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PILOTO DISEÑO DE EMPLEO Y PERFILES OCUPACIONALES POR COMPETENCIAS
LABORALES EN EL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO
Informe y análisis de resultados
Versión Final
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Dirección de Empleo Público
Diciembre 5 de 2016
2
Tabla de Contenido Resumen ................................................................................................................................. 8
Introducción ............................................................................................................................ 9
Descripción y planteamiento de la situación ........................................................................ 11
Objetivos ............................................................................................................................... 12
Nodo 1: Marco Conceptual................................................................................................... 13
Identificación del empleo ................................................................................................. 13
Dimensión del empleo ...................................................................................................... 13
Área o proceso específico ................................................................................................. 14
Propósito Principal del Empleo. ....................................................................................... 14
Requisitos de estudio y experiencia.................................................................................. 15
Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico / Competencias Funcionales de
Otra Área o Proceso. ......................................................................................................... 15
Competencias Comportamentales .................................................................................... 15
Nodo 2: Marco Metodológico .............................................................................................. 17
Tipo de Investigación: Cualitativa .................................................................................... 17
Diseño de la Investigación: Diseño Flexible .................................................................... 17
Población .......................................................................................................................... 18
Muestra ............................................................................................................................. 18
Fuentes .............................................................................................................................. 19
Técnica utilizada en la investigación ................................................................................ 19
Instrumentos de recolección de la información ................................................................ 19
Análisis de la información ................................................................................................ 23
Aplicación de la teoría fundamentada en los datos ...................................................... 23
Etapas del proceso de piloto ............................................................................................. 24
Nodo Resultados Generales del Piloto ................................................................................. 34
Nodo: Análisis Variable Dimensión del Empleo ................................................................. 38
Procesos por los que responde .......................................................................................... 38
Procesos en los que Interviene ......................................................................................... 43
3
Autonomías ....................................................................................................................... 44
Relaciones externas .......................................................................................................... 46
Recursos a cargo ............................................................................................................... 50
Capital humano a cargo .................................................................................................... 51
Directo .......................................................................................................................... 51
Indirecto ........................................................................................................................ 52
Riesgos ............................................................................................................................. 52
Laborales ...................................................................................................................... 53
Ocupacionales ............................................................................................................... 55
Públicos ........................................................................................................................ 57
Otros riesgos ................................................................................................................. 58
Nodo: Áreas del Conocimiento, Núcleos Básicos del Conocimiento y Requisitos de
Formación ............................................................................................................................. 59
Áreas del Conocimiento ................................................................................................... 59
Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC) ...................................................................... 60
Nodo: Aplicabilidad de las NCL .......................................................................................... 69
Aplicabilidad de las NCL de cada área o proceso transversal en los diferentes empleos. 69
Nodo: Competencias Comportamentales ............................................................................. 81
Nodo: Documentación de la Experiencia del Piloto ............................................................. 87
Participantes ..................................................................................................................... 87
Análisis de respuestas ....................................................................................................... 88
Nodo: Transferencia del Conocimiento ................................................................................ 93
Lectura de sensibilización ................................................................................................ 93
Construcción de Normas de Competencia Laboral .......................................................... 93
Nodo Empleos Tipo .............................................................................................................. 95
Conclusiones ....................................................................................................................... 102
Recomendaciones ............................................................................................................... 103
Núcleos Básicos del Conocimiento ................................................................................ 103
Para la Función Pública .............................................................................................. 104
Aplicabilidad de las normas. .......................................................................................... 104
Para el Generador de Política ..................................................................................... 104
Para la Función Pública .............................................................................................. 104
4
Riesgos ........................................................................................................................... 105
Referencias ......................................................................................................................... 108
5
Lista de Gráficos
Gráfico 1: Articulación de las Estrategias de la Investigación. ............................................ 17
Gráfico 2: Porcentaje de participación por área o proceso transversal................................. 35
Gráfico 3: Forma de Vinculación de los participantes en el piloto ...................................... 35
Gráfico 4: Participación por niveles Jerárquicos .................................................................. 36
Gráfico 5: Participación por cada denominación de empleo según el nivel jerárquico ....... 36
Gráfico 6: Profesional Especializado: Rol de Coordinador de Grupo Campo Procesos por
los que Responde .................................................................................................................. 40
Gráfico 7: Procesos por los que responde en el nivel Directivo ........................................... 42
Gráfico8: Procesos por los que responde en la denominación del empleo Profesional
Especializado ........................................................................................................................ 42
Gráfico 9: Categorización de la intervención en los procesos ............................................. 44
Gráfico 10: Porcentaje de autonomías en el empleo: ........................................................... 45
Gráfico 11: Porcentaje de relaciones externas en el empleo ................................................ 47
Gráfico 12: Porcentaje de participación en comités ............................................................. 49
Gráfico 13: Recursos a cargo por área o proceso y nivel jerárquico .................................... 50
Gráfico 14: Porcentaje de recursos a cargo por nivel jerárquico .......................................... 51
Gráfico 15: Porcentaje de funcionarios con capital humano directo a cargo por nivel
jerárquico .............................................................................................................................. 51
Gráfico 16: Porcentaje de funcionarios con capital humano directo a cargo por nivel
jerárquico .............................................................................................................................. 52
Gráfico 17: Porcentaje acumulado de riesgos laborales ....................................................... 53
Gráfico 18: Riesgos laborales por área o proceso ................................................................ 54
Gráfico 19: Porcentaje acumulado de riesgos ocupacionales ............................................... 55
Gráfico 20: Riesgos ocupacionales por área o proceso ....................................................... 56
Gráfico 21: Porcentaje acumulado de riesgos públicos ........................................................ 57
Gráfico 22: Riesgos públicos por área o proceso ................................................................. 57
Gráfico 23: Áreas del conocimiento por área o proceso transversal .................................... 59
Gráfico 24: Núcleos Básicos del Conocimiento asociados a cada área o proceso transversal
.............................................................................................................................................. 60
Gráfico 25: Requerimiento de educación (Administración Pública) por área o proceso
transversal ............................................................................................................................. 65
Gráfico 26: Programas educativos y modalidades de estudio no catalogadas en el Decreto
1083 de 2015 ........................................................................................................................ 66
Gráfico 27: Programas educativos no catalogados en el Decreto 1083 de 2015 por área o
proceso transversal ............................................................................................................... 67
Gráfico 28: Modalidades de estudio por nivel jerárquico .................................................... 68
Gráfico 29: Total de normas aplicadas de cada área o proceso ............................................ 69
Gráfico 30: Aplicación de las NCL de Control Interno al área o proceso específico y a otras
áreas y procesos transversales .............................................................................................. 70
Gráfico 31: Aplicación de las NCL de Gestión de Talento Humano al área o proceso
