Personas y tecnologías de información y comunicación · • La irrupción de lasTICsha generado una jerga acronímica que ha confundido a la mayoría de personal directivo: nadie

1. Directivos y sociedad de la información.2. La información, clave en la gestión empresarial.3. Las TICs crean nuevas posibilidades.4. El ejemplo de los iplanes en MCC.5. El nuevo puesto de trabajo y las comunidades virtuales.

Personas y tecnologías de información y comunicación

Programa Ikas

18 de marzo de 2005

2Personas y tecnologías de información y comunicación

Reflexión inicial

• Directivo = tomar decisiones.

• Esquema universal de gestión = PDCA.

Si... entonces...

Una de las competencias críticas es su capacidad para gestionar información

pero... ¿cuál es el problema?, ¿es amenaza?, ¿es oportunidad?

• Estamos en riesgo de ser desbordadosdesbordados por la información (correo, papeles, informes, pasillos, los clientes, los jefes, el banco, la tele...).

• Hay un imparable aumento de información digitalimparable aumento de información digital (en 50 años, en proporción de 1 billón a 1).

• No hemos nacido en la “net generation” y nos cuesta más interiorizar la nueva culturanueva cultura informacionalinformacional.


Objetivos del módulo

• Situar al directivo en el contexto actual de la información y el conocimiento.

• Debatir sobre cómo ese contexto afecta a la situación particular y a la de la empresa.

• Comprender la doble existencia de espacios sociales y digitales, cómo se desarrollan y para qué sirven.

• “Dominar” las fuentes de información y utilizarlas en función de las necesidades propias de trabajo.

• Comprender para qué sirve un iplan, cómo se articula y cuál es el proceso para elaborarlo.

• Comprender cómo y por qué impulsar comunidades virtuales en el interior de nuestras empresas.

1. Directivos y sociedad de la información

1. Directivos y sociedad de la información.


Programa Ikas - 18 de marzo de 2005


Un nuevo contexto


Rapidez, coste yfiabilidad

Rapidez, coste yfiabilidad

Información justo a tiempo = PoderInformación justo a tiempo = Poder

Las personas, protagonistasLas personas, protagonistas

Crecimiento y desarrolloCrecimiento y desarrollo

Mundo“glocalizado”

Mundo“glocalizado”

Individualismoen redIndividualismoen red

Micromarketing y más oferta que demanda

Micromarketing y más oferta que demanda

SostenibilidadSostenibilidad

Omnipresencia de las TICsOmnipresencia de las TICs

I*net: internet,intranet y extranetI*net: internet,intranet y extranet

Federalismo ysubsidiariedadFederalismo ysubsidiariedad

Sistemas complejos en las fronteras del caosSistemas complejos en las fronteras del caos

SOCIEDAD DE LAINFORMACIÓN

SOCIEDAD DELCONOCIMIENTO


Un nuevo contexto


Algunas respuestas

Cumbre mundial sobre la sociedad de la informaciónGinebra 2003 - Túnez 2005

Cumbre mundial sobre la sociedad de la informaciónGinebra 2003 - Túnez 2005

eEurope 2005: una sociedad de la información para todoseEurope 2005: una sociedad de la información para todos

Desde un ámbito supranacional

Plan Euskadi en la sociedad de la información 2002

Plan Euskadi en la sociedad de la información 2002

Plan eGipuzkoa 2005Plan eGipuzkoa 2005

Programa Regional de Acciones Innovadoras de la Comunidad Foral de Navarra (PRAINA

2000-2006)

Programa Regional de Acciones Innovadoras de la Comunidad Foral de Navarra (PRAINA

2000-2006)

Programa Hobeki Digitala SPRIPrograma Hobeki Digitala SPRI

Desde ámbitos más locales

Plan de Confebask para la integración de las

empresas vascas en la sociedad de la información

2002

Plan de Confebask para la integración de las

empresas vascas en la sociedad de la información

2002

Modelo iMCC2003

Modelo iMCC2003

Desde ámbitos empresariales


Un problema: la agresión digital

• Hemos pasado una etapa en que la informática ha introducido tecnologíatecnología, pero pero nono ha hablado de gestión de la informacióngestión de la información.

• La irrupción de las TICs ha generado una jergajerga acronímicaacronímica que ha confundido a la mayoría de personal directivo: nadie entiende nada, pero muchos callan.

• Normalmente las TICs no han estadono han estado sentadas en los consejos de direcciónen los consejos de dirección.

• Normalmente las TICs han supuesto la inversión de enormes cantidades de enormes cantidades de euroseuros y ha sido muy difícil explicar el retorno que han producido. Están bajo sospecha... y más con la crisis del “punto.com”.

