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Plan Institucional de Gestión Ambienta de la Contraloría de Cundinamarca
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NÉSTOR LEONARDO RICO RICO Contralor
GERMAN ENRIQUE MADERO PEREZ
Contralor Auxiliar
LORENZA SANTOS BARBOSA Jefe Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática
MIGUEL NÚÑEZ TORRES Subdirector de Costos Ambientales
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1. RESEÑA HISTÓRICA INSTITUCIONAL 6,7
2. MARCO TEÓRICO 8
3 MARCO LEGAL 8
4. POLÍTICA AMBIENTAL 9
5. OBJETIVO GENERAL 9
5.1 Objetivos Específicos 9
5.2 Objetivos Ambientales 10
6. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES DE LA CONTRALORIA 10
6.1 Condiciones Ambientales Internas 10
6.2 Condiciones Ambientales Externas 11
6.2.1 Condiciones Ambientales del Entorno 11
7. CONDICIONES GEOGRÁFICAS Y TERRITORIALES 11
7.1 Localización 12
7.2 Vías de Acceso 12
7.3 Aéreas de Influencia Directa e Indirecta 12
7.4 Zonas de Influencia Directa e Indirecta Contraloría de Cundinamarca 12
8. NÚMERO DE TRABAJADORES Y HORARIOS 12
8.1 Distribución de personal 13
9. PRINCIPALES CONDICIONES DEL RIESGO 13,14
10. METODOLOGÍA 14
11. POLÍTICA AMBIENTAL DE LA CONTRALORÍA 15
11.1. Contenidos Básicos de la Política Ambiental de la Entidad 15
12. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL 15
12.1 Porque desarrollar un SGA 15,16
13. ASPECTOS AMBIENTALES 16
14. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 16
15. ESTRATEGIAS DE ACCIÓN 17
16. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 17
17. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 17
18. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA 17
19. COMUNICACIONES 17
20. DOCUMENTACIÓN 18
21. CONTROL DE DOCUMENTOS 18
22. CONTROL OPERACIONAL 18
23. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS AMBIENTALES 18
24. VERIFICACIÓN 19
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Pág.
25. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 19
26. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL 19
27. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA 19
28. CONTROL DE REGISTROS 20
29. AUDITORÍA INTERNA 20
30. ACTIVIDADES A REALIZAR 21
31. RECOMENDACIONES 21
32. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 21
33. PROPUESTA CAMPAÑA VIRTUAL 22
34. PLAN INSTITUCIONAL DE GESTÓN AMBIENTAL 23
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1. RESEÑA HISTÓRICA INSTITUCIONAL
En 1922, durante el gobierno del Presidente PEDRO NEL OSPINA, se dio inicio a la implementación del control fiscal en Colombia y se creó en ese entonces una comisión de apoyo a esta iniciativa, encabezada por EDWIN WALTER KREMMERER, quien además de haber impulsado otras leyes, creó la ley 42 de 1923 el “SERVICIO NACIONAL ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTRALORIA”. Donde se pudo organizar aspectos sobre la Contabilidad Nacional y la creación del Departamento de Contraloría, que entro a reemplazar a la Corte de Cuentas.
El acto legislativo 911 de 1932, modifico la ley 42 de 1923, la cual creó la figura de Contralor Auxiliar a cambio del auditor, entre otras cosas implementó diferentes ordenamientos para los diferentes ministerios o dependencias del gobierno y además estableció términos para el fenecimiento de las cuentas.
El nacimiento de la Contraloría de Cundinamarca tiene como punto de partida, la Ordenanza 36 del 29 de julio de 1935. Donde fue nombrado para ocupar el cargo de primer Contralor General del Departamento, el Doctor Enrique Marroquín, para un período de dos (2) años quien fue el Primer Contralor del Departamento de Cundinamarca.
En 1991, las funciones de las Contralorías del país y por ende la de Cundinamarca, tuvieron un cambio radical en su contenido, debido a la promulgación de la nueva Constitución Política, que facultó a estos organismos para que ejercieran el control fiscal en forma posterior y selectiva, suprimiendo el control previo y perceptivo.