específico y a otras áreas y procesos transversales............................................................... 71
6
Gráfico 32: Aplicación de las NCL de Gestión Financiera al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 73
Gráfico 33: Aplicación de las NCL de Gestión Tecnológica al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 73
Gráfico 34: Aplicación de las NCL de Defensa Jurídica al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 74
Gráfico 35: Aplicación de las NCL de Producción Normativa al área o proceso específico y
a otras áreas y procesos transversales ................................................................................... 75
Gráfico 36: Aplicación de las NCL de Gestión Administrativa al área o proceso específico
y a otras áreas y procesos transversales ................................................................................ 75
Gráfico 37: Aplicación de las NCL de Servicio al Ciudadano al área o proceso específico y
a otras áreas y procesos transversales ................................................................................... 77
Gráfico 38: Aplicación de las NCL de Gestión Documental al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 78
Gráfico 39: Aplicación de las NCL de Planeación Estatal al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 79
Gráfico 40: Aplicación de las NCL de Compra Pública al área o proceso específico y a
otras áreas y procesos transversales...................................................................................... 80
Gráfico 41: Frecuencia de relación de la competencias comportamentales de nivel del
Decreto 1083 del 2015 para el nivel directivo ...................................................................... 84
Gráfico 42: Frecuencia de relación de la competencias comportamentales de nivel del
Decreto 1083 del 2015 para el nivel profesional .................................................................. 84
Gráfico 43: Frecuencia de relación de la competencias comportamentales de nivel del
Decreto 1083 del 2015 para el nivel técnico ........................................................................ 85
Gráfico 44: Frecuencia de relación de la competencias comportamentales de nivel del
Decreto 1083 del 2015 para el nivel asistencial ................................................................... 85
Gráfico 45: Categorías de análisis Atlas TI 7 ....................................................................... 88
Gráfico 46: Porcentaje respuestas obtenidas ........................................................................ 89
Gráfico 47: Recomendaciones al piloto ............................................................................... 90
Lista de Tablas
Tabla 1: Etapa de Planeación del Piloto ............................................................................... 25
Tabla 2: Actividades desarrolladas para el diagnóstico del piloto ....................................... 27
Tabla 3: Actividades desarrolladas para la preparación del piloto ....................................... 27
Tabla 4: Actividades desarrolladas para la apertura del piloto ............................................. 28
Tabla 5: Actividades desarrolladas para la ejecución del piloto .......................................... 28
Tabla 6: Actividades desarrolladas para la trasferencia del conocimiento - capacitación ... 31
Tabla 7: Organización y análisis de información y resultados ............................................. 31
Tabla 8: Perfiles construidos por área o proceso transversal................................................ 34
Tabla 9: Procesos por los que Responde .............................................................................. 38
7
Tabla 10: Procesos por los que responde por nivel jerárquico ............................................. 41
Tabla 11: Procesos en los que Interviene ............................................................................. 43
Tabla 12: Autonomías por nivel jerárquico .......................................................................... 44
Tabla 13: Relaciones externas por área o proceso y en cada nivel jerárquico. .................... 46
Tabla 14: Participación en comités por área o proceso transversal ...................................... 48
Tabla 15: frecuencia de relación de competencias comportamentales especificas a las NCL
y de nivel del Decreto 1083 del 2015 en el piloto ................................................................ 81
Tabla 16: Número de entrevistas realizadas por área o proceso........................................... 88
Tabla 17: Recomendaciones de los participantes para el ejercicio del piloto ...................... 91
Tabla 18: Recomendaciones de los participantes para la ESAP, el DAFP. ......................... 92
Tabla 19: Convenciones para interpretar los títulos de las tablas de empleos y Empleos Tipo
.............................................................................................................................................. 95
Tabla 20: Empleos de nivel profesional de Defensa Jurídica y Producción Normativa
agrupados por criterios, para conformar Empleos Tipo. ...................................................... 96
Tabla 21: NCL Específicas y de otras áreas que aplican a los empleos de Defensa Jurídica y
Producción Normativa .......................................................................................................... 99
Tabla 22: Empleos Tipo de nivel Profesional en Defensa Jurídica y Producción Normativa
............................................................................................................................................ 100
8
Resumen
El presente documento contiene los fundamentos teóricos, las metodologías, las
etapas de desarrollo y los resultados del Piloto del proyecto Desarrollo del Sistema de
Gestión del talento Humano por Competencias Nacional, cuyo objetivo general es aplicar
las NCL correspondientes a doce áreas o procesos transversales en el diseño de perfiles
ocupacionales en el sector Función Pública, con el propósito de verificar su pertinencia en
los empleos de dichas áreas o procesos transversales, la transferencia a cuadros funcionales
y su contribución a la gestión del talento humano por competencias laborales.
Se encuentra estructurado por un marco conceptual que expone sobre las variables y
campos que integran el formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias
Laborales, diseñado para el alcance del objetivo expuesto. Un marco metodológico que
explica el tipo de investigación cualitativa, el diseño de investigación Flexible, las
estrategias de investigación que comprenden el diseño del empleo, la entrevista
estructurada sobre la experiencia del pilotaje y la aplicación de Normas de Competencia
Laboral, la población participante y el tipo de vinculación que habilita la participación en el
piloto que para el caso fueron 72 personas, el muestreo teórico, las fuentes de la
investigación e instrumentos para la recolección de información.
Los resultados muestran que las Normas de Competencia Laboral elaboradas con
Generadores de Política de cada área o proceso transversal tuvieron altos porcentajes de
aplicabilidad y de correlación con las funciones que desempeñan los servidores
participantes en el ejercicio. Adicionalmente, el documento da a conocer el efecto que tuvo
el piloto en los participantes, su experiencia en el diligenciamiento del formato,
evidenciando que el 87% de las personas entrevistadas tienen concepciones favorables del
ejercicio.
A partir de los resultados obtenidos, se realizó un proceso de capacitación para la
transferencia del conocimiento, presentando brevemente los resultados de la jornada de
capacitación que se adelantó con los funcionarios del Grupo de Gestión del Talento
Humano del sector Función Pública. Además, se integran las propuestas de empleos tipo y
cuadros funcionales, estructuradas a partir del análisis de cruce de variables entre las
normas, los conocimientos, la identificación del empleo y otros campos adicionales. Esta
información permitió obtener un total de 21 empleos tipo y de 9 cuadros funcionales.
9
Introducción
“La posibilidad de innovar
siempre está ahí si uno está dispuesto a reflexionar, a soltar las certidumbre de donde
está parado y a preguntarse si quiere estar donde está”.
Humberto Maturana.
El Piloto de competencias consiste en un ejercicio para el reconocimiento de la
aplicabilidad de las Normas de competencia en el Sistema de Gestión del Talento Humano
en el sector público, el diseño del empleo y el perfil por competencias que se requiere para
ocuparlo, es importante resaltar que este constituye la plataforma para la gestión del
Sistema y su encadenamiento con los subsistemas: Planificación, Organización del Trabajo,
Gestión del Empleo, Gestión del Desarrollo, Gestión del Desempeño, Gestión de la
Compensación y Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales. Así mismo, el estudio
permite visibilizar e identificar la interrelación entre los desempeños propios del área o
proceso del empleo, con los de otras áreas o procesos de la entidad, lo que permite
concienciar al servidor de su aporte a diferentes objetivos estratégicos de la organización,
buscar puntos de encuentro, desencuentro y mejora y organizarlos para que tengan un
alcance nacional de manera que contribuyan a la productividad y competitividad.
Desde el marco de referencia nacional e internacional, las metas del plan de desarrollo 2014
y 2018, los compromisos asumidos por el país ante la Organización para la Cooperación y
el Desarrollo Económico OCDE y las recomendaciones del CLAD, la Escuela Superior de
Administración Pública ESAP y el Departamento Administrativo de la Función Pública
asumieron el liderazgo de las acciones encaminadas a dar cumplimiento a la Ley 909 de
2004 sobre la implementación del Sistema de Gestión del Talento Humano por
competencias laborales, lo que incluye las competencias funcionales y comportamentales,
como se refleja en las NCL y las competencias comunes a los servidores públicos.
Otras concepciones a tener en cuenta en este informe de resultados es el de prueba y
piloto, el primero es una noción con múltiples usos, del cual interesa su acepción como
experimento. Piloto, es otro término con diferentes significados e indica que puede tratarse
de un prototipo o de un ensayo. Una prueba piloto, por lo tanto, es aquella experimentación
que se realiza por primera vez con el objetivo de comprobar ciertas cuestiones. Se trata de
un ensayo experimental, cuyas conclusiones pueden resultar interesantes para avanzar con
el desarrollo de algo. (Definición. DE).
Teniendo en cuenta lo anterior, el presente documento contiene, en primero lugar
los elementos conceptuales que fundamentan el desarrollo de las actividades propuestas; en
segundo, la descripción metodológica de las diferentes fases del piloto (objetivos, etapas,
metodologías, instrumentos, características de la población y otros); en tercero, el informe
de los resultados obtenidos durante la recolección de la información y, en cuarto lugar, el
análisis cuantitativo y cualitativo de dichos resultados desde la aplicabilidad de las
competencias laborales en el subsistema de Organización del Trabajo, desde la percepción
10
de los participantes sobre el ejercicio y desde la posibilidad de construir cuadros
funcionales con los datos recopilados.
En ese contexto, la participación de los servidores en el piloto es de vital
importancia, la calidad de la información que provean o consignen, lo cual incide en el
informe de resultados sobre la aplicación de NCL en el diseño del empleo, solicitud que va
muy en línea con el pensamiento de David Ulrich de Harvard Business School (2006) y es
que “son las personas las que con su actuación, su desempeño, su manera diaria de hacer las
cosas, permiten cristalizar la estrategia con cada una de sus acciones. Así, unas crean Valor,
ayudando con su conducta a hacer realidad la estrategia de la organización, y sin embargo,
hay otras personas, que con su conducta, destruyen Valor”.
11
Descripción y planteamiento de la situación
En la puesta en marcha del proyecto Desarrollo del Sistema de Gestión del Talento
Humano por Competencias Nacional se estandarizan 100 funciones, correspondientes a
once áreas o procesos transversales, cada una incorporada en una Norma de Competencia
Laboral; diseñadas por Generadores de Política o su equivalente y avaladas por la
Dirección de Empleo Público de la función Pública, A continuación, se muestran las áreas o
procesos transversales.
