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PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Considerando:
1º—Que el párrafo segundo del artículo 109 de la Ley de Contratación Administrativa número
7494 del 02 de mayo de 1995 dispone que cada uno de los órganos o entes sujetos a la citada Ley,
podrán emitir los reglamentos complementarios, que se necesiten para el mejor desempeño de sus actividades propias de contratación administrativa.
2º—Que de conformidad con el artículo 11 inciso k) de la Ley Orgánica del PANI número 7648,
en concordancia con el artículo 221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, esta Junta
Directiva podrá delegar el acto de adjudicación de los procedimientos de contratación administrativa,
así como la firma del pedido u orden de compra, que ella determine. Lo anterior, siguiendo al efecto las
disposiciones del presente reglamento interno.
3º—Que la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, en su resolución número 2004-
14421, de las 11 horas del 17 de diciembre de 2004, estableció que “las administraciones públicas son
organizaciones colectivas de carácter y vocación servicial que deben atender de modo eficiente y eficaz
las necesidades y requerimientos de la comunidad, con el fin de alcanzar e l bienestar general. Por lo
anterior, los procedimientos de contratación administrativa y todos los aspectos atinentes a la
formación y perfección de los contratos administrativos están imbuidos por la celeridad y sumariedad
en la debida e impostergable atención y satisfacción de las necesidades y requerimientos de la organización social (….)”
4º—Que dentro de los principios que rigen los procedimientos de contratación administrativa se
encuentran, entre otros, los de eficiencia, eficacia, continuidad, regularidad y de adaptación a las
necesidades socio-económicas y tecnológicas, razón por la cual, esta Junta Directiva ha determinado la
necesidad y conveniencia de dictar el presente Reglamento de Contratación Administrativa, a efecto de
buscar el mejor desempeño de las actividades propias de la contratación administrativa y por ende, la mayor satisfacción del interés general y el adecuado uso de los recursos institucionales. Por tanto,
La junta directiva del Patronato Nacional de la Infancia, acuerda en sesión extraordinaria 2009-
006, del jueves 5 de febrero de 2009, artículo 001), aparte 01), el siguiente:
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
DEL PATRONATO NACIONAL
DE LA INFANCIA
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objetivo. El presente reglamento establece el conjunto de normas y procedimientos que regulan los procedimientos de contratación administrativa del Patronato Nacional de la Infancia.
Artículo 2º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente Reglamento serán aplicables
todos los procedimientos de contratación administrativa que promueva el Patronato, a través del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y las Direcciones Regionales, últimas que para efectos del presente reglamento se denominaran Unidades de Compra Regionales.
Artículo 3º—Fuentes Normativas: de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente los
procedimientos de contratación administrativa del PANI se regirán en su orden por la Constitución
Política, la Ley de Contratación Administrativa, la Ley General de la Administración Pública, el
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la presente normativa y lo estipulado en los carteles de contratación y en los contratos administrativos.
Artículo 4º—Principios generales. Para la interpretación de este Reglamento serán aplicables
los principios generales de eficiencia y eficacia, libre concurrencia, igualdad de trato entre todos los
posibles oferentes, publicidad, legalidad o transparencia de los procedimientos, seguridad jurídica,
formalismo de los procedimientos licitatorios, equilibrio de intereses, buena fe, mutabilidad del
contrato, intangibilidad patrimonial, continuidad, regularidad, adaptación a las necesidades socio-
económicas y tecnológicas y control de procedimientos, establecidos tanto en la Ley de Contratación Administrativa, como en su Reglamento y en la jurisprudencia de la Sala Constitucional.
Artículo 5º—Definiciones. Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se entenderá por:
Jerarca: El superior jerárquico del PANI en materia de contratación administrativa, a saber la
Junta Directiva.
Contratista: La persona física o jurídica que ha sido adjudicada por la Administración para la
ejecución de un contrato.
Debido proceso: Derecho que asiste a todo contratista, oferente o proveedor, de exponer sus
alegatos, aportar prueba y defender su posición.
Fiscalizador de contrato: Funcionario designado por parte de la Unidad Gestora como
encargado de fiscalizar, verificar y supervisar la correcta ejecución de un contrato, así como para otorgar las recepciones definitivas.
PANI: Patronato Nacional de la Infancia.
Ley: Ley de Contratación No. 7494 del 02 de mayo de 1995.
Oferente: Persona física o jurídica que somete una propuesta al PANI dentro del procedimiento de contratación.
Orden de Compra: Documento que emite el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios o
las Unidades de Compra Regionales, mediante el cual se da la orden de inicio de la ejecución
contractual, conforme con las disposiciones de este Reglamento. La orden de compra será un
formulario debidamente numerado en forma consecutiva que deberá contener al menos la siguiente información:
a) Fecha de expedición del documento.
b) Nombre completo de la persona física o jurídica y número de cédula correspondiente.
c) Si se tratare de una casa extranjera se indicará además el nombre de su representante por cuyo medio se presentó la oferta.
d) Número de licitación o contratación.
e) Numero de Decisión Inicial.
f) Descripción completa de los bienes o servicios, con indicación de las cantidades y de los precios unitarios y totales.
g) Condición de pago.
h) Lugar y fecha de entrega de los bienes o servicios.
i) Leyenda que fundamenta la exoneración de impuestos.
j) Códigos de presupuesto
k) Sello por parte del PANI.
l) Nombre del colaborador que la elaboró.
m) Firma del funcionario por parte del PANI autorizado pata firmar este tipo de documento.
Unidad gestora: Dependencia solicitante de un bien o servicio.
Unidades de compra regionales: son las Direcciones Regionales, autorizadas para realizar las
contrataciones de escasa cuantía y por exclusión, que la Presidencia Ejecutiva les autorice, en cuanto a rubros presupuestarios y topes económicos de contratación.
Reglamento a la Ley: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo N° 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en La Gaceta N° 210 del 2 de noviembre del 2006.
Reglamento: El presente reglamento.
Departamento de Suministro, Bienes y Servicios: El Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios como dependencia encargada en el PANI de los procedimientos de contratación
administrativa.
CAPÍTULO II
Del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios
Artículo 6º—Definición funcional. Corresponde al Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios la conducción de los procedimientos de contratación administrativa, así como el
almacenamiento temporal, la distribución de los bienes adquiridos, el inventario permanente de todos los bienes institucionales y el registro de los proveedores interesados en contratar con el Patronato.
Artículo 7º—Objetivos. Serán objetivos del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios los siguientes:
a. Conducir los trámites relacionados con la adquisición de bienes y servicios, que requiera el
PANI, en la forma más ventajosa para la institución, en concordancia con los principios generales
que informan la materia y en apego a las disposiciones de la Ley, su Reglamentos y las políticas
de la Administración.
b. Procurar la consecución pronta y eficiente de bienes y servicios, de acuerdo con las políticas
institucionales dictadas por el Jerarca, con la finalidad de suplir las necesidades del PANI.
c. Coordinar de la mejor forma con las distintas unidades de compra regionales y las gestoras, las intervenciones y gestiones que éstas tengan en los procedimientos de contratación administrativa.
d. Todas las demás contenidas en la Ley y su reglamento, que sean aplicables en razón de la materia.
CAPÍTULO III
Del registro de proveedores
Artículo 8º—Objetivo general. El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de
consulta para el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y las Unidades de Compra
Regionales, que permitirá mantener actualizados los requisitos y las características de los proveedores
potenciales en cuanto a bienes y servicios que éstos ofrecen. Tiene por objetivo facilitar la consecución
de los bienes y servicios necesarios para el PANI, agilizando en lo posible los procedimientos de adquisiciones que se basen en el mismo.
Artículo 9º—Definición. El Registro de Proveedores es un instrumento donde se inscribirán
todas las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación
administrativa que realiza el PANI.
Artículo 10.—Ámbito de aplicación. El Registro de Proveedores es un instrumento de consulta
obligatoria, en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa que corresponda, de manera que se encuentren debidamente acreditados.
Artículo 11.—Administración. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios será el encargado de la administración del Registro de Proveedores y tendrá las siguientes funciones:
a. Registrar y excluir a los proveedores.
b. Dar uso y rotación del Registro.
c. Mantener actualizado el expediente y el Registro de los potenciales proveedores.
Artículo 12.—Organización del Registro de Proveedores. El Registro de Proveedores está
organizado de manera física, mediante expedientes individuales para cada proveedor, debidamente
numerados con un código de identificación correspondiente a cada uno y respaldados en un sistema automatizado de datos.
Artículo 13.—Información del Registro. El Registro estará compuesto por los datos aportados
por los proveedores. La información contenida en el Registro de Proveedores será de libre acceso. La
misma deberá estar disponible para consultarse de manera personal, telefónica o electrónica. No se
entregará la base de datos completa a ninguna empresa privada, pero la Administración podrá celebrar
acuerdos de intercambio de información con otras entidades de sector público.