La nueva carta política señaló que la vigilancia de la gestión fiscal deberá incluir un control financiero, de gestión y de resultados, los que condicionó a los parámetros de eficiencia, eficacia, economía, equidad, al igual que por primera vez se incluye una valoración de costos ambientales.
Otro aspecto consagrado en la Constitución Política fue el de los denominados mecanismos de participación ciudadana en el control fiscal, o en la vigilancia del control fiscal o mecanismos de fiscalización. A través de este mecanismo, podrá la comunidad vigilar el comportamiento de las entidades estatales en el cumplimiento de sus fines sociales y el manejo de sus recursos públicos, jugando un importante papel no solo en relación con el control en sí mismo considerado, sino en el rol de la participación en la vida política, cívica y comunitaria del país como principio de democracia y finalidad esencial del estado.
Gracias a esta reforma constitucional se implementaron mecanismos para hacer más efectivo el control fiscal ejercido por las contralorías, tales como: funciones de jurisdicción coactiva, atribuciones especiales de policía judicial y el de realizar evaluaciones sobre el control fiscal interno en las diferentes entidades fiscalizadas.
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La Contraloría de Cundinamarca, es una Entidad de carácter técnico, dotada de personería jurídica, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos según lo dispuesto por la Constitución Política, la ley y las ordenanzas.
La Contraloría de Cundinamarca no tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.
Las funciones de la Contraloría de Cundinamarca están fijadas fundamentalmente en la Constitución Política de Colombia (artículos 268 y 272 de la C.N) y en las estipuladas en la ordenanza 36 del 29 de julio de 1935. Para su cabal funcionamiento acató la Ordenanza 28 de 1948, las Resoluciones básicas sobre control fiscal 004 y 012 y los códigos fiscales de 1962 y 1972
Han pasado por esta Institución 32 Contralores, los cuales se interesaron en diferentes aspectos del Control Fiscal, dependiendo de la época y la situación del país en cada uno de sus períodos correspondientes, El actual Contralor Doctor NÉSTOR LEONARDO RICO RICO, es Contador Público, especialista en gestión de Entidades Territoriales, Especialista en Gestión y Desarrollo Administrativo, y Magister en Gobierno Municipal, quien en su administración se propuso desarrollar el Plan Estratégico 2012-2015 por un “Control Fiscal, Responsable y Participativo”, el cual parte de Cinco Objetivos Fundamentales a Saber:
1. RESULTADOS OPORTUNOS PARA EL CONTROL FISCAL RESPONSABLE
2. SANEAMIENTO EN LA GESTION PROCESAL
3. PARTICIPACION CIUDADANA, CREDIBILIDAD EN LA CONTRALORIA
4. GESTION MODERNA TECNOLOGIA PARA EL CONTROL
5. APOYO PARA EL CONTROL.
Dentro del objetivo 5.3 se propuso elaborar el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, cumpliendo con esto la normatividad, pero a la vez reafirmando su compromiso con el medio ambiente, y la mejor calidad laboral de los funcionarios de la entidad.
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2. MARCO TEORICO
El Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, es una Herramienta de Gestión que reúne elementos que permiten demostrar la intención de la Contraloría en materia ambiental, diseñar programas ambientales para cumplir los objetivos planteados y tener identificados los aspectos ambientales de las actividades que desarrolla para mejorar continuamente su desempeño Ambiental, dando respuesta al cumplimiento de los requisitos legales.
El PIGA busca que la Institución maneje de forma equitativa todos los recursos con el fin de minimizar, controlar, prevenir y compensar los aspectos ambientales. El cumplimiento de los objetivos ambientales exigirá la elaboración de programas específicos de actuaciones. La integración de todos estos programas constituye el Plan Institucional de Gestión ambiental, por tanto cada objetivo ambiental irá acompañado por su propio Programa.
3. MARCO LEGAL
Norma Descripción
Resolución 0312 de 2013 Por la cual se adopta el Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
Resolución 0207 de 2012 Por medio de la cual se adopta el PLAN ESTRATÉGICO 2012 – 2015 “CONTROL FISCAL RESPONSABLE Y PARTICIPATIVO” , se modifican los Principios, Valores y la Visión, se elimina la Misión y se reemplaza por la Función de la Contraloría de Cundinamarca.