Fuente: equipo proyecto competencias 2016
La pregunta es ¿Cuáles de las normas aplican al sector Función Pública?
12
Objetivos
13
Nodo 1: Marco Conceptual
Este nodo hace referencia a las variables contenidas en el formato Diseño de
Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales1, diseñado para el levantamiento
de la información en el piloto, que toma como referente la Guía para Establecer o Modificar
el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la función Pública (2015) y a algunas
de los campos que las componen. Las variables se presentan a continuación.
I. Identificación del Empleo.
II. Dimensión del Empleo.
III. Área o Proceso Específico.
IV. Propósito Principal del Empleo.
V. Requisitos de Estudios y Experiencia.
VI. Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico.
VII. Competencias Funcionales de Otra Área o Proceso.
VIII. Competencias Comportamentales
IX. Resultados Esperados.
En este marco conceptual se presentan los antecedentes del instrumento utilizado
para la recolección de información y a partir de esas fuentes se señala lo que se mantiene, lo
que se cambia, lo que se transforma y lo que se incluye.
De acuerdo con el primer párrafo, a continuación se conceptúa sobre cada una de las
variables mencionadas.
Identificación del empleo
En esta variable se han mantenido los campos, Nivel Jerárquico, Denominación del
Empleo, Código, Grado, Número de Cargos, Dependencia, Cargo del Jefe Inmediato y
además se han incorporado dos, el Rol y el empleo tipo. El rol es definido por la Real
Academia de la Lengua Española como la “función que alguien o algo desempeña” (RAE,
2016) y a partir de ahí se puede decir que obedece al nombre con el que se conoce el
empleo al interior de la entidad; difiere de la denominación de empleo ya que se enlaza a la
naturaleza de las competencias laborales que se asocian al empleo y no a la normativa
aplicable. Por su parte, de acuerdo con González (2006) el Empleo Tipo es una agrupación
de empleos semejantes en su naturaleza, funciones, responsabilidades y demás. Desde la
concepción de González (2006) es importante incluir el empleo tipo ya que este es insumo
para la identificación posterior de cuadros funcionales, una de las metas trazadas para el
piloto.
Dimensión del empleo
Esta variable es completamente nueva dentro de instrumento y se propone
considerando que el Sistema Integrado de Calidad se establece con estructuras horizontales
1 Competencias Laborales: integra competencias funcionales y comportamentales
14
o de procesos y como un aporte, con campos que, en un estudio de salarios pueden ser
tenidos en cuenta para definir factores de compensación y que puede ser sustentado a partir
de lo que propone González (2013) en donde se encuentra que un método de compensación
basado en competencias puede soportarse en diferentes técnicas cualitativas de asignación
salarial como las que se basan en la importancia relativa del cargo en donde se resaltan las
responsabilidades del cargo, entendidas como los recursos que se tienen asignados para el
cumplimiento de las funciones, las exigencias físicas, las condiciones ambiental y los
riesgos a los que se expone quien desempeñe el cargo. González (2013) también presenta
técnicas cuantitativas, como por ejemplo la asignación de puntos, para la cual es importante
analizar variables correspondientes a la responsabilidad del cargo, al esfuerzo requerido
para desempeñarlo y los riesgos a los que se expone quien lo desempeñe.
Con base en estas técnicas, se ha propuesto la variable con los siguientes campos:
Procesos por los que responde y en los que participa: que permite evidenciar la
interrelación del perfil con otras áreas o procesos de la entidad.
Autonomías 2/Recursos a cargo /Capital humano a cargo: con los que es posible
apreciar la importancia y la responsabilidad del perfil en la entidad.
Relaciones externas / Comités: para analizar la interacción del perfil con el entorno del
empleo. Hay que considerar que las relaciones externas tienen valor, para compensación,
cuando le generan ingresos a la entidad.
Riesgos: que facilita la visualización de los factores a mitigar, a partir de programas de
salud ocupacional y capacitación en estrategias de seguridad
Área o proceso específico
Aunque esta variable se mantiene, con respecto de la estructura contenida en la Guía
para Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales del
DAFP (2015), dentro del instrumento se ha restringido su uso para que solo sea posible
seleccionar el área o proceso de los doce transversales mencionados en Ramírez, et al (2016
a) Compra Pública, Comunicación Estratégica, Control Interno, Defensa Jurídica, Gestión
de Servicios Administrativos, Gestión del talento Humano, Gestión Documental, Gestión
Financiera, Gestión Tecnológica, Planeación Estatal, Producción Normativa y Servicio al
Ciudadano.
Propósito Principal del Empleo.
Esta variable se mantiene.
2 Autonomías: una concepción que suma a la interpretación de autonomías es la propuesta por Najmanovich
(2013) quien reconoce en el entramado de situaciones, eventos, personas las autonomías ligadas.
15
Requisitos de estudio y experiencia
A partir de conversatorios sostenidos con funcionarios de la Dirección de Desarrollo
Organizacional del DAFP, sobre la variable denominada Requisitos de Formación
Académica y Experiencia, se propuso que esta variable se denominara Requisitos de
Estudio y Experiencia y tuviera la siguiente organización. En primer lugar, la educación
(referente a la educación superior) que comprende, en los niveles de pregrado los estudios
formales técnicos profesionales, tecnólogos y profesionales; y en su nivel de posgrado, las
especializaciones, las maestrías y los doctorados (MEN, 2016 a); en segundo la formación,
entendida por el Ministerio de Educación Nacional (MEN) como la educación o formación
para el trabajo y el Desarrollo Humano que además citando el Decreto 2020 de 2006 la
define como
…el proceso educativo formativo, organizado y sistemático, mediante el cual las
personas adquieren y desarrollan a lo largo de su vida competencias laborales,
específicas o transversales, relacionadas con uno o varios campos ocupacionales
referidos en la Clasificación Nacional de Ocupaciones, que le permiten ejercer una
actividad productiva como empleado o emprendedor de forma individual o colectiva
(MEN, 2016 b).
Y, en tercer lugar la experiencia y las equivalencias, establecidas por la normativa vigente.
Competencias Funcionales del Área o Proceso Específico / Competencias
Funcionales de Otra Área o Proceso.
Estas variables integran aquellas del manual relacionadas con la Descripción de las
Funciones Esenciales y los Conocimientos Básicos esenciales. La información que se
recolecta en las variables corresponde al Área o Proceso Específico al cual se asocian las
competencias funcionales, el Código de la Norma de Competencia Laboral asociada, el
Nombre de la Norma, sus respectivas Actividades Clave y un espacio para señalar si se
desarrolla o no la actividad.
El formato despliega las competencias funcionales en dos variables, las específicas
y las de otras áreas o procesos, esto obedece a que cuando una entidad trabaja por procesos,
estos están interconectados, bien sea por las entradas o salidas del mismo, lo que se muestra
en el formato al considerar las dos variables.
Competencias Comportamentales
En cuanto a las competencias comportamentales el instrumento se ha organizado,
con respecto del propuesto por el DAFP, en tres componentes. El primero, las competencias
comportamentales comunes a los servidores públicos, que se han mantenido intactas en el
formato; el segundo, las competencias comportamentales por nivel jerárquico, que se
compone de dos campos, uno que responde a la pregunta ¿cuál de las competencias
específicas es la más importante para el desempeño de su empleo? Y otro en donde se
solicita escoger, de ser necesario, una de las competencias de nivel propuestas en el Decreto
16
1083 de 2015 (exceptuando las relacionadas a la experticia profesional o técnica) y el
tercero, las competencias comportamentales específicas, estas dos últimas vinculadas a las
competencias seleccionadas en la variable Competencias Funcionales del Área o Proceso
Específico con el propósito de escoger una y colocarla en las competencias de nivel.
17
Nodo 2: Marco Metodológico
Tipo de Investigación: Cualitativa
Se refiere a diferentes enfoques y orientaciones para el presente estudio se considera
la concepción de Denzin y Lincoln, (1994) citado por Vasilachis de Gialdino, et.al 2006 la
investigación cualitativa es multimetódica, naturalista e interpretativa. Es decir, (…)
indagan en situaciones naturales intentando dar sentido o interpretar los fenómenos en los
términos del significado que las personas le otorgan. La investigación cualitativa abarca el
estudio, uso y la recolección de una variedad de materiales empíricos -estudio de caso,
experiencia personal, introspectiva, historia de vida, entrevista, textos observacionales,
históricos, interacciónales y visuales- que describen los momentos habituales y
problemáticos y los significados en la vida de los individuos.