Artículo 14.—Datos contenidos en el Registro. El Registro de Proveedores contendrá dos tipos
de datos, los datos generales del proveedor y los datos de los bienes y servicios ofrecidos. Los datos que
el proveedor debe acreditar son: nombre, razón o denominación social, cédula física o jurídica según
corresponda, número de teléfono, número de fax, expresamente autorizado como medio para
notificaciones, dirección física y dirección electrónica, apartado postal, representantes, propiedad de
acciones, medio para recibir notificaciones, indicación de si es pequeña y mediana empresa (PYMES) y
su categoría, fecha de inscripción, estado del proveedor, país de origen y algún otro dato que la Administración considere oportuno y necesario solicitar.
Los datos de los bienes y servicios ofrecidos serán: Una descripción detallada de los bienes o
servicios que ofrece cada proveedor, en relación con las agrupaciones de bienes y servicios definidos en la institución.
La Administración no asumirá ninguna responsabilidad por la exactitud o veracidad de la
información que se le suministre, de frente al propio solicitante o terceros, ni con respecto al uso de
patentes, marcas, derechos de uso y distribución de bienes o servicios, de modo que se asume que el
solicitante cuenta con los requisitos legales en el país o en el extranjero para inscribirse en las categorías correspondientes.
Artículo 15.—La actualización de la información. La información tanto del proveedor como
del bien o servicio que ofrece, contenida en el registro debe coincidir con la estipulada en las ofertas,
mientras no varíe la situación declarada, el proveedor no tiene necesidad de actualizar información, pero
si uno o más datos del proveedor varían, éste debe comunicarlo a la administración del Registro para su
corrección. El comunicado puede ser mediante nota o por cualquier medio electrónico que la institución ponga a disposición para tal efecto.
Artículo 16.—Procedimiento de inscripción. En cualquier tiempo, las personas físicas o jurídicas interesadas en formar parte del Registro de Proveedores podrán solicitar su incorporación.
La Administración le proporcionará la documentación a completar mediante vía física (entrega
personal), o por medio de los sistemas electrónicos disponibles. Debe presentar la documentación
requerida completa, con todos los datos solicitados, en el Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios o las Unidades de Compra.
Artículo 17.—Invitación. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, invitará a formar
parte del Registro de Proveedores, por lo menos una vez al año. Para ello deberá mediar publicación en
el Diario Oficial La Gaceta y en dos diarios de circulación nacional, así como mediante los sistemas
electrónicos disponibles. Para la incorporación al registro de proveedores la Administración podrá invitar de manera particular o masiva cuando así lo requiera.
Artículo 18.—Requisitos. Para integrar el Registro de Proveedores las personas físicas o
jurídicas interesadas, estarán en la obligación de presentar en el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios la siguiente información y documentación:
a. Formulario de inscripción del PANI, debidamente llenado y firmado.
b. Aportar certificación notarial de la propiedad de las acciones con vista en el Libro de Registro de
Accionistas.
c. Certificación de personería jurídica, vigente.
d. Fotocopia de la cédula jurídica y cédula de identidad de los representantes legales tratándose de empresa, o de la cédula de identidad o identificación en caso de personas físicas.
e. Indicar los bienes o servicios que está en disposición de ofrecer al PANI de acuerdo con las categorías que defina la Institución.
f. Aportar certificación expedida por el Ministerio de Economía que demuestre su categoría e indicación de PYMES cuando aplique.
g. Lista de las personas con nombre completo, número de cédula y puesto que ocupa dentro de la
empresa, que el representante legal autoriza para firmar ofertas y todo tipo de documento
relacionado con el tema. Es responsabilidad del proveedor, mantener esta lista actualizada.
h. Lista de las personas con nombre completo, número de cédula y puesto que ocupa dentro de la
empresa, que el representante legal autoriza para retirar cheques y todo tipo de documento relacionado con el tema. Es responsabilidad del proveedor, mantener esta lista actualizada.
i. Nota firmada por el representante legal o la persona física, que indique el número de la cuenta
cliente, donde el PANI le puede realizar el depósito del pago de facturas. Aportar documento que
gira la entidad bancaria donde se indica el número de cuenta cliente.
Artículo 19.—Verificación de la información. Una vez recibida la documentación en el
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, se procede a su revisión, en caso de que exista un
incumplimiento o inconsistencia se procederá a comunicar por escrito a la parte interesada otorgándole
un plazo máximo de cinco días hábiles para que subsane y le prevendrá que de no subsanarse los puntos indicados, la solicitud se rechazará sin más trámite.
No obstante lo anterior, cualquier proveedor al que le sea rechazada su inscripción, podrá
presentar nuevamente su solicitud para su estudio respectivo.
Artículo 20.—Proveedor inactivo. Se tendrá como proveedor inactivo aquel que aunque haya
registrado sus datos incurra en uno o varios de los puntos siguientes:
a. Habiendo sido invitado a participar en procedimientos de contratación administrativa, no lo
hiciere en tres ocasiones sin mediar justa causa, en el término de tres años, contados a partir de la
primera invitación.
b. Aquel que se negare a actualizar la información del Registro cuando la Administración así lo
haya pedido. Dicha condición de inactivo operara en forma automática.
c. Que el proveedor solicite por escrito a la Administración, que sea excluido del Registro.
La consecuencia de ser tenido como inactivo es que la Administración no lo tomará en cuenta en
el rol respectivo mientras dure tal condición.
En cualquier tiempo el proveedor inactivo podrá solicitar el cambio de su condición y en tal caso ocupará en el registro el lugar que por rol corresponda.
Artículo 21.—Registros Auxiliares. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y las
Unidades Regionales de Compra podrán tener un Registro de Proveedores Auxiliar, de los potenciales
proveedores de bienes y servicios de la zona de su jurisdicción, si así lo autoriza la Contraloría General de la República.
En caso de que disponga de éste Registro, cada Unidad Regional de Compra, deberá remitir la
información contenida en los mismos al Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, para su inclusión en el Registro de Proveedores Institucional.
Artículo 22.—Registros precalificados. Tanto el Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios como las Unidades de Compra Regionales del PANI, conformarán un Registro de
Proveedores Precalificados, para las contrataciones de reparaciones de equipo, maquinaria y vehículos.
Este Registro tendrá los mismos requisitos de inscripción que el Registro de Proveedores Institucional. Este registro se debe incorporar al Registro de Proveedores Institucional.
Artículo 23.—Vigencia de la inscripción. La inscripción en el Registro de Proveedores tendrá
una vigencia de 24 meses. Es responsabilidad del proveedor mantener actualizada su información, se
procederá a desactivar al proveedor una vez que transcurran los 24 meses y no actualice su información.
Artículo 24.—Exclusión del Registro. La Exclusión del Registro de Proveedores se regirá por lo establecido en el artículo 124 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa.
Artículo 25.—Procedimiento de exclusión. Cuando la exclusión se fundamente en la
manifestación expresa y por escrito del interesado, muerte o extinción de la persona jurídica, el
Departamento de Suministro de Bienes y Servicios constatará el acaecimiento del hecho generador y procederá de forma inmediata a dictar la resolución de exclusión.
En el resto de casos, la exclusión estará precedida de un procedimiento administrativo cuya
instrucción competerá al Coordinador (a) del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios o quien lo sustituya, el cual deberá sustanciarse con amplias garantías de debido proceso.
En la resolución de apertura del procedimiento se hará el traslado de imputaciones al interesado y
se realizará el señalamiento de hora y fecha para la celebración de una audiencia oral y privada, la cual deberá hacerse con al menos quince días de anticipación.
Corresponderá al Coordinador del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios dictar el acto final del procedimiento de exclusión.
En contra de las resoluciones de apertura y del acto final del procedimiento, el interesado podrá
interponer los recursos de revocatoria con apelación en subsidio, dentro del plazo de tres días a partir
del día siguiente al de su comunicación.
Será potestativo usar ambos recursos o uno solo de ellos pero será inadmisible el que se interponga pasado el término anterior.
El recurso de revocatoria será interpuesto ante el Coordinador (a) del Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios (órgano director del procedimiento) a quien competerá su resolución,
mientras que el de apelación será resuelto por la Presidencia Ejecutiva. El recurso de revocatoria deberá
ser resuelto dentro del plazo de ocho días hábiles, contados a partir del día siguiente de su presentación, mientras que el de apelación dentro de los ocho días hábiles posteriores al recibo del expediente.
En lo no previsto por el presente artículo el procedimiento de exclusión se regirá por las reglas del procedimiento ordinario establecidas en la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 26.—Uso y rotación del Registro. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios
utilizará el Registro de Proveedores en estricto orden cronológico, conforme a la fecha de presentación
de la solicitud, a la fecha en que la solicitud haya sido admitida para trámite y la fecha de aceptación de
su inscripción.
Para garantizar la transparencia en el manejo del citado Registro, la Administración está obligada
a permitir a cualquier interesado el constante acceso a la información, preferiblemente por los medios electrónicos.
Adicionalmente podrá invitarse a proveedores fuera del rol que estén inscritos en el registro de proveedores y que cumplan al menos una de las siguientes condiciones:
a. Ser proveedores que inmediatamente hayan participado en trámites anteriores.
b. Ser proveedores que por sus características distribuyan bienes especializados.
c. Ser proveedores señalados por las Unidades Gestoras como convenientes para ser invitados.
La elección del proveedor fuera del rol deberá justificarse por alguno de los siguientes aspectos:
La recurrencia de la compra; evaluación de la ejecución contractual; cantidad de oferentes
registrados para el bien o servicio y proyección de consumo para el resto del período presupuestario.
