Planificación, equipamiento y dotación de personal de …unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063517so.pdf · La cuarta resume los puntos sobresalientes de la primera y la segunda

Planificación, equipamiento y dotación de personal de un servicio reprográfico de documentos : un estudio del R A M P con directrices

PGI-84/WS/8

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1984

Original inglés PGI-84/WS/8 París, 1984

PLANIFICACIÓN, EQUIPAMIENTO Y DOTACIÓN DE PERSONAL

DE UN SERVICIO REPROGRAFICO DE DOCUMENTOS

UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

Preparado por

James A. Keene

y

Michael Roper

PROGRAMA GENERAL DE INFORMACIÓN Y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación,la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo recomendado:

Keene, James A.

Planificación, equipamiento y dotación de personal de un servicio reprográfico de documentos: un estudio del RAMP con directrices / preparado por James A. Keene y Michael Roper /para el/ Programa General de Información y UNISIST. -Paris: Unesco, 1984. - 92 págs., 30 cm. - (PGI-84/WS/8).

I. Planificación, equipamiento y dotación de personal de un servicio reprográfico de documentos

II. Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III. Programa de Gestión de Registros y Archivos (RAMP)

© Unesco, 1984

PGI-84/WS/8

PREFACIO

La División del Programa General de Información de la Unesco ha elaborado un Programa a largo plazo de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), con objeto de satisfacer las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los países en desarrollo, en los sectores especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos.

Los elementos básicos del RAMP responden a los temas generales del propio Programa General de Información. De ese modo, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales).

2. Fomentar y difundir métodos, normas y reglas de gestión de la información.

3. Contribuir al desarrollo de infraestructuras de información.

4. Contribuir al desarrollo de sistemas especializados de información en las esferas de la educación, la comunicación, las ciencias exactas y naturales y las ciencias sociales.

5. Fomentar la formación y la educación de los especialistas y los usuarios de la información.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), está destinado a prestar ayuda para la creación de un servicio reprografico de documentos, que constituye un componente esencial de la infraestructura básica de archivos. También puede ser útil para otros profesionales de la información interesados en la tecnología reprográfica y sus aplicaciones a la documentación.

Se agradecerá a los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias sobre el presente estudio, que se dirijan a la División del Programa General de Información, Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 París (Francia). En la misma División pueden obtenerse otros estudios preparados en virtud del RAMP, de los que se da una lista al final del presente estudio.

~ 1 ~ PGI-84/WS/8

INDICE

Pagina

1. INTRODUCCIÓN 1

PARTE I. PROCESOS Y TÉCNICAS Y SU APLICACIÓN 2

2. MICROFORMAS 2

2.1 Micropelícula en rollo 2

2.2 Micropelícula plana 2

2.3 Procesos 2

2.4 Bases de películas 3

2.5 Coeficientes de reducción 3

2.6 Procedimientos operatorios . . . 4

2. 7 Equipo 5

3. COPIA SOBRE PAPEL 10

3.1 Procesos 10

3.2 Equipo 13

4. APLICACIONES 15

4.1 Propósitos 15

4.2 Seguridad 15

4.3 Conservación 16

4.4 Difusión 17

4.5 Patrimonio cultural 21

4.6 Copia con fines administrativos 21

4.7 Compresión 22

5. CONSIDERACIONES TÉCNICAS 23

5.1 Equipo 23

5.2 Mantenimiento 25

5.3 Materiales 25

5.4 Consideraciones generales sobre suministro 26

5.5 Normas 2 7

PGI-84/WS/8 - ii -

Pagina

PARTE II. PLANIFICACIÓN, EQUIPAMIENTO Y DOTACIÓN DE PERSONAL 28

6. LOCALES Y SERVICIOS 28

6.1 Construcción 28

6.2 Tamaño „ 29

6.3 Construcción modular 29

6.4 Distribución 30

6.5 Relaciones con otras unidades del archivo 30

6.6 Servicios 31

6.7 Almacenamiento 32

7. DOTACIÓN DE PERSONAL 34

7.1 Plantilla 34

7.2 Funciones y clasificación en grados 35

7.3 Administración 35

7.4 Reclutamiento y promoción 36

7.5 Formación 36

8. FACTORES DE COSTE 38

8.1 Elementos de coste 38

8.2 Equipo 38

8.3 Materiales 40

8.4 Costes adicionales del equipo y los materiales 41

8.5 Locales y servicios 41

8.6 Depreciación 42

8.7 Personal . . . 42

8.8 Recuperación de costes 43

9. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN 43

9.1 preparación 43

9.2 planificación 44

9.3 Asignación financiera 45

9.4 Fuentes de financiación 46

9.5 Ejecución 47

- iii - PGI-84/WS/8

.,Pagina

PARTE III. ETAPAS DEL DESARROLLO DE UN SERVICIO REPROGRAFICO DE 4 g

DOCUMENTOS

10. ETAPA INICIAL (corto plazo: 1-2 años) 48

10.1 Equipo mínimo esencial para iniciar un servicio reprográfico de archivo 48

10.2 Necesidades de personal 50

10.3 Producción . 51

10.4 Suministros 52

10.5 Locales 52

10.6 Costes 53

11. ETAPA INTERMEDIA (plazo medio: 3-5 años) 54

11.1 Equipo adicional 54

11.2 Necesidades de personal 55

11.3 Producción . 55

11.4 Suministros y existencias 55

11.5 Locales 56

11.6 Costes ' 56

12. SERVICIO REPROGRAFICO PLENAMENTE DESARROLLADO (largo plazo: 6-10 años) 56

12.1 Producción 56

12.2 Equipo 56

12.3 Suministros . 57

12.4 Personal y formación 57

12.5 Locales 58

12.6 Costes 58

12.7 Desarrollo a más largo plazo . . . . . . . . . . . . . 59

PARTE IV. DIRECTRICES RESUMIDAS 59

13. DIRECTRICES TÉCNICAS 59

13.1 Consideraciones generales 59

13.2 Microfilmacion 60

13.3 Copias sobre papel . . . . . . 61

PGI-84/WS/8 - iv - Pagina

14. DIRECTRICES DE APLICACIÓN . 62

14.1 Propósito . 62

15. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN 65

15.1 Planificación 65

15.2 Financiación 65

15.3 Locales y servicios 66

15.4 Ejecución 58

16. DIRECTRICES DE PERSONAL 68

16.1 Plantilla 68

16.2 Funciones 69

16.3 Dirección 69

16.4 Reclutamiento 69

16.5 Formación 70

APÉNDICES

A. Normas 71

B. Descripciones de puestos de personal técnico 73

C. Diagrama de trabajo 75

D. Modelos de distribuciones 76

E. Análisis reticular de un proyecto 79

F. Fabricantes y proveedores 81

G. Glosario 84

H. Bibliografía seleccionada . . . . . 88

Documentos de RAMP y otros documentos conexos 90

PGI-84/WS/8 - pág. 1

1. INTRODUCCIÓN

1.1 En la década transcurrida desde la publicación del trabajo precursor de A.H. Leisinger titulado Estudio de las normas básicas para equipar, mantener

y hacer funcionar un laboratorio reprografico en los archivos de los países en desarrollo, los adelantos técnicos han sido tan rápidos que algunas partes de esa obra se han quedado anticuadas, aunque mucho de lo que en ella se dice sobre la tecnología básica de la micropelícula de 35 mm en rollo sigue siendo válido. Si bien una gran parte de la alta tecnología más reciente (microfichas actualizables, copiadoras digitales, impresoras de rayos laser, etc.) tiene todavía poca aplicación a la re-prografía de archivo, especialmente en los países en desarrollo, los archiveros no pueden menospreciar otros adelantos que han conducido a mejoramientos técnicos en la microficha, la micropelícula diazo, la copia electrostática y la litografía offset.

1.2 En consecuencia, este estudio del RAMP tiene por objeto ofrecer a los archiveros, especialmente los encargados de la planificación, la puesta en marcha

y la dirección de servicios reprográficos, un panorama de la tecnología reprográfica actual más importante junto con directrices y normas que puedan aplicar al seleccionar e introducir la tecnología más apropiada para sus propias situaciones específicas. No pretende ser un manual de instrucción para técnicos reprográficos y menos aún una guía de la tecnología más reciente para directores de servicios reprográficos en los países más desarrollados.

1.3 En particular, está escrito pensando en los problemas de los países en desarrollo, especialmente los situados en zonas tropicales. Por consiguiente,

se tienen en cuenta las dificultades que los archiveros pueden encontrar en esos países, tales como:

a) ausencia de experiencia reprográfica local,

b) falta de fabricantes y proveedores locales de equipo y material reprografico, así como de servicios locales de mantenimiento,

c) 'condiciones climáticas adversas,

d) locales inadecuados,

e) un corto número de personas convenientemente calificadas,

f) servicios insuficientes de formación técnica, y

g) escasez de fondos.

1.4 Este estudio consta de cuatro partes. La primera describe la tecnología básica de las microformas y la copia sobre papel y considera los propósitos

que un servicio reprografico de archivos puede cumplir en relación con esa tecnología y con los documentos que deben copiarse. La segunda examina las consideraciones aplicables a la planificación, el .equipamiento y la dotación de personal de un servicio reprografico de archivos, incluidas las necesidades de locales y los factores de coste. La tercera expone las necesidades en cada una de las tres etapas de un programa para establecer y desarrollar un servicio reprografico básico de archivos. La cuarta resume los puntos sobresalientes de la primera y la segunda parte en forma de directrices.


PARTE I. PROCESOS Y TÉCNICAS Y SU APLICACIÓN

2. MICROFORMAS

2.1 Micropelícula en rollo

La micropelícula en forma de rollo ha sido el medio original de microrregis-tro. Puede encontrarse en los tamaños de 70 mm, 35 mm y 16 mm. El tamaño de 70 mm, que no se ha considerado como una verdadera micropelícula, se utilizó pronto para la reproducción de mapas y de dibujos técnicos. La película de 35 mm fué la que más se utilizó durante los primeros años y se sigue utilizando corrientemente en la mayoría de los archivos. La micropelícula de 16 mm ha sido y sigue siendo el sucesor lógico de los formatos más grandes, pues tiene una densidad de empaquetamiento mucho mayor debido a sus imágenes de mayor reducción. Este último factor impidió su aceptación general en los primeros años, cuando el equipo y las emulsiones no podían dar una resolución aceptable con los mayores coeficientes de reducción.

2.2 Micropelícula plana

2.2.1 Tarjetas de ventana. La primera aplicación práctica de la micropelícula plana fueron las tarjetas de ventana. Estas se obtenían inicialmente tomando película en rollo e insertando un solo fotograma de 35 mm (o seis de 16 mm) en una ventana abierta en una tarjeta oblonga, con frecuencia una tarjeta perforada para utilizarla en un sistema de recuperación rápida. La aplicación más corriente de este sistema fueron los dibujos técnicos y sigue siendo utilizado para este tipo de material.

2.2.2 Micropelícula en funda. El segundo sistema en formato plano que se aceptó de un modo general fué la micropelícula en funda. Kodak tuvo durante cierto tiempo un sistema para juntar tiras de película produciendo un formato de ficha y también se produjeron microtarjetas opacas, pero las fundas resultaron una aplicación más práctica. Las tiras de película en rollo se introducen en fundas de materia plástica transparente, formando una superficie plana de imágenes, por lo común de 153 mm por 103 mm. Cuando se utiliza película de 16 mm pueden introducirse de 60 a 96 fotogramas en una funda, según cual sea el coeficiente de reducción. Cuando se utiliza película de 35 mm, el máximo son 6 fotogramas de doble página.

2.2.3 Microfichas. La aplicación más moderna de la técnica de formato plano produce hoy día directamente fichas en un trozo de película de 153 mm por 103 mm en filas, con densidades de empaquetamiento mucho mayores comprendidas entre 208 y 420 fotogramas, según cual sea el coeficiente de reducción. Esta técnica utiliza cámaras de repetición escalonada. También pueden producirse fichas con densidades de empaquetamiento similares directamente desde ordenador (micropelícula de salida de ordenador). Sin embargo, no todas estas micropelículas tienen formato de ficha, sino que algunos de los primeros sistemas necesitan (y utilizan) película de 16 mm en rollo.

2.3 Procesos

Hay varios métodos de procesamiento de micropelícula, cualquiera que sea su formato, para producir una imagen legible.

2.3.1 Haluro de plata. El primero, y todavía el único proceso aceptable como permanente en archivo, es la película de haluro de plata. En este caso, el receptor de la imagen es una emulsión a base de plata que acepta imágenes producidas por la luz y que puede luego procesarse con substancias químicas fotográficas para revelar y fijar las imágenes latentes. Este sistema no sólo tiene la ventaja de la permanencia (siempre que este correctamente procesado), si no que ofrece también una amplia gama tonal, propiedad necesaria cuando se trata de material de archivo en toda su


diversidad de edades, colores, matices y cualidades. Normalmente, la película de haluro de plata es de polaridad invertida, es decir, que el negro se convierte en blanco y viceversa produciendo un "negativo". La película no procesada debe manejarse en la oscuridad.

2.3.2 Diazo y vesicular. Estos tipos de película tienen la característica común de que reaccionan a la luz ultravioleta, lo que constituye la condición esencial para producir una imagen visual en el receptor que lleva el colorante. Por lo demás, las tecnologías divergen ligeramente en la medida que la película diazo tiene que someterse a la acción del amoniaco y el calor para su procesamiento, mientras que la película vesicular sólo requiere calor. La película diazo conserva la polaridad, mientras que la película vesicular la invierte. Ambos sistemas producen buenas copias a partir de una película existente, pero en general son demasiado lentos para la exposición directa en cámara. El principal problema con las películas diazo y vesicular ha sido siempre que siguen siendo susceptibles a la luz ultravioleta y al calor respectivamente después del procesamiento inicial, por lo que no han sido hasta ahora aceptadas como medio de almacenamiento permanente. También han carecido de gama tonal, aunque hay ahora algunas películas diazo que se aproximan a las películas duplicadas de haluro de plata en este aspecto de su rendimiento.

2.3.3 Plata seca. Este proceso se ha utilizado muy poco en la producción de película en gran escala y, por lo tanto, no se considera normalmente como un medio de archivo, sino que se aplica de ordinario para uso transitorio. Una característica que comparte con la película diazo es su tendencia a dar un gran contraste. Esto no es una cualidad ideal para utilizarlo con documentos viejos que tengan una sutil gradación tonal.

2.4 Bases de película

La base de película es el portador elegido para las emulsiones receptoras de la imagen. Hoy día sólo hay dos tipos de base de película de uso común, pues una tercera base muy anterior, el nitrato de celulosa, ha dejado de utilizarse cuando se ha encontrado que es peligrosamente inestable.

2.4.1 Ester de celulosa. El ester de celulosa (llamado comúnmente acetato) ha sido la principal base utilizada para películas durante varios años. Posee un bajo factor de ignición y una buena estabilidad dimensional.

2.4.2 Poliéster. El poliéster se ha introducido en los últimos años. Posee mayor resistencia a la tracción, lo que significa que el espesor del material puede reducirse si es necesario. Hubo algunos problemas para empalmar este material cuando se introdujo en el mercado: los empalmes térmicos, que eran el mejor método de era-palmar permanentemente las bases de ester de celulosa, resultaban ineficaces con el poliéster. Sin embargo, la reciente introducción de la empalmadura ultrasónica ha resuelto este problema.

2.5 Coeficientes de reducción

La magnitud de reducción lineal de la imagen necesaria para capturar esta en un fotograma se mide por un coeficiente, expresado, por ejemplo, en la forma 14x en vez de la forma más convencional de 14:1. El coeficiente elegido para una serie particular de documentos dependerá del tamaño de éstos y del grado de resolución requerido. Casi todas las cámaras planetarias para micropelícula tienen una serie de coeficientes marcados en la columna de soporte que permite al operador elegir el factor de reducción deseado para una secuencia de exposiciones.


2.6 Procedimientos operatorios

2.6.1 Foliación y paginación. La práctica de marcar los documentos antes de filmarlos tiene por objeto simplificar su identificación ulterior, así como comprobar la integridad de la película. Esta práctica sólo es necesaria cuando los documentos no están ya marcados en una sucesión ininterrumpida. La foliación consiste en numerar, por lo común en el ángulo superior derecho, las dobles páginas que se van a filmar juntas, generalmente en una copia encuadernada. La paginación consiste en numerar el anverso y el reverso de cada hoja, por lo común en el ángulo superior derecho. El marcado preciso de los documentos es esencial para que la validez de la micropelícula sea incuestionable.

2.6.2 Señalización. Otras pruebas esenciales de la validez de una copia en micropelícula que permite utilizarla tan fácilmente como el original comprenden:

2.6.2.1 Tarjeta del título. Esta debe filmarse al comienzo de cada secuencia de filmación como ayuda esencial para el usuario. Debe ser de polaridad opuesta a la del material filmado, es decir, de lectura negativa si el material es de lectura positiva y viceversa.

2.6.2.2 Otras tarjetas. Estas incluyen las tarjetas de principio y de fin, asi como otras tarjetas especiales que contienen información sobre la filmación, por ejemplo, las páginas omitidas. Deben ser también de polaridad opuesta.

2.6.2.3 Certificados de contenido. Los escribe normalmente el operador en el momento de la filmación y, por lo tanto, van en negro sobre blanco.

2.6.2.4 Tarjeta internacional de prueba. Es esencial en todas las secuencias de película. Debe aparecer una vez por lo menos en cada película, normalmente al principio, para que el usuario pueda cerciorarse de su resolución y densidad.

2.6.3 Manejo de los documentos. Es evidente que el manejo cuidadoso de los documentos que van a filmarse tiene primordial importancia en una operación de archivo. Un documento no debe filmarse si para ello hubiera que causarle un daño irreparable. La protección del documento es la razón primordial para filmarlo y este debe ser siempre el principio rector de todos los que manejan cámaras de micropelícula en un contexto de archivo.

2.6.4 Preparación. La planificación previa de la filmación tambiin es importante si se quiere evitar la repetición de tomas. Esto es particularmente necesario cuando el material que se quiere filmar es demasiado grande para tomarlo en una sola exposición. Nunca se pierde el tiempo dedicado a preparar la secuencia de filmación más adecuada a cada material. Cuando sea necesario, los documentos se desdoblarán y alisarán, se quitarán las grapas, se harán pequeñas reparaciones y se enumerarán las hojas antes de la filmación.

2.6.5 Comprobación. Es esencial comprobar la integridad y la calidad de la película una vez obtenida si se quiere que constituya una alternativa aceptable del original.

2.6.5.1 Película negativa. Se recomienda una comprobación al 100 por cien de todos los negativos de cámara. La comprobación debe incluir tanto el color y la nitidez de la imagen como la integridad del contenido.


2.6.5.2 Película duplicada. Esta puede comprobarse de un modo más somero siempre que se haya comprobado debidamente el negativo de cámara. La finalidad principal de comprobar una película duplicada debe ser cerciorarse de la calidad del color y la nitidez de la imagen.

2.6.6 Ensayo. Este es un requisito regular en el funcionamiento eficiente de un sistema de microfilmación. Deben ensayarse la densidad, la resolución y, de vez en cuando, la permanencia en archivo.

2.6.6.1 Densidad. Los ensayos de densidad deben hacerse en cada película de cámara al terminar el procesamiento y los valores obtenidos anotarse en el envase de la película para facilitar el proceso de duplicación subsiguiente.

2.6.6.2 Resolución. Debe también ensayarse al mismo tiempo que la densidad. Una resolución aceptable debe dar como mínimo 100 pares de líneas por milímetro. Si el valor obtenido es inferior a 100 líneas, la película no debe aceptarse como medio de impresión.

2.6.6.3 Permanencia en archivo. Después del procesamiento, la película debe también someterse por lotes de muestra a ensayos de residuos de hipo. Estos ensayos tienen por objeto averiguar si la película esta exenta o no de productos químicos residuales que podrían atacar a la emulsión de la película durante el período de su vida en almacén (véanse las normas citadas en el Apéndice A).

2.6.7 Almacenamiento y uso. Es absolutamente indispensable almacenar la película terminada en un ambiente favorable (véase más abajo el párrafo 6.7.3). También es necesario disponer de copias de trabajo y copias de lectura o referencia para proteger a la película de cámara contra el deterioro causado por el uso. Las películas en rollo deben enrollarse en bobinas químicamente neutras y atarse con cuerdas de cáñamo exentas de ácido y que no produzcan peróxidos. Las películas deben almacenarse en materiales no corrosibles, que pueden colocarse en cajas de cartón que no produzcan ácidos ni peróxidos, pero no deben utilizarse cajas únicamente. Al manejar negativos de cámaras o copias de trabajo se llevarán siempre guantes de algodón qué no suelten pelusa.

2.7 Equipo

2.7.1 Cámaras

2.7.1.1 Cámaras planetarias. Este tipo de cámara está suspendido sobre el objeto que se quiere filmar, el cual suele colocarse sobre una platina iluminada. Luego se expone y se avanza la película y tanto ella como el objetivo permanecen estacionarios durante la exposición. Los cambios en la reducción se consiguen aproximando o alejando la cámara del objeto.

2.7.1.2 Cámaras cinemáticas o rotatorias. Estas cámaras sólo son adecuadas para papeles planos sueltos de tamaño limitado. El objeto se introduce en la máquina, donde es filmado conforme se mueve a lo largo de la trayectoria óptica de la película, que también se enrolla a una velocidad idéntica durante la secuencia de filmación. El procedimiento de la cámara cinemática no es de uso corriente en el mundo de los


archivos, aunque sólo sea porque hay siempre un riesgo de dañar el papel que pasa por ella. Por regla general, estas cámaras sólo tienen un coeficiente de reducción.

2.7.1.3 Cámaras de repetición escalonada. Las cámaras que producen directamente microfichas se llaman cámaras de repetición escalonada. Son una prolongación lógica de las cámaras planetarias, con la principal diferencia de que, dentro de la cabeza de la cámara, hay un mecanismo para mover la imagen contenida en la película de un lado a otro y de arriba a abajo. El propio objetivo está situado en una posición fija sobre la base de la cámara. El cambio de reducción no es tan fácil de conseguir como en una cámara planetaria normal; la mayoría de los modelos comerciales trabajan con una reducción fija.

2.7.1.4 Cámaras procesadoras. Algunas cámaras incluyen procesadoras en su funcionamiento produciendo así una película lista para lectura o impresión en vez de un rollo de película expuesta que tiene que procesarse en otro sitio. Estas cámaras se llaman cámaras procesadoras. Con algunas excepciones, las procesadoras de cámara suelen trabajar en formato plano, ya sean fichas o tarjetas de ventana. En los círculos de archivo siempre han sido reacios a este sistema basándose en la sospecha de que la película procesada no satisface las normas de archivo, aunque los fabricantes afirmen generalmente lo contrario. Otra crítica ha sido que estas cámaras son más lentas que las cámaras normales de película en rollo, pues es necesario esperar a que se termine el ciclo de procesamiento antes de hacer la exposición siguiente. Estas objeciones se han resuelto utilizando dos procesadoras alternativamente, lo que dobla en efecto la velocidad de producción, y manteniendo un control exacto de la densidad mediante la variación del tiempo de procesamiento. Se afirma que la impresión resultante satisface las normas de archivo.

2.7.2 Procesadoras. El principio general de trabajo de las procesadoras es que la película expuesta pasa por una serie de cubetas que contienen sustancias químicas que revelan, fijan y lavan sucesivamente la película produciendo una imagen legible a partir de la imagen latente creada en la película por exposición a la luz en la cámara. La diferencia más importante entre los modelos disponibles es fundamentalmente su tamaño.

2.7.2.1 Procesadoras de cubetas pequeñas. Las máquinas más pequeñas suelen ser capaces de trabajar a la luz del día, pues toda la parte fotosensible del ciclo de procesamiento se realiza en una caja cerrada con una serie de cubetas en su interior a través de las cuales es transportada la película. La capacidad normal de estos sistemas es de 30 metros de película cada vez, aunque algunos sistemas permiten tratar más de un rollo de 30 metros.

2.7.2.2 Procesadoras de tanques profundos. Estas máquinas son versiones en mayor tamaño de los sistemas de procesamiento más pequeños. Suelen necesitar un cuarto oscuro y con frecuencia tienen el refinamiento suplementario de la recuperación de plata durante el ciclo de procesamiento. El coste suplementario inherente a la instalación original y el funcionamiento de mayores sistemas sólo estará probablemente justificado cuando la escala de operaciones sea muy grande.


2.7.3 Empalmadoras. El uso de empalmadoras para editar o corregir errores de película ha sido siempre un problema difícil. Se utilizan todavía cuatro sistemas principales.

2.7.3.1 Empalmadoras de cinta. Los primeros sistemas empleaban cinta o cemento y ambos mátodos tienen problemas particulares. La cinta puede tapar algún detalle de la película, puede no estar exenta de ácido y causar así daños a largo plazo, y produce una zona saliente en la película que puede engancharse cuando esta se enrolla en una bobinadora.

2.7.3.2 Empalmadoras de cemento. El cemento también suele producir juntas desiguales. Además, algunos cementos han resultado inestables al cabo de largos periodos de almacenamiento y se han desprendido antes de 10 años.

2.7.3.3 Empalmadoras térmicas. Se han utilizado-durante varios años con resultados muy satisfactorios, aunque pueden crear problemas cuando el control del calentamiento no ha sido exacto o el plastificante no se ha aplicado uniformemente.

2.7.3.4 Empalmadoras ultrasónicas. La adición más reciente en el sector de las empalmadoras ha sido la empalmadura ultrasónica, que sólo sirve para las películas con base de poli-éster. Este método no parece tener inconvenientes graves siempre que se mantenga en perfecto orden de funcionamiento.

2.7.3.5 Elección de una empalmadora. Una comparación general entre los métodos antedichos indica que los dos primeros son mucho mas económicos pero también mucho más lentos de utilizar y en modo alguno permanentes. El empalme por la acción del calor es razonablemente fiable, permanente y más rápido que los primeros sistemas. Con el empleo creciente de la película a base de poliéster, el empalme ultrasónico puede llegar a dominar todo el sector y sus altos precios actuales pueden bajar conforme aumente su participación en el mercado. El sistema ultrasónico es mucho más rápido que todos los métodos anteriores y la frecuencia de rotura del empalme es prácticamente nula.

2.7.4 Bancos de rebobinado y gradación. Hay muchas combinaciones de lo que son fundamentalmente estaciones de edición. Las versiones más completas llevan densitometros, microscopios, empalmadoras y cabezas limpiadoras de película incorporados, aunque para todos los fines prácticos el factor más importante es la capacidad para tratar rollos de película hasta de 300 metros de longitud, así como para recibir los diferentes núcleos en los que se enrollan las películas. Otro requisito esencial si se va a realizar la gradación de tonos es la existencia de una luz de inspección para facilitar la comparación con densidades de fondo conocidas. La edición y el montaje adecuados de una película en sus unidades finales utilizables puede conseguirse mucho más fácilmente con buenos medios de rebobinado.

2.7.5 Enfundadoras. Las tiras de película de formato original en rollo pueden introducirse manualmente en las fundas con ayuda de pinzas u otros medios, pero este procedimiento consume mucho tiempo y no es practicable a escala de producción. Las enfundadoras semiautomáticas realizan la operación con mucha más


eficacia y con menos riesgo para la película. La mayoría de las enfundadoras permiten ver los fotogramas de la película en una pantalla a medida que se introducen en la funda, lo que ofrece una posibilidad efectiva de comprobación. Al elegir una enfundadora hay que tener cuidado de comprobar que la pantalla de observación presenta una imagen lo suficientemente grande para que se pueda hacer una lectura adecuada.

2.7.6 Duplicadoras. El proceso de duplicación de películas varía según el tipo de película sobre la que se va a copiar el duplicado.

2.7.6.1 Duplicadoras de haluro de plata. Invariablemente, las duplicadoras de haluro de plata sólo realizan la exposición a partir del original sobre película de copia y esta tiene que llevarse luego a una procesadora para completar el tratamiento. A ese efecto es esencial que las dos capacidades coincidan, tanto si las unidades normales de duplicación son películas de 30 metros como de 300 metros. Tanto la procesadora como la duplicadora deben ser capaces de tratar la unidad normal de película (30 o 300 metros) a velocidades de producción similares. Puesto que la película de haluro de plata invierte normalmente la polaridad, el duplicado resultante de una película negativa suele ser positivo. Sin embargo, es posible utilizar película inversible, que conserva la polaridad, para obtener copias maestras.