Diseño de la Investigación: Diseño Flexible
Para este estudio se escogió un diseño flexible, el cual se ajusta a la necesidad del
piloto. “El diseño flexible alude a la estructura subyacente de los elementos que gobiernan
el funcionamiento de un estudio (…); se refiere a la articulación interactiva y sutil de estos
elementos que presagian, en la propuesta escrita, la posibilidad de cambio para captar los
aspectos relevantes de la realidad analizada durante el transcurso de la investigación”,
(Mendizábal, en Vasilachis de Gialdino, et.al 2006).
Gráfico 1: Articulación de las Estrategias de la Investigación.
Fuente: Elaboración propia a partir del libro Estrategias de Investigación Cualitativa
(Vasilachis, 2006).
Estrategías de
Investigación
Diseño del empleo
Entrevista estructurada
sobre la experiencia
Aplicación de Normas de
Competencia Laboral
18
Durante el estudio se tendrán que utilizar métodos alternativos de recolección como
los ya mencionados, que ayudarán a obtener datos para la elaboración y análisis de la
información compleja. Los datos obtenidos de las estrategias aplicadas -en este caso el
diligenciamiento del formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional y entrevistas
estructurada sobre la experiencia son descriptivos, los cuales son palabras de los
entrevistados, ya sea habladas o escritas.
Población
Muestra
En la muestra diseñada para el estudio se propone que participen funcionarios de las
diferentes de las diferentes dependencias del sector Función Pública que realizan funciones
de las áreas o procesos transversales definidos. El tamaño de la muestra en este caso no es
estadístico, pues se basará en una muestra teórica y el muestreo teórico se realiza para
descubrir categoría y sus propiedades y para sugerir las relaciones dentro de una teoría.
(Glaser y Strauss, 1996 citado por Vasilachis de Gialdino, et.al 2006) Por el muestro
teórico el investigador selecciona casos a estudiar según su potencial para ayudar a refinar o
expandir los conceptos o teorías ya desarrollados. La saturación teórica significa que
agregar nuevos casos no representara hallar información adicional por medio de la cual el
investigador pueda desarrollar nuevas propiedades de la categoría. (Soneira, en Vasilachis
de Gialdino, et.al 2006)
Situ
ació
n G
eogr
áfic
a • El objeto de estudio seleccionado fue la Escuela Superior de Administración Pública en su sede central, ubicada en la ciudad de Bogotá, en la calle 44 # 53 – 37.
Áre
as o
Pro
ceso
s •Funcionarios que trabajran en dependencias con funciones de Compra Pública, Comunicación Estratégica, Control Interno, Defensa Jurídica, Gestión de Servicios Administrativos, Gestión del talento Humano, Gestión Documental, Gestión Financiera, Gestión Tecnológica, Planeación Estatal, Producción Normativa y Servicio al Ciudadano.
Vin
cula
ció
n
•Libre Nombramiento y Remoción, Carrera Administrativa y Provisionalidad.
19
Para nuestro caso, se definió que en el piloto debe participar, por lineamiento del
Comité Directivo del Proyecto, el sector función Publica y de esta, las dependencias que
realizan funciones de las áreas o procesos transversales ya mencionados y que tengan forma
de vinculación Libre Nombramiento y Remoción, Carrera Administrativa y
provisionalidad.
Fuentes
La fuente de la investigación es primaria y son servidores públicos de la planta global de las
entidades participantes en el piloto.
Técnica utilizada en la investigación
Encuesta dirigida, mixta de respuestas abiertas y cerradas a través del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales.
Entrevista estructurada de cuatro preguntas para conocer la experiencia en el
diligenciamiento del formato.
Instrumentos de recolección de la información
Se presentan, cuatro instrumentos de recolección de la información, los utilizados
para obtener información de los participantes en el piloto y los utilizados para obtener la
información de los perfiles.
Instrumento 1: Formato Relación Participantes en el Piloto en el Subsistema Organización
del Trabajo
CONSOLIDADO INFORMACIÓN DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE LA ESCUELA
SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARTICIPANTES EN EL PILOTO DEL SUB
SISTEMA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
CÓDIGO:
170.1370.05.17
VERSIÓN: 1.0
FECHA: 05 de
MAYO 2016
Objetivo: Consolidar la información de los funcionarios públicos de las entidades ( ESAP – DAFP) que puedan participar
dentro de la aplicación del piloto en organización del trabajo del Proyecto "Diseño e implementación del sistema de gestión
del talento humano por competencias. Herramienta de modernización para el buen gobierno nacional"
Instrucción:
● Diligenciar completos los datos solicitados en cada columna.
FUNCIONARIOS
Entidad Área o
Proceso Nombre
Denominación del
Empleo
Códig
o
Gra
do
Tipo de
Vinculación
Corre
o Teléfono
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
20
Procesos por los
que responde
Procesos en los
que interviene
Autonomías
Relaciones
externas
Recursos a cargo
Desde Desde
Hasta Hasta
Laborales Públicos
Ocupacionales Otros
Comité Rol
Riesgos
II. DIMENSIÓN DEL EMPLEO
Capital humano a
cargo
IndirectoDirecto
Este formato fue enviado a la oficina de Talento humano de la entidad, solicitando
su diligenciamiento total con los funcionarios que asistirían al piloto. Con esta información
fue posible realizar seguimiento al número de asistentes esperado y final.
En segundo lugar está el formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por
Competencias Laborales, herramienta clave en la recolección de información requerida
para el futuro análisis de resultados del piloto. El documento que se presenta es la
adaptación para este informe, dado que el documento original fue construido en Excel y
cuenta con fórmula que se alteran al cambiar de formato.
Instrumento 2: Formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias
Laborales
Nombre del
participante del
piloto
Forma de Vinculación:
Nivel Jerárquico
Empleo tipo
Rol
Denominación del
Empleo
Código Grado
Número de Cargos
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
OBJETIVO
Estructurar el empleo teniendo en cuenta la finalidad, funciones, actividades, responsabilidades y metas, asignadas por la entidad; y que, conjuntamente con las competencias laborales, configuran el
marco en el que el ocupante del mismo deberá desarrollar su contribución y obtener los resultados esperados.
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
21
Educación
Formación
Experiencia
Equivalencia
AlternativaEducación Experiencia
IV. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO
Verbo + Objeto + Conector + Condición
V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
III. ÁREA O PROCESO ESPECÍFICO
Área o Proceso Código Norma
VI. COMPETENCIAS FUNCIONALES DEL ÁREA O PROCESO ESPECÍFICO
Actividades ClaveNombre Norma
Área o Proceso Código Norma
VII. COMPETENCIAS FUNCIONALES DE OTRA ÁREA O PROCESO
Nombre Norma Actividades Clave
22
VARIABLE O TEMA (I, II, …, IX) COMENTARIO
IX. RESULTADOS ESPERADOS
Son los establecidos en las competencias funcionales, los comportamientos asociados a las competencias comportamentales, y las metas y compromisos u obligaciones definidos para el empleo.
OBSERVACIONES
VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Comunes Específicas por Área o Proceso
Orientación a resultado
Orientación al usuario y al
ciudadano
Compromiso con la Organización
Transparencia
De Nivel Jerárquico
Fuente: adaptación de DAFP (2015)
Por último se encuentra el formato de lista de asistencia, instrumento utilizado para
obtener las evidencias de ejecución de los ejercicios y de la participación de los
funcionarios en estos.
Instrumento 3: Formato Lista de Asistencia
FORMATO LISTA DE ASISTENCIA
CÓDIGO: 170.1370.05.09
VERSIÓN: 1
FECHA: 15 de Septiembre del 2015
Proyecto: Diseño e Implementación del Sistema de Gestión del Talento Humano por Competencias en el
Sector Público Colombiano. Herramienta de Modernización del Estado para el Buen Gobierno.
REUNIÓN DE TRABAJO
Fecha: Lugar:
PROPÓSITO
23
PARTICIPANTES
Nº Nombre Entidad Cargo N°
Celular
Correo
Electrónico Firma
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Instrumento 4: Entrevista
Objetivo: conocer la experiencia en el diligenciamiento del formato, mediante la
formulación de cuatro preguntas, para ver la factibilidad de su aplicación.
