PILOTO DISEÑO DE EMPLEO Y PERFILES ......El Piloto de competencias consiste en un ejercicio para el reconocimiento de la aplicabilidad de las Normas de competencia en el Sistema de

1

PILOTO DISEÑO DE EMPLEO Y PERFILES OCUPACIONALES POR COMPETENCIAS

LABORALES EN EL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ORGANIZACIÓN

DEL TRABAJO

Informe y análisis de resultados

Versión Final

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Dirección de Empleo Público

Diciembre 5 de 2016

2

Tabla de Contenido Resumen ................................................................................................................................. 8

Introducción ............................................................................................................................ 9

Descripción y planteamiento de la situación ........................................................................ 11

Objetivos ............................................................................................................................... 12

Nodo 1: Marco Conceptual................................................................................................... 13

Identificación del empleo ................................................................................................. 13

Dimensión del empleo ...................................................................................................... 13

Área o proceso específico ................................................................................................. 14

Propósito Principal del Empleo. ....................................................................................... 14

Requisitos de estudio y experiencia.................................................................................. 15

Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico / Competencias Funcionales de

Otra Área o Proceso. ......................................................................................................... 15

Competencias Comportamentales .................................................................................... 15

Nodo 2: Marco Metodológico .............................................................................................. 17

Tipo de Investigación: Cualitativa .................................................................................... 17

Diseño de la Investigación: Diseño Flexible .................................................................... 17

Población .......................................................................................................................... 18

Muestra ............................................................................................................................. 18

Fuentes .............................................................................................................................. 19

Técnica utilizada en la investigación ................................................................................ 19

Instrumentos de recolección de la información ................................................................ 19

Análisis de la información ................................................................................................ 23

Aplicación de la teoría fundamentada en los datos ...................................................... 23

Etapas del proceso de piloto ............................................................................................. 24

Nodo Resultados Generales del Piloto ................................................................................. 34

Nodo: Análisis Variable Dimensión del Empleo ................................................................. 38

Procesos por los que responde .......................................................................................... 38

Procesos en los que Interviene ......................................................................................... 43

3

Autonomías ....................................................................................................................... 44

Relaciones externas .......................................................................................................... 46

Recursos a cargo ............................................................................................................... 50

Capital humano a cargo .................................................................................................... 51

Directo .......................................................................................................................... 51

Indirecto ........................................................................................................................ 52

Riesgos ............................................................................................................................. 52

Laborales ...................................................................................................................... 53

Ocupacionales ............................................................................................................... 55

Públicos ........................................................................................................................ 57

Otros riesgos ................................................................................................................. 58

Nodo: Áreas del Conocimiento, Núcleos Básicos del Conocimiento y Requisitos de

Formación ............................................................................................................................. 59

Áreas del Conocimiento ................................................................................................... 59

Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC) ...................................................................... 60

Nodo: Aplicabilidad de las NCL .......................................................................................... 69

Aplicabilidad de las NCL de cada área o proceso transversal en los diferentes empleos. 69

Nodo: Competencias Comportamentales ............................................................................. 81

Nodo: Documentación de la Experiencia del Piloto ............................................................. 87

Participantes ..................................................................................................................... 87

Análisis de respuestas ....................................................................................................... 88

Nodo: Transferencia del Conocimiento ................................................................................ 93

Lectura de sensibilización ................................................................................................ 93

Construcción de Normas de Competencia Laboral .......................................................... 93

Nodo Empleos Tipo .............................................................................................................. 95

Conclusiones ....................................................................................................................... 102

Recomendaciones ............................................................................................................... 103

Núcleos Básicos del Conocimiento ................................................................................ 103

Para la Función Pública .............................................................................................. 104

Aplicabilidad de las normas. .......................................................................................... 104

Para el Generador de Política ..................................................................................... 104

Para la Función Pública .............................................................................................. 104

4

Riesgos ........................................................................................................................... 105

Referencias ......................................................................................................................... 108

5

Lista de Gráficos

Gráfico 1: Articulación de las Estrategias de la Investigación. ............................................ 17

Gráfico 2: Porcentaje de participación por área o proceso transversal................................. 35

Gráfico 3: Forma de Vinculación de los participantes en el piloto ...................................... 35

Gráfico 4: Participación por niveles Jerárquicos .................................................................. 36

Gráfico 5: Participación por cada denominación de empleo según el nivel jerárquico ....... 36

Gráfico 6: Profesional Especializado: Rol de Coordinador de Grupo Campo Procesos por

los que Responde .................................................................................................................. 40

Gráfico 7: Procesos por los que responde en el nivel Directivo ........................................... 42

Gráfico8: Procesos por los que responde en la denominación del empleo Profesional

Especializado ........................................................................................................................ 42

Gráfico 9: Categorización de la intervención en los procesos ............................................. 44

Gráfico 10: Porcentaje de autonomías en el empleo: ........................................................... 45

Gráfico 11: Porcentaje de relaciones externas en el empleo ................................................ 47

Gráfico 12: Porcentaje de participación en comités ............................................................. 49

Gráfico 13: Recursos a cargo por área o proceso y nivel jerárquico .................................... 50

Gráfico 14: Porcentaje de recursos a cargo por nivel jerárquico .......................................... 51

Gráfico 15: Porcentaje de funcionarios con capital humano directo a cargo por nivel

jerárquico .............................................................................................................................. 51

Gráfico 16: Porcentaje de funcionarios con capital humano directo a cargo por nivel

jerárquico .............................................................................................................................. 52

Gráfico 17: Porcentaje acumulado de riesgos laborales ....................................................... 53

Gráfico 18: Riesgos laborales por área o proceso ................................................................ 54

Gráfico 19: Porcentaje acumulado de riesgos ocupacionales ............................................... 55

Gráfico 20: Riesgos ocupacionales por área o proceso ....................................................... 56

Gráfico 21: Porcentaje acumulado de riesgos públicos ........................................................ 57

Gráfico 22: Riesgos públicos por área o proceso ................................................................. 57

Gráfico 23: Áreas del conocimiento por área o proceso transversal .................................... 59

Gráfico 24: Núcleos Básicos del Conocimiento asociados a cada área o proceso transversal

.............................................................................................................................................. 60

Gráfico 25: Requerimiento de educación (Administración Pública) por área o proceso

transversal ............................................................................................................................. 65

Gráfico 26: Programas educativos y modalidades de estudio no catalogadas en el Decreto

1083 de 2015 ........................................................................................................................ 66

Gráfico 27: Programas educativos no catalogados en el Decreto 1083 de 2015 por área o

proceso transversal ............................................................................................................... 67

Gráfico 28: Modalidades de estudio por nivel jerárquico .................................................... 68

Gráfico 29: Total de normas aplicadas de cada área o proceso ............................................ 69

Gráfico 30: Aplicación de las NCL de Control Interno al área o proceso específico y a otras

áreas y procesos transversales .............................................................................................. 70

Gráfico 31: Aplicación de las NCL de Gestión de Talento Humano al área o proceso

específico y a otras áreas y procesos transversales............................................................... 71

6

Gráfico 32: Aplicación de las NCL de Gestión Financiera al área o proceso específico y a

otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 73

Gráfico 33: Aplicación de las NCL de Gestión Tecnológica al área o proceso específico y a


Gráfico 34: Aplicación de las NCL de Defensa Jurídica al área o proceso específico y a


Gráfico 35: Aplicación de las NCL de Producción Normativa al área o proceso específico y

a otras áreas y procesos transversales ................................................................................... 75

Gráfico 36: Aplicación de las NCL de Gestión Administrativa al área o proceso específico

y a otras áreas y procesos transversales ................................................................................ 75

Gráfico 37: Aplicación de las NCL de Servicio al Ciudadano al área o proceso específico y

a otras áreas y procesos transversales ................................................................................... 77

Gráfico 38: Aplicación de las NCL de Gestión Documental al área o proceso específico y a


Gráfico 39: Aplicación de las NCL de Planeación Estatal al área o proceso específico y a


Gráfico 40: Aplicación de las NCL de Compra Pública al área o proceso específico y a


Gráfico 41: Frecuencia de relación de la competencias comportamentales de nivel del

Decreto 1083 del 2015 para el nivel directivo ...................................................................... 84


Decreto 1083 del 2015 para el nivel profesional .................................................................. 84


Decreto 1083 del 2015 para el nivel técnico ........................................................................ 85


Decreto 1083 del 2015 para el nivel asistencial ................................................................... 85