Directiva Presidencial 04 de 2012
Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración pública
Decreto 2482 de 2012 Por medio del cual se establece los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión.
Decreto 2693 de 2012 “Por medio del cual se dan los Lineamientos Generales de la Estrategia de Gobierno en
Línea”
Ley 373 de 1997 Nivel Nacional Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua
Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua.
Decreto 3102 de 1997 Por el cual se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la instalación
de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua.
Ley 9 de 1979, Código Sanitario Nacional
Por la cual se dictan Medidas Sanitarias. Esta Ley desarrolla parcialmente algunos de
los más importantes aspectos relacionados con el manejo de los residuos y las emisiones
atmosféricas, entre otras.
Decreto Ley 2811 de 1974. El Código de los Recursos Naturales
Decreto 1505 de 2003 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con los planes de gestión Integral de residuos sólidos y se dictan otras disposiciones
Decreto 4741 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejó de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral
Ley 697 de 2001 Nivel Nacional
Mediante la cual se fomenta el uso racional y eficiente de la energía, se promueve la utilización de energías alternativas y se dictan otras disposiciones.
Decreto 3683 de 2003 Nivel Nacional Por el cual se reglamenta la Ley 697 de 2001 y se crea una Comisión Intersectorial.
Este decreto reglamenta el uso racional y eficiente de la energía
Decreto 3450 de 2008 Por el cual se dictan medidas tendientes al uso racional y eficiente de la energía
Resolución 8321 de 1983 (4 Agosto) Min. Salud
Por la cual se dictan normas sobre Protección y Conservación de la Audición de la Salud y el bienestar de las personas, por causa de la producción y emisión de ruidos.
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4. POLITICA AMBIENTAL
Estamos comprometidos con la protección del ambiente, a desarrollar una gestión ambiental partiendo de una planeación dentro del marco de las políticas vigentes con la implementación de programas que redunden en la optimización de las condiciones ambientales internas asociadas a nuestras instalaciones, procesos y servicios, así como al mejoramiento continuo del desempeño ambiental de la entidad.
5. OBJETIVO GENERAL
Diseñar acciones con el propósito de optimizar las condiciones ambientales internas de la
entidad, sensibilizando a los funcionarios en el uso eficiente de ahorro del agua y energía,
manejo eficiente de los residuos sólidos, mejoramiento de la calidad de aire y de la
contaminación visual, de los puestos de trabajo y la política de Cero Papel.
5.1 Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico que permita revelar los aspectos más importantes de la gestión
ambiental actual en el funcionamiento administrativo de la Entidad, así como una
valoración de las condiciones ambientales internas, del entorno y del uso y manejo de
los recursos ambientales involucrados.
Identificar los impactos ambientales más significativos de la entidad, así como las
condiciones de trabajo que puedan afectar adversamente el desempeño de los
funcionarios.
Proponer estrategias para minimizar los impactos ambientales más significativos y que
permitan realizar una gestión administrativa ambientalmente adecuada, especialmente
orientada al mejoramiento de las condiciones ambientales de la entidad, la gestión
integral de los residuos y el uso eficiente de los recursos.
Diseñar instrumentos de difusión y capacitación que permita el conocimiento y
apropiación por parte de todo el personal y garantice su implementación,
sostenibilidad, replicabilidad y que genere además una cultura de responsabilidad
ambiental.
Formular la Política Ambiental de la Institución.
Adoptar mediante acto administrativo el Plan Institucional de Gestión Ambiental de la
entidad.
Describir las condiciones ambientales al interior y exterior del edificio de la Contraloría
de Cundinamarca, siguiendo la metodología propuesta por el Ministerio del Medio
Ambiente.
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Cumplir con la Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012 en cuanto a la eficiencia administrativa y lineamientos de la política coro papel.
Impulsar Campañas para que los funcionarios de la Contraloría hagan uso eficiente de
los recursos optimizando los espacios, estableciendo criterios de armonización
ambiental y de coeficiencia, que permitan una gestión apropiada la cual fomente
cambios de hábitos en los funcionarios, contratistas, y visitantes frente al uso racional
de los recursos consumidos por la entidad durante el desarrollo de sus funciones.