En el caso de las Unidades de Compra Regionales, éstas darán prioridad a los oferentes de su
zona y podrán extenderse a nivel nacional o internacional cuando así se requiera.
CAPÍTULO IV
Tipos de contratación
Artículo 27.—Tipos de contratación. El PANI realizará los procedimientos de contratación
administrativa, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, normativas que establecen los siguientes tipos de procedimientos: Licitación Pública,
Licitación Abreviada y Materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación.
Los tipos de contratación regulados en este Reglamento no excluye la posibilidad de que
mediante Reglamento se defina cualquier otro tipo contractual que contribuya a satisfacer el interés
público dentro del marco general y previamente autorizado por la Contraloría General de la República.
Se excluyen de los procedimientos ordinarios de contratación las materias que establecen los artículos
128 al 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO V
Plan anual de adquisiciones
Artículo 28.—Todas las unidades administrativas del PANI deberán planificar sus necesidades de
bienes y servicios, incluyendo posibles arrendamientos de equipo o inmuebles.
El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios integrará toda la información, basada en las
previsiones contenidas en el presupuesto anual asignado y publicará el Plan Anual de Adquisiciones de la institución, en el Diario Oficial La Gaceta, en el primer mes de cada periodo presupuestario.
CAPÍTULO VI
Requisitos previos de los procedimientos
de contratación administrativa
Artículo 29.—Estimación actualizada del costo del objeto contractual. Le corresponderá a la
Unidad Gestionante del bien o servicio, estimar el costo del objeto contractual de acuerdo con lo
establecido en el artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa sobre la estimación del negocio.
Artículo 30.—Disponibilidad presupuestaria. De previo a la decisión de iniciar una
contratación, deberá determinarse la existencia de la partida presupuestaria, haciendo la reserva del
caso, siendo requisito indispensable que en la Decisión Inicial, se indique expresamente los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación.
En el caso de contratos cuya ejecución, por su naturaleza, exceda de un periodo presupuestario,
deberá indicarse en la Decisión Inicial y deberán adoptarse las medidas necesarias para asegurar que oportunamente se dispondrá de los recursos requeridos para garantizar el pago correspondiente.
Artículo 31.—Decisión de iniciar el procedimiento. El procedimiento de contratación se
iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o el titular subordinado competente.
La decisión que encabezará el expediente deberá estar debidamente motivada, indicando la
finalidad pública que se persigue satisfacer y contendrá al menos una justificación de su procedencia de
acuerdo con el Plan Anual Operativo, el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto aprobado emitido
por el funcionario competente según corresponda.
Además, la descripción del objeto, los procedimientos de control de calidad, estimación
actualizada del costo del objeto, la existencia de estudios técnicos, indicación expresa de los recursos
humanos y materiales de los que se dispone y la designación de un encargado general del contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Reglamento a la Ley.
Artículo 32.—Subsanación de la Decisión Inicial. La Decisión Inicial presentada en forma
incompleta o imprecisa, será comunicada para su corrección por el Departamento de Suministros,
Bienes y Servicios a la Unidad Gestionante, para que realice el ajuste correspondiente, dentro de los tres días hábiles siguientes.
Si la prevención no es atendida en forma oportuna se procederá a su archivo, relevándose de responsabilidad al Departamento de Suministros, Bienes y Servicios.
Artículo 33.—Agrupación de pedidos para evitar fraccionamientos. El Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios reunirá las decisiones iniciales de las diferentes unidades gestionantes
que versen sobre bienes o servicios de la misma naturaleza, siempre que las circunstancias concurrentes
lo permitan, con el objeto de obtener las mejores condiciones contractuales y de evitar un fraccionamiento ilícito.
Artículo 34.—Prohibición de fragmentar. No se podrá fragmentar las adquisiciones de bienes y
servicios con el propósito de variar el procedimiento de contratación que procede de acuerdo con la
estimación determinada para la contratación, de conformidad con el artículo 13 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
Artículo 35.—Determinación del procedimiento. La determinación del procedimiento a seguir
para su celebración y de acuerdo a la estimación del negocio realizada por la Unidad Gestionante, será
responsabilidad del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, para lo cual se deberá observar lo
dispuesto en el artículo 12 del Reglamento y los Límites de Contratación Administrativa, que dicte la Contraloría General de la República.
Artículo 36.—Expediente administrativo. Para toda contratación se formará un expediente
individual en el que deberán constar todas las actuaciones y documentos relativos al procedimiento
promovido, desde el estudio previo que motivó el inicio del procedimiento hasta el último acto de liquidación. Deberá contener al menos los siguientes documentos, cuando corresponda:
a. Decisión inicial donde conste la justificación, la estimación, los términos de referencia,
requerimientos o especificaciones técnicas y generales de la contratación, el responsable de la
verificación o fiscalización del contrato, plazo de entrega, tiempo de recepción provisional.
b. Cartel del concurso, aclaraciones y/o modificaciones.
c. Constancia del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios de que el proveedor se encuentra debidamente inscrito en el Registro de Proveedores Institucional.
d. Constancia de invitación a proveedores o de publicación según corresponda.
e. Ofertas participantes con la constancia de recibo correspondiente.
f. Acta de apertura de ofertas, para el caso de las licitaciones.
g. Correspondencia recibida sobre las ofertas.
h. Estudio de las ofertas.
i. Acta de Recomendación de Adjudicación y acto de adjudicación,
j. Copia de las garantías de participación y de cumplimiento cuando corresponda,
k. Constancia de comunicación o publicación del acto de adjudicación.
l. Orden de Compra.
m. Constancia de comunicación de la orden de compra.
n. Copia del contrato, cuando exista.
o. Copia de facturas, informes de ejecución del servicio o entrega de bienes.
p. Constancia de pagos realizados, reajustes de precios, finiquitos y cualquier otra documentación
referente a la formalización o ejecución del contrato.
El expediente deberá estar debidamente ordenado y foliado y será custodiado por el
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios.
Los interesados tendrán acceso al expediente administrativo, de acuerdo con las regulaciones que en cuanto a horario y custodia, que establezca ese Departamento.
La incorporación de los documentos al expediente, no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios.
En caso de documentos calificados como confidenciales, estos se guardarán en un legajo separado al expediente principal.
Artículo 37.—Sistema Integrado de Actividad Contractual. Será responsabilidad del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios el registro de toda la información sobre actividad
contractual en el Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC), conforme con las disposiciones que sobre dicho Sistema establece la Contraloría General de la República.
CAPÍTULO VII
Modalidades de contratación administrativa
Artículo 38.—De los procedimientos de contratación administrativa. El Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios llevará a cabo la contratación de bienes y servicios mediante los
procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y de acuerdo
con los Límites de Contratación Administrativa vigentes, autorizados por la Contraloría General de la
República, según el estrato o grupo presupuestario donde se ubique el PANI, de acuerdo al monto de su
presupuesto ordinario inicial para contratar bienes y servicios no personales. Se deberá cumplir con el
procedimiento específico establecido para cada tipo de contratación, sea, Licitación Pública, Licitación
Abreviada, Contratación Directa, Remate, u otra modalidad de contratación prevista en la citada normativa.
Artículo 39.—Determinación del procedimiento. Para la determinación del procedimiento de
contratación a seguir el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, tomará en cuenta todas las
formas de remuneración previstas, incluyendo costo principal, fletes, seguros, intereses, tributos,
derechos, y otros. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebrada por plazo
determinado, la estimación se hará sobre el plazo total del contrato durante su vigencia y si es por plazo
indeterminado, la estimación se hará sobre la base del pago mensual multiplicado por cuarenta y ocho.
Esa última fórmula se aplicará también cuando en los contratos por plazos menores a cuatro años,
existan prórrogas que puedan superar ese límite y cuando exista duda sobre si el contrato es de plazo
indeterminado o no. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o
servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas.
CAPÍTULO VIII
El cartel
Artículo 40.—Elaboración del cartel. El cartel de licitación será elaborado en una primera etapa
como proyecto por el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, con base en los términos de
referencia establecidos por la Unidad Gestionante en la decisión inicial, contemplando las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables a la materia, así como las condiciones, requerimientos,
especificaciones técnicas, sistema de calificación de ofertas y demás información necesaria, para un correcto entendimiento del objeto y los alcances de la contratación.
Como mínimo el cartel contendrá los aspectos referidos en el artículo 52 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa. Luego será remitido a la Asesoría Jurídica, para la revisión de los aspectos de legalidad.
En caso de requerimientos complejos se podrá autorizar la contratación de personas físicas o
jurídicas para que brinden asesoría en la elaboración de las especificaciones técnicas.
Artículo 41.—Audiencias previas: El PANI podrá celebrar audiencias con potenciales oferentes
antes de la elaboración del cartel definitivo, fin de recibir observaciones que permitan la más adecuada
elaboración del mismo. Para tales efectos, deberá hacer invitación pública y levantar un acta de las
audiencias, todo lo cual deberá constar en el expediente de la contratación. Dichas audiencias deberán contemplar lo establecido en el artículo 53 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa.