Gráfico 45: Categorías de análisis Atlas TI 7 ....................................................................... 88

Gráfico 46: Porcentaje respuestas obtenidas ........................................................................ 89

Gráfico 47: Recomendaciones al piloto ............................................................................... 90

Lista de Tablas

Tabla 1: Etapa de Planeación del Piloto ............................................................................... 25

Tabla 2: Actividades desarrolladas para el diagnóstico del piloto ....................................... 27

Tabla 3: Actividades desarrolladas para la preparación del piloto ....................................... 27

Tabla 4: Actividades desarrolladas para la apertura del piloto ............................................. 28

Tabla 5: Actividades desarrolladas para la ejecución del piloto .......................................... 28

Tabla 6: Actividades desarrolladas para la trasferencia del conocimiento - capacitación ... 31

Tabla 7: Organización y análisis de información y resultados ............................................. 31

Tabla 8: Perfiles construidos por área o proceso transversal................................................ 34

Tabla 9: Procesos por los que Responde .............................................................................. 38

7

Tabla 10: Procesos por los que responde por nivel jerárquico ............................................. 41

Tabla 11: Procesos en los que Interviene ............................................................................. 43

Tabla 12: Autonomías por nivel jerárquico .......................................................................... 44

Tabla 13: Relaciones externas por área o proceso y en cada nivel jerárquico. .................... 46

Tabla 14: Participación en comités por área o proceso transversal ...................................... 48

Tabla 15: frecuencia de relación de competencias comportamentales especificas a las NCL

y de nivel del Decreto 1083 del 2015 en el piloto ................................................................ 81

Tabla 16: Número de entrevistas realizadas por área o proceso........................................... 88

Tabla 17: Recomendaciones de los participantes para el ejercicio del piloto ...................... 91

Tabla 18: Recomendaciones de los participantes para la ESAP, el DAFP. ......................... 92

Tabla 19: Convenciones para interpretar los títulos de las tablas de empleos y Empleos Tipo

.............................................................................................................................................. 95

Tabla 20: Empleos de nivel profesional de Defensa Jurídica y Producción Normativa

agrupados por criterios, para conformar Empleos Tipo. ...................................................... 96

Tabla 21: NCL Específicas y de otras áreas que aplican a los empleos de Defensa Jurídica y

Producción Normativa .......................................................................................................... 99

Tabla 22: Empleos Tipo de nivel Profesional en Defensa Jurídica y Producción Normativa

............................................................................................................................................ 100

8

Resumen

El presente documento contiene los fundamentos teóricos, las metodologías, las

etapas de desarrollo y los resultados del Piloto del proyecto Desarrollo del Sistema de

Gestión del talento Humano por Competencias Nacional, cuyo objetivo general es aplicar

las NCL correspondientes a doce áreas o procesos transversales en el diseño de perfiles

ocupacionales en el sector Función Pública, con el propósito de verificar su pertinencia en

los empleos de dichas áreas o procesos transversales, la transferencia a cuadros funcionales

y su contribución a la gestión del talento humano por competencias laborales.

Se encuentra estructurado por un marco conceptual que expone sobre las variables y

campos que integran el formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias

Laborales, diseñado para el alcance del objetivo expuesto. Un marco metodológico que

explica el tipo de investigación cualitativa, el diseño de investigación Flexible, las

estrategias de investigación que comprenden el diseño del empleo, la entrevista

estructurada sobre la experiencia del pilotaje y la aplicación de Normas de Competencia

Laboral, la población participante y el tipo de vinculación que habilita la participación en el

piloto que para el caso fueron 72 personas, el muestreo teórico, las fuentes de la

investigación e instrumentos para la recolección de información.

Los resultados muestran que las Normas de Competencia Laboral elaboradas con

Generadores de Política de cada área o proceso transversal tuvieron altos porcentajes de

aplicabilidad y de correlación con las funciones que desempeñan los servidores

participantes en el ejercicio. Adicionalmente, el documento da a conocer el efecto que tuvo

el piloto en los participantes, su experiencia en el diligenciamiento del formato,

evidenciando que el 87% de las personas entrevistadas tienen concepciones favorables del

ejercicio.

A partir de los resultados obtenidos, se realizó un proceso de capacitación para la

transferencia del conocimiento, presentando brevemente los resultados de la jornada de

capacitación que se adelantó con los funcionarios del Grupo de Gestión del Talento

Humano del sector Función Pública. Además, se integran las propuestas de empleos tipo y

cuadros funcionales, estructuradas a partir del análisis de cruce de variables entre las

normas, los conocimientos, la identificación del empleo y otros campos adicionales. Esta

información permitió obtener un total de 21 empleos tipo y de 9 cuadros funcionales.

9

Introducción

“La posibilidad de innovar

siempre está ahí si uno está dispuesto a reflexionar, a soltar las certidumbre de donde

está parado y a preguntarse si quiere estar donde está”.

Humberto Maturana.

El Piloto de competencias consiste en un ejercicio para el reconocimiento de la

aplicabilidad de las Normas de competencia en el Sistema de Gestión del Talento Humano

en el sector público, el diseño del empleo y el perfil por competencias que se requiere para

ocuparlo, es importante resaltar que este constituye la plataforma para la gestión del

Sistema y su encadenamiento con los subsistemas: Planificación, Organización del Trabajo,

Gestión del Empleo, Gestión del Desarrollo, Gestión del Desempeño, Gestión de la

Compensación y Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales. Así mismo, el estudio

permite visibilizar e identificar la interrelación entre los desempeños propios del área o

proceso del empleo, con los de otras áreas o procesos de la entidad, lo que permite

concienciar al servidor de su aporte a diferentes objetivos estratégicos de la organización,

buscar puntos de encuentro, desencuentro y mejora y organizarlos para que tengan un

alcance nacional de manera que contribuyan a la productividad y competitividad.

Desde el marco de referencia nacional e internacional, las metas del plan de desarrollo 2014

y 2018, los compromisos asumidos por el país ante la Organización para la Cooperación y

el Desarrollo Económico OCDE y las recomendaciones del CLAD, la Escuela Superior de

Administración Pública ESAP y el Departamento Administrativo de la Función Pública

asumieron el liderazgo de las acciones encaminadas a dar cumplimiento a la Ley 909 de

2004 sobre la implementación del Sistema de Gestión del Talento Humano por

competencias laborales, lo que incluye las competencias funcionales y comportamentales,

como se refleja en las NCL y las competencias comunes a los servidores públicos.

Otras concepciones a tener en cuenta en este informe de resultados es el de prueba y

piloto, el primero es una noción con múltiples usos, del cual interesa su acepción como

experimento. Piloto, es otro término con diferentes significados e indica que puede tratarse

de un prototipo o de un ensayo. Una prueba piloto, por lo tanto, es aquella experimentación

que se realiza por primera vez con el objetivo de comprobar ciertas cuestiones. Se trata de

un ensayo experimental, cuyas conclusiones pueden resultar interesantes para avanzar con

el desarrollo de algo. (Definición. DE).

Teniendo en cuenta lo anterior, el presente documento contiene, en primero lugar

los elementos conceptuales que fundamentan el desarrollo de las actividades propuestas; en

segundo, la descripción metodológica de las diferentes fases del piloto (objetivos, etapas,

metodologías, instrumentos, características de la población y otros); en tercero, el informe

de los resultados obtenidos durante la recolección de la información y, en cuarto lugar, el

análisis cuantitativo y cualitativo de dichos resultados desde la aplicabilidad de las

competencias laborales en el subsistema de Organización del Trabajo, desde la percepción

10

de los participantes sobre el ejercicio y desde la posibilidad de construir cuadros

funcionales con los datos recopilados.

En ese contexto, la participación de los servidores en el piloto es de vital

importancia, la calidad de la información que provean o consignen, lo cual incide en el

informe de resultados sobre la aplicación de NCL en el diseño del empleo, solicitud que va

muy en línea con el pensamiento de David Ulrich de Harvard Business School (2006) y es

que “son las personas las que con su actuación, su desempeño, su manera diaria de hacer las

cosas, permiten cristalizar la estrategia con cada una de sus acciones. Así, unas crean Valor,

ayudando con su conducta a hacer realidad la estrategia de la organización, y sin embargo,

hay otras personas, que con su conducta, destruyen Valor”.