5.2. Objetivos Ambientales
Uso racional de los recursos naturales para proteger el ambiente
Promover el reciclaje y manejo eco-eficiente de los residuos. Política Cero Papel. Ambiente Laboral Optimo protegiendo el medio Ambiente
6. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES DE LA CONTRALORIA 6.1 Condiciones Ambientales Internas
Las condiciones ambientales internas se evaluaron teniendo en cuenta los factores de riesgo
ambientales visuales de ruido, política cero papel, ahorro de energía y agua, utilización de
productos contaminantes en el área de servicios generales.
La Contraloría de Cundinamarca cada año hace una actualización y desarrolla un Programa de
Salud Ocupacional con el objeto de prevenir los riesgos ocupacionales internos, buscando
garantizar un alto nivel de bienestar tanto físico como psicológico en sus funcionarios y
mejorar los índices de eficiencia de las actividades de la entidad.
Se hizo un estudio piso a piso con el objetivo de establecer las condiciones ambientales de los
9 pisos donde funciona la Contraloría, encontrando que existe la necesidad de implementar la
Política de Cero Papel para lograr la disminución del uso del papel al interior de la entidad,
cumpliendo con la meta estipulada por el Gobierno Nacional que al 31 de diciembre del 2015,
las entidades del estado hayan hecho una reducción del 30%, en el consumo de papel.
Los niveles de ruido son pocos en relación a los producidos en la parte externa del edificio, los
niveles de gastos en el consumo de agua y energía son proporcionados, sin embargo deberá
implementar un proceso de concientización con cada uno de los funcionarios para el ahorro de
agua y energía, en el plan de compras de los utensilios de aseo se deberá establecer la
compra de productos que no contengan químicos que puedan afectar la parte ambiental de la
entidad y de los funcionarios.
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6.2 Condiciones Ambientales Externas
6.2.1 Condiciones Ambientales del Entorno. Las condiciones ambientales del entorno de
la Contraloría de Cundinamarca son en términos generales adecuadas, pero se hace necesario
hacer un estudio detallado para medir el impacto visual, ambiental, medición del índice de
ruido y el ahorro de papel.
Contaminación del Aire. El deterioro de la calidad del aire por la emisión de
partículas y gases, es ocasionado principalmente por las fuentes móviles que circulan
por las vías secundarias cercanas a la entidad, las cuales son altamente transitadas por
taxis, carros particulares, buses, busetas y colectivos.
Contaminación visual. En los inmuebles ubicados en la zona comercial de influencia,
hay presencia de avisos que al parecer no cumplen con la normatividad establecida.
Espacio público. La invasión del espacio público por parte del sector comercial,
especialmente el informal y en áreas adyacentes a la ubicación del edificio donde
funciona la contraloría es generalizada.
7. CONDICIONES GEOGRÁFICAS Y TERRITORIALES
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7.1. Localización. La Contraloría de Cundinamarca se encuentra ubicada en la calle 49 No.
13-33, localidad 2 Teusaquillo cuenta con una única y principal sede.
7.2 Vías de acceso. Las principales vías de acceso son: por la carrera 13 y por la carrera 7
con la calle 49 Y caracas.
7.3 Áreas de influencia directa e indirecta: La Contraloria de Cundinamarca se encuentra
ubicada en una zona comercial, donde abundan estabelecimentos comerciales, encontramos
entidades bancarias, una zona hospitalaria y algunos estabelecimentos médicos.
El grado de contaminacion visual, auditiva y atmosférica que se percibe en el área adyacente
a la Contraloria es un factor de riesgo que podria afectar a funcionarios y visitantes.
7.4. Zonas de influencia directa e indirecta Contraloría de Cundinamarca
En la gráfica se observa la zona de influencia directa como indirecta donde se encuentra
ubicada la Contraloría de Cundinamarca.
8. NÚMERO DE TRABAJADORES Y HORARIOS
En la tabla No. 1 se relacionan la planta de personal con la que cuenta la entidad. Con
respecto a la distribución por antigüedad, los trabajadores en su mayoría llevan más de 15 o
20 años de estar vinculados a la entidad correspondiendo un 75% a funcionarios de carrera,
y en provisionalidad hay un 25% con menos de dos años de vinculados, reflejando gran
proporción de estabilidad laboral.