• Se han informatizado muchos procesos ineficaces, lo que ha evidenciado mejor que antes que realmente eran ineficacesrealmente eran ineficaces.

Las TICs son herramientas y muy pocos han explicado a los directivos cómo se podían aprovechar de ellas;

sencillamente alguien les ha dicho: “tienes que usarlas”.



Un problema: la agresión digital


¿Cómo lo hemos vendido?

•• AutomatizaciónAutomatización

• TI muy eficientes cuando nos reemplazan en tareas rutinarias.

•• AumentaciónAumentación

• TI capaces de multiplicar nuestras capacidades intelectuales, nos ayudan a pensar, escribir, decidir, actuar mejor.

• Esta función requiere comprender los procesos cognitivos. Por eso es tan importante entender mejor qué es la información y cómo se transforma en conocimiento.


El problema

JustJust--inin--timetimeProducción ajustadaProducción ajustada

Tensión en el flujo.

Evidentes los costes asociados a los despilfarros.

Tiempo de búsqueda minimizado: tiempo de maduración, SMED, MTM

Incorporado a la cultura habitual de gestión.

Limitación de espacios.

Limitación de material en curso.

JustJust--inin--casecaseInformación desbordadaInformación desbordada

La información no ha estado en el consejo de dirección.

No hemos medido los despilfarros... aunque todos sabemos que existen.

Hemos confiado en las máquinas procesos ¿sin valor añadido?

Sin limitación de espacio.

Coste del espacio ha descendido brutalmente.

Ley de Parkinson generalizada.



¿Cómo consigue la información el directivo?

Los directivos buscan y se nutren de sus propias fuentes de información, muchas de ellas más informales que formales. Prefieren las formas verbales, el cara a cara, que las formas escritas, por la mayor accesibilidad e intensidad emocional.


Sabe qué busca...y sabe más o menos

qué encontrará

Sabe qué busca...pero no sabe qué

encontrará

No sabe muy bienqué busca...

pero sabe más o menosqué encontrará

No sabe muy bienqué busca...y no sabe quéencontrará

¿Dóndeestamos?

El directivo...


Entorno físico y digital

• La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la la capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de procesocapacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se ) se duplica cada 18 mesesduplica cada 18 meses: “donde todo cabe todo entra”.

• Lo digital ha agredido a la gestión y ha conducido a situaciones de bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologías: “ya te decía yo que el .com iba a fracasar”.

• Sin embargo, en ocasiones sólo mediante lo digital podemos ser competitivos.

El iceberg digitalLo físico oculta las 9/10 partes de la Lo físico oculta las 9/10 partes de la documentación digital, oculta bajo el mar y documentación digital, oculta bajo el mar y generando constantes pérdidas de eficacia y generando constantes pérdidas de eficacia y eficienciaeficiencia.



El modelo de empresa en el siglo XXI

Espaciodigital

Conectada

Extendida

Artesana

Espaciosocial

Autoorganizada



Competencias para laCompetencias para ladinamizacióndinamización del espacio socialdel espacio social

• Inteligencia emocional.

• Habilidad para la expresión oral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar.

• Persuasión.

• Narración, contar historias, fluidez y comprensión verbal.

• Conversación, diálogo.

• Liderazgo y capacidad para trabajar en equipo.

Competencias para laCompetencias para ladinamizacióndinamización del espacio digitaldel espacio digital

• Cultura informacional genérica y específica de entorno inet.

• Cultura tecnológica “global”.

• Capacidad didáctica respecto a la tecnología.

• Flexibilidad hipertextual.

• Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red.

• Síntesis y capacidad de expresión escrita.

Espacio social – espacio digital

Espacio social• Contratos sociales que unen a las

personas.

• Confianza en comunidades y redes.

• Dar tiempo y espacio.

• Fomentar la conversación, la transmisión de historias.



La polución informativa: la “infoxicación”

• En Internet hay unos 550.000 millones de documentos (95% abiertos al público).

• Nacen 7,3 millones de páginas web al día.

• La producción de e-mail es 500 veces superior a la de páginas web: 3.650 millones de correos al día.

• La información en Internet ocupa 1.500 millones de gigabytes.

• Byte – kilobyte – megabyte – gigabyte – terabyte (proporción: 1 billón a 1).

El trabajador del conocimiento debe ser capaz de navegar, técnicamente y por los contenidos, y debe organizar, focalizar y transformar esa información en

conocimiento concreto, útil para su trabajo.




Hoy en día vivimos en empresas/sociedades infoxicadasinfoxicadas, con excesiva cantidad de: ¿datos?, ¿información?, ¿comunicación?, ¿conocimiento?

