Outsourcing.

Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación) es una

técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros,

de ciertos procesos complementarios, que no forman parte del giro principal del

negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades

esenciales, a fin de obtener competitividad y resultados tangibles.

Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios

estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura,

procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener mejores

resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la

actividad principal.

La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas

empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo, de cierto

modo, el impacto social.

La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar

los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios.

De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y

productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos

transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la

mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una

potencialización de los talentos humanos.

Objetivos del outsourcing.

Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un

servicio de outsourcing son los siguientes:

Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en

función de las necesidades reales.

Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.

Concentración en la propia actividad de la organización.

Características del outsourcing.

Relativas al contrato entre las partes.

su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las

responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del

nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro.

suele tener una duración de varios años. en el sector privado tiene una

duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años.

uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su

resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas

antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de

preaviso en caso de reversión del servicio.

junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de

evaluación se deben establecer criterios de transferencia de personal

(para el caso de que existan).

el alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio

como lo deseen las partes contratantes.

debe ser flexible para que la administración pueda cambiar los requisitos

del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da.

mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea válido

durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.

Relativas a la empresa de outsourcing.

es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el

total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.

permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de

actividades de mayor valor para la organización.

permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin

realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del

personal informático propio.

transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos

variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. son

menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir

en infraestructura.

adquiere un compromiso muy importante con la organización que la

contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado

nivel de servicio.

el servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para

adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la

organización, así como al entorno tecnológico.

¿Porque aplicar outsourcing en una empresa?

Entre los múltiples motivos que pueden llevar a un empresario a recurrir al

outsourcing, existen cuatro que merecen citarse:

Primero: el interés en hacer las cosas de una manera más eficiente,

aprovechando la consecuente reducción de costos.

Segundo: descubrir que ciertas actividades realizadas dentro de la empresa

podrían ser ejecutadas, de forma más efectiva, por una compañía especializada

en ese tipo de tareas, con la consecuente mejor calidad de servicio a menor

precio.

Tercero: la posibilidad de transformar costos fijos en costos variables,

habida cuenta de que al recurrir a un especialista para efectuar un trabajo

determinado, la compañía solo incurrirá en gastos, en el momento que necesite el

servicio.

Cuarto: la optimización de los recursos humanos, por cuanto la firma

contratada se encargara de su entrenamiento constante.

Aspectos de outsourcing.

A continuación se enumeran nueve aspectos que los proveedores de

soluciones de outsourcing, consideran vitales a la hora de pensar en esta

alternativa:

mejorar el enfoque de la compañía.

Un proceso de outsourcing permite que la empresa se pueda enfocar en

problemas globales, relativos al negocio, mientras que los detalles operacionales

son asumidos por un experto externo.

acceso a capacidades.

Los proveedores de servicios de outsourcing, por naturaleza, son altamente

especializados en su campo, y por lo tanto, ofrecen capacidades y conocimientos

de alto nivel a sus clientes. Sus habilidades son resultado de fuertes inversiones

en tecnología, metodología y personal; además de que cuentan con la experiencia

adquirida en el servicio a múltiples clientes bajo variada gama de escenarios.

acelerar los beneficios de la reingeniería.

En muchos casos el outsourcing es un subproducto de otra herramienta

poderosa de gerencia, la reingeniería del proceso de negocios; cuyo objetivo es

lograr mejoras sustanciales en rendimiento, costos, servicios y velocidad.

compartir riesgos.

Cuando una compañía hace outsourcing, es más flexible, más dinámica y

posee una mayor capacidad para acomodarse a las cambiantes situaciones y

oportunidades. Dicho proceso es una forma de repartir y compartir estos riesgos

entre varias empresas, puesto que la compañía seleccionada como asociada,

hace inversiones para poder dar el servicio requerido y mantenerse al día con los

cambios tecnológicos.

liberar recursos para otros propósitos.

Toda organización tiene recursos limitados, por lo que, al liberar una función en

outsourcing, los recursos internos pueden ser redirigidos a actividades más

relacionadas con el objeto del negocio.

crear disponibilidad de fondos.

El problema de distribuir fondos entre las diferentes funciones de la empresa

se simplifica, ya que con el outsourcing, ciertos recursos son pagados por uso y no

hay que efectuar la adquisición o pago de servicios.

generación de efectivo.

En algunos casos, el outsourcing contempla la transferencia de activos al

proveedor de servicios; activos que son utilizados para dar servicio al cliente

original y posiblemente a otros clientes externos.

reducir y controlar costos operativos.

Esta es la razón táctica más importante para contratar servicios de outsourcing,

pues el poder tener acceso a un proveedor externo con estructuras de costo más

bajas, resulta en una mayor economía de escala y en mayor especialización.

lograr recursos no disponibles en forma interna.

En este tipo de situaciones, cuando los recursos no existen en forma interna, y

probablemente deben ser creados desde cero, el outsourcing es una alternativa

muy atractiva y viable. En forma similar, el crecimiento fuerte o expansión de

operaciones son indicadores de la necesidad de un outsourcing.

Ventajas y desventajas del outsourcing.

Ventajas del outsourcing.

La compañía contratante, o comprador, se beneficiará de una relación de

outsourcing ya que logrará en términos generales, una "funcionalidad mayor" a la

que tenía internamente con "costos inferiores" en la mayoría de los casos, en

virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas.

En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la

funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa

de outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto,

implementación, administración y operación de la infraestructura.

Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de

outsourcing:

los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se

reduce.

permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

incremento en los puntos fuertes de la empresa.

ayuda a construir un valor compartido.

ayuda a redefinir la empresa.

construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de

reglas y un mayor alcance de la organización.

incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que

permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las

decisiones críticas.

permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de

entrenar personal de la organización para manejarla.

permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando

las presiones competitivas.

aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos

fijos.

Desventajas del outsourcing

Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral

del mismo. El outsourcing no queda exento de esta realidad.

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del outsourcing:

estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

la empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen

oportunidades para innovar los productos y procesos.

al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión

existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se

convierta de suplidor en competidor.

el costo ahorrado con el uso de outsourcing puede que no sea el esperado.

las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades

que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.

alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no

resulte satisfactorio.

reducción de beneficios.

pérdida de control sobre la producción.

Los riesgos del outsourcing.

Los riesgos involucrados en el proceso de outsourcing pasan de ser riesgos

operacionales a riesgos estratégicos. Los riesgos operacionales afectan más la

eficacia de la empresa y los riesgos estratégicos afectan la dirección de la misma,

su cultura, la información compartida, entre otras.

Los principales riesgos de outsourcing son:

no negociar el contrato adecuado.

no adecuada selección del contratista.

puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.

incrementa el nivel de dependencia de entes externos.

inexistente control sobre el personal del contratista.

incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

rechazo del concepto de outsourcing

Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas están permitiendo

que éste se dé cuenta de cómo sacarle partida al mismo y se quede con las

ganancias.

Uno de los riesgos más importantes del outsourcing es que el proveedor

seleccionado no tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y

estándares que la empresa requiere.

Cuáles son los rubros más elegidos para aplicar el outsourcing.

sin duda el rubro por excelencia que más requieren las empresas que

practican outsourcing es el de sistemas de información, ya que por la complejidad

de los servicios que ofrece este área, es muy difícil y/o costoso especializar

personal y disponer de las facilidades necesarias para lograr los objetivos. Otros

rubros que las empresas tienden a delegar, tienen que ver con los servicios de

limpieza, seguridad y vigilancia, transportes y logística, entre otros, que por lo

general escapan al objetivo principal de la misma.