2.7.6.2 Duplicadoras diazo y vesiculares. En la duplicación diazo o vesicular, la mayor parte de las máquinas realizan el procesamiento en su interior inmediatamente después de la secuencia de exposiciones, con la excepción de algunas duplicadoras básicas de fichas alimentadas a mano. Estos sistemas de duplicación poseen la ventaja de una velocidad considerable, pero sus productos no son aceptables para su conservación en archivo. Sin embargo, ambos procesos pueden utilizarse para obtener copias de referencia. Al elegir entre ellos puede ser importante que un duplicado diazo de una película negativa de haluro de plata sigue siendo negativo, mientras que un duplicado vesicular será positivo.

2.7.6.3 Cambios de tamaño. La mayoría de las duplicadoras producen copias del mismo tamaño que el original mediante un proceso de impresión por contacto, si bien a grandes velocidades en la mayoría de los casos. Sin embargo, existen sistemas, especialmente en la duplicación de películas de haluro de plata, en los que el duplicado puede ser de distinto tamaño que el original. Estos sistemas suelen ser bastante lentos y hasta la fecha no han encontrado muchas aplicaciones; la variante más difundida reduce el formato de 35 mm a 16 mm.

2.7.7 Lectores. Hay actualmente en el mercado una gran variedad de lectores y existen numerosas publicaciones en las que se evalúan los distintos modelos. Estos pueden incluirse en dos categorías fundamentales: la proyección frontal y la retroproyección. Cada categoría puede estar equipada con más o menos refinamientos, por ejemplo, tracción a mano o a motor, ventiladores de refrigeración y diversos coeficientes de amplificación.

2.7.7.1 Proyección frontal. Estos lectores proyectan una imagen sobre una pantalla opaca, habitualmente presentada al usuario formando un ángulo bastante pequeño con la mesa. La


imagen suele proyectarse hacia abajo desde un espejo situado en la parte superior del aparato sobre una pantalla cerrada por tres de sus lados, lo que da a estos aparatos mayor aceptabilidad en situaciones de iluminación ambiental bastante intensa.

2.7.7.2 Retroproyección. Estos lectores presentan la imagen al usuario sobre una pantalla translúcida semejante a una imagen de televisión. Sus modelos son más numerosos que los de proyección frontal y generalmente menos costosos.

2.7.7.3 Elección de un lector. La elección de un lector es en gran parte una cuestión de preferencia personal. La cualidad esencial es que la imagen proyectada sea nítida sobre toda la pantalla. Se ha señalado que, para periodos prolongados . de lectura, las máquinas de proyección frontal producen una fatiga visual ligeramente menor. Otro inconveniente en el caso de los lectores provistos de dispositivos mecánicos, tales como ventiladores de refrigeración y bobinado a motor, es el nivel de ruido. Las máquinas demasiado ruidosas pueden ser inaceptables cuando se utilizan en gran número en la sala de lectura de una biblioteca o un archivo. Una regla general aceptada en los países en desarrollo es que cuanto más sencillo sea el lector más fácil será mantenerlo en condiciones de funcionamiento. A este respecto, el componente más expuesto a fallar es la bombilla, por lo que debe tenerse siempre una reserva suficiente de bombillas de recambio.

2.7.7.4 Lectores portátiles. Se dispone actualmente de cierto número de lectores llamados portátiles. Estos lectores están destinados a la lectura personalizada de fichas sobre película y no se recomiendan para un uso prolongado.

2.7.8 Equipo de ensayo. Comprende varios medios de control de la calidad tales como densitometros, microscopios, tarjetas de prueba, cuñas escalonadas y los diversos productos químicos necesarios para el análisis de hipo residual.

2.7.8.1 Densitometros. El ensayo cotidiano de control de la calidad, tal como la determinación de la densidad de fondo de la película como parte del programa normal de procesamiento puede realizarse con uno cualquiera de los diversos densitometros de transmisión existentes en el comercio. Son relativamente costosos y suelen tener una duración de funcionamiento razonable, para un uso medio, siempre que sean ajustados por un especialista a intervalos anuales aproximadamente.

2.7.8.2 Microscopios. El principal empleo del microscopio es la evaluación de los datos que pueden verse en la tarjeta normal de prueba. Para este fin puede utilizarse un microscopio básico poco costoso.

2.7.8.3 Análisis químico. La ejecución de análisis químicos de hipo residual, etc., sólo será económica en las operaciones en escala muy grande. En algunos países es posible enviar muestras de tiras de películas a empresas comerciales para su evaluación. Los recipientes de laboratorio y otro material necesario pueden obtenerse a precios relativamente económicos, así como los reactivos que tienen una vida en almacén

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muy limitada. Un factor importante al decidir si esos ensayos deben realizarse o no en el centro es el tiempo necesario para ello que, cuando se evalúa, puede resultar inaceptable. Además, la necesidad de hacer frecuentes ensayos de hipo residual, etc., ha disminuido en los últimos años a medida que han mejorado las normas de calidad de las máquinas procesadoras. La mayoría de los fabricantes de prestigio dan garantías inequívocas de la permanencia en activo del material procesado con su equipo y respaldan esas garantías con servicios de ensayo y control.

2.7.9 Servicios de revision. Todo el equipo debe ser revisado a intervalos regulares si se quiere mantener un funcionamiento óptimo.

3. COPIA SOBRE PAPEL

3.1 Procesos

La copia sobre papel es un término genérico que comprende todo el campo de la reprografía en el que las imágenes se copian sobre papel. Los sistemas más conocidos son el producto de las maquinas copiadoras básicas de oficina, habiendo transformado la introducción de las copiadoras electrostáticas en los años 50 lo que era un campo especializado relativamente pequeño en la enorme industria que es hoy día.

3.1.1 Fotostato. Antes de los años 50, el fotostato era el único método relativamente permanente de hacer una copia de un material gráfico, exceptuando la fotografía pura. Ese método tiene muchos de los elementos de esta y, del mismo modo, su principal inconveniente es la continuación de la acción química después de la terminación de la copia si el material no ha sido convenientemente lavado.

3.1.2 Fotocromía. Este era, y sigue siendo, un proceso alternativo pero las copias, una vez producidas, sufren una considerable degradación si están sometidas a la luz ultravioleta.

3.1.3 Otros procesos antiguos. Otros sistemas semifotográficos de transferencia química o de procesamiento por la acción del calor han disfrutado de cortos periodos de uso, pero ninguno tenía la suficiente calidad o fiabilidad para ser plenamente aceptable.

3.1.4 Copiadoras electrostáticas. Todos los miembros de la familia actual de copiadoras de oficinas, desde el sistema Xerox original hasta las más recientes copiadoras-duplicadoras sumamente perfeccionadas, se basan en el principio de que una superficie fotpconductora se vuelve fotosensible cuando se le aplica una carga electromagnética. Si una superficie sensibilizada se somete a una imagen luminosa proyectada, las partes del fondo que reflejan la máxima luz disipan la carga dejando una imagen latente en las otras partes. Esta imagen se trata luego en cascada con un virador que se adhiere a ella pero no a las partes del fondo. La imagen física resultante se transfiere al papel y se fusiona con éste. En la mayor parte de las copiadoras electrostáticas, el original que va a ser copiado se invierte en contacto con una platina transparente. Esta platina puede estar fija mientras que la fuente luminosa y el papel se mueven con relación a ella, o la platina puede moverse y la fuente luminosa y el papel ser estáticos. Además, la platina puede ser plana o curva. En algunos sistemas modernos, la copia se hace desde arriba sin contacto con el original, pero tales sistemas son mucho más costosos.

3.1.4.1 Copia directa. En la copia electrostática directa, la superficie del papel está recubierta con óxido de cinc o un material similar, que recibe la carga. Si bien este método

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es mas económico en lo que se refiere a la maquina, el papel es mucho más costoso y constituye un gasto continuo. En general, las copias producidas por el sistema directo no son plenamente aceptables para el usuario, por lo que dichos sistemas sólo se usan corrientemente para la impresión de micro-película sobre papel.

3.1.4.2 Copia indirecta. El método electrostático indirecto, que produce una copia sobre papel ordinario, se aplica por lo común con una máquina provista de un tambor metálico recubierto con selenio o un revestimiento similar como intermediario de transferencia. El empleo de un tambor permite alcanzar velocidades próximas al límite inferior de una prensa litográfica offset. A su vez, esto ha hecho posible toda una nueva generación de copiadoras-duplicadoras, que pueden llevar conectadas en línea estaciones muy complejas de terminación para clasificar, agrapar, plegar, etc.

3.1.4.3 Copia en color. También se dispone ahora de copiadoras en color basadas en el método electrostático, pero los pigmentos dan una reproducción bastante rudimentaria que dista de ser fiel a los colores originales.

3.1.5 Copia digital. Todo el campo de las copiadoras-duplicadoras se está actualizando hoy día mediante el uso de información digital en los llamados sistemas fax. Las técnicas de reducir los datos gráficos a forma digital con objeto de transmitir esa información de un sitio a otro y reconstruir el formato gráfico mediante la escritura laser están revolucionando todo el campo de la copia y de la duplicación en tirada pequeña y media. Estas técnicas de copia fax se han desarrollado paralelamente al crecimiento de las procesadoras de palabras, ampliando la función de éstas y convirtiéndolas en un verdadero medio de impresión de tirada corta al utilizar el disco producido por la procesadora de palabras en una impresora laser compatible para producir copias múltiples. Los modeles corrientes producen 20-50 copias por minuto.

3.1.6 Impresión a partir de película. En relación con el desarrollo de la copia directa, las maquinas para imprimir en papel a partir de micropelícula están todavía en el estado intermedio de desarrollo indicado en el párrafo 3.1.4 anterior. El Xerox 9700 es actualmente el único sistema avanzado para transferir película a papel por intermedio de datos digitales.

3.1.6.1 Impresoras electrostáticas. La mayoría de las impresoras sobre papel utilizan el método electrostático directo o indirecto, proyectando la imagen de la micropelícula para hacer la impresión sobre la superficie del papel. En su mayor parte utilizan el sistema de papel revestido para las copias. Xerox desarrolló muy pronto él sistema Copyflo, que permite reproducir toda una bobina de imágenes de micropelícula en sucesión sobre un carrete de papel, pero la mayoría de las grandes impresoras a partir de película se desarrollaron primordialmente para reproducir a partir de tarjetas de ventana. Las impresoras menores que trabajan en tamaño A3 o A4 dominan el mercado. Estas máquinas utilizan papel revestido y producen copias a partir de película en rollo de 16 mm o de ficha. Se observa hoy día una tendencia general hacia las máquinas de papel ordinario, pero actualmente sólo hay dos fabricantes importantes fuertemente implantados en este campo.

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3.1.6.2 Impresoras de plata seca. La Compañía 3M produce todavía impresoras para película de plata seca, principalmente para la reproducción de documentos médicos, en particular radiológicos y de usos afines, en los que una gama tonal ligeramente mas amplia constituye una ventaja. El inconveniente de este sistema ha sido la incertidumbre sobre la permanencia en archivo de las copias.

3.1.7 Litografía offset. Normalmente, este proceso no se utiliza para copias de archivo, aunque sus productos se encuentran con frecuencia entre los documentos seleccionados para su preservación en archivo. Sin embargo, es una de las diversas formas de duplicación disponibles para hacer grandes tiradas de información duplicada como la que puede producirse en la administración de un archivo, igual que en cualquier otra organización .

3.1.7.1 Primeros sistemas de duplicación. Las dos primeras formas de duplicación empleadas de un modo general en oficinas fueron la duplicación con alcohol y la duplicación con es-téncil. Ambos requieren un intermediario estarcido, por lo común producido mecanográticamente, que se aplica luego sobre un cilindro movido por una manivela para producir una imagen de tinta sobre papel. Ambos sistemas tienen graves inconvenientes. El sistema alcohólico produce una imagen de baja calidad, el papel suele ser ligero y deficiente y, lo que es peor, la imagen sufre un considerable debilitamiento. El principal inconveniente del sistema de esténcil es la necesidad de usar papel absorbente para obtener buenos resultados. Esto puede causar problemas considerables cuando después hay que escribir con tinta sobre el papel (por ejemplo, en el caso de un formulario). También hay una tendencia a que la tinta se difunda alrededor de las letras impresas cuando se utiliza demasiada tinta.

3.1.7.2 Principios de la litografía offset. La litografía offset se usa desde hace años y su precursora, la litografía directa, precede en mucho tiempo a la impresión tipográfica. Basada en el principio fundamental de que el agua y la grasa o el aceite se repelen mutuamente, ha sido sólo una etapa del desarrollo en la antigua China de la impresión por el procedimiento de formar una imagen grasa sobre piedra, cubrir con agua la superficie exterior a la imagen y ejercer presión sobre una hoja de papel puesta en contacto con la imagen así formada. En el sistema moderno se utiliza una plancha con las mismas propiedades básicas que la piedra original, si bien la imagen suele producirse hoy día fotográficamente o electrostáticamente. La plancha litográfica se fija a un cilindro que gira en contacto continuo con tinta grasa y agua. La plancha litográfica también está en contacto con una plancha de goma colocada sobre un cilindro del mismo tamaño que el de la plancha litográfica. La imagen así transferida desde la plancha a la goma se pone a su vez en contacto con una hoja de papel sobre la que se produce la transferencia final. Estas operaciones suelen realizarse a gran velocidad, lo que permite imprimir de 5.000 a 7.000 copias por hora en las pequeñas máquinas offset de oficinas modernas.

3.1.7.3 Perspectivas futuras. El futuro de esta forma de reproducción en oficinas radica en la producción de gran número de

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copias a gran velocidad. Sus competidoras, las copiadoras-duplicadoras que trabajan a la velocidad de 3.000 a 4.000 copias por hora, son todavía bastante costosas para grandes tiradas, pero mucho más económicas para producir unas 100 copias de cada original.

3.1.8 Fotografía. La fotografía tradicional tiene todavía un considerable papel en el campo de los archivos. No tiene rival en la producción de facsímiles para exposiciones o de ilustraciones para publicaciones, de copias negativas y copias de documentos fotográficos para la venta, de copias de obras de arte tridimensionales, así como en el caso de materiales de forma gráfica que han sufrido los rigores del tiempo y sólo pueden copiarse con ayuda de luz infrarroja o ultravioleta o se requieren sutilezas de color o de tono. Tanto la flexibilidad y variedad de las emulsiones empleadas en las películas como la diversidad de montaje que ofrecen las cámaras y la iluminación hacen que el empleo de la verdadero fotografía sea indispensable para muchos fines de archivo. Las exigencias que el difícil material de archivo que debe copiarse impone al fotógrafo impiden comparar la fotografía con la microfilmación desde el punto de vista económico.

3.1.8.1 Fotografía en color. Para reproducir fielmente el color son indispensables los métodos fotográficos tradicionales. La mayoría de las cámaras de micropelícula son inadecuadas para el trabajo en color porque es difícil controlar la temperatura de color de la iluminación a fin de obtener una reproducción fiel del material microfilmado. Ni las copias ni las diapositivas en color tienen la permanencia exigible en archivos y, por lo tanto, la fotografía en color debe considerarse por ahora como un medio de información más que de preservación.

3.1.8.2 Copiadoras en color directas. Las modernas copiadoras en color directas, basadas en su mayor parte en el proceso Cibachrome, consisten normalmente en una cámara procesadora adaptada que trabaja hasta el tamaño A3. Las copias producidas por este sistema son de buena calidad y duran más que las de cualquier otro método fotográfico competitivo. El sistema es relativamente costoso, aunque menos que la fotografía tradicional, principalmente porque la operación puede ser realizada por personal menos calificado y, por lo tanto, menos costoso.

3.2 Equipo

3.2.1 Copiadoras directas.

3.2.1.1 Gama. La gama de máquinas disponible hoy día es tal que resulta imposible examinarlas con algún detalle en el contexto del presente estudio. En el Apéndice F figura una lista de los principales proveedores. La gama de copiadoras disponible para un determinado archivo dependerá de cuáles sean los fabricantes que atienden las necesidades de copia de la oficina local. La regla general para los países en desarrollo debe ser elegir máquinas sencillas que requieran el mínimo de mantenimiento. En la copia de documentos de archivo son indispensables las platinas fijas de base plana o las copiadoras desde arriba para proteger el documento.

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3.2.1.2 Precios. Hasta ahora, la práctica general ha sido alquilar copiadoras, pues dada la velocidad de los adelantos técnicos esto resultaba más lógico y rentable que la compra. Actualmente el mercado parece estar entrando en un periodo más estable y la compra ya resulta rentable a base de una duración máxima previsible de 5 años. Los precios de compra varían desde 200 a 600 libras (en octubre de 1983) para las copiadoras personales muy pequeñas, y de 2.000 a 6.000 libras para las copiadoras medianas, a veces con un mecanismo de colación en el extremo superior de la gama, hasta 10.000 a 30.000 libras para las copiadoras duplicadoras más perfeccionadas.

3.2.1.3 Rendimiento. Los precios de las copiadoras están relacionados con el volumen mensual de copias que pueden producirse. Para las máquinas muy pequeñas, adecuadas únicamente para la copia con fines administrativos, un máximo de 1.000 copias al mes sería razonable; para las máquinas medianas, hasta 20.000 copias al mes; y para las copiadores-duplicadoras, de 30.000 a 300.000 copias al mes. Estas cifras son bastante arbitrarias y dependen del mantenimiento regular de las maquinas y de su empleo en trabajos normales. La frecuencia de las averías de todas las copiadoras ha sido siempre relativamente grande, lo que debe preverse al planificar un servicio de copia, especialmente si va a ofrecer copias en venta al publico.

3.2.2 Lectores-impresores. Los lectores-impresores de micropeliculas se pueden dividir en categorías comparables a las de las copiadoras de la gama pequeña y media. Probablemente los lectores-impresores plantearán más problemas de averías y mantenimiento, por lo que es esencial contar con un servicio de revisión adecuado. La mayoría de los lectores-impresores emplean todavía papeles revestidos, algunos de los cuales tienen una conservación en almacén limitada, especialmente en condiciones ambientales adversas (sobre todo cuando el calor y la humedad son excesivos).

3.2.3 Copiadoras de película de gran velocidad. Las copiadoras del tipo de las máquinas Xerox Copyflo (hoy día anticuadas) son muy costosas y la inversión de capital solo esta justificada cuando se previ una producción muy grande de copias y se dispone fácilmente de servicios de mantenimiento.

3.2.4 Equipo litográfico offset.

3.2.4.1 Impresoras de planchas offset. Son muy numerosas y variadas, desde los sistemas de planchas completamente negativas o de planchas presensibilizadas hasta las adaptaciones de copiadoras de mesa. Los complejos sistemas de alto precio solo pueden justificarse cuando se prevé una producción muy grande de copias. Para el trabajo normal será suficiente un simple sistema electrostático. Este debe incluir una cámara que permita variaciones de tamaño entre el original y las copias reproducidas en las planchas. Los sistemas más modernos de cámaras electrostáticas producen imágenes de buena calidad sobre láminas de papel con una tirada potencial superior a 1.000 impresiones.

3.2.4.2 Prensas litográficas offset. La gama de las prensas offset es tan variada como la de impresoras de planchas, desde las prensas A2 de doble impresión y las pequeñas prensas alimentadas con papel continuo hasta las prensas de mesa alimentadas por rodillo de fricción. El tipo de prensa más adecuado para impresión auxiliar en una unidad de archivo es una prensa A3

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o A4 alimentada por vacío y con algunas funciones automatizadas para aumentar la velocidad de impresión en las tiradas limitadas. Hay una gran variedad de máquinas y fabricantes y la elección óptima sera el producto del fabricante que cuente con los mejores servicios locales disponibles de mantenimiento y suministro. Las prensas offset tienden a desajustarse a intervalos frecuentes y es indispensable una cuidadosa formación de los operarios, especialmente en ajustes básicos, para el buen funcionamiento de las maquinas.

3.2.5 Equipo fotográfico. La elección de las cámaras vendrá determinada por el trabajo previsto y por la preferencia personal del fotógrafo, que debe intervenir en la elección. De-sde el punto de vista técnico hay muy poco que elegir entre la gama de modelos adecuados disponible en los diversos márgenes de precio. Las necesidades de equipo auxiliar, tal como trípodes especiales, paredes magnéticas para sostener los documentos, equipo de luz infrarroja y ultravioleta, cámaras montadas sobre carril y unidades de procesamiento automáticas, dependerán siempre del trabajo previsto. Solo las unidades muy grandes podrán necesitar algo mas que el equipo fotográfico básico y eso sólo si el volumen de trabajo especializado justifica el gasto suplementario.

4. APLICACIONES

4.1 Propósitos

Al decidir las prioridades que deben asignarse en un servicio reprografico de archivos a la instalación de cada uno de los procesos y de las técnicas que se han descrito en los Capítulos 2 y 3 precedentes, es necesario considerar primero los propósitos que deben cumplirse y ajustar luego los procesos y las técnicas a esos propósitos. Es decir, la naturaleza y el volumen del trabajo de copia determinarán el equipo que debe obtenerse, en vez de que la disponibilidad del equipo determine la naturaleza y el volumen del trabajo que puede realizarse. El objetivo que debe perseguirse al seleccionar el equipo es conjugar la adecuación al propósito con el precio que vale. En la práctica habrá probablemente varias necesidades paralelas y habrá que establecer algunos compromisos entre demandas contrapuestas si se quiere evitar una proliferación innecesaria del equipo. A continuación se examinan los diversos propósitos que un servicio reprografico de archivos puede estar llamado a satisfacer en el contexto de los tipos, las condiciones y la cantidad de documentos que van a copiarse y en relación con la adecuación de los diversos procesos disponibles.

4.2 Seguridad

La copia de documentos y el almacenamiento de las copias en un lugar separado se ha visto como una forma de seguro contra la pérdida del original a causa de un desastre natural o de otra índole. Sin embargo, si éste fuera el único propósito de la copia, no habría ahorros que compensaran el gasto y éste sólo estaría justificado en circunstancias excepcionales.

4.2.1 Documentos esenciales. Los gobiernos y las organizaciones comerciales pueden tener interés en duplicar "documentos vitales", es decir, los documentos administrativos y jurídicos que serían necesarios para restablecer el trabajo normal después de un desastre. La validez legal que poseerán tales duplicados variará de un país a otro e, incluso en los países donde las copias son aceptables con fines jurídicos, las condiciones en las que tienen que hacerse y certificarse pueden ser tan rigurosas que los costes resulten prohibitivos. El valor probatorio de las micro-formas en varios países ha sido objeto de un estudio del RAMP (véase Weill, 1982).

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4.2.2 Documentos de valor histórico. Consideraciones similares pueden aplicarse a los documentos básicos para la historia de un país. Al seleccionar documentos históricos para copiarlos por razones de seguridad hay que encontrar un equilibrio entre los que tienen un valor intrínseco o emocional y los que tienen un valor informativo grande y relativamente inexplotado.

4.2.3 Procesos. El proceso más adecuado para la copia de seguridad es la micropelícula, en rollo o en formato plano. Puesto que, casi por definición, los documentos que merecen ser copiados por razones de seguridad tendrán un valor permanente, la expectativa de vida de las copias debe aproximarse a la de los originales. En consecuencia, la micropelícula de haluro de plata, procesada y almacenada de acuerdo con las normas internacionales recomendadas, es el único medio aceptable. La filmación sobre película de 35 mm en rollo con una cámara planetaria es el procedimiento tradicional para hacer copias de documentos de archivo por razones de seguridad, pero los "documentos esenciales" que estén en formato normal pueden prestarse a la filmación sobre película de 16 mm en rollo con una cámara rotatoria o sobre microficha con una cámara de repetición escalonada. Puesto que no se pretende que se utilicen las copias a menos que se destruyan los originales, no es necesario en la etapa de copia producir mas de un solo negativo maestro. Algunos documentos de valor histórico pueden no prestarse a la reproducción en blanco y negro y, en tales casos, la fotografía en color puede ser el único proceso aceptable.

4.3 Conservación

La copia de documentos como procedimiento de conservación se practica hoy día en muchos archivos.

4.3.1 Documentos dañados o alterados. La copia de documentos dañados o alterados puede ser una alternativa rentable a la reparación, incluso cuando se compara con métodos de reparación modernos, tales como la laminación a maquina. Sin embargo, la copia con fines de conservación no contribuye en nada a detener la deterioración de los originales, si no que incluso puede acelerar el proceso. En el caso de documentos muy dañados puede ser necesario un trabajo de reparación, con el carácter al menos de primeros auxilios, antes de que pueda hacerse la copia. Cuando los documentos estén tan deteriorados que su reparación y la consulta de los originales no vaya a ser nunca posible, la microfilmación seguida de la destrucción de aquéllos puede ser el único modo de preservar su contenido.

4.3.2 Documentos de uso intensivo. Una forma más valiosa de copia con fines de conservación consiste en que los documentos que tienen o se espera que tengan un uso intensivo, especialmente si son de un valor histórico sobresaliente o están compuestos por materiales de mala calidad, se copian y solo se ponen a la disposición de los usuarios que quieran consultarlos en forma de copia, evitanto así la deterioración de los originales por el uso y el futuro trabajo de conservación.

4.3.3 Procesos. La micropelícula será normalmente el procedimiento más adecuado y rentable para la copia con fines de conservación, aunque la copia sobre papel, especialmente en forma de impresión a partir de película (por ejemplo por el sistema Copyflo) encuadernada en un volumen constituye una alternativa. Una desventaja de la micropelícula es que no reproduce todos los matices de color y sombra del original. Cuando se necesiten copias de una gran calidad, la fotografía puede ser la única opción, aunque incluso los procedimientos fotográficos pueden no captar plenamente todos los matices del original. Contrariamente, sin embargo, los procedimientos fotografieos utilizando iluminación especial (por ejemplo infrarroja o ultravioleta) pueden revelar una escritura empalidecida que los métodos ordinarios de conservación no pueden restaurar. Para decidir cuando está justificada la copia con fines de conservación y cual es el método de copia más rentable habrá que tener en

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cuenta la naturaleza de los documentos que van a copiarse, el tipo de utilización al que se destinan las copias y la intensidad previsible de esa utilización. Al comparar el coste de la copia con fines de conservación con los métodos tradicionales de conservación se tomarán en consideración todos los costes en ambos casos. Las consideraciones, pertinentes incluirán los siguientes puntos:

a) la micropelícula requiere lectores para ser consultada,

b) las copias sobre papel pueden consultarse sin equipo de recuperación,

c) la micropelícula o la copia a partir de película puede .colocarse en estanterías abiertas y consultarse en régimen de autoservicio, ahorrando asi gastos de personal para presentar los documentos originales,

d) el equipo reprográfico requiere una inversión considerablemente mayor que el equipo de conservación, y

e) la productividad de un operador de cámara de micropelícula puede ser hasta 10 veces mayor que la de un conservador, incluso cuando se utiliza una máquina de laminación.

Cuando la copia con fines de conservación se enfoca como alternativa viable a la conservación convencional, el negativo debe ser lo mas permanente posible, es decir, micropelícula de haluro de plata de 35 mm procesada y almacenada de acuerdo con las normas internacionales. Las copias de referencia no necesitan ser permanentes y pueden utilizarse copias vesiculares o diazo que no solo son mas rentables sino también más resistentes al deterioro por el uso.

4.4 Difusión

Tanto para el archivo como para sus usuarios puede tener considerables ventajas difundir profusamente copias de documentos de modo que puedan consultarse sin necesidad de visitar el propio archivo. Esta copia con fines de difusión puede adoptar varias formas.

4.4.1 Uso con fines de referencia en localidades dispersas. Cuando en un país hay varios ucleos de población importantes y las distancias entre ellos son grandes puede no ser posible para todos los usuarios potenciales de documentos trasladarse hasta el archivo donde éstos se conservan. En varios de esos países se ha puesto en práctica el mantenimiento de copias en micropelícula con fines de referencia en archivos o bibliotecas regionales, o el suministro de copias a quien las pida para consultarlas en dichos centros regionales (de un modo equivalente a un servicio de préstamo de libros entre bibliotecas). El establecimiento de tal servicio entraña una considerable inversion de capital y aunque se cobre un precio por consultar las copias es poco probable que se recuperen los costos a corto plazo o nunca. Sin embargo, puede estar justificado en un verdadero análisis de costes y beneficios, en el que el ahorro para los usuarios en gastos y en tiempo de viaje y para el archivo en deterioro por el uso de los originales compensa los gastos de capital y de funcionamiento.

4.4.2 Uso administrativo múltiple. Puede conseguirse una finalidad similar en la primera etapa de la vida de una serie de documentos distribuyendo múltiples copias a los funcionarios que trabajan en localidades dispersas ahorrando así gastos administrativos.