Información = Poder; Poca o incierta información = Riesgo; Exceso de información = Ineficiencia

Las competencias para gestionar estaLas competencias para gestionar esta infoxicacióninfoxicación serán cruciales serán cruciales para ser eficaz y eficientepara ser eficaz y eficiente.

Principio 007Principio 007 (Andy Clark: Being there: Putting Brain, Body and WorldTogether Again):

“En general, las criaturas evolucionadas no almacenan ni procesan información en formas costosas cuando pueden utilizar la estructura del entorno y sus operaciones sobre él, como un sustituto para las operaciones de proceso de información correspondientes. Esto es, conociendo sólo lo mínimo necesario para hacer lo que se debe.”




Ante la incontinencia de mensajes e información, el cuello de botella y uno de los

grandes retos es...

¡¡CAPTAR LA ATENCIÓN!!



Un nuevo tipo de alfabetización

• Añadida a las habilidades de lectoescritura, la alfabetización incluye saber:� Navegar por fuentes “infinitas” de información.� Utilizar los sistemas de información.� Discriminar la calidad de la fuente.� Determinar la fiabilidad de la fuente.� Dominar la sobrecarga informacional.� Aplicar la información a problemas reales.� Comunicar la información encontrada a otros.� Utilizar el tiempo para aprender constantemente.

Por primera vez la mayor parte de las competencias adquiridas por una persona al principio de su

trayectoria profesional serán obsoletas al final de su carrera.



Un nuevo tipo de alfabetización

Cumbre sobre alfabetización del siglo XXI (Berlín, 2002)

Alfabetización informacional

Alfabetización tecnológica

Creatividad mediática

Alfabetización global

Alfabetización responsable

Capacidad de recopilar, organizar y evaluar la información y formarse opiniones válidas basadas en los resultados.

Capacidad de utilizar nuevos medios, como Internet, para acceder a la información y comunicarla eficazmente.

Capacidad, cada vez mayor, de los ciudadanos de producir y distribuir, dondequiera que se encuentren, contenidos para audiencias de todos los tamaños.

Comprender la interdependencia entre las personas y los países y tener la capacidad de interactuar y colaborar eficazmente a través de las culturas.

Competencia de examinar las consecuencias sociales de los medios de comunicación desde el punto de vista de la seguridad, la privacidad y otros.

Más información: http://www.elearningamericalatina.com/edicion/marzo1/na_1.php



La conclusión

• Necesitamos en la dirección personas “informacionalmente” cultas, que sepan:� identificar cuáles son los problemas (o sea, hacerse las preguntas

correctas)� determinar cuándo hay una necesidad de información� identificar cuál es la información que se necesita (saben limitar qué

información hace falta entre un montón disponible)� encontrar la información precisada (conocen las fuentes disponibles)� evaluarla en términos de relevancia (conocen la calidad y fiabilidad de

la información encontrada)� organizarla para que resulte útil en la situación en cuestión� aplicarla de manera eficiente para tratar el problema original� comunicarla a otros


2. La información, clave en la gestión empresarial.




La empresa es información

2. La información, clave en la gestión empresarial

Un modelo del pasado

Modelo paradigma del ingenieroparadigma del ingeniero: un conjunto de personas y recursos combinados en una estructura para conseguir cumplir unos objetivos.

Esta definición no parece funcionar en contextos intensivos en conocimiento.

En el contexto actual la relación entre las personas deviene tanto o más importante que el “engrase” de la máquina organizacional.

Un modelo para el futuro

Combinación racional – irracional.

Tendencia centrípetacentrípeta (cumplir objetivos de la empresa) combinado con tendencia centrífugacentrífuga de sus componentes (cumplir objetivos de sus personas).

Redes de personasRedes de personas relacionadas por contratos más allá de la legalidad (contratos socialescontratos sociales).

Empresa = confederación de emprendedores, unidos por una marca.


¿Por qué la información es importante?


Porque la información es fuente de poderfuente de poder. De ahí la tradicional tendencia a la opacidad informacional más que a la transparencia y a estimular más la retención individual que a compartir.

Porque la información es un proceso claveproceso clave. No se puede hablar de “modelo de cesta vacía” donde a alguien le metes la información y ya está, sino que estamos ante un “modelo constructivista” donde la información aparece como un proceso entre informador e informado. Intervienen modelos mentales y procesos cognitivos.

Porque la empresa necesita formalizarlaformalizarla para transmitirla..., pero la gente prefiere formas informales de transmisión.

Porque su producciónproducción es muy costosa, pero su reproducciónreproducción supone cada vez costos más despreciables.