Artículo 42.—Representantes del PANI en audiencias previas al cartel. Por parte del PANI
deberán asistir a las audiencias previas los siguientes funcionarios: El Jefe de la unidad solicitante o su
representante y el Fiscalizador del contrato en caso de no ser el jefe de la Unidad, técnicos de la materia
del objeto de la contratación en caso de requerirse, Asesor Jurídico o su representante y el Coordinador del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios o su representante.
Artículo 43.—Cláusulas penales o multas. En el cartel de licitación se podrán incluir cláusula
de retención, cláusula penal por ejecución tardía, multas por defectos en la ejecución del contrato, así
como otras condiciones relacionadas con la ejecución contractual, considerando el monto del contrato y
el plazo convenido para la ejecución o entrega total y las repercusiones de su eventual incumplimiento,
siempre que no sean contrarios al interés público, al ordenamiento jurídico y a los principios de sana administración.
La cláusula penal se aplicará cuando se de ejecución contractual prematura o tardía, considerando
el monto del contrato y el plazo convenido para la ejecución o entrega total y las repercusiones de su
eventual incumplimiento, siempre que no sean contrarios al interés público, al ordenamiento jurídico y a los principios de sana administración.
Artículo 44.—Disponibilidad del cartel. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios
deberá mantener a disposición de cualquier interesado para su adquisición o consulta, copia de los
carteles de las licitaciones que se encuentren en trámite.
Artículo 45.—Modificaciones y aclaraciones al cartel. Las modificaciones a las condiciones o
especificaciones del cartel deberán anunciarse por los mismos medios que se cursó la invitación, con al menos tres días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas.
Por modificaciones se entienden, para estos efectos, aquellas que no cambien el objeto del negocio ni constituyan una variación fundamental en la concepción original de este.
Cuando se trate de simples aclaraciones pedidas o acordadas de oficio, que no impliquen
modificación, es deber de la Administración incorporarlas de inmediato al expediente y darles una adecuada difusión dentro de las 24 horas siguientes.
Una vez publicado o notificado el aviso a concursar, la Administración, dispondrá únicamente de
tres oportunidades para modificar de oficio el cartel, así como de igual número para conferir prórrogas
al plazo de recepción de las ofertas. De superarse la cantidad de modificaciones, no se invalidará el
procedimiento, pero se aplicarán las sanciones correspondientes de acuerdo con el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Las aclaraciones a solicitud de parte, deberán ser presentadas ante la Administración, dentro del
primer tercio del plazo para presentar ofertas y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes
a su presentación. Las que sean presentadas fuera de ese plazo podrán ser atendidas, pero no impedirán la apertura de ofertas señalada.
Artículo 46.—Publicación del cartel. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios
deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta y en los medios electrónicos habilitados por la
Administración la invitación a participar así como de las modificaciones del cartel y del acto de
adjudicación, en todas las Licitaciones Públicas. En los casos de las Licitaciones Abreviadas, cuando el
número de proveedores inscritos sea igual o superior a cinco, la Administración queda facultada para
cursar invitación mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta, cuando así lo estime conveniente para la satisfacción del interés público.
CAPÍTULO IX
Las garantías
Artículo 47.—Disposiciones generales sobre la garantía de participación y de cumplimiento.
En los procedimientos de contratación que promueva el PANI, será facultativa para la administración la
solicitud del rendimiento de Garantía de Participación. En cuanto a la Garantía de Cumplimiento su solicitud y rendimiento será obligatoria.
En las contrataciones directas y en los procedimientos de excepción, solo se pedirá rendir
garantía de participación o de cumplimiento cuando se considere necesario por la naturaleza y el monto
de la contratación y así se solicite en el cartel o en la invitación al concurso. Se exceptúan de lo anterior,
aquellos casos en que por el monto se requiera refrendo de la Contraloría General de la República, para
los cuales será exigida la garantía de cumplimiento.
En los contratos de arrendamiento no se rendirá ninguna clase de garantía de cumplimiento a favor de la Administración.
Artículo 48.—Tipos de garantías aceptadas por la administración. Se aceptarán los tipos de
garantías que sean otorgadas a favor del PANI de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 del Reglamento de Contratación Administrativa.
Artículo 49.—Control y vigencia de las garantías. El control sobre la rendición efectiva, el
monto y vigencia de las garantías de participación y de cumplimiento, será responsabilidad del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y su recepción y custodia será responsabilidad de la Oficina de Tesorería.
Artículo 50.—Monto y plazo de las garantías. El monto y plazo mínimo de las garantías de
participación y de cumplimiento para cada contratación lo determinará el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, de acuerdo con lo establecido en la Ley y su Reglamento.
Se considerará los siguientes parámetros: Monto estimado de la contratación, tipo de concurso,
disponibilidad de oferentes en el Registro de Proveedores, monto de las multas y cláusulas penales que
se cobrarán por incumplimiento de contrato, tiempo de ejecución y complejidad del contrato.
Artículo 51.—Vigencia de las garantías de participación y de cumplimiento. El cartel de la
contratación establecerá la vigencia mínima de la garantía de participación y la de cumplimiento. En caso de omisión, regirá lo indicado en el artículo 43 del Reglamento, siendo las siguientes reglas:
a) La garantía de participación hasta por un mes adicional a la fecha máxima establecida para dictar
el acto de adjudicación.
b) La garantía de cumplimiento hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción
definitiva del objeto contractual.
Artículo 52.—Devolución de garantías. La devolución de las garantías de participación y
cumplimiento se hará a petición de los interesados y previa autorización del Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios, en los plazos establecidos en el artículo 45 del Reglamento.
Además, para las garantías de cumplimiento, la devolución se hará previa autorización del
Fiscalizador del contrato. Se podrá realizar devoluciones parciales de la garantía de cumplimiento, de acuerdo a lo establecido en el artículo 45 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 53.—Prórrogas, devolución o ejecución de garantías. Toda solicitud de prórroga o
devolución de la garantía de cumplimiento deberá ser remitida al Departamento de Suministros, Bienes y Servicios con al menos con quince días hábiles de anticipación al vencimiento de las mismas.
Si se tratare de solicitudes de ejecución de garantías, deberá hacerlo dentro del mismo plazo antes
mencionado, debidamente fundamentado para que el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios
realice los trámites correspondientes.
En casos excepcionales, si la Administración tuviere que ejecutar una garantía, porque no se
renovó en tiempo, deberá custodiar el dinero obtenido mediante esa gestión, mientras el contratista se
pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución podrá hacerla de oficio o a instancia de la unidad fiscalizadora, en forma automática.
Artículo 54.—Prórrogas. En el caso de prórroga a la garantía, una vez prevenido el oferente o
contratista sobre la misma por parte del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, si éste no
atendiere oportunamente la prevención, dicho Departamento procederá a la ejecución de la caución a más tardar el día de su vencimiento.
Artículo 55.—Ejecución de garantías. En caso de que proceda la ejecución de la garantía de
participación o cumplimiento, se seguirá el procedimiento establecido en los artículos 39 y 41 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO X
La oferta
Artículo 56.—Oferta. La oferta deberá presentarse por los medios autorizados en el cartel, sea
por medios físicos o en forma electrónica y debidamente firmada por quien tenga poder para ello, de
manera física o a través de algún mecanismo electrónico previamente aceptado por la Administración,
siguiendo lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en cuanto a la utilización de los medios electrónicos.
Para una mayor agilidad, la oferta podrá presentarse mediante formulario, cuando la
Administración, así lo haya establecido en el cartel o el procedimiento utilizado así lo exija. Salvo que
en el cartel se indique otra modalidad, las ofertas se presentarán en sobre cerrado, el cual deberá indicar
la ubicación de la oficina que la recibe, el número y nombre del concurso que se trate.
La no presentación de la oferta en sobre cerrado se entenderá bajo la exclusiva responsabilidad
del proponente, no acarreará ningún vicio y tampoco relevará a los funcionarios de su deber de confidencialidad y custodia antes de la apertura.
Artículo 57.—Intervención del representante de Casas Extranjeras. La intervención de los
representantes de Casas Extranjeras se concretará a someter la oferta proveniente del principal, lo
anterior sin perjuicio del sometimiento de ofertas conjuntas, cuando estas sean autorizadas en el cartel.
Los representantes de casas extranjeras no tienen facultad en este carácter para firmar ofertas ni
para hacer modificaciones, aclaraciones o adiciones a la propuesta, salvo que cuente con un contrato que
le otorgue facultades de representación para actuar a nombre y por cuenta del principal, de conformidad con lo dispuesto en el Código Civil respecto al contrato de mandato.
En cuanto a los documentos aportar se regirá por el artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 58.—Prevención por vigencia menor a la establecida en el cartel. El Departamento
de Suministros, Bienes y Servicios será el responsable de prevenir al oferente en caso de que la vigencia
de su oferta sea inferior a la solicitada en el cartel, de conformidad con lo establecido en el artículo 67 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO XI
Invitación de oferentes
Artículo 59.—Contenido del aviso o invitación a participar. Las invitaciones a concursar indicarán al menos la siguiente información:
a. Nombre, modalidad y número de la contratación que se promueve.
b. Fecha y hora límite para la recepción de ofertas.
c. Breve descripción de la naturaleza de los bienes o servicios objeto de la contratación.
d. Costo de los documentos anexos que deberá cubrir el interesado y donde deberá cancelarlos y retirarlos.