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4.4.3 Publicaciones en mlcropelicula. Diversos archivos han emprendido la publicación regular en micropelicula de toda una serie de documentos que se ofrecen en venta en paquetes cuya complejidad varía desde simples copias en mlcropelicula hasta copias en micropelícula acompañadas de un comentario editorial de introducción y de índices de contenido. Esas publicaciones son las sucesoras naturales de las publicaciones tradicionales de documentos en forma de anuario, transcripción o facsímil y pueden ofrecerse a un precio imposible de lograr con los métodos de publicación tradicionales. La iniciación de un programa de publicaciones en micropelícula exige una considerable inversión de tiempo, esfuerzo y capital sin ninguna garantía de recuperación total. Los riesgos pueden reducirse aplazando la filmación, o al menos la copia, hasta que se haya recibido un número mínimo de peticiones. Alternativamente, se puede concertar un acuerdo con un editor comercial que aporte el capital a riesgo y reciba los beneficios, aunque pagando al archivo unos derechos sobre las ventas. Tal acuerdo puede no ser aceptable para todos los archivos, pues lleva consigo cierta pérdida de control sobre la difusión de las copias. Incluso cuando tal acuerdo es aceptable, conviene que el control del proceso de microfilma-ción siga en manos del archivo, que debe conservar el negativo maestro y los derechos de autor cuando proceda, sin quedar imposibilitado de suministrar copias de tirada corta de la serie asx publicada a los clientes individuales.

4.4.4 Microfilmación por encargo. La mayor parte de los archivos producen micropelículas para satisfacer las demandas individuales de los clientes, lo que constituye un medio mas flexible y menos arriesgado de difusión que un programa regular de publicaciones en micropelícula. La microfilmación de este tipo debe restringirse a documentos completos y, cuando estos sean pequeños, a secuencias ininterrumpidas de documentos dentro de una serie, pues el trabajo de extractar reduce la productividad y es poco probable que las copias producidas tengan un uso ulterior, pues normalmente otros clientes no repetirán la misma selección de documentos o extractos. Una buena práctica para evitar el deterioro de los originales por el uso consiste en guardar el negativo maestro y entregar a los clientes únicamente el duplicado. Dependerá de los procedimientos locales de contabilidad que el coste de este negativo maestro se le cargue al primer consumidor o se considere como un gasto de capital a repartir con los futuros clientes.

4.4.5 Pequeños encargos. Cuando se necesiten extractos o pequeñas tiradas, la copia sobre papel puede ser un medio mas rentable. Sin embargo, la medida en que un archivo realizara copias sobre papel dependerá en parte de consideraciones técnicas (véase el párrafo 4.4.6 mas abajo) y en parte de las obligaciones legales. Cuando se suministran copias sobre papel, el archivo puede imponer restricciones para ahorrar tiempo de personal (por ejemplo, en identificar extractos para copiarlos). Sin embargo, hay circunstancias especiales en las que un cliente puede preferir copias sobre papel.

4.4.5.1 Fines jurídicos. El suministro de copias para su presentación ante los tribunales o con otros fines juridicos puede serle impuesta a un archivo por la legislación o la práctica nacional. La forma que pueden tomar las copias necesarias para esor fines y el método de verificación pueden variar de un país a otro.

4.4.5.2 Estudio e investigación privados. Los usuarios de archivos buscan cada vez con mas frecuencia copias de extractos o de tiradas cortas de documentos para sus estudios e investigaciones. Esto pueden hacerlo por correo o personalmente y, en este ultimo caso, pueden pasar cierto tiempo en el archivo identificando documentos o extractos de interés personal y después comprar copias para estudio e investigación en casa.

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4.4.5.3 Verificación no legal. Los usuarios de los archivos que han descubierto hechos que son de interés personal pueden desear llevarse copias como información para ellos mismos o, especialmente si son genealogistas, para sus familias.

4.4.5.4 Ilustraciones para publicaciones. Los autores de libros y artículos pueden desear tener facsímiles de documentos pertinentes para ilustrar sus obras.

4.4.5.5. Exposición. Pueden necesitarse facsímiles de documentos para exponerlos al público en circunstancias que no permiten la presentación de los originales.

4.4.6 Procesos

Para cada tipo de copia con fines de difusión puede ser mas conveniente un medio particular.

4.4.6.1 Micropelicula. La micropelícula es generalmente el medio mas adecuado, salvo para pequeños encargos, pero el tipo de micropelícula mas apropiado en un caso concreto dependerá de la finalidad perseguida. La película de 16 mm producida con una cámara rotatoria puede ser el medio más adecuado para uso administrativo múltiple, aunque este tipo de uso se esta satisfaciendo cada vez mas con micropelícula de salida de ordenador en formato de ficha. Con otros fines, no hay ninguna razón técnica para que no pueda usarse una película de 16 mm en rollo producida por una cámara planetaria, o incluso una ficha si el coeficiente de reducción es normal, pero las preferencias del usuario pueden todavía exigir la producción de una película de 35 mm en rollo con una cámara planetaria. Excepto cuando las copias se hacen para usos administrativos corrientes a partir de documentos que no tienen valor de archivo, el negativo maestro debe producirse sobre película de haluro de plata y procesarse y almacenarse de acuerdo con las normas internacionales recomendadas. Para toda labor de copia múltiple, el archivo debe producir y conservar una micropelícula maestra (excepto tal vez si esta se pone a la disposición de un editor comercial) a fin de hacer copias para su distribución o venta. La elección de producir esas micropelículas maestras intermedias sobre soporte de haluro de plata, diazo o vesicular es ante todo una cuestión de economía y, como su vida de trabajo suele ser limitada, pueden ser preferibles los procedimientos diazo o vesicular más económicos. Las mismas consideraciones de coste intervienen en la elección entre los tres procesos al hacer copias para su distribución o venta. En general se prefieren los procesos diazo o vesicular para distribución o referencia, asi como para publicaciones en micropelícula, pero pueden ofrecerse copias en haluro de plata (a un precio adecuado) a los clientes individuales que deseen tener película procesada de la calidad exigible en archivo. Sin embargo, la economía de la microfilmación exige que la variedad del equipo no prolifère hasta el punto de que una parte de él o su totalidad no se utilice a su capacidad óptima y pueda imponer una decisión arbitraria sobre la gama de tamaños y tipos de micro-película que pueden ofrecerse.

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4.4.6.2 Copias sobre papel. El uso de máquinas copiadoras de oficina a fin de producir duplicados de documentos o extractos de estos para los usuarios es una practica común, aunque no universal, en los archivos. Hay archivos que no permiten este trabajo debido al riesgo creciente de deterioración y desordenación que lleva consigo una manipulación poco cuidadosa. Cuando se acepta este riesgo, deben tomarse medidas para conseguir reducirlo al mínimo imponiendo restricciones tales como las siguientes:

a) la copia debe hacerse con una máquina de platina horizontal fija,

b) sólo debe hacer las copias el personal de archivo autorizado,

c) los documentos en estado frágil, los volúmenes con encuademaciones débiles, los volúmenes fuertemente encuadernados en los que la escritura desaparece en el surco y los documentos mayores de cierto tamaño no deben copiarse,

d) hay que poner especial cuidado en no desordenar los documentos sueltos al copiarlos, y

e) puede imponerse un limite al húmero de páginas que se copiarán de un mismo documento (tal vez en función del número minimo de documentos que hace mas rentable la microf ilinación).

Cuando el uso de una copiadora de oficina no sea conveniente, la alternativa es imprimir a partir de micropelícula, pero excepto si ya existe una micropelícula de reserva, esto aumenta el coste doblando el número de procesos y, especialmente en el trabajo con extractos, no produce necesariamente una micropelícula maestra que pueda volver a utilizarse. Cuando ya existe una micropelícula, el coste de producir la copia puede ser menor si el propio cliente sabe manejar el lector-impresor. Cuando hay que producir una gran cantidad de copias sobre papel a partir de volúmenes, etc., puede estar justificada una copiadora electrostática desde arriba en la que el documento no entra en contacto con la cámara, aunque el coste de capital de esa maquina es mucho mayor que el de la copiadora normal de oficina.

4.4.6.3 Fotografia. En el caso de documentos muy dañados, de documentos empalidecidos que requieren una iluminación especial y de facsímiles para publicación o exposición, la fotografía puede ser el único proceso adecuado, aunque es el mas caro.

4.4.7 Precios. Al fijar los precios que se cobrarán por las copias de documentos, con inclusion del descuento que se concederá a todos o a ciertos tipos de clientes, convendrá tener en cuenta las consideraciones expuestas más abajo en el párrafo 8.8.

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4. 5 Patrimonio cultural

En muchos países, especialmente los países en desarrollo con un pasado colonial, pueden no haber sobrevivido archivos locales en medida apreciable y para constituir el patrimonio cultural de un país puede ser necesario suplementarios con información preservada únicamente en los archivos de otro país, por lo común, el metropolitano. El mejor medio de reconstituir el patrimonio documental de un país es un programa de microfilmación. Este programa debe estar cuidadosamente planificado. El material que se vaya a filmar debe identificarse mediante una encuesta preliminar detallada, a base de la cual se determinarán las prioridades de filmación. Cuando los documentos referentes a un país pueden estar entremezclados por razones históricas con los de sus vecinos en los archivos de un antiguo país metropolitano, ofrece considerables ventajas un enfoque regional tanto en la encuesta preliminar como del propio programa de microfilmación. Esta es una manera de reducir los costes unitarios. La adquisición de micropelícula como parte del programa puede financiarse por medio de ayuda internacional o bilateral, intercambio o adquisición.

4.5.1 Normas de copia. La medida en que un archivo que emprenda un programa de microfilmación de documentos ajenos pueda determinar las normas de copia dependerá de cómo se ejecute el programa.

4.5.1.1 Copia en archivo. Cuando el archivo en el que se conservan los documentos tiene su propio servicio reprográfico que trabaja con arreglo a las normas internacionales y conserva sus propios negativos maestros, sólo será necesario obtener una copia de referencia, pues siempre podran comprarse copias sustitutivas si hacen falta. Por la misma razón, no es indispensable incurrir en el gasto de adquirir una copia de haluro de plata si pueden suministrarse copias diazo o vesiculares a menor coste. Cuando el archivo que realiza la copia no conserva negativos maestros, debe adquirirse una copia maestra de haluro de plata, que se almacenara de acuerdo con las normas internacionales y únicamente se utilizará para producir una copia maestra intermedia (si hacen falta copias múltiples) o un corto número de copias de referencia.

4.5.1.2 Copia por contrato. Cuando el archivo en el que se conservan los documentos no tiene su propio servicio reprográfico o si este no puede producir micropelícula con arreglo a las normas internacionales, puede emplearse un servicio reprográfico comercial por contrato. Este contrato debe estipular el cumplimiento de las normas internacionales de filmación, comprobación y procesamiento y el negativo maestro de haluro de plata obtenido quedará en propiedad del archivo contratante, que lo almacenará y utilizará de la forma recomendada en el párrafo 4.5.1.1 anterior.

4.6 Copia con fines administrativos

Se incluye aquí una gran variedad de actividades de copia, desde las copias únicas de cartas o memorandums individuales hasta las publicaciones no impresas o semiimpresas para uso interior, distribución gratuita o venta.

4.6.1 Copia de pequeño volumen. La producción de pequeñas cantidades de copias de documentos administrativos para uso interno en un archivo no es diferente de su producción en cualquier otra oficina. También es esencialmente el mismo tipo de trabajo que la producción de copias sobre papel de documentos por encargo de

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clientes (véase el párrafo 4.4.6.2 anterior) y no hay ninguna razón para que no se emplee el mismo equipo con ambos fines. Sin embargo, si el equipo de copia de documentos se dedica completamente a ese fin, puede utilizarse para la copia administrativa una copiadora más barata, que no necesita tener forzosamente una platina horizontal fija, pues los originales no son documentos únicos de archivo y con frecuencia consisten en una sola hoja. La calidad de las copias producidas debe ser compatible con su duración esperada.

4.6.2 Copia de mediano y gran volumen. Para trabajos de mayor volumen, tales como la duplicación de listas y otros medios de búsqueda, de folletos e incluso de pequeñas publicaciones será necesario un equipo que pueda producir más copias y a mayor velocidad a partir de una sola micropelícula maestra. El volumen de trabajo previsto y los requisitos de calidad determinarán si es más rentable una copiadora de oficina de gran volumen, quizás con un colacionador automático, o un sistema litográfico offset.

4.7 Compresión

Se sugiere con frecuencia, especialmente por los fabricantes de equipo, que la solución de los problemas de almacenamiento es la microfilmación sustitutiva, en la que los documentos originales se microfilman primero y se destruyen luego. Esto es totalmente aceptable para el material de archivo, excepto en el caso indicado en el párrafo 4.3.1 anterior. Sin embargo, cuando se ha realizado la filmación con otros fines deja de ser indispensable utilizar un almacén bien situado en el centro urbano para conservar los originales, que pueden tenerse entonces en un almacén mas económico en otro sitio.

4.7.1 Gestión de documentos. Sin embargo, es más probable que la micro-filmación sustitutiva se proponga, para la masa de documentos actuales y semi-actuales. Aun cuando los originales no vayan a ser considerados nunca para su preservación en archivo, cualquier propuesta de ese tipo debe ser cuidadosamente examinada y sus costes evaluados en detalle. En esta evaluación deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

a) el coste de la microfilmación no se limita a los gastos de equipo, materiales, personal y locales sino que incluye también todos los gastos de preparación y de recuperación ulterior;

b) si los documentos no son de tamaño, tono o color normales, el proceso de microfilmación será más lento y el costo unitario mayor;

c) si la micropelícula va a ser consultada frecuentemente será indispensable hacer un duplicado de referencia;

d) la vida de la micropelícula vendrá determinada por la parte de la información que permanezca más tiempo actual y puede ser necesario conservar la película mucho después de que la mayor parte de la información que contiene haya perdido actualidad;

e) cuando la información seguirá siendo actual durante mucho tiempo puede ser necesario que la filmación, el procesamiento y el almacenamiento se ajusten a las normas de archivo;

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f) si se encuentra que algunas partes de la información tienen valor de archivo habrá que conservar la micropelícula entera;

g) si la micropelícula fuera a ser utilizada con fines jurídicos, los trámites necesarios para probar su validez legal pueden ser muy costosos (véase el párrafo 4.2.1 anterior).

Cuando se calculan los verdaderos costes se encuentra casi invariablemente que la microfilmación indiscriminada de documentos no es un sustitutivo rentable de un programa bien concebido y dirigido de gestion de documentos en el que éstos se trasladan a un almacén de bajo coste en cuanto se vuelven semiactuales y se eliminan, sea por series periódicas o por documentos individuales, tan pronto como se vea que no tienen valor jurídico, financiero, administrativo o documental continuado. Sin embargo, esta generalización puede no ser valida si puede tenerse en cuenta la microfilmación de documentos actuales con otros fines, tales como el uso administrativo múltiple (véase el párrafo 4.4.2 anterior).

4.7.2 Procesos. Para ser completamente rentable es casi inevitable que la filmación sustitutiva se realice con una cámara rotatoria de 16 mm. Cuando los documentos no se presten a la filmación de este modo, es casi seguro que la filmación sustitutiva no será una propuesta económica. Para mantener la maxima producción posible, será necesario separar la filmación del procesamiento; la capacidad de procesamiento de la cámara determinará si es más económica la película de haluro de plata, más costosa, que la película diazo y vesicular, mas económica, pero que necesita más tiempo para procesarse. Deben obtenerse siempre copias de referencia en uno de estos dos últimos tipos de película.

5. CONSIDERACIONES TÉCNICAS

5.1 Equipo

La reprografía y la micrografía son grandes industrias que producen una gama de miles de máquinas. Para la mayor parte de las operaciones de archivo será suficiente una serie de modelos básicos; los modelos del extremo superior de la gama tienen poco nuevo que ofrecer en comparación con su coste suplementario.

5.1.1 Cámaras para micropelícula. Son probablemente una necesidad general. Para la mayor parte de los propósitos de filmación documental hará falta una cámara planetaria de 35 mm, a fin de filmar manuscritos antiguos, documentos encuadernados, mapas, documentos jurídicos, etc.. Para la moderna filmación de ficheros puede elegirse una cámara planetaria de 16 mm, o una cámara de repetición escalonada si la finalidad es producir fichas directamente a partir de material original.

5.1.1.1 Requisitos esenciales. La principal consideración técnica al comprar una cámara es su capacidad para abarcar la gama de filmación especificada y satisfacer las normas estipu^ ladas. El poder de resolución del objetivo debe ser superior a 100 líneas por milímetro en todo el margen de reducciones disponible. El equilibrio de iluminación sobre la mesa debe ser uniforme y, cuando vaya a utilizarse color, la temperatura del color debe ser correcta. Cuando pueda haber fluctuaciones de potencia, el sistema de iluminación debe tener, o se le podrá adaptar, un estabilizador de voltaje. También puede ser necesario, un rectificador de corriente para ajustar el voltaje del sistema al de la red local de suministro de electricidad.

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5.1.1.2 Opciones. Aparte de las especificaciones esenciales enunciadas en el párrafo anterior son deseables las siguientes opciones:

a) un sistema de luz buscadora que proyecta sobre la mesa .de copiar una imagen luminosa de la superficie abarcada por el objetivo en todo momento;

b) un portalibros dotado de movimiento lateral para filmar volúmenes gruesos;

c) una mesa iluminada desde abajo para copiar documentos que tengan el fondo traslúcido o transparente, y

d) un sistema para titular la ficha durante la secuencia de filmación si se utiliza una cámara de repetición escal nada.

5.1.2 Procesadoras. De las cuatro categorías de procesadoras disponibles, dos son adecuadas para el trabajo de archivo. La pequeña procesadora normal de mesa, conectada a la red de suministro de agua, con dispositivos de regulación de la temperatura y de filtración a la entrada, permitirá atender la mayor parte de las necesidades de una unidad normal de filmación documental. Las procesadoras de cubetas profundas, que son realmente versiones más grandes de las procesadoras normales de mesa, serán pocas veces necesarias si no es para los mayores usuarios. Las procesadoras de mesa suelen trabajar a la velocidad de unos 3 metros por minuto y las máquinas de cubetas profundas a cerca de 30 metros por minuto; la mayoría de las cámaras sólo producen unos 45 metros por día en trabajo ininterrumpido. Por consiguiente, es posible calcular la producción de película de cámara y de película duplicada y elegir una procesadora a esa medida. Las procesadoras independientes y la mayor parte de las cámaras procesadoras no satisfacen las normas de procesamiento para el material de archivo. Carecen de renovación constante de agua para la etapa de lavado durante el procesamiento y es difícil que consigan la concentración deseable de hipo residual en la película procesada.

5.1.3 Duplicadoras. Las duplicadoras de película son semejantes a las procesadoras en el sentido de que las máquinas de gran capacidad apenas tienen aplicación si no es en los mayores archivos. El inconveniente de las maquinas mas pequeñas es que la mayoría de ellas no tienen el control variable de la densidad existente en las maquinas mayores y mas complicadas y, en consecuencia, no es posible compensar la fluctuación de la exposición en el original cuando se hace un duplicado. Aparte de las máquinas muy sencillas para duplicar fichas, todas las duplicadoras diazo son de gran capacidad y es poco probable que la mayor parte de las oficinas tengan una producción suficientemente grande para justificar su coste. Cuando se necesitan duplicados diazo y existe una agencia local de servicio puede ser más rentable recurrir a ella que comprar una duplicadora.

5.1.4 Lectores. También aquí tiene ventajas elegir una tecnología básica. Los lectores que van a ser utilizados para comprobación o para investigación suelen durar más y averiarse menos si son manuales que movidos a motor.

5.1.5 Lectores-impresores. Las mismas consideraciones se aplican a los lectores-impresores que a los lectores simples. La complicación adicional es que la elección de los efectos de consumo para la impresión (papel, virador, etc.) debe centrarse en los que duren mas y den mejores resultados en las condiciones climáticas predominantes.

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5.1.6 Consideraciones generales. La consulta de la siguiente lista de comprobación ayudara a la elección de equipo al establecer o ampliar un servicio o al sustituit el equipo existente:

a) ¿Abarca el equipo elegido toda la gama de aplicaciones especificada y produce resultados de la calidad deseada?

b) ;Es suficientemente robusto para soportar todas las condiciones locales?

c) ¿Pueden ser entregados la máquina o el sistema cuando sean necesarios?

d) ¿Qué disposiciones pueden tomarse para el mantenimiento durante y después del periodo de garantía?

Al pedir el equipo es esencial especificar exactamente el equipo que se necesita (con la marca y el numero del modelo, etc.), asi como la cantidad de materiales necesaria para empezar. Cuando se reciba un elemento de equipo se comprobará que satisface las especificaciones en todos los respectos. La instalación del equipo debe hacerse eficientemente. Antes de la aceptación y el pago final, el equipo debe estar funcionando a pleno rendimiento.

5.2 Mantenimiento

Este es un aspecto muy importante en todas las actividades a base de máquinas. Igual que los seres humanos necesitan comida, agua y reposo, las maquinas necesitan aceite, grasa, limpieza y un grado similar de cuidados. Es esencial trazar el programa de mantenimiento de todo elemento del equipo antes de comprar la máquina.

5.2.1 Servicios locales. En muchos países, los proveedores y los fabricantes no tienen una organización local y, en consecuencia, es de primordial importancia que los operarios reciban una extensa formación en todos los aspectos del mantenimiento. A ser posible, los proveedores deben impartir la formación requerida y estar en condiciones de ofrecer apoyo al operario si éste no puede hacer todas las reparaciones y demás trabajos necesarios.

5.2.2 Piezas de recambio. Debe haber un suministro abundante de piezas de recambio disponible localmente. Cuando no hay proveedor o agente local, el archivo debe mantener sus propias existencias. Es de esperar que los proveedores informen a los usuarios cuando un modelo este a punto de ser sustituido o modernizado y los agentes locales deberían tener existencias de piezas de recambio para la duración prevista de un modelo. El archivo debe tener siempre repuestos suficientes de piezas tales como lámparas para cámaras o lectores, que son. esenciales para el funcionamiento continuo de un sistema y que pueden ser fácilmente colocadas por el propio personal del archivo.

5.3 Materiales

Las mismas exigencias que al equipo se aplican a los materiales. En los países situados a cierta distancia de las principales zonas de suministro es probable que la variedad de bienes disponibles sea limitada y es esencial elegir materiales de reconocida calidad y con buenas perspectivas de mantenimiento continuo de suministros suficientes.

5.3.1 Almacenamiento. Una consideración que influye en el margen de opción disponible y en el volumen de existencias que puede mantenerse son los servicios locales de almacenamiento. La mayoría de los materiales fotográficos

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se deterioran si están sometidos a un calor o una humedad excesivos y las organizaciones que deseen entrar en este campo, sea como usuarios o como proveedores, deben contar con un almacén en condiciones ambientales controladas. Cuando se confía en un proveedor local, es esencial cerciorarse de que mantiene sus existencias en esas condiciones de almacenamiento. En el párrafo 6.7.2 siguiente se examinan los requisitos de almacenamiento para el propio archivo.

5.3.2 Volumen de existencias. El volumen de existencias que debe mantenerse dependerá de la disponibilidad local de suministros, pero en la medida de lo posible debe estar relacionado con el consumo previsto. Por ejemplo, una cámara planetaria para micropelícula de 35 mm que trabaje con material medio de archivos consumirá una película por día de trabajo; a razón de 250 días de trabajo al año harán falta 250 películas anuales. Las cantidades y el momento de hacer los pedidos a base de tales previsiones dependerán de las fechas de entrega, la tarifa de precios al por mayor y el volumen disponible de almacenamiento en condiciones adecuadas. Los pedidos deben ser de la menor cantidad posible y hacerse a intervalos más cortos compatibles con el mantenimiento de los suministros y la rentabilidad. No debe inmovilizarse demasiado espacio ni capital en existencias pero, inversamente, no debe dejarse que las operaciones se detengan por falta de materiales.

5.4 Consideraciones generales sobre suministros

5.4.1 Duración previsible. La mayor parte de los elementos del equipo esencial tienen un periodo de amortización bien conocido que permite presupuestar su sustitución. Por ejemplo, una cámara planetaria para micropelícula debe durar por lo menos 10 años en uso normal, aunque muchas cámaras Kodak antiguas están bien entradas en su tercera década. Sin embargo, para que la expectativa de vida se realice, es necesario mantener sumunistros de piezas de recambio y efectos de consumo. Si existe alguna duda debe pedirse a los proveedores que den una garantía por escrito en el momento de la compra para proteger al usuario contra la falta de suministro de un elemento del equipo antes de que haya transcurrido el periodo de amortización. Esto es particularmente importante en la presente situación, en que el rápido desarrollo de la tecnología hace que ésta se quede pronto anticuada.

5.4.2 Apoyo local. Cuando no se cuente con apoyo local del fabricante o el proveedor solo sera probablemente practica la utilización de la gama básica de equipo. Sin embargo, cuando el equipo de mediana o alta tecnología parezca estar justificado por la demanda percibida, esto puede ofrecer un incentivo para el establecimiento de una agencia local; en efecto, la adquisición de ese equipo dependerá prácticamente del establecimiento de dicha agencia.

5.4.3 Elección de proveedor. Hay tres opciones principales al elegir un proveedor:

5.4.3.1 Un solo fabricante. Esto tiene la ventaja de la compatibilidad del equipo y la probabilidad de un apoyo continuo en forma de mantenimiento, piezas de recambio, materiales e incluso formación. Tales consideraciones pueden compensar posibles desventajas, por ejemplo, que ciertos elementos del equipo puedan ser menos satisfactorios o más caros y que la tarifa de mantenimiento sea más elevada.

5.4.3.2 Varios fabricantes. La adquisición de equipo a varios fabricantes tiene la ventaja de que el usuario puede "ir de tiendas" en busca de la "mejor compra" y conseguir el gasto de capital mínimo. Sin embargo, puede haber problemas de instalación, mantenimiento y formación, el equipo puede no ser plenamente compatible y conseguir la continuidad del suministro de materiales puede ser difícil.

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5.4.3.3 Un solo agente. Las ventajas de las dos opciones anteriores pueden combinarse pidiendo un lote del equipo mas rentable y conveniente por intermedio de un agente, que luego se encarga de la continuidad del apoyo. Este agente puede estar establecido localmente. Cuando no lo esté, es esencial cerciorarse de que prestará oportunamente apoyo local. En algunas circunstancias, un fabricante puede estar dispuesto a desempeñar el papel más amplio de agente y a reunir un lote en el que las lagunas de su gama de equipo se llenan con equipo de otros fabricantes.

5.4.4. Nombres comerciales. No hay ninguna garantía de que un producto haya sido elaborado por el fabricante cuyo nombre comercial lleva. Esto puede ser debido a que un fabricante de un país considere que tiene mas probabilidades de vender su equipo en otro país a través de una compañía establecida localmente. A la inversa, no es raro que un fabricante procure llenar una laguna en su propia gama vendiendo bajo licencia el producto de otro fabricante en sus propias dependencias y bajo su propio nombre comercial, posiblemente también con algunos pequeños perfeccionamientos adicionales. Por consiguiente, tal vez sea posible "ir de tiendas" a fin de buscar el mejor precio para el mismo equipo con diferentes disfraces.

5.4.5 Agentes regionales de compañías multinacionales. Por sus propias razones internas, algunas compañías multinacionales conceden agencias nacionales para la venta de sus productos a sucursales o a concesionarios en otros países. Tales concesiones pueden incluir un monopolio de suministro a ciertas otras regiones económicamente vinculadas al país en el que radica la agencia. De aquí que pueda ser necesario para un archivo de Africa tratar, por ejemplo, con una compañía radicada en los Estados Unidos a través de su filial en el Reino Unido, con otra por intermedio de un agente local y con una tercera directamente. El posible efecto de esto sobre los precios debido a las fluctuaciones de las monedas se examina más adelante en el párrafo 8.2.1.1 b).

5.5 Normas

Si bien es siempre deseable intentar igualar o superar las normas nacionales o internacionales resumidas en el Apéndice A, debe haber siempre sitio para ejercitar un pequeño pragmatismo cuidadoso. La microfilinación de archivo debe cumplir ciertas normas para tener algún valor, pero gran parte de la impresión para uso interno, etc., tiene una vida muy limitada y la legibilidad de la información contenida en ella será más importante que la calidad del papel o el tipo de diseño.