Instrucción: el entrevistador le expresa al entrevistado que le realizará cuatro preguntas y
le indica cuales. Una vez termina de explicar las preguntas, hace la entrevista.
Enunciado
Pregunta 1: ¿Cuál es su nombre?
Pregunta 2: ¿Cuál es el área o proceso en la que trabaja?
Pregunta 3: ¿Cuál fue su experiencia en el diligenciamiento del formato?
Pregunta 4: ¿Tiene alguna recomendación?
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
La entrevista se hizo utilizando uno de dos medios, registro audiovisual o registro escrito.
Análisis de la información
Aplicación de la teoría fundamentada en los datos
La metodología de la teoría fundamentada se basa en dos grandes estrategias: El
método de comparación constante y el muestreo teórico. A través del método de la
comparación constante, el investigador recoge, codifica y analiza datos en forma
simultánea para generar teoría, no sucesiva y dichas tareas no están dirigidas a verificar
teorías sino a demostrar que son plausibles. (Soneira, en Vasilachis de Gialdino, et.al 2006)
Para el presente estudio se utilizarán los siguientes elementos:
Categorías de análisis: estarán organizadas de acuerdo a la necesidades del
piloto y considerando los elementos de normas de competencia laboral, empleos
tipo, cuadros funcionales, la experiencia en el diligenciamiento del formato y
recomendaciones.
24
Utilización de CAQDAS: La utilización de herramientas informáticas para el
análisis de datos cualitativos (CAQDAS)3: Atlas Ti y SPSS.
Para este caso se utilizó la autocodificación de material cualitativo textual
(transcripciones) de las entrevistas.
¿En qué consiste la autocodificación?: En realizar una búsqueda de los documentos
donde se transcriben las entrevistas y seleccionar una determinada extensión del texto
cuando se cumpla con la condición de búsqueda (categoría de análisis) y relacionar este
texto con un código con categoría existente. (Chernobilsky, en Vasilachis de Gialdino, et.al
2006)
Para llevar a cabo la autocodificación se utilizó el Atlas Ti, el cual sirvió para
realizar tareas mecánicas de análisis, tales como identificar similitudes, diferencias y
relaciones entre distintos fragmentos de texto, pero de ninguna manera se reemplazó la
actividad de análisis conceptual, lo que permite afirmar que el software por sí solo no puede
analizar los datos sin tener en cuenta la intervención de un experto en dicho análisis.
Si bien las técnicas de manejo y almacenamiento de datos se han desarrollado y
vuelto cada vez más complejas y matemáticamente muy sofisticadas, se tuvo que acudir a
esquemas de interpretación de tendencia, que son los que dan el verdadero sentido a los
datos presentados y los que ofrecen una estructura eficaz de presentación de los resultados.
Para el análisis de los datos del formato Diseño del Empleo y Perfil Ocupacional se
utilizó la codificación de las variables o campos del formato.
¿En qué consiste la codificación?: identificar pasajes de texto (…) en un documento
que representan una idea o un concepto. El investigador puede organizar su codificación de
distintas formas. Puede 1) utilizar una lista de códigos que le permitan incluir distintos
niveles de codificación o agrupamiento en subcódigos, es decir una codificación jerárquica;
2) utilizar una lista de códigos que no le permita incluir distintos niveles de codificación o
agrupamiento en subcódigos, o sea, codificación no jerárquica; o 3) ambas posibilidades a
la vez. (Vasilachis de Gialdino, et.al 2006)
Para llevar a cabo la codificación se utilizó SPSS, en el cual se identificaron las
variables de estudio las cuales se codificaron de acuerdo a los parámetros del software para
realizar un análisis descriptivo y cruce de las variables que se interrelacionan para obtener
información para empleos tipo que alimenta la construcción de cuadros funcionales.
Etapas del proceso de piloto
Las actividades referentes al piloto se organizaron en seis etapas principales, cuyas
actividades se presentan en las siguientes tablas.
3 Computer Assited Qualitative Data Analysis Software (software para hacer analisis de datos cualitativos)
25
Tabla 1: Etapa de Planeación del Piloto
ETAPA ACTIVIDADES
Planeación
del Piloto
Diseño preliminar de Plan Piloto en Organización del Trabajo.
Diseño de instrumentos del piloto (herramienta recolección de
información.
Diseño del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por
Competencias Laborales.
Incorporación de fórmulas para autodiligenciamiento y listas
desplegables en el formato.
Ajustes de retrocompatibilidad del formato con respecto de versiones
anteriores de Office (hasta 2010).
Diseño de instrumentos del piloto (presentación de apertura, presentación
para orientar el piloto con el contexto del proyecto y sin el contexto del
proyecto y presentación para la transferencia del conocimiento –
capacitación.
Selección de información a presentar.
Transformación de la información para presentar en diapositivas
(Power Point).
Diseño de patrón de diapositivas con información alusiva a la ESAP y al
Proyecto.
Fecha /
Participantes
Área o proceso
(Mañana)
Área o
proceso
(Tarde)
Responsables Participantes
Lunes 22 de
agosto
Auditorio
Apertura
(1 hora) 8:00-9:00
a.m.
Luz Marina
Ramírez y
Líder entidad
Director entidad,
Talento Humano,
Líderes y equipo
de áreas o
procesos
transversales
26
Lunes 22 de
agosto
Salón 303
Gestión
Documental
(3 horas) 9:00
a.m.-12:00m
Carmen Elisa
Martínez -
Clara Inés
Villarejo
Líder y equipo de
área o proceso
transversal,
Equipo proyecto
Martes 23 de
agosto
Salón 304
Gestión Financiera
(3 horas) 8:00-
11:00 a.m.
Defensa
Jurídica y
Producción
Normativa
(3 horas)
2:00 – 5:00
p.m.
Carmen Elisa
Martínez -
Clara Inés
Villarejo –
Zulma Vera
Ídem
Jueves 25 de
agosto
Salón 304
Servicios
Administrativos
(4 horas) 8:00
a.m-12:00m
Compra
Pública
(3 horas)
2:00 -5:00
p.m.
Zulma Vera -
Clara Inés
Villarejo
Ídem
Viernes 26
de agosto
Control Interno
(4 horas) 8:00
a.m.-12:00 m
(ESAP Rosales)
Gestión
Tecnológica
(3 horas)
2:00 - 5:00
p.m. (Salón
304)
Zulma Vera Ídem
Martes 30 de
agosto
Salón 304
Servicio al
Ciudadano
(3 horas) 8:00 -
11:00 a.m.
Planeación
(3 horas)
2:00-5:00
p.m.
Clara Inés
Villarejo Ídem
Jueves 1 de
septiembre
Salón 304
Talento Humano
(4 horas) 8:00 a.m.- 12:00m
Carmen Elisa
Martínez
Líder y equipo de
área o proceso
transversal y
Equipo proyecto
Viernes 2 de
septiembre
Salón 306
Transferencia de la metodología –
Capacitación (4 horas) 8:00 a.m.
a 12:00m
Luz Marina
Ramírez –
Líder entidad
Ídem
Preparación taller Transferencia del Conocimiento – Capacitación.
Diseño de materiales.
27
Redacción de guía.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Tabla 2: Actividades desarrolladas para el diagnóstico del piloto
ETAPA ACTIVIDADES
Diagnóstico
del piloto
Estudio de la estructura organizacional y el mapa de proceso del o de los
entes del piloto:
Diseño de formato para recolección de datos de participantes.
Comunicación para las entidades con el formato para registrar los
datos de participantes y donde se solicita la planta de personal
relacionada con las 12 áreas procesos.
Solicitud del manual de funciones de la entidad.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Tabla 3: Actividades desarrolladas para la preparación del piloto
ETAPA ACTIVIDADES
Preparación
del piloto
Elaboración de comunicado sobre participación en el piloto para las
diferentes dependencias de la entidad:
Redacción del documento.
Ajuste del documento con base en sugerencias de interlocutores
del DAFP y la ESAP.
Firma del Documento por parte de la Dirección Nacional de la
ESAP.
Envío de la comunicación mediante correo electrónico:
Diseño del cuerpo del correo.
Selección de destinatarios.
Remisión del cuerpo del correo y carta firmada por la Dirección
Nacional a la dependencia encargada del envío (Comunicaciones
ESAP)
28
Verificación del envío en los correos institucionales (tomando
como referente los correos institucionales del equipo del
proyecto).
Reserva de lugares para reuniones referentes al piloto (Apertura,
diligenciamiento de perfiles y transferencia del conocimiento).
