cada columna sirven para facilitar la selección de las opciones. Tras pulsar el botón ACEPTAR , el registro, modificado de acuerdo a las opciones seleccionadas, será mostrado en la pantalla (ver Figura 4.13), y el PFN deberá escoger entre las siguientes alternativas:
a) Reemplazar la información del registro existente con los valores seleccionados en la pantalla de comparación. Para ello pulsará sobre el botón Actualizar registro existente. Es importante señalar que escoger Seleccionar todos en la columna del PFN en la pantalla del registro modificado (ver Figura 4.12), y después pulsar sobre el botón Actualizar registro existente (ver Figura 4.13) dará como resultado el rechazo de las modificaciones hechas por el Interesado, ya que esta acción no implica ningún cambio en el registro original del PFN.
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b) Cancelar la operación, regresando a la pantalla de comparación de registros. Para ello se
pulsará el botón DESCARTAR ;
c) Añadir el registro modificado por el Interesado como un nuevo registro con los valores seleccionados en la pantalla de comparación (ver Figura 4.12). En este caso se pulsará sobre el botón Guardar como Nuevo (ver Figura 4.13).
¡Atención! Esta opción puede ser escogida solamente cuando las modificaciones aportadas por el Interesado afecten al nombre de la entidad relativa al registro de la Tabla de Referencia que está siendo integrado, es decir una modificación sustantiva del nombre de la Institución, si el registro pertenece a la Tabla de INSTITUCIONES, del nombre del Proyecto, si el registro pertenece a la Tabla de PROYECTOS, del nombre del Cultivar, si el registro pertenece a la Tabla de CULTIVARES, etc. (ver sección 3.9.7. Modificar un Registro Existente en una Tabla de Referencia). Además nótese que en el nuevo registro los campos siguientes de tipo enlace apuntarán, por defecto, al propio nuevo registro:
Institución de la cual depende para registros de la Tabla de INSTITUCIONES Progenitor/Padre para registros de la Tabla de PROYECTOS Nombre preferido del taxón para registros de la Tabla de TAXA Nombre preferido del cultivar para registros de la Tabla de CULTIVARES Referencia para registros de la Tabla de REFERENCIAS Convenio padre para registros de la Tabla de CONVENIOS
Figura 4.13. Pantalla para confirmar la actualización de un registro existente.
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4.3.3. Registro Invalidado por el Interesado
Cuando el Interesado ha invalidado un registro existente en una de las Tablas de Referencia, se muestra la pantalla de registro invalidado (ver Figura 4.14). En esta pantalla el PFN podrá escoger entre:
• Aceptar la invalidación, presionando el botón ACEPTAR . De esta manera el registro será invalidado.
• Rechazar la invalidación, presionando el botón DESCARTAR . En tal caso el registro existente en la base de datos del PFN no viene modificado y sigue siendo válido.
Figura 4.14. Integración de un registro invalidado por el Interesado.
4.3.4. Proceso de Integración Completado para el Interesado
Cuando se concluye el proceso de integración para un Interesado, se muestra un mensaje y el PFN puede seleccionar otro Interesado para integrar sus datos (ver Figura 4.15). Figura 4.15. Integración concluida por el Interesado.
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4.3.5. Comentarios Generales sobre la Integración
Como se ha mencionado anteriormente, una vez comenzada la integración de datos de un Interesado, el PFN puede suspenderla en cualquier momento y dejarla pendiente (Integración en proceso…) para llevar a cabo otras operaciones en la Aplicación Informática o incluso cerrar la aplicación, pero no puede comenzar otro proceso de integración de datos de otro Interesado hasta que no haya concluido el proceso de integración pendiente. Para reanudar el proceso de integración, el usuario deberá presionar sobre el elemento COMENZAR/REANUDAR INTEGRACIÓN del submenú de INTEGRACIÓN, que lo llevará directamente al primer registro que debe ser procesado. Se debe tener en cuenta que al suspender un proceso de integración, es posible realizar búsquedas en las Tablas de Referencia de los registros ya procesados durante la integración.