8.1 Distribución de Personal
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Área Procesos Personal
Planta Provisionalidad Libre nombramiento
Pasantes
Administrativa Labores de oficina en
aspectos gerencial, de
recurso
humano, financiero,
estadístico y de archivo.
71 81 49 11
Población
flotante
Visitantes,
proveedores, etc.
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
La Contraloría de Cundinamarca tiene establecidos los siguientes horarios de trabajo: Personal
Administrativo de Lunes a Viernes, de 8:00 a.m. a 5:p.m., con una (1) hora de almuerzo,
Madres y padres cabeza de Hogar de 7AM a 3:30PM, con una hora de almuerzo de lunes a
viernes.
9. PRINCIPALES CONDICIONES DEL RIESGO
A continuación se reflejan las principales condiciones de riesgo que se presentan al interior de
la Contraloría.
No. Condiciones de Uso
1 Trabajo sentado. Micro-movimientos repetitivos de manos (uso de computadores). Se puede observar en la mayoría de los pisos encontramos poca visibilidad en los puestos de trabajo de
los funcionarios, lo que implica un mayor esfuerzo en la realización de las funciones laborales
2 Encontramos acumulación de Documentos en algunos pisos, lo que representa un riesgo ambiental, lo que va en contravía de la política cero papel de la presidencia de la república,
además que puede afectar la estructura del edificio.
3 Se pudo observar que existe poca cultura y conciencia de los funcionarios en el ahorro de agua y
energía, implicando esto mayor consumo, generando costos financieros para la entidad.
4 Se observa que las condiciones de los baños y de las cafeterías en los diferentes pisos, se encuentran en buen estado y no hay goteo de agua, pero si observamos algunos funcionarios
que cuando entran dejan las llaves abiertas.
5 Se observa el uso de detergentes, desinfectantes y blanqueadores durante labores de aseo, aunque en el plan de compras está especificado que los productos se adquieren sin químicos.
6 Hay una alta exigencia de concentración visual y mental para atención al público.
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Para lo anterior es necesaria la actualización del mapa de riesgos de la entidad, con el fin de
determinar acciones preventivas y correctivas y formular indicadores de seguimiento al plan
Institucional de Gestión Ambiental.
Adicional a lo anterior la entidad tiene planes preventivos y correctivos para garantizar
instalaciones físicas adecuadas para el adecuado funcionamiento.
10. METODOLOGIA
La realización del presente Plan Institucional de Gestión Ambiental se desarrollará bajo la
metodología conocida como Planificar – Hacer – Verificar - Actuar (PHVA).
Mejora Contínua Politica Ambiental
• La alta dirección define la política ambiental
Revisión por la Dirección
Planificación
• Aspectos Ambientales
• Requisitos legales
• Objetivos, Metas y Programas ambientales.
Verificación
• Seguimiento y Medición
• Evaluación del Cumplimiento legal
• No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
Implementación y operación
• Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
• Competencia, formación y toma de conciencia
• Comunicación
• Documentación
• Control de documentos
• Control operacional
• Preparación y respuesta ante emergencias
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11. POLÍTICA AMBIENTAL DE LA CONTRALORIA
Es un compromiso implementar las acciones para contribuir a tener un ambiente laboral
óptimo, mejorando el medio ambiente interno que anualmente implementara el Comité
respectivo.
11.1 Contenidos Básicos de la Política Ambiental de la Entidad.
Adoptar y aplicar los Principios del desarrollo Sostenible. Cumplir con todos los requerimientos legales en materia ambiental. Adoptar un sistema de Evaluación Ambiental. Reducir al máximo el consumo de Energía, Agua, papel, utilizar al máximo materiales
desechables Etc. Utilizar productos de aseo que no generen contaminación. Tratar los residuos sólidos cuyo uso sea inevitable y desecharlos para que impacto en
el ambiente sea mínimo. Propender porque la contaminación Auditiva y Visual sea Mínima. Concertar con las entidades que no hacen parte de la Contraloría de Cundinamarca y
que funcionan en el edificio de la entidad, además de proveedores, para que adopten estándares ambientales.
