Plan de Comunicaciooooooón Interna

Hoy debemos entender la Biblioteca como un ecosistema donde interactúan una red de personas, donde las jerarquías se reemplazan por objetivos comunes y tareas distintas; donde prima el intercambio de conocimiento y el sentido de colaboración; donde cada persona juega un papel para que el ecosistema mantenga su equilibrio; o la máquina funciones…“Ellas y sus relaciones forman en conjunto una red dinámica de conversaciones, las que la definen, le otorgan una identidad y personalidad que las diferencia del resto”

- La importancia de la comunicación interna es tal, que por ejemplo, una de las claves para figurar en el ranking Fortune 500 es tener una estrategia empresarial bien comunicada, tanto a los directivos como a los empleados.- La comunicación interna no es más que una palanca para mover los intangibles de las

empresas.- Un fallo frecuente en las organizaciones es que ignoran la comunicación interpersonal e

informal, cuando esta es, muchas veces, más eficaz que la formal- Ya no vale el modelo de comunicación de masas- Las intranet están haciendo la comunicación interna más fácil- La CI debe funcionar por goteo, poco a poco y sin engaño- Uno de los problemas de la CI descendente es la saturación, las contradicciones y la falta

de concreción- La verdad es más rentable que la mentira- La gestión debe tener en cuenta la comunicación- Suele tener más credibilidad la comunicación informal que la formal. Cuanto más alta es

la persona en el organigrama menos credibilidad tienen sus mensajes- Para que la CI sea eficaz hay que tener muy en cuenta y atender a los líderes informales

(En el PCI debe haber un organigrama y un sociogramas- El rumor puede ser usado, pero cuidado, una vez lanzado perdemos su control- Todo es del libro Cómo gestionar la comunicación Fernández López, S. - Consejos para comunicar por escrito, teléfono, reuniones… pp. 96- Consejos para dar feedback al equipo…. pp. 81 - Preguntas para encuesta previa sobre CI… pp. 75- No se trata de estar informado sino de además comprender, comprometerse alinearse

con los objetivos de la institución

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

1. Justificación2. Análisis de la situación actual

1. El contexto de nuestra institución2. La CI en la Biblioteca3. Informe sobre encuesta interna

sobre CI4. Análisis DAFO

3. Arquitectura del PCI1. Objetivos2. Recursos instrumentales3. Recursos humanos. Funciones de

los responsables4. Programa de acciones

4. Plan de acción. Ejecución del PCI5. Seguimiento y medición

1.Justificación

Si nos paramos un poco a pensar nos daremos cuenta de que las personas somos las que hacemos funcionar una empresa o institución. Pero también las culpables de que no funcione. Así que no es en la tecnología sino en el factor humano donde se encuentra la clave de la diferenciación entre unas organizaciones y otras. Por ello, tener un equipo profesional compacto y motivado tiene consecuencias positivas en los resultados productivos. Para que esto se produzca debe existir una relación directa entre quienes dirigen ese capital humano y los trabajadores, a través de una política de comunicación interna dinámica y acorde con la estrategia global de comunicación de la empresa. De sobra es conocido que la comunicación interna es un elemento fundamental para contribuir a mejorar el clima social de la empresa : potencia la implicación, el compromiso y la participación , fidelizar a los empleados y, en definitiva, ayudan a mejorar el ambiente laboral, reduce rumores y conduce a ser una organización ágil y dinámica. Todo ello redunda en unos mejores resultados. Estas cuestiones son siempre muy importantes, pero adquieren una mayor relevancia en un contexto económico de recesión económica que genera en el entorno laboral desmotivación, rumores, pérdidas de tiempo y eficacia.Y no valen excusas del tipo de que esto es algo que sólo pueden hacer las grandes compañías, o aquéllas que ganan mucho dinero, o pensar que como hasta la fecha nos va bien no necesitamos hacer nada o verlo simplemente como un gasto. El tamaño no importa, el presupuesto tampoco, ya que una buena estrategia de comunicación no es sinónimo de un gran desembolso económico. Además siempre será más barato invertir en comunicación que tener que gestionar las consecuencias de una mala o nula comunicación. El no comunicar es ya una forma de entender la comunicación. Siempre, pero más en situaciones de cambio como la actual, la comunicación se convierte en un aliado para conseguir los objetivos estratégicos de la empresa. Informe Novacom sobre Comunicación Interna y Competitividad (Enero 2009)

Una de las áreas de mejora detectadas en la última autoevaluación de la Biblioteca según el modelo EFQM en 2010 fue la revisión y evaluación del Plan de Comunicación. Siguiendo criterios operativos hemos creído conveniente centrarnos primero en el diseño de un Plan de Comunicación Interna (PCI) y, en una segunda aproximación, elaborar el Plan para la Comunicación Externa

2.1. El contextoLa Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) está definida en el Estatuto de la Universidad de Sevilla (USE), aprobado en Noviembre de 2003 (Cap.2, Sec.1, Art.122), como “un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad en su conjunto.” Se define también como una unidad con una Dirección única: “La Biblioteca, que tendrá una Dirección única, dependerá orgánicamente del Rector y se regirá por los órganos que se establezcan en su Reglamento...”Dice además que su misión es “facilitar el acceso y la difusión de los recursos de información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad.”