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Tabla 4: Actividades desarrolladas para la apertura del piloto
ETAPA ACTIVIDADES
Apertura del
piloto
Preparación del espacio para la presentación:
Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam,
micrófonos (para los presentadores y el público.
Verificación de la organización del espacio para el formato de
auditorio.
Presentación de apertura.
Recolección de memorias y evidencias del evento:
Diligenciamiento del listado de asistencia al evento.
Toma de registros fotográficos durante la presentación.
Redacción del acta del evento.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Tabla 5: Actividades desarrolladas para la ejecución del piloto
ETAPA ACTIVIDADES
Ejecución
del piloto
Preparación del espacio para el ejercicio:
Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam).
Organización del material requerido para el diligenciamiento en
carpeta digital (Instructivo de diligenciamiento, Formato Diseño de
Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales, NCL de 12
áreas o procesos transversales, Decreto 1083 de 2015, mapa de
procesos de la entidad, manual de funciones de los funcionarios.
29
Instalación de la carpeta digital en cada computador de la sala.
Verificación de la organización del espacio para el formato de aula.
Orientación del piloto:
Presentación sobre el contexto del proyecto.
Presentación del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por
Competencias Laborales.
Resolución de inquietudes durante el diligenciamiento.
Recolección de memorias y evidencias del evento:
Diligenciamiento del listado de asistencia al piloto.
Grabación de las preguntas y apreciaciones del público sobre el
ejercicio.
Redacción del acta del ejercicio.
Fecha /
Participantes
Área o proceso
(Mañana)
Área o
proceso
(Tarde)
Responsables Participantes
Lunes 22 de
agosto
Auditorio
Apertura
(1 hora) 8:00-9:00
a.m.
Luz Marina
Ramírez y
Líder entidad
Director entidad,
Talento Humano,
Líderes y equipo
de áreas o procesos
transversales
Lunes 22 de
agosto
Salón 303
Gestión
Documental
(3 horas) 9:00
a.m.-12:00m
Carmen Elisa
Martínez -
Clara Inés
Villarejo
Líder y equipo de
área o proceso
transversal, Equipo
proyecto
Martes 23 de
agosto
Salón 303
Gestión Financiera
(3 horas) 8:00-
11:00 a.m.
Defensa
Jurídica y
Producción
Normativa
(3 horas)
2:00 – 5:00
p.m.
Carmen Elisa
Martínez -
Clara Inés
Villarejo –
Zulma Vera
Ídem
Jueves 25 de
agosto
Servicios
Administrativos
Compra
Pública
Zulma Vera -
Clara Inés Ídem
30
Salón 303 (4 horas) 8:00 a.m-
12:00 m
(3 horas)
2:00 -5:00
p.m.
Villarejo
Viernes 26
de agosto
Control Interno
(4 horas) 8:00
a.m.-12:00 m
(ESAP Rosales)
Gestión
Tecnológica
(3 horas)
2:00 - 5:00
p.m. (Salón
303)
Zulma Vera Ídem
Martes 30 de
agosto
Salón 303
Servicio al
Ciudadano
(3 horas) 8:00 -
11:00 a.m.
Planeación
(3 horas)
2:00-5:00
p.m.
Clara Inés
Villarejo Ídem
Viernes 26
de agosto
Salón 303
Talento Humano
(4 horas) 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Carmen Elisa
Martínez
Líder y equipo de
área o proceso
transversal y
Equipo proyecto
Jueves 1 de
septiembre
Salón
Maestría
DDHH
Transferencia de la metodología –
Capacitación (4 horas) 1:00 p.m. a
2:30 p.m.
Luz Marina
Ramírez –
Líder entidad
Ídem
Aseguramiento de los resultados del piloto:
Guardado de copia digital de todos los perfiles construidos, en
memoria USB y en Dropbox.
Guardado de las grabaciones realizadas en disco duro extraíble.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
De manera adicional a las actividades mencionadas, es importante aclarar que el
trabajo se realizó de manera simultánea, invitando a todos los funcionarios de una o
máximo dos áreas o procesos transversales (de acuerdo con el número de normas de esa
área y el número de funcionarios convocados) a diligenciar los formatos al mismo tiempo.
31
Tabla 6: Actividades desarrolladas para la trasferencia del conocimiento - capacitación
ETAPA ACTIVIDADES
Transferencia
del conocimiento
metodología de
implementación
- capacitación
Preparación del espacio para la presentación:
Instalación de equipos electrónicos (computador, video beam),
Verificación de la organización del espacio en forma de aula.
Orientación del ejercicio Vamos a Hacer un Chocolate::
Presentación sobre la metodología de incorporación de normas a
los subsistemas de GTH.
Desarrollo de actividades (construcción de NCL de la empresa
de chocolates)
Resolución de inquietudes durante el ejercicio.
Recolección de memorias y evidencias del evento:
Diligenciamiento del listado de asistencia al evento.
Toma de registros fotográficos durante la presentación.
Redacción del acta del ejercicio.
Fuente: equipo proyecto competencias 2016
Tabla 7: Organización y análisis de información y resultados
ETAPA ACTIVIDADES
Organización y
análisis de
información y
resultados
Organización de la información del formato diseño de empleo y perfil
ocupacional por competencias laborales:
Distribución de la información de acuerdo con el árbol de
carpetas digital.
Revisión de la información.
Incorporación de información faltante.
Verificación de la calidad de la información (alinear propósito,
procesos y funciones en los perfiles).
Construcción base de datos de respuestas (BD).
Codificación de variables del formato diseño de empleo y perfil
ocupacional por competencias laborales.
32
Cargue de base de datos en software SPSS.
Análisis de la información de los perfiles:
Análisis descriptivo de las variables correspondientes a los
resultados generales (Identificación del Empleo, Dimensión del
Empleo, Área o Proceso Específico, Requisitos de Estudio y
Experiencia) y al campo Forma de Vinculación.
Análisis de aplicabilidad de las normas de competencia laboral en
las diferentes áreas o procesos transversales, mediante
interrelación de campos (Nivel Jerárquico, Denominación de
Empleo de la variable Identificación del Empleo y las variables
Área o Proceso Específico, Competencias Funcionales del Área o
Proceso Específico y Competencias Funcionales de Otras Áreas o
Procesos).
Análisis de empleos tipo mediante interrelación de campos Nivel
Jerárquico, Grado; variable Propósito Principal del Empleo,
Competencias funcionales del Área o Proceso Específico,
Competencias Funcionales de Otras Áreas o Procesos y
Requisitos de Estudio y Experiencia).
Identificación de alternativas de movilidad horizontal y vertical
con base en las características de los empleos tipo identificados.
Organización de la información de las entrevistas:
Agrupación de archivos en un solo repositorio.
Transcripción de archivos de audio y escritos al Cuadro de
Respuestas a la Experiencia con el formulario Diseño de Empleo
y Perfil Ocupacional por Competencias Laborales.
Organización de la información del cuadro de respuestas en
documentos de Word específicos por cada entrevista.
Cargue de documentos en software Atlas TI.
33
Análisis de la información obtenida en las entrevistas:
Autocodificación de la información (definición de categorías).
Agrupación de contenido por categoría.
Cuantificación de contenidos por categoría.
Obtención de resultados por categoría mediante un gráfico de
tendencia.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
34
Nodo Resultados Generales del Piloto
Este nodo presenta una mirada integral sobre los resultados más globales obtenidos
de la información recolectada durante las actividades de levantamiento de información del
piloto. Aquí se abordan datos relacionados con participación desde niveles jerárquicos,
áreas o procesos y demás, perfiles construidos por cada área, distribución de participantes
por tipo de vinculación y otros. Toda esta información se encuentra desplegada en grupos
de y tablas gráficas obtenidos del análisis de las respuestas en la variable Denominación
del Empleo, del formato Diseño de Empleo y Perfil Ocupacional por Competencias
Laborales.
Tabla 8: Perfiles construidos por área o proceso transversal
Área o proceso transversal Número de perfiles realizados %
Control Interno 4 5,6
Defensa Jurídica 6 8,3
Gestión de Servicios Administrativos 9 12,5
Gestión de Talento Humano 9 12,5
Gestión Documental 8 11,1
Gestión Financiera 21 29,2
Gestión Tecnológica 6 8,3
Planeación Estatal 4 5,6
Producción Normativa 4 5,6
Servicio al Ciudadano 1 1,4
Total 72 100
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Como puede apreciarse en la tabla, la mayor participación fue la del área o proceso
Gestión Financiera. Esto coincide con la cantidad de grupos que se encuentran
desarrollando actividades de Gestión Financiera al interior de la ESAP (Tesorería,
Contabilidad, Recaudo y Cartera y Presupuesto). El grupo de participantes de Gestión
Financiera supera por mucho a los grupos de las otras áreas o procesos transversales en las
que se puede evidenciar un promedio de 6 participantes por área. De la misma forma
Servicio al Ciudadano también tiene una participación que llama la atención, ya que
solamente un funcionario diligenció el formulario. La siguiente gráfica presenta estas cifras
en términos de porcentaje acumulado.