Artículo 60.—Plazo para recibir ofertas. Para la indicación de la fecha límite de recepción de
ofertas, el aviso podrá señalar una hora y fecha determinada, como límite para recibir las propuestas. En
todo caso el plazo no podrá ser menor a lo establecido por el Reglamento, para la correspondiente
contratación, debiéndose considerar que para su cómputo no se debe tomar en cuenta el día de la
publicación o comunicación, pero sí el día del vencimiento. Se exceptúan aquellas contrataciones donde medie autorización expresa de la Contraloría General de la República para reducir plazos.
Artículo 61.—Registro del retiro del cartel de licitación. De previo a la entrega del cartel de
licitación, se verificará que se haya cancelado su costo y deberá requerirse a la persona solicitante del
cartel que deje constancia del retiro en el formulario de control que se llevará al efecto y formará parte
integral de expediente de la contratación, dicho registro deberá consignar:
a. Nombre, apellidos y número de cédula de quien retira
b. Nombre completo o razón social del potencial oferente
c. Dirección, correo electrónico, número de teléfono y de fax del potencial oferente
d. Firma y fecha de retiro.
Artículo 62.—Recepción de ofertas. Llegada la hora y fecha límites fijadas en las bases de la
contratación, se tendrá por cerrado el plazo de recepción de ofertas. Para el control de la hora límite se
utilizará el reloj marcador del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios o la Unidad de Compra Regional, según corresponda.
CAPÍTULO XII
El acto de apertura de ofertas
Artículo 63.—Momento de la apertura. Una vez concluido el plazo para la recepción de ofertas,
a la hora y fecha previstas en la invitación o cartel, de inmediato se procederá al acto formal de apertura de las ofertas.
El mismo se realizará en el lugar que al efecto se señale en el cartel, en presencia de los
interesados que tengan a bien asistir. Podrán asistir también funcionarios de las dependencias
interesadas, así como de la Auditoria Interna.
Quedará constancia de la apertura de las ofertas en el Libro de Actas de Licitaciones debidamente
legalizado por la Auditoria Interna, acta que deberá ser suscrita por los funcionarios encargados y
presentes en el acto de apertura y por los interesados que hayan hecho observaciones para que consten en el acta.
Cuando el día previsto para el acto de apertura no fuere hábil ni habilitado al efecto, tal acto se realizará el siguiente día hábil a la misma hora establecida.
Artículo 64.—Acta de apertura de ofertas. El acta correspondiente a la apertura de ofertas
estará a cargo del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y deberá contener como mínimo lo siguiente:
a. Lugar, fecha y hora en que se inicia el acto de apertura
b. Número y objeto del procedimiento
c. Nombre completo de los asistentes al acto
d. Razón social de los oferentes
e. Indicación del monto total de la cotización
f. Número de folios de las ofertas
g. Indicación del depósito previo de la garantía de participación, forma en que se rinde, monto y
plazo
h. Observaciones de los interesados y todo dato que se considere oportuno incluir
i. Hora en que se termina el acto
j. Firma de los funcionarios presentes y de los interesados que hayan hecho observaciones.
Artículo 65.—Aclaraciones. Inmediatamente concluido el acto de apertura de las ofertas, éstas y
sus complementos podrán ser objeto de examen y consulta por los interesados, conforme a las
regulaciones que establezca el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, sobre medidas de
seguridad de los documentos, horario y lugar de consulta. La administración recibirá consultas y
solicitudes de aclaraciones de los oferentes, de conformidad con lo que establece el artículo 79 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO XIII
Estudio, selección y adjudicación de las ofertas
Artículo 66.—Solicitud de estudio y evaluación de ofertas. Concluido el acto de apertura, las
ofertas originales y sus complementos, junto con una copia del acta respectiva, serán incorporadas al
expediente administrativo de la contratación y serán foliadas. A más tardar dentro de los tres días
hábiles siguientes al acto de apertura de ofertas, el expediente de la contratación será remitido a la Asesoría Jurídica, para el análisis del ajuste de las ofertas a las exigencias legales del cartel.
Artículo 67.—Estudio de ofertas y solicitud de aclaraciones. Cuando las unidades o
dependencias que tengan a cargo el estudio y valoración de ofertas, deban solicitar aclaraciones a las
ofertas, el aporte de documentación adicional o subsanaciones, lo harán a través del Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios.
Artículo 68.—Exclusión de ofertas. Corresponderá al Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios prevenir la subsanación de los defectos formales advertidos a los oferentes, cuando sea
jurídicamente procedente de conformidad con el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Únicamente podrán excluirse del concurso las ofertas que infrinjan disposiciones legales
sustanciales o que se aparten de las estipulaciones técnicas y financieras relevantes del cartel de
licitación.
También serán descalificadas las ofertas que, a pesar de ser formalmente prevenidos sus
oferentes, no concurran en el tiempo concedido, a subsanar las deficiencias formales trascendentes, advertidas en sus ofertas.
La garantía de participación se ejecutará en aquellos casos en que el oferente deje de contestar en tiempo, de manea injustificada, una prevención de la Administración sobre un aspecto trascendente.
Artículo 69.—Estudios técnico, legal y financiero. Los estudios técnico y legal de las ofertas, se harán en forma simultánea, por parte de las instancias competentes de la Institución.
Dentro de estos aspectos se considerará la relevancia del cumplimiento de los requisitos del cartel
y demás normativa aplicable, además de la calidad, tiempo de entrega, forma de pago, solvencia
económica, garantías ofrecidas, entre otras condiciones, de acuerdo con la naturaleza de la contratación,
según el siguiente detalle:
a. Estudio técnico de ofertas: El informe técnico será elaborado por el Fiscalizador del Contrato,
salvo en aquellos casos que por la especialidad de la materia o características del objeto de la
contratación, se deba acudir a otras instancias. En dicho informe se consignarán aquellos casos
en que por razones técnicas, la oferta se aparta sustancialmente de los requerimientos del cartel y
si tal circunstancia torna la oferta inaceptable o no. Igualmente, podrá advertirse cualquier
incumplimiento en aspectos formales o de otra índole.
b. Estudio legal de ofertas: El estudio legal de las ofertas consiste en el análisis de los aspectos
formales y jurídicos de las mismas, y deberán señalarse los incumplimientos e indicar si éstos
son subsanables de acuerdo al artículo 81 del Reglamento de la Ley de Contratación
Administrativa. Asimismo se deberá advertir cuales de las ofertas son calificadas como
inadmisibles, e indicar cualquier situación relevante, en el ámbito jurídico, que pueda incidir en la contratación de forma negativa.
La evaluación de las ofertas deberá realizarse de acuerdo a los parámetros de calificación
establecidos en el cartel y solamente respecto a las ofertas que resulten legal, financiera y técnicamente
elegibles. Los criterios de evaluación de ofertas incorporados en el cartel deberán estar orientados a que
la Administración escoja la oferta que satisfaga mejor el interés público.
En caso de ser necesario, un legajo con una copia de cada una de las ofertas, sus complementos,
el cartel y sus modificaciones, se remitirá a la Unidad Gestionante, para que esta dependencia, estudie y
valore las ofertas en relación con las condiciones y especificaciones técnicas del cartel y las normas técnicas reguladoras de la materia, e indique cuales ofertas resultan técnicamente elegibles.
CAPÍTULO XIV
Del acto de adjudicación
Artículo 70.—Acto de adjudicación. El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas.
Dicho plazo podrá ser prorrogado por un periodo igual y por una sola vez, mediante resolución motivada, en la cual se acrediten razones de interés público que así lo justifiquen.
Vencido el plazo señalado en el párrafo anterior, sin haberse dictado el acto de adjudicación, los
oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta, así como a que se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna.
Para los efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto o infructuoso del concurso,
derivadas de la anulación del acto de adjudicación, el PANI dispondrá de un plazo de un mes contado a
partir del día siguiente al de la fecha de la notificación de la resolución respectiva. Este plazo podrá ser
prorrogado por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolución motivada
que deberá constar en el expediente.
Artículo 71.—Niveles de competencia para adjudicar. El órgano competente para adjudicar,
declarar desierto o infructuoso un concurso, lo determinará la modalidad del procedimiento de contratación, de la siguiente forma:
a. Tratándose de contrataciones de escasa cuantía serán competentes el Coordinador del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios o el Director Regional.
b. Tratándose de contrataciones basadas en excepciones serán competentes el Coordinador del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, si estas requieren de aprobación interna; o el
Director Regional en caso de que no requieran aprobación interna.
c. Tratándose de contrataciones basadas en excepciones y que requieren de refrendo contralor; el competente para adjudicar será la Junta Directiva.
d. Tratándose de licitaciones abreviadas y públicas, la Junta Directiva seguirá siendo quién emita el correspondiente acto final.
Artículo 72.—Formalidades, motivación. El acto de adjudicación, tanto como el que declare
desierto el concurso, deberá constar por escrito y estar debidamente razonados por el órgano competente
para dictarlo, con base en el sistema de calificación y comparación de ofertas, con expresa indicación de
los factores considerados, así como el grado de importancia de cada uno de ellos en la comparación global de las ofertas y el método para valorarlas en relación con cada factor.