Transferir información es fácil pero lo importante es la transacción. Ejemplo: Intranet que no se usa.


La información como recurso para los procesos


La información nono es fácilmente divisible o apropiabledivisible o apropiable.

La información nono es un recurso inherentemente escasoescaso. Puede faltar o sobrar.

La información nono se deprecia con el usodeprecia con el uso; al contrario, incluso mejora cuanto más se usa.

PersonasDineroBienesInformaciónInformación

DineroInformaciónInformación

Operaciones

InputsInputs OutputsOutputs


Del dato al conocimiento


DATOSDATOSTexto, imagen, señal, sonido, fragmento

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNInteracción entre dos partes sobre

cierta información, que puede hacer quese modifique

INFORMACIÓNINFORMACIÓNDatos organizados, interpretados, estructurados (valor añadido): mayor significado

CONOCIMIENTOCONOCIMIENTOElaboración de la información comunicada

útil para tomar decisionesahora y en el futuro

• Estadio de absorciónabsorción y metabolizaciónmetabolizaciónde información en nuestra mente.

• Dualidad: es algo almacenablealmacenable y algo que fluyefluye.

APRENDIZAJEAPRENDIZAJEHacer

Reflexi

onar


Información, empresa y entorno


Proyecta información hacia el entorno

•Patentes•Estados financieros•Productos/Servicios•Sostenibilidad

Organización que aprendeInteligencia organizacional

Unirla con la interna para generar conocimiento

¿Transparencia?

Capital humano yestructural, intelectual

y emocional

Captar información del entorno

Capitalrelacional


Cuatro ámbitos de análisis de la información


Obtención de datosObtención de datosInformación que llega en algún tipo de soporte, información formal, que va a la “biblioteca” de la organización (libros, revistas, informes...), al centro informático, a las mesas de trabajo o a las mentes y corazones de las personas.

Estructura de la informaciónEstructura de la informaciónSistemas de identificación, localización y clasificación.

Distribución de la informaciónDistribución de la informaciónPullPull: la persona interesada en una información debe ir a buscarla de manera activa. PushPush: la información se envía directamente a quien le pueda resultar útil, de acuerdo con un perfil informacional que puede haber resultado de una auditoría de información previa.Sistemas de información justjust--inin--timetime serían deseables, pero lo que más impera es el justjust--inin--casecase, se acumula información por si algún día puede ser útil, aunque sin saberlo con certeza.

Uso de la informaciónUso de la informaciónEl valor de una información lo da el usuario.


¿A qué tipo de información damos valor?


Es relevanterelevante: me vale para responder a mi pregunta.

Está focalizadafocalizada: se organiza en torno al tema, con una cantidad limitada de conceptos.

Es precisaprecisa: me da una respuesta concreta.

Es exhaustivaexhaustiva: me da la mayor parte de la información relevante sobre el tema.

Es fiablefiable: tengo confianza en la calidad (normalmente porque tengo confianza en la fuente de la que procede).

Es puntualpuntual: me llega cuando me hace falta (¡y sólo cuando me hace falta!) por lo que su valor va en aumento.

Es detalladadetallada: me da la suficiente precisión sobre el tema.

Tiene el formatoformato adecuado (nemotécnicamente correcta).

Me resulta comprensiblecomprensible: la entiendo.


La gestión personal del TRÁFico


Gestionar el TRÁFico de información supone:

1.1. TToss (tirar) a la papelera, física o virtual.

2.2. RRefer (remitir) la información recibida a quien consideramos que puede interesarle dentro de nuestro entorno.

3.3. AAct (actuar) sobre aquella información recibida que tiene que ver directamente con las áreas de interés en las que estamos trabajando en la actualidad.

4.4. FFile (archivar) todos aquellos inputs que resulten relevantes para alguna de las áreas de interés.


Ejemplos de información = mejora en la gestión


¿Cuántas veces reinventamos la rueda? Si supiéramos que ya estaba inventado...

“Egunero”: si no, vamos a ser lentos en la respuesta.

Pedí material... porque no sabía si había en el almacén.

Pero... ¿el cliente lo sabe?

No puede ser que hayamos ofertado un 25% más barato que la competencia, ¿cómo es posible?, ¿ahora cómo vamos a fabricarlo?

Vaya ridículo, no sabía que habías estado ayer con ese cliente, ¡me lo tuvo que decir él!

Presentar información eficientemente será cada vez más importante en un mundo con exceso de información.


Palabra mágica: encontrar

¿Dónde tengo información?, ¿dónde puedo encontrarla? Ejemplo: Google.

• Uso de operadores.

