Planeación

La planeación en el área de informática no es un tema sencillo de tratar, ya que se ve impactada con cinco tipos de planes que son básicos para garantizar un buen funcionamiento. Aún y cuando el área de tecnología de información es un área en donde se presentan cambios a la vuelta de pocos meses es necesario que la planeación exista en todos los sentidos. A continuación se muestran los aspectos básicos y relevantes a considerar en cada uno de estos planes.

Plan: Estudio de factibilidad.

Descripción: Investigación del costo y los beneficios a largo plazo del uso de computadoras y recomendar si la organización debe o no utilizar computadoras. Es a largo plazo y el responsable es el comité de manejo.

La administración requiere un estudio de factibilidad para cualquier decisión de planeación en la instalación computacional. Por ejemplo:

Utilizar tecnología de información en la organización. Implementar un nuevo sistema de aplicación o cambiar el sistema de

aplicación actual. Instalar un nuevo hardware o software y definir que características debe

tener. Realizar un cambio de estructura organizacional para aumentar la capacidad

de procesamiento de datos.

El estudio de factibilidad es una herramienta del proceso de planeación más que un plan. Por otro lado, constituye un plan, ya que documenta las deliberaciones de la administración y proporciona recomendaciones y guías para implementar esas recomendaciones.

Involucra dos pasos

Cuestionario preliminar. Determinar rápidamente si el procesamiento vale la pena y si el estudio de factibilidad esta garantizado.

Apropiado estudio de factibilidad. Se lleva a cabo si el procesamiento de datos vale la pena.

Complejidad en este proceso

Las inversiones del procesamiento de datos deben ser evaluadas en términos de beneficios intangibles y costos.

Evaluar la tasa de descuento es difícil Muchos proyectos de procesamiento de datos ahora son interdependientes y

su viabilidad financiera es difícil de evaluar.

Plan: Plan de cambio.

Descripción: Especificación de tareas y actividades que deben ser llevadas a cabo durante el cambio de procesamiento computacional de datos, un nuevo Hardware/Configuración del Software o una nueva estructura organizacional. Es a corto plazo y el responsable es el comité de manejo.

Especifica las tareas que deben ser llevadas a, cabo, sus interdependencias y las restricciones que aplican las organizaciones cuando llevan a cabo cambios relacionados con el procesamiento de datos. Por ejemplo: adquisición e instalación de una nueva computadora, establecer una nueva configuración de hardware y software o cambios en la estructura de la organización.

Algunas actividades típicas incluidas en un plan de cambio para informática son entre otras:

Completar las especificaciones de hardware y software. Evaluar y seleccionar hardware y software Planeación física y preparación del sitio Prueba final y aceptación de hardware y software Entrega e instalación de hardware y software Diseño de la estructura organizacional para la instalación

Plan: Plan maestro.

Descripción: Plan estratégico para el área de informática, establecimiento de objetivos a largo plazo y tareas necesarias para lograr esos objetivos. Es a largo plazo y el responsable es el comité de manejo.

Es un plan estratégico para la instalación que define los requerimientos a largo plazo y las tareas necesarias para cumplir los objetivos. Hay cuatro componentes:

Resumen del plan estratégico organizacional: Provee un capitulo general bajo

el cual todas las unidades de la organización, inc1uyendo la función de SI. Plan estratégico de sistemas de información: El comité de manejo es

responsable de traducir el plan estratégico organizacional en el plan estratégico de SI y debe determinar que implicaciones pueden existir.

Plan de requerimientos del SI: Define la arquitectura de SI para el departamento. La arquitectura especifica las principales funciones organizacionales necesarias para dar soporte a la planeación, control y actividades de operación y las clases de datos asociadas con cada función.

Existen algunas técnicas de análisis que ayudan en la preparación de la arquitectura de SI:

CSF: Critical Success Factor (Factores Críticos de Éxito) Ejecutivos son entrevistados para determinar sus metas, las áreas claves de una organización, donde el desempeño debe ser satisfactorio, donde estas metas deben ser cumplidas.

BSP: Business Systems Plarming (Planeación de Sistemas del Negocio) Es un enfoque de arriba-abajo para desarrollar una arquitectura de SI. Tiene cuatro

etapas: Definir el objetivo del negocio, definir procesos del negocio, definir datos claves y definir la arquitectura de SI.

BIAIT: Business Information Analysis and Integration Technique (Analisis de Información del Negocio y Técnicas de Integración) Provee siete preguntas para ser hechas y en base a sus respuestas se proponen una serie de requerimientos normativos.

BICS: Business Information Control Study (Estudio de Control de Información de Negocios) Es una metodología que combina al BSP yal BIAIT

E/M Analysis: Ends/Means Analysis (Analisis de Objetivos/Medios) Se especifican los objetivos a ser cumplidos y los medios para lograrlos además indica las medidas de efectividad y eficiencia relevantes.

Plan de sistemas de Información e Instalación: Incluye los siguientes puntos de acuerdo con los objetivos a largo plazo:

Desarrollo del sistema de aplicación especifico y su plan de tiempo. Planeación de desarrollo/adquisición de hardware y software. Planeación de contratación y desarrollo de personal. Requerimientos de recursos financieros. Requerimientos de instalaciones. Requerimientos de cambios organizacionales.

Plan: Plan proyecto.

Descripción: Forma la base del presupuesto para el desarrollo de un sistema específico y asegura que el proyecto es consistente con las metas y objetivos establecidos en el plan maestro. Es a corto plazo y el responsable es el director de informática

Forma la base para un proyecto particular. El CIO debe utilizar el plan de proyecto para monitorear el progreso de las actividades de desarrollo e implementación de los sistemas de aplicación. Desarrollo de sistemas, programación y administración de operaciones típicamente desarrollan el trabajo detallado necesario para la planeación del proyecto. Las principales actividades que se realizan son:

Identificar tareas a desarrollar. Identificar relaciones entre tareas Determinar requerimientos de tiempo en el proyecto. Determinar requerimientos de recursos de cada tarea. Determinar cualquier otro requerimiento. Secuencia de tareas.

Han sido desarrolladas técnicas como GANTT y PERT para ayudar a la planeación de proyectos.

Además el proyecto se debe someter a un estudio de factibilidad para determinar si el retorno sobre la inversión es aceptable.

Plan: Recuperación de desastres.

Descripción: Plan necesario para resguardar los archivos de la instalación, y las capacidades de procesamiento de datos. Es a corto plazo y el responsable es el director de informática

Una instalación puede sufrir cualquier desastre por muchas razones, entre ellas huracanes, fuego, sabotaje, fraude, falla de hardware. La administración debe planear para tales desastres si quiere continuar con sus operaciones cuando el desastre ocurra.

Este plan debe ser revisado y aprobado adecuadamente con el fin de que pueda ayudar a disminuir o contrarrestar cualquier contingencia. Además deberá de ser actualizado periódicamente.