11

Descripción y planteamiento de la situación

En la puesta en marcha del proyecto Desarrollo del Sistema de Gestión del Talento

Humano por Competencias Nacional se estandarizan 100 funciones, correspondientes a

once áreas o procesos transversales, cada una incorporada en una Norma de Competencia

Laboral; diseñadas por Generadores de Política o su equivalente y avaladas por la

Dirección de Empleo Público de la función Pública, A continuación, se muestran las áreas o

procesos transversales.

Fuente: equipo proyecto competencias 2016

La pregunta es ¿Cuáles de las normas aplican al sector Función Pública?

12

Objetivos

13

Nodo 1: Marco Conceptual

Este nodo hace referencia a las variables contenidas en el formato Diseño de

Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales1, diseñado para el levantamiento

de la información en el piloto, que toma como referente la Guía para Establecer o Modificar

el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la función Pública (2015) y a algunas

de los campos que las componen. Las variables se presentan a continuación.

I. Identificación del Empleo.

II. Dimensión del Empleo.

III. Área o Proceso Específico.

IV. Propósito Principal del Empleo.

V. Requisitos de Estudios y Experiencia.

VI. Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico.

VII. Competencias Funcionales de Otra Área o Proceso.

VIII. Competencias Comportamentales

IX. Resultados Esperados.

En este marco conceptual se presentan los antecedentes del instrumento utilizado

para la recolección de información y a partir de esas fuentes se señala lo que se mantiene, lo

que se cambia, lo que se transforma y lo que se incluye.

De acuerdo con el primer párrafo, a continuación se conceptúa sobre cada una de las

variables mencionadas.

Identificación del empleo

En esta variable se han mantenido los campos, Nivel Jerárquico, Denominación del

Empleo, Código, Grado, Número de Cargos, Dependencia, Cargo del Jefe Inmediato y

además se han incorporado dos, el Rol y el empleo tipo. El rol es definido por la Real

Academia de la Lengua Española como la “función que alguien o algo desempeña” (RAE,

2016) y a partir de ahí se puede decir que obedece al nombre con el que se conoce el

empleo al interior de la entidad; difiere de la denominación de empleo ya que se enlaza a la

naturaleza de las competencias laborales que se asocian al empleo y no a la normativa

aplicable. Por su parte, de acuerdo con González (2006) el Empleo Tipo es una agrupación

de empleos semejantes en su naturaleza, funciones, responsabilidades y demás. Desde la

concepción de González (2006) es importante incluir el empleo tipo ya que este es insumo

para la identificación posterior de cuadros funcionales, una de las metas trazadas para el

piloto.

Dimensión del empleo

Esta variable es completamente nueva dentro de instrumento y se propone

considerando que el Sistema Integrado de Calidad se establece con estructuras horizontales

1 Competencias Laborales: integra competencias funcionales y comportamentales

14

o de procesos y como un aporte, con campos que, en un estudio de salarios pueden ser

tenidos en cuenta para definir factores de compensación y que puede ser sustentado a partir

de lo que propone González (2013) en donde se encuentra que un método de compensación

basado en competencias puede soportarse en diferentes técnicas cualitativas de asignación

salarial como las que se basan en la importancia relativa del cargo en donde se resaltan las

responsabilidades del cargo, entendidas como los recursos que se tienen asignados para el

cumplimiento de las funciones, las exigencias físicas, las condiciones ambiental y los

riesgos a los que se expone quien desempeñe el cargo. González (2013) también presenta

técnicas cuantitativas, como por ejemplo la asignación de puntos, para la cual es importante

analizar variables correspondientes a la responsabilidad del cargo, al esfuerzo requerido

para desempeñarlo y los riesgos a los que se expone quien lo desempeñe.

Con base en estas técnicas, se ha propuesto la variable con los siguientes campos:

Procesos por los que responde y en los que participa: que permite evidenciar la

interrelación del perfil con otras áreas o procesos de la entidad.

Autonomías 2/Recursos a cargo /Capital humano a cargo: con los que es posible

apreciar la importancia y la responsabilidad del perfil en la entidad.

Relaciones externas / Comités: para analizar la interacción del perfil con el entorno del

empleo. Hay que considerar que las relaciones externas tienen valor, para compensación,

cuando le generan ingresos a la entidad.

Riesgos: que facilita la visualización de los factores a mitigar, a partir de programas de

salud ocupacional y capacitación en estrategias de seguridad

Área o proceso específico

Aunque esta variable se mantiene, con respecto de la estructura contenida en la Guía

para Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales del

DAFP (2015), dentro del instrumento se ha restringido su uso para que solo sea posible

seleccionar el área o proceso de los doce transversales mencionados en Ramírez, et al (2016

a) Compra Pública, Comunicación Estratégica, Control Interno, Defensa Jurídica, Gestión

de Servicios Administrativos, Gestión del talento Humano, Gestión Documental, Gestión

Financiera, Gestión Tecnológica, Planeación Estatal, Producción Normativa y Servicio al

Ciudadano.

Propósito Principal del Empleo.

Esta variable se mantiene.

2 Autonomías: una concepción que suma a la interpretación de autonomías es la propuesta por Najmanovich

(2013) quien reconoce en el entramado de situaciones, eventos, personas las autonomías ligadas.

15

Requisitos de estudio y experiencia

A partir de conversatorios sostenidos con funcionarios de la Dirección de Desarrollo

Organizacional del DAFP, sobre la variable denominada Requisitos de Formación

Académica y Experiencia, se propuso que esta variable se denominara Requisitos de

Estudio y Experiencia y tuviera la siguiente organización. En primer lugar, la educación

(referente a la educación superior) que comprende, en los niveles de pregrado los estudios

formales técnicos profesionales, tecnólogos y profesionales; y en su nivel de posgrado, las

especializaciones, las maestrías y los doctorados (MEN, 2016 a); en segundo la formación,

entendida por el Ministerio de Educación Nacional (MEN) como la educación o formación

para el trabajo y el Desarrollo Humano que además citando el Decreto 2020 de 2006 la

define como

…el proceso educativo formativo, organizado y sistemático, mediante el cual las

personas adquieren y desarrollan a lo largo de su vida competencias laborales,

específicas o transversales, relacionadas con uno o varios campos ocupacionales

referidos en la Clasificación Nacional de Ocupaciones, que le permiten ejercer una

actividad productiva como empleado o emprendedor de forma individual o colectiva

(MEN, 2016 b).

Y, en tercer lugar la experiencia y las equivalencias, establecidas por la normativa vigente.

Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico / Competencias

Funcionales de Otra Área o Proceso.

Estas variables integran aquellas del manual relacionadas con la Descripción de las

Funciones Esenciales y los Conocimientos Básicos esenciales. La información que se

recolecta en las variables corresponde al Área o Proceso Específico al cual se asocian las

competencias funcionales, el Código de la Norma de Competencia Laboral asociada, el

Nombre de la Norma, sus respectivas Actividades Clave y un espacio para señalar si se

desarrolla o no la actividad.

El formato despliega las competencias funcionales en dos variables, las específicas

y las de otras áreas o procesos, esto obedece a que cuando una entidad trabaja por procesos,

estos están interconectados, bien sea por las entradas o salidas del mismo, lo que se muestra

en el formato al considerar las dos variables.

Competencias Comportamentales

En cuanto a las competencias comportamentales el instrumento se ha organizado,

con respecto del propuesto por el DAFP, en tres componentes. El primero, las competencias

comportamentales comunes a los servidores públicos, que se han mantenido intactas en el

formato; el segundo, las competencias comportamentales por nivel jerárquico, que se

compone de dos campos, uno que responde a la pregunta ¿cuál de las competencias

específicas es la más importante para el desempeño de su empleo? Y otro en donde se

solicita escoger, de ser necesario, una de las competencias de nivel propuestas en el Decreto

16

1083 de 2015 (exceptuando las relacionadas a la experticia profesional o técnica) y el

tercero, las competencias comportamentales específicas, estas dos últimas vinculadas a las

competencias seleccionadas en la variable Competencias Funcionales del Área o Proceso

Específico con el propósito de escoger una y colocarla en las competencias de nivel.

17

Nodo 2: Marco Metodológico

Tipo de Investigación: Cualitativa

Se refiere a diferentes enfoques y orientaciones para el presente estudio se considera

la concepción de Denzin y Lincoln, (1994) citado por Vasilachis de Gialdino, et.al 2006 la

investigación cualitativa es multimetódica, naturalista e interpretativa. Es decir, (…)

indagan en situaciones naturales intentando dar sentido o interpretar los fenómenos en los

términos del significado que las personas le otorgan. La investigación cualitativa abarca el

estudio, uso y la recolección de una variedad de materiales empíricos -estudio de caso,

experiencia personal, introspectiva, historia de vida, entrevista, textos observacionales,

históricos, interacciónales y visuales- que describen los momentos habituales y

problemáticos y los significados en la vida de los individuos.