• Uso de comillas para tratar un grupo de palabras como un término de búsqueda único.

• Intitle busca sólo en el título, Intext busca en el cuerpo de la página pero no el en el título, Site busca dentro de un dominio, Filtype busca un determinado tipo de archivo � ¡mezclar sintaxis!

• Para búsquedas dentro de un directorio (más concreto que el dominio) Inurl.

• La barra Google, una forma de contener los pop-ups.

• Buscar imágenes en Google.

• Directorio para navegar por el mapa de contenidos, una alternativa de búsqueda.

• Una curiosidad para entenderse con los acrónimos y el lenguaje técnico: http://www.googleguide.com/glossary.html



Abre la primera web relevante en vez de mostrar una lista de ellas.

Esta búsqueda avanzada permite solicitar información mucho más concreta que la búsqueda simple, sin necesidad de aprender comandos.


3. Las TICs crean nuevas posibilidades.




Internet cambia o reafirma algunas reglas

3. Las TICs crean nuevas posibilidades

Ésta es la era del clientela era del cliente, ya que tiene acceso a más información sobre productos competidores, el mercado se hace más transparente y es él quien impone las reglas.

• Servicios: precios billetes de avión, subastas holandesas, micromarketing, gestiones ante la administración, portales para ofertar.

La organización se desmonta y debe centrarse en lo que sabe realmente lo que sabe realmente hacerhacer.

• No es tan importante el volumen del centro sino la cantidad de conexiones que se es capaz de establecer.

Lo virtual complementa a lo realLo virtual complementa a lo real.

• Los productos son también la información que llevan adherida y se desarrolla un nuevo mercado basado en las transacciones ágiles y eficientes de información

Las personas disponemos de más poderLas personas disponemos de más poder (condicionado al acceso a la tecnología).


Los nuevos negocios

¿Por qué han surgido y por qué pueden mantenerse?

• Contribuyen a la reducción de costes• Disminuyen el número de agentes• Tratan adecuadamente la seguridad y la confianza

¿Cuáles parecen las claves del éxitoclaves del éxito?

• Se basa en una idea diferencialidea diferencial, propone un servicio no existente (en su concepto, forma de usar... y el cliente le da valor).

• Propone un servicio que viene a satisfacer, resolver o simplificar una satisfacer, resolver o simplificar una necesidad clara de un colectivo bien identificadonecesidad clara de un colectivo bien identificado.

• El servicio funcionafunciona, no se queda en una promesa.• El espacio web es fácil de usarespacio web es fácil de usar (buen nivel de usabilidad).• El servicio prestado es percibido por el cliente como algo mejor que la mejor que la

realidadrealidad.• Ha sido elel primeroprimero en ofrecer ese servicio en la red.• Ha establecido alianzasalianzas con otros con servicios que complementan nuestra oferta.

•• Ha registrado la ideaHa registrado la idea (está protegido contra la copia).



Los nuevos negocios, la nueva jerga

B2BB2B: empresa – empresa (1 a N; N a 1;N a N, como Ategi o Covisint).

• eProcurement, eBussiness, Supply Chain, accesos a extranet...

B2CB2C: empresa – consumidor final (oferta de servicios).

C2BC2B: consumidor – empresa (comparadores de precios).

C2CC2C: consumidor – consumidor (Napster, eBay, Messenger, eMule, Kazaa).

B2EB2E: empresa – trabajador (oferta de servicios y acceso a información de la empresa).

E2BE2B: trabajadores – empresa (???).

E2EE2E: trabajadores – trabajadores (relaciones informales en el trabajo, como foros, chats, comunidades prácticas, saski-naski).

eGovermenteGoverment: relación de la administración con la ciudadanía.

eLearningeLearning: relación en el proceso de aprendizaje (alumnos, profesorado).




InframediariosInframediarios

Aquellos que hacen posible el

acceso del comprador al vendedor y que permiten su

accionabilidad. Es la infraestructura básica del negocio

digital.

InfomediariosInfomediarios

Los que facilitan a la demanda la

localización de la oferta y viceversa los que organizan esa información

añadiéndole valor. Es el negocio de la navegabilidad.

MinoristasMinoristas(e(e--tailerstailers))

Los que finalmente sirven el producto o servicio, con su

calidad y prestaciones.

Han surgido unas nuevas relaciones entre la empresa, los intermediarios y los consumidores.





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Captar Documentar Divulgar AplicarHerramientaGroupware (trabajocolaborativo)Foros y correoelectrónico

Intranet / Internet

Htas. de búsqueda ypersonalización de infoSoftware de “gestióndel conocimiento”Aplicaciones de gestióndocumental

E-learning

Herramientas EIS

Data warehouse

Workflow


Las TICs ¿ayudan al nuevo directivo?


