PP INDICADORES DE GESTIÓN

7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN

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Indicadores de Gestin


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TEMS A TRATAR

Objetivos

Reflexin 1

Qu es un Sistema de Gestin?

Qu es el Control de Gestin?

Qu son los Indicadores de Gestin? Indicadores Vs. SGC

Indicadores Vs. SCI

Indicadores MECI 1000

Diseo de Indicadores MECI 1000

Reflexin 2 Etapas del Sistema de Indicadores

Diagnstico de Gestin

Descripcin de los procesos

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TEMS A TRATAR

Diseo de Indicadores

Qu medir?

Enfoque de Indicadores Modelo de Efectividad Total

Indicadores de Eficiencia

Indicadores de Eficacia

Indicadores de Efectividad Ficha Tcnica de Indicadores

Taller de Indicadores (4 horas)

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OBJETIVOS

Describir en forma genrica la filosofa

administrativa de los indicadores de gestin y sus

principales componentes. (4 horas)

Coordinar a travs de equipos organizados por

procesos, la construccin de indicadores degestin. (4 horas)

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REFLEXIN

Si no se miden los resultados, las Organizaciones van ala deriva,NO APRENDENy tampoco permiten o exigenque los individuos que pertenecen a ellas lo hagan.

La funcin de las evaluaciones es decirles a losadministradores y a los participantes cmo van y qules hace falta. Un principio bsico de la administracin

es queuno obtiene lo que mide.

Eficacia

RUDOLF HOMMES* - *El Tiempo Noviembre 28de 2003


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QU ES UN SISTEMA DE GESTIN?

Conjunto de elementosmutuamente

relacionados o queactan entre s

Actividades coordinadaspara dirigir y controlar

una organizacin

SISTEMA GESTIN

Polticas

ObjetivosProcesosRecursos

Planificacin

ControlAseguramientoMejoramiento

Indicadores

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QU ES EL CONTROL DE GESTIN?

Es la evaluacin que permite a la alta

direccin mediren forma eficaz, sistemticay objetiva la marcha de la organizacin, ascomo modificar el rumbode la misma si seconsidera necesario, o adoptar las medidas

correctivas para volver al camino original.


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QU SON LOS INDICADORES DE GESTIN?

1. Son una medida gerencial que permiteevaluar el desempeo de una organizacin

frente a sus polticas, objetivos y metas.

2. Son una expresin cuantitativa del

comportamiento de las variables o de losatributos de un servicio, un proceso, o unaorganizacin.


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INDICADORES VS. SGC( Sistema de gestin deCalidad)

Ley 872de

2003

Pargrafo 1. Este sistema tendr como base fundamental el diseo deindicadores que permitan, como mnimo, medir variables de eficiencia, de

resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los

ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarn a disposicin de

los usuarios o destinatarios y sern publicados de manera permanente en las

pginas electrnicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.

Decreto4110 de

2004

Artculo 3. Como mecanismo para facilitar la evaluacin por parte de la altadireccin, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicacin

del Sistema de Gestin de la Calidad, cada entidad con fundamento en el

literal h del artculo 4de la Ley 872 de 2003, deber disear un sistema de

seguimiento que incluyaindicadoresdeeficacia, eficienciay efectividad.

Los procesos que revisten mayor importancia para los usuarios debern estarpermanentemente publicados en las respectivas pginas Web de los

organismos y entidades, o en cualquier otro medio de divulgacin, informando

sus resultados a travs de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.


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INDICADORES VS. SGC

NTCGP1000

de

2004

1.1 GENERALIDADES.c. la obtencin de resultados deldesempeoy laeficaciadel proceso, y

d. la mejora continua de los procesos con base en medicionesobjetivas.

1.2 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD

Enfoque del sistema para la gestin: el hecho de identificar, entender,

mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones

como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de lasentidades en el logro de sus objetivos.

Mejora continua: siempre es posible implementar maneras ms prcticas y

mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es

fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades

sea un objetivo permanente para aumentar sueficacia,eficienciayefectividad.

3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Procesos de evaluacin:Incluyen aquellos procesos necesarios paramediryrecopilar datosdestinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejoradela eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento yauditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral

de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.


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INDICADORES VS. SGC

NTCGP

1000de

2004

4.1 REQUISITOS GENERALES

La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema

de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia yefectividadde acuerdo con los requisitos de esta norma.

e. realizar elseguimiento, lamediciny elanlisisde estos procesos.5.4.1 Objetivos de la calidad

La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluidos

aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio

(vase el numeral 7.1, literal a)), se establecen en las funciones y niveles

pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser

mensurablesy coherentes con la poltica de la calidad.