Diseño de la Investigación: Diseño Flexible

Para este estudio se escogió un diseño flexible, el cual se ajusta a la necesidad del

piloto. “El diseño flexible alude a la estructura subyacente de los elementos que gobiernan

el funcionamiento de un estudio (…); se refiere a la articulación interactiva y sutil de estos

elementos que presagian, en la propuesta escrita, la posibilidad de cambio para captar los

aspectos relevantes de la realidad analizada durante el transcurso de la investigación”,

(Mendizábal, en Vasilachis de Gialdino, et.al 2006).

Gráfico 1: Articulación de las Estrategias de la Investigación.

Fuente: Elaboración propia a partir del libro Estrategias de Investigación Cualitativa

(Vasilachis, 2006).

Estrategías de

Investigación

Diseño del empleo

Entrevista estructurada

sobre la experiencia

Aplicación de Normas de

Competencia Laboral

18

Durante el estudio se tendrán que utilizar métodos alternativos de recolección como

los ya mencionados, que ayudarán a obtener datos para la elaboración y análisis de la

información compleja. Los datos obtenidos de las estrategias aplicadas -en este caso el

diligenciamiento del formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional y entrevistas

estructurada sobre la experiencia son descriptivos, los cuales son palabras de los

entrevistados, ya sea habladas o escritas.

Población

Muestra

En la muestra diseñada para el estudio se propone que participen funcionarios de las

diferentes de las diferentes dependencias del sector Función Pública que realizan funciones

de las áreas o procesos transversales definidos. El tamaño de la muestra en este caso no es

estadístico, pues se basará en una muestra teórica y el muestreo teórico se realiza para

descubrir categoría y sus propiedades y para sugerir las relaciones dentro de una teoría.

(Glaser y Strauss, 1996 citado por Vasilachis de Gialdino, et.al 2006) Por el muestro

teórico el investigador selecciona casos a estudiar según su potencial para ayudar a refinar o

expandir los conceptos o teorías ya desarrollados. La saturación teórica significa que

agregar nuevos casos no representara hallar información adicional por medio de la cual el

investigador pueda desarrollar nuevas propiedades de la categoría. (Soneira, en Vasilachis

de Gialdino, et.al 2006)

Situ

ació

n G

eogr

áfic

a • El objeto de estudio seleccionado fue la Escuela Superior de Administración Pública en su sede central, ubicada en la ciudad de Bogotá, en la calle 44 # 53 – 37.

Áre

as o

Pro

ceso

s •Funcionarios que trabajran en dependencias con funciones de Compra Pública, Comunicación Estratégica, Control Interno, Defensa Jurídica, Gestión de Servicios Administrativos, Gestión del talento Humano, Gestión Documental, Gestión Financiera, Gestión Tecnológica, Planeación Estatal, Producción Normativa y Servicio al Ciudadano.

Vin

cula

ció

n

•Libre Nombramiento y Remoción, Carrera Administrativa y Provisionalidad.

19

Para nuestro caso, se definió que en el piloto debe participar, por lineamiento del

Comité Directivo del Proyecto, el sector función Publica y de esta, las dependencias que

realizan funciones de las áreas o procesos transversales ya mencionados y que tengan forma

de vinculación Libre Nombramiento y Remoción, Carrera Administrativa y

provisionalidad.

Fuentes

La fuente de la investigación es primaria y son servidores públicos de la planta global de las

entidades participantes en el piloto.

Técnica utilizada en la investigación

Encuesta dirigida, mixta de respuestas abiertas y cerradas a través del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales.

Entrevista estructurada de cuatro preguntas para conocer la experiencia en el

diligenciamiento del formato.

Instrumentos de recolección de la información

Se presentan, cuatro instrumentos de recolección de la información, los utilizados

para obtener información de los participantes en el piloto y los utilizados para obtener la

información de los perfiles.

Instrumento 1: Formato Relación Participantes en el Piloto en el Subsistema Organización

del Trabajo

CONSOLIDADO INFORMACIÓN DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE LA ESCUELA

SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARTICIPANTES EN EL PILOTO DEL SUB

SISTEMA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

CÓDIGO:

170.1370.05.17

VERSIÓN: 1.0

FECHA: 05 de

MAYO 2016

Objetivo: Consolidar la información de los funcionarios públicos de las entidades ( ESAP – DAFP) que puedan participar

dentro de la aplicación del piloto en organización del trabajo del Proyecto "Diseño e implementación del sistema de gestión

del talento humano por competencias. Herramienta de modernización para el buen gobierno nacional"

Instrucción:

● Diligenciar completos los datos solicitados en cada columna.

FUNCIONARIOS

Entidad Área o

Proceso Nombre

Denominación del

Empleo

Códig

o

Gra

do

Tipo de

Vinculación

Corre

o Teléfono

Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016

20

Procesos por los

que responde

Procesos en los

que interviene

Autonomías

Relaciones

externas

Recursos a cargo

Desde Desde

Hasta Hasta

Laborales Públicos

Ocupacionales Otros

Comité Rol

Riesgos

II. DIMENSIÓN DEL EMPLEO

Capital humano a

cargo

IndirectoDirecto

Este formato fue enviado a la oficina de Talento humano de la entidad, solicitando

su diligenciamiento total con los funcionarios que asistirían al piloto. Con esta información

fue posible realizar seguimiento al número de asistentes esperado y final.

En segundo lugar está el formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por

Competencias Laborales, herramienta clave en la recolección de información requerida

para el futuro análisis de resultados del piloto. El documento que se presenta es la

adaptación para este informe, dado que el documento original fue construido en Excel y

cuenta con fórmula que se alteran al cambiar de formato.

Instrumento 2: Formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias

Laborales

Nombre del

participante del

piloto

Forma de Vinculación:

Nivel Jerárquico

Empleo tipo

Rol

Denominación del

Empleo

Código Grado

Número de Cargos

Dependencia

Cargo del Jefe

Inmediato

OBJETIVO

Estructurar el empleo teniendo en cuenta la finalidad, funciones, actividades, responsabilidades y metas, asignadas por la entidad; y que, conjuntamente con las competencias laborales, configuran el

marco en el que el ocupante del mismo deberá desarrollar su contribución y obtener los resultados esperados.

I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

21

Educación

Formación

Experiencia

Equivalencia

AlternativaEducación Experiencia

IV. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO

Verbo + Objeto + Conector + Condición

V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA

III. ÁREA O PROCESO ESPECÍFICO

Área o Proceso Código Norma

VI. COMPETENCIAS FUNCIONALES DEL ÁREA O PROCESO ESPECÍFICO

Actividades ClaveNombre Norma

Área o Proceso Código Norma

VII. COMPETENCIAS FUNCIONALES DE OTRA ÁREA O PROCESO

Nombre Norma Actividades Clave

22

VARIABLE O TEMA (I, II, …, IX) COMENTARIO

IX. RESULTADOS ESPERADOS

Son los establecidos en las competencias funcionales, los comportamientos asociados a las competencias comportamentales, y las metas y compromisos u obligaciones definidos para el empleo.

OBSERVACIONES

VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Comunes Específicas por Área o Proceso

Orientación a resultado

Orientación al usuario y al

ciudadano

Compromiso con la Organización

Transparencia

De Nivel Jerárquico

Fuente: adaptación de DAFP (2015)

Por último se encuentra el formato de lista de asistencia, instrumento utilizado para

obtener las evidencias de ejecución de los ejercicios y de la participación de los

funcionarios en estos.

Instrumento 3: Formato Lista de Asistencia

FORMATO LISTA DE ASISTENCIA

CÓDIGO: 170.1370.05.09

VERSIÓN: 1

FECHA: 15 de Septiembre del 2015

Proyecto: Diseño e Implementación del Sistema de Gestión del Talento Humano por Competencias en el

Sector Público Colombiano. Herramienta de Modernización del Estado para el Buen Gobierno.

REUNIÓN DE TRABAJO

Fecha: Lugar:

PROPÓSITO

23

PARTICIPANTES

Nº Nombre Entidad Cargo N°

Celular

Correo

Electrónico Firma


Instrumento 4: Entrevista

Objetivo: conocer la experiencia en el diligenciamiento del formato, mediante la

formulación de cuatro preguntas, para ver la factibilidad de su aplicación.