5.5.1 Condiciones locales. Las condiciones locales pueden hacer difícil, si no imposible, alcanzar ciertas normas y en tales casos puede ser más realista adoptar otros sistemas más adecuados para la situación particular. Por ejemplo, cuando no puede controlarse la humedad, casi todas las micropelículas a base de plata mostrarán una tendencia pronunciada a deteriorarse al cabo de unos años. En cambio, es mucho menos probable que una película diazo se deteriore, si bien es más vulnerable a la luz ultravioleta. En estas circunstancias puede ser preferible optar por una película diazo, debido a que es mucho más fácil controlar la exposición a la luz ultravioleta que una humedad intrínseca excesiva. Cuando haya problemas locales de este tipo deberán identificarse y encontrarse soluciones o alternativas antes de invertir grandes sumas de capital en lo que podrían ser sistemas impracticables.

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PARTE II. PLANIFICACIÓN, EQUIPAMIENTO Y DOTACIÓN DE PERSONAL

6. LOCALES Y SERVICIOS

6.1. Construcción

No puede especificarse un tipo único de edificio ideal para un servicio reprográfico de archivo. Sin embargo, tanto si el alojamiento disponible es una nueva construcción como si es una adaptación de locales existentes, hay que tener en cuenta varios factores para determinar su adecuación.

6.1.1 Capacidad de carga del piso. Debe ser suficiente para sostener el peso del equipo que se piensa instalar. Los pesos del equipo se encontraran en las especificaciones del fabricante, pero como orientación general deben contarse 130 kg para una cámara planetaria de micropelícula de 35 mm, 300 kg para una gran copiadora electrostática, 100-150 kg para una copiadora pequeña o mediana y 50 kg para cada uno de los elementos menores de equipo.

6.1.2 Luz. Las distintas áreas de trabajo tienen diferentes necesidades:

6.1.2.1 Cuarto oscuro. Debe excluirse por completo la luz natural a instalarse como norma "luces de seguridad". Son deseables puertas y ventanillas que intercepten la luz para el acceso de personas y el paso de películas respectivamente.

6.1.2.2 Cuarto de cámaras. Debe evitarse la luz solar directa; la luz natural ambiente debe reducirse mediante pantallas en las ventanas o alrededor de las cámaras, pero no es necesario excluirla completamente. No hace falta, y es deprimente para la moral del personal, que el trabajo se realice en un espacio enteramente confinado.

6.1.2.3 Otras operaciones. Debe evitarse la luz solar directa pero es aceptable la luz natural ambiente, aunque pueden hacer falta pantallas para ciertos equipos.

6.1.2.4 Orientación. De lo anterior se deduce que, a ser posible, conviene situar los servicios reprograficos en la fachada norte del edificio (la sur en el hemisferio austral).

6.1.3 Altura. Debe haber una altura adecuada entre el equipo y el techo. Esa altura vendra normalmente determinada por la longitud de la columna de una cámara planetaria para micropelícula (es decir, 1.800 mm).

6.1.4 Ambiente. Debe crearse un ambiente de trabajo uniforme y en los países tropicales esto requiere la instalación de aire acondicionado. Al determinar las especificaciones para el aire acondicionado no sólo hay que tener en cuenta el volumen del local y el numero de personas que en el trabajan, sino también el calor producido por el equipo. Esa cifra puede encontrarse en las especificaciones del fabricante. Como orientación general para la planificación puede utilizarse una • cifra de 7 a 10 kilovatios, 2 de los cuales se producirán en el cuarto oscuro. Exceptuando el cuarto oscuro, una construcción y una distribución abiertas permitirán la máxima circulación de aire. Generalmente son preferibles las unidades independientes montadas en la pared a un sistema central de aire acondicionado por razones de coste inicial y facilidad de mantenimiento. Las especificaciones ambientales deben aproximarse a las del archivo de un modo general para evitar el efecto de las variaciones sobre los documentos que se están reproduciendo.

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En el párrafo 6.7 infra se examinan las necesidades especiales de las áreas de almacenamiento.

6.2 Tamaño

No es posible señalar un tamaño ideal para el alojamiento de un servicio reprográfico. El tamaño del alojamiento necesario dependerá tanto de la variedad del equipo y de los procesos como de la escala de las operaciones.

6.2.1 Normas mínimas. Sin embargo, es posible indicar algunas normas mínimas para el espacio destinado a albergar los diversos componentes:

cámara para micropelicula de 35 mm

- gran copiadora sobre papel

- otros elementos de equipo

- cuarto oscuro

- área de manipulación de documentos

- cámara blindada para documentos

- almacén de materiales

- cinemateca de micropeliculas

- oficinas

10 m por cámara normal (más si es una cámara de puente para filmar mapas en secciones o una cámara reamplificadora)

2 2 ' 10 m a 15 m por maquina

5 m cada uno

Espacio suficiente para los elementos de equipo más 5 m como mínimo

10 m como mínimo

10 m como mínimo

10 m como mínimo

2 20 m como mínimo

2 20 m como mínimo

6.2.2 Espacio para circulación. Después de sumadas las necesidades de espacio para todos los componentes individuales se añadirá un 25 por ciento para espacio de circulación. En el caso de una unidad independiente también habrá que prever espacio para lavabos, cuarto de primeros auxilios y sala de reposo.

6.3 Construcción modular

6.3.1 Desarrollo por etapas. Cuando se pretende crear un servicio reprográfico a lo largo de un periodo de tiempo, puede ser rentable proporcionar en cada etapa del desarrollo únicamente el alojamiento necesario para esa etapa. Este objetivo puede conseguirse mediante la planificación modular, que consiste en trazar un plan esquemático del servicio completamente desarrollado y, dentro de ese plan, proporcionar en cada etapa del desarrollo el espacio que haga falta para satisfacer las necesidades inmediatas y que al mismo tiempo forme parte del plan general. Por ejemplo, en la primera etapa será necesario alojar todos los componentes iniciales del servicio; en la segunda etapa, el alojamiento existente puede utilizarse completamente como cuarto de cámaras y área de procesamiento y duplicación, mientras que los nuevos locales se utilizan entonces para alojar otras operaciones; en la tercera etapa, la adición efectuada en la segunda etapa puede utilizarse para ampliar las operaciones con micropelículas, mientas que los nuevos locales se destinan a área de copia sobre papel. Existen otras muchas variaciones posibles (véase el Apéndice D).

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6.3.2 Cuarto oscuro. El cuarto oscuro es una excepción al planeamiento modular, pues por sus necesidades especiales es mejor construirlo como unidad independiente desde un principio.

6.4 Distribución

No hay una distribución ideal para un laboratorio reprográfico. La forma de colocar el equipo dependerá de la variedad de los procesos y del tipo y escala de las operaciones. En el Apéndice D figuran algunos modelos de distribución a titulo de orientación. Al adaptar esos modelos a situaciones específicas deben observarse varios principios generales.

6.4.1 Flujo de trabajo. La distribución debe estar relacionada con el orden en que el trabajo inherente a cada proceso avanza de un elemento a otro del equipo. En el Apéndice C se presenta un modelo de diagrama de flujo de trabajo. Al relacionar ese diagrama de flujo con una distribución, el objetivo debe ser:

a) hacer que las líneas de flujo sean lo más cortas posible,

b) mantener las líneas de flujo en un plano horizontal,

c) evitar que se crucen las líneas de flujo,

d) integrar los flujos de trabajo de procesos separados de tal modo que los relacionados con un componente común sean paralelos y no se crucen con los otros, y

e) cuando las líneas de flujo de los distintos procesos no puedan tener todas la longitud optima, asignar prioridades en proporción a la escala de las operaciones proyectada.

6.4.2 Consideraciones ergonómicas. La colocación de los elementos del equipo debe ser tal que la comodidad y la conveniencia de los operadores sea máxima. La aplicación de los estudios sobre flujo de trabajo puede contribuir a ello en cierta medida, reduciendo el movimiento lateral. Otras consideraciones pertinentes son:

a) taburetes y sillas giratorias, con respaldo y de buena calidad para trabajar con cámaras y otras operaciones que puedan realizarse en posición sentada;

b) colocación de los interruptores, grifos, etc. de modo que puedan alcanzarse fácilmente desde las posiciones de trabajo;

c) colocación de los lectores de micropelícula, los bancos de rebobinado, etc. de modo que no se proyecte luz directa sobre las pantallas y produzca excesiva fatiga visual;

d) colocación del equipo que no tenga su propio soporte sobre bancos o mesas cuya altura sea conveniente para el modo de trabajo (de pie o sentado).

6.5 Relaciones con otras unidades del archivo

En general, es más eficiente que un servicio reprográfico esté situado en el mismo edificio o complejo de edificios que el archivo principal. Su colocación dentro del archivo puede variar según que su alojamiento sea una parte de un edificio planeado para un nuevo archivo que incorpora todos los servicios componentes, un cambio de alojamiento dentro de un edificio existente o un edificio

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adicional dentro de un complejo de archivo existente. Sin embargo, en cualquier caso, su colocación debe planearse, en la medida de lo posible, teniendo en cuenta las relaciones entre el servicio reprográfico y otros servicios del archivo.

6.5.1 Ubicación. La ubicación óptima de un servicio reprográfico puede determinarse por los mismos principios de flujo de trabajo aplicados para determinar la distribución dentro de los locales del servicio. Los otros servicios con los que suele haber una relación más estrecha son los siguientes:

a) Depósito: para la producción y sustitución de los documentos pedidos para copia;

b) Salas de lectura: para los pedidos de copias formulados por los usuarios y para la entrega de copias de documentos para consulta;

c) Servicio de correos: para las peticiones de copia recibidas por correo y el envío de pedidos cumplimentados;

d) Departamento de conservación: para la preparación de documentos dañados o frágiles destinados a la copia y para consultas sobre microfilmación con fines de conservación;

e) Departamento de publicaciones: para publicaciones en micropelicula;

f) Compartimiento de carga: para la recepción de equipo y materiales.

Pueden consultarse los gráficos y cuadros contenidos en Bell y Faye (véase Apéndice H).

6.6 Servicios

Los principales servicios necesarios en un laboratorio reprográfico son la electricidad y el agua. Es deseable un suministro regular garantizado y cuando el servicio publico local no pueda prestarlo habrá que tomar medidas especiales.

6.6.1 Electricidad.

6.6.1.1 Voltaje. Al encargar a los fabricantes o proveedores equipo que funcione con electricidad, es esencial especificar el voltaje local normal. El equipo destinado a los mercados europeo y americano se fabrica para funcionar con diferentes voltajes y cuando el equipo se fabrica para funcionar con uno sólo de ellos puede ser necesario adaptarlo especialmente para utilizarlo con el voltaje local.

6.6.1.2 Variación del voltaje. Cuando el servicio local de electricidad no pueda mantener un voltaje normal, puede ser conveniente instalar un generador que suplemente o sustituya al suministro local cuando sea necesario.

6.6.1.3 Tomas de corriente. Deben instalarse suficientes tomas de corriente para todo el equipo previsto, con varias tomas de repuesto para mayor flexibilidad. Deben tenerse en cuenta las tomas de corriente montadas en el suelo o en el techo a fin de evitar largos tendidos de cable, que constituyen una amenaza para la seguridad.

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6.6.2 Agua.

6.6.2.1 Presión. La presión del agua es un factor crítico en el procesamiento automático. Cuando el abastecedor local no pueda mantener la presión del agua en las tuberías será indispensable instalar un depósito de abastecimiento indirecto situado a una altura que produzca la presión deseada. Para la regulación precisa de la presión se instalaran válvulas de control en el area de procesamiento (es poco probable que pueda lavarse una película para archivo con menos de unos 2 kg de presión hidráulica).

6.6.2.2 Temperatura. La temperatura es otro factor crítico en el procesamiento automático, por lo que debe instalarse un calentador/refrigerador entre la entrada de agua y el equipo de procesamiento.

6.6.2.3 Calidad. Cuando la calidad del abastecimiento de agua no pueda ser garantizada o no satisfaga las normas estipuladas, se instalarán filtros para eliminar las impurezas perjudiciales y mantener el grado necesario de blandura o dureza del agua.

6.6.3 Otros servicios.

6.6.3.1 Desagüe. Habrá que evacuar grandes cantidades de residuos químicos líquidos, lo que deberá hacerse de acuerdo con normas aceptadas de seguridad y de protección ambiental. Cuando los servicios públicos de alcantarillado no sean adecuados, habrá que tomar disposiciones separadas.

6.6.3.2 Amoníaco. El abastecimiento de amoníaco para el procesamiento diazo plantea problemas de salud y de seguridad. Los cilindros de abastecimiento deben mantenerse fuera del edificio y el amoniaco llevarse por tuberías hasta el equipo diazo. También habrá que tomar disposiciones para evacuar los vapores de amoníaco. Muchas máquinas modernas llevan pequeños depósitos de amoniaco que son muy faciles de cambiar y a veces de un uso más seguro que los grandes cilindros almacenados en el exterior a elevada temperatura.

6.7 Almacenamiento

6.7.1 Cámara de seguridad para documentos. La cámara de seguridad en la que se guardan los documentos mientras están en uso debe construirse con arreglo a las mismas normas que el depósito principal del archivo, por ejemplo:

2 a) capacidad de carga del piso: 2.000 kg/m ;

b) resistencia mínima al fuego: suelos y techos, 2 horas; puertas, cierre automático, ninguna deformación en una hora; ausencia de ventanas;

c) techos impermeables al agua;

d) sistema de detección y de alarma;

e) ambiente: temperatura 20°C-1,5°C; humedad relativa, 60% - 5%;

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f) cablería interior: cable forrado de cobre y aislado con sustancia mineral, provisto de juntas roscadas;

g) iluminación: tubos de luz fluorescente con difusores y filtros de luz ultravioleta; interruptores exteriores;

h) estanterías: materiales incombustibles con acabado inoxidable, atóxico y neutro; deben permitir la libre circulación del aire; estante más bajo a 1,5 cm por encima del suelo; estante más alto a la altura necesaria para que no quede menos de 1,5 cm entre los documentos y el techo;

i) cerradura de seguridad (pero que pueda abrirse desde dentro).

6.7.2 Almacén de materiales. El almacén de materiales debe ser lo suficientemente grande para contener por lo menos las existencias normales para dos años. Debe estar provisto de las estanterías y de los armarios con llave que sean necesarios. Además debe reunir las siguientes condiciones especiales:

a) ambiente: regulado para mantener una temperatura y una humedad relativa uniformes que impidan una deterioración excesiva de las existencias; cuando haya grandes cantidades de micropelícula virgen, las condiciones serán próximas a las de la cinemateca de micropelículas (véase el párrafo 6.7.3 siguiente);

b) refrigeración: debe instalarse un gran refrigerador para los materiales en color, todos los materiales fotográficos sensibilizados, las sustancias químicas y otros materiales que requieran un almacenamiento a baja temperatura;

c) manipulación de sustancias químicas: para este trabajo debe disponerse de un sumidero y una mesa que tengan la superficie resistentes a las acciones químicas;

d) ventilación: debe instalarse un extractor para expulsar los vapores químicos o una gran campana dé humos para manejar sustancias químicas;

e) precauciones contra incendios: se instalará un sistema de detección de incendios y de alarma; se dispondrá de extintores manuales contra los incendios de origen químico o eléctrico, así como de extintores ordinarios de agua.

6.7.3 Cinemateca y archivo de micropelículas. Para los negativos de cámara deberá haber un almacén especial. También puede ser conveniente usarlo para guardar copias maestras inversibles de trabajo, pero sólo cuando no son de haluro de plata y están procesadas con arreglo a las normas de archivo. Ese almacén no debe usarse para almacenar micropelículas diazo o vesiculares, ni micropelículas de haluro de plata de origen exterior que no estén procesadas con arreglo a las normas de archivo u otros documentos fotográficos. Así se impedirá la deterioración de los negativos maestros por contaminación química cruzada. Los requisitos especiales para el local de una cinemateca de micropelículas (basados en la norma ISO 2803) son:

a) ambiente: la temperatura debe regularse a 20°C y la humedad relativa mantenerse estahle por debajo del 40%; si el equipo de aire acondicionado no puede mantener una humedad relativa tan baja, se le debe suple-mentar con un deshumidificador, que debe ser eléctrico y no de gel de sílice;

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b) almacenamiento: las micropelículas deben colocarse en estanterías abiertas que permitan la libre circulación del aire; puesto que las bobinas y las cajas de película son de tamaño fijo, pueden utilizarse elementos normalizados para montar las estanterías adecuadas.

A medida que aumenten las existencias de negativos de cámara, se examinará la posibilidad de instalar un archivo especial para ellas en otro sitio, dejando la cinemateca de micropelículas para copias maestras de trabajo y otro material.

7. DOTACIÓN DE PERSONAL

7.1 Plantilla

Dependerá de la variedad de los procesos y la escala de las operaciones, pero por regla general habrá que contar con un mínimo de tres personas. El personal en exceso de este número puede calcularse a base del rendimiento de las personas dedicadas a las diversas operaciones. Dicho rendimiento variará según las circunstancias locales, la experiencia de los operarios y la naturaleza de los documentos que se copian, pero las siguientes normas de trabajo pueden servir como una guía aproximada con fines de planificación:

volúmenes: 650 dobles fotogramas (30 m) por día;

documentos sueltos: 1.800 fotogramas (45 m) por día.

alimentación manual: 7.000 fotogramas (90 m) por día

alimentación automática: 9.000 fotogramas (120 m) por día.

cubeta pequeña: 1.600 m por día;

cubeta profunda: 30.000 m por día.

máquina pequeña: 1.000 m por día;

máquina grande: 20.000 m por día.

1- generación: 420 m por día;

2- generación: 2.500 m por día.

volúmenes: 500 copias por día;

hojas sueltas: 800 copias por día.

fotogramas simples: 400 copias por día;

impresora automática de fotogramas secuenciales: 3.000 copias por día.

copiadora-duplicadora: 2.000-20.000 copias por día;

litografía offset: 10.000-30.000 copias por día.

Los tiempos anteriores incluyen un margen para la foliación de documentos; la preparación de tarjetas y la contabilidad.

microfilmacion con cámara planetaria de 35 mm

- microfilmacion con cámara rotatoria de 16 mm

procesamiento de micropelícula

duplicación de micropelícula (plata)

- comprobación de micropelícula

- copia simple (electrostática) de documentos

- impresión a partir de micro-película

copia múltiple (no documentos)

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7.2 Funciones y clasificación en grados

Por regla general es deseable que el personal realice una variedad de funciones, pero algunas de ellas, por ejemplo, el manejo de una cámara planetaria o la toma de fotografías en color, exigen más destreza y experiencia que otras y pueden ser reservadas para ciertos operarios superiores. A medida que se amplia la gama de procesos y aumenta la escala de las operaciones aparecen mas oportunidades para la especialización del personal y su clasificación en grados. En el Apéndice B figuran modelos de descripciones de puestos de trabajo en un servicio reprográfico más desarrollado.

7.2.1 Encargado de almacén. Incluso en un pequeño servicio reprográfico es conveniente que una sola persona sea responsable de todos los almacenes y lleve los correspondientes inventarios, que deben estar sometidos a auditoria. Inicial-mente, estos trabajos pueden ser una función del técnico superior, pero a medida que el servicio se desarrolla será necesario nombrar un encargado de almacén (posiblemente a jornada parcial), que trabajará bajo la supervisión del técnico superior.

7.2.2 Mecánico. También puede ser conveniente emplear un mecánico para mantener el equipo reprográfico. Cuando no se desempeñe a jornada completa, esta función puede combinarse con el manejo del equipo reprográfico o con el mantenimiento del equipo técnico de otros servicios del archivo (por ejemplo, conservación, aire acondicionado y deposito de documentos).

7.2.3 Directrices para la clasificación por grados. Cuando se introduce la clasificación por grados para los operarios, puede ser necesario ofrecer oportunidades de promoción tanto por los conocimientos técnicos y la experiencia como por la responsabilidad administrativa, pues ambas cosas no siempre van juntas y debe ser posible recompensar a los técnicos competentes sin darles necesariamente funciones administrativas.

7.3 Administración

En un servicio reprográfico de archivo pueden distinguirse tres niveles administrativos, que no coinciden necesariamente con los niveles de la clasificación por grados.

7.3.1 Dirección del servicio. Incumbe a este nivel el establecimiento de las prioridades generales y la coordinación del servicio reprográfico con otros servicios técnicos (por ejemplo, las decisiones que entrañan una elección entre la reparación de un documento y su microfilmación con fines de conservación) y dentro del archivo en general (por ejemplo, la selección de documentos para su publicación en micropelícula). Este nivel de la administración debe estar en manos de un archivero, que debe tener suficientes conocimientos de los procesos técnicos para discutirlos constructivamente con el personal técnico pero que no necesita ser un técnico él mismo. La responsabilidad financiera recaerá normalmente sobre este nivel. En general, el puesto no se desempeñará a jornada completa y podrá combinarse ventajosamente con la dirección de un nivel análogo de otras áreas técnicas (por ejemplo, conservación, depósito de documentos, etc.).

7.3.2 Superintendencia técnica. Un técnico superior debe llevar el control cotidiano de las operaciones y decidir las prioridades inmediatas a la vista de las directrices generales formuladas por el archivero director. Será responsable de:

a) la dirección del personal y la asignación de tareas;

b) el mantenimiento del equipo;

c) el control de los suministros; y

d) el control de la calidad.

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El superintendente técnico deberá tener un buen conocimiento de las nuevas máquinas y sistemas a fin de prestar asesoramiento técnico al director del servicio. Además, podrá asumir responsabilidades financieras delegadas dentro de límites definidos.

7.3.3 Supervisión técnica. Cuando un servicio reprográfico se haya vuelto tan grande y complejo que los diversos procesos transcurran de un modo prácticamente independiente, puede ser necesario nombrar supervisores intermedios que, bajo la superintendencia del técnico superior, se encarguen de dirigir cotidianamente al personal destinado en sus respectivos procesos.

7.4 Reclutamiento y promoción

7.4.1 Reclutamiento. En un país en desarrollo rara vez será posible re-clutar personal con experiencia en las operaciones reprográficas y, por lo tanto, será necesario reclutar a base de la capacidad de aprendizaje. Esto significa que debe adoptarse y aplicarse firmemente un sistema de contratación a prueba por un periodo máximo de seis meses.

7.4.1.1 Calificaciones. Es poco probable que los aspirantes a los nombramientos posean calificaciones oficiales en reprografía, aunque para el nombramiento del técnico superior puede ser una condición que haya seguido con éxito un curso reconocido de instrucción antes de confirmar el nombramiento. El nivel educativo mínimo para el personal reprográfico debe ser la enseñanza secundaria, de preferencia con una orientación técnica. Para el nombramiento del técnico superior es más importante esa orientación técnica y las calificaciones obtenidas deben ser buenas; cierta experiencia en ese campo sería una ventaja.

7.4.1.2 Cualidades. Las cualidades que deben poseer los candidatos al nombramiento son destreza manual y conocimientos mecánicos y eléctricos. En el caso del técnico superior son indispensables una competencia técnica reconocida, ingenio y capacidad de improvisación, así como una capacidad demostrada o potencial para dirigir al personal y administrar los recursos.

7.4.2 Promoción. Cuando los nombramientos se hagan por promoción interna, deberán basarse en una capacidad técnica o administrativa demostrada y no únicamente en la antigüedad.

7.4.3 Procedimientos de reclutamiento y promoción. El establecimiento de un consejo oficial para nombramientos y promociones, incluso a los niveles técnicos inferiores, puede estar exigido por los reglamentos para el reclutamiento y la promoción de funcionarios públicos, pero aunque no lo esté, es un procedimiento útil para garantizar un examen justo e imparcial de los candidatos. Los miembros del consejo deben incluir al director del servicio y al técnico superior, junto con un asesor técnico externo, cuando lo haya. Si se ha contratado un consultor técnico extranjero para poner en marcha o desarrollar el servicio reprográfico deberá ser cooptado para el consejo.

7.5 Formación

La formación técnica en reprografía ofrece especiales dificultades, pues sólo hay escasas oportunidades para la formación regular. Por consiguiente, en los países en desarrollo sera necesario idear un programa de formación que combine las oportunidades locales e internacionales disponibles.

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7.5.1 Formación interna

7.5.1.1 Formación en el lugar de trabajo. La formación adquirida realizando el trabajo es un componente esencial, pues la capacidad para manejar con eficiencia y eficacia el equipo disponible es el sello de un buen técnico. Esta formación en el lugar de trabajo requerirá un mínimo de seis meses y durante este periodo la productividad será inferior (aunque irá mejorando) a las normas indicadas en el párrafo 7.1 anterior. La medida en que la productividad bajara con respecto a las normas dependerá de la calidad y la experiencia de la supervisión y la formación que el técnico superior sea capaz de impartir. Por consiguiente, la productividad será especialmente baja en un servicio reprográfico nuevo en el que el propio técnico superior es inexperto. Tal vez sea posible suplementar la formación que éste puede impartir con las siguientes disposiciones de carácter interno.

7.5.1.2 Formación impartida por consultores técnicos. Cuando se ha contratado un consultor técnico para poner en marcha o desarrollar un servicio reprográfico de archivo, una de sus obligaciones estipuladas debe ser la formación de personal en el manejo del equipo que aquél está poniendo en marcha. Tal vez también sea posible invitar de vez en cuando a un consultor a que imparta un curso breve y concentrado de formación en el lugar de trabajo para personal reprográfico. Estos cursos de formación serán más rentables si pueden organizarse como parte de una serie regional, en la que los cursos tienen lugar en cierto número de países vecinos, compartiendo asi los gastos de viaje más ampliamente.

7.5.1.3 Formación proporcionada por los fabricantes. Cuando un fabricante o proveedor se ha encargado, como parte de un contrato de suministro, de proporcionar técnicos para instalar y poner en marcha el equipo, el contrato puede extenderse para incluir la formación básica de los que van a manejarlos. Si la instrucción se prolonga después de la demostración del equipo, el fabricante o el proveedor pueden cobrar una tarifa adicional diaria para cubrir los salarios y los gastos de manutención de los técnicos.

7.5.2 Formación externa. Puede ser especialmente difícil de organizar, tanto porque las oportunidades son muy limitadas como porque no hay con frecuencia becas y subsidios internacionales, bilaterales y nacionales disponibles para la formación técnica practica de este nivel. Cuando puedan encontrarse fondos, lo más probable es que sean para el director o el técnico superior de un servicio reprográfico y éstas son las personas que más se beneficiarían de la formación o la experiencia externa.

7.5.2.1 Cursos regulares. Hasta ahora no había prácticamente cursos regulares sobre reprografía de archivos, pero recientemente se ha hecho un esfuerzo bajo los auspicios de la Unesco con el fin de establecer facilidades para tales cursos sobre una base regional, habiéndose dado los primeros pasos en las regiones árabe (Roper, 1980) y latinoamericana (Crespo, 1981), Ciertas asociaciones profesionales e instituciones privadas (por ejemplo, el National Reprographic Centre for Documentation del Reino Unido) también están organizando cursillos de

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una o dos semanas de duración sobre temas específicos, aunque tales cursillos suelen estar destinados a los que trabajan en los límites de la tecnología actual y, por lo tanto, son útiles principalmente para el personal de los servicios reprográficos bien desarrollados que están proyectando una ampliación en esa dirección.

7.5.2.2 Adscripciones y visitas de instrucción. A veces puede organizarse la adscripción con fines de formación técnica a un servicio reprografico establecido en un país desarrollado. Sin embargo, es dudoso que ésto constituya necesariamente el gasto más beneficioso, pues es probable que el equipo de tal servicio sea más complejo y especializado y las operaciones de mayor escala y más fragmentadas de lo que sería el caso en un nuevo servicio de un país en desarrollo. Pueden obtenerse más beneficios de una serie de visitas internacionales más breves del archivero director o del técnico superior a varios servicios de diferentes países desarrollados, a fin de adquirir una visión más amplia del equipo y de las técnicas disponibles, así como de las practicas de organización y administración.

8. FACTORES DE COSTE

8.1 Elementos de coste

La estimación del coste de los servicios reprográficos, tanto con fines de planificación y administración como de recuperación de gastos, exigen que se consideren cuatro elementos principales: equipo, materiales, locales y personal. Cada uno de esos elementos se compone de varios factores de coste. Los factores que tienen que tomarse en consideración varían según los fines para los que se haga la estimación del coste y según las reglas y prácticas financieras y contables locales. Sin embargo, aunque no sea esencial para su presentación externa, puede ser un valioso ejercicio preparar estimaciones detalladas de costes para uso interno (por ejemplo, cuando se consideran procesos o equipos alternativos). Las estimaciones de costes pueden tener que hacerse de distintos modos para diferentes fines.