La adjudicación se deberá realizar conforme con el resultado obtenido de la aplicación de dicho sistema.
En caso de que dos o más ofertas obtengan igual número de puntos o porcentaje de calificación,
la adjudicación deberá recaer a favor de la oferta de menor precio, como criterio de desempate, salvo
que se defina otro criterio expresamente en el cartel respectivo.
El órgano que emite el acto de adjudicación, será el encargado de remitirlo oportunamente al
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, para su comunicación o publicación y trámites siguientes.
Artículo 73.—Comunicación de adjudicación de licitaciones. Una vez adjudicada la licitación,
se procederá a comunicar por los mismos medios por los que se comunicó la invitación, de conformidad con lo indicado en el artículo 88 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 74.—Solicitud de la garantía de cumplimiento. Transcurrido el plazo para que el acto
de adjudicación adquiera firmeza, el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios al adjudicatario
la rendición de la Garantía de Cumplimiento, para su depósito dentro del plazo establecido en el cartel o en su defecto, dentro de los 10 días hábiles contados a partir de la firmeza del acto.
De no presentar el adjudicatario la garantía en el plazo establecido, se procederá de acuerdo con
el procedimiento del artículo 39 del Reglamento, pudiéndose readjudicar a la segunda oferta mejor calificada.
Artículo 75.—De la readjudicación cuando no se otorgue la garantía de cumplimiento o el
contratista no se presente a la formalización del contrato. En el supuesto de que el adjudicatario no
otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción o prevenido para ello no comparezca a la
formalización del contrato dentro del plazo indicado en el artículo anterior, se dejará sin efecto la
adjudicación y se podrá readjudicar a la segunda oferta mejor calificada, si resultare conveniente a los
intereses de la Administración, dentro de los veinte días hábiles, a partir del momento en que se determinó el incumplimiento del adjudicatario.
Dicho plazo podrá ser prorrogado hasta por diez días adicionales, siempre que se acredite en el expediente las razones calificadas que así lo justifiquen.
En caso de que hubiere cesado la vigencia de la oferta o de la garantía de participación, se le prevendrá al oferente para que la restablezca en un plazo de tres días hábiles.
De no hacerlo se podrá optar por continuar con las ofertas siguientes de acuerdo con el orden de calificación.
CAPÍTULO XV
Ejecución de los contratos
SECCIÓN I
La orden de compra y la formalización del contrato
Artículo 76.—Perfeccionamiento y formalización. Para la formalización de contratos se atenderán los siguientes parámetros:
a. Solo se formalizarán en escritura pública las contrataciones administrativas inscribibles en el
Registro Nacional y las que por Ley tengan ese requisito.
b. Deberá formalizarse mediante contrato escrito, las contrataciones que, por su monto y naturaleza,
requieran del Refrendo de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 2) del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
c. Se formalizarán mediante orden de compra aquellas contrataciones que por su estimación, estén
dentro del rango de compras directas o las licitaciones correspondientes a la adquisición de bienes.
d. En el caso de las licitaciones correspondientes a contrataciones de servicios, estas se formalizarán mediante contrato escrito.
Artículo 77.—Estructura del contrato. El contrato deberá contener como mínimo la siguiente
estructura:
a. Número consecutivo
b. Título o encabezado
c. Identificación y calidades de las partes
d. Antecedentes en que se basa
e. Objeto
f. Obligaciones de las partes
g. Otras condiciones (cláusula penal, retenciones)
h. Precio y forma de pago
i. Indicar la presentación de informes de la ejecución y cumplimiento de la contratación.
j. Inicio y plazo de la contratación
k. Profesional responsable de la fiscalización de la ejecución del contrato
l. Fórmula para los reajustes de precios cuando corresponda
m. Indicar disponibilidad de recursos presupuestarios
n. Garantía del bien o servicio
o. Garantía de cumplimiento
p. Estimación Fiscal
q. Fecha de suscripción por las partes.
Artículo 78.—Archivo y custodia de los contratos. Los contratos tendrán una numeración
consecutiva. Deberá entregarse una copia al contratista, a la unidad solicitante o fiscalizadora, al
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios para que se incorpore al expediente de la contratación,
al Departamento Financiero Contable y el documento original deberá archivarse y custodiarse debidamente en la Asesoría Jurídica.
Artículo 79.—La orden de compra. Constituirá el instrumento idóneo para continuar con el
trámite de ejecución y pago respectivos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 190 del Reglamento
a la Ley de Contratación Administrativa, respecto a la validez, perfeccionamiento y formalización del
contrato. Todas las contrataciones de bienes y servicios estarán amparadas a la respectiva Orden de Compra, la cual deberá contener al menos las siguientes estipulaciones básicas:
a. Fecha de expedición del documento.
b. Nombre completo de la persona física o jurídica y número de cédula correspondiente.
c. Si se tratare de una casa extranjera se indicará además el nombre de su representante por cuyo medio se presentó la oferta.
d. Número de licitación o contratación.
e. Numero de Decisión Inicial.
f. Descripción completa de los bienes o servicios, con indicación de las cantidades y de los precios unitarios y totales.
g. Condición de pago.
h. Lugar y fecha de entrega de los bienes o servicios.
i. Leyenda que fundamenta la exoneración de impuestos.
j. Códigos de presupuesto
k. Sello por parte del PANI.
l. Nombre del colaborador que la elaboró.
m. Firma del funcionario por parte del PANI autorizado pata firmar este tipo de documento.
Artículo 80.—Refrendo de contratos. Las contrataciones administrativas que requieran del
refrendo por parte de la Contraloría General de la República, en razón de su cuantía y del estrato
presupuestario en el cual se ubique el PANI, deberán someterse a las disposiciones contempladas en el
Reglamento sobre Refrendos de las Contrataciones de la Administración Pública vigente, emitido por la Contraloría General de la República.
El trámite y requisitos de dicho refrendo se regirá por lo establecido en el Capítulo IV del citado Reglamento.
Artículo 81.—Aprobación interna. La actividad contractual que por su naturaleza o cuantía no
requiera del refrendo de la Contraloría General de la República, deberán contar con la aprobación
interna de la Asesoría Jurídica institucional o de aquella otra con especialidad jurídica designada por el jerarca para tales efectos.
El trámite de aprobación interna se regirá por lo estipulado en el artículo 17 del Reglamento sobre Refrendos de las Contrataciones de la Administración Pública vigente.
Artículo 82.—De la orden de compra. La Asesoría Jurídica notificará al Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios, el refrendo contralor o aprobación interna, según corresponda, para que
gire la orden de compra del contrato, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su notificación, en el
caso del refrendo contralor, o de su emisión, en el caso de la aprobación interna..
Artículo 83.—De la obligación a la ejecución y posibilidad de prórrogas. El contratista tiene la
obligación de ejecutar plenamente y sin obstáculo lo pactado en el respectivo contrato, salvo por
razones de fuerza mayor debidamente acreditadas por el contratista, por demoras ocasionadas por el
PANI o cuando se acuerde suspender temporalmente la ejecución del contrato.
En los casos no imputables al contratista éste podrá solicitar prórrogas para la ejecución del
contrato, debidamente justificadas por escrito, a más tardar dentro de los diez días hábiles siguientes al
conocimiento del hecho que demorará la ejecución. Dichas prórrogas podrán ser autorizadas por el
órgano que dictó el acto de adjudicación, previa recomendación técnica del Funcionario Responsable
asignado. No se concederán prórrogas vencidos los términos de ejecución previstos, sin perjuicio del
derecho del contratista de justificar el incumplimiento por los medios legales establecidos.
Artículo 84.—Plazo para la ejecución contractual. Para la entrega y recepción de las obras,
bienes o servicios contratados, se tendrá presente que el plazo señalado para la respectiva ejecución será
el que establezca la Orden de Compra. A falta de estipulación sobre el particular, el plazo empezará a
correr al momento en que la adjudicación se encuentre firme o desde el momento en que sea notificado
el contratista, de la aceptación de su propuesta en caso de contratos directos. Sin embargo, no correrá
dicho plazo en perjuicio del contratista, cuando el PANI incumpla sus obligaciones, de manera que impida a aquel iniciar o continuar su cometido.
Artículo 85.—Recibo de obras. El recibo de obras se regirá por lo establecido en el artículo 151
del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa, mientras que el de bienes y servicios se hará con arreglo en lo estipulado en los artículos 194 y 195 del mismo Reglamento.
Artículo 86.—Recibo de servicios técnico-profesionales. Además de lo contemplado en los
artículos 194 y 195 del Reglamento, el funcionario responsable verificará el cumplimiento de lo establecido en el respectivo contrato.
Artículo 87—Rechazo del objeto o recepción bajo protesta. El Fiscalizador del Contrato, en el
caso de advertir algún o algunos incumplimientos en la ejecución del contrato, no subsanables por
razones técnicas o de oportunidad, podrá optar por rechazar el objeto, bienes o servicios que se le
entreguen. Igualmente, según la naturaleza del contrato o las circunstancias que concurran, podrá
aceptarlo bajo protesta.
