Embed Size (px)
Citation preview
METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Sofía Martínez Guerrero*
RESÚMEN: El presente trabajo describe la metodología a seguir para la implementación de un sistema de gestión de la información, en aplicación de la norma ISO 15489:2006. Se precisan algunos conceptos relacionados, se describen los pasos a seguir presentando algunas gráficas. Se presentan referencias de las implementaciones realizadas en Graña y Montero, así como las conclusiones y recomendaciones.
PALABRAS CLAVE: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN / GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO / GESTIÓN DOCUMENTAL / GESTIÓN DE PROCESOS/ SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN /ISO 15489:2006
INTRODUCCIÓN
Cada vez se vuelve más crítico ubicar la información precisa en el momento preciso para la toma de decisiones adecuadas, las organizaciones adolecen de este problema. La información adquiere un valor incalculable, se asocia a lo que hoy conocemos como como activos intangibles y capital intelectual; es decir, conocimiento. La gestión de la información contribuye a la toma de decisiones y esto a su vez al incremento de los niveles de eficiencia y eficacia de las organizaciones.
En el nuevo panorama económico, las señas de identidad de una organización bien orquestada serán: un acceso rápido a la información, experiencia, inteligencia organizativa y comunidades que puedan aportar innovación y eficiencia. Las organizaciones ahora necesitan mejorar la gestión de la información y datos estructurados y no estructurados, al mismo tiempo que avanzan en innovación, ejecución, diseño y relación de intimidad cliente/socio.
Un Sistema de Gestión de la Información está conformado por los siguientes elementos:
• Gestión Documental: Por la cual se realiza el control del ciclo de vida del documento, tanto físico como electrónico, desde su creación hasta su disposición final.
• Gestión de Procesos: Con la identificación de los flujos de trabajo se pueden proporcionar aprobaciones, rechazos, firma electrónica y envío de alertas que nos indican el vencimiento de actividades y fechas de cumplimiento.
• Gestión del Conocimiento: Con la elaboración de wikis o blogs, se proporciona una plataforma de
colaboración para la difusión y generación del conocimiento.
El sistema se apoya en políticas y procedimientos documentados. Comprende una serie de funcionalidades básicas y avanzadas que se van implementando conforme las necesidades de las organizaciones. Las tecnologías de software deben considerar estas funcionalidades como requisitos indispensables a cumplir. En Graña y Montero se ha elegido SharePoint 2010, por ser la plataforma de uso corporativo.
Para la implementación se ha considerado aplicar la metodología que establece la Norma ISO 15489-2:2006 referida a Información y Documentación, en la cual se conjugan los elementos que hemos mencionado.
OBJETIVO: Proporcionar una metodología que describa los criterios técnicos adecuados para la implementación de los sistemas de gestión de la información en el Grupo Graña y Montero.
CONTENIDO:
I. ASPECTOS METODOLÓGICOS 1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Revisión de manuales, procedimientos, formatos e información de referencia sobre las actividades que realiza la empresa para conocer el funcionamiento de la organización, los procesos críticos y la información de valor que incremente la productividad en las actividades y aporte eficiencia al proceso de negocio.
*Profesional en Bibliotecología y Ciencias de la Información – Universidad Nacional Mayor de San Marcos E-mail: [email protected] Skype: sofia.martinez94
2. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN a) Análisis y reorganización de la estructura
del FICUS Se realiza el análisis del servidor Ficus, el cual representa la estructura de organización de la información de Graña y Montero. Para evaluar la funcionalidad de esta estructura tomamos como criterios fundamentales dos principios de la archivística:
• Principio de procedencia u origen del documento; planteado por Natalis de Wailly, según el cual debemos agrupar los documentos por el área que nos la envía, respetando las series documentales que puedan crearse.
• Principio del orden original; planteado por H. Von Seybel, el cual indica que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas.
Con ello identificamos la representación de cada área y proceso en el servidor Ficus, para el almacenamiento de la información que corresponda.
b) Análisis de las PC´s de usuarios claves
Esta etapa comprende evaluar el tipo de hardware y software con el que cuentan las PC’s de Control Documentario y los usuarios claves dueños de los procesos. Incluye identificar el nivel de acceso y seguridad referente a posibles pérdidas y recuperación de información.
c) Focus Group con los usuarios dueños de procesos
Se realizan reuniones con los usuarios dueños de procesos para determinar flujos de información, tipos de documentos, tiempos, niveles de coordinación; entre otros, que nos ayuden a mejorar el proceso de respuesta de las solicitudes de información tanto externa como interna. Se convocan grupos pequeños (máximo de 10 personas) y aplicamos una lluvia de ideas.
d) Validación de información
Esto se realizará en una reunión entre los responsables del levantamiento de información, la jefatura directa y usuarios líderes. Tiene como fin registrar observaciones y/o modificaciones sobre algún punto específico de la información recabada. Por ejemplo, la
Fig. 1 Etapas para el diseño de un Sistema de Gestión documental Fuente: Norma ISO 15489-2: 2006 / Directrices
necesidad de normalizar el nombramiento de un archivo o carpeta cuando se utilizan diversas denominaciones para identificar un mismo documento.