35
Gráfico 2: Porcentaje de participación por área o proceso transversal
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Gráfico 3: Forma de Vinculación de los participantes en el piloto
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
0
5
10
15
20
25
3029,2
8,3 5,6 5,6
1,4
11,1 12,5 12,5
8,3 5,6
Esta gráfica permite
identificar claramente la elevada
participación del área o proceso
Gestión Financiera con respecto de
las demás áreas. Así mismo,
facilita la identificación de un
rango de participantes para las
otras áreas que oscila entre el 5,6%
y el 12,5%, excluyendo al área o
proceso Servicio al Ciudadano,
cuya participación fue del 1,4%.
En cuanto a la participación
por modo de vinculación con la
ESAP, se evidencia que la mayoría
de los participantes estaban
vinculados por Carrera
Administrativa y Provisionalidad,
repartiéndose equitativamente el
92% y dejando el 8% restante a los
participantes vinculados por Libre
Nombramiento y Remoción.
36
Gráfico 4: Participación por niveles Jerárquicos
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Teniendo en cuenta que cada uno de los participantes, aunque pertenezca al mismo
nivel jerárquico de los demás, puede estar vinculado a la entidad con una denominación de
empleo diferente, se ha hecho un análisis de correlación entre los participantes por nivel y
por denominación de empleo. Este análisis se puede observar a continuación.
Gráfico 5: Participación por cada denominación de empleo según el nivel jerárquico
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
0
10
20
30
40
50
60
6,9 1,4
58,3
4,2
29,2
El nivel jerárquico que más
participación tuvo dentro del piloto
fue el Profesional con poco más de
la mitad de los perfiles construidos
perteneciendo a ese nivel. El
41,7% restante se encuentra
distribuido entre los niveles
Directivo (6,9$), Asesor (1,4%),
Técnico (4,2%) y Asistencial
(29,2%). Es de resaltar la alta
participación de los niveles
asistenciales en el pilotaje.
Este gráfico permite ver que dentro del
nivel profesional (que cuenta con la
mayor participación) los participantes
se encontraban distribuidos
mayoritariamente en la denominación
Profesional Especializado. Esta
situación difiere de los niveles
restantes en los que la participación se
distribuyó de manera muy cercana en
cada una de sus denominaciones de
empleo.
37
Como se ha mencionado anteriormente, la variable dimensión del empleo tiene la
inclusión de dos campos, con respecto del referente original (DAFP, 2015). En este nodo se
ha tomado el campo Rol y a continuación se presenta el análisis de los roles que fueron
relacionados por los participantes en el piloto.
38
Nodo: Análisis Variable Dimensión del Empleo
Esta es una variable propositiva para el formato Diseño del Empleo y Perfil
Ocupacional por Competencias Laborales, Interesante en la medida en que integra la
estructura organizacional de procesos o estructura horizontal, con la que todas las entidades
del estado cuentan, dado que la misma está asociada a los estándares de gestión
organizacional con los que cuenta el Sector Público. Así mismo tienen valor los campos en
ella considerados como el de Autonomías, Recursos a Cargo y el Personal a Cargo,
Comités, Relaciones Externas y Riesgos. Por tanto el análisis de la variable se presenta de
manera específica para cada campo de la siguiente manera.
Procesos por los que responde
Tabla 9: Procesos por los que Responde
Nivel
Jerárq
uico
Denomi
nación
del
Empleo
To
tal
No
resp
onde
por
ning
ún
proc
eso
Gest
ión
del
Tale
nto
Hum
ano
Gestió
n
Tecnol
ógica
Gestió
n
Docu
mental
Proces
o de
Evalu
ación
Planea
ción
Estrat
égica
Gest
ión
Jurí
dica
y
Asu
ntos
Leg
ales
Gestió
n de la
Contrat
ación
Gestión
de
Talento
Humano
, Gestión
Adminis
trativa,
Gestión
Financie
ra
Directi
vo
Jefe de
Oficina 0 0 1 0 1 0 0 0 0 2
Jefe
Oficina
Asesora
1 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Secretari
o
General
de
Instituci
ón
Universit
aria o de
Escuela
Tecnoló
gica o de
Instituci
ón
Tecnoló
gica
0 0 0 1 0 0 0 0 0 1
Subgere
nte,
Vicepres
idente o
Subdirec
tor
0 0 0 0 0 0 0 0 1 1
39
General
o
Nacional
de
Entidad
Descentr
alizada o
de UAE
(Subdire
ctora
Administ
rativa Y
Financie
ra)
Asesor Asesor 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Profesi
onal
Profesio
nal
Universit
ario
12 0 0 0 0 0 0 0 0 12
Profesio
nal
Especiali
zado *
28 1 0 1 0 0 0 0 0 30
Técnico
Técnico
Administ
rativo
2 0 0 0 0 0 0 0 0 2
Auxiliar
de
Técnico
1 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Asisten
cial
Auxiliar
Administ
rativo
5 0 0 0 0 0 0 0 0 5
Auxiliar
de
Servicios
Generale
s
3 0 0 0 0 0 0 0 0 3
Conduct
or
Mecánic
o
1 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Operario
Calificad
o
2 0 0 0 0 0 0 0 0 2
Secretari
o 7 0 0 0 0 0 0 0 0 7
Secretari
o
Ejecutiv
o
3 0 0 0 0 0 0 0 0 3
Total 66 1 1 2 1 0 0 0 1 72
Total en % 91,7
%
1,4
% 1,4% 2,8% 1,4% 0,0%
0,0
% 0,0% 1,4%
10
0%
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
40
De la tabla se puede concluir que la gran mayoría de los participantes en el piloto no
manifestó responder por ningún proceso. Esto tiene sentido si se recuerda que, en principio,
solo los directivos deberían responder por algún proceso. Para el caso de los directivos que
participaron en el piloto, se encontró que 4 responden por procesos en la ESAP (Gestión
Tecnológica, Evaluación, Gestión Financiera y Administrativa y Gestión documental). En
otros niveles solamente el Profesional y de ellos solo la denominación Profesional
Especializado manifestaron responder por procesos (Gestión del Talento Humano y Gestión
Documental)
*Es importante tener en cuenta que para el caso de los profesionales, la respuesta de estos
procesos tiene que ver con la asignación de los funcionarios como líderes o coordinadores
de grupo. El siguiente Gráfico sustenta esta aclaración.
Gráfico 6: Profesional Especializado: Rol de Coordinador de Grupo Campo Procesos por
los que Responde
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
41
Para un mejor entendimiento del comportamiento de los niveles en cuanto a la
respuesta por procesos en la ESAP se presenta la siguiente tabla.
Tabla 10: Procesos por los que responde por nivel jerárquico
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
En la tabla se puede
corroborar que en la
ESAP solamente los
Directivos y algunos
Profesionales
Especializados responden
por procesos. A partir de
esa información se
muestran los dos gráficos
siguientes, sintetizando
los porcentajes de
participación.
42
Gráfico 7: Procesos por los que responde en el nivel Directivo
Gráfico8: Procesos por los que responde en la denominación del empleo Profesional
Especializado
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
43
Procesos en los que Interviene
Este campo presenta unos resultados muy diferentes del anterior aunque se analizará
de manera similar.
Tabla 11: Procesos en los que Interviene
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
A diferencia de la tabla anterior, esta permite ver que solamente el 9,7% de los
participantes manifestó no intervenir directamente en ningún proceso (No Aplica). El
90,3% restante, interviene, de manera distribuida en un total de 22 procesos diferentes al
interior del sector. Es de anotar también, que un 6,9% de los participantes, correspondientes
a los niveles Directivo, Profesional y Técnico, afirmaron tener una intervención directa con
todos los procesos de la entidad. En este caso, un total de 41 profesionales declaró
intervenir en algún proceso, teniendo la participación más alta en este campo. Por su parte,
todos los Directivos que participaron en el piloto (5) afirmaron intervenir en alguno de los
procesos.