Instrucción: el entrevistador le expresa al entrevistado que le realizará cuatro preguntas y

le indica cuales. Una vez termina de explicar las preguntas, hace la entrevista.

Enunciado

Pregunta 1: ¿Cuál es su nombre?

Pregunta 2: ¿Cuál es el área o proceso en la que trabaja?

Pregunta 3: ¿Cuál fue su experiencia en el diligenciamiento del formato?

Pregunta 4: ¿Tiene alguna recomendación?


La entrevista se hizo utilizando uno de dos medios, registro audiovisual o registro escrito.

Análisis de la información

Aplicación de la teoría fundamentada en los datos

La metodología de la teoría fundamentada se basa en dos grandes estrategias: El

método de comparación constante y el muestreo teórico. A través del método de la

comparación constante, el investigador recoge, codifica y analiza datos en forma

simultánea para generar teoría, no sucesiva y dichas tareas no están dirigidas a verificar

teorías sino a demostrar que son plausibles. (Soneira, en Vasilachis de Gialdino, et.al 2006)

Para el presente estudio se utilizarán los siguientes elementos:

Categorías de análisis: estarán organizadas de acuerdo a la necesidades del

piloto y considerando los elementos de normas de competencia laboral, empleos

tipo, cuadros funcionales, la experiencia en el diligenciamiento del formato y

recomendaciones.

24

Utilización de CAQDAS: La utilización de herramientas informáticas para el

análisis de datos cualitativos (CAQDAS)3: Atlas Ti y SPSS.

Para este caso se utilizó la autocodificación de material cualitativo textual

(transcripciones) de las entrevistas.

¿En qué consiste la autocodificación?: En realizar una búsqueda de los documentos

donde se transcriben las entrevistas y seleccionar una determinada extensión del texto

cuando se cumpla con la condición de búsqueda (categoría de análisis) y relacionar este

texto con un código con categoría existente. (Chernobilsky, en Vasilachis de Gialdino, et.al

2006)

Para llevar a cabo la autocodificación se utilizó el Atlas Ti, el cual sirvió para

realizar tareas mecánicas de análisis, tales como identificar similitudes, diferencias y

relaciones entre distintos fragmentos de texto, pero de ninguna manera se reemplazó la

actividad de análisis conceptual, lo que permite afirmar que el software por sí solo no puede

analizar los datos sin tener en cuenta la intervención de un experto en dicho análisis.

Si bien las técnicas de manejo y almacenamiento de datos se han desarrollado y

vuelto cada vez más complejas y matemáticamente muy sofisticadas, se tuvo que acudir a

esquemas de interpretación de tendencia, que son los que dan el verdadero sentido a los

datos presentados y los que ofrecen una estructura eficaz de presentación de los resultados.

Para el análisis de los datos del formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional se

utilizó la codificación de las variables o campos del formato.

¿En qué consiste la codificación?: identificar pasajes de texto (…) en un documento

que representan una idea o un concepto. El investigador puede organizar su codificación de

distintas formas. Puede 1) utilizar una lista de códigos que le permitan incluir distintos

niveles de codificación o agrupamiento en subcódigos, es decir una codificación jerárquica;

2) utilizar una lista de códigos que no le permita incluir distintos niveles de codificación o

agrupamiento en subcódigos, o sea, codificación no jerárquica; o 3) ambas posibilidades a

la vez. (Vasilachis de Gialdino, et.al 2006)

Para llevar a cabo la codificación se utilizó SPSS, en el cual se identificaron las

variables de estudio las cuales se codificaron de acuerdo a los parámetros del software para

realizar un análisis descriptivo y cruce de las variables que se interrelacionan para obtener

información para empleos tipo que alimenta la construcción de cuadros funcionales.

Etapas del proceso de piloto

Las actividades referentes al piloto se organizaron en seis etapas principales, cuyas

actividades se presentan en las siguientes tablas.

3 Computer Assited Qualitative Data Analysis Software (software para hacer analisis de datos cualitativos)

25

Tabla 1: Etapa de Planeación del Piloto

ETAPA ACTIVIDADES

Planeación

del Piloto

Diseño preliminar de Plan Piloto en Organización del Trabajo.

Diseño de instrumentos del piloto (herramienta recolección de

información.

Diseño del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por

Competencias Laborales.

Incorporación de fórmulas para autodiligenciamiento y listas

desplegables en el formato.

Ajustes de retrocompatibilidad del formato con respecto de versiones

anteriores de Office (hasta 2010).

Diseño de instrumentos del piloto (presentación de apertura, presentación

para orientar el piloto con el contexto del proyecto y sin el contexto del

proyecto y presentación para la transferencia del conocimiento –

capacitación.

Selección de información a presentar.

Transformación de la información para presentar en diapositivas

(Power Point).

Diseño de patrón de diapositivas con información alusiva a la ESAP y al

Proyecto.

Fecha /

Participantes

Área o proceso

(Mañana)

Área o

proceso

(Tarde)

Responsables Participantes

Lunes 22 de

agosto

Auditorio

Apertura

(1 hora) 8:00-9:00

a.m.

Luz Marina

Ramírez y

Líder entidad

Director entidad,

Talento Humano,

Líderes y equipo

de áreas o

procesos

transversales

26

Lunes 22 de

agosto

Salón 303

Gestión

Documental

(3 horas) 9:00

a.m.-12:00m

Carmen Elisa

Martínez -

Clara Inés

Villarejo

Líder y equipo de

área o proceso

transversal,

Equipo proyecto

Martes 23 de

agosto

Salón 304

Gestión Financiera

(3 horas) 8:00-

11:00 a.m.

Defensa

Jurídica y

Producción

Normativa

(3 horas)

2:00 – 5:00

p.m.

Carmen Elisa

Martínez -

Clara Inés

Villarejo –

Zulma Vera

Ídem

Jueves 25 de

agosto

Salón 304

Servicios

Administrativos

(4 horas) 8:00

a.m-12:00m

Compra

Pública

(3 horas)

2:00 -5:00

p.m.

Zulma Vera -

Clara Inés

Villarejo

Ídem

Viernes 26

de agosto

Control Interno

(4 horas) 8:00

a.m.-12:00 m

(ESAP Rosales)

Gestión

Tecnológica

(3 horas)

2:00 - 5:00

p.m. (Salón

304)

Zulma Vera Ídem

Martes 30 de

agosto

Salón 304

Servicio al

Ciudadano

(3 horas) 8:00 -

11:00 a.m.

Planeación

(3 horas)

2:00-5:00

p.m.

Clara Inés

Villarejo Ídem

Jueves 1 de

septiembre

Salón 304

Talento Humano

(4 horas) 8:00 a.m.- 12:00m

Carmen Elisa

Martínez

Líder y equipo de

área o proceso

transversal y

Equipo proyecto

Viernes 2 de

septiembre

Salón 306

Transferencia de la metodología –

Capacitación (4 horas) 8:00 a.m.

a 12:00m

Luz Marina

Ramírez –

Líder entidad

Ídem

Preparación taller Transferencia del Conocimiento – Capacitación.

Diseño de materiales.

27

Redacción de guía.


Tabla 2: Actividades desarrolladas para el diagnóstico del piloto

ETAPA ACTIVIDADES

Diagnóstico

del piloto

Estudio de la estructura organizacional y el mapa de proceso del o de los

entes del piloto:

Diseño de formato para recolección de datos de participantes.

Comunicación para las entidades con el formato para registrar los

datos de participantes y donde se solicita la planta de personal

relacionada con las 12 áreas procesos.

Solicitud del manual de funciones de la entidad.


Tabla 3: Actividades desarrolladas para la preparación del piloto

ETAPA ACTIVIDADES

Preparación

del piloto

Elaboración de comunicado sobre participación en el piloto para las

diferentes dependencias de la entidad:

Redacción del documento.

Ajuste del documento con base en sugerencias de interlocutores

del DAFP y la ESAP.

Firma del Documento por parte de la Dirección Nacional de la

ESAP.

Envío de la comunicación mediante correo electrónico:

Diseño del cuerpo del correo.

Selección de destinatarios.

Remisión del cuerpo del correo y carta firmada por la Dirección

Nacional a la dependencia encargada del envío (Comunicaciones

ESAP)

28

Verificación del envío en los correos institucionales (tomando

como referente los correos institucionales del equipo del

proyecto).