3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS
Determinaremos las funcionalidades que requiere el sistema de gestión documental, entre ellas las opciones de búsqueda y recuperación de información, seguimiento, visualización y compatibilidad de documentos, exportación y estadísticas entre otras. Acorde con las necesidades de la organización.
ELECCIÓN DEL SISTEMA: En el mercado existen diversos proveedores de software con este tipo de soluciones, se les conoce como herramientas de gestión de contenidos empresariales. La empresa ha optado por SharePoint 2010, fue elegida por el
prestigio de Microsoft a nivel internacional al ser considerado un software líder.
SharePoint 2010 es una plataforma de colaboración empresarial que permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Cuenta con múltiples usos y aplicaciones. Es flexible y fácil de usar.
Reúne sitios, comunidades, contenido, búsqueda, inteligencia de negocios y soluciones a medida con lo cual se conecta y empodera a las personas, se reducen costos con una infraestructura unificada y se responde rápidamente a las necesidades del negocio.
Requerimiento Solución en la Plataforma
Se requiere controlar la carga documental en una herramienta que permita su fácil administración.
Se ha seleccionado la plataforma SharePoint para que de soporte a este requerimiento.
La herramienta deberá permitir la administración de permisos así como su autentificación.
SharePoint permite la administración de permisos mediante los roles: control total, colaborador, lectura. Además permite la creación de grupos de usuarios.
La herramienta deberá contemplar la integración con Microsoft Office.
SharePoint al ser una plataforma desarrollada por Microsoft, permite una integración con toda la suite Office.
Deberá permitir la administración de versiones de documentos. Con el uso de repositorios se permite crear documentos para que fácilmente se administre su versionamiento.
Permitir la auditoría para controlar su creación modificación y eliminación.
SharePoint realiza la auditoría a nivel de colección de sitios y exporta los resultados en hojas Excel.
Creación de metadatos asignados a los documentos. Los repositorios permiten crear los metadatos como columnas personalizadas.
Se requiere que la herramienta permita la búsqueda de los documentos de acuerdo a los metadatos definidos.
SharePoint posee un motor de búsqueda que permite realizar la consulta a los documentos tanto por términos como por contenido.
Se requiere la elaboración de reportes y control estadístico. SharePoint proporciona una base de datos la cual puede ser consultada para explotar los datos de acuerdo a los requerimientos solicitados.
Permitir el envío de notificaciones cuando realice la creación/modificación/eliminación de documentos.
SharePoint proporciona las notificaciones por repositorio documental.
Suscripción de documentos vía E-mail a la herramienta. Este requerimiento no es nativo de SharePoint, sin embargo se realizará un desarrollo para su implementación el cual se integrará con SharePoint.
La herramienta deberá reflejar la taxonomía documental definida.
La taxonomía definida en el mapa documental estará reflejada con las funcionalidades que brinda SharePoint.
Se requiere un control de trazabilidad para archivos físicos. Mediante un módulo basado en una relación de documentos se permitirá registrar, modificar, eliminar y colocar datos adicionales.
Se requiere flujos de procesos para controlar la trazabilidad de los documentos y actividades cumpliendo plazos establecidos.
Mediante flujos de trabajo cada colaborador en determinado rol podrá completar tareas como administración/revisión de documentos, aprobar su publicación o su disposición.
CUADRO DE FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
4. IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS
Se elabora un diagnóstico situacional, se presentan los resultados y la propuesta técnica para la implementación al comité del proyecto. Se solicita el apoyo de la alta dirección y de los usuarios clave, dueños de procesos. Se establecen políticas y procedimientos adecuados que mejoren los procesos y actividades. 5. EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS
EXISTENTES MAPA DE LA INFORMACIÓN: Es una guía del entorno de la información de la empresa para valorar en qué medida dichos sistemas incorporan y mantienen documentos.
6. DISEÑO DEL SISTEMA
MAPA DOCUMENTAL: Una vez identificados los flujos de información se desarrollará el mapa documental desagregado por áreas, esta será la guía visual de los procesos que se tienen dentro de la organización, en el cual se basará la estructura del nuevo sistema de gestión documental a implementarse.
Para la elaboración del mapa documental elaboramos una matriz denominada: “Lista de Registros”, la cual sirve para el levantamiento de información. En ella se registran datos referentes a los tipos de información existente, usuarios que elaboran, usuarios que consultan, tipos de documentos, agrupaciones principales conforme al proceso de negocio.