Correo electrónico y foros

Correo electrónico y foros

Seguridad respecto a la información

Seguridad respecto a la información

Manejarse envideoconferencia

Manejarse envideoconferencia

Extraer información del ERP

Extraer información del ERP

Ordenador de sobremesa

Ordenador de sobremesa

OrdenadorportátilOrdenadorportátil

Teléfono móvilTeléfono móvil

PDAPDA

Manejo de la intranetManejo de la intranet

Manejo deinternetManejo deinternet

Ofimática, por supuestoOfimática, por supuesto

Acceso a sistemas EIS y paneles de mandoAcceso a sistemas EIS y paneles de mando

4. El ejemplo de los iplanes en MCC.




¿Qué es el proyecto iMCC?

4. El ejemplo de los iplanes en MCC

Es la estrategia orientadora de la implantación generalizada de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) en MCC, como un vector de gestión corporativa para:

� Propiciar el desarrollo de los negocios� Mejorar el posicionamiento competitivo� Aprovechar nuevas oportunidades de promoción� Facilitar la implantación del Modelo de Gestión

Todo ello, en el horizonte del Plan Estratégico Corporativo 2001-2004 y bajo la dirección del Comité iMCC en el contexto del Consejo General


El Modelo iMCC 2000: Un Modelo evolutivo



El Modelo iMCC 2000: Un Modelo evolutivo



El engarce con la estrategia



Procesos y enfoque inet


InterPortales en el contexto de la Estrategia Internet del Grupo MCC (iMCC).

4 Áreas estratégicas, doble paraguas





Procesos Inet y Portales como integración de procesos


Vectores inet


V1PROCESOS

TIC´s

V2

V3

V5

V4

V5: Tecnología/Habilidades

V4: Sistemas de desarrollo producto/proceso y pedido/entrega

V3: Sistemas para la gestión de las relaciones con clientes y proveedores

V2: Sistemas para la gestión conocimiento

V1: Sistemas para la planificación y dirección estratégica

Alinear las TICs con el negocio y la gestión de la empresa. Hacer iplanes y facilitar la dirección.

Las TIC’s facilitan la gestión del conocimiento y la innovación.

Las TIC´s ayudan a la fidelización de los clientes. Empresa digital extendida.

Las TIC´s ayudan a reducir costes.

Necesario disponer de una base asentada: tecnología y personas. No a las islas.








Las TICs deben focalizarse en aquellos procesos que consideramos claves en nuestros negocios, y que deben por lo tanto obedecer a una reflexión previa. En definitiva son tecnologías que mediante la innovación de los procesos aportan valor añadido a la organización.


El diseño y puesta en marcha de una intranet supone una gran posibilidad de identificar aquel conocimiento que debiera ser explicitado para que esté accesible de forma fiable, segura y rápida a toda persona que lo necesite.

Supone una migración cultural importante para usar las TICsde forma “natural”, lo cual requiere una alfabetización digital completa.

Gestión inet: intranet y extranet

Espacio de comunicación• Espacio digital de intercambio de informaciones, entre quienes tienen preguntas y quienes

tienen respuestas.

• Supera las barreras geográficas, las distancias físicas.

• Permite análisis inmediatos del nivel de uso de la información albergada.

• Actualización permanente de contenidos: acceso siempre “a la última versión”.

• La tecnología permite impulsar el “just-in-time” frente al “just-in-case”, el “pull” frente al “push”.



Gestión inet: intranet y extranet

¿QUÉ CONTENIDOS DEBE ALBERGAR?

+

Información internaInformación interna

Bases de datos corporativas.Manuales operativos.Manuales y procedimientos SIG.Guías internas (teléfonos, e-mail, quién es quién).Boletines informativos.Materiales de formación.Gestiones habituales.Calendario/agenda.FAQs.Presentación de empresa y de cada área/proceso.Mejoras documentadas y buenas prácticas.

Información externaInformación externa

Servicio de noticias de interés para la empresa (interesante la personalización).Bases de datos de proveedores especializados.Recursos de Internet útiles para la empresa.

HerramientasHerramientasde comunicaciónde comunicación

Espacios de discusión (foros, chats, messenger).Groupware.Workflow y procesos intensivos en manejo de información.Videoconferencia.

UtilidadesUtilidades

Software descargable por el usuario.Actualizaciones de soft.Búsquedas y suscripciones.


5. El nuevo puesto de trabajo y las comunidades virtuales.




Puesto de trabajo real y virtual

5. El nuevo puesto de trabajo y las comunidades virtuales

El ejemplo de la herramienta en el puesto de trabajo

Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al

puesto de trabajo.

Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas.

Entorno físico

Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al

puesto de trabajo.

Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas.

Entorno digital

Acceso a Internet y herramientascolaborativas

Ofimática

ERPs

Aplicaciones verticales

Almacenamiento y gestión de la información


Las cuatro grandes ventanas


1. El escritorio de Windowsescritorio de Windows, una mala traducción de “mesa de trabajo”.

• Los iconos de acceso directo sobre la mesa.

• Las herramientas juntas en su barra.

• Lo inmediato pero escondido en el menú Windows.

2. El navegadornavegador.

• Internet: la gran ventana... si sé cómo navegar.

• Intranet: mi ventanilla ¿única? en la empresa.

3.3. La bandeja de correo electrónicoLa bandeja de correo electrónico.

• El gran problema de manejar información: TRAF y 5S.

• Organización personal y gestión del tiempo.

4.4. Sistemas ERP y aplicaciones EISSistemas ERP y aplicaciones EIS--OLAPOLAP, pegadas a las decisiones de gestión.

... y las aplicaciones prisionerasy las aplicaciones prisioneras.


Puesto de trabajo real y virtual


El escritorio físico5S

El escritorio digital5S


Control visual digital

Un armario de documentos y herramientas de acceso directo.

Herramientas de uso habitual.

Accesos directos limitados.

Papelera en su sitio.

Gestión visual

El centro de mando




Accesos directos como segundo escritorio

Igual estructura que la de los archivos

Activación de filtros automáticos.

Organización del correo por colores.

Tirar, reenviar, almacenar o hacer.

Respuestas automáticas.

Herramientas anti-spam.




•• PPáágina de inicio del navegador personalizadagina de inicio del navegador personalizada, accediendo a un tercer escritorio digital.

•• CategorizaciCategorizacióón, en lo posible, similar a la utilizada en n, en lo posible, similar a la utilizada en carpetas y correo electrcarpetas y correo electróóniconico.

• Habilidad básica: uso de un buscadorbuscador (por ejemplo, Google).

• Conocimientos básicos sobre lenguaje de búsqueda

• Condiciones de búsqueda: dominios, idioma, tipos de fichero

• Barra Google: bloqueo de pop-ups

• Búsquedas particulares: imágenes, uso del directorio, noticias, grupos, acrónimos http://www.googleguide.com/glossary.html

• Tecnologías pushpush--pullpull. Principio de economeconomííaa.



El equipo y la comunidad virtual


tiempo

lugar#

#

=

=

= Tiempo = Lugar

• Reunión.

Diferente tiempoDiferente lugar

Mismo TiempoDiferente lugar

Mismo TiempoMismo lugar

Diferente tiempoMismo lugar

= Tiempo # Lugar

• Teléfono, chat, videoconferencia.

# Tiempo = Lugar

• Gestión visual, cartelística.

# Tiempo # Lugar

• Correo electrónico, SMS, Intranet / Internet, foros.

• Correo tradicional, comunicaciones internas.

CV


¿Qué es una comunidad virtual?


Un grupo de personaspersonas (normalmente un “núcleo duro”, pero también “fisgones”),

con roles formalesroles formales (administrador, tecnólogo, incluso experto) e informalesinformales (roles clásicos en una reunión),

con un punto de interpunto de interéés coms comúúnn sobre algo,

que actúa como foco,

con procesos intensos de comunicacicomunicacióónn (normalmente escritos), y

apoyados en las nuevasnuevas TICsTICs (correo, chat, foro, news, SMS).

...y que, a veces, se funde con la

comunidad real


¿Para qué comunidades virtuales en mi empresa?


¿Dispersión geográfica?

¿Muchasreuniones?

¿Discusiones estériles?

¿Intranet infrautilizada?

¿Mucha gente joven?

La comunicación interna, ¿preocupa?

¿?

¿Por qué no impulsar comunidades virtuales?


¿Con qué empezar?


En primer lugar, tenemos que ser conscientes de lo que esto supone y movernos en un continuo estructuración – desestructuración, según convenga.

1. Orientemos nuestra intranet para hacerla una herramienta de comunicación (abrámosla a nuestros trabajadores... con seguridad).

2. Implantemos comunicación #tiempo #lugar sobre una base TIC:• en torno a la empresa• de libre expresión

3. Demos oportunidad a los entusiastas... que no tienen por qué ser ni directivos, ni técnicos clave, ni mandos intermedios. Demos oportunidad a los buenos conversadores.

4. Coloquemos el cesto para recoger los resultados.


Una gestión profesionalizada de la comunidad


• Instrucciones de uso.