En este último caso, el órgano encargado de la fiscalización del contrato, emitirá un informe en el
que exprese tal circunstancia y pondrá el asunto en conocimiento del Departamento de Suministros,
Bienes y Servicios, para que esta dependencia solicite criterio de la Asesoría Jurídica sobre la
procedencia o no de tramitar la ejecución de la garantía de cumplimiento y si fuere el caso, el
resarcimiento de los daños y perjuicios en que se haya incurrido. La indicada decisión podrá tomarse con motivo de la recepción provisional o definitiva.
Cuando los incumplimientos fueren subsanados su reparación será sin perjuicio de la aplicación
de las penalidades establecidas por demora, en tanto la unidad no pueda beneficiarse del objeto del contrato. Subsidiariamente se aplicará lo indicado en el artículo 196 del Reglamento.
Artículo 88.—Incumplimiento de las condiciones contractuales. Cuando el fiscalizador del
contrato, advierta un incumplimiento por parte del contratista, lo comunicará al Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios, esta dependencia emplazará al contratista, para que se ajuste a los
términos pactados. Si el contratista no atendiese en debida forma el emplazamiento conferido, se
dispondrá lo pertinente a efecto de iniciar el procedimiento administrativo que se requiera, para adoptar
la decisión que corresponda, según la naturaleza del incumplimiento. La resolución final será adoptada
por el órgano competente.
Artículo 89.—Resolución extrajudicial de conflictos. Todas las controversias o diferencias que
pudieran derivarse de los contratos en su ejecución, liquidación e interpretación, podrán ser resueltas
por la vía arbitral cuando así se pacte, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la
Constitución Política, la Ley número 7727 sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la
Paz Social y su Reglamento y en el Reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de
Comercio de Costa Rica.
Artículo 90.—Responsabilidad del contratista. El contratista será responsable de los daños y
perjuicios originados por el incumplimiento de sus obligaciones, por el término correspondiente de
cinco años, contados a partir del recibo, a satisfacción del PANI del servicio, el suministro o la obra. Si
se trata de obras públicas el término para reclamar la indemnización por vicios ocultos será de diez años, contados a partir del recibo definitivo de la obra.
SECCIÓN II
Modificación del contrato y contrato adicional
Artículo 91.—Modificación del contrato. En el caso de ejercitarse la potestad de modificación
hasta en un cincuenta por ciento (50%) de la prestación objeto del contrato, sea en ejecución o antes de
su inicio, el Ejecutor Presupuestario deberá plantear la solicitud formal ante el Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios, esta dependencia a su vez, solicitará a la Asesoría Jurídica criterio
acerca de la procedencia de la modificación. La solicitud debe incluir al menos la siguiente información de conformidad con el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Tratándose de contratos en ejecución, se deberá presentar solicitud motivada en la cual se
detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, las razones por las cuales se considera que
la modificación obedece a una situación de naturaleza imprevisible al momento de iniciarse el trámite
de la contratación original, que la misma es la única forma de satisfacer el interés público perseguido y
que el monto total de la contratación original más la modificación propuesta, no superan el tope establecido en el procedimiento de contratación seguido originalmente.
La Asesoría Jurídica realizará el análisis correspondiente y preparará un proyecto de resolución que elevará al órgano que dictó la adjudicación, para su aprobación o rechazo, según proceda.
Artículo 92.—Contrato adicional. De conformidad con el artículo 201 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa, para contratos ejecutados, presentar solicitud motivada en la cual se
detalle ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, dejando constancia que en el nuevo
contrato no se están cambiando las bases bajo las cuales se pactó originalmente, que no han transcurrido
más de seis meses de la recepción provisional del primer contrato, además de adjuntar un escrito del
contratista donde se evidencie su interés en contratar el porcentaje adicional, con la Administración,
manteniendo las mismas condiciones. El procedimiento es el mismo que se indicó en al artículo anterior.
Artículo 93.—Actualización tecnológica. La Administración podrá recibir objetos actualizados respecto del bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones:
a. Que los objetos sean de la misma naturaleza.
b. Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto.
c. Que no se incremente el precio ofertado.
d. Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación.
SECCIÓN III
De la gestión de pago
Artículo 94.—Pagos. Los pagos a que se obligue el PANI se harán una vez que todas las
contraprestaciones a cargo del contratista hayan sido debidamente ejecutadas, conforme lo pactado.
Cuando se hubieren acordado entregas parciales, los pagos se harán por cada una de las entregas,
aceptadas de conformidad. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, incluidos los
servicios técnicos o profesionales y los contratos de obra, los pagos se harán por periodo vencido o
contra el avance de obra o servicio, según sea el caso. Cuando se trate de compras al exterior, para su pago se podrán utilizar las normas y costumbres del comercio internacional.
Artículo 95.—Aprobación de facturas. Sin perjuicio de los demás requisitos que se señalen en
el contrato respectivo, toda factura deberá contar con el sello, nombre y firma del Ejecutor
Presupuestario y se debe adjuntar el Acta de Recepción Definitiva que la firmará el Fiscalizador del
Contrato. De esta forma se tendrá como recibido conforme las facturas y ajuste de las mismas a los
requisitos de forma y contenido establecidos en la normativa aplicable. Las facturas que presente el contratista deberán estar timbradas o dispensadas y contener al menos lo siguiente:
a. Fecha de emisión
b. Consignación del PANI como deudor
c. Descripción clara y precisa de los bienes, servicios u obras objeto del cobro, incluyendo cantidades y montos brutos.
d. Procedimiento, número y nombre de la contratación
e. Indicación de la exención de impuestos que corresponde
f. Referencia de si se trata de un pago parcial o total
g. Nombre y firma del proveedor o representante, número de cédula jurídica o física, según corresponda.
h. Las facturas no deben contener borrones, tachaduras ni alteraciones.
Artículo 96.—Forma de pago. La forma de pago se determinará en el cartel de licitación, en el contrato o en la orden de compra.
Artículo 97.—Realización del pago. Corresponderá al Encargado de Tramitar Facturas del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios, verificar los requerimientos anteriores y realizar el
análisis del tiempo de entrega, así como el posible cobro de multas y cláusulas penales, según lo
establecido en el contrato respectivo. Lo anterior se llevará a cabo sin dilaciones innecesarias, a efecto
de que el PANI cumpla con sus contraprestaciones en forma oportuna y no cause perjuicio a los contratistas.
SECCIÓN IV
Reajuste de precios
Artículo 98.—Derecho al equilibrio económico del contrato. En materia de arrendamientos de
bienes inmuebles, para el reajuste de la renta o precio se aplicará lo dispuesto en el artículo 67 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.
En los demás casos, con fundamento en el artículo 31 de la Ley General de la Contratación
Administrativa, todo contratista tendrá derecho al equilibrio económico del contrato. Cuando el reajuste
de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará el siguiente procedimiento
a. La solicitud se deberá presentar al Departamento de Suministros, Bienes y Servicios con al
menos la siguiente información: el desarrollo de la fórmula matemática, copia de los documentos
donde consten los índices utilizados (oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura
de costos, el número de contratación, la referencia de la Orden o contrato vigente y una breve
descripción del objeto del contrato.
b. El Departamento de Suministros, Bienes y Servicios analizará los documentos en los tres días
hábiles siguientes a su presentación y los remitirá al Departamento Financiero Contable, para su revisión, durante los siete días hábiles siguientes.
c. El Departamento Financiero Contable, informará al Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios, la procedencia o no de la solicitud planteada, para que esta dependencia lo comunique al contratista para que presente la factura correspondiente, en caso de ser aprobado.
Todos los documentos que se generen deberán ser incorporados en forma oportuna al expediente administrativo de la contratación.
SECCIÓN V
Control y fiscalización del contrato
Artículo 99.—Derecho de Fiscalización. El contratista se encuentra obligado a ofrecer al PANI
las facilidades necesarias para la adecuada fiscalización del contrato. Para el efectivo ejercicio de este
derecho, al inicio de la contratación, en la decisión inicial, la unidad gestora indicará el funcionario u
órgano, que asumirá la obligación de tomar oportunamente las previsiones necesarias para que el
contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y a las demás obligaciones implícitas en éste.
Artículo 100.—Fiscalización del contrato. La fiscalización del contrato tendrá por objeto tomar
oportunamente las providencias necesarias para obligar al contratista al estricto cumplimiento de las condiciones específicas y plazos establecidos.
Artículo 101.—Funciones del fiscalizador. Corresponderá al funcionario u órgano fiscalizador
del contrato, las siguientes funciones:
a. Dar seguimiento a la etapa de ejecución de los contratos administrativos que formalice la
institución.
b. Requerir del contratista los informes periódicos que se establezcan en el contrato respectivo y los
informes adicionales que se consideren necesarios para una adecuada labor de fiscalización.
c. Darle continuidad al expediente administrativo de la contratación que se trate, en la fase de
ejecución y conclusión del contrato, documentando todas las actuaciones de la Administración y
del contratista (Informes, prórrogas, cartas, oficios, etc.). Dicho expediente estará en custodia del
Departamento de Suministros, Bienes y Servicios.
d. Establecer las medidas correctivas necesarias para que el contratista se ajuste al cumplimiento
debido de sus obligaciones, de conformidad con los términos del contrato.
e. Recomendar al Departamento de Suministros, Bienes y Servicios y la Asesoría Jurídica las
medidas o acciones necesarias en el caso de autorizaciones para efectos de: pagos, prórrogas,
modificaciones al contrato, recibo de obras, bienes o servicios, ejecución de garantías, cobros de multas.
f. Requerir la colaboración obligada de las dependencias administrativas que dispongan de recursos
o personal idóneos para realizar los estudios o análisis necesarios, para verificar el debido
cumplimiento contractual.
g. Dejar constancia del cumplimiento del objeto del contrato en el expediente de la respectiva contratación administrativa.