Reserva de lugares para reuniones referentes al piloto (Apertura,

diligenciamiento de perfiles y transferencia del conocimiento).


Tabla 4: Actividades desarrolladas para la apertura del piloto

ETAPA ACTIVIDADES

Apertura del

piloto

Preparación del espacio para la presentación:

Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam,

micrófonos (para los presentadores y el público.

Verificación de la organización del espacio para el formato de

auditorio.

Presentación de apertura.

Recolección de memorias y evidencias del evento:

Diligenciamiento del listado de asistencia al evento.

Toma de registros fotográficos durante la presentación.

Redacción del acta del evento.


Tabla 5: Actividades desarrolladas para la ejecución del piloto

ETAPA ACTIVIDADES

Ejecución

del piloto

Preparación del espacio para el ejercicio:

Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam).

Organización del material requerido para el diligenciamiento en

carpeta digital (Instructivo de diligenciamiento, Formato Diseño de

Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales, NCL de 12

áreas o procesos transversales, Decreto 1083 de 2015, mapa de

procesos de la entidad, manual de funciones de los funcionarios.

29

Instalación de la carpeta digital en cada computador de la sala.

Verificación de la organización del espacio para el formato de aula.

Orientación del piloto:

Presentación sobre el contexto del proyecto.

Presentación del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por

Competencias Laborales.

Resolución de inquietudes durante el diligenciamiento.


Diligenciamiento del listado de asistencia al piloto.

Grabación de las preguntas y apreciaciones del público sobre el

ejercicio.

Redacción del acta del ejercicio.

Fecha /

Participantes

Área o proceso

(Mañana)

Área o

proceso

(Tarde)

Responsables Participantes

Lunes 22 de

agosto

Auditorio

Apertura

(1 hora) 8:00-9:00

a.m.

Luz Marina

Ramírez y

Líder entidad

Director entidad,

Talento Humano,

Líderes y equipo

de áreas o procesos

transversales

Lunes 22 de

agosto

Salón 303

Gestión

Documental

(3 horas) 9:00

a.m.-12:00m

Carmen Elisa

Martínez -

Clara Inés

Villarejo

Líder y equipo de

área o proceso

transversal, Equipo

proyecto

Martes 23 de

agosto

Salón 303

Gestión Financiera

(3 horas) 8:00-

11:00 a.m.

Defensa

Jurídica y

Producción

Normativa

(3 horas)

2:00 – 5:00

p.m.

Carmen Elisa

Martínez -

Clara Inés

Villarejo –

Zulma Vera

Ídem

Jueves 25 de

agosto

Servicios

Administrativos

Compra

Pública

Zulma Vera -

Clara Inés Ídem

30

Salón 303 (4 horas) 8:00 a.m-

12:00 m

(3 horas)

2:00 -5:00

p.m.

Villarejo

Viernes 26

de agosto

Control Interno

(4 horas) 8:00

a.m.-12:00 m

(ESAP Rosales)

Gestión

Tecnológica

(3 horas)

2:00 - 5:00

p.m. (Salón

303)

Zulma Vera Ídem

Martes 30 de

agosto

Salón 303

Servicio al

Ciudadano

(3 horas) 8:00 -

11:00 a.m.

Planeación

(3 horas)

2:00-5:00

p.m.

Clara Inés

Villarejo Ídem

Viernes 26

de agosto

Salón 303

Talento Humano

(4 horas) 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Carmen Elisa

Martínez

Líder y equipo de

área o proceso

transversal y

Equipo proyecto

Jueves 1 de

septiembre

Salón

Maestría

DDHH

Transferencia de la metodología –

Capacitación (4 horas) 1:00 p.m. a

2:30 p.m.

Luz Marina

Ramírez –

Líder entidad

Ídem

Aseguramiento de los resultados del piloto:

Guardado de copia digital de todos los perfiles construidos, en

memoria USB y en Dropbox.

Guardado de las grabaciones realizadas en disco duro extraíble.


De manera adicional a las actividades mencionadas, es importante aclarar que el

trabajo se realizó de manera simultánea, invitando a todos los funcionarios de una o

máximo dos áreas o procesos transversales (de acuerdo con el número de normas de esa

área y el número de funcionarios convocados) a diligenciar los formatos al mismo tiempo.

31

Tabla 6: Actividades desarrolladas para la trasferencia del conocimiento - capacitación

ETAPA ACTIVIDADES

Transferencia

del conocimiento

metodología de

implementación

- capacitación

Preparación del espacio para la presentación:

Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam),

Verificación de la organización del espacio en forma de aula.

Orientación del ejercicio Vamos a Hacer un Chocolate::

Presentación sobre la metodología de incorporación de normas a

los subsistemas de GTH.

Desarrollo de actividades (construcción de NCL de la empresa

de chocolates)

Resolución de inquietudes durante el ejercicio.


Diligenciamiento del listado de asistencia al evento.

Toma de registros fotográficos durante la presentación.

Redacción del acta del ejercicio.

Fuente: equipo proyecto competencias 2016

Tabla 7: Organización y análisis de información y resultados

ETAPA ACTIVIDADES

Organización y

análisis de

información y

resultados

Organización de la información del formato diseño de empleo y perfil

ocupacional por competencias laborales:

Distribución de la información de acuerdo con el árbol de

carpetas digital.

Revisión de la información.

Incorporación de información faltante.

Verificación de la calidad de la información (alinear propósito,

procesos y funciones en los perfiles).

Construcción base de datos de respuestas (BD).

Codificación de variables del formato diseño de empleo y perfil

ocupacional por competencias laborales.

32

Cargue de base de datos en software SPSS.

Análisis de la información de los perfiles:

Análisis descriptivo de las variables correspondientes a los

resultados generales (Identificación del Empleo, Dimensión del

Empleo, Área o Proceso Específico, Requisitos de Estudio y

Experiencia) y al campo Forma de Vinculación.

Análisis de aplicabilidad de las normas de competencia laboral en

las diferentes áreas o procesos transversales, mediante

interrelación de campos (Nivel Jerárquico, Denominación de

Empleo de la variable Identificación del Empleo y las variables

Área o Proceso Específico, Competencias Funcionales del Área o

Proceso Específico y Competencias Funcionales de Otras Áreas o

Procesos).

Análisis de empleos tipo mediante interrelación de campos Nivel

Jerárquico, Grado; variable Propósito Principal del Empleo,

Competencias funcionales del Área o Proceso Específico,

Competencias Funcionales de Otras Áreas o Procesos y

Requisitos de Estudio y Experiencia).

Identificación de alternativas de movilidad horizontal y vertical

con base en las características de los empleos tipo identificados.

Organización de la información de las entrevistas:

Agrupación de archivos en un solo repositorio.

Transcripción de archivos de audio y escritos al Cuadro de

Respuestas a la Experiencia con el formulario Diseño de Empleo

y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales.

Organización de la información del cuadro de respuestas en

documentos de Word específicos por cada entrevista.

Cargue de documentos en software Atlas TI.

33

Análisis de la información obtenida en las entrevistas:

Autocodificación de la información (definición de categorías).

Agrupación de contenido por categoría.

Cuantificación de contenidos por categoría.

Obtención de resultados por categoría mediante un gráfico de

tendencia.


34

Nodo Resultados Generales del Piloto

Este nodo presenta una mirada integral sobre los resultados más globales obtenidos

de la información recolectada durante las actividades de levantamiento de información del

piloto. Aquí se abordan datos relacionados con participación desde niveles jerárquicos,

áreas o procesos y demás, perfiles construidos por cada área, distribución de participantes

por tipo de vinculación y otros. Toda esta información se encuentra desplegada en grupos

de y tablas gráficas obtenidos del análisis de las respuestas en la variable Denominación

del Empleo, del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias

Laborales.

Tabla 8: Perfiles construidos por área o proceso transversal

Área o proceso transversal Número de perfiles realizados %

Control Interno 4 5,6

Defensa Jurídica 6 8,3

Gestión de Servicios Administrativos 9 12,5

Gestión de Talento Humano 9 12,5

Gestión Documental 8 11,1

Gestión Financiera 21 29,2

Gestión Tecnológica 6 8,3

Planeación Estatal 4 5,6

Producción Normativa 4 5,6

Servicio al Ciudadano 1 1,4

Total 72 100


Como puede apreciarse en la tabla, la mayor participación fue la del área o proceso

Gestión Financiera. Esto coincide con la cantidad de grupos que se encuentran

desarrollando actividades de Gestión Financiera al interior de la ESAP (Tesorería,

Contabilidad, Recaudo y Cartera y Presupuesto). El grupo de participantes de Gestión

Financiera supera por mucho a los grupos de las otras áreas o procesos transversales en las

que se puede evidenciar un promedio de 6 participantes por área. De la misma forma

Servicio al Ciudadano también tiene una participación que llama la atención, ya que

solamente un funcionario diligenció el formulario. La siguiente gráfica presenta estas cifras

en términos de porcentaje acumulado.