• Visitas guiadas.

• Ayudas de navegación.

• Índices y glosarios.

• Menúsdesplegables.

• Búsqueda rápida.

• Búsqueda de expertos.

• Mapa del sitio.

ORIENTARORIENTAR

• Noticias.

• Boletines de noticias.

• Archivo y bases de datos.

• Lista de miembros.

• Calendario.

• Medios “físicos”: boletines.

INFORMARINFORMAR

• Tablones de mensajes.

• Libros de visitas.

• Chat.

• Archivo de chats.

• Foros de correo.

• Lista de correo.

• SMS.

• Valoraciones.

• Medios “físicos”: reuniones.

DIALOGARDIALOGAR

• Publicación de documentos de usuario.

• Encuestas.

• Eventos digitales especiales.

• Oferta específica para usuario registrado.

• Medios “físicos”: reuniones.

PARTICIPARPARTICIPAR


Del sitio web a la comunidad virtual


Construyo la comunidad virtualcomunidad virtual: gestiono un punto de encuentro completo, como parte de mi negocio.

Ofrezco contenidocontenido electrelectróóniconico: hojas de producto, enlaces, documentos ajenos.

Comercio electrComercio electróóniconico: puedo comprar o hacer una determinada transacción comercial.

Ofrezco serviciosservicios electrelectróónicosnicos: genero valor añadido en la relación con el cliente.


La visión comercial... de la comunidad virtual


Ofrezco servicios electrónicos

Manuales, guías de usuario, con utilidades de búsqueda.1. Documentaci1. Documentacióónn

Respuestas concretas a preguntas concretas (no más de 20).2.2. FAQsFAQs

Artículos especializados, tutoriales, documentos formación...3. Base t3. Base téécnicacnica

Intercambio de experiencias con participación de trabajadores.4. Foros de apoyo4. Foros de apoyo

Con sesiones organizadas regularmente y animación expresa.5.5. ChatChat

Formularios para recibir información estructurada, indicadores.6. Encuestas6. Encuestas

Conversaciones profesionales con expertos que agregan valor.7.7. ChatChat expertosexpertos


Gestión de la información

Alfons Cornellà: Los recursos de información. McGraw-Hill. Barcelona, 1994.

Alfons Cornellà: Infonomia.com. Ediciones Deusto. Bilbao, 2000.

Alfons Cornellà: Hacia la empresa en red. Gestión 2000. Barcelona, 2002.

Infonomia: http://www.infonomia.com/

Sistemas de información

Gómez Vieites, Álvaro y Carlos Suárez Rey: Sistemas de información. Herramientas prácticas para la gestión empresarial. Ra-Ma Empresa. Madrid, 2003.

Sociedad de la información

Nicholas Negroponte: El mundo digital. Ediciones B. Barcelona, 1995.

Manuel Castells: La galaxia internet. Editorial De Bolsillo. Barcelona, 2002.

Plan Euskadi en la sociedad de la información. Gobierno Vasco. 2002.

Plan de Confebask para la integración de las empresas vascas en la sociedad de la información. 2002.

University of California at Berkeley:How much information. http://www.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info/

Intranets y comunicación interna

Mariano Siminiani: Intranets, empresa y gestión documental. McGraw-Hill. Madrid, 1997.

Alin, Frederic y otros: El proyecto Intranet. Gestión 2000. Barcelona, 1997.

Johansen R. y otros: El impacto de la tecnología en los equipos de trabajo.Adisson Wesley Iberoamericana. Delaware, 1993.

Brunold, J. y otros: Comunidades virtuales. Ediciones Deusto. Bilbao, 2002.

Referencias


“Tenemos la firme convicción de que estamos entrando colectivamente en una nueva era que ofrece inmensas posibilidades, es decir, la era de la sociedad

de la información y la expansión de la comunicación humana. En esta sociedad incipiente es posible generar, intercambiar, compartir y comunicar informaciones y conocimientos entre todas las redes del mundo. Si tomamos las medidas necesarias, pronto todos los particulares podrán colaborar para construir una nueva sociedad de la información basada en el intercambio de conocimientos y asentada en la solidaridad mundial y una mejor comprensión entre los pueblos y las naciones. Confiamos en que estas medidas abran una vía hacia el futuro desarrollo de una verdadera sociedad del conocimiento.”

Punto 67 de la declaración de principios de la cumbre mundial sobre la sociedad de la información.

Ginebra, 12 de diciembre de 2003

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Personas y tecnologías de información y comunicación · • La irrupción de lasTICsha generado una jerga acronímica que ha confundido a la mayoría de personal directivo: nadie