En su Reglamento (Acuerdos 6.1.1 y 6.1.2/CG 22-7-09) establece además como órganos colegiados la Comisión de la Biblioteca Universitaria cuyas funciones son el “estudio, asesoramiento e informe previo al Consejo de Gobierno sobre los asuntos referidos a la Biblioteca Universitaria” y la Junta Técnica de la Biblioteca Universitaria compuesta por el Director y Subdirector de la Biblioteca Universitaria, los Directores de las Bibliotecas de Centro (ahora denominados Responsables) y Jefes de Sección de los Servicios Centrales, como órgano de apoyo, consulta y asesoramiento en el ámbito de la gestión técnica.

La Biblioteca depende orgánicamente del Vicerrectorado de Investigación. En su estructura se contempla una Biblioteca General y 19 Bibliotecas de Área.

La Biblioteca tiene definidos la misión, visión y valores y ellos constituyen el marco de su política y estrategia.

2.1. El contexto (2)El personal de Biblioteca de la Universidad de Sevilla está formado por el Personal de Administración y Servicios al que corresponde realizar las tareas de apoyo, asistencia y asesoramiento a los órganos universitarios y el ejercicio de la gestión y la administración en las áreas de archivos y bibliotecas.Al igual que el resto del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Sevilla, el personal de Biblioteca estará formado por “personal funcionario de las escalas propias de la Universidad y por su personal laboral, así como por el personal funcionario perteneciente a los Cuerpos y Escalas de otras Administraciones que, en virtud de la legislación aplicable o de convenios de reciprocidad, pase a prestarservicio en la Universidad de Sevilla” (Estatuto USE, Art. 108.2).

El total de efectivos en 2009 se distribuye de la siguiente forma:

Categoría BGU y S. Centrales Btcas de Centro Total

Facultativos 6 5 11

Ayudantes 16 57 73

TAB/TEB 10 122 132

Auxiliares Adm. 4 16 20

Becarios 19 20 39

2.1. El contexto (3)

2.1. El contexto (4)

La Biblioteca trabaja por objetivos desde el año 2000 y en la actualidadestá ejecutando su Plan Estratégico 2008-2010. Cada año se establecenlos objetivos operacionales, unos engloban a todas las Bibliotecas deÁrea y otros afectan solamente a una Sección o a una Biblioteca deÁrea. De todos ellos se hace un seguimiento trimestral. Por otra parte,en el marco del Complemento de Productividad para la Mejora y Calidadde los Servicios que presta el PAS de las Universidades públicas deAndalucía, la Biblioteca ha fijado con la Dirección de Recursos Humanossu Pacto por Objetivos.

Todos los servicios y productos que ofrece están recogidos en la Carta de Servicios de la Biblioteca con sus correspondientes compromisos de calidad.

1. Existe un Plan de Comunicación Interna2. Existe una política de comunicación interna en la Biblioteca. Datar3. Problemas con los que se enfrenta la CI4. Qué acciones se llevan a cabo en cuanto a la gestión de la marca a nivel interno5. En qué lugar del organigrama se ubica la función de CI 6. Hay un presupuesto asignado7. Con cuantos RRHH cuenta la CI en la Biblioteca8. Que información se comunica? (Estratégica. Financier. Operativa .Emocionales) Con

qué frecuencia9. Qué vías se utilizan? ¿Con que frecuencia?10. ¿En qué nivel de desarrollo se encuentran los siguientes parámetros de CI? (de 0 a 4)

1. Medición de la incidencia de la CI en los resultados2. Comunicación de la estrategia y los objetivos3. Las herramientas y los canales de comunicación4. El compromiso de la alta dirección política5. Implicación de los mandos intermedios6. La participación de los empleados o funcionarios7. El liderazgo de los directivos

2.2. La CI en la Biblioteca

2.2. La CI en la Biblioteca (2)9. Qué vías se utilizan? ¿Con que frecuencia?

busfusu@us.esbiblus@us.es

tecnibus@us.es

Problema de la dispersión física de las 20 unidades de trabajo donde las personas prestan sus servicio: tomando como punto de origen y destino de la información laboral los Servicios Centrales, las distintas unidades bibliotecarias se sitúan orbitando en círculos concéntricos más o menos alejados de aquél, en razón de su situación geográfica. De tal modo que, en la medida en que éstos se encuentren más distantes del núcleo, orbitan también más alejados de aquél y, en consecuencia, el flujo de información resulta más deficitario por la pérdida de intensidad del campo gravitacional. Prueba de ello lo constituye el hecho de que, a determinados centros de trabajo, no llega la información más elemental, como resultado de tal “aislamiento” geográfico, aún a pesar de que las nuevas tecnologías deberían haber paliado parcialmente este problema.