SECCIÓN VI
Resolución y rescisión del contrato
Artículo 102.—Procedimiento de resolución. De conformidad con lo establecido en el articulo
205 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, una vez sea documentado
preliminarmente el incumplimiento por parte del Fiscalizador del Contrato, el órgano competente
emitirá la orden de suspensión de éste y dará al contratista audiencia por el plazo de diez días hábiles
indicando los alcances del presunto incumplimiento; la prueba en que se sustenta; la estimación de
daños y perjuicios; la liquidación económica, así como la respectiva ejecución de la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, todo lo cual se ventilará en un mismo procedimiento.
El contratista atenderá la audiencia refiriéndose a la causal invocada y a los cálculos económicos,
aportando la prueba respectiva. En caso de no compartir los montos a cancelar deberá exponer sus
propios cálculos acompañados de prueba pertinente. En el evento que acepte la causal y liquidación
hecha por la entidad, el órgano competente dictará de inmediato la resolución correspondiente.
Una vez vencido el plazo de la audiencia, el órgano competente deberá determinar si requiere
prueba adicional o bien disponer las medidas necesarias para valorar la prueba aportada por el
contratista. En caso positivo y dentro del plazo de cinco días hábiles se formularán las respectivas solicitudes, incluidos peritajes e inspecciones.
Evacuada la prueba, se conferirá audiencia al contratista por cinco días hábiles. Vencido ese
plazo, el órgano competente contará con un mes calendario para emitir la resolución. En caso de no
requerirse prueba adicional, deberá resolver el contrato un mes después de vencida la audiencia
conferida al contratista.
La resolución final tendrá los recursos ordinarios previstos en la Ley General de la
Administración Pública.
Una vez emitida la orden de suspensión del contrato, la Administración podrá contratar
directamente los trabajos faltantes a fin de concluir la obra o también proveerse del bien o servicio, si la
Contraloría General de la República así lo autoriza, de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a autorizaciones otorgadas por dicho Órgano.
Artículo 103.—Procedimiento de rescisión. En acatamiento del artículo 208 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa y verificada la causal por la cual procede declarar la rescisión
contractual, el órgano competente procederá a emitir la orden de suspensión del contrato y dará al
contratista audiencia por el plazo de diez días hábiles identificando la causal y la prueba en que se sustenta, entre otros.
El contratista atenderá la audiencia refiriéndose a la causal invocada y presentará un detalle de la liquidación que pide aportando la prueba respectiva.
Vencido el plazo de audiencia, el órgano competente adoptará, dentro del quinto día hábil
cualquier medida necesaria para valorar la liquidación presentada por el contratista. Evacuada la prueba,
dicha instancia resolverá dentro del mes calendario siguiente y estará obligada a la verificación de todos
los rubros presentados. La resolución tendrá los recursos ordinarios previstos en la Ley General de la Administración Pública.
Una vez firme la rescisión, la respectiva liquidación se enviará a aprobación de la Contraloría
General de la República de la República, quien contará con veinticinco días hábiles para aprobar,
improbar o efectuar las observaciones que considere pertinentes.
Artículo 104.—Indemnización. Una vez firme la resolución administrativa de rescisión se
procederá con las indemnizaciones que correspondan. Si la rescisión se origina en caso fortuito o fuerza
mayor, el PANI resarcirá por completo al contratista la parte efectivamente ejecutada del contrato y los
gastos en que haya incurrido para la ejecución total del contrato. Si la rescisión se origina en motivos de
interés público, el PANI deberá resarcir adicionalmente cualquier daño o perjuicio que causare al
contratista, con motivo de la terminación anticipada del contrato. Todo ello de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Para el reconocimiento de las indemnizaciones, el contratista deberá presentar un detalle de la
liquidación al Departamento de Suministros, y Servicios, acompañado de la respectiva prueba. El
órgano competente tendrá un plazo de 20 días hábiles para tramitar la liquidación y deberá verificar
todos los rubros presentados.
Artículo 105.—Término por mutuo acuerdo. En cualquier momento podrán las partes poner
término a la contratación por mutuo acuerdo, mediante resolución motivada firmada por el órgano
competente y cuando medien circunstancias de interés público suficientes para ello y deberán definir
con detalle, la liquidación que corresponda. De lo anterior deberá quedar constancia por escrito
debidamente suscrita por los representantes legales de las partes.
Acordada la rescisión sin mayor trámite, se enviará la respectiva liquidación a aprobación de la
Contraloría General de la República, quién contará con 25 días hábiles para emitir su resolución.
SECCIÓN VII
Liquidación del contrato
Artículo 106.—Liquidación del contrato. En todo caso en que el contrato llega a su término, en
condiciones normales o anormales, el Fiscalizador del Contrato, a instancia del Departamento de
Suministros, Bienes y Servicios, deberá proceder a la liquidación respectiva, conservando en el segundo
supuesto, su derecho a ejercitar las acciones correspondientes para la indemnización de los daños y
perjuicios ocasionados. Salvo las ejecuciones o retenciones procedentes, la devolución de garantías, de
pagos diferidos y de muestras, tanto como las compensaciones que procedan, se harán conforme con las
estipulaciones contractuales, una vez efectuada la recepción definitiva o en el silencio del contrato, dentro del mes siguiente a esa recepción.
Artículo 107.—Finiquito del contrato. Una vez finalizada y liquidada la contratación, en el caso
de las contrataciones a las que se les elaboró contrato, el Departamento de Suministros, Bienes y
Servicios enviará el expediente administrativo de la contratación a la Asesoría Jurídica, a fin de que elabore el respectivo finiquito.
CAPÍTULO XVI
De las sanciones
Artículo 108.—Marco normativo. Los incumplimientos o violaciones al régimen de
responsabilidades o prohibiciones establecidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, la Ley de Contratación Administrativa o su Reglamento, Ley General de Control Interno Nº
8292 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, por
parte de los funcionarios o de los contratistas, serán sancionados de conformidad con lo establecido en
esas mismas normativas.
Para la deducción de responsabilidades disciplinarias en el caso de los servidores del PANI, se
aplicarán las normas correspondientes establecidas en la legislación vigente y en el Reglamento Autónomo de Trabajo del Patronato Nacional de la Infancia.
Artículo 109.—Competencia. Corresponderá al Órgano del Procedimiento Administrativo
Disciplinario Interno, la instrucción de los procedimientos administrativos que deban promoverse por
faltas de los funcionarios originadas dentro de los procedimientos de contratación administrativa.
Por su parte, competerá al Órgano Sancionador de Proveedores designado por la Presidencia
Ejecutiva, la instrucción de los procedimientos que se promuevan para sancionar a los contratistas, a
efecto de determinar las responsabilidades que procedan en el caso de infracciones a la materia de contratación administrativa.
Artículo 110.—Procedimiento administrativo. Los procedimientos que se tramiten por
infracciones al régimen de contratación administrativa del PANI, se realizarán con arreglo a las reglas
establecidas en la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 111.—Sanciones. Las sanciones que podrán aplicarse a un proveedor serán, la de
apercibimiento o la de inhabilitación, establecidas en el artículo 215 del Reglamento de la Ley de la Contratación Administrativa.
Para ello, el Departamento de Suministros, Bienes y Servicios trasladará al Órgano Sancionador
de Proveedores, la información que posea y éste notificará al interesado o a su apoderado legal, la
apertura del procedimiento administrativo de exclusión del Registro de Proveedores, con indicación de
la prueba existente en su contra, concediéndole un plazo de quince días hábiles, para que formule por escrito sus alegatos y ofrezca las pruebas de descargo.
De ser necesario, obtener alguna otra prueba, y producida ésta, se dará una nueva audiencia por
tres días hábiles a los interesados, transcurridos los cuales se dictará la resolución definitiva, la cual
tendrá los recursos ordinarios de revocatoria con apelación, a presentarse dentro de los tres días hábiles
siguientes a la notificación.
El recurso de revocatoria será conocido por la Jefatura del Departamento de Suministros, Bienes
y Servicios, la cual dispondrá de ocho días para resolverlo y la Gerencia de Administración, resolverá el de apelación, dentro de los ocho días posteriores al recibo del expediente.
De haber garantías de cumplimiento pendientes, se procederá de acuerdo a lo indicado en el artículo 217 del reglamento citado.
Artículo 112.—Normativa supletoria. En todo aquello no previsto en el presente Reglamento se
aplicará la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa y la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 113.—De la fecha de vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
San José, 9 de febrero de 2009.—Lic. Guiselle Zúñiga Coto, Coordinadora del Departamento de Suministros, Bienes y Servicios.—1 vez.—(Solicitud Nº 27266).—C-181750.—(11052).