La alta Dirección, anualmente aprobara la Política ambiental de la Entidad.
12. PLANIFICACIÓN POLITICA AMBIENTAL
La Contraloría de Cundinamarca deberá, a través de la subdirección de Costos Ambientales,
implementar un SGA (Sistema de Gestión Ambiental, Instrumento por medio del cual la
entidad controla los procesos que causan o podrían causar impactos ambientales y así
minimizarlos, y se deberán identificar los problemas ambientales de la entidad, con el objetivo
de elaborar planes y programas de mejoramiento en el desempeño ambiental.
Para lo que pueden existir dos tipos de SGA (Sistema de Gestión Ambiental) a saber:
Formales: Que estaría regulado por la norma (ISO 14001).
Informales: Es el programa Interno para la reducción de los desechos, o los métodos
no documentados a través de los cuales la entidad gestiona su interacción con el medio ambiente.
12.1 Porque Desarrollar un SGA?
Para lograr un mejor desempeño ambiental a largo plazo. Hacer una mejor gestión en materia ambiental.
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Dar cabal cumplimiento a la normatividad. para que la Contraloría tenga Beneficios Financieros en la reducción de energía, agua,
papel etc.
13. ASPECTOS AMBIENTALES
Cumplir con la legislación ambiental y con los estándares ambientales de la entidad, considerando la prevención y la comunicación como estrategias fundamentales.
Contribuir al desarrollo sostenible y ambiental a largo plazo. Ahorrar energía Concientización de los funcionarios para ahorrar agua. Implementación de la Política Cero Papel. (Reducir en un 30 % del papel al 2015). Política de Compra de Implementos de Aseo, como jabón, líquidos, Detergentes CTC.
14. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Proceso mediante el cual implementaremos la competencia, formación y toma de conciencia de los funcionarios que hacen parte de la Entidad, según la estructura organizacional, donde definiremos responsables de la Política Ambiental y estableceremos la operación de la misma que se hará a través de la ESCUELA DE CAPACITACION, la cual capacitara a todos los empleados de la Contraloría en los temas referentes al buen manejo de los residuos sólidos y ahorro en el uso de la energía. Agua, Política Cero Papel, etc., adquiriendo compromisos de mejora continua en materia de prevención de la contaminación y cumplimiento de la normatividad vigente que rige la materia, así mismo cada jefe deberá ayudar a implementar y colaborara en la sensibilización del PIGA entre sus funcionarios.
IMPLEMENTACIÓN DE LA POLITICA
AMBIENTAL
Organizar y Definir
Responsables
Documentación
Control Operaciones
Preparación ante
Emergencias
Capacitar al Personal
Comunicar
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15. ESTRATEGIAS DE ACCIÓN
Cartelera Virtual Ambiental desde la cual se brindara la información referente al PIGA y Capacitación por parte de la Subdirección de Escuela de Capacitación.
16. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Proceso en el que se definirá el seguimiento y medición para determinar el desempeño del Plan, (Planes de Acción, actualización anual mapa de Riesgos Ambientales, Plan Institucional de Gestión Ambiental).
17. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
La subdirección de COSTOS AMBIENTALES y el COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA DE LA
CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA, serán los responsables y tendrán la autoridad en Materia
Ambiental, para lo cual de manera conjunta anualmente elaboraran el presupuesto requerido
para que se incluyan las acciones necesarias para el cabal funcionamiento del PIGA.
18. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
La Competencia para la formación, capacitación y toma de conciencia será de la Subdirección
ESCUELA DE CAPACITACION de la Contraloría, la cual deberá incluir dentro de su
presupuesto los recursos necesarios para este fin, donde se incluirá además de las
capacitaciones, folletos, cartillas etc.
19. COMUNICACIONES
La Subdirección de Costos Ambientales y el Comité de Gobierno en Línea de la Contraloría
serán la dependencia encargada de difundir, e implementar los procedimientos para la
comunicación interna y externa, a demás de recibir, documentar y responder a las
comunicaciones, quienes deben:
Dar a conocer los compromisos ambientales asumidos por la Contraloría y por las
normas ambientales.