Durante la integración, la Aplicación Informática procesa las Tablas de Referencia de acuerdo a un orden predefinido: la tabla de INSTITUCIONES, la tabla de PERSONAS de CONTACTO, la tabla de PROYECTOS, la tabla de TAXA, la tabla de SISTEMAS de INFORMACIÓN, la tabla de REFERENCIAS, la tabla de ÁREAS (sin la intervención del PFN), la tabla de CONVENIOS, y la tabla de CULTIVARES. Las respuestas al cuestionario del Mecanismo Nacional son integradas sin la intervención del PFN.
Cualquier proceso de integración modifica la base de datos del PFN, ya sea añadiendo, actualizando o invalidando registros. Cuando sea necesario, el PFN puede realizar cambios sobre dichas modificaciones una vez terminado el proceso de integración, utilizando las funciones disponibles en la Aplicación Informática para añadir, actualizar e invalidar registros. Además, el PFN puede editar y/o añadir respuestas a las preguntas del Mecanismo Nacional en nombre de los Interesados (ver sección 5. Editar/Añadir Respuestas en Nombre de los Interesados del Apéndice A). 4.4. Salir de la Integración
La Aplicación Informática puede ejecutarse sobre un servidor que forme parte de una Red de Área Local (Local Area Network - LAN), de forma que más de un usuario pueda acceder y trabajar con la aplicación al mismo tiempo. Sin embargo, las operaciones de integración de datos no pueden realizarse simultáneamente por más de un usuario. El primer usuario que accede a la integración de datos bloquea esta función. Para desbloquearla y permitir que otro usuario tenga acceso a las funciones de integración hay que pulsar el elemento SALIR de la INTEGRACIÓN en el submenú de integración de datos. 5. Editar/Añadir Respuestas en Nombre de los Interesados
Cualquier cambio o corrección a los datos proporcionados por los Interesados en la iteración actual tras su integración, tendrá que llevarlo a cabo el Punto Focal Nacional en nombre del(los) Interesado(s). Como se muestra en el ejemplo de la Figura 5.1, en la pantalla de respuestas (ver la sección 3.14. Mostrar Respuestas de Todos los Interesados y de Todas las Iteraciones Anteriores de esta Guía) presionando el botón EDITAR en la fila de una respuesta perteneciente a un Interesado y para una iteración en particular, el Punto Focal Nacional puede editar la respuesta. En la parte superior de la pantalla de edición (ver Figura 5.2), se muestran la iteración y el Interesado a los que corresponde la respuesta.
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Figura 5.1. Respuestas a una pregunta del cuestionario.
Figura 5.2. Editar una respuesta. Se marcan con una elipse la Iteración y el nombre del Interesado a los que corresponde la respuesta.
El Punto Focal Nacional puede también añadir una respuesta a una pregunta en nombre de un Interesado para una iteración en particular. Para ello el PNF pulsará sobre el botón NUEVO en la parte superior de la pantalla de respuestas (ver Figura 5.1), luego, seleccionará la iteración y el Interesado en nombre del cual añadirá la respuesta y completará la pantalla de edición (ver ejemplo en la Figura 5.3). Se resalta en la Figura 5.3 con una elipse la parte donde el Punto Focal Nacional define la iteración y el Interesado a los que corresponde la nueva respuesta.
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Figura 5.3. Añadir una respuesta en nombre de un Interesado para una iteración particular.
6. Cierre de la Iteración
Como se ha explicado en anteriores capítulos de esta Guía, antes de comenzar una iteración nueva es necesario cerrar la iteración actual, lo cual debe realizarse solamente cuando se haya integrado la información procedente de todos los Interesados participantes.
Para cerrar la iteración se debe pulsar el elemento CERRAR ITERACIÓN en el submenú de integración de datos. En el caso de que existan Interesados para los cuales se ha cargado el archivo de datos pero todavía no se han integrado, se muestra una ventana de error (ver Figura 6.1) instando a la conclusión del(los) proceso(s) de integración pendientes antes de cerrar la iteración. Se debe pulsar el botón Cancelar para cerrar la pantalla de error y completar los procesos de integración. Figura 6.1. Pantalla de error para el cierre de la iteración.