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INDICADORES VS. SGC

NTCGP

(

Norma

Tcnicade

Calidad

Gestin

Pblica

) 1000

de

2004

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

La entidad debe aplicar un sistema de evaluacin apropiado para el

seguimiento y, cuando sea aplicable, para la medicin de los procesos delsistema de gestin de la calidad. Este sistema debe demostrar la eficacia,eficiencia y efectividad. Cuando no se alcancen los resultados planificados,deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea

conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/o servicio.

El sistema de evaluacin debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes

y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y

ser difundidos de manera permanente en las pginas electrnicas, cuando se

cuente con ellas

8.2.4 Seguimiento y medicin del producto y/o servicio

La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las caractersticas delproducto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto deberealizarse en las etapas apropiadas del proceso de realizacin del producto y/o

prestacin del servicio segn las disposiciones planificadas.


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INDICADORES VS. SCI (Sistema de ControlInterno)

MECI (Modelo

Estandar

de Control

Interno)de

2005

2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIN2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

ELEMENTOS DE CONTROL

2.1.4 Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto demecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin de toda entidadpblica. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o

cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y lastendencias de cambio generadas en la entidad, en relacin con el logro deobjetivos y metas previstos.

3. SUBSISTEMA DE EVALUACIN

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN

3.1.2 Autoevaluacin a la gestin: Elemento de control, que basado en unconjunto deindicadores de gestindiseados en los Planesy Programasy en

los Procesosde la entidad pblica, permite una visin clara e integral de sucomportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos eidentificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos

que garanticen mantener la orientacin de la entidad pblica hacia el

cumplimiento de sus objetivos institucionales.


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INDICADORES MECI 1000:2005

Indicadores de eficiencia: Establecen la relacin entre los

costos de los insumos y los productos de proceso; determinan

la productividad con la cual se administran los recursos, para

la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento

de los objetivos.

Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de

los objetivos definidos en el Modelo de Operacin.

Indicadores de Efectividad(impacto): Miden la satisfaccin de

las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.

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REFLEXIN

Desterrar de raz el yo creo, me parece, yopienso

N.N

Lo que no se mide, no se conoce, loque no se conoce no se administra; lo

que no se administra no se mejora

Planear Organizar Dirigir Controlar


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ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES

1.Diagnstico de la organizacin y su cultura de

la evaluacin de la gestin.

2.Descripcin de los procesos y su informacin

asociada.

3.Diseo de los indicadores.


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DIAGNSTICO DE GESTIN

1. La organizacin est direccionada por reas o por procesos, y

cules son.

2. Estn identificados los responsables, objetivos, recursos y

procedimientos documentados de las reas o procesos.

3. La organizacin planifica peridicamente sus actividades

administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles.

4. Se asegura el personal de realizar las actividades de acuerdo

con las disposiciones planificadas.

5. Existe un sistema o sistemas de medicin de la gestin. Cules.

6. Las acciones de mejora en la organizacin se realizan con base

en hechos y datos.

P=Planear H= Hacer V= Verificar A= Actuar ( Demming)

P

H

V

A


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DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

LOGO

Proceso: Cdigo:

Requisitos de la Norma NTCGP 1000 Aplicables: Versin:

Pgina 1 de 1

Objetivo: Responsable:

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

P

H

V

A

Recursos Documentos (Incluye Legales yReglamentarios)

Indicadores Metas

(Frecuencia)

Fsicos:

Humanos:

Ambiente de Trabajo:

Internos:

Externos: Riesgos


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DISEO DE INDICADORES

Estrato Formulacin Medicin Anlisis

Estratgico:Corporativo y de largo

plazo

Tctico:Unidades estratgicas de

negocio, a mediano plazo

Operativo:Equipos de trabajo, a

corto plazo


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QU MEDIR?

Planes y Programas (Indicadores temporales)

Unidades Estratgicas

Poltica y Objetivos

Procesos (Indicadores permanentes: cantidad, calidad,

tiempo, recursos y resultados)

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ENFOQUE DE INDICADORES

EFICIENCIA:Es el uso racional de los recursos disponibles en

en el funcionamiento de la organizacin y en la

prestacin del servicio.

EFICACIA:Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad

del producto que satisface las necesidades y demandas

de los clientes y partes interesadas.

EFECTIVIDAD:1.Es la evaluacin del impacto de la gestin del proceso en el

cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.

2.Es la evaluacin de la utilidad de los resultados en funcin de

los intereses ms amplios de la organizacin.


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MODELO DE EFECTIVIDAD TOTAL

Eficiencia(Recursos)

Eficacia(Atributos)

Efectividad(Impacto)

Personas

Insumos (Materiales)

Mquinas y Equipos

Tiempos

Gastos Utilizacin

Rotacin

Disponibilidad

(informacin)

Uso del captal (Dinero)

Motivacin

Instalaciones

Calidad

Oportunidad en la

entrega

Amabilidad

Confiabilidad Quejas

Satisfaccin del cliente

Servicio

Rendimiento

Productividad

Cobertura

Participacin en el mdo.