Deben crear conciencia en los funcionarios respecto al manejo sustentable de los
recursos (esto se hará en conjunto con la Escuela de Capacitación).
Informar dos veces al año (cada seis meses) los logros de la entidad en relación al
cumplimiento del PIGA o SGA.
Deberá en conjunto con el área de comunicaciones diseñar un boletín virtual o en su
defecto comunicaciones vía email, o en su defecto colgar en la página de la
contraloría, donde se informe a los funcionarios las actividades, marco normativo de la
política ambiental de la Contraloría.
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20. DOCUMENTACIÓN
La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir los registros requeridos en la
implementación y demás relacionados con el PIGA.
21. CONTROL DE DOCUMENTOS
Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los
requisitos establecidos, dentro de la política de Cero Papel, y el PIGA, para lo cual debe:
Designar un responsable de la preparación, conservación, revisión y eventuales
cambios en la legislación.
Los documentos generados por el comité deben ser revisados periódicamente para que
la información en materia ambiental este actualizada permanentemente.
Estas versiones actualizadas deben estar disponibles en la pagina permanentemente.
22. CONTROL OPERACIONAL
La Subdirección de costos Ambientales, a través del comité que desarrollara el PIGA, deberá
identificar aquellas actuaciones relacionadas con los aspectos ambientales de la Entidad y
debe establecer criterios de operación como:
Relacionar todos los aspectos ambientales en ahorro de agua, luz, papel, impacto
auditivo.
Revisar el sector de almacenamiento de los productos de aseo, encargado de los
servicios generales.
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los
aspectos ambientales significativos identificados de acuerdo con su política ambiental,
objetivos y metas con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones
especificadas.
23. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS AMBIENTALES.
La Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática con la Subdirección de Costos
Ambientales ayudaran a actualizar anualmente el mapa de riesgo Institucional donde se
incluyan los riesgos ambientales y poder hacerle el seguimiento y prever la disminución del
riesgo ambiental.
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24. VERIFICACIÓN
La verificación del riesgo estará a cargo de la Oficina de Control Interno, la cual:
Debe supervisar y verificar el cumplimiento de la normatividad ambiental
Debe verificar que las disposiciones ambientales de la entidad sean cumplidas por cada
uno de los funcionarios.
Debe establecer las auditorías internas para verificar el cumplimiento de la política
Ambiental.
Una vez realizada la auditoría Interna, deberá establecer las acciones correctivas.
25. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
El seguimiento y la medición se harán mediante la elaboración del PLAN DE ACCION
AMBIENTAL INSTITUCIONAL y su medición se hará semestralmente midiendo los indicadores
propuestos en el PLAN, teniendo en cuenta el seguimiento y la medición, necesarios para:
Evaluar los resultados obtenidos Identificar las acciones realizadas Diagnosticar posibles problemas Iniciar medidas correctoras y mejorar el sistema de gestión, midiendo errores
cometidos.
26. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
La Oficina Asesora de Control Interno será la encargada de aplicar los procedimientos para la
verificación y evaluación del cumplimiento legal del PIGA.
La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que se suscriban.
27. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA
La entidad debe mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades
reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas para mitigar el riesgo
ambiental de la entidad.
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28. CONTROL DE LOS REGISTROS
El Proceso de Gestión Documental debe mantener uno o varios procedimientos para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los registros.
29. AUDITORÍA INTERNA
La Oficina de Control Interno debe asegurar que las auditorías internas a la gestión ambiental
se realizan a intervalos planificados, la cual deberá hacerse 2 veces al año.
Para todo lo anterior el PLAN DE ACCION tendrá los siguientes Elementos:
ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN
DIAGNÓSTICO
Generalidades de la entidad.
Lista de Chequeo.
Recorrido y análisis estado actual ambiental.
PLANIFICACIÓN Aspectos Ambientales
Requerimientos legales.
Programas ambientales.
Planeación estrategia
GESTIÓN DE RECURSOS Provisión de recursos
Infraestructura
Ambiente trabajo.