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Figura 6.2. Pantalla de alerta para el cierre de la iteración que muestra una lista de Interesados de los cuales no se ha todavía recibido y cargado el archivo de datos.
En caso de que todos los archivos de los Interesados anteriormente cargados hayan sido procesados (integrados), al pulsar sobre el elemento del menú CERRAR ITERACIÓN se mostrará una pantalla de alerta con la lista de los Interesados registrados cuyos datos todavía no se han recibido (ver Figura 6.2). Pulsando el botón de confirmación Cerrar de todas formas, se cerrará definitivamente la iteración.
Se debe tener en cuenta que:
• Una vez cerrada una iteración, no podrá volver a abrirse.
• Al cerrar la iteración comenzará automáticamente una iteración nueva.
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Apéndice B: Lista de Botones Utilizados
Botón Etiqueta Función general Función adicional
BUSQUEDA
Permite acceder una pantalla para definir criterios para la búsqueda de registros en la Tabla de Referencia correspondiente al campo situado al lado izquierdo del botón.
NUEVO Adiciona un nuevo registro a la tabla en pantalla.
Si en el modo de Editar (de una respuesta a una pregunta tabular) aparece enseguida de un campo enlace, adiciona un nuevo registro a la Tabla de Referencia hacia la cual el campo tiene el enlace. Cuidado!
BORRAR Borra un registro de la tabla en pantalla13
Si en el modo Editar aparece enseguida de un campo enlace, borra el enlace mostrado.
SIGUIENTE Pasa a la siguiente pregunta. Muestra el siguiente conjunto de registros resultantes de la búsqueda.
ANTERIOR Pasa a la anterior pregunta. Muestra el conjunto de registros anterior resultantes de la búsqueda.
EDITAR Edita el registro correspondiente de la tabla en pantalla
DESCARTAR No graba el nuevo registro y cierra la pantalla de edición.
No graba ningún cambio hecho al editar un registro en pantalla y cierra la ventana de edición.
GRABAR Graba el nuevo registro. Graba los cambios hechos al editar un registro en pantalla.
ENLACE
Enlaza el registro, resultado de la búsqueda, con el campo enlace en la tabla de respuesta.
MOSTRAR Muestra la información completa del(los) registro(s) resultados de una búsqueda.
Si aparece enseguida a un registro muestra la información completa sobre el registro mismo.
MOSTRAR ARBOL
Muestra un informe de los registros encontrados, organizados jerárquicamente con los nodos de los padres cerrados.
Continúa…
13 Los registros de las Tablas de Referencia no pueden ser borrados sino invalidados (para mayor información vea la sección 3.9.5. Borrar/Invalidar un Registro en una Tablas de Referencia).
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Botón Etiqueta Función general Función adicional
MOSTRAR ARBOL ABIERTO
Muestra un informe de los registros encontrados, organizados jerárquicamente y con los nodos de los “padres” e “hijos” abiertos.
Muestra un informe del registro en pantalla incluyendo todos sus registros “padres” e “hijos” organizados jerárquicamente.
EXPORTAR
Permite exportar en formato Microsoft Excel 2002 los registros de la tabla en pantalla, resultados de la búsqueda.
IMPORTAR Permite importar datos desde un archivo Microsoft Excel 2002.14
MIGRAR Copia respuestas desde la iteración anterior en la actual.
COMPARAR
En el proceso de integración de datos, permite comparar un registro creado o modificado por un Interesado con un registro existente en la base de datos del PFN.
ESTADÍSTICAS sobre la INTEGRACIÓN
Muestra cuantos registros han sido procesados durante la integración de datos y cuantos todavía hay que procesar.
14 En la Versión 2.3 (actual) de la Aplicación Informática, la importación de datos puede llevarse a cabo por el Punto Focal Nacional para la Tabla de INSTITUCIONES, la Tabla de PERSONAS de CONTACTO, la Tabla de PROYECTOS, la Tabla de CULTIVARES, la Tabla de REFERENCIAS, y, por el Punto Focal Nacional o por los Interesados para las preguntas de tipo tabular (ver sección 3.16. Importar Datos en Formato Microsoft Excel).