Impacto Crecimiento

Beneficios

Retencin de clientes

Incremento de clientes

Nuevos productos

PROCESOInsumos

PROVEEDORES

Resultados

CLIENTES

Eficiencia Eficacia Efectividad

Elementos

constitutivo

s delSistema

Empresa


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ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

tiles Pertinentes Prcticos

RMUL


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INDICADORES DE EFICIENCIA

Relacin entre el resultadoalcanzado y los recursos utilizados

Como una razn:

Consumo de Recursos

Producto

Como un ndice:

Unidades Recursos / Unidad de Recurso

Unidades Esperadas/ Unidad de RecursoX 100

PROCESOENTRADAS SALIDASACTIVIDADE

S

EFICIENCIA EFICACIA Grado de

aprovechamiento de

los recursosRecursos/Productos

o Actividades


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EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA

No. H-H laboradas

Puestos de Trabajo Atendidos

Como una razn: Como un ndice:

266 Uds/Hora

279 Uds/Hora EsperadasX 100

No. H-H laboradas

Usuarios Atendidos

No. H-Ausentismo

No. De Horas Programadas

Ejecucin presupuestal

Calidad de los Insumos

Cantidad de los Insumos

Oportunidad en la entrega de los Insumos


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INDICADORES DE EFICACIA

Extensin en la que se alcanzan losresultados planificados

Como una razn:

Cantidad de unidades aceptadas

Total Unidades Producidas

Como un ndice:

X 100Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas

Nivel de Referencia

PROCESO

ENTRADAS SALIDASACTIVIDADES

EFICIENCIAEFICACIA

Atributos de

calidad,

Producto/Gradode satisfaccin

del cliente


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EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA

Nmero de Personas Capacitadas

Total Empleados

X 100

No. de Personas Capacitadas /Total Empleados

0.90

Como una razn:

Como un ndice:

Nmero de Asesoras Eficaces

Total Asesoras

No. de Asesoras Oportunas

Total Asesoras Programadas

No. de Documentos entregados

Total Documentos Recibidos

No. de Solicitudes Informticas Oportunas

Total Solicitudes


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INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Extensin en la que se realizan las actividadesplanificadas y se optimizan los recursos.

Como una razn:

Actividades Realizadas

Actividades Esperadas

Como un ndice:

X 100Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin Objetivo

Nivel de Referencia

PROCESO

ENTRADAS SALIDASACTIVIDADES

EFICIENCIAEFICACIA

EFECTIVIDAD


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EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Nmero de Personas Beneficiadas

Poblacin Objetivo

X 100

Nmero de Personas Beneficiadas / Poblacin Objetivo

0.98

Como una razn:

Como un ndice:

Nmero de Asistencias Efectivas

Total de Asistencias


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FICHA TCNICA DE INDICADORES

FICHA TCNICA

Factor: __________________ Tipo de Indicador: _____________________

Nombre: _____________________________________________________

Definicin:____________________________________________________

Objetivo:_____________________________________________________

Responsable: _________________________________________________

Nivel de Referencia: _______________________ Meta (Opcional): ______

Frecuencia: ______________________ Punto de Lectura: _____________

Usuarios: ____________________________________________________

Frmula de Clculo:

Observaciones: _______________________________________________

se refiere a las

variables que sequiere analizar

orientacin de la medicin

dirigida hacia la eficiencia,eficacia o efectividad

Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al

establecer la relacin entre variables o el factor clave

Interpretar el resultado obtenido frente a la medicin efectuada a partir de

las variables definidas para el indicador

se refiere al uso que se le quiere dar a la informacin obtenida

se refiere a los estndares de

comparacin de los indicadores

resultado que se

desea alcanzar

respecto del

Factor Crtico a

medir

se refiere a los puntos o

actividades del proceso

en las cuales deberealizarse la medicin.

Deben quedar claros los

procedimientos

Periodicidad con que se

realizar la medicin del

indicador

Cartilla o

Manual de

Indicadore

s


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TALLER DE INDICADORES

1.Conformar equipos de trabajo.

2.Cada equipo debe seleccionar 2 procesos.

3.Leer los requisitos asignados a cada proceso.

4.Revisar el objetivo de cada proceso.

5.Proponer indicadores y metas para cada

proceso.


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REFLEXIN

El riesgo involucrado en administrar en el limbo, oen medio de la desinformacin precisa y objetiva esdemasiado grande, y las condiciones actuales no nos

permiten darnos el gusto de seguir administrando conbase en supuestos y vaguedades.

Es necesario identificar las variables que afectan el

desarrollo de las empresas: diagnstico situacional.

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo


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REFLEXIN

Hoy da se ha comprobado que hacermucho no es lo mismo que hacer lo que serequiere y hacerlo correctamente.


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REFLEXIN

La mejor manera de afrontar el cambio esgenerndolo, para que los dems seanquienes se adapten.


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REFLEXIN

Hacer locorrectocorrectamente.

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