35

Gráfico 2: Porcentaje de participación por área o proceso transversal


Gráfico 3: Forma de Vinculación de los participantes en el piloto


0

5

10

15

20

25

3029,2

8,3 5,6 5,6

1,4

11,1 12,5 12,5

8,3 5,6

Esta gráfica permite

identificar claramente la elevada

participación del área o proceso

Gestión Financiera con respecto de

las demás áreas. Así mismo,

facilita la identificación de un

rango de participantes para las

otras áreas que oscila entre el 5,6%

y el 12,5%, excluyendo al área o

proceso Servicio al Ciudadano,

cuya participación fue del 1,4%.

En cuanto a la participación

por modo de vinculación con la

ESAP, se evidencia que la mayoría

de los participantes estaban

vinculados por Carrera

Administrativa y Provisionalidad,

repartiéndose equitativamente el

92% y dejando el 8% restante a los

participantes vinculados por Libre

Nombramiento y Remoción.

36

Gráfico 4: Participación por niveles Jerárquicos


Teniendo en cuenta que cada uno de los participantes, aunque pertenezca al mismo

nivel jerárquico de los demás, puede estar vinculado a la entidad con una denominación de

empleo diferente, se ha hecho un análisis de correlación entre los participantes por nivel y

por denominación de empleo. Este análisis se puede observar a continuación.

Gráfico 5: Participación por cada denominación de empleo según el nivel jerárquico


0

10

20

30

40

50

60

6,9 1,4

58,3

4,2

29,2

El nivel jerárquico que más

participación tuvo dentro del piloto

fue el Profesional con poco más de

la mitad de los perfiles construidos

perteneciendo a ese nivel. El

41,7% restante se encuentra

distribuido entre los niveles

Directivo (6,9$), Asesor (1,4%),

Técnico (4,2%) y Asistencial

(29,2%). Es de resaltar la alta

participación de los niveles

asistenciales en el pilotaje.

Este gráfico permite ver que dentro del

nivel profesional (que cuenta con la

mayor participación) los participantes

se encontraban distribuidos

mayoritariamente en la denominación

Profesional Especializado. Esta

situación difiere de los niveles

restantes en los que la participación se

distribuyó de manera muy cercana en

cada una de sus denominaciones de

empleo.

37

Como se ha mencionado anteriormente, la variable dimensión del empleo tiene la

inclusión de dos campos, con respecto del referente original (DAFP, 2015). En este nodo se

ha tomado el campo Rol y a continuación se presenta el análisis de los roles que fueron

relacionados por los participantes en el piloto.

38

Nodo: Análisis Variable Dimensión del Empleo

Esta es una variable propositiva para el formato Diseño del Empleo y Perfil

Ocupacional por Competencias Laborales, Interesante en la medida en que integra la

estructura organizacional de procesos o estructura horizontal, con la que todas las entidades

del estado cuentan, dado que la misma está asociada a los estándares de gestión

organizacional con los que cuenta el Sector Público. Así mismo tienen valor los campos en

ella considerados como el de Autonomías, Recursos a Cargo y el Personal a Cargo,

Comités, Relaciones Externas y Riesgos. Por tanto el análisis de la variable se presenta de

manera específica para cada campo de la siguiente manera.

Procesos por los que responde

Tabla 9: Procesos por los que Responde

Nivel

Jerárq

uico

Denomi

nación

del

Empleo

To

tal

No

resp

onde

por

ning

ún

proc

eso

Gest

ión

del

Tale

nto

Hum

ano

Gestió

n

Tecnol

ógica

Gestió

n

Docu

mental

Proces

o de

Evalu

ación

Planea

ción

Estrat

égica

Gest

ión

Jurí

dica

y

Asu

ntos

Leg

ales

Gestió

n de la

Contrat

ación

Gestión

de

Talento

Humano

, Gestión

Adminis

trativa,

Gestión

Financie

ra

Directi

vo

Jefe de

Oficina 0 0 1 0 1 0 0 0 0 2

Jefe

Oficina

Asesora

1 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Secretari

o

General

de

Instituci

ón

Universit

aria o de

Escuela

Tecnoló

gica o de

Instituci

ón

Tecnoló

gica

0 0 0 1 0 0 0 0 0 1

Subgere

nte,

Vicepres

idente o

Subdirec

tor

0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

39

General

o

Nacional

de

Entidad

Descentr

alizada o

de UAE

(Subdire

ctora

Administ

rativa Y

Financie

ra)

Asesor Asesor 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Profesi

onal

Profesio

nal

Universit

ario

12 0 0 0 0 0 0 0 0 12

Profesio

nal

Especiali

zado *

28 1 0 1 0 0 0 0 0 30

Técnico

Técnico

Administ

rativo

2 0 0 0 0 0 0 0 0 2

Auxiliar

de

Técnico

1 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Asisten

cial

Auxiliar

Administ

rativo

5 0 0 0 0 0 0 0 0 5

Auxiliar

de

Servicios

Generale

s

3 0 0 0 0 0 0 0 0 3

Conduct

or

Mecánic

o

1 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Operario

Calificad

o

2 0 0 0 0 0 0 0 0 2

Secretari

o 7 0 0 0 0 0 0 0 0 7

Secretari

o

Ejecutiv

o

3 0 0 0 0 0 0 0 0 3

Total 66 1 1 2 1 0 0 0 1 72

Total en % 91,7

%

1,4

% 1,4% 2,8% 1,4% 0,0%

0,0

% 0,0% 1,4%

10

0%


40

De la tabla se puede concluir que la gran mayoría de los participantes en el piloto no

manifestó responder por ningún proceso. Esto tiene sentido si se recuerda que, en principio,

solo los directivos deberían responder por algún proceso. Para el caso de los directivos que

participaron en el piloto, se encontró que 4 responden por procesos en la ESAP (Gestión

Tecnológica, Evaluación, Gestión Financiera y Administrativa y Gestión documental). En

otros niveles solamente el Profesional y de ellos solo la denominación Profesional

Especializado manifestaron responder por procesos (Gestión del Talento Humano y Gestión

Documental)

*Es importante tener en cuenta que para el caso de los profesionales, la respuesta de estos

procesos tiene que ver con la asignación de los funcionarios como líderes o coordinadores

de grupo. El siguiente Gráfico sustenta esta aclaración.

Gráfico 6: Profesional Especializado: Rol de Coordinador de Grupo Campo Procesos por

los que Responde


41

Para un mejor entendimiento del comportamiento de los niveles en cuanto a la

respuesta por procesos en la ESAP se presenta la siguiente tabla.

Tabla 10: Procesos por los que responde por nivel jerárquico


En la tabla se puede

corroborar que en la

ESAP solamente los

Directivos y algunos

Profesionales

Especializados responden

por procesos. A partir de

esa información se

muestran los dos gráficos

siguientes, sintetizando

los porcentajes de

participación.

42

Gráfico 7: Procesos por los que responde en el nivel Directivo

Gráfico8: Procesos por los que responde en la denominación del empleo Profesional

Especializado


43

Procesos en los que Interviene

Este campo presenta unos resultados muy diferentes del anterior aunque se analizará

de manera similar.

Tabla 11: Procesos en los que Interviene


A diferencia de la tabla anterior, esta permite ver que solamente el 9,7% de los

participantes manifestó no intervenir directamente en ningún proceso (No Aplica). El

90,3% restante, interviene, de manera distribuida en un total de 22 procesos diferentes al

interior del sector. Es de anotar también, que un 6,9% de los participantes, correspondientes

a los niveles Directivo, Profesional y Técnico, afirmaron tener una intervención directa con

todos los procesos de la entidad. En este caso, un total de 41 profesionales declaró

intervenir en algún proceso, teniendo la participación más alta en este campo. Por su parte,

todos los Directivos que participaron en el piloto (5) afirmaron intervenir en alguno de los

procesos.