Btcas. Ramón y Cajal

Btcas. Reina Mdes.

Servicios Centrales

Btcas. Macar

ena

EUP

BA

EUITA

Btcas. I. Cartuja

Plan de CI del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteizhttp://www.vitoria-gasteiz.org/wb021/http/contenidosEstaticos/adjuntos/2231.pdf

2.3. Informe sobre encuesta interna sobre CI

Resultados de la encuesta sobre Comunicación Interna(pasar a Opina)

2.4. Análisis DAFO

2.4. Análisis DAFOOportunidades

La CI es un tema de actualidad y es considerada como una eficaz herramienta de gestiónGozar del apoyo institucionalEl desarrollo de nuevas tecnologías de comunicación

Amenazas

La distorsión de la comunicación por la diversidad de mandos La situación económica de recesión que genera desmotivación y rumoresEl entorno académico complejo y dinámico que exige rapidez de reacción

Fortalezas

Plantilla con fuerte implicación profesionalExperiencia en la gestión por objetivosPresupuesto único

Debilidades

La estructura dispersa de las unidades bibliotecariasLa edad media de los equipos directivos puede implicar cierta resistencia al cambioLa resistencia de los equipos directivos a ser más transparentesCierto nivel de conflicto entre el personal laboral y el funcionario

De acuerdo con los resultados del análisis DAFO presentado, es necesario establecer estrategias que intenten dar respuesta a las necesidades de supervivencia y mantenimiento de nuestras oportunidades y fortalezas para conseguir ventajas comunicativas.

Habría que:1.Aprovechar las oportunidades transformando los puntos débiles en puntos

fuertes, empezando por los que tengan más confluencia con las oportunidades

2.Mantener los puntos fuertes más relevantes3.Determinar las amenazas que se pueden afrontar con menor éxito para

potenciar las capacidades relacionadas4.Atender la mayor de nuestras debilidades por ser la más afectada por las

amenazas

En este sentido, se han definido los siguientes objetivos específicos.

3.1.Objetivos

Objetivo generalEstablecer los principios por los que se va regir la comunicación interna en la Biblioteca con el objetivo final de que el personal de la Biblioteca se impregne de la marca de la Institución, para que en sus tareas, comportamiento, conversaciones… estén en línea con la estrategia de la Biblioteca y su misión, visión y valores.

Objetivos específicos

1. Sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación2. Incrementar el sentido de pertenencia a la Biblioteca y la satisfacción del colectivo3. Incrementar la información de tipo emocional y profesional4. Mejorar los flujos5. Potenciar el uso de los canales más operativos y mejor valorados

3.1. Lista de acciones (Tormenta de ideas)Objetivo 1: Sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación a los empleados de todos los niveles- Elaborar un poster para todos los despachos- Organizar un seminario sobre comunicación interna- Crear un Manual de procedimiento que recoja os tipos de información , canales y flujos

Objetivo 2: Incrementar el sentido de pertenencia a la Biblioteca y la satisfacción del colectivo, proporcionando simultáneamente una imagen positiva de ésta- Elaborar un Manual de acogida- Organizar eventos sociales abiertos- Difundir públicamente los logros o éxitos personales de mérito reconocido en el ámbito profesional- Potenciar la constitución de equipos de alto rendimiento, mixtos, para debates o trabajos puntuales- Crear concursos de ideas

Objetivo 3: Incrementar la información de tipo emocional y profesional- Informar sobre las causas de los planes de actuación en temas de personal, estudios y previsiones en la evolución de la plantilla- Sondear las inquietudes y planes de los trabajadores- Informar sobre los contenidos, funciones y responsabilidades del puesto de trabajo y relaciones con otros

puestos- Transmitir personalmente a cada empleado los objetivos, proyectos y planes- Proporcionar feedback individual sobre la ejecución y adecuación al trabajo

Objetivo 4: Mejorar los flujos

Objetivo 5: Potenciar el uso de los canales más operativos y mejor valorados- Crear un manual de procedimiento para el uso del correo-e- Crear un calendario de reuniones para toda la Biblioteca- - Actualización de la intranet

4. Ejecución del PCI

Plan de acción

Nº Acción Responsable Recursos Plazo

5. Seguimiento y medición del PCI

Seguimiento

Definir indicadores para cada una de las acciones (conocer en cada momento la situación del Plan)

Al finalizar la ejecución del Plan se realizará la misma encuesta que se realizó al comienzo del Plan.

Condiciones para que este Plan de Comunicación Interna alcance sus objetivos:

• Compromiso decidido de la Dirección y órganos directivos principales

• Congruencia entre las acciones y los mensajes que emanan desde la cúspide jerárquica de la Biblioteca

• Propósito real de comunicación(bidireccional) en oposición al mero trasvase de información (unidireccional)

• Una acción transparente en el manejo de la información

• Un esfuerzo continuo para el mantenimiento del sistema

Informe RandstadComunicación 2.0