8.2 Equipo

Los costes de equipo pueden subdividirse en costes de capital y costes de mantenimiento, siendo tan importante estimar los últimos como los primeros. El equipo que permanece ocioso porque no hay fondos para su mantenimiento es un bien malgastado.

8.2.1 Costes de capital

8.2.1.1 Costes del equipo básico. Los precios corrientes de los distintos elementos del equipo pueden averiguarse por el fabricante o su agente. Sin embargo, hay que poner mucho cuidado para averiguar la base precisa de los precios marcados, en especial con respecto a:

a) Extras opcionales. .Se refieren los precios marcados al equipo básico únicamente, al equipo básico mas algunos accesorios extra o al equipo más todos los accesorios extra necesarios para alcanzar los fines con los que se va a comprar el equipo? En los dos primeros casos, debe averiguarse el coste de los extras necesarios.

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b) Moneda. Están marcados los precios en la moneda local, en la moneda del país del fabricante o en la moneda del país en el que radica la compañía matriz del fabricante o el proveedor? Por ejemplo, cuando un agente local marca sus precios en moneda local para el suministro de equipo fabricado en el Reino Unido por una filial de una compañía multinacional radicada en los Estados Unidos de America, la base de sus precios puede ser el dólar de los Estados Unidos convertidos a libras esterlinas y luego a la moneda local. Por consiguiente, cualquier variación en los tipos de cambio entre la moneda de los Estados Unidos y la del Reino Unido o entre la moneda del Reino Unido y la local puede afectar a los precios marcados.

c) Comisión del agente. Si un agente local actúa como intermediario, ¿incluye el precio marcado su comisión neta o bruta? ¿Qué servicios (por ejemplo, montaje e instalación, formación, etc.) están incluidos en su comisión?

8.2.1.2 Costes adicionales. El coste de capital del equipo incluirá cierto numero de elementos además del precio de venta del fabricante:

a) Gastos de flete y de entrega. Estos gastos pueden aumentar considerablemente los precios básicos, sobre todo en un país en desarrollo, cuya distancia a los países de fabricación en Europa, Norte América y Asia Oriental hacen que esos gastos sean especialmente grandes. Los gastos dependerán del tamaño y el peso del equipo más que de su valor, así como de la elección que se haya hecho entre las tarifas aéreas y de superficie. Aunque el flete aéreo es más caro, puede ser ventajoso pagar el coste suplementario para conseguir una entrega más rápida y reducir el riesgo de deterioración debida a condiciones ambientales adversas en tránsito. Los retrasos y los deterioros son más probables cuando el flete de superficie entraña el tránsito por un tercer país. Además de los gastos básicos de flete deben tenerse en cuenta los costes locales de entrega, la comisión de los transportistas, los seguros, etc.

b) Montaje e instalación. Estos trabajos pueden tener que hacerlos el fabricante o su agente como una condición de la garantía del equipo. Incluso aunque no los hagan, puede ser necesario incluirlos en el contrato de compra debido a que la institución adquirente no tiene personal calificado para hacer esas tareas. Cuando el agente radique en la localidad, sus servicios a este respecto pueden estar incluidos en el precio marcado para el equipo. Cuando no existe un agente local, en vez de pagar los gastos de un representante del fabricante o el proveedor, especialmente si el equipo se ha comprado a varios fabricantes o proveedores, se puede contratar un consultor técnico que supervise el montaje y la instalación del equipo como parte de un contrato general de puesta en marcha.

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c) Derechos de aduana e impuestos. Dependerá de la naturaleza del equipo y de la posición jurídica del comprador que tengan o no que pagarse derechos de aduana e impuestos, lo que variará de un país a otro. Aunque se haya fabricado o montado localmente, el equipo puede estar sometido a impuestos (por ejemplo el impuesto sobre el valor añadido). La obligación de pagar derechos de aduana e impuestos y la incidencia y cuantía de ellos varían tanto de un país a otro que no pueden darse directrices universales, excepto que debe siempre averiguarse cual es la situación local antes de una compra proyectada.

8.2.2 Costes de mantenimiento. Los costes de mantenimiento relativos al equipo son los destinados a mantener éste en buen estado de funcionamiento y a disponer de suministros adecuados de materiales para que funcione a pleno rendimiento. En el párrafo 8.3 siguiente se examina el suministro de materiales.

8.2.2.1 Mantenimiento regular. El mantenimiento regular habitual con arreglo a las especificaciones del fabricante puede hacerlo el personal del servicio, en cuyo caso estará incluido en la partida de costes de personal (véase más abajo el párrafo 8.6). En otros casos, puede ser realizado bajo contrato por el fabricante o su agente o por un tercero. Las condiciones de este contrato deben examinarse cuidadosamente en busca de extras ocultos (por ejemplo, gastos de viaje y manutención de los ingenieros).

8.2.2.2 Reparaciones. La reparación de las averías entre los intervalos de mantenimiento también puede ser realizada por el personal del servicio o bajo contrato. Un contrato de mantenimiento que incluya una cláusula de aviso para la reparación de averías entre los intervalos de mantenimiento puede ser costoso, especialmente si los ingenieros tienen que venir de otro país y hay que añadir los gastos de viaje y manutención a los gastos normales. Es poco probable que un fabricante acepte un contrato que estipule un número ilimitado de avisos.

8.2.2.3 Piezas de recambio. Cuando el personal del servicio se encargue del mantenimiento y la reparación, hay que tomar disposiciones para la compra de piezas de recambio. Algunos fabricantes suministran un surtido inicial de dichas piezas, lo que suele ser rentable aunque sólo sea porque evita retrasos en la obtención de repuestos uno a uno. Las piezas de recambio deben sustituirse inmediatamente a medida que se consumen. Aunque el mantenimiento y la reparación se realicen por contrato, puede ser ventajoso mantener una reserva de piezas de recambio en el archivo, pues el coste de tales piezas fuera del periodo de garantía suele estar excluido del contrato y los ingenieros de mantenimiento, especialmente cuando tienen que viajar desde otro país, pueden no llevar un surtido completo.

8.3 Materiales

8.3.1 Existencias. Las existencias de materiales almacenadas en cada momento y los suministros necesarios para mantener niveles óptimos dependerán de la velocidad de consumo y de la facilidad con que puedan reponerse las existencias.

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Como regla general, los costes de mantenimiento de una instalación en un país en desarrollo donde los materiales tienen que importarse especialmente deben incluir la compra inicial de suministros calculados para dos años y el mantenimiento ulterior de las existencias, a la vista de la experiencia operacional, a un nivel que garantice que nunca serán inferiores a un año de suministro. Sin embargo, al considerar el suministro y las existencias de cada material debe tenerse en cuenta la vida en almacén de los materiales (lo que es una consideración importante en el caso de los productos químicos), las rebajas de la tarifa al por mayor e incluso los límites que imponen los fabricantes a las cantidades mínimas que suministran.

8.3.2 Control de existencias. Es importante que los materiales se usen de un modo eficiente. Esto requiere la implantación de un sistema eficaz de control de existencias para conseguir que:

a) los materiales se almacenan convenientemente;

b) que las existencias más antiguas se usen primero;

c) las existencias se sirvan únicamente cuando se necesiten y se utilicen en cantidades económicas (por ejemplo, que los productos químicos para procesamiento sólo se sirvan cuando hay suficiente trabajo para justificar el uso completo de un lote);

d) las existencias (especialmente de materiales que puedan usarse para fines fotográficos privados) no se malgasten ni se sustraigan;

e) cuando se empleen materiales que contengan compuestos de plata, se recupere ésta de los productos residuales;

f) las existencias se repongan a su debido tiempo para evitar que se agoten.

8.4 Costes adicionales del equipo y los materiales

En la estimación inicial de una serie de equipo y materiales pueden utilizarse los siguientes porcentajes aproximados de costes adicionales:

a) costes de entrega (flete aéreo): 20-25% de los costes de equipo;

b) coste de las piezas de recambio iniciales: 10% de los costes de equipo;

c) costes de mantenimiento: 10% de los costes de equipo por año.

Sin embargo, es esencial obtener una oferta precisa de precios del proveedor antes de preparar estimaciones de costes detalladas como base para buscar recursos y que dicha oferta sea confirmada antes de contraer un compromiso en firme de compra,

8.5 Locales y servicios

8.5.1 Costes de capital. Los locales para servicios reprográficos pueden proporcionarse adaptando un edificio existente o construyendo expresamente un nuevo edificio. Cualquiera que sea la opción elegida, los locales deberán reunir requisitos especiales (véase el Capítulo 6 anterior) que aumentarán los costes normales de adaptación o construcción, especialmente para ofrecer:

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a) condiciones ambientales óptimas;

b) servicios que satisfagan necesidades cuantitativas y normas cualitativas;

c) flexibilidad en el uso de los locales a medida que el servicio se desarrolle.

Cuando se adopte la construcción modular, los costes de capital vencerán en pagos fraccionados en las etapas correspondientes del desarrollo.

8.5.2 Costes de mantenimiento. Incluirán:

8.5.2.1

8.5.2.2

8.5.2.3

8.6 Depreciación

Para ciertos fines (por ejemplo, valoración de inversiones, tributación, recuperación de costes) los costes de capital pueden depreciarse (amortizarse o descontarse) durante cierto número de años como costes de mantenimiento. El periodo y la tasa de depreciación variarán con la duración prevista del equipo y con las reglas de contabilidad aplicables en cada caso particular.

8.7 Personal

8.7.1 Sueldos y costes conexos. Además de los sueldos, los costes de mantenimiento del personal incluirán otras prestaciones ofrecidas a los empleados (por ejemplo, uniformes o ropa protectora, asistencia medica, comidas subvencionadas, ajuste por carestía de vida, subsidio de enfermedad y pensiones). La prestación de estos "beneficios marginales" variará según las costumbres y las prácticas de cada país. Algunos países utilizan proporciones fijas de los sueldos y los costes conexos para calcular los costes reales de personal en la función pública. En otros sitios puede ser necesario calcularlos individualmente.

8.7.2 Costes adicionales de personal. Los costes de personal deben incluir también una provision para:

8.7.2.1 Formación. Especialmente en los primeros días del establecimiento de un servicio reprográfico, la formación de personal impondrá un elevado coste, tanto si se imparte localmente como si se imparte en el extranjero. Tanto si los fabricantes o los consultores imparten la formación como si se trata de un curso regular de formación, el coste

Renta. Cuando los locales estén alquilados a un tercero, esta será la renta real. Cuando los locales sean propiedad del archivo, del gobierno o de la institución matriz, se tendrá en cuenta una renta nominal al calcular los costes reales de alojamiento. Cuando proceda, se añadirán las tasas locales sobre el suelo o la propiedad.

Mantenimiento. Incluirá las reparaciones, la limpieza y la decoración del edificio, así como el mantenimiento de la planta de aire acondicionado.

Servicios. Aquí se incluye no sólo el coste del suministro de agua y electricidad para los procesos técnicos sino también el coste de la electricidad para acondicionamiento de aire, calefacción, alumbrado y otros usos domésticos.

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puede averiguarse fácilmente en cualquiera de los tres casos. Incluso cuando la formación se imparte en el lugar de trabajo bajo la dirección del técnico superior, habrá un coste de formación, pues el aprendiz tendrá un rendimiento reducido y el técnico superior dedicará un tiempo a la formación que podría haberse empleado de un modo más productivo.

8.7.2.2 Gastos administrativos generales. Estos incluirán una proporción de los costes de dirección superior, así como los servicios generales corrientes (por ejemplo, material de escritorio, teléfono y telex, correos, mecanografía, secretaría y seguridad). También incluirán los costes de locales y servicios si éstos no se contabilizan por separado (véase el párrafo 8.5 anterior).

8.8 Recuperación de costes

Antes de establecer un servicio reprográfico debe determinarse claramente la base de la recuperación del coste de sus productos teniendo en cuenta la política gubernemental (o su equivalente en una organización no gubernamental). Cualquiera que sea la base de la recuperación de costes, los precios deben ajustarse regularmente para seguir la evolución de los costes reales.

8.8.1 Recuperación total de costes. En este caso se tienen plenamente en cuenta todos los factores de coste al determinar los precios de los diferentes productos del servicio reprográfico.

8.8.2 Precios subvencionados. Cuando no se recuperan todos los costes, será como consecuencia de una política deliberada y deberán conocerse los costes reales de los diferentes servicios. En general es deseable que la subvención se calcule con arreglo a principios específicos, tales como cobrar sólo una cierta proporción del coste real o tener en cuenta únicamente ciertos factores de coste (por ejemplo, personal y materiales).

8.8.3 Precios diferenciales. En este caso se cargan los costes totales a ciertos consumidores mientras que otros (por ejemplo, establecimientos de enseñanza, otros departamentos gubernamentales) disfrutan de una rebaja. Estos precios especiales son realmente una subvención, por lo que se aplican las consideraciones formuladas en el párrafo 8.8.2 anterior.

9. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN

9.1 Preparación

El establecimiento satisfactorio de un nuevo servicio reprográfico o la ampliación de uno existente requiere una cuidadosa y detallada preparación, así como un control y una coordinación eficaces en cada etapa de ejecución. Debe asignarse la responsabilidad a una persona competente, que esté suficientemente libre de otras obligaciones para poder dar prioridad a esa tarea, que reciba una información clara de la administración superior y que cuente con el pleno apoyo de ésta durante la ejecución de la tarea. Esta persona no necesita ser un técnico, pero debe tener un conocimiento general de los aspectos técnicos de su trabajo. Puede ser una tarea adecuada para el archivero destinado a ser el director del servicio. La dimensión del servicio que quiere establecerse determinará si esa persona necesita asistencia a jornada completa o parcial.

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9.2 Planificación

El proceso de planificación puede dividirse en varias etapas relacionadas entre sí.

9.2.1 Identificación y definición de una necesidad. ¿Cuál de los propósitos que podría cumplir un servicio reprografico de archivos (véase el Capítulo 4 anterior) es urgente satisfacer?

9.2.2 Identificación de posibles soluciones. ¿Qué procesos son los más adecuados para cumplir esos propósitos?

9.2.3 Evaluación de la viabilidad. En esta etapa ya se han formalizado y desarrollado las dos anteriores. Deberá hacerse un examen detallado de la necesidad y de sus diversos componentes, lo que llevará consigo:

a) la identificación de cada componente;

b) la asignación de prioridades a esos componentes;

c) la cuantificación de los volúmenes de trabajo estimados (expresados a lo largo de un periodo de tiempo aceptable);

d) la identificación de la gama de equipo existente en el mercado que permitiría realizar los procesos necesarios;

e) la cuantía de la asignación necesaria para realizar el volumen de trabajo previsto;

f) la estimación detallada del coste de todos los componentes (sobre las bases establecidas en el Capítulo 8 anterior).

Todas estas consideraciones deben armonizarse en un estudio formal de viabilidad, que contendrá propuestas de ejecución o, cuando haya varias opciones, presentará las razones en favor y en contra de cada una de ellas.

9.2.4 Adopción de decisiones. Consta de dos etapas interrelacionadas: la evaluación por el archivero de la viabilidad técnica de la solución o las opciones propuestas en el estudio de viabilidad y la aceptación por la administración superior y las autoridades competentes de un presupuesto para proporcionar personal, edificios, etc. Esta etapa debe culminar en un acuerdo de principio para librar suficientes fondos y otros recursos dentro de un periodo de tiempo convenido.

9.2.5 Pliego de condiciones. Una vez tomada una decisión de principio, es necesario definir un sistema específico para satisfacer necesidades específicas. Esto debe tomar la forma de un pliego de condiciones detallado y objetivo que puede utilizarse de una de las dos maneras siguientes:

a) servir de base para una licitación en la que se pide un sistema completo y hay dos o más fabricantes o proveedores que podrían suministrarlo;

b) servir de base para evaluar las especificaciones y los precios ofrecidos por los fabricantes y los proveedores con respecto a los componentes individuales de un sistema que van a comprarse separadamente.

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En el párrafo 5.4.3 anterior se han examinado las consideraciones que deben tenerse en cuenta al decidir si se opta por un solo proveedor o por varios proveedores. El pliego de condiciones debe ser lo suficientemente explícito para servir, en su totalidad o en sus partes componentes, como un anexo al contrato de suministro.

9.2.6 Ejecución. Se examinará con más detalle en el párrafo 9.5.

9.2.7 Evaluación. La instalación de un sistema no es el final del proceso de planificación. Después de un intervalo adecuado (6 meses o 1 año) deberá realizarse una evaluación formal de la eficacia del sistema en términos de rentabilidad y eficiencia operativa con respecto a normas de producción previamente determinadas, y esta evaluación se repetirá a intervalos regulares. Se identificarán así las deficiencias que pueda haber en el sistema existente y los sectores en los que el cambio o el aumento de las demandas o los adelantos técnicos justifiquen el mejoramiento o incluso la sustitución del equipo o la adición de nuevos procesos. Cuando se haya adoptado un método modular, la planificación de cada nuevo módulo comenzará por la reevaluación del sistema existente.

9.2.8 Desarrollo ulterior. Cuando se reconozca la necesidad de un desarrollo ulterior se empezara de nuevo el proceso de planificación como en el párrafo 9.2.1 anterior.

9.3 Asignación financiera

El primer requisito esencial de la planificación de un proyecto es garantizar que se disponga de recursos financieros suficientes y en el momento en que hagan falta. Esto exige realizar varias tareas.

9.3.1 Estimaciones de costes. En el Capítulo 8 anterior, se han examinado los factores de coste pertinentes. Es esencial que desde las primeras etapas del proceso de planificación se hagan estimaciones de costes precisas y detalladas y que estas se revisen en cada etapa ulterior. Las estimaciones deben incluir una previsión de la inflación durante el periodo de ejecución del proyecto y una reserva por si hubiera fluctuaciones monetarias u otras influencias extrañas sobre los precios.

9.3.2 Determinación de las fuentes de financiación. Este punto se examinará con más detalle en el párrafo 9.4.

9.3.3 Coordinación del movimiento de caja. Es esencial disponer de fondos en las diversas etapas de la ejecución en las que vencen los pagos. La sincronización del trabajo de construcción, la petición del equipo, etc., deben hacerse de modo que los pagos intermedios y el pago final venzan en las fechas para las que se han presupuestado los fondos. Cuando haya que hacer pagos en moneda extranjera y existan restricciones de cambio, deberá procurarse que se disponga de las cantidades necesarias de manera extranjera en las fechas señaladas.

9.3.4 Seguridad de financiación continua. Es esencial conseguir que se siga disponiendo de fondos para los gastos de mantenimiento después de haber abonado el coste de la adquisición de equipo y la construcción o adaptación de un edificio. Es un desperdicio de valiosos recursos dejar que un costoso equipo permanezca ocioso porque no se han proporcionado fondos suficientes para asegurar un mantenimiento adecuado, la compra de los materiales indispensables o la retribución del personal necesario.

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9.4 Fuentes de financiación

9.4.1 Ayuda internacional. Muchas organizaciones internacionales están dispuestas a prestar ayuda, especialmente para permitir a los países en desarrollo establecer sus infraestructuras de información. Normalmente, no se dispondrá de esa ayuda para financiar un proyecto completo, salvo tal vez como un modelo que pueda servir de ejemplo para aplicarlo en otros lugares. Lo más probable es que se disponga de ayuda internacional para:

a) Consultores: pueden proporcionarse fondos para contratar expertos internacionales que realicen misiones consultivas para fines tales como hacer un estudio de viabilidad, resolver un problema operacional, poner en marcha un nuevo servicio o formar personal local;

b) Formación: pueden concederse becas u otros subsidios para la formación en el extranjero de personal técnico o administrativo superior;

c) Equipo: pueden concederse subvenciones para la adquisición de equipo.

Normalmente, no se dispone de ayuda internacional para gastos de mantenimiento, tales como la compra de materiales, la retribución de personal o los gastos de capital en edificios. Las peticiones de ayuda internacional requieren el pleno apoyo del gobierno nacional del peticionario y deben hacerse en debida forma y a través de los cauces establecidos. Se han puesto a la disposición de los Estados Miembros algunos fondos internacionales en forma de una suma anual fija con cargo a la cual pueden sufragar proyectos aprobados de su propia elección; en cambio, se asignan otros fondos a tipos específicos de proyectos y su distribución entre los peticionarios queda reservada a la organización internacional. También pueden ofrecerse fondos sobre una base regional para proyectos situados en un país pero que sirven,(por ejemplo, proporcionando formación y asesoramiento técnico) a otros países vecinos.

9.4.2 Ayuda bilateral. Cuando un país tiene un acuerdo de ayuda bilateral con otro, los propósitos para los que se destinará la ayuda pueden ser más o menos restringidos que los de la ayuda internacional. También es esencial en este caso el pleno apoyo del gobierno nacional.

9.4.3 Recursos nacionales. La mayor parte de los archivos de los países en desarrollo dependen directa o indirectamente del presupuesto nacional para su financiación continua. En consecuencia, las asignaciones están sujetas a negociación periódica (normalmente anual) con los gobiernos nacionales. En tales negociaciones se procurará especialmente conseguir la continuidad de la financiación para atender los costes de mantenimiento de los proyectos que vayan a realizarse con ayuda exterior.

9.4.4 Recursos propios. La medida en que un archivo tenga sus propios recursos y sea, por ejemplo, libre de determinar la distribución de su dotación presupuestaria o de sus ingresos por derechos de copia cobrados a clientes externos entre las diversas partidas de gastos variará de un país a otro. En los países donde los ingresos tengan que abonarse directamente en el tesoro público y no puedan utilizarse a discreción del archivo, los ingresos previstos pueden ser, sin embargo, un arma útil al negociar la participación en el presupuesto nacional. Cuando los archivos no dependen directa ni indirectamente del gobierno nacional, pueden tener más libertad de acción en la recaudación y utilización de los fondos.

9.4.5 Distribución de costes. El elevado coste de los servicios repro-gráficos hace imperativo que las instalaciones se utilicen a su máxima capacidad y no se dupliquen innecesariamente. Además, el margen que ofrecen para las

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economías en el trabajo al por mayor aconseja que las operaciones unitarias sean lo más grandes posibles. En consecuencia, debe considerarse siempre la viabilidad de un servicio reprográfico de archivo independiente y los beneficios de un proyecto cooperativo en conjunción con otros componentes del sistema nacional de información (por ejemplo, la biblioteca nacional, los centros de información científica). Incluso cuando no es practicable un servicio reprográfico plenamente integrado, la coordinación de las instalaciones, la adquisición al por mayor del equipo y de los materiales y la utilización recíproca de la capacidad excedente pueden ofrecer oportunidades para aumentar la rentabilidad. Un servicio reprográfico situado en un archivo podría también desempeñar una función más amplia satisfaciendo las necesidades reprográficas generales de la administración pública o, al menos, realizando operaciones centralizadas de microfilmacion para organismos gubernamentales mas pequeños.

9.4.6 Patrocinio comercial. Tal vez se puede conseguir de un fabricante o proveedor un descuento en el coste del equipo o asistencia técnica gratuita para un proyecto piloto que pueda considerarse como un medio de atraer a otros clientes del país o de la región. Este patrocinio debe abordarse con precaución y convendrá examinar cuidadosamente cualquier contrato para cerciorarse de que no hay desventajas ocultas para el archivo al aceptar esa asistencia (por ejemplo, la aceptación de gastos excesivos del mantenimiento o de materiales). Otra forma posible de patrocinio sería la de una entidad que necesitara micropelículas de los fondos del archivo que tengan especial interés para sus miembros o que ofrezcan posibilidades de explotación comercial. Por ejemplo, ese patrocinio podría consistir en la donación de una cámara para micropelículas y la retribución de un operador mientras el proyecto esté en marcha. Al considerar una propuesta de esa naturaleza hay que plantearse las siguientes cuestiones:

a) ;Es un proyecto de microfilmacion al que daría prioridad el archivo?

b) ¿Ofrece el acuerdo garantías adecuadas contra el incumplimiento de los derechos de autor que puedan subsistir sobre la película una vez suministrada al cliente?

c) .Hacen hincapié los términos del acuerdo en la productividad en detrimento del control de la calidad?

9.5 Ejecución

La planificación de un proyecto habrá incluido la identificación detallada de todas las actividades que deben realizarse para ejecutar el plan y su colocación en un calendario previsto. Estas actividades pueden representarse mediante un diagrama, como en el Apéndice E, que ilustra sus relaciones recíprocas y que puede utilizarse para asignar fechas previsibles relativas a un plan específico destinado a establecer la escala general de tiempo e identificar las actividades de esencial importancia para la ejecución dentro del calendario planeado (análisis de la vía crítica). La ejecución del proyecto planeado entraña la coordinación de esas actividades, la vigilancia de los progresos realizados y la adaptación para hacer frente a circunstancias imprevistas. La interrelación de las diversas actividades puede plantear problemas especiales de coordinación durante la etapa de ejecución.

9.5.1 Movimiento de caja. Ya se ha subrayado la importancia de este punto en el párrafo 9.3.3.

9.5.2 Edificio. La construcción o la transformación de un edificio es probablemente la actividad más difícil de prever exactement y es siempre aconsejable planificar sobre una base pesimista mas que optimista.

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9.5.3 Servicios. La conexión de los servicios depende enteramente de los progresos en la construcción de los locales, pero es crucial para la instalación y el ensayo del equipo. En consecuencia debe examinarse cuidadosamente la coordinación en este punto.

9.5.4 Equipo y materiales. Las fechas de entrega y su relación con los pagos deben comprobarse con los proveedores. Cuando el pago sea una condición previa en cualquier etapa de la compra e instalación del equipo o de la adquisición de materiales, debe coordinarse cuidadosamente la liquidez de caja. Debe dejarse un margen de tiempo para que el equipo y los materiales sean despachados en la aduana y entregados localmente. Esto puede ser especialmente importante si el puerto o el aeropuerto de entrada no están cerca del archivo y, en consecuencia, los tramites no pueden ser estrechamente supervisados por el archivero. Cuando haya que pagar los derechos de aduana o las comisiones de los agentes antes de que el equipo y los materiales sean despachados, la coordinación del movimiento de caja vuelve a ser esencial.

9.5.5 Instalación y prueba del equipo. Esto es esencial antes de que puedan empezar las operaciones. Cuando ello depende de la presencia de un representante del proveedor o de un consultor internacional, su llegada en la fecha prevista es un factor crítico.

9.5.6 Reclutamiento y formación de personal. El personal puede reclutarse con anticipación al comienzo de las operaciones pero, con la posible excepción del archivero director o del técnico superior, la formación antes de la instalación del equipo no es factible. Por consiguiente, debe preverse un periodo de formación antes del comienzo de las operaciones propiamente dichas. Incluso despues de que se hayan comenzado las operaciones, el personal seguirá estando en una fase de aprendizaje y no puede esperarse que alcance su plena productividad durante los primeros seis meses de las operaciones.

PARTE III. ETAPAS DEL DESARROLLO DE UN SERVICIO REPROGRAFICO DE DOCUMENTOS

10. ETAPA INICIAL (corto plazo: 1-2 años)

10.1 Equipo minimal esencial para iniciar un servicio reprografico de archivo

10.1.1 MicrofiImación

10.1.1.1 Cámara. Se necesita una sola cámara planetaria capaz de filmar micropelículas de 35 mm en blanco y negro con una gama de coeficientes de reducción de lOx a 24x. Si se tiene la intención de filmar mapas serán una ventaja los coeficientes de reducción mayores (hasta 30x). La cámara debe tener un sistema de lentes con un poder de resolución de 120 lineas por milímetro sobre toda la superficie de la platina (algunas cámaras tienen una excesiva disminución de la resolución lejos del centro de la lente). Otros accesorios deseables son la iluminación con luz fría, la intensidad luminosa controlable, de preferencia conectada automáticamente al exposímetro, la colocación de la imagen luminosa proyectada (es decir, la definición de la zona de la platina situada dentro de la imagen de la película con referencia a una zona luminosa proyectada por la cabeza de la cámara) y, si va a filmarse cierta cantidad de volúmenes encuadernados, un portalibros compensatorio dotado de movimiento lateral.

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10.1.1.2 Procesamiento. El procesador más pequeño ajustado a las normas de archivo que existe actualmente en el mercado puede procesar 30 metros de película de haluro de plata cada 15 minutos, lo cual significa que sólo necesitaría funcionar una vez al mes aproximadamente para absorber la capacidad de producción de una sola cámara de micropelícula. Si se dispone localmente de una oficina de servicio puede ser más rentable utilizarla en esta etapa que hacer el procesamiento en el archivo. Sin embargo, en un país en desarrollo puede no haber otra alternativa que el procesamiento intramuros.