44

Gráfico 9: Categorización de la intervención en los procesos


Aunque la intervención en los procesos es mucho mayor que la frecuencia con la

que los participantes afirmaron responder por algún proceso, la gráfica permite observar

que más de la mitad de las personas que intervienen en algún proceso solo lo hacen en el

específico, aquel en el que se supone debería intervenir, dado que se desempeña en ese

proceso específico.

Autonomías

Tabla 12: Autonomías por nivel jerárquico

Categoría Nivel

Jerárquico

Autonomías # Funcionarios % Total por

Categoría

% Total

por

Categoría

No tiene

Autonomías No tiene 59 81,9% 59 81,9%

Tiene

Autonomías

Directivo

Autonomía en establecer políticas

de Administración y control

financiero inherentes a convenios

y contratos que suscribe la

escuela

1 1,4%

13 18,1%

Directivo Manejo del presupuesto vigente 1 1,4%

Directivo Manejo de Planes de Acción a

Nivel Nacional 1 1,4%

Directivo -

Profesional Delegación de actividades 4 5,6%

Directivo -

Profesional Auditar Procesos 2 2,8%

Profesional Administración de los activos

fijos 1 1,4%

Profesional Manejo de caja menor 1 1,4%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

No identificóintervención

en ningúnproceso

Identificó elproceso

específico en elque interviene

Interviene entodos losprocesos

Identificó queinterviene en

más de unproceso

9,7%

56,9%

6,9%

26,4%

45

Asistencial Expedir Certificaciones 1 1,4%

Asistencial Administración de vehículo 1 1,4%

Total 72 100,0% 72 100,0%


Con respecto de las autonomías y a partir de la tabla anterior, se puede inferir que

solo los empleos del nivel Directivo tienen autonomías que impactan a la gestión del área o

proceso; estas autonomías se enmarcan en el establecimiento de políticas y planes, el

manejo de presupuesto y la delegación de actividades. En los niveles profesional y

asistencial, se muestran autonomías orientadas a la propia gestión del funcionario, tales

como la expedición de certificados, la administración de su propio inventario y otras que

están más cercanas a sus propias funciones que a una toma de decisiones relevantes sin

consultar con otros. Aun así, el 81,9% de los participantes manifestó no tener ningún tipo

de autonomía. Esto se parecía mejor en el siguiente gráfico.

Gráfico 10: Porcentaje de autonomías en el empleo:


46

Relaciones externas

Tabla 13: Relaciones externas por área o proceso y en cada nivel jerárquico.


CONTROL

INTERNO

GESTIÓN

DOCUMENTAL

DEFENSA

JURÍDICA

GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO NIVEL

DIRECTIVO:

órganos de control

(Contraloría y

Procuraduría),

Contaduría General

de la Nación,

DAFP, Oficina de

Transparencia de la

Presidencia de le

Republica, Agencia

Nacional de

Defensa Jurídica,

Fiscalía General de

la Nación y Mintic.

NIVEL

PROFESIONAL:

órganos de control

(Contraloría y

Procuraduría) y

Agencia Nacional

de Defensa

Jurídica.

NIVEL

ASISTENCIAL:

no identificó

relaciones externas.

NIVEL DIRECTIVO:

No identificó relaciones

externas.

NIVEL

PROFESIONAL:

Archivo General de la

Nación.

NIVEL ASISTENCIAL:

Archivo General de la

Nación.

NIVEL

PROFESIONAL:

Entidades de la

rama judicial,

órganos de control

(Contraloría y

Procuraduría) y

Agencia Nacional

de Defensa

Jurídica.

NIVEL

ASISTENCIAL:

no identificó

relaciones

externas.

NIVEL

PROFESIONAL:

DAFP

NIVEL TÉCNICO:

no identificó


NIVEL

ASISTENCIAL:

DAFP, CNSC y

órganos de control y

el funcionario que

maneja afiliaciones

a EPS, AFP, ARL y

cajas de

compensación.

GESTIÓN DE

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

GESTIÓN

FINANCIERA

GESTIÓN

TECNOLÓGICA

NIVEL

PROFESIONAL:

Contraloría, Contaduría

General de la Nación,

Bancos y Proveedores.

NIVEL ASISTENCIAL:

no identificó relaciones

externas.

NIVEL

DIRECTIVO:

Ministerio de

Hacienda, DAFP,

DNP, Contaduría

General de la

Nación, órganos de

control y Bancos.

NIVEL ASESOR:

entidades públicas

del orden central.

NIVEL

PROFESIONAL:

Ministerio de

Hacienda,

Contaduría

General de la

Nación, órganos de

control y Bancos.

NIVEL

ASISTENCIAL:

no identificó

relaciones

externas.

NIVEL

DIRECTIVO:

Ministerio de

Tecnologías de la

Información y las

Comunicaciones,

Ministerio de

Hacienda, DAFP,

DNP.

NIVEL

PROFESIONAL:

Ministerio de

Tecnologías de la

Información y las

Comunicaciones,

DAFP, DNP y

proveedores.

NIVEL TÉCNICO:

no identificó


NIVEL

ASISTENCIAL: no

identificó relaciones

externas.

PLANEACIÓN

ESTATAL

SERVICIO AL

CIUDADANO NIVEL

DIRECTIVO:

Ministerio de

Educación,

Ministerio de

Tecnologías de la

Información y las

Comunicaciones,

Ministerio de

Hacienda, DAFP,

DNP.

NIVEL

PROFESIONAL:

DAFP y DNP.

NIVEL

ASISTENCIAL:

no identificó


NIVEL

PROFESIONAL: DNP

(Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano) y

DAFP.

PRODUCCIÓN

NORMATIVA

NIVEL

PROFESIONAL: no

tiene relaciones

externas.

47

En la tabla se observa que, por lo general, las relaciones externas inician a partir del

nivel profesional. Las entidades con las que se mantienen estas relaciones son muy variadas

y dependen de la naturaleza de las competencias asociadas a cada área o proceso

transversal. Gestión Financiera, por ejemplo, tiene relaciones externas con entes de control

y entidades financieras, en Gestión Tecnológica, las relaciones externas son con el

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y en Defensa Jurídica

con las entidades de la rama judicial y los entes de control. Sin embargo, hay dos entidades

que fueron relacionadas constantemente en este campo por diferentes áreas o procesos, el

Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de

Planeación. El siguiente gráfico muestra los porcentajes en cuanto a las relaciones

externas, llama la atención que es una distribución casi equitativa.

Gráfico 11: Porcentaje de relaciones externas en el empleo


48

Tabla 14: Participación en comités por área o proceso transversal


*En el comité de conciliación participan los abogados (Profesional universitario o

especializado) de acuerdo con caso asignado.

49

En cuanto a la participación n comités, se puede decir que nuevamente los datos se

asocian dese el nivel profesional, a excepción del auxiliar administrativo de planeación

estatal que participa en el comité Paritario de Salud Ocupacional, aunque este no es un

comité de asignación obligatoria. Al igual que en el caso de las relaciones externas, los

comités se distribuyen de acuerdo con la naturaleza de las funciones en cada una de las

áreas o procesos transversales. Llama la atención el caso de Servicio al Ciudadano que

aunque no forma parte activa de ningún comité, se encuentra predispuesto a la participación

en un comité creado a partir de la formalización del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión en la entidad. El siguiente gráfico muestra la distribución en porcentajes.

Gráfico 12: Porcentaje de participación en comités


50

Recursos a cargo

En cuanto a los recursos a cargo, los principales hallazgos se presentan en el

siguiente gráfico.

Gráfico 13: Recursos a cargo por área o proceso y nivel jerárquico


A partir del gráfico anterior se puede inferir que la mayoría de los recursos a cargo,

diferentes del inventario personal, que tienen los empleos de la ESAP son de presupuesto

de inversión, para el caso de los directivos o profesionales coordinadores de grupo. En otros

casos se cuenta con un archivo particular que varía dependiendo del área o proceso. Las

principales diferencias se encuentran en el caso de Gestión Tecnológica, en donde se

administran los diferentes equipos de cómputo de la entidad, en Gestión de Servicios

Administrativos, ya que el conductor tiene a cargo el vehículo y otros empleos tienen a

cargo los bienes de consumo de la entidad y en Gestión Documental, en donde el nivel

Directivo está a cargo de la planta física de la entidad. La distribución de los recursos a

cargo se puede ver en términos de porcentaje en el siguiente gráfico de barras.

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PILOTO DISEÑO DE EMPLEO Y PERFILES ......El Piloto de competencias consiste en un ejercicio para el reconocimiento de la aplicabilidad de las Normas de competencia en el Sistema de