IMPLEMENTACIÓN Funciones y
responsabilidades
Competencia Estrategias de acción: Capacitaciones, cartelera virtual ambiental
permanente para los funcionarios y empleados
de servicio de la Contraloría.
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Seguimiento
Medición
Evaluación
Cumplimiento normativo
REVISIÓN DIRECCIÓN MEJORAMIENTO
CONTÍNUO
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30. ACTIVIDADES A REALIZAR
Implementar todos los programas propuestos, iniciando por los programas de Ahorro y Uso eficiente de energía.
Mantener informadas a todas las personas a cerca del desarrollo del PIGA y de la evaluación de los programas.
Crear y reforzar prácticas de eco eficiencia y de manejo ambiental responsable en el personal de la contraloría de Cundinamarca, mediante la ejecución de las capacitaciones planteadas en los programas.
Después de implementado el PIGA, evaluar anualmente cada programa para la verificación del cumplimiento de las metas propuestas y la incorporación de modificaciones cuando sea necesario.
Es importante que todo el personal de la Contraloría de Cundinamarca participe activamente en las capacitaciones y que estás sean evaluadas para verificar si realmente se adquirió conocimiento en los temas planteados.
La Subdirección de Costos ambientales, dictara charlas de Socialización del PIGA a los funcionarios de la entidad mediante Conversatorios, lo cual debe ser incluido dentro del presupuesto de la próxima vigencia.
31. RECOMENDACIONES
Como parte del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA a implementar en la entidad, respecto a los elementos de impresión (Cajas y cartuchos) que se desechan en las dependencias, indagar por los Programas que tienen empresas como Hewlett Packard HP para su reciclaje y reutilización.
Por parte del Comité Ambiental de la entidad se debe establecer la identificación y evaluación de los impactos ambientales positivos y negativos que se presenten en la entidad, para posteriormente definir las medidas de manejo ambiental de las cuales serán descritas por medio de unas fichas técnicas ambientales.
32. REVISION POR LA DIRECCION
La alta Dirección, tiene como función principal evaluar y revisar la eficiencia del PIGA, con el fin de mantener el ciclo de mejoramiento continúo.
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33. PROPUESTA CAMPAÑA VIRTUAL
AGUA Y ENERGIA
RECURSOS VITALES
AHORRALOS CUIDALOS PRESERVALOS
SI EN EL PLANETA QUIERES VIVIR,
DEBES CONTRIBUIR
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34. PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL 2013
ACTIVIDADES RESPONSABLES FECHAS INDICADOR META
1. Establecer una política ambiental Comité Directivo Agosto de 2013 Política ambiental
formulada y
sensibilizada
Una Política
2. Identificar los aspectos
ambientales que surjan de las
actividades, productos y servicios
de la entidad, y determinar los
impactos ambientales significativos
Oficina Asesora de Planeación,
Subdirección de Costos
Ambientales
Septiembre -
Diciembre 2013
Estudio con
identificación de
aspectos ambientales
Un Estudio
3. Identificar los requisitos legales
aplicables y otros requisitos que la
entidad suscriba
Oficina Asesora de Planeación,
Subdirección de Costos
Ambientales
Septiembre -
Diciembre 2013
Estudio con
identificación de
requisitos
Un Estudio
4. Identificar las prioridades y
establecer los objetivos y metas
ambientales apropiados
Oficina Asesora de Planeación,
Subdirección de Costos
Ambientales
Enero - Junio 2014 Objetivos y metas
ambientales
identificadas
Mínimo Uno
5. Establecer la estructura y uno o
varios programas para implementar
la política y alcanzar los objetivos y
metas
Oficina Asesora de Planeación,
Subdirección de Costos
Ambientales
Enero - Junio 2014 Programas
establecidos
Mínimo Uno
6. Llevar a cabo control,
seguimiento, acciones correctivas y
preventivas, actividades de
auditoría y revisión, para
asegurarse de que la política se
cumple.
Oficina de Control Interno De acuerdo con
cronograma de
auditorías internas
del SIGC de la
entidad
No. de auditorías
ejecutadas/No. de
auditorías
programadas que
incluyan el aspecto
ambiental
100%
ANEXO 1. PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL VIGENCIA 2013
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