10.1.1.3 Equipo de control de la calidad. El único elemento del equipo esencial de control necesario inicialmente es un lector de micropelículas de buena calidad para comprobar la película procesada (sea en el archivo o en una oficina). Al elegir entre la gran variedad de lectores disponibles, la condición primordial es que la pantalla sea suficientemente grande para recibir las imágenes que van a comprobarse. Si los mapas, etc., forman una gran parte del trabajo, el tamaño A2 sera el mínimo aceptable. La imagen proyectada debe ser tan nítida en las esquinas de la pantalla como en el centro, pues de otro modo es imposible distinguir un defecto de la cámara de un defecto del lector. Otros elementos de equipo que serán necesarios a medida que el servicio se desarrolle son los densitometros, microscopios y empalmadores, pero sólo si el procesamiento se hace en el archivo. Si se encarga una oficina del procesamiento deberá suministrar registros de densidad y resolución como parte de su trabajo.

10.1.1.4 Duplicación de películas. Una duplicadora, lo mismo que se ha dicho para una procesadora, estaría subempleada en esta etapa y puede ser mejor realizar la duplicación en una oficina. Un procedimiento normal es el suministro automático por la oficina de una copia maestra de trabajo y (una vez comprobada ésta por el archivo) de una copia de lectura de cada película de cámara procesada. La utilización de una oficina permite mayor elección entre los duplicados de haluro de plata, diazo, y vesiculares con fines específicos. Sin embargo, también aquí puede no haber otra alternativa en un país en desarrollo que la compra de una duplicadora propia.

10.1.2 Equipo de copia sobre papel

10.1.2.1 Leetor-impresor. Un lector-impresor puede estar justificado en la etapa inicial como un medio mas eficaz de difundir copias que la película en rollo. Existe una vasta gama de lectores-impresores y no hay mucho que elegir entre ellos. El precio aumenta considerablemente cuando se pasa de la impresión en tamaño A3 al tamaño A2 por lo que, si no hay una gran necesidad de copias de gran tamaño (por ejemplo, mapas), el primero será más rentable, además de estar menos expuesto a averías. Las máquinas para papel ordinario se están haciendo más comunes pero, con algún material de archivo más antiguo, las máquinas para papel revestido que utilizan virador líquido dan mejor gama de respuesta tonal.

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10.1.2.2 Copiadoras directas. Hará falta una copiadora para la reproducción directa de documentos. Existe una vasta gama de tales copiadoras pero con muy poco que elegir entre los modelos. Puesto que todas las copiadoras normales requieren que el material que va a copiarse se coloque con la cara hacia abajo sobre una placa de vidrio, la máquina debe reducir al mínimo el riesgo de daño para los documentos, especialmente los volúmenes encuadernados (véase el párrafo 4.4.6.2 anterior). Las máquinas para papel revestido son más baratas, pero el papel que utilizan es más caro que el ordinario y el balance de costes cambia después de unos dos años de uso medio. La calidad de las máquinas para papel ordinario es hoy día muy buena. El tamaño de copia necesario dependerá del tipo de documentos, pero la mayor parte de las máquinas disponibles actualmente copian hasta el tamaño A3 en reproducción del mismo tamaño, y muchas maquinas incluyen accesorios para reducción y ampliación. Los sistemas especializados para copiar volúmenes encuadernados en un portalibros con la cara hacia arriba son demasiado costosos para estar justificados en la etapa inicial.

10.2 Necesidades de personal

10.2.1 Plantilla. Si los elementos básicos del equipo indicados anteriormente se utilizan a su maxima capacidad hará falta un mínimo de tres personas.

10.2.2 Cualidades. Las personas que pueden ser más adecuadas para este tipo de trabajo son la de inteligencia media con capacidad de coordinación y destreza manual relativamente buenas y con cierta resistencia al trabajo monótono. No hacen falta calificaciones superiores a la educación secundaria, de preferencia con una orientación técnica.

10.2.3 Formación. Una vez seleccionado el personal es esencial adiestrarle tanto en el manejo del equipo como en su mantenimiento sistemático. En los países donde no se dispone de apoyo inmediato de los proveedores, un miembro del personal debe estar especialmente adiestrado en mantenimiento y reparación. Lo mejor es que los proveedores impartan la formación inicial sobre el nuevo equipo, pero es esencial que al cabo de cierto tiempo se hayan adquirido suficientes conocimientos técnicos en el servicio reprografico para que la formación del nuevo personal pueda realizarse intramuros. El grado de formación necesario para manejar los diversos elementos de equipo variará de una persona a otra. En general, el adiestramiento en el manejo de la cámara requiere unas dos semanas para dominar el uso de la máquina y las operaciones básicas de carga, descarga, limpieza y mantenimiento, pero al menos seis meses antes de que se adquieran una confianza y una facilidad reales, así como una producción razonable. El manejo de un lector para comprobar películas requiere unos 30 minutos para dominar el manejo de la máquina, pero unos seis meses para dominar las técnicas de comprobación y familiarizarse lo suficiente con la película para reconocer los defectos y aprender los remedios. El manejo de un lector-impresor requiere alrededor de una semana para adquirir una familiaridad razonable, después de lo cual es una cuestión de aplicación sistemática del método de trabajo aprobado. Se tarda aproximadamente medio día en aprender el funcionamiento y el mantenimiento ordinario de las copiadoras.

10.2.4 Tareas. Es muy útil que todos los miembros del personal de un servicio reprografico sepan manejar todo el equipo. Esto garantiza que no se interrumpirá el trabajo esencial en un proceso particular si un operario está ausente por alguna razón. Además, desde el punto de vista del personal, la rotación de tareas ayuda a

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combatir la monotonía y a impedir la adquisición de malos hábitos. Es deseable que una persona sea nombrada o emerja como técnico superior. La administración cotidiana del trabajo recaerá sobre el y, a su debido tiempo, la formación del nuevo personal. En esta etapa debe participar en el trabajo general del servicio, pero debe tener una especial responsabilidad en la comprobación y el control de la calidad. Los otros dos miembros del personal estarán sobradamente ocupados con el manejo de la copiadora y de la cámara, dando normalmente la prioridad a esta última cuando haya alguna ausencia; también deben saber realizar los trabajos necesarios de procesamiento y duplicación si estos se hacen intramuros.

10.3 Producción

Es imposible prever la producción de un servicio reprográfico particular sin ver la gama de materiales que van a copiarse, pero pueden formularse algunas directrices muy generales.

10.3.1 Filmación. Una cámara planetaria para micropelícula que trabaje ininterrumpidamente con hojas lisas puede producir fácilmente 240 fotos por hora. Sin embargo, en la práctica rara vez existe el trabajo fácil con hojas lisas en la copia de archivo. Cuando hay que alisar hojas arrugadas, ajustar las hojas de respaldo, etc., puede alcanzarse una velocidad de 80 fotos por hora y la misma cifra puede esperarse en el trabajo con volúmenes encuadernados, con tal que las páginas sean de tamaño normal similar. La productividad mejorará siempre con la destreza y la experiencia y cada tarea debe juzgarse por sus problemas particulares.

10.3.2 Preparación para la filmación. Las tareas que tendrán que realizarse antes de la filmación son la foliación o paginación del material, pequeñas reparaciones y la preparación de tarjetas. Estas tareas indispensables requieren tiempo y deben tenerse en cuenta al establecer los objetivos de producción. Deben ser realizadas bajo la supervisión profesional de un archivero por subprofesionales (auxiliares de archivo) o por operarios adiestrados.

10.3.3 Comprobación de películas. La comprobación de la calidad de las películas es la operación clave en el ciclo de microfilmacion. El comprobador debe cerciorarse de que todo el material contenido en el original se ha reproducido completamente en la copia, de que es legible y de que puede volver a ser reproducido. En consecuencia, esta labor debe realizarse con gran cuidado y concentración y es poco probable que incluso un operario adiestrado y experimentado puede comprobar más de 400 fotogramas en menos de una hora (une pelicula media de fotos de doble página contiene 650 fotogramas).

10.3.4 Manejo de un lector-impresor. El lector-impresor de películas es una máquina relativamente fácil de manejar. Con un modelo de transporte manual de película, el operario debe ser capaz de cargar e identificar un fotograma de una película en rollo de 30 metros y hacer una copia en unos 5 minutos; las copias secuenciales de la misma película deben producirse a razón de una por minuto.

10.3.5 Manejo de una copiadora. Normalmente, las máquinas copiadoras son muy faciles de manejar y debe conseguirse una producción de dos copias de páginas lisas de un volumen por minuto. En la copia multiple de hojas sueltas con fines administrativos se conseguirán cifras mayores. La fatiga física puede limitar considerablemente la producción diaria, pero es poco probable que muchos pequeños servicios produzcan suficiente trabajo de copia en un día para que esto constituya un problema grave.

10.3.6 Volumen general de trabajo. La productividad' del pequeño servicio examinado en esta etapa de desarrollo sería del orden general siguiente:

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Cámara: 600-1.000 fotos por día;

Comprobación de películas con el lector: 2 horas de trabajo al día para la producción de cámara antedicha;

Lector-impresor: 30 copias por hora para copias simples por rollo;

Copiadora: 40-50 copias por hora (copia de documentos).

10.4 Suministros

Las condiciones ambientales necesarias para el almacenamiento de peliculas y papeles revestidos (véanse los párrafos 5.3.1 y 6.7.2 anteriores) pueden limitar el volumen de existencias que pueden mantenerse.

10.4.1 Cantidades. Las existencias que es necesario mantener se obtienen mediante un cálculo aritmético basado en el consumo medio. Suponiendo que una cámara produzca una película al día durante 250 días de trabajo, la necesidad anual es de 250 películas negativas, más la misma cantidad de películas duplicadas.

10.4.2 Factores limitantes. Cuanto más sencillo sea el sistema de calcular las existencias mejor, pero hay cierto número de factores suplementarios que pueden causar complicaciones:

a) al encargar una película debe pedirse la mayor cantidad posible del mismo número de emulsión para reducir el número de pruebas;

b) el papel revestido y el virador tienden a perder potencia después de periodos prolongados de almacenamiento;

c) el papel revestido para copiadoras reacciona desfavorablemente en condiciones de almacenamiento muy húmedas y, en consecuencia, las existencias deben limitarse a las que puedan mantenerse en condiciones templadas y secas;

d) cuando tengan que importarse suministros habrá que tener en cuenta las fechas de encargo y entrega así como las economías de los pedidos al por menor.

En consecuencia, es imposible formular normas específicas para las cantidades que deben almacenarse. Debe hacerse una estimación inicial en función de las circunstancias locales, que se corregirá a la luz de la experiencia adquirida.

10.5 Locales

Las necesidades básicas de espacio para la mayoría de las funciones repro-graficas no son muy diferentes de las necesidades de la mayoría de los usuarios de oficinas. Hay excepciones con respecto a los principales suministros y servicios, tales como la electricidad y el agua, pero en general pueden satisfacerse con el abastecimiento doméstico.

10.5.1 Cuarto de cámaras. El espacio necesario para el funcionamiento de una cámara de micropelicula es de unos 10 m^. Esto incluye el sitio para una mesa o pupitre de tamaño mediano para la preparación del trabajo adyacente a la cámara, asi como los armarios destinados al almacenamiento de películas y otros materiales. No es conveniente la luz solar directa y lo ideal sería una situación orientada hacia el norte (en el hemisferio septentrional, y hacia el sur en el meridional). Cuando haya una luz ambiental excesiva o cambios en la intensidad de la luz, las

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ventanas deben guarnecerse con persianas o cortinas eficaces. La cámara se colocará normalmente con su parte posterior cerca de una pared que tenga doble toma de corriente. Aunque en la etapa inicial se ha previsto una sola cámara, deben preverse espacio y tomas de corriente para una futura expansión con aumento del número de cámaras a medida que crezca el volumen de trabajo. El cuarto de cámaras debe estar bien comunicado con el almacén de documentos.

10.5.2 Procesamiento y duplicación. Aunque no se instalen inicialmente, debe considerarse la posibilidad de que el procesamiento y la duplicación de películas se hagan algún día intramuros, reservando un espacio provisto de agua fría y caliente y de seis tomas de corriente como mínimo, que pueda convertirse en un cuarto oscuro cuando sea necesario y que mientras tanto pueda utilizarse como una zona de mantenimiento general.

10.5.3 Comprobación. Hará falta un espacio para la comprobación y la impresión a partir de película en la inmediata proximidad de cuarto de cámaras. Este espacio debe estar provisto de mesas o pupitres para colocar lectores y un lector-impresor. Debe dejarse sitio para la futura instalación de un banco de rebobinado. Hará falta espacio para armarios y estanterías, con inclusión de algunas adaptadas para cajas de micropeliculas, es decir, estantes estrechos con apoyos centrados a 15 mm. Harán falta tomas de corriente a razón de dos por cada máquina prevista. Debe poderse excluir la luz solar fuerte si es necesario, pues la utilización de lectores con luz ambiental intensa es difícil y produce fatiga visual.

10.5.4 Copiadora. La maquina o las maquinas copiadoras pueden situarse cerca del servicio de filmación, pero esto no es indispensable y para la copia con fines administrativos puede preferirse una situación próxima a la oficina principal.

10.5.5 Almacén de materiales. Debe haber un local para el almacenamiento de películas, papel, etc., adyacente a las zonas de trabajo.

10.5.6 Cinemateca. Habrá que instalar una cinemateca, que debe tener aire acondicionado y controles de la humedad y la entrada de polvo (véase el párrafo 6.7.3 anterior). Las películas pueden guardarse en armarios hechos a propósito por varios fabricantes del ramo en estanterías compactas. Este último sistema suele ser más barato y la densidad de empaquetamiento es mucho mayor. Un compartimiento de estantería móvil de 2 metros de altura por 1 metro de anchura y 40 mm de profundidad con 12 entrepaños puede contener 768 películas en cajas de 16. El número de películas aumenta muy de prisa, y no sólo las producidas intramuros, de modo que debe reservarse espacio para el crecimiento. Un cuarto de 20 m^ de superficie puede contener 14.500 películas en estanterías como se ha dicho anteriormente.

10.6 Costes

No pueden darse costes precisos que se apliquen a todas las partes del mundo y que permanezcan válidos algo más que un corto periodo de tiempo. Sin embargo, parece útil dar alguna idea de una escala mínima de costes para el nivel de servicio supuesto en esta etapa inicial de desarrollo, expresados en libras esterlinas y en precios corrientes a finales de 1983. Estos precios pueden luego ajustarse a las condiciones locales, los tipos de cambio y el paso del tiempo. En todos los casos hay que añadir los costes de entrega y mantenimiento, así como los impuestos y tasas locales. Los costes de alojamiento, servicios y personal varían tanto de un pais a otro que es imposible hacer ninguna generalización.

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10.6.1 Costes de equipo. El coste de capital a precios de 1983 de una cámara básica para película de 35 mm adecuada para la mayor parte del trabajo de archivo oscila entre 8.000 y 1.000 libras; el de un lector impresor entre 4.000 y 6.000 libras; y el de una copiadora A3 entre 5.000 y 6.000 libras. Tomando las cifras máximas, se obtiene una inversion inicial de capital de 25.000 libras. Si se incluye una procesadora hay que añadir otras 10.000 libras. Este gasto de capital se amortizará a lo largo de 10 años para la cámara de micropelícula y la procesadora y de 5 años para el resto.

10.6.2 Costes anuales de material. El coste anual de los materiales para mantener el nivel de producción supuesto en esta etapa sería de unas 4.000 libras si el procesamiento se hace en el archivo y habría que añadir 700 libras a los costes de funcionamiento si el procesamiento se hiciera en una oficina. Los costes unitarios pertinentes son la película de cámara a 4 libras rollo, el papel para el lector-impresor a 40 libras rollo y el papel de copia a 5 libras resma (tamaño A3).

11. ETAPA INTERMEDIA (plazo medio: 3-5 años)

11.1 Equipo adicional

La expansión de la unidad básica a partir del servicio mínimo descrito en el Capítulo 10 consistirá la mayoría de las veces en un aumento del número de cámaras de micropelícula y en la ejecución intramuros de los servicios de apoyo.

11.1.1 Cámaras. Durante los dos primeros años se habrá establecido la pauta de trabajo de cámara y se habrán puesto de manifiesto las necesidades de trabajo especializado. La primera cámara planetaria de 35 mm de uso general podría ser secundada entonces por otra destinada a copiar documentos mayores. Esta deberá tener una platina mas grande que pueda iluminarse por debajo si hay que filmar cierta cantidad de dibujos traslúcidos. Si ha surgido una pauta de documentación moderna, es decir, de documentos sueltos de fichero, puede tomarse en consideración la filmación con una cámara planetaria de 16 mm para el enfundado ulterior o, más probablemente, una cámara de repetición escalonada que produzca fichas directamente con capacidad de reducción variable para la filmación moderna de ficheros en formato mixto y un dispositivo de titulación. Es muy poco probable que haya surgido la necesidad de una cámara rotatoria de 16 mm, a menos que haya que filmar enormes cantidades de grandes bloques de trabajo original normalizado con fines de gestión de documentos.

11.1.2 Adiciones consiguientes. Suponiendo que se haya triplicado la producción de película sera ahora rentable realizar intramuros el procesamiento y probablemente también la duplicación. Esto significa realizar asimismo las diversas tareas de ensayo, edición y cuidado general de las películas que tal vez realizaba anteriormente una oficina.

11.1.2.1 Procesadora. La procesadora tendrá que poder procesar tanto pelicula de 35 mm como de 105 mm si se ha añadido al servicio una cámara de repetición escalonada. Algunas cámaras de repetición escalonada llevan incorporadas unidades autoprocesadoras, pero hay todavía dudas de que satisfagan las normas de archivo. Incluso con los productos de tres cámaras solo sera todavía necesario procesar película de cámara y película duplicada en lotes a intervalos semanales.

11.1.2.2 Duplicadora de haluro de plata. Hará falta una pequeña duplicadora de película de haluro de plata relativamente eficaz, que pueda tratar película en rollo de 35 mm y 105 mm.

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11.1.2.3 Duplicadora diazo. Debe tomarse en consideración la adopción de un sistema de duplicación diazo a fin de producir copias de peliculas para lectura con fines de referencia. Puesto que esta película es generalmente mas fuerte y más resistente al exceso de temperatura y humedad, puede considerarse que es una buena inversión para este propósito, aunque no es probable que haya muchas posibilidades de venta debido a la incertidumbre sobre la permanencia en archivo de dicha película.

11.1.2.4 Equipo de control de calidad. Hará falta el siguiente equipo para poder aplicar controles de calidad adecuados a todas las películas producidas por el servicio:

a) un banco de rebobinado para formar la base de una estación de comprobación;

b) un densitómetro de transmisión;

c) un microscopio con ampliación lOx;

d) un sistema para analizar hipo residual;

e) una empalmadora ultrasónica (en ese momento todas las películas utilizadas serán probablemente de poliéster).

11.2 Necesidades de personal

11.2.1 Plantilla. El aumento de personal necesario para manejar las dos cámaras suplementarias y otro equipo adicional será de tres operarios.

11.2.2 Formación. Tanto el personal antiguo como el nuevo tendrá que ser instruido por los proveedores de las nuevas máquinas en los aspectos técnicos de los nuevos sistemas. El personal nuevo debe ser adiestrado en el manejo del equipo antiguo y en los métodos de trabajo por el personal existente.

11.2.3 Tareas. Los operarios experimentados se dedicarán principalmente a manejar los nuevos sistemas, mientras que los nuevos manejarán los sistemas existentes, ya que el cuerpo de conocimientos acumulados hará más fácil su formación y rápida absorción en el departamento. El técnico superior se dará cuenta de que las demandas administrativas de su puesto aumentan y de que tendrá menos tiempo para manejar el equipo.

11.3 Producción

La producción nó aumentará inicialmente en proporción directa al equipo suplementario instalado en el servicio, pero será razonable esperar por lo menos una producción triplicada al cabo de un año de funcionamiento.

11.4 Suministros y existencias

Con el traslado al servicio de procesamiento y la ampliación de la capacidad de microfilmación, el volumen y la variedad de las existencias aumentará considerablemente. Este aumento se escalonará durante el primer año de funcionamiento a medida que se adquiera experiencia en el manejo de las nuevas maquinas y sistemas y que la producción aumente hasta su plena capacidad. Sera necesario instituir ahora un sistema básico formal de control de existencias a fin de evitar que los productos químicos se queden atrasados con el consiguiente desperdicio ya que pierden su potencia con el tiempo.

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11.5 Locales

2 11.5.1 Cámaras. Hará falta un mínimo de 10 m para cada una de las dos

nuevas cámaras. Ya se ha sugerido que se reserve sitio para esta eventualidad en la etapa inicial (véase el párrafo 10.5.1 anterior).

11.5.2 Procesadora, duplicadora y comprobación. El espacio sugerido para esta eventualidad en la etapa inicial(párrafo 10.5.2 anterior) debe ser muy suficiente para la procesadora, la duplicadora y el equipo de control de calidad. Las funciones de comprobación y edición pueden necesitar espacio adicional, preferiblemente adyacente al área de procesamiento y especialmente a la cinemateca.

11.6 Costes

11.6.1 Costes de equipo. Los costes suplementarios de capital de las nuevas máquinas ascenderán a unas 49.500 libras, que incluyen de 8.000 a 12.000 libras para una cámara de repetición escalonada de fichas, de 15.000 a 18.000 libras para una cámara de mayor formato de película de 35 mm en rollo, 10.000 libras para una procesadora, 5.000 libras para una duplicadora, 2.500 libras para una empalmadura ultrasónica, 1.500 libras para un densitómetro, 200 libras para un microscopio y 300 libras para un analizador de hipo residual. El periodo de amortización de este equipo será de 10 años.

11.6.2 Costes anuales de material. La cantidad de película se triplicará en el segundo año completo de funcionamiento después de la expansión. Los elementos suplementarios, tales como productos químicos para el procesamiento y pelicula duplicada, serán un coste adicional. Sin embargo, cuando se tiene en cuenta el coste unitario, por lo común mayor, del procesamiento y la duplicación en una oficina, los costos totales de funcionamiento no serán probablemente superiores al doble de los correspondientes a la etapa inicial.

12, SERVICIO REPROGRAFICO PLENAMENTE DESARROLLADO (largo plazo: 6-10 años)

12.1 Producción

Todo aumento de la capacidad del servicio reprografico con respecto a la etapa intermedia debe ir precedido por la demanda de los consumidores, y puede suceder que muchos servicios reprograficos no necesiten desarrollarse más allá de esa etapa. Los servicios de apoyo previstos para ella permitirán atender un aumento considerable de la producción de cámara sin tensión apreciable, y es posible que todo desarrollo ulterior a la etapa intermedia sea cuantitativo y no cualitativo. Sin embargo, como el archivo amplia generalmente la escala de sus operaciones y servicios, puede resultar rentable aumentar la capacidad general del servicio reprografico para hacer tiradas cortas y medianas de material impreso, tales como formularios, letras comerciales, medios auxiliares de búsqueda, folletos informativos e incluso documentos de oficina.

12.2 Equipo

12.2.1 Cámaras. La capacidad de procesamiento existente permitiría atender hasta siete cámaras adicionales, que deben añadirse cuando lo justifique la demanda de los consumidores, la cual incluye en este contexto no sólo los encargos de clientes sino también la demanda interna de copias con fines de conservación o de referencia.

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12.2.2 Control de calidad. Un aumento considerable de la actividad de cámara significa una necesidad de algunos medios suplementarios de control de calidad. Cuando el número de cámaras que producen a su capacidad óptima ascienda a once, será necesario añadir una segunda estación de comprobación.

12.2.3 Impresión. Si se decide introducir un servicio de impresión debe haber poca o ninguna duplicación entre el equipo necesario para ese fin y el equipo de microfilmación y de copia existente. Sin embargo, el personal adiestrado en estas operaciones tendrá que asimilar los nuevos conocimientos y técnicas necesarios, y si el servicio de impresión se sitúa en una zona adyacente, la integración de los servicios permitirá flexibilidad en la utilización del personal y aumentará la eficacia de la administración y el control generales. La maquinaria necesaria sería:

a) una máquina litográfica offset, A4 o A3 según las necesidades locales;

b) una impresora de planchas, probablemente para hacer láminas sobre papel;

c) equipo de terminación de copias, con inclusion de una guillotina mecánica, una taladradora para papel, una colacionadora y un sistema de encuademación.

12.3 Suministros

12.3.1 Microfilmación. Los suministros necesarios para el servicio de microfilmación ampliado aumentarán en proporción directa al número de cámaras, que deben funcionar ahora a una velocidad óptima de consumo de pelicula de una película y media por cámara y día..

12.3.2 Impresión. El servicio offset planteará nuevos problemas de almacenamiento de suministros y efectos de consumo, especialmente papel. La mayoría de las máquinas offset tienen una capacidad teórica de miles de impresiones por hora, pero en la práctica, con pequeñas tiradas en un funcionamiento con múltiples fines, es poco probable que se consiga una cifra superior a 10.000 copias diarias. Incluso es difícil que se alcance este nivel en los primeros días de un nuevo servicio y 20.000 copias semanales sería una previsión razonable. Esto indica un consumo inicial de papel de un millón de hojas o 2.000 resmas anuales. El segundo efecto de consumo en orden de importancia serxan las planchas. Suponiendo una tirada media de 1.000 copias, harían falta 1.000 planchas anuales. Además harían falta tinta y productos químicos.

12.4 Personal y formación

12.4.1 Micropelícula. La dotación de personal del servicio principal de microfilmación se realizara en esta etapa mediante un reclutamiento continuo hasta el número necesario para mantener la producción en el nivel determinado por la demanda. Como orientación general debe haber un operario auxiliar por cada tres operadores de cámara, con operarios adicionales si hay un volumen excepcionalmente grande de copias sobre papel a partir de película. En esta etapa se necesitará por lo menos un supervisor para el servicio de micropelícula el cual, bajo la dirección del técnico superior, se encargará de la marcha cotidiana de las operaciones de microfilmación

12.4.2 Copia sobre papel. La necesidad general es de un operario por cada máquina copiadora que trabaje a pleno rendimiento.

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12.4.3 Offset. El servicio offset necesitará inicialmente dos operarios, que se eligirán de preferencia entre el personal reprografico existente y que serán adiestrados en el manejo de la máquina por los fabricantes o proveedores del equipo.

12.4.4 Administración. La supervisión del servicio reprografico requerirá ahora dos personas para atender las demandas variables de tres sectores de especia-lización paralelos pero diferentes. El técnico superior estará ahora plenamente dedicado a la administración y la formación y necesitará un adjunto que se encargue de un bloque importante del trabajo cotidiano (probablemente, las operaciones de micropelícula: véase el párrafo 12.4.1 anterior).

12.4.5 Formación. En esta etapa se habrá organizado un programa de formación interna bajo la dirección del técnico superior y con la elaboración de los operarios experimentados. Debería ser posible inculcar a todos los nuevos miembros del personal los fundamentos generales de las técnicas reprográficas, junto con destreza y experiencia más profundas en uno de los sectores de especializacion. También en esta etapa puede ser conveniente cierta forma de clasificación del personal en grados a fin de remunerar una competencia o responsabilidad de supervisión especiales.

12.5 Locales

Los locales tendrán que ampliarse en proporción al equipo adicional instalado. A este respecto, pueden utilizarse como guía las normas formuladas en el párrafo 6.2.2 anterior.

12.5.1 Offset. El servicio offset necesitará un local con numerosas tomas de corriente para todas las máquinas. La propia máquina offset necesitará un abastecimiento de agua para lavar el equipo y las planchas y preparar soluciones de fundición de tipos. Ese abastecimiento debe instalarse en una pila de buen tamaño con desagües; debe disponerse de agua fría y caliente, preferiblemente mediante grifos mezcladores.

12.5.2 Cinemateca y archivo de micropelículas. En esta etapa, la filmación se habrá desarrollado hasta el punto de que habrá duplicados maestros de trabajo de todos los negativos de cámara. Estos deben almacenarse por separado como precaución de seguridad. Puesto que las copias maestras de trabajo se utilizarán de vez en cuando, deberán almacenarse en la cinemateca de micropelículas adyacente a las zonas de trabajo. Podrá ser necesario ampliar esta cinemateca a medida que aumenten las existencias de películas. Será preferible que los negativos de cámara se almacenen por separado en un lugar seguro que satisfaga las normas establecidas en el párrafo 6.7.3 anterior. La cinemateca y el archivo de micropelículas tendrán que ser de tamaños semejantes, determinados por el número de películas que van a guardarse. En esta etapa podrá haber 35.000 películas o más, cada una en dos copias, que necesitarán una' cinemateca y un archivo de 50 m cada uno.