Finalmente se aplica el análisis documental por proceso, el cual brindará los elementos de valor para el diagnóstico de necesidades funcionales y el diseño del mapa. El mapa documental constituye la estructura del sistema.
En el análisis se van estableciendo los metadatos, información clave que nos permite establecer asociaciones sobre los documentos para su búsqueda y recuperación. Hemos utilizado dos tipos de metadatos; metadata automática como campos fijos y la metadata manual como campos variables. La metada queda establecida dentro de la taxonomía o arquitectura de la información.
TAXONOMÍA: Es la organización de la información. Etimológicamente hablando, taxonomía procede de los términos griegos "taxis", ordenación, y "nomos", norma. Aristóteles fue uno de los primeros en utilizar este término, en el 300 antes de Cristo, para designar esquemas jerárquicos orientados a la clasificación de objetos científicos. Posteriormente se ha tenido aplicaciones en distintas ramas de la ciencia como la biología. Para la gestión documental una taxonomía es un tipo de vocabulario controlado en que todos los términos están conectados mediante algún modelo estructural (jerárquico, arbóreo, facetado, etc.) y especialmente orientado a los sistemas de navegación, organización y búsqueda de contenidos de los sitios web.
INDEXACIÓN: Es un elemento fundamental para los motores de búsqueda y las bases de datos. Indexar (o Indizar) se refiere a la acción de registrar ordenadamente información para elaborar su índice. Tiene como propósito ejecutar la elaboración de un índice que contenga de forma ordenada la información, esto con la finalidad de obtener resultados de forma sustancialmente más rápida y relevante al momento de realizar una búsqueda.
Se consideran dos tipos de indexación: automática y manual. La indexación automática se genera con los términos que se encuentran en el contenido de los documentos, la indexación manual requiere de un análisis mediante el cual se identifican palabras claves las cuales se van asociando a los documentos.
Cuando un usuario plantea un término de búsqueda, el sistema cruza las palabras de los índices generados, tanto de la indexación automática como de la manual para luego mostrar los resultados de esa búsqueda,
Fig. 2 Mapa de la Información en GyM Fuente: Elaboración propia
recuperando los documentos que contengan el término solicitado. En búsquedas avanzadas se pueden utilizar filtros entre los metadatos para recuperar documentos con mayor precisión. El nivel de complejidad de la indexación manual depende de la cantidad de tipos y subtipos de documentos que se requiera ingresar.
WEB SEMÁNTICA: Es un conjunto de actividades desarrolladas en el seno de World Wide Web tendente a la creación de tecnologías para publicar datos legibles por aplicaciones informáticas (máquinas en la terminología de la Web semántica). Se basa en la idea de añadir metadatos semánticos y ontológicos a la World Wide Web. Esas informaciones adicionales —que describen el contenido, el significado y la relación de los datos— se deben proporcionar de manera formal, para que así sea posible evaluarlas automáticamente por máquinas de procesamiento. El objetivo es mejorar Internet ampliando la interoperabilidad entre los sistemas informáticos usando "agentes inteligentes". Agentes inteligentes son programas en las computadoras que buscan información sin operadores humanos.
SEGURIDAD Y ACCESOS: Se ha establecido una política estándar por la cual todo colaborador que solicite un acceso debe contar con la aprobación de su inmediato superior. Las solicitudes se comunican mediante el correo electrónico con copia a sus jefes. El área de Gestión Documental es responsable por la Administración del Sistema y controla el otorgamiento
de los accesos, los cuales deben validarse mensualmente.
Los accesos se otorgan conforme a los niveles de responsabilidad de los colaboradores acordes a las actividades y procesos que realizan.
Tipos de Permisos:
- Leer: Puede ver páginas, elementos de lista y descargar documentos.
- Colaborar: Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
- Vista solo: Se pueden ver páginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador pero no descargarse.
- Aprobar: Puede editar y aprobar páginas, elementos de lista y documentos.
- Control total: Tiene control total. (Administradores)
Tipos de usuarios por niveles de responsabilidad: Gerentes, Jefes, Analistas, Asistentes, Practicantes. Administradores del Sistema y Soporte Técnico.
Fig. 3 Mapa Documental de la Gerencia de Propuestas y Contratos Fuente: Elaboración propia
Nota: Muestra a manera de ejemplo, para cada proceso o área se elabora un mapa documental acorde a sus necesidades.
7. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA FASES DEL PROYECTO
FORMACIÓN DE USUARIOS
Desde la inducción al sistema hasta el manejo de funcionalidades básicas y avanzadas, se programan sesiones de capacitación las cuales deben realizarse de forma sostenida. Considerando que los procesos de aprendizaje se desarrollan de forma distinta, se brinda un servicio de capacitaciones personalizadas en las estaciones de trabajo. Las capacitaciones son tanto para administradores del sistema como para usuarios finales.
GESTIÓN DEL CAMBIO
Para enfrentar el impacto sobre los procesos y cambio de cultura organizacional, se programan reuniones de sensibilización partiendo desde los líderes de área hasta llegar a todos los niveles de colaboradores.
Se envían notas y alertas mediante correo electrónico informando los cambios, acuerdos y políticas utilizando un lenguaje sencillo, concreto y directo.
Se hace énfasis en la actitud de servicio hacia los usuarios, brindando valor agregado a sus requerimientos como apoyo en búsqueda de información, orientación y coordinación constante.
8. REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN
Mediante indicadores de medición se evalúa el sistema y la interacción con los usuarios, así mismo se están preparando encuestas que nos permitan identificar oportunidades de mejora. Se consideran nuevas funcionalidades las cuales se van implementando paulatinamente.
II. ESTADO ACTUAL DE LAS IMPLEMENTACIONES EN EL GRUPO GyM Siguiendo esta metodología a la fecha ya se han realizado varias implementaciones, las cuales describimos en este cuadro:
VENTAJAS DE LA PLATAFORMA: Productividad permanente independiente del
lugar: acceso a la información desde cualquier parte del planeta que cuente con conexión a Internet.
Adopción más rápida y sencilla: Al trabajar en un entorno amigable e intuitivo se desarrolla la creatividad, el usuario puede trabajar tanto en entorno Web como en entorno Windows.
Gestión del contenido eficaz durante todo el ciclo de vida de la información: Acceso a la información de forma rápida y precisa en tiempo real a través de un motor de búsqueda que permite la recuperación por metadatos y por contenido.
III. CONCLUSIONES
1. Tenemos a la mano una metodología probadamente exitosa con la cual se están atendiendo diversas implementaciones para empresas y áreas del Grupo Graña y Montero. Los resultados están mejorando la gestión de la información en cuanto a almacenamiento, acceso, seguridad, búsqueda y recuperación de documentos aumentando la productividad de los colaboradores.
2. Hay un impacto en el cambio de cultura organizacional que requiere de capacitaciones constantes en el uso de nuevas tecnologías y el desarrollo de habilidades informacionales de los colaboradores, entendida como la capacidad para navegar, almacenar y buscar información.
3. Al ser un proyecto innovador, el Grupo Graña y Montero se pone a la vanguardia en la aplicación de herramientas propias de la sociedad de la información, por tanto los requerimientos de implementaciones seguirán presentándose cada vez en mayor número.
IV. RECOMENDACIONES
1. El Grupo Graña y Montero debe incluir la conformación de un área de Gestión de la Información que centralice, acompañe y asesore las implementaciones a nivel corporativo las cuales deben estar alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.
2. Las políticas, buenas prácticas y lecciones aprendidas deben seguir compartiéndose, al ser un tema de interés y de mucha importancia debe formalizarse la creación de la Comunidad de Ciencias de la Información para facilitar el trabajo de
los profesionales de esta especialidad que están haciendo realidad la implementación de proyectos exitosos.
V. REFERENCIAS
1. Organización del conocimiento: algunas tendencias en un dominio emergente / Richard P. Smiraglia. El profesional de la Información: Mayo, 2012.
En:http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2012/mayo/01_esp.pdf Última visita: 25/04/13 2. NORMA ESPAÑOLA ISO 15489-2:2006
Directrices / AENOR En: http://web.usal.es/~olivera/textos/Gestexto2.pdf Última visita: 25/04/13 3. Concepto de Taxonomía En: http://luisf.wikispot.org/taxonomia Última visita: 25/04/13 4. Concepto de Web Semántica En: http://es.wikipedia.org/wiki/Web_sem%C3%A1ntica 5. Tecnologías de la información para la gestión del
conocimiento / Daniel Pérez y Matthias Dresler/ Intangible Capital - Nº 15 - Vol. 3- pp. 31-59, Ene-Mar de 2007.
En:http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/2945/1/Tecnologias%20de%20la%20informacion.pdf Última visita: 25/04/13 6. MEMORIAS. Seminario internacional: Archivos y
documentos electrónicos / Bogotá: Universidad La Salle, 2009.
En:http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/ARCHIVOS_ELECTRONICOS_WEB.pdf Última visita: 25/04/13 7. Total Economic Impac of Microsoft Sharepoint
Server 2010 / Cambridge: Forester Consulting, 2010. (Versión en español).
En: http://sharepoint.microsoft.com/es-es/Paginas/default.aspx Última visita: 25/04/