44
Gráfico 9: Categorización de la intervención en los procesos
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Aunque la intervención en los procesos es mucho mayor que la frecuencia con la
que los participantes afirmaron responder por algún proceso, la gráfica permite observar
que más de la mitad de las personas que intervienen en algún proceso solo lo hacen en el
específico, aquel en el que se supone debería intervenir, dado que se desempeña en ese
proceso específico.
Autonomías
Tabla 12: Autonomías por nivel jerárquico
Categoría Nivel
Jerárquico
Autonomías # Funcionarios % Total por
Categoría
% Total
por
Categoría
No tiene
Autonomías No tiene 59 81,9% 59 81,9%
Tiene
Autonomías
Directivo
Autonomía en establecer políticas
de Administración y control
financiero inherentes a convenios
y contratos que suscribe la
escuela
1 1,4%
13 18,1%
Directivo Manejo del presupuesto vigente 1 1,4%
Directivo Manejo de Planes de Acción a
Nivel Nacional 1 1,4%
Directivo -
Profesional Delegación de actividades 4 5,6%
Directivo -
Profesional Auditar Procesos 2 2,8%
Profesional Administración de los activos
fijos 1 1,4%
Profesional Manejo de caja menor 1 1,4%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
No identificóintervención
en ningúnproceso
Identificó elproceso
específico en elque interviene
Interviene entodos losprocesos
Identificó queinterviene en
más de unproceso
9,7%
56,9%
6,9%
26,4%
45
Asistencial Expedir Certificaciones 1 1,4%
Asistencial Administración de vehículo 1 1,4%
Total 72 100,0% 72 100,0%
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
Con respecto de las autonomías y a partir de la tabla anterior, se puede inferir que
solo los empleos del nivel Directivo tienen autonomías que impactan a la gestión del área o
proceso; estas autonomías se enmarcan en el establecimiento de políticas y planes, el
manejo de presupuesto y la delegación de actividades. En los niveles profesional y
asistencial, se muestran autonomías orientadas a la propia gestión del funcionario, tales
como la expedición de certificados, la administración de su propio inventario y otras que
están más cercanas a sus propias funciones que a una toma de decisiones relevantes sin
consultar con otros. Aun así, el 81,9% de los participantes manifestó no tener ningún tipo
de autonomía. Esto se parecía mejor en el siguiente gráfico.
Gráfico 10: Porcentaje de autonomías en el empleo:
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
46
Relaciones externas
Tabla 13: Relaciones externas por área o proceso y en cada nivel jerárquico.
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
CONTROL
INTERNO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
DEFENSA
JURÍDICA
GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO NIVEL
DIRECTIVO:
órganos de control
(Contraloría y
Procuraduría),
Contaduría General
de la Nación,
DAFP, Oficina de
Transparencia de la
Presidencia de le
Republica, Agencia
Nacional de
Defensa Jurídica,
Fiscalía General de
la Nación y Mintic.
NIVEL
PROFESIONAL:
órganos de control
(Contraloría y
Procuraduría) y
Agencia Nacional
de Defensa
Jurídica.
NIVEL
ASISTENCIAL:
no identificó
relaciones externas.
NIVEL DIRECTIVO:
No identificó relaciones
externas.
NIVEL
PROFESIONAL:
Archivo General de la
Nación.
NIVEL ASISTENCIAL:
Archivo General de la
Nación.
NIVEL
PROFESIONAL:
Entidades de la
rama judicial,
órganos de control
(Contraloría y
Procuraduría) y
Agencia Nacional
de Defensa
Jurídica.
NIVEL
ASISTENCIAL:
no identificó
relaciones
externas.
NIVEL
PROFESIONAL:
DAFP
NIVEL TÉCNICO:
no identificó
relaciones externas.
NIVEL
ASISTENCIAL:
DAFP, CNSC y
órganos de control y
el funcionario que
maneja afiliaciones
a EPS, AFP, ARL y
cajas de
compensación.
GESTIÓN DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
GESTIÓN
FINANCIERA
GESTIÓN
TECNOLÓGICA
NIVEL
PROFESIONAL:
Contraloría, Contaduría
General de la Nación,
Bancos y Proveedores.
NIVEL ASISTENCIAL:
no identificó relaciones
externas.
NIVEL
DIRECTIVO:
Ministerio de
Hacienda, DAFP,
DNP, Contaduría
General de la
Nación, órganos de
control y Bancos.
NIVEL ASESOR:
entidades públicas
del orden central.
NIVEL
PROFESIONAL:
Ministerio de
Hacienda,
Contaduría
General de la
Nación, órganos de
control y Bancos.
NIVEL
ASISTENCIAL:
no identificó
relaciones
externas.
NIVEL
DIRECTIVO:
Ministerio de
Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones,
Ministerio de
Hacienda, DAFP,
DNP.
NIVEL
PROFESIONAL:
Ministerio de
Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones,
DAFP, DNP y
proveedores.
NIVEL TÉCNICO:
no identificó
relaciones externas.
NIVEL
ASISTENCIAL: no
identificó relaciones
externas.
PLANEACIÓN
ESTATAL
SERVICIO AL
CIUDADANO NIVEL
DIRECTIVO:
Ministerio de
Educación,
Ministerio de
Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones,
Ministerio de
Hacienda, DAFP,
DNP.
NIVEL
PROFESIONAL:
DAFP y DNP.
NIVEL
ASISTENCIAL:
no identificó
relaciones externas.
NIVEL
PROFESIONAL: DNP
(Programa Nacional de
Servicio al Ciudadano) y
DAFP.
PRODUCCIÓN
NORMATIVA
NIVEL
PROFESIONAL: no
tiene relaciones
externas.
47
En la tabla se observa que, por lo general, las relaciones externas inician a partir del
nivel profesional. Las entidades con las que se mantienen estas relaciones son muy variadas
y dependen de la naturaleza de las competencias asociadas a cada área o proceso
transversal. Gestión Financiera, por ejemplo, tiene relaciones externas con entes de control
y entidades financieras, en Gestión Tecnológica, las relaciones externas son con el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y en Defensa Jurídica
con las entidades de la rama judicial y los entes de control. Sin embargo, hay dos entidades
que fueron relacionadas constantemente en este campo por diferentes áreas o procesos, el
Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de
Planeación. El siguiente gráfico muestra los porcentajes en cuanto a las relaciones
externas, llama la atención que es una distribución casi equitativa.
Gráfico 11: Porcentaje de relaciones externas en el empleo
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
48
Tabla 14: Participación en comités por área o proceso transversal
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
*En el comité de conciliación participan los abogados (Profesional universitario o
especializado) de acuerdo con caso asignado.
49
En cuanto a la participación n comités, se puede decir que nuevamente los datos se
asocian dese el nivel profesional, a excepción del auxiliar administrativo de planeación
estatal que participa en el comité Paritario de Salud Ocupacional, aunque este no es un
comité de asignación obligatoria. Al igual que en el caso de las relaciones externas, los
comités se distribuyen de acuerdo con la naturaleza de las funciones en cada una de las
áreas o procesos transversales. Llama la atención el caso de Servicio al Ciudadano que
aunque no forma parte activa de ningún comité, se encuentra predispuesto a la participación
en un comité creado a partir de la formalización del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión en la entidad. El siguiente gráfico muestra la distribución en porcentajes.
Gráfico 12: Porcentaje de participación en comités
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
50
Recursos a cargo
En cuanto a los recursos a cargo, los principales hallazgos se presentan en el
siguiente gráfico.
Gráfico 13: Recursos a cargo por área o proceso y nivel jerárquico
Fuente: Equipo Proyecto Competencias 2016
A partir del gráfico anterior se puede inferir que la mayoría de los recursos a cargo,
diferentes del inventario personal, que tienen los empleos de la ESAP son de presupuesto
de inversión, para el caso de los directivos o profesionales coordinadores de grupo. En otros
casos se cuenta con un archivo particular que varía dependiendo del área o proceso. Las
principales diferencias se encuentran en el caso de Gestión Tecnológica, en donde se
administran los diferentes equipos de cómputo de la entidad, en Gestión de Servicios
Administrativos, ya que el conductor tiene a cargo el vehículo y otros empleos tienen a
cargo los bienes de consumo de la entidad y en Gestión Documental, en donde el nivel
Directivo está a cargo de la planta física de la entidad. La distribución de los recursos a
cargo se puede ver en términos de porcentaje en el siguiente gráfico de barras.