12.6 Costes

12.6.1 Costes de equipo. El coste adicional de capital para ampliar el servicio de micropelícula en siete cámaras, un lector y dos bancos de rebobinado será de unas 86.500 libras. Los costes de capital del equipo de un servicio offset incluirán una prensa offset a 9.000 libras, una impresora de placas a 3.000 libras, una guillotina a 1.500 libras, una taladradora a 500 libras y una unidad de encuademación a 1.500 libras, lo que da un total de unas 17.500 libras.

12.6.2 Suministros. El coste de los materiales adicionales para el servicio de micropelícula ampliado estarán relacionados con los costes unitarios dados en el párrafo 10.6.2 anterior. Los materiales para el servicio offset comprenden papel,

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planchas y tinta. El papel utilizado para impresión sera similar al que se emplea para las copiadoras y cuesta unas 5 libras resma (tamaño A3); las planchas cuestan 0,50 libras cada una y la tinta y la solución para fundición alrededor de una libra por 10.000 copias. Esto da un coste total de 10.600 libras anuales para el nivel de producción indicado en el párrafo 12.3.2 anterior.

12.7 Desarrollo a más largo plazo

Cuando un servicio reprográfico de archivo alcance la etapa examinada en este capitulo habrá adquirido un nivel de competencia técnica que le permitirá aprovechar las tecnologías corrientes más adelantadas para satisfacer todas las necesidades reprográficas del archivo al que atiende y posiblemente también para prestar un servicio más amplio a instituciones afines.

PARTE IV. DIRECTRICES RESUMIDAS

Los números entre paréntesis hacen referencia a los párrafos de las Partes I y II en los que se examinan las directrices respectivas.

13. DIRECTRICES TÉCNICAS

13.1 Consideraciones generales

13.1.1 Elección de equipo. Al elegir el equipo, el objetivo perseguido debe ser conjugar la aptitud para el propósito con el precio pagado (4.1). A ese efecto:

- debe elegirse un equipo que abarque toda la gama de aplicaciones especificada, que produzca resultados de la calidad deseada, que sea lo suficientemente robusto para resistir todas las circunstancias locales y que sea entregado cuando haga falta (5.1.6);

- el equipo no tiene que ser mas complicado de lo que haga falta para satisfacer las necesidades básicas (5.1);

- la gama del equipo no debe proliferar hasta el punto de que no se utilice a su capacidad óptima (4.4.6.1);

- cuando los elementos del equipo formen una cadena de producción, sus capacidades deben ser parejas (2.7.6.1, 5.1.2).

13.1.2 Elección de proveedor. Al elegir el proveedor, el objetivo debe ser garantizar la compatibilidad del equipo y la continuidad del apoyo. Lo mejor para lograrlo puede ser tratar con un solo agente (3.4.3). Al elegir ese agente debe examinarse en qué medida puede garantizar:

- el mantenimiento de suministros de piezas de recambio y efectos de consumo durante la vida prevista del equipo (5.4.1);

- la prestación de apoyo técnico local (5.4.2).

13.1.3 Mantenimiento. Es esencial que se siga un programa de mantenimiento estipulado para cada componente del equipo (5.2). Cuando los proveedores y fabricantes no tengan una organización local para prestar ese servicio, tiene primordial importancia que:

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- el personal esté adiestrado para realizar el mantenimiento (5.2.1, 7.2.2);

- el archivo almacenes abundantes existencias de piezas de recambio (5.2.2).

13.1.4 Materiales. Cuando la gama de efectos de consumo este localmente limitada, será esencial:

- elegir materiales de calidad demostrada con buenas perspectivas de continuidad del suministro (5.3);

- mantener existencias mínimas compatibles con los plazos de entrega, la economía de compra al por payor y la disponibilidad de espacio de almacenamiento adecuado, evitando inmovilizar demasiado espacio y capital en existencias, pero sin permitir que las operaciones se interrumpan por falta de materiales (5.3.2),

13.1.5 Normas operacionales. Aunque es deseable satisfacer las normas nacionales e internacionales pertinentes (que se resumen en el Apéndice A):

- debe haber margen para el pragmatismo a la vista de las circunstancias locales (5.5);

- cuando no puedan cumplirse las normas esenciales en las condiciones locales, se considerara la adopción de sistemas más adecuados para esas condiciones (5.5.1).

13.2 Mierofilmación

13.2.1 Elección de sistemas. El propósito para el que va a realizarse la microfilmación determinara la elección de sistemas entre:

- formato en rollo o en película plana (2.1.2.2);

- película en rollo de 35 mm y de 16 mm (2.1, 5.1.1);

- película de haluro de plata y diazo o vesicular (2.3.1, 2.3.2);

- véase también el Capítulo 14.

13.2.2 Elección de cámara. La cámara elegida debe reunir ciertos requisitos esenciales:

- debe poder abarcar la gama de filmación estipulada y satisfacer . las normas establecidas;

- el poder de resolución de la lente debe ser superior a 100 líneas por milímetro en todo el intervalo de reducciones disponible;

- la distribución de la iluminación sobre la mesa debe ser uniforme (5.1.1.1);

- los accesorios opcionales suplementarios vendrán determinados por las necesidades específicas (5.1.1.2).

13.2.3 Elección de lector de micropelículas. La elección del lector es en gran parte una cuestión de preferencia personal, pero deben considerarse los siguientes factores:

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- la imagen debe ser nítida sobre toda la pantalla;

- en los países en desarrollo cuanto más sencillo sea el lector mas fácil sera mantenerlo en condiciones de funcionamiento;

- por consiguiente debe preferirse la tracción manual a la de motor;

- las maquinas de proyección frontal producen ligeramente menos fatiga visual que las de retroproyección (2.7.7.7, 5.1.4).

13.2.4 Procedimientos operatorios. Los procedimientos operatorios correctos deben incluir:

- la foliación o paginación de los documentos para simplificar la identificación y demostrar la integridad (2.6.1);

- la señalización y titulación como pruebas de validez, incluida la tarjeta internacional de prueba para poder ensayar la resolución y la densidad (2.6.2);

- el manejo cuidadoso de los documentos (2.6.3);

- la planificación detallada de la filmación y la preparación del material que va a filmarse (2.6.4).

13.2.5 Control de calidad. El control de la integridad y la calidad después de procesada la película es esencial si se quiere que ésta sea una alternativa aceptable del documento original. Esto requiere:

- una comprobación al 100 por cien del color y la nitidez de la imagen, asi como de la integridad del contenido, de todas las películas negativas de cámara (2.6.5.1);

- una comprobación más somera del color y la nitidez de la imagen de las películas duplicadas (2.6.5.2);

- el ensayo de la densidad y la resolución de cada película de cámara (2.6.6.1, 2.6.6.2);

- el ensayo de la permanencia en archivo mediante análisis de hipo residual en un lote de muestra (2.6.6.3).

13.3 Copia sobre papel

13.3.1 Copiadoras electrostáticas. En los países en desarrollo, la regla general debe ser elegir una maquina sencilla que necesite el mínimo de mantenimiento. Sin embargo, en el caso de la copia de documentos de archivo se aplican ciertas consideraciones especiales:

- la copiadora debe tener una platina fija de base plana (3.2.1.1);

- cuando hagan falta grandes cantidades de copias sobre papel a partir de volúmenes, puede estar justificada una copiadora electrostática desde arriba en la que el documento no entra en contacto con la cámara (4.4.6.2);

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- las copiadoras que utilizan papel revestido suelen ser menos costosas de adquirir, pero el papel es más caro y no se conserva bien en las condiciones tropicales (3.1.4.1).

13.3.2 Lectores-impresores. Las mismas consideraciones se aplican a los lectores-impresores que a los lectores (13.2.3) y a las copiadoras electrostáticas (13.3.1) excepto que:

- suelen plantearse más problemas en relación con las averias y el mantenimiento debido a la mezcla de tecnologías, por lo que es esencial un servicio de apoyo adecuado;

- la mayoría de los lectores-impresores utilizan papeles revestidos algunos de los cuales tienen una duración limitada en almacén en condiciones ambientales adversas (3.2.2).

13.3.3 Litografía offset. Esta es una de las varias formas de duplicación disponibles para la producción de grandes tiradas de copias sobre papel con fines administrativos (3.1.7). Para su uso en un archivo se necesitará normalmente:

- un sencillo sistema electrostático de impresión de planchas (3.2.4.1);

- una prensa A3 o A4 alimentada por vacio con algunas funciones automatizadas (3.2.4.2).

13.3.4 Fotografía. La fotografía tradicional tiene todavía un papel en los archivos (3.1.8). Al elegir el equipo se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones :

- la elección de las cámaras básicas estará determinada por el trabajo previsto y por las preferencias personales del fotógrafo;

- las necesidades de equipo auxiliar dependerán del trabajo previsto (3.2.5).

14. DIRECTRICES DE APLICACIÓN

14.1 Propósito

La naturaleza y el volumen del trabajo de copia que se va a realizar debe determinar cual es el equipo que se debe obtener, en vez de que la disponibilidad del equipo determine la naturaleza y el volumen del trabajo que puede realizarse. En consecuencia, es" esencial definir los propósitos específicos que un servicio reprográfico de archivo estará llamado a satisfacer (4.1).

14.1.1 Filmación con fines de seguridad. El propósito de esta actividad es copiar "documentos vitales" para la continuidad del trabajo administrativo (4.2.1) o documentos básicos para la historia de un país (4.2.2) y almacenar esas copias por separado en un lugar seguro. Para ese propósito:

- el medio mas adecuado es la micropelícula negativa de haluro de plata procesada y almacenada de acuerdo con las normas internacionales;

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- la película de 35 mm en rollo producida con una cámara planetaria es el procedimiento más adecuado si hay que copiar volúmenes o documentos de varios tonos y tamaños;

- la película de 16 mm en rollo producida con una cámara rotatoria o las microfichas producidas con una cámara de repetición escalonada son más apropiadas para documentos en formato moderno normalizado (4.2.3).

14.1.2 Copia con fines de conservación. El proposito de esta actividad es copiar documentos como alternativa a la reparación (4.3.1) o para prevenir el deterioro por el uso de originales muy consultados (4.3.2). Para ese proposito:

- el medio de preservación más adecuado será la película de haluro de plata de 35 mm procesada y almacenada de acuerdo con las normas internacionales;

- las copias de referencia no necesitan ser permanentes, por lo que pueden utilizarse copias diazo o vesiculares que son más baratas y resistentes al uso;

- en ciertas circunstancias puede recurrirse a los procedimientos fotográficos, posiblemente utilizando iluminación especial (4.3.3).

14.1.3 Difusión. Puede tener ventajas para un archivo y sus usuarios difundir ampliamente copias de documentos para utilizarlas con fines de referencia en lugares dispersos (4.4.1) en forma de publicaciones en micropelícula (4.4.3) o en respuesta a encargos de consumidores determinados (4.4.4, 4.4.5). Las mismas ventajas pueden obtenerse copiando documentos corrientes para uso administrativo multiple (4.4.2). Para esos fines:

- la micropelícula es generalmente el medio mas adecuado;

- la película de 16 mm en rollo producida con una cámara rotatoria o por salida de ordenador es la más apropiada para el uso administrativo múltiple;

- la película de 16 mm en rollo producida con una cámara planetaria o la microficha producida con una cámara de repetición escalonada pueden ser técnicamente apropiadas para otros fines, pero las preferencias de los usuarios pueden obligar a producir también película de 35 mm en rollo con una cámara planetaria;

- excepto cuando la copia se destina al uso administrativo corriente y es de documentos que no tienen valor de archivo, los negativos maestros deben ser de película de haluro de plata procesada y almacenada de acuerdo con las normas internacionales;

- con fines de referencia, las copias no necesitan ser permanentes, por lo que pueden ofrecerse copias diazo o vesiculares como alternativas más baratas al haluro de plata (4.4.6.1);

- las copias sobre papel obtenidas con una copiadora de oficina pueden ser más adecuadas para pequeños pedidos, pero puede ser necesario imponer restricciones para reducir al mínimo el riesgo de daño de los documentos;

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- como alternativa puede realizarse la impresión a partir de micropelícula, aunque esto resultará más caro (4.4.6.2);

- en algunos casos especiales, la fotografía puede ser el único procedimiento adecuado (4.4.6.3).

14.1.4 Patrimonio cultural. Muchos países, especialmente los países en desarrollo que tienen un pasado colonial, han emprendido programas de copia de documentos ajenos para reconstruir su patrimonio cultural. A este respecto:

- los programas deben planearse cuidadosamente, de preferencia sobre una base cooperativa con países vecinos que tienen un interés común por documentos existentes en los archivos de un antiguo país metropolitano (4.5);

- la micropelícula de 35 mm es generalmente el medio más adecuado;

- cuando el archivo en el que se guardan los documentos tiene un servicio reprografico que trabaja de acuerdo con las normas de archivo y retiene sus propios negativos de haluro de plata, solo es necesario adquirir una copia de referencia, que puede ser diazo o vesicular;

- cuando ese archivo no retiene sus propios negativos maestros, debe adquirirse un negativo de haluro de plata procesado de acuerdo con las normas internacionales;

- cuando el archivo no realice la microfilmacion de acuerdo con las normas internacionales, puede emplearse una oficina comercial para producir bajo contrato un negativo de haluro de plata procesado de acuerdo con dichas normas;

- deben hacerse copias de referencia, que pueden ser diazo o vesiculares, de todos los negativos maestros adquiridos en virtud de un programa de preservación del patrimonio cultural (4.5.1).

14.1.5 Copia con fines administrativos. Se incluye aquí una gran variedad de actividades de copia con fines administrativos. Para tales fines:

- cuando sólo haga falta una pequeña producción pueden ser aceptables las copias sobre papel producidas con una copiadora de oficina (4.6.1);

- cuando haga falta una producción mediana o grande pueden ser necesarias las copias sobre papel producidas con una gran copiadora de oficina o incluso con una máquina litográfica offset (4.6.2).

14.1.6 Microfilmacion con fines de comprensión o sustitución. La microfilmacion de documentos y la destrucción de los originales como medida para economizar espacio sólo será probablemente viable cuando se trate de una masa de documentos actuales y semiactuales, pero:

- únicamente debe realizarse después de una cuidadosa estimación de costes en comparación con otras soluciones posibles, tales como un programa eficaz de gestión de documentos combinado con el almacenamiento en condiciones más económicas (4.7.1);

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- probablemente sólo será rentable cuando pueda utilizarse una cámara rotatoria de 16 mm;

- los costes en relación con el tiempo de procesamiento determinarán si la película de haluro de plata es más económica que la pelicula diazo o vesicular;

- las copias de referencia deben hacerse siempre sobre película diazo o vesicular (4.7.2).

15. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN

15.1 Planificación

El establecimiento satisfactorio de un servicio reprografico nuevo o ampliado requiere una cuidadosa y detallada preparación junto con un control y una coordinación eficaces (9.1). La mejor manera de conseguirlo es un proceso formal de planificación, que debe incluir las siguientes etapas:

- identificar y definir una necesidad (9.2.1);

- identificar posibles soluciones (9.2.2);

- evaluar la viabilidad (9.2.3);

- adoptar decisiones (9.2.4);

- redactar un pliego de condiciones (9.2.5);

- ejecutar el proyecto (9.5);

- evaluar el sistema (9.2.7);

- estudiar el desarrollo ulterior (9.2.8).

15.2 Financiación

15.2.1 Asignación financiera. El requisito primordial de la planificación de un proyecto es conseguir que se disponga de medios financieros adecuados en los momentos en que hagan falta (8.3). Esto lleva consigo:

- realizar y revisar, cuando sea necesario, estimaciones exactas y detalladas de costes (9.3.1);

- coordinar el movimiento de caja durante las diversas etapas de ejecución del proyecto (9.3.3);

- procurar que se siga disponiendo de fondos para gastos de mantenimiento y que un equipo costoso no permanezca ocioso por que no se haya hecho una asignación suficiente para su funcionamiento continuado (9.3.4).

15.2.2 Fuentes de financiación. La identificación de las fuentes de financiación es una parte esencial de la planificación financiera. Tales fuentes pueden incluir:

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- la ayuda de organizaciones internacionales (9.4.1);

- la ayuda bilateral (9.4.2);

- el presupuesto nacional (9.4.3);

- los propios recursos del archivo (9.4.4), incluyendo la recuperación de costes (8.8);

- la distribución de costes (9.4.5);

- el patrocinio comercial (9.4.6).

15.2.3 Estimación de costes. La estimación del coste de los servicios reprográficos requiere considerar cuatro elementos principales (8.1):

- equipo: los costes de capital incluirán, ademas de los costes del equipo básico (8.2.1.1), los gastos de flete y entrega, los gastos de montaje e instalación, los derechos de aduana y los impuestos (8.2.1.2); los costes de mantenimiento incluirán las revisiones regulares (8.2.2.1), las reparaciones (8.2.2.2) y las piezas de recambio (8.2.2.3);

- materiales: las existencias de materiales almacenados y el ritmo de suministro necesario para mantener niveles óptimos dependerá de la velocidad de consumo y de la facilidad de reposición (8.3.1); debe introducirse un sistema correcto de control de existencias para lograr que los materiales se utilicen eficientemente (8.3.2);

- locales: además de los gastos de capital (8.5.1), hay que hacer una asignación para gastos periódicos tales como renta (real o nominal) (8.5.2.1), mantenimiento (8.5.2.2) y servicios (8.5.2.3);

- personal: además de los costes de sueldos y otras prestaciones al personal (8.7.1), debe hacerse una asignación para costes de formación (8.7.2.1) y gastos administrativos generales (8.7.2.2).

15.3 Locales y servicios

15.3.1 Locales. Al planificar el alojamiento de un servicio reprográfico de archivo hay que tener en cuenta varios factores:

- la capacidad de carga del piso debe ser adecuada para el peso del equipo (6.1.1);

- la luz debe excluirse del cuarto oscuro y reducirse en los demás sitios (6.1.2);

- la altura del techo debe ser suficiente para dejar un espacio libre adecuado por encima del equipo (6.1.3);

- debe establecerse un ambiente de trabajo uniforme (6.1.4);

- el tamaño debe ser suficiente para alojar la gama del equipo y de los procesos, así como el volumen de las operaciones (6.2).

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15.3.2 Construcción modular. Cuando se tenga la intención de que un servicio reprografico se desarrolle a lo largo de un periodo de tiempo:

- puede ser rentable proporcionar en cada etapa de desarrollo sólo el alojamiento suficiente para las necesidades inmediatas;

- este objetivo puede conseguirse mediante la construcción modular dentro de un plan esquemático del servicio plenamente desarrollado (6.3.1);

- una excepción a la construcción modular seria el cuarto oscuro, pues es mejor construirlo como unidad aparte desde el comienzo (6.3.2).

15.3.3 Distribución. La colocación del equipo dependerá de la variedad de los procesos y del tipo y la escala de las operaciones (6.4). Sin embargo, hay que observar varios principios generales:

- la distribución debe estar relacionada con el flujo de trabajo (6.4.1);

- la colocación de los componentes individuales del equipo debe permitir la comodidad y la conveniencia máximas de los operarios (6.4.2).

15.3.4 Ubicación. La ubicación de un servicio reprografico dentro del archivo variará con las circunstancias, pero en la medida de lo posible:

- debe planificarse en función de sus relaciones con otros servicios del archivo (6.5);

- la ubicación optima debe regirse por los mismos principios de flujo de trabajo que determinan la distribución interna (6.5.1).

15.3.5 Servicios. Conviene disponer de servicios de calidad garantizada, y cuando el abastecimiento publico normal no pueda proporcionarlos habrá que tomar disposiciones especiales (6.6). Los servicios necesarios son:

- electricidad: es esencial que coincidan el voltaje del equipo y el de la red de suministro (6.6.1.1), que se mantenga un voltaje constante (6.6.1.2) y que se instalen suficientes tomas de corriente (6.6.1.3);

- agua: es esencial el mantenimiento de una presión óptima (6.6.2.1) así cómo el control de la temperatura (6.6.2.2) y de la calidad (6.6.2.3);

- el desagüe debe ser capaz de evacuar grandes cantidades de desechos químicos líquidos (6.6.3.1);

- el suministro de amoniaco para el procesamiento diazo plantea problemas de sanidad y seguridad y requiere una instalación especial (6.6.3.2).

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15.3.6 Zonas de almacenamiento. Debe disponerse de:

- un cuarto de seguridad para los documentos en uso, construido de acuerdo con las normas de almacenamiento en archivo (6.7.1);

- un almacén de materiales lo suficientemente grande para mantener el nivel normal de existencias en un ambiente uniforme (6.7.2);

- una cinemateca y un archivo de micropelículas: hace falta un almacenamiento especial para los negativos de cámara de haluro de plata y para las copias maestras inversibles de trabajo, que debe satisfacer las normas internacionales para micropelículas; es conveniente que existan lo antes posible dos almacenes separados de modo que los negativos de cámara puedan guardarse aparte de las copias maestras inversibles (6.7.3).

• 15.4 Ej ecucion

La ejecución de un plan para establecer o desarrollar un servicio repro-grafico de archivo llevará consigo:

- la identificación de las actividades detalladas que forman parte del plan y la colocación de éstas en un calendario de previsiones;

- la coor.dinacion de esas actividades interreiacionadas, la vigilancia de los progresos y la adaptación a circunstancias imprevistas (9.5).

15.4.1 Coordinación. Las actividades interreiacionadas que requieren coordinación son:

- el movimiento de caja (9.3.3, 9.5.1);

- la construcción o transformación de unos locales (9.5.2);

- la conexión de los servicios (9.5.3);

- la entrega del equipo y de los materiales (9.5.4);

- la instalación y el ensayo del equipo (9.5.5);

- el reclutamiento y la formación del personal (9.5.6).

16. DIRECTRICES DE PERSONAL

16.1 Plantilla

Dependerá de la variedad de los procesos y de la escala de las operaciones, pero como regla general:

- hay que contar con un mínimo de tres personas;

- los complementos en exceso de esa cifra pueden calcularse a base del volumen de trabajo (7.1),

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16.2 Funciones

Como regla general es deseable que el personal desempeñe una variedad de funciones, pero:

- algunas funciones requieren mas competencia y experiencia que otras y pueden reservarse para los operarios principales (7.2);

- debe designarse a una sola persona como encargado de almacén (7.2.1);

- debe emplearse un mecánico para mantener el equipo (7.2.2).

16.3 Dirección

16.3.1 Archivero director. Un archivero desempeñará las siguientes funciones:

- planificación y ejecución relativas al establecimiento del servicio reprográfico (9.1);

- determinación de las prioridades generales;

- coordinación con otros servicios técnicos y del archivo;

- control financiero (7.3.1).

16.3.2 Superintendente técnico. Un técnico superior desempeñará las siguientes funciones:

- control cotidiano de las operaciones;

- determinación de las prioridades inmediatas de acuerdo con las directrices formuladas por el archivero director;

- administración del personal y distribución del trabajo;

- mantenimiento del equipo;

- control de las existencias;

- control de la calidad;

- cierto control financiero delegado (7.3.2).

16.3.3 Supervisores técnicos. Cuando un servicio reprográfico esté tan desarrollado que los distintos procesos funcionen prácticamente independientes, puede ser necesario nombrar supervisores para:

- la administración cotidiana del personal empleado en los respectivos procesos (7.3.3).

16.4 Reclutamiento

En los países en desarrollo sólo rara vez será posible reclutar personal que posea las calificaciones y la experiencia pertinentes. En consecuencia:

- el reclutamiento tendrá que hacerse a base de la capacidad de aprendizaje (7.4.1).

PGI-84/WS/8 - pág. 70

16.7.1 Calificaciones. Es poco probable encontrar calificaciones formales en reprografía; la calificación mínima debería ser:

- la educación secundaria, preferiblemente con una orientación técnica (7.4.1.1).

16.4.2 Cualidades. Los aspirantes al nombramiento deben poseer:

- habilidad manual;

- conocimientos mecánicos y eléctricos (9.4.1.2).

16.5 Formación

Solo hay escasas oportunidades para la formación técnica en reprografía. Por lo tanto, será necesario:

- idear un plan de formación que combine las oportunidades locales e internacionales disponibles (7.5.1).

16.5.1 Formación interna. Puede combinar:

- la formación en el puesto de trabajo (7.5.1.1);

- la formación impartida por consultores técnicos (7.5.1.2);

- la formación impartida por los fabricantes (7.5.1.3).

16.5.2 Formación externa. Puede ser especialmente difícil de organizar (7.5.2), pero podría incluir:

- cursos regulares (7.5.2.1);

- adscripciones o visitas de instrucción a servicios reprográficos establecidos (7.5.2.2).

PGI-84/WS/8 - pág. 71 Apéndice A

APÉNDICE A

NORMAS

Procesamiento y almacenamiento de micropelicula de gelatina de plata

British Standard BS 5699: 1979 partes 1 y 2 y British Standard BS 1153: 1975 American Standard ANSI. PHI.28 - 1969

y ANSI. PHI.41 - 1971 International Standards ISO/DIS 2803 y ISO 40332

Estas normas se refieren al procesamiento y almacenamiento de micropelícula del tipo de gelatina de plata con fines de archivo y son, por lo tanto, las más importantes para el trabajo micrográfico. Se han utilizado cuando ha sido pertinente en este estudio. Incluyen normas para el control de calidad del procesamiento de micropelícula.

Control de calidad de micropelículas de haluro de plata de la primera generación

National Microfilm Association NMA Standard MS 104-1972

Se trata de una norma para la inspección y el control de calidad de micro-películas de haluro de plata de la primera generación. Es una guía particularmente útil para la disposición del material de ensayo que debe incluirse sobre la película producida de acuerdo con las normas internacionales.

Microfilmación en 35 mm de diarios con fines de archivo

British Standard BS 5847: 1980 International Standard ISO 4087: 1979

Microfilmación en 35 mm de publicaciones seriadas

British Standard BS 6313: 1982

Tiene particular interés para los archivos de bibliotecas y universidades.

Especificación para microfichas

British Standard BS 4187 Partes 1 y 2: 1981 International Standard ISO 2707: 1980

La Parte 1 de la BS 4187 se refiere al formato de 60 fotogramas y la Parte 2 al formato de 98 fotogramas. Contiene información útil sobre la disposición y la titulación de la ficha.

Bobinas y carretes de micropelícula de 35 mm y 16 mm


Especificación dirigida principalmente a los fabricantes, pero sin ningún comentario sobre la necesidad de que el plástico no sea ácido.

PGI-84/WS/8 - pág. 72 Apéndice A

7. Lectores de micropelícula


Esta norma indica las características deseables de los lectores de micro-película por retroproyección. Se suministra una película de prueba normalizada (BS 4191C) para realizar los ensayos mencionados.

8. Microfilmacion en 35 mm de dibujos técnicos

British Standard BS 4210: 1977 (3 Partes) International Standard ISO 3272/1

La Parte 1 de la BS 4210 examina los principios generales y la Parte 2 todas las tolerancias dimensionales.

9. Resolución

British Standard BS 4657: 1970 International Standard ISO 334

Método para determinar la resolución obtenida en la microfilmacion. La norma ISO está actualmente en revisión.

10. Preparación de la copia para microfilmacion


Información sobre disposiciones con respecto a coeficientes de reducción específicos.

11. Microfilmacion en 35 mm de mapas y planos


12. Glosario de términos de micrografía

British Standard BS 6054: 1981 Parte 1 International Standard ISO 6196/1

13. Posiciones de la imagen y métodos de lectura

British Standard BS 6054: 1983 parte 2 International Standard ISO 6196/2.

PGI-84/WS/S - pág. 73 Apéndice B

APÉNDICE B

DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE PERSONAL TÉCNICO

Las descripciones de puestos que siguen serían aplicables a un servicio reprográfico de archivo en la etapa de pleno desarrollo (véase el Capítulo 12). Solo en esta etapa harían falta uno o varios supervisores y estaría justificada la clasificación de los operarios en grados superiores e inferiores.

En las primeras etapas, las funciones del técnico superior no serían más estrechas, pero su competencia seria mas limitada y las funciones marcadas con un asterisco (x) tendrían que ser desempeñadas por el personalmente mas que supervisadas.

Técnico superior

El técnico superior será responsable ante el archivero director de las operaciones y el desarrollo del servicio reprográfico. En particular:

1) Dirigirá las operaciones cotidianas del servicio.

2) Participará en la obtención del equipo.

3) Planificara la distribución y el equipamiento de los locales destinados al servicio.

4) Supervisara la instalación del equipo.

5) Participará en el reclutamiento del personal.

6) x Supervisará la formación del personal.

7) x Velará por que la calidad de los productos del servicio satisfaga las normas establecidas.

8) x Velará por el buen mantenimiento del equipo.

9) x Velará por el control adecuado de las existencias de materiales.

10) Asignará recursos a operaciones específicas de acuerdo con las prioridades acordadas.

11) Participará en la identificación y evaluación de sistemas reprográficos que puedan aumentar la economía y la eficiencia.

12) Conocerá el estado actual y se mantendrá al corriente de los adelantos técnicos en el campo de la reprografía.

13) Asesorará a la dirección superior sobre los aspectos técnicos de la reprografía.

PGI-84/WS/8 - pág. 74 Apéndice B

Mecánico de mantenimiento

Bajo la dirección del técnico superior, el mecánico:

1) Cooperará con los proveedores en la instalación y el mantenimiento regular del equipo.

2) Efectuará las reparaciones y la sustitución de las piezas defectuosas.

3) Mantendrá unas existencias de piezas de recambio que le permitan desempeñar las funciones del apartado 2 anterior.

Supervisor

Bajo la dirección del técnico superior, el supervisor o los supervisores:

1) Dirigirán el trabajo cotidiano de una sección del servicio.

2) Formarán al personal de su sección.

3) Se responsabilizarán del control de la calidad y la comprobación dentro de su sección.

4) Distribuirán el trabajo de acuerdo con los objetivos señalados y registrarán los progresos realizados.

5) Realizarán una parte razonable del trabajo de su sección.

Operarios principales

Bajo la dirección del técnico superior y del supervisor o los supervisores, los operarios principales desempeñarán tareas tales como:

1) Manejar el equipo mas complejo.

2) Mantener las existencias de materiales.

3) Realizar la comprobación de micropelículas.

Los operarios principales se turnarán entre los distintos tipos de trabajo a fin de adquirir una experiencia variada.

Operarios subalternos

Bajo la dirección del técnico superior y del supervisor o los supervisores, los operarios subalternos:

1) Manejarán el equipo menos complejo.

2) Adquirirán experiencia y recibirán la formación pertinente para poder manejar el equipo mas complejo al ascender a operarios principales.

Los operarios subalternos se turnarán entre los diferentes tipos de trabajo correspondientes a su grado.

\I / Almacén de documentos

A

Reponer los documentos

A

Pequeñas reparaciones

Repetir

PGI/84/WS/8 - pág. 75 Apéndice C

APÉNDICE C

DIAGRAMA DE TRABAJO

Operación de microfilmación

Iniciar

^ ~

>

V

Preparar los documentos

V

v

Cámara

V

Procesar

V

Comprobar

V

<-

Jj/ Almacén de micropelícula negativa

A V

Duplicar

A

Empalmar

Enviar

PGI-84A/S/3 - pág. 76 Apéndice D

APÉNDICE D

MODELOS DE DISTRIBUCIONES

No hay ninguna distribución ideal para un laboratorio reprográfico, pero los tres ejemplos que siguen pueden servir de guía. Representan tres etapas de una construcción o adaptación modular correspondientes a las etapas de desarrollo examinadas en los Capítulos 10 a 12.

Servicio reprográfico Etapa 1

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Cuarto de uso general (etapa 1)

Procesamiento y duplicación de películas (etapas 2 y 3)

n

D

X=D

Clave

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

U

15

Cámara de micropelícula de 35 am

Lector de micropelícula

Procesadora de micropelícula

Lector-impresor de micropelícula

Banco de rebobinado de película

Cámara de repetición escalonada para mieroformas

Duplicadora diazo de micropelícula

Empalmadura de micropelícula

Microscopio

Duplicadora de micropelícula de plata

Copiadora de oficina

Prensa litográfica offset

Impresora de láminas litográfica offset

Colacionadora

Guillotina mecánica

APÉNDICE D

PGI-84/WS/8 - pág. 77 Apéndice D

Servicio reprografico Etapa 2

Cuarto de uso general (etapa 1)

Procesamiento y duplicación de películas (etapas 2 y 3)

I

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10

11

12

13

14

15

Cámara de micropelícula de 35 mm


Frocesadora de micropelícula



Cámara de repetición escalonada para microformes

Duplicadora dia2o de micropelícula

Ensalmadora de micropelícula

Microscopio



Prensa litográfica offset


Colacionadora


PGI-84/WS/8 - pág. Apéndice D

78

APÉNDICE D

Servicio reprográfico Etapa 3

Cuarto de uso general Procesamiento y duplicación de películas (etapas 2 y 3)

Cuarto oscuro

OO

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15

Cámara de micropelícula de 35 mm


Procesadora de micropelícula



Cámara de repetición escalonada para microformas

Duplicadora diazo de micropelícula

Empalmadura de micropelícula

Microscopio



Prensa Litográfica offset


Colacionadora


12

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3

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El espacio ocupado por la clave en el modelo de distribución puede alojar más equipo si es necesario.

El densitómetro mencionado en el párrafo 11.1.2.4 podría colocarse en el cuarto oscuro.

PGI-84/WS/8 Apéndice E

pag. 79

APÉNDICE E

ANÁLISIS RETICULAR DE UN PROYECTO

Planificación del establecimiento de un laboratorio reprografico

1. Para los fines de este ejemplo se supone que las únicas actividades que es necesario realizar para establecer un laboratorio reprografico son las siguientes:

Tiempo más pro-Actividad Sucesos bable (semanas)

A Presupuesto B Elegir el sitio C Nombrar el director D Estimar el coste E Plantilla de personal F Especificaciones del equipo G Especificaciones del edificio H Proyectar el edificio I Pedir el equipo J Pedir los materiales K Construir el edificio L Entrega del equipo M Entrega de los materiales N Nombrar el personal 0 Equipar el edificio P Instalar el equipo Q Ensayar el equipo R Formar al personal

0,2 0,3 0,1 2,4 1,4 1,5 3,6 6,7 5,8 5,9 7,10 8,11 9,13 4,13 10,12 11,12 12,13 13,14

10 10 13 13 8 4 8 13 4 4 26 26 13 8 8 4 2 8

Estas actividades se ilustran en el modelo de red adjunto indicando el orden de los sucesos. Las actividades simuladas (de tiempo cero) se representan con líneas de trazos. Estas indican la relación entre actividades que, aunque no están en orden directo, son interdependientes:

a) hasta que no se haya nombrado un director y se conozcan sus opiniones técnicas es imposible determinar las especificaciones del edificio y del equipo, la plantilla de personal o los costes detallados (1,3 y 1,2);

b) las especificaciones del equipo dependen de la plantilla de personal acordada (4.5);

c) las especificaciones del edificio dependen de las necesidades de personal y de equipo (5.6);

d) el equipo no puede instalarse hasta que el edificio esté terminado (10.11),

En este ejemplo, la vía crítica viene dada por el orden de sucesos 0,1,2,4,5,6,7,10,12,13,14 y puede esperarse un tiempo total de 83 semanas hasta la terminación.

PGI-84/WS/8

Apéndice E

pág. 80

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PGI-84/WS/8 - pág. 81 Apéndice F

APÉNDICE F

FABRICANTES Y PROVEEDORES

No es posible dar la lista de todos los fabricantes y proveedores de equipo y materiales reprográficos de todo el mundo ni las direcciones de todas las sucursales o agentes de las principales compañías multinacionales. En consecuencia, la siguiente lista se limita a los principales fabricantes y proveedores y da sólo sus direcciones en el Reino Unido. En muchos casos, las sucursales en el Reino Unido de las compañías multinacionales son los agentes para los países en desarrollo de Africa y Asia. Cuando no lo sean, podrán poner a los archiveros en contacto con los agentes apropiados. En los países más desarrollados, las direcciones de las sucursales o de los agentes locales pueden encontrarse en las guías comerciales o telefónicas.

AARQUE SYSTEMS LTD PO Box 70 Blackthorne Road Colnbrook Slough Berks SL3 OAR Tel: (02812) 4567 Equipo de mocrofilmación

BRITISH MICROGRAPHIC MANUFACTURERS ASSOCIATION 31 Palma Close Dunstable Beds LU6 1BU Tel: 01 204 8355 Asociación micrográfica comercial

AGFA-GEVAERT LTD 27 Great West Road Brentford Middx TW8 9AX Tel: 01 560 2131 Micrografía y reprografía

BRITISH STANDARDS INSTITUTION 2 Park Street London W1A 2BS Tel: 01 629 9000 Normas industriales

ALLEN MICROFILM PRODUCTS LTD AMP House 64-74 Norwich Avenue West Bournemouth Dorset BH2 6AW Tel: (0202) 760507 Equipo de microfilmación

G. G. BAKER & ASSOCIATES PO Box 20 Godalming Surrey GU8 4AJ Tel: (04868) 6653 Información reprográfica

BELL & HOWELL LTD 33-35 Woodthorpe Road Ashford Middx TW15 2RJ Tel: (07842) 51234 Micrografía

BUSINESS AIDS LTD 3 Whitby Avenue Park Royal London NW10 7SQ Tel: 01 965 9821 Equipo reprográfico

C.Z. (ZEISS JENA) SCIENTIFIC INSTRUMENTS LTD 2 Elstree Way Borehamwood Herts WD6 1NH Tel: 01 953 1688 Equipo de microfilmación

CANON (UK) LTD Waddon House Stafford Road Croydon Surrey CR9 4DD Tel: 01 680 7700 Reprografía y micrografía


CARTER-PARRATT GROUP Kimpton Road Sutton Surrey SM3 9DQ Tel: 01 644 4355 Equipo de almacenamiento

A B DICK LTD 88-97 High Street Brentford Middx TW8 8BA Tel: 01 568 8899 Reprografía y micrografía

DURST (UK) LTD Felstead Road Longmead Ind Estate Epsom Surrey KT19 9AR Tel: (03727) 26262 Equipo de microfilmación

ELKE MICROFORM LTD 70 Tanners Drive Blakelands North Milton Keynes Bucks MK14 5BP Tel: (0908) 613073

F F M MARKETING LTD 3 Springbridge Mews Springbridge Road Ealing Broadway London W5 2AB Tel: 01 567 3613 Equipo de microfilmación

FINLAY MICROFILM LTD Finlay House PO Box 68 18 Woodside Road Amersham Bucks HP7 OBH Tel: (02403) 22126 Equipo de microfilmación

MIKE FRASER (FILM SERVICES) LTD 225 Goldhawk Road London W12 8ER Tel: 01 749 6911 Equipo de microfilmación

GENNEG ASSOCIATES 24A Coton Road Nuneaton Warwickshire CVll 5TW Tel: (0203) 383998 & 381196 Proveedores de micropelicula

IKM MICROFILM LTD Victoria House 26 Queen Victoria Street Reading Berks RG1 1TG Tel: (0734) 415290 Equipo de microfilmación

KODAK LTD PO Box 66, Station Road Hemel Hempstead Herts HP1 1JU Tel: (0442) 61122

M0CR0SC0T LTD Merit House Edgeware Road Colindale London NW9 Tel: 01 952 7527 Lectores de micropelicula

NCR LIMITED Micrographie Systems Computer Services Division St. Alphage House, Fore Street London EC2Y 5DS Tel: 01 638 6200 Micrografía

NATIONAL REPROGRAPHIC CENTRE FOR DOCUMENTATION The Hatfield Polytechnic Bayfordbury Hertford Herts SG13 8LD Tel: (0992) 552341 Información reprográfica

OFFICE EQUIPMENT (JOHN DALE) LTD Winchester Wharf Clink Street London SE1 9DQ Tel: 01 407 8511 & 01 403 0818


OZALID COMPANY LTD Langston Road, Loughton Essex IG10 3TH Tel: 01 508 5544 Micrografia

R Y PARRY LTD Hambridge Farm Hambridge Road Newbury Berks RG13 2QC Tel: (0635) 46116 Equipo de microfilmacion

PHOTO SERVICES (INDUSTRIAL) LTD Station Works Station Avenue, Kew Richmond Surrey TW9 3ZS Tel: 01 948 3131 Micrografia

RANK XEROX Bridge House Oxford Road Uxbridge Middx UB8 1HS Tel: (0895) 51133 Reprografia

REAL BUSINESS MACHINES Station Approach Bourne End Bucks SL8 5QF Tel: (06285) 26248 Equipo de microfilmacion

SEALINE OFFICE EQUIPMENT (SALES) LTD PO Box 32 Welwyn Garden City Herts AL7 7NX Tel: (07073) 21665 Equipo de almacenamiento

3M UNITED KINGDOM PLC 3M House PO Box 1 Bracknell Berks RG12 1JU Tel: (0344) 26726 Reprografia y micrografia

HERBERT ZIPPEL (UK) LTD 10 Higher Austins Lane Lostock Bolton Lanes BL6 4LY Tel: (0204) 67319 Equipo de almacenamiento

PGI-84/WS/8 - pág. 84 Apéndice G

APÉNDICE G

GLOSARIO

Abertura : palabra aplicada con frecuencia al orificio del objetivo u obturador de una cámara de micropelícula.

Alimentada con hojas: máquina impresora en la que las hojas de papel se introducen una a una a partir de un montón, en oposición a la alimentada con rollos.

Avance: longitud de película que pasa para cada nueva exposición.

Base: soporte transparente que lleva el revestimiento receptor de la imagen.

Bobina : recipiente rebordeado que suele usarse para contener una película procesada; véase también carrete.

Bobina abierta: bobina de micropelícula cuya guía tiene que enrollarse en la bobina receptora cada vez que se monta en un lector.

Cabeza de reamplificacion: equipo óptico existente en algunas cámaras planetarias (q.v.) y que permite utilizarlas como amplificadoras para producir copias de gran tamaño a partir de micropelícula.

Caja de tipos: surtido completo de tipos de imprenta de un cierto ojo.

Cámara planetaria: cámara provista de una platina sobre la que se coloca el documento que se quiere filmar y de una columna central posterior que lleva la cabeza de la cámara por encima de la platina; esta cabeza suele moverse hacia arriba y hacia abajo para obtener varios coeficientes de reducción (q.v.); puede utilizarse con película de 16 mm o de 35 mm; también se llama cámara de plataforma.

Cámara de repetición escalonada: cámara de tipo planetario para microfichas provista de un mecanismo especial de repetición escalonada para filmar fotogramas a lo largo de filas con arreglo al formato deseado; utiliza hojas o película en rollo de 105 mm.

Cámara rotatoria: cámara en la que el movimiento del documento original introducido esta sincronizado con el de la película durante la exposición; de este modo pueden filmarse documentos individuales o papel continuo; los modelos más perfeccionados son de alimentación automática y pueden filmar anversos y reversos simultáneamente; también se llama cámara cinemática.

Carrete: recipiente para película no procesada.

Carton: papel más grueso de 120 gramos por metro cuadrado que se utiliza para tapas y trabajos especiales.

Cartucho : bobina de micropelícula contenida en un recipiento, con una guía que se enrolla automáticamente en la bobina receptora; el cartucho tiene que rebobinarse antes de poder sacarlo del lector.

Cassette: dos bobinas de micropelícula envasadas en las que la película está permanentemente enrollada en la bobina receptora; esto permite introducirla fácilmente en un lector; se utiliza principalmente con lectores de motor.

PGI-84/WS/8 - pag. 85 Apéndice G

Coeficiente de reducción: reducción lineal conseguida por miniaturización y expresada como razón del original; coeficientes de reducción típicos son 20x (es decir, 20:1) y 24x; la reducción superficial es el cuadrado de la reducción lineal (por ejemplo, una reducción lineal de 20x da una reducción superficial de 400 veces).

Copia sobre papel: impresión sobre papel a partir de papel o película.

Densidad: grado de opacidad de una imagen fotográfica, expresado normalmente en forma logarítmica.

Densitómetro: instrumento para medir la densidad de fondo (oscuridad/luminosidad) de una imagen de microforma antes de su duplicación.

Diazo: un tipo de medio para microformas cuyo ingrediente activo es un diazocolorante fotosensible; se utiliza principalmente para duplicación; es más económico que la película de haluro de plata (q.v.), pero no se ha demostrado todavía que tenga la permanencia exigida en archivos; conserva la polaridad (es decir, un negativo reproduce otro negativo y un positivo otro positivo).

Duplicación: término general aplicado a todas las formas de reproducción múltiple sobre papel o película.

Duplicadora: equipo para hacer nuevas copias sobre película a partir de una película existente; esta palabra también se aplica a algunas maquinas de litografía offset y a otras maquinas copiadoras que producen copias sobre papel.

Electrostático o electrofotográfico: método de hacer copias utilizando cargas y potenciales eléctricos para realizar imágenes latentes proyectadas.

Empalmadora: diapositivo para unir micropelícula mediante un adhesivo, el calor o los ultrasonidos.

Exposición: periodo durante el cual un material fotosensible está sometido a la luz reflectiva en una cámara.

Exposímetro: dispositivo para medir la reflectividad de la luz por un sujeto expuesto.

Fijación: etapa del procesamiento fotográfico en la que los haluros de plata no revelados se extraen de la película por disolución para impedir una reacción química ulterior.

Formato; estilo y proporciones de las páginas para su publicación.

Fotoconductor: sustancia que se comporta como un aislante eléctrico en la oscuridad pero que se vuelve eléctricamente conductora cuando se expone a la luz; es un elemento fundamental en la copia electrostática.

Funda: recipiente transparente en el que se introducen tiras de película (de 16 mm o de 35 mm) produciendo un formato de tipo ficha que puede actualizarse.

Guia: comienzo de una película utilizado para enrollarlo en una cámara o un lector; la guía lleva información sobre el contenido de la película.


Haluro de plata: medio básico para microformas cuyo ingrediente activo es una emulsion de haluro de plata fotosensible; se usa casi exclusivamente para obtener negativos de cámara; también se usa para copias cuando se requiere calidad de archivo; normalmente invierte la polaridad (es decir, el negro se convierte en blanco y viceversa).

Impresora: equipo para producir copias sobre papel a partir de micropelícula.

Lector o visualizador: equipo para leer microformas; son posibles varios grados de amplificación, a menudo con el mismo equipo; puede ser manual o de motor; los modelos más perfeccionados tienen dispositivos de indización y recuperación;

Lector-impresor: equipo que permite leer microformas y utilizarlas para producir copias sobre papel.

Lente: dispositivo óptico que concentra los rayos luminosos por refracción para formar una imagen.

Litografía offset: proceso de impresión litográfica en el que la imagen original se transfiere desde una plancha a través de un intermediario hasta el papel en el que se forma la copia final; hoy día es prácticamente sinónima de litografía.

Media tinta: copia impresa de un original de tono continuo en la que la ilusión de continuidad tonal se consigue reduciendo la imagen a una serie de puntos diminutos.

Microficha: hoja de película plana que contiene filas de imágenes con un título legible a simple vista; son posibles una gran variedad de factores de reducción y disposiciones; el tamaño normal es 6" x 4".

Microficha actualizable: proceso de microfilmación basado en una adaptación del sistema electrofotográfico para sustituir o añadir imágenes en una microficha en diferentes momentos; la superficie portadora de la imagen debe protegerse cuidadosamente contra los arañazos.

Micropelícula: se utiliza tanto en el sentido de película en rollo como de micro-formas (q.v.) en general; el sentido particular se deducirá en cada caso del contexto.

Micropelícula de entrada en ordenador: micropelícula portadora de imágenes en un formato adecuado para su lectura automática en ordenador como datos en lenguaje de máquina.

Micropelícula de salida de ordenador: micropelícula producida por un registrador que toma datos directamente de un ordenador, los convierte en forma alfanumérica y los registra directamente en pelicula mediante una cámara, sin ninguna copia sobre papel intermedia; la película en rollo de salida puede ser de 16 mm, 35 mm o 105 mm, esta última cortada en longitudes de 148 mm para producir microfichas (q.v.); suele ser película diazo de lectura positiva (q.v.).

Microformas: término general que incluye los formatos de micropelícula tanto en rollo como plana.

Negativo : película en la que está invertida la polaridad del original (es decir, el negro se convierte en blanco y viceversa); con película de haluro de plata (q.v.) se produce en la cámara un negativo.


Papel de arte: papel a base de esparto con un revestimiento de caolín que le comunica un terminado muy brillante adecuado para la impresión de medias tintas; es difícil de secar.

Papel revestido: cualquier papel que tenga un revestimiento suplementario; se aplica en particular al tipo de papel de óxido de cinc que se usa en algunas copiadoras electrostáticas.

Papel de tapas: papel fuerte y grueso, a veces coloreado, que se utiliza para tapas de folletos o trabajos similares.

Película inversible: tipo especial de película de haluro de plata que conserva la polaridad; se utiliza como copia maestra para producir copias positivas.

Peso: medida de la calidad del papel expresada corrientemente en gramos por metro cuadrado; cuanto mayor es el peso, más grueso es el papel.

Positivo: película cuya polaridad es la misma que la del original; con película de haluro de plata (q.v.) esto se consigue copiando un negativo.

Procesadora: equipo para procesar película.

Procesamiento: tratamiento químico de una película para producir una imagen visual a partir de una imagen latente mediante revelado, fijación y lavado.

Prueba o prueba de imprenta: borrador de un trabajo impreso producido para su aprobación antes de la tirada final.

Resma : unidad normal de cantidad de papel que consiste en 500 hojas.

Resolución: medida de la capacidad para reproducir líneas y detalles finos sobre una película a partir del objeto fotografiado; se expresa en número de líneas por milímetro contadas en la tarjeta de prueba.

Reveladores : reactivos químicos que se utilizan para hacer visibles las imágenes latentes.

Solución fijadora: reactivos químicos utilizados para fijar la imagen una vez revelada; se llama corrientemente "hipo".

Tarjeta: gráfico o documento que contiene diseños de prueba o información para identificar y verificar el texto filmado.

Tarjeta de ventana: tarjeta perforada de 80 columnas para ordenador con una abertura para recibir uno o más fotogramas de micropelícula, por lo común uno de 35 mm u ocho de 16 mm.

Vesicular: tipo de medio para microformas cuyo ingrediente activo es similar al de la película diazo (q.v.), pero que se revela por medio del calor en vez de por procedimiento químico; se usa principalmente para duplicación; es más económico que la película de haluro de plata (q.v.), pero no se ha demostrado todavía que tenga la permanencia exigida en archivos; invierte la polaridad.

PGI-84/WS/8 - pág. 88 Apéndice H

APÉNDICE H

BIBLIOGRAFÍA SELECCIONADA

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L. Bell y B. Faye, La concepción de los edificios de archivo en los países tropicales, Documentación, bibliotecas y archivos: Estudios e investigaciones 9.(Unesco, Paris, 1979). Existe también en francés; contiene una clave en inglés para la lista de las zonas de trabajo y otras, J.R. Ede, Iraq: Construction of a National Archives Building, (Unesco, FMR/PGl/80/124, 1980), Anexo IV.

D. M. Costigan, Micrographie Systems, NMA Reference Series No. 16 (National Micrographics Association, Silver Spring, Md, 1975).

Carmen Crespo, República Argentina: Establecimiento de un centro de formación en técnicas de restauración y reprografia en la Escuela de Archiveros, Universidad de Córdoba (FMR/PGl/81/116 E), Paris, Unesco, 1981. 28 págs. Disponible igualmente en ingles.

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Kodak, Control Procedures in Microfilm Processing, Kodak Pamphlet D17

Kodak, Storage and Preservation of Microfilms, Kodak Pamphlet D31

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J.A. Keene, 'Microform and Computer Based Systems in Current Use in the Public Record Office' in International Journal of Micrographics and Video Technology 1 (4) (1982), 179-82

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M. Roper, Liberia: National Archives Centre (Unesco, Serial No. FMR/PGl/82/187, Paris, 1983)

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Revistas y anuarios

Bulletin of the ICA Microfilm Committee

Ilford Technical Information

Kodak Handbook

Microdoc (Journal of the Microfilm Association of Great Britain)

Microform Review

Micrographie Year Book

NRCd Evaluations and Reprographics Quarterly (published by the National Reprographic Centre for documentation, Bayfordbury, Hertford, England).

PGI-84/WS/8 - pág. 90

Documentos del RAMP y otros documentos conexos

1. Unesco. General Information Programme. Expert Consultation on the Development of a Records and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. Paris, Working Document (PGI/79/WS/1). Paris, Unesco, 1979. 19 págs. Igualmente disponible en francés.

2. Unesco. General Information Programme. Expert Consultation on the Development of a Records and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. Paris, Final Report (PGI/79/WS/10). Paris, Unesco, 1979. 36 págs. Igualmente disponible en francés.

3. Manning, Raymond, Gilberte Pérotin y Sven Welander, compiladores. Guide to the Archives of International Organizations. Part I. The United Nations System. Preliminary version (PGI/79/WS/7). Paris, 1979. 301 págs.

4. Cook, Michael. The Education and Training of Archivists - Status Report of Archival Training Programmes and Assessment of Manpower Needs (PGI/79/CONF. 604/COL.2). Paris, Unesco, 1979. 71 págs. Igualmente disponible en francés.

5. Delmas, Bruno. The Training of Archivists - Analysis of the Study Programmes of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization (PGI/79/CONF. 604/COL. 1). Paris, Unesco, 1979. 75 págs. Igualmente disponible en francés.

6. Unesco. Division of the General Information Programme. Meeting of Experts on the Harmonization of Archival Training Programmes, 26-30 November. Paris, 1979, Final Report (PGI/79/CONF. 604/COL. 7). Paris, Unesco, 1980. 18 págs. Igualmente disponible en francés.

7. Roper, Michael. Democratic Republic of the Sudan: Establishment of a Technical Training Centre in Archival Restoration and Reprography (FMR/PGl/80/180). Paris, Unesco, 1980. 31 págs.

8. Kecskeméti, Charles y Evert Van Laar. Acuerdos y Convenios: Modelos Bilaterales y Multilaterales Relativos a las Transferencias de Archivos (PGI/81/WS/3). París, Unesco, 1981. 34 págs. Disponible igualmente en árabe, francés, inglés y ruso.

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10. Borsá, Iván. Estudios de viabilidad para la creación de un fondo de asistencia financiado y administrado con carácter internacional para facilitar la solución de los problemas que entraña la transferencia internacional de archivos y para obtener acceso a las fuentes de la historia nacional existentes en archivos extranjeros (PGI/81/WS/7). París, Unesco, 1981. 31 págs. Disponible igualmente en árabe, francés, inglés y ruso.

11. White, Brenda. Archives Journals: A Study of their Coverage by Primary and Secondary Sources. (RAMP Studies and Guidelines). (PGI/81/WS/10). Paris, Unesco, 1981. 72 págs. Igualmente disponible en francés.

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Cortés Alonso, Vicenta. Perú: sistema Nacional de Archivos y Gestión de

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26. Evans, Frank B. Malaysia: Development of the Archives and Records Management Programme (FMR/PGl/82/llO). Paris, Unesco, 1982. 54 págs.

2 7. Ricks, Afctel. Philippines: RAMP Pilot Project for the Establishment of a Regional Archives and Records Centre (Report N° 2) (PMR/PGl/82/161). Paris, Unesco, 1982. 24 pags.

28. Evans, Frank B. Writings on Archives Published by and with the Assistance of Unesco: a RAMP Study (PGI/83/WS/5. Paris, Unesco, 1983. 33 págs.

29. Evans, Frank B. y Eric Ketelaan. A Guide for Surveying Archival and Records Management Systems and Services: A RAMP Study (PGI/83/WS/6). Paris, Unesco, 1983. 30 pags. Disponible también en francés.

30. Rhoads, James B. The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study (PGI/83/WS/21). Paris, Unesco, 1983. 56 págs. Disponible también en francés.

31. Kula, Sam. The Archival Appraisal of Moving Images: A RAMP Study with Guidelines (PGI/83/WS/18). Paris, Unesco, 1983. 130 págs.

32. Hildesheimer, Françoise. Guidelines for the Preparation of General Guides to National Archives: A RAMP Study (PGI/83/WS/9). Paris, Unesco, 1983. 67 págs.

33. Duchein, Michel. Obstacles to the Access, Use and Transfer of Information from Archives: A RAMP Study (PGI/83/WS/20). Paris, Unesco, 1983. 80 págs. Disponible también en francés.

Documents

Planificación, equipamiento y dotación de personal de …unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063517so.pdf · La cuarta resume los puntos sobresalientes de